Planul de Integritate şi Conformitate Corporativă
&
Codul de Conduită
Keystone Human Services
Planul de Integritate şi Conformitate
Corporativă
&
Codul de Conduită
Dacă vezi ceva . . .
. . . SPUNE CEVA
Mesaj din partea Preşedintelui
Stimaţi Angajaţi,
În calitate de Preşedinte al Keystone Human Services, ştiu că succesul agenţiei noastre
depinde de oamenii noştri şi modul în care ne desfăşurăm activitatea. Cu integritate
şi în deplină conformitate, în fiecare zi trebuie să câştigăm îincrederea celor care se
bazează pe noi pentru a le oferi ceea ce au nevoie în scopul participării la o viaţă
plina de sens în comunitatea lor.
Cerinţe mai stricte privind respectarea de către finanţatori, guverne, şi aria
internaţională, precum şi familiile şi persoanele în sine, înseamnă că Keystone
funcţionează într-o varietate de medii foarte complexe, în care trebuie să ne străduim
continuu pentru a oferi servicii de cea mai bună calitate.
Respectarea Keystone şi Politicile de Integritate sunt concepute pentru a ne conduce
către cea mai bună funcţionare generală în mediul nostru, iar Departamentul de
Conformitate Keystone sunt aici pentru a ajuta organizaţia noastră asigurându-se că
depunem toate eforturile. Cu toate acestea, ca şi angajaţi, ne aflăm cu toţii la cel mai
înalt nivel de responsabilitate personală pentru a ne asigura că departamentul nostru,
agenţie sau sucursală se află nu numai în conformitate cu cerinţele importante de
integritate, dar şi ca noi, ca organizaţie, să depăşim în permanenţă cerinţele cu un
accent constant pe nevoile reale ale celor pe care îi deservim.
Am avut întotdeauna un sentiment de mândrie cu privire la calitatea angajaţilor care
lucrează pentru Keystone, şi sunt mândru de a mă număra printre voi. Împreună, sunt
sigur că vom continua să aducem cel mai înalt nivel de integritate muncii pe care o
desfăşurăm.
Cu sinceritate,
Dennis W. Felty
Preşedinte
Keystone Human Services 1 Planul de Integritate & Conformitatea Corporativă
Stimați Colegi Angajați,
In calitate de Vicepreședinte al Conformității Companiei şi Integrității şi Ofițer de Conformitate
Corporativa, știu că succesul depinde nu doar de calitatea şi nivelul de serviciu pe care îl oferim celor
care ne susțin, relațiile de afaceri pe care le stabilim şi întreținem, şi sprijinul şi implicarea comunităților
noastre locale, ci şi de încrederea şi integritatea care întruchipează reputația noastră.
In Keystone, avem o mare responsabilitate pentru gestionarea resurselor încredințate în grija
noastră, inclusiv efortul susținut pentru a crea servicii care sunt eficiente, accesibile şi la preturi
accesibile. Integritatea fiscala este o calitate esențială a serviciilor comunitare şi sprijinite de
guvern. Datorită importanței muncii noastre, ne străduim să asigurăm toate filialele noastre să
aibe încredere în sistemul nostru financiar, practicile de afaceri, respectarea contractului şi
cunoștințele cu privire la modul în care resursele sunt utilizate. Mai mult decât atât, filialele
noastre pot avea încredere că resursele sunt aplicate intr-o maniera care deservește în mod
eficient persoanele fizice şi comunitatea.
În concordanță cu angajamentul nostru de a oferi servicii la cel mai înalt standard de
conduită etică în afaceri, am dezvoltat şi implementat un Plan de Conformare a Companiei şi
de Integritate care include Codul nostru de Conduită, şi este împărtășită cu toți finanțatorii,
partenerii de afaceri, ofițerii, angajații şi membrii Consiliului. Planul identifică în mod clar
obligația fiecărei persoane de a găsi cea mai buna utilizare a resurselor care ne revin şi de a
evita şi/sau dezvălui toate conflictele de interes posibile. Deși majoritatea membrilor Consiliului
sunt voluntari, ei trebuie să se conformeze cu legile şi reglementările în relațiile lor cu şi în
numele Keystone, precum şi a deține cele mai înalte standarde de integritate.
Acestea fiind spuse, Declarația Departamentului de Conformare a Companiei şi Integritate
comunică:
În continuarea angajamentului nostru de a construi o cultură etică, Departamentul de
Conformare a Companiei şi Integritate menține o infrastructură de control, sisteme şi
metode de monitorizare care permit Keystone Human Services să-si îndeplinească
responsabilitatea de a rămâne în conformitate cu toate legile, statutele, cerințele de
reglementare şi procedurile şi regulamentele interioare.
Prin promovarea de conștientizare, educație, calitate şi transparență, ne dedicam
„să facem ceea ce trebuie” şi să încurajam participarea angajaților în efortul de a
atinge obiectivul nostru de a funcționa la cel mai înalt standard de conduită etică în
afaceri.
Keystone se angajează să se asigure că toți angajații își îndeplinesc responsabilitățile la locul de
muncă cu integritate, mândrie şi excelență. Deoarece conformarea afectează fiecare
angajat, fiecare este responsabil pentru aderarea la regulamentele şi procedurile care
guvernează activitatea noastră, şi prin acest mod fiecare își oferă sprijinul pentru misiunea şi
viziunea noastră.
Cu sinceritate,
Vice Preşedinte pe probleme de Conformitate Keystone
Keystone Human Services 2 Planul de Integritate & Conformitatea Corporativă
Cuprins
Codul de Conduită:
Ce ar Trebui să Știți Despre Codul de Conduită Keystone Human Services ….... 5
Rolurile Programului Keystone de Conformitate şi Integritate .............................. 10
Principiul 1: Conformitatea Legală.............................................................................. 11
Standardul 1.1—Antitrust ............................................................................................... 12
Standardul 1.2—Taxe .................................................................................................... 14
Standardul 1.3—Frauda şi Abuzul ................................................................................ 15
Standardul 1.4—Lobbying/Activitatea Politică ....................................................... 17
Standardul 1.5—Mediul …………................................................................................. 19
Standardul 1.6—Discriminarea .................................................................................... 20
Principiul 2: Etica în Afaceri ......................................................................................... 22
Standardul 2.1—Comunicarea Onestă ..................................................................... 23
Standardul 2.2—Delapidarea de Informații de Proprietate ................................. 24
Standardul 2.3—Verificarea Angajat/Furnizor .......................................................... 26
Principiul 3: Confidențialitatea .................................................................................... 27
Standardul 3.1—Informații Legate de Cei pe care îi Deservim …......................... 28
Standardul 3.2—Informațiile de Proprietate ............................................................ 30
Standardul 3.3—Acțiunile/Deciziile Personalului ...................................................... 32
Principiul 4: Conflictele de Interese .............................................................................. 33
Standardul 4.1—Interese Financiare Externe............................................................ 34
Standardul 4.2—Servicii pentru Competitori/Furnizori ...................................... 36
Standardul 4.3—Participarea în Consiliile Executive/de Administrație ............ 38
Standardul 4.4—Onorariul ............................................................................................ 40
Keystone Human Services 3 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Cuprins (continuare)
Principiul 5: Relațiile de Afaceri ............................................................................ 41
Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități ....................................................................... 42
Standardul 5.2—Contractarea .................................................................................. 48
Standardul 5.3— Mita Internațională....................................................................... 49
Principle 6: Protejarea Bunurilor ................................................................................ 52
Standardul 6.1—Controlul Intern ............................................................................... 53
Standardul 6.2—Raportul Financiar ... ..................................................................... 54
Standardul 6.3—Călătorii şi Divertisment ................................................................. 56
Standardul 6.4—Uzul Personal al Bunurilor Keystone ............................................. 57
Anexă:
Formular de Sesizare a Conformității ...........................................................................i
Index.................................................................................................................................. xi
Keystone Human Services 4 Planul de Integritate & Conformitate Corporativa
Ce ar Trebui să Stiti Despre
Codul de Conduită
Keystone Human Services
De ce Keystone are un Cod de Conduită?
Keystone Human Services (denumire comună, “Keystone”) şi filialele sale sunt
pe deplin angajate să își desfășoare activitatea în conformitate cu legea şi
alte standarde acceptabile de conduită în afaceri indicate în regulamentul
Keystone.
Companiile şi organizațiile se află sub o presiune crescândă de a adera la
standardele legale şi etice adecvate. Un eșec de a îndeplini aceste standarde
poate fi dăunător pentru Keystone şi mai important, ar fi greșit.
Misiunea Keystone şi valoarea vieții umane solicită integritatea şi
conformarea cu legile şi standardele din partea fiecărui angajat, membrii
ai Consiliului şi voluntari.
Aşa cum s-a stabilit prin Codul Regulamentului de Conduită, scopul acestui Cod
de Conduită este de a oferi standarde conform cărora angajații Keystone trebuie
să se comporte în scopul de a proteja şi promova integritatea la nivel de
organizație şi pentru a spori capacitatea Keystone de a-şi îndeplini misiunea. Codul
de Conduită este conceput pentru a ne ajuta pe fiecare dintre noi să înțelegem şi
să respectăm conformarea de bază şi regulile de integritate aplicabile locurilor
noastre de muncă şi pentru a ști când şi unde să cerem sfaturi.
Nimic din acest Cod de Conduită nu este menit şi nu ar trebui să fie interpretat
ca oferind drepturi suplimentare de muncă sau contractuale angajaților sau
altor persoane.
In timp ce Keystone va încerca în general să comunice modificări
concomitente cu sau înaintea implementării unor astfel de schimbări, Keystone
îşi rezervă dreptul de a modifica, schimba sau altera Codul de Conduită, fără
preaviz către vreo persoana sau angajat.
Ce este integritatea?
Integritatea se definește ca fiind aderarea la principiile morale şi etice şi
posedarea unui sentiment de onestitate. Cu alte cuvinte, integritatea înseamnă
„a face ceea ce trebuie chiar dacă nimeni nu supraveghează.”
Keystone Human Services 5 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Ce Ar Trebui să Știți Despre
Codul de Conduită
Keystone Human Services (continuare)
Cine ar trebui să respecte Codul de Conduită?
Keystone se așteaptă ca toti angajații să respecte următoarele principii şi
standarde şi să desfășoare activitatea şi afacerile Keystone în concordanță cu
situația generală a principiilor stabilite aici.
Acei angajați care angajează furnizori, consultanți şi contractori trebuie să
depună eforturi rezonabile pentru a le monitoriza activitatea astfel încât acțiunile
lor să fie în concordanță cu Codul de Conduită. Orice preocupări legate de
furnizori, consultanți sau contractori care nu îşi desfășoară activitatea în
conformitate cu Codul de Conduită ar trebui să fie comunicate superiorului
dumneavoastră şi Ofițerului de Conformitate Corporativă.
În plus, ne așteptăm ca membrii Consiliului, voluntarii şi alți contractori să
respecte legile şi reglementările aplicabile în relațiile lor cu şi în numele Keystone,
precum şi a deține cele mai înalte standarde de integritate. Ca atare,
împărtășim Codul de Conduită cu aceștia, în scopul de a retransmite
angajamentul nostru pentru o conduită legală şi etică.
In ce măsură acest Cod de Conduită mă afectează pe mine?
Codul de Conduită reprezintă un angajament de a face ceea ce este corect.
Prin faptul că lucrați la Keystone, sunteți de acord să respectați acest
angajament. Se așteaptă ca dumneavoastră să înțelegeți standardele stabilite în
acest Cod de Conduită şi orice regulamente care se aplică locului
dumneavoastră de muncă – şi, mai important, se așteaptă ca dumneavoastră să
respectați aceste standarde şi regulamente. Nerespectarea Codului de
Conduită sau a instrucțiunilor de comportament pe care Codul de Conduită le
reprezintă, pot duce la acțiuni disciplinare. Pentru pretinsele încălcări ale Codului
de Conduită Keystone va cântări faptele relevante şi circumstanțele, inclusiv, dar
nu limitat la întinderea la care comportamentul a fost contrar cu exprimarea de
limbă or intenția generală a Codului de Conduită, de comportamentul
neadecvat, istoria angajatului cu Keystone şi alți factori pe care Keystone le
consideră relevante. Disciplina pentru nerespectarea Codului de Conduită
poate, la discreția Keystone, duce de la supravegherea progresivă până la şi
inclusiv la reziliere.
Cum folosesc acest Cod de Conduita?
Codul de Conduită conține principii care articulează regulamentul şi standardele
Keystone, care sunt menite să ofere îndrumări suplimentare. Întrebări frecvente
Keystone Human Services 6 Planul de Integritate & Conformitate Corporativa
Ce Ar Trebui să Știți Despre
Codul de Conduită
Keystone Human Services (continuare)
sunt oferite ca exemple pentru fiecare standard, la fel ca orice regulamente
sau surse aplicabile pentru informații suplimentare. Toate regulamentele
relevante şi directivele operaționale pot fi accesate prin zona Keystone la
www.keystonezone.com.
Tot ce am nevoie să stiu se află în Codul de Conduită?
In timp ce Codul de Conduită este o piesa esențială în angajamentul Keystone la
Integritate, nu se intenționează să descrie fiecare lege sau politica care vi se aplica.
Sunteți responsabili pentru identificarea oricăror reguli suplimentare care se pot aplica
filialei sau poziției dumneavoastră. De exemplu:
Fiecare filiala Keystone poate avea regulamente şi proceduri pentru a
implementa în continuare standardele în Codul de Conduită Keystone. în
cazurile în care regulile unei filiale sunt mai stricte decât cele prevăzute în
prezentul Cod de Conduita, vi se va cere să respectați reguli mai stricte.
In funcție de locație, şi anume statul sau țara în care lucrați, se pot aplica
legi suplimentare.
Ce se intanmplă cu filialele noastre din afara Statelor Unite?
Angajații care lucrează pentru filialele noastre din străinătate, şi anume Keystone
Human Services International (KHSI), Keystone Human Services International Moldova
Association (KHISMA) şi Keystone Foundation for Children and Families (KFCF) pot fi
supuse legilor țării în care se afla. în timp ce legile din S.U.A. se pot aplica în
continuare, vă revine o responsabilitate importantă de a cunoaște şi respecta
legislația şi standardele locale, precum şi regulamentul şi procedurile interioare ale
Keystone.
Unde mă încadrez aici?
Toți angajații sunt responsabili să se asigure ca comportamentul şi activitatea lor
sunt în concordanță cu Codul de Conduită. Keystone nu poate atinge
standardele noastre etice daca angajații nu comunică sau pun întrebări atunci
când este necesar. Aveți un rol esențial în conformitate prin raportarea oricăror
încălcări cunoscute sau suspecte ale Codului de Conduită, fraudă sau abuz,
deturnare de fonduri, şi/sau falsificarea evidențelor interne, Ofițerului de
Conformitate Corporativă, fără teama de represalii sau pierderea locului de
muncă.
Keystone Human Services 7 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Ce Ar Trebui să Știți Despre
Codul de Conduită
Keystone Human Services (continuare)
Dar cei care ii supraveghează pe alții?
Conducerea Executivă şi supraveghetorii Keystone au responsabilități
suplimentare în conformitate cu Codul de Conduită:
Să conducă prin exemplu—să arate ce înseamnă să acționeze cu integritate;
Să se asigure ca cei care ii supraveghează au cunoștințe adecvate, instruire
şi resurse pentru a respecta standardele prevăzute în Codul de Conduită;
Monitorizarea conformării de către persoanele supravegheate;
Aplicarea standardelor Codului de Conduită şi toate regulamentele aferente
companiei;
Sprijinirea angajaților care cu buna credință pun întrebări sau au nelămuriri cu
privire la problemele de integritate sau conformare. Acest lucru înseamnă ca
retorsiunile de orice fel nu sunt permise; şi
Raportarea cazurilor potențiale de neconformitate Ofițerului de Conformitate
Corporativă.
Unde mă duc pentru ajutor?
Dacă aveți întrebări cu privire la Codul de Conduită, sau aveți nevoie de informații
suplimentare, contactați ofițerul de conformitate corporativă.
In plus, Keystone a oferit 3 linii de telefon confidențiale care vă sunt disponibile pentru
utilizare în vederea raportării de încălcări ale Codului de Conduită :
Puteți APELA Linia de Ajutor de Conformitate la (717) 230-9702 sau 1-888-857-5007.
Puteți raporta ONLINE la www.keystonehumanservices.org/compliance/
compliance-referral-form.php.
Puteți TRIMITE O LINIE la:
Keystone Human
Services
Attn: Corporate Compliance Officer [Ofițerul de Conformitate Corporativa]
124 Pine Street
Harrisburg, PA 17101
(Marcați plicul CONFIDENTIAL)
Va rugăm să consultați Formularul de Recomandare de Conformitate din Anexă, pentru
a vă ajuta în redactarea raportului.
Keystone Human Services 8 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Ce Ar Trebui să Știți Despre
Codul de Conduită
Keystone Human Services (continuare)
Ce se intamplă când folosesc una dintre Liniile de Asistentă Telefoncă?
Dacă apelați linia de asistentă telefonică, completați o sesizare online sau
trimiteți o notă direct la Ofițerul de Conformitate Corporativa, cineva de la
Departamentul de Conformitate şi Integritate vă va răspunde în timp util. în
funcție de natura îngrijorării sau problemei, Departamentul de Conformitate şi
Integritate va lucra cu departamentele corespunzătoare, precum Resurse
Umane sau Conducerea Executivă, pentru a investiga şi rezolva problemele .
Dacă este nevoie de o investigare, Departamentul de Conformitate şi Investigații
va analiza problema prompt şi se va asigura că se va lua măsura corectivă
corespunzătoare așa cum este necesar. Pentru informații suplimentare, consultați
Regulamentul de Executare şi Prevenire şi Directiva Operațională
corespunzătoare liniei dumneavoastră de serviciu.
Voi intampina probleme pentru raportare?
Keystone Human Services nu tolerează retorsiunea față de niciun angajat bine
intenționat care caută un sfat sau raportează un motiv de îngrijorare. Oricine
acționează în retorsiune față de un individ va fi obiectul unei acțiuni
disciplinare, care poate include rezilierea. Keystone ia foarte în serios cererile
de retorsiune. Dacă bănuiți că dumneavoastră sau cineva cunoscut a fost
victima unei retorsiuni, contactați imediat Ofițerul de Conformitate
Corporativă.
Ce se intamplă dacă nu doresc să imi las numele?
Keystone înțelege şi va respecta dreptul de a raporta probleme de
conformare în mod anonim. Daca alegeți să raportați anonim, va rugăm să
furnizați informații suficiente pentru ca sesizările dumneavoastră să fie
investigate cu atenție. Toate rapoartele, indiferent de anonimat, vor fi
păstrate confidențiale. Keystone Human Service 9 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Rolurile Programului Keystone de
Conformitate şi Integritate
Codul de Conduită este mai mut decât o descriere a standardelor noastre; este
inima Programului de Conformitate şi Integritate.
Programul de Conformitate este administrat de către Ofițerul de Conformitate
Corporativă, care verifică Programul şi respectarea la nivel de companie a
Codului de Conduită cu ofițerii superiori, Comitetul de Conformitate şi
Integritate şi Consiliul Director şi Keystone Human Services.
Împreună, agentul de conformitate, echipa de management, precum şi
Comitetul de Conformitate şi Integritate au responsabilitatea de a monitoriza
Programul Keystone de Conformitate şi Integritate. Aceasta responsabilitate
include asigurarea ca:
angajații Keystone să respecte toate legile şi reglementările
aplicabile referitoare la serviciile pe care le oferim;
Keystone şi angajații săi să acționeze în conformitate cu
standardele etice adecvate;
Keystone să ofere servicii de înaltă calitate persoanelor pe care le
deservește;
Să identifice zonele de risc reale şi potențiale; si
Dezvoltării de standarde de conduită şi regulamente şi
proceduri Keystone.
Așa cu s-a stabilit în Regulamentul de Instruire a Angajaților cu privire la Conformitate,
toți angajații vor beneficia de instruire cu privire la Planul de Conformitate şi Integritate
şi Codul de Conduită, legi aplicabile, reguli şi regulamente. în funcție de cerințele
contractului, angajații implicați în formularea sesizărilor şi procesul de depunere vor
primi o instruire suplimentară, care poate varia între filiale. Instruirea conformității
pentru linia dumneavoastră de asistență se poate găsi intr-o Directiva Operaționala în
conformitate cu Regulamentul de Păstrare a Evidentei în Zona Keystone, sau este
disponibilă la Directorul dumneavoastră de Formare a Angajaților.
Keystone Human Services 10 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 1
: C
on
form
itate
a Le
ga
la
Principiul 1
Conformitatea Legală
În toate relațiile noastre de afaceri, Keystone se străduiește să fie onestă şi
corectă. Toata activitatea de către sau în numele Keystone trebuie să fie în
conformitate cu legislația în vigoare.
Următoarele standarde sunt menite să ofere îndrumare angajaților şi să îi ajute în obligația de a respecta legislația în vigoare. Aceste standarde nu sunt nici exclusive, nici complete. Angajații sunt obligați să respecte toate legile aplicabile, indiferent dacă sunt sau nu abordate în mod specific în aceste regulamente. Dacă există întrebări cu privire la existenta, interpretarea sau aplicarea oricărei legi, ele ar trebui direcționate către Ofițerul de Conformitate Corporativă.
„Dreptul de a face ceva, nu înseamnă ca a face acel lucru este corect. ”
~ William Safire
Keystone Human Services 11 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 1:
Co
nfo
rmita
tea
Le
ga
la
Standardul 1.1—Antitrust
Filialele Keystone respectă cu strictețe legile antitrust şi ale concurenței neloiale. Astfel
de legi interzic acordurile anticoncurențiale, precum fixarea prețurilor şi eforturile de a
elimina în mod nedrept competitorii. Angajații trebuie să ceară sfatul Ofițerului de
Conformitate Corporativă Keystone atunci când se confruntă cu decizii de afaceri care
implica un risc de încălcare a legilor antitrust.
Conduita interzisă de legile antitrust:
Acordurile de stabilire a prețurilor, licitații trucate, înțelegeri secrete
(inclusive schimbul de informații sensibile din punct de vedere
competitiv) cu competitorii
Boicoturile, anumite acorduri de exclusivitate şi acordurile
de discriminare de preț
Practici comerciale neloiale, inclusiv mită, însușirea ilegală de
secrete comerciale, înșelăciune, intimidare şi practici neloiale
similare.
Stiati ca . . .?
Sancțiunile pentru fixarea prețurilor sunt grave şi pot include pedepse cu
închisoarea şi amenzi mari.
Chiar şi ceea ce apare ca fiind un contact obișnuit de afaceri, precum
un prânz de lucru cu reprezentantul unui competitor care include o
discuție pe subiecte interzise, poate duce la sesizări de încălcări ale
legii concurenței.
Legile antitrust variază în întreaga lume. Multe țări şi state individuale din S.U.A. au
legi care interzic comportamentul anticoncurențial. Legile care vi se aplică pot
varia în funcție de locul unde vă aflați şi unde vă desfășurați activitatea. Legile
antitrust din S.U.A, vi se pot aplica în continuare, chiar daca vă aflați în
străinătate.
Keystone Human Services 12 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 1
: C
on
form
itate
leg
ala
Întrebări Obișnuite Despre Legile Antitrust
Q: Unul dintre furnizorii pe care ii folosim nu este la fel de încredere așa cum a
fost odată. Îmi puteți recomanda să găsesc un nou furnizor?
A: Da. Atâta timp cât o companie nu încheie un acord cu concurenții pentru a
boicota un anumit furnizor, poate să înceteze să mai facă afaceri cu
furnizorul dacă compania alege.
Q: Îi pot spune unui potențial furnizor cât de mult plătim în prezent pentru
bunuri şi servicii, astfel încât să poată depune o ofertă mai mică?
A: Nu. Acest lucru ar oferi furnizorului un avantaj inechitabil şi ar restrânge
concurența.
Consultați Regulamentul de Oferte Competitive Keystone pentru informații suplimentare.
Keystone Human Services 13 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 1:
Co
nfo
rmita
te L
eg
ala
Standardul 1.2—Taxe
Ca entitate scutită de impozit, Keystone are obligația legală şi etică de a acționa în conformitate cu legislația în vigoare, să se angajeze în activități în vederea realizării scopului său caritabil, şi pentru a se asigura că resursele sale sunt folosite într-o manieră care promovează mai degrabă interesele publice decât pe cele personale sau private ale oricărui individ. Prin urmare, Keystone şi angajații săi vor evita aranjamente de compensare în exces față de valoarea justă de piață, va raporta cu exactitate plățile către autoritățile fiscale adecvate, şi va depune toate taxele şi informațiile fiscale în concordanță cu legile în vigoare.
„“Relativitatea se aplică fizicii, nu eticii.”
~ Albert Einstein
Keystone Human Services 14 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 1
:Co
nfo
rmita
tea
Leg
ala
Standardul 1.3—Frauda şi Abuzul
Keystone are un Program intern de audit de fraude şi abuz. Departamentul
investighează şi raportează orice potențială şi reală activitate frauduloasă.
Activitatea frauduloasă cea care este în mod deliberat înșelătoare în scopul de a
obține câștiguri ilegale sau abuzive. Keystone se așteaptă ca angajații săi să se
abțină de la orice comportament care poate încălca legile privind frauda şi abuzul.
Exemple de conduita interzise de
legile privind frauda şi abuzul:
Plațile directe, indirecte sau mascate în schimbul sesizării
persoanelor
Prezentarea de afirmații false, frauduloase sau inseratoare oricărei
entități guvernamentale sau unui plătitor terța parte, inclusiv cererile
pentru servicii neprestate, cereri ce caracterizează serviciul diferit
față de serviciul de fapt prestat, sau cereri care nu se conformează
de altfel cu programul aplicabil sau cerințele contractuale
Efectuarea de reprezentări false către orice persoana sau entitate, cu
scopul de a obține sau menține participarea la un program sau
pentru a obține plata pentru orice serviciu
Orice angajat care pune sub semnul întrebării o metodă de facturare sau are întrebări cu privire la legitimitatea unei anumite tranzacții trebuie să contacteze Departamentul de Conformitate Corporativă şi Integritate. Ofițerul de Conformitate Corporativă va revizui toate preocupările şi le va analiza în mod adecvat.
Keystone Human Services 15 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 1: C
on
form
ita
tea
Le
ga
la
Întrebări Obișnuite cu Privire la Legile Fraudei şi
Abuzului
Q: Care este diferența dintre fraudă şi abuz?
A: Frauda are loc atunci când cineva face cu bună știință o înșelăciune sau o
denaturare a faptelor care are ca rezultat sau ar putea duce la o plată sau un
beneficiu neautorizat către destinatar. Abuzul implică acțiuni care sunt
incompatibile cu practicile sănătoase medicale, de afaceri sau fiscale. Abuzul poate
duce fie direct sau indirect, la costuri inutile pentru un finanțator prin plăți
necuvenite. Acțiunile abuzive nu sunt comise cu bună știință sau intenționat. în timp
ce ambele activități au același impact, principala diferență este intenția individului.
Q: Un finanțator imi cere să ofer 4 ore de serviciu unei persoane pe care il deservim,
însă nu am oferit decât 3 ore. Ar trebui să facturez tot pentru 3 ore să ramânem în
cerințele contractului?
A: Nu. Orice cerere care caracterizează un serviciu diferit de ceea ce s-a oferit este o
încălcare a legilor privind frauda şi abuzul.
Pentru indicații suplimentare consultați Legra Federală de Conformitate a Reducerii
de Deficit şi Legea de Punere în Aplicare şi Prevenire şi Directiva Operatională
corespunzătoare specifica liniei dumneavoastră de serviciu.
Angajații de la Keystone Autism Services [Serviciile de Autism Keystone]
trebuie să respecte şi Regulamentul filialei privind Conformitatea cu
Programul Comunitar de Autism.
Keystone Human Services 16 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 1
: C
on
form
itate
aLe
ga
la
Standardul 1.4—Lobbying/Activitatea Politică
Legislația Statelor Unite şi a altor câteva țări pun limite stricte cu privire la contribuțiile
făcute de corporații către partidele politice şi candidați, iar cei care încalcă aceste
reguli sunt supuși unor pedepse aspre—inclusiv cu închisoarea şi amenzi. Keystone se
aștepta ca fiecare din angajații săi să se abțină de a se implica într-o relație care ar
pune în pericol statutul de scutire de taxe al organizației, inclusiv o varietate de
lobbying şi activități politice.
Activitatea Politică Personală
Niciun individ nu poate face niciun acord de a contribui cu bani, bunuri sau serviciile
vreunui ofițer sau angajat pe cheltuiala Keystone pentru niciun candidat politic, partid,
organizație, comitet sau persoană fizică în încălcarea vreunei legi în vigoare. Keystone
respectă şi sprijină angajații care decid să participe şi să contribuie la organizațiile sau
campanile politice, însă trebuie să facă asta ca persoane fizice, nu ca reprezentanți
Keystone, şi trebuie să-şi folosească fondurile proprii.
Organizție Activitate Politică
In cazul în care experiența poate fi de ajutor, Keystone poate oferi în mod public
recomandări privind legislația sau reglementările luate în considerare. În plus, se poate
analiza şi se pot lua poziții publice cu privire la aspectele care au o relație cu
operațiunile Keystone atunci când experiența să contribuie la înțelegerea unor astfel
de probleme.
Lobbying
Keystone are multe contacte şi relații cu organismele şi oficialii guvernamentali. Toate aceste contacte şi tranzacții trebuie să se desfășoare intr-un mod onest şi etic. Orice solicitare sau cerere de a influenta procesul de luarea a deciziilor a organismelor sau oficialilor guvernamentali sub forma unei oferte necorespunzătoare a vreunui beneficiu este absolut interzisă. Orice solicitare sau cerere din partea oricărui reprezentant guvernamental a vreunui beneficiu necorespunzător, ar trebui raportată imediat Ofițerului de Conformitate Corporativă.
Keystone Human Services 17 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 1:
Co
nfo
rmita
tea
Le
ga
la
Întrebări Obișnuite Despre Activitatea Politică
Q: Ajut un politician local cu campania sa. Pot folosi copiatorul de la birou pentru
a face copii pentru corespondență?
A: Nu. Bunurile şi echipamentul Companiei nu pot fi folosite în scop politic.
Q: As dori să candidez pentru Consiliul Scolii. Va fi asta o problemă?
A: Atâta timp cât activitățile de campanie nu se desfășoară în timpul dedicat pentru Keystone folosind echipamentul Keystone, puteți face acest lucru. Ar trebui totuși, să-i informați despre asta pe şeful direct şi Ofițerul de Conformitate Corporativă pentru a vă asigura că a candida pentru consiliul şcolii nu produce un conflict de interese(consultați Standardul 4.3).
Pentru informații suplimentare, consultați Regulamentul Keystone Privind
Activitatea Politică Interzisă.
Angajații Keystone Human Services, Inc. trebuie să respecte şi Regulamentul Keystone Human Services cu privire la Finanțarea Completă a Campaniei Politice.
Keystone Human Services 18 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 1
: Co
nfo
rmita
tea
Leg
ala
Standardul 1.5—Mediul
Keystone așteaptă o respectare deplină şi completă a tuturor legilor şi regulamentelor de mediu în
vigoare, oriunde deservim. Ne angajăm la gestionarea şi operarea afacerii noastre intr-un mod
care respectă mediul înconjurător şi conservarea resurselor naturale. Angajații vor depune eforturi
pentru a utiliza resurse în mod adecvat şi eficient, de a recicla acolo unde este posibil şi de a
dispune de altfel de toate deșeurile în conformitate cu legile şi reglementările în vigoare, şi de a
coopera cu autoritățile competente pentru a remedia orice contaminare a mediului pentru care
Keystone poate fi responsabilă. Fiecărui angajat Keystone i se cere:
Sa efectueze afaceri în conformitate cu toate legile aplicabile de mediu,
reglementari, cerințe şi angajamente corporative. în plus față de conformitatea
legală, aceasta înseamnă a acționa în concordanta cu angajamentele de
mediu şi obiectivele filialei dumneavoastră.
Să înțeleagă că obiectivul este îndreptarea către practice durabile de mediu acolo
unde este posibil—aceasta înseamnă că trebuie să cunoaștem toate consecințele asupra mediului a ceea ce facem, şi să căutam modalități de a reduce sau elimina orice consecințe negative.
Să respecte procedurile specifice, să anunțe conducerea cu privire la
problemele potențiale de mediu, şi să împărtășească idei de îmbunătățire
continuă a performanței.
Întrebări Obișnuite Cu Privire La Impactul de Mediu
Q: Ce pot face pentru a face o diferența asupra impactului pe care
Keystone îl are asupra mediului?
A: Chiar şi lucrurile simple, cum ar fi stingerea luminilor, reciclarea hârtiei sau folosirea unor forme alternative de comunicare, precum teleconferința şi videoconferința, pentru a evita călătorii inutile de afaceri, pot face o mare diferență.
Keystone Human Services 19 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 1: C
on
form
ita
tea
Le
ga
la
Standardul 1.6—Discriminarea
Keystone are o diversitate culturală şi consideră că tratarea corectă şi echitabilă a
angajaților, al persoanelor pe care le susținem este esențiala pentru îndeplinirea
viziunii şi a obiectivelor sale. Prin îmbrățișarea acestei diversități, Keystone
recrutează, angajează, promovează, disciplinează şi oferă alte condiții de muncă,
indiferent de rasa unei persoane, culoare sau religie.
Similar, Keystone se angajează să trateze persoanele pe care le susținem, indiferent de
rasa, culoare, religie, sex, origine etnică, vârstă sau handicap al acestei persoane, sau
orice altă clasificare interzisă de lege.
Deținerea unui mediu de lucru profesionist, înseamnă şi că Keystone nu va tolera nicio
formă de hărțuire. Hărțuirea poate fi un comportament verbal, fizic sau vizual în care
scopul sau efectul este acela de a crea un mediu ofensiv, ostil sau intimidant.
Hărțuirea sexuală, în special, poate include avansuri sexuale, cereri de favoruri
sexuale, contact fizic nedorit sau sugestii sexuale repetate şi nedorite. Alt
comportament interzis cuprinde: glume sau insulte ofensive rasiale, etnice, religioase,
legate de vârstă sau sexuale; distribuirea sau afișarea de imagini ofensive sau
animate; şi folosirea mesageriei vocale, e-mail sau alte dispozitive electronice pentru a
transmite informații denigratoare sau discriminatorii. Acest tip de comportament nu
are loc în cadrul Keystone.
„Acțiunea este într-adevăr mediul unic de exprimare a eticii.”
~ Jane Addams
Keystone Human Services 20 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 1
: C
on
form
itate
a Le
ga
la
Întrebări Frecvente Cu Privire La Discriminare
Q: Ce se întâmplă dacă religia mea nu tolerează stilul de viață al unor persoane cu
care lucrez?
A: Alegând să lucrați la Keystone, ați fost de acord să îmbrățișați diversitatea şi să nu
discrimineze persoanele. Vorbiți cu superiorul dumneavoastră despre programul
alternativ sau sarcinile de lucru.
Q: Ṣeful meu face des glume obscene pe care le consider ofensatoare. Nu mă simt
confortabil să îl abordez în această privință. Ce pot să fac?
A: Puteți raporta sesizările dumneavoastră confidențial cu ajutorul Liniei de Asistență de Conformitate, prin completarea unei sesizări web, sau prin trimiterea unei note către Ofițerul de Conformitate Corporativă. Deși retorsiunea contravine regulamentului Keystone şi nu va fi tolerată, aveți dreptul şi opțiunea de a raporta anonim. în plus, aveți posibilitatea de a raporta sesizările dumneavoastră la Resurse Umane.
Consultați următoarele reguli pentru informații suplimentare:
Regulament Cu Privire la Hărțuire
Regulament Privind Oportunitățile Egale de Angajare şi Nediscriminare
Keystone Human Services 21 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 2
: Etic
a în
Afa
ce
ri
Principiul 2
Etica în Afaceri
În sprijinul angajamentului Keystone față de cele mai înalte standarde de
etica şi integritate, angajații trebuie să reprezinte corect şi sincer Keystone şi
nu se vor angaja în nicio activitate sau sistem pentru a înșela pe cineva cu
bani, bunuri sau service oneste.
Următoarele standarde sunt concepute pentru a oferi îndrumare pentru a se asigura ca activitățile sale comerciale reflectă standardele înalte ale eticii şi integrității în afaceri. Conduita angajatului neabordată în mod specific de aceste standarde trebuie să fie în concordanță cu Principiul 2.
Ia mai puțin timp să faci un lucru corect, decât ia să explici de ce
l-ai făcut greșit .
~Henry Wadsworth Longfellow
Keystone Human Services 22 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 2
: Etic
a în
Afa
ce
ri
Standardul 2.1—Comunicarea Onestă
Keystone cere candoare şi onestitate din partea persoanelor fizice în îndeplinirea responsabilităților lor şi în comunicarea cu avocații şi auditorii. Angajații nu pot face declarații false sau care induc în eroare orice persoana fizică pe care o deservim sau altă persoană sau entitate care face afaceri cu Keystone despre orice persoane fizice, persoane sau entități care fac afaceri sau sunt în competiție cu Keystone, sau despre produse sau servicii Keystone sau competitorii săi .
Dacă spui adevărul nu trebuie să ții nimic minte.
~Mark Twain
Keystone Human Services 23 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 2
: Etic
a în
Afa
ce
ri
Standardul 2.2—Delapidarea de Informații de Proprietate
Așa cum ne protejăm informațiile noastre confidențiale (consultați Standardul 3.2-
Informații de Proprietate), angajații trebuie să respecte informațiile de proprietate
şi confidențiale ale altora. Astfel de informații pot include materiale scrise,
software, muzică şi alte “drepturi de proprietate intelectuală”. Toți angajații
Keystone sunt responsabili pentru a se asigura că nu copiază în mod
necorespunzător documente sau programe de calculator pentru ei înșiși
încălcând legile aplicabile de drepturi de autor sau acordurile de licențiere. Toți
angajații Keystone trebuie să respecte Regulamentul Keystone de Securitate a
Informațiilor.
Angajații nu vor utiliza informațiile confidențiale de afaceri obținute de la
competitori, inclusive liste cu clienți, liste de preturi, contracte sau alte informații
care încalcă un acord de a nu concura, înaintea contractelor de angajare, sau în
orice alt mod, probabil pentru a oferi un avantaj competitiv neloial pentru Keystone.
Știați ca . . .?
Pentru schimbul de copii al articolelor din reviste cu colegii, trimiterea în e-mail a articolelor în format PDF, sau inserarea de conținut în prezentări PowerPoint pot să necesite permisiunea de la destinatorul drepturilor de autor,
Keystone Human Services 24 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 2
: Etic
a în
Afa
ce
ri
Întrebări Frecvente Cu Privire la Delapidarea
Informațiilor de Proprietate
Q: Am lucrat pentru unul dintre competitorii Keystone şi am o listă extinsă de
contacte şi documente care ar putea fi utile pentru Keystone. Pot folosi
aceste informații?
A: Nu. Aceste informații sunt informații de proprietate care aparțin angajatorului
anterior şi nu ar trebui utilizate pentru a oferi un avantaj neloial lui Keystone.
Q: Am un program de calculator pe computerul meu de acasă care ar fi util la lucru.
Din vreme ce programul îmi aparține deja, îl pot încărca pur şi simplu pe
calculatorul de la locul de muncă?
A: Nu. Prin încărcarea de software pe calculatorul de la locul de muncă veți încălca
acordurile de licențiere care au venit cu software-ul şi regulamentele Keystone cu
privire la Securitatea Informațiilor,
Consultați regulamentele de mai jos pentru informații suplimentare:
Regulament cu privire la Responsabilitatea Tehnologică a Angajaților
şi Orice Alt Personal Autorizat
Regulament de Securitate a Informațiilor
Keystone Human Services 25 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 2
: Etic
a în
Afa
ce
ri
Standardul 2.3—Verificarea Angajat/Furnizor
In conformitate cu reglementările federale, Keystone face o ancheta rezonabilă în istoricul angajaților potențiali şi al furnizorilor ale căror locuri de muncă sau activități pot avea un impact asupra procesului de depunere şi procesare a cererii Medicare/Medicaid, relația Keystone cu personalul de îngrijire directă, sau modele de recomandări între furnizori. Aceste verificări de istoric sunt necesare pentru a se asigura ca Keystone nu angajează sau contractează orice persoană sau entitate care a fost condamnată pentru o infracțiune legata de sănătate sau este listată de o agenție federală ca fiind exclusă, sau nu se califică la programul federal de participare.
Consultați Regulamentul de Verificare a Istoricului şi Regulamentul de Licitație
Competitivă pentru informații suplimentare.
Angajații Keystone Autism Services [Serviciile Keystone de Autism] trebuie
să respecte şi Regulamentul Programului Comunitar de Autism cu
privire la Conflictul de Interese specific pentru această filială.
Keystone Human Services 26 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 3
: C
on
fide
ntia
litate
a
Principiul 3
Confidențialitatea
Keystone crede în respectarea confidențialității informațiilor personale ale
angajaților, precum şi a informațiilor persoanelor fizice pe care le deservim.
Toți angajații trebuie să depună eforturi de păstrare a informațiilor
confidențiale în conformitate cu standardele legale şi etice aplicabile.
Keystone şi angajații săi sunt în posesia şi au acces la o mare varietate de informații confidențiale, sensibile şi de proprietate, a căror divulgare ilegală ar dăuna celor pe care ii deservim, partenerii de afaceri Keystone şi Keystone în sine. Fiecare angajat Keystone are obligația de a proteja în mod activ şi a păstra informațiile confidențiale sensibile şi de proprietate intr-o maniera proiectată pentru prevenirea de divulgare neautorizata a informațiilor. Aceasta înseamnă că accesul la date personal ar trebui să fie limitat la personalul companiei care au autorizație adecvată şi au nevoie clară de informații în scop de afaceri. Angajații care au acces la informațiile personale trebuie să le trateze în mod corespunzător şi confidențial.
„Să știi ce este bine şi să nu faci acest lucru e cea mai mare lașitate.”
~ Confucius
Keystone Human Services 27 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 3:
Co
nfid
en
tia
lita
tea
Standardul 3.1—Informații Legate de
Cei pe care îi Deservim
Fiecare angajat Keystone are obligația să se comporte în conformitate cu
principiul de păstrare a confidențialității informațiilor de la şi despre oamenii pe
care îi deservim în conformitate cu toate legile şi regulamentele aplicabile.
In Statele Unite, Departamentul de Sănătate şi Servicii Umane (DHHS) a emis
un set de standarde naționale de protecție a informațiilor de sănătate
conform Regulii de Confidențialitate. Standardele Regulii de Confidențialitate
abordează utilizarea şi divulgarea Informațiilor Medicale Confidențiale (PHI),
precum şi standarde cu privire la drepturile individuale de confidențialitate şi
dreptul de a controla modul în care aceste informații de sănătate sunt folosite.
Biroul Drepturilor Civile are responsabilitatea de a implementa şi aplica Legea
Confidențialității Transferului şi Responsabilității Asigurării de Sănătate (HIPAA).
Legile privind confidențialitatea în alte țări pot fi diferite de cele din Statele Unite.
Keystone recunoaște şi respectă standardele aplicate pentru a proteja
informațiile individual identificabile pentru persoanele fizice pe care le deservim în
fiecare țară în care ne desfășuram activitatea. Aceste standarde sunt utilizate
pentru a aborda utilizarea şi divulgarea informațiilor medicale protejate, precum şi
întreținerea şi securitatea informațiilor de sănătate transmise. Keystone crede şi
recunoaște ca fiecare individ pe care îl deservim are dreptul la viață privată şi la
protecția informațiilor de sănătate. Angajații care își desfăşoară activitatea în
străinătate trebuie să fie conștient de legile țării respective privind
confidențialitatea şi localitatea în care lucrează şi le respectă în mod
corespunzător.
Toți angajații sunt instruiți cu privire la regulile de confidențialitate înainte de a fi
responsabili pentru protejarea informațiilor de sănătate şi au obligația de a respecta
toate regulile şi procedurile de confidențialitate aplicabile. Aceste reguli şi
proceduri sunt legate de confidențialitate, accesul individual şi divulgarea de
informații de sănătate protejate şi preferințe de comunicare.
In cazul în care apar întrebări cu privire la obligația de a păstra
confidențialitatea informațiilor sau caracterul privat al divulgării de
informații, angajații ar trebui să caute îndrumare din partea conducerii sau
de la Ofițerul de Conformitate Corporativă. Angajații ar trebui să contacteze
conducerea sau Ofițerul cu privire la Confidențialitate dacă au întrebări
despre regulile şi procedurile HIPAA privind confidențialitatea.
Keystone Human Services 28 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 3
: Co
nfid
en
tialita
tea
Întrebări Suplimentare Despre Informațiile Legate de
Cei pe care îi Deservim
Q: Am văzut un prieten al unui individ pe care îl deservim la un magazin alimentar. M-a
întrebat despre starea de sănătate a individului şi planul de tratament al acestuia.
Din vreme ce sunt prieten al acestuia, îi pot da aceste informații?
A: Nu. Aceste informații sunt considerate informații de sănătate protejate şi nu
trebuie divulgate sau discutate cu cineva care nu are autorizația de a obține
aceste informații.
Q: Lucrez ocazional de acasă. Pot trimite în e-mail documente care conțin
informații de sănătate către computerul meu de acasă?
A: Nu. Nu ar trebui să utilizați computerul de acasă pentru a deschide sau lucra la
documente care conțin informații protejate ale unui individ. Computerul de
acasă nu este sigur şi informațiile pot fi accesate de către părți terțe ceea ce ar
însemna o inculcare a legii.
Pentru informații suplimentare, consultați regulamentul Keystone privind
HIPAA şi confidențialitatea celor pe care îi deservim, ceea ce se poate
găsi în zona Keystone.
De asemenea consultați Regulamentul Responsabilităților Tehnologice pentru
Angajați şi Alt Personal Autorizat.
Keystone Human Services 29 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 3
: C
on
fid
en
tia
lita
tea
Standardul 3.2—Informațiile de Proprietate
Informațiile, ideile şi bunurile intelectuale de proprietate Keystone sunt
importante pentru succesul organizației. Informațiile cu privire la strategiile
poziției competitive sau de afaceri Keystone, informațiile despre plată sau
rambursare, şi informațiile referitoare la negocierile cu angajații sau parti terte ar
trebui să fie protejate sau communicate angajaților care trebuie să cunoască
aceste informații în scopul de a-s indeplini responsabilitățile la locul de muncă.
Angajații ar trebui să exercite grija şi să se asigure ca drepturile de proprietate
intelectuala, inclusiv brevete, mărci comerciale, drepturi de autor şi software,
sunt intreținute şi manageriate cu grijă pentru a le pastra şi proteja valoarea. În
plus, toate evidențele create ca parte a activității dumneavoastră la Keystone
devin proprietatea companiei şi nu fac parte din evidențele dumneavoastră
personale.
Keystone Human Services 30 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 3
: Co
nfid
en
tialita
tea
Întrebări Frecvente Despre Informațiile de Proprietate
Q: As dori să împărtăşesc modul în care Keystone își facturează serviciile cu un
prieten de-al meu care lucrează pentru o organizație intr-un alt stat similară cu
Keystone şi nu este un competitor al Keystone? Acest lucru este permis?
A: Nu. Indiferent dacă persoana sau organizația este intr-un alt stat şi nu este un
competitor, acele informații sunt o proprietate şi nu trebuie divulgate unor surse
externe sau unor persoane care nu trebuie să le cunoască.
Consultați Regulamentul Keystone cu privire la Conflictul de Interese
pentru informații suplimentare privind protecția proprietății.
Keystone Human Services 31 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 3
: C
on
fid
en
tia
lita
tea
Standardul 3.3—Acțiunile/Deciziile Personalului
Keystone respecta informațiile angajaților săi. Accesul la datele personale, salariul, beneficii şi alte informații cu caracter personal referitoare la angajați, ar trebui să se limiteze la personalul care are autorizația adecvată şi o nevoie clară de afaceri pentru acele informații. Acei angajați care au acces la astfel de informații ar trebui să le trateze ca fiind confidențiale. Ca atare, informațiile personale ale angajaților nu ar trebui să fie furnizate oricui din afara Keystone fără autorizația corespunzătoare.
Întrebări Frecvente despre Acțiunile/Deciziile Personalului
Q: Seful meu mi-a vorbit despre evaluarea performantelor unui alt angajat, însă nu cred
ca această divulgare este adecvată. Ar trebui să îl reclam cuiva?
A: Da. Toate informațiile angajaților ar trebui să fie protejate şi divulgate doar persoanelor
care trebuie să le cunoască. Ar trebui să raportați incidentul Ofițerului de
Conformitate Corporativă sau la Resurse Umane.
Consultați Regulamentul Keystone cu Privire la Confidențialitatea Datelor
Personale ale Angajaților pentru informații suplimentare.
Keystone Human Services 32 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă n
Prin
cip
iul 4
: Co
nflic
tele
de
Inte
rese
Principiul 4
Conflictele de Interese
Ca angajați ai Keystone Human Services, lucrăm împreună pentru a îndeplini
obiectivele noastre comune. Cu loialitate şi obiectivitate, luăm decizii care
afectează compania în interesul optim al companiei-indiferent de influențele
personale sau din afara. Nu trebuie să ne folosim de pozițiile noastre pentru un
profit personal sau să-i ajutam pe alții să profite în vreun fel în detrimentul
organizației.
Keystone recunoaște ca angajații noștri sunt implicați în multe activități în afara
muncii lor cu compania. Un conflict de interese apare atunci când activitățile
sau relațiile personale, sociale sau de altă natură ale unui angajat cu
potențialul de a interfera cu loialitatea angajatului față de Keystone sau cu
obiectivitatea acestuia de a face afaceri. Obligația dumneavoastră de a
conduce afacerea companiei intr-un mod onest şi etic include gestionarea
corespunzătoare a conflictelor de interese reale şi aparente. Acest lucru
necesita uneori ca conflictele să fie evitate pe deplin, şi necesită întotdeauna
dezvăluirea completă a oricăror conflicte de interese reale sau aparente.
Nota: Membrii Consiliului sunt responsabili pentru aderarea la Regulamentul
Keystone privind Conflictul de Interese pentru Ofițeri şi Directori.
„Ce este drept este adesea uitat de ceea ce este convenabil.”
~ Bodie Thoen, „Recviemul de la Varșovia‟
33 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 4: C
on
flic
tele
de
In
tere
se
Standardul 4.1—Interese Financiare Externe
Deși nu absolute toate, afirmațiile de mai jos vor servi ca ghid pentru tipurile de activități desfășurate de un angajat sau membru de familie al unui angajat care ar putea cauza conflicte de interese:
Deținerea sau angajarea de către o companie externă care face
afaceri cu Keystone. Acest lucru nu se aplica acțiunilor sau alte investiții
făcute intr-o companie publica, cu condiția ca valoarea acțiunilor sau
alte investiții nu depășesc 5% din acțiunile companiei. Keystone poate,
în urma unei revizuiri a faptelor relevante, să permită interese de
proprietate care depășesc aceste sume în cazul în care managementul
ajunge la concluzia ca interesele de proprietate nu vor avea un impact
negativ asupra intereselor de afaceri ale Keystone sau opinia unui
angajat sau a unui membru al Consiliului.
Reprezentarea Keystone de către un angajat în orice tranzacție în care
el sau ea sau un membru al familiei are un interes personal substanțial.
Divulgarea sau folosirea de informații confidențiale, speciale sau din
interior despre Keystone, în special pentru un profit personal sau profitul
unui angajat sau membru al familiei.
Competiția cu Keystone de către un angajat, direct sau indirect, în
achiziția, vânzarea sau deținerea unor drepturi sau interese de
proprietate sau oportunități de afaceri sau investiții.
„Ai curajul de a spune nu. Ai curajul de a înfrunta adevărul. Fa ceea ce este corect pentru ca este corect. Acestea sunt cheile magice pentru a-ti trai viața cu integritate.”
~ W. Clement Stone
Keystone Human Services 34 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 4
: Co
nflic
tele
de
Inte
rese
Întrebări Frecvente Despre Interese Financiare Externe
Q: Soțul meu este un contractor general. Din moment ce mă ocup de angajarea
contractorilor, nu ar fi mai simplu să îl rog pe soțul meu să facă diverse reparații de
la clădire?
A: Pentru ca soțul dumneavoastră este un membru al familiei, ați avea un interes personal în a-l ruga să lucreze pentru Keystone. Implicarea dumneavoastră în contractarea acestuia ar fi foarte nepotrivită.
Pentru informații suplimentare, consultați Regulamentul Privind Conflictul
de Interese al Angajaților şi Regulamentul Privind Conflictul de Interese
ale Directorilor şi Ofițerilor.
Keystone Human Services 35 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 4: C
on
flic
tele
de
In
tere
se
Standardul 4.2—Servicii pentru Competitori/Furnizori
Angajarea la sau implicarea în orice tip de afacere cu un furnizor actual sau
potențial, partener de afaceri sau competitor pentru Keystone ar putea crea
un conflict de interese. Deşi nu toate situațiile provoacă un conflict, trebuie să
obțineți aprobarea superiorului dumeavoastră înainte de a accepta o poziție
cu o astfel de organizație.
În plus, angajații nu pot fi directori, ofițeri sau consultanți ai unui furnizor curent sau
potențial, partener de afaceri sau competitor, şi nici nu poate permite ca numele
său să fie folosit intr-o manieră care ar sugera o legătură de afaceri cu acea
organizație fără autorizația corespunzătoare.
„Reputația de o mie de ani poate fi determinată de
desfășurarea unei ore.”
~ Proverb japonez
uman Services 36 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 4
: Co
nflic
tele
de
Inte
rese
Întrebare Frecventă Despre Serviciile Pentru Competitori/Furnizori
Q: Lucrez part-time la o agenție foarte similară cu Keystone, însa nu sunt sigur ca
este un competitor. Ce ar trebui să fac?
A: Ar trebui să vorbiți cu seful dumneavoastră şi cu Ofițerul de Conformitate
Corporativă pentru a afla dacă asta va genera un conflict de interese. De
asemenea, ar trebui să raportați aceste informații în Declarația Anuală de Divulgare.
Consultați Regulamentul Keystone Privind Conflictul de Interese pentru
Informații suplimentare
Keystone Human Services 37 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 4: C
on
flic
tele
de
In
tere
se
Standardul 4.3—Participarea în Consiliile Executive/de
Administrație
Ocazional, unui angajat I se poate cere să facă parte din consiliul de directori,
un consiliu consultativ sau o comisie pentru o organizație cu profit sau non profit.
Acest lucru poate, în unele cazuri, genera un conflict de interese real sau
aparent sau chiar o problemă legală.
Un angajat trebuie să obțină aprobare din partea superiorului său
înainte de a fi membru într-un consiliu executive/de administrație ale
cărui interese pot intra în conflict cu cele ale lui Keystone.
Unui angajat căruia I se cere, sau încearcă să facă parte din consiliul
executiv/de administrație al unei organizații al cărui interes nu ar
afecta Keystone (de exemplu, civic, caritabil, fratern, etc.) nu I se va
cere să obțină o astfel de aprobare.
Toate taxele/compensații (altele decât rambursarea cheltuielilor
rezultate din participarea în consiliu) care sunt primite pentru serviciile
prestate în consiliu în programul normal de lucru se vor plăti direct către
Keystone (cu excepția cazului în care angajatul își folosește timpul liber
plătit pentru a participa la ședință).
Un angajat trebuie să prezinte toate activitățile consiliului executiv/de
administrație în Declarația Anuala de Divulgare.
Keystone își rezerv obțină dreptul de a interzice aderarea la orice
consiliu executiv/de administrație în cazul în care această
aderare ar intra în conflict cu interesele Keystone.
Pentru întrebări referitoare la faptul daca participarea în consiliu ar
putea sau nu ar putea genera în conflict de interese ar trebui
discutate cu superiorul dumneavoastră.
Keystone Human Services 38 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 4
: Co
nflic
tele
de
Inte
rese
Întrebare Frecventa Despre Participarea în Consiliul
Executiv/de Administrație
Q: De mult timp mă ofer voluntar pentru o organizație caritabila locală a cârei misiune
şi activitate sunt foarte diferite de cele ale lui Keystone. Mi-au cerut să fac parte din
Consiliul lor Executiv. Acest lucru este permis?
A: Din moment ce interesele organizației nu ar fi în conflict sau ar afecta pe Keystone,
participarea dumneavoastră în consiliu nu ar trebui să fie o problemă. Cu toate
acestea, ar trebui totuși să dezvăluiți ca faceți parte din consiliu în Declarația Anuală
de Divulgare.
Keystone Human Services 39 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 4: C
on
flic
tele
de
In
tere
se
Standardul 4.4—Onorariul
Angajații sunt încurajați, cu permisiunea superiorului lor, să participe ca instructori
şi prezentatori în programele şi funcțiile educaționale. Cu toate acestea, orice
onorariu primit de către un angajat trebuie să fie predate la Keystone cu
excepția cazului în care angajatul si-a folosit timpul liber plătit pentru a participa
la acel program sau acea porțiune a programului pentru care se plătește
onorariul.
Întrebare Frecventă Privind Onorariul
Q: Am participat la un program la liceul meu unde am purtat o discuție despre
deservirea unor membrii ai comunității noastre. Participarea mea a avut loc
în timpul programului meu de lucru la companie deoarece era legat de
ceea ce facem la Keystone. Școala mi-a dat un onorariu de $100.00
pentru porțiunea mea din program. Ce ar trebui să fac cu banii?
A: Din moment ce ați participat la program în timpul dedicate pentru Keystone, banii
vor trebui să fie predați la Keystone pentru uzul Keystone.
„Ne judecăm după ceea ce simțim ca suntem capabili să facem, în timp ce alții ne judeca prin ceea ce am făcut deja.”
~ Henry Wadsworth Longfellow, ‟Kavanagh‟
Human Services 40 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 5
: Re
latile
de
Afa
ce
ri
Principiul 5
Relațiile de Afaceri
Tranzacțiile de afaceri cu furnizorii, contractorii şi alte terțe părți trebuie
făcute fără oferte sau solicitări de atenții şi favoruri sau alte stimulente
necorespunzătoare în schimbul influentei sau asistentei intr-o tranzacție.
Următoarele standarde sunt destinate pentru a ghida angajații în determinarea
nivelului de adecvare a activităților listate sau comportamente în contextual relațiilor
de afaceri Keystone, inclusive relațiile cu furnizorii, contractorii, plătitori ca terță parte
şi entități guvernamentale. Keystone intenționează ca acest regulament să fie
interpretat în linii mari pentru a evita chiar şi apariția unei activități
necorespunzătoare. Dacă exista vreo îndoiala sau îngrijorare dacă specific
comportament sau activități sunt etice sau necesare în vreun fel, trebuie să
contactați Ofițerul de Conformitate Corporativă.
„Fiecare loc de muncă este un auto-portret al persoanei care îl deține.
Semnați-vă munca cu excelență”
~ Anonim
Keystone Human Services 41 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 5
: R
ela
tile
de
Afa
ce
ri
Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități
Keystone are mulți furnizori, distribuitori, contractori şi consultanți, şi toți sunt esențiali
pentru succesul companiei noastre. De aceea, relațiile de afaceri cu terțe părți cu
care facem afaceri, trebuie să se bazeze exclusiv pe decizii de afaceri corecte şi
negocieri juste. Cadourile de afaceri si divertisment pot stimula bunăvoința, însă
pot crea dificultăți cu privire la obiectivitatea față de persoana care le oferă. Pe
scurt, cadourile și divertismentul pot crea propriile lor conflicte de interese.
Angajații Keystone nu pot căuta să obțină vreun avantaj prin utilizarea
necorespunzătoare a plăților, curtoaziilor de afaceri sau alte stimulente. Oferirea,
darea, solicitarea sau primirea vreunei forme de mită sau alte plăți
necorespunzătoare sunt interzise, deoarece acestea ar putea fi considerate un
stimulant de afaceri.
Cadourile, care includ divertisment şi gratuități, pot fi ceva de valoare, cum ar fi
reduceri, numerar, împrumuturi, termeni favorabili pentru orice produs sau serviciu,
servicii, premii, transport, utilizarea vehiculelor sau a locurilor de vacanță, acțiuni sau
alte valori mobiliare, participarea la ofertă de acțiuni, îmbunătățiri imobiliare, bilete
la evenimente şi certificate cadou.
Notă: î n unele dintre filialele Keystone, de exemplu KHSI, KHSIMA şi KFCF, sau
funcții (de ex. Consultantei care călătoresc în străinătate în numele
Keystone), se pot aplica standarde mai restrictive cu privire la cadouri şi
gratuități. Angajații acestor filiale sau funcții nu trebuie să accepte niciun
cadou sau gratuitate care încalcă aceste standarde.
Keystone Human Services 42 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 5
: Re
latile
de
Afa
ce
ri
Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități (continuare)
Cadourile şi gratuitățile oferite Angajaților Keystone se înscriu în următoarele categorii:
De obicei OK
Unele cadouri şi gratuități sunt suficient de mici încât nu au nevoie
de aprobare; cu toate acestea, trebuie raportate în Declarația
Anuală de Divulgare(ADS).
Mese ocazionale cu un partener de afaceri.
Participarea la ateliere de lucru, seminarii şi sesiuni de formare
sponsorizate de furnizori. Participarea pe cheltuiala furnizorului la
seminariile, atelierele de lucru şi sesiuni de formare este permisa doar
cu aprobarea superiorului angajatului.
Angajații pot accepta cadouri/ gratuități din partea celor pe care ii
deservim sau din partea membrilor familiilor lor în perioada sărbătorilor,
acestea nu pot fi totuși solicitate. Exemplele includ: o cutie cu bomboane,
coş cu fructe, certificate cadou în valoare de $25 sau mai puțin.
Sporturile obișnuite, teatru sau evenimente culturale. în cele mai multe
cazuri, un reprezentant obișnuit al furnizorului ar trebui să participe cu
angajatul.
Comisioane adecvate, rabaturi, reduceri de preturi şi indemnizații cu
aprobarea superiorului unui angajat, şi cu condiția ca acestea sa nu
constituie plăti ilegale sau lipsite de etica.
Alte cadouri rezonabile şi obișnuite, divertisment si/sau gratuităț.
De asemenea, acceptarea unor obiecte promoționale, cu valoare nominală (nu
mai mult de $25), cum ar fi pixuri, calendare şi câni de cafea de la un furnizor
oferite clienților în general, nu are nevoie de aprobare, insa impune divulgarea în
ADS. Keystone se așteaptă ca angajații să își exercite bunul raționament şi
discreție în acceptarea de cadouri. Daca exista un motiv de îngrijorare dacă un
cadou ar trebui acceptat, va rugăm să vă consultați cu superiorul dumneavoastră
sau cu Ofițerul de Conformitate Corporativă.
In plus, angajații pot oferi cadouri, divertisment sau mese cu valoare
nominală persoanelor pe care le deservim, partenerilor actuali sau potențiali
şi altor persoane când aceste activități au un scop de afaceri legitim şi sunt
rezonabile şi în concordantă cu toate legile aplicabile.
Keystone Human Services 43 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 5
: R
ela
tile
de
Afa
ce
ri
Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități(continuare)
Sunt intotdeauna nepotrivite Alte tipuri de cadouri şi gratuități sunt pur şi simplu nepotrivite, fie în fapt sau în aparență, astfel încât acestea nu sunt niciodată permise, şi nu vor fi niciodată aprobate. Angajații nu pot niciodată:
Să accepte orice cadou sau gratuitate care ar fi ilegală sau care ar
încălca în vreun fel legea.
Să accepte orice cadou în numerar sau echivalent de numerar
(precum certificatele cadou care sunt transferabile sau convertibile în
numerar), cec bancar, mandate poștal, valori de investiții,
împrumuturi, acțiuni sau opțiuni de acțiuni.
Să accepte sau să solicite nimic ca quid pro quo (oferit în schimbul unui
lucru), sau ca parte a unui acord de a face ceva în schimbul cadoului
sau gratuității.
Să participe la orice divertisment care este de prost gust, cu
orientare sexuala sau care încalcă in vreun fel angajamentul nostru
față de integritate, încredere şi respect.
Să solicite bacșiș, gratuități personale sau cadouri de la cei pe care ii
deservim şi de la membrii de familie ai acestora, precum şi să accepte
bacșișuri monetare sau gratuități. în cazul în care o persoana pe care o
deservim sau altcineva dorește să prezinte un cadou monetar, ar trebui
să fie trimis la Directorul Executiv al Parteneriatului Keystone,
Să accepte cadouri, favoruri, servicii, gratuități, divertisment sau alte
lucruri de valoare în măsura în care luarea deciziilor sau acțiunile care
afectează organizația ar putea fi influențată. De asemenea, oferta sau
oferirea de bani, servicii sau alte lucruri de valoare în speranța de a
influenta decizia sau procesul de luarea a unei decizii a unui compărător,
furnizor, client, oficial guvernamental sau alta persoana de către
organizație este absolute interzisa. Un astfel de comportament trebuie
raportat imediat superiorului dumneavoastră s/sau Ofițerului de
Conformitate Corporativă.
Keystone Human Services 44 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 5
: Re
latile
de
Afa
ce
ri
Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități (continuare)
Întrebați Intodeauna
Cu privire la ceva ce nu se încadrează în alte categorii, acest lucru poate sau nu
să fie permis pentru a continua; va trebui să obțineți aprobarea scrisă de la
superiorul dumneavoastră şi de la Ofițerul de Conformitate Corporativă. Exemple
în aceasta categorie includ următoarele, atunci când sunt plătite de către un
furnizor curent sau potențial, furnizor sau consultant:
Evenimente speciale—precum World Series, meci de Super Bowl, sau Finale NBA
(acestea de obicei au valoare mare în dolari).
Călătoria sau divertismentul care durează mai mult de o zi.
Pentru a determina daca să se aprobe ceva din categoria „Întrebați
Întotdeauna”, superiorii şi Ofițerul de Conformitate Corporativă vor folosi
opinia rezonabilă şi vor lua în considerare aspecte precum:
Dacă ar fi probabil ca gratuitatea sau cadoul să influențeze obiectivitatea
dumneavoastră.
Daca exista un scop de afaceri (de exemplu afacerea va fi
discutata ca parte a evenimentului în cauza).
Ce fel de precedent ar crea pentru alți angajați.
Cum ar apărea acest lucru celorlalți angajați, membrilor de familie ai
acestora, circumscripțiilor noastre şi în general comunității.
Nota: Nimic din acest regulament interzice unei unități de afaceri sau unui
superior să stabilească norme mai stricte cu privire la acceptarea de cadouri,
gratuități, sau alte lucruri de valoare de la furnizori.
Keystone Human Services 45 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 5
: R
ela
tile
de
Afa
ce
ri
Standardul 5.1—Cadouri şi Gratuități (continuare)
Alte Considerente privind Cadourile şi Gratuitățile:
Notificarea Furnizorilor, Contractorilor şi Consultanților:
Ar trebui să informați toate persoanele cu care faceți sau încercați să faceți
afaceri cu privire la acest regulament.
Ce să Faceți Daca Primiți Un Cadou Nepermis:
Trebuie să înapoiați imediat orice cadou în numerar sau echivalent de numerar
precum certificatele cadou care sunt transferabile sau convertibile în numerar,
cec bancar, mandate poștal, valori de investiții, un act negociabil (de ex. bilete
la ordin şi certificate de depozit), împrumuturi, acțiuni sau opțiuni de acțiuni.
Pentru alte tipuri de cadouri peste suma “De obice i OK”, în cazul în care Ofițerul
de Conformitate Corporativă stabilește ca returnarea cadoului este imposibilă
sau nedorită, ar trebui să dați aceste cadouri Ofițerului de Conformitate
Corporativă pentru uzul companiei, vânzare sau donație. Cadourile cum ar fi un
set de birou sau ceva similar se pot folosi în biroul dumneavoastră din companie
cu acordul scris al Ofițerului de Conformitate Corporativă sau în conformitate cu
procedurile stabilite la compania dumneavoastră, însa va rămâne în proprietatea
companiei. Daca este cazul, o scrisoare ar trebui trimisă la donator explicând
regulamentul cu privire la cadouri.
Cadouri către oficialii sau angajații guvernamentali:
Cadourile şi divertismentul oferite sau furnizate oficialilor sau angajaților
guvernamentali pot genera direct au indirect anumite riscuri. Niciodată să nu oferiți
un cadou sau divertisment sau orice altceva de valoare unui angajat sau oficial
guvernamental care este ilegal sau care ar duce la oficialul sau angajatul să
încalce etica stabilită sau alte reguli care îi reglementează comportamentul.
ervices 46 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 5
: Re
latile
de
Afa
ce
ri
Întrebări Frecvente Despre Cadouri şi Gratuități
Q: Mama unei persoane pe care o deservim at dori sa-mi dea $100.00
pentru a arăta aprecierea pentru munca mea. Am voie să accept banii?
A: Nu. Angajații nu trebuie să accepte sau să primească niciun ban sau obiect de o
valoare mai mare de $25.00 (sau mai puțin așa cum este stabilit de către filială),
fie ca sunt destinați pentru Keystone, fie pentru beneficiul personal al angajatului.
Ar trebui să anunțați în mod politicos membrul familiei ca este împotriva
regulamentului Keystone să accepte banii. Rețineți, orice cadou pe care il primiți
trebuie raportat în Declarația Anuală de Divulgare.
Q: Un furnizor pe care l-am folosit pe o lungă perioadă de timp ar dori să mă
invite la masa de prânz pentru săptămâna de „Apreciere a Clienților”. Acest
lucru va crea o problemă?
A: Din vreme ce furnizorul nu vă invită în mod regulat la mese şi este pur şi simplu un gest de bunăvoința, ar fi permis să participați la masă cu el. Cu toate acestea, va trebui totuși să raportați prânzul în Declarația Anuală de Divulgare.
Pentru informații suplimentare, consultați Regulamentul Privind Conflictul de
Interese al Angajaților şi Regulamentul despre Profesionalism.
Keystone Human Services 47 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Pri
nc
ipiu
l 5
: R
ela
tile
de
Afa
ce
ri
Standardul 5.2—Contractarea
Angajații nu pot utiliza informații „din interior” pentru nicio activitate de afaceri
efectuată de catre sau în numele Keystone. Toate relațiile de afaceri cu
contractorii trebuie să se desfășoare în condiții normale, atât în fapt cat şi în
aparență şi în conformitate cu regulamentele şi procedurile Keystone. Angajații
trebuie să divulge relațiile personale şi activitățile de afaceri cu personalul
contractorului care pot fi interpretate de către un observator imparțial ca
influențează performanța sau îndatoririle angajaților. Angajații au responsabilitatea
de a obține clarificări din partea conducerii privind aspectele discutabile care pot
aparea şi să respecte, după caz, Regulamentul Keystone cu privire la Conflictul de
Interese.
Întrebare Frecventa Cu Privire la Contractare
Q: Am auzit pe cineva menționând ca nu vom mai folosi un anume contractor.
Cunosc pe cineva care ar fi foarte potrivit! Pot să il anunț „in prealabil” să poate
pune o oferta în curând?
A: Nu. Aceasta se consideră a fi o informație din interior şi nu ar trebui dezvăluita. Mai
mult, relația dumneavoastră cu contractorul ar putea crea un potențial conflict de
interese.
Keystone Human Services 48 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 5
: Re
latile
de
Afa
ce
ri
Standardul 5.3—Mita Internațională
Deoarece Keystone este prezentă şi în afara țării, trebuie să respecte legile altor
țări, precum şi legile Statelor Unite aplicabile în străinătate. în multe din funcțiile
Keystone, angajații lucrează cu oficialii străini şi este în deosebit de important ca
aceste relații să fie adecvate şi lipsite de corupție. Atunci când de află în contact
cu oficiali străini, inclusiv angajații guvernamentali şi consultanți, angajații Keystone
trebuie să respecte recomandările detaliate în Legea cu privire la Practicile
Corupției Străine.
Legea Privind Practicile de Corupție Străină
Legea Privind Practicile de Corupție în Străinătate (FCPA) se aplică la toate filialele
Keystone, angajați, agenți şi reprezentanți la nivel mondial. FCPA interzice mita
sau alte plăti ilegale făcute către oficialii guvernamentali în scopul de a obține un
avantaj necuvenit. Încălcarea FCPA constituie o infracțiune şi duce la sancțiuni
grave pentru companie pentru persoanele implicate în mită. Sancțiunile pentru
încălcarea FCPA pot include amenzi, pierderea privilegiilor de afaceri şi
închisoarea.
FCPA cere, de asemenea, ca plățile să fie descrise sincer şi să nu fie folosite în scopuri
ilegale. Prin urmare, Keystone s-a dezvoltat şi continuă să păstreze un sistem de
controale contabile care asigura o detaliere exacta a evidentelor şi registrelor.
Activitățile care încalcă FCPA includ:
Oferirea unui lucru de valoare unui oficial guvernamental în scopul obținerii
sau a menținerii de afaceri, sau pentru orice scop necorespunzător, inclusiv
plați de reducere a impozitelor şi taxelor vamale.
Efectuarea de plați necorespunzătoare prin terțe părți. î n selectarea
agenților şi partenerilor, filialele trebuie să aibă grija în plus, mai ales în cazul
în care agentul potențial este un oficial guvernamental sau are legătura cu
un oficial guvernamental.
Pasi Pentru Evitarea de Actiuni Interzise:
Niciodată să nu efectuați o plata neautorizata sau să autorizați o plată sau
un cadou necorespunzător, fie direct sau printr-un agent, către un oficial
guvernamental.
Keystone Human Services 49 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă n
Pri
nc
ipiu
l 5
: R
ela
tile
de
Afa
ce
ri
Standardul 5.3—Mita Internațională (continuare)
Nu induceți niciodată un oficial guvernamental sau pe oricine
altcineva să facă ceva ilegal.
Nu stabiliți niciodată un fond neînregistrat pentru un niciun scop.
Niciodată să nu faceți înregistrări false sau care induc în eroare în evidentele
Keystone..
Raportați întotdeauna orice semn de plată necorespunzătoare, cadouri sau
divertisment.
Niciodată nu determinați pe nimeni să încalce aceste reguli, sau să ignore o
potențială încălcare.
Plăți de Facilitare
Facilitarea plăților, de asemenea cunoscută sub numele de „plăți de
facilitare”, sunt efectuate în scopul de a accelera sau pentru a asigura
performanța acțiunii guvernamentale de rutină, inclusiv obținerea avizelor şi
licențelor, precum şi furnizarea serviciilor de telefonie, electricitate şi alimentare
cu apa, etc. în timp ce plățile de facilitare nu pot fi ilegale sub FCPA, pot
încalcă legea locală sau alte statute federale.
In timp ce Keystone descurajează astfel de plăți, o plata se poate efectua doar daca
toate condițiile de mai jos sunt îndeplinite:
Obțineți aprobare de la Ofițerul de Conformitate Corporativa.
Este legală în tara în cauză.
Este necesar să obțineți sau să accelerați sarcinile legitime, obișnuite.
Acest lucru este solicitat de un oficial guvernamental.
Plata este înregistrată pe deplin şi cu acuratețe în evidențele Keystone.
Nu se referă la o decizie de a acorda afaceri la, sau a
continuă să faceți afaceri cu compania.
Keystone Human Services 50 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 5
: Re
latile
de
Afa
ce
ri
Întrebări Frecvente Despre Mita Internațională
Q: Mi s-a spus de către un oficial guvernamental străin ca s-ar putea să dureze câteva
luni pentru a obține o autorizație pentru un proiect nou în lucru la filiala noastră. A
spus că dacă vreau ca lucrurile să se miște mai repede tot ce trebuie să face este
să plătesc în plus pentru autorizație şi el se va ocupa de asta. Ce ar trebui să fac?
A: Legea cu Privire la Practicile de Corupție Străină nu interzice plățile de facilitare în
scopul de a accelera sau asigura acțiunea guvernamentală de rutină cu toate
acestea, aceste plăti ar putea încălca alte legi federale sau locale. Ar trebui să
discutați cu Ofițerul de Conformitate Corporativa înainte de a da bani unui oficial
guvernamental.
Q: Contractul nostru din străinătate trebuie reînnoit. Eu şi colegii mei am invitat oficialii
guvernamentali care se ocupa de reînnoirea contractului să ni se alăture în cadrul
unei cine generoase luna viitoare în Monte Carlo. Este aceasta o practică de
afaceri adecvată?
A: Nu. Nu oferiți niciodată ceva de valoare unui oficial guvernamental în scopul
obținerii sau a menținerii afacerii.
Consultați Regulamentul Keystone cu Privire la Practicile de Corupție Străine,
pentru informații suplimentare.
Keystone Human Services 51 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 6
: P
rote
jare
a B
un
uri
lor
Principiul 6 Protejarea Bunurilor
Angajații Keystone încearcă să realizeze integritate fiscală şi transparenta muncind din greu
pentru a atinge rezultate financiare superioare. în urmărirea acestui obiectiv, fiecare filială şi
angajatii săi vor produce rapoarte şi evidențe oneste, exacte şi în timp util, va proteja
bunurile şi resursele companiei şi nu se va angaja niciodată în frauda. Cu alte cuvinte, nu se
va tolera niciun fel de frauda.
Toți angajații vor depune eforturi pentru a păstra şi proteja bunurile Keystone prin utilizarea prudentă şi
folosirea eficientă a resurselor acesteia şi raportarea cu acuratețe a situației sale financiare.
In lumea de astăzi, credibilitatea unei organizații este judecată în mai multa feluri: o
modalitate foarte importantă este acuratețea şi integritatea evidentelor şi registrelor sale.
Keystone se angajează să ofere acționarilor informații complete, exacte, în timp util şi
ușor de înțeles, în toate aspectele semnificative, cu privire la situația financiară a
companiei şi rezultatele activităților sale. în îndeplinirea acestui angajament, Keystone
asigura supravegherea fiscală prin Comisii Financiare, de Investiții şi de Audit, în plus fata
de angajarea auditorilor externi.
Obligația Keystone include mai mult decât informații financiare. Fiecare angajat Keystone
trebuie să se asigure ca raportarea oricărei informații de afaceri de orice tip (financiar sau de
alta natură) şi în orice formă (computerizată, pe hârtie, etc.) este corectă, completă şi în
timp util. Aceasta include, printre altele, înregistrarea cu precizie a fiselor de pontaj, rapoarte
de cheltuieli, costuri, facturare, documentare, vouchere, date de reglementare, etc. Niciun
angajat nu ar trebui să spună sau să scrie ceva despre o tranzacție care ar determina pe
oricine să pregătească o declarație financiara, raport, factura etc. false sau care induc în
eroare.
Toți angajații Keystone trebuie:
Să respecte toate legile, cerințele contabile şi regulamentele şi procedurile companiei
pentru raportarea finanțelor şi alte informații de afaceri..
Să nu facă niciodată în mode deliberat o înregistrare falsă sau înșelătoare intr-un raport
sau evidentă.
Să nu modifice sau să distrugă niciodată evidențele companiei cu excepția celor
autorizate de regulamente şi proceduri.
Să colaboreze cu auditorii interni şi externi (a se consulta Regulamentul Privind Auditul
Extern de urmat pentru pregătirea şi răspunsul la un aviz de audit extern).
Keystone Human Services 52 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 6
: Pro
teja
rea
Bu
nu
rilor
Standardul 6.1—Controlul Intern
Keystone a stabilit standarde şi proceduri de control pentru a se asigura că
bunurile sunt protejate şi utilizate în mod corespunzător şi ca evidentele şi
rapoartele financiare unt exacte şi fiabile. Controlul intern este procesul prin care
Consiliul Executiv şi conducerea se asigură ca scopurile şi obiectivele companiei
sunt atinse şi ca componentele individuale şi activitățile companiei sunt
efectuate așa cum era de așteptat.
Pentru a asigura acuratețea evidentelor şi înregistrărilor noastre şi conformitatea
noastră cu cerințele legale, reglementare şi contractuale, Departamentul
Keystone de Conformitate Corporativă şi Integritate efectuează audite interne.
Keystone primește finanțare de la diverse surse, de exemplu de la Departamentul
de Bunăstare Publică din Pennsylvania şi Departamentul de Servicii de Dezvoltare
din Connecticut. Prin auditele interne, am dezvoltat o procedură pentru a-i
asigura pe finanțatorii noștri li se oferă rambursările corecte când este cazul şi ca
fondurile acestora nu sunt irosite. Modul în care auditele sunt efectuate poate fi
diferit între filiale. Consultați Regulamentul Privind Păstrarea Evidențelor de Servicii
şi Directiva Operațională corespunzătoare care se aplică filialei sau liniei
dumneavoastră de serviciu pentru informații suplimentare. Uneori, Departamentul
de Conformitate Corporativă şi Integritate poate angaja un consultant pentru a
asista la procesul de audit intern.
In plus, controalele interne vor furniza asigurarea ca datele financiare şi de operare
sunt exacte, complete şi fiabile. Departamentul de Conformitate Corporativă şi
Integritate va lucra în colaborare cu Finanțele şi Operațiunile pentru a se asigura
ca suntem în conformitate cu cerințele legale şi reglementare aplicabile şi ca
controalele noastre sunt adecvate.
Funcția Departamentului de Conformitate Corporativă şi Integritate de
supraveghere a procesului de control intern este critică pentru succesul Keystone. în
consecință, cooperarea deplina şi completă, divulgarea la timp şi corectă a
informațiilor către Departamentul de Conformitate Corporativă şi Integritate la
cerere este esențială. Orice angajat Keystone care afectează, împiedică sau
îngreunează în vreun fel auditul intern poate fi supus disciplinei, inclusiv, fără limitare,
la suspendare sau reziliere.
Keystone Human Services 53 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 6
: Pro
teja
rea
Bu
nu
rilo
r
Standardul 6.2—Raportul Financiar
Fiecare angajat este responsabil pentru asigurarea ca toate rapoartele
financiare, evidențele contabile, rapoartele de cercetare, conturi de cheltuieli şi
alte documente sunt exacte şi reprezintă în mod clar faptele relevante sau natura
adevărată a tranzacției. Angajații nu ar trebui să facă niciodată înregistrări false
sau înșelătoare în rapoarte sau alte evidente. Contabilitatea sau documentația
frauduloasă contravin regulamentului Keystone şi pot incălca legile aplicabile.
Unii dintre finanțatorii Keystone, de exemplu Medical Assistance [Asistenta
Medicală], poate solicita documente suplimentare în sprijinul unei facturi.
Angajații filialelor cărora li se aplica aceste cerințe trebuie să respecte
regulamentele şi standardele relevante la facturarea finanțatorului.
In plus, angajații nu ar trebui niciodată să modifice să sa distrugă evidentele
companiei cu excepția cazurilor autorizate de regulamentele şi procedurile
stabilite.
Keystone NU va tolera niciun tip de frauda.
„“In vremuri ca acestea, acești oameni nu ar trebui să
rostească nimic pentru care nu ar fi în mod voit
responsabili în timp şi în veșnicie.”
~ Abraham Lincoln
Keystone Human Services 54 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 6
: Pro
teja
rea
Bu
nu
rilor
Întrebare Frecventă Despre Raportul de Finanțare
Q: Seful meu mi-a spus să întârzii trimiterea unei facturi, pentru ca departamentul
nostru să nu treacă peste buget în anul fiscal curent. Ce ar trebui să fac?
A: Factura trebuie să fie plătită în conformitate cu termenii de plata stabiliți cu furnizorul. Plățile nu ar trebui niciodată să fie amânate în efortul de a se menține în bugetele departamentale.
Consultați Regulamentul Privind Evidentele de Pontaj, Regulamentul Privind
Păstrarea Evidentelor, şi Regulamentul Privind Păstrarea Evidentelor de
Serviciu şi Directivele Operaționale corespunzătoare pentru informații
suplimentare.
Angajaților Keystone li se mai cere să respecte Directiva Operațională Privind
Fişele de Prezență/Vizita în cadrul Regulamentului de Păstrare a Evidentei
Serviciului .
Keystone Human Services 55 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 6
: P
rote
jare
a B
un
uri
lor
Standardul 6.3—Călătorii şi Divertisment
Angajații ar trebui să fie conștienți de faptul că cheltuielile de deplasare şi divertisment ar trebui să fie în concordanță cu responsabilitatea muncii angajatului şi nevoile şi resursele Keystone. Este regulamentul Keystone ca un angajat nu ar trebui să sufere o pierdere sau un câștig financiar ca urmare a călătoriilor de afaceri şi de divertisment. Angajații trebuie să-şi exercite judecata rezonabilă în utilizarea fondurilor companiei (inclusiv numerar sau echivalent de numerar, cecuri, carduri de comparare, livrarea prin posta, rambursări, etc.) şi în folosirea fondurilor Keystone cu grijă ca şi cum ar fi ale lor.
Întrebare Frecventa Privind Călătoriile şi Divertismentul
Q: Unul dintre colegii mei întotdeauna „işi aranjează” rapoartele de kilometraj, pentru
a i se rambursa mai mulți bani. Când am abordat-o cu privire la asta, mi-a răspuns
ca un pic în plus nu strică şi că superiorului nostru nu ii pasă. Ce ar trebui să fac?
A: Ar trebui să o raportați pe ea şi pe superiorul dumneavoastră Ofițerului de
Conformitate Corporativă. Similar cu Standardul 6.2, se așteaptă ca toți
angajații să ofere evidenta exactă a kilometrilor parcurși şi niciun angajat nu ar
trebui să facă un profit financiar din călătoriile obișnuite de afaceri.
Consultați Regulamentul Privind Rambursarea Cheltuielilor Efectuate față de
Angajat pentru informații suplimentare.
Keystone Human Services 56 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 6
: Pro
teja
rea
Bu
nu
rilor
Standardul 6.4—Uzul Personal al Bunurilor Keystone
Toți angajații sunt responsabili pentru utilizarea unei judecăți corecte astfel încât
bunurile Keystone nu sunt folosite greșit sau risipite. Toate bunurile şi afacerile
Keystone se desfășoară intr-o manieră concepută pentru a promova interesul
Keystone mai degrabă decât interesul personal al unui angajat individual.
Sistemele de telefonie, e-mail şi mesagerie vocală Keystone sunt oferite angajaților
în scopuri de afaceri Keystone. Angajații trebuie să se abțină de la utilizarea
acestor sisteme care ar putea fi dăunătoare sau jenante pentru companie.
Un angajat trebuie să obțină aprobare de la superiorul sau înainte de a se angaja
intr-o activitate personală sau nelegată de locul de muncă pe timpul companiei,
care va conduce la remunerarea angajatului sau utilizarea echipamentelor,
consumabilelor companiei, etc.
„Nu poți, din punct de vedere moral, să condamni pe cineva
ca are grijă de propria integritate. Este clar de datoria lui.”
~ Joseph Conrad
Keystone Human Services 57 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Prin
cip
iul 6
: P
rote
jare
a B
un
uri
lor
Întrebare Frecventa Privind Uzul Personal al
Bunurilor Keystone
Q: Școala fiicei mele trimite uneori informații importante pe e-mail-ul
meu de la serviciu. Este aceasta o problema?
A: Sistemul de e-mail al Keystone este oferit în scop de afaceri.
Folosirea ocazionala pentru motive personale este permisa atâta
timp cat uzul personal nu interferează cu activitățile normale şi natura
utilizării nu este inadecvată sau jenantă pentru Keystone.
Consultați Regulamentul Privind Utilizarea Echpamentului KHS şi Regulamentul
Privind Posta Electronica pentru informații suplimentare.
Keystone Human Services 58 Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Anexă
Formular de Sesizare a Conformității
Data:
Informațiile Persoanei care Raportează:
Ca persoanăă care face această sesizare la Departamentul de Conformitate &
Integritate Corporativa este important sa va putem contacta daca avem nevoie de
informații suplimentare cu privire la acest raport. Vă rugăm să completați următoarele de
mai jos, deoarece se referă la dumneavoastră, persoana care face raportul .
Anonim Va putem contacta pentru informații suplimentare? Da sau Nu
Nume: Titlu/Relație:
Adresa: Oraș:
Stat: Cod Poştal:
Telefon: Telefon alternativ: Adresa de e-mail:
Agenție: Program: Program (diferit):
Informații cu privire la Sesizare/Incident:
Informațiile de mai jos se refera la motivul sesizării dumneavoastră. Vă rugăm să raportați la
cine/ce se referă aceasta sesizare; o persoană care beneficiază de servicii, un angajat, o
situație, incident, etc.
Motivul Sesizarii:
Plângere Consultativ Informativ
(exprima nemulțumirea) (exprima o opinie) (oferă fapte sau opinii)
Individul/Problema Raportat(ă):
Angajat Individ care primește Servicii Altcineva/altceva (vă rugăm precizați)
Nume: Titlu:
Agenție: Program:
Altceva: Comitat:_________________ pagina următoare)
Keystone Human Services i Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Formular de Sesizare a Conformității (continuare)
Date of Incidentului: Ora: Dimineața/după-amiaza__________
Localitatea:
Incidentul a Afectat: (marcați tot ce se aplica)
Personal Angajat Individul Deservit Altele (va rugam precizați)
Descrierea Incidentului:
Keystone Human Services ii Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Ind
ex
Index
A
Aderarea la Consiliu ...................................................... 38
Actiuni............................................................ 34, 42, 44, 46
Acțiunile/Deciziile Personalului.....................................32
Activitatea Politica................................................... 17-18
Administratori............................................................. 38-39
Angajarea Externă..........................................................34
Antitrust ............................................................................. 2
Ateliere .............................................................................43
Audit,
Pregătind pentru........................................................ 53
Auditori ............................................................................ 23
Avocați........................................................................... 23
B
Bilete..................................................................................45
Boicotări .......................................................................... 12
Bunuri,
Protejarea ................................................................... 52
Uzul Personal al .......................................................... 57
C
Cadouri..................................................................... ..42-50
către cei pe care ii deservim................................... 43
către partenerii de afaceri....................................... 43
de la cei pe care ii deservim.............................. 43-44
de la membrii familiei.................................... 43-44, 47
notificarea altora de regulamentul cadourilor..... 46
Cadourile nepermise............................................... 44, 46
Calatoriile............................................................ 19, 45, 56
Campanie ................................................................. 17-18
Certificatele Cadou................................................ ..43-44
Cod of Conduită,
Despre ....................................................................... 5-9
Competitori ....................................................12, 23-24, 36
Comunicarea Onestă.................................................... 23
Confidențialitatea................................................... 27-32
Conflictele de Interese..............................................33-40
Conformitatea Legala.............................................. 11-21
Contractarea.................................................................. 48
Contractori .......................................... 6, 35, 41-42, 46, 48
Controlul Intern............................................................... 53
D
Discriminarea.................................................................. 20
Divertisment ........................................................ 42-50, 56
Dreptul de Autor....................................................... 24, 30
E
Echipament................................................................... 57
Echipamentule Keystone
folosire ..........................................................................57
E-mail........................................................ 20, 24, 29, 57-58
Etica în Afaceri.......................................................... 22-26
Evenimente Speciale......................................................45
Evidente,
Accesul la...............................................................27, 32
Crearea de..................................................................30
Distrugerea ..................................................................54
Financiar ............................................................. 52-55G
F
Finalele NBA.....................................................................45
Fise de Pontaj...................................................................54
Fixarea Prețurilor.............................................................12
Frauda şi Abuzul .................................................. 7, 15-16
Furnizori...................................... 6, 26, 36-37, 41-42, 45-46I
G
Glumele...................................................................... 20-21
Gratuități ................................................................... 42-50
H
Hartuire....................................................................... 20-21
Hartuirea Sexuala............................................................20
I
Informații de Proprietate..........................24-25, 27, 30-31
Informații de Sanatate Protejate...................................28
53
Keystone Human Services xi Planul de Integritate & Conformitate Corporativă
Ind
ex
Index
Informații despre cei pe care ii deservim..................... 28
Informații Personale................................................... 27, 32
Integritatea,
Definiție ......................................................................... 5
Înțelegerea Secretă....................................................... 12
Interese Financiare Externe..................................... 34-351
L
Legea privind deținerea şi Responsabilitatea Asigurării
de Sănătate (HIPAA)…................................................... 28
Legea Privind Practicile de Corupție Străina........ 49-51
Liniile de Ajutor de Conformitate................................. 8-9
Lobbying............................................................................17
M
Mediul ........................................................................... 19
Mesagerie Vocală.........................................................57
Mesele...................................................................... 43, 47
Mita Internațională................................................ 49-51
Mita......................................................................12, 49-50
O
Oferte Competitive ..................................................... 13
Oficiali Guvernamentali,
Cadouri catre........................................................... 46
Care fac afaceri cu................................................. 17
Plăti către ................................................................. 49
Ofițer pe probleme de confidentialitate...................28
Onorariul ....................................................................... 40
P
Plăți de facilitare ................................................... 50-51
Plăti de facilitare ..................................................... 50-51
Program de Conformitate şi Integritate..................... 10
Proprietatea Intelectuală...................................... 24, 30
Protejarea Bunurilor ......................................................52
R
Raportarea Financiara............................................. 54-55
Raportarea încălcărilor .......................................... 7, 9-10
Regula Confidențialitătii................................................28
Regulamente.................................................................. 6-7
Regulamentele Keystone.............................................. 6-7
Relații de Afaceri ...................................................... 41-51
Religie,
Discriminarea religioasa..............................................20
S
Scopul Codului de Conduita ...........................................5
Seminarii.............................................................................43
Servicii pentru Competitori/Furnizori......................... 36-37
Sesiuni de formare.............................................................43
Stimulente de Afaceri ................................................ 41-42
Super Bowl..........................................................................45
T
Taxe.....................................................................................14
Telefon................................................................................57
Unde să Mergeți pentru Ajutor........................................8
V
Valoarea Nominală..........................................................43
Verificarea Angajatului /Furnizor.................................... 26
W
World Series.......................................................................45
Keystone Human Services xii Planul de Integritate & Conformitate Corporativă