FUNDAMENTAREA PROGRAMULUI DE APROVIZIONARE A UNITĂŢILOR ECONOMICE

Planul şi programele de aprovizionare :

Cererile de resurse materiale ale întreprinderii:

- pe o anumită perioadă (de regulă, de până la un an);

- pe categorii de resurse (materii prime şi materiale diverse, echipamente tehnice, piese de schimb, diferite repere, etc.);

Nivelul cererilor

Sursele de acoperire a cererilor.

Întrebări specifice subsistemului de asigurare materială:

– Ce anume trebuie comandat şi asigurat pentru perioada de gestiune?

– În ce cantitate urmează a fi aprovizionată resursa materială pentru orizontul de timp avut în vedere (an, semestru, trimestru)?

– Din ce surse (interne-proprii sau de la terţi) şi în ce proporţie se prevede acoperirea necesităţilor?

INDICATORI CARE DEFINESC CONŢINUTUL PLANULUI DE APROVIZIONARE MATERIALĂ

OBIECTIVUL DE BAZĂ

• Asigurarea (acoperirea) completă şi complexă a cererilor de consum ale unităţii economice, cu resurse materiale de calitate, ritmic şi la timp, în condiţiile unei stricte corelaţii a momentelor calendaristice de aducere a acestora cu cele la care se manifestă consumul lor

• Resursele asigurate de la furnizori care practică preţuri de vânzare avantajoase, prezintă grad ridicat de certitudine în livrări, care antrenează pentru achiziţie, transport şi stocare un cost minim.

OBIECTIVE DERIVATE:

• Formarea unor stocuri minim-necesare, care asigură o viteză accelerată a mijloacelor circulante aferente;

• Menţinerea stocurilor efective în limitele maxime şi minime estimate;

• Protecţia şi conservarea raţională a resurselor materiale pe timpul depozitării-stocării;

• Asigurarea unui grad de certitudine ridicat în aprovizionarea pe un orizont lung de timp.

Modalităţi de acţiune

• Elaborarea unor planuri şi programe de aprovizionare fundamentate pe bază de documentaţie tehnică şi economică de execuţie a produselor, lucrărilor, prestaţiilor;

• Prospectarea pieţei din amonte în vederea depistării furnizorilor cu cele mai avantajoase condiţii de livrare şi testarea credibilităţii acestora;

• Pregătirea judicioasă a activităţii de negociere în scopul obţinerii unor preţuri avantajoase la achiziţia resurselor materiale, a rabaturilor comerciale, a bonificaţiilor;

• Preocuparea continuă pentru organizarea şi concretizarea cu preponderenţă pe bază de contracte comerciale, a relaţiilor de colaborare cu partenerii furnizori, încheiate pe un orizont cât mai lung de timp (pentru asigurarea stabilităţii în aprovizionarea materială);

• Aplicarea unor modele-matematice exigente în dimensionarea stocurilor, a unor metode şi tehnici eficiente şi de utilitate practică pentru urmărirea şi controlul dinamicii stocurilor;

• Asigurarea unor condiţii raţionale de protecţie-conservare a resurselor materiale pe timpul stocării;

• Aplicarea în procesele de aprovizionare-stocare a unui sistem informaţional simplu, operativ, informatizat.

CONŢINUTUL ŞI STRUCTURA PLANULUI ŞI PROGRAMELOR DE

APROVIZIONARE MATERIALĂ NECESARUL DE CONSUM:

• Necesar pentru realizarea planului şi programelor de producţie, desfăşurarea activităţii de ansamblu a unităţii economice - Npl.

• Stocul de resurse materiale la sfârşitul perioadei de gestiune - Ssf.

• Necesar total de resurse materiale pentru realizarea planului de producţie specifică a unităţii economice, a activităţii generale a acesteia - Ntpl.

Total: necesităţi de resurse materiale şi energetice pentru desfăşurarea activităţii de ansamblu a unităţii economice (Ntpl).

𝑁𝑡𝑝𝑙 = 𝑁𝑝𝑙 + 𝑆𝑠𝑓

RESURSE

A. Surse interne (proprii) ale firmei:• Stocul preliminat de resurse materiale pentru începutul perioadei de

gestiune – Spî.

• Alte resurse interne - ARi.

B. Surse din afara unităţii economice:• Necesar de aprovizionat cu resurse materiale de pe piaţa internă şi

internaţională de materii prime şi produse - Na (A).

Npl + Ssf = Spî + ARi + NaTotal: resurse materiale şi energetice de acoperire a necesităţilor de consum ale unităţii

economice (Spî + ARi +Na).

𝑁𝑡𝑝𝑙 = 𝑆𝑝𝑖 + 𝐴𝑅𝑖 + 𝑁𝑎

METODE DE CALCUL AL NECESITĂŢILOR DE MATERIALE ŞI ECHIPAMENTE TEHNICE

1. Metoda de calcul direct

volumul fizic, pe structură, al producţiei prevăzute pentru fabricaţie (Qp) şi consumul specific standard, stabilit prin proiect, cunoscut, în practică sub denumirea de normă de consum (Nc): 𝑁𝑝𝑙 = 𝑄𝑝 ∗𝑁𝑐

𝑁𝑝𝑙 = 𝑄𝑝𝑖 ∗𝑁𝑐𝑖𝑛

𝑖=0

2. Metoda de calcul pe bază de analogie

stabilirea necesarului de materiale pentru “produsele noi” (care nu au mai fost fabricate, dar urmează să fie trecute în producţia de serie), iar normele de consum specific din documentaţie nu sunt încă definitivate𝑁𝑝𝑙 = 𝑄𝑝𝑛 ∗𝑁𝑐𝑎 ∗𝜀

𝑁𝑝𝑙 = 𝑄𝑝𝑛𝑖 ∗𝑁𝑐𝑎𝑖 ∗𝜀𝑖𝑛

𝑖=0

3. Metoda indicelui global de consum la un milion producţie nominalizată

stabilirea necesarului de materiale când unitatea economică nu are “nominalizată integral”, la data elaborării planului, producţia marfă pe volumul şi structura fizică prevăzute pentru fabricaţie. 𝑁𝑛 = 𝑄𝑛𝑖 ∗𝑁𝑐𝑖

4. Metoda coeficienţilor dinamici

caracter statistic şi propune extrapolarea datelor privind consumul de materiale din perioada de bază şi pentru anul următor.

𝑁𝑝𝑙 = 𝐶𝑟 ∗𝐾100− 𝑃𝑟100

𝐾= 𝑄𝑝𝑙𝑄0

5. Metoda de calcul pe baza sortimentului tip

gama sortimentală de produse foarte largă;

unităţile din industria textilă, a confecţiilor, a pielăriei, din industria alimentară, etc., care înregistrează variaţii mari de structură a producţiei pentru fiecare produs, ca urmare a influenţelor determinate de modă, de anotimp, specific zonal, comenzi neprevăzute, ş.a. 𝑁𝑝𝑙 = 𝑄∗𝑁𝑐 𝑠𝑡

𝑁𝑝𝑙 = 𝑄𝑖 ∗𝑁𝑐𝑠𝑡𝑖

6. Metoda de calcul al necesarului de materiale aferent producţiei, prevăzută a se obţine pe bază de şarjă

industria siderurgică, cea chimică, a materialelor de construcţii etc., deci în procesele de producţie în care mai multe materiale participă “simultan” şi în proporţii diferite la fabricarea unui produs corespunzător reţetelor de fabricaţie specifice.

se stabileşte "volumul de material bun turnat" (volumul de produs finit bun turnat) – Mbt

se determină "necesarul global pe şarjă" (Ng)

se calculează "necesarul" pentru fiecare materie primă ce intră, conform reţetei de fabricaţie, în volumul global al şarjei

𝑀𝑏𝑡 = 𝑄𝑖 ∗𝑔𝑏𝑖𝑛

𝑖=0

𝑁𝑔 = 𝑀𝑏𝑡𝐾

𝑁𝑝𝑙 = 𝑁𝑔 ∗𝐾,100

7. Metode de calcul specifice necesităţilor de combustibili şi energie electrică

sunt corespunzătoare naturii acestor resurse de maximă importanţă pentru orice unitate economică, diversităţii destinaţiilor de utilizare şi structurii consumurilor.

CONCLUZII1. Planul de aprovizionare conturează politica globală în asigurarea bazei materiale

şi cu echipamente tehnice necesare unei unităţi economice pentru o anumită perioadă de timp, de regulă un an; orizontul de timp poate fi şi mai mare, caz în care, datele de evaluare a strategiei în aprovizionarea materială au, de această dată, un caracter de previziune.

2. Gama extrem de mare de resurse, ca şi condiţiile de asigurare şi de folosire foarte diferite, sugerează că procesul de aprovizionare, pe fazele lui – planificare, programare, organizare, derulare, evidenţă, urmărire, control, analiză, evaluare – îi este specific un volum amplu de muncă. Deci, desfăşurarea acestuia cu operativitate şi eficienţă, în concordanţă cu cerinţele de consum din unitatea economică necesită un “sistem informaţional” simplu, cuprinzător, aşezat pe baze informatice.

3. Cunoaşterea unor diferenţieri ale resurselor materiale pentru a se realiza:

• rolul şi importanţa diferită a lor pentru activitatea unităţii;

• atenţia şi gradul de exigenţă care trebuie manifestate în procesul aprovizionării şi gestionării lor;

• strategia care trebuie conturată în procesul asigurării materiilor prime şi materialelor;

• sistemele şi tipurile de gestiune cele mai eficiente, ş.a.

STUDIU DE CAZ. Fundamentarea planului de aprovizionare.

O fabrică de dulciuri a consumat în anul trecut, considerat an de bază, 150 tone de zahăr, obţinând o producţie de 800 milioane uv. Pentru anul de plan, ca urmare a modernizărilor aduse liniilor de fabricaţie şi a îmbunătăţirii organizării producţiei şi a muncii, estimează o creştere a producţiei cu 20 % şi reducerea consumurilor cu 5%.

Aprovizionarea cu zahăr se va face o dată pe lună. Abaterea absolută de la medie a cererilor lunare de consum, înregistrată în anul de bază, a fost de 4 tone. Coeficientul de siguranţă care exprimă potenţialul de livrare al furnizorului este de 1,25.

În momentul elaborării planului de aprovizionare, în depozitele unităţii există 17,5 tone de zahăr; până la sfârşitul perioadei curente (de bază) urmează să mai intre în unitate 25 de tone de zahăr şi să se mai consume 37,5 tone. La începutul noului an de plan, prin inventar, se constată că stocul real de zahăr este de 4,5 tone.

În baza datelor, să se determine necesarul de aprovizionat şi apoi, eventual, să fie corectat cu situaţia de după inventar.

STUDIU DE CAZ. Strategii de aprovizionare

Pentru realizarea programului de fabricaţie, o întreprindere specializată în producerea de piese de schimb pentru industria alimentară trebuie să se aprovizioneze cu un subansamblu ce este produs doar de două firme. Prima îl oferă la un preţ de 21 uv / buc, iar cea de-a la un preţ de 19 uv / buc.

S-au achiziţionat loturi de probă de la cele două firme şi s-a constatat că, la produsele livrate de primul furnizor 1% aveau defecte de fabricaţie, iar la cele livrate de al doilea furnizor, 5% erau necorespunzătoare calitativ. În urma negocierilor purtate, s-a obţinut o bonificaţie de 0,21 uv / buc - din partea primului furnizor şi 0,95 uv / buc - din partea celui de al doilea.

Pentru recondiţionarea unui subansamblu utilizatorul pieselor de schimb ar trebui să cheltuie 3,5 uv / buc. În acest context, ştiind că nu mai există o altă sursă de aprovizionare în ţară, iar importul, pentru moment, nu poate fi luat în calcul, care furnizor este mai avantajos?

PROGRAM DE ASIGUARAREA CALITĂŢII

Cerinţele cu privire la specificaţie, desene şi comandă

Selecţia furnizorilor calificaţi

Convenţia cu privire la calitate

Dispoziţii pentru rezolvarea diferendelor

Programul de control şi recepţie

Controlul la recepţie

Înregistrarea calităţii cu ocazia recepţiei

Evaluarea furnizorilor. Punct critic al aprovizionării

Capacitatea de a satisface cerinţele calitative ale produsului sau serviciului ce urmează a fi livrat

Disponibilitatea mijloacelor materiale şi umane la nivelul tehnic necesar

Viabilitatea comercială şi solvabilitatea financiară.

Volumul producţiei şi capacitatea de a respecta programul de livrări

Eficacitatea sistemului de asigurare a calităţii (AQ).

Departamentul aprovizionare

Selectarea furnizorilor– Include furnizorul pe lista furnizorilor agreaţi (apreciind AQ)

– Se înştiinţează furnizorul pt. deficienţe minore (furnizorul este înscris pe lista agreată dacă ia imediat măsuri corective)

– Furnizorul este înştiinţat că nu este pe lista furnizorilor agreaţi, deoarece deficienţele constatate sunt majore.

Definirea clară a comenzii (în surse externe /globale –în special): Prin specificaţia cuprinsă în contract Prin desene sau menţiuni speciale transmise furnizorului Aprovizionarea să dispună de metode corespunzătoare pt. expunerea clară a cerinţelor de la

furnizori Comunicare prin documentaţie scrisă sau desene (facută la întâlnirea cu furnizorul)

Documentele spre furnizor

Date descriind foarte clar produsul, serviciul comandat:– Identificarea precisă a tipului sau clasei– Instrucţiuni de control şi aplicare– Norma aplicată la controlul calităţii

Documentele de aprovizionare –verificate atent înainte de expediere Indicarea normelor naţionale sau internaţionale aplicabile pt. metodele de control Fiecare document menţionat trebuie înregistrat per documentul de comandă pt.

evitarea confuziilor Controalele intermediare de calitate – indicate în comandă. Persoana care a semnat documentul trebuie indicată în clar Orice modificare ulterioară trebuie semnată de aceeaşi persoană. Pentru anumite livrări beneficiarul solicită furnizorului trimiterea unor mostre

(eşantioane) din produsul comandat şi poate solicita unele ajustări. Odată cu comanda se transmite furnizorului marcajul solicitat

Verificarea capacităţii tehnice a furnizorului

Se cer furnizorului informaţii concrete asupra: produselor, personalului şi aspectelor financiare

Vizite cu caracter tehnic la furnizor

Se utilizează un chestionar pe care furnizorul este rugat să-l completeze (fişa furnizorului)

Verificarea furnizorului se face de o echipă care cuprinde şi experţi tehnici (studiază chestionarul şi elimină furnizorii incapabili de a realiza produsul dorit).

După examinare se stabileşte o listă de posibili furnizori

Echipa de experţi tehnici şi comerciali (achizitori) vizitează posibilii furnizori şi întocmesc alt document – privind verificarea capacităţii tehnice.

FIŞA FURNIZORULUI

I. DATE GENERALE 1. Numele firmei:2. Statutul juridic3. Numele şi calitatea principalului responsabil:4. Sediul, telefon, fax:5. Data punerii în funcţiune:6. Gama de produse finite:II. DATE TEHNICE 1.  Detalii privind principalele produse:- număr de serie- tip- descriere- producţia anuală în ultimii 3 ani2. Produsele au fost testate de o agenţie independentă ? Cu ce rezultate ? Certificatele anexate.3. Detalii privind instalaţiile tehnologice- lista principalelor utilaje4. Asigurarea calităţii:- cum este organizată ?- există proceduri- copie a manualului de calitate5. Există un serviciu de C + D ?furnizaţi detalii6. Controlul calităţii produselor finite- instalaţii de încercare- asistenţa organismelor externe- principii clienţi, nume, adresă vânzări în ultimii 2 ani7. Dezvoltarea viitoare: program, utilaje noi, alte informaţii.III. DATE COMERCIALE Numele şi adresa bănciivaloarea activelor şi pasivelor la zi (bilanţuri pe 3 ani)Vânzări în anul precedentSuma capitalului subscris şi vărsatvaloarea comenzilor deţinuteprodusele sunt acoperite de garanţii ? Perioada şi felul.Service post-vânzare ? Informaţii suplimentare.Eu certific că informaţiile furnizate în acest formular, cu privire la următoarele piese sunt corecte:...................StampilaSemnătura Numele Funcţia Locul Data

VERIFICAREA CAPACITĂŢII TEHNICE

1. Numele şi adresa firmei vizitate:2. Data vizitei:3. Descrierea stării uzinei şi instalaţiilor4. Resurse umane şi financiare alocate C + D5. Există un schimb de idei privind AQ organizat ?6. Există manuale de calitate, proceduri, înregistrări?7. Se păstrează înregistrările despre produse şi refuzuri?8. Se păstrează înregistrări ale etalonării aparatelor de măsură?9. Proceduri de identificare, izolare, tratare a produselor neconforme ?10. Producţia în curs este satisfăcătoare ?11. Se asigură service post-vânzare ?12. Se poate demonstra că în ultimele 12 luni firma a respectat termenele de

livrare ?13. La ce nivel se ridică valoarea produselor necorespunzătoare sau care au

necesitat reuzinare ?

Semnătura,  Numele Calitatea  Data Locul  Firma Serviciul

Concluzii experţi tehnici Capacitatea de producţie este suficientă?

Gradul de încărcare al capacităţii.

Instalaţiile sunt apte să producă la nivel calitativ?

Există un program AQ eficace şi un personal suficient de calificat şi conştient?

Se utilizează componente achiziţionate şi cum li se face verificarea?

Cum se asigură sursele de aprovizionare cu materie primă?

Se pot verifica produsele comandate?

S-au mai fabricat astfel de produse?

Situaţia financiară a firmei.

Atitudinea generală a conducerii faţă de AQ.

Concluzii• Cerinţele privind: garanţiile, verificările, conflictele – se stabilesc la început pt. evitarea

divergenţelor.

• Furnizorul deţine întreaga responsabilitate de a furniza un produs de calitate.

• Evaluare periodică de către achizitor a sistemului AQ al furnizorului.

• Sistemul de verificare a produselor se specifică în comandă - de comun acord cu furnizorul (înainte de a fi înscris în comandă)

• Achizitorul indică foarte clar în c-dă verificările per care vrea să le facă

• Furnizorul e obligat să pună la dispoziţie toate mijloacele şi documentele necesare verificării

• Existenţa în întreprinderi a unui sistem de evaluare şi clasificare a furnizorilor pe baza unor criterii obiective (comunicate şi furnizorilor)

• Elaborarea unor proceduri şi formulare standardizate pentru calitatea aprovizionării – introducerea lor într-un sistem informatic.

Bibliografie

1. Abrudan, I., Cândea, D., Manual de inginerie economică, Editura Dacia, Cluj – Napoca, 2002.

2. Bălan, C., Logistica, Editura Uranus, Bucureşti, 2006.

3. Bărbulescu, C., Economia şi gestiunea întreprinderii, Editura Economică, Bucureşti, 1996.

4. Băşanu, Gh., Managementul aprovizionării şi desfacerii, Editura Economică Bucureşti, 2006.

5. Boncoi, Gh., s.a., Sisteme de producție, vol. II, Ed. Universității Transilvania din Brașov, 2001.