IMPORTANTA COMUNICARII IN

CADRUL ORGANIZATIEI

II. COMUNICAREA MANAGERIALĂ1.CARACTERISTICI ALE COMUNICĂRII MANAGERIALE

Comunicarea managerială este o formă de comunicare interumană definită şi caracterizată a fi:• un instrument de conducere cu ajutorul căruia managerul îşi poate exercita atributele speciale: prevedere, organizare, antrenare, coordonare, control;• partea din procesul de conducere prin care managerul înţelege pe subordonaţi, făcându-se înţeles de aceştia;• un auxiliar al conducerii care pune în circulaţie informaţii despre rezultatele deciziilor care se reîntorc la centrul de decizie, făcând astfel posibilă punerea de acord a execuţiei cu obiectivele şi a rezultatelor cu planificarea;

1

• orientată nu numai spre transmiterea mesajelor, ci şi spre schimbarea mentalităţilor şi adaptarea psihologică a acestora la obiectivele alese.

Comunicarea managerială se supune anumitor norme de etică specifice, care se regăsesc în cultura organizaţională, politica organizaţiei şi evident, în etica individuală a managerilor. Comunicarea managerială este un proces fundamental de interacţiune reciprocă bazat pe feedback, în care managerii de la orice nivel transmit idei, sentimente, decizii subordonaţilor cu posibilitatea verificării manierei de receptare a mesajului de către aceştia. Ea influenţează şi modifică percepţii, atitudini, comportamente, sentimente, opinii ale indivizilor şi ale grupurilor şi de aceea constituie o cale prin care oamenii îşi corelează în mod sinergic eforturile.În acest proces complex şi continuu de comunicare, atât managerii, cât şi subordonaţii ,,se descoperă şi conversează, se calmează şi se incită, se contrazic şi cad de acord, se resping sau se acceptă atât în problemele majore, cât şi în cele curente ale organizaţiei“.

2. SCOPUL, OBIECTIVELE ŞI ROLURILE COMUNICĂRII MANAGERIALE

Deseori, managerii de la nivelele superioare (top managementul) sunt lipsiţi de informaţii reale, fiind suprasaturaţi de rapoarte interminabile care nu spun nimic. O comunicare eficientă ar avea în vedere tocmai evitarea unor asemenea situaţii, prin renunţarea la fel de fel de modalităţi inutile şi costisitoare (sub raportul timpului), care îngreunează luarea deciziilor şi soluţionarea problemelor.

Uneori comunicarea este deficitar realizată datorită unui sistem de comunicaţii rigid. Sistemul de comunicaţii trebuie să fie conceput ca un organism dinamic, capabil în orice moment să se adapteze nevoilor de informare ale angajaţilor din sistem.

Scopul comunicării manageriale în orice organizaţie este acela al realizării unei informări corecte, eficiente şi eficace atât pe verticală, cât şi pe orizontală, în vederea realizării în condiţii optime a solicitărilor interne şi externe şi în concordanţă cu obiectivele manageriale şi organizaţionale stabilite.

Pentru aceasta, în procesul de comunicare managerială din orice organizaţie, trebuie să fie satisfăcute un număr de nevoi comunicaţionale fundamentale ale oricărui angajat:

• nevoia de a şti – cunoştinţele profesionale necesare pentru îndeplinirea sarcinilor sau executarea funcţiei;

• nevoia de a înţelege – nu este suficient să ştii să faci un anumit lucru, ci trebuie să-l faci şi să ştii pentru ce trebuie făcut;

• nevoia de a se exprima – de a putea aduce opinia ta la cunoştinţa celor din nivelele ierarhice superioare deUn procent foarte mare din ponderea

2

activităţilor pe care le desfăşoară un manager în cadrul unei organizaţii îl reprezintă activităţile de comunicare. Acest procent variază în funcţie de poziţiile ierarhice la care se desfăşoară activităţile, astfel, cu cât un individ se află mai sus în ierarhie, cu atât mai mare va fi ponderea comunicării în activitatea pe care o desfăşoară prin rolurile pe care le îndeplineşte. Există mai multe categorii de roluri pe care le pot îndeplini indivizii aflaţi în funcţii de conducere: roluri interpersonale, informaţionale sau decizionale. Ce semnificaţie are în fapt îndeplinirea fiecăruia din aceste roluri?

Rolurile interpersonale se referă la capacitatea managerilor de a reprezenta un anume departament, compartiment sau o anume direcţie în faţa celorlalţi angajaţi, de a motiva şi influenţa angajaţii, de a crea şi a menţine legăturile atât în interiorul, cât şi în exteriorul unei organizaţii.

Rolurile informaţionale se referă la capacitatea managerilor de a colecta, a monitoriza, a prelucra, a sintetiza şi a transmite informaţii în interiorul, ca şi în exteriorul organizaţiei, precum şi între aceasta şi alte organizaţii (sunt realizate, de regulă, de departamentul Relaţii Publice din cadrul organizaţiilor).

Rolurile decizionale au în vedere calitatea de întreprinzător, capacitatea de rezolvare a disfuncţionalităţilor, responsabilitatea de a aloca resurse şi capacitatea de a negocia, ce se realizează prin iniţierea de activităţi, de strategii şi tactici care să conducă la schimbare (sunt realizate de toţi angajaţii din funcţii de conducere la diferite nivele ierarhice de la şeful de departament, compartiment, direcţie şi până la managementul de vârf).

Obiectivele comunicării manageriale:• cunoaşterea de către toţi angajaţii a misiunii, obiectivelor şi strategiei organizaţiei;• cunoaşterea corectă şi completă de către toţi angajaţii a relaţiilor economice, tehnice şi sociale dintre organizaţiile şi mediul înconjurător;• crearea unui climat de comunicare sănătos care să asigure participarea creatoare a angajaţilor la luarea deciziilor;• motivarea angajaţilor pentru activitate performantă şi de calitate;• influenţarea angajaţilor şi determinarea schimbării comportamentului în sensul dorit de manager.

3. FUNCŢIILE COMUNICĂRII MANAGERIALE

a) funcţia de planificare sau previziune are rolul de a stabili ce anume trebuie realizat, cu ce mijloace, în ce condiţii şi în ce orizont de timp.

b) organizarea presupune stabilirea şi atribuirea sarcinilor, gruparea acestora pe compartimente, alocarea resurselor şi determinarea structurii organizaţionale, realizarea unui număr important de sarcini caracteristice procesului de comunicare, presupune construirea unui cadru relaţional cu caracter formal, a sistemului informaţional intern şi extern, presupune primirea,

3

solicitarea şi utilizarea feed-back-ului.c) funcţia de coordonare are în vedere conlucrarea activităţilor şi a

resurselor alocate în mod optim, pentru realizarea obiectivelor propuse prin politicile organizaţionale. Funcţia de coordonare îmbracă două forme după criteriul modalităţii de realizare a comunicării:

• coordonarea bilaterală – are la bază o comunicare de tip linear, realizat între manager şi subordonat, în vederea obţinerii unui feed-back operativ; aceasta are ca principal dezavantaj consumul mare de timp;

• coordonarea multilaterală – are la bază o comunicare de tip reţea, implicând un număr mare de subordonaţi care intră în contact, în schimb de informaţii cu managerul; se realizează de regulă în cadrul şedinţelor.

d) funcţia de antrenare într-o organizaţie îşi propune să realizeze prin colaborare şi motivare implicarea cât mai profundă a angajaţilor în vederea realizării obiectivelor ce le revin, obiective ce sunt deduse din elemente stabilite prin programe şi politici organizaţionale la nivel general.

e) funcţia de evaluare – control control permite decidenţilor, autorităţilor superioare să constate dacă instituţia în ansamblul ei şi-a îndeplinit sau nu obiectivele prin activitatea desfăşurată. Aceasta se face după realizarea unei evaluări pertinente, bazată pe criterii bine formulate şi concret specificate.f) funcţia de informare se referă la faptul ca managerul este pus în situaţia de

a primi două tipuri de informaţii: informaţii externe – trimise şi primite prin structuri special create – şi informaţii interne – care circulă prin canale formale şi neformale în cadrul respectivei organizaţii. Comunicarea este formală atunci când mesajele sunt transmise prin canale prestabilite şi poate lua forma, de exemplu, a rapoartelor, notelor, circularelor, prezentărilor, şedinţelor. În orice organizaţie însă, o mare cantitate de informaţie circulă prin canale neformale, sub forma discuţiilor în afara contextului relaţiilor de subordonare. Comunicarea neformală reprezintă orice comunicare ce are loc în afara canalelor formale de comunicare. Canalele neformale de comunicare apar şi există în mod necontrolat, sunt în continuă modificare şi operează în toate direcţiile. Au avantajul că sunt rapide, selective şi au putere mare de influenţare. Comunicarea neformală poate realiza legături directe între managerii din eşalonul superior şi subordonaţii de pe ultimul nivel ierarhic, având la bază relaţii de prietenie sau alt fel de relaţii, independente de structura organizaţională. Canalele neformale au cel mai activ rol atunci când organizaţia trece prin perioade de schimbare sau este ameninţată în vreun fel.

e) funcţia de comandă şi instruire prin care managerul asigură convergenţa acţiunii celorlalţi angajaţi şi a compartimentelor din structură, în realizarea politicilor organizaţiei.

f) funcţia de influenţare, convingere, îndrumare şi sfătuire îi permite oricărui manager să realizeze controlul atât asupra informaţiei vehiculate, cât şi asupra comportamentului celorlalţi angajaţi cu care se află în relaţii de diverse tipuri (ierarhice ascendente sau descendente, orizontale) în cadrul respectivei structuri.

4

g) funcţia de integrare şi menţinere îi oferă angajatului din structurile ierarhice superioare posibilitatea de a asigura operabilitatea funcţională a departamentului/direcţiei/biroului pe care îl conduce.

4. FORMELE COMUNICĂRII MANAGERIALE

Modalitatea de realizare a comunicării în cadrul oricărei organizaţii depinde foarte mult de structura instituţiei în care acest proces se realizează.

La nivelul fiecărei structuri din cadrul organizaţiilor se realizează o distribuire a activităţilor, care atrage după sine dependenţa dintre compartimentele acestora.

La nivelul organizării interne a oricărei organizaţii, informaţia trebuie să ajungă la destinatia (departament, direcţie, birou, persoană) potrivită, şi, cel mai important lucru, să parvină în timp util. Dacă informaţia întârzie, dacă nu ajunge la momentul potrivit, îşi pierde valoarea.

Schimbul de de mesaje, de informaţii realizat la nivelul structurilor unei organizaţii poate fi vertical ascendent (de la bază la vârf) sau descendent (de la vârf la bază) sau orizontal (realizat între angajaţii ce aparţin unor departamente, direcţii, birouri aflate pe acelaşi nivel ierarhic).

Comunicarea managerială, ca formă de comunicare interumană, are anumite particularităţi impuse nu numai de scopul, obiectivele şi rolul ei, ci şi de cadrul organizaţional şi de structura organizaţiei. Astfel poate fi: comunicare managerială internă şi comunicare managerială externă.

Comunicarea managerială internă se referă la schimbul de mesaje ce are loc în interiorul organizaţiei, implicând persoane sau grupuri, şi poate fi formală şi neformală. Comunicarea interna confera managerului contributia participativa, constituie elementul de coeziune dintre membrii consiliului de administratie si a celui director, asigurandu-le posibilitatea de a intelege si de a se face intelesi de catre salariatii societatii. Managerul trebuie sa comunice salariatilor sarcinile pe care le au de indeplinit, problemele referitoare la calitate si fiabilitate, rentabilitate si economii. La randul lor, salariatii doresc sa cunoasca preocuparile managerului pentru dezvoltarea si modernizarea societatii si consecintele umane ale procesului respectiv, masurile preconizate pentru formarea si perfectionarea pregatirii profesionale a personalului. In felul acesta se creaza un sistem de comunicare reciproca, care favorizeaza dezvoltarea societatii comerciale spre infaptuirea obiectivelor de perspectiva si curente.

Comunicarea managerială externă asigura schimbul de informatii al firmei cu piata tinta pe care actioneaza. În exteriorul organizaţiei managerul comunică cu elemente din mediul economic, social şi politic: clienţi, furnizori, concurenţi, acţionari, asociaţi, comunitatea locală, publicul general, mas-media, guvern, partide. Comunicarea managerială externă se constituie deci în relaţiile stabilite cu cei care sunt legaţi în vreun fel de organizaţie şi cu publicul în

5

general.Comunicarea constituie pentru manager calea principala de atragere a

salariatilor la exercitarea activitatilor necesare realizarii obiectivelor societatii si reprezinta elementul dinamic al activitatii manageriale, al carui scop principal consta in crearea conditiilor pentru integrarea psihosociala si colaborarea salariatilor pe toate treptele. Comunicarea formală este caracteristică, cu precădere organizaţiilor mari, o mare parte din activităţile de comunicare au loc în mod sistematic şi formalizat şi de multe ori comportă specificităţi legate de profilul şi scopul organizaţiei. Canalele formale de comunicare sunt create în mod controlat prin stabilirea unui sistem formal de responsabilităţi şi delegări de sarcini care urmăresc structura organizaţională ierarhică.

Comunicarea managerială este o componentă esenţială a comunicării, în general datorită impactului imediat, direct şi indirect pe care îl are asupra evoluţiei colectivităţii umane. Ea se află în centrul a tot ceea ce întreprinde organizaţia, este prezentă în toate activităţile acesteia şi îşi pune amprenta asupra rezultatelor obţinute, determinând atât succesul, cât şi insuccesul. Este un important instrument de implementare a schimbărilor, a strategiilor, având implicaţii majore asupra calităţii şi eficienţei managementului.

Un manager, pentru a fi un bun comunicator, trebuie: să întrebe, să răspundă, să-şi spună punctul de vedere, să se informeze şi să informeze la rândul lui, să asculte, să consulte, să se documenteze, să înţeleagă şi să asigure cele mai eficiente relaţii cu subordonaţii, superiorii şi egalii (colegii aflaţi pe acelaşi nivel ierarhic). El dispune de o serie de sisteme de transmisie şi de procedee de comunicare pe care le poate pune în acţiune, le poate dirija, fructifica şi controla în vederea atingerii obiectivelor asumate.

6