DENUMIREA POSTULUI: REFERENT ADMINISTRAIE

3.3.2. FI DE POST - REFERENT ADMINISTRAIE

DENUMIREA POSTULUI: REFERENT ADMINISTRAIE

RELAII IERARHICE: este subordonat Directorului Administrativ

RELAII FUNCIONALE: Stabilete prin proceduri i indicaii metodologice cum se atribuie codurile de identificare ale mrfurilor i cum se expediaz marfa. n acest sens are relaii cu gestionarul i operatorul expediii.RELAII DE COLABORARE: cu serviciile vnzri (pentru confirmrile de comand), import (pentru facturile de la furnizori) i contabilitate (pentru documentele fiscale).

RELAII DE REPREZENTARE: Reprezint firma fa de clienii pe probleme legate de documentele emise.

ACTIVITI PRINCIPALE:

1. EMITE DOCUMENTE FISCALE

2. INTRODUCE FACTURI EXTERNE

3. NTOCMETE LISTELE DE NCHIDERE A STOCULUI DE MARF

4. GESTIONEAZ CONFIRMRILE DE COMAND

ATRIBUII PRINCIPALE (i sarcini aferente):

1. Emite documente fiscale

Verific opiunile de livrare la prezentarea clienilor pentru ridicarea mrfii

Identific probleme legate de facturile fiscale i le rezolv conform legislaiei i normelor interne

Emite documente fiscale cu regim special de nseriere ctre clienii firmei

Asigur alimentarea corespunztoare a contului deschis la operatorii externi de transport

Avizeaz documentele fiscale emise ctre clieni

Verific documentele fiscale semnate de ctre clieni

nregistreaz i pstreaz documentele justificative legate de formularele fiscale nseriate

2. Introduce facturi externe

Introduce zilnic cursul valutar n aplicaia specific

Introduce n aplicaia specific facturile de la furnizori n vederea efecturii notelor de intrare-recepie

3. ntocmete listele de nchidere a stocului de marf

Listeaz documentele de eviden lunar a stocurilor (listele de sfrit de lun)

Propune nchiderea stocului pe luna n curs n funcie de operaiunile n desfurare

4. Gestioneaz confirmrile de comand

Extrage confirmri de comand din programul de gestiune

Semnaleaz serviciului vnzri eventuale probleme referitoare la confirmrile de comand

Opereaz modificri ale rezervrilor pe stoc conform procedurilor

Sprijin toate departamentele firmei pe probleme de facturare

Actualizeaz nomenclatoarele de coduri, denumiri i clieni

Urmrete livrarea comenzilor speciale

RESPONSABILITILE POSTULUI:

Legat de activitile specifice, rspunde de:

Emiterea corect i n timp util a documentelor fiscale

ntocmirea corect i la timp a listelor lunare de stoc

Calitatea raportrilor i informrilor

Respectarea prevederilor legale specifice documentelor fiscale emise

ndeplinirea la timp i ntocmai a sarcinilor specifice trasate de superiorul ierarhic

Legat de disciplina muncii, rspunde de:

mbuntirea continu a calitii pregtirii sale profesionale i de specialitate

pstrarea confidenialitii informaiilor legate de firm

utilizarea i pstrarea n bune condiii a documentelor cu regim special

modul de utilizare a echipamentelor, consumabilelor i altor materiale, a autovehiculului de serviciu sau altor mijloace fixe primite n folosin de la firm

respect prevederile normativelor interne i procedurile de lucru privitoare la postul su

adopt permanent un comportament n msur s promoveze imaginea i interesele firmei

se implic n vederea soluionrii situaiilor de criz care afecteaz firma

AUTORITATEA POSTULUI:

Semneaz documentele fiscale emise ctre clieni

Utilizeaz echipamente/consumabile/materiale i calculatorul puse la dispoziie de firm

Se documenteaz pe probleme legate de documentele fiscale

Aprobat,

Director GeneralTitular de post DRU Director de departament

Data

Data

Data Data

SPECIFICAIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII: MediiCURSURI DE PREGTIRE: Legislaie, Contabilitate

EXPERIEN:

N SPECIALITATE: minim 2 aniPE POST: preferabil 1 an

CUNOTINE NECESARE:

Cunotine de contabilitate primar

Cunotine de legislaie financiarcontabil

Cunotine de operare PC (MS Office)

Cunotine operaiuni import/export i vamale

APTITUDINI I DEPRINDERI NECESARE:

Aptitudine general de nvare

Aptitudini de comunicare

Aptitudini de calcul

Aptitudinea de a lucra cu documente

Planificare i organizare a operaiilor i activitilor

Respectarea instruciunilor orale i scrise

CERINE PENTRU EXERCITARE:

Inteligen

Integritate fizic

Atenie concentrat i distributiv

Spirit organizatoric

Iniiativ

Memorie vizual

Capacitate de a lucra cu documentele

Rezisten mare la stres

Punctualitate

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: uurin n manipularea fizic i ordonarea obiectelor n mediul profesional, conformist, ordonat, eficient, spirit practic, sociabilitate, tact, amabilitate, energie.SCOPUL POSTULUI: Titularul postului are rolul de a emite facturi i alte documente fiscale i a asigura ntocmirea acestora conform procedurilor legale.