2.cap ii intocmirea doc conta

8/15/2019 2.CAP II Intocmirea Doc Conta

1/9

CAP.II ÎNTOCMIREA DOCUMENTELOR PRIMARE

Noţiuni de bază privind meoda de !er!eare a !onabi"iăţii

Fiecare ştiinţă se caracterizează prin obiect şi metodă. Obiectul precizeazăfenomenele şi procesele care constituie sfera de preocupare a ştiinţei respective.Prin definirea obiectului se stabileşte poziţia unei ştiinţe în cadrul sistemuluiştiinţelor. Metoda asigură calea cea mai potrivită prin care se studiazăelementele care constituie obiectul unei ştiinţe. Prin metodă se înţelege modulde a studia, a cunoaşte, a cerceta obiecte şi fenomene sau modul de a rezolva oanumită problemă. Obiectul şi metoda unei ştiinţe,determinate odată cu apariţia ştiinţei respective, se dezvoltă pe măsură ce aparnoi fenomene incluse în obiect, care trebuie investigate prin noi procedee. Între obiectul şi metoda contabilităţii eistă relaţii de interdependenţă, de

condiţionare reciprocă, în cadrul cărora obiectul deţine rolul principal! deşisubordonată obiectului, metoda poate îndeplini un rol activ, identific"nd noifenomene care apar ca urmare a progresului economico # social şi care trebuieincluse în obiect. $ontabilitatea studiază elementele ce constituie obiectul său de studiufolosind o serie de te%nici, procedee şi instrumente care reprezintă metode decercetare a contabilităţii. $ompleitatea obiectului de studiu al contabilităţiiconduce la compleitatea metodei de cercetare. Procedeele înglobate în metodacontabilităţii sunt adecvate specificului fenomenelor cercetate. &a stabilireaacestor procedee s#a ţinut seama de următoarele !ara!eri#i!i a"e obie!u"uide #udiu a" !onabi"iăţii'

a$ dub"a reprezenare a parimoniu"ui, pe de o parte sub aspecteconomic iar pe de altă parte sub aspect (uridic. )ubla reprezentare determinădubla

înregistrare, respectiv fiecare operaţie economică implică cel puţin douăelemente patrimoniale, se înregistrează în cel puţin două conturi! b$ %n !onabi"iae #e po %nre&i#ra numai obie!e' pro!e#e' (enomene!are #e po e)prima %n bani *va"ori!$. c* %n !onabi"iae #e po %nre&i#ra numai operaţii e!onomi!e !are auavu "o! e(e!iv şi se poate face dovada înfăpturii lor prin documente.Metoda contabilităţii, la fel ca şi metoda oricărei alte ştiinţe, se foloseşte de oserie de procedee sau instrumente metodice care se pot grupa astfel'

# procedee metodice generale! # procedee metodice comune ştiinţelor economice! # procedee metodice specifice contabilităţii. Pro!edee"e meodi!e &enera"e sunt folosite de metoda tuturor ştiinţelor.)intre acestea cele mai importante sunt' observarea, înregistrarea, clasificarea,raţionamentul inductiv şi deductiv, analiza, sinteza şi altele. În continuare seprocedează la analiză, adică la descompunerea fenomenelor în părţile lor


2/9

componente în scopul cunoaşterii structurii interne şi legilor care le guvernează!ulterior prin sinteză are loc reconstituirea fenomenului analizat. Pro!edee"e meodi!e !omune +iinţe"or e!onomi!e sunt documentele,evaluarea, calculaţia şi inventarierea. # do!umene"e sunt acte scrise în care se consemnează operaţiile

economice privind mişcarea elementelor patrimoniale. +ici o operaţie economicănu poate fi înregistrată în contabilitate în absenţa documentului (ustificativ. Prindocumente se demonstrează înfăptuirea operaţiunilor economice, se verifică

(usteţea şi legalitatea acestora, se asigură controlul gestionar privind mi(loacelemateriale şi băneşti şi respectarea disciplineicontractuale.

, eva"uarea constă în transformarea unităţilor naturale în unităţi montare cua(utorul preţurilor. )atele consemnate în documente, eprimate în etalon natural

cantitativ* sunt eprimate în bani pentru a fi posibilă astfel înregistrarea înconturi şi centralizarea cu a(utorul balanţelor de verificare şi bilanţului. , !a"!u"aţia se referă la operaţiuni aritmetice simple adunări, înmulţiri,scăderi* prin care se calculează totalul valoric al unui document de evidenţă, sestabilesc rula(ele şi soldurile finale, se determină salariile şi a(utoarele materiale!de asemenea, calculaţia se referă la operaţiuni complee cum ar fi calculaţiacostului efectiv al producţiei, obţinerea unor indici şi indicatori folosiţi at"t decontabilitate c"t şi de alte ştiinţe economice. , invenarierea este determinată de faptul că pe parcursul unei perioade degestiune, datorită unor cauze obiective sau subiective, o serie de operaţiieconomice nu pot fi înregistrate în contabilitate acţiunea factorilor naturali care

conduce la perisabilităţi, dispariţia unor bunuri prin delapidări, distrugeri, furturi,consemnarea eronată în evidenţă a unor operaţiuni economice*. Prin inventarierese descoperă neconcordanţa dintre datele

înregistrate în conturi scriptic* şi realitatea de pe teren faptic*. Pe bazaconstatărilor la care s#a a(uns în urma inventarierii, se fac rectificările necesare înconturi, restabilindu#se astfel concordanţa între scriptic şi faptic.

Pro!edee"e meodi!e #pe!i(i!e !onabi"iăţii se folosesc numai demetoda contabilităţii şi au fost construite pe baza celor trei caracteristicimenţionate anterior. )in această categorie fac parte' bilanţul, contul şi balanţade verificare. , bi"anţu" este cel mai reprezentativ procedeu al metodei contabilităţii cua(utorul căruia se transpune în practică principiul dublei reprezentări apatrimoniului. -ilanţul prezintă situaţia patrimoniului la un moment dat. )atele

înscrise în bilanţ rezultă prin centralizarea datelor înregistrate în conturi. nalizabilanţului reliefează situaţia economică şi financiară a unei unităţi patrimoniale,relaţiile cu alte unităţi, cu instituţiile statului, cupersoane fizice. )atele prezentate prin bilanţ pot fi generalizate în profil teritorialsau pe verigi ale economiei naţionale.


3/9

, !onu" asigură înregistrarea operativă a modificărilor patrimonialedeterminate de operaţiunile economice. În contabilitate se desc%ide c"te un contpentru fiecare element de active, pasive, procese economice. Între conturi sestabilesc legături reciproce ca urmare a aplicării principiului dublei înregistrări!eistă de asemenea legături între conturi şi bilanţ' conturile se desc%id pe baza

bilanţului iar situaţia finală din conturi este preluată în bilanţ. $onturile prezintăpentru elementele pe care le reflectă nu numai situaţia la un moment dat, ci şimodificările creşteri, scăderi* care au loc pe parcursul unei perioade degestiune. , ba"anţa de veri(i!are realizează legătura dintre conturi şi bilanţ. Prinbalanţele de verificare se asigură eactitatea înregistrării operaţiunilor economice în conturi, ceea ce permite respectarea principiului dublei înregistrări.

Între procedeele metodei contabilităţii eistă o interdependenţă, ocompletare reciprocă, ceea ce permite cunoaşterea amănunţită a proceselor şifenomenelor ce formează obiectul contabilităţii fig. /.0*.

Do!umene"e de evidenţă e!onomi!ă

-. Noţiunea' imporanţa' #ru!ura' ipizarea' !"a#i(i!area +ire&u"i"e de %no!mire a do!umene"or

1na dintre caracteristicile importante ale contabilităţii constă în faptul căaceasta este ,,documentată.. ceasta înseamnă că orice operaţie economică,

înainte de a fi

înregistrată în contabilitate, trebuie să fie consemnată în documente de evidenţăeconomică anume concepute pentru fiecare fel de operaţie economică.

Do!umene"e de evidenţă #un a!e #!ri#e %n !are #e !on#emnează(enomene"e +i pro!e#e"e e!onomi!e !ar #e produ! %n uniăţi"e parimonia"e .)in punct de vedere metodic, documentele fac parte din categoria procedeelor metodice comune ştiinţelor economice. )ocumente de evidenţă se consideră a fi şi actele ocazionate de

eercitarea (un!ţiei or&anizaori!e +i admini#raive în întreprinderi, organizaţiieconomice, instituţii etc. )ocumentele trebuie să fie întocmite în cel mai scurt timp de laproducerea operaţiilor economice astfel înc"t contabilitatea să reflecte eact şioperativ activitatea desfăşurată. Imporanţa documentelor pentru evidenţa economică, în general, şipentru contabilitate, în special, este demonstrată de următoarele aspecte'


4/9

- conţin informaţiile privind cantitatea şi calitatea activităţii desfăşurate# pe baza lor conducerea poate efectua analize şi fundamenta deciziile privindactivitatea curentă. )ocumentele îşi sporesc valoarea informativă dacă suntcentralizate, grupate, sistematizate în cadrul diferitelor forme de evidenţăeconomică, în primul r"nd în contabilitate!

, reprezintă suportul legal pentru înregistrările efectuate în contabilitate# nici o operaţie economică nu poate fi înregistrată în contabilitate dacă nu s#a întocmit anterior documentul corespunzător. )ocumentele de evidenţă sunt întocmite de persoane autorizate, conform sarcinilor de serviciu pe care acesteale au, ceea ce atrage răspunderea pentru consecinţele activităţilor declanşate pebaza lor! # au valoare juridică # agenţii economici intră în relaţii cu alţi agenţieconomici sau cu persoane fizice conform unor documente în care se prevăddrepturile şi obligaţiile părţilor. În caz de litigiu, documentele de evidenţăconstituie un mi(loc de probă prin care se fundamentează %otăr"rile instanţelor de (udecată.

, fac legătură între formele evidenţei economice # informaţiile cuprinse îndocumentele de evidenţă economică sunt preluate pentru înregistrare şiprelucrare de mai multe forme ale evidenţei economice! , sunt folosite în activitatea de control financiar şi de gestiune, at"t deorganele specializate din cadrul unităţii, c"t şi de cele din afara lor, pentru averifica legalitatea şi eficienţa activităţii economice desfăşurate. Do!umene"e de evidenţă e!onomi!ă au #ru!ură obligatorie, respectivdin conţinutul lor trebuie să facă parte rubrici, coloane, informaţii, astfel' , antetul este alcătuit din denumirea, adresa, codul fiscal, telefon2fa şi alteinformaţii de identificare a unităţii patrimoniale care a întocmit documentul.

cesta se înscrie de regulă în colţul din st"nga sus al documentului. )acă

documentul este întocmit de o secţie sau de un atelier din cadrul unităţii numeleacestora poate fi inclus în antet! , denumirea documentului este stabilită în funcţie de natura operaţiunii

înregistrate! se înscrie de regulă la mi(locul documentului, în partea de sus.)e eemplu' ,,Factură., ,,-on de consum., ,,$%itanţă. etc.! , elemente de identificare a agentului economic ,,partener. saupersoanei fizice implicate în operaţia consemnată! , conţinutul operaţiei # se descrie pe scurt natura operaţiei efectuate! , date cantitative şi valorice! , semnături , de obicei în partea de (os a documentului, ale persoanelor careau întocmit sau verificat documentul precum şi a conducătorului unităţii care aaprobat efectuarea operaţiunii!

, numărul şi data documentului atribuite de registratura unităţii. Întocmirea documentelor de evidenţă economică trebuie să fie c"t maieactă. )acă în anumite situaţii s#a greşit la înscrierea tetului sau cifrelor, sepoate folosi ,,ştersul contabil.. ceasta înseamnă că tetul sau suma greşită se


5/9

taie cu o linie astfel înc"t să se poată citi suma sau tetul înscrise eronat! sescrie apoi deasupra tetul sau suma corectă, de regulă cu pi sau cerneală roşie,iar în dreptul corecturii, se înscrie formula ,,corectat de mine., urmată desemnătura celui care a corectat eroarea. Pentru anumite documente facturi,c%itanţe, cecuri, ordine de plată* greşelile nu pot fi corectate prin procedura de

mai sus fiind necesară anularea şi întocmirea de noi documente. Pentru a asigura un conţinut unitar şi pentru a facilita completarea şiutilizarea documentelor de evidenţă economică, Ministerul Finanţelor Publicecoordonează acţiunea de ipizare a documentelor. Prin tipizare se înţelegestabilirea unor formulare de documente unitare, pentru fiecare tip de operaţie înparte. Prin tipizare s#au stabilit unele elemente referitoare la fiecare document,cum ar fi' forma, mărimea, tetul scris invariabil şi spaţiile libere pentru tetulvariabil. 3ipizarea este o preocupare continuă, determinată de necesitateaactualizării conţinutului documentelor în raport de modificările din legislaţie şipentru a uşura folosirea te%nicii moderne de calcul. 1nele documente tipizate au!ara!er &enera", fiind folosite de toţi agenţii economici, indiferent de ramura din

care fac parte. Pentru identificarea acestor documente se foloseşte, pe l"ngădenumire, un codnumeric. )e eemplu, ,,-onul de consum. are codul 04#/#4, ,,5egistrul de casă.are codul 04#4#6 etc. lte documente tipizate sunt #pe!i(i!e anumitor ramuri sau subramurieconomice. Pentru identificarea acestora, înaintea codului numeric se află oliteră care precizează ramura în care se utilizează. C"a#i(i!area documentelor de evidenţă economică se poate face dupămai multe criterii, astfel' a. după natura activităţilor economice consemnate'# documente pentru imobi"izări !orpora"e' fişa de evidenţă, bonul de mişcare,

registrul numerelor de inventar!# documente pentru #o!ur i' bonul de consum, fişa limită de consum, nota derecepţie şi constatare de diferenţe!# documente privind #a"arii"e' statul de salarii, lista de avans c%enzinal!# documente privind mi"oa!e"e băne+i' c%itanţa, etrasul de cont, ordinul deplată!# documente de !onabi"iae &enera"ă' nota de contabilitate, (urnalul pentruv"nzări, fişe de cont!# documente admini#raive întocmite de organele de conducere' rapoarte, dăride seamă, procese verbale. b. după funcţia pe care o îndeplinesc /# documente de di#poziţie prin care se transmite ordinul de a se efectua ooperaţiune economică şi se dau indicaţiile necesare pentru efectuarea ei. )eeemplu' comanda,dispoziţia de livrare. ceste documente nu demonstrează eecutarea operaţieieconomice şi de aceea nu pot fi utilizate pentru înregistrări în contabilitate!# documente u#i(i!aive fac dovada eecutării operaţiunii economice şi deaceea se mai numesc documente de eecuţie )e eemplu' c%itanţa, bonul de


6/9

predare, transfer, restituire, lista de avans c%enzinal. ceste documente suntutilizate pentru înregistrarea operaţiunilor economice în contabilitate!# documente mi)e sunt în acelaşi timp documente de dispoziţie şi documente

(ustificative de eecuţie*. )e eemplu bonul de consum de materiale conţineordinul dat pentru eliberarea de materii prime dispoziţie către magazioner* şi

totodată atestă efectuarea eliberării materiilor prime eecuţie*. !. după locul unde se întocmesc , documentele pot fi'# documente inerne se întocmesc în cadrul unităţii economice şi consemneazăoperaţii economice cu privire la activitatea acesteia. 1nele din aceste documentesunt folosite numai în compartimentele interne, iar altele sunt folosite şi de alţiagenţi economici c%itanţe, cecuri, ordine de plată*!# documente e)erne provin de la alţi agenţi economici, bănci sau persoanefizice şi se referă la relaţiile stabilite cu aceştia.)e eemplu, etrasul de cont primit de la bancă sau factura primită de lafurnizorul de materii prime.

d. după numărul de operaţii ce le cuprind şi prioritatea consemnăriioperaţiunilor'# documente primare se referă la o singură operaţie consemnată în momentul şila locul înfăptuirii ei. )e eemplu, bonul de consum, nota de predare, c%itanţa.7ilnic, în cadrulmultor unităţi economice, se întocmesc zeci sau sute de documente primare!# documente !enra"izaoare grupează şi cumulează date din documenteprimare de acelaşi fel. )e eemplu, centralizatorul consumurilor de materiale,centralizatorul statelor de salarii. Întocmirea acestor documente permite capentru acelaşi fel de operaţiuni să se efectueze o singură înregistrare încontabilitate.

e. după regimul de utilizare/# documente !u re&im #pe!ia" sunt utilizate conform unor dispoziţii legale careprecizează epres modul de completare, circulaţie şi păstrare. )e eemplu,c%itanţa, cecul, factura.

stfel de documente se referă îndeosebi la operaţiunile băneşti sau la v"nzareaproduselor, lucrărilor, serviciilor. $erinţele impuse de dispoziţiile legale se referăla' numerotare, parafare, şnuruire, sigilare, certificarea numărului de eemplare.Pentru aceste documente, se organizează o evidenţă specială. 895 :/02/decembrie 0;;6 publicata in Monitorul oficial /


7/9

0. 1eri(i!area' !ir!u"aţia +i pă#rarea do!umene"or

)ată fiind importanţa documentelor de evidenţă economică pentrufundamentarea deciziilor, analiză, control, este necesară asigurarea eactităţiidatelor pe care acestea le cuprind. )e aceea, înainte de a fi trimise în fluulinformaţional, deci înainte ca pe baza lor să fie declanşate anumite activităţi sausă se efectueze înregistrări în contabilitate, documentele de evidenţă trebuieverificate. Berificarea documentelor se poate face din trei puncte de vedere'verificare de formă, verificare cifrică şi verificare de fond. 1eri(i!area de (ormă *vizua"ă$ a documentelor se referă la modul cum afost întocmit documentul şi anume'# folosirea documentului tipizat adecvat naturii operaţiunii consemnate!

# completarea tuturor r"ndurilor şi coloanelor, eventual spaţiile neutilizate suntbarate pentru a nu fi completate ulterior!# prezenţa semnăturilor persoanelor responsabile de întocmirea documentelor şiaprobarea operaţiunilor!# eistenţa aceluiaşi număr de ordine în cazul documentelor întocmite în maimulte eemplare!# eistenţa unor ştersături sau corecturi neregulamentare. 1eri(i!area !i(ri!ă *arimei!ă$ constă în verificarea corectitudiniicalculelor efectuate conform documentelor de evidenţă. )e asemenea,verificarea cifrică se referă la verificarea preluării eacte a cantităţilor, preţurilor sau tarifelor folosite.

1eri(i!area de (ond *%n !onţinu$ este efectuată de persoane cu o bunăpregătire profesională, buni cunoscători ai legislaţiei şi buni cunoscători aiactivităţii unităţii patrimoniale. În general, verificarea de fond depăşeşte sfera decuprindere a documentului şi se etinde asupra operaţiei descrise în document.Berificarea de fond #e re(eră la următoarele aspecte'

- realitate # se verifică dacă operaţia economică descrisă în document a avutloc cu adevărat! # legalitatea # se determină prin raportarea operaţiei descrise la legislaţiaeconomică, actele normative elaborate la nivel naţional sau departamental,instrucţiuni sau %otăr"ri ale consiliului de administraţie! # necesitatea # se apreciază dacă operaţia consemnată corespundeintereselor activităţii desfăşurate de agentul economic! - oportunitatea # se stabileşte dacă operaţia a fost efectuată la momentulpotrivit! # eficienţa - se verifică dacă operaţia cuprinsă în document are ca efectcreşterea eficienţei sau, dimpotrivă, produce pierderi.Berificarea de fond #e poae e(e!ua astfel'


8/9

# înainte ca operaţia descrisă să se fi produs, verificarea fiind un atribut alconducătorului compartimentului financiar#contabil sau al unui delegat alacestuia! în acest caz, verificarea poartă numele de ,,$ontrol financiar preventiv.! # ulterior producerii operaţiei economice, caz în care se numeşte ,,$ontrolulterior. postoperativ sau de gestiune*.

Cir!u"aţia do!umene"or reprezintă drumul parcurs de documente, dinmomentul întocmirii şi p"nă la ar%ivare. stfel, după ce documentele au fost

întocmite şi verificate, ele parcurg un traseu bine stabilit trec"nd pe la diferitecompartimente interne, eventual av"nd un traseu etern. $irculaţia documentelor depinde de natura operaţiei consemnate şi estedistinctă pentru fiecare fel de document. )rumul sau circuitul parcurs dedocument trebuie să c"t mai scurt şi direct astfel înc"t documentul să a(ungă încel mai scurt timp la cei care vor acţiona pe baza lui. 5aţionalizarea circulaţiei documentelor este o problemă importantă afiecărui agent economic şi reprezintă o sarcină a compartimentului financiar

contabil. Pentru raţionalizarea circulaţiei documentelor se întocmeşte c"te ungrafic de circulaţie pentru fiecare document, în care se precizează'compartimentul în care s#a întocmit documentul, persoana care a întocmitdocumentul, termenele de eecutare, compartimentele către care se transmit,modalităţi de verificare. 9raficele de circulaţie a documentelor sunt realizatefolosind diferite te%nici de reprezentare grafică' sc%eme logice, sc%eme peorizontală, sc%eme pe verticală, fiecare din acestea folosind simboluri specificepentru fiecare operaţiune în parte creare, semnare, verificare, adăugare de date,ar%ivare*.

C"a#area este operaţia de ordonare a documentelor după anumite criterii,

astfel înc"t ulterior să poată fi găsite cu uşurinţă atunci c"nd este necesar. Înpractică, se folosesc mai multe criterii de clasare a documentelor' # după natura operaţiei economice # documentele se grupează în dosaredistincte pentru mi(loace fie, mi(loace băneşti, stocuri, salarii, decontări! # cronologic # documentele se grupează în ordinea datei de întocmire sau de

înregistrare! # alfabetic # documentele sunt ordonate în funcţie de denumirea

întreprinderilor sau compartimentelor la care se referă! # geografic # documentele se ordonează după zona sau localitatea în care seaflă agenţii economici parteneri. Pă#rarea do!umene"or este necesară după ce documentele de evidenţăeconomică şi#au îndeplinit rolul şi se poate realiza astfel' # în cursul anului, în ar%iva curentă care se organizează în cadrulcompartimentelor funcţionale contabilitate, financiar, comercial*! documentele decasă şi unele documente contabile fişe de cont, facturi, (urnale, balanţe deverificare* se păstrează în spaţii special amena(ate! # după epirarea perioadei de gestiune la sf"rşitul anului*, documentele sepredau de fiecare compartiment pentru păstrare în ar%iva generală a agentuluieconomic. Organizarea


9/9

ar%ivei este o obligaţie a conducerii administrative şi a celei financiar#contabile şiimpune amena(area unui spaţiu distinct, dotat corespunzător. 5egulile privind organizarea ar%ivei sunt stabilite de Ministerul Finanţelor

Publice şi se referă la' amplasament, securitate, condiţii de păstrare, gestionareadocumentelor de persoane competente. Pentru a avea o evidenţă eactă a documentelor aflate în păstrare, ar%ivarulcompletează un registru în care se menţionează' denumirea documentuluiar%ivat, codul, data intrării, încăperea, raftul, data ieşirii şi numele persoanei carea solicitat documentul. )ocumentele depuse se pot consulta, la sediul ar%ivei, cu aprobareaconducătorului unităţii. Ccoaterea documentelor din ar%ivă nu este permisă dec"t

în cazuri cu totul speciale, cu aprobarea conducerii unităţii, la solicitareainstanţelor de (udecată sau organelor de control financiar. În acest caz, în loculdocumentului scos din ar%ivă, se depune un proces#verbal, care precizează

conţinutul documentului, motivul pentru care a fost scos din ar%ivă, perioada şibeneficiarul. În situaţia în care s#au pierdut documente din ar%ivă, este necesarăreconstituirea acestora, eventual de aceleaşi persoane care le#a întocmit iniţial. )ocumentele sunt păstrate în ar%ivă o anumită perioadă, care diferă înraportde specificul documentelor. 1nele documente se păstrează p"nă la 0@ ani, iaraltele o perioadă mai îndelungată evidenţa personalului, salarii, ac%iziţionareade imobilizări etc.* după norme stabilite de Ministerul Finanţelor Publice sau deministerele coordonatoare ale ramurilor economice. )upă epirarea termenului de păstrare, documentele se distrug, eventual

sunt predate agenţilor economici care colectează materiale recuperabile şirefolosibile. 1nele documente care pot avea importanţă deosebită, eventualistorică, se predau ar%ivelor statului, care sunt organizate ca instituţii publice înfiecare (udeţ.

2.cap ii intocmirea doc conta

Documents