PROIECT DE PRACTICĂ

CONTABILITATEA CHELTUIELILOR

ȊNREGISTRATE ȊN AVANS

Absolvent

1

CUPRINS

CAPITOLUL I

FUNDAMENTE TEORETICE PRIVIND CHELTUIELILE, VENITURILE

ŞI REZULTATELE 3

I.1. Definirea şi sfera de cuprindere a cheltuielilor şi veniturilor 3

I.2 Organizarea contabilităţii sintetice şi analitice a cheltuielilor, veniturilor şi

rezultatelor 7

I.3. Clasificarea cheltuielilor şi veniturilor 9

CAPITOLUL II

DEFINIREA, CONTINUTUL SI FUNCTIILE DOCUMENTELOR

CONTABILE 13

II.1 Întocmirea, prelucrarea şi verificarea documentelor contabile 16

II.2 Circulaţia documentelor contabile 16

II.3 Registrele de contabilitate 17

CAPITOLUL III

CHELTUIELILE INREGISTRATE IN AVANS 20

III.1 Delimitarea în timp a cheltuielilor şi veniturilor 22

III.2 Operaţiunile contabile aplicabile cheltuielilor înregistrate în avans 23

BIBLIOGRAFIE 28

2

CAPITOLUL I

FUNDAMENTE TEORETICE PRIVIND CHELTUIELILE,

VENITURILE ŞI REZULTATELE

I.1. Definirea şi sfera de cuprindere a cheltuielilor şi veniturilor

Orice activitate pe care o desfăşoară agenţii economici necesită, în mod

obiectiv, anumite consumuri de muncă vie şi materializată, care poartă denumirea

generală de cheltuieli.

Cheltuielile sunt sume plătite sau de plătit de către unitatea patrimonială

pentru:

- consumurile proprii ;

- munca prestată în folosul său ;

- obligaţiile contractuale şi legale fată de terţi ;

- alte situaţii excepţionale.

Pentru stabilirea rezultatului exerciţiului se asimilează acestora amortizările

şi provizioanele şi cedările sau pierderile din calamităti sau alte cauze a activelor.

Pierderile reprezintă reduceri ale beneficiilor economice şi pot rezulta, sau

nu, ca urmare a desfăşurării activităţii curente a persoanei juridice. Ele nu diferă ca

natură de alte tipuri de cheltuieli.

În general, cheltuielile reprezintă expresia valorică a operaţiunilor

economice referitoare la cumpărarea şi utilizarea bunurilor economice. Structura

analitică a cheltuielilor este deosebit de diversificată, dar pot fi identificate cel

puţin patru modalităti principale de formare (apariţie) a acestora:

3

Consumul de bunuri stocabile în activitatea curentă de exploatare, cum ar fi

consumul de materii prime şi materiale auxiliare în procesul de producţie, în scopul

obţinerii de produse, lucrări şi servicii.

Angajarea unei cheltuieli care intervine în momentul cumpărării de bunuri

nestocabile, lucrări, utilităţi şi servicii destinate producţiei, cu ocazia naşterii

obligaţiilor faţă de furnizori.

Plata unei sume de bani destinată satisfacerii unei nevoi curente a firmei,

pentru care anterior plăţii nu a fost înregistrat angajamentul (obligaţia) de plată.

Încorporarea (includerea) în cheltuielile curente ale exerciţiului financiar

expirabil a unor sume reprezentând deprecieri economice ireversibile (amortizările

imobilizărilor), deprecieri economice probabil reversibile (provizioane pentru

deprecieri) sau rezerve pentru acoperirea riscurilor viitoare (provizioane pentru

riscuri şi cheltuieli).

Veniturile unitătii patrimoniale sunt sume încasate sau de încasat pentru :

- pentru bunurile livarte, lucrările executate şi serviciile prestate de terţi ;

- obligaţii legale sau contractuale din partea unor terţi ;

- alte situaţii excepţionale.

Pentru stabilirea rezultatului exerciţiului, la venituri se adaugă şi veniturile

din producţia stocată (pe sold) şi producţia de imobilizări şi de asemenea cele din

cedarea activelor.

În categoria veniturilor se includ atât sumele sau valorile încasate sau de

încasat în nume propriu din activităţi curente, cât şi caştigurile din orice alte surse.

Câştigurile reprezintă creşteri ale beneficiilor economice care pot apărea sau

nu ca rezultat din activitatea curentă, dar nu diferă ca natură de veniturile din

această activitate.

4

Veniturile din activităti curente se pot regăsi sub diferite denumiri, cum ar

fi : vânzări, comisioane, dobânzi, dividende.

Pentru reprezentarea cheltuielilor şi veniturilor se porneşte de la caracterul

de proces al activităţilor consumatoare de resurse şi producătoare de rezultate.

În general, veniturile reprezintă expresia banească a producţiei stocate şi/sau

livrate. Similar cheltuielilor, ele au o mare diversitate, dar totuşi, pot fi

indentificate cel puţin patru modalităţi principale de formare (apariţie) a lor:

Obţinerea producţiei fabricate în cadrul obiectului principal de activitate al

unei firme. În acest moment al circuitului economic, evaluarea producţiei obţinute

se face în costuri efective de producţie.

Livrarea (facturarea) producţiei fabricate, care constituie momentul

transferului dreptului de proprietate de la producător (vânzător) către client

(cumpărător). În acest moment al circuitului economic, evaluarea producţiei

vândute se face în preţuri de vânzare, inclusiv taxa pe valoarea adaugata (TVA).

Venitul producătorului se constituie la nivelul preţului negociat de vânzare, fără

TVA.

Încasarea unor sume de bani, ca urmare a facturării de produse, lucrări,

prestaţii şi servicii care fac obiectul curent de activitate al firmei, dar pentru care

nu s-au înregistrat anterior creanţe faţă de clienţi (cumpărători).

Încorporarea (includerea) în veniturile curente ale exerciţiului financiar

expirabil a unor sume reprezentând venituri care au fost estimate ca probabile în

exerciţiile financiare anterioare, dar care au devenit certe în exerciţiul financiar

expirabil. Este vorba de veniturile constatate în avans, scadente şi/sau de anularea

provizioanelor pentru deprecieri, riscuri şi cheltuieli, rămase fără obiect.

5

Respectând principiul independenţei exerciţiilor, toate operaţiile care

determină cheltuieli şi venituri sunt înregistrate în momentul generării sau angajării

lor. În mod corespunzător se organizeaza o “contabilitate de angajamente”. Ea

presupune individualizarea şi reflectarea cheltuielilor în faza de angajare şi

consum, iar a veniturilor în momentul obţinerii şi realizarii lor.

Principiul prudenţei impune înregistrarea che1tuielilor cu amortizările şi

provizioanelor indiferent de existenţa unor rezultate financiare favorabi1e.

Principiul necompensării interzice efectuarea de compensări între cheltuieli

şi venituri, înegistrate la conturi de rezultate diferite.

În concordanţă cu principiul rezultatului este necesar să se delimiteze

momentul în care cheltuielile se consideră consumate şi veniturile realizate, iar pe

această bază imputarea costului ataşat în vederea determinării rezultatului net.

În acest sens s-a creat principiul recunoaşterii cheltuielilor consumate în

momentul utilizării resurselor, iar a veniturilor realizate în momentul transferării

dreptului de proprietate, deci al livrării sau facturării către client.

Dacă veniturile nu sunt legate de vânzări (chirii, dobânzi de încasat) sunt

considerate realizate în momentul constatării lor.

Pornind de la venitul realizat al exerciţiului, în mod corespunzător se

delimitează cheltuielile în calitatea lor de efort care au generat veniturile.

6

I.2 Organizarea contabilităţii sintetice şi analitice a cheltuielilor, veniturilor şi

rezultatelor

Cheltuieli

Pentru contabilizarea curentă a cheltuielilor, în mod sistematizat, după

conţinutul şi natura lor economică, se utilizează clasa 6 “CONTURI DE

CHELTUIELI”, structurată în grupe de coturi, pe naturi relativ omogene de

cheltuieli, iar în cadrul fiecarei grupe de conturi s-au instituit conturile sintetice de

gradul I şi/sau gradul II pentru fiecare element de cheltuială.

Pentru cheltuielile de exploatare sunt rezervate grupele de cheltuieli de la 60

la 65, astfel:

60 “Cheltuieli privind stocurile”

61 “Cheltuieli cu lucrările şi serviciile executate de terţi”

62 “Cheltuieli cu alte servicii executate de terţi”

63 “Cheltuieli cu alte impozite, taxe şi vărsăminte asimilate”

64 “Cheltuieli cu personalul”

65 “Alte cheltuieli de exploatare”

Pentru cheltuielile financiare se utilizează grupa de conturi:

66 “Cheltuieli financiare”

Pentru cheltuielile extraordinare se utilizează grupa:

67 “Cheltuieli extraordinare”

Pentru cheltuielile cu amortizarea şi provizioanele se utilizează grupa:

68 “Cheltuieli cu amortizarile si provizioanele”

Pentru cheltuielile cu impozitul pe profit se utilizează grupa:

69 “Cheltuieli cu impozitul pe profit şi alte impozite”

7

Trăsăturile comune  conturilor de cheltuieli sunt următoarele:

- Au funcţia contabilă de activ.

- Reflectă în debit cheltuielile pe care unitatea le angajează, plătite sau de

plătit.

- Oglindesc în credit, la sfârşitul fiecărei luni şi implicit, la sfârşitul

exerciţiului, transferarea sau virarea integrală a cheltuielilor înregistrate în debitul

contului 121“Profit şi pierdere”

- Unele conturi de cheltuieli se creditează, ca excepţie, şi în cursul perioadei,

inclusiv la sfârşitul exerciţiului, pentru acele operaţii care impun asemenea

înregistrări, cum este cazul plusurilor de active circulante constatate la

inventariere.

- La sfârşitul perioadei de gestiune, inclusiv al exerciţiului, nu prezintă sold,

nefiind conturi bilanţiere.

- Sumele înregistrate în debitul sau ca sold debitor, atunci când este cazul,

cumulate de la începutul anului până la sfârşitul exerciţiului, se utilizează pentru

determinarea indicatorilor existenţi în componenţa bilanţului contabil denumită

“Contul de profit şi pierdere”, precum şi în scopul detalierii informaţiilor privind

rezultatul exerciţiului.

- Conturile de cheltuieli, de regulă, nu necesită dezvoltarea în conturi

analitice.

8

I.3. Clasificarea cheltuielilor şi veniturilor

Cheltuielile se clasifică după mai multe criterii :

- după natură respectiv natura activitaţii desfaşurate şi natura resurselor

consumate;

- după destinaţie (în cadrul contabilităţii de gestiune);

- după momentul angajării şi consumului.

Contabilitatea cheltuielilor se ţine pe feluri de cheltuieli, după natura lor,

astfel :

- cheltuieli de exploatare ;

- cheltuieli financiare ;

- cheltuieli extraordinare (calamităti şi alte evenimente extraordinare).

Cheltuielile de exploatare se referă la complexitatea activităţilor economice

pe care întreprinderea le poate desfăşura, fiind sistematizate în următoarele

categorii :

- Cheltuielile privind mărfurile (sau costul mărfurilor vândute ) sunt

constituite din preţul de cumpărare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport,

aprovizionare şi alte cheltuieli accesorii legate de achiziţia mărfurilor.

- Cheltuielile cu materiile prime se referă la cheltuielile cu consumul de

materii prime.

- Cheltuielile cu materiale consumabile constau din cheltuielile cu materiale

auxiliare, combustibil, materiale pentru ambalat, piese de schimb, seminţe şi

materiale de plantat, furaje şi alte materiale consumabile.

- Cheltuielile cu energia şi apa reprezintă costul de achiziţie al energiei şi

apei consumate.

9

- Alte cheltuieli materiale care includ costul de achiziţie al obiectelor de

inventar consumate sau uzura acestora, cheltuielile privind baracamentele şi

amenajările provizorii, costurile de achiziţie al materialelor nestocate trecute direct

asupra cheltuielilor şi costul de achiziţie al animalelor şi păsărilor.

- Cheltuielile cu lucrările şi serviciile executate de terţi reprezintă

cheltuielile cu întreţinerea şi reparaţiile; redevenţe, locaţii de gestiune şi chirii  ;

studii şi cercetări inclusiv sumele plătite pentru contractele de cercetare; cheltuieli

cu primele de asigurare; cheltuieli cu alte servicii executate de terţi (colaboratori,

comisioane, inclusiv cele plătite agenţilor economici cu activitate de comerţ

exterior şi onorarii; cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate; transportul de

bunuri şi personal ; deplasări, detaşări şi transferări, poşta şi taxe de

telecomunicaţii; servicii bancare şi altele).

- Cheltuieli cu alte impozite, taxe şi vărsăminte asimilate suportate de

unitatea patrimonială, indiferent de rezultatul exerciţiului cum sunt : impozitul pe

clădiri şi terenuri ; taxa pentru folosirea terenurilor proprietate de stat ; taxa asupra

mijloacelor de transport ; datorii şi vărsăminte privind fondurile speciale.

- Cheltuieli cu personalul, unde se încadrează : salariile şi alte drepturi de

personal; asigurări şi protecţie socială (contribuţia unităţii la asigurari sociale,

ajutorul de şomaj, asigurări sociale de sănătate şi alte cheltuieli privind asigurările

şi protecţia socială suportate de unitatea patrimonială).

- Alte cheltuieli de exploatare, care se referă la pierderile din creanţe şi

debitori diverşi; despăgubiri, amenzi şi penalităţi; donaţii şi subvenţii acordate;

activele cedate şi alte operaţii de capital; sconturile acordate clienţilor şi alte

cheltuieli financiare (pierderi din creanţe de natură financiară).

10

În cheltuielile activităţii financiare sunt incluse:

- Pierderi din creanţe legate de participaţii reprezintă pierderile din creanţele

imobilizate ale întreprinderii.

- Cheltuielile privind investitiile financiare cedate, respectiv valoarea

imobilizărilor financiare, cedate sau scoase din activ ; diferenţa nefavorabilă dintre

valoarea contabilă a investiţiilor financiare pe termen scurt şi preţul de cesiune.

- Cheltuieli din diferenţe de curs valutar, reprezentate de diferenţele

nefavorabile de curs valutar, rezultate în urma lichidării creanţelor şi datoriilor în

valută, diferenţele nefavorabile de curs valutar aferente disponibilităţilor în devize

existente în casierie cât şi existentul în conturile de acreditive în devize.

- Cheltuielile privind dobânzile, respectiv dobânzile curente aferente

împrumuturilor primite şi altor datorii privind exerciţiul în curs.

- Alte cheltuieli financiare, reprezentate de sconturile acordate clienţilor,

debitorilor şi alte cheltuieli financiare.

Cheltuielile extraordinare reprezintă acele cheltuieli care nu sunt legate de

activitatea normală, curentă a unităţii patrimoniale.

Ele se referă la calamităţi şi alte evenimente extraordinare sau altfel spus la

piederile din calamităţi şi exproprieri de active.

Cheltuielile cu amortizările şi provizioanele sunt grupate, în funcţie de

natura lor, pe activităţile care le ocazionează, de exploatare şi financiară, şi

cuprind : cheltuieli ce privesc amortizarea imobilizărilor necorporale şi corporale,

provizioane pentru riscuri şi cheltuieli de exploatare şi deprecierea imobilizărilor

corporale, necorporale şi financiare, activelor circulante de natura stocurilor şi

celor financiare.

11

Cheltuielile cu impozitul pe profit şi alte impozite reprezintă sumele de

această natură datorate bugetului statului de către toate entităţile economice,

inclusiv microîntreprinderi.

Cheltuielile se află într-o conexiune cu veniturile deja recunoscute, proces

cunoscut sub denumirea de “matching”.

Toate cheltuielile angajate în cursul exerciţiului care nu se pot ataşa

veniturilor realizate sunt “activate” sau recunoscute ca active, fiind imobilizate,

stocate sau repartizate asupra mai multor exerciţii.

Generalizând, se poate aprecia că în contabilitatea financiară cheltuielile se

grupează în:

cheltuieli curente,

cheltuieli înregistrate în avans,

cheltuieli de repartizat pe mai multe exerciţii,

cheltuieli de plată.

Prima categorie, cheltuielile curente, cuprinde cheltuielile angajate şi

recunoscute de rezultatul exerciţiului curent sau în curs.

Cheltuielile înregistrate în avans şi cele de repartizat pe mai multe exerciţii

sunt, după caz, cheltuieli constatate sau angajate în exerciţiul “N”, dar recunoscute

de rezultatul exerciţiului “N+1”.

În ceea ce priveşte cheltuielile de plată sunt consumurile constatate efectiv

pentru care nu s-au primit până la închiderea exerciţiului documentele de

constatare (exemplu: drepturile cuvenite angajaţilor la închiderea exerciţiului cu

titlu de concedii de plătit, impozite şi taxe datorate, dobânzi datorate).

12

CAPITOLUL II

DEFINIREA, CONTINUTUL SI FUNCTIILE DOCUMENTELOR

CONTABILE

Organizarea contabilităţii nu poate fi concepută fară existenţa unui sistem de

documente contabile judicios elaborate şi utilizate după reguli bine stabilite.

Potivit articolului 6 aliniatul 2 din Legea contabilităţii nr.82/1991,

republicată, modificată si completată prin Ordonanţa de Guvern nr.61/2001,

precum şi a celorlalte prevederi legale privind întocmirea şi utilizarea formularelor

comune şi a celor cu regim special, utilizate în activitatea financiară şi contabilă,

orice operaţiune economică se consemnează într-un document care stă la baza

înregistrării lor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Cu ajutorul documentelor contabile se formalizează în scris şi se organizează

faptic procesele de culegere, prelucrare, stocare şi transmitere a informaţiilor

privind patrimoniul. Ele reprezintă piesele sau suporturile materiale ale

contabilităţii. Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate sau

netipizate.

Ministerul Finantelor, în carul reglementărilor referitoare la noul sistem de

contabilitate, a elaborat “Nomenclatorul privind modelele registrelor şi

formularelor comun privind activitatea financiară şi contabilă  ”.

Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii trebuie

să asigure potrivit legii, condiţiile necesare pentru întocmirea documentelor

justificative privind oreraţiile economice, organizarea şi conducerea corectă şi la zi

a contabilităţii, organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de

pasiv, precum şi valorificarea rezultatelor acesteia: respectarea regulilor de

13

întocmire a situaţiilor financiare anuale simplificate, depunerea la termen a

acestora la organele în drept şi publicarea lor; păstrarea documentelor justificative,

a registrelor şi situaţiilor financiare anuale simplificate, organizarea contabilităţii

de gestiune adaptate la specificul persoanei juridice.

Conţinutul documentelor contabile variază în funcţie de caracterul

operaţiilor consemnate, concretizat în anumite elemente obligatorii, care trebuie să

asigure reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se

întocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de

documente economice, iar altele sunt specifice anumitor documente.

Elemente comune se referă la:

- denumirea documentului;

- denumirea şi sediul persoanei juridice care întocmeşte documentul;

- numărul şi data întocmirii acestuia;

- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei economice (când

este cazul);

- conţinutul operaţiunii economice şi, dacă este cazul, temeiul legal al

efectuării acestuaia ;

- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii efectuate;

- numele, prenumele şi semnăturile persoanelor care le-au întocmit, vizat şi

aprobat, după caz;

- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor

efectuate.

Elementele specific diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură

detalierea operaţiei consemnate ele având un rol completativ.

14

De exemplu, factura conţine ca elemente specifice, date privitoare la

comandă, contract, aviz de însoţire, document de transport, conturile de la băncile

părţilor etc.

Funcţiile documentelor contabile sunt:

Consemnarea - este înscriea datelor referitoare la procese şi fenomene

economice consumate într-un anumit loc şi la o anumită dată; se face de regulă în

mod cronologic şi apoi se sistematizează;

Justificarea - documentele atestă producerea operaţiei sau fenomenului ce a

avut loc;

Verificarea - urmăreşte necesitatea, oportunitatea, realitatea şi exactitatea

operaţiilor sau fenomenelor consemnate;

Asigurarea integrităţii patrimoniale - realizează evidenţa cantitativă şi

valorică a mărimii fiecăui element patrimonial şi a întregului patrimoniu;

Calculul costurilor - realizează cuantificarea mişcărilor şi transformărilor şi

a rezultatelor acestora;

Funcţia juridică - documentele sunt dovezi de probă în justiţie pentru

drepturile şi obligaţiile create în legătură cu patrimoniul unităţii.

Îndeplinirea acestor funcţii este condiţionată de calitatea documentelor, de

operativitatea întocmirii lor şi de viteza cu care circulă de la locul întocmirii şi

până la locul înregistrării şi valorificării lor.

15

II.1 Întocmirea, prelucrarea şi verificarea documentelor contabile

Documentele se întocmesc pe formulare tipizate manual sau cu mijloace

tehnice, la locul de muncă în cadrul căreia se produc operaţiile economice.

Indiferent de modalitatea de întocmire a documentelor contabile, aceasta

trebuie să fie clară şi completă, respectând toate regulile privitoare la conţinutul şi

forma lor condiţionând calitatea şi exactitatea informaţiilor contabile.

Prelucrarea documentelor, constă în sortarea documentelor pe operaţii,

exprimarea în etalon monetar, cumularea unor documente primare şi obţinerea

documentelor centralizatoare, verificarea de formă, aritmetică şi de fond privind

legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea şi economicitatea operaţiilor

consemnate în documente, iar în final înregistrarea în contabilitate.

Verificarea documentelor, este operaţia premergătoare înregistrării

operaţiilor economice în conturi şi constă în controlul respectării condiţiilor de

formă şi de fond pe care acestea trebuie să le îndeplinească.

Verificarea se face în scopul evitării unor nereguli, eliminării unor abuzuri şi

al reflectării realităţii în contabilitate.

II.2 Circulaţia documentelor contabile

Circulaţia documentelor constă în parcursul acestora din momentul

întocmirii sau intrării în unitatea patrimonială şi până la predarea lor la arhivă.

Circulaţia documentelor în cadrul unităţii patrimoniale diferă în funcţie de

structura organizatorică, conţinutul operaţiilor economice reflectate în documente,

organizarea compartimentului contabil şi mijloacele utilizate pentru executarea

lucrărilor în contabilitate.

16

Circulaţia documentelor trebuie astfel organizată încât să respecte

următoarele reguli:

-circulaţia documentelor trebuie să se facă pe căile cele mai scurte, printr-un

număr redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea şi utilizarea

informaţiilor;

-circulaţia documentelor trebuie să se facă în flux continuu;

-prelucrarea documentelor trebuie să se facă complet şi la termenul

specificat în graficul de circulaţie a documentelor.

II.3 Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate, au caracter obligatoriu pentru toate unităţile

patrimoniale şi asigură înregistrarea cronologică şi sistematică a operaţiunilor

consemnate în documentele justificative.

Ele se prezintă sub forma unor registre sau foi volante şi listări informatice

legate sub formă de registru, cu conţinut şi formă adecvate scopului pentru care

sunt elaborate.

Registrele de contabilitate obligatorii sunt : registru-jurnal, registru-inventar,

cartea mare.

Acestea se utilizeză în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se

prezintă în mod ordonat şi astfel completate încat să permită, în orice moment,

identificarea şi contolul operaţiunilor contabile efectuate.

Registrul-jurnal are caracter de document cu regim special şi se utilizează

numai de compartimentul financiar contabil.

Se întocmeşte într-un singur exemplar, se numerotează, se şnuruieşte, se

parafează, se înregistrează la organele fiscale şi pote fi folosit ca probă în litigii.

17

În acest registru se consemnează toare operaţiile economice şi financiare din

cadrul unei anumite perioade de gestiune, în ordinea în care acestea s-au efectuat în

timp.

Registrul-inventar se întocmeste cu prilejul efectuării inventarierii generale a

patrimoniului şi anume : la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, în cazul

fuzionării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege.

El asigură stabilirea rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum şi a

conţinutului unor posturi din bilanţ, putând fi folosit ca probă în litigii.

Se întomeste într-un singur exemplar, se numerotează, se şnuruieşte, se

parafează de organul fiscal la începerea activităţii, la încetarea activităţii, precum şi

în cazul începerii unui nou registru.

Registrul Cartea mare este un document contabil obligatoriu prin

intermediul caruia se înscriu lunar, direct sau prin regruparea pe conturi

corespondente, înregistrările care s-au efectuat în registrul–jurnal.

În registrul Cartea mare se stabileşte situaţia fiecărui cont cu datele privind

soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare şi soldul final.

Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare prin intermediul

căreia se validează corectitudinea aritmetică a înregistrărilor efectuate pe parcursul

unei luni şi de la începutul anului în registrul-jurnal şi Cartea mare.

Potrivit prevederilor articolului 25 din Legea contabiliăţii 82/1991,

republicată, modificată si completată prin Ordonanţa Guvernului nr.6/2001,

registrele de contabilitate, precum şi documentele justificative, care stau la baza

înregistrărilor in contabilitate se păstrează, timp de 10 ani, în arhivă, cu începere de

la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor

de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

18

Registrele de contabilitate şi documentele justificative se păstrază în arhivă,

de regulă, în forma lor originală grupate în funcţie de natura operaţiunilor şi în

ordine cronologică, în cadrul exerciţiului financiar la care acestea se referă.

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se

vor lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de 30 de zile de la constatare.

Documentele contabile reconstituite vor purta menţiunea « reconstituit ».

19

CAPITOLUL III

CHELTUIELILE INREGISTRATE IN AVANS

Cheltuielile inregistrate in avans reprezinta o arie a contabilitatii care lasa

loc liber rationamentului profesional in recunoasterea si repartizarea lor. De altfel

reprezinta una din zonele in care se manifesta contabilitatea creativa.

Cheltuielile efectuate în cursul exercițiului financiar, dar care sunt aferente

unui exercițiu financiar ulterior, trebuie prezentate sub titlul de “Cheltuieli în

avans”.

Cheltuielile inregistrate in avans sunt reprezentate de cheltuielile anticipate

si de cheltuielile constatate in avans; ele trebuiesc excluse din cheltuielile curente

ale exercitiului si incorporate apoi in cheltuielile exercitiului la care acestea se

refera.

Contul cu ajutorul caruia se tine evidenta acestor cheltuieli anticipate este

471 Cheltuieli înregistrate în avans.

Contul 471 "Cheltuieli înregistrate în avans" tine evidenta cheltuielilor

efectuate anticipat, în avans, în perioada curenta de gestiune, care privesc si

perioadele viitoare: plati anticipate pentru abonamente la publicatii, plati anticipate

pentru chirii si locatii de gestiune, reparatii capitale, curente si revizii tehnice care

se vor include esalonat în cheltuielile perioadelor urmatoare pe baza de scadentar

unde se trece lunar pe cheltuiala partea care revine perioadei curente.

Astfel se va sti in orice moment detalierea soldului contului 471, necesara

mai ales la inventarierea patrimoniului.

Dupa continutul economic este un cont de cheltuieli, iar dupa functia

contabila este un cont de activ.

20

Se debiteaza cu cheltuielile efectuate în avans, care trebuie delimitate în

timp (pentru mai multe perioade de gestiune) în corespondenta cu creditul

conturilor:

a) 5121 "Conturi la banci la banci în lei" - când cheltuielile în avans

reprezinta o plata efectuata prin banca;

b) 5311 "Casa în lei" - când cheltuielile în avans sunt achitate în numerar;

c) 401 "Furnizori" - pentru reparatiile capitale, curente si reviziile tehnice

efectuate anticipat de terti.

Se crediteaza cu sumele repartizare conform scadentarului, aferente

exercitiului în curs, în corespondenta cu debitul conturilor care arata natura

cheltuielilor:

a) 611 "Cheltuieli de întretinere si reparatii";

b) 605 "Cheltuieli de întretinere si reparatii";

c) 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal";

d) 666 "Cheltuieli cu dobânzile".

Soldul contului 471 "Cheltuieli înregistrate în avans" este debitor si

reprezinta cheltuielile de repartizat în exercitiile viitoare.

Schematic, functionarea contului 471 se prezinta astfel:

D 471 C

5121 611

5311 605

401 624

  666

21

S.F.D.  

 

III.1 Delimitarea în timp a cheltuielilor şi veniturilor

Pentru stabilirea corectă a rezultatului exerciţiului este necesară separarea în

timp a cheltuielilor şi veniturilor înregistrate în cursul exerciţiului financiar sau

preluate ca sold din exerciţiul precedent.

În sfera regularizării cheltuielilor şi veniturilor se cuprind:

operaţii privind înregistrarea cheltuielilor de plată;

operaţii privind înregistrarea veniturilor de realizat;

operaţii privind regularizarea cheltuielilor determinate de facturi

primite fără bunuri materiale şi prestaţii;

operaţii privind regularizarea veniturilor pentru facturi întocmite fără

expedierea bunurilor materiale sau recepţia prestaţiilor;

operaţii privind regularizarea cheltuielilor şi veniturilor înregistrate în

avans;

operaţii privind repartizarea cheltuielilor pe mai multe exerciţii.

471

Cheltuieli înregistrate în

avans

= 6

Conturi de cheltuieli

7

Conturi de venituri

= 471

Venituri înregistrate în

avans

22

III.2 Operaţiunile contabile aplicabile cheltuielilor înregistrate în avans

1 Înregistrarea în contabiliate a operaţiunii privind sumele reprezentând

abonamentele, chiriile, certificatele de emisii de gaze cu efect de seră achiziţionate

şi alte cheltuieli efectuate anticipat:

471. Cheltuieli înregistrate în avans / analitic distinct = %

401. Furnizori/ analitic

distinct

512. Conturi curente la

bănci/ analitic distinct

531. Casa/ analitic

distinct

2. Înregistrarea în contabiliate a operaţiunii privind sumele repartizate în

perioadele/exerciţiile financiare următoare pe cheltuieli, conform scadenţarelor:

471. Cheltuieli înregistrate în avans/ analitic distinct = %

401. Furnizori/ analitic

distinct

512. Conturi curente la

bănci/ analitic distinct

23

531. Casa/ analitic

distinct

3. Înregistrarea în contabiliate a operaţiunii privind sumele repartizate în

perioadele/exerciţiile financiare următoare pe cheltuieli, conform scadenţarelor

% = 471. Cheltuieli înregistrate

în avans/ analitic distinct

605. Cheltuieli privind energia şi apa

611. Cheltuieli cu întreţinerea şi reparaţiile

612. Cheltuieli cu redevenţele, locaţiile de gestiune şi chiriile

613. Cheltuieli cu primele de asigurare

614. Cheltuieli cu studiile şi cercetările

621. Cheltuieli cu colaboratorii

622. Cheltuieli privind comisioanele şi onorariile

623. Cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate

624. Cheltuieli cu transportul de bunuri şi personal

625. Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări

626. Cheltuieli poştale şi taxe de telecomunicaţii

627. Cheltuieli cu serviciile bancare şi asimilate

628. Alte cheltuieli cu serviciile executate de terţi

652. Cheltuieli cu protecţia mediului înconjurător

658. Alte cheltuieli de exploatare

666. Cheltuieli privind dobânzile

24

Plecând de la faptul că profesionistul contabil asigură calitatea înregistrărilor

contabile, acesta nu trebuie să se evidenţieze în contabilitate elemente care să pună

în discuţie sau să pună la îndoială coerenţa sau credibilitatea structurilor prezentate

în cadrul situaţiilor financiare anuale (conturilor anuale).

 Exemple:

  O societate comerciala achita in avans un abonament pentru accesul la

continutul on-line al unui website – pretul este 1.200 lei + tva. Abonamentul este

valabil pentru un an si se achita in octombrie anul n.

 Notele contabile sunt:

La client:

1. Inregistarea facturii:

                       %                        =                            401 Furnizori                  1.488

471 Cheltuieli inregistrate in avans                                                             1.200

4426 Tva deductibila                                                                                         288

2. Inregistrarea cheltuieliilor lunare incepand cu luna octombrie, anul n:

628 Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti = 471 Cheltuieli inregistrate in

avans 100

Idem se inregistreaza lunar cheltuielile pana in septembrie anul n+1.

La furnizor:

4111 Clienti                  =               %                                                      1.488

                                                   472 Venituri inregistrate in avans  1.200

                                                  4427 Tva colectata                                288

25

Inregistrarea lunara a veniturilor :

472 Venituri inregistrate in avans = 704 Venituri din lucrari executate si servicii

prestate 100 lei

2. O societate comercială plăteşte contravaloarea unei facturi în valoare de 8 000

lei, TVA 24%.

%                                 =                                 5121             9 920 lei

471                                                     Conturi la bănci în lei    

Cheltuieli înregistrate  în avans                                                    8 000 lei

4426                                                                                                       

TVA deductibilă                                                                       1 920 lei

 

3. O societate comercială achiziţionează în rate un mijloc de transport în valoare de

55 000 lei, TVA 24%, pentru o perioadă de 3 ani. Societatea acordă un avans

furnizorului în valoare de 19 000 lei.. Dobânda aferentă este de 10% pe an.

Primirea facturii

* calcul Dobândă : 55 000 x 10 % x 3 ani = 16 500 lei

%                                 =                                 404                     84 700 lei

2131                                                Furnizori de imobilizări              

Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalaţii de lucru)      55 000 lei

4426

TVA deductibilă                                                                              13 200 lei     

26

471

Cheltuieli înregistrate în avans                                                        16 500 lei

Înregistrarea avansului

404                                =                                 5121                   19 000 lei

Furnizori de imobilizări                                        Conturi la bănci în lei

Plata I rata

*Calcul I-a rată - ((55 000 lei + 13 200 lei) - 19 000 lei )/ 3 ani = 16 400 lei

404                                 =                                 5121                  16 400 lei

Furnizori de imobilizări                                        Conturi la bănci în lei

Dobânda primului an

666                                 =                                 471                  5 500 lei

Cheltuieli privind dobânzile                            Cheltuieli înregistrate în avans

4. În anul 2013, o societate comercială plăteşte chiria pentru anul în curs în valoare

de 27 000 lei, şi în avans chiria pentru anul 2012 în valoare de 36 000 lei.

Plata chiriei pentru anul 2014

612                                 =                                 5121                         27 000 lei

Cheltuieli cu redevenţele,                                Conturi la bănci în lei

locaţiile de gestiune şi chiriile

Plata chiriei în avans:

471                                 =                                 5121                         35 000 lei    

Cheltuieli în avans                                         Conturi la bănci în lei

27

Înregistrarea cheltuielilor în avans - în anul 2014

612                                 =                                 471                          35 000 lei

Cheltuieli cu redevenţele,                              Cheltuieli în avans

ocaţiile de gestiune şi chiriile

BIBLIOGRAFIE

1. Darie Vasile " Manualul expertului contabil şi al contabilului autorizat ”

Editura Agora Bacau 2009.

2. Feleagă Nicolae " Sisteme contabile comparate " , Ediţia a- II – a Vol:

1,2,3, Editura Economică Bucureşti 2010.

3. Hoantă Nicolae " Economie şi finante publice” , Editura Poliron, Iaşi

202012.

4. Lazăr Tudor Dan " Finanţe şi bugete publice ", Editura Accent, Cluj-

Napoca 2011.

5. Pleşea Doru" Buget şi contabilitate publică ", Editura Sigma Bucureşti

2008.

6. Ristea Mihai " Contabilitatea societăţilor comerciale ", Editura

C.E.C.C.A.R. Bucureşti 2007.

7. Tulai Constantin " Finanţele publice şi fiscalitatea ",Editura Casa Cărţii

de ştiinţă, Cluj -Napoca 2008.

8. Văcărel Iulian “ Finanţele publice ” ediţia a –II – a, Editura Didactică şi

Pedagogică, Bucureşti 2011

28