etapele documentarii administrative

ETAPELE DOCUMENTARII ADMINISTRATIVE

Activitatea de documentare administrativa implica parcurgerea anumitor etape si faze

tehnice necesare care trebuie sa-i asigure rapiditatea, precizia, exclusivitatea, supletea si

eficienta1.

Rapiditatea presupune tinerea la zi a documentarii administrative pentru a raspunde

modificarilor aparute in realitatea sociala in care actioneaza si isi desfasoara activitatea

administratia publica.

Precizia si exhaustivitatea garanteaza specializarea, coordonarea si obiectivitatea.

Supletea trebuie sa permita punerea problemelor care fac obiectul actiunii administrative

si adoptarea la documentele purtatoare de informatii.

Eficienta satisface exigentele activitatilor si instantelor din sfera administratiei publice.

Principalele etape ale documentarii administrative sunt:

1. Identificarea si colectarea documentelor .

Etapa in care se impune cunoasterea si valorificarea tuturor surselor existente referitoare

la principiile ce fac obiectul activitatii administrative. In aceasta etapa trebuie sa se descopere,

selectioneze si sa se valorifice, in mod obiectiv, toate datele, faptele si documentele, indiferent

daca acestea sunt sau nu in acord cu convingerile sau intentiile functionarului documentarist.

2. Conservarea

Consta in procedee si mijloace materiale, cu rolul de a asigura pastrarea si clasificarea

documentelor.

3. Difuzarea

Consta in aducerea la cunostiinta cu documentul material, fie prin multiplicare, fie prin

informare asupra existentei lui. Este o activitate utila si eficienta pentru administratia publica si

ca atare trebuie indeplinita rapid si complet.

4. Folosirea documentarii administrative

Este etapa finala, scopul insusi al acestei activitati.

1 Henri Charmer, op cit, pag 599.

Intr-o alta opinie, etapele documentarii administrative pot fi clasificate in 3 categorii 2:

-Cercetarea si conservarea documentelor

-Prospectarea documentelor

-Difuzarea documentelor

Indiferent, insa, de gruparea lor, etapele documentarii administrative urmaresc realizarea

finalitatii sale, adica utilizarea documentelor. Altfel spus, a identifica si apoi a conserva

documentele fara a le difuza, in vederea folosirii lor, inseamna inutilitatea insasi a activitatii de

documentare administrativa.

Eficacitatea colectarii, rigurozitatea clasificarii si punerea lor “in memorie”, adaptarea la

cerintele actiunii administrative, ca si difuzarea lor cu usurinta depind de clasificarea

documentelor ce are la baza mai multe cristerii3. Avem, astfel, urmatoarele criterii de clasificare

in functie de: continut, forma, alfabet, data, limba etc.

Practic, documentele administrative sunt clasificate in 2 categorii:

a) Documente folosite permanent

b) Documente folosite rar

In literatura de specialitate mai este amintita si o alta clasificare:

1. Clasificarea juridica adica studierea pe baza principiilor moderne, a nomenclaturii de

texte in vigoare, grupate pe diverse domenii legislative, colectii de monitoare oficiale, pe

materii, editarea unor culegeri de legi de importanta speciala, etc.

2. Clasificare alfabetica

3. Clasificare sistematica

Inainte de alegerea unui sistem sau altul de clasificare a documentarii administrative, ea

trebuie sa fie precedata de un studiu al conceptelor de la diferite niveluri( comuna, oras, juydet

etc.), invers proportionale cu intelegerea acestor concepte si cu realitatile la care ele se aplica.

Conceptele implica relatii si reflecta realitati sociale , iar documentele administrative trebuie sa

tina seama de acest deziderat.

2 Alexandru Negoita, Stiinta administratiei, pag 198.3 M.T.Oraveanu,op.cit. pag 276, unde il citeaza pe E de Grolier, Theorie et pratique des clasification documentaries, Paris, U.F.O.D., 1956