AUDIT INTERN –INTREBARI SI RASPUNSURI

1.DEFINITI CONTROLUL INTERN„Controlul intern este un proces implementat de Consiliul de Administraţie,

conducerea şi personalul unei organizaţii destinat să ofere o asigurare rezonabilă în ceea ce priveşte realizarea obiectivelor“.Din definitie retinem:

-controlul intern este aplicat de toate entităţile (organizaţiile); -definiţia nu se referă numai la societăţile comerciale;-controlul intern nu oferă o asigurare absolută, ci una rezonabilă de realizare a

obiectivelor, fiind un mijloc care permite entităţii să-şi atingă scopul mai bine.

2.OBIECTIVELE AUDITULUI INTERNObiectivul general al controlului intern este să vegheze asupra factorilor care

condiţionează continuitatea activităţii entităţii şi realizarea obiectivelor propuse.Pentru a atinge acest obiectiv general, se atribuie obiective permanente controlului intern. Acestea pot fi grupate astfel:

a) secuitatea activelor; b) calitatea informaţiilor; c) respectarea normelor generale şi specifice; d) optimizarea alocării resurselor.

3.STRUCTURA CONTROLULUI INTERNObiectivul general al controlului intern cuprinde mai multe obiective specifice,

individualizate în funcţie de domeniul de activitate supus controlului. Lucrările de specialitate menţionează trei forme de control intern: controlul strategic, controlul de gestiune şi controlul operaţional.

Controlul strategic este preocupat de modul cum sunt aplicate procedurile de planificare, de modul cum sunt fixate şi ajustate opţiunile strategice, de modul cum sunt îndeplinite obiectivele strategice.

Controlul de gestiune informaţii despre elaborarea şi aplicarea planurilor şi programelor anuale şi despre rezultatele obţinute în urma desfăşurării acestora, concepute ca părţi ale obiectivelor strategice.

Controlul operaţional are ca obiectiv să culeagă informaţii despre derularea programelor de activitate curentă, sesizând abaterile pozitive sau negative de la obiectivel propuse, identificând în acelaşi timp cauzele care le-au determinat.

4.PRINCIPIILE PROCESULUI DE CONTROLAcesta principii, pot fi grupate în trei categorii, care reflectă scopul şi natura,

structura şi procesul controlului.Principiile referitoare la scopul şi natura controlului

a) Controlul se face întotdeauna cu un scop. Sarcina principală a controlului este să constate dacă activităţile şi rezultatele entităţii se realizează la nivelul planficat şi aşteptat, iar atunci atunci când aceasta nu se întâmplă, trebuie să măsoare abaterile şi să identifice posibilităţile de eliminare a acestora precum şi a factorilor care le-au determinat (identificarea şi evaluarea riscurilor).

b) Concluziile controlului sunt puternic influenţate de viitor. Datorită decalajelor în timp între manifestarea cauzei care produce abaterea, sesizarea abaterii, adoptarea deciziei de corectare a abaterii şi producerea efectului acţiunii de corectare a abaterii, sistemul de control trebuie să-şi elaboreze concluziile bazându-se pe anticiparea evenimentelor viitoare. Aceasta oferă managerilor posibilitatea să identifice abaterile indezirabile (de la nivelul planificat) înainte ca ele să se producă şi să întreprindă în timp util acţiunile de prevenire a abaterilor. c) Principiul responsabilitaţii controlului. Responsabilitatea managerilor de a monitoriza şi stăpâni procesele pentru realizarea obiectivelor entităţii, este transmisă parţial echipei de control. Aceasta poartă răspunderea pentru cantitatea şi calitatea informaţiilor oferite, pentru prezentarea lor în timp util, pentru propunerile de îmbunătăţire a stării existente, pentru capacitatea de a oferi informaţii pertinente despre mediul extern. d) Principiul eficienţei controlului. Controlul este justificat numai dacă este generator de valoare adăugată. Cheltuielile cu controlul trebuie să fie mai mici decât avantajele produse de acesta. Oportunitatea controlului trebuie analizată periodic, pentru a adapta controlul la cerinţele în continuă schimbare ale entităţii. e) Principiul controlului indirect. Cu cât responsabilităţile unui manager sunt mai mari, cu atât scade posibilitatea acestuia de a realiza un controlul direct asupra proceselor entităţii. El foloseşte pentru aceasta informaţiile culese şi oferite de specialiştii care realizează controlul. Se acordă atenţie informaţiilor generale esenţiale ce caracterizează entitatea şi evoluţia ei, informaţiilor care sunt utile la fundamentarea deciziile.

Principiile referitoare la structura controlului Principiile care urmează sunt menite să scoată în evidenţăa modul în care

sistemele şi tehnicile de control pot fi concepute pentru a îmbunătăţi calitatea controlului intern a) Principiul reflectării planurilor activităţilor. Cu cât planurile sunt mai clare, mai complete şi mai integrate, cu atât obiectivele controalelor vor fi mai uşor de stabilit şi de realizat. Concluziile controalelor vor putea mai exacte, mai concise şi mai utile managerilor. b) Principiul adecvării organizaţionale. Sistemul de control trebuie să fie adecvat sistemului de organizare a entităţii, a centrelor de responsabilitate. Cu cât structura organizatorică este mai clară şi responsabilităţile mai bine definite, controlul va putea să constate mai uşor cum sunt îndeplinite sarcinile şi obiectivele planificate, unde există abateri şi care sunt cauzele lor, ce măsuri sunt adecvate pentru eliminarea lor. c) Principiul personalizarii controalelor. Informaţiile oferite de control trebuie să fie adecvate destinatarului. Ele trebuie culese, prelucrate şi prezentate în aşa fel încât să fie utile celor care le folosesc pentru fundamentarea deciziilor. Numărul informaţiilor, conţinutul şi forma lor de prezentare trebuie să fie elaborate astfel încât să satisfacă nevoia de informaţie, dar în acelaşi timp informaţiile şi forma lor de prezentare trebuie să fie inteligibile şi uşor de folosit. Tehnicile de control şi informatiile culese trebuie să fie adaptate nevoilor fiecărui manager. Excesul de informaţii este inutil, iar deficitul poate duce la luarea unor decizii greşite.

Principiile referitoare la procesul de control a) Principiul standardelor. Controlul este recomandabil să se facă după metode, proceduri, norme recunoscute de entitate. Aceasta duce la formarea unui mediu în care controlul se poate realiza în condiţii optime. b) Principiul punctului critic al controlului. Controlul va acorda atenţie elementelor pe care conducerea le consideră la momentul respectiv importante. Evenimentele interne sau exterioare entităţii pot orienta controlul spre anumite procese, activităţi sau evenimente semnificative în acel moment pentru entitate. În condiţii normale planul de control este întocmit astfel încât să ofere conducerii informaţiile esenţiale pentru entitate. c) Principiul excepţiei. Controlul trebuie să ofere managerilor informaţii care să surprindă abaterile importante de la obiectivele stabilite prin bugete şi plan. Concluziile controlului vor evidenţia excepţiile referitoare la funcţionarea normală a entităţii, pentru a avertiza conducerea că este necesar să acorde atenţie abaterii respective.

5.DEFINITI AUDITUL INTERNAuditul intern reprezintă o activitate de evaluare realizată în cadrul unei entităţi,

în interesul entităţii, de persoane din interiorul entităţii. Între obiectivele sale includ, printre altele:

-examinarea, evaluarea şi monitorizarea sistemelor contabil şi de control intern1 şi a eficienţei lor;

-asigurarea conducerii că sunt aplicate normele interne şi politicile entităţii, că sistemul de informare a conducerii este fiabil; că procedurile stabilite sunt aplicate şi funcţionează;

-acordarea asistenţei de specialitate membrilor echipei de conducere pentru îndeplinirea funcţiilor de control specifice, pentru ameliorarea rezultatelor compartimentelor pe care le conduc;

-informarea conducerii la vârf despre disfuncţiile identificate şi oferirea de propuneri pentru soluţionarea acestora etc.

6.OBIECTIVELE AUDITULUI INTERNDe regulă, activităţile de audit intern îşi propun unul sau mai multe din obiectivele

următoare:Verificarea sistemelor contabil şi de control intern. Conducerea entităţii este

responsabilă pentru stabilirea sistemelor adecvate de contabilitate şi de control intern şi de aceea trebuie să le acorde o atenţie corespunzătoare continuă. Când entitatea este mare şi activităţile sale sunt complexe, conducerea entităţii atribuie o parte din aceste responsabilităţi auditului intern, care trebuie să verifice cum funcţionează aceste sisteme, să urmărească operaţiunile desfăşurate de acestea şi să emită recomandări pentru îmbunătăţirea activităţii lor.

Examinarea situaţiilor financiare, pe care conducerea entităţii le certifică în faţa asociaţilor sau acţionarilor, administratorilor fondurilor publice, a altor beneficiari externi. Examinarea altor informaţii financiare şi operaţionale oferite conducerii şi folosite de aceasta la luarea deciziilor. Aceste elemente pot include verificarea metodelor şi mijloacelor utilizate pentru a identifica, măsura, clasifica şi raporta astfel de informaţii,

ca şi investigarea unor probleme specifice, inclusiv verificarea detaliată a tranzacţiilor, soldurilor, balanţelor şi procedurilor.

Revizuirea eficienţei operaţiunilor sistemului de control intern, inclusiv a controalelor nonfinanciare asupra entităţii.

Verificarea modului cum se respectă legile, reglementările şi alte cerinţe externe entităţii, precum şi respectarea politicilor şi directivelor manageriale şi a altor cerinţe interne.

7.DEFINITI GUVERNANTA CORPORATISTA

Guvernanţa corporativă sau conducerea corporativă (corporate governance) este sistemul prin care o companie este condusă şi controlată.Guvernanţa corporativă reprezintă modalităţile prin care furnizorii de resurse financiare ai unei companii se asigură că vor primi beneficiile la care se aşteaptă făcând această investiţie. Guvernanţa corporativă poate fi definită ca ansamblul relaţiilor unei companii cu acţionarii săi, sau mai pe larg, cu societatea pe ansamblu.

8.ENUMERATI PRINCIPALELE RESPONSABILITATI ALE COMITETULUI DE AUDIT

In sens larg, rolul comitetului de audit este de a oferi asistenţă consiliului de administraţie. Comitetul de audit reprezintă o punte de legatură între conducerea organizaţiei şi acţionarii acesteia. Atribuţiile principale ale comitetului de audit se refera la raportarea financiară, managementul riscului, sistemul de control intern, relaţia cu auditul extern, coordonarea şi supervizarea auditului intern, probleme de conformitate, regularitate şi etică.

9.ENUMERATI PRINCIPIILE CODULUI ETIC AL AUDITORILOR INTERNI

Principiile coduului etic sunt: onestitatea auditorilor,principiul obiectivitatii,principiul competentei si al cunostintei profesionale,principiul confidentialitatii,principiul comportamentului profesional.

10.PREZENTATI PRINCIPIUL INTEGRITATII DIN CODUL ETIC AL AUDITORILOR INTERNI

Principiul integrităţii impune ca obligaţie tuturor auditorilor să fie drepţi şi oneşti în relaţiile profesionale şi de afaceri. Integritatea implică, de asemenea, tranzacţii corecte şi juste.

Un auditor nu trebuie să participe la emiterea rapoartelor, evidenţelor, comunicatelor sau altor informaţii atunci când apreciază că acestea:

-conţin o declaraţie în mod semnificativ falsă sau care induce în eroare

-conţin declaraţii sau informaţii furnizate cu iresponsabilitate

-omit sau ascund informaţii, atunci când aceste omisiuni induc în eroare.

11.PREZENTATI PRINCIPIUL OBIECTIVITATII DIN CODUL ETIC AL AUDITORILOR INTERNI

Principiul obiectivităţii impune ca obligaţie tuturor auditorilor profesionişti de a nu îşi compromite raţionamentul profesional sau de afaceri din cauza vreunor îndoieli, conflicte de interese sau din cauza influenţei nedorite a unor alte persoane.

Un auditor profesionist nu trebuie să ajungă în vreo situaţie care i-ar putea afecta obiectivitatea. Trebuie să evite relaţiile care influenţează în mod nejustificat raţionamentele sale profesionale.

12.PREZENTATI PRINCIPIUL COMPETENTEI PROFESIONALE SI AL ATENTIEI CUVENITE DIN CODUL ETIC AL AUDITORILOR INTERNI

Principiul competenţei profesionale şi al atenţiei cuvenite impune următoarele obligaţii auditorilor profesionişti:

(a) să-şi menţină cunoştinţele şi aptitudinile profesionale la un nivel care să le permită să asigure clienţii sau angajatorii că primesc servicii profesionale competente

(b) să acţioneze cu conştiinciozitate în conformitate cu standardele tehnice şi profesionale aplicabile, atunci când oferă servicii profesionale .

13.PREZENTATI PRINCIPIUL CONFIDENTIALITATII DIN CODUL ETIC AL AUDITORILOR INTERNI

Principiul confidenţialităţii impune auditorilot profesionişti obligaţia să se abţină de la:

(a) Dezvăluirea în afara entităţii angajatoare a unor informaţii confidenţiale obţinute în timpul misiunii fără o autorizare specifică şi adecvată, cu excepţia cazului în care a fost autorizat în mod special să facă publică o anumită informaţie sau numai dacă există o obligaţie legală sau profesională de a dezvălui acele informaţii; şi

(b) Folosirea informaţiilor confidenţiale dobândite în timpul misiunii în avantajul lor personal sau în avantajul unor terţe părţi.

Un auditor profesionist trebuie, de asemenea, să păstreze confidenţialitatea informaţiilor prezentate de către un posibil client sau angajator.

Un auditor profesionist trebuie, de asemenea, să păstreze confidenţialitatea informaţiilor în cadrul entităţii angajatoare.

14.PREZENTATI PRINCIPIUL COMPORTAMENTULUI PROFESIONAL SIN CODUL ETIC AL AUDITORILOR INTERNI

Principiul comportamentului profesional impune auditorilor profesionişti obligaţia să respecte legile şi reglementările relevante şi să evite acţiunile care pot discredita persoana sa cât şi profesia. Acestea sunt acţiunile care ar determina o persoană raţională şi informată, care cunoaşte toate informaţiile relevante, să aprecieze că buna reputaţie a profesiei este afectată în mod negativ.

15.PREZENTATI ELEMENTELE CADRULUI DE REFERINTA AL PRACTICILOR PROFESIONALE

Cadrul de referinţă cuprinde: ● definiţia auditului intern (adoptată în luna iunie a anului 1999 de Consiliul de

Administraţie al IIA), care precizeaza că auditul intern efectuează misiuni de asigurare şi de consiliere; că domeniile sale de responsabilitate sunt riscul, controlul intern şi guvernarea entităţii; că finalitatea sa este aceea de a aduce un plus de valoare entităţilor;

● codul deontologic, care furnizează auditorilor interni principiile şi valorile ce le permit să-şi orienteze practica profesională în funcţie de contextul lor specific;

● normele profesionale pentru practica auditului intern care îi ghidează pe auditorii interni în vederea îndeplinirii misiunii lor şi în gestionarea activităţii lor;

● modalitatile practice de aplicare (MPA) care comentează şi explică normele şi recomandă cele mai bune practici;

● sprijinul pentru dezvoltarea profesională, constituit în principal din lucrari şi articole de doctrină, din documente ale colocviilor şi conferinţelor, precum şi ale seminariilor.

16.PREZENTATI UTILITATEA NORMELOR DE AUDIT INTERNNormele de audit intern au fost îmbunătăţite mereu pentru a le spori utilitatea.

Necesitatea existenţei unor norme cât mai clare şi precise este dată de: • principiile fundamentale, acceptate de comunitatea internaţională a auditorilor,

oferă unitate obiectivelor şi metodei auditului intern; contribuie la crearea funcţiei de audit intern care, fără acestea, ar risca să nu fie decât o însumare de practici diverse şi eteroclite;

• principiile fundamentale au permis nu doar crearea funcţiei ci şi dezvoltarea ei continuă, îmbogăţirea metodei pe baza comentariile şi modalităţilor de aplicare asociate acestor principii;

• definind un program de asigurare a calitaţii şi obligând auditorii să-l respecte, normele au ridicat auditul intern la nivelul activităţilor organizate şi certificate;

• existenţa normelor permite auditorilor interni să-şi exercite funcţia cu mai multă autoritate; este un indiciu că această activitate are standarde de calitate, ceea ce oferă încredere în serviciile oferite.

17.PREZENTATI IMPLICAREA AUDITULUI INTERN IN MANAGEMENTUL RISCURILOR

În orice entitate, cât şi în mediul în care aceasta acţionează, există incertitudini şi ameninţări referitoare la realizarea obiectivelor. Orice manager este preocupat de gestionarea ameninţările, sau de fructificarea oportunităţile. Dacă incertitudinea este o realitate cotidiană, atunci şi reacţia la incertitudine poate devini o preocupare permanentă. Auditul intern poate contribui la implementarea managementului riscurilor, aducând motivaţii specifice.

18.PREZENTATI CORELATIA DINTRE DEFINIREA OBIECTIVELOR SI IDENTIFICAREA RISCURILOR

Identificarea riscurilor constituie primul pas în construirea profilului riscurilor unei organizaţii. Riscurile trebuie identificate la orice nivel unde se sesizeaza că există consecinţe asupra atingerii obiectivelor şi pot fi luate măsuri specifice de soluţionare a problemelor, ridicate de respectivele riscuri.

Riscurile nu pot fi identificate şi definite decât în raport cu obiectivele a caror realizare este afectată de materializarea lor. Din această cauză existenţa unui sistem de obiective clar definite în entitate constituie premisa esenţială pentru identificarea şi definirea riscurilor. Se face definirea clară a sistemului de obiective, începând cu cele generale şi terminând cu cele individuale, şi numai după aceea se identifică ameninţările şi oportunităţile.

19.DEFINITI RISCUL REZIDUAL

Riscul rezidual este riscul ce rămâne după ce s-au pus în operă măsurile de atenuare a riscurilor inerente sau, cu alte cuvinte, riscurile remanente controlului intern. Riscul rezidual este consecinţa faptului că riscurile inerente nu pot fi controlate în totalitate. Oricâte măsuri s-ar lua, incertitudinea rămâne. Mai mult decât atât, amploarea măsurilor de ţinere sub control a riscurilor inerente este limitată, deoarece resursele posibil de antrenat sunt ele însele limitate.

20.PREZENTATI ETAPELE DE EVALUARE A RISCURILOR

Evaluarea riscurilor constă în parcurgerea următoarelor etape: a) Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat

Se obţine o evaluare destul de bună a probabilităţii de materializare a unor riscuri prin analiza circumstanţelor. Metoda analizei circumstanţelor are la bază un postulat simplu: dacă există aceleaşi cauze vor exista aceleaşi efecte. Nu trebuie redus totul la experienţa proprie. Uneori este suficient să cunoaştem corelaţiile stabilite de alţii şi să înţelegem pe cele ce apar în situaţii noi.

b) Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor Impactul reprezintă efectul produs asupra obiectivelor (rezultatelor) aşteptate, care poate fi, în funcţie de natura riscului, negativ sau pozitiv.

c) Evaluarea expunerii la risc Expunerea la risc reprezintă consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o entitate în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care riscul s-ar materializa.

21.DEFINITI IMPACTUL ASUPRA OBIECTIVELOR IN CAZUL MATERIALIZARII RISCURILOR

Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilităţii de materializare a riscurilor şi a impactului (consecinţelor) asupra obiectivelor în cazul în care acestea se materializează. Combinaţia dintre nivelul estimat al probabilităţii şi nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, în baza căreia se realizează profilul riscurilor.

22.DEFINITI EXPUNEREA LA RISC

Expunerea la risc reprezintă consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o entitate în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care riscul s-ar materializa.

Expunerea la risc nu este o măsură a consecinţelor, ci o măsură probabilistică a acestora. Expunerea la risc este un concept probabilistic, deoarece exprimă o combinaţie între probabilitate şi impact. Ca urmare, ea are semnificaţie numai înaintea producerii riscului.

23.DEFINITI TOLERANTA LA RISC

Toleranţa la risc reprezintă riscul pe care o entitate este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat. Conceptul de toleranţă la risc are semnificaţii diferite în funcţie de natura riscului, care poate fi o oportunitate sau o ameninţare.

24.DEFINITI EXTERNALIZAREA RISCURILORAceastă strategie de răspuns la risc constă în încredinţarea gestionării riscului

unui terţ care are expertiza necesară gestionării acelui risc, încheindu-se în acest scop un contract. Prin aceasta se urmăreşte, pe de o parte, micşorarea expunerii entităţii, iar pe de altă parte, gestionarea eficace a riscului de către un terţ specializat.

25.DEFINITI SONDAJUL STATISTIC

Sondajul statistic este o metoda care ne permite: - să pornim de la un eşantion; - eşantionul să fie ales în mod aleatoriu; - eşantionul să fie ales dintr-o populaţie de referinţă; - să generalizăm la intreaga populaţie observaţiile referitoare la eşantion.

26.CARE SUNT REGULILE DE URMAT PENTRU A REALIZA UN INTERVIU CORECT

Regula 1 Trebuie respectata linia ierarhică. Auditorul nu trebuie sa înceapa interviul fara

sa-l fi anuntat pe superiorul ierarhic al interlocutorului sau, in afara cazurilor de urgenţă exceptionala.

Regula 2 Reamintirea cu precizie a misiunii şi a obiectivelor ei. Interlocutorul auditorului

trebuie sa cunoasca scopul şi procedura interviului.Regula 3 Înainte de toate, se vor indica dificultăţile, punctele slabe, anomaliile întâlnite.

Cu alte cuvinte, încă de la început vom situa dialogul la nivelul de cunoaştere al auditorului în desfaşurarea misiunii sale, reamintind rezultatul tuturor investigatiilor sale recente.

Regula 4 Este corespondenta logica a Regulii 1: concluziile interviului, rezumate împreuna

cu interlocutorul, trebuie să fie agreate de acesta înainte de a fi comunicate conducerii ierarhice, oricare ar fi forma de comunicare.

Regula 5 Trebuie pastrata metoda de abordare a sistemului, în virtutea principiului ca

auditorul nu judeca oamenii. Aşadar, trebuie sa ne ferim sa adresam întrebari cu caracter subiectiv şi care incrimineaza persoanele.

Regula 6 Sa ştim sa ascultam, şi ştim cu toţii ca nu este un lucru uşor. Auditorul trebuie sa

vorbeasca mai putin şi sa asculte mai mult; or, primul lucru este mai uşor - şi mai placut - decat al doilea.

Regula 7 Auditorul care incepe un interviu trebuie sa il priveasca pe interlocutorul său ca

pe un egal. Nu un egal in sensul ierarhic al termenului, ci un egal in desfaşurarea dialogului.

27.CARE SUNT PRINCIPALELE ETAPE DE REALIZARE A UNUI INTERVIU

Pregatirea interviului● Definirea prealabila a subiectul interviului este primul lucru pe care trebuie sa-l

faca auditorul; acesta nu trebuie sa-l intervieveze pe d-l X pentru ca "nu se ştie niciodata,

poate deţine informaţii interesante... ", ci pentru că are nevoie de informatii precise pentru a raspunde la Chestionarul său de Control Intern sau la Chestionarul sau de Luare la Cunoştinţă.

● Pregatirea interviului mai inseamna şi cunoaşterea subiectului, ceea ce presupune doua lucruri importante:

- cunoaşterea persoanei cu care ne vom intalni: care sunt activitatile sale, ce responsabilitati are, ce loc are in ierarhie.

- însă cunoaşterea subiectului inseamna a cunoaşte obiectul discutiei, a dispune de informatii cantitative legate de activitatea respectiva, a actiona ca şi cum ai fi vizat de aceasta activitate.

● Pregatirea interviului mai inseamna şi formularea intrebarilor. De această data nu este vorba de redactarea unui chestionar de control intern.

● Fixarea intalnirii este un element indispensabil pentru buna desfăşurare a interviului. Chiar daca intrevederea a fost anuntata la prima reuniune a misiunii, auditorul nu trebuie sa se prezinte fără sa se fi anuntat.

Lansarea interviului● Trebuie sa incepem prin a ne prezenta: auditorul se prezinta din nou, arată care

este obiectul misiunii şi ce a facut pana acum in acest sens. Inca de la inceput, precizeaza ce tehnica va folosi: intrebari formulate in prealabil, notite, explicand ca aceasta este procedura normala intr-un interviu de Audit Intern.

● Inca de la primele intrebari, auditorul trebuie sa se adapteze interlocutorului sau, sa gaseasca tonul potrivit, sa evite glumele cu cineva care nu glumeşte, sa destinda atmosfera cu cel care comunica cu uşurinta... dar, in fiecare caz, trebuie sa se intereseze mai intai de munca celui auditat inainte de a incepe să pună întrebările.

● La inceputul interviului, auditorul studiaza atitudinea interlocutorului său pentru a putea adresa intrebarile la momentul potrivit. Adeptii PNL (Programare Neuro-Lingvistica) au primit un sprijin serios in această observare, deoarece li s-a explicat cum sa observe şi sa interpreteze gesturile, poziţiile etc. Auditorul se foloseşte de ele nu pentru a-l judeca pe interlocutorul sau, ci pentru a-şi alege mai bine cuvintele. Căci scopul său este sa obtina informatii.

Intrebările interviuluiDaca intrebarile au fost bine formulate, daca sunt adresate unei persoane

receptive, auditorul va reuşi sa obtina informatiile dorite, cu conditia sa-şi ia două masuri de precauţie:

• Sa verifice intotdeauna daca a inteles bine raspunsul interlocutorului său, repetand raspunsul retinut pentru a vedea daca este aprobat. Adica "daca am înţeles bine ... "

• Sa-l lase intotdeauna pe cel auditat sa se exprime. Sa nu imite jurnaliştii de televiziune care transforma intrebarile in discurs. Însă a-l lăsa pe interlocutor sa se exprime presupune sa nu se exprime decat pentru a formula ceea ce se aşteapta de la el.

• Intr-adevar, auditoru nu trebuie sa devina un confesor care asculta nenorocirile şi problemele interlocutorului sau, mai ales daca acesta incrimineaza diferite persoane sau chiar conducerea sa. Trebuie ca discursul sa fie intrerupt imediat şi sa se revina la lucrurile importante, adica la intrebari.

• Raspunsurile vor fi notate, dar făra a intrerupe ritmul interviului: luarea de notite se face in timpul discutiei, iar momentele de tacere trebuie evitate. Nu este uşor, dar de acest lucru depinde calitatea interviului.

Incheierea interviului● A incheia inseamna a incepe validarea generala, rezumând principalele ,

probleme notate pentru a se asigura ca nu exista greşeli de inerpretare şi nici omisiuni.● A încheia mai inseamna a-l intreba pe interlocutor daca, dupa parerea lui, exista

şi alte probleme care ar merita sa fie discutate sau daca mai sunt şi alte persoane care ar trebui sa fie interogate sau alte documente care ar trebui sa fie consultate. Aceasta intrebare simpla poate remedia eventualele lacune ale chestionarului.

● În fine, după ce s-a spus tot ce era de spus, a incheia inseamna a-i multumi interlocutorului pentru timpul pe care a avut bunavointa sa ni-l acorde pentru interviu.

28.DEFINITI CONFIRMARILE OBTINUTE DE LA TERTI

● Identificarea terţilor- terţii care au un stoc în depozitul entităţii sau terţii la care entitatea are un stoc în

depozitul acestora; - clienţii / furnizorii, pentru problemele legate de datorii şi creante, - intermediarii gestionari de portofolii, pentru evidenţa titlurilor financiare;, - băncile pentru tranzacţiile bancare, - avocaţii, când dorim să cunoaştem litigiile entităţii aflate în derulare.● entitatea poate pierde controlul asupra bunurilor depozitate la terţi

(dezorganizare a evidenţei, a urmăririi mişcării activelor etc.); ● nu există un control intern funcţional (confirmare sistematica, proceduri de

inventariere etc.) pentru evitarea riscurilor de însuşire a bunurilor din proprietatea altuia, pierderea proprietăţii, alocarea responsabilităţilor etc.

● Forme de confirmare- confirmarea pozitivă închisă, sub forma „aveţi un debit de 1 000 lei la entitatea

X ?" - confirmarea pozitiva deschisă: „ce datorii aveţi faţă de entitatea X?" - confirmarea negativă: „va rugăm să-mi confirmaţi că nu aveţi nici o creanţă la

entitatea Y".

29.PREZENTATI MODALITATILE DE OBSERVARE

Exista doua categorii de observari: observarea directa şi observarea indirecta.-Observarea directa este cea care permite constatarea imediata a fenomenului:

angajatii nu prezinta legitimatia la intrarea in birouri. Chiar aceasta observare, va aparea pe FIAP, ea fiind constatata direct de auditor.

-Observarea indirecta, dimpotriva, apeleaza la un tert care va observa in locul auditorului şi care ii va comunica rezultatul observarii sale. Este cazul binecunoscut al circuitului datoriilor şi creantelor, unde observarea este de doua ori indirecta deoarece:

- rezulta din afirmatia unui client sau a unui furnizor,

- cel mai adesea informatia este transmisa printr-un comisar de conturi sau un auditor extern.

30.DEFINITI NARATIUNEA FACUTA DE AUDIAT

Este instrumentul cel mai simplu posibil, dar care nu trebuie neglijat din acest motiv. Auditorul il utilizează în mod pasiv, se multumeşte să asculte şi sa noteze - cât poate de bine - povestirea interlocutorului său. Spre deosebire de interviu, care este pregatit şi efectuat cu un scop precis, naraţiunea nu are alt scop decât să descrie un cadru general. Acesta este adesea primul contact cu entitatea auditata: "D-le X, explicaţi-mi ce faceţi ". Este bine ca auditorul intern sa foloseasca înca de la inceput acest procedeu, care dă cuvântul interlocutorului, deoarece are mai multe avantaje decât dezavantaje.

Dezavantajele Dificultatea de a găsi informaţiile cautate in discursul interlocutorului. Dând

cuvantul cuiva, acesta poate abuzeaza de aceasta ocazie, iar parantezele şi ocolişurile duc la abateri de la problema esenţiala şi de la expunerea ei logică.

Avantajele Primul avantaj este ca naratiunea va crea inca de la inceput o atmosfera destinsa

intre auditor şi auditat: sa-i laşi pe oameni sa vorbeasca este cel mai bun mod de a-i atrage de partea ta.

Al doilea avantaj, la fel de important, consta in bogatia informatiilor primite. Intr-o naraţiune găsim întotdeauna mai mult decât ne aşteptăm sa auzim şi multe din informatiile pe care le transmite sunt de retinut in vederea unei utilizari ulterioare.

31.IN CE SCOP UTILIZEAZA AUDITORUL GRILA DE ANALIZA A SARCINILOR?

Grila de analiza a sarcinilor face legatura între organigrama functionala şi organigrama ierarhica şi justifica analizele postului. Avand în vedere ca toate aceste documente reflecta o situatie la un moment dat, putem spune acelaşi lucru şi despre grila de analiza a sarcinilor, care reprezinta "fotografia" repartizarii muncii la un anumit moment T. Citirea acesteia va permite descoperirea fara erori a lipsurilor in materie de separare a sarcinilor şi, deci, remedierea lor. Aceasta grila reprezinta primul pas in analiza sarcinilor de munca ale fiecăruia.

32.PREZENTATI CONDITILE DE UTILIZARE CU EFICACITATE A INSTRUMENTELOR DE CERCETARE

Pentru utilizarea cu maximum de eficacitate a instrumentelor de cercetare auditorul trebuie să ştie să comunice şi să fie curios.

Comunicarea Daca comunicarea se face cu dificultate, daca se instaleaza neincrederea, nici o

tehnica din lume nu va avea vreun efect, iar instrumentul nu-şi va îndeplini rolul. În acest caz vom obţine un interviu incomplet, o organigrama eronată, o observaţie insuficientă sau o diagrama de circulatie carora le vor lipsi unele elemente trecute sub tacere. Colaborarea intre cele doua parţi este indispensabila şi toate eforturile auditorului trebuie sa se concentreze pentru a o instaura. Insa o buna comunicare nu inseamna nimic daca auditorul nu incearca sa afle cât mai multe informaţii.

Curiozitatea Curiozitatea îmbogateşte dialogul la fel de mult ca şi buna comunicare: este

esentiala in elaborarea chestionarului de control intern, in analizele foilor de observaţii, stimuleaza întrebarile iniţiale şi animă interviul. De asemenea, permite observarea oricarui amănunt din grilele de analiza a sarcinilor şi din diagramele de circulatie, face posibila monitorizarea de la un capat la altul al pistei de audit făra a pierde parcursul esenţial şi explorand în detaliu fiecare etapa a operaţiunilor. Aceasta capacitate de investigare, aceasta curiozitate mereu treaza, acest scepticism uşor care stimuleaza cercetarea reprezinta una din cheile succesului in utilizarea instrumentelor şi mijloacelor aflate la dispozitia auditorului.

33.CARE SUNT LUCRARILE PREGATITOARE PENTRU PLANIFICAREA LUCRARILOR DE AUDIT INTERN?

În această fază se stabileşte aria de aplicabilitate, cine va conduce auditul, perioada desfăşurării şi se stabilesc elementele generale ale planului de audit. Lucrările pregătitoare se referă la:

(a) stabilirea ariei de aplicabilitate (procedurile adecvate pentru îndeplinirea obiectivelor auditului)

(b) evaluarea obiectivelor ce trebuie raportate de auditor, pentru a planifica perioada de desfăşurare a auditului, natura verificărilor şi momentul raportării concluziilor, comunicarea cu managementul şi cu cei însărcinaţi cu guvernanţa;

(c) identificarea factorilor importanţi care trebuie luaţi în considerare la orientarea activităţilor echipei de audit; sunt evidenţiate activităţile entităţii care pot fi afectate de riscuri cu expuneri semnificative, sunt surprinse activităţile de control intern care nu şi-au dezvoltat capacitatea de a evalua evoluţia şi manifestarea riscurilor relevante etc.

34.CARE SUNT ELEMENTELE REFERITOARE LA RESURSE PE CARE LE STABILESTE AUDITORUL IN FAZA DE PREGATIRE A PLANULUI?a) resursele angajate pentru anumite domenii de audit specifice, cum ar fi folosirea membrilor cu experienþã din echipã pentru verificarea activitãþilor cu riscuri mari sau implicarea unor experþi în verificarea activitãþilor complexe;(b) cantitatea resurselor alocate unor domenii specifice de audit, cum ar fi numãrul membrilor echipei desemnaþi sã participe la inventarierea gestiunilor semnificative, bugetul de timp alocat pentru verificarea activitãþilor cu riscuri mari etc.(c) momentul când sunt angajate aceste resurse, cum ar fi stadiul intermediar de desfãºurare a auditului sau faza de finalizare etc.(d) modul în care sunt gestionate, îndrumate si supervizate resursele, cum ar fi sedintele cu membrii echipei, verificarea fişelor de observaţii, controlul calităţii lucrărilor de audit etc.

35.CARE SUNT ELEMENTELE CARE SE STABILESC PRIN PLANUL DE AUDIT INTERN?

Procesul de planificare presupune stabilirea:

-obiectivelor; -programului de lucru al auditorilor; -bugetele de personal şi financiar ; -rapoartelor de activitate.

36.CARE SUNT ELEMENTELE PE CARE AUDITORII INTERNI TREBUIE SA LE IA IN CONSIDERARE LA PLANIFICAREA MISIUNII?

La planificarea misiunii, auditorii interni trebuie să ia în considerare:-obiectivele activităţii care este revizuită şi mijloacele prin care este controlată

desfăşurarea acesteia; -riscurile semnificative legate de activitate, obiectivele misiunii, resursele utilizate

şi sarcinile sale operaţionale, precum şi mijloacele prin care impactul potenţial al riscului este menţinut la un nivel acceptabil;

-adecvarea şi eficacitatea sistemelor de management al riscurilor şi de control al activităţii, cu referire la un cadru sau model relevant de control;

-oportunităţile de îmbunătăţire semnificativă a sistemelor de management al riscurilor şi de control al activităţii.

37.CARE SUNT ELEMENTELE CARE TREBUIE LUATE IN CALCUL LA STABILIREA PRIORITATILOR PLANULUI DE AUDIT?

Elementele care trebuie luate în calcul la stabilirea priorităţilor sunt: - data şi rezultatele misiunii precedente; - evaluările actualizate ale riscurilor şi a eficacităţii proceselor de management

al riscurilor şi a activităţilor de control intern; - solicitările conducerii generale şi ale consiliului de administraţie;- problemele actuale asociate guvernării corporative ; - schimbările importante care s-au produs în entitate şi care au afectat

activităţile, sarcinile operaţionale, programele, sistemele şi controlul intern; - oportunităţile de realizare a beneficiilor din exploatare;- modificările intervenite în cadrul echipei de audit intern (numărul membrilor,

aptitudinile lor profesionale etc.).

38.CARE SUNT PRINCIPALELE CARACTERISTICI ALE PLANULUI DE AUDIT?Planul de audit are câteva caracteristici, din care cele mai importante sunt: a) conţinut exhaustiv, ceea ce înseamnă că planul de audit este necesar să cuprindă toate temele, funcţiile, procesele, şi serviciile care pot fi şi trebuie auditate la un anumit moment.b) planificarea multianuală şi analiza globală a riscurilor pentru a respecta planificarea pe mai mulţi ani (de la trei la cinci ani).c) structura predeterminată a planului de audit intern; acesta va avea o formă unitară de prezentare, un format standard.

39.CARE SUNT APTITUDINILE PERSONALE CARE AR TREBUI SA LE AIBA AUDITORUL INTERN?

Auditorii ar trebui să aibă aptitudini personale care să le permită să acţioneze în concordanţă cu principiile după care se desfăşoară activităţile de audit. Un auditor ar trebui:

a) să se comporte etic, de exemplu: să fie cinstit, de încredere, sincer, onest şi discret;

b) să fie receptiv, de ex. să fie dornic să ia în considerare idei sau puncte de vedere alternative;

c) să fie diplomat, de ex. să aibă tact în lucrul cu oamenii; d) să aibă spirit de observaţie, de ex. să aibă o stare activă de conştientizare a

ambientului fizic şi a activităţilor practice; e) să fie perceptiv, de ex. stare de conştientizare instinctivă a situaţiilor şi capabil

să înţeleagă situaţiile; f) să fie flexibil, de ex. se adaptează prompt la situaţii diferite; g) să fie tenace, de ex. perseverent, concentrat pe îndeplinirea obiectivelor; h) să fie hotarât de ex. să ajungă la concluzii în timp util, bazându-se pe analize şi

raţionamente logice; i) să aibă siguranţă de sine, de ex. să acţioneaze şi să se manifeste independent, în

timp ce interacţionează cu ceilalţi.

40.CARE SUNT PRINCIPALELE ELEMENTE PE CARE TREBUIE SA LE CONTINA CARTA AUDITULUI INTERN?Carta auditului intern, are ca scop: - stabilirea poziţiei serviciului de audit intern în cadrul organizaţiei; - autorizarea accesului la documente, persoane şi bunuri; - definirea sferei de activitate a auditului intern.

41.PREZENTATI SCOPUL”SEDINTEI DE INCHIDERE” A AUDITULUI INTERN.

Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatărilor şi a recomandărilor preliminare, precum şi discutarea unui plan de acţiune, însoţit de un calendar de implementare al acestora. Se întocmeşte o minută a şedinţei de închidere.

42.CARE SUNT CERINTELE CARE TREBUIE RESPECTATE LA ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN (RAPORT INTERMEDIAR)?

La elaborarea proiectului de Raport de audit intern (raport intermediar) trebuie să fie respectate următoarele cerinţe:

a) constatările trebuie să aparţină domeniului/obiectivelor misiunii de audit intern şi să fie susţinute prin documente justificative corespunzătoare;

b) recomandările trebuie să fie în concordanţă cu constatările şi să determine reducerea riscurilor potenţiale;

c) raportul trebuie să exprime opinia auditorului intern, bazat ă pe constatările efectuate;

d) se întocmeşte pe baza fişelor de observaţii şi a celorlalte documente de lucru.

43.CARE SUNT PRINCIPIILE CARE TREBUIE SA FIE RESPECTATE LA REDACTAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN?

La redactarea proiectului Raportului de audit intern, trebuie să fie respectate următoarele principii:

a) constatările trebuie să fie prezentate într-o manieră pertinentă şi incontestabilă; b) trebuie evitată utilizarea expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori,

evident), a stilului eliptic de exprimare, a limbajului abstract; c) promovarea unui limbaj cât mai uzual şi a unui stil de exprimare concret; d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendenţios; e) ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteză sau

la concluzii); f) evidenţierea aspectelor pozitive şi a îmbunătăţirilor constatate de la ultima

misiune de audit public intern.

44.CARE ESTE STRUCTURA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN?Structura raportului de audit intern

Pagina de titlu şi cuprinsul Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit intern.

Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor. Semnătura Raportul de audit intern este semnat de fiecare membru al echipei de auditori, pe

fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată şi de către supervizor. Introducerea Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări

speciale etc.).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare, perioada auditată).

Descrie activitatea auditată şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit intern.

Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit intern (caracterul misiunii de audit intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit intern). Face referire la recomandările misiunilor de audit intern anterioare care, până la finalizarea misiuni curente de audit intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit intern coincid cu cele înscrise

în programul de audit intern. Stabilirea metodologiei

Explică tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit intern.

Constatările şi recomandările auditului Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au

fost stabilite în Programul de audit intern.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificării căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte.