UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA CENTRUL UNIVERSITAR DROBETA TURNU SEVERIN FACULTATEA DE ECONOMIE SI ADMINISTRAREA AFACERILOR SPECIALIZAREA: MANAGEMENT CONTABIL, EXPERTIZA SI AUDIT

CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIVCOMPONENTA A CONTROLULUI INTERN

PROFESOR COORDONATOR: MANGRA STUDENTA:

- 2009 -

Controlul financiar preventiv - componenta a controlului intern

1. Controlul financiar preventiv - componenta a controlului intern 1.1. Particularitatile controlului financiar preventiv 1.2. Obiectul controlului financiar preventiv 1.3. Organizarea controlului financiar preventiv 1.4. Exercitarea controlufui financiar preventiv 1.5. Refuzul vizei de control financiar preventiv

2

1. Controlul financiar preventiv - componenta a controlului intern Controlul financiar preventiv este, de regula, un control al conformitatii, putand formula avize cu caracter consultativ referitoare la performanta operatiunilor verificate. Traditiile si cultura contabila din Romania au impus organizarea - in cadrul sistemului de control intern - a unei forme distincte a acestuia, cunoscuta sub denumirea de ,,Control Financiar Preventiv". 1.1. Particularitatile controlului financiar preventiv Controlul financiar preventiv este un control specializat care are menirea de a preintampina angajarea sau efectuarea operatiunilor care nu indeplinesc conditiile de conformitate si de performanta cerute. Dupa cum se stie, controlul conformitatii urmareste legalitatea, regularitatea, incadrarea in limitele valorice apobate si realitatea operatiunilor, iar controlul performantei urmareste economicitatea, eficacitatea si eficienta acestor operatiuni si tranzactii. Controlul financiar preventiv are sarcina sa previna angajarea sau efectuarea tranzactiilor si operatiunilor care nu indeplinesc conditiile stabilite de conducerea entitatii sau conditiile de regularitate sau sinceritate prevazute in reglementari contabile sau de alta natura. Principalele particularitati ale controlului financiar preventiv sunt: Controlul financiar preventiv are un caracter predominant patrimonial, inclu-zand in

obiectul sau, de regula, verificarea operatiunilor care dau nastere sau sting raporturi de drepturi si obligatii patrimoniale ale entitatii in cauza fata de alte persoane fizice sau juridice. Operatiunile privind miscarea interna a valorilor materiale si banesti din cadrul unitatilor patrimoniale se efecueaza, in principiu, pe propria raspundere a sefilor de compartimente in care au loc operatiunile respective sau se intocmesc respectivele documente; Controlul financiar preventiv are un caracter prealabil, in sensul ca precede angajarea,

aprobarea sau efectuarea operatiunilor care fac obiectul acestei forme de control si in sensul ca preintampina operatiunile sau tranzactiile care nu indeplinesc cerintele de conformitate si de performanta, prezentate mai sus. De aici rezulta si avantajele pe care le prezinta controlul financiar preventiv, deoarece este mai avantajos sa se previna aceste operatiuni si tranzactii, decat sa se suporte sau sa se lichideze consecintele lor negative;3

Controlul financiar preventiv este, in principiu, o forma, a controlului intern al unitatilor

patrimoniale. In institutiile in care se exercita functia de ordonator principal de credite ale bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat sau ale bugetului oricarui fond special, Ministerul Finantelor Publice exercita un ,,control financiar preventiv delegat" prin intermediul controlorilor delegati; Controlul financiar preventiv este un control depermanenta: se exericta zi de zi, asupra tututror documentelor referitoare la operatiunile care intra in obiectul acestei forme de control, neadmitandu-se verificarile prin sondaj; este un control continuu si, ca urmare, nu se exercita pe baza unor planuri de control; Controlul financial preventiv este un control documentar, operatiunile, tranzac-tiile si

proiectele de operatiuni supuse acestei forme de control sunt verificate pe baza documentelor primare si nu pe baza documentelor centralizatoare sau de sinteza contabila. Persoanele care exercita aceasta forma de control au dreptul si obligatia ca, atunci cand nevoile o cer si cand este posibil, sa apeleze si la controale faptice, urmarind realitatea unei lucrari executate, unei productii fabricate etc. inainte de acordarea vizei de control financiar preventiv. Dar, aceasta forma de control exercitandu-se inainte de angajarea si efectuarea operatiunilor, de regula, nu poate verifica realitatea acestora. 1.2. Obiectul controlului financiar preventiv Controlul financiar preventiv, la institutiile publice, la regiile autonome, la societatile comerciale la care statul sau o autoritate a administratiei publice locale detine mai mult de 70% din numarul voturilor in Adunarea Generala si la societatile comerciale care beneficiaza de drepturi exclusive sau speciale atribuite de catre o institutle publica, se organizeaza si exercita in concordanta cu O.G. nr.l19/1999. Este recomandabil ca si celelalte entitati sa-si organizeze controlul financiar preventiv in functie de prevederile acestui act normativ. La institutiile publice, fac obiectul controlului financiar preventiv proiectele de operatiuni (documentele prin care se urmareste efectuarea unor operatiuni dupa aprobarea de o autoritate competenta, potrivit legii) referitoare la: angajamentele legale si bugetare; angajamentele legale sunt toate actele cu efect juridic din care reiese ca ar putea rezulta o obligatie pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public; angajamentele bugetare sunt actele prin care o autoritate competenta, potrivit legii afecteaza fondurile publice unei anumite destinatii;

4

deschiderea si repartizarea de credite bugetare;

modificarea repartizarii pe trimestre si pe subdiviziuni ale clasificatiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virarea de credite; efectuarea de plati din fondurile publice; efectuarea de incasari in numerar; vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau ale unitatilor administrativ-teritoriale; concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului; alte tipuri de operatiuni stabilite prin ordin al Ministruiui Finantelor Publice sau de conducatorii institutiilor publice. Celelalte entitati, altele decat institutiile publice, cu ocazia stabilirii obiectului (sferei de cuprindere) a controlului financiar preventiv pot sa adapteze aceste obiective la specificul lor, astfel: incheierea de contracte sau emiterea de comenzi pentru aprovizionari, desfaceri, executari de lucrari si prestari de servicii; incasari in lei si in valuta, reprezentand contravaloarea produselor livrate, serviciilor prestate, lucrarilor executate si a altor drepturi, dela terte persoane fizice si juridice, cu exceptia unor incasari de la populatie (in comert, alimentatie publica, servicii etc.); plati in lei si in valuta privind aprovizionari, prestari de servicii, executari de lucrari, drepturile personalului, dividendele cuvenite actionarilor sau asocia-tilor, obligatiile fata de bugetul national public si fondurile speciale etc. gajarea, concesionarea sau inchirierea de active patrirnoniaie; trecerea pe seama cheltuielilor a diferitelor categorii de pierderi sau daune neimputabile;

modificarea capitalului social; repartizarea rezultatului exercitiului; alte tranzactii sau operatiuni stabilite de conducerea entitatii, in functie de specificul activitatii si competenta personalului contabil. 1.3. Organizarea controlului financiar preventiv Raspunderea pentru organizarea si urmarirea modului de exercitare al controlului financiar preventiv, la nivelul la care isi exercita autoritatea si la nivelul subunitatilor sau a altor verigi organizatorice subordonate, revine conducatorilor de unitati patrimoniale.5

La nivelul subunitatilor dispersate teritorial se poate organiza aceasta forma de control daca: subunitatea respectiva are compartiment financiar-contabil propriu. Daca subunitatea nu este incadrata cu personal financiar-contabil propriu, aceasta forma de control se exercita la nivelul entitatii de care apartine; subunitatea respectiva are relatii patrimoniale nemijlocite (in nume propriu) cu tertii. Controlul financiar preventiv este un atribut al contabilului sef (directorului economic). Controlul financiar preventiv delegat se exercita prin controlorii delegati ai Ministerului Finantelor Publice la nivelul ordonatorilor principali de credite bugetare. Pentru asigurarea exercitarii acestei forme de control cu fermitate si exigenta, pentru asigurarea independenta persoanelor care exercita controlul financiar preventiv, normele legale (O.G. nr.119/1999, art.l3(6) ) prevad ca, incadrarea contabilului sef din institutiile publice se face cu respectarea criteriilor si conditiilor unitare aprobate de Ministrul Finantelor Publice. Destituirea, suspendarea sau schimbarea din functie a contabilului sef se face numai cu aprobarea ordonatorului de credite de la nivelul institutiei publice ierarhic superioare sau a ordonatoru-lui principal de credite, dupa caz. Prin statutul unor societati comerciale pe actiuni sa stabilit ca numirea si inlocuirea contabilului sef (directorului economic) se poate face numai cu aprobarea Consiliului de Administratie, la propunerea directorului general al societatii respective. In functie de volumul si complexitatea operatiunilor ce se supun controlului financiar preventiv si in functie de amplasarea teritoriala a compartimentelor in care au loc operatiunile sau se intocmesc documentele respective, la propunerea contabilului sef (directorului economic) si cu aprobarea conducatorului entitatii in cauza, autoritatea de exercitare a acestei forme de control poate fi atribuita si altor persoane din cadrul compartimentului financiar-contabil, precizandu-se limitele imputernicirilor acordate. De regula, controlul financiar preventiv se poate exercita de contabilul sef, inocuitorii contabilului sef si imputernicitii acestuia. Inlocuitorul contabilului sef exercita, de regula, aceasta forma de control numai daca contabilul sef lipseste din entitate o perioada de timp (concedii, deplasari sau alte situatii in care durata lipsei din entitate este suficient de mare). Delegarea autoritatii de exercitare a controlului financiar preventiv catre imputernicitii contabilului sef este o modalitate exceptionala impusa de volumul si complexitatea operatiunilor. Este recomandabil ca delegarea sa se faca catre un numar redus de persoane, urmarindu-se specializarea acestora pe grupe de operatiuni, tranzactii, activitati sau actiuni.6

Delegarea autoritatii de control nu-1 degreveaza pe contabiul sef de responsabilitatile pe care ie are in legatura cu organizarea si buna functionare a acestei forme de control. Este indicat ca anumite categorii de operatiuni sa nu fie delegate, sa fie retinute ca un atribut exclusiv al contabilului sef (directorului economic). Imputernicitii contabilului sef (directorului economic) pot exercita controlul financiar preventiv fie pe langa alte sarcini de serviciu, fie ca o sarcina exclusiva. Persoanele carora li se delega competenta de exercitare a acestei forme de control trebuie sa indeplineasca, cumulativ, doua grupe de conditii: in primul rand, se cere indeplinirea unor conditii profesionale si morale, respectiv sa

aiba o buna pregatire profesionala si experienta in activitatea financiar-contabila si sa nu aiba antecedentele penale prevazute de lege; in al doilea rand, se cere asigurarea independentei persoanelor imputernicite fata de

operatiunile care le-au fost repartizate in cadrul acestei forme de control. ,,Persoanele care exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie implicate, prin sarcini de serviciu, in efectuarea operatiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu" (O.G. nr.119 /1999, art.15). Pentru precizarea si delimitarea sarcinilor si responsabilitatilor celor care exercita controlul financiar preventiv, fata de sarcinile si responsabilitatile conducatorilor compartimentelor de specialitate care initiaza operatiunea si care certifica documentele respective in prealabii, conducatorii entitatilor emit un ordin sau o decizie de organizare a acestei forme de control. Prin continutul acestui ordin sau decizii trebuie sa se precizeze, pentru fiecare operatiune supusa controlului financiar preventiv, cel putin urmatoarele: documentul in care se consemneaza proiectul de operatiuni; compartimentul care initiaza operatiunea si conducatorul acestuia, care certifica, in prealabii, prin semnatura sa legalitatea, necesitatea, realitatea, regularitatea si incadrarea in limitele valorice a operatiunii consemnate in documentul respectiv; numele, prenumele si functia persoanei care exercita controlul financiar preventiv si obiectivele pe care aceasta le verifica si pentru care raspunde; circuitul documentului respectiv, termenele de prezentare la viza de control financiar preventiv si de acordare a vizei;

7

modul de solutionare a eventualelor dezacorduri dintre personalul financiar-contabil care a refuzat viza de control financiar preventiv si conducatorii compartimentelor de specialitate care au initiat si certificat tranzactiile sau operatiunile respective. 1.4. Exercitarea controlufui financiar preventiv Se supun aprobarii conducatorilor de intreprinderi numai documentele referitoare la proiectele de operatiuni care respecta in mod cumulativ cerintele de legalitate si regularitate care au fost supuse in prealabil vizei de control financiar preventiv. Documentele privind operatiunile ce intra in sfera de cuprindere a controlului financiar preventiv se prezinta la viza insotite de acte justificative corespunzatoare si certificate in prealabil de catre conducatorii compartimentelor de specialitate care initiaza operatiunea respectiva. Documentele care se prezinta la viza de control financiar preventiv si actele justificative insotitoare trebuie sa cuprinda toate informatiile necesare pentru a se aprecia conformitatea, uneori si performanta, operatiunilor consemnate in ele. Conducatorii compartimentelor de specialitate care initiaza operatiunea respectiva sau care intocmesc si certifica aceste documente raspund pentru realitatea, regularitatea si legalitatea acestor operatiuni si documente. Obtinerea vizei de control financiar preventiv pe documente care cuprind proiecte de operatiuni care ulterior se dovedesc a fi nereale, inexate, nelegale etc. nu exonereaza de raspundere pe conducatorii compartimentelor de specialitate. Persoanele care certifica documentele in prealabil si persoanele care acorda viza de control financiar preventiv au o raspundere solidara. In cazul in care normele legale sau normele interne prevad avizarea operatiunilor de compartimentul juridic, documentele respective sunt prezentate la viza de control financiar preventiv numai dupa ce ele au fost vizate de catre compartimentul juridic. Contabilul sef (directorul economic) si celelalte personan abilitate sa exercite controlul financiar preventiv pot cere avizul compartimentului juridic ori de cate ori considera ca acest aviz este necesar pentru confirmarealegalitatii operatiunii in cauza. In anumite situatii, prin dispozitii sau ordine interne, se poate stabili ca documentele care se supun controlului financiar preventiv sa fie certificate in prealabil de conducatorii mai multor compartimente, care atesta faptul ca au fost respectate anumite decizii ale conducerii sau anumite norme de ordin tehnic si comercial specifice.

8

Asfel o comanda sau un contract de aprovizionare poate fi certificat in prealabil de conducatorii compartirmentelor de aprovizionare, de productie si de desfacere, care atesta pe propria lor raspundere ca: neccesarul de aprovizionat a fost corect stabilit sortimentele respective corespund din punct de vedere calitativ si sorto-dimensional necesitatilor impuse de procesul tehnologic; bunurile respective se incorporeaza in produse care au desfacerea asigurata etc. Acordarea vizei de control financiar preventiv nu reprezinta o operatiune singulara care incepe si se termina printr-o simpla semnatura. Exercitarea controlului financiar preventiv presupune atat analiza si verificarea sub aspectul formei sial continutului documentelor respective, cat si acordarea propriu-zisa a vizei solicitate. Persoanele abilitate sa exercite controlul financiar preventiv au obligatia sa analizeze operatiunile si tranzactiile pentru care se solicita viza,-sa se documenteze temeinic, consultandu-se cu alti specialisti din entitatea respectiva sau cu specialisti neutri, iar cand este posibil, sa faca inspectii la fata locului pentru a verifica realitatea acestora. Verificarea, sub aspectul formei si al continutului, a documentelor supuse controlului financiar preventiv este o activitate de natura material-tehnica care nu produce efecte juridice prin ea insasi. In schimb, acordarea vizei de control financiar preventiv este un act de natura juridica si, ca urmare, persoanele care acorda viza isi asuma propria raspundere pentru conformitatea, uneori si performanta, operatiunilor respective. Conducatorii compartimentelor de specialitate au obligatia sa solicite aceasta viza si sa se supuna deciziei celor care au acordat sau au refuzat viza de control financiar preventiv. Viza de control financiar preventiv se acorda prin semnarea documentelor respective de catre persoanele investite cu competenta exercitarii acestei forme de control si prin aplicarea sigiliului personal. 1.5. Refuzul vizei de control financiar preventiv Persoanele in drept sa exercite controlul financiar preventiv au dreptul si obligatia sa refuze viza solicitata daca in urma analizelor si verificarilor efectuate ajung la concluzia ca proiectul de operatiuni care face obiectul acestei forme de control nu indeplineste conditiile de legalitate, regularitate si incadrarea in limitele valorice (uneori si cantitative) aprobate. Refuzul vizei se da motivat, in scris, intocmindu-se un referat de refuz, iar documentul respectiv nu se semneaza de catre persoanele care au refuzat acordarea vizei. Viza de control

9

financiar preventiv se refuza dupa o cercetare atenta a proiectului de tranzactii si operatiuni, dupa consultarea altor specialisti sau dupa efectuarea unor verificari specifice. In cadrul unitatilor patrimoniale se instituie o procedura speciala in cazul refuzului vizei de control financiar preventiv, procedura prin care se urmareste asigurarea exercitarii unui control exigent si evitarea obstacolelor din activitatea entitatii respective. Aceasta procedura interna, elaborata in functie de specificul fiecarei entitati, stabileste ca, daca viza de control financiar preventiv a fost refuzata de inlocuitorii sau imputernicitii contabililor sefi (directorilor economici) iar conducatorii compartimentelor de specialitate care au initial proiectul de tranzactii sau operatiuni insista in efectuarea acestora, cazul se prezinta conducatorului compartimentului financiar-contabil. Contabilul sef (directorul economic) are dreptul sa acorde viza pe propria lui raspundere sau sa mentina refuzul de viza. Daca contabilul sef (directorul economic) refuza acordarea vizei de control financiar preventiv iar conducatorul compartimentului de specialitate care a initiat proiectul de operatiuni insista in efectuarea acestor operatiuni, conducatorul compartimentului financiar-contabil intocmeste un referat in care prezinta motivele refuzului de viza, pe care-1 prezinta impreuna cu documentul respectiv conducatorului entitatii. Conducatorul entitatii are latitudinea fie sa accepte refuzul de viza, situatie in care operatiunea nu se angajeaza. sau nu se efectueaza, fie sa dea ordin in scris, pe propria raspundere, pentru efectuarea operatiunii. In situatia in care intervine un astfel de dezacord intre persoanele care au refuzat acordarea vizei de control financiar preventiv si conducatorii entitatilor respective care au dispus efectuarea operatiunilor, procedurile sunt diferite in functie de forma de proprietate, statutul si domeniul de activitate al entitatii respective. La societatile comerciale cu capital privat acest dezacord se solutioneaza, in concordanta cu prevederile statutului societatii si a altor proceduri interne, de catre Comitetul de Directie, Consiliul de Administrate sau de catre alt organ stabilit de Adunarea Generala a proprietarilor. La institutiile publice, regiile autonome si societatile comerciale la care statul sau o autoritate a administratiei publice locale detine mai mult de 70% din numarul voturilor in adunarea generala, ordonatorii de credite sau ceilalti conducatori (ai regiilor autonome si societatilor comerciale) pot dispune pe propria raspundere efectuarea operatiunilor pentru care s-a refuzat viza de controlui financiar preventiv propriu, numai daca prin aceasta nu se depasesc angajamentele bugetare sau limitele valorice aprobate. In acest caz, contabilii sefi (directorii economici) care au refuzat viza sunt exonerati de raspundere numai daca informeaza in scris organul ierarhic superior si serviciile publice descentralizate ale Ministerului Finantelor Publice. Aceste organe sunt obligate sa efectueze10

inspectii, in vederea analizarii celor sesizate si sa impuna masurile necesare. Daca s-au efectuat operatiuni refuzate la viza de control financiar preventiv propriu si prin aceasta s-au produs pagube pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, organele Ministerului Finantelor Publice au obligatia de a sesiza Curtea de Conturi, care are competenta sa stabileasca raspunderea patrimoniala. Persoanele care refuza viza de control financiar preventiv au obligatia sa conduca o evidenta a operatiunilor refuzate cu precizarea: naturii operatiunii, motivul si valoarea refuzului, modul de solutionare a dezacordului cu conducerea.

11