Contabilitate generala si gestiunea resurselor

Aplicaţia ASiS.CG face parte din Sistemul informatic ASiS, facilitând tinerea

evidentei contabile si gestiunea materialelor, mărfurilor, obiectelor de inventar,

produselor sau serviciilor unei unităţi economice. De asemenea, exista un modul pentru

facturare. Toate componentele sunt legate între ele, permiţând validări directe si

verificări de corelaţii.

La elaborarea ei s-a ţinut cont de Legea contabilităţii, intrata în vigoare la

01/01/1994 si de Normele Metodologice emise de Ministerul Finanţelor pe parcurs.

Aplica_ia ASiS.CG gestionează o parte importanta a informaţiilor unității

economice. În raport cu Sistemul Informatic ASiS, ea reprezintă nucleul de baza, atât în

ce priveşte tabelele la care are acces, cât si în ce priveşte rezultatul prelucrării. În cadrul

aplicaţiei se operează cu înregistrări care reflecta întreaga activitate, sintetizând astfel

rezultatul prelucrării datelor în toate celelalte aplicații.

Evidenta contabila, din punct de vedere al aplicaţiei ASiS.CG, se poate tine

simultan pe mai multe nivele: Contabilitate analitica si Contabilitate sintetica (obţinuta

automat din Contabilitatea analitica).

În structura aplicaţiei se pot identifica modulele: Contabilitate, Financiar,

Materiale, Produse, Servicii, Mărfuri, Obiecte de inventar, Decontări, Contracte furnizori,

si Contracte beneficiari. În fiecare modul exista o componenta de Introducere date, una

de Editare situaţii, una de Operaţii diverse si una pentru Configurare. În modulele:

Materiale, Produse, Servicii, Mărfuri si Obiecte de inventar exista posibilitatea contării

automate, adică a ataşării automate a formulei de înregistrare contabila, la documentele

de intrare / ieşire.

Tipuri de documente

Tabelele de documente sunt următoarele:

- Documente de intrare/ieşire (antet document si poziţii) – intrări/ieşiri stoc si valoric,

DVI, intrări/ieşiri pe serii (pe proprietăţi);

- Plaţi / încasări (antet si poziţii) – documente de plaţi/încasări pe terţi, chitanţe fiscale,

diverse, încasări la facturare, deconturi de trezorerie;

- Alte documente (antet si poziţii) – documente de compensare, compensare furnizor,

compensare beneficiar, corecţii facturi furnizori/beneficiari, facturi sosite ulterior

înregistrării documentului de intrare (408=401), întocmirea facturii pentru avizele

nefacturate (411=418);

Tabela de Înregistrări contabile

Tabela de Înregistrări contabile (antet si poziţii) – înregistrări contabile în dubla

partida, operate direct (Note contabile) sau generate automat (Documente);

Tabelele de tip catalog

Tabelele de tip catalog sunt următoarele:

- Plan de conturi;

- Terţi;

- Salariaţi;

- Locuri de munca

- Comenzi;

- Gestiuni;

- Nomenclator ;

- Grupe de resurse;

- Unităţi de măsura;

- Valute.

Tabelele sinteza

Tabelele sinteza sunt următoarele:

- Rulaje conturi;

- Înregistrări contabile;

- Facturi furnizori / beneficiari;

- Istoric facturi;

- Deconturi pe salariaţi;

- Efecte de plata / încasare;

- Stocuri;

- Istoric stocuri.

INTERFATA APLICATIEI

Elemente de interfaţa

- Date – pentru consultarea / actualizarea de date;

- Situaţii – pentru obţinerea de liste din Baza de Date;

- Operaţii – operaţii generale asupra Bazei de Date;

- Configurări – setări specifice unităţii economice de lucru;

- Ieşire – ieşire din aplicaţie.

Meniul DATE

Permite actualizarea si/sau consultarea datelor. Opţiunile oferite sunt grupate în

ordinea frecventei de operare (primele: mai frecvent, etc.) si sunt următoarele:

- Intrări / Ieşiri

- Recepţii;

- Recepţii servicii;

- Predări;

- Avize;

- Avize chitanţe;

- Avize servicii;

- Consumuri;

- Dare în folosinţa;

- Predări obiecte de inventar;

- Alte intrări obiecte de inventar;

- Casări;

- Transferuri;

- Alte intrări;

- Alte ieşiri;

- Plaţi / Încasări;

- Alte documente

- Compensări;

- Compensări în 3;

- Compensări furnizor;

- Compensări beneficiar;

- Sosire facturi furnizor;

- Întocmire facturi beneficiar;

- Facturi furnizori sau corecţii;

- Facturi beneficiari sau corecţii;

- Note contabile;

- Cursuri valuta;

- Planul de conturi;

- Formule contabile;

- Înregistrări contabile;

- Terţi;

- Facturi furnizori;

- Facturi beneficiari;

- Efecte de plata;

- Efecte de încasat;

- Contracte

- Proforma;

- Comenzi aprovizionare;

- Comenzi livrare;

- Contracte furnizori;

- Contracte beneficiari;

- Salariaţi;

- Deconturi de trezorerie;

- Nomenclator;

- Grupe de resurse;

- Proprietăţi

- Proprietăţi;

- Descriere proprietăţi;

- Grupe;

- Unităţi de măsura;

- Gestiuni;

- Stocuri

- Materiale;

- Produse;

- Cantitative (in preţ furnizor);

- Cu amânuntul;

- Obiecte inventar în depozit;

- Obiecte inventar în folosinţa;

- Custodie (pe terţi);

- Obiecte inventar pe salariaţi;

- Actualizare inventar;

- Comenzi;

- Indicatori bugetari;

- Angajamente bugetare;

- Ordonanţări;

- Cataloage supervizor

- Valute;

- Subunităţi;

- Structura loc de munca;

- Locuri de munca;

- Jurnale;

- Opţiuni.

Meniul SITUATII

Oferă rapoarte de analiza (situaţii documente, lista de înregistrări contabile,

balanţe, situaţii de stocuri, etc.), rapoarte de prezentare (oferta de preţ, comanda de

aprovizionare) sau rapoarte de arhivare (balanţa contabila, registrele jurnal, registrele

TVA, facturi, etc.). Opţiunile acestui submeniu sunt:

- Situaţii contabile

- Balanţa contabila;

- Cartea Mare;

- Fisa contului în lei;

- Fisa contului în valuta;

- Situaţii înregistrări;

- Situaţii înregistrări bugetare;

- Situaţii pe terţi

- Documente pe terţi;

- Fisa cont terţ;

- Sold terţi la data;

- Efecte de plata / încasare;

- Facturi/ef. la zi în lei;

- Facturi/ef la zi în valuta;

- Extras facturi pe sold;

- Sold terţi la zi;

- Plaţi încasări pe terţi;

- Diferenţe de curs;

- Situaţii pe salariaţi

- Deconturi pe salariaţi;

- Sold salariaţi la data;

- Plaţi / Încasări pe salariaţi;

- Situaţii stocuri

- Balanţa de stocuri;

- Balanţa obiecte în folosinţa;

- Stocuri pe gestiuni;

- Situaţie inventar;

- Oferta de produse;

- Stocuri pe vechimi;

- Necesar de aprovizionat;

- Situaţii intrări / ieşiri

- Intrări / Ieşiri;

- Rulaje intrări / ieşiri;

- Situaţii adaos;

- Recepţii;

- Avize;

- Top vânzări;

- Top cumpărări;

- Predări;

- Consumuri;

- Transferuri;

- Borderou facturi;

- Centralizator facturi;

- Situaţii plaţi / încasări

- Plaţi / încasări;

- Borderou CEC- uri;

- Compensări;

- Situaţie pe centre de profit cost;

- Registre jurnal;

- Registru de casa;

- Raport de gestiune;

- Jurnale TVA;

- Jurnale accize;

- Anexe raportare bugetari

- Fisa bugetara

- Detalierea cheltuieli (Anexa 14)

- Detalierea veniturilor (Anexa 16)

- Bugetul unităţii (Anexa 20)

- Angajare contracte

- Anexe bugetari.

Meniul OPERATII

Permite acţiuni globale asupra tabelelor de date, la nivel de luna (note de

închidere conturi, descărcarea gestiunii valorice, închiderea lunii) sau a informaţiei

conţinute (reiniţializarea, optimizarea, consultarea). Sunt accesibile următoarele opţiuni:

- Reluare lista;

- Consultare Excel;

- Mesaj cu Winpopup;

- Vizualizare tabele;

- Descărcare gestiuni valorice;

- Diferenţe de curs la disponibil;

- Provizioane din diferenţe de curs;

- Diferenţe de curs la sfârşit de an;

- Modificări preturi;

- Aliniere preturi;

- Aliniere preturi;

- Închidere conturi;

- Închidere luna stocuri;

- Blocare luna;

- Iniţializare luna;

- Alte operaţii

- Iniţializare an conturi;

- Iniţializare an facturi;

- Iniţializare luna / stocuri;

- Iniţializare stocuri la data;

- Reiniţializare date;

- Modificare preturi;

- Generare corecţii stocuri;

- Generare corecţii stocuri din inventar;

- Export stocuri;

- Generare compensări facturi;

- Recalculare preturi;

- Reîncadrare ieşiri;

- Reaşezare preturi;

- Cost mediu pe conturi;

- Reglare proc. participaţie;

- Înlocuire cota TVA;

- Calculare impozit pe profit;

- Perisabilitate produse;

- Redeschidere luna;

- Rulaje cont părinte;

- Optimizarea tabele;

- Operare facturi de discount;

- Generare corecţii discount;

- Descărcare contracte;

- Facturare F11 ;

- Integritatea Bazei de date

- Validare date;

- Corelaţii date;

- Verificare plan de conturi;

- Antet documente;

- Stocuri;

- Facturi;

- Deconturi;

- Efecte de plata încasat;

- Încasări facturi/chitanţe;

- Înregistrări contabile;

- Rulaje conturi;

- Note bugetari;

- Consultare modificări;

- Verificare structuri;

- Gestionare triggere;

- Import date la implementare

- Import din Contgen si Gestmat;

- Import din Gestinv;

- Import plan de conturi;

- Activare produs;

Meniul CONFIGURARI

Facilitează definirea modului specific de lucru al utilizatorului, având opţiunile:

- Module;

- General;

- Documente;

- Contare;

- Avize;

- Balanţa;

- Închidere conturi;

- D.V.I.;

- Luna de lucru.

COMPONENTA APLICATIEI

Aplicaţia ASiS.CG ca parte a Sistemului Informatic ASiS, este compusa din mai

multe parţi ce tratează o arie de probleme specifice, numite module. Modulele ASiS.CG

sunt următoarele:

- Contabilitate,

- Financiar,

- Intrări / Ieşiri de:

- Materiale,

- Produse,

- Mărfuri;

- Servicii,

- Obiecte de inventar,

- Facturare.

Acest capitol prezintă aplicaţia d.p.d.v. funcţional, adică problematica pe care o

rezolva si modul de rezolvare, delimitarea modulelor si relaţiile între ele. Accesul la

exploatarea modulelor, se face la intersecţia dintre modulele setate de supervizor si

drepturile de utilizare a aplicaţiei, specifice fiecărui utilizator.

MODULUL CONTABILITATE

Opţiuni de meniu necesare modulului de contabilitate:

Date

- Note contabile;

- Înregistrări contabile;

- Plan de conturi;

- Formule contabile ;

Situaţii

- Situaţii contabile

- Balanţa contabila;

- Cartea Mare;

- Fisa contului în lei;

- Fisa contului în valuta (lista înregistrări, rulaj zilnic, fisa şah);

- Pe conturi corespondente

- Balanţa contabila;

- Fisa contului;

- Rulaje;

- Registru jurnal;

- Situaţii înregistrări;

- Situaţii pe centre de profit;

- Registrul jurnal;

- Registru de casa;

- Jurnale TVA;

Operaţii

- Reluare lista;

- Mesaj cu winpopup;

- Vizualizare tabele;

- Descărcare gestiuni valorice;

- Închidere conturi;

Configurări

- Luna de lucru;

Note contabile

Prin Note contabile în sensul ASiS.CG se înţelege, o expresie a exerciţiului

contabil lunar. Este permisa înregistrarea în dubla partida, dar poate fi folosita si

înregistrarea în simpla partida pentru conturile din clasa 8.

Notele contabile nu ilustrează un document în sine, ci sunt expresii ale

exerciţiului contabil lunar, obţinute automat în timpul exploatării anumitor module.

Tipic, înregistrările contabile sunt generate în celelalte module ale aplicaţiei,

simultan cu operarea documentelor primare. În macheta este permisa numai actualizarea

notelor contabile care nu rezulta prin generare din alte module sau documente primare.

Înregistrări contabile

Prin Înregistrări contabile în sensul ASiS.CG se înţelege, o reflectare (ilustrare) în

Baza de Date a documentelor contabile. Este permisa înregistrarea în dubla partida, dar

poate fi folosita si înregistrarea în simpla partida pentru conturile din clasa 8.

Tipic, înregistrările contabile sunt generate în celelalte module ale aplicaţiei,

simultan cu operarea documentelor primare. În macheta este permisa numai actualizarea

notelor contabile care nu rezulta prin generare din alte module sau documente primare.

Planul de conturi

Conturile reprezintă simbolul numeric sau alfa-numeric al unei grupe de operaţii

contabile de acelaşi fel. Un cont poate avea un sintetic si unul sau mai multe analitice.

Dimensiunea câmpului acceptat pentru cont, sintetic si analiticele sale, este de maximum

13 caractere. Contul sintetic poate avea 3 sau 4 caractere. Pentru sinteticele de 4 cifre,

numite si conturi sintetice de gradul II este obligatorie si definirea în Planul de conturi si

a sinteticului de 3 caractere, ele fiind tratate si ca analitice al Contului de 3 caractere.

Analiticele conturilor se definesc în raport cu un cont sintetic sau cu un cont

analitic, putând avea un Cont analitic pentru un cont sintetic sau un Cont analitic al unui

alt Cont analitic. Pot exista astfel Conturi analitice de gradul I, II, III, etc. Limitarea în

definirea analiticelor este data de dimensiunea câmpului cont, respectiv maxim 13

caractere.

Formule contabile

Prin formula contabila se înţelege o corespondenta contabila permisa între conturi:

cont debitor = cont creditor.

Situaţii contabile

Aplicaţia permite obţinerea de situaţii (rapoarte, liste) detaliate sau sintetice

pentru analiza si control operativ. Aceste situaţii pot fi:

- Situaţii sintetice – extrase din Baza de Date (Balanţa Contabila, Fisa şah);

- Fisa contului – prelucrare înregistrări în raport cu un cont;

- Situaţii Înregistrări – care redau înregistrările documentelor primare aşa cum au fost

culese (Jurnale de documente primare).

Observaţii: Obţinerea unor situaţii corecte necesita:

- sa fie introdus Planul de conturi;

- sa fie introduse corect soldurile de început de an (preluate de la sfârşitul anului anterior);

- sa fie introduse la zi documentele contabile.

MODULELE FINANCIARE

Următoarele opţiuni din meniu cuprind modulului Financiar:

Date

- Plaţi/Încasări;

- Alte documente;

- Terţi;

- Facturi furnizori;

- Facturi beneficiari;

- Efecte de plata;

- Efecte de încasat;

- Contracte;

- Facturi proforma;

- Contracte furnizori;

- Contracte beneficiari;

- Locuri de munca;

Situaţii

- Situaţii pe terţi;

- Documente pe terţi;

- Sold terţi la data;

- Efecte de plata/încasare;

- Facturi la zi în lei;

- Facturi la zi în valuta;

- Sold terţi la zi;

- Extras facturi pe sold;

- Plaţi încasări pe terţi;

- Diferenţa de curs;

- Analiza încasări;

- Termene livrare si preturi;

- Situaţii salariaţi;

- Deconturi pe salariaţi;

- Sold salariaţi la data;

- Plaţi / încasări pe salariaţi;

- Situaţii plaţi încasări;

- Plaţi / încasări;

- Încasări facturi;

- Borderou CEC – uri;

- Compensări;

- Registru jurnal de plaţi/încasări;

- Registru de casa;

- Jurnale TVA;

Operaţii

- Reluare lista;

- Mesaj cu winpopup;

- Vizualizare tabele:

- Facturi furnizori / beneficiari,

- Facturi la implementare,

- Istoric facturi;

- Integritatea bazei de date

- Efecte de plata / încasat;

- Facturi

- Încasări facturi si chitanţe;

Configurări

- Luna de lucru;

În general Modulul financiar cuprinde documentele privind relaţiile financiare ale

unitarii economice cu terţii.

De regula, în cadrul acestui modul se culeg ca documente primare cele privind

plaţi, încasări sau compensări

Plaţi / Încasări

În macheta de Plaţi / Încasări se culeg documente de plaţi/încasări pe terţi,

chitanţe fiscale, diverse documente de plaţi / încasări (tip banca / casa / CEC) si deconturi.

Înregistrările se fac pentru un cont financiar (Casa, Banca). De asemenea culegerea este

grupata pe zile.

Terţi

Macheta de terţi permite actualizarea tabelei catalog de Terţi. Tabela de Terţi

cuprinde date referitoare la furnizorii si beneficiarii unităţii economice.

Fiecare terţ este identificat în mod unic printr-un cod alfanumeric de maxim 13

caractere. Pe lângă posibilitatea de actualizare a tabelei de Terţi, macheta permite

obţinerea de informaţii privind facturile furnizor / beneficiar, efecte plaţi/ încasări si

soldurile ca furnizor si beneficiar ale terţului respectiv.

Facturi furnizori / beneficiari

Machetele de Facturi furnizori / beneficiari, reprezintă înregistrările din tabelele

sinteza a facturilor. Aceste înregistrări se actualizează odată cu operarea documentelor

primare pe terţi (recepţii, avize facturate, plaţi/încasări, alte documente, mișcări MF) si nu

pot fi modificate în condiţiile exploatării aplicaţiei.

Tabela sinteza Facturi furnizori / beneficiari conţine câte o înregistrare pentru

fiecare factura, generata din elementele precizate la constituirea facturii:

- data facturării

- soldul facturii

- terţul

- locul de munca

- contul facturii (unic pentru o factura !)

- data scadentei

- data ultimei achitări

- valoarea fara TVA

- valoare TVA pe cote

- valoarea achitata

- valuta – daca se lucrează cu valuta

- cursul valutar al facturii (nu al achitării !)

- valoare în valuta

- achitat în valuta

- sold valuta.

Acest lucru permite gestionarea facturilor pe orice conturi de terţi si o analiza

după scadenta facturilor.

Efecte plaţi / încasări

Machetele de Efecte plaţii / încasări, reprezintă înregistrările din tabelele sinteza a

efectelor. Aceste înregistrări se actualizează odată cu operarea documentelor primare pe

terţi (plaţi/încasări, facturare si încasare prin Bilet de ordin) si nu pot fi modificate în

condiţiile exploatării aplicaţiei.

Tabela sinteza Efecte plaţii / încasări conţine câte o înregistrare pentru fiecare

efect, generata din elementele precizate la constituirea plaţii încasări:

- număr efect;

- data efectului;

- soldul efectului;

- terţul

- locul de munca

- contul efectului (unic pentru un efect!)

- data scadentei;

- data decontării;

- valoarea;

- decontat;

- valuta – daca se lucrează cu valuta;

- cursul;

- valoare valuta;

- decontat valuta;

- sold valuta.

Acest lucru permite gestionarea efectelor pe orice conturi de terţi si o analiza după

scadenta efectelor.

Situaţii pe terţi

Opţiunea Situaţii terţi permite urmărirea relaţiei financiare a unităţii economice cu

terţii, ca furnizori si beneficiari, pe orice conturi de terţi. Situa�iile de documente pe terţi

evidenţiază documentele operate în Modulul financiar, documentele de intrare / ieşire

operate în Modulele de intrări / ieşiri la gestiuni, cât si documentele pe terţi din aplicaţia

AsisPlus.MF.

MODULELE DE STOCURI

Aplicaţia ASiS.CG permite gestionarea resurselor unităţii pe mai multe categorii:

materiale, produse, mărfuri, obiecte de inventar si servicii. Aşa s-a ajuns la structurarea

pe module a acestei parţi a aplicaţiei. Modulele disponibile sunt:

- Modulul de materiale cuprinde: materii prime si materiale.

- Modulul de produse cuprinde: produse finite si semifabricate.

- Modulul de mărfuri cuprinde: mărfuri în preţ de aprovizionare sau în preţ cu

amănuntul, cantitative sau valorice.

- Modulul de obiecte de inventar cuprinde: obiectele de inventar în depozit si în

folosinţa.

- Modulul de servicii cuprinde: servicii furnizate unităţii de furnizori si servicii

prestate de unitate pentru diverşi beneficiari.

Preturi utilizate în ASiS.CG

Preţul de stoc reprezintă preţul cu care s-a făcut intrarea în gestiune si care este în general

preţul de furnizor.

Preţul de vânzare (cu ridicata) reprezintă preţul de vânzare fără TVA

Preţul cu amănuntul reprezintă preţul de vânzare ce conţine adaos comercial si TVA

Modulul de Materiale

Modulul de MATERIALE permite: actualizare documente de intrare/ieşire

materiale, actualizare gestiuni de materiale, actualizare nomenclator de materiale,

actualizare grupe de materiale, editare situaţii stocuri de materiale si de situaţii

documente.

Modulul de Produse

Modulul de PRODUSE permite: actualizare documente de intrare/ieşire produse,

actualizare gestiuni de produse, actualizare nomenclator de produse, actualizare grupe de

produse, editare situaţii stocuri de produse si de situaţii documente.

Modulul de Mărfuri

Modulul de MARFURI permite: actualizare documente de intrare/ieşire mărfuri,

actualizare gestiuni de mărfuri, actualizare nomenclator de mărfuri, actualizare grupe de

mărfuri, editare de situaţii stocuri de mărfuri si de situaţii documente, descărcarea

gestiunilor valorice.

Modulul mărfuri este utilizat de unităţile economice cu specific comerţ.

Modulul de Obiecte de inventar

Modulul de OBIECTE DE INVENTAR permite: actualizare documente de

intrare/ieşire obiecte de inventar, actualizare lista gestiuni de obiecte de inventar,

actualizare nomenclator de obiecte de inventar (tip echipament: tehnic, de protecţie, de

lucru), actualizare grupe de obiecte de inventar, editare situaţii stocuri de obiecte de

inventar în folosinţa si în depozit si editare situaţii documente.

Modulul de Servicii

Se permite: actualizarea documentelor de intrare/ieşire servicii, actualizare

nomenclator de servicii, actualizare grupe de servicii si editarea de situaţii documente.

Machetele de stocuri

Machetele de stocuri reprezintă imaginea tabelei de stocuri, tabele – sinteza, care

se actualizează odată cu operarea documentelor primare de intrare / ieşire din stoc si

pot fi modificate doar în condiţiile implementării aplicaţiei.

- codul gestiunii

- codul resursei

- tipul gestiunii

- denumirea resursei

- stoc

- data intrării pe stoc

- cod intrare

- preţul de stoc

- preţul cu amănuntul

- tva neexigibil

- furnizor sau certificat de calitate (în funcţie de configurarea aplicaţiei)

- contul si denumirea contului

- stocul iniţial, intrările, ieşirile data ultimei ieşiri

- data expirării.