Crearea si urmarirea Bugetului companiei, diviziei si grupurilor de firme folosind un sistem ERP

Noiembrie 2013

Colectia “Ghid ERP”

Departamentul de Marketing Pluriva ERP

Din cuprins:

Cum intocmim Bugetul companiei folosind un sistem ERP: 6 pasi simpli

De ce isi intocmesc companiile Bugetul anual?

Cele mai frecvente intrebari si raspunsuri referitoare la realizarea Bugetului companiei pentru anul in curs

Opinia Expertului Financiar

Opinia Consultantului ERP

Ce perioade pot fi utilizate in realizarea bugetelor?

Ce fel de Bugete pot fi urmarite in sistemul ERP Pluriva?

1. Sablonul de buget. Descarcati Sablonul de Buget format Excel din sistemul Pluriva ERP. Sablonul tabelar XLS descarcat din aplicatie, din Modulul Contabilitate, contine Centrele de cost si Articolele de buget pentru fiecare linie de business specifice firmei dvs., dupa cum au fost definite si cum sunt utilizate in sistemul Pluriva ERP. Bugetul poate fi realizat si urmarit lunar sau trimestrial.

1.

2. Rapoarte pentru intocmirea bugetului. Analizati rezultatele financiare din anul precedent si din ultimii ani, pentru a avea o baza de pornire in construirea bugetului. Firmele care folosesc sistemul Pluriva ERP au acces in timp real la rapoartele privind rezultatele financiare din anul precedent si la rapoartele din alti ani. Aceste rapoarte sunt structurate conform Liniilor de business, Centrelor de cost si Articolelor de buget specifice firmei, adica structura lor este foarte asemanatoare cu cea a sablonului XSL descarcat la Punctul 1.

Managerii urmaresc de obicei Bugetul consolidat la nivel de firma ori de firme dintr-un grup, dar si Bugetele departamentelor sau diviziilor, ce intra in componenta bugetului general.

Pentru a fi cu adevarat „cel mai important instrument de control al costurilor si de masurare a performantei firmelor, departamentelor si diviziilor”, Bugetele trebuie sa indeplineasca trei conditii: sa fie intocmite la timp, pana la inceputul anului, sa reflecte corect business-ul companiei si obiectivele strategice si sa tina cont de factorii interni si externi.

Cum intocmim Bugetul companiei folosind un sistem ERP: 6 pasi simpli

Crearea si urmarirea Bugetului companiei

3. Imagine unitara. Completati, cu ajutorul sefilor de divizii si departamente, sablonul de Buget pentrul anul curent. Realizarea Bugetului pentru anul curent este un efort de echipa, ce poate dura mai multe saptamani. La el participa sefi ai departamentelor, directori de vanzari si marketing, consultanti financiari si alte persoane din firma. Divizati in mai multe parti sablonul de Buget general descarcat din sistemul Pluriva ERP. Trimiteti fiecarui sef de departament rubricile pe care el trebuie sa le completeze. In functie de drepturile configurate in sistemul Pluriva ERP, managerii departamentelor din firma pot avea acces la rapoartele privind rezultatele din anul curent sau din cel precedent.

4. Buget consolidat. Obtineti bugetul general al firmei pentru anul curent. De obicei, managerul financiar al firmei aduna toate bugetele de la managerii departamentelor si le agrega in fisierul Excel sau direct in sistemul ERP. Daca bugetul este „batut in cuie”, urmeaza operatiunea de Validare a Bugetului companiei pentru anul curent in Modulul Contabilitate – Pluriva ERP.

5. Evolutie parametrii cheie. Analizati evolutia viitoare a companiei: acul curent vs. alti ani. Sistemul Pluriva ERP va ajuta sa extrageti automat parametrii cheie ai business-ului dvs. pentru intreg anul curent, asa cum reies din fisierul de Buget incarcat in Modulul de Contabilitate: Cifra de afaceri, Profit realizat , Rata profitului net. Comparati acesti parametrii cu rezultatele din anii precedenti, pentru a anticipa evolutia firmei dvs.

6. Control. Urmariti respectarea bugetului, incepand chiar din prima zi a anului curent. Prin inregistrarea riguroasa a cheltuielilor si veniturilor pe Linii de business, Centre de cost si Articole de buget corecte, veti avea in anul curent o imagine foarte precisa a Bugetului firmei, iar in cazul in care exista diferente intre ceea ce s-a bugetat si ceea ce s-a realizat, puteti afla exact de unde provin aceste diferente, la nivelul de detaliu dorit. Toate aceste rapoarte de buget sunt disponibil in Modulele Contabilitate si Financiar ale sistemului Pluriva ERP.

De ce isi intocmesc companiile Bugetul pentru anul in curs?

„Controlul afacerii” este principalul beneficiu mentionat de catre clientii Pluriva ERP ce folosesc sub-modulul Bugete al sistemului Pluriva ERP pentru intocmirea si urmarirea Bugetului companiei. Acest control asupra evolutiei activitatii se bazeaza pe Rapoartele in timp real incluse in aplicatie: bugetat vs. realizat pe mai multe dimensiuni, pe Centre de cost, pe Articole de buget. Daca intr-o anumita perioada sunt diferente mari intre ceea ce s-a bugetat si ceea ce s-a realizat, managerii afla in timp real de unde provin aceste diferente si actioneaza apoi in cunostinta de cauza pentru a tine compania si bugetul ei sub control.

2.

Opinia Expertului Financiar

Cel mai important beneficiu obtinut de firmele care realizeaza si urmaresc bugetul companiei este ca pot decide in cunostinta de cauza asupra business-ului. Cu ajutorul informatiilor despre buget, orice companie va crea premisele atingerii obiectivelor propuse, va identifica strategia potentiala si o va putea evalua; in plus, va putea alege alternative de actiune si implementare pe termen scurt (luna), mediu (semestru), lung (an) daca ne referim la bugetul unui an. Toate acestea conduc pe o perioada de trei – cinci ani la definirea coerenta a unui proces de planificare.Mirela Serban, Managing Partner R&M Audit – Contabilitate

Beneficiul major al realizarii si urmaririi bugetului firmei vine din controlul pe care-l obtineti, la nivel de detaliu, asupra tuturor veniturilor si cheltuielilor inregistrate de companie si din posibilitatea de a preveni decalajele acestora fata de plan – prin analiza trendului veniturilor si cheltuielilor realizate comparativ cu ceea ce a fost planificat. Absolut toti clientii nostri care au utilizat o data sub-modulul Bugete pentru a-si intocmi bugetul anual, au devenit apoi utilizatori permanenti ai acestor functionalitati, adica isi creeaza si urmaresc bugetul an de an in sistemul Pluriva ERP.Georgian Rosu, General Manager Pluriva ERP

Opinia Consultantului ERP

Cele mai frecvente intrebari referitoare la realizarea Bugetului companiei pentru anul in curs

Ce perioade pot fi utilizate in realizarea bugetelor?La intocmirea Bugetului companiei, puteti completa valori lunare sau trimestriale. Apoi, in cursul anului, puteti urmari in sistemul ERP Pluriva urmatoarele informatii: bugetul in luna curenta, bugetul de la inceputul anului pana la data curenta, bugetul de la inceputul trimestrului pana la data curenta, bugetul de la jumatatea anului pana la data curenta.

3.

Intrebare pentru expertul financiar: Cum trebuie evaluate sumele solicitate in bugetul aprobat, dar necheltuite din diverse motive?

Daca in firma mea nu am mai realizat niciodata un buget anual de companie, credeti ca vom reusi din prima?

Mai pot modifica in timpul anului bugetul din anul in curs, adica in timpul desfasurarii executiei bugetare?

Cine poate modifica Bugetul anual in timpul desfasurarii executiei buget are?

Ce fel de Bugete pot fi urmarite in sistemul ERP Pluriva?

Nu intotdeauna reducerea costurilor in bugetele realizate este o solutie profitabila. O greseala frecvent intalnita in practica este necheltuirea unor sume solicitate in bugetul aprobat pentru un departament/divizie. Divizia considera ca a facut economii si coordonatorii se bucura; in anumite situatii poate fi o resursa, dar in alte situatii acest aspect trebuie analizat cu mare atentie pentru ca, in realitate, poate fi o pierdere pentru companie. Daca firma ar fi alocat din start acele resurse altui departament este posibil ca acesta sa fi putut genera noi profituri; daca insa sumele au fost blocate/nefolosite, mai ales in contextul in care au provenit din linii de credit, atunci avem un cost si mai mare. De aceea, recomandarea noastra este analiza permanenta si luarea deciziilor rapid, prin ajustari de buget care- dublate de o analiza riguroasa de cash flow- pot urmari corect “devoratorii de profit”. Mirela Serban, Managing Partner R&M Audit – Contabilitate

Din experienta noastra in diferite companii in care am implementat sistemul ERP Pluriva, bugetele cele mai precise le intocmesc cei care isi cunosc cel mai bine business-ul. Dupa doi-trei ani consecutivi de realizare si urmarire a bugetului anual, orice organizatie ajunge la maturitatea necesara realizarii unui buget precis.

Rectificarea Bugetului anual este o operatiune frecventa in cadrul companiilor. Sistemul Pluriva ERP ofera functionalitatile necesare pentru rectificarea bugetului la trei luni, la sase luni sau la alt interval – inclusiv pentru automatizarea generarii documentelor necesare. Orice modificare in sistem este inregistrata in sistem.

Bugetul anual poate fi rectificat de catre utilizatorii care au drepturi in acest sens.

Cei mai multi utilizatori Pluriva ERP urmaresc Bugetul de Venituri si Cheltuieli. In ultima perioada companiile au inceput sa fie mai atente si la realizatul si previzionatul Incasarilor si Platilor (cashflow).

4.

Ce efort presupune crearea si urmarirea Bugetului anual?

Cine poate vedea bugetul firmei?

Cum se impart cheltuielile si veniturile indirecte?

In primul rand trebuie sa existe responsabili pentru fiecare departament sau linie de business. Apoi este nevoie de o structura de buget, stabilit de fiecare companie in functie de organizarea activitatii si de modul in care si-a definit Articolele de buget si Centrele de cost. Sablonul personalizat se descarca din sistemul Pluriva ERP si se completeaza de catre manageri. Pentru urmarirea bugetului in timpul executiei bugetare, trebuie ca fiecare cheltuiala si fiecare venit sa fie inregistrate corect pe dimensiunile Centre de cost si Articole de buget.

Exista trei mari grupe de utilizatori in ceea ce priveste dreptul de a urmari bugetul: utilizatori care au acces la intreg bugetul companiei, utilizatori care au acces la bugetul departamentului sau diviziei de care se ocupa si utilizatori care nu au acces la informatii despre buget.

Sistemul Pluriva ERP va ofera modalitati de repartizare automata pe centre de cost a cheltuielilor si veniturilor indirecte. De exemplu cheltuielile de regie se pot imparti automat pe centre de cost directe pe baza unor procente prestabilite, cum ar fi numarul de angajati dintr-un centru de cost (departament) sau cifra de afaceri generata.

Care sunt cele mai frecvente articole de buget urmarite?Articole de buget: cheltuieli de personal, taxe, deplasari, materii prime, chirii, leasing, marketing, transport, energie, protocol, servicii bancare etc.

PLURIVA SRL T: +4 037 214 92 04 F: +4 0372 870 413 E: office@pluriva.com

www.pluriva.com www.plurivaerp.com

A: Bulevardul Iuliu Maniu nr. 6, Sector 6, Cod postal 061102, Bucuresti