Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · sistem de control intern managerial nr.crt....

1

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

JUD. BACĂU

APROBAT,

DIRECTOR,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

…………………….

OPIS DOCUMENTE

SISTEM DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

Nr.crt. Documente privind mediul de control Pag.

1 Referat privind emiterea Deciziei pentru constituirea Comisiei de monitorizare a

sistemului de control intern managerial

3

2 Decizia Directorului privind numirea Comisiei de monitorizare 5

3 Anexa nr.1 - Componenta Comisiei de monitorizare 6

4 Lista obiectivelor generale si specifice 7

5 Procese verbale de instruire a Comisiei de monitorizare a sistemului de control

intern managerial

11

6 Chestionare de autoevaluare a membrilor Comisiei de monitorizare a sistemului

de control intern managerial

17

7 Anexa nr.2 - Regulamentul de organizare si functionare a Comisiei de

monitorizare a sistemului de control intern managerial

31

8 P.S.M. 01 - Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea, de către Secretariatul

Tehnic al Comisiei, a activităţilor / acţiunilor de monitorizare, consiliere /

36

2

îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.

9 P.S.M. 02 - Procedură documentată - elaborarea și codificarea procedurilor

generale și operaționale

72

10 Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial pentru anul

2018

110

3

MINISTERUL EDUCATIEI NATIONALE

INSPECTORATUL SCOLAR JUDETEAN BACĂU ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”

Aprobat,

Director,

Prof. Antip Crina

Ramona

Nr. Inreg. ______/_____________

REFERAT

În baza prevederilor OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităților publice, entitățile publice sunt obligate să

implementeze Codul controlului intern, care cuprinde standardele de management/

control intern pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

Conducătorii entităților publice vor dispune – ținând cont de particularitățile

cadrului legal, organizațional, de personal, de finanțare și de alte elemente specifice,

precum și de standardele prevăzute în anexă la ordin – măsurile necesare pentru

elaborarea și/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial ale fiecărei organizații,

inclusiv a procedurilor, formalizate pe activități.

Obiectivele, acțiunile, responsabilitățile, termenele, precum și alte componente

ale măsurilor respective vor fi cuprinse în programe de dezvoltare a sistemelor de

control managerial, elaborate la nivelul fiecărei entități publice.

În vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a

implementării și/sau dezvoltării sistemului de control intern managerial, conducătorul

Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” constituie, princ act de decizie internă, o

structură cu atribuții în acest sens.

Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” elaborează anual un

raport asupra sistemului de control intern managerial, care se prezintă ca anexă la

4

situația financiară a exercițiului bugetar încheiat. Neîndeplinirea de către ordonatorul

de credite a obligației de a elabora și prezenta raportul anual asupra sistemului de

control intern, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3000 lei la

5000 lei.

Având în vedere cele prezentate mai sus, rog să analizați și să dispuneți

numirea Comisiei și a cadrului privind monitorizarea sistemului de control intern

managerial din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

Compartiment Financiar Contabilitate

Ec. Grădinariu Sebastian

5

DECIZIA nr. 429 / 25.09.2018

Privind numirea Comisiei de monitorizare

Prof. Antip Crina Ramona – directorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

Având în vedere:

referatul Compartimentului financiar-contabil prin care se propune constituirea

comisiei pentru monitorizarea sistemului de control intern managerial din

cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

în conformitate cu prevederile art. 2 și 3 din OSGG Nr. 600/2018 privind

aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;

în temeiul Legii nr. 1/2011 a educatiei nationale, cu modificarile si

completarile ulterioare;

DECID:

Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea sistemului de control

intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, în componența

prevăzută în anexa nr. 1 la prezenta decizie, care face parte integrantă din aceasta.

Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei

pentru monitorizarea sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, potrivit anexei nr. 2 la prezenta decizie, care face

parte integrantă din aceasta.

Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern

managerial conform anexei nr. 3 la prezenta decizie, care face parte integrantă din

aceasta.

Art. 4 – Prevederile prezentei decizii vor fi duse la îndeplinire de către

Compartimentele din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

Dată la Bacău, azi 25.09.2018

DIRECTOR

Prof. ANTIP CRINA RAMONA

6

ANEXA nr. 1 la Decizia nr. 429 / 25.09.2018

COMPONENTA

Comisiei privind numirea Comisiei de Monitorizare a Sistemului de Control

Intern Managerial la Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”

PREȘEDINTE: SAVA RODICA

MEMBRI:

1. GRĂDINARIU SEBASTIAN

2. ARDEI BERNAVETA

3. PETREA DOINA

4. POPA LILIANA

5. CĂȚINAȘ MIRELA

6. PALOȘANU ELENA

SECRETARIAT TEHNIC: GĂLĂȚANU NICOLETA ELENA

7

COMISIA DE MONITORIZARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN

MANAGERIAL LA ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”

LISTA OBIECTIVELOR GENERALE ȘI SPECIFICE ALE

ȘCOLII GIMNAZIALE ”NICOLAE BĂLCESCU”

Obiective

generale

Sub-obiective Obiective specifice

A. Organizarea

internă

A1. Management

instituțional și

strategic

creșterea monitorizării modului de

aplicare și ducerii la îndeplinire de către

structurile proprii, a deciziilor,

hotărârilor și ordonanțelor Guvernului, a

celorlalte acte normative, provenind de la

MEN sau ISJ Bacău, a deciziilor interne;

actualizarea permanentă a

regulamentelor de organizare și

funcționare prin reactualizarea rolurilor,

obiectivelor și direcțiilor structurilor

interne ale unitatii;

focalizarea gestiunii publice pe o viziune

a viitorului, pe misiunea pe care unitatea

o are de înfăptuit și pe obiectivele ce

compun această misiune;

definirea clară a responsabilităților,

produrilor și standardelor ce urmează a fi

utilizate în procesul de evaluare a

rezultatelor;

îmbunătățirea comunicării și circuitului

informațional între compartimente, intre

nivelurile ierarhice și funcționale;

reorganizarea activității de evidență și

circulația periodică a actelor.

A.2. Asigurarea

calitatii serviciilor

educationale

oferite

atestarea capacitatii fiecarei structuri

furnizoare de educatie de a satisface

asteptarile beneficiarilor si standardelor

de calitate, prin activitati de evaluare;

dezvoltarea unei culturi institutionale a

calitatii;

Imbunatatirea calitatii activitatilor

desfasurate;

Asigurarea informarii si evaluarii

gradului de satisfactie a tuturor factorilor

8

Obiective

generale


implicati in procesul de invatamant;

Revizuirea si optimizarea politicilor si

strategiilor educationale la nivelul

unitatii.

B.

Managementul

resurselor umane

B1. Valorificarea

competențelor și

responsabilităților

personalului

actualizarea permanentă a fișei postului,

cu implicarea în redactarea fișei postului

a salariatului care ocupă postul respectiv

asigurand o concordanta intre fisa

postului, ROFUI si ceea ce se executa in

realitate;

aplicarea corectă a procedurilor de

evaluare a activității personalului ca

premisă de promovare și motivare.

B2. Metode și

instrumente de

gestiune

previzională a

resurselor umane

adoptarea, modificarea sau completarea

organigramei, numărului de personal și

statului de funcții al aparatului propriu în

funcție de necesitățile impuse de

atribuțiile acestuia, corelat cu

reglementările legale în vigoare;

asigurarea unei planificări a resurselor

umane în funcție de procesele

instituționale ce urmează a se derula.

B3. Formarea

continuă

elaborarea planurilor de formare continuă

a salariaților în funcție de rezultatele

evaluării performanțelor profesionale și

reglementărilor legale în vigoare;

în bugetul de venituri și cheltuieli vor fi

aprobate resursele financiare necesare

realizării planului de formare continuă;

inițierea salariatilor în domeniul utilizării

programelor informatice la nivelul

standardelor ECDL;

motivarea specialiștilor din unitate pentru

a participa la programe de perfecționare

organizate de alte instituții specializate în

domeniul gestionării fondurilor

structurale ale U.E.;

întărirea colaborării cu comisia paritară

în vederea negocierii măsurilor

referitoare la sănătatea salariaților și

securitatea muncii, constituirea și

folosirea fondurilor destinate

9

Obiective

generale


îmbunătățirii condițiilor de muncă,

precum și crearea facilităților de

respectare de către salariați a codurilor

etice specifice de conduită;

instruirea personalului contractual în

aplicarea programelor europene.

C. Gestiunea

serviciilor

educationale

oferite

formarea continuă a personalului de

specialitate pentru pregătirea

implementării sistemului de bugetare

bazat pe programe;

formarea continua a personalului

didactic;

îmbunătățirea activității de control intern

la nivelul compartimentelor din cadrul

unitatii;

stabilirea, urmărirea și aplicarea unor

politici și strategii bugetare pe termen

lung și mediu, atât pentru entitate, care să

urmărească creșterea gradului de

autofinanțare și, implicit, de autonomie;

monitorizarea utilizării fondurilor de

investiții publice și a resurselor bugetare;

pentru eficientizarea calității serviciilor

oferite se asigura functionarea Comisiei

CEAC, in conformitate cu prevederile

Legii nr. 87/2006 pentru aprobarea OUG

nr. 75/2005 privind asigurarea calitatii;

îmbunătățirea managementului unitatii

depinde și de utilizarea eficientă a

instrumentelor de control de gestiune, de

simplificarea și corelarea actului

decizional, de transparență a acestuia, de

acoperire cu tehnică de calcul și

informație dar si de posibilitatea in viitor

a incadrarii cu personal pentru anumite

activitati.

D. Legături

interinstituționale

realizarea unei comunicări eficiente cu

ISJ Bacău pentru identificarea nevoilor și

resurselor în vederea promovării de

proiecte și programe comunitare de

dezvoltare a bazei materiale a unitatii;

colaborarea continuă cu entitati similare

10

Obiective

generale


in vederea dezvoltarii politicilor publice

specifice domeniului;

continuarea și eficientizarea relațiilor de

colaborare/cooperare/parteneriat cu

O.N.G.-uri, patronate și sindicate și alte

organisme asimilate pentru informare

reciprocă și identificarea nevoilor

copiilor unitatii în vederea realizării unor

proiecte de interes comun;

dezvoltarea unei relații deschise și active

cu mass-media pentru diseminarea

informațiilor și realizarea transparenței

actelor decizionale și a activităților de

modernizare a instituției.

E. Sistem

informațional

lărgirea ofertei de servicii informaționale

pentru a face mai cunoscuta activitatea

Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

folosirea tehnologiei informaționale în

vederea îmbunătățirii circulației

informațiilor la toate nivelurile instituției;

asigurarea accesului la informație prin

tehnologii informaționale pentru

utilizatorii finali ai serviciilor unitatii.

11



PROCES-VERBAL Nr. 1

încheiat în cadrul ședinței de lucru a Comisiei din data de 29.10.2018

În cadrul ședinței de lucru din data de 29.10.2018 membrii Comisiei de

monitorizare, numită prin Decizia Directorului nr. 429 din 25.09.2018 în

conformitate cu Regulamentul acesteia, pe baza asistenței de specialitate primită, au

efectuat următoarele activități:

s-a studiat și analizat OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităților publice;

președintele Comisiei a elaborat un chestionar pentru autoevaluarea

membrilor acesteia, cu scopul evaluării nivelului de cunoaștere a

prevederilor OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului


chestionarele au fost completate de către toți membrii Comisiei,

rezultând un grad de cunoaștere corespunzător aplicării cerințelor

OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern

managerial al entităților publice;

Comisia a elaborat Programul de dezvoltare a sistemului de control

managerial al Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, program care

cuprinde obiective, acțiuni, responsabilități, termene, precum și alte

măsuri necesare dezvoltării acestuia cum sunt elaborarea și aplicarea

procedurilor de sistem și a celor specifice pe activități, perfecționarea

profesională etc. Elaborarea programului a ținut seama de regulile

minimale de management conținute de standardele de control intern

aprobate prin OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităților publice, particularitățile

organizatorice și funcționale ale Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”, personalul și structura acesteia;

a fost supus spre aprobare directorului, Programul de dezvoltare a

sistemului de control managerial;

au fost stabilite obiectivele Programului de dezvoltare a sistemului de

control intern/manageria în conformitate cu OSGG Nr. 600/2018

privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice, și anume:

organizarea procesului privind implementarea sistemului

de control intern managerial;

12

analiza elaborării și dezvoltării Programului de

dezvoltare a sistemului de control intern managerial;

implementarea sistemului de control intern managerial

la nivelul unitatii;

implementarea standardelor de control intern

managerial;

întocmirea raportărilor semestriale și anuale cu privire la

implementarea sistemului de control intern managerial.

Președintele Comisie a supus la vot membrilor acesteia toate problemele

discutate și măsurile luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi.

În perioada următoare Președintele Comisiei va convoca Comisia periodic,

urmărind parcurgerea celor 10 etape în procesul de implementare a sistemului de

control intern managerial.

Secretariatul Tehnic va înregistra Procesul verbal de ședință în Registrul de

evidență a ședințelor Comisiei și va face informări către director.

Președinte Comisie Semnătura

Numele și prenumele

Sava Rodica

Membrii Comisie

Numele și prenumele: Grădinariu Sebastian Semnătura _________________

Numele și prenumele: Ardei Bernaveta Semnătura _________________

Numele și prenumele: Petrea Doina Semnătura _________________

Numele și prenumele: Popa Liliana Semnătura _________________

Numele și prenumele: Căținaș Mirela Semnătura _________________

Numele și prenumele: Paloșanu Elena Semnătura _________________

Secretariat tehnic:

Numele și prenumele: Gălățanu Nicoleta Elena Semnătura _________________

13



PROCES-VERBAL nr. 2






s-a dispus verificarea Situației Centralizatoare anuale de la data de

31.12.2017 privind stadiul implementării sistemului de control intern

managerial;

s-au analizat și aprobat materialele elaborate privind îndeplinirea

Etapei I + II și Etapa III din cadrul Programului de dezvoltare a

sistemului de control intern managerial pe baza asistenței de

specialitate primită;

s-au analizat și aprobat un număr de 25 de proceduri operaționale și 4

Proceduri de sistem în conformitate cu Registrul pentru evidența

procedurilor de sistem/operaționale ale Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”;

Președintele Comisiei a supus la vot membrilor acesteia toate

problemele discutate și măsurile luate, pentru care a existat un

consens în unanimitate de voturi.

pornind de la Planul managerial, a fost întocmită Lista privind

obiectivele generale și specifice;

14

În perioada următoare Președintele Comisie va convoca Comisia periodic,

urmărind parcurgerea următoarelor etape în procesul de implementare a sistemului de

control intern managerial.


evidență a ședințelor Comisiei și va face informări către ordonatorul de credite.



Sava Rodica

Membrii Comisie







Secretariat tehnic:


15



PROCES-VERBAL nr. 3






s-au analizat și aprobat materialele elaborate privind îndeplinirea

Etapei IV, V, VI, VII, din cadrul Programului de dezvoltare a

sistemului de control intern managerial pe baza asistenței de

specialitate primită;

s-au analizat și aprobat un număr de 30 de proceduri operaționale și 7

Proceduri de sistem în conformitate cu Registrul pentru evidența

procedurilor de sistem/operaționale ale Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”;

Secretarul Tehnic desemnat de către Presedintele Comisiei de

Monitorizare ca responsabil cu întocmirea documentației privind

întocmirea Registrului Riscurilor la nivelul unitatii, pe baza asistenței

de specialitate primită, a prezentat spre analiză documentația

corespunzătoare la această dată, urmând ca cel puțin o dată la 6 luni,

așa cum prevede OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităților publice, să se completeze

și actualizeze Registrul Riscurilor;

Secretariatul tehnic analizează pe baza asistenței de specialitate

primită procedurile realizate din punctul de vedere al respectării

16

conformităţii cu structura minimală prevăzută în Procedura

documentată

Secretariatul tehnic propune profilul de risc şi limita de toleranţă la

risc care au fost analizate şi avizate în şedinţa comisiei şi aprobate de

către conducătorul entităţii publice.

următoarea ședință a Comisiei de Monitorizare va avea loc înainte de

data limită de depunere a Situațiilor financiare pe anul 2018 și după

data închiderii anului financiar 2018, pentru a aproba Chestionarele

de autoevaluare a stadiului de implementare a Controlului intern

managerial în cadrul unitatii, necesare la elaborarea Raportului anual;

Președintele Comisiei a supus la vot membrilor acesteia toate

problemele discutate și măsurile luate, pentru care a existat un

consens în unanimitate de voturi.


evidență a ședințelor Comisiei și va face informări către ordonatorul de credite.



Sava Rodica

Membrii Comisie







Secretariat tehnic:


17



CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI

privind nivelul de cunoaștere a prevederilor OSGG Nr. 600/2018 privind

aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice

Întrebare Răspuns

1. Ce principii trebuie să respecte

sistemele de control intern managerial

specifice fiecărei țări?

Principiile generale de bună practică

acceptate pe plan internațional și în

Uniunea Europeană.

2. Enumerați trei categorii prin care pot

fi grupate obiectivele în cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

eficacitatea și eficiența angajatilor;

fiabilitatea informațiilor interne și

externe;

conformitatea cu legile, regulamentele

și politicile interne.

3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în

activitatea desfășurată în cadrul

instituției?

Riscul este un eveniment, o abatere care,

dacă nu este detectată înainte de a avea

loc poate aduce disfuncționalități,

prejudicii în atingerea obiectivelor

unitatii.

4. Ce reprezintă procedurile

operaționale?

Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce

trebuie urmați în realizarea sarcinilor,

exercitarea competențelor și angajarea

responsabilităților de către fiecare salariat

al instituției.

5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui

angajat al instituției;

controlul financiar preventiv;

controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;

auditul extern al Comisiei Europene.

6. Cui revine responsabilitatea

organizării sistemului de control

managerial în cadrul instituției?

Conducătorului unitățiiui.

18

7. Câte standarde de control intern/

managerial trebuie implementate în

cadrul instituției?

16 de standarde.

8. Care sunt rezultatele așteptate în urma

implementării Codului controlului

intern managerial în cadrul instituției?

obiectivele vor fi îndeplinite într-un

mod economic, eficient și eficace;

se vor respecta regulile externe și

regulile ordonatorului principal de

credite;

patrimoniul public și informațiile vor

fi mai bine protejate;

se vor preveni și depista fraudele și

greșelile;

documentele contabile emise vor

furniza informații de încredere

referitoare la segmentul financiar și de

management.

Președinte comisie, Membru evaluat,

Sava Rodica Grădinariu Sebastian

19






Întrebare Răspuns


sistemele de control intern

managerial specifice fiecărei țări?



Uniunea Europeană.




eficacitatea și eficiența funcționarilor;


externe;





instituției?




prejudicii în atingerea obiectivelor

unitatii.


operaționale?





al instituției.




controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;






20




16 de standarde.




obiectivele vor fi îndeplinite într-un




credite;




greșelile;




management.


Sava Rodica Ardei Bernaveta

21






Întrebare Răspuns






Uniunea Europeană.






externe;





instituției?




prejudicii în atingerea obiectivelor Școlii



operaționale?





al instituției.




controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;






22




16 de standarde.




obiectivele unitatii vor fi îndeplinite

într-un mod economic, eficient și

eficace;



credite;

patrimoniul public al unitatii și

informațiile vor fi mai bine protejate;


greșelile;




management.


Sava Rodica Petrea Doina

23






Întrebare Răspuns






Uniunea Europeană.






externe;





instituției?







operaționale?





al instituției.




controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;






24




16 de standarde.






eficace;



credite;




greșelile;




management.


Sava Rodica Popa Liliana

25






Întrebare Răspuns






Uniunea Europeană.






externe;





instituției?







operaționale?





al instituției.




controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;






26




16 de standarde.






eficace;



credite;




greșelile;




management.


Sava Rodica Căținaș Mirela

27






Întrebare Răspuns






Uniunea Europeană.






externe;





instituției?







operaționale?





al instituției.




controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;






28




16 de standarde.






eficace;



credite;




greșelile;




management.


Sava Rodica Paloșanu Elena

29






Întrebare Răspuns






Uniunea Europeană.






externe;





instituției?




prejudicii în atingerea obiectivelor.


operaționale?





al instituției.




controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;





Conducătorului unității.

30




16 de standarde.




Obiectivele vor fi îndeplinite într-un




credite;




greșelile;




management.


Sava Rodica Gălățanu Nicoleta Elena

31

Anexă

la DECIZIA nr. 429 / 25.09.2018

Regulament de Organizare şi Funcţionare

al Comisiei de monitorizare a Sistemului de Control Managerial Intern

din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”

I. Dispoziţii generale

Art. 1 - Scopul Comisiei de monitorizare îl constituie dezvoltarea şi implementarea

Sistemului de Control Managerial Intern (SCMI), în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”, conform OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial

al entităților publice.

II. Conducerea Comisiei de monitorizare

Art. 2 – (1) Preşedintele Comisiei de monitorizare este Sava Rodica.

(2) În lipsa preşedintelui, atribuţiile acestuia vor fi delegate unuia dintre membrii Comisiei

de monitorizare

III. Atribuţiile Preşedintelui Comisiei de monitorizare

Art. 3 – Preşedintele Comisiei de monitorizare are următoarele atribuţii:

a) convoacă membrii Comisiei de monitorizare;

b) propune ordinea de zi, acordă cuvântul în şedinţe şi veghează la disciplina şi buna

desfăşurare a şedinţelor;

c) aprobă procesul verbal al şedinţei, rapoartele şi deciziile Comisiei de monitorizare;

d) supervizează activităţile specifice din cadrul Comisiei de monitorizare;

e) monitorizează punerea în practică a deciziilor adoptate de către Comisia de monitorizare

şi decide asupra măsurilor care se impun pentru nerespectarea lor;

f) decide asupra participării la şedinţele Comisiei de monitorizare a altor reprezentanţi din

cadrul sau din afara Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, a căror prezenţă este

necesară pentru clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei;

32

IV. Atribuţiile Comisiei de monitorizare

Art. 4 - Comisia de monitorizare are următoarele atribuţii:

a) implementează în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” standardele de

management şi control intern referitoare la mediul de control, performanţa şi

managementul riscurilor, informare şi comunicare, activităţi de control, auditarea şi

evaluarea, conform prevederilor OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului


b) elaborează şi aprobă programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al

ministerului, program care cuprinde obiective, acţiuni, termene, responsabili precum şi

unele măsuri necesare dezvoltării acestuia. La elaborarea programului se vor avea în

vedere regulile minimale de management, conţinute în standardele de control intern,

atribuţiile, particularităţile organizatorice şi funcţionale ale unitatii, personalul şi

structura acestuia precum şi alte reglementări şi condiţii specifice;

c) supune aprobării directorului, programul anual de dezvoltare a sistemului de control

managerial;

d) monitorizează respectarea termenelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului

de control managerial şi decide măsurile care se impun în cazul nerespectării acestora;

e) îndrumă departamentele din structura unitatii în vederea elaborării programelor de

dezvoltare a subsistemelor de control managerial;

f) aprobă formatele standard ale documentelor aferente sistemului de control managerial

intern şi planificării strategice în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

g) evaluează şi avizează procedurile de sistem elaborate în cadrul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”;

h) elaborează, actualizează şi avizează registrul riscurilor la nivelul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”;

i) răspunde de implementarea standardelor de control managerial intern în cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

j) primeşte, semestrial, de la departamente, informări referitoare la progresele înregistrate

cu privire la dezvoltarea sistemelor or/subsistemelor proprii de control managerial

intern, în raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite

observate şi la acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare, întreprinse în cadrul

acestora;

k) prezintă directorului ori de câte ori consideră necesar, dar cel puţin o dată pe semestru,

informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de

33

control managerial intern, în raport cu programul adoptat, la acţiunile de monitorizare,

coordonare şi îndrumare metodologică întreprinse, precum şi la alte probleme apărute în

legătură cu acest domeniu;

l) membrii Comisiei de monitorizare asigură aducerea la îndeplinire a deciziilor acestei

structuri;

m) elaborează formate standard de documente pentru sistemul de control managerial intern

şi planificarea strategică;

n) întocmeşte rapoarte în baza dispoziţiilor preşedintelui Comisiei de monitorizare;

o) semnalează directorului situaţiile de nerespectare a deciziilor acestuia şi propune

măsurile de corectare care se impun;

p) centralizează, analizează, sintetizează şi emite documente în domeniile de competenţă;

q) duce la îndeplinire şi transmite deciziile Preşedintelui acesteia;

r) înaintează directorului propuneri pentru eficientizarea Sistemului de control managerial intern

şi a planificării strategice la nivelul ministerului;

s) propune Preşedintelui Comisiei de monitorizare participarea la şedinţele Comisiei a altor

reprezentanţi din cadrul sau din afara, a căror prezenţă este necesară pentru clarificarea

aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei;

t) membrii Comisiei au obligaţia de a asigura informarea permanentă a directorului cu privire la

totalitatea activităţilor desfăşurate şi de a obţine avizul acestuia cu privire la documentele şi

punctele de vedere prezentate în cadrul Comisiei ;

u) pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin, Comisia va beneficia de sprijinul tuturor

departamentelor aflate în subordinea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

V. Atribuţiile Secretarului Tehnic al Comisiei de monitorizare

Art. 5 – Secretariatul Tehnic are următoarele atribuţii principale:

a) convoacă, la cererea Preşedintelui Comisiei de monitorizare membrii, la şedinţele

Comisiei de monitorizare, organizează şedinţele şi participă la acestea;

b) întocmeşte documentele pentru şedinţa Comisiei de monitorizare şi le transmite în

format electronic membrilor cu cel puţin 2 zile înaintea şedinţei;

c) întocmeşte procesele verbale ale şedinţelor Comisiei de monitorizare, pe care le transmite în

format electronic membrilor acestora;

d) asigură diseminarea dispoziţiilor Comisiei de monitorizare şi se constituie drept punct

de legătură în vederea bunei comunicări dintre structurile care funcţionează în

subordinea/ în coordonarea/ sub autoritatea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

34

e) analizează procedurile realizate din punctul de vedere al respectării conformităţii cu

structura minimală prevăzută în Procedura documentată

f) propune profilul de risc şi limita de toleranţă la risc care sunt analizate şi avizate în

şedinţa comisiei şi aprobate de către conducătorul entităţii publice.

g) transmite Planul de măsuri aprobat compartimentelor responsabile cu gestionarea

riscurilor semnificative, în vederea implementării.

VI. Organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziilor

Art. 6 – (1) Şedinţele Comisiei de monitorizare se desfăşoară în baza convocărilor transmise cu 3

zile înainte membrilor Comisiei sau la solicitarea Preşedintelui.

(2) Activitatea Comisiei de monitorizare se desfăşoară în baza programului de dezvoltare a

Sistemului de control managerial al unitatii.

(3) Deciziile Comisiei de monitorizare se adoptă prin consensul membrilor prezenţi, în caz contrar

decizia va fi luată prin votul a jumătate plus unu din totalul membrilor prezenţi. În cazul în care se

constată egalitate de voturi, votul Preşedintelui este considerat hotărâtor.

(4) Membrii Comisiei de monitorizare care nu pot participa la şedinţe, din motive obiective vor

transmite o motivare scrisă către Preşedintele Comisiei de monitorizare cu două zile înaintea

şedinţei, şi vor desemna un înlocuitor.

(5) Desfăşurarea şedinţei Comisiei de monitorizare se consemnează într-un proces-verbal care este

aprobat ulterior de către Preşedinte.

VII. Dispoziţii finale

Art. 7 – Calitatea de membru al Comisiei de monitorizare încetează în următoarele situaţii:

a) prin încetarea raporturilor de serviciu în conformitate cu prevederile legale în vigoare, precum

şi în orice alte situaţii în care membrul respectiv, nu mai îndeplineşte funcţia de conducător al

structurii din subordinea/ în coordonarea/ sub autoritatea Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”;

b) la solicitarea directorului Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

35

c) în cazul în care unul dintre membrii Comisiei de monitorizare pierde această calitate, în

condiţiile prevăzute la lit. a) şi b), structura în cauză va propune un nou membru al Comisiei

de monitorizare în termen de trei zile şi va comunica prin adresă scrisă numele persoanei

desemnate, secretarului.

PREȘEDINTE: SAVA RODICA

MEMBRI:

1. GRĂDINARIU SEBASTIAN

2. ARDEI BERNAVETA

3. PETREA DOINA

4. POPA LILIANA

5. CĂȚINAȘ MIRELA

6. PALOȘANU ELENA

SECRETARIAT TEHNIC: GĂLĂȚANU NICOLETA ELENA

PROCEDURĂ DE SISTEM

Ediţia I

Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea

de către secretariatul tehnic al Comisiei a

activităţilor de monitorizare, consiliere,

îndrumare metodologică şi raportare cu privire

la dezvoltarea S.C.I.M.

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

36

Nr. înreg. ____/____________

PROCEDURA DE SISTEM

STABILIREA CADRULUI UNITAR PENTRU DESFASURAREA DE CATRE

SECRETARIATUL TEHNIC AL COMISIEI A ACTIVITATILOR DE

MONITORIZARE, CONSILIERE INDRUMARE METODOLOGICA SI

RAPORTARE CU PRIVIRE LA DEZVOLTAREA S.C.I.M.

P.S.M. 01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

37

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat

Grădinariu Sebastian

Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

38

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

39

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex

Nr.

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018

3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

40

1. Scopul procedurii operaţionale

Stabileşte cadrul unitar pentru desfăşurarea, de către secretariatul tehnic al Comisiei de

monitorizare, a activităţilor / acţiunilor de monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi

raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, jud.

Bacău, inclusiv pentru obţinerea informaţiilor necesare elaborării Raportului anual privind controlul

intern.

1.2 Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii

privind Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea, de către secretariatul tehnic al Comisiei, a

activităţilor / acţiunilor de monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire

la dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

1.3 Asigura continuarea activitatii ,inclusiv in conditiile de fluctuatie a personalului.

1.4 Sprijina auditul si /sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control

,iar pe manager in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real

sprijin pentru audit sau pentru alte organisme abilitate in actiuni de auditare,pentru directorul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, in luarea deciziilor pentru asigurarea bunei functionari a activitatii

unitatii de invatamant.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

41

2. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

2.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;

- P.O. se aplică de secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare, pentru realizarea

atribuţiilor de monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la

dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, jud. Bacău .

2.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurale;

- Operaţiunea de autoevaluare a S.C.I.M. se realizează prin completarea de fiecare

compartiment din organigrama instituţiei a chestionarului de autoevaluare a stadiului de

implementare a standardelor de control intern managerial, iar asumarea realităţii datelor,

informaţiilor şi constatărilor înscrise în acestea aparţine şefilor/coordonatorilor acestor

componente care au aceste atribuţii prevăzute în fişa postului.

2.3 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale

activităţii procedurale ; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

2.3.1 Compartimente furnizoare de date –Compartimentele prevazute in organigrama

institutiei.

2.3.2 Compartimente implicate : Comisia de monitorizare, consiliere, îndrumare

metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

42

3. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

3.1 Reglementări internaţionale – Standardele internaţionale de control intern

3.2 Legislaţie primară

- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv,

republicată;

- Legea nr. 234/2010, privind modificarea şi completarea O.G. nr. 119/1999, privind

controlul intern şi controlul financiar preventiv.

3.3 Legislaţia secundară

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităților publice;

3.4 Reglementări interne

- Regulamentul de organizare şi funcţionare a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

43

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

4.1. Definiţii ale termenilor

Nr.

crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedura operaţională prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a

metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării

activităţii la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul

Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, jud. Bacău

2. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

forma iniţială a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată;

3. Revizia în cadrul unei

ediţii

acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după

caz, a uneia sau mai multor componente ale unei ediţii a procedurii

operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate;

4. Control intern

managerial

ansamblul formelor de control exercitate la nivelul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”, jud. Bacău , inclusiv auditul intern, stabilite de

conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările

legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,

efficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile

organizatorice, metodele şi procedurile;

5. Consiliere/îndrumare

metodologică

activitatea desfăşurată de Secretariatul Tehnic al Comisiei, cu scopul de

a facilita asimilarea şi punerea în practică, de către personalul instituţiei,

a conceptelor, prevederilor legale, instrucţiunilor metodologice şi

procedurale din domeniul controlului intern managerial;


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

44

6. Comisia comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării S.C.I.M. din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”,

jud. Bacău

7. Monitorizarea

sistemului de control

intern managerial

activitatea desfăşurată cu scopul de a supraveghea respectarea, de către

instituţia publică, a cerinţelor legale în domeniul controlului intern

managerial, precum şi aplicarea efectivă a măsurilor /acţiunilor cuprinse

în programele de dezvoltare a sistemului de control intern managerial

din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, jud. Bacău ;


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

45

4.2 Abrevieri ale termenilor

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. A. Aprobare

2. Ah. Arhivare

3. Ap. Aplicare

4. Av. Avizare

5. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial

6. E. Elaborare

7. I Informare

8. O.M.F.P. Ordinul ministrului finanţelor publice

9. O.G. Ordonanţă a Guvernului

10. P.O. Procedură operaţională

11. S.C.I.M. Sistemul de control intern managerial

12. V. Verificare


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

46

5. Descrierea procedurii operaţionale

5.1. Generalităţi

Prezenta procedură prezintă activităţile şi acţiunile necesare pentru a monitoriza cât mai

eficient implementarea S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

5.2. Documente utilizate

5.2.1. Lista şi provenienţa documentelor

Nr.

crt.

Denumirea

documentului

Cod identificare Provenienţa documentului

1. Chestionar de autoevaluare a stadiului

de implementare a standardelor de

control intern managerial

Anexa nr.1 compartimentele din organigrama

institutiei;

2. Situaţia sintetică a rezultatelor

autoevaluării

Anexa nr.2 Comisia;

3. Raport privind activitatea de monitorizare,

consiliere/îndrumare metodologică a

dezvoltării S.C.I.M

Anexa nr.3 Secretariat Tehnic al Comisiei;

4. Raport asupra sistemului de control

intern managerial anual

Anexa nr.4 Comisia.

5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate

(1) chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern managerial – se completează de şefii de compartimente din organigrama institutiei şi


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

47

conţine 16 standarde de control intern managerial şi se utilizează pentru a monitoriza

implementarea S.C.I.M.

(2) situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării – se completează de Comisie şi

reprezintă situaţia implementării celor 16 de standarde de control intern managerial la nivelul

instituţiei ;

(3) raport privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a

dezvoltării S.C.I.M. – se completează de Secretariatul Tehnic al Comisiei şi conţine informaţii

privind monitorizarea, consilierea şi îndrumarea metodologică prin formularea de avize

consultative, pentru implementarea S.C.I.M. ;

(4) raport asupra sistemului de control intern managerial – se completează de

conducătorul instituţiei şi conţine informaţii cu privire la aprecierea realistă, corectă, completă

şi demnă de încredere asupra S.C.I.M., formulată în baza autoevaluării acestuia.

5.2.3. Circuitul documentelor

În prezenta P.O. documentele utilizate în desfăşurarea activităţii sunt integrate în fluxul

general al documentelor din cadrul instituţiei. Diagrama de proces cu circuitul documentelor este

prezentată în anexa nr.5.

5.3. Resurse necesare

5.3.1. Resurse materiale

- elemente de logistică : birouri, rechizite, formulare tipizate, linii telefonice, fax, materiale

informatice, calculatoare, reţea, imprimante, posibilităţi de stocare a informaţiilor;

5.3.2. Resurse umane

- salariații din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, care au atributii prin fişele

postului în acest sens;


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

48

5.3.3. Resurse financiare

- sume necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile,

acoperirea cheltuielilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu salariile

personalulului implicat).

5.4. Modul de lucru

5.4.1. Precizări comune procedurilor

Planificarea acţiunilor şi operaţiunilor pentru o evidenţă realistă şi corectă a stadiului

implementării S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”,jud. Bacău.

5.4.2. Monitorizarea dezvoltării sistemelor de control intern managerial ale instituţiei

Principalele aspecte care fac obiectul monitorizării de către Secretariatul

Tehnic al Comisiei sunt:

1) Constituirea Comisiei, prin monitorizarea următoarelor elemente :

- emiterea actului administrativ de constituire şi aprobare a Comisiei de către director;

- componenţa Comisiei (număr persoane şi funcţiile acestora);

- modul de organizare şi de lucru a acesteia.

2) Programul de dezvoltare a S.C.I.M., prin monitorizarea următoarelor elemente:

- elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de

control intern managerial;

- stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program.

Secretariatul Tehnic al Comisiei exercită atribuţii de monitorizare în cadrul instituţiei,

prin următoarele modalităţi:


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

49

3) solicitarea permanentă de documente/materiale/date/informaţii în legătură cu aspectele şi

elementele care fac obiectul monitorizării şi analizarea acestora;

4) urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programul de dezvoltare a

S.C.I.M. şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea procesului de implementare a

măsurilor/acţiunilor;

5) menţinerea legăturii cu membrii Comisiei şi participarea la şedinţele acesteia;

6) urmărirea existenţei şi respectării termenelor fixate pentru raportările periodice;

7) întocmirea ordinii de zi, aprobată de toţi membrii Comisiei prin majoritate de voturi;

8) întocmirea de procese verbale sau minute ale întâlnirilor;

9) întocmeşte, actualizează şi modifică registrul riscurilor identificate în cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” pe baza propunerilor membrilor Comisiei;

10) păstrează (clasează) originalele procedurilor de sistem realizate;

11) primeşte şi înregistrează în registrul propriu, procedurile de sistem transmise pentru avizare

şi procedurile operaţionale semnate de conducătorii compartimentelor;

12) supune procedurile de sistem şi procedurile operaţionale spre avizare membrilor Comisiei şi

spre aprobare directorului general;

13) alocă codul procedurilor de sistem;

14) distribuie procedurile de sistem conform listei de difuzare;

15) transmite la arhivă procedurile de sistem conform listei de difuzare;

16) analizează şi pune pe ordinea de zi a şedinţei Comisiei solicitările de revizie a procedurilor

de sistem.

5.4.3. Consilierea/îndrumarea metodologică cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

50

Principalele aspecte care fac obiectul consilierii / îndrumării metodologice sunt

următoarele:

17) constituirea Comisiei, stabilirea componenţei acesteia, modul de organizare şi de lucru,

înlăturarea disfuncţionalităţii constatate în organizarea şi funcţionarea acesteia;

18) proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punctul de vedere al referirilor la

măsurile de control şi la conformitatea acestora cu prevederile OSGG Nr. 600/2018 privind

aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice ;

19) măsurile de dezvoltare a S.C.I.M. dezbătute în cadrul întrunirilor de lucru ale Comisiei;

20) situaţiile semestriale/anuale, privind stadiul implementării S.C.I.M.;

21) autoevaluarea S.C.I.M. prin:

- pregătirea autoevaluării S.C.I.M.;

- completarea de fiecare serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei, a

chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern managerial (Anexa nr. 1);

- completarea de către Comisie a situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării(Anexa nr. 2).

Secretariatul Tehnic al Comisiei exercită atribuţiile de consiliere/îndrumare metodologică,

prin următoarele modalităţi:

22) identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor practici şi a

experienţelor relevante în domeniul controlului intern managerial;

23) participarea la şedinţele de lucru ale Comisiei, prin:

- stabilirea ordinii de zi;

- prezentarea elementelor de noutate în domeniul controlului intern managerial;


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

51

- oferirea de clarificări/precizări/explicaţii la aspectele dezbătute în cadrul întrunirilor

de lucru ale Comisiei, în legătură cu măsurile/acţiunile de dezvoltare a S.C.I.M.;

5.4.4. Raportarea datelor şi informaţiilor cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.

24) la redactarea raportului, Secretariatul Tehnic al Comisiei utilizează modelul, al cărui format este

prezentat în Anexa nr.3;

25) în cuprinsul raportului se prezintă date şi informaţii referitoare la elementele precizate la

punctele 5.4.2. şi 5.4.3.;

26) rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării

S.C.I.M., se prezintă Comisiei, semestrial, până la sfârşitul lunii următoare fiecărui semestru

încheiat;

27) rapoartele sunt însoţite de:

- documentele elaborate de Secretariatul Tehnic al Comisiei în mod deosebit acelea

care conţin recomandări/soluţii pentru remedierea/eliminarea aspectelor de

neconformitate, disfuncţionalităţilor/neregulilor sesizate în organizarea şi

funcţionarea S.C.I.M.;

- suportul de curs şi materialele primite de la organizatorii seminariilor / cursurilor /

atelierelor de lucru;

28) Comisia elaborează şi supune spre aprobare directorului , un raport cu privire la

S.C.I.M., care conţine informaţii prezentate în rapoartele privind activitatea de monitorizare,

consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M;

29) raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală fiind prezentat organului

ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege,

modelul fiind prezentat în Anexa nr. 4.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

52

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Acţiunea

(operaţtiunea)

Secretariat

Tehnic

Comisie

Administrator

Financiar

Conducător

compartiment

Comisia

S.C.I.M.

Director

1. 1) E. Ap. A

2. 2) Ap. E. A

3. 3) E.

4. 4) V. Ap.

5. 5) E.

6. 6) E.

7. 7) E. V. A.

8. 8) E. V.

9. 9) E. V.

10. 10) E.

11. 11) E. Av.

12. 12) E. V. Av.

13. 13) E.

14. 14) E.

15. 15) E.

16. 16) E. V.

17. 17) V.

18. 18) V.

19. 19) V.

20. 20) E. V.

21. 21) V. E. I.

22. 22) E.

23. 23) E.

24. 24) E.

25. 25) E.

26. 26) I.

27. 27) E.

28. 28) E A

29. 29) E.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

53

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PS

- - - Actualizare Ordin

600 / 2018 privind

aprobarea Codului

Controlului Intern


Ediţia I


de către Secretariatul Tehnic al Comisiei a




Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

54

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

55

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

56

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anex

a

Denumirea

anexei

Elaborator Aprobă Nr. de

exemp

lare

Difuzare Arhivare Alte

element

e

Loc Perioada

0 1 2 3 4 5 6 7 8

1 Chestionar de

autoevaluare a

stadiului de

implementare a

standardelor de

control intern

managerial

Secretariat

comisie

Comisia Ah 5 ani

2 Situaţia sintetică a

rezultatelor

autoevaluării

Secretariat

Comisie

Comisia Ah 5 ani

3 Rapoart privind

activitatea de

monitorizare,

consiliere/îndrumare

metodologică a

dezvoltării S.C.I.M

Secretariat

Comisie

Comisia Ah 5 ani

4 Raport asupra

sistemului de

control intern

/managerial anual

Comisia Director Ah 5 ani

5 Diagrama de proces Secretariat

Comisie

Ah 5 ani


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

57

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 36

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

37

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

38

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

39

5 Scopul procedurii operaţionale 40

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 41

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii de

sistem

42

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura de sistem 43

9 Descrierea procedurii operaţionale 46

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 52

11 Formular evidență modificări 53

12 Formular analiză procedură 54

13 Lista de difuzare a procedurii 55

14 Anexe, înregistrări, arhivări 56

15 Cuprins 57


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

58

Anexa nr. 1

Compartiment:_________________________________

Compartiment

______________________________________________

Numele şi prenumele. funcţia/semnătura/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

a stadiului de implementare a standardelor

de control intern managerial

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului 1)

Răspuns și explicații 2)

La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 – Etică și integritate

1. A fost comunicat personalului un cod de

conduită sau legislația în domeniu, care

stabileşte reguli de comportament etic în

realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil

atât personalului de conducere, cât şi celui

de execuţie? 5)

2. Există un sistem de monitorizare a

respectării normelor de conduită?

3. În cazul semnalării unor nereguli,

conducătorul de compartiment a întreprins

cercetări adecvate în scopul elucidării

acestora?

Standardul 2 – Atribuții, funcții, sarcini

1. Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

59




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

documentele specifice privind misiunea,

funcțiile, atribuțiile entităţii, regulamentele

interne şi fişele posturilor?

2. Au fost identificate şi inventariate funcţiile

sensibile?

3. Au fost luate măsuri de control pentru

asigurarea diminuării riscurilor asociate

funcțiilor sensibile?

Standardul 3 – Competență, performanță

1. Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi

aptitudinile necesare în vederea îndeplinirii

sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post?

2. Sunt identificate nevoile de perfecţionare a

pregătirii profesionale a personalului și

concretizate printr-un raport privind

necesarul acestora?

3. Cursurile de perfecționare profesională sunt

realizate conform planului anual de

perfecționare profesională aprobat de

conducătorul entității publice?

Standardul 4 – Structura organizatorică

1. Structura organizatorică asigură

funcţionarea circuitelor şi fluxurilor

informaţionale necesare supravegherii şi

realizării activităţilor proprii?

2. Sunt efectuate evaluări/analize privind

gradul de adecvare a structurii

organizatorice în raport cu obiectivele și

modificările intervenite în interiorul și/sau

exteriorul entității publice?


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

60




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

3. Actele de delegare respectă prevederile

legale sau cerinţele procedurale aprobate?

II. PERFORMANȚE ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 5 – Obiective

1. Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul

compartimentului?

2. Obiectivele sunt astfel stabilite încât să

răspundă pachetului de cerinţe SMART?

(specifice; măsurabile; acceptate; realiste;

cu termen de realizare)

3. Sunt reevaluate/actualizate obiectivele

specifice atunci când se constată modificări

ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza

fixării acestora?

Standardul 6 – Planificarea

1. Există o planificare a activităților în

concordanță cu obiectivele specifice?

2. Sunt repartizate resurse astfel încât să se

realizeze activitățile corespunzătoare

obiectivelor specifice compartimentului?

3. Sunt adoptate măsuri de coordonare a

deciziilor si activităţilor compartimentului

cu cele ale altor compartimente, în scopul

asigurării convergenţei şi coerenţei

acestora?

Standardul 7 – Monitorizarea performanțelor

1. Este stabilit un sistem de monitorizare şi

raportare a performanţelor, pe baza

indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

2. Există o evaluare a performanțelor pe baza


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

61




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

indicatorilor de performanță stabiliți?

3. În cazul în care se constată o eventuală

abatere de la obiective, se iau măsurile

preventive și corective ce se impun?

Standardul 8 – Managementul riscului

1. Există identificate și evaluate riscurile

aferente obiectivelor/activităților?

2. Sunt stabilite și monitorizate măsurile de

control aferente riscurilor semnificative?

3. Există o analiză a riscurilor identificate și

gestionate, concretizate printr-o raportare

anuală cu privire la procesul de

management al riscurilor?

III. ACTIVITAȚI DE CONTROL

Standardul 9 – Proceduri

1. Pentru activităţile procedurale au fost

elaborate și/sau actualizate proceduri

documentate?

2. Procedurile elaborate respectă cerințele

minimale prevăzute de standard, pentru a fi

un instrument eficace de control?

3. Procedurile elaborate respectă structura

unitară stabilită la nivelul entității?

Standardul 10 – Supravegherea

1. Conducătorul monitorizează şi supervizează

activităţile care intră în responsabilitatea lui

directă?

2. Conducătorul acordă asistență salariaților

necesară pentru realizarea sarcinilor trasate?

Conducătorul verifică activitatea salariaților


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

62




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

cu privire la realizarea sarcinilor trasate?

3. Sunt instituite controale suficiente şi

adecvate de supraveghere pentru activităţile

care implică un grad ridicat de expunere la

risc?

Standardul 11 – Continuitatea activității

1. Sunt inventariate situaţiile generatoare de

întreruperi în derularea principalelor

activităţi?

2. Sunt stabilite măsuri (preventive sau

corective, după caz) pentru asigurarea

continuităţii activităţii, în cazul apariţiei

unor situaţii generatoare de întreruperi?

3. Sunt monitorizate și aduse la cunoștința

salariaților implicați, măsurile propuse?

IV. INFORMAREA ȘI COMUNICAREA

Standardul 12 – Informarea și comunicarea

1. Au fost stabilite tipurile de informaţii,

conţinutul, frecvenţa, sursele şi destinatarii

acestora, astfel încât personalul de

conducere şi cel de execuţie, prin primirea

şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată

îndeplini sarcinile de serviciu?

2. Sunt stabilite fluxurile informaționale și

căile de comunicare specifice

compartimentului?

3. Sunt stabilite canale adecvate de

comunicare între compartimentele entității

cât și cu partea externă.

Standardul 13 – Gestionarea documentelor


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

63




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

1. Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea,

expedierea, redactarea, clasificarea,

îndosarierea, protejarea şi arhivarea

documentelor interne şi externe, după caz?

2. Sunt implementate măsuri de securitate

pentru protejarea documentelor împotriva

distrugerii, furtului, pierderii, incendiului

etc.?

3. Reglementările legale în vigoare cu privire

la manipularea şi depozitarea informaţiilor

clasificate sunt cunoscute şi aplicate în

practică?

Standardul 14 – Raportarea contabilă și financiara

1. Procedurile contabile sunt

elaborate/actualizate în concordanţă cu

prevederile normative aplicabile domeniului

financiar-contabil?

2. Există controale pentru a asigura corecta

aplicare a politicilor, normelor şi

procedurilor contabile, precum şi a

prevederilor normative aplicabile

domeniului financiar-contabil?

3. Este monitorizată remedierea deficiențelor

constatate de organele cu competentă în

domeniu?

V. AUDITUL INTERN

Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial

1. Conducătorul compartimentului realizează,

anual, operaţiunea de autoevaluare a

sistemului de control intern managerial?


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

64




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

2. Răspunsurile din chestionarul de

autoevaluare sunt probate cu documente

justificative corespunzătoare?

3. Conducătorul compartimentului propune

măsuri pentru îmbunătățirea sistemului de

control intern managerial în cadrul

chestionarului de autoevaluare?

Standardul 16 – Auditul intern

1. Compartimentul de audit public intern

desfășoară, în afara activităților de asigurare

şi activități de consiliere în scopul

dezvoltării sistemului de control intern?

2. Compartimentul de audit public intern este

dimensionat, ca număr de auditori, pe baza

volumului de activitate şi a mărimii

riscurilor asociate, astfel încât să asigure

auditarea activităţilor cuprinse în sfera

auditului public intern?

3. Compartimentul de audit public intern

întocmeşte rapoarte periodice cu privire la

acţiunile/activităţile desfăşurate?

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern managerial

.............................................................................................................................................................

Măsuri de adoptat

.............................................................................................................................................................

NOTA 1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, Comisia de

monitorizare poate defini şi include în Chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

65




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4 2) Fiecare răspuns din coloana 1 la “Criterii generale de evaluare a stadiului implementării

standardului” se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului" şi se probează cu

documente justificative corespunzătoare. 3) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente

standardului s-a răspuns cu "Da";

parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare

aferente standardului s-a răspuns cu "Nu";

neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente

standardului s-a răspuns cu "Nu". 4) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor neaplicabile unui anumit

compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de

evaluare al acelui standard, prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie

asociată răspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile numai

standardele: 14 "Raportarea contabilă şi financiară" şi 16 "Auditul intern", cu respectarea

condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile. 5) Subordonatele entităților publice locale și primăriile de comune vor evalua stadiul de

implementare a standardelor de control intern managerial, aplicând numai prima cerință din

Chestionarul de autoevaluare, iar modul de implementare al standardului fiind următorul:

Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

implementat (I), atunci când, la criteriul general de evaluare aferent standardului s-a răspuns

cu "Da";

neimplementat (NI), atunci când la criteriul general de evaluare aferent standardului s-a

răspuns cu "Nu".

Aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu

standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, se

realizează conform acelorași precizări din ”Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi

prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial”.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

66

Anexa nr. 2

Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării

Denumirea standardului

Numărul

compartimentelo

r în care

standardul este

aplicabil

din care,

compartimente

în care

standardul este:

La nivelul

entităţii

publice

standardul

este:

I(1) PI NI I / PI / NI

1 2 3 4 5 6

Total număr compartimente :

I. Mediul de control

Standardul 1 - Etica şi integritatea

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Standardul 3 - Competenţa, performanţa

Standardul 4 - Structura organizatorică

II. Performanţe şi managementul riscului

Standardul 5 – Obiective

Standardul 6 - Planificarea

Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor

Standardul 8 - Managementul riscului

III. Activităţi de control

Standardul 9 – Proceduri

Standardul 10 – Supravegherea

Standardul 11 - Continuitatea activităţii

IV. Informarea şi comunicarea

Standardul 12 - Informarea şi comunicarea

Standardul 13 - Gestionarea documentelor

Standardul 14 - Raportarea contabilă şi

financiară

V. Evaluare şi audit

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de

control intern managerial

Standardul 16 - Auditul intern


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

67

Gradul de conformitate a sistemului de control intern managerial cu standardele

................................................

................................................................................................................................

Măsuri de adoptat

................................................

................................................................................................................................

(1) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern managerial se consideră că este:

implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul

corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor

precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe

rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul

compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul

corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate

în coloana 2, pe acelaşi rând.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

68

Anexa nr. 3

Secretariatul Tehnic al Comisiei

Nr._______/________

RAPORT

privind activitatea de monitorizare şi consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial la Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”, jud.

Bacău pe semestrul_______/anul__________

1. Acţiuni de monitorizare cu privire la:

1.1. structura constituită conform art.3 alin.1 din OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea

Codului controlului intern managerial al entităților publice;

emiterea şi modificarea actului administrativ prin care s-a aprobat

constituirea/actualizarea structurii;

componenţa structurii (număr persoane şi funcţiile acestora);

modul de organizare şi de lucru a structurii.

1.2. programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, elaborat la nivelul

instituţiei publice:

elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control

intern managerial;

stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program.

2. Acţiuni de consiliere şi îndrumare metodologică, prin formularea de avize consultative, cu

privire la:

2.1. modul de organizare şi de lucru al structurii, înlăturarea disfuncţionalităţilor constatate în

organizarea şi funcţionarea acesteia;

2.2. proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punct de vedere al referirilor la

măsurile de control şi la conformitatea acestora cu prevederile OSGG Nr. 600/2018

privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;

2.3. măsurile de dezvoltare a sistemului de control intern managerial dezbătute în cadrul:

- şedinţelor de lucru ale structurii.

- autoevaluarea sistemului de control intern managerial, efectuată potrivt

OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial

al entităților publice ;

- pregătirea autoevaluării sistemului de control intern managerial;

- completarea de către şefii de servicii/birouri/compartimente, a chestionarului

de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern

managerial (anexa nr.1);

- completarea situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (anexa nr.2).


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

69

Anexa nr.4

Comisia_____________

Nr.______/___________

Nr. _ _ _ _ _/ _ _ _ _ _ _ _

R A P O R T

asupra sistemului de control intern/ managerial la data de

31.12.2018

În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul

intern managerial şi control financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare, subsemnatul (nume şi prenume) ………., în calitate de (denumirea funcţiei de

conducător al Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”) ………., declar că (denumirea entităţii

publice) ………., dispune de un sistem de control intern managerial ale cărui concepere şi aplicare

permit / permit partial / nu permit conducerii (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze

o asigurare rezonabilă că fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi

specifice au fost utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.

Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere

asupra sistemului de control intern managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.

Sistemul de control intern managerial cuprinde / cuprinde partial / nu cuprinde mecanisme de

autocontrol, iar aplicarea măsurilor privind creşterea eficacităţii acestuia are / nu are la bază

evaluarea riscurilor.

În acest caz, menţionez următoarele:

- Comisia de monitorizare este / nu este funcțională;


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

70

- Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial este / este parțial / nu este

implementat și actualizat anual;

- Procesul de management al riscurilor este / este parțial / nu este organizat și monitorizat;

- Procedurile documentate sunt elaborate în proporţie de ..... % din totalul activităţilor procedurale

inventariate;

- Sistemul de monitorizare a performanțelor este / nu este stabilit și evaluat pentru obiectivele şi

activitățile entității, prin intermediul unor indicatori de performanță;

Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31 decembrie 20.., sistemul de control

intern managerial al (denumirea entităţii publice)……...... este conform / parţial conform / parţial

conform limitat / neconform cu standardele cuprinse în Codul controlului intern managerial.

Din analiza rapoartelor asupra sistemului de control intern managerial transmise ordonatorului

principal / secundar de credite de către ordonatorii secundari şi/sau terţiari de credite, direct în

subordonare / în coordonare / sub autoritate, rezultă că:

- ….. (nr.) entităţi au sistemul conform;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform limitat;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul neconform.

Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii

manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia

aferentă autoevaluării sistemului de control intern managerial cât și raportările transmise de către

entitățile subordonate/în coordonare/sub autoritate.

__________________

(funcţia)

___________________

(numele şi prenumele)

(semnătura şi ştampila)


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 01

71

Anexa nr. 5

Diagrama de proces

Secretariatul Tehnic

Desfăşurarea activităţii de monitorizare :

- solicitarea periodică de documente/materiale/date/informaţii în legătură cu aspectele şi elementele care fac obiectul monitorizării;

- documente şi analiza lor;

- urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în

programele de dezvoltare a S.C.I.M.;

Desfăşurarea activităţii de consiliere/îndrumare metodologică:

- identificarea nevoilor de informare, diseminarea

informaţiilor, bunelor practici şi a experienţelor

relevante în domeniul S.C.I.M.;

- Formularea de avize consultative;

- Intervenţii cu ocazia participării la şedinţele Comisiei;

Date/informaţii/

documente

Analiză şi

prelucrarea

datelor

Date/informaţii/

documente

Redactarea raportului semestrial, privind activitatea

de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică

adezvoltării S.C.I.M. şi prezentarea acestuia Comisiei

Comisia:

- verificarea, analiza şi prelucrarea informaţiilor

Comisia:

-elaborare raport anual cu privire la S.C.I.M

Director : aprobare

Transmitere la Organul

ierarhic superior


Ediţia I

ELABORAREA ȘI CODIFICAREA

PROCEDURILOR GENERALE ȘI

OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

72

Nr. înreg. ____/____________

PROCEDURA DE SISTEM

PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ

ELABORAREA ȘI CODIFICAREA PROCEDURILOR GENERALE ȘI

OPERAȚIONALE

P.S.M. 02

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

73

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

74

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei





reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

75

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

___

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta

Elena

02.11.2018

3 Aprobare 2 Director Director Prof. Antip Crina

Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta

Elena

02.11.2018


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

76

1. Scopul procedurii

1.1. Scopul procedurii: Procedura stabileşte un mod unic de iniţiere, elaborare, avizare,

aprobare şi revizie al oricărei proceduri formalizate pe activităţi utilizate în cadrul sistemului de

control managerial al unității.

1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;

1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il

inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in

luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii de invatamant.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

77

2. Domeniul de aplicare

2.1. Procedura se utilizează de către toate compartimentele din cadrul unității, în vederea

elaborării procedurilor operaţionale şi a procedurilor de sistem, aferente sistemului de control

managerial.

2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofoliului de activitati desfăşurate (toate etapele ce vor

fi parcurse pentru realizarea procedurilor elaborate).

2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :

a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor :

secretariat

b)de această activitate depind următoarele compartimente :

secretariat

personal didactic

conducere

personal didactic auxiliar (secretar, administrator financiar, administrator de patrimoniu,

bibliotecar)

personal nedidactic(îngrijitori, muncitori de întreţinere)

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale

activităţii procedurale, listarea compartimentelor implicate în procesul activitaţii.

a)activitatea depinde de furnizarea datelor :

secretariat

b)de această activitate depind compartimentele :

secretariat

personal didactic

conducere

personal didactic auxiliar

personal nedidactic ( îngrijitori, muncitori de întreţinere)


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

78

3. Documente de referinţă

3.1. Reglementări internaţionale – Standardele internaţionale de control intern

3.2. Legislaţie primară

- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv,

republicată;

- Legea nr. 234/2010, privind modificarea şi completarea O.G. nr. 119/1999, privind

controlul intern şi controlul financiar preventiv.

- OSGG nr. 600 din 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităţilor publice.

3.3. Legislaţie secundară:

- OSGG Nr. 600 din 2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităţilor publice;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare.

- Legea nr. 1/2011 a Educației Naționale, cu modificările şi completările ulterioare.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

79

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1. Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură de sistem Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la

nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate.

2. Control intern

managerial

Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,

inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu

obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării

administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta

include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi

procedurile. Sintagma "control intern managerial" subliniază

responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub

control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea

obiectivelor generale şi a celor specifice.

3. Activitate

procedurabilă

Totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de

muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care

se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea

îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi

eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice.

4. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea

subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor

stabilite.

5. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri

operaţionale, aprobată şi difuzată.

6. Eficacitate Gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre

activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al

activităţii respective.

7. Eficienţã Maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate.

8. Revizia in cadrul unei

ediţii

Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea,

după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a

procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

80

4.2. Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PS Procedura de sistem

2. PO Procedură operațională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. E Executare


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

81

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi:

Necesarul de documente privind acoperirea cerinţelor OSGG nr. 600 / 2018 pentru aprobarea

Codului controlului intern managerial al entităţilor publice este stabilit de către Comisia de

monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului, prin analiza

cerinţelor aplicabile din standarde.

La stabilirea necesarului de documente se are în vedere prevenirea generării unei birocraţii

excesive. Formularele utilizate sunt stabilite şi definite odată cu documentele sistemului

sistemului de control managerial aplicabile.

Necesarul de reglementări, standarde şi documentaţie de produs este stabilit prin reglementări

legale aplicabile domeniului de activitate din cadrul unității.

Necesarul de alte specificaţii tehnice procurate din afara instituţiei, se stabileşte de către

conducere pe baza analizei documentaţiei aferente.

5.2. Resurse necesare:

5.2.1 Resurse materiale

mobilier pentru personalul comisiei;

mobilier pentru stocarea dosarelor;

PC cu acces la internet (pentru accesarea poştei electronice);

linie telefonică;

copiator;

imprimantă;

rechizite specifice.

5.2.2. Resurse umane

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial;

Director;

Conducători compartimente;


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

82

Personalul compartimentelor implicate în desfăşurarea activităţii procedurate;

Alte părţi interesate.

5.2.3 Resurse financiare

Conform bugetului unității pentru anul în curs.

5.3.Etapele necesare realizării unei proceduri formalizate sunt:

5.3.1 Iniţierea procedurii

a) Procedurile de sistem (PS) se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din

cadrul unității pentru a descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării

acestora şi pentru a gestiona unul sau mai multe riscuri ce pot pune în pericol atingerea unui

obiectiv specific stabilit.

Conducătorul compartimentului preia lista obiectivelor specifice şi a activităţilor precum şi lista

riscurilor, elaborate în cadrul sistemului de control managerial; prioritizează obiectivele

specifice, activităţile şi riscurile; stabileşte lista procedurilor operaţionale necesare,

persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PS şi termenele la care acestea vor finaliza

realizarea PS.

b) Procedurile operaţionale (PO) se iniţiază de către conducătorul compartimentului din cadrul

unității pentru a descrie activitatea sau procesul specific desfăşurat în cadrul respectivei entităţi

organizatorice.

5.3.2 Elaborarea procedurii

5.3.2.1 Modul de redactare: Notare paragrafe, subparagrafe:

a) succesiunea notării este următoarea: 1.0.; 1.1.; (1); 1; a); (a) b) fiecare procedură formalizată

se redactează utilizând diacritice şi în conformitate cu următoarele reguli:

(a) formatul hârtiei: A4;


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

83

(b) conţinutul antetului: sigla, tipul procedurii formalizate, denumirea procedurii formalizate,

codul procedurii formalizate, ediţia – se folosesc cifre romane, revizia şi pagina curentă a

procedurii formalizate/nr. paginilor totale, scrise cu corp de 12 îngroşat, Times New Roman;

(c) conţinutul paginii: titlurile scrise cu litere îngroşate, corp de 12, Times New Roman şi textul

cu litere normale, corp de 12, Times New Roman;

(d) conţinutul notei de subsol: codul formularului, scris cu corp de 10 Times New Roman,

numărul ediţiei – scris cu corp de 10 Times New Roman;

(e) fiecare procedură formalizată conţine obligatoriu pagina de gardă (coperta); pagina de

cuprins; formularul de evidenţă a modificărilor; conţinutul propriu-zis al procedurii; lista de

difuzare a procedurii.

5.3.2.1.1. Sistemul de codificare al procedurilor formalizate:

(a) codul unei PS formalizate este format din grupul PS-mm, unde mm reprezintă numărul de

ordine al PS formalizate;

(b) codul unei PO formalizate este format din grupul PO-pp, unde pp reprezintă numărul de

ordine al PO formalizate;

(c) codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F/PS-NN/ZZ sau

F/PO-MM/TT sau F/PO-PP/VV, unde NN, TT, respectiv VV – reprezintă numărul de ordine al

formularului.

Exemplu: F/PS-01/01 – formular aferent procedurii de sistem PS-01

- Numărul de ordine al formularului este: 01

Sau:

F/PS-01/02 – formular aferent procedurii de sistem PS-01

- Numărul de ordine al formularului este: 02

5.3..3. Documentele se scriu pe hârtie format standard A4. Fiecare document conţine numele

instituţiei, titlul documentului, codul, numărul ediţiei/reviziei împreună cu data acesteia şi

numărul paginii, prin care se asigură trasabilitatea documentului în timp, la versiunea originală

şi la persoanele care au elaborat, verificat si aprobat documentul.

5.3.4. Documentele au anexate şi formularele înregistrărilor aferente.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

84

5.3.5. Documentele de provenienţa externă păstrează codificarea originală.

5.3.6. Conţinutul unei proceduri formalizate:

5.3.6.1. Capitolele procedurii formalizate sunt următoarele:

Scop – identifică şi descrie obiectivul general al procedurii elaborate, ţinând cont de

rolul, locul, importanţa precum şi de alte elemente privind activitatea procedurată;

Domeniul de aplicare - defineşte activităţile în care se va aplica procedura, delimitează

explicit activitatea procedurată în cadrul portofoliului de activităţi şi precizează

compartimentele care vor implementa această procedură;

Documente de referinţă – evidenţiază: documentele care au stat la baza elaborării

procedurii formalizate, inclusiv documentele cu caracter informativ; lista tuturor

documentelor, a codurilor de identificare. În listă, pe lângă actele normative se vor regăsi

şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor;

Definiţii şi abrevieri - dezvoltă acei termeni care sunt folosiţi cu cea mai mare frecvenţă

în textul procedurii formalizate şi care, conform definiţiilor (din standarde, documentaţii

tehnice) sunt necesari pentru înţelegerea conţinutului procedurii formalizate precum şi

pentru explicitarea prescurtărilor utilizate;

Descrierea procedurii - descrie modul cum trebuie desfăşurată activitatea/procesul în

succesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după

caz), indicându-se în paranteză codul PS/PO care descrie activitatea la care se face

referire;

În exprimare se foloseşte numai timpul prezent, forma afirmativă: execută,

elaborează, efectuează, verifică, certifică, etc.;

Se anexează procedurii modele de documente standard;

Descrierea trebuie să conţină şi circuitul documentelor aferente procesului/activităţii,

care trebuie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul unității;

Se utilizează şi se prezintă în anexă reprezentarea grafică a procesului de realizare

a procedurilor sau a circuitului documentelor sub forma diagramelor de proces pentru

înţelegerea mai uşoară a procesului descries;

Responsabilităţi - se precizează funcţiile responsabile pentru realizarea etapelor

prezentate; se precizează activităţile pentru care răspund; se specifică termenele limită


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

85

pentru realizarea operaţiunilor, acţiunilor, activităţilor (în condiţiile în care acestea nu au

fost precizate în descrierea procedurii);

Formulare - se nominalizează denumirea şi codul formularelor utilizate;

Anexe – tabele, scheme logice (sunt necesare pentru o mai bună înţelegere şi descriere a

procesului);

Avizare: După elaborare, Procedurile se transmit de către conducătorul

compartimentului responsabil Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare

metodologică a dezvoltării sistemului, care le înregistrează în Lista documentelor în

vigoare, care conţine toate procedurile şi formualarele aferente sistemului de control

managerial. Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului verifică dacă PS/PO elaborată respectă prevederile PO-02 şi

semnează pagina de gardă a PS/PO dacă aceasta respectă prevederile PO-02. Dacă nu

sunt respectate prevederile PO-02, Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare

metodologică a dezvoltării sistemului (numită prin decizie) transmite observaţiile sale

compartimentului care a elaborat PS/PO, în termen de maxim 5 zile lucrătoare. După ce

a efectuat modificările corespunzătoare, compartimentul responsabil retransmite

Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului

procedura modificată, în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la primirea observaţiilor.

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului

transmite procedura, formularele şi anexele aferente spre aprobare Directorului.

Difuzare - După aprobare, originalul procedurii se păstrează la Comisia de monitorizare,

coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului, care va efectua copii şi le

va distribui în regim controlat, în conformitate cu lista de difuzare a procedurii. Când se

distribuie o copie a procedurii, Comisia completează corespunzător pagina de gardă a

copiei distribuite, cu numărul exemplarului distribuit. Acest număr trebuie să corespundă

cu numărul de ordine din lista de difuzare a procedurii. Când se distribuie copii ale

procedurilor, persoana/persoanele responsabile pentru difuzarea procedurii va completa

pagina de gardă a procedurii cu numărul exemplarului distribuit. Acest număr trebuie să

corespundă cu numărul de ordine din lista de difuzare a PS/PO.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

86

Revizie: Revizia PS/PO: atunci când un compartiment din cadrul unității constată că o

procedură necesită îmbunătăţiri sau că au avut loc modificări ale riscurilor sau ale

cadrului normativ care afectează întreaga instituţie se solicită revizia procedurii. În acest

scop, compartimentul respectiv înaintează o solicitare de revizie spre analiza Comisiei de

monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului. Solicitarea

va conţine codul procedurii la care se face referire, motivaţia solicitării reviziei şi

propunerea de modificare a acesteia. Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare

metodologică a dezvoltării sistemului include pe ordinea de zi a primei şedinţe analiza,

oportunităţii reviziei propuse. În condiţiile în care se consideră de către conducerea

unității oportună propunerea prezentată, este efectuată revizia procedurii.

Revizia unei proceduri urmează aceeaşi succesiune ca la realizarea unei proceduri din

punct de vedere al elaborării, avizării, aprobării şi difuzării;

Revizia unei proceduri formalizate are următoarele efecte asupra procedurii iniţiale:

a) paragraful, subparagraful schimbat va fi marcat prin sublinierea textului respectiv;

b) numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare;

c) dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii formalizate sau diferenţa

dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii formalizate;

Se completează corespunzător formularul de evidenţă modificări de către persoana

responsabilă din cadrul compartimentului iniţiator;

Pagina de gardă se schimbă cu numărul reviziei/ediţiei, impunând avizarea şi aprobarea

noii revizii de către persoanele menţionate;

Procedura cu paginile modificate ale reviziei se distribuie deţinătorilor de către Comisia

de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului, în

conformitate cu lista de difuzare a procedurii. De asemenea, în momentul distribuirii

procedurii modificate se retrage vechea procedură, completându-se corespunzător lista de

difuzare a procedurii;

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului,

respectiv persoanele responsabile din cadrul compartimentului amendează toate

documentele care sunt afectate de modificările procedurii formalizate;


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

87

Fiecare deţinător al procedurii formalizate are obligaţia de a înlocui vechea procedură cu

cea modificată şi de a distruge documentul perimat, pentru a se evita utilizarea acestuia.

Arhivare: Originalele procedurilor retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5

ani de către Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului într-un spaţiu special amenajat. După această perioadă,

procedurile sunt transmise la arhivă, cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

88

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Compartimentul (postul)

Acţiunea (operaţiunea)

Director

Comisia de

monitorizare

Conduc.

comp.

Personal

comp.

1 preia lista obiectivelor specifice şi a

activităţilor, lista riscurilor care pot afecta

atingerea obiectivelor specifice, elaborate în

cadrul sistemului de control managerial;

E

Ap.

2 prioritizează obiectivele specifice,

activităţile şi riscurile din cadrul

compartimentului pe care îl conduce;

E

3 stabileşte lista procedurilor operaţionale/de

sistem necesare a fi elaborate în propriul

compartiment;

A V E E

4 desemnează persoanele responsabile pentru

realizarea procedurilor şi termenele la care

acestea le vor finaliza;

E

5 formulează observaţii referitoare la

procedurile primite în termenul stabilit;

E

6 avizează procedurile primite spre avizare

de la alte compartimente;

Ap.

7 transmite procedurile, realizate de

compartimentul propriu Comisiei de

monitorizare;

E

8 analizează oportunitatea propunerilor de

revizie a procedurilor;

A V E E

9 coordonează realizarea la termen a

procedurilor stabilite pentru

compartimentul pe care îl conduce;

V E

10 contribuie la identificarea şi prioritizarea

obiectivelor generale ale unității;

V E

contribuie la identificarea, evaluarea şi

prioritizarea riscurilor care pot afecta

obiectivele generale ale instituţiei;

Ap.

11 participă la consultările care au loc în

vederea analizei observaţiilor formulate

de alte compartimente, în cazul PS/PO;

E E


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

89

12 realizează procedurile la termenele

stabilite;

E

13 prezintă procedura finalizată

Comisiei în vederea avizării;

V E

14 formulează observaţii în legătură cu

procedurile primite în cadrul

compartimentului;

E E

16 transmite procedurile elaborate,

împreună cu formularele şi anexele

aferente, altor compartimente

pentru formulare de observaţii şi

analizează observaţiile formulate de

acestea;

E

17 participă la consultările care au loc

pentru armonizarea observaţiilor

şi/sau reprezintă conducătorul

compartimentului la consultările

privind analizarea observaţiilor

formulate de alte compartimente în

vederea adecvării procedurilor

întocmite;

E

18 urmăreşte obţinerea avizelor în

termenul stabilit, informând în cazul

unor întârzieri conducătorul

compartimentului;

E

19 păstrează (clasează) originalele

procedurilor emise în cadrul

compartimentului din care face

parte

Ah. E

20 Identifică şi prioritizează

obiectivele generale ale unității

E

21 Identifică, evaluează şi

prioritizează riscurile care pot

afecta atingerea obiectivelor

generale şi funcţionarea de

ansamblu a instituţiei;

A Ap.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

90

22 întocmeşte, actualizează şi

modifică registrul riscurilor

identificate în cadrul unității pe

baza propunerilor

compartimentelor implicate,

păstrează (clasează) originalele

procedurilor realizate;

A Ap.

24 verifică modul de respectare a

prevederilor PO-02 la realizarea

PO şi PS, formulează observaţii

dacă este cazul şi semnează

pagina de gardă a procedurii;

E

25 distribuie procedurile, în mod

controlat;

E

26 distribuie procedura cu paginile

modificate ale reviziei;

transmite la arhivă ediţiile

originale ale procedurilor retrase;

E

27 completează la zi lista

documentelor în vigoare;

E Ap.

28 alocă codul unei proceduri pentru

a se asigura continuitatea

sistemului;

E

29 analizează observaţiile formulate de alte

compartimente şi participă la consultările

organizate pentru analiza observaţiilor,

în cazul procedurilor;

E

30 înaintează spre aprobare

procedurile realizate.

E


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

91

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PS

- - - Actualizare OSGG

nr. 600 / 2018 privind

aprobarea Codului

Controlului Intern


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

92

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.


compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

93

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.


retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

94

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de

ex.

Difuzare

Arhivare

Alte

el

loc

perioadă

F01-P.S.M. 02 Model Procedura

operațională

CCIM

Director Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

95

11. Cuprins

Nr. Componentei


operaţionale


1 Coperta 72



73


operationale

74



75

5 Scopul procedurii operaţionale 76

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 77

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii de

sistem

78

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura de sistem 79

9 Descrierea procedurii operaţionale 81

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 88

11 Formular evidență modificări 91

12 Formular analiză procedură 92

13 Lista de difuzare a procedurii 93

14 Anexe, înregistrări, arhivări 94

15 Cuprins 95


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

96

ANEXA 1 - F01-P.S.M. 02 Model Procedura operațională

MODEL PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Datele de identificare din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu modificările cerute de

rubrici, acolo unde este cazul.

Denumirea procedurii operaţionale şi codul acesteia se stabilesc în cadrul unității şi trebuie să

reflecte activitatea procedurată şi locul acesteia în sistemul de codificare utilizat.

Ediţiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.

Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activităţii

procedurate, determină revizia sau, după caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura

operaţionala respectivă:

MINISTERUL EDUCAȚIEI

NAȚIONALE

_______________

Denumire unitate

________________

PROCEDURA

OPERAŢIONALĂ

Ediţia ..

Revizia ..

Cod: P.O. ______

Exemplar nr.:

În măsura în care este posibil, se asigură pagina distinctă pentru fiecare componentă a procedurii

operaţionale.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

97

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei


Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si prenumele Functia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat

2 Verificat

3 Aprobat

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei





reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- -

2 Revizia 1


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

98

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Exem

plar

nr.

Compartiment

Functia Nume si prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare/

Aplicare

1

2 Aprobare 2

3 Verificare 1

4 Arhivare 1

Pct. 1. Scopul procedurii operaţionale (componenta 1):

- entitatea publica, spre deosebire de scopurile considerate generale şi prezentate ca exemple în

modelul procedurii operaţionale la aceasta componentă, identifică şi înscrie scopurile specifice

în cazul fiecărei proceduri operaţionale elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanta, precum

şi de alte elemente privind activitatea procedurată;

Scopul procedurii operaţionale:

1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate;

2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

4. Sprijină controlul şi evaluarea internă, iar pe manager in luarea deciziei;

5. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale

Pct. 2 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (componenta 2):

- această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele unitatii, astfel încât la

fixarea şi definirea activităţii (pct. 2.1), la delimitarea acesteia de alte activităţii (pct. 2.2 si 2.3)

sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă (pct. 2.4) sa fie

eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

99

analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, de atribuţii

pentru care nu au fost fixate responsabilităţi etc.;

Domeniul de aplicare:

1. Procedura se aplică de către comisia/compartimentul________________

2. La procedura participa toate comisiile şi compartimentele interesate

Pct. 3: Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

(componenta 3):

- aceasta componenta priveşte, în special, listarea documentelor cu rol de reglementare

fata de activitatea procedurată;

- este necesar să fie cunoscute şi respectate toate reglementările care guvernează fiecare

activitate;

- gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementărilor, unde:

reglementările internaţionale în legătura cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este

parte; legislaţia primară se referă la legi şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundară

are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi

care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv

reglementări interne ale unităţilor şcolare (legislaţie terţiară), se referă la instrucţiuni, precizări,

decizii, ordine sau altele asemenea şi au efect asupra activităţii procedurate.

Documente de referinţă aplicabile activităţii procedurate

1. Reglementari internaţionale

2. Legislaţie primară

3. Legislaţie secundară

4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale unitatii


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

100

Pct. 4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţionala (componenta

4):

- se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin

cunoscuţi;

- prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;

- se recomanda precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte termenul în

cauză;

- se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.)

utilizaţi cu mai mare frecvenţă în textul procedurii operaţionale şi/sau care, în urma acestei

acţiuni, permit o înţelegere şi utilizare mai uşoară a procedurii;

- se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul 4.1, cât şi

abrevierile termenilor i

În tabelul 4.2, sa fie aceea data de prima apariţie în textul procedurii operaţionale a termenului

definit sau abreviat, după caz;

- în tabelele 4.1 si 4.2 din modelul de procedură operaţională au fost definiţi şi, respectiv,

abreviaţi, pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model.

Pct. 4.1. Definiţii ale termenilor

Nr.

Crt. Termenul

Definiţia şi/sau dacă este cazul, actul care defineşte

termenul

1.

2.

3.

... ... ...

n ... ...

Pct. 4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.

Crt. Abrevierea Termenul abreviat


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

101

1.

2.

3.

....

n

Pct. 5 Descrierea procedurii operaţionale (componenta 5):

- această componentă reprezintă, în fapt, esenţa procedurii operaţionale. În acelaşi timp este şi

acea componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte

largi.

Componenta este dependenta, in mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoară

activitatea respectivă în cadrul unității, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de

gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesionala

a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management şi

control. Cele câteva puncte şi subpuncte, enumerate la această componentă în prezentul model

de procedură operaţională, recomandă una din multitudinea de posibilităţi de descriere a acestei

componente;

Pct. 5.1. Generalităţi

Pct. 5.2. Documente utilizate

Pct. 5.2.1. Lista si provenienţa documentelor

Pct. 5.2.2. Conţinutul si rolul documentelor

Pct. 5.2.3. Circuitul documentelor

Pct. 5.3. Resurse necesare

Pct. 5.3.1. Resurse materiale

Pct. 5.3.2. Resurse umane

Pct. 5.3.3. Resurse financiare

Pct. 5.4. Modul de lucru

Pct. 5.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

102

Pct. 5.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Pct. 5.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

- la "Generalităţi" (pct. 5.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activităţii.

Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii

operaţionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaţionale (prezentate la componenta

1), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (prezentate la componenta 2) sau

cele privind documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurate (prezentate la

componenta 3).;

- la "Documente utilizate" (pct. 5.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar şi

manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizează informaţii

necesare derulării activităţii, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit

rezultatele obţinute altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie actualizate, utile,

precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile Conducătorului unitățiiui, salariaţilor şi

terţilor, dacă este cazul. Subpct. 5.2.1, 5.2.2 si 5.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele

abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul, diversitatea şi

complexitatea documentelor respective;

- la "Lista şi provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 5.2.1) se are în vedere nominalizarea

tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor de

identificare, dacă este cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În aceasta lista se

nominalizează şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul

compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele unitatii;

- la "Conţinutul şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 5.2.2) pot fi redate în formă

completă, anexând la procedură, modele ale documentelor, instrucţiuni de completare a acestora

şi menţiuni referitoare la rolul lor;

- subpct. 5.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care

trebuie să circule documentele în procesul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se

efectuează în legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/ persoană pe la care

circulă. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activităţii sa fie integrat în fluxul general


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

103

al documentelor din cadrul unitatii. Se recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului

documentelor;

- pct. 5.3 "Resurse necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse

materiale (subpct. 5.3.1), resurse umane (subpct. 5.3.2) şi, respectiv, resurse financiare (subpct.

5.3.3). De menţionat că structura resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea la care ne

referim; la unele activităţi, resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este

preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii ale acestora;

- subpct. 5.3.1 "Resursa materială" se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune,

rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date,

reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altă natură,

dacă specificul activităţii o impune;

- subpct. 5.3.2 "Resursa umană" fixează compartimentul/compartimentele şi/sau

persoana/persoanele din cadrul unitatii care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu,

în realizarea activităţii procedurate;

- subpct. 5.3.3 "Resursa financiară" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare

cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării

activităţii, acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu

personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de

cheltuieli proprii unei anume activităţi. De exemplu, în situaţia unei activităţi de achiziţie,

resursa financiară trebuie să reflecte sumele din buget aferente programului de achiziţii al

unitatii;

- pct. 5.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în

procedura operaţională, numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea activitate;

- subpct. 5.4.1 "Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii" se sprijină, pe de o parte, pe

acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 6

"Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii", iar pe de alta parte, pe o bună cunoaştere

şi stăpânire a cerinţelor generale şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern

"Planificarea" şi a Standardului de control intern "Managementul riscului". Acţiunile analizate

prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a

măsurilor de limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă şi legalitate impuse, puse în


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

104

corelaţie şi intr-o succesiune logică şi cronologica, constituie în fapt instrumentul de planificare

cuprins în procedura operaţională pentru activitatea analizată;

- subpct. 5.4.2 "Derularea operaţiunilor şi acţiunilor" reflectă programul de zi cu zi

al compartimentului/persoanei implicate în realizarea activităţii, în care acesta/aceasta uzează de

toate instrumentele specifice şi acţionează corespunzător prevederilor din procedura operaţionala

şi, în special, celor din instrumentul de planificare a activităţii. Se recomandă cuprinderea în

procedura operaţională, sub forma tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se pot

cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu activitatea respectivă, iar pe orizontală se

precizează intrările de informaţii (de la cine? ce?), operaţiunile, acţiunile/prelucrările,

completările etc., ce au loc faţă de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile de

rezultate (care? către cine? etc.);

- subpct. 5.4.3 "Valorificarea rezultatelor activităţii" poate fi orientat către mai multe direcţii, ca

de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanţă asociaţi activităţii;

furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire la rezultatele activităţii către beneficiarii acestora;

identificarea măsurilor de îmbunătăţire etc.

Pct. 6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii (componenta 6):

- se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu activitatea procedurată,

precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile

şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea;

- se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a desfăşurării lor,

iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenţiei în proces;

- în tabelul 6 din modelul de procedură operaţională, compartimentele (posturile) au fost

simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, ..., iar

responsabilităţile/răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul 4.2, unde: E = elaborare; V =

verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de exemplu, ca operaţiunea

a este o operaţiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea c este o

operaţiune de aprobare A, în răspunderea postului III; acţiunea e este o acţiune de arhivare Ah.,

ce revine compartimentului V etc.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M. 02

105

Nr.

Crt.

Compartimentul

(postul)/acţiunea

(operaţiunea)

I II III IV V

0 1 2 3 4 5

1 a E

2 b V

3 c A

4 d Ap.

5 e Ah.

Formular evidență modificări

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M.-01

106

Formular analiză procedură

Nr.

crt.


compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I






Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M.-01

107

Lista de difuzare a procedurii

Nr.

ex.


retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I

Nr. de ex.






Revizia 0

Nr. de ex. -

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M.-01

108

Anexe, înregistrări, arhivări (componenta 7):

- este necesar ca procedura operaţională să cuprindă în anexe toate instrumentele relevante,

prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia, şi care sunt aplicabile în realizarea

activităţii;

- pentru o mai bună ordonare şi evidenţă a anexelor, se recomandă întocmirea tabelului prezentat

la componenta 7 din model.

Nr.

anexa

Denumirea

anexei Elaborator Aprobat

Nr. de

exemplare Difuzare

Arhivare Alte

loc perioada

1 2 3 4 5 6 7 8

1

2

3

Cuprins

- este necesar ca procedura operaţională să aibă un cuprins pentru a se găsi mai uşor

componentele acesteia de către utilizatori.

Nr. Componentei


operaţionale


1 Coperta




operationale



Ediţia I

Nr. de ex.






Revizia 0

Nr. de ex. -

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.S.M.-01

109


5 Scopul procedurii operaţionale

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale)

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

9 Descrierea procedurii operaţionale

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

11 Formular evidență modificări

12 Formular analiză procedură

13 Lista de difuzare a procedurii

14 Anexe, înregistrări, arhivări

15 Cuprins

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL – OSGG NR. 600/2018

PRIVIND APROBAREA CODULUI CONTROLULUI INTERN MANAGERIAL AL ENTITĂȚILOR PUBLICE

110

APROBAT,

DIRECTOR

PROF. Antip Crina Ramona

1. PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

Obiective generale:

realizarea, la un nivel corespunzator de calitate, a atributiilor institutiei publice in concordanta cu scopul pentru

care a fost infiintata, in conditiile de regularitate, eficacitate, economicitate si eficienta;

protejarea resurselor entitatii de utilizare sau de pierderi datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei;

protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimularea fraudei si distorsionarea rezultatelor;

respectarea legii, a reglementarilor si a deciziilor conducerii;

dezvoltarea si intretinerea unor sisteme de colectare, stocare , prelucrare, actualizare si difuzare a datelor si

informatiilor financiare si de conducere precum si a unor sisteme si proceduri de informare publica adecvata prin

rapoarte perioadice



111

Nr.

crt

Etape Documente intocmite TERMEN/

RESPONSABILI

STANDARDE

OSGG Nr. 600/2018 privind

aprobarea Codului

controlului intern

managerial al entităților

publice

1. Stabilirea obiectivelor generale ale

entitatii si cele specifice ale structurilor

interne conform prevederilor:

Legea nr. 1/2011 Legea Educatiei

Nationale, cu modificarile si completarile

ulterioare

Regulamentul de Organizare si

Functionare - ROF

Regulamentul de organizare si

Functionare Intern – RI

Alte acte normative in vigoare

- lista obiectivelor generale;

- Stabilirea obiectivelor generale ale

Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”

Efectuarea de analize, la nivelul

principalelor activităţi, în scopul

identificării eventualelor disfuncţionalităţi

în fixarea sarcinilor de lucru individuale

prin fişele posturilor şi în stabilirea

atribuţiilor

Asigurarea funcţionării circuitelor şi

fluxurilor informaţionale necesare

supravegherii şi realizării activităţilor

proprii

- lista obiectivelor specifice;

Fiecare structură funcţională din

organigramă îşi stabileşte şi inventariază

obiectivele specifice, derivate din

obiectivele generale, în concordanţă cu

ROI - ul elaborat şi având în vedere

prevederile legislative aplicabile.

T: 30.12.2018

Raspund: Directorul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”;

Sefii de compartimente din

cadrul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”

4. Structura organizatorica

5. Obiective

6. Planificarea



112

Nr.

crt


RESPONSABILI

STANDARDE


aprobarea Codului

controlului intern


publice

2. Stabilirea actiunilor si activitatilor pentru

realizarea obiectivelor entitatii, respectiv a

structurilor interne, in baza legilor de

infiintare ale entitatii, Regulamentului de

organizare si functionare, Legii nr.

500/2002 privind finantele publice, cu

modificarile si completarile ulterioare,

Ordonantei Guvernului nr. 119/1999

privind controlul intern si controlul

financiar preventiv, republicata, Strategiei

dezvoltarii controlului financiar public din

Romania, OSGG Nr. 600/2018 privind

aprobarea Codului controlului intern

managerial al entităților publice

Lista acţiunilor şi activităţilor T: 30.12.2018




2.Atribuţii, funcţii, sarcini;

3.Competenţa, performanţa;

4.Structura organizatorică;

11.Continuitatea activităţii;

3. Descrierea modului de organizare si

functionare a sistemului de control

managerial al institutiei, respectiv al

structurilor interne

Procedura/act administrativ privind


T: 30.12.2018



Bălcescu”;

1.Etica, integritatea;

3.Competenţa, performanţa;


11. Continuitatea activitatii



113

Nr.

crt


RESPONSABILI

STANDARDE


aprobarea Codului

controlului intern


publice




4. Autoevaluarea bazată pe analiza

sistemului de control managerial al Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” (inclusiv

în ceea ce priveşte procedurile) şi

identificarea elementelor de

disfuncţionalitate şi a riscurilor care pot

afecta realizarea obiectivelor generale şi a

celor specifice ale Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”, şi compartimentelor

de specialitate ale acestuia, conform

prevederilor:

- Ordin MECS nr.5.13 din 15 dec 2014 pt

aprobarea metodologiei privind

mangementul riscurilor de coruptie;

- Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999

privind controlul intern si controlul

financiar preventiv, republicată, cu

modificările şi completările ulterioare;

- Legii nr. 672/2002 privind auditul

public intern, cu modificările şi

completările ulterioare;

- Legii nr. 82/1991 a contabilităţii,

republicată, cu modificările şi

Situatia identificarii riscurilor si

disfunctionalitatilor (pe fiecare obiectiv,

activitate);

Registrul riscurilor

T: Semestrial

T: 30.12.2018



Bălcescu”;




8.Managementul riscului;


11. Continuitatea activitatii

13 Gestionarea

documentelor



114

Nr.

crt


RESPONSABILI

STANDARDE


aprobarea Codului

controlului intern


publice


- OMFP nr. 1661bis/2003 pentru

aprobarea Normelor metodologice

privind modul de încasare şi utilizare a

fondurilor băneşti primite sub forma

donaţiilor şi sponsorizărilor, de către

instituţiile publice, cu modificările şi


- Hotărârii Guvernului nr. 841/1995

privind procedurile de transmitere fără

plata şi de valorificare a bunurilor

aparţinând entităţilor publice, cu

modificările si completările ulterioare;

- Regulamentului de organizare şi

funcţionare al Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”.

-

5. Stabilirea orientărilor/modalităţilor de

dezvoltare a sistemului de control

managerial al Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”, respectiv ale structurilor

interne ale acestuia, prin raportarea la

standardele de control intern/management

la entităţile publice, aprobate prin OSGG

Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităților

Revizuire si actualizare ROF, daca este

cazul;

Actualizare fise post;

Centralizarea activitatilor la nivelul

entitatii si stabilirea responsabilului cu

actualizarea sistemului acestuia;

Stabilirea activitatilor procedurabile si

T: 30.12.2018



Bălcescu”;





6.Planificarea;

7. Monitorizarea

performantelor

9 Proceduri;

10. Supravegherea



115

Nr.

crt


RESPONSABILI

STANDARDE


aprobarea Codului

controlului intern


publice

publice neprocedurabile;

Codificarea procedurilor si stabilirea

persoanelor responsabile;

Prioritizarea procedurilor operationale de

lucru: curente, perioadice, anuale;

Completarea listei obiectivelor,

activitatilor cu codurile procedurilor

operationale, responsabilii si termenelor

de realizare ale acestora

6. Inventarierea documentelor şi a fluxurilor

de informaţii care intră/ies din Școala

Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”, respectiv

din structurile interne ale acestuia,

procesările care au loc, destinaţia

documentelor, comunicarea între direcţii,

servicii, birouri şi compartimente cu

nivelele ierarhic superioare de

management şi cu alte entităţi publice,

Lista privind inventarierea documentelor

ce se intocmesc pentru fiecare activitate,

fluxurilor de informatii, a proceselor si a

modului de comunicare intre structurile

institutiei si cu alte entitati

T: 30.12.2018



Bălcescu”;


cadrul Școala Gimnazială



12.Informarea si

comunicarea;

13.Gestionarea

documentelor

7. Stabilirea unui sistem de monitorizare a Strategii de monitorizare a desfasurarii T: 30.12.2018 6. Planificarea;



116

Nr.

crt


RESPONSABILI

STANDARDE


aprobarea Codului

controlului intern


publice

desfăşurării acţiunilor şi activităţilor

institutiei, respectiv structurilor interne.

actiunilor si activitatilor institutiei,

respectiv structurilor interne.



Bălcescu”;




9. Monitorizarea

performantelor;

10. Supravegherea;

12. Informarea si

comunicarea;

13. Gestionarea

documentelor;

15. Evaluarea sistemului de

control intern/ managerial

8. Monitorizarea realizării obiectivelor

generale şi a celor specifice ale Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, respectiv

structurilor interne

Raportări semestriale T; Semestrial



Bălcescu”;




5. Obiective

6. Planificarea;

7.Monitorizarea

performantelor;

12.Informarea si

comunicarea;

10.Supravegherea;




117

Nr.

crt


RESPONSABILI

STANDARDE


aprobarea Codului

controlului intern


publice

control intern/ managerial.

9. Autoevaluarea realizării obiectivelor

generale şi a celor specifice şi

îmbunătăţirea sistemului de control

managerial pe baza autoevaluării şi a

standardelor de management/control

intern la Școala Gimnazială ”Nicolae

Bălcescu”, aprobate prin OSGG Nr.

600/2018 privind aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităților

publice.

Raport de evaluare T: Anual

(în luna ianuarie, pentru

anul precedent)



Bălcescu”;




4.Structura organizatorică;

5. Obiective;

11.Continuitatea activităţii;


control intern/ managerial.

10. Elaborarea procedurilor de sistem şi

operaţionale, manualelor de proceduri

pentru activităţile/situaţiile care determină

utilizarea acestor instrumente la nivelul

Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”,

respectiv structurilor interne, în directa

corelare cu fluxurile de informaţii stabilite

la punctul 6

Proceduri de sistem şi operaţionale

stabilite in Lista obiectivelor si

activitatilor.

Etapizat, până la

30.12.2018



Bălcescu”;





9.Proceduri;

13. Gestionarea

documentelor;

15.Evaluarea sistemului de


16.Auditul intern.



118

Nr.

crt


RESPONSABILI

STANDARDE


aprobarea Codului

controlului intern


publice

11 Actualizarea sub forma versiunilor şi a

prevederilor din manualele de proceduri şi

din orice alt instrument cu care operează

sistemul de control managerial al Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, pe baza

principiilor de buna practica.

Manuale de proceduri T: Permanent



Bălcescu”;





9.Proceduri;

13. Gestionarea

documentelor;

15.Evaluarea sistemului de


16.Auditul intern.

12. Elaborarea programului de pregătire

profesională, în domeniul controlului

managerial, la nivelul Școlii Gimnaziale


Program de pregatire profesionala, in

domeniul controlului managerial, la

nivelul Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”

T: 31 decembrie anul

curent, pentru anul

următor



Bălcescu”;




3.Competenţa, performanţa.

13. Intocmirea situatiilor contabile anuale si a

rapoartelor financiare corecte, complete si

Situatiil financiare anuale sunt insotite de

rapoarte anuale de performanta ( se

prezinta pentru fiecare program

T : Trimestrial





119

Nr.

crt


RESPONSABILI

STANDARDE


aprobarea Codului

controlului intern


publice

furnizate la timp obiectivele, rezultatele, indicatorii si

costurile asociate).

Elaboarea de proceduri si controale

contabile documentate in mod

corespunzator.

Bălcescu”;

Seful de la compartimentul

contabilitate din cadrul

Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”



120

2. Standardele de control intern managerial conform OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern

managerial al entităților publice

Standardul 1 - Etica şi integritatea

1.1. Descrierea standardului

Conducerea şi salariaţii Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” cunosc şi susţin valorile etice şi valorile entității, respectă şi aplică

reglementările cu privire la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi

semnalarea neregulilor.

1.2. Cerinţe generale

1.2.1. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” sprijină şi promovează, prin deciziile sale şi prin puterea exemplului

personal, valorile etice, integritatea personală şi profesională a salariaţilor.

1.2.2. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” adoptă un cod de conduită, dezvoltă şi implementează politici şi proceduri

privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea

neregulilor.

1.2.3. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” înlesneşte comunicarea deschisă, de către salariaţi, a preocupărilor acestora

în materie de etică şi integritate, prin desemnarea unui consilier de etică, care să monitorizeze respectarea normelor de conduită la

nivelul entității.

1.2.4. Acţiunea de semnalare de către salariaţi a neregulilor trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de

delaţiune şi trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.

1.2.5. Salariaţii care semnalează nereguli de care, direct sau indirect, au cunoştinţă sunt protejaţi împotriva oricăror discriminări, iar

conducătorii au obligaţia de a întreprinde cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi de a lua, dacă este cazul,

măsurile ce se impun.

1.2.6. Conducerea şi salariaţii Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” au o abordare constructivă faţă de controlul intern managerial, a

cărui funcţionare o sprijină în mod permanent.

1.2.7. Declararea averilor, intereselor și bunurilor primite cu titlu gratuit, se realizează de către toți factorii vizați, în conformitate cu

prevederile legale.



121

1.3. Referinţe principale

Ordinul MEN nr. 4831/2018 privind aprobarea Codului-cadru de etică al personalului didactic din învăţământul preuniversitar;

Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi instituţiile publice;

Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 115/1996 pentru declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, a unor persoane cu funcţii de conducere şi de

control şi a funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi

în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în

exercitarea mandatului sau a funcţiei;

Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi din alte unităţi care semnalează

încălcări ale legii;

Legea nr. 174/2015 pentru aprobarea OUG nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei

publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative;

Hotărârea Guvernului nr. 583 din 10 august 2016 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada 2016-2020, a

seturilor de indicatori de performanţă, a riscurilor asociate obiectivelor şi măsurilor din strategie şi a surselor de verificare, a

inventarului măsurilor de transparenţă instituţională şi de prevenire a corupţiei, a indicatorilor de evaluare, precum şi a standardelor

de publicare a informaţiilor de interes public;

Hotărârea Guvernului nr. 1344/2007 privind normele de organizare şi funcţionare a comisiilor de disciplină, cu modificările și


Hotărârea Guvernului nr. 525 din 27 iulie 2016 pentru aprobarea Strategiei privind dezvoltarea funcţiei publice 2016-2020 privind

managementul strategic al funcţiei publice, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu


Codul de conduită al Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;



122

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini


Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” asigură întocmirea şi actualizarea documentului privind misiunea Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, a regulamentelor interne şi a fişelor posturilor, pe care le comunică salariaților.


2.2.1. Regulamentul de organizare şi funcţionare al Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” cuprinde într-o manieră integrală, după caz,

reglementări generale, rolul şi funcţiile entității, atribuţiile principale, structura organizatorică, relaţiile funcţionale, competențe şi

atribuţii ale compartimentelor; regulamentul se publică pe pagina de internet a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, după

posibilități.

2.2.2. Fiecare salariat trebuie să cunoască misiunea și viziunea entităţii, obiectivele generale şi specifice ale Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu” şi ale compartimentului din care face parte, rolul său în cadrul compartimentului, stabilit prin fişa postului,

precum şi atribuțiile postului pe care îl ocupă.

2.2.3. Conducătorii compartimentelor Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” au obligaţia de a întocmi şi de a actualiza, ori de câte ori

este cazul, fişele posturilor pentru personalul din subordine.

2.2.4. Sarcinile/atribuțiile postului trebuie să fie clar formulate şi strâns relaţionate cu obiectivele specifice și atribuțiile

compartimentului.

2.2.5. Conducătorii compartimentelor Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” trebuie să identifice sarcinile noi şi/sau cu un grad de

complexitate ridicat ce revin salariaţilor şi să le acorde sprijin în realizarea acestora, oferindu-le o viziune concretă de lucru.

2.2.6. Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” dispune identificarea funcţiilor sensibile pe baza unor factori de risc,

centralizarea acestora la nivelul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” și stabilirea unei politici adecvate de gestionare a acestora prin

elaborarea unor măsuri, astfel încât efectele negative asupra activităţilor desfăşurate în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” să

fie minime.


Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;



123

Legea nr. 90/2001 privind organizarea şi funcţionarea Guvernului României şi a ministerelor, cu modificările şi completările

ulterioare;

Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Convenţiei Naţiunilor Unite împotriva corupţiei, adoptată la New York la 31 octombrie

2003;



Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici,

cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 557 din 3 august 2016 privind managementul tipurilor de risc;

Hotărârea Guvernului nr. 525 din 27 iulie 2016 pentru aprobarea Strategiei privind dezvoltarea funcţiei publice 2016-2020 privind

managementul strategic al funcţiei publice, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice

centrale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2004, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor măsuri privind înfiinţarea, organizarea, reorganizarea sau

funcţionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale

administraţiei publice centrale şi a unor instituţii publice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 194/2004, cu modificările

ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 21/2004 privind Sistemul Naţional de Management al Situaţiilor de Urgenţă, aprobată cu

modificări şi completări prin Legea nr. 15/2005, cu modificările şi completările ulterioare şi în Legea nr. 481/2004 privind

protecţia civilă, republicată, cu modificările ulterioare;

Actul normativ de organizare şi funcţionare a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;



124

Standardul 3 - Competenţa, performanţa


Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează

sarcini potrivit competenţelor şi asigură condiţii pentru îmbunătăţirea pregătirii profesionale a salariaților.

Performanţele profesionale ale salariaților sunt evaluate anual în raport cu obiectivele postului.


3.2.1. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” şi salariaţii dispun de cunoştinţele, abilităţile şi experienţa care fac posibilă

îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor/atributiilor, precum şi buna înţelegere şi îndeplinire a responsabilităţilor legate de

controlul intern managerial.

3.2.2. Competenţa salariaților şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent, pentru asigurarea căruia conducerea

Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” acţionează prin:

definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă;

conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare prestabilit;

identificarea nevoilor de pregătire profesională şi stabilirea cerinţelor de formare profesională în contextul evaluării anuale a

salariaților, precum şi urmărirea evoluţiei carierei acestora; nevoile de pregătire identificate sunt corelate cu rezultatele din

rapoartele/fișele de evaluare a performanțelor profesionale individuale.

3.2.3. Performanţele profesionale ale salariaților se evaluează cel puţin o dată pe an în raport cu obiectivele anuale individuale şi sunt

discutate cu aceştia de către evaluator.

3.2.4. Conducătorii entităților publice asigură fiecărui salariat participarea la cursuri de pregătire profesională în domeniul său de

competenţă, conform legislației în domeniu.





125

Lege cadru nr. 153 din 28 iunie 2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările și completările

ulterioare;

Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduri comunitare, cu modificările şi




Hotărârea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei Guvernului

nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care

gestionează fonduri comunitare, cu modificările şi completările ulterioare;



Hotărârea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;



Ordonanţa Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor, republicată cu modificările și completările

ulterioare.



126

Standardul 4 - Structura organizatorică


Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” defineşte structura organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile,

relațiile organizatorice şi comunică salariaţilor documentele specifice ale structurii organizatorice.

Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă,

în conformitate cu cerințele legale.


4.2.1. Structura organizatorică trebuie stabilită în concordanță cu misiunea şi cu scopul entităţii, astfel încât să sprijine procesul

decizional printr-o delegare adecvată a responsabilităților şi să servească realizării în condiţii de economicitate, eficienţă și eficacitate

a obiectivelor stabilite.

4.2.2. În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, conducătorul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri,

compartimente.

4.2.3. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a compartimentelor se regăseşte în statul de funcţii al entităţii şi se

realizează cu respectarea concordanţei dintre natura posturilor şi competenţele profesionale şi manageriale necesare îndeplinirii

sarcinilor salariaților.

4.2.4. Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie bine

definite, clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

4.2.5. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” analizează periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la

modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

4.2.6. În fiecare entitate publică, delegarea atribuțiilor se poate realiza prin Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor

şi prin ordine/decizii exprese de a îndeplini anumite operaţiuni și responsabilități.

4.2.7. Delegarea este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de încărcare cu sarcini a conducerii entităţii şi a salariaţilor

implicaţi.

Actul de delegare a atribuțiilor și competențelor este conform atunci când:



127

respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesară efectuării

actului de autoritate încredinţat;

sunt precizate, în cuprinsul acestuia, termenele-limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a

sarcinilor/atribuţiilor delegate;

sunt furnizate de către conducător toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi încredinţată;

este confirmat, prin semnătură, de către salariatul căruia i s-au delegat sarcinile/atribuţiile.

4.2.8. Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar conducătorul care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor

responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.


Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare ;

Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;








Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi organigrama Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.



128

Standardul 5 - Obiective


Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” defineşte obiectivele generale, legate de scopurile entităţii, de fiabilitatea

informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne, precum și obiectivele specifice şi le comunică, după caz,

tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.

Obiectivele Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” trebuie formulate clar, de o manieră care să permită monitorizarea îndeplinirii lor și

să fie actualizate ori de câte ori este necesar.


5.2.1. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” stabileşte obiectivele generale astfel încât acestea să fie corelate cu misiunea

și scopurile Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” și cu respectarea principiilor de economicitate, eficiență și eficacitate.

5.2.2. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate

pentru fiecare activitate şi le comunică salariaţilor.

5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe "SMART" (specifice, măsurabile, adecvate,

realiste, cu termen de realizare).

5.2.4. Stabilirea obiectivelor este în competenţa conducerii Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, iar responsabilitatea realizării

acestora este atât a conducerii, cât şi a salariaţilor.

5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la bază formularea de ipoteze/premise, corelată cu prevederile actului normativ de organizare și

funcționare a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”. Obiectivelor specifice și activităților li se atașează indicatori de performanță și se

comunică salariaților de către fiecare conducător.

5.2.6. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” actualizează/reevaluează obiectivele ori de câte ori constată modificarea

ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora sau pentru a ține cont de schimbările semnificative în activitate, bugetul

alocat și priorități.



129


Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;


Legile bugetare anuale;



Hotărârea Guvernului nr. 611 din 4 iunie 2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor

publici;



Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi

structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau unui ansamblu de acţiuni;

Actul normativ de organizare şi funcţionare a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.



130

Standard 6 - Planificarea


Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” întocmeşte planuri sau alte documente de planificare prin care se pun în

concordanţă activităţile necesare pentru atingerea tuturor obiectivelor stabilite, cu resursele maxim posibil de alocat, se stabilesc

termene de realizare și persoane responsabile, astfel încât riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entităţii să fie

minime.


6.2.1. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” elaborează, după caz, o strategie, plan strategic etc în care se stabilesc

obiectivele generale ale entității, prioritățile și activitățile ce trebuie îndeplinite pe termen mediu și lung, precum și un plan anual de

management sau orice alt document de planificare specific entității în vederea stabilirii obiectivelor specifice, activităților necesare

îndeplinirii lor și resursele necesare.

6.2.2. Repartizarea resurselor necesită decizii și analize fundamentate cu privire la cel mai bun mod de alocare, dat fiind caracterul

limitat al resurselor.

6.2.3. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea documentului de

planificare.

6.2.4. Pentru realizarea obiectivelor, conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor

compartimentelor şi organizează consultări prealabile, atât în cadrul compartimentelor, cât şi între acestea.


Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;








131

Hotărârea Guvernului nr. 1.807 din 13 decembrie 2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei

privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituţiilor administraţiei publice de la nivel central;

Hotărârea Guvernului nr. 158 din 13 februarie 2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetară din cadrul

Metodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituţiilor administraţiei publice de la nivel central.

Hotărârea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaţiile cu destinaţia de birou sau pentru activităţi

colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere, alte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale, de

instituţiile publice din subordinea acestora, precum şi de prefecturi;

Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;

Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea

contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările

ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 478/2016 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001

privind liberul acces la informaţiile de interes public, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 123/2002.



Ordonanţa Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autorităţile administraţiei publice şi

instituţiile publice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 247/2002, cu modificările şi completările ulterioare;


structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni;

Strategiile fiscal bugetare ale Romaniei.



132

Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor


Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” dispune monitorizarea performanţelor pentru obiectivele şi/sau activitățile

compartimentelor, prin intermediul unor indicatori cantitativi şi/sau calitativi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi

eficacitate.


7.2.1. Conducătorii compartimentelor monitorizează performanţele activităţilor aflate în coordonare, prin elaborarea unui sistem

adaptat dimensiunii și specificului activității compartimentului. Monitorizarea performanţelor activităţilor desfășurate se realizează la

nivelul fiecărui compartiment în vederea informării conducerii Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” privind realizarea obiectivelor

propuse.

7.2.2. Conducătorii compartimentelor se asigură că este stabilit cel puţin un indicator de performanţă pentru obiectivele stabilite şi

activităţile prevăzute în plan și/sau desfăşurate, cu ajutorul căruia se monitorizează și raportează realizările. Pe baza indicatorilor

stabiliţi, conducătorul compartimentului elaborează anual o raportare privind monitorizarea performanţelor, care poate fi inclusă într-

un raport mai amplu precum un raport de activitate sau alt document de raportare al Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

7.2.3. Pe baza raportărilor anuale pentru monitorizarea performanţelor primite de la compartimente, se întocmește o informare privind

monitorizarea performanţelor la nivelul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” către conducătorului acesteia.

7.2.4. Structura și complexitatea sistemului de monitorizare a performanţelor este condiționată de mărimea şi specificul activității

Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, de modificarea obiectivelor sau/şi indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.

7.2.5. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” dispune evaluarea periodică a performanţelor, constată eventualele abateri de

la obiective şi ia măsurile preventive și corective ce se impun.






133



Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;

Hotărârea Guvernului nr. 478/2016 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001

privind liberul acces la informaţiile de interes public, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 123/2002;




structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.



134

Standardul 8 - Managementul riscului


Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” organizează și implementează un proces de management al riscurilor, care să

faciliteze realizarea obiectivelor acesteia în condiții de economicitate, eficienţă şi eficacitate.


8.2.1. Entităţile publice îşi definesc propriul proces de management al riscurilor adaptat dimensiunii, complexității și mediului

specific, în vederea identificării tuturor surselor posibile de risc și pentru diminuarea sau eliminarea probabilității și impactului

riscurilor.

8.2.2. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” stabileşte vulnerabilitățile și amenințările aferente obiectivelor şi

activităţilor, care pot afecta atingerea acestora.

8.2.3. Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” are obligaţia organizării și implementării unui proces eficient de

management al riscurilor, în principal, prin:

a) identificarea riscurilor în strânsă legătură cu activităţile din cadrul obiectivelor specifice a căror realizare ar putea fi afectată de

materializarea riscurilor; identificarea ameninţărilor/vulnerabilităţilor prezente în cadrul activităţilor curente ale entităţii care ar

putea conduce la nerealizarea obiectivelor propuse și la săvârșirea unor fapte de corupție și fraude;

b) evaluarea riscurilor, prin estimarea probabilităţii de materializare, impactului asupra activităţilor din cadrul obiectivelor în cazul

în care acestea se materializează; ierarhizarea şi prioritizarea riscurilor în funcţie de toleranţa la risc.

c) stabilirea strategiei de gestionare a riscurilor (răspunsului la risc) prin identificarea celor mai adecvate modalităţi de tratare a

riscurilor inclusiv măsuri de control; analiza și gestionarea riscurilor în funcție de limita de toleranță la risc aprobată de către

conducerea entităţii;

d) monitorizarea implementării măsurilor de control și revizuirea acestora în funcție de eficacitatea rezultatelor acestora;

e) raportarea periodică a situaţiei riscurilor se realizează ori de câte ori este nevoie sau cel puțin o dată pe an, respectiv dacă

riscurile persistă, apariția de riscuri noi, eficiența măsurilor de control adoptate, reevaluarea riscurilor existente etc.

8.2.4. Conducătorii compartimentelor cuprinse în primul nivel de conducere din structura organizatorică a Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu” nominalizează responsabili cu riscurile și asigură cadrul organizaţional şi procedural pentru identificarea și evaluarea



135

riscurilor, stabilirea strategiei de gestionare a riscurilor, monitorizarea implementării măsurilor de control, revizuirea și raportarea

periodică a acestora.

8.2.5. Toate activităţile şi acţiunile iniţiate şi puse în aplicare în cadrul procesului de management al riscurilor sunt riguros

documentate, iar sinteza datelor, informaţiilor şi deciziilor luate în acest proces este cuprinsă în Registrul de riscuri, prezentat în

Anexa nr. 1, document care atestă că în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” există un proces de management al riscurilor şi

că acesta funcţionează; Registrul de riscuri pe entitate include numai riscurile semnificative.

8.2.6. Responsabilii cu riscurile din cadrul compartimentelor colectează riscurile aferente activităţilor, identifică strategia de risc,

elaborează Registrul de riscuri la nivelul compartimentelor din primul nivel de conducere, propune măsuri de control și monitorizează

implementarea acestora, după ce în prealabil acestea au fost aprobate de către conducărorul compartimentului.

8.2.7. Riscurile sunt actualizate la nivelul compartimentelor ori de câte ori se impune acest lucru, dar obligatoriu anual, prin

completarea modificărilor survenite în Registrul de riscuri. Fiecare entitate publică conform unei proceduri interne și experienței

acumulate în managementul riscurilor poate utiliza o serie de instrumente specifice identificării și urmăririi riscurilor precum formular

de alertă la risc, fișă de urmărire a riscului etc, fără ca acestea să aibă un caracter obligatoriu.

8.2.8. Măsurile de control stabilite de compartimente se centralizează la nivelul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” și sunt aprobate

de conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”. Măsurile de control sunt obligatorii pentru gestionarea riscurilor semnificative

de la nivelul compartimentelor și se actualizează ori de câte ori este nevoie.

8.2.9. Conducătorii compartimentelor din primul nivel de conducere raportează anual desfăşurarea procesului de gestionare a

riscurilor, care cuprinde în principal numărul total de riscuri gestionate la nivelul compartimentelor, numărul de riscuri tratate şi

nesoluţionate până la sfârşitul anului, stadiul implementării măsurilor de control şi eventualele revizuiri ale evaluării riscurilor, cu

respectarea limitei de toleranţă la risc, aprobată de conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

8.2.10. Pe baza raportărilor anuale primite de la compartimente se elaborează o informare privind desfăşurarea procesului de

gestionare a riscurilor la nivelul entităţii; informarea este analizată şi aprobată în Comisia de monitorizare, ulterior aceasta fiind

prezentată conducătorului Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.






136



Hotărârea Guvernului nr. 557/2016 privind managementul tipurilor de risc;

Hotărârea Guvernului nr. 583/2016 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada 2016-2020, a seturilor de

indicatori de performanţă, a riscurilor asociate obiectivelor şi măsurilor din strategie şi a surselor de verificare, a inventarului

măsurilor de transparenţă instituţională şi de prevenire a corupţiei, a indicatorilor de evaluare, precum şi a standardelor de

publicare a informaţiilor de interes public;



Metodologia de management al riscurilor elaborată de Secretariatul General al Guvernului.



137

Standardul 9 - Proceduri


Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” asigură elaborarea procedurilor documentate într-un mod unitar, pentru procesele

majore sau activităţile semnificative desfășurate în cadrul entităţii şi le aduce la cunoştinţă personalului implicat.


9.2.1. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” se asigură că pentru procesele și activităţile, declarate procedurale, există o

documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în proceduri documentate.

9.2.2. Pentru ca procedurile să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie:

să fie precizate în documente scrise (proceduri documentate);

să se refere la toate procesele şi activităţile importante;

să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor;

să fie simple, complete, precise şi adaptate proceselor şi activităţii procedurate;

să fie actualizate în permanenţă;

să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat.

9.2.3. Procedurile documentate elaborate trebuie să fie în conformitate cu structura prevăzută în Anexa nr. 2 și/sau cu o procedură de

sistem privind elaborarea procedurilor la nivelul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

9.2.4. Procedurile trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere, realizare, verificare, avizare și aprobare a operaţiunilor, astfel

încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod se reduce considerabil riscul de apariție a erorilor, fraudelor,

încălcării legislaţiei precum şi riscul de nedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau activități.



138

9.2.5. Conducătorii entităţilor publice în care, din cauza numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării

atribuţiilor şi responsabilităţilor, trebuie să fie conştienţi de apariția riscurilor menționate anterior şi să compenseze această limitare

prin măsuri de control suplimentare implementate pe fluxul proceselor sau activităţilor procedurate.

9.2.6. În entităţile publice, accesul la resurse precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora se reglementează prin acte

administrative, care se aduc la cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.

9.2.7. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” se asigură că, pentru toate situaţiile în care din cauza unor circumstanţe

deosebite apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător,

înainte de efectuarea operaţiunilor. Circumstanţele şi modul de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile

existente se analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.


Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor

agenţilor economici, autorităţilor sau instituţiilor publice, cu modificările ulterioare;


Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicată, cu modificările şi


Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;




Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a bunurilor aparţinând

instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;



139

Hotărârea Guvernului nr. 1151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare şi exercitare a

controlului financiar de gestiune;



Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului,

republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi

utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin

Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi funcţionarea inspecţiei economico-financiare, aprobată cu

modificări şi completări prin Legea nr. 107/2012, cu modificările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,

ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi

legale, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului,

aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi

utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilor de către instituţiile publice;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii

elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1718/2011 pentru aprobarea Precizărilor privind întocmirea şi actualizarea inventarului

centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea

controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control

financiar preventiv propriu, republicat, cu modificarile ulterioare.



140

Standardul 10 - Supravegherea


Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” iniţiază, aplică şi dezvoltă instrumente adecvate de supervizare și control a

proceselor și activităţilor specifice compartimentului, în scopul realizării acestora în condiții de economicitate, eficiență, eficacitate,

siguranță și legalitate.


10.2.1. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” trebuie să monitorizeze modul de aplicare a instrumentelor de control,

pentru a se asigura că procedurile sunt respectate de către salariaţi în mod efectiv şi continuu.

10.2.2. Activitățile de supraveghere implică revizuiri ale activităţii realizate de salariaţi, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi

care confirmă respectarea procedurilor.

10.2.3. Conducătorii compartimentelor verifică şi aprobă activităţile salariaţilor, dau instrucţiunile necesare pentru a asigura

minimizarea erorilor şi pierderilor, eliminarea neregulilor şi fraudei, respectarea legislaţiei şi corecta înţelegere şi aplicare a

instrucţiunilor.

10.2.4. Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care:

fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite;

se evaluează sistematic activitatea fiecărui salariat;

se aprobă rezultatele activităţii în diverse etape de realizare a acesteia.






141

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu



Regulamentul de organizare şi funcţionare a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.



142

Standardul 11 - Continuitatea activităţii


Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” identifică principalele ameninţări cu privire la continuitatea derulării proceselor şi

activităţilor şi asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările

şi în toate planurile, indiferent care ar fi natura amenințării.


11.2.1. Entitatea publică este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin compartimentele componente.

Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor stabilite.

11.2.2. Conducătorii compartimentelor inventariază situaţiile generatoare care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi întocmesc

un plan de continuitate a activităţilor, care are la bază identificarea şi evaluarea cauzelor care pot afecta continuitatea operaţională.

Situaţii curente generatoare de discontinuităţi: fluctuaţia personalului; lipsa de coordonare; management defectuos; fraude; distrugerea

sau pierderea documentelor; dificultăţi şi/sau disfuncţionalităţi în funcţionarea echipamentelor din dotare; disfuncţionalităţi produse de

unii prestatori de servicii; schimbări de proceduri, instabilitate politică și/sau legislativă etc.

11.2.3. Planul de continuitate a activităţii trebuie să fie cunoscut, accesibil şi aplicat în practică de salariaţii care au stabilite sarcini şi

responsabilităţi în implementarea acestuia.

11.2.4. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” acţionează în vederea asigurării continuităţii activităţii prin măsuri care să

prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate, spre exemplu:

proceduri documentate pentru administrarea situaţiilor care pot afecta continuitatea proceselor și activităților;

delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.);

angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publică din alte considerente;

achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente necorespunzătoare din dotare;

service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare.

11.2.5. Conducătorii compartimentelor asigură revizuirea continuă a planului de continuitate a activităţilor, astfel încât acesta să

reflecte întotdeauna toate schimbările ce intervin în compartiment.



143



Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare;



Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu

modificările şi completările ulterioare.





144

Standardul 12 - Informarea şi comunicarea


În entitatea publică trebuie stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele, destinatarii acestora şi se dezvoltă un

sistem eficient de comunicare internă şi externă, astfel încât conducerea şi salariaţii să îşi poată îndeplini în mod eficace şi eficient

sarcinile, iar informaţiile să ajungă complete şi la timp la utilizatori.


12.2.1. Calitatea informaţiilor şi comunicarea eficientă sprijină conducerea şi salariații entităţii în îndeplinirea sarcinilor,

responsabilităţilor şi în atingerea obiectivelor inclusiv a scopului privind controlul intern managerial.

12.2.2. Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de înţeles şi receptat.

12.2.3. Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior, să necesite cheltuieli

reduse, prin evitarea paralelismelor, adică a circulaţiei simultane a aceloraşi informaţii pe canale diferite sau de mai multe ori pe

acelaşi canal.

12.2.4. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” stabileşte fluxuri și canale de comunicare care să asigure transmiterea

eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării proceselor entității.

12.2.5. Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” cât şi între

aceasta şi mediul extern şi să servească scopurilor utilizatorilor.

12.2.6. Comunicarea cu părţile externe trebuie să se realizeze prin canale de comunicare stabilite şi aprobate, cu respectarea limitelor

de responsabilitate şi a delegărilor de autoritate, stabilite de conducător.

12.2.7. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” reevaluează sistematic şi periodic cerinţele de informaţii şi stabileşte

natura, dimensiunea şi sursele de informaţii şi date care corespund satisfacerii nevoilor de informare a entităţii.

12.2.8. Sistemele IT sprijină managementul adecvat al datelor, inclusiv administrarea bazelor de date și asigurarea calității datelor.

Sistemele de management al datelor și procedurile de operare sunt în conformitate cu politica IT a entității, măsurile obligatorii de

securitate și regulile privind protecția datelor personale.



145


Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, republicată;


Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 129/2018 pentru modificarea și completarea Legii nr. 102/2005 privind înființarea, organizarea și funcționarea

ANSPDCP, precum și pentru abrogarea Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter

personal și libera circulație a acestor date;




Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenţa relaţiilor financiare dintre autorităţile publice şi întreprinderile publice,

precum şi transparenţa financiară în cadrul anumitor întreprinderi;

Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces

la informaţiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 1085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea

transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei,

referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii

cu publicul, cu modificările ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobării tacite, aprobată cu modificări şi completări prin Legea

nr. 486/2003, cu modificările şi completările ulterioare;

Bugetul aprobat al fiecărei entităţi publice;

Ordine/decizii ale conducătorului Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

Adresa de internet a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.



146

Standardul 13 - Gestionarea documentelor


Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” organizează şi gestionează procesul de creare, revizuire, organizare, stocare,

utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul entității, oferind control asupra ciclului

complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi salariaților entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.


13.2.1. În fiecare entitate publică sunt definite reguli clare şi sunt stabilite proceduri cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea,

clasificarea, îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor.

13.2.2. Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” organizează și monitorizează procesul de primire, înregistrare şi expediere

a documentelor, iar la nivelul fiecărui compartiment se ţine, în mod obligatoriu, o evidenţă a documentelor primite şi expediate.

13.2.3. În entitatea publică sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului,

pierderii, incendiului etc, cât și măsuri de respectare a reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal.

13.2.4. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” asigură condiţiile necesare cunoaşterii şi respectării de către salariați a

reglementărilor legale privind accesul la documentele clasificate şi modul de gestionare a acestora.

13.2.5. În entitatea publică este creat un sistem de păstrare/arhivare a documentelor, potrivit unei proceduri, în vederea asigurării

conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile personalului competent în a le utiliza.


Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată;

Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată;





147

Hotărârea Guvernului nr. 1007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;

Hotărârea Guvernului nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001

privind semnătura electronică, cu modificările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a

corespondenţei clasificate, cu modificările şi completările ulterioare.

Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, aprobată cu modificări şi completări

prin Legea nr. 233/2002;



Regulamentul Parlamentului European și Consiliului Uniunii Europene nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor

fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date.



148

Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară


Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” asigură buna desfăşurare a proceselor şi exercitarea formelor de control intern

adecvate, care garantează că datele şi informaţiile aferente utilizate pentru întocmirea situaţiilor contabile anuale şi a rapoartelor

financiare sunt corecte, complete şi furnizate la timp.


14.2.1. Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” este responsabil de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi de

prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrarea sa, precum şi a execuţiei bugetare, în

vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub controlul său.

14.2.2. Conducătorul compartimentului financiar-contabil asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea

situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

14.2.3. Situaţiile financiare anuale sunt însoţite de rapoarte anuale de performanţă în care se prezintă pentru fiecare program

obiectivele, rezultatele preconizate şi cele obţinute, indicatorii şi costurile asociate.

14.2.4. În entitatea publică sunt elaborate proceduri şi controale contabile documentate în mod corespunzător, vizând corecta aplicare

a actelor normative din domeniul financiar-contabil şi al controlului intern.









149

Ordonanţa Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice,

aprobată prin Legea nr. 493/2003, cu modificările şi completările ulterioare;



Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale

individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea

contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările

şi completările ulterioare;

Norme metodologice privind întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare trimestriale, precum şi a unor raportări financiare lunare,

elaborate de Ministerul Finanţelor Publice;

Norme metodologice privind principalele aspecte legate de întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare anuale şi a raportărilor

contabile anuale ale operatorilor economici la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice.



150

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial


Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” atribuie responsabilități de evaluare a controlului intern managerial

conducătorilor compartimentelor elaborând, în acest scop, politici, planuri şi programe.

Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” dispune și monitorizează evaluarea controlului intern managerial prin intermediul

compartimentelor, în conformitate cu Anexa 3 și Anexa 4 din OSGG Nr. 600/2018.

Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” elaborează, anual, prin asumarea responsabilităţii manageriale, un raport asupra

propriului sistem de control intern managerial.


15.2.1. Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” asigură verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionării sistemului

de control intern managerial şi a componentelor sale, pentru a identifica la timp punctele slabe respectiv deficienţele controlului intern

şi pentru a lua măsuri de corectare și/sau eliminare în timp util a acestora.

15.2.2. Conducerea Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” efectuează, cel puţin o dată pe an, o verificare şi autoevaluare a propriului

sistem de control intern managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control intern managerial.

15.2.3. Conducătorii compartimentelor din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” iau măsuri adecvate şi prompte pentru

remedierea punctelor slabe respectiv a deficienţelor identificate în procesul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial;

aceste măsuri se transpun anual într-un program de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

15.2.4. Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern managerial,

ca bază pentru un plan de acţiune care să conţină zonele vulnerabile identificate, instrumentele de control necesar a fi implementate,

măsuri şi direcţii de acţiune pentru creşterea capacităţii controlului intern managerial în realizarea obiectivelor entităţii.



151


Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare;





Ordinul Secretarului General al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice;


Regulamentul de organizare şi funcţionare a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.



152

Standardul 16 - Auditul intern


Entitatea publică înființează un compartiment de audit public intern (sau are acces la o capacitate de audit competentă), organizat cu

scopul îmbunătățirii managementului Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” prin activități de asigurare și consiliere.


16.2.1. Auditul intern asigură evaluarea independentă și obiectivă a activităţilor desfăşurate în cadrul entităţilor publice pentru

îndeplinirea obiectivelor acestora, inclusiv evaluarea sistemului de control intern managerial.

16.2.2. Domeniul activității de audit intern trebuie să permită obținerea unei asigurări cu privire la eficienţa şi eficacitatea

managementului riscului, controlului şi proceselor de guvernanţă.

16.2.3. Compartimentul de audit public intern este dimensionat pe baza volumului de activitate și a mărimii riscurilor asociate, astfel

încât să asigure auditarea activităților cuprinse în sfera auditului public intern.

16.2.4. Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit.

16.2.5. Auditorii interni trebuie să îşi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, conform

reglementărilor legislative, a normelor şi procedurilor specifice activităţii de audit public intern.

16.2.6. Auditorii interni trebuie să își îmbunătățească cunoștințele, abilitățile și valorile în cadrul formării profesionale continue și să

asigure compatibilitatea pregătirii cu tipul și natura misiunilor de audit intern care trebuie realizate.

16.2.7. Auditorul intern finalizează acțiunile sale prin rapoarte de audit intern, în care reflectă cadrul general, obiectivele, constatările,

concluziile și recomandările.

16.2.8. Conducătorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările prezentate în

rapoartele de audit intern.


Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare;



153



Hotărârea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de nominalizare a membrilor Comitetului pentru

Audit Public Intern, cu modificările și completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern;

Hotărârea Guvernului nr. 1183/2012 pentru aprobarea Normelor privind sistemul de cooperare pentru asigurarea funcţiei de audit

public intern;

Hotărârea Guvernului nr. 1259/2012 pentru aprobarea Normelor privind coordonarea şi desfăşurarea proceselor de atestare

naţională şi de pregătire profesională continuă a auditorilor interni din sectorul public şi a persoanelor fizice;

Ordinul Ministrului finanţelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern.

Întocmit,

Prof. Sava Rodica

Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · sistem de control intern managerial nr.crt....

Documents