cuprins - acasă de lucru... · web viewfig. 1 – autentificarea in sistem4. fig. 2 – pagina...

PROCEDURA DE LUCRU SIVADOCCU REGISTRUL GENERAL DE INTRARI - IESIRI

Versiune Document: 0.2 Creat: 20.08.2015

Ultima actualizare: 27.01.2016

SIVECO Romania SA

SIVADOC – Procedura de lucru SIVADOC Pagina 1 din 17

cu Registrul General de Intrari - Iesiri

1. CUPRINS

1. Cuprins...................................................................................................................... 22. Lista de figuri............................................................................................................33. Scop.......................................................................................................................... 44. Operatiuni in cadrul fluxului de operare in SIVADOC.................................................4

4.1. Accesul si autentificarea in sistem.................................................................................44.2. Prezentarea generala a sistemului................................................................................44.3. Adaugarea unui dosar in Registrul General de Intrari - Iesiri.........................................84.4. Modificarea unui Dosar de corespondenta...................................................................114.5. Cautarea unui Dosar de corespondenta.......................................................................144.6. Sortarea unei liste cu dosare de corespondenta.........................................................164.7. Exportul in Excel a unei liste cu dosare......................................................................17



2. LISTA DE FIGURI

Fig. 1 – Autentificarea in sistem....................................................................................4Fig. 2 – Pagina principală a sistemului...........................................................................5Fig. 3 – Accesarea Modulului Registratura.....................................................................5Fig. 4 – Zona de lucru – adaugarea unui nou dosar.......................................................8Fig. 5 – Tip de document implicit „Dosar Corespondenta”............................................9Fig. 6 – Exemplu de completare a campurilor dintr-un Dosar de corespondenta..........9Fig. 7 – Crearea unui nou Dosar de corespondenta – pasul final – butonul „Creare”...11Fig. 8 – Accesarea numarului de Dosar de corespondenta dorit..................................11Fig. 9 – Accesarea optiunii de Editare a Dosarului de corespondenta.........................12Fig. 10 – Modificarea Dosarului de corespondenta......................................................12Fig. 11 – Salvarea modificarii Registrului de corespondenta.......................................13Fig. 12 – Accesarea tabului de Istoric al modificarilor.................................................13Fig. 13 – Evidentierea in istoricul documentelor a campurilor si a valorilor modificate14Fig. 14 – Zona de cautare in lista dosarelor de corespondenta...................................14Fig. 15 – Butonul de filtrare/cautare rapida dupa numarul Dosarului de corespondenta15Fig. 16 – Afisarea rezultatelor cautarii dupa un numar de dosar de corespondenta....15Fig. 17 – Resetarea filtrului de cautare in vederea afisarii listei complete..................15Fig. 18 – Accesarea butonului de filtrare/cautare avansata.........................................15Fig. 19 – Completarea criteriilor de cautare dorite si apasarea butonului de Filtrare. .15Fig. 20 – Lista dosarelor de corespondenta dupa filtrare.............................................16Fig. 21 – Sortare crescatoare (dupa data inregistrarii) intr-o lista cu dosare...............16Fig. 22 – Sortare descrescatoare intr-o lista cu dosare................................................16Fig. 23 – Alegerea optiunii de deschidere sau salvare a unei liste cu dosare..............17Fig. 24 – Rezultatul exportului in Excel a unei liste cu dosare.....................................17



3. SCOP

Acest document reprezintă fluxul de operare in cadrul aplicatiei SIVADOC – Registrul General de Intrari – Iesiri.

4. OPERATIUNI IN CADRUL FLUXULUI DE OPERARE IN SIVADOC

4.1. Accesul si autentificarea in sistem

Pentru acces in sistemul SIVADOC, utilizatorul trebuie sa navigheze, folosind un browser web (preferabil Google Chrome sau Mozilla Firefox) catre adresa Web precizata la etapa de instruire.

O alta modalitate de accesare mai rapida a aplicatiei o constituie efectuarea unui dublu-click pe pictograma de accesare rapida a aplicatiei sau pe scurtatura configurata in meniul navigatorului web.

In momentul accesarii adresei de mai sus sau prin intermediul pictogramei (scurtaturii), utilizatorului i se va afisa meniul de autentificare in sistem.

Autentificarea in sistem se face folosind numele utilizatorului si parola:

Fig. 1 – Autentificarea in sistem

Dupa introducerea numelui de utilizator si a parolei, se apasa butonul „Conectare”.

4.2. Prezentarea generala a sistemului

Dacă numele şi parola au fost recunoscute ca aparţinând unui utilizator autorizat, sistemul va afişa pagina principală.



Fiecare utilizator SIVADOC va avea o parola de acces.Din această pagină utilizatorul poate accesa modulele pentru:- Registratura- Documente primite- Documente Iesite- RapoartePentru a accesa direct modulul Registrul general intrari – iesiri, utilizatorul va efectua click pe

denumirea modulului din zona „Registratura”, asa cum este prezentat in Fig.3:

Fig. 3 – Accesarea Modulului Registratura



Fig. 2 – Pagina principală a sistemului

Pentru accesarea cat mai usoara a Registrului General de Intrari – Iesiri, se poate aplica un filtru in campul de filtrare (1). Aceasta operatiune nu este obligatorie, dar ajuta mult.

In ecranul de mai sus se observa ca este diponibil numai registrul general.

Observatie: Campul “Filtru” nu este “key-sensitive” (se poate scrie cu litere majuscule sau minuscule). Atentie! Cuvantul trebuie scris exact cum este in denumirea respectiva.

Se acceseaza registrul, apasand pe denumirea registrului electronic (scrisul albastru se comporta ca un hiperlink). Registrul se va afisa in lista.

Fig. 4 – Registrul general intrari - iesiri



Dupa accesarea Registrului general de intrari – iesiri, programul va deschide ecranul de mai sus (Fig.4):

In partea superioara, pe zona gri, se observa calea de lucru, aceasta corespunde cu pozitia in structura arborescenta a documentelor (meniul din stanga).

Observatie: Este foarte important sa utilizati aceasta cale, actiunile de navigare se realizeaza cel mai usor din bara de navigare (revenirea in lista de afisare a inregistrarilor).

In acest ecran, sistemul va afisa doua zone: Panoul de navigare in structura dosarelor (in partea stanga) si Lista de documente din sistem (in partea dreapta).

Practic, in coloana din partea stanga a ecranului, sistemul va afisa lista primelor 5 dosare din sistem la care utilizatorul are acces. In mijlocul ecranului, in zona de lucru, se va afisa lista primelor 20 de dosare.

Partea din stanga ce afiseaza structura de dosare / documente se poate ascunde, lista se va prezenta extinsa ca in imaginea urmatoare (Fig.5):



Fig. 5 – Lista primelor 20 de dosare registratura

Lista dosarelor se poate extinde selectand numarul acestora din selectorul din partea dreapta-sus (maxim 60 de inregistrari pe pagina). Cand sunt mai multe pagini, se navigheaza (defileaza) inainte sau inapoi, pana la pagina dorita. Pentru regasirea cat mai usoara a unei inregistrari, se recomanda sa utilizati functionalitatile de sortare si de filtrare.

4.3. Adaugarea unui dosar in Registrul General de Intrari - Iesiri

Pentru a adauga un dosar in registrul general de intrari - iesiri, din lista de registre se apasa pe butonul „Adaugă”, butonul este disponibil in partea stanga-sus a ecranului.

Fig. 4 – Zona de lucru – adaugarea unui nou dosar

Sistemul va propune automat tipul de document ”Dosar Corespondenta”.



Fig. 5 – Tip de document implicit „Dosar Corespondenta”

Se efectueaza click pe aceasta denumire (“Dosar corespondenta … ) pentru a trece la pasul de completare a datelor. Utilizatorul va completa campurile necesare in cadrul dosarului, asa cum se prezinta in imaginea urmatoare:

Ecranul aplicatiei s-a modificat si prezinta campurile (atributele) necesare/posibile a fi completate de catre utilizator.

Fig. 6 – Exemplu de completare a campurilor dintr-un Dosar de corespondenta



Sa consideram ca vom completa astfel:

La finalul completarii formularului, se apasa butonul de “Creare” si dosarul va fi salvat in aplicatie.

Dupa creare, ecranul a comutat in afisare „Sumar” al documentului electronic.

Se observa titlul pe care l-a primit automat acest dosar de corespondenta „10 din 27-01-2016”, a concatenat numarul dat conform secventei de registratura si a concatenat cu data de inregistrare completata de utilizator.

Observatie:

Daca ieri ati rams in urma si din varii motive, in SIVADOC nu ati efectuat inrestrarile la zi, in ziua urmatoare, incepeti efectuarea inregistrarilor in SIVADOC de unde ati ramas. Inregistrarile din ziua curenta pentru ziua anterioara se efectueaza primele, in ordinea registrului scriptic!!!



Fig. 7 – Crearea unui nou Dosar de corespondenta – pasul final – butonul „Creare”

Metadatele reprezinta atributele documentului electronic (in acest caz a dosarului de corespondenta).

Daca constatati ca este necesara operarea unei modificari, redeschideti documentul (dosarul de corespondenta) apasand pe tabul „Editare”.

4.4. Modificarea unui Dosar de corespondenta

Pentru a modifica un dosar de corespondenta, se efectueaza click pe numarul de dosar de corespondenta care se doreste a fi modificat.Accesarea modului Editare este necesara cand din considerente de business, se completeaza alte informatii, de exemplu, la transmiterea unui raspuns pe acelasi numar de inregistrare cu cel de intrare sau pentru corectarea unor informatii introduse eronat anterior.

Facem supozitia ca se completeaza Data expedierii raspunsului si Destinatarul pentru raspunsuri.

Pentru a salva aceste informatii introduse, acum avem disponibil butonul „Salvare”.Spre exemplu, in cazul unui dosar, pentru a se modifica anumite informatii, se face click pe numarul dosarului (evidentiat cu culoare albastra si caractere ingrosate). Apoi se efectueaza click pe zona de editare, astfel:

Fig. 8 – Accesarea numarului de Dosar de corespondenta dorit



Fig. 9 – Accesarea optiunii de Editare a Dosarului de corespondenta

Modificarea datelor din dosarul selectat se realizeaza prin modificarea textului din campurile dorite. Modificarea datelor se realizeaza cu ajutorul cale

endarelor.

Fig. 10 – Modificarea Dosarului de corespondenta



La finalul procesului, utilizatorul va apasa optiunea de „Salvare”, disponibila in partea de jos a paginii.

Fig. 11 – Salvarea modificarii Registrului de corespondenta

Toate modificarile realizate se vor afisa in zona de „Istoric”, indicandu-se exact campurile modificate si valorile vechi si cele noi.

Pentru a accesa zona de „Istoric”, se face click pe tabul „Istoric”.

Fig. 12 – Accesarea tabului de Istoric al modificarilor



In lista de evenimente (modificari), se vor afisa coloane cu:

- Tipul actiunii (Creare, Modificare)

- Data actiunii

- Utilizatorul care a realizat actiunea

- Comentariu (fie introdus de utilizator, fie generat automat)

- Campuri modificate.

Pe coloana „Campuri modificate” se va putea vedea exact modificarea realizata, in sensul ca se va indica valoarea veche precum si valoarea noua, impreuna cu campul, ca in exemplul urmator:

Fig. 13 – Evidentierea in istoricul documentelor a campurilor si a valorilor modificate

In exemplul prezentat, valoarea din campul „Comentariu” (Am modificat continutul pe scurt) prezinta modificarea operata.

4.5. Cautarea unui Dosar de corespondenta

Pentru a cauta un Dosar de corespondenta, utilizatorul acceseaza modulul Registratura / Registru General Intrari - Iesiri si va utiliza zona de „Filtrare” disponibila in partea de sus a listei.

Fig. 14 – Zona de cautare in lista dosarelor de corespondenta

Modalitatea de functionare este urmatoarea:

- Pentru o cautare rapida doar dupa numarul unui dosar de corespondenta, se introduce numarul cautat si se apasa butonul „Filtrare”



Fig. 15 – Butonul de filtrare/cautare rapida dupa numarul Dosarului de corespondenta

Dupa apasarea butonului „Filtrare”, sistemul va returna detaliile dosarului care corespunde respectivului numar de inregistrare.

Fig. 16 – Afisarea rezultatelor cautarii dupa un numar de dosar de corespondenta

In situatia in care utilizatorul doreste sa revina la lista completa de dosare, se apasa butonul de „Reseteaza filtru”.

Fig. 17 – Resetarea filtrului de cautare in vederea afisarii listei complete

- Pentru o cautare avansata dupa orice camp afisat in lista de dosare, se apasa butonul specific de filtare care afiseaza toate campurile din lista, astfel:

Fig. 18 – Accesarea butonului de filtrare/cautare avansata

In lista de criterii, se completeaza criteriul dupa care utilizatorul doreste sa caute. Spre exemplu, se poate completa in cuvinte cheie cu valoarea „Asistenta”.

Fig. 19 – Completarea criteriilor de cautare dorite si apasarea butonului de Filtrare



- La final, se apasa butonul „Filtrare” si se realizeaza cautarea dupa criteriul completat. Se va afisa lista de rezultate care contin criteriul completat.

Fig. 20 – Lista dosarelor de corespondenta dupa filtrare

4.6. Sortarea unei liste cu dosare de corespondenta

Pentru a sorta o lista cu dosare de corespondenta, utilizatorul va efectua click pe eticheta unei coloane de tabel. Se observa ca se activeaza triunghiul care indica directia de sortare. Daca triunghiul este cu varful in sus intr-o coloana de tip numeric sau data, inregistrarile sunt sortate in ordine crescatoare.

Fig. 21 – Sortare crescatoare (dupa data inregistrarii) intr-o lista cu dosare

Daca triunghiul este cu varful in jos intr-o coloana de tip numeric sau data, inregistrarile sunt sortate in ordine descrescatoare.

Fig. 22 – Sortare descrescatoare intr-o lista cu dosare



4.7. Exportul in Excel a unei liste cu dosare

Pentru a efectua exportul listei cu dosarele din Registrul general de intrari-iesiri, utilizatorul va

efectua click pe pictograma aplicatiei de export in aplicatia de calcul tabelar:

Fig. 23 – Alegerea optiunii de deschidere sau salvare a unei liste cu dosare

Fig. 24 – Rezultatul exportului in Excel a unei liste cu dosare



cuprins - acasă de lucru... · web viewfig. 1 – autentificarea in sistem4. fig. 2 – pagina...

Documents