Cuprins

Adaugare link in Trusted Sites 2

Autentificare 9

Adauga din Oficiu 10

Lucrari distribuite 17

Lucrari de consultat 17

Lucrari care au trecut pe la mine 19

Afiseaza registru 19

Lucrari de expediat 20

Cautare 22

Borderou transfer 23

Lucrarile compartimentului 24

1

DocManager (manual de instructiuni)

Adaugare link in Trusted Sites

Pentru a ne conecta pe DocManager trebuie sa deschidem o fereastra folosind exclusiv browser-ul Internet Explorer, minim versiunea 6.0 si sa intoducem adresa: http://85.120.204.79/ .

Pentru a putea functiona corect programul trebuie facuta urmatoarea configurare (doar pentru prima accesare):

1. Se deschide secţiunea Internet Options (meniul Tools -> opţiunea Internet Options). Din fereastra de dialog deschisă, se selectează sus primul tab, "General", apoi primul buton "Settings". Va apărea o nouă fereastră de dialog, din care veti selecta, din Categoria "Temporary Internet Files", opţiunea "Every time I visit the webpage", apoi veţi apăsa butonul "OK".

2

2. Din aceeaşi fereastră "Internet Options", se selectează cel de-al doilea tab, "Security". Se selectează apoi zona de acţiune denumită "Trusted sites", după care se apasă butonul "Sites". În fereastra de dialog deschisă, se introduce adresa si apoi se apasă butoanele "Add", şi apoi "Close".

3

3. Rămânănd pe acelaşi tab "Security", se acţionează butonul de jos "Custom level". În

fereastra de dialog deschisă se setează toate elementele pe opţiunea "Enabled", mai puţin opţiunile "Use popup blocker" şi "SmartScreen filter", care se lasă pe "Disabled", iar la opţiunea "User authentication / Logon", se selectează opţiunea "Automatically logon with current username and password".

4

5

6

După efectuarea acestor setări, se acţionează apoi butonul "OK" de pe acestă fereastră de dialog, şi apoi butonul "OK" de pe precedenta fereastră de dialog.

7

Dacă aţi ajuns pe această pagina încercând să deschideţi aplicaţia şi aţi fost întâmpinat de un mesaj în ceea ce priveşte setările browser-ului, nu mai trebuie decât să efectuaţi click ca în imaginea de mai jos, pentru a accesa din nou aplicaţia:

Dupa ce ati configurat se poate intra in DOCManager dand click pe Reg. electronic I/E:

8

Autentificare Pentru a va autentifica introduceti adresa de mail institutionala si parola lotus2004, pe care dupa prima autentificare va rugam sa o schimbati:

Pentru schimbarea parole va duceti in josul paginii in dreapta dati click pe numele dumenavoastra si va duceti pe schimba parola:

9

Adauga din Oficiu Cu ajutorul acestui formular puteti crea o inregistrare din oficiu (iesire sau intern).

Dupa ce ati intrat pe Adauga lucrare sau Adauga din oficiu completati campurile (cele care contin

semnul sunt obligatorii) si inregistrati documentul apasand butonul Inregistreaza.

Prin apasarea butonului Inregistreaza, totodata se si atribuie automat documentului, urmatorul numar disponibil din Registrul de Intrare/Iesire, si un numar din registrul personal a departamentului in campul Alte registre iar in partea de jos a formularului se incarca tab-uri .

10

Dupa ce documentul ia numar din Registrul de Intrare/Iesire , se poate trimite spre alt departament spre solutionare. Exista mai multe modalitati de trimitere a unui document: 1. Prin Workflow->Trimitela superior

11

2. Din aceasta fereastra : Opereaza->Trimite/distribuie

12

3. din Lucrari in operare : se bifeaza mai multe si se trimit in bloc

Distribuirea documentelor (cei carora li se distribuie documentul primesc doar o copie a acestuia, originalul ramanand la cel care-l distribuie) , se face la fel ca trimiterea (in loc de Trimite se apasa Distribuie intern, iar in loc de Trimite in bloc se apasa Distribuie in bloc). Rezolutia pe document se poate da in doua moduri: Modalitate solutionare 1: pe documentul in lucru deschis se apasa butonul Opereaza->Rezolva…

13

daca la Cine expediaza se alege „Persoana curenta“, documentul apare direct pe borderoul de expeditie al persoanei curente daca la Cine expediaza se alege alta persoana decat cea curenta, aceasta persoana trebuie sa intre la Documente de expediat si sa expedieze documentul pentru a aparea pe borderou Pentru a rezolva un document (lucrare) , in fereastra Detalii rezolvare se procedeaza astfel :

1). Selectati modul de rezolvare 2). Completati numele institutiei in campul Catre cine se expediaza 3). Selectati modul de expediere 4). La Detalii completati cu adresa destinatarului 5). In campul Cine expediaza selectati persoana care face expeditia 6). Apasati butonul Rezolva si expediaza Daca doriti sa expediati acelasi document catre mai multi destinatari urmati pasii 1-5 pentru fiecare persoana in parte, dar in loc de Rezolva si expediaza apasati butonul Expeditie noua. Dupa ce ati adaugat ultimul destinatar, apasati Rezolva si expediaza.

14

Atentie! Daca ati adaugat unul sau mai multi destinatari folosind butonul Expeditie noua, chiar daca apasati butonul Renunta rezolvare documentul va fi marcat Expediat, doar ca nu va fi si Rezolvat. Modalitate solutionare 2: la documente in lucru, se bifeaza documentele care se rezolva similar, si se apasa butonul Rezolva in bloc . Atasare fisiere Daca doriti sa atasati un document sau raspuns in format electronic (.doc, .xls, .tif, .pdf, .jpg, etc), efectuati urmatorii pasi: Dati click pe tab-ul Fisiere

Selectati: De pe disc pentru a atasa un document de pe Hard Disk sau alt dispozitiv de stocare conectat la statia locala

15

16

Lucrari distribuite La Lucrari distribuite se afiseaza un tabel cu toate documentele care au fost distribuite spre consultare/ informare/ avizare de catre persoana curenta. Deasupra acestui tabel, exista un camp din care selectati anul afisat.

Toate documentele afisate au in dreptul lor cate un buton "Deschide" cu ajutorul caruia le puteti deschide.

Lucrari de consultat La Lucrari de consultat () se afiseaza un tabel cu toate documentele persoanei curente primite spre consultare. Deasupra acestui tabel, exista un camp din care selectati anul afisat.

Toate documentele afisate au in dreptul lor cate un buton "Deschide" , de diferite culori in functie de starea si modul de rezolvare al documentului, cu ajutorul caruia le puteti deschide.\

17

Operatiile permise pe documentele primite spre consultare sunt: 1. aplicare Rezolutie: se bifeaza unul mai multe documente si se actioneaza butonul Rezolutie

2. ReDistribuie: se bifeaza unul mai multe documente si se actioneaza butonul Redistribuie

18

Lucrari care au trecut pe la mine La "Lucrari care au trecut pe la mine" se afiseaza un tabel cu toate documentele care au fost distribuite sau trimise spre operare catre persoana curenta. Deasupra acestui tabel, exista un camp din care selectati anul afisat.

Toate documentele afisate au in dreptul lor cate un buton "Deschide" , de diferite culori in functie de starea si modul de rezolvare al documentului, cu ajutorul caruia le puteti deschide.

Afiseaza registru Pe Afiseaza registru puteti vedea toate lucrarile (documentele) inregistrate in registrul general al institutiei dvs.

19

Deasupra listei de documente exista o casuta de unde selectati anul afisat, si o bara de unelte, care cuprinde:

o cautare rapida

buton de export in diferite formate

buton de selectare a coloanelor care sa se afiseze

navigator intre paginile registrului de intrare/ iesire Toate documentele afisate au in dreptul lor cate un buton "Deschide" , de diferite culori in functie de starea si modul de rezolvare al documentului, cu ajutorul caruia le puteti deschide.

　

Lucrari de expediat

La Lucrari de expediat se afiseaza un tabel cu toate raspunsurile care trebuie expediate de catre persoana curenta. Deasupra acestui tabel, exista doua campuri, unul din care selectati anul afisat iar din celalalt restrictionati lista raspunsurilor la cele care trebuie expediate intr-un anumit mod.

20

Deasupra listei de documente exista o casuta de unde selectati anul afisat, si o bara de unelte, care cuprinde:

o cautare rapida

buton de export in diferite formate

buton de selectare a coloanelor care sa se afiseze

navigator intre paginile registrului de intrare/ iesire

Toate documentele afisate au in dreptul lor cate un buton "Deschide" , de diferite culori in functie de starea si modul de rezolvare al documentului, cu ajutorul caruia le puteti deschide.

Aceste raspunsuri pot fi expediate in bloc (se bifeaza documentele care se expediaza si de apasa butonul „Expediaza in bloc“) sau unul cate unul, intrand pe fiecare document in parte si accesand butonul “Expediaza”.

Daca deschideti oricare din aceste raspunsuri, pe tab-ul Solutionari si raspunsuri de pe document se gasesc datele referitoare la modul de expeditie.

21

Cautare

Cu ajutorul formularului Cautare puteti cauta in doua moduri:

A. Folosind sectiunea Parametrii cautare

completati unul sau mai multe criterii de cautare

apasati butonul Cauta documente

B. Folosind sectiunea Cautare avansata

Completati casuta cu unul sau mai multe cuvinte cheie din documentele pe cautate

Apasati butonul Cauta documente

Dupa trimiterea documentelor, se poate scoate un borderou de transfer, astfel:

22

Borderou transfer

Intrati din meniul din partea stanga pe Borderou transfer daca nu sunteti deja,

- selectati destinatia (nivelul sau persoana) la care ati trimis documentele

- selectati ziua pe care se scoate borderoul

- apasati butonul Listeaza pe ziua selectata

sau

- selectati destinatia (nivelul sau persoana) la care ati trimis documentele

- selectati perioada pe care se scoate borderoul

- apasati butonul Listeaza pe perioada selectata

23

Lucrarile compartimentului

"Lucrarile compartimentului" - aici se regasesc toate documentele departamentului din care faceti parte, aflate in operare, grupate dupa numar.

24