a012 manual de proceduri informatii clasificate

Manual de proceduri

722

A012 Informaţii clasificate A01201 Informaţii clasificate PROCEDURA: A0.12.01.001 Întocmirea şi actualizarea listelor cu informaţiile clasificate

elaborate şi păstrate de administraţia naţională a penitenciarelor Scop: protecţia informaţiilor clasificate existente la Administraţia Naţională a Penitenciarelor – aparat central şi unităţile subordonate şi eliminarea consecinţelor care s-ar produce ca urmare a dezvăluirii sau diseminării lor neautorizate.

Premise: Autorităţile şi instituţiile publice întocmesc liste proprii cuprinzând categoriile de informaţii clasificate secrete de stat, care se aprobă şi se actualizează prin Hotărâre a Guvernului şi secrete de serviciu, care se stabilesc de conducătorii instituţiilor deţinătoare, pentru domeniile lor de activitate.

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor – aparat central şi unităţile subordonate.

Procedura Şeful biroului informaţii clasificate

1. Solicită propuneri din partea structurilor organizatorice din A.N.P. şi din unităţile subordonate privind întocmirea şi actualizarea listelor de informaţii clasificate secrete de stat şi/sau secrete de serviciu

Şefii structurilor organizatorice din A.N.P. şi directorii unităţilor subordonate

2. Transmit propunerile solicitate la Biroul de Informaţii Clasificate.

Biroul Informaţii Clasificate 3. Verifică, analizează şi centralizează propunerile transmise, după care convoacă şedinţa Structurii de securitate.

Structura de securitate 3. Analizează propunerile prezentate, concordanţa acestora cu prevederile legale şi întocmeşte proiectele listelor cu documente clasificate secrete de stat şi secrete de serviciu. 4. Avizează listele şi le înaintează spre aprobare, directorului general.

Directorul general al A.N.P. 5. Verifică propunerile structurii de securitate, face eventuale corectări şi aprobă sau nu listele respective.

Ofiţerul specialist 6. În baza listelor aprobate se întocmeşte proiectele Hotărârii de guvern, respectiv de decizie a directorului general.

Şeful biroului informaţii clasificate

7. Supune spre avizare proiectele Hotărârii de guvern, respectiv de decizie, Serviciului Juridic şi le promovează spre aprobare.

Directorul general al A.N.P. 8. Avizează proiectul cuprinzând lista cu informaţiile clasificate secrete de stat. 9. Aprobă decizia cuprinzând lista cu informaţiile clasificate secrete de serviciu.

Ofiţerul specialist 10. Pe baza aprobării directorului general, întocmeşte proiectul de hotărâre ce urmează a fi înaintat Guvernului, având ca anexă lista cu informaţiile clasificate secrete de stat, pe niveluri de secretizare, gestionate de A.N.P.

Agentul operativ 11. Asigură trimiterea proiectului de hotărâre, în vedere aprobării şi emiterii Hotărârii de Guvern, având ca anexă Lista cu informaţiile secrete de stat.

Şeful Biroului Informaţii Clasificate

12. Pune în aplicare documentele aprobate.

Şeful Biroului Informaţii Clasificate

13. Ia măsuri pentru informarea şi instruirea personalului, conform prevederilor legale. 14. Raportează trimestrial modul de derulare a activităţii în legătură cu aplicarea actelor normative menţionate mai sus.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

723

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: A0.12.01.002 Consultarea documentelor clasificate existente în arhiva curentă a

biroului informaţii clasificate Scop: Asigurarea de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor, instituţie creatoare şi deţinătoare de documente clasificate, a aplicării legislaţiei în vigoare pentru realizarea protecţiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, respectiv în apărarea secretului de stat şi a secretului de serviciu, precum şi paza şi conservarea acestora.

Premise: Accesul la aceste documente este permis, pentru consultare, cu respectarea principiului „necesitatea de a cunoaşte”,pe baza protocoalelor,convenţiilor,contractelor şi a altor înţelegeri încheiate în condiţiile legii, cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare de documente clasificate.

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

Procedura Ofiţerul specialist 1. Analizează cererea de consultare a documentului clasificat şi

verifică dacă sunt îndeplinite condiţiile în care acesta se poate consulta: - acordul ORNISS; - avizul structurii de securitate; - aprobarea şi autorizarea temporară de către conducătorul instituţiei.


2. Verifică legalitatea şi necesitatea cererii solicitantului de a consulta documentul clasificat menţionat. 3. Verifică documentul de acces temporar la informaţii clasificate. 4. Supune cerea spre avizare şefului structurii de securitate şi spre aprobare directorului general.

Şeful structurii de securitate 5. Dispune pregătirea unităţii arhivistice în care se găseşte documentul clasificat necesar a fi consultat de către persoana solicitantă.

Ofiţerul specialist 6. Asigură măsurile de protecţie împotriva diseminării informaţiilor cuprinse în documentul solicitat pentru consultare.

Agentul operativ 7. Pune la dispoziţie, în condiţiile legii, documentul solicitat. Aspecte de verificat

Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: A0.12.01.003 Multiplicarea informaţiilor clasificate Scop: Protecţia informaţiilor clasificate împotriva compromiterii, distrugerii sau diseminării neautorizate. Această activitate poate fi realizată de persoane autorizate, numai în încăperi special destinate şi dispuse în zone de securitate

Manual de proceduri

724

Premise: Această activitate se realizează în baza aprobării conducătorului unităţii deţinătoare, cu avizul şefului structurii de securitate, ambele înscrise pe cererea pentru copiere/ pe adresa de însoţire în care se menţionează necesitatea multiplicării.

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor – aparat central şi unităţile subordonate

Procedura Ofiţerul specialist din cadrul Biroului Informaţii Clasificate din A.N.P./funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

1. Primeşte şi verifică corectitudinea şi legalitatea completării cererii de multiplicare de către solicitant.

Şeful structurii de securitate din A.N.P./ funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

2. Avizează cererea de multiplicare.

Conducătorul unităţii 3. Aprobă cererea de multiplicare. Agentul operativ 4. Efectuează multiplicarea documentelor clasificate şi le

înregistrează în Registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate. 5. Predă solicitantului copiile, pe bază de semnătură


PROCEDURA: A0.12.01.004 Organizarea evidenţei, păstrarea şi actualizarea certificatelor de

securitate/autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secrete de stat

Scop: Prevenire accesului la informaţii clasificate a persoanelor neautorizate.

Premise: Accesul la informaţii clasificate se acordă persoanelor care deţin certificat de securitate/autorizaţie de acces, valabile pentru nivelurile de secretizare al informaţiilor necesare îndeplinirii atribuţiilor de serviciu.

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor


1. Asigură evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces prin intrarea în funcţiune a Registrului pentru evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate.

Ofiţerul specialist 2. Urmăreşte ca registrul special destinat să îndeplinească condiţiile de luare în evidenţă: numerotare, şnuruire, înregistrare.

Funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

3. Trimite la A.N.P. – B.I.C. chestionarele de securitate completate de persoanele propuse pentru autorizarea accesului la informaţii clasificate secrete de stat


4. Urmăreşte, ca pe măsura eliberării certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces persoanelor care au fost avizate pozitiv a avea acces la informaţii clasificate, acestea să fie luate în evidenţa specifică.

Ofiţerul specialist 5. Centralizează şi verifică chestionarele de securitate completate de persoanele propuse pentru autorizare. 6. Dacă este cazul, trimite înapoi chestionarele de securitate pentru actualizare şi corectare.


725

7. Trimite la O.R.N.I.S.S. chestionarele de securitate pentru declanşarea procedurilor de verificare în vederea avizării persoanelor propuse pentru autorizare.

Agentul operativ 8. După obţinerea avizului O.R.N.I.S.S., întocmeşte certificatul de securitate/autorizaţia de acces în două exemplare, şi le trimite persoanelor avizate.

Funcţionarul de securitate 9. Asigură ca persoana avizată să completeze angajamentul de confidenţialitate, să semneze de luare la cunoştinţă certificatul de securitate/autorizaţia de acces la informaţii clasificate, pe care apoi să le trimită înapoi la A.N.P. – B.I.C.

Directorul general 10. Semnează certificatul de securitate/ autorizaţia de acces privind persoana avizată de O.R.N.I.S.S.

Agentul operativ 11. Ia în evidenţă, pe nivelurile de secretizare, seria şi numărul documentelor de acces la informaţii clasificate ale persoanelor autorizate de directorul general. 12. Trimite la O.R.N.I.S.S. exemplarul nr. 2 al certificatului de securitate/autorizaţia de acces la informaţii clasificate.

Aspecte de verificat


PROCEDURA: A0.12.01.005 Elaborarea normelor interne privind protecţia informaţiilor

clasificate, potrivit actelor normative în vigoare Scop: Asigurarea unui cadru normativ intern pentru implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor, la nivelul aparatului central al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi la nivelul unităţilor subordonate

Premise: Potrivit legii elaborarea normelor interne privind protecţia informaţiilor clasificate reprezintă una din atribuţiile structurii/funcţionarului de securitate

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.


1. Analizează împreună cu şeful structurii de securitate domeniile în care sunt necesare măsuri de protecţie a informaţiilor clasificate prin măsuri procedurale. 2. Asigură centralizarea datelor şi informaţiilor în vederea elaborării proiectului de cadru normativ intern pentru protecţia informaţiilor clasificate. 3. Împreună cu ofiţerii specialişti întocmeşte proiectul de cadru normativ intern pentru protecţia informaţiilor clasificate.

Consilierul juridic 4. Verifică legalitatea prevederilor proiectului. Structura de securitate 5. Avizează proiectul de cadru normativ intern pentru protecţia

informaţiilor clasificate. Şeful biroului informaţii clasificate

6. Elaborează proiectul de decizie pentru aprobarea Normelor Interne privind Protecţia informaţiilor clasificate la nivelul A.N.P. şi îl supune spre aprobare directorului general al A.N.P.

Agent operativ 7. Multiplică, asigură luarea în evidenţă şi transmite în A.N.P. – aparat central şi unităţile subordonate Normele de protecţie a informaţilor clasificate la nivelul A.N.P.

Manual de proceduri

726


PROCEDURA: A0.12.01.006 Gestiunea arhivei proprii de documente clasificate: ordonarea, inventarierea, păstrarea, depozitarea şi evidenţa acesteia

Scop: Gestionarea informaţiilor ieşite din termenul de clasificare.

Premise: Accesul la aceste documente este permis, pentru consultare, cu respectarea principiului „necesitatea de a cunoaşte”, pe baza protocoalelor, convenţiilor, contractelor şi a altor înţelegeri încheiate în condiţiile legii, cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare de documente clasificate.


Procedura Şeful structurii de securitate 1. Dispune constituirea arhivei Biroului Informaţii Clasificate, în

conformitate cu prevederile legale în vigoare.

Şeful biroului de informaţii clasificate

2. Asigură constituirea arhivei proprii a biroului conform Nomenclatorului Arhivistic.

Ofiţerul specialist 3. Verifică încheierea unităţilor arhivistice a documentelor clasificate la sfârşitul fiecărui an calendaristic.

Agentul operativ 4. Constituie arhiva curentă a biroului potrivit nomenclatorului, executând operaţiunile de grupare, ordonare, inventariere şi evidenţă a acesteia. Încheie unităţile arhivistice la sfârşitul fiecărui an calendaristic şi le certifică până la data terminării operaţiunii de verificare a lor. 5. Trimite documentele arhivate la depozitul de arhivă al A.N.P. conform normelor legale în vigoare.


PROCEDURA: A0.12.01.007 Exercitarea controlului asupra măsurilor privitoare la protecţia

informaţiilor clasificate Scop: Evaluarea eficienţei măsurilor concrete de protecţie a informaţiilor clasificate în cadrul ANP – aparat central, identificarea vulnerabilităţilor existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate, care pot duce la compromiterea acestora, în vederea luării măsurilor de prevenire ce se impun, luarea măsurilor de remediere a deficienţelor şi de perfecţionare a cadrului organizatoric şi funcţional la nivelul ANP – aparat central

Premise: Necesitatea verificării implementării măsurilor de prevenire a scurgerilor de informaţii clasificate.

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor – aparat central.

Procedura Şeful structurii de securitate 1. Stabileşte, împreună cu membrii structurii de securitate scopurile

şi obiectivele urmărite pentru executarea controalelor la structurile (entităţile) din cadrul A.N.P..


727


2. Planifică modul de executare a controalelor specifice (pe baza celor hotărâte de structura de securitate). 3. Întocmeşte, sub formă grafică, pe baza scopurilor şi obiectivelor stabilite de către structura de securitate, proiectul Planului UNIC de control privind protecţia informaţiilor clasificate.

Ofiţerul specialist 4. Execută tehnoredactarea computerizată a documentului conform precizărilor primite de la şeful de birou.


5. Prezintă documentul, spre avizare, şefului structurii de securitate şi spre aprobare directorului general.

Şeful structurii de securitate 6. Avizează proiectul Planului UNIC de control privind protecţia informaţiilor clasificate şi îl prezintă, în vederea aprobării de către directorul general.

Directorul general 7. Aprobă planul UNIC de control privind protecţia informaţiilor clasificate.

Şeful structurii de securitate 8. După aprobare, aduce la cunoştinţa membrilor structurii de securitate, conţinutul documentului şi acţionează pentru înfăptuirea lui, la termenele stabilite.


9. Dispune luarea în primire a documentului şi dă instrucţiuni cu privire la modul de gestionare al acestuia.

Agentul operativ 10. Asigură luarea în evidenţa specifică a documentului şi gestionarea conform precizărilor primite de la şeful biroului.

Şeful structurii de securitate 11. La termenele stabilite în plan, dispune executarea controalelor planificate conform metodologiei în vigoare, de către persoanele desemnate cu atribuţii de control.


PROCEDURA: A0.12.01.008 Elaborarea şi avizarea programului de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate deţinute de Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Scop: Realizarea cadrului normativ de prevenirea scurgerii de informaţii clasificate deţinute de Administraţia Naţională a Penitenciarelor Premise: Pentru implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate, Administraţia Naţională a Penitenciarelor, prin structura de securitate constituită potrivit legii, întocmeşte Programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi îl supune avizării instituţiei abilitate (Autoritatea Desemnată de Securitate). După aprobarea acestuia, structura de securitate acţionează pentru aplicarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate în toate componentele acesteia. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura Structura de securitate din cadrul A.N.P./consiliul de conducere al unităţii subordonate

1. Stabileşte obiectivele urmărite în vederea protecţiei informaţiilor clasificate gestionate de unitate, locurile unde se concentrează, de regulă ori temporar, date, informaţii, documente clasificate sau se desfăşoară astfel de activităţi, precum şi măsurile procedurale de protecţie.

Ofiţerul specialist din cadrul B.I.C. – A.N.P./ funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

2. Introduce în Programul de prevenire a scurgerilor de informaţii clasificate a Listei cu informaţii clasificate secrete de stat stabilite prin Hotărâre de guvern şi a listei cu informaţii secrete de serviciu stabilite prin decizie A.N.P.

Manual de proceduri

728

Ofiţerul specialist - informatică 3. Face o prezentare a sistemului/subsistemului informatic şi de telecomunicaţii destinat prelucrării, stocării şi transmiterii de date şi informaţii clasificate, stabileşte măsuri de protecţie specifice pe care ofiţerul specialist din cadrul B.I.C. – A.N.P./ funcţionarul de securitate din unitatea subordonată le introduce în Programul de prevenire a scurgerilor de informaţii clasificate.

Ofiţerul specialist din cadrul B.I.C. – A.N.P./ funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

4. Centralizează datele şi informaţiile necesare conform anexei 10 din H.G. 585/2002 şi întocmeşte Programul de prevenire a scurgerilor de informaţii clasificate.

Şeful biroului de informaţii clasificate/funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

5. Asigură trimiterea Programului de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate deţinute de A.N.P./unitatea subordonată Autorităţii Desemnate de Securitate în vederea avizării de specialitate.

Şeful structurii de securitate/funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

6. După obţinerea avizului de specialitate de la Autoritatea Desemnată de Securitate, prezintă programul conducătorului unităţii, în vederea aprobării şi implementării măsurilor de securitate.


PROCEDURA: A0.12.01.009 Managementul activităţilor privind inventarierea anuală a

documentelor clasificate la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Scop: Controlul şi justificarea tuturor documentelor clasificate secrete de stat şi secrete de serviciu primite şi elaborate în cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor în anul precedent, modul cum a fost atribuit nivelul de secretizare al documentelor, clasarea în dosarele constituite anual, multiplicarea şi distrugerea documentelor.

Premise: Necesitatea gestionării eficiente a fondului de documente clasificate


Procedura Şeful biroul de informaţii clasificate/ funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

1. Propune şefului structurii de securitate/ conducătorului unităţii, comisiile şi subcomisiile de inventariere ale documentelor clasificate în vederea emiterii deciziei directorului general/ deciziei de zi pe unitate. 2. Întocmeşte proiectul de decizie privind numirea comisiilor de inventariere.

Şeful structurii de securitate/ funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

3. Avizează proiectul deciziei privind componenţa şi atribuţiile comisiilor şi subcomisiilor de inventariere.

Conducătorul unităţii 4. Aprobă decizia privind componenţa şi atribuţiile comisiilor şi subcomisiilor de inventariere.

Agentul operativ

5. Primeşte şi înregistrează proiectul deciziei privind componenţa şi atribuţiile comisiilor şi subcomisiilor de inventariere. 6. Execută clasarea documentelor clasificate în dosare, potrivit nomenclatorului dosarelor, efectuând înscrisurile pentru fiecare poziţie din registrele de evidenţă aflate în funcţiune pe anul în care se execută inventarierea. Scade din evidenţa curentă documentele rezolvate şi transcrie documentele ce urmează a fi luate în evidenţa specială.


729

Ofiţerul specialist din biroul de informaţii clasificate

7a. Întocmeşte Planul inventarierii documentelor clasificate pe anul precedent şi îl prezintă, spre avizare, şefului structurii de securitate, şi spre aprobare, directorului general. 8a. Pe baza planului aprobat execută instruirea comisiilor şi subcomisiilor de inventariere cu problemele specifice legate de desfăşurarea activităţilor.


7b. Întocmeşte Planul inventarierii documentelor clasificate pe anul precedent şi îl prezintă, spre aprobare, conducătorului unităţii subordonate. 8a. Pe baza planului aprobat execută instruirea comisiilor şi subcomisiilor de inventariere cu problemele specifice legate de desfăşurarea activităţilor.

Agentul operativ

9. Asigură pregătirea registrelor, condicilor şi dosarelor constituite în vederea executării inventarierii de către comisiile şi subcomisiile constituite.

Şeful biroul de informaţii clasificate/ Funcţionarul de securitate din unitatea subordonată

10. Urmăreşte desfăşurarea activităţilor specifice de inventariere conform planului aprobat, asigurând, acolo unde este cazul, coordonarea lor. 11. Verifică, prin sondaj, modul cum s-au derulat activităţile specifice privind controlul şi justificarea documentelor de către comisiile şi subcomisiile de inventariere.

Agent operativ 12. Asigură dosarele constituite în vederea verificării documentelor şi justificarea, după caz, a tuturor înscrisurilor din poziţiile de evidenţă din registre, condici şi borderouri, precum şi pe baza proceselor verbale de distrugere a documentelor.

Preşedintele comisiei de inventariere

13. Asigură întocmirea actelor de verificare a existenţei documentelor clasificate ce au fost inventariate.

Conducătorul unităţii 14. Analizează propunerile din actul de verificare şi ia măsuri în consecinţă.


15. Trimite la A.N.P. – B.I.C. actul de verificare.

Ofiţerul specialist

16. Asigură centralizarea tuturor actelor de verificare a existenţei documentelor clasificate gestionate în cursul anului precedent în vederea întocmirii dării de seamă cu rezultatul inventarierii.

Şeful biroul de informaţii clasificate

17. Asigură redactarea Dării de seamă cu rezultatul inventarierii documentelor clasificate pe anul precedent, o prezintă spre avizare şefului structurii de securitate, şi spre aprobare directorului general. 18. Asigură înaintarea Dării de seamă în termenele stabilite la Serviciul de Informaţii Clasificate din cadrul Ministerului Justiţiei

Aspecte de verificat


a012 manual de proceduri informatii clasificate

Documents