(anexa nr. la ordin ma pdr nr. / .200 ) cod manual m 01-05 ... · pdf file+ diriginte de...

Formatat: Normal, Tabulatori: 11.51 cm, Lastânga

Anexa 5 (anexa nr. _____ la Ordin MAPDR nr. _____ / _____.200_)

cod manual M 01-05

MANUAL OPERATIONAL DE ACHIZITII PENTRU BENEFICIARII PRIVATI AI FEADR

volumul 2

Versiune consolidată 09

Ministerul Agriculturii, Padurilor si Dezvoltarii

Rurale APDRP

PNDR 2007-2013 Manual operational de achizitii pentru beneficiarii privati ai

FEADR Cod manual: M01-05

Versiune: 089

Pag. 2 / 45

ROMÂNIA MINISTERUL AGRICULTURII PADURILOR ŞI DEZVOLTĂRII

RURALE AGENTIA DE PLĂŢI PENTRU DEZVOLTARE RURALĂ ŞI

PESCUIT


volumul 2

M 01 -05

Versiune consolidată 09

PROGRAMUL NAŢIONAL DE DEZVOLTARE RURALĂ 2007 -2013

Formatat: Font: (Implicit) Arial, 18 pt

Formatat: Subsol, La dreapta: 0.63 cm

Formatat: Font: 18 pt


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 3 / 45

Titlul manualului: Programul National de Dezvoltare Rurala 2007 – 2013 / Manual operational de achizitii pentru beneficiarii privati ai FEADR Codul manualului: M 01-05 Stadiul elaborarii manualului:

în lucru draft aprobat Versiune Tipul actiunii

(elaborare, modificare*, aprobare etc.)si fundamentarea

modificarii

Nume si prenume

Compartiment/ Functia

Semnatura/ Data

01

Modificat ca urmare a implementarii

recomandarilor PWC

Morena Nicolescu

DC-SM Consilier

septembrie 2007

Avizat Cristian Ivanoiu

Raluca

Daminescu

Maleta Marinescu

Ecaterina

Rosu

DSC-SA Sef serviciu

DC-SM Sef serviciu

DSC Director Director General Adjunct

Imlementare Tehnica

septembrie 2007

02 Modificat ca urmare a recomandarilor DAI din

data de 26.10.2007

Morena Nicolescu

Consilier

octombrie 2007

Avizat Cristian Ivanoiu Raluca

Daminescu Maleta

Marinescu

Ecaterina Rosu

Sef serviciu

Sef serviciu

Director

Director General Adjunct

Imlementare Tehnica

noiembrie 2007

Aprobat László Attila KLÁRIK

Director General

15 noiembrie

2007 03 Modificat ca urmare a

discutiilor cu auditorii Morena

Nicolescu Consilier decembrie

2007


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 4 / 45

interni ai Agentiei pe baza recomandarilor din 26.10.2007, precum si a

recomandarilor Directorului DSC si Sef

SC


Daminescu Maleta

Marinescu

Ecaterina Rosu

Sef serviciu

Sef serviciu

Director

Director

General

Adjunct

Imlementare

Tehnica

decembrie 2007

04 Modificat ca urmare a simularii procedurii in

cadrul APDRP si a discutiilor cu auditorii

interni ai Agentiei

Morena Nicolescu

Consilier

februarie 2008


Daminescu Maleta

Marinescu

Ecaterina Rosu

Sef serviciu

Sef serviciu

Director

Director

General

Adjunct

Imlementare

Tehnica

februarie 2008


Director

General

februarie 2008

05 Modificat conform Ordinului Ministrului

Agriculturii si Dezvoltarii Rurale nr. 63/6.05.2008

Morena Nicolescu

Consilier

mai 2008

Avizat Virginia Cristea

Cristian Ivanoiu

Teodor Bate

Sef Serviciu

Sef Serviciu

Director

mai 2008


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 5 / 45

General

Adjunct Plati


Director

General

mai 2008

06 Modificat ca urmare a consolidarii manualelor

de proceduri

Morena Nicolescu

Consilier

Octombrie 2008


Cristian Ivanoiu

Liviu Picior

Sef Serviciu

Sef Serviciu

Director

General

Adjunct Plati

Octombrie 2008

Aprobat Sorin IOAN RADU

Director

General

Octombrie 2008

07 Modificat datorita includerii in proceduri a

modificarilor legislative si a observatiilor primite de la

experti OJPDRP/CRPDRP/APDRP

Morena Nicolescu

Cristian Ivanoiu

Consilier

Serviciul

Metodologie

Sef Serviciu

Achizitii

Februarie 2009


Sef Serviciu

Director

General

Adjunct Plati

Februarie 2009

Aprobat Octavian Ciprian Alic

Director

General

Februarie 2009

08 Modificat ca urmare a Ordinului

nr.123/31.03.2009 privind aprobarea structurii

organizatorice a ROF pentru APDRP, a

Regulamentului CE

Cristian Ivanoiu

Sef Serviciu Achizitii

Iunie 2009


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 6 / 45

363/2009 care modifica Regulamentul CE

1974/2006 si a observatiilor primite de la

expertii OJPDRP/CRPDRP/APDRP

Avizat

Director General

Adjunct Plati

Iunie 2009

Aprobat Mihai Gavril

Vadan

Director

General

iunie 2009

09 Modificat in conformitate cu: -prevederile Notei APDRP nr. 23.930/16/11/2009, -recomandarile DAI -observatiile primite de la expertii OJPDRP/CRPDRP /APDRP.

Morena Nicolescu

Cristian Ivanoiu

Consilier SMEP

Sef Serviciu Achizitii

decembrie 2009

Avizat Virginia CRISTEA

Ecaterina

ROSU

David Eugen Popescu

Sef SMEP

Director Directia

Coordonare Programe

Director General

Adjunct Plati

decembrie 2009

Aprobat Mihai Gavril Vadan

Director General

decembrie 2009

Evidenta difuzarii: Nr. Crt.

Copie nr. Predare Primire

Persoana Data Semnatura Data Semnatura

1.

2.

3.

Formatat: Indent: La stânga: -0.11 cm, Ladreapta: -0.11 cm

Formatat: Spațiere rânduri: la un rând


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 7 / 45

CUPRINS:

1. DEFINITII SI PRESCURTARI 2. SCOP

3. DOMENIU DE APLICARE

4. DESCRIEREA ACTIVITATII 4.1 PREVEDERI GENERALE 4.2 DEPUNEREA DE CATRE BENEFICIAR A DOSARULUI DE ACHIZITII 4.3 CONFORMITATEA DOSARULUI DE ACHIZITII 4.4 ADJUDECAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII 4.5 MODIFICAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII 4.6 CONFLICTUL DE INTERESE 4.7 VERIFICAREA LA CRPDRP- SA

5. FORMULARE A1. FISA DE VERIFICARE A DOSARULUI DE ACHIZITII A2. FISA DE VERIFICARE PE ESANTION A3. REGISTRUL DE INREGISTRARE SI MONITORIZARE A FISEI DE VERIFICARE/AVIZARE A DOSARELOR DE ACHIZITII A4. FISA DE AVIZARE A DOSARELOR DE ACHIZITII

A5. BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR DE LA OJPDRP – SVCP LA CRPDRP – SA A6. BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR/ PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE DE LA CRPDRP- SA la OJPDRP - SVCP A7. RAPORT ASUPRA VERIFICARII PE ESANTION LA CRPDRP - SA

A8. RAPORT DE ASUPRA VERIFICARIIE PE ESANTION LA APDRP- SA

A9. STADIUL PROCEDURILOR DE ACHIZITII

PISTA DE AUDIT A10. SOLUTIONAREA DIFERENTELOR DE EVALUARE 6. FISE DE POST SI MATRICE DE INLOCUIRE


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 8 / 45


1.DEFINITII SI PRESCURTARI FEADR – Fondul European pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala – Contributia financiara comunitara pentru sprijinirea dezvoltarii rurale, destinata finantarii programelor de dezvoltare rurala derulate in conformitate cu legislatia comunitara; APDRP – Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit, institutie responsabila cu implementarea tehnica si financiara a FEADR; CE – Comisia Europeana

PNDR – Programul National de Dezvoltare Rurala

MAPDR – Ministerul Agriculturii, Padurilor si Dezvoltarii Rurale

CRPDRP – Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit, entitate regionala

a APDRP

OJPDRP – Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit, entitate judeteana a

APDRP

SVCP – Serviciul Verificare Cereri de Plata

CRPDRP-SA - CRPDRP-Serviciul Achizitii

SC – Serviciul Contractare


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 9 / 45

2. SCOP Prezenta procedura stabileste modul de verificare a contractelor de achizitii de servicii, bunuri cu sau fara montaj si de executie lucrari (constructii, montaj) in cadrul proiectelor finantate prin FEADR pentru beneficiarii privati.

3.DOMENIU DE APLICARE

Manualul se aplica pentru adjudecarea contractelor de achizitii de servicii, bunuri cu sau fara montaj si de executie lucrari (constructii, modernizari) in cadrul proiectelor finantate prin FEADR pentru beneficiarii privati. La nivelul APDRP se aplica de catre personalul cu atributii in achizitii din cadrul OJPDRP-SVCP si CRPDRP-SA.

Beneficiarii privati care intra sub incidenta articolului nr. 9 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare vor aplica legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice.

Astfel, in vederea achizitionarii de servicii, bunuri sau lucrari, beneficiarii privati ai FEADR au posibilitatea de a opta pentru una din variantele de mai jos:

1. Procedurile de achizitii se vor desfasura fie prin aplicarea prezentuluielor instructiuni

manual; 2. Procedurile de achizitii se vor desfasura fie prin aplicarea legislatiei nationale in

domeniul achizitiilor publice. In acest caz beneficiarii privati vor respecta cerintele APDRP impuse prin "Instructiunile privind achizitiile publice pentru beneficiarii FEADR (volumul 1 al Manualului de proceduri pentru atribuirea contractelor de achizitie publica pentru proiectele finantate prin PNDR M01-06) si vor aplica procedurile de licitatie prin cumparare directa, cerere de oferta sau licitatie deschisa in functie de pragurile valorice impuse prin legislatia nationala, respectand conditiile de publicare a invitatiilor sau anunturilor de participare in SEAP, termenele limita de depunere a ofertelor, modalitatea de evaluare a ofertelor, de semnare a contractelor, de solutionare a contestatiilor si toate celelalte prevederi din OUG nr. 34/2006 si HG 925/2006 (Norme de aplicare) cu modificarile si completarile ulterioare.

Beneficiarii privati care intra sub incidenta articolului nr. 9 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare vor aplica obligatoriu legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice. La nivelul APDRP manualul se aplica de catre personalul cu atributii in achizitii din cadrul OJPDRP-SVCP si CRPDRP-SA. In cazul aplicarii de catre beneficiarii privati ai FEADR a legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice, acestia vor depune documentatia de achizitii pentru verificare si avizare numai la Serviciile Achizitii din cadrul CRPDRP.

Formatat: Indent: Prima linie: 1.27 cm

Formatat: Font: Nu Aldin


Formatat: Corp text

Formatat: Font: 12 pt, Nu Aldin


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 10 / 45

4. DESCRIEREA ACTIVITATII PROCEDURI DE LICITATIE

Contracte > 50.000 EURO, fara TVA, trebuie adjudecate prin procedura de selectie de oferte cu conditia asigurarii transmiterii unei invitatii de participare catre cel putin 3 operatori economici si primirii de catre beneficiarul privat a cel putin 3 oferte conforme. catre cel putin 3 operatori economici. Transmiterea invitatiilor se poate realiza fie prin posta cu confirmare de primire, fie prin fax, curier sau mijloace electronice, caz in care operatorii economici trebuie sa confirme primirea invitatiei. Invitatiile de participare trebuie inregistrate in Registrul de intrari - iesiri al beneficiarului privat. Confirmarile de primire din partea operatorilor economici (cu exceptia celor transmise prin posta cu confirmare de primire) trebuie sa contina urmatoarele: "Am primit", numele in clar, data, semnatura si numarul de inregistrare din registrul operatorului economic. Invitatia de participare la licitatie trebuie sa contina urmatoarele prevederi minimale: - Denumirea beneficiarului privat - Cod unic de inregistrare (cu exceptia persoanelor fizice) - Adresa - Telefon/fax/e-mail - Denumire invitatie (de exemplu: Invitatie pentru selectia de oferte pentru dotare cu utilaje si echipamente etc.) - Criteriul de selectie (pretul cel mai mic sau oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic) - Codul CAEN necesar desfasurarii activitatii ofertantului - Obiectul contractului - Tip contract (servicii, bunuri sau lucrari) - Termenul limita de depunere a ofertelor - Adresa la care se trimit ofertele - Data si ora deschiderii ofertelor - Valoarea supusa licitatiei Contracte ≤≤≤≤ 50.000 EURO, fara TVA, pot fi adjudecate folosind procedura fie cu o singura oferta sau procedura mai sus mentionata daca beneficiarul privat doreste aceasta. Este interzisa divizarea achizitiilor de acelasi tip respectiv servicii, bunuri sau lucrari a caror valoare depaseste 50.000 de EURO, fara TVA, in contracte mai mici cu scopul evitarii procedurii de selectie de oferte. Sunt considerate servicii, bunuri si lucrari de acelasi tip urmatoarele: Servicii de acelasi tip (deviz financiar cap.3): 1. Studii de teren (geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrametrice, topografice si de stabilitate a terenului pe care se amplaseaza investitia. 2. Proiectare si inginerie (SF + PTH + DDE + Verificare tehnica + Documentatii pentru avize acorduri si autorizatii + expertiza tehnica + audit energetic). 3. Consultanta (consultanta la elaborarea memoriului justificativ, studiilor de piata, de evaluare, la intocmirea cererii de finantare + Consultanta in domeniul managementului investitiei sau administrarea contractului de executie). 4. Asistenta tehnica (AT din partea proiectantului cand aceasta nu intra in tarifarea proiectului + Diriginte de santier).

Formatat: Font: Aldin

Formatat: Font: Nu Cursiv, Fără subliniere


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 11 / 45

Lucrari de acelasi tip: 1. Cap 1.2 + 1.3 + 4.1 + 4.2 + 4.3 +5.1.1 + 6.2 Executie de lucrari. 2. Cap 2 Asigurarea utilitatilor necesare obiectivului. Bunuri de acelasi tip: 1. Cap. 4.4 Utilaje si echipamente fara montaj, mijloace de transport, alte achizitii specifice. 2. Cap. 4.5 Dotari. 5. Active necorporale (ex programe software) Tipul procedurii de selectie se stabileste in functie de valoarea totala a serviciilor sau bunurilor sau lucrarilor din fiecare linie bugetara mentionata. 4.1 PREVEDERI GENERALE

In acceptiunea prezentului Manual, prin achizitie se intelege dobandirea, de catre Beneficiarul finantarii nerambursabile prin FEADR a unor bunuri (ex: tractoare, masini, utilaje si instalatii tehnologice cu sau fãrã montaj), lucrari, sau servicii (ex: contracte pentru consultanta, atribuirea unui contract de achizitie pentru proiecte care prevad si lucrari de constructii sau modernizari). Cofinantarea din fonduri publice in cadrul FEADR se acorda pentru toate contractele de achizitii lucrari, bunuri si servicii, încheiate de beneficiarii privati care îndeplinesc urmatoarele conditii:

� Costurile oricaror servicii, bunuri si lucrari, sunt eligibile daca beneficiarii privati au obtinut cel putin o3 ofertae conformae in ambele situatii descrise mai sus in cazul aplicarii procedurii de selectie de oferte.

� Obiectul contractului de achizitii sa corespunda cerintelor in ceea ce priveste parametrii de performanta - productivitate prevazuti in documentatia tehnica si financiara a proiectului.

Ofertele conforme reprezinta oferte comparabile, care raspund cerintelor esentiale din punct de vedere al performantelor si parametrilor tehnici din caietele de sarcini, proiectul tehnic si cererea de oferte, al obiectului acestora si al valorii si sunt transmise de catre operatori economici, verificabile de catre expertii evaluatori. Se considera ca procedura de selectie de oferte este respectata in situatia in care se prezinta cel putin o3 ofertae conformae in cazul aplicarii procedurii de selectie de oferte. Cererile de oferte sunt documente obligatorii care trebuie avute in vedere la depunerea dosarului cu oferte si trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

-sa fie datate, personalizate si semnate; -sa precizeze perioada de valabilitate a ofertelor; -sa nu contina nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de

bunuri/lucrari sau servicii (sa nu se regaseasca referinte la nume de firme furnizoare de bunuri/servicii/lucrari);

-in cazul proiectarii aceasta va trebui sa fie explicita, detaliata, si suficient de clara pentru proiectant;

-pentru achizitiile de bunuri se vor avea in vedere solicitarea unor oferte prin detalierea unor specificatii tehnice minimale;

Formatat: Marcatori și numerotare


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 12 / 45

-pentru achizitiile de lucrari (constructii) cererea de oferta trebuie sa aiba anexat caietul tehnic de sarcini, detaliat, conform legislatiei in vigoare;

-achizitiile de bunuri care nu necesita constructiii/montaj sunt achizitii simple. Ofertantii trebuie sa nu se afle intr-o situatie care intra sub incidenta conflictului de interese. La verificarea dosarului de catre reprezentantul legal/comisia de evaluare numita de catre beneficiar se va solicita certificatul ORC in original sau copie legalizata pentru toate firmele participante la ofertarelicitatie. In cazul in care ofertantul nu prezinta certificatul ORC solicitat oferta respectiva va fi declarata neconforma. Pentru contractele a caror durata de indeplinire nu depaseste 90 de zile preturile din oferta nu vor fi actualizate. Beneficiarul privat poate primi o suma in avans reprezentand maxim 50% din valoarea eligibila a cofinantarii nerambursabile din bugetul indicativ. Avansul poate fi acordat dupa primirea avizului favorabil din partea APDRP a procedurii de achizitii prioritar majoritara - de exemplu in cazul proiectelor care prevad constructii dupa avizarea achizitiei de lucrari sau in cazul proiectelor pentru achizitii de bunuri (bunuri si lucrari) dupa primirea avizarii a cel putin 50% din valoarea eligibila a proiectului. Acest fapt va fi mentionat in scris in Fisa de avizare a dosarelor de achizitii de catre expertul care o intocmeste si reconfirmat de Seful SVCP-OJPDRP/SA-CRPDRP in cererea de plata pentru avans. Procedura va fi actualizata ca urmare a modificarilor intervenite in reglementarile Comisiei Europene in conformitate cu prevederile Capitolului 5 din Manualul de metodologie. Dosarele de achizitii si fisele de verificare se arhiveaza la nivelul fiecarei entitati de personalul responsabil cu arhivarea, in conformitate cu Manualul de Arhivare.

4.2 DEPUNEREA DE CATRE BENEFICIAR A DOSARULUI DE ACHIZITII

Dosarul de achizitii trebuie sa aiba un opis si fiecare fila numerotata. Dosarul de achizitii se intocmeste in 3 exemplare, 1 exemplar original, cu documente in original ramane la beneficiar si 2 exemplare (copii conforme cu originalul) se depun la OJPDRP/CRPDRP. Dosarul de achizitii va fi depus in doua exemplare (copii), fiecare exemplar având mentionat pe coperta:

� Numele beneficiarului � Titlul proiectului � Tipul de achizitie si procedura aplicata.

Cele doua exemplare ale dosarului de achizitii se certifica pentru conformitate de catre beneficiar prin semnatura, aplicata pe fiecare fila. Toate copiile documentelor vor fi clare, lizibile si vor avea mentiunea „Conform cu originalul”. Pentru procedura de selectie de oferte dosarul de achizitii trebuie sa contina urmatoarele: 1. Invitatia de participare. 2. Dosarul cererii de oferta. 3. Raportul de selectie. 4. Contractul cu oferta tehnica si financiara si celelalte oferte necastigatoare.


Formatat: Stânga-dreapta

Formatat: Font: (Implicit) Arial





Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 13 / 45

Dosarul de achizitii trebuie sa contina obligatoriu o copie din fila Registrului de intrari - iesiri al beneficiarului privat in care sunt inregistrate invitatiiele de participare si cererile de oferta transmise. In cazul in care se opereaza modificari ale continutului initial, in dreptul fiecarei modificari se va mentiona: "Modificat de (Numele si prenumele, in clar), la data de (zi, luna, anul) si semnatura". Dosarul de achizitii întocmit in conformitate cu cele de mai sus, se depune la OJPDRP – SVCP/CRPDRP-SA, de catre reprezentantul legal al beneficiarului sau de un imputernicit al acestuia. Pentru achizitiile simple beneficiarul este obligat sa depuna la OJPDRP-SVCP dosarele de achizitii in doua exemplare, în maxim 3 luni de la semnarea Contractului de finantare. Prin achizitie simpla se intelege dobandirea, in urma aplicarii unei proceduri de licitatie, de catre beneficiarul finantarii prin FEADR a unor bunuri (de ex: tractoare, masini, utilaje si instalatii tehnologice fara montaj) si servicii (ex: consultanta daca este cazul) prin atribuirea unui contract de achizitie. Pentru achizitiile care prevad constructii montaj (sau mixte care prevad atat achizitii cu constructii montaj cat si achizitii simple) beneficiarul este obligat sa depuna la CRPDRP-SA cel putin un dosar de achizitii (ex: dosar achizitii prestari servicii) si Proiectul tehnic, in doua exemplare, in maxim 4 luni de la semnarea contractului de finantare. Prin achizitie care prevede constructii montaj se intelege dobandirea, in urma aplicarii unei proceduri de licitatie, de catre beneficiarul finantarii prin FEADR a unor bunuri (ex.: utilaje si instalatii tehnologice cu montaj cap. 4.2 si 4.3 din bugetul indicativ), si/sau lucrari de constructii si instalatii (cap. 4.1 din bugetul indicativ) si servicii prin atribuirea unui contract de achizitie. 4.3 - CONFORMITATEA DOSARULUI DE ACHIZITII Verificarea dosarelor de achizitii se realizeaza in felul urmator:

- OJPDRP-SVCP verifica dosarele de achizitii simple. Termenul maxim de verificare si avizare este de 3 zile lucratoare de la data primirii si inregistrarii.

- CRPDRP-SA verifica dosarele de achizitii care necesita constructii montaj si realizeaza un esantion de verificare de 5% din achizitii simple verificate de OJPDRP- SVCP. Termenul maxim de verificare este de maxim 5 zile lucratoare de la data primirii si inregistrarii.

- APDRP-SA realizeaza un esantion de verificare de 1% din achizitiile care necesita constructii montaj verificate de CRPDRP-SA.

Dosarele de achizitii simple vor fi verificate in maxim 3 zile lucratoare de la data primirii si inregistrarii(in Registrul unic electronic de înregistrare a proiectelor APDRP dupa ce va deveni operational) de catre expertii OJPDRP-SVCP, iar dosarele de achizitii care necesita constructii/montaj vor fi verificate in maxim 5 zile lucratoare de la data primirii si inregistrarii (in Registrul unic electronic de înregistrare a proiectelor APDRP dupa ce va deveni operational) de catre expertii si seful CRPDRP–SA prin completarea „Fisei de verificare a dosarelor de achizitii – formularul A1” iar in cazul avizarii favorabile prin Fisa de avizare A4. Dupa avizarea favorabila/nefavorabila a Fisei de verificare a dosarelor de achizitii, expertul OJPDRP-SVCP/CRPDRP-SA va completa Registrul de inregistrare si monitorizare a Fisei de verificare/avizare a dosarelor de achizitii A3.


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 14 / 45

Un exemplar al Fisei de verificare a dosarelor de achizitii A1 i se inmaneaza beneficiarului, iar in cazul avizarii favorabile acesta mai primeste si Fisa de avizare a dosarelor de achizitii A4. Toate etapele procedurale sunt înregistrate consecutiv în „Pista de audit". Fiecare expert care a întocmit/completat documentele aferente dosarului de achizitie completeaza rubrica respectiva si semneaza. În mod corespunzator, persoana care a efectuat verificarea semneaza formularele sus mentionate. Formularul „Pista de audit” se completeaza pentru achizitiile aferente fiecarui proiect de catre OJPDRP si CRPDRP dupa caz. In functie de tipul achizitiei, documentatia completa pentru selectia de oferte (dupa incheierea contractelor de achizitii intre beneficiar si furnizori), trebuie sa contina urmatoarele documente: Nr.crt.

DOCUMENTATIA COMPLETA DE ACHIZITII � Document solicitat pentru tipul de achizitie

Achizitii de: Lucrari Bunuri Servicii

1

Cererea de oferta transmisa ofertantilor alesi de beneficiar trebuie sa cuprinda date referitoare la: a) invitatia de participare la licitatie; ba) instructiunile pentru ofertanti; cb) specificatiile tehnice pentru bunuri si lucrari sau termenii de referinta pentru achizitii de servicii; dc) garantii, daca este cazul.

��

��

��

2

Proiectul tehnic de executie insotit de caietele de sarcini pe specialitati (pentru achizitii de bunuri in situatia achizitiei de utilaje tehnologice in flux integrat se vor prezenta piese scrise si desenate ale schemelor fluxului tehnologic, planul de amplasare a utilajelor si planuri pe specialitati dupa caz), listele de cantitati (numai in cazul executiei de lucrari constructii sau modernizari) si de graficul de implementare a investitiei.

��

3 Un original si doua copii ale ofertelor adresate beneficiarului.

��

4

Raportul/Rapoartele de selectie a ofertelor (semnat/semnate de membrii comisiei de evaluare, formata din reprezentantul legal al proiectului, si/sau alti specialisti in domeniu) aprobat/aprobate prin Hotararea adunarii generale a asociatilor/actionarilor/Decizia asociatului unic/Decizia Consiliului de administratie sau orice alt act legal in acest sens (cu exceptia persoanelor fizice autorizate).

��

5 Contractul/contractele si anexele la contractul/contractele de achizitii semnate de ambele parti si celelalte oferte necastigatoare.

��

6

Declaratiile de confidentialitate si impartialitate (Anexa 2) semnate de catre toti membrii comisiei de evaluare ca nu au nici un fel de interese de orice natura cu firmele ofertante participante.

��

7 Certificatuel constatator emis de ORC pentru firmele ��


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 15 / 45

participante, (inclus in oferta tehnica),(minim 3) care au depus oferte conforme.

8 Certificateule de inregistrare pentru toti participantii, (inclus in oferta tehnica) (minim 3) care au depus oferte conforme.

��

Dosarul cererii de oferta

Cererile de oferte sunt documente obligatorii care trebuie avute in vedere la depunerea dosarului cu oferte. Toate cererile de oferte trebuie sa fie identice intre ele si trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

- sa fie inregistrate in Registrul de intrari - iesiri, personalizate, datate si semnate; - sa precizeze perioada de valabilitate a ofertelor; - sa nu contina nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de

bunuri/lucrari sau servicii (sa nu se regaseasca referinte la nume de firme furnizoare de bunuri/servicii/lucrari);

- in cazul proiectarii aceasta va trebui sa fie explicita, detaliata, si suficient de clara pentru proiectant;

- pentru achizitiile de bunuri se vor avea in vedere solicitarea unor oferte prin detalierea unor specificatii tehnice minimale;

- pentru achizitiile de lucrari (constructii) cererea de oferta trebuie sa aiba anexat caietul tehnic de sarcini, detaliat, conform legislatiei in vigoare;

Dosarul cererii de oferta contine: A. Instructiunile pentru ofertanti, atasate la invitatia de participare la licitatie, trebuie sa contina urmatoarele informatii necesare pentru intocmirea corecta a ofertelor: • ofertantulii vaor demonstra ca aure domeniul de activitate principal sau secundar inscris in certificatul ORC care raspunde cererii de oferte; • certificatul de inregistrare cu datele de identificare a ofertantului; • programul sedintei comisiei de evaluare a ofertelor (termenul limita de depunere a ofertelor, data sesiunii de deschidere a ofertelor, locatia); • daca se organizeaza sau nu o inspectie pe teren sau o intalnire pentru clarificari; daca da, se va mentiona locul si data acestora; • redactarea ofertelor va fi in limba romana (sau traducere autorizata sau o traducere efectuata pe responsabilitatea reprezentantului legal); • moneda folosita la intocmirea ofertei financiare este RON sau EURO (cu precizarea cursului de schimb din bugetul indicativ); • perioada de valabilitate a ofertelor; •garantia de participare (valoare, modul de depunere), daca este cazul; • criteriile de selectie a ofertelor. In cazul in care criteriul de selectie este oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic se va mentiona obligatoriu ponderea si algoritmul de calcul. • conditiile pentru semnarea contractului inclusiv durata de executie a contractuluisi garantia de buna executie, daca este cazul; • solutionarea contestatiilor se efectueaza pe cale amiabila intre parti sau în justitie, în conditiile legii contenciosului-administrativ. Contestatiile se transmit beneficiarului privat si catre OJPDRP/CRPDRP de catre ofertantii nemultumiti de procesul de adjudecare in termen de max. 5 zile de la notificare. In caz contrar contestatiile nu se vor lua in considerare. In perioada de solutionare a contestatiilor de catre beneficiarul privat se



Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 16 / 45

suspenda procesul de verificare si avizare a documentatiei de achizitii depusa la OJPDRP/CRPDRP; • contractul si anexele sale vor fi intocmite intr-un original si doua copii. B. Specificatiile tehnice pentru bunuri si lucrari sau termenii de referinta pentru achizitii de servicii C. Garantii, daca este cazul

Raportul de selectie a ofertelor trebuie sa mentioneze: • date referitoare la sedinta comisiei de evaluare a ofertelor (nume ofertanti, nr de inregistrare a ofertelor, daca ofertele au fost primite in termen, cine a participat din partea ofertantilor la deschiderea ofertelor, valoarea ofertelor financiare, daca au existat observatii scrise din partea ofertantilor prezenti la deschiderea ofertelor); • certificarea prin codul CAEN inscris in certificatul ORC a domeniului de activitate prevazut in cererea de oferta; • indeplinirea clauzei privind absenta conflictului de interese; • respectarea termenilor de referinta/specificatiilor tehnice prevazute in studiul de fezabilitate/memoriul justificativ din dosarul administrativ al cererii de finantare si impuse prin cererea de oferta; • concluzia comisiei de selectie a ofertelor.

Raportul de selectie va fi aprobat printr-un act (hotarare/decizie, etc) de catre organul de conducere al beneficiarului. Proiectul tehnic/Dosarele de achizitii trebuie însotite de Graficul de implementare a investitiei. Graficul de implementare a investitiei (graficul de executie) trebuie sa contina toate activitatile care se vor derula in proiectul contractat cu Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit (ex.: activitati de constructii, instalare, montare, etc.), luna/lunile in care se vor desfasura aceste activitati si costurile implicate de acestea (programarea cash-flow-ului). Actualizarea valorii contractelor de achizitii poate fi invocata in limita prevazuta in bugetul indicativ al proiectului. In cazul in care contractele de achizitii nu contin clauza de actualizare, cheltuielile privind actualizarea nu pot fi solicitate la plata. Pentru contractele a caror durata de indeplinire nu depaseste 90 de zile preturile din oferta nu vor fi actualizate. 4.4 ADJUDECAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII Ofertele firmelor participante (termenii de referinta pentru achizitii de servicii, specificatiile tehnice pentru achizitii de bunuri sau caietele de sarcini pe specialitati/listele de cantitati din Proiectul Tehnic de executie a lucrarilor) trebuie sa contina toate datele tehnico-financiare de identificare a achizitiei, date ce trebuie sa fie in concordanta cu cerintele tehnico-financiare din proiectul selectat de Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit. Timpul permis ofertantilor pentru a-si prezenta ofertele, care va fi specificat in cererea de oferta, trebuie sa fie suficient pentru a permite intocmirea de oferte fundamentate tehnic si financiar. Ofertantii trebuie sa-si pastreze ofertele pe perioada specificata in Cererea de oferta. Aceasta perioada trebuie sa permita beneficiarului sa examineze ofertele, sa aprobe propunerea de adjudecare, sa anunte ofertantul castigator si sa semneze contractul La primirea ofertelor, beneficiarul trebuie sa le inregistreze. O oferta primita prin mijloace electronice poate fi inregistrata si analizata, dar va fi considerata conforma numai daca este transmisa din partea reprezentantului firmei.


Formatat: Indent: La stânga: 0.78 cm

Formatat: Font: 12 pt, Aldin




Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 17 / 45

Ofertele primite vor fi considerate conforme daca sunt compatibile din punct de vedere al performantelor si parametrilor tehnici din caietele de sarcini, proiectul tehnic si cererea de oferte, al obiectului acestora si al valorii. Ofertele trebuie defalcate pe componentele si preturile acestora. Ofertele trebuie sa fie verificabile din punct de vedere al emitentului si al continutului. Ofertele trebuie sa fie redactate in limba romana sau sa fie insotite de o traducere autorizata in limba romana. Traducerea va fi autorizata sau va fi realizata de beneficiar, cu mentiunea din partea acestuia: „Imi asum raspunderea privind corectitudinea traducerii” dupa care se va mentiona numele in clar al reprezentantului legal care va semna. Beneficiarul va alege acea oferta care permite cel mai bine realizarea obiectivelor proiectului propuse prin studiul de fezabilitate/proiectul tehnic si planul de afaceri. Dupa alegerea ofertantului castigator, beneficiarul FEADR intocmeste raportul de selectie a ofertelor prin care va argumenta alegerea facuta pe baza unor criterii tenhico-economice de selectie care vizeaza performanta tehnica si economico-financiara, calitatea, serviciile post vanzare - de intretinere, piesele de schimb, garantiile, pretul, etc. Contractul va fi incheiat in mod obligatoriu cu ofertantul castigator. Contractul trebuie sa mentioneze datele de identificare a celor doua parti semnatare (identificarea administrativa si identificarea financiara - sediu social, telefon, fax, e-mail, codul unic de inregistrare, banca, contul bancar), obiectul, valoarea, documentele contractului, durata si conditiile contractuale. Contractul trebuie sa fie semnat de ambele parti si datat. Contractul trebuie sa fie valabil pe o perioada suficient de mare, astfel incat sa se permita implementarea proiectului in conformitate cu datele din cererea de finantare, cu documentele anexate acesteia si cu graficul de implementare a investitiei. Daca ofertantul castigator nu semneaza contractul in termenii stabiliti, beneficiarul poate relua procedura sul de achizitie. De asemenea in cazul rezilierii contractului, beneficiarul poate relua procedura de achizitie iar daca termenul de depunere a dosarului de achizitie este depasit, este necesara intocmirea unui act aditional la contractul de finantare. Beneficiarul privat poate rezilia un contract incheiat cu un furnizor de servicii, bunuri sau lucrari in cazul in care nu sunt respectate conditiile contractuale, pe baza unei decizii de reziliere. In cazul in care achizitiile necesita subcontractanti, ofertele firmelor participante vor contine si contractele de subcontractare insotite de certificatele constatatoare ORC. Pe parcursul derularii contractului, contractantul nu are dreptul de a înlocui subcontractantii nominalizati în oferta fara acceptul beneficiarului privat (prin act aditional), iar eventuala înlocuire a acestora nu trebuie sa conduca la modificarea conditiilor initiale.

4.5 MODIFICAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII

Contractele de achizitii pot fi modificate pe durata derularii lor daca in timpul implementarii proiectului survin anumite circumstante temeinic justificate si independente de vointa beneficiarului, care modifica conditiile initiale din momentul semnarii contractului de achizitie (ex.: achizitii de servicii, bunuri, lucrari aditionale sau suplimentare pentru care exista surse financiare in contractul de finantare). Modificarile la contract se realizeaza in baza documentelor justificative aferente si a unui Act aditional la contractul initial, semnat de ambele parti inainte de data finalizarii contractului initial si nu trebuie sa cuprinda servicii anterioare sau sa intre in vigoare inaintea datei la care a fost semnat de parti. Actele aditionale vor fi avizate prin fisa de verificare A1 din Manualul Operational de catre OJPDRP-SVCP pentru achizitiile simple sau la CRPDRP-SA pentru achizitiile cu constructii montaj.













Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 18 / 45

Trebuie respectate urmatoarele principii: � Modificari la contract se pot face doar in perioada de executie a contractului si nu au

efect retroactiv. � Scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de natura proiectului din contractul

initial, fara a modifica criteriile de eligibilitate inscrise in cererea de oferta. � Prin actul aditional nu se pot face modificari care afecteaza fundamental termenii de

referinta sau dupa caz specificatiile tehnice din oferta. � Actul aditional nu trebuie sa modifice conditiile de concurenta stabilite in perioada

adjudecarii contractului. � Preturile unitare trebuie sa fie identice cu cele din contractul initial, daca in contractul

initial nu se stipuleaza posibilitatea revizuirii acestora. � Orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie facuta

astfel incat implementarea si platile finale sa fie realizate inaintea expirarii contractului de finantare in cauza.

4.6 CONFLICTUL DE INTERESE

Situatiile de conflict de interese in cazul cererii de oferta se definesc prin:

- Existenta unor legaturi intre structurile actionariatului beneficiarului si ofertanti; - Membrii comisiei de evaluare (conform declaratiei de confidentialitate si impartialitate - Anexa 2) detin pachetul majoritar de actiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanti sau subcontractanti sau fac parte din consiliul de administratie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanti sau subcontractanti; - Detinerea de catre una din firmele participante a pachetului majoritar de actiuni la celelalte firme participante pentru acelasi tip de achizitie.

4.7 VERIFICAREA LA CRPDRP- SA Toate dosarele de achizitii care necesita constructii/montaj vor fi verificate la nivelul CRPDRP- SA. Seful CRPDRP-SA, va face repartitia pe experti a dosarelor de achizitii. Procedura de verificare si avizare a dosarelor de achizitii se va face in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea si inregistrarea documentelor. CRPDRP-SA va reverifica de asemenea dosarele de achizitii pentru un esantion de minim 5% din valoarea proiectelor care necesita achizitii simple (fara constructii montaj), verificate anterior la OJPDRP-SVCP. Primirea de CRPDRP-SA a dosarelor de achizitii cu constructii /montaj prin intermediul borderoului A5, se realizeaza de catre seful CRPDRP-SA, care face repartitia pe experti. Centralizatorul privind stabilirea sumei totale eligibile se intocmeste pe baza Listei proiectelor (care necesita achizitii simple) contractate. La sfarsitul fiecarei sesiuni de proiecte, pe baza Listei proiectelor contractate, seful SA va stabili esantionul de minim 5% din valoarea proiectelor ce necesita achizitii simple, care se va determina pe baza unei analize de risc descrise mai jos. OJPDRP-SVCP va transmite (prin fax sau e-mail) dupa finalizarea verificarilor si intocmirea fisei de verificare A1 catre SA - CRPDRP informatii referitoare la stadiul achizitiilor tuturor proiectelor care necesita achizitii simple ( Formular A9), dupa care CRPDRP-SA comunica


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 19 / 45

pe cale electronica catre OJPDRP-SVCP proiectele selectate pentru a fi verificate prin sondaj. OJPDRP-SVCP nu va intocmi Fisa de avizare A4 pentru nici un dosar de achizitii pana cand nu va primi confirmarea prin e-mail din partea CRPDRP - SA ca proiectul sau proiectele respective nu se regasesc in esantionul de verificat. In cazul in care CRPDRP - SA constata ca un dosar de achizitii a fost verificat si a primit fisa de verificare A1 din partea OJPDRP-SVCP, dar se regaseste in esantionul de verificat de catre CRPDRP-SA, va solicita Oficiului Judetean transmiterea unui exemplar al dosarului respectiv la Centrul Regional in vederea reverificarii. Un exemplar al dosarelor de achizitii selectate conform esantionului, va fi transmis de catre Oficiile Judetene la Centrele Regionale dupa efectuarea verificarilor de catre OJPDRP- SVCP si numai insotite de Fisele de verificare a dosarelor de achizitii A1 si pista de audit. In cazul in care documentatia de achizitii nu este conforma si sunt necesare clarificari CRPDRP-SA le va solicita beneficiarilor si va consemna aceasta in Fisa de verificare pe esantion A2. În cazul diferentelor de evaluare între CRPDRP si OJPDRP, evaluarea la nivel CRPDRP-SA va fi definitiva. Scopul verificarii pe esantion este ca Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit sa verifice modul de respectare a procedurii de achizitii de catre OJPDRP-uri. Dosarele de achizitii se vor verifica utilizând explicatiile tehnice mentionate în prezentul manual.

Dupa verificarea dosarelor de achizitii aferente proiectelor alese pe esantion, Serviciul Achizitii-CRPDRP va emite Fisa de verificare a dosarelor de achizitii – A1, Fisa de verificare pe esantion A2 si dupa caz si Fisa de avizare a dosarelor de achizitii A4, precum si Raportul asupra verificarii pe esantion A7. Fisa de verificare a dosarelor de achizitii – A1 si Fisa de avizare a dosarelor de achizitii A4 vor fi intocmite de un expert SA, verificate de un alt expert SA sau de seful de serviciu si aprobate de Directorul CRPDRP. Dupa aprobarea de catre Directorul CRPDRP a Fisei de avizare pentru proiectele de achizitii simple din esantion, aceasta se transmite la OJPDRP-SVCP, prin intermediul formularului A6 insotita de completari ale dosarelor de achizitii daca este cazul. Tot prin intermediul formularului A6 CRPDRP-SA va transmite la OJPDRP-SVCP cate un exemplar al dosarelor de achizitii ce necesita constructii montaj numai dupa verificare si avizare insotit de Fisa de avizare A4. Chiar daca valoarea TVA nu se liciteaza si nu se verifica de catre CRPDRP-SA sau OJPDRP-SVCP, aceasta va fi mentionata in Fisele de avizare A4 daca este precizata in contractele incheiate intre beneficiari si ofertantii castigatori. Fisele de verificare A1 ai Fisele de avizare A4 se vor intocmi pentru fiecare contract de achizitie in parte.

• Raport semestrial de analiza asupra activitatii OJPDRP La nivelul CRPDRP-SA, principalele constatari, identificandu-se eventual cele comune mai multor proiecte verificate de OJPDRP, se vor preciza intr-un Raport semestrial de analiza, in care se va face o trecere in revista a evolutiilor de la Raportul semestrial precedent si in functie de gravitatea neregularitatilor constatate se vor face propuneri de remediere ale acestora.


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 20 / 45

Expertii OJPDRP-SVCP care au verificat dosarele de achizitii vor intocmi un Raport justificativ in care vor motiva modul de evaluare in comparatie cu Raportul asupra verificarii pe esantion A7 pe care il vor transmite la CRPDRP-SA in termen de 3 zile lucratoare. Semestrial, seful CRPDRP-SA va analiza Rapoartele asupra verificarii pe esantion A7 si va prezenta Directorului CRPDRP propuneri de imbunatatire a activitatii de evaluare.

• Solutionarea sesizarilor

In cazul neavizarii dosarelor de achizitii, beneficiarul privat are dreptul de a sesiza APDRP daca este nemultumit de decizia emisa prin Fisa de verificare. Beneficiarul privat poate sesiza in scris, in termen de maxim 10 zile APDRP, precizand motivele pentru care nu este de acord cu decizia de neavizare a dosarului respectiv. Analiza si rezolvarea sesizarilor se va face de catre entitatea care a luat decizia de neavizare, respectiv OJPDRP (achizitii simple)/CRPDRP (achizitii cu constructii/montaj si pe esantionul de verificat)/APDRP-SA (pe esantionul de verificat). Analizarea sesizarii si formularea raspunsului vor fi efectuate de catre un alt expert decat cei care au verificat initial dosarul de achizitie. Daca solicitantul nu este multumit de raspunsul la sesizare, formulat de entitatea care a verificat initial dosarul de achizitie, atunci acesta va putea reformula sesizarea pe care o va transmite la sediul central al APDRP. Analizarea sesizarii si formularea raspunsului vor fi efectuate de catre Directia Control si Antifrauda in conformitate cu procedura proprie. In vederea efectuarii unei analize impartiale a sesizarii, APDRP poate solicita beneficiarului informatii si documente suplimentare (daca este cazul). Raspunsul acestuia cu informatiile suplimentare si documentele solicitate se va face in termen de maxim 5 zile lucratoare de la data primirii solicitarii. Termenul pentru a analiza si raspunde la sesizari, este de 30 de zile de la primirea sesizarii. Termenul de analiza si raspuns se va prelungi cu perioada necesara realizarii corespondentei cu beneficiarul in cazul necesitatii obtinerii de informatii si documente suplimentare.


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 21 / 45

Analiza de risc

Pasul 1. Stabilirea sumei totale eligibile pe masura si judet Pentru aceasta se va întocmi tabelul de mai jos.

Centralizator privind repartitia pe judetele din raza fiecarui Centru Regional a sumelor totale eligibile

Masura

............

Judetul Judetul Judetul Judetul Judetul Judetul TOTAL

Suma

totala

eligibila

% Suma

totala

eligibila

% Suma

totala

eligibila

% Suma

totala

eligibila

% Suma

totala

eligibila

% Suma

totala

eligibila

% Suma

totala

eligibila

%

TOTAL

Centralizatorul privind stabilirea sumei totale eligibile se intocmeste de catre un expert din cadrul Serviciului Achizitii-CRPDRP pe baza Listei proiectelor eligibile contractate pe esantion pentru fiecare masura si sesiune de proiecte transmisa de Serviciile Evaluare Contractare – CRPDRP si a Listei proiectelor eligibile contractate. Esantionul va fi verificat de catre seful Serviciului Achizitii-CRPDRP si aprobat de catre directorul CRPDRP . Pasul 2. Determinarea sumei totale eligibile de verificat Pentru efectuarea verificarii se va calcula suma de verificat, adica proiectele avand o valoare de min 5% din suma total eligibila a proiectelor prevazuta in tabelul de mai sus.


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 22 / 45

Centralizator privind suma eligibila de verificat

Masura

.............

Judetul Judetul Judetul Judetul Judetul Judetul TOTAL

Suma

de

verificat

% Suma

de

verificat

% Suma

de

verificat

% Suma

de

verificat

% Suma

de

verificat

% Suma

de

verificat

% Suma

de

verificat

%

TOTAL

* Suma de verificat = total suma eligibila X 5%

Dupa determinarea sumelor ce trebuie verificate pe fiecare judet se va trece la selectarea proiectelor ce trebuie verificate astfel încât sa fie acoperita întreaga suma de verificat. Pasul 3. Se determina daca exista situatii care impun selectarea sau neselectarea unui proiect (dosar de achizitii) pentru a fi verificat Daca exista situatii care impun selectarea unor proiecte care se considera a avea un grad ridicat de risc (de exemplu cand au existat contestatii sau la solicitarea conducerii, etc.), acestea vor fi verificate prioritar in cadrul esantionului de 5% dupa care se continua selectarea folosind metoda analizei de risc. Pasul 4. Pentru selectarea proiectelor (dosarelor de achizitii) ce vor fi verificate se va determina riscul fiecarui proiect folosind un numar de maxim 3 factori de risc (I1, I2, I3 ) Masura ce urmeaza fi implementata ...

Factori de risc: Punctaj Pondere factor • I1. Valoarea proiectului 40% Contracte > 50.000 Euro 5 Contracte ≤ 50.000 Euro 3 • I2. Experienta beneficiarului in aplicarea de proceduri de 30%


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 23 / 45

cerere oferta Beneficiarul nu a aplicat proceduri de cerere oferta pentru nici un proiect finantat prin APDRP

5

Beneficiarul a aplicat proceduri de cerere oferta pentru un proiect finantat prin APDRP

3

Beneficiarul a aplicat proceduri de cerere oferta pentru doua sau mai multe proiecte finantate prin APDRP

1

• I3. Experienta expertilor SVCP cu atributii de verificare a documentatiilor de cerere oferta

30%

Experienta privind verificarea documentatiilor de cerere oferta pentru cel putin 15 proiecte APDRP

1

Experienta privind verificarea documentatiilor de cerere oferta pentru 6 - 14 proiecte APDRP

3

Experienta privind verificarea documentatiilor de cerere oferta pentru cel mult 5 proiecte APDRP

5

Pentru fiecare proiect se va determina punctajul pentru fiecare factor de risc pe o scara de la 0 la 5.

Pasul 5. Se calculeaza riscul fiecarui proiect Riscul (R ) = (ponderea factorului I1)*(punctajul obtinut de beneficiar pentru factorul de risc I1) + …+ (ponderea factorului I3)*(punctajul obtinut de beneficiar pentru factorul de risc I3) Risc (R) Descriere 1-2 Nu exista riscuri majore relativ la finantarea proiectului 2-3 Exista unele riscuri de executie a proiectului, dar acestea au un caracter mai mult de rutina 3-4 Risc semnificativ, monitorizare atenta a activitatilor cu risc crescut, verificare în detaliu 4-5 Riscuri majore, monitorizare foarte atenta a tuturor activitatilor, verificare în detaliu la nivel OJPDRP si nivel CRPDRP Pasul 6. Se ordoneaza proiectele în ordinea descrescatoare a riscului In cazul in care exista mai multe proiecte cu acelasi grad total de risc, acestea se ordoneaza in ordine descrescatoare in functie de valoarea proiectului.


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 24 / 45

Pasul 7. Se selecteaza proiectele ce vor fi verificate în limita sumei de verificat Vor fi selectate proiectele cu cel mai mare risc si în limita sumei de 5 %. Daca nu exista date suficiente pentru determinarea punctajului fiecarui factor de risc atunci selectia se va face în mod aleator în limita sumei de verificat. Pasul 8. Întocmirea listelor proiectelor dosarelor de achizitii de verificat Pentru fiecare judet se va întocmi un tabel cu proiectele de verificat ca în exemplul de mai jos. Judet ............. - Proiecte de verificat Nr. crt.

Denumire proiect Cod proiect Beneficiar Adresa Tel / Fax / Email

Valoare totala proiect

Total În acest tabel trebuie incluse si proiectele care la pasul 3 au fost extrase ca fiind obligatoriu de verificat.


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 25 / 45

Analiza pe esantion la nivel central – Serviciul Achizitii- Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit Acest model de analiza de risc va fi folosit si de catre Serviciul Achizitii din cadrul - APDRP in vederea determinarii unui esantion de verificat pentru proiectele avizateale caror dosare de achizitii au fost verificate si considerate de catre CRPDRP-SA ca fiind conforme, care necesita achizitii cu constructii montaj, cu o valoare cumulata de minim 1% din valoarea totala eligibila a acestor proiecte. Centralizatorul privind repartitia pe regiuni a sumelor totale eligibile se intocmeste de catre un expert din cadrul Serviciului Achizitii-APDRP pe baza Listei proiectelor contractate (Formular C 1.15 din Manualul de Contractare) pentru fiecare masura si sesiune de proiecte primita de la Serviciul Contractare. Esantionul va fi verificat de catre seful serviciului achizitii si aprobat de catre Directorul General Adjunct Plati. Lista proiectelor din esantionul determinat de Serviciul Achizitii-APDRP va fi transmisa spre stiinta tuturor Centrelor Regionale. Dupa verificarea de catre personalul SA-CRPDRP a fiecarui dosar de achizitii din esantion (cu exceptia dosarelor de achizitii de servicii), acesta va instiinta prin e-mail Serviciul Achizitii - APDRP pentru fiecare dosar de achizitii de bunuri sau lucrari, faptul ca verificarea a fost finalizata, fara a emite insa fisa de avizare A4. Fisele de verificare A1 se vor intocmi catre SA-CRPDRP dar nu se vor transmite beneficiarului. Pentru a nu intra sub incidenta nerespectarii prevederilor din manual privind obligativitatea emiterii fisei de avizare in max. 5 zile lucratoare, CRPDRP va notifica beneficiarul ca documentatia de licitatie aferenta proiectului sau constituie obiectul verificarii pe esantion efectuata de APDRP – Serviciul Achizitii si ca dupa finalizarea raportului de verificare, va fi notificat cu privire la conformitatea procedurii. Verificarea esantionului de proiecte selectate de catre expertii Serviciului Achizitii-APDRP se va face in felul urmator: - Dosarele de achizitii de bunuri sau lucrari, inclusiv fisele de verificare A1 vor fi scanate de catre expertii Serviciilor Achizitii - CRPDRP si transmise electronic in serverul Agentiei corespunzator fiecarui Centru Regional in cazul in care aceste dosare nu sunt foarte voluminoase. Expertii SA-APDRP vor efectua verificarile la sediul Agentiei. la sediul CRPDRPDe asemenea SA-APDRP va verifica dosarele de achizitii de bunuri sau lucrari la sediile CRPDRP in cazul in care aceste dosare sunt voluminoase si scanarea este dificila. trimestrial, dupa emiterea fiselor de avizare din partea CRPDRP - SA. In acest sens Serviciul Achizitii-APDRP va utiliza formularul Fisa de verificare a dosarului de achizitie A1.




Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 26 / 45

Dupa verificarea proiectelor alese pe baza analizei de risc, Serviciul Achizitii-APDRP va intocmi un Raport de Verificare asupra verificarii pe esantion la APDRP – SA- A8, pentru fiecare proiect dosar de achizitii in parte care va fi transmis la CRPDRP in termen de maxim 30 zile calendaristice de la data finalizarii verificarilor procedurilor de achizitiiprimirii instiintarii de la CRPDRP. In cazul in care Serviciul Achizitii-APDRP constata ca nu s-a respectat procedura de achizitii mentioneaza acest fapt in Raportul de Verificare, fisa de avizare emisa de catre CRPDRP-SA se anuleaza iar suma contractului respectiv devine neeligibila prin FEADR. Raportul de verificare va fi intocmit de Expertul 1 si verificat de Expertul 2 din cadrul Serviciului Achizitii-APDRP la sediul CRPDRP, avizat de Seful Serviciului Achizitii-APDRP si aprobat de Directorul General Adjunct Plati la sediul Agentiei de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit. Raportul deasupra verificariie emis de SA - APDRP poate avea urmatoarele rezolutii, obligatoriu de indeplinit de catre personalul Serviciilor Achizitii-CRPDRP: 1. <Procedura de achizitii s-a desfasurat cu respectarea prevederilor Instructiunilor de achizitii pentru beneficiarii privati ai FEADR>. In acest caz SA-CRPDRP are obligatia de a intocmi si transmite beneficiarului privat fisa de avizare A4. 2. <S-au constatat urmatoarele diferente de evaluare:> In acest caz SA-CRPDRP are obligatia de a solicita beneficiarului privat clarificari/ informatii suplimentare si de a le transmite la SA-APDRP insotite de formularul Solutionarea diferentelor de evaluare A10. SA-APDRP poate accepta aceste clarificari caz in care SA-CRPDRP va emite si transmite beneficiarului privat fisa de avizare A4, sau nu, caz in care SA-CRPDRP va emite fisa de verificare A1 cu mentiunea neavizat si anularea licitatiei cu motivele prezentate in Raportul deasupra verificariie A8 emis de SA-APDRP. 3. <Procedura de achizitii nu s-a desfasurat cu respectarea prevederilor Instructiunilor de achizitii pentru beneficiarii privati ai FEADR>.

In acest caz SA-CRPDRP va emite fisa de verificare A1 cu mentiunea neavizat si anularea licitatiei cu motivele prezentate in Raportul suprade verificariie A8 emis de SA-APDRP.




Formatat: Indent: La stânga: 0 cm, Agățat: 0.48 cm, Schiță numerotată + Nivel: 1 + Stilnumerotare: 1, 2, 3, … + Pornire de la: 1 +Aliniere: La stânga + Aliniat la: 1.27 cm +Indentare la: 1.9 cm


Formatat: Indent: La stânga: 0 cm, Agățat: 0.48 cm, Schiță numerotată + Nivel: 1 + Stilnumerotare: 1, 2, 3, … + Pornire de la: 1 +Aliniere: La stânga + Aliniat la: 1.27 cm +Indentare la: 1.9 cm


Formatat: Indent: La stânga: 0.48 cm


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 27 / 45

5. FORMULARE

A1. FISA DE VERIFICARE A DOSARULUI DE ACHIZITII

Emitent: Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit ................................ Data si numarul de inregistrare la emitent: Destinatar: (Beneficiarul privat ) Titlul contractului: Codul contractului: Natura contractului de achizitii: � Servicii

� Bunuri � Lucrari

Tipul procedurii de achizitie aplicata: � O singura oferta � Selectie de oferte

Descrierea achizitiei: .................. Nr. crt.

Element verificat Da Nu Nu se aplica

1

A fost respectata conditia transmiterii unei invitatii de participare catre cel putin 3 operatori economici si primirii de catre beneficiarul privat a cel putin 3 oferte catre cel putin 3 operatori economici (in cazul contractelor mai mari de 50.000 de Euro fara TVA) si aceasta contine prevederile minimale conforme procedurii de licitatie?

2 Termenul limita de depunere al ofertelor a fost respectat pentru minim 3 firme participante?

3

Exista specificatiile tehnice pentru achizitiile de bunuri si caietul de sarcini pentru achizitiile de lucrari si rezulta ca nu contin nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de bunuri sau lucrari?

4

Proiectul tehnic de executie (pentru achizitii de lucrari si pentru achizitii de bunuri in situatia achizitiei de utilaje tehnologice in flux integrat se vor prezenta piese scrise si desenate ale schemelor fluxului tehnologic, planul de amplasare a utilajelor si planuri pe specialitati dupa caz) contine caietele de sarcini pe specialitati si este verificat si stampilat de un verificator atestat?

5

Exista concordanta intre specificatiile tehnice ale cererii de oferte si solutia propusa la faza de memoriu justificativ/studiu de fezabilitate (proiect tehnic - daca este cazul) pentru minim 3 firme participante?

6 Contractul insotit de oferta castigatoare si minim alte doua oferte necastigatoare respecta caracteristicile tehnice si financiare din cererea de oferta?

Formatat: Nu Evidențiere


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 28 / 45

7

In cazul unei depasiri bugetare beneficiarul a depus noul buget refacut si aprobat prin act aditional la contractul de finantare insotit de Devizul general al investitiei refacut si de devizele pe obiecte pentru servicii/bunuri/lucrari numai pentru obiectele care se modifica conform Proiectului Tehnic/ofertei castigatoare?

8 S-au prezentat rapoartele de selectie (si hotararea/decizia organului de conducere privind adjudecarea ofertei castigatoare daca este cazul), semnate de membrii comisiei de evaluare?

9 Exista graficul de implementare a investitiei pentru minim 3 firme participante?

10 Durata de executie din graficul de implementare a investitiei corespunde cu cea din contractul de finantare pentru minim 3 firme participante?

11 Exista declaratiile de confidentialitate si impartialitate semnate de catre toti membrii comisiei de evaluare?

12

A fost prezentat certificatul constatator emis de ORC pentru minim 3 societatile comerciale ofertantefirme participante inclusiv pentru subcontractanti, daca e cazul) (care au depus oferte conforme) si s-a constatat ca:

• nu exista legaturi intre structurile actionariatului beneficiarului si ofertanti, intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti;

• ofertantul castigator nu detine pachetul majoritar de actiuni la niciuna din celelalte firme participante;

• codul CAEN corespunde cu domeniul de activitate prevazut in cererea de oferta.

13 A fost prezentat certificatul de inregistrare pentru pentru minim 3 firme participante?toti participantii (care au depus oferte conforme).

14** Exista acordul de mediu ? 15** Exista documentul legal de autorizare pentru persoanele fizice?

Act aditional, daca este cazul

164 Actul aditional a fost incheiat in perioada de executie a contractului de achizitie?

175 Sunt prezentate documentele care au stat la baza emiterii actului aditional?

186 Actul aditional contine cel putin cerintele prevazute in Anexa 1 din Instructiunile de achizitii pentru beneficiarii privati?

197 Scopul actului aditional este legat de natura proiectului din contractul initial, fara a modifica criteriile de eligibilitate inscrise in cererea de oferta?

2018 Durata de executie prevazuta in actul aditional asigura ca implementarea si platile finale sa fie realizate inaintea expirarii contractului de finantare in cauza?

Concluzia SVCP-OJPDRP/SA-CRPDRP privind avizarea/neavizarea dosarului de achizitii:

� Avizat � Neavizat (rugam prezentati din nou)

Motivele neavizarii si recomandari:..........................................................

Formatat: Font: (Implicit) Arial, Nu Aldin




Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 29 / 45

Intocmit Expert 1 SVCP-OJPDRP/ Expert 1 SA-CRPDRP* Nume si prenume…………………………………………. Semnatura………………………………………………... Data…….../…………../………………… Verificat Expert 2 SVCP-OJPDRP/Expert 2 SA/Sef SA-CRPDRP Nume si prenume…………………………………………. Semnatura………………………………………………... Data…….../…………../………………… Aprobat Director adjunct OJPDRP/Director CRPDRP Nume si prenume…………………………………………. Semnatura………………………………………………... Data…….../…………../………………… *Se va completa de Serviciul Achizitii din cadrul CRPDRP numai pentru proiectele din esantionul de verificat pentru achizitiile simple si pentru toate proiectele care necesita achizitii cu constructii/montaj:: ** “Se utilizeaza numai pentru cazurile de exceptie procedurala, aferente proiectelor Masura 121, selectate in baza Raportului de la finele anului 2009, solicitanti selectati care nu au depus documentul legal de autorizare pentru persoanele fizice sau acordul de mediu. Se vor prezenta la prima depunere a dosarelor de achizitii”. Transmis la data de __/__/___ de catre: ........� posta cu confirmare de primire � curier � Fax




Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 30 / 45

Metodologia de aplicat pentru verificarea dosarelor de achizitii

1. Se verifica daca beneficiarul a transmis invitatii de participare catre cel putin 3 operatori economici (in cazul contractelor mai mari de 50.000 de Euro fara TVA) si a primit cel putin 3 oferte. 2. Se verifica daca termenul limita de depunere al ofertelor prevazut in Instructiunile pentru ofertanti a fost respectat de catre minim 3 firme participante. 3. Se verifica existenta specificatiilor tehnice pentru achizitiile de bunuri din care rezulta ca nu contin nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de bunuri.. Se verifica existenta caietului de sarcini, pentru achizitiile de lucrari din care rezulta ca nu contin nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de lucrari..

1. Se verifica existenta stampilei verificatorului de proiect si referatul privind verificarea de calitate specifica proiectului.

4. Se verifica conformitatea specificatiilor tehnice din cererea de oferta cu continutul memoriului justificativ pentru achizitiile de bunuri pentru minim 3 firme participante. Se verifica conformitatea caietului de sarcini din cererea de oferta cu continutul proiectului tehnic pentru achizitiile de lucrari (ex. listele de cantitati prezentate in oferta trebuie sa fie conforme cu cele prezentate in proiectul tehnic din care face parte si caietul de sarcini) pentru minim 3 firme participante.

5. Se verifica concordanta intre specificatiile tehnice ale cererii de oferte si solutia propusa la faza de memoriu justificativ/studiu de fezabilitate pentru minim 3 firme participante. 6. Se verifica existenta contractului, daca contractul a fost incheiat cu ofertantul castigator respectiv cu persoana juridica care a participat la licitatie. Daca valoarea contractului se incadreaza in suma prevazuta in bugetul indicativ aprobat de APDRP (total valoare din care suma eligibila aprobata).

Daca denumirea contractantului corespunde cu cea din oferta prezentata si din raportul de selectie.

Daca contractul este semnat de ambele parti si inregistrat. Daca obiectul contractului corespunde cu specificatiile cerute de beneficiar in cererea de oferte. Daca durata contractului se incadreaza in durata de executie prevazuta in contractul de finantare. Se verifica daca oferta castigatoare respecta caracteristicile tehnice si financiare din cererea de oferta cat si pentru minim alte doua oferte necastigatoare.

7. Se verifica daca valoarea adjudecata a serviciilor, bunurilor sau lucrarilor de acelasi tip din fiecare linie bugetara depaseste valoarea din bugetul indicativ. In acest caz se va bifa “Nu” in formularul A1. La motivele neavizarii se va mentiona neincadrarea valorica a achizitiilor in bugetul initial si se va face recomandarea efectuarii de catre beneficiar a unei modificari bugetare conform procedurii de contractare. 8. Se verifica existenta rapoartelor de selectie si hotararea/decizia organului de conducere privind adjudecare a ofertei castigatoare daca este cazul, semnate de membrii comisiei de evaluare.


Formatat: Indent: La stânga: 0 cm


Formatat: Indent: La stânga: -2.54 cm,Agățat: 2.54 cm, Tabulatori: 0 cm, La stânga+ Nu la 0.48 cm


Formatat: Indent: La stânga: 0 cm, Primalinie: 0 cm

Formatat: Indent: La stânga: 0 cm

Formatat: Indent: La stânga: 0 cm, Primalinie: 0 cm, Tabulatori: 0 cm, La stânga + Nula 0.42 cm


Formatat: Indent: La stânga: -0.42 cm,Tabulatori: 0 cm, La stânga + Nu la 0.42 cm




Formatat: Indent: La stânga: 0 cm, Primalinie: 0 cm, Tabulatori: 0 cm, La stânga + Nula 0.42 cm + 0.48 cm


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 31 / 45

9. Se verifica existenta graficului de implementare a investitiei pentru minim 3 firme participante.

10. Se verifica daca durata de executie din graficul de implementare a investitiei corespunde

cu cea din contractul de finantare pentru minim 3 firme participante.

11. Se verifica existenta declaratiilor de confidentialitate si impartialitate semnate de catre toti membrii comisiei de evaluare.

12. Se verifica existenta Certificatului constatator emis de ORC pentru minim 3 firme

participante (inclusiv pentru subcontractanti, daca e cazul). pentru societatile comerciale ofertante (care au depus oferte conforme) si se constata daca: � exista legaturi intre structurile actionariatului beneficiarului si ofertanti, intre membrii

comisiei de evaluare si ofertanti (conform declaratiei de confidentialitate si impartialitate-Anexa 2);

� ofertantul castigator nu detine pachetul majoritar de actiuni la niciuna din celelalte firme participante;

� codul CAEN corespunde cu domeniul de activitate prevazut in cererea de oferta.

13. Se verifica existenta Certificatului de inregistrare pentru minim 3 firme participante pentru toti participantii (care au depus oferte conforme) si se constata daca codul CAEN corespunde cu domeniul de activitate prevazut in cererea de oferta.

14. Se verifica existenta acordului de mediu numai pentru cazurile de exceptie procedurala (manualul de contractare versiunea 10), aferente proiectelor Masura 121, selectate in baza Raportului de la finele anului 2009. 15. Se verifica existenta documentului legal de autorizare pentru persoanele fizice numai pentru cazurile de exceptie procedurala (manualul de contractare versiunea 10), aferente proiectelor Masura 121, selectate in baza Raportului de la finele anului 2009. 164. Se verifica daca data incheierii actului aditional este in perioada de executie a contractului de achizitie. 175. Se verifica daca beneficiarul a prezentat documentele justificative aferente emiterii actului aditional. 186. Se verifica daca actul aditional prezentat respecta cel putin cerintele prevazute in Anexa 1 din Instructiunile de achizitii pentru beneficiarii privati. 197. Se verifica daca scopul actului aditional este legat de natura proiectului din contractul initial si nu sunt modificate criteriile de eligibilitate precizate in cererea de oferta in baza careia a fost adjudecat contractul de achizitie. 1820. Se verifica daca durata de executie a contractului de achizitie stipulata prin actul aditional permite ca implementarea si platile finale sa fie realizate in perioada de executie a contractului de finantare nerambursabila.



Formatat: Stânga-dreapta, Tabulatori: 0.95cm, La stânga


Formatat: Stânga-dreapta




Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 32 / 45

A2 FISA DE VERIFICARE PE ESANTION

Emitent: Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit Data si numarul de inregistrare la emitent: Titlul contractului: Codul contractului: Natura contractului de achizitii: � Servicii


Tipul procedurii de achizitie aplicata: � O singura oferta � Selectie de oferte

Descrierea achizitiei: ..................

Se va completa numai de catre CRPDRP-SA pentru dosarele de achizitii verificate pe esantion:

1. Dosarul de achizitii este complet, cu toate documentele atasate?

Verificare expert CRPDRP- SA DA� sau NU� 2. Fisa de verificare a dosarului de achizitie A1 are toate bifele si semnaturile expertilor?

Verificare expert CRPDRP- SA DA� sau NU�

3. Fisa de verificare a dosarului de achizitie A1 este corect completata si semnata?

Verificare expert CRPDRP- SA DA� sau NU�

4. Pista de audit este completata si semnata? Verificare expert CRPDRP- SA DA� sau NU� 5. A fost respectata procedura de verificare a dosarelor de achizitii? Verificare expert CRPDRP- SA DA� sau NU�

6. Au fost respectate termenele de verificare ale dosarelor de achizitii? Verificare expert CRPDRP- SA DA� sau NU�

Observatiile CRPDRP- SA:


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 33 / 45

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ........................................................................................................................................................................................................................................................................................ Aprobat de ....................................Director CRPDRP Semnatura si stampila................... DATA …./…../...... Verificat de …………………. .........Sef SA – CRPDRP Semnatura .................…………… DATA …./…../..... Intocmit de …………………… Expert SA – CRPDRP Semnatura ………………………..... DATA …./…../.....


Rurale APDRP



Versiune: 089

Pag. 34 / 45

A3. REGISTRUL DE INREGISTRARE SI MONITORIZARE A FISEI DE VERIFICARE/AVIZARE A DOSARELOR DE ACHIZITII

Date identificare beneficiar

Data aprobarii Fisei de

verificare/ avizare a

dosarelor de achizitii de catre Dir. adjunct

OJPDRP/ Director

CRPDRP

Data de transmitere a

fisei la CRPDRP –

SA/OJPDRP - SVCP

Valoarea totala

eligibila selectata

Valoarea ofertelor

adjudecate

Diferenta dintre

valoarea totala

eligibila si valoarea ofertelor

adjudecate

Data inregistrarii

Persoana care

inregistreaza

Verificat

Numele

Nr. CF


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 35 / 45

A4. FISA DE AVIZARE A DOSARELOR DE ACHIZITII * Emitent: Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit Data si numarul de inregistrare la emitent: Destinatar: (Beneficiarul privat ) Titlul contractului: Codul contractului: Natura contractului de achizitii: � Servicii


Tipul procedurii de achizitie aplicata: � O singura oferta � Selectie de oferte Documente anexate: Fisa de verificare a dosarului de achizitie Nr......din data de ............si Descrierea achizitiei (se va descrie exact tipul achizitiei care face obiectul avizarii):................ Beneficiarul a semnat contractul de achizitii servicii/bunuri/lucrari (nr./data) cu Contractantul (denumirea conform specificatiilor din contract) in valoare de (fara actualizare si cheltuieli diverse si neprevazute):,

Valoare contract (Ron/ Euro)* Din care valoare eligibila (Ron/ Euro)*

Total Fara TVA TVA Total Fara TVA TVA

in valoare totala de (se va mentiona suma in cifre si litere in RON), din care cheltuieli eligibile in valoare de (se va mentiona suma in cifre si litere in RON, iar * in cazul contractelor incheiate in Euro se va mentiona si suma in Euro la cursul de schimb din bugetul indicativ) fara TVA, actualizare, cheltuieli diverse si neprevazute. Avizat:

- servicii = (suma) - bunuri = - lucrari =

Valoarea avizata pentru avans (se va completa daca este cazul) =...........% Intocmit : Verificat : Aprobat: Expert 1 SVCP/ Expert 2SVCP/ Director adj. OJPDRP/ Expert 1 SA-CRPDRP Expert 2 SA/Sef SA-CRPDRP Director CRPDRP Nume/Prenume Nume/Prenume: Nume/Prenume: Semnatura: Semnatura: Semnatura: Data : __/__/____ Data : __/__/____ Data : __/__/____ Stampila

Tabel formatat


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 36 / 45

Transmis la data de __/__/___ de catre: ........� posta cu confirmare de primire � curier � Fax Prezenta fisa de avizare priveste exclusiv punctele de verificare din fisa de verifcare anexata. Acesta Fisa de avizare nu exonereaza beneficiarul de obligatia respectarii in integralitate a instructiunilor de achizitii. Responsabilitatea pentru deciziile adoptate pe parcursul procesului adjudecare a contractelor revine beneficiarului. *Se va completa de Serviciul Achizitii din cadrul CRPDRP numai pentru proiectele din esantionul de verificat pentru achizitiile simple si pentru toate proiectele care necesita achizitii cu constructii/montaj.

A5. BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR DE LA

OJPDRP – SVCP la CRPDRP – SA

OJPDRP.................…………

Nr. de înregistrare :............... Data: …./…../.............

Masura Cererea de proiecte: -n/a-D Nr. inregistrare………din …….. Catre CRPDRP – SA În atentia Sef Serviciu ……………………… Obiect: Borderou de transmitere a documentelor de la OJPDRP la CRPDRP

Va trimitem alaturat ……………….. ………………….. (documentele), conform borderoului anexat.

Director adjunct OJPDRP

Nume Prenume ………………… Semnatura…………………………………..

Stampila


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 37 / 45

BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR DE LA OJPDRP- SVCP LA CRPDRP-SA

Nr. crt.

Numarul de înregistrare al documentului (contractul de

finantare, dosarul administrativ, etc.)

Denumirea documentului

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 Verificat Sef OJPDRP-SVCP Nume si prenume …………………………. Semnatura …………………… DATA …./…../...... Întocmit de expert OJPDRP-SVCP Nume si prenume …………………………. Semnatura …………………… DATA …./…../…....


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 38 / 45

A6. BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR/ PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE DE LA

CRPDRP-SA la OJPDRP- SVCP

Masura

Cererea de proiecte : -n/a-D Nr. inregistrare………din …….. Catre: OJPDRP-SVCP

Va predam alaturat:

a) Fisele de avizare a dosarelor de achizitii, insotite de completari ale dosarele de

achizitii (daca este cazul) aferente proiectelor eligibile contractate(numai pentru proiectele

care necesita achizitii simple verificate pe esantion).

sau

b) Fisele de avizare si dosarele de achizitii aferente proiectelor eligibile contractate

(numai pentru proiectele care necesita achizitii cu constructii montaj).

aprobate de Directorul CRPDRP.

Am predat, Am primit, Data: Data: Sef SA -CRPDRP Sef SVCP-OJPDRP Nume si prenume: Nume si prenume: Semnatura Semnatura


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 39 / 45

BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR LA SVCP

Nr. crt.

Numarul contractului de finantare

Titlu proiect

Valoarea contractului de achizitie Data

transmiterii

Intocmit de Expert

Nume si prenume

Semnatura

Verificat-aprobat Sef

Serviciu Nume si prenume

Semnatura


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 40 / 45

A7. RAPORT ASUPRA VERIFICARII PE ESANTION LA CRPDRP-SA

CRPDRP - SA Masura Numele beneficiarului: Numarul contractului: Numele reprezentantului legal de proiect: Titlu proiect: Constatari si concluzii ale verificarii pe esantion: In urma verificarii dosarelor de achizitii, efectuata de CRPDRP- SA, s-au constatat urmatoarele: .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Procedura: <servicii, bunuri, > Descrierea achizitiei .................. <Procedura de achizitii s-a desfasurat cu respectarea prevederilor in vigoare>sau <Fisa de verificare nr. ....din data ....... se anuleaza Documente justificative (copii): 1. Denumire/cod document 2. Denumire/cod document 3. Denumire/cod document etc. Observatiile cu privire la activitatea de verificare a OJPDRP...... efectuata de catre expertii OJPDRP-SVCP sunt prezentate in Fisa de verificare pe esantion. Aprobat Director CRPDRP Verificat Expert 2/Sef SA Intocmit Expert 1 SA Nume si prenume: ...................... Nume si prenume: ................ Nume si prenume: ........ Semnatura: ................................... Semnatura: ........................... Semnatura: ................. Data: ....................................... Data: ......................................Data: ...................


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 41 / 45

A8. RAPORT ASUPRA VERIFICARII PE ESANTION APDRP- SADE VERIFICARE

Nr./data:

Beneficiarul privat: Denumire Proiect: Cod proiect: Masura: Constatari si concluzii ale verificarii pe esantion: In urma verificarii dosarelor de achizitii, efectuata de Serviciul Achizitii din cadrul APDRP, s-au constatat urmatoarele: .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Procedura: <servicii, bunuri, lucrari> Descrierea achizitiei................................ 1.<Procedura de achizitii s-a desfasurat cu respectarea prevederilor Instructiunilor de achizitii pentru beneficiarii privati ai FEADR prevederilor in vigoare> sau <Fisa de avizare nr. ....din data ....... se anuleaza:> 2. S-au constratat urmatoarele diferente de evaluare:> Motive: sau 3. .<Procedura de achizitii nu s-a desfasurat cu respectarea prevederilor Instructiunilor de achizitii pentru beneficiarii privati ai FEADR> Motive: Documente justificative (copii): 1. Denumire/cod document 2. Denumire/cod document 3. Denumire/cod document Etc. Intocmit : Verificat : Avizat: Expert 1 SA -APDRP: Expert 2 SA-APDRP: Sef Serviciu SA-APDRP: Nume/Prenume: Nume/Prenume: Nume/Prenume: Semnatura: Semnatura: Semnatura: Data: Data: Data:

Aprobat

Director General Adjunct Plati.



Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 42 / 45

A9. STADIUL PROCEDURILOR DE ACHIZITII

la data de ......................................

Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit ............................................................

Nr. crt.

Masura Beneficiar Denumire proiect

Procedura de achizitii (servicii, bunuri, lucrari)*

Descrierea achizitiei:

* Se va mentiona procedura care a fost finalizata si verificata fara a se emite insa Fisa de avizare. Expert 1 SVCP-OJPDRP Expert 2 SVCP-OJPDRP Nume/prenume: Nume/prenume: Semnatura: Semnatura: Data: Data:


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 43 / 45

A10. SOLUTIONAREA DIFERENTELOR DE EVALUARE Nr./data:

Centrul Regional ............................................................ Beneficiarul privat: Denumire Proiect: Cod proiect: Masura: 1. Procedura: <Au fost remediate urmatoarele diferente de evaluare:> sau <Nu s-au remediat urmatoarele diferente de evaluare:> <Motive:> Documente justificative (copii): 1. Denumire/cod document 2. Denumire/cod document 3. Denumire/cod document Etc.

Intocmit : Verificat : Aprobat: Expert 1 SA-CRPDRP: Expert 2/Sef serviciu Achizitii-CRPDRP: Director CRPDRP: Nume/Prenume: Nume/Prenume: Nume/Prenume: Semnatura: Semnatura: Semnatura: Data: Data: Data:

Se va completa numai de catre Serviciul Achizitii din cadrul APDRP RASPUNS: ACCEPTAT NEACCEPTAT Intocmit : Verificat : Avizat: Expert 1 SA: Expert 2 SA: Sef Serviciu SA: Nume/Prenume: Nume/Prenume Nume/Prenume: Semnatura: Semnatura: Semnatura: Data : Data : Data :

Aprobat

Director General Adjunct Plati.

Formatat: Normal, Stânga

Formatat: Font: (Implicit) Times New Roman



Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 44 / 45

PISTA DE AUDIT

Tipul contractului: Servicii/Furnizare produse/Executie de lucrari – dupa caz Procedura de achizitie aplicata: Cererea de oferte Descrierea achizitiei:................................ Numele beneficiarului Numarul contractului Numele reprezentantului legal de proiect Dosarul de achizitie Data depunerii de catre beneficiar a dosarului de achizitie pentru verificarea acestuia la Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit.

<inserati data>

Data limita pentru verificarea dosarului de achizitie de catre OJPDRP-SVCP/ CRPDRP- SA.

<insereaza data > < max.3 (respectiv 5) zile lucratoare dupa prezentarea dosarului de achizitie >

Data emiterii Fisei de avizare a dosarelor de achizitii A4 si a Fisei de verificare A1 sau a Fisei de verificare A1, in cazul neavizarii dosarului de achizitie.

Daca se constata abateri in aplicarea instructiunilor de achizitii

Nu Da Data Data

Abateri constatate de OJPDRP/ CRPDRP Conform Fisei de verificare a dosarului de achizitie A1.

Data emiterii Fisei de avizare a dosarelor de achizitii A4.

<insereaza data > < max.3 (respectiv 5) zile lucratoare dupa prezentarea dosarului de achizitie >

Intocmit : Verificat: Expertul 1 OJPDRP-SVCP/ Expert 2 OJPDRP-SVCP/ Expert 1 CRPDRP-SA Expert 2/Sef SA - CRPDRP Nume/Prenume: Nume/Prenume: Semnatura: Semnatura: Data: Data:


Rurale APDRP



Versiune: 098

Pag. 45 / 45

6. FISE DE POST SI MATRICE DE INLOCUIRE

Fisele de post si matricile de inlocuire aferente atributiilor din prezentul manual se gasesc: - pentru personalul OJPDRP - SVCP in manualul de Autorizare Plati M01-07; - pentru personalul CRPDRP - SA si APDRP – SA in manualul de proceduri pentru atribuirea contractelor de achizitie publica pentru proiectele finantate prin PNDR, M01-06.

(anexa nr. la ordin ma pdr nr. / .200 ) cod manual m 01-05 ... · pdf file+ diriginte de...

Documents