codul de conduită updated 2/19/2014 - keystone human services · 2017-10-15 · sunt voluntari, ei...

Planul de Integritate şi Conformitate Corporativă

&

Codul de Conduită

jbennett

Typewritten Text

jbennett

Typewritten Text

jbennett

Typewritten Text

Updated 2/19/2014

jbennett

Typewritten Text

A nu se utiliza, distribui sau reproduce fără permisiunea Keystone Human Services.

Keystone Human Services

Planul de Integritate şi Conformitate

Corporativă

&

Codul de Conduită

Dacă vezi ceva . . .

. . . SPUNE CEVA

Mesaj din partea Preşedintelui

Stimaţi Angajaţi,

În calitate de Preşedinte al Keystone Human Services, ştiu că succesul agenţiei noastre

depinde de oamenii noştri şi modul în care ne desfăşurăm activitatea. Cu integritate

şi în deplină conformitate, în fiecare zi trebuie să câştigăm îincrederea celor care se

bazează pe noi pentru a le oferi ceea ce au nevoie în scopul participării la o viaţă

plina de sens în comunitatea lor.

Cerinţe mai stricte privind respectarea de către finanţatori, guverne, şi aria

internaţională, precum şi familiile şi persoanele în sine, înseamnă că Keystone

funcţionează într-o varietate de medii foarte complexe, în care trebuie să ne străduim

continuu pentru a oferi servicii de cea mai bună calitate.

Respectarea Keystone şi Politicile de Integritate sunt concepute pentru a ne conduce

către cea mai bună funcţionare generală în mediul nostru, iar Departamentul de

Conformitate Keystone sunt aici pentru a ajuta organizaţia noastră asigurându-se că

depunem toate eforturile. Cu toate acestea, ca şi angajaţi, ne aflăm cu toţii la cel mai

înalt nivel de responsabilitate personală pentru a ne asigura că departamentul nostru,

agenţie sau sucursală se află nu numai în conformitate cu cerinţele importante de

integritate, dar şi ca noi, ca organizaţie, să depăşim în permanenţă cerinţele cu un

accent constant pe nevoile reale ale celor pe care îi deservim.

Am avut întotdeauna un sentiment de mândrie cu privire la calitatea angajaţilor care

lucrează pentru Keystone, şi sunt mândru de a mă număra printre voi. Împreună, sunt

sigur că vom continua să aducem cel mai înalt nivel de integritate muncii pe care o

desfăşurăm.

Cu sinceritate,

Dennis W. Felty

Preşedinte

Keystone Human Services 1 Planul de Integritate & Conformitatea Corporativă

Stimați Colegi Angajați,

In calitate de Vicepreședinte al Conformității Companiei şi Integrității şi Ofițer de Conformitate

Corporativa, știu că succesul depinde nu doar de calitatea şi nivelul de serviciu pe care îl oferim celor

care ne susțin, relațiile de afaceri pe care le stabilim şi întreținem, şi sprijinul şi implicarea comunităților

noastre locale, ci şi de încrederea şi integritatea care întruchipează reputația noastră.

In Keystone, avem o mare responsabilitate pentru gestionarea resurselor încredințate în grija

noastră, inclusiv efortul susținut pentru a crea servicii care sunt eficiente, accesibile şi la preturi

accesibile. Integritatea fiscala este o calitate esențială a serviciilor comunitare şi sprijinite de

guvern. Datorită importanței muncii noastre, ne străduim să asigurăm toate filialele noastre să

aibe încredere în sistemul nostru financiar, practicile de afaceri, respectarea contractului şi

cunoștințele cu privire la modul în care resursele sunt utilizate. Mai mult decât atât, filialele

noastre pot avea încredere că resursele sunt aplicate intr-o maniera care deservește în mod

eficient persoanele fizice şi comunitatea.

În concordanță cu angajamentul nostru de a oferi servicii la cel mai înalt standard de

conduită etică în afaceri, am dezvoltat şi implementat un Plan de Conformare a Companiei şi

de Integritate care include Codul nostru de Conduită, şi este împărtășită cu toți finanțatorii,

partenerii de afaceri, ofițerii, angajații şi membrii Consiliului. Planul identifică în mod clar

obligația fiecărei persoane de a găsi cea mai buna utilizare a resurselor care ne revin şi de a

evita şi/sau dezvălui toate conflictele de interes posibile. Deși majoritatea membrilor Consiliului

sunt voluntari, ei trebuie să se conformeze cu legile şi reglementările în relațiile lor cu şi în

numele Keystone, precum şi a deține cele mai înalte standarde de integritate.

Acestea fiind spuse, Declarația Departamentului de Conformare a Companiei şi Integritate

comunică:

În continuarea angajamentului nostru de a construi o cultură etică, Departamentul de

Conformare a Companiei şi Integritate menține o infrastructură de control, sisteme şi

metode de monitorizare care permit Keystone Human Services să-si îndeplinească

responsabilitatea de a rămâne în conformitate cu toate legile, statutele, cerințele de

reglementare şi procedurile şi regulamentele interioare.

Prin promovarea de conștientizare, educație, calitate şi transparență, ne dedicam

„să facem ceea ce trebuie” şi să încurajam participarea angajaților în efortul de a

atinge obiectivul nostru de a funcționa la cel mai înalt standard de conduită etică în

afaceri.

Keystone se angajează să se asigure că toți angajații își îndeplinesc responsabilitățile la locul de

muncă cu integritate, mândrie şi excelență. Deoarece conformarea afectează fiecare

angajat, fiecare este responsabil pentru aderarea la regulamentele şi procedurile care

guvernează activitatea noastră, şi prin acest mod fiecare își oferă sprijinul pentru misiunea şi

viziunea noastră.

Cu sinceritate,

Vice Preşedinte pe probleme de Conformitate Keystone

Keystone Human Services 2 Planul de Integritate & Conformitatea Corporativă

Cuprins

Codul de Conduită:

Ce ar Trebui să Știți Despre Codul de Conduită Keystone Human Services ….... 5

Rolurile Programului Keystone de Conformitate şi Integritate .............................. 10

Principiul 1: Conformitatea Legală.............................................................................. 11

Standardul 1.1—Antitrust ............................................................................................... 12

Standardul 1.2—Taxe .................................................................................................... 14

Standardul 1.3—Frauda şi Abuzul ................................................................................ 15

Standardul 1.4—Lobbying/Activitatea Politică ....................................................... 17

Standardul 1.5—Mediul …………................................................................................. 19

Standardul 1.6—Discriminarea .................................................................................... 20

Principiul 2: Etica în Afaceri ......................................................................................... 22

Standardul 2.1—Comunicarea Onestă ..................................................................... 23

Standardul 2.2—Delapidarea de Informații de Proprietate ................................. 24

Standardul 2.3—Verificarea Angajat/Furnizor .......................................................... 26

Principiul 3: Confidențialitatea .................................................................................... 27

Standardul 3.1—Informații Legate de Cei pe care îi Deservim …......................... 28

Standardul 3.2—Informațiile de Proprietate ............................................................ 30

Standardul 3.3—Acțiunile/Deciziile Personalului ...................................................... 32

Principiul 4: Conflictele de Interese .............................................................................. 33

Standardul 4.1—Interese Financiare Externe............................................................ 34

Standardul 4.2—Servicii pentru Competitori/Furnizori ...................................... 36

Standardul 4.3—Participarea în Consiliile Executive/de Administrație ............ 38

Standardul 4.4—Onorariul ............................................................................................ 40

Keystone Human Services 3 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Cuprins (continuare)

Principiul 5: Relațiile de Afaceri ............................................................................ 41

Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități ....................................................................... 42

Standardul 5.2—Contractarea .................................................................................. 48

Standardul 5.3— Mita Internațională....................................................................... 49

Principle 6: Protejarea Bunurilor ................................................................................ 52

Standardul 6.1—Controlul Intern ............................................................................... 53

Standardul 6.2—Raportul Financiar ... ..................................................................... 54

Standardul 6.3—Călătorii şi Divertisment ................................................................. 56

Standardul 6.4—Uzul Personal al Bunurilor Keystone ............................................. 57

Anexă:

Formular de Sesizare a Conformității ...........................................................................i

Index.................................................................................................................................. xi

Keystone Human Services 4 Planul de Integritate & Conformitate Corporativa

Ce ar Trebui să Stiti Despre

Codul de Conduită

Keystone Human Services

De ce Keystone are un Cod de Conduită?

Keystone Human Services (denumire comună, “Keystone”) şi filialele sale sunt

pe deplin angajate să își desfășoare activitatea în conformitate cu legea şi

alte standarde acceptabile de conduită în afaceri indicate în regulamentul

Keystone.

Companiile şi organizațiile se află sub o presiune crescândă de a adera la

standardele legale şi etice adecvate. Un eșec de a îndeplini aceste standarde

poate fi dăunător pentru Keystone şi mai important, ar fi greșit.

Misiunea Keystone şi valoarea vieții umane solicită integritatea şi

conformarea cu legile şi standardele din partea fiecărui angajat, membrii

ai Consiliului şi voluntari.

Aşa cum s-a stabilit prin Codul Regulamentului de Conduită, scopul acestui Cod

de Conduită este de a oferi standarde conform cărora angajații Keystone trebuie

să se comporte în scopul de a proteja şi promova integritatea la nivel de

organizație şi pentru a spori capacitatea Keystone de a-şi îndeplini misiunea. Codul

de Conduită este conceput pentru a ne ajuta pe fiecare dintre noi să înțelegem şi

să respectăm conformarea de bază şi regulile de integritate aplicabile locurilor

noastre de muncă şi pentru a ști când şi unde să cerem sfaturi.

Nimic din acest Cod de Conduită nu este menit şi nu ar trebui să fie interpretat

ca oferind drepturi suplimentare de muncă sau contractuale angajaților sau

altor persoane.

In timp ce Keystone va încerca în general să comunice modificări

concomitente cu sau înaintea implementării unor astfel de schimbări, Keystone

îşi rezervă dreptul de a modifica, schimba sau altera Codul de Conduită, fără

preaviz către vreo persoana sau angajat.

Ce este integritatea?

Integritatea se definește ca fiind aderarea la principiile morale şi etice şi

posedarea unui sentiment de onestitate. Cu alte cuvinte, integritatea înseamnă

„a face ceea ce trebuie chiar dacă nimeni nu supraveghează.”


Ce Ar Trebui să Știți Despre

Codul de Conduită

Keystone Human Services (continuare)

Cine ar trebui să respecte Codul de Conduită?

Keystone se așteaptă ca toti angajații să respecte următoarele principii şi

standarde şi să desfășoare activitatea şi afacerile Keystone în concordanță cu

situația generală a principiilor stabilite aici.

Acei angajați care angajează furnizori, consultanți şi contractori trebuie să

depună eforturi rezonabile pentru a le monitoriza activitatea astfel încât acțiunile

lor să fie în concordanță cu Codul de Conduită. Orice preocupări legate de

furnizori, consultanți sau contractori care nu îşi desfășoară activitatea în

conformitate cu Codul de Conduită ar trebui să fie comunicate superiorului

dumneavoastră şi Ofițerului de Conformitate Corporativă.

În plus, ne așteptăm ca membrii Consiliului, voluntarii şi alți contractori să

respecte legile şi reglementările aplicabile în relațiile lor cu şi în numele Keystone,

precum şi a deține cele mai înalte standarde de integritate. Ca atare,

împărtășim Codul de Conduită cu aceștia, în scopul de a retransmite

angajamentul nostru pentru o conduită legală şi etică.

In ce măsură acest Cod de Conduită mă afectează pe mine?

Codul de Conduită reprezintă un angajament de a face ceea ce este corect.

Prin faptul că lucrați la Keystone, sunteți de acord să respectați acest

angajament. Se așteaptă ca dumneavoastră să înțelegeți standardele stabilite în

acest Cod de Conduită şi orice regulamente care se aplică locului

dumneavoastră de muncă – şi, mai important, se așteaptă ca dumneavoastră să

respectați aceste standarde şi regulamente. Nerespectarea Codului de

Conduită sau a instrucțiunilor de comportament pe care Codul de Conduită le

reprezintă, pot duce la acțiuni disciplinare. Pentru pretinsele încălcări ale Codului

de Conduită Keystone va cântări faptele relevante şi circumstanțele, inclusiv, dar

nu limitat la întinderea la care comportamentul a fost contrar cu exprimarea de

limbă or intenția generală a Codului de Conduită, de comportamentul

neadecvat, istoria angajatului cu Keystone şi alți factori pe care Keystone le

consideră relevante. Disciplina pentru nerespectarea Codului de Conduită

poate, la discreția Keystone, duce de la supravegherea progresivă până la şi

inclusiv la reziliere.

Cum folosesc acest Cod de Conduita?

Codul de Conduită conține principii care articulează regulamentul şi standardele

Keystone, care sunt menite să ofere îndrumări suplimentare. Întrebări frecvente

Keystone Human Services 6 Planul de Integritate & Conformitate Corporativa


Codul de Conduită


sunt oferite ca exemple pentru fiecare standard, la fel ca orice regulamente

sau surse aplicabile pentru informații suplimentare. Toate regulamentele

relevante şi directivele operaționale pot fi accesate prin zona Keystone la

www.keystonezone.com.

Tot ce am nevoie să stiu se află în Codul de Conduită?

In timp ce Codul de Conduită este o piesa esențială în angajamentul Keystone la

Integritate, nu se intenționează să descrie fiecare lege sau politica care vi se aplica.

Sunteți responsabili pentru identificarea oricăror reguli suplimentare care se pot aplica

filialei sau poziției dumneavoastră. De exemplu:

Fiecare filiala Keystone poate avea regulamente şi proceduri pentru a

implementa în continuare standardele în Codul de Conduită Keystone. în

cazurile în care regulile unei filiale sunt mai stricte decât cele prevăzute în

prezentul Cod de Conduita, vi se va cere să respectați reguli mai stricte.

In funcție de locație, şi anume statul sau țara în care lucrați, se pot aplica

legi suplimentare.

Ce se intanmplă cu filialele noastre din afara Statelor Unite?

Angajații care lucrează pentru filialele noastre din străinătate, şi anume Keystone

Human Services International (KHSI), Keystone Human Services International Moldova

Association (KHISMA) şi Keystone Foundation for Children and Families (KFCF) pot fi

supuse legilor țării în care se afla. în timp ce legile din S.U.A. se pot aplica în

continuare, vă revine o responsabilitate importantă de a cunoaște şi respecta

legislația şi standardele locale, precum şi regulamentul şi procedurile interioare ale

Keystone.

Unde mă încadrez aici?

Toți angajații sunt responsabili să se asigure ca comportamentul şi activitatea lor

sunt în concordanță cu Codul de Conduită. Keystone nu poate atinge

standardele noastre etice daca angajații nu comunică sau pun întrebări atunci

când este necesar. Aveți un rol esențial în conformitate prin raportarea oricăror

încălcări cunoscute sau suspecte ale Codului de Conduită, fraudă sau abuz,

deturnare de fonduri, şi/sau falsificarea evidențelor interne, Ofițerului de

Conformitate Corporativă, fără teama de represalii sau pierderea locului de

muncă.


http://www.keystonezone.com/


Codul de Conduită


Dar cei care ii supraveghează pe alții?

Conducerea Executivă şi supraveghetorii Keystone au responsabilități

suplimentare în conformitate cu Codul de Conduită:

Să conducă prin exemplu—să arate ce înseamnă să acționeze cu integritate;

Să se asigure ca cei care ii supraveghează au cunoștințe adecvate, instruire

şi resurse pentru a respecta standardele prevăzute în Codul de Conduită;

Monitorizarea conformării de către persoanele supravegheate;

Aplicarea standardelor Codului de Conduită şi toate regulamentele aferente

companiei;

Sprijinirea angajaților care cu buna credință pun întrebări sau au nelămuriri cu

privire la problemele de integritate sau conformare. Acest lucru înseamnă ca

retorsiunile de orice fel nu sunt permise; şi

Raportarea cazurilor potențiale de neconformitate Ofițerului de Conformitate

Corporativă.

Unde mă duc pentru ajutor?

Dacă aveți întrebări cu privire la Codul de Conduită, sau aveți nevoie de informații

suplimentare, contactați ofițerul de conformitate corporativă.

In plus, Keystone a oferit 3 linii de telefon confidențiale care vă sunt disponibile pentru

utilizare în vederea raportării de încălcări ale Codului de Conduită :

Puteți APELA Linia de Ajutor de Conformitate la (717) 230-9702 sau 1-888-857-5007.

Puteți raporta ONLINE la www.keystonehumanservices.org/compliance/

compliance-referral-form.php.

Puteți TRIMITE O LINIE la:

Keystone Human

Services

Attn: Corporate Compliance Officer [Ofițerul de Conformitate Corporativa]

124 Pine Street

Harrisburg, PA 17101

(Marcați plicul CONFIDENTIAL)

Va rugăm să consultați Formularul de Recomandare de Conformitate din Anexă, pentru

a vă ajuta în redactarea raportului.


http://www.keystonehumanservices.org/compliance/


Codul de Conduită


Ce se intamplă când folosesc una dintre Liniile de Asistentă Telefoncă?

Dacă apelați linia de asistentă telefonică, completați o sesizare online sau

trimiteți o notă direct la Ofițerul de Conformitate Corporativa, cineva de la

Departamentul de Conformitate şi Integritate vă va răspunde în timp util. în

funcție de natura îngrijorării sau problemei, Departamentul de Conformitate şi

Integritate va lucra cu departamentele corespunzătoare, precum Resurse

Umane sau Conducerea Executivă, pentru a investiga şi rezolva problemele .

Dacă este nevoie de o investigare, Departamentul de Conformitate şi Investigații

va analiza problema prompt şi se va asigura că se va lua măsura corectivă

corespunzătoare așa cum este necesar. Pentru informații suplimentare, consultați

Regulamentul de Executare şi Prevenire şi Directiva Operațională

corespunzătoare liniei dumneavoastră de serviciu.

Voi intampina probleme pentru raportare?

Keystone Human Services nu tolerează retorsiunea față de niciun angajat bine

intenționat care caută un sfat sau raportează un motiv de îngrijorare. Oricine

acționează în retorsiune față de un individ va fi obiectul unei acțiuni

disciplinare, care poate include rezilierea. Keystone ia foarte în serios cererile

de retorsiune. Dacă bănuiți că dumneavoastră sau cineva cunoscut a fost

victima unei retorsiuni, contactați imediat Ofițerul de Conformitate

Corporativă.

Ce se intamplă dacă nu doresc să imi las numele?

Keystone înțelege şi va respecta dreptul de a raporta probleme de

conformare în mod anonim. Daca alegeți să raportați anonim, va rugăm să

furnizați informații suficiente pentru ca sesizările dumneavoastră să fie

investigate cu atenție. Toate rapoartele, indiferent de anonimat, vor fi

păstrate confidențiale. Keystone Human Service 9 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Rolurile Programului Keystone de

Conformitate şi Integritate

Codul de Conduită este mai mut decât o descriere a standardelor noastre; este

inima Programului de Conformitate şi Integritate.

Programul de Conformitate este administrat de către Ofițerul de Conformitate

Corporativă, care verifică Programul şi respectarea la nivel de companie a

Codului de Conduită cu ofițerii superiori, Comitetul de Conformitate şi

Integritate şi Consiliul Director şi Keystone Human Services.

Împreună, agentul de conformitate, echipa de management, precum şi

Comitetul de Conformitate şi Integritate au responsabilitatea de a monitoriza

Programul Keystone de Conformitate şi Integritate. Aceasta responsabilitate

include asigurarea ca:

angajații Keystone să respecte toate legile şi reglementările

aplicabile referitoare la serviciile pe care le oferim;

Keystone şi angajații săi să acționeze în conformitate cu

standardele etice adecvate;

Keystone să ofere servicii de înaltă calitate persoanelor pe care le

deservește;

Să identifice zonele de risc reale şi potențiale; si

Dezvoltării de standarde de conduită şi regulamente şi

proceduri Keystone.

Așa cu s-a stabilit în Regulamentul de Instruire a Angajaților cu privire la Conformitate,

toți angajații vor beneficia de instruire cu privire la Planul de Conformitate şi Integritate

şi Codul de Conduită, legi aplicabile, reguli şi regulamente. în funcție de cerințele

contractului, angajații implicați în formularea sesizărilor şi procesul de depunere vor

primi o instruire suplimentară, care poate varia între filiale. Instruirea conformității

pentru linia dumneavoastră de asistență se poate găsi intr-o Directiva Operaționala în

conformitate cu Regulamentul de Păstrare a Evidentei în Zona Keystone, sau este

disponibilă la Directorul dumneavoastră de Formare a Angajaților.


Prin

cip

iul 1

: C

on

form

itate

a Le

ga

la

Principiul 1

Conformitatea Legală

În toate relațiile noastre de afaceri, Keystone se străduiește să fie onestă şi

corectă. Toata activitatea de către sau în numele Keystone trebuie să fie în

conformitate cu legislația în vigoare.

Următoarele standarde sunt menite să ofere îndrumare angajaților şi să îi ajute în obligația de a respecta legislația în vigoare. Aceste standarde nu sunt nici exclusive, nici complete. Angajații sunt obligați să respecte toate legile aplicabile, indiferent dacă sunt sau nu abordate în mod specific în aceste regulamente. Dacă există întrebări cu privire la existenta, interpretarea sau aplicarea oricărei legi, ele ar trebui direcționate către Ofițerul de Conformitate Corporativă.

„Dreptul de a face ceva, nu înseamnă ca a face acel lucru este corect. ”

~ William Safire


Pri

nc

ipiu

l 1:

Co

nfo

rmita

tea

Le

ga

la

Standardul 1.1—Antitrust

Filialele Keystone respectă cu strictețe legile antitrust şi ale concurenței neloiale. Astfel

de legi interzic acordurile anticoncurențiale, precum fixarea prețurilor şi eforturile de a

elimina în mod nedrept competitorii. Angajații trebuie să ceară sfatul Ofițerului de

Conformitate Corporativă Keystone atunci când se confruntă cu decizii de afaceri care

implica un risc de încălcare a legilor antitrust.

Conduita interzisă de legile antitrust:

Acordurile de stabilire a prețurilor, licitații trucate, înțelegeri secrete

(inclusive schimbul de informații sensibile din punct de vedere

competitiv) cu competitorii

Boicoturile, anumite acorduri de exclusivitate şi acordurile

de discriminare de preț

Practici comerciale neloiale, inclusiv mită, însușirea ilegală de

secrete comerciale, înșelăciune, intimidare şi practici neloiale

similare.

Stiati ca . . .?

Sancțiunile pentru fixarea prețurilor sunt grave şi pot include pedepse cu

închisoarea şi amenzi mari.

Chiar şi ceea ce apare ca fiind un contact obișnuit de afaceri, precum

un prânz de lucru cu reprezentantul unui competitor care include o

discuție pe subiecte interzise, poate duce la sesizări de încălcări ale

legii concurenței.

Legile antitrust variază în întreaga lume. Multe țări şi state individuale din S.U.A. au

legi care interzic comportamentul anticoncurențial. Legile care vi se aplică pot

varia în funcție de locul unde vă aflați şi unde vă desfășurați activitatea. Legile

antitrust din S.U.A, vi se pot aplica în continuare, chiar daca vă aflați în

străinătate.


Prin

cip

iul 1

: C

on

form

itate

leg

ala

Întrebări Obișnuite Despre Legile Antitrust

Q: Unul dintre furnizorii pe care ii folosim nu este la fel de încredere așa cum a

fost odată. Îmi puteți recomanda să găsesc un nou furnizor?

A: Da. Atâta timp cât o companie nu încheie un acord cu concurenții pentru a

boicota un anumit furnizor, poate să înceteze să mai facă afaceri cu

furnizorul dacă compania alege.

Q: Îi pot spune unui potențial furnizor cât de mult plătim în prezent pentru

bunuri şi servicii, astfel încât să poată depune o ofertă mai mică?

A: Nu. Acest lucru ar oferi furnizorului un avantaj inechitabil şi ar restrânge

concurența.

Consultați Regulamentul de Oferte Competitive Keystone pentru informații suplimentare.


Pri

nc

ipiu

l 1:

Co

nfo

rmita

te L

eg

ala

Standardul 1.2—Taxe

Ca entitate scutită de impozit, Keystone are obligația legală şi etică de a acționa în conformitate cu legislația în vigoare, să se angajeze în activități în vederea realizării scopului său caritabil, şi pentru a se asigura că resursele sale sunt folosite într-o manieră care promovează mai degrabă interesele publice decât pe cele personale sau private ale oricărui individ. Prin urmare, Keystone şi angajații săi vor evita aranjamente de compensare în exces față de valoarea justă de piață, va raporta cu exactitate plățile către autoritățile fiscale adecvate, şi va depune toate taxele şi informațiile fiscale în concordanță cu legile în vigoare.

„“Relativitatea se aplică fizicii, nu eticii.”

~ Albert Einstein


Prin

cip

iul 1

:Co

nfo

rmita

tea

Leg

ala

Standardul 1.3—Frauda şi Abuzul

Keystone are un Program intern de audit de fraude şi abuz. Departamentul

investighează şi raportează orice potențială şi reală activitate frauduloasă.

Activitatea frauduloasă cea care este în mod deliberat înșelătoare în scopul de a

obține câștiguri ilegale sau abuzive. Keystone se așteaptă ca angajații săi să se

abțină de la orice comportament care poate încălca legile privind frauda şi abuzul.

Exemple de conduita interzise de

legile privind frauda şi abuzul:

Plațile directe, indirecte sau mascate în schimbul sesizării

persoanelor

Prezentarea de afirmații false, frauduloase sau inseratoare oricărei

entități guvernamentale sau unui plătitor terța parte, inclusiv cererile

pentru servicii neprestate, cereri ce caracterizează serviciul diferit

față de serviciul de fapt prestat, sau cereri care nu se conformează

de altfel cu programul aplicabil sau cerințele contractuale

Efectuarea de reprezentări false către orice persoana sau entitate, cu

scopul de a obține sau menține participarea la un program sau

pentru a obține plata pentru orice serviciu

Orice angajat care pune sub semnul întrebării o metodă de facturare sau are întrebări cu privire la legitimitatea unei anumite tranzacții trebuie să contacteze Departamentul de Conformitate Corporativă şi Integritate. Ofițerul de Conformitate Corporativă va revizui toate preocupările şi le va analiza în mod adecvat.


Pri

nc

ipiu

l 1: C

on

form

ita

tea

Le

ga

la

Întrebări Obișnuite cu Privire la Legile Fraudei şi

Abuzului

Q: Care este diferența dintre fraudă şi abuz?

A: Frauda are loc atunci când cineva face cu bună știință o înșelăciune sau o

denaturare a faptelor care are ca rezultat sau ar putea duce la o plată sau un

beneficiu neautorizat către destinatar. Abuzul implică acțiuni care sunt

incompatibile cu practicile sănătoase medicale, de afaceri sau fiscale. Abuzul poate

duce fie direct sau indirect, la costuri inutile pentru un finanțator prin plăți

necuvenite. Acțiunile abuzive nu sunt comise cu bună știință sau intenționat. în timp

ce ambele activități au același impact, principala diferență este intenția individului.

Q: Un finanțator imi cere să ofer 4 ore de serviciu unei persoane pe care il deservim,

însă nu am oferit decât 3 ore. Ar trebui să facturez tot pentru 3 ore să ramânem în

cerințele contractului?

A: Nu. Orice cerere care caracterizează un serviciu diferit de ceea ce s-a oferit este o

încălcare a legilor privind frauda şi abuzul.

Pentru indicații suplimentare consultați Legra Federală de Conformitate a Reducerii

de Deficit şi Legea de Punere în Aplicare şi Prevenire şi Directiva Operatională

corespunzătoare specifica liniei dumneavoastră de serviciu.

Angajații de la Keystone Autism Services [Serviciile de Autism Keystone]

trebuie să respecte şi Regulamentul filialei privind Conformitatea cu

Programul Comunitar de Autism.


Prin

cip

iul 1

: C

on

form

itate

aLe

ga

la

Standardul 1.4—Lobbying/Activitatea Politică

Legislația Statelor Unite şi a altor câteva țări pun limite stricte cu privire la contribuțiile

făcute de corporații către partidele politice şi candidați, iar cei care încalcă aceste

reguli sunt supuși unor pedepse aspre—inclusiv cu închisoarea şi amenzi. Keystone se

aștepta ca fiecare din angajații săi să se abțină de a se implica într-o relație care ar

pune în pericol statutul de scutire de taxe al organizației, inclusiv o varietate de

lobbying şi activități politice.

Activitatea Politică Personală

Niciun individ nu poate face niciun acord de a contribui cu bani, bunuri sau serviciile

vreunui ofițer sau angajat pe cheltuiala Keystone pentru niciun candidat politic, partid,

organizație, comitet sau persoană fizică în încălcarea vreunei legi în vigoare. Keystone

respectă şi sprijină angajații care decid să participe şi să contribuie la organizațiile sau

campanile politice, însă trebuie să facă asta ca persoane fizice, nu ca reprezentanți

Keystone, şi trebuie să-şi folosească fondurile proprii.

Organizție Activitate Politică

In cazul în care experiența poate fi de ajutor, Keystone poate oferi în mod public

recomandări privind legislația sau reglementările luate în considerare. În plus, se poate

analiza şi se pot lua poziții publice cu privire la aspectele care au o relație cu

operațiunile Keystone atunci când experiența să contribuie la înțelegerea unor astfel

de probleme.

Lobbying

Keystone are multe contacte şi relații cu organismele şi oficialii guvernamentali. Toate aceste contacte şi tranzacții trebuie să se desfășoare intr-un mod onest şi etic. Orice solicitare sau cerere de a influenta procesul de luarea a deciziilor a organismelor sau oficialilor guvernamentali sub forma unei oferte necorespunzătoare a vreunui beneficiu este absolut interzisă. Orice solicitare sau cerere din partea oricărui reprezentant guvernamental a vreunui beneficiu necorespunzător, ar trebui raportată imediat Ofițerului de Conformitate Corporativă.


Pri

nc

ipiu

l 1:

Co

nfo

rmita

tea

Le

ga

la

Întrebări Obișnuite Despre Activitatea Politică

Q: Ajut un politician local cu campania sa. Pot folosi copiatorul de la birou pentru

a face copii pentru corespondență?

A: Nu. Bunurile şi echipamentul Companiei nu pot fi folosite în scop politic.

Q: As dori să candidez pentru Consiliul Scolii. Va fi asta o problemă?

A: Atâta timp cât activitățile de campanie nu se desfășoară în timpul dedicat pentru Keystone folosind echipamentul Keystone, puteți face acest lucru. Ar trebui totuși, să-i informați despre asta pe şeful direct şi Ofițerul de Conformitate Corporativă pentru a vă asigura că a candida pentru consiliul şcolii nu produce un conflict de interese(consultați Standardul 4.3).

Pentru informații suplimentare, consultați Regulamentul Keystone Privind

Activitatea Politică Interzisă.

Angajații Keystone Human Services, Inc. trebuie să respecte şi Regulamentul Keystone Human Services cu privire la Finanțarea Completă a Campaniei Politice.


Prin

cip

iul 1

: Co

nfo

rmita

tea

Leg

ala

Standardul 1.5—Mediul

Keystone așteaptă o respectare deplină şi completă a tuturor legilor şi regulamentelor de mediu în

vigoare, oriunde deservim. Ne angajăm la gestionarea şi operarea afacerii noastre intr-un mod

care respectă mediul înconjurător şi conservarea resurselor naturale. Angajații vor depune eforturi

pentru a utiliza resurse în mod adecvat şi eficient, de a recicla acolo unde este posibil şi de a

dispune de altfel de toate deșeurile în conformitate cu legile şi reglementările în vigoare, şi de a

coopera cu autoritățile competente pentru a remedia orice contaminare a mediului pentru care

Keystone poate fi responsabilă. Fiecărui angajat Keystone i se cere:

Sa efectueze afaceri în conformitate cu toate legile aplicabile de mediu,

reglementari, cerințe şi angajamente corporative. în plus față de conformitatea

legală, aceasta înseamnă a acționa în concordanta cu angajamentele de

mediu şi obiectivele filialei dumneavoastră.

Să înțeleagă că obiectivul este îndreptarea către practice durabile de mediu acolo

unde este posibil—aceasta înseamnă că trebuie să cunoaștem toate consecințele asupra mediului a ceea ce facem, şi să căutam modalități de a reduce sau elimina orice consecințe negative.

Să respecte procedurile specifice, să anunțe conducerea cu privire la

problemele potențiale de mediu, şi să împărtășească idei de îmbunătățire

continuă a performanței.

Întrebări Obișnuite Cu Privire La Impactul de Mediu

Q: Ce pot face pentru a face o diferența asupra impactului pe care

Keystone îl are asupra mediului?

A: Chiar şi lucrurile simple, cum ar fi stingerea luminilor, reciclarea hârtiei sau folosirea unor forme alternative de comunicare, precum teleconferința şi videoconferința, pentru a evita călătorii inutile de afaceri, pot face o mare diferență.


Pri

nc

ipiu

l 1: C

on

form

ita

tea

Le

ga

la

Standardul 1.6—Discriminarea

Keystone are o diversitate culturală şi consideră că tratarea corectă şi echitabilă a

angajaților, al persoanelor pe care le susținem este esențiala pentru îndeplinirea

viziunii şi a obiectivelor sale. Prin îmbrățișarea acestei diversități, Keystone

recrutează, angajează, promovează, disciplinează şi oferă alte condiții de muncă,

indiferent de rasa unei persoane, culoare sau religie.

Similar, Keystone se angajează să trateze persoanele pe care le susținem, indiferent de

rasa, culoare, religie, sex, origine etnică, vârstă sau handicap al acestei persoane, sau

orice altă clasificare interzisă de lege.

Deținerea unui mediu de lucru profesionist, înseamnă şi că Keystone nu va tolera nicio

formă de hărțuire. Hărțuirea poate fi un comportament verbal, fizic sau vizual în care

scopul sau efectul este acela de a crea un mediu ofensiv, ostil sau intimidant.

Hărțuirea sexuală, în special, poate include avansuri sexuale, cereri de favoruri

sexuale, contact fizic nedorit sau sugestii sexuale repetate şi nedorite. Alt

comportament interzis cuprinde: glume sau insulte ofensive rasiale, etnice, religioase,

legate de vârstă sau sexuale; distribuirea sau afișarea de imagini ofensive sau

animate; şi folosirea mesageriei vocale, e-mail sau alte dispozitive electronice pentru a

transmite informații denigratoare sau discriminatorii. Acest tip de comportament nu

are loc în cadrul Keystone.

„Acțiunea este într-adevăr mediul unic de exprimare a eticii.”

~ Jane Addams


Prin

cip

iul 1

: C

on

form

itate

a Le

ga

la

Întrebări Frecvente Cu Privire La Discriminare

Q: Ce se întâmplă dacă religia mea nu tolerează stilul de viață al unor persoane cu

care lucrez?

A: Alegând să lucrați la Keystone, ați fost de acord să îmbrățișați diversitatea şi să nu

discrimineze persoanele. Vorbiți cu superiorul dumneavoastră despre programul

alternativ sau sarcinile de lucru.

Q: Ṣeful meu face des glume obscene pe care le consider ofensatoare. Nu mă simt

confortabil să îl abordez în această privință. Ce pot să fac?

A: Puteți raporta sesizările dumneavoastră confidențial cu ajutorul Liniei de Asistență de Conformitate, prin completarea unei sesizări web, sau prin trimiterea unei note către Ofițerul de Conformitate Corporativă. Deși retorsiunea contravine regulamentului Keystone şi nu va fi tolerată, aveți dreptul şi opțiunea de a raporta anonim. în plus, aveți posibilitatea de a raporta sesizările dumneavoastră la Resurse Umane.

Consultați următoarele reguli pentru informații suplimentare:

Regulament Cu Privire la Hărțuire

Regulament Privind Oportunitățile Egale de Angajare şi Nediscriminare


Pri

nc

ipiu

l 2

: Etic

a în

Afa

ce

ri

Principiul 2

Etica în Afaceri

În sprijinul angajamentului Keystone față de cele mai înalte standarde de

etica şi integritate, angajații trebuie să reprezinte corect şi sincer Keystone şi

nu se vor angaja în nicio activitate sau sistem pentru a înșela pe cineva cu

bani, bunuri sau service oneste.

Următoarele standarde sunt concepute pentru a oferi îndrumare pentru a se asigura ca activitățile sale comerciale reflectă standardele înalte ale eticii şi integrității în afaceri. Conduita angajatului neabordată în mod specific de aceste standarde trebuie să fie în concordanță cu Principiul 2.

Ia mai puțin timp să faci un lucru corect, decât ia să explici de ce

l-ai făcut greșit .

~Henry Wadsworth Longfellow


Prin

cip

iul 2

: Etic

a în

Afa

ce

ri

Standardul 2.1—Comunicarea Onestă

Keystone cere candoare şi onestitate din partea persoanelor fizice în îndeplinirea responsabilităților lor şi în comunicarea cu avocații şi auditorii. Angajații nu pot face declarații false sau care induc în eroare orice persoana fizică pe care o deservim sau altă persoană sau entitate care face afaceri cu Keystone despre orice persoane fizice, persoane sau entități care fac afaceri sau sunt în competiție cu Keystone, sau despre produse sau servicii Keystone sau competitorii săi .

Dacă spui adevărul nu trebuie să ții nimic minte.

~Mark Twain


Pri

nc

ipiu

l 2

: Etic

a în

Afa

ce

ri

Standardul 2.2—Delapidarea de Informații de Proprietate

Așa cum ne protejăm informațiile noastre confidențiale (consultați Standardul 3.2-

Informații de Proprietate), angajații trebuie să respecte informațiile de proprietate

şi confidențiale ale altora. Astfel de informații pot include materiale scrise,

software, muzică şi alte “drepturi de proprietate intelectuală”. Toți angajații

Keystone sunt responsabili pentru a se asigura că nu copiază în mod

necorespunzător documente sau programe de calculator pentru ei înșiși

încălcând legile aplicabile de drepturi de autor sau acordurile de licențiere. Toți

angajații Keystone trebuie să respecte Regulamentul Keystone de Securitate a

Informațiilor.

Angajații nu vor utiliza informațiile confidențiale de afaceri obținute de la

competitori, inclusive liste cu clienți, liste de preturi, contracte sau alte informații

care încalcă un acord de a nu concura, înaintea contractelor de angajare, sau în

orice alt mod, probabil pentru a oferi un avantaj competitiv neloial pentru Keystone.

Știați ca . . .?

Pentru schimbul de copii al articolelor din reviste cu colegii, trimiterea în e-mail a articolelor în format PDF, sau inserarea de conținut în prezentări PowerPoint pot să necesite permisiunea de la destinatorul drepturilor de autor,


Prin

cip

iul 2

: Etic

a în

Afa

ce

ri

Întrebări Frecvente Cu Privire la Delapidarea

Informațiilor de Proprietate

Q: Am lucrat pentru unul dintre competitorii Keystone şi am o listă extinsă de

contacte şi documente care ar putea fi utile pentru Keystone. Pot folosi

aceste informații?

A: Nu. Aceste informații sunt informații de proprietate care aparțin angajatorului

anterior şi nu ar trebui utilizate pentru a oferi un avantaj neloial lui Keystone.

Q: Am un program de calculator pe computerul meu de acasă care ar fi util la lucru.

Din vreme ce programul îmi aparține deja, îl pot încărca pur şi simplu pe

calculatorul de la locul de muncă?

A: Nu. Prin încărcarea de software pe calculatorul de la locul de muncă veți încălca

acordurile de licențiere care au venit cu software-ul şi regulamentele Keystone cu

privire la Securitatea Informațiilor,

Consultați regulamentele de mai jos pentru informații suplimentare:

Regulament cu privire la Responsabilitatea Tehnologică a Angajaților

şi Orice Alt Personal Autorizat

Regulament de Securitate a Informațiilor


Pri

nc

ipiu

l 2

: Etic

a în

Afa

ce

ri

Standardul 2.3—Verificarea Angajat/Furnizor

In conformitate cu reglementările federale, Keystone face o ancheta rezonabilă în istoricul angajaților potențiali şi al furnizorilor ale căror locuri de muncă sau activități pot avea un impact asupra procesului de depunere şi procesare a cererii Medicare/Medicaid, relația Keystone cu personalul de îngrijire directă, sau modele de recomandări între furnizori. Aceste verificări de istoric sunt necesare pentru a se asigura ca Keystone nu angajează sau contractează orice persoană sau entitate care a fost condamnată pentru o infracțiune legata de sănătate sau este listată de o agenție federală ca fiind exclusă, sau nu se califică la programul federal de participare.

Consultați Regulamentul de Verificare a Istoricului şi Regulamentul de Licitație

Competitivă pentru informații suplimentare.

Angajații Keystone Autism Services [Serviciile Keystone de Autism] trebuie

să respecte şi Regulamentul Programului Comunitar de Autism cu

privire la Conflictul de Interese specific pentru această filială.


Prin

cip

iul 3

: C

on

fide

ntia

litate

a

Principiul 3

Confidențialitatea

Keystone crede în respectarea confidențialității informațiilor personale ale

angajaților, precum şi a informațiilor persoanelor fizice pe care le deservim.

Toți angajații trebuie să depună eforturi de păstrare a informațiilor

confidențiale în conformitate cu standardele legale şi etice aplicabile.

Keystone şi angajații săi sunt în posesia şi au acces la o mare varietate de informații confidențiale, sensibile şi de proprietate, a căror divulgare ilegală ar dăuna celor pe care ii deservim, partenerii de afaceri Keystone şi Keystone în sine. Fiecare angajat Keystone are obligația de a proteja în mod activ şi a păstra informațiile confidențiale sensibile şi de proprietate intr-o maniera proiectată pentru prevenirea de divulgare neautorizata a informațiilor. Aceasta înseamnă că accesul la date personal ar trebui să fie limitat la personalul companiei care au autorizație adecvată şi au nevoie clară de informații în scop de afaceri. Angajații care au acces la informațiile personale trebuie să le trateze în mod corespunzător şi confidențial.

„Să știi ce este bine şi să nu faci acest lucru e cea mai mare lașitate.”

~ Confucius


Prin

cip

iul 3:

Co

nfid

en

tia

lita

tea

Standardul 3.1—Informații Legate de

Cei pe care îi Deservim

Fiecare angajat Keystone are obligația să se comporte în conformitate cu

principiul de păstrare a confidențialității informațiilor de la şi despre oamenii pe

care îi deservim în conformitate cu toate legile şi regulamentele aplicabile.

In Statele Unite, Departamentul de Sănătate şi Servicii Umane (DHHS) a emis

un set de standarde naționale de protecție a informațiilor de sănătate

conform Regulii de Confidențialitate. Standardele Regulii de Confidențialitate

abordează utilizarea şi divulgarea Informațiilor Medicale Confidențiale (PHI),

precum şi standarde cu privire la drepturile individuale de confidențialitate şi

dreptul de a controla modul în care aceste informații de sănătate sunt folosite.

Biroul Drepturilor Civile are responsabilitatea de a implementa şi aplica Legea

Confidențialității Transferului şi Responsabilității Asigurării de Sănătate (HIPAA).

Legile privind confidențialitatea în alte țări pot fi diferite de cele din Statele Unite.

Keystone recunoaște şi respectă standardele aplicate pentru a proteja

informațiile individual identificabile pentru persoanele fizice pe care le deservim în

fiecare țară în care ne desfășuram activitatea. Aceste standarde sunt utilizate

pentru a aborda utilizarea şi divulgarea informațiilor medicale protejate, precum şi

întreținerea şi securitatea informațiilor de sănătate transmise. Keystone crede şi

recunoaște ca fiecare individ pe care îl deservim are dreptul la viață privată şi la

protecția informațiilor de sănătate. Angajații care își desfăşoară activitatea în

străinătate trebuie să fie conștient de legile țării respective privind

confidențialitatea şi localitatea în care lucrează şi le respectă în mod

corespunzător.

Toți angajații sunt instruiți cu privire la regulile de confidențialitate înainte de a fi

responsabili pentru protejarea informațiilor de sănătate şi au obligația de a respecta

toate regulile şi procedurile de confidențialitate aplicabile. Aceste reguli şi

proceduri sunt legate de confidențialitate, accesul individual şi divulgarea de

informații de sănătate protejate şi preferințe de comunicare.

In cazul în care apar întrebări cu privire la obligația de a păstra

confidențialitatea informațiilor sau caracterul privat al divulgării de

informații, angajații ar trebui să caute îndrumare din partea conducerii sau

de la Ofițerul de Conformitate Corporativă. Angajații ar trebui să contacteze

conducerea sau Ofițerul cu privire la Confidențialitate dacă au întrebări

despre regulile şi procedurile HIPAA privind confidențialitatea.


Prin

cip

iul 3

: Co

nfid

en

tialita

tea

Întrebări Suplimentare Despre Informațiile Legate de

Cei pe care îi Deservim

Q: Am văzut un prieten al unui individ pe care îl deservim la un magazin alimentar. M-a

întrebat despre starea de sănătate a individului şi planul de tratament al acestuia.

Din vreme ce sunt prieten al acestuia, îi pot da aceste informații?

A: Nu. Aceste informații sunt considerate informații de sănătate protejate şi nu

trebuie divulgate sau discutate cu cineva care nu are autorizația de a obține

aceste informații.

Q: Lucrez ocazional de acasă. Pot trimite în e-mail documente care conțin

informații de sănătate către computerul meu de acasă?

A: Nu. Nu ar trebui să utilizați computerul de acasă pentru a deschide sau lucra la

documente care conțin informații protejate ale unui individ. Computerul de

acasă nu este sigur şi informațiile pot fi accesate de către părți terțe ceea ce ar

însemna o inculcare a legii.

Pentru informații suplimentare, consultați regulamentul Keystone privind

HIPAA şi confidențialitatea celor pe care îi deservim, ceea ce se poate

găsi în zona Keystone.

De asemenea consultați Regulamentul Responsabilităților Tehnologice pentru

Angajați şi Alt Personal Autorizat.


Prin

cip

iul 3

: C

on

fid

en

tia

lita

tea

Standardul 3.2—Informațiile de Proprietate

Informațiile, ideile şi bunurile intelectuale de proprietate Keystone sunt

importante pentru succesul organizației. Informațiile cu privire la strategiile

poziției competitive sau de afaceri Keystone, informațiile despre plată sau

rambursare, şi informațiile referitoare la negocierile cu angajații sau parti terte ar

trebui să fie protejate sau communicate angajaților care trebuie să cunoască

aceste informații în scopul de a-s indeplini responsabilitățile la locul de muncă.

Angajații ar trebui să exercite grija şi să se asigure ca drepturile de proprietate

intelectuala, inclusiv brevete, mărci comerciale, drepturi de autor şi software,

sunt intreținute şi manageriate cu grijă pentru a le pastra şi proteja valoarea. În

plus, toate evidențele create ca parte a activității dumneavoastră la Keystone

devin proprietatea companiei şi nu fac parte din evidențele dumneavoastră

personale.


Prin

cip

iul 3

: Co

nfid

en

tialita

tea

Întrebări Frecvente Despre Informațiile de Proprietate

Q: As dori să împărtăşesc modul în care Keystone își facturează serviciile cu un

prieten de-al meu care lucrează pentru o organizație intr-un alt stat similară cu

Keystone şi nu este un competitor al Keystone? Acest lucru este permis?

A: Nu. Indiferent dacă persoana sau organizația este intr-un alt stat şi nu este un

competitor, acele informații sunt o proprietate şi nu trebuie divulgate unor surse

externe sau unor persoane care nu trebuie să le cunoască.

Consultați Regulamentul Keystone cu privire la Conflictul de Interese

pentru informații suplimentare privind protecția proprietății.


Prin

cip

iul 3

: C

on

fid

en

tia

lita

tea

Standardul 3.3—Acțiunile/Deciziile Personalului

Keystone respecta informațiile angajaților săi. Accesul la datele personale, salariul, beneficii şi alte informații cu caracter personal referitoare la angajați, ar trebui să se limiteze la personalul care are autorizația adecvată şi o nevoie clară de afaceri pentru acele informații. Acei angajați care au acces la astfel de informații ar trebui să le trateze ca fiind confidențiale. Ca atare, informațiile personale ale angajaților nu ar trebui să fie furnizate oricui din afara Keystone fără autorizația corespunzătoare.

Întrebări Frecvente despre Acțiunile/Deciziile Personalului

Q: Seful meu mi-a vorbit despre evaluarea performantelor unui alt angajat, însă nu cred

ca această divulgare este adecvată. Ar trebui să îl reclam cuiva?

A: Da. Toate informațiile angajaților ar trebui să fie protejate şi divulgate doar persoanelor

care trebuie să le cunoască. Ar trebui să raportați incidentul Ofițerului de

Conformitate Corporativă sau la Resurse Umane.

Consultați Regulamentul Keystone cu Privire la Confidențialitatea Datelor

Personale ale Angajaților pentru informații suplimentare.

Keystone Human Services 32 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă n

Prin

cip

iul 4

: Co

nflic

tele

de

Inte

rese

Principiul 4

Conflictele de Interese

Ca angajați ai Keystone Human Services, lucrăm împreună pentru a îndeplini

obiectivele noastre comune. Cu loialitate şi obiectivitate, luăm decizii care

afectează compania în interesul optim al companiei-indiferent de influențele

personale sau din afara. Nu trebuie să ne folosim de pozițiile noastre pentru un

profit personal sau să-i ajutam pe alții să profite în vreun fel în detrimentul

organizației.

Keystone recunoaște ca angajații noștri sunt implicați în multe activități în afara

muncii lor cu compania. Un conflict de interese apare atunci când activitățile

sau relațiile personale, sociale sau de altă natură ale unui angajat cu

potențialul de a interfera cu loialitatea angajatului față de Keystone sau cu

obiectivitatea acestuia de a face afaceri. Obligația dumneavoastră de a

conduce afacerea companiei intr-un mod onest şi etic include gestionarea

corespunzătoare a conflictelor de interese reale şi aparente. Acest lucru

necesita uneori ca conflictele să fie evitate pe deplin, şi necesită întotdeauna

dezvăluirea completă a oricăror conflicte de interese reale sau aparente.

Nota: Membrii Consiliului sunt responsabili pentru aderarea la Regulamentul

Keystone privind Conflictul de Interese pentru Ofițeri şi Directori.

„Ce este drept este adesea uitat de ceea ce este convenabil.”

~ Bodie Thoen, „Recviemul de la Varșovia‟

33 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Pri

nc

ipiu

l 4: C

on

flic

tele

de

In

tere

se

Standardul 4.1—Interese Financiare Externe

Deși nu absolute toate, afirmațiile de mai jos vor servi ca ghid pentru tipurile de activități desfășurate de un angajat sau membru de familie al unui angajat care ar putea cauza conflicte de interese:

Deținerea sau angajarea de către o companie externă care face

afaceri cu Keystone. Acest lucru nu se aplica acțiunilor sau alte investiții

făcute intr-o companie publica, cu condiția ca valoarea acțiunilor sau

alte investiții nu depășesc 5% din acțiunile companiei. Keystone poate,

în urma unei revizuiri a faptelor relevante, să permită interese de

proprietate care depășesc aceste sume în cazul în care managementul

ajunge la concluzia ca interesele de proprietate nu vor avea un impact

negativ asupra intereselor de afaceri ale Keystone sau opinia unui

angajat sau a unui membru al Consiliului.

Reprezentarea Keystone de către un angajat în orice tranzacție în care

el sau ea sau un membru al familiei are un interes personal substanțial.

Divulgarea sau folosirea de informații confidențiale, speciale sau din

interior despre Keystone, în special pentru un profit personal sau profitul

unui angajat sau membru al familiei.

Competiția cu Keystone de către un angajat, direct sau indirect, în

achiziția, vânzarea sau deținerea unor drepturi sau interese de

proprietate sau oportunități de afaceri sau investiții.

„Ai curajul de a spune nu. Ai curajul de a înfrunta adevărul. Fa ceea ce este corect pentru ca este corect. Acestea sunt cheile magice pentru a-ti trai viața cu integritate.”

~ W. Clement Stone


Prin

cip

iul 4

: Co

nflic

tele

de

Inte

rese

Întrebări Frecvente Despre Interese Financiare Externe

Q: Soțul meu este un contractor general. Din moment ce mă ocup de angajarea

contractorilor, nu ar fi mai simplu să îl rog pe soțul meu să facă diverse reparații de

la clădire?

A: Pentru ca soțul dumneavoastră este un membru al familiei, ați avea un interes personal în a-l ruga să lucreze pentru Keystone. Implicarea dumneavoastră în contractarea acestuia ar fi foarte nepotrivită.

Pentru informații suplimentare, consultați Regulamentul Privind Conflictul

de Interese al Angajaților şi Regulamentul Privind Conflictul de Interese

ale Directorilor şi Ofițerilor.


Pri

nc

ipiu

l 4: C

on

flic

tele

de

In

tere

se

Standardul 4.2—Servicii pentru Competitori/Furnizori

Angajarea la sau implicarea în orice tip de afacere cu un furnizor actual sau

potențial, partener de afaceri sau competitor pentru Keystone ar putea crea

un conflict de interese. Deşi nu toate situațiile provoacă un conflict, trebuie să

obțineți aprobarea superiorului dumeavoastră înainte de a accepta o poziție

cu o astfel de organizație.

În plus, angajații nu pot fi directori, ofițeri sau consultanți ai unui furnizor curent sau

potențial, partener de afaceri sau competitor, şi nici nu poate permite ca numele

său să fie folosit intr-o manieră care ar sugera o legătură de afaceri cu acea

organizație fără autorizația corespunzătoare.

„Reputația de o mie de ani poate fi determinată de

desfășurarea unei ore.”

~ Proverb japonez

uman Services 36 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Prin

cip

iul 4

: Co

nflic

tele

de

Inte

rese

Întrebare Frecventă Despre Serviciile Pentru Competitori/Furnizori

Q: Lucrez part-time la o agenție foarte similară cu Keystone, însa nu sunt sigur ca

este un competitor. Ce ar trebui să fac?

A: Ar trebui să vorbiți cu seful dumneavoastră şi cu Ofițerul de Conformitate

Corporativă pentru a afla dacă asta va genera un conflict de interese. De

asemenea, ar trebui să raportați aceste informații în Declarația Anuală de Divulgare.

Consultați Regulamentul Keystone Privind Conflictul de Interese pentru

Informații suplimentare


Pri

nc

ipiu

l 4: C

on

flic

tele

de

In

tere

se

Standardul 4.3—Participarea în Consiliile Executive/de

Administrație

Ocazional, unui angajat I se poate cere să facă parte din consiliul de directori,

un consiliu consultativ sau o comisie pentru o organizație cu profit sau non profit.

Acest lucru poate, în unele cazuri, genera un conflict de interese real sau

aparent sau chiar o problemă legală.

Un angajat trebuie să obțină aprobare din partea superiorului său

înainte de a fi membru într-un consiliu executive/de administrație ale

cărui interese pot intra în conflict cu cele ale lui Keystone.

Unui angajat căruia I se cere, sau încearcă să facă parte din consiliul

executiv/de administrație al unei organizații al cărui interes nu ar

afecta Keystone (de exemplu, civic, caritabil, fratern, etc.) nu I se va

cere să obțină o astfel de aprobare.

Toate taxele/compensații (altele decât rambursarea cheltuielilor

rezultate din participarea în consiliu) care sunt primite pentru serviciile

prestate în consiliu în programul normal de lucru se vor plăti direct către

Keystone (cu excepția cazului în care angajatul își folosește timpul liber

plătit pentru a participa la ședință).

Un angajat trebuie să prezinte toate activitățile consiliului executiv/de

administrație în Declarația Anuala de Divulgare.

Keystone își rezerv obțină dreptul de a interzice aderarea la orice

consiliu executiv/de administrație în cazul în care această

aderare ar intra în conflict cu interesele Keystone.

Pentru întrebări referitoare la faptul daca participarea în consiliu ar

putea sau nu ar putea genera în conflict de interese ar trebui

discutate cu superiorul dumneavoastră.


Prin

cip

iul 4

: Co

nflic

tele

de

Inte

rese

Întrebare Frecventa Despre Participarea în Consiliul

Executiv/de Administrație

Q: De mult timp mă ofer voluntar pentru o organizație caritabila locală a cârei misiune

şi activitate sunt foarte diferite de cele ale lui Keystone. Mi-au cerut să fac parte din

Consiliul lor Executiv. Acest lucru este permis?

A: Din moment ce interesele organizației nu ar fi în conflict sau ar afecta pe Keystone,

participarea dumneavoastră în consiliu nu ar trebui să fie o problemă. Cu toate

acestea, ar trebui totuși să dezvăluiți ca faceți parte din consiliu în Declarația Anuală

de Divulgare.


Pri

nc

ipiu

l 4: C

on

flic

tele

de

In

tere

se

Standardul 4.4—Onorariul

Angajații sunt încurajați, cu permisiunea superiorului lor, să participe ca instructori

şi prezentatori în programele şi funcțiile educaționale. Cu toate acestea, orice

onorariu primit de către un angajat trebuie să fie predate la Keystone cu

excepția cazului în care angajatul si-a folosit timpul liber plătit pentru a participa

la acel program sau acea porțiune a programului pentru care se plătește

onorariul.

Întrebare Frecventă Privind Onorariul

Q: Am participat la un program la liceul meu unde am purtat o discuție despre

deservirea unor membrii ai comunității noastre. Participarea mea a avut loc

în timpul programului meu de lucru la companie deoarece era legat de

ceea ce facem la Keystone. Școala mi-a dat un onorariu de $100.00

pentru porțiunea mea din program. Ce ar trebui să fac cu banii?

A: Din moment ce ați participat la program în timpul dedicate pentru Keystone, banii

vor trebui să fie predați la Keystone pentru uzul Keystone.

„Ne judecăm după ceea ce simțim ca suntem capabili să facem, în timp ce alții ne judeca prin ceea ce am făcut deja.”

~ Henry Wadsworth Longfellow, ‟Kavanagh‟

Human Services 40 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Prin

cip

iul 5

: Re

latile

de

Afa

ce

ri

Principiul 5

Relațiile de Afaceri

Tranzacțiile de afaceri cu furnizorii, contractorii şi alte terțe părți trebuie

făcute fără oferte sau solicitări de atenții şi favoruri sau alte stimulente

necorespunzătoare în schimbul influentei sau asistentei intr-o tranzacție.

Următoarele standarde sunt destinate pentru a ghida angajații în determinarea

nivelului de adecvare a activităților listate sau comportamente în contextual relațiilor

de afaceri Keystone, inclusive relațiile cu furnizorii, contractorii, plătitori ca terță parte

şi entități guvernamentale. Keystone intenționează ca acest regulament să fie

interpretat în linii mari pentru a evita chiar şi apariția unei activități

necorespunzătoare. Dacă exista vreo îndoiala sau îngrijorare dacă specific

comportament sau activități sunt etice sau necesare în vreun fel, trebuie să

contactați Ofițerul de Conformitate Corporativă.

„Fiecare loc de muncă este un auto-portret al persoanei care îl deține.

Semnați-vă munca cu excelență”

~ Anonim


Pri

nc

ipiu

l 5

: R

ela

tile

de

Afa

ce

ri

Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități

Keystone are mulți furnizori, distribuitori, contractori şi consultanți, şi toți sunt esențiali

pentru succesul companiei noastre. De aceea, relațiile de afaceri cu terțe părți cu

care facem afaceri, trebuie să se bazeze exclusiv pe decizii de afaceri corecte şi

negocieri juste. Cadourile de afaceri si divertisment pot stimula bunăvoința, însă

pot crea dificultăți cu privire la obiectivitatea față de persoana care le oferă. Pe

scurt, cadourile și divertismentul pot crea propriile lor conflicte de interese.

Angajații Keystone nu pot căuta să obțină vreun avantaj prin utilizarea

necorespunzătoare a plăților, curtoaziilor de afaceri sau alte stimulente. Oferirea,

darea, solicitarea sau primirea vreunei forme de mită sau alte plăți

necorespunzătoare sunt interzise, deoarece acestea ar putea fi considerate un

stimulant de afaceri.

Cadourile, care includ divertisment şi gratuități, pot fi ceva de valoare, cum ar fi

reduceri, numerar, împrumuturi, termeni favorabili pentru orice produs sau serviciu,

servicii, premii, transport, utilizarea vehiculelor sau a locurilor de vacanță, acțiuni sau

alte valori mobiliare, participarea la ofertă de acțiuni, îmbunătățiri imobiliare, bilete

la evenimente şi certificate cadou.

Notă: î n unele dintre filialele Keystone, de exemplu KHSI, KHSIMA şi KFCF, sau

funcții (de ex. Consultantei care călătoresc în străinătate în numele

Keystone), se pot aplica standarde mai restrictive cu privire la cadouri şi

gratuități. Angajații acestor filiale sau funcții nu trebuie să accepte niciun

cadou sau gratuitate care încalcă aceste standarde.


Prin

cip

iul 5

: Re

latile

de

Afa

ce

ri

Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități (continuare)

Cadourile şi gratuitățile oferite Angajaților Keystone se înscriu în următoarele categorii:

De obicei OK

Unele cadouri şi gratuități sunt suficient de mici încât nu au nevoie

de aprobare; cu toate acestea, trebuie raportate în Declarația

Anuală de Divulgare(ADS).

Mese ocazionale cu un partener de afaceri.

Participarea la ateliere de lucru, seminarii şi sesiuni de formare

sponsorizate de furnizori. Participarea pe cheltuiala furnizorului la

seminariile, atelierele de lucru şi sesiuni de formare este permisa doar

cu aprobarea superiorului angajatului.

Angajații pot accepta cadouri/ gratuități din partea celor pe care ii

deservim sau din partea membrilor familiilor lor în perioada sărbătorilor,

acestea nu pot fi totuși solicitate. Exemplele includ: o cutie cu bomboane,

coş cu fructe, certificate cadou în valoare de $25 sau mai puțin.

Sporturile obișnuite, teatru sau evenimente culturale. în cele mai multe

cazuri, un reprezentant obișnuit al furnizorului ar trebui să participe cu

angajatul.

Comisioane adecvate, rabaturi, reduceri de preturi şi indemnizații cu

aprobarea superiorului unui angajat, şi cu condiția ca acestea sa nu

constituie plăti ilegale sau lipsite de etica.

Alte cadouri rezonabile şi obișnuite, divertisment si/sau gratuităț.

De asemenea, acceptarea unor obiecte promoționale, cu valoare nominală (nu

mai mult de $25), cum ar fi pixuri, calendare şi câni de cafea de la un furnizor

oferite clienților în general, nu are nevoie de aprobare, insa impune divulgarea în

ADS. Keystone se așteaptă ca angajații să își exercite bunul raționament şi

discreție în acceptarea de cadouri. Daca exista un motiv de îngrijorare dacă un

cadou ar trebui acceptat, va rugăm să vă consultați cu superiorul dumneavoastră

sau cu Ofițerul de Conformitate Corporativă.

In plus, angajații pot oferi cadouri, divertisment sau mese cu valoare

nominală persoanelor pe care le deservim, partenerilor actuali sau potențiali

şi altor persoane când aceste activități au un scop de afaceri legitim şi sunt

rezonabile şi în concordantă cu toate legile aplicabile.


Pri

nc

ipiu

l 5

: R

ela

tile

de

Afa

ce

ri

Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități(continuare)

Sunt intotdeauna nepotrivite Alte tipuri de cadouri şi gratuități sunt pur şi simplu nepotrivite, fie în fapt sau în aparență, astfel încât acestea nu sunt niciodată permise, şi nu vor fi niciodată aprobate. Angajații nu pot niciodată:

Să accepte orice cadou sau gratuitate care ar fi ilegală sau care ar

încălca în vreun fel legea.

Să accepte orice cadou în numerar sau echivalent de numerar

(precum certificatele cadou care sunt transferabile sau convertibile în

numerar), cec bancar, mandate poștal, valori de investiții,

împrumuturi, acțiuni sau opțiuni de acțiuni.

Să accepte sau să solicite nimic ca quid pro quo (oferit în schimbul unui

lucru), sau ca parte a unui acord de a face ceva în schimbul cadoului

sau gratuității.

Să participe la orice divertisment care este de prost gust, cu

orientare sexuala sau care încalcă in vreun fel angajamentul nostru

față de integritate, încredere şi respect.

Să solicite bacșiș, gratuități personale sau cadouri de la cei pe care ii

deservim şi de la membrii de familie ai acestora, precum şi să accepte

bacșișuri monetare sau gratuități. în cazul în care o persoana pe care o

deservim sau altcineva dorește să prezinte un cadou monetar, ar trebui

să fie trimis la Directorul Executiv al Parteneriatului Keystone,

Să accepte cadouri, favoruri, servicii, gratuități, divertisment sau alte

lucruri de valoare în măsura în care luarea deciziilor sau acțiunile care

afectează organizația ar putea fi influențată. De asemenea, oferta sau

oferirea de bani, servicii sau alte lucruri de valoare în speranța de a

influenta decizia sau procesul de luarea a unei decizii a unui compărător,

furnizor, client, oficial guvernamental sau alta persoana de către

organizație este absolute interzisa. Un astfel de comportament trebuie

raportat imediat superiorului dumneavoastră s/sau Ofițerului de

Conformitate Corporativă.


Prin

cip

iul 5

: Re

latile

de

Afa

ce

ri


Întrebați Intodeauna

Cu privire la ceva ce nu se încadrează în alte categorii, acest lucru poate sau nu

să fie permis pentru a continua; va trebui să obțineți aprobarea scrisă de la

superiorul dumneavoastră şi de la Ofițerul de Conformitate Corporativă. Exemple

în aceasta categorie includ următoarele, atunci când sunt plătite de către un

furnizor curent sau potențial, furnizor sau consultant:

Evenimente speciale—precum World Series, meci de Super Bowl, sau Finale NBA

(acestea de obicei au valoare mare în dolari).

Călătoria sau divertismentul care durează mai mult de o zi.

Pentru a determina daca să se aprobe ceva din categoria „Întrebați

Întotdeauna”, superiorii şi Ofițerul de Conformitate Corporativă vor folosi

opinia rezonabilă şi vor lua în considerare aspecte precum:

Dacă ar fi probabil ca gratuitatea sau cadoul să influențeze obiectivitatea

dumneavoastră.

Daca exista un scop de afaceri (de exemplu afacerea va fi

discutata ca parte a evenimentului în cauza).

Ce fel de precedent ar crea pentru alți angajați.

Cum ar apărea acest lucru celorlalți angajați, membrilor de familie ai

acestora, circumscripțiilor noastre şi în general comunității.

Nota: Nimic din acest regulament interzice unei unități de afaceri sau unui

superior să stabilească norme mai stricte cu privire la acceptarea de cadouri,

gratuități, sau alte lucruri de valoare de la furnizori.


Pri

nc

ipiu

l 5

: R

ela

tile

de

Afa

ce

ri


Alte Considerente privind Cadourile şi Gratuitățile:

Notificarea Furnizorilor, Contractorilor şi Consultanților:

Ar trebui să informați toate persoanele cu care faceți sau încercați să faceți

afaceri cu privire la acest regulament.

Ce să Faceți Daca Primiți Un Cadou Nepermis:

Trebuie să înapoiați imediat orice cadou în numerar sau echivalent de numerar

precum certificatele cadou care sunt transferabile sau convertibile în numerar,

cec bancar, mandate poștal, valori de investiții, un act negociabil (de ex. bilete

la ordin şi certificate de depozit), împrumuturi, acțiuni sau opțiuni de acțiuni.

Pentru alte tipuri de cadouri peste suma “De obice i OK”, în cazul în care Ofițerul

de Conformitate Corporativă stabilește ca returnarea cadoului este imposibilă

sau nedorită, ar trebui să dați aceste cadouri Ofițerului de Conformitate

Corporativă pentru uzul companiei, vânzare sau donație. Cadourile cum ar fi un

set de birou sau ceva similar se pot folosi în biroul dumneavoastră din companie

cu acordul scris al Ofițerului de Conformitate Corporativă sau în conformitate cu

procedurile stabilite la compania dumneavoastră, însa va rămâne în proprietatea

companiei. Daca este cazul, o scrisoare ar trebui trimisă la donator explicând

regulamentul cu privire la cadouri.

Cadouri către oficialii sau angajații guvernamentali:

Cadourile şi divertismentul oferite sau furnizate oficialilor sau angajaților

guvernamentali pot genera direct au indirect anumite riscuri. Niciodată să nu oferiți

un cadou sau divertisment sau orice altceva de valoare unui angajat sau oficial

guvernamental care este ilegal sau care ar duce la oficialul sau angajatul să

încalce etica stabilită sau alte reguli care îi reglementează comportamentul.

ervices 46 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Prin

cip

iul 5

: Re

latile

de

Afa

ce

ri

Întrebări Frecvente Despre Cadouri şi Gratuități

Q: Mama unei persoane pe care o deservim at dori sa-mi dea $100.00

pentru a arăta aprecierea pentru munca mea. Am voie să accept banii?

A: Nu. Angajații nu trebuie să accepte sau să primească niciun ban sau obiect de o

valoare mai mare de $25.00 (sau mai puțin așa cum este stabilit de către filială),

fie ca sunt destinați pentru Keystone, fie pentru beneficiul personal al angajatului.

Ar trebui să anunțați în mod politicos membrul familiei ca este împotriva

regulamentului Keystone să accepte banii. Rețineți, orice cadou pe care il primiți

trebuie raportat în Declarația Anuală de Divulgare.

Q: Un furnizor pe care l-am folosit pe o lungă perioadă de timp ar dori să mă

invite la masa de prânz pentru săptămâna de „Apreciere a Clienților”. Acest

lucru va crea o problemă?

A: Din vreme ce furnizorul nu vă invită în mod regulat la mese şi este pur şi simplu un gest de bunăvoința, ar fi permis să participați la masă cu el. Cu toate acestea, va trebui totuși să raportați prânzul în Declarația Anuală de Divulgare.

Pentru informații suplimentare, consultați Regulamentul Privind Conflictul de

Interese al Angajaților şi Regulamentul despre Profesionalism.


Pri

nc

ipiu

l 5

: R

ela

tile

de

Afa

ce

ri

Standardul 5.2—Contractarea

Angajații nu pot utiliza informații „din interior” pentru nicio activitate de afaceri

efectuată de catre sau în numele Keystone. Toate relațiile de afaceri cu

contractorii trebuie să se desfășoare în condiții normale, atât în fapt cat şi în

aparență şi în conformitate cu regulamentele şi procedurile Keystone. Angajații

trebuie să divulge relațiile personale şi activitățile de afaceri cu personalul

contractorului care pot fi interpretate de către un observator imparțial ca

influențează performanța sau îndatoririle angajaților. Angajații au responsabilitatea

de a obține clarificări din partea conducerii privind aspectele discutabile care pot

aparea şi să respecte, după caz, Regulamentul Keystone cu privire la Conflictul de

Interese.

Întrebare Frecventa Cu Privire la Contractare

Q: Am auzit pe cineva menționând ca nu vom mai folosi un anume contractor.

Cunosc pe cineva care ar fi foarte potrivit! Pot să il anunț „in prealabil” să poate

pune o oferta în curând?

A: Nu. Aceasta se consideră a fi o informație din interior şi nu ar trebui dezvăluita. Mai

mult, relația dumneavoastră cu contractorul ar putea crea un potențial conflict de

interese.


Prin

cip

iul 5

: Re

latile

de

Afa

ce

ri

Standardul 5.3—Mita Internațională

Deoarece Keystone este prezentă şi în afara țării, trebuie să respecte legile altor

țări, precum şi legile Statelor Unite aplicabile în străinătate. în multe din funcțiile

Keystone, angajații lucrează cu oficialii străini şi este în deosebit de important ca

aceste relații să fie adecvate şi lipsite de corupție. Atunci când de află în contact

cu oficiali străini, inclusiv angajații guvernamentali şi consultanți, angajații Keystone

trebuie să respecte recomandările detaliate în Legea cu privire la Practicile

Corupției Străine.

Legea Privind Practicile de Corupție Străină

Legea Privind Practicile de Corupție în Străinătate (FCPA) se aplică la toate filialele

Keystone, angajați, agenți şi reprezentanți la nivel mondial. FCPA interzice mita

sau alte plăti ilegale făcute către oficialii guvernamentali în scopul de a obține un

avantaj necuvenit. Încălcarea FCPA constituie o infracțiune şi duce la sancțiuni

grave pentru companie pentru persoanele implicate în mită. Sancțiunile pentru

încălcarea FCPA pot include amenzi, pierderea privilegiilor de afaceri şi

închisoarea.

FCPA cere, de asemenea, ca plățile să fie descrise sincer şi să nu fie folosite în scopuri

ilegale. Prin urmare, Keystone s-a dezvoltat şi continuă să păstreze un sistem de

controale contabile care asigura o detaliere exacta a evidentelor şi registrelor.

Activitățile care încalcă FCPA includ:

Oferirea unui lucru de valoare unui oficial guvernamental în scopul obținerii

sau a menținerii de afaceri, sau pentru orice scop necorespunzător, inclusiv

plați de reducere a impozitelor şi taxelor vamale.

Efectuarea de plați necorespunzătoare prin terțe părți. î n selectarea

agenților şi partenerilor, filialele trebuie să aibă grija în plus, mai ales în cazul

în care agentul potențial este un oficial guvernamental sau are legătura cu

un oficial guvernamental.

Pasi Pentru Evitarea de Actiuni Interzise:

Niciodată să nu efectuați o plata neautorizata sau să autorizați o plată sau

un cadou necorespunzător, fie direct sau printr-un agent, către un oficial

guvernamental.

Keystone Human Services 49 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă n

Pri

nc

ipiu

l 5

: R

ela

tile

de

Afa

ce

ri

Standardul 5.3—Mita Internațională (continuare)

Nu induceți niciodată un oficial guvernamental sau pe oricine

altcineva să facă ceva ilegal.

Nu stabiliți niciodată un fond neînregistrat pentru un niciun scop.

Niciodată să nu faceți înregistrări false sau care induc în eroare în evidentele

Keystone..

Raportați întotdeauna orice semn de plată necorespunzătoare, cadouri sau

divertisment.

Niciodată nu determinați pe nimeni să încalce aceste reguli, sau să ignore o

potențială încălcare.

Plăți de Facilitare

Facilitarea plăților, de asemenea cunoscută sub numele de „plăți de

facilitare”, sunt efectuate în scopul de a accelera sau pentru a asigura

performanța acțiunii guvernamentale de rutină, inclusiv obținerea avizelor şi

licențelor, precum şi furnizarea serviciilor de telefonie, electricitate şi alimentare

cu apa, etc. în timp ce plățile de facilitare nu pot fi ilegale sub FCPA, pot

încalcă legea locală sau alte statute federale.

In timp ce Keystone descurajează astfel de plăți, o plata se poate efectua doar daca

toate condițiile de mai jos sunt îndeplinite:

Obțineți aprobare de la Ofițerul de Conformitate Corporativa.

Este legală în tara în cauză.

Este necesar să obțineți sau să accelerați sarcinile legitime, obișnuite.

Acest lucru este solicitat de un oficial guvernamental.

Plata este înregistrată pe deplin şi cu acuratețe în evidențele Keystone.

Nu se referă la o decizie de a acorda afaceri la, sau a

continuă să faceți afaceri cu compania.


Prin

cip

iul 5

: Re

latile

de

Afa

ce

ri

Întrebări Frecvente Despre Mita Internațională

Q: Mi s-a spus de către un oficial guvernamental străin ca s-ar putea să dureze câteva

luni pentru a obține o autorizație pentru un proiect nou în lucru la filiala noastră. A

spus că dacă vreau ca lucrurile să se miște mai repede tot ce trebuie să face este

să plătesc în plus pentru autorizație şi el se va ocupa de asta. Ce ar trebui să fac?

A: Legea cu Privire la Practicile de Corupție Străină nu interzice plățile de facilitare în

scopul de a accelera sau asigura acțiunea guvernamentală de rutină cu toate

acestea, aceste plăti ar putea încălca alte legi federale sau locale. Ar trebui să

discutați cu Ofițerul de Conformitate Corporativa înainte de a da bani unui oficial

guvernamental.

Q: Contractul nostru din străinătate trebuie reînnoit. Eu şi colegii mei am invitat oficialii

guvernamentali care se ocupa de reînnoirea contractului să ni se alăture în cadrul

unei cine generoase luna viitoare în Monte Carlo. Este aceasta o practică de

afaceri adecvată?

A: Nu. Nu oferiți niciodată ceva de valoare unui oficial guvernamental în scopul

obținerii sau a menținerii afacerii.

Consultați Regulamentul Keystone cu Privire la Practicile de Corupție Străine,

pentru informații suplimentare.


Prin

cip

iul 6

: P

rote

jare

a B

un

uri

lor

Principiul 6 Protejarea Bunurilor

Angajații Keystone încearcă să realizeze integritate fiscală şi transparenta muncind din greu

pentru a atinge rezultate financiare superioare. în urmărirea acestui obiectiv, fiecare filială şi

angajatii săi vor produce rapoarte şi evidențe oneste, exacte şi în timp util, va proteja

bunurile şi resursele companiei şi nu se va angaja niciodată în frauda. Cu alte cuvinte, nu se

va tolera niciun fel de frauda.

Toți angajații vor depune eforturi pentru a păstra şi proteja bunurile Keystone prin utilizarea prudentă şi

folosirea eficientă a resurselor acesteia şi raportarea cu acuratețe a situației sale financiare.

In lumea de astăzi, credibilitatea unei organizații este judecată în mai multa feluri: o

modalitate foarte importantă este acuratețea şi integritatea evidentelor şi registrelor sale.

Keystone se angajează să ofere acționarilor informații complete, exacte, în timp util şi

ușor de înțeles, în toate aspectele semnificative, cu privire la situația financiară a

companiei şi rezultatele activităților sale. în îndeplinirea acestui angajament, Keystone

asigura supravegherea fiscală prin Comisii Financiare, de Investiții şi de Audit, în plus fata

de angajarea auditorilor externi.

Obligația Keystone include mai mult decât informații financiare. Fiecare angajat Keystone

trebuie să se asigure ca raportarea oricărei informații de afaceri de orice tip (financiar sau de

alta natură) şi în orice formă (computerizată, pe hârtie, etc.) este corectă, completă şi în

timp util. Aceasta include, printre altele, înregistrarea cu precizie a fiselor de pontaj, rapoarte

de cheltuieli, costuri, facturare, documentare, vouchere, date de reglementare, etc. Niciun

angajat nu ar trebui să spună sau să scrie ceva despre o tranzacție care ar determina pe

oricine să pregătească o declarație financiara, raport, factura etc. false sau care induc în

eroare.

Toți angajații Keystone trebuie:

Să respecte toate legile, cerințele contabile şi regulamentele şi procedurile companiei

pentru raportarea finanțelor şi alte informații de afaceri..

Să nu facă niciodată în mode deliberat o înregistrare falsă sau înșelătoare intr-un raport

sau evidentă.

Să nu modifice sau să distrugă niciodată evidențele companiei cu excepția celor

autorizate de regulamente şi proceduri.

Să colaboreze cu auditorii interni şi externi (a se consulta Regulamentul Privind Auditul

Extern de urmat pentru pregătirea şi răspunsul la un aviz de audit extern).


Prin

cip

iul 6

: Pro

teja

rea

Bu

nu

rilor

Standardul 6.1—Controlul Intern

Keystone a stabilit standarde şi proceduri de control pentru a se asigura că

bunurile sunt protejate şi utilizate în mod corespunzător şi ca evidentele şi

rapoartele financiare unt exacte şi fiabile. Controlul intern este procesul prin care

Consiliul Executiv şi conducerea se asigură ca scopurile şi obiectivele companiei

sunt atinse şi ca componentele individuale şi activitățile companiei sunt

efectuate așa cum era de așteptat.

Pentru a asigura acuratețea evidentelor şi înregistrărilor noastre şi conformitatea

noastră cu cerințele legale, reglementare şi contractuale, Departamentul

Keystone de Conformitate Corporativă şi Integritate efectuează audite interne.

Keystone primește finanțare de la diverse surse, de exemplu de la Departamentul

de Bunăstare Publică din Pennsylvania şi Departamentul de Servicii de Dezvoltare

din Connecticut. Prin auditele interne, am dezvoltat o procedură pentru a-i

asigura pe finanțatorii noștri li se oferă rambursările corecte când este cazul şi ca

fondurile acestora nu sunt irosite. Modul în care auditele sunt efectuate poate fi

diferit între filiale. Consultați Regulamentul Privind Păstrarea Evidențelor de Servicii

şi Directiva Operațională corespunzătoare care se aplică filialei sau liniei

dumneavoastră de serviciu pentru informații suplimentare. Uneori, Departamentul

de Conformitate Corporativă şi Integritate poate angaja un consultant pentru a

asista la procesul de audit intern.

In plus, controalele interne vor furniza asigurarea ca datele financiare şi de operare

sunt exacte, complete şi fiabile. Departamentul de Conformitate Corporativă şi

Integritate va lucra în colaborare cu Finanțele şi Operațiunile pentru a se asigura

ca suntem în conformitate cu cerințele legale şi reglementare aplicabile şi ca

controalele noastre sunt adecvate.

Funcția Departamentului de Conformitate Corporativă şi Integritate de

supraveghere a procesului de control intern este critică pentru succesul Keystone. în

consecință, cooperarea deplina şi completă, divulgarea la timp şi corectă a

informațiilor către Departamentul de Conformitate Corporativă şi Integritate la

cerere este esențială. Orice angajat Keystone care afectează, împiedică sau

îngreunează în vreun fel auditul intern poate fi supus disciplinei, inclusiv, fără limitare,

la suspendare sau reziliere.


Prin

cip

iul 6

: Pro

teja

rea

Bu

nu

rilo

r

Standardul 6.2—Raportul Financiar

Fiecare angajat este responsabil pentru asigurarea ca toate rapoartele

financiare, evidențele contabile, rapoartele de cercetare, conturi de cheltuieli şi

alte documente sunt exacte şi reprezintă în mod clar faptele relevante sau natura

adevărată a tranzacției. Angajații nu ar trebui să facă niciodată înregistrări false

sau înșelătoare în rapoarte sau alte evidente. Contabilitatea sau documentația

frauduloasă contravin regulamentului Keystone şi pot incălca legile aplicabile.

Unii dintre finanțatorii Keystone, de exemplu Medical Assistance [Asistenta

Medicală], poate solicita documente suplimentare în sprijinul unei facturi.

Angajații filialelor cărora li se aplica aceste cerințe trebuie să respecte

regulamentele şi standardele relevante la facturarea finanțatorului.

In plus, angajații nu ar trebui niciodată să modifice să sa distrugă evidentele

companiei cu excepția cazurilor autorizate de regulamentele şi procedurile

stabilite.

Keystone NU va tolera niciun tip de frauda.

„“In vremuri ca acestea, acești oameni nu ar trebui să

rostească nimic pentru care nu ar fi în mod voit

responsabili în timp şi în veșnicie.”

~ Abraham Lincoln


Prin

cip

iul 6

: Pro

teja

rea

Bu

nu

rilor

Întrebare Frecventă Despre Raportul de Finanțare

Q: Seful meu mi-a spus să întârzii trimiterea unei facturi, pentru ca departamentul

nostru să nu treacă peste buget în anul fiscal curent. Ce ar trebui să fac?

A: Factura trebuie să fie plătită în conformitate cu termenii de plata stabiliți cu furnizorul. Plățile nu ar trebui niciodată să fie amânate în efortul de a se menține în bugetele departamentale.

Consultați Regulamentul Privind Evidentele de Pontaj, Regulamentul Privind

Păstrarea Evidentelor, şi Regulamentul Privind Păstrarea Evidentelor de

Serviciu şi Directivele Operaționale corespunzătoare pentru informații

suplimentare.

Angajaților Keystone li se mai cere să respecte Directiva Operațională Privind

Fişele de Prezență/Vizita în cadrul Regulamentului de Păstrare a Evidentei

Serviciului .


Prin

cip

iul 6

: P

rote

jare

a B

un

uri

lor

Standardul 6.3—Călătorii şi Divertisment

Angajații ar trebui să fie conștienți de faptul că cheltuielile de deplasare şi divertisment ar trebui să fie în concordanță cu responsabilitatea muncii angajatului şi nevoile şi resursele Keystone. Este regulamentul Keystone ca un angajat nu ar trebui să sufere o pierdere sau un câștig financiar ca urmare a călătoriilor de afaceri şi de divertisment. Angajații trebuie să-şi exercite judecata rezonabilă în utilizarea fondurilor companiei (inclusiv numerar sau echivalent de numerar, cecuri, carduri de comparare, livrarea prin posta, rambursări, etc.) şi în folosirea fondurilor Keystone cu grijă ca şi cum ar fi ale lor.

Întrebare Frecventa Privind Călătoriile şi Divertismentul

Q: Unul dintre colegii mei întotdeauna „işi aranjează” rapoartele de kilometraj, pentru

a i se rambursa mai mulți bani. Când am abordat-o cu privire la asta, mi-a răspuns

ca un pic în plus nu strică şi că superiorului nostru nu ii pasă. Ce ar trebui să fac?

A: Ar trebui să o raportați pe ea şi pe superiorul dumneavoastră Ofițerului de

Conformitate Corporativă. Similar cu Standardul 6.2, se așteaptă ca toți

angajații să ofere evidenta exactă a kilometrilor parcurși şi niciun angajat nu ar

trebui să facă un profit financiar din călătoriile obișnuite de afaceri.

Consultați Regulamentul Privind Rambursarea Cheltuielilor Efectuate față de

Angajat pentru informații suplimentare.


Prin

cip

iul 6

: Pro

teja

rea

Bu

nu

rilor

Standardul 6.4—Uzul Personal al Bunurilor Keystone

Toți angajații sunt responsabili pentru utilizarea unei judecăți corecte astfel încât

bunurile Keystone nu sunt folosite greșit sau risipite. Toate bunurile şi afacerile

Keystone se desfășoară intr-o manieră concepută pentru a promova interesul

Keystone mai degrabă decât interesul personal al unui angajat individual.

Sistemele de telefonie, e-mail şi mesagerie vocală Keystone sunt oferite angajaților

în scopuri de afaceri Keystone. Angajații trebuie să se abțină de la utilizarea

acestor sisteme care ar putea fi dăunătoare sau jenante pentru companie.

Un angajat trebuie să obțină aprobare de la superiorul sau înainte de a se angaja

intr-o activitate personală sau nelegată de locul de muncă pe timpul companiei,

care va conduce la remunerarea angajatului sau utilizarea echipamentelor,

consumabilelor companiei, etc.

„Nu poți, din punct de vedere moral, să condamni pe cineva

ca are grijă de propria integritate. Este clar de datoria lui.”

~ Joseph Conrad


Prin

cip

iul 6

: P

rote

jare

a B

un

uri

lor

Întrebare Frecventa Privind Uzul Personal al

Bunurilor Keystone

Q: Școala fiicei mele trimite uneori informații importante pe e-mail-ul

meu de la serviciu. Este aceasta o problema?

A: Sistemul de e-mail al Keystone este oferit în scop de afaceri.

Folosirea ocazionala pentru motive personale este permisa atâta

timp cat uzul personal nu interferează cu activitățile normale şi natura

utilizării nu este inadecvată sau jenantă pentru Keystone.

Consultați Regulamentul Privind Utilizarea Echpamentului KHS şi Regulamentul

Privind Posta Electronica pentru informații suplimentare.


Anexă

Formular de Sesizare a Conformității

Data:

Informațiile Persoanei care Raportează:

Ca persoanăă care face această sesizare la Departamentul de Conformitate &

Integritate Corporativa este important sa va putem contacta daca avem nevoie de

informații suplimentare cu privire la acest raport. Vă rugăm să completați următoarele de

mai jos, deoarece se referă la dumneavoastră, persoana care face raportul .

Anonim Va putem contacta pentru informații suplimentare? Da sau Nu

Nume: Titlu/Relație:

Adresa: Oraș:

Stat: Cod Poştal:

Telefon: Telefon alternativ: Adresa de e-mail:

Agenție: Program: Program (diferit):

Informații cu privire la Sesizare/Incident:

Informațiile de mai jos se refera la motivul sesizării dumneavoastră. Vă rugăm să raportați la

cine/ce se referă aceasta sesizare; o persoană care beneficiază de servicii, un angajat, o

situație, incident, etc.

Motivul Sesizarii:

Plângere Consultativ Informativ

(exprima nemulțumirea) (exprima o opinie) (oferă fapte sau opinii)

Individul/Problema Raportat(ă):

Angajat Individ care primește Servicii Altcineva/altceva (vă rugăm precizați)

Nume: Titlu:

Agenție: Program:

Altceva: Comitat:_________________ pagina următoare)

Keystone Human Services i Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Formular de Sesizare a Conformității (continuare)

Date of Incidentului: Ora: Dimineața/după-amiaza__________

Localitatea:

Incidentul a Afectat: (marcați tot ce se aplica)

Personal Angajat Individul Deservit Altele (va rugam precizați)

Descrierea Incidentului:

Keystone Human Services ii Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Ind

ex

Index

A

Aderarea la Consiliu ...................................................... 38

Actiuni............................................................ 34, 42, 44, 46

Acțiunile/Deciziile Personalului.....................................32

Activitatea Politica................................................... 17-18

Administratori............................................................. 38-39

Angajarea Externă..........................................................34

Antitrust ............................................................................. 2

Ateliere .............................................................................43

Audit,

Pregătind pentru........................................................ 53

Auditori ............................................................................ 23

Avocați........................................................................... 23

B

Bilete..................................................................................45

Boicotări .......................................................................... 12

Bunuri,

Protejarea ................................................................... 52

Uzul Personal al .......................................................... 57

C

Cadouri..................................................................... ..42-50

către cei pe care ii deservim................................... 43

către partenerii de afaceri....................................... 43

de la cei pe care ii deservim.............................. 43-44

de la membrii familiei.................................... 43-44, 47

notificarea altora de regulamentul cadourilor..... 46

Cadourile nepermise............................................... 44, 46

Calatoriile............................................................ 19, 45, 56

Campanie ................................................................. 17-18

Certificatele Cadou................................................ ..43-44

Cod of Conduită,

Despre ....................................................................... 5-9

Competitori ....................................................12, 23-24, 36

Comunicarea Onestă.................................................... 23

Confidențialitatea................................................... 27-32

Conflictele de Interese..............................................33-40

Conformitatea Legala.............................................. 11-21

Contractarea.................................................................. 48

Contractori .......................................... 6, 35, 41-42, 46, 48

Controlul Intern............................................................... 53

D

Discriminarea.................................................................. 20

Divertisment ........................................................ 42-50, 56

Dreptul de Autor....................................................... 24, 30

E

Echipament................................................................... 57

Echipamentule Keystone

folosire ..........................................................................57

E-mail........................................................ 20, 24, 29, 57-58

Etica în Afaceri.......................................................... 22-26

Evenimente Speciale......................................................45

Evidente,

Accesul la...............................................................27, 32

Crearea de..................................................................30

Distrugerea ..................................................................54

Financiar ............................................................. 52-55G

F

Finalele NBA.....................................................................45

Fise de Pontaj...................................................................54

Fixarea Prețurilor.............................................................12

Frauda şi Abuzul .................................................. 7, 15-16

Furnizori...................................... 6, 26, 36-37, 41-42, 45-46I

G

Glumele...................................................................... 20-21

Gratuități ................................................................... 42-50

H

Hartuire....................................................................... 20-21

Hartuirea Sexuala............................................................20

I

Informații de Proprietate..........................24-25, 27, 30-31

Informații de Sanatate Protejate...................................28

53

Keystone Human Services xi Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

Ind

ex

Index

Informații despre cei pe care ii deservim..................... 28

Informații Personale................................................... 27, 32

Integritatea,

Definiție ......................................................................... 5

Înțelegerea Secretă....................................................... 12

Interese Financiare Externe..................................... 34-351

L

Legea privind deținerea şi Responsabilitatea Asigurării

de Sănătate (HIPAA)…................................................... 28

Legea Privind Practicile de Corupție Străina........ 49-51

Liniile de Ajutor de Conformitate................................. 8-9

Lobbying............................................................................17

M

Mediul ........................................................................... 19

Mesagerie Vocală.........................................................57

Mesele...................................................................... 43, 47

Mita Internațională................................................ 49-51

Mita......................................................................12, 49-50

O

Oferte Competitive ..................................................... 13

Oficiali Guvernamentali,

Cadouri catre........................................................... 46

Care fac afaceri cu................................................. 17

Plăti către ................................................................. 49

Ofițer pe probleme de confidentialitate...................28

Onorariul ....................................................................... 40

P

Plăți de facilitare ................................................... 50-51

Plăti de facilitare ..................................................... 50-51

Program de Conformitate şi Integritate..................... 10

Proprietatea Intelectuală...................................... 24, 30

Protejarea Bunurilor ......................................................52

R

Raportarea Financiara............................................. 54-55

Raportarea încălcărilor .......................................... 7, 9-10

Regula Confidențialitătii................................................28

Regulamente.................................................................. 6-7

Regulamentele Keystone.............................................. 6-7

Relații de Afaceri ...................................................... 41-51

Religie,

Discriminarea religioasa..............................................20

S

Scopul Codului de Conduita ...........................................5

Seminarii.............................................................................43

Servicii pentru Competitori/Furnizori......................... 36-37

Sesiuni de formare.............................................................43

Stimulente de Afaceri ................................................ 41-42

Super Bowl..........................................................................45

T

Taxe.....................................................................................14

Telefon................................................................................57

Unde să Mergeți pentru Ajutor........................................8

V

Valoarea Nominală..........................................................43

Verificarea Angajatului /Furnizor.................................... 26

W

World Series.......................................................................45

Keystone Human Services xii Planul de Integritate & Conformitate Corporativă

codul de conduită updated 2/19/2014 - keystone human services · 2017-10-15 · sunt voluntari, ei...

Documents