2012-03-15 - casosestudio2012adicionales

7/28/2019 2012-03-15 - CasosEstudio2012Adicionales

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN

ESCUELA DE ADMINISTRACIN

ORGANIZACIN Y SISTEMAS I

CURSO 2012


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Materiales para el Curso Terico-Prctico

NDICE

CASOS DE ESTUDIO ADICIONALES ................................................................................................. 3Organizacin y Sistemas I 1er. Revisin 2002 (Pizza y Fain) ................................................ 3Organizacin y Sistemas I FOLDER S.A. ................................................................................. 5Organizacin y Sistemas I - Examen del 10/09/03 (Latur S.A.) .................................................. 8Organizacin y Sistemas I - Examen 16/02/04 (Fresa y Limn) ............................................... 11Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 17/05/07 (Maroas Seguros S.A.) ........................ 14Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 16/07/07 (Maroas Seguros S.A.) ......................... 17Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 19/05/08 (WMC Software S.A.)............................ 22Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 09/07/08 (WMC Software S.A.) ............................. 24Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 15/05/09 (La SALSERA S.R.L.) ............................ 28Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 16/07/09 (Diagonal Print S.A.) ............................. 31Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 11/05/10 (La Espiga S.R.L).................................. 35Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 03/07/10 (La Espiga S.R.L) ................................... 37Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 23/05/11 (Pilchas S.R.L)..................................... 39Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 04/07/11 (Ropa Econmica S.A.) .......................... 41


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CASOS DE ESTUDIO ADICIONALES

Organizacin y Sistemas I 1er. Revisin 2002 (Pizza y Fain)

Pizza y Faina S.A. es una empresa que gira en el ramo de la produccin y venta de pizzas y fainscongelados. Es propiedad de la Sra. Adriana Masa, quien se desempea como Gerente General y

miembro del Directorio, el cual integra junto a dos amigas, la Sra. Claudia Pimienta y la Sra. AzucenaPalote.

De la Gerencia General dependen 3 Departamentos: Produccin (Gerente: Ing. Juan Gonzlez) Ventas (Gerente: Cr. Luis lvarez) Administracin (Gerente: Cra. Liliana Lpez)

Del Departamento de Produccin dependen 4 unidades: Seccin Fbrica: 1 Jefe y 18 operarios

Seccin Empaquetado: 1 Jefe y 3 operarios Seccin Etiquetado: 1 Jefe y 5 operarios Seccin Compras: compra las materias primas y est integrada por 1 Jefe y 3 auxiliares

Del Departamento de Administracin dependen las siguientes unidades: Seccin Contabilidad, que efecta la registracin de las operaciones, las compras de papelera y

tiles de escritorio y la liquidacin de sueldos. La Seccin cuenta con 1 Jefe y 2 auxiliares. Seccin Servicios, que efecta mandados, tareas de mensajera y secretara y est integrada por 1

Jefe, 2 secretarias y 2 cadetes. Seccin Tesorera, que efecta las cobranzas y los pagos en general, y est integrada por 1 Jefe y 2

auxiliares.

El Departamento de Ventas, efecta las ventas de las pizzas en todo el pas. De l dependen lassiguientes unidades:

Seccin Montevideo: integrada por 1 Jefe y 12 vendedores. Seccin Interior: integrada por 1 Jefe y 5 vendedores.

La Sra. Adriana Masa se encarga directamente de las importaciones de materias primas, as como delos contratos de mantenimiento de las maquinarias de produccin.

La empresa contrata los servicios de un Contador externo, quien concurre a la empresa tres veces porsemana, prepara diversos informes y efecta las liquidaciones fiscales.

Desde fines del ao pasado, la Sra. Masa viene percibiendo problemas internos que debido a la difcilsituacin que atraviesa el mercado se ha venido agudizando, habiendo recibido quejas de uno de losprincipales clientes del interior por la no entrega en fecha de un importante pedido.

El mes pasado, la Sra. Masa realiz un viaje de negocios a Italia. Entre otras cosas visit una empresadel mismo ramo y qued impactada por los beneficios obtenidos por la misma, al haber implementadoun proyecto de calidad y habindose certificado en las normas ISO 9000.


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Uno de los auxiliares contables, el Sr. Julio Miranda, que ingres a la empresa a principios de abril deeste ao, es estudiante de tercer ao de la Escuela de Administracin. Muy entusiasmado con todo loaprendido en Organizacin y Sistemas, propuso a la Sra. Masa efectuar un relevamiento y anlisis de laestructura de Pizza y Faina S.A. Ella estuvo de acuerdo con su propuesta, e inmediatamente, Mirandainici un relevamiento de la situacin actual. Para esto, dise un formulario con el fin de relevarinformacin de las tareas de cada empleado y lo reparti a todo el personal indicando que en caso de nocompletarse el mismo se aplicara una fuerte multa en la prxima liquidacin de sueldos.

Al enterarse de esto, la Cra. Lpez, Gerente de Administracin, llam por telfono a la Sra. ClaudiaPimienta, amiga suya desde la poca del colegio y le expres: Renuncio! Esto es lo ltimo que toleroen la empresa. Si un Auxiliar me amenaza con un descuento en mi sueldo, mi cargo no tiene sentido.Ya estoy cansada de la Sra. Masa que continuamente me contradice y adems ahora esto... Estuvereunida ayer con ella y el Contador y se limitaron a informarme sobre las nuevas medidas de ajustefiscal. Cuando llego hoy, me encuentro con este formulario absurdo y, adems, con importantescambios que hay que hacer en la forma de registrar las operaciones que el Contador orden a partir dela vigencia de los nuevos impuestos.

Una vez analizada la informacin contenida en los formularios, Miranda prepar un informe con la

intencin de presentarlo al Directorio de la empresa en el que sugera algunas modificaciones a laestructura de Pizza y Faina S.A.

Se Solicita:1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Pizza y Faina S.A.2. IDENTIFICAR los criterios de Departamentalizacin utilizados a nivel primario y secundario.3. Si Ud. fuera contratado como Analista de O y S para analizar la estructura orgnica y las funciones

de Pizza y Fain S.A.: a) EXPLICAR las etapas metodolgicas Preparacin del estudio yRelevamiento de informacin. b) ANALIZAR como fueron cumplidas por el Sr. Miranda ambasetapas c) EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organizacin formal: rgano,cargo, puesto y nivel jerrquico e INDICAR para cada uno de ellos un ejemplo referido a la

empresa Pizza y Faina S.A.4. EXPLICAR las ventajas y desventajas de las asesoras externas y de las unidades internas de

Organizacin y Sistemas. EXPRESAR cul recomendara Ud. para Pizza y Faina S.A. yFUNDAMENTAR su respuesta.

5. EXPRESAR el concepto de departamentalizacin por producto y EXPLICAR si la misma esaplicable para Pizza y Faina S.A. a nivel primario. FUNDAMENTAR su respuesta.

6. EXPRESAR el concepto de Manual de Organizacin y Funciones y EXPLICAR si sera tildisponer de l en Pizza y Faina S.A. FUNDAMENTAR su respuesta

7. ANALIZAR en qu etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra Pizza y Faina S.A.FUNDAMENTAR su respuesta.


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Organizacin y Sistemas I FOLDER S.A.

La empresa FOLDER S.A. produce diversos artculos en metal que comercializa en el pas y elexterior. Su Directorio se integra por tres personas: el Sr. Fabin Castro, la Sra. Amelia Gmez y elIng. Martn Viera, que ocupa el cargo de Presidente. Como Presidente del Directorio, representa a lasociedad y es quien administra la misma.

De la Presidencia del Directorio dependen la Gerencia de Administracin y la Gerencia de Ventas.Asimismo, dependen directamente de l las 4 secciones que tienen a su cargo el procesos productivo:Corte, Galvanizado, Pintura y Moldes y 2 Departamentos: Compras y Control de Calidad. ElDepartamento de Compras est integrado por su Jefe y dos empleados administrativos y tiene a sucargo la realizacin de todas las adquisiciones de la empresa. El departamento de Control de Calidadest integrado por su Jefe y dos auxiliares administrativos. Cuando fue creado hace tres aos, suobjetivo era controlar la calidad del producto terminado por la empresa y obtener su certificacin bajonormas ISO. Se contrat para hacerse cargo de estas actividades a un Ingeniero y a dos estudiantesavanzados. Tanto el Ingeniero como uno de los estudiantes contratados renunciaron rpidamente. Elotro estudiante pas a desempear la Jefatura y se asign a dos funcionarios administrativos para que

colaboraran con l. La certificacin nunca se termin de gestionar y las actividades del Departamentose concentran bsicamente en controlar las condiciones de entrega de las materias primas, controlarselectivamente los ya productos terminados y en colaborar con el Ing. Viera en diversos aspectos de lagestin. Las 4 secciones vinculadas directamente al proceso productivo cuentan, cada una, con uncapataz responsable de la misma, excepto la Seccin Pintura, que cuenta con dos capataces. El personalde las mismas es variable segn la demanda, oscilando entre 5 y 10 obreros en cada Seccin. Elpermanente ingreso y egreso de personal obrero implica que la carga de trabajo del Departamento dePersonal sea grande. Cuenta, asimismo, con una unidad asesora en marketing, integrada por un Analistaen Marketing, y un auxiliar.

De la Gerencia de Administracin dependen los Departamentos de Personal y Contadura y la Seccin

Depsito y Expedicin. El Departamento de Personal tiene a su cargo la seleccin de personal, elcontrol de horarios y la liquidacin y pago de salarios. Asimismo, es quien coordina las actividades dela empresa de seguridad contratada y de la empresa de limpieza. El Departamento de Contadura tiene asu cargo la realizacin de los registros contables, la facturacin, la cobranza, los pagos y la realizacinde trmites bancarios y ante organizaciones pblicas. Est integrado por un Jefe y un auxiliar. LaGerencia de Administracin da instrucciones al Departamento de Compras con referencia a losaspectos financieros de su gestin

De la Gerencia de Ventas, dependen dos Departamentos: Ventas e Informtica, del cual dependen tresSecciones: Desarrollo, Mantenimiento de Sistemas y Costos. La Seccin de Desarrollo, integrada porsu Jefe y dos analistas, tiene a su cargo la programacin de nuevos desarrollos informticos y el

mantenimiento de la pgina web de la empresa; la Seccin Mantenimiento de Sistemas, integrada porsu Jefe y un auxiliar tiene a su cargo la resolucin de los diversos problemas informticos que sepresentan tanto en los programas como en el equipamiento, el mantenimiento de la SeguridadInformtica y el respaldo de informacin. La Seccin Costos, integrada por su Jefe y dos auxiliares seocupa del clculo de los costos de produccin que se efecta mediante un programa especialmentediseado. El Departamento de Ventas est integrado por un jefe, 16 vendedores y dos auxiliaresadministrativos. Su funcin es comercializar la produccin de la empresa en plaza (Montevideo yLitoral del pas) y en el exterior.

Los dos Gerentes y el Presidente del Directorio se renen semanalmente con el fin de coordinardiversos aspectos de la gestin. Desde hace ya algn tiempo, estas reuniones son muy conflictivas.


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La Sra. Aurora Lima, Gerente de Administracin, es el centro de los problemas. Desde hace ya tiemposolicita se contrate ms personal para su rea, a lo cual el Ing. Viera se opone firmemente.

-No! - responde generalmente a los pedidos de la Sra. Lima - Ac hay que poner ms voluntad ycapacitarse, como hacen todos! Hace dos aos estabas agobiada de trabajo y decidimos que Comprasdependiera directamente de m. Luego fue el tema de Costos que te planteaba tantos problemas y se

hizo cargo la gente de informtica. Cada vez tienes menos trabajo y cada vez quieres ms gente!

En la ltima reunin, el Gerente de Ventas plante un grave problema: su vendedor haba detectado laexistencia de graves irregularidades con la Cuenta Corriente de un cliente. Investig y lasirregularidades se vinculaban a errores y omisiones del Departamento de Contadura. Luego de unareunin muy desagradable, de la cual Aurora se fue amenazando con su renuncia, el Presidentecoment a Pilar Sierra, Gerente de Ventas:

-Mejor que renuncie! No me sirve. Yo me hago cargo de todo lo referente a produccin, t tienes lasventas y toda la informtica y hacemos las cosas bien. Aurora lo nico que sabe es pedir ms personal!

-No voy a defenderla, a mi tambin me molesta que pase todo el tiempo protestando. Pero estamosteniendo problemas. Logramos aumentar las exportaciones y hemos consolidado las ventas a lossupermercados, estamos pensando en expandirnos a otros Departamentos del Interior del pas. Pero

junto con las ventas aumentaron los problemas. El jefe del Departamento de Ventas me explic que notiene tiempo para atender a todos los vendedores. Las reuniones generales con ellos no resultanadecuadas, sus problemas son muy distintos. Y el jefe del Departamento de Informtica me informque le ha perdido la pista al nuevo programa de compras y se estn alejando del cronograma previsto.El Jefe de Desarrollo le inform que el Jefe de Compras continuamente solicita cambios a losprogramadores, sin consultar.

-Yo tambin me siento agobiado, hace das que apenas voy a la Fbrica. Pero la produccin sigue

saliendo bien, porque les he explicado a cada uno de los jefes cuales son sus actividades, que resultadosespero de ellos y les permito tomar decisiones. La gente as responde.

-Sin embargo he tenido quejas de mayoristas sobre atrasos en las entregas. Pasamos los pedidos aDepsito y Expedicin y ellos se atrasan en la entrega.

Nuevamente el problema es Aurora. Hace tiempo que no se rene con la gente de Produccin, pasapedidos sin verificar los cronogramas y sin consultar.


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Se Solicita:1. En qu etapa de la evolucin del concepto de calidad podemos ubicar a la situacin actual de

FOLDER S.A.2. EXPRESAR las principales diferencias que existen entre un proceso de calidad total y uno de

reingeniera.3. El Diagnstico de la Situacin Actual es una de las etapas de la metodologa de los procesos de

mejoramiento administrativo. Srvase EXPLICAR: En qu consiste dicha etapa? Qu interrogantes se planteara Ud. como Analista de O y S si se le solicitara analizar

la estructura organizativa de FLDER S.A.? Cules son las fallas ms comunes que surgen de las preguntas enunciadas?

4. EXPRESAR el concepto relaciones formales; EXPLICAR los distintos tipos de relaciones formalesque conoce e INDICAR para cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa FOLDER S.A.

5. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de FLDER S.A.6. ANALIZARlas fallas y las fortalezas de la estructura organizativa de FLDER S.A.7. GRAFICAR y FUNDAMENTAR una propuesta de estructura organizativa para FLDER S.A.,

con el fin de superar las fallas y potenciar las fortalezas analizadas en el punto anterior.


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Organizacin y Sistemas I - Examen del 10/09/03 (Latur S.A.)

Latur S.A. es un laboratorio que se dedica desde hace 10 aos a la produccin y comercializacin deproductos farmacuticos y cosmticos. Trabajan en l 300 personas: 120 en el rea de produccin, 140en comercializacin y 40 en administracin. Las ventas locales y las ventas de exportacin de Latur

S.A. representan el 60% y el 40% del total respectivamente.El Directorio est compuesto por 5 miembros que fijan los objetivos y polticas para la conduccin dela empresa. El Directorio es apoyado por dos unidades asesoras: Jurdica e Informtica.

Del Directorio dependen la Gerencia de Produccin, la Gerencia de Comercializacin y la Gerencia deAdministracin.

De la Gerencia de Produccin dependen 2 Departamentos: Productos Farmacuticos y ProductosCosmticos, y 3 Secciones: Laboratorio de Ensayos, Depsito de Materias Primas y ProductosTerminados y Mantenimiento Tcnico. La Gerencia de Produccin cuenta con una unidad asesora de

Desarrollo, que brinda asesoramiento especializado en el diseo de nuevos productos.

De la Gerencia de Administracin dependen 3 Departamentos: Contadura, Personal y Compras, y laSeccin Servicios Generales. Asimismo, del Departamento de Compras dependen 2 Secciones:Importaciones y Compras Locales y del Departamento de Contadura depende la Seccin Caja. LaGerencia de Administracin cuenta con el asesoramiento de una unidad de Organizacin y Sistemas.

De la Gerencia de Comercializacin dependen dos Secciones: Montevideo e Interior. La SeccinMontevideo est integrada por un Jefe y 72 vendedores y la Seccin Interior, por un Jefe y 64vendedores. El Gerente es asistido por una Secretaria, la Sra. Rosina.

El ltimo Balance de la empresa mostr una fuerte disminucin en las utilidades obtenidas.Preocupados por esta situacin, los miembros del Directorio citaron a una reunin a los tres Gerentes.

En esa reunin, el Gerente de Comercializacin expres que, a su juicio, la disminucin de lasutilidades estaba causada por la disminucin en las exportaciones. Indic que, al jubilarse el Jefe de laSeccin Exportaciones el ao anterior, dicha Seccin haba sido eliminada y su personal haba sidoabsorbido por la Seccin Montevideo. Asimismo expres que tanto el Jefe de la Seccin Montevideocomo el Jefe de la Seccin Interior tenan gran cantidad de trabajo, por lo cual la Sra. Rosina debahacer frente a las actividades de exportacin.

El Gerente de Produccin dijo que, en su opinin, los problemas se generaban por la falta de

comunicacin adecuada con los vendedores, que se comprometan a efectuar entregas sin consultar lasposibilidades de cumplimiento real de los pedidos. Adems, plante la existencia de problemas con elDepartamento de Compras, que, segn dijo ... solamente se fija en la disponibilidad financiera... Nopresta mayor atencin a los requisitos tcnicos que estableci claramente la Seccin Laboratorio deEnsayos y tampoco en los requerimientos de la produccin.

El Gerente de Administracin, por su parte, manifest su alegra por la reunin, ya que, segn loexpres, haca varios meses que no se reuna con los otros dos Gerentes. A su juicio, los problemas sederivaban de la falta de efectividad de la unidad de Organizacin y Sistemas, que no estaba cumpliendoadecuadamente con su funcin. Para apoyar su argumento, mostr a todos la lista de actividades y laslistas de tareas que haban elaborado respectivamente el Coordinador de la unidad y los dos analistas.


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De acuerdo al Manual de Organizacin y Funciones, la funcin de esta unidad es asesorar a la empresaen la racionalizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo y en el diseo de su estructuraorganizativa y mantener actualizados el Manual de Organizacin y Funciones y el Manual deProcedimientos.

Las actividades de la unidad de Organizacin y Sistemas de acuerdo a su coordinador son:

a. Disear e implementar propuestas para el mejoramiento de los procedimientos de trabajob. Disear e implementar propuestas para la racionalizacin de la estructura organizativa de la empresac. Determinar los requerimientos de hardware y software de la empresad. Estudiar los niveles salarialese. Varias

Las tareas de los empleados de la Unidad y los porcentajes de tiempo dedicados a cada una son lassiguientes:

Coordinador (Juan Palo)

a. Releva procedimientos (20%)b. Analiza procedimientos (10%)c. Redacta informes diversos (20%)d. Evacua consultas telefnicas (20%)e. Realiza tareas administrativas (15%)

Analista (Nicols Caro)a. Disea nuevos procedimientos (10%)b. Releva procedimientos del rea administrativa (10%)c. Participa en reuniones diversas (20%)d. Solicita cotizacin de computadoras y programas (15%)

e. Disea e implementa cambios en la estructura organizativa (15%)f. Adquiere computadoras y programas (20%)g. Coordina las actividades entre el rea de Produccin y Comercializacin (10%)

Analista (Mara Jimnez)a. Controla el diseo de nuevos procedimientos (10%)b. Actualiza el Manual de Organizacin y Funciones (10%)c. Planifica las tareas a realizar en la unidad (25%)d. Realiza tareas administrativas (15%)e. Implanta los nuevos procedimientos (5%)


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Se Solicita:1. ELABORAR el organigrama actual de la estructura organizativa de Latur S.A.2. IDENTIFICAR, en dicha estructura organizativa, los criterios de Departamentalizacin utilizados a

nivel primario y secundario.3. ANALIZAR la estructura y funcionamiento actual de Latur S.A., tanto en sus aspectos positivos

como negativos, presentando un cuadro en donde se numere y describa cada aspecto, detallando, en

los casos que corresponda, el o los principios de organizacin involucrados.4. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones para resolver las fallas analizadas en elpunto 3 y DIAGRAMAR la nueva estructura organizativa de Latur S.A. que permita superar losaspectos negativos analizados.

5. ELABORAR el Cuadro de Distribucin del Trabajo de la unidad de Organizacin y Sistemas deLatur S.A., de acuerdo a la lista de actividades y las listas de tareas presentadas en la reunin.

6. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso, el Cuadro de Distribucin delTrabajo de la unidad de Organizacin y Sistemas y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativosque se detecten en el mismo.

7. FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones que podran ser tiles para eliminar losaspectos negativos analizados y, de esa manera, poder mejorar el trabajo de la unidad de

Organizacin y Sistemas y sus resultados. ELABORAR el nuevo Cuadro de distribucin deltrabajo incluyendo solamente las actividades y tareas sin incluir los tiempos.8. IDENTIFICAR en dicha estructura organizativa los criterios de Departamentalizacin utilizados a

nivel primario y secundario.9. IDENTIFICAR, EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que mtodo o mtodos de relevamiento de

informacin Ud. utilizara para analizar la estructura orgnica y las funciones de la empresa LaturS.A. b) EXPRESAR que informacin relevara para realizar dicho anlisis.


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Organizacin y Sistemas I - Examen 16/02/04 (Fresa y Limn)

La Heladera Fresa&Limn elabora helados, casatas y postres helados. Vende directamente alpblico en un local ubicado en Pocitos, donde pueden consumirse los helados o comprarse para llevar,cuenta tambin con un servicio de reparto a domicilio (delivery) y organiza, asimismo, servicios defiestas.

Su dueo, el Sr. Sergio Campi, se desempea como Gerente General. De la Gerencia General dependendos Gerencias: Produccin y Administracin y el Departamento de Compras.

De la Gerencia de Administracin dependen tres Departamentos: Contabilidad, Finanzas y Depsito.Del Departamento de Contabilidad dependen cuatro Secciones y un Sector:

La Seccin Costos, est integrada por un Jefe y dos auxiliares y tiene a su cargo la realizacinde los clculos de costos de produccin y la atencin telefnica de los clientes que llaman parasolicitar entregas a domicilio.

La Seccin Registracin est integrada por un jefe y dos auxiliares y tiene a su cargo la

realizacin de los estados contables, las cuentas corrientes de clientes y proveedores, lostrmites ante oficinas pblicas y bancos, la liquidacin de sueldos, el control de asistencias yhorarios del personal, las conciliaciones bancarias, la emisin de cheques y la realizacin de lospagos a proveedores.

La Seccin Caja est integrada por un Jefe y tres cajeros, que en los distintos turnos, cobran lasventas efectuadas en el local y las facturas de los clientes que han realizado fiestas.

La Seccin Ventas Mostrador est integrada por un Jefe, ocho vendedores y dos cadetes queatienden a los clientes en el local de la empresa, preparan los helados o el pedido por ellossolicitado y realizan, asimismo, las entregas a domicilio.

El Sector Servicios Generales tiene a su cargo la limpieza de la planta de elaboracin.

Del Departamento de Finanzas dependen dos Secciones: Presupuestos y Facturacin. La SeccinPresupuestos tiene a su cargo la preparacin y control del presupuesto financiero de la empresa.Adems, prepara los presupuestos de los servicios para fiestas, a solicitud de los vendedores y tiene asu cargo la elaboracin de un proyecto de inversin que la empresa planifica presentar ante unorganismo financiero internacional. Dicho proyecto le permitira ampliar su planta de elaboracin.Asimismo, como su Jefe, el Sr. Mario Nieto, tiene conocimientos de computacin, se ocupa delmantenimiento de los programas informticos y de las computadoras. En esta seccin tambin trabajandos auxiliares.

La Seccin Facturacin emite las facturas correspondientes a los servicios de fiestas a solicitud de losvendedores y se ocupa de la cobranza de las mismas cuando los deudores no concurren a pagar al local

de la empresa. Se integra por un Jefe y un auxiliar administrativo.

El Departamento Depsito supervisa dos secciones: Cmara de fro donde se almacenan los productoselaborados y aquellas materias primas que requieren cadena de fro para su conservacin, y Almacndonde se almacenan las restantes materias primas y materiales. Cada una de estas Secciones se integrapor un Jefe de Seccin y un operario.

El Sr. Andrs Sagasti es el Gerente de Administracin y se ocupa personalmente de los asuntosvinculados al personal, tales como las licencias o los cambios de horario. De l dependen directamenteocho vendedores, a cargo de la contratacin de los servicios de fiestas.


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De la Gerencia de Produccin dependen la Seccin Fabricacin integrada por un Jefe y seis operarios,y el Sector Distribucin integrado por un Encargado y dos choferes que realizan el reparto de losproductos en fiestas y eventos. Durante la semana, como el volumen de trabajo es menor, se ocupan deefectuar tareas menores de mantenimiento en el local y colaboran en la realizacin de trmites.

Preocupa al Sr. Campi las quejas que ha recibido de los clientes respecto al servicio de entrega adomicilio: Demor media hora y vivo en la esquina..., Me enviaron helado de limn en lugar de una

casatta de crema, Me cobraron $50 de ms son quejas que continuamente se reciben. Piensa que enla Seccin Registracin seguramente existe tiempo ocioso, que permitira que se atendieran los pedidosde clientes. El Jefe de la Seccin Registracin, Sr. Romero, considera que atender los pedidos declientes resultara imposible con el volumen de trabajo que tiene la seccin. Para demostrarlo, relevlas actividades cumplidas por la Seccin y las tareas de sus empleados, con el siguiente resultado:

Actividades de la Seccin: Registrar las operaciones: ingresos y egresos de Caja, compras y ventas Liquidar sueldos Realizar pagos Realizar trmites bancarios y ante oficinas pblicas

Realizar compras de materiales Realizar ajustes y conciliaciones Realizar los estados contables Mantener actualizadas las cuentas corrientes de deudores y acreedores

Jefe (Gustavo Romero)a) Registra comprobantes de ingresos de Caja (20%)b) Liquida sueldos (10%)c) Concilia las cuentas corrientes de deudores (10%)d) Efecta las conciliaciones bancarias (10%)e) Realiza trmites diversos (5%)

f) Realiza trmites bancarios ( 15%)g) Realiza compras de materiales (10%)h) Registra compras (10%)i) Controla las compras realizadas (5%)

j) Emite rdenes de compra (10%)k) Actualiza antivirus, claves de seguridad y respaldos informticos (5%)l) Controla las facturas de telfonos, energa elctrica, agua. (5%)

Auxiliar (Mara Mozzo)a) Solicita cotizaciones de materiales (5%)b) Emite rdenes de compras ( 5%)c) Registra las compras efectuadas (5%)d) Concilia las cuentas corrientes de proveedores (10%)e) Registra las ventas (5%)f) Controla la registracin de las ventas (10%)g) Concilia las cuentas corrientes de deudores (10%)h) Atiende el telfono ( 5%)i) Controla la liquidacin de sueldos ( 15%)

j) Realiza ajustes (10%)k) Emite cheques (5%)l) Firma cheques (5%)


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m) Realiza pagos a proveedores(5%)n) Controla los pagos a proveedores(5%)

Auxiliar (Mario Crespo)a) Realiza los estados contables (50%)b) Supervisa las registraciones (15%)c) Realiza pagos a proveedores (5%)

d) Controla asistencia del personal (5%)e) Realiza trmites (10%)f) Atiende el telfono (10%)g) Paga sueldos al personal ( 5%)

Se Solicita1. ELABORAR el organigrama actual de la estructura organizativa de Fresa&Limn2. ANALIZAR la estructura y funcionamiento actual de Fresa&Limn, tanto en sus aspectos

positivos como negativos, presentando un cuadro en donde se numere y describa cada aspecto,detallando, en los casos que corresponda, el o los principios de organizacin involucrados.

3. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones para resolver las fallas analizadas en

el punto dos.4. DIAGRAMAR la nueva estructura organizativa de Fresa&Limn que permita superar los

aspectos negativos analizados.5. EXPLICAR qu metodologa debi aplicar el Sr. Romero para el relevamiento de la

distribucin del trabajo en la Seccin Registracin.6. EXPLICAR qu estrategia de cambio utilizara si Ud. fuera contratado como consultor de esta

empresa, a cargo del diseo e implantacin de una nueva estructura. FUNDAMENTAR surespuesta

7. ELABORAR el cuadro de Distribucin del Trabajo del la Seccin Registracin deFresa&Limn.

8. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso, el Cuadro de Distribucin del

Trabajo de la Seccin Registracin y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativos que sedetecten en el mismo.

9. FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones que, de acuerdo a su opinin, podranser tiles para eliminar los aspectos negativos que se detectan en el punto 2 y, de esa manera,poder mejorar el trabajo de la Seccin Registraciones.

10.ELABORAR un nuevo Cuadro de Distribucin del Trabajo que contenga las recomendacionesefectuadas (no se requiere en este cuadro incluir los tiempos).


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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 17/05/07 (Maroas Seguros S.A.)

MAROAS SEGUROS S.A. es una empresa que gira en el ramo de los seguros, dedicada a asegurarcontra todo riesgo a flotas de camiones de transporte de carga y vehculos en general. La misma fueconformada hace 6 aos por una asociacin entre 4 empresas transportistas que cuentan cada una conun representante en el Directorio.

En sus inicios se dedic exclusivamente a los vehculos de carga, ampliando en el ao 2006 avehculos en general. Esta decisin llev a que en un ao prcticamente se duplicara la cantidad detrabajadores de la empresa y se triplicara su facturacin.

Actualmente trabajan en la empresa 26 personas, todas en las oficinas de Montevideo y cuenta con 25Corredores de Seguro exclusivos, que son agentes de ventas externos que recorren el interior del pas.Su organizacin actual es bastante sencilla:La Cra. Rafaela Perrone ocupa el cargo de Jefe del Departamento Administracin, y supervisa a 6auxiliares. El Departamento Administracin tiene a su cargo las siguientes actividades:

Realizar los registros contables

Preparar la liquidacin de impuestos Controlar la asistencia y licencias de los funcionarios Liquidar y pagar los sueldos del personal Realizar la cobranza Realizar los pagos a proveedores Realizar trmites bancarios Autorizar las plizas cotizadas Atender reclamos de todo tipo de clientes por indemnizaciones recibidas Atender los clientes de plizas de vehculos particulares Emitir plizas de vehculos particulares

Alexander Recoba ocupa el cargo de Jefe del Departamento Comercial, y supervisa a 10 vendedores y4 auxiliares. Tanto los vendedores como el Jefe del Departamento Comercial se encargan de laatencin de empresas transportistas, cotizaciones para las mismas y emisiones de plizas. Losauxiliares se encargan de la atencin y liquidacin de indemnizaciones por siniestros de los clientes.El Jefe del Departamento Comercial, se encarga de la coordinacin con los Corredores de Seguro delinterior.

A su vez directamente del Dr. Choncho, Gerente General, dependen su Asistente, la Recepcionista y elencargado de mantenimiento del local.Ante las exigencias de la Superintendencia de Seguros, se ha contratado al Estudio del Dr. Del Campo,

con mucha experiencia en la materia para el asesoramiento jurdico.

Con la incursin de nuevas compaas aseguradoras en el mercado local, el Directorio se encuentraanalizando algunas estrategias para enfrentar esta amenaza. En la ltima reunin de Directorio, ladiscusin se concentr en el desempeo de los Jefes de Departamento, ya que se estabancontradiciendo en algunas cotizaciones y se haban indemnizado en varias oportunidadesms de unavez un mismo siniestro. Ante esta problemtica uno de los directores propuso la contratacin de unaconsultora y prometi invitar para la semana siguiente a una amiga de su esposa que se dedicaba aconsultora organizacional.


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Durante la semana, la T.A. Iris Lazaroff (la consultora recomendada por el Director) mantuvoentrevistas con el Jefe del Departamento Comercial y la Jefa del Departamento Administracin.En la siguiente reunin de Directorio, Iris mostr el siguiente organigrama de forma de presentar lasituacin organizativa actual relevada en las entrevistas:

En dicha reunin tambin present su plan de trabajo en el que se plantearon las siguientes medidas atomar:

a) Clarificar las actividades a cargo de cada unidadb) Organizar el rea de Administracinc) Proponer un sistema de facturacin

Luego de la presentacin de Iris, el Gerente General, visiblemente ofuscado, plante que desde supunto de vista no sera productivo el gasto en una consultora si no culminaba con una certificacin ensistemas de calidad. A esto Iris contest que una de las posibilidades era la presentacin de laorganizacin como postulante al Premio Nacional de Calidad, y propuso agregar este producto a lapropuesta presentada.A pesar de su molestia el Dr. Choncho apoy junto con el Directorio la propuesta.

Durante los 3 meses siguientes Iris avanz en los 3 primeros puntos por ella planteados, en particularpara la reorganizacin de Administracin plante la creacin de las siguientes secciones:

- Contadura- Tesorera

- Servicios Generales- PersonalDentro de la propuesta, se sugera que las actividades de atencin de clientes y emisin de plizas paravehculos particulares deberan ser asignadas a alguna rea de Comercial. Ante este planteo la Cra.Perrone se opuso y pidi una reunin con Iris para que diera sus explicaciones al respecto.

Respecto a la preparacin de la postulacin de Maroas Seguros para el Premio Nacional de Calidad,Iris se encuentra analizando las reas que ste evala. Mientras tanto en el Directorio variosintegrantes han planteado su oposicin a este proceso, porque no creen que sea necesario dado que hanaveriguado y ninguna otra aseguradora ha postulado al premio. En este sentido el Gerente General ha

Directorio

ComercialAdministracin

GerenteGeneral

AuxiliaresVentas Siniestros

AsesoraJurdica


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planteado que debera analizarse la decisin, considerando que no fue su planteo inicial y mostr sudisconformidad con el trabajo iniciado por la T.A. Lazaroff.

SE SOLICITA:

1. a) IDENTIFICAR los errores de diagramacin del organigrama presentado en la reunin deDirectorio por la T.A. Iris Lazaroff. b) ELABORAR el organigrama actual de MAROAS

SEGUROS S.A.2. Para la postulacin de la empresa al Premio Nacional de Calidad, se debern tener en cuenta las

reas que se evalan: a) EXPLICAR brevemente las reas que deben ser evaluadas. b) ANALIZARel aspecto Liderazgo de la alta direccin para el caso planteado.

3. a) ENUMERAR las etapas de la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativoestudiadas en el curso. b) EXPLICAR la primera de las etapas de dicha metodologa yANALIZAR cmo desarrolla dicha etapa la T.A. Lazaroff en su consultora.

4. a) EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organizacin formal: estructuraorganizativa, rgano, funcin, cargo, puesto, nivel jerrquico y relaciones formales. b) INDICARpara cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa.

5. IDENTIFICAR qu criterio o criterios tom en cuenta Iris para la propuesta dedepartamentalizacin del Departamento de Administracin. EXPLICAR el (los) mismo (s) y susventajas y desventajas.

6. EXPLICAR los motivos que ud. considera debe dar Iris a la Cra. Perrone para la asignacin de lasactividades atencin de clientes y emisin de plizas para vehculos particulares alDepartamento Comercial.

7. EXPLICAR qu requisitos valorara Ud. para seleccionar a un analista de O y S.8. EXPLICAR las siguientes tres relaciones formales entre unidades administrativas: de coordinacin,

de representacin personal, de revisin o de control. EXPRESAR un ejemplo para cada una de lasrelaciones formales explicadas.

9. Para el caso de una unidad interna de Organizacin y Sistemas, EXPLICAR su naturaleza como

rgano y los aspectos a considerar para definir su ubicacin jerrquica.10.EXPLICAR las estrategias posibles, desde el punto de vista comportamental para implementarpropuestas de cambio.


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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 16/07/07 (Maroas Seguros S.A.)

MAROAS SEGUROS S.A. es una empresa que gira en el ramo de los seguros, dedicada a asegurarcontra todo riesgo a flotas de camiones de transporte de carga y vehculos en general. La misma fueconformada hace 6 aos por una asociacin entre 4 empresas transportistas que cuentan cada una conun representante en el Directorio.

En sus inicios se dedic exclusivamente a los vehculos de carga, ampliando en el ao 2006 avehculos en general. Esta decisin llev a que en un ao prcticamente se duplicara la cantidad detrabajadores de la empresa y se triplicara su facturacin.

Hace ya 6 meses se inici un proceso de mejoramiento administrativo con la contratacin de la T.A.Lazzaroff y se han procesado algunos cambios.

De la Gerencia General dependen:- el Departamento Comercial- el Departamento de Administracin

- el Departamento de Atencin de Accidentes

Actualmente el Departamento Comercial, est formado por 1 gerente, 10 vendedores y 2 auxiliares deventas. Las principales actividades del Departamento son:

- Atender clientes en forma presencial- Recepcionar documentacin de vehculos para los que se va a contratar una pliza 1- Ingresar y emitir plizas- Facturar las plizas emitidas- Gestionar la renovacin de plizas (contacto con el cliente, ingreso de la renovacin y emisin

de pliza y renovacin)- Cobrar plizas de empresas transportistas.

Todas estas actividades son realizadas en forma indistinta por los integrantes del Departamento.

Del Departamento de Administracin, actualmente dependen:- La Seccin Contadura, a cargo de la registracin contable y preparacin de informacin

financiera para los organismos de contralor.- La Seccin Personal, se encarga del registro de asistencia, solicitud de mdico para la

certificacin de funcionarios ausentes por enfermedad, control de licencias y mantenimiento delos legajos de los funcionarios.

- La Seccin Servicios Generales, a cargo del mantenimiento del local, realizacin de trmites,cobranza de los clientes que lo solicitan a domicilio, atencin en recepcin, atencin de lacentral telefnica y el mantenimiento informtico. En esta seccin trabajan 3 funcionarios:

Lorena en la recepcin, Luis en el mantenimiento informtico y edilicio y Marquitos en lostrmites y cobranzas. Los 3 funcionarios son supervisados directamente por la Gerente deAdministracin, la Cra. Rafaela Perrone, porque an no se decidi en la designacin de algunode ellos como encargado de la seccin.

La Gerente de Administracin tambin se encarga directamente de los pagos de salarios y pagos aalgunos proveedores (no a los talleres).El Departamento de Atencin de Accidentes, creado hace 2 meses ante la recomendacin de la T.A.Lazaroff, est a cargo del Dr. Ignacio Gonzlez, contratado para el cargo, y cuenta con la colaboracinde 3 auxiliares administrativos. Sus actividades son:

1

La pliza de seguro es el documento que recoge las condiciones y acuerdos que componen el contrato de seguro.


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- Recepcionar denuncias de accidentes y atender consultas de los asegurados- Atender consultas telefnicas de posibles clientes- Analizar los accidentes y sus consecuencias- Contratar talleres para la atencin de vehculos asegurados accidentados- Realizar los pagos a los talleres contratados- Coordinar acciones judiciales (ya sea acciones comenzadas contra la compaa o por la empresa

contra terceros)

Para los asuntos judiciales se cuenta con el asesoramiento del Estudio Jurdico del Dr. Del Campo.

Debido a que el Gerente General, al analizar la facturacin del mes pasado encontr varias facturasrealizadas por un precio menor al establecido en las plizas, decidi reunir a los Gerentes de losDepartamentos de Administracin, Comercial y de Atencin de Accidentes.En dicha reunin el Gerente General plante:

- Me encuentro realmente preocupado por la situacin de la facturacin, he encontrado variasfacturas por un monto diferente al planteado en la pliza correspondiente. Adems, en el

ltimo informe del organismo de contralor se plantean demoras en el anlisis de accidentes e

irregularidades en la documentacin presentada para la emisin de plizas que son detectadas

recin cuando el asegurado tiene un accidente.

Adems estoy cansado que todos los das se rompa algn PC o se caiga la red y eso no nospermita facturar, ni atender adecuadamente a nuestros asegurados.

En tanto la Gerente de Administracin coment:- Me llama adems la atencin los precios que estamos pagando a los talleres, adems varios

talleristas me han llamado que tienen pagos pendientes con ms de 3 meses de atraso.

El Dr. Gonzlez:- Respecto a los accidentes, desde mi ingreso hice el planteo que yo no tena conocimientos

respecto al tema, por lo tanto todas las tareas vinculadas a anlisis de accidentes estn a cargo

de Jadson, auxiliar del Departamento, que ltimamente tengo entendido se ha visto

desbordado. De todas formas, creo que cuando el Gerente Comercial le solicita directamente

informes de accidentes de algunos clientes importantes, el trabajo se atrasa an ms.

Respecto al funcionamiento del Departamento Comercial, su Gerente acot:- Me resulta muy difcil motivar y obligar a los auxiliares que recepcionan la documentacin,

debido a que tenemos una rotacin muy importante en el rea, y con el tema que no tengo

posibilidades de proponerles ningn aumento a aquellos que se destacan, me es imposible

retenerlos. No creo correcto que solo la Gerente de Administracin pueda tomar estas

decisiones.

Y ni que hablar de los atrasos con los que se paga todos los meses los sueldos, creo que si la

Cra. Perrone permitiera que Personal hiciera los clculos esto se podra agilizar, pero si

pretende seguir hacindolos ella como cuando ramos 7 funcionarios...

Ante esta situacin, el Gerente General plante que dado que era notorio que ninguno tenainformacin de las otras reas, deberan comenzar a tener reuniones semanales. Adems, le comunical Dr. Gonzlez que iba a solicitar a la T.A. Lazzaroff un anlisis de la distribucin del trabajo en suunidad para poder determinar que medidas se deberan tomar para corregir los problemas existentes.Luego de dos semanas la T.A. Iris Lazzaroff present el siguiente cuadro de distribucin del trabajo:


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Unidad: Departamento de Atencin de Accidentes Hecho por: T.A Iris Lazzaroff Fecha: julio 2007 Ciclo mensual

Actividades Ignacio (Gerente) Tp Jadson (Auxiliar) Tp Hamilton (Auxiliar) Tp

Recepcionardenuncias deaccidentes yatenderconsultas deasegurados

Recibe denuncias deaccidentes

25

Ingresa las denuncias deaccidentes al sistema

Atiende consultas deasegurados

30

30

Atender

consultas deposibles clientes

Atiende consultas

telefnicas de posiblesclientes

40

Analizaraccidentes yconsecuencias

Analiza la responsabilidaddel asegurado en elaccidente

Controla los daos en losvehculos accidentados

Analiza el estado de cuentadel asegurado

Analiza la cobertura de lapliza contratada por el

asegurado

30

10

30

30

Contratartalleres para laatencin devehculosaseguradosaccidentados

Realizar lospagos a lostallerescontratados

Firma los cheques depagos a talleres

20

Coordinar

accionesjudiciales

Coordina con el Estudio

jurdico externo elestado de las procesosjudiciales

50

Varios

Desarrolla planes deformacin deconductores asegurados(prevencin deaccidentes)

5

TOTAL 100 100 100


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Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin- Escuela de AdministracinOrganizacin y Sistemas I Curso 2012

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SE SOLICITA:

1. EXPRESAR Y FUNDAMENTAR que mtodo o mtodos de relevamiento de informacin Ud.utilizara para analizar la estructura orgnica y las funciones de MAROAS SEGUROS S.A. b)EXPRESAR que informacin relevara para realizar dicho anlisis.

2. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de MAROASSEGUROS S.A.

3. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en laestructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinin.

4. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso el Cuadro de Distribucin delTrabajo del Departamento de Atencin de Accidentes y DESCRIBIR los aspectos positivos ynegativos que se detecten en el mismo.

5. EXPRESAR el concepto de Manual de Organizacin y Funciones y explicar la utilidad que tendrapara MAROAS SEGUROS S.A. disponer de dicho manual.

6. EXPLICAR los elementos que deben tenerse en cuenta para asegurar el funcionamiento eficaz de

las comisiones o comits como instrumentos de gestin.7. EXPLICAR el concepto de Organizacin Lneo - Staff y ANALIZAR las principales caractersticasde este tipo de organizacin.


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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 19/05/08 (WMC Software S.A.)

WMC SOFTWARE S.A. es una empresa que se dedica al diseo y desarrollo de software. La misma

fue fundada hace 3 aos por un grupo de amigos (Manuel, Gonzalo y Diego), recin egresados de lacarrera de Ingeniera de Sistemas.

En sus inicios comenzaron diseando ellos mismos programas de contabilidad y de liquidacin deremuneraciones a medida de los clientes. En paralelo comenzaron a disear paquetes de software degestin administrativa financiera y de gestin de recursos humanos.

Los clientes fueron aumentando y se hizo necesario incorporar a la empresa nuevos profesionales en elrea de ingeniera, as como estudiantes de administracin.

A comienzos de 2007 ya trabajaban en la empresa 40 empleados y como el crecimiento no se realiz

de manera planificada, comenzaron a surgir algunos problemas de relacionamiento as como deasignacin de actividades entre las diferentes unidades.

Por otra parte, en marzo de 2007 a travs del Programa Endeavor para jvenes emprendedoresdisearon un Plan de Negocios para expandir la empresa y comenzar a exportar los programas a pasescomo Argentina, Chile, Brasil y Mjico. Esto implicaba una mayor exigencia de trabajo as como lanecesidad de obtener la Certificacin de Calidad ISO 9000 de algunos de sus procesos. De hecho, enDiciembre de 2007, obtuvieron la Certificacin de Calidad ISO 9000 en el Proceso de Diseo yDesarrollo de Aplicaciones de Software y en el Proceso de Implementacin de Sistemas.

En la ltima reunin entre los 3 amigos, decidieron contratar una empresa consultora para que los

ayudara a resolver los problemas que estaban surgiendo con los recursos humanos de la empresa.

La consultora mantuvo una reunin inicial con los 3 amigos, y en funcin de la misma elabor supropuesta metodolgica de trabajo cuyos objetivos son los siguientes:

Relevar las funciones de las unidades administrativas y las tareas de los cargos Disear la estructura organizativa de la empresa (organigrama y Manual de Organizacin y

Funciones) Disear el Manual de Descripcin de Cargos Apoyar a la empresa en la gestin del cambio Capacitar a los empleados en Gestin de Calidad

Una vez contratados, los consultores realizaron las siguientes tareas para relevar la situacin actual:- entrevistas personales con el Gerente General y con los Gerentes de Departamento, para

relevar las funciones asignadas a dichos departamentos.- reuniones de trabajo con los empleados en donde entregaron un cuestionario escrito a cada uno

para relevar tareas asignadas a los diferentes cargos.- solicitud de documentacin: organigrama y manuales. Esta informacin no se encontraba

disponible.


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Del relevamiento realizado surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente:

Gerencia General a cargo de Manuel. De la Gerencia General dependen los Departamentos de:- Diseo y Desarrollo: a cargo de Gonzalo. De este Departamento dependen 2 Secciones: Diseo y

Desarrollo de Programas a medida y Diseo y Desarrollo de paquetes de software. En la primeraSeccin mencionada trabajan 7 empleados y Juan Pablo es el Lder del equipo. En la segunda Seccintrabajan 15 empleados siendo Luca la Lder del Equipo.- Consultora: a cargo de Diego. La funcin de este Departamento es implementar las aplicaciones desoftware que compran los clientes, as como realizar la venta de los productos. Trabajan all 13empleados.- Administracin: a cargo de Estela. En este Departamento trabajan 5 empleados y se realizan lassiguientes actividades: realizar las registraciones contables, cobrar a clientes y pagar a proveedores,liquidar y pagar sueldos, elaborar presupuestos y recepcionar clientes, y atender la central telefnica.Este departamento es asesorado por el Estudio Contable del Cr. Prez, quien se encarga de laelaboracin de los estados contables as como de las liquidaciones fiscales.

SE SOLICITA:

1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de WMC SOFTWARE S.A.2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalizacin utilizados en WMC SOFTWARE S.A. b)

EXPLICAR el o los criterios identificados.3. a) EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organizacin formal: estructura

organizativa, rgano, funcin, cargo, puesto, nivel jerrquico y relaciones formales. b) INDICARpara cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa.

4. a) ENUMERAR las etapas de la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativoestudiadas en el curso. b) EXPLICAR la etapa de Relevamiento de Informacin y c) ANALIZAR si

los mtodos de relevamiento de informacin utilizados por los consultores son correctos.5. ANALIZAR las distintas etapas de la evolucin hacia la Calidad Total, IDENTIFICAR yFUNDAMENTAR en qu etapa se encuentra WMC SOFTWARE S.A.

6. EXPLICAR cules son las ventajas para WMC SOFTWARE S.A. de contratar una empresaconsultora para que lo asesore en el diseo de la estructura organizacional y en el proceso degestin del cambio.

7. EXPLICAR el contenido del Manual de Organizacin y Funciones y cules seran las ventajas paraWMC SOFTWARE S.A. de contar con un Manual de O. y F.

8. EXPLICAR en qu etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra WMC SOFTWARE


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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 09/07/08 (WMC Software S.A.)

WMC SOFTWARE S.A. es una empresa que se dedica al diseo y desarrollo de software. La misma

fue fundada hace 3 aos por un grupo de amigos (Manuel, Gonzalo y Diego), recin egresados de lacarrera de Ingeniera de Sistemas.

En sus inicios comenzaron diseando ellos mismos programas de contabilidad y de liquidacin deremuneraciones a medida de los clientes. En paralelo comenzaron a disear paquetes de software degestin administrativa financiera y de gestin de recursos humanos.

A comienzos de 2007 ya trabajaban en la empresa 40 empleados y como el crecimiento no se realizde manera planificada, comenzaron a surgir algunos problemas de relacionamiento as como deasignacin de actividades entre las diferentes unidades.

En la ltima reunin entre los 3 amigos, decidieron contratar una empresa consultora para que losayudara a resolver los problemas que estaban surgiendo con los recursos humanos de la empresa.

La consultora mantuvo una reunin inicial con los 3 amigos, y en funcin de la misma elabor supropuesta metodolgica de trabajo cuyos objetivos son los siguientes:

Relevar las funciones de las unidades administrativas y las tareas de los cargos Realizar un diagnstico de la situacin actual Disear la estructura organizativa de la empresa (Organigrama y Manual de Organizacin y

Funciones) Disear el Manual de Descripcin de Cargos Apoyar a la empresa en la gestin del cambio Capacitar a los empleados en Gestin de Calidad

Una vez contratados, los consultores realizaron las siguientes tareas para relevar la situacin actual:- entrevistas personales con el Gerente General y con los Gerentes de Departamento, para

relevar las funciones y actividadesasignadas a dichos departamentos.- reuniones de trabajo con los empleados en donde entregaron un cuestionario escrito a cada uno

para relevar tareas asignadas a los diferentes cargos.- solicitud de documentacin: organigrama y manuales. Esta informacin no se encontraba

disponible.

Del relevamiento realizado surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente:Gerencia General a cargo de Manuel. De la Gerencia General dependen los Departamentos de:

- Diseo y Desarrollo: a cargo de Gonzalo. De este Departamento dependen 2 Secciones:Diseo y Desarrollo de Programas a medida y Diseo y Desarrollo de paquetes desoftware. En la primera Seccin mencionada trabajan 7 empleados y Juan Pablo es el Lder delequipo. En la segunda Seccin trabajan 15 empleados siendo Luca la Lder del Equipo.


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- Consultora: a cargo de Diego. La funcin de este Departamento es implementar lasaplicaciones de software que compran los clientes, as como realizar la venta de los productos.Trabajan all 13 empleados.- Contabilidad: a cargo de Estela. En este Departamento trabajan 3 auxiliares contables.

Adems el Gerente General es asistido por una Secretaria quien es responsable de realizar las tareasde cobrar a clientes y pagar a proveedores.

Los consultores documentaron las entrevistas personales mantenidas con el Gerente General y losGerentes de Departamento. Algunos de los comentarios que surgen de los papeles de trabajo realizadosen ocasin de dichas reuniones son:

Entrevista con el Gerente General:

Las principales tareas que desarrolla el Gerente General son: definir los objetivos y planes de laempresa, realizar contactos y negociaciones con los clientes, y supervisar el funcionamiento general dela empresa.

En particular, se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumpleel Departamento de Contabilidad. En los ltimos meses ha notado un poco desbordada a la Gerente deContabilidad y por lo tanto cuando requiere algn informe en particular lo solicita directamente aalguno de los auxiliares contables.Por otra parte, la gran cantidad de tareas que realizan los Gerentes de Departamento ha llevado a que enel ltimo ao, slo hayan podido reunirse en 2 ocasiones para coordinar algunas actividades de laempresa.Acostumbrado a trabajar en una empresa ms pequea, le gusta estar cerca de los empleados ygeneralmente conversa con ellos a menudo y les asigna tareas cuando as lo cree necesario.

Entrevista con Gerente de Diseo y Desarrollo:

Debido a la dinmica del mercado de trabajo, y en particular en el rea de ingeniera, Gonzalo estpreocupado por la gran rotacin de personal que hay en su Departamento. La mayora sonprofesionales jvenes o estudiantes prximos a recibirse que estn haciendo su primera experiencialaboral.Los empleados de Diseo y Desarrollo de paquetes de software le han planteado que Luca les asignatareas pero que no tiene tiempo para reunirse con ellos y explicarles las tareas que les asigna, lo que haprovocado que muchas veces deban realizar las tareas nuevamente ya que el resultado de las mismas noes el esperado por Luca. Por otra parte, est preocupado ya que considera que Manuel (GerenteGeneral) no delega actividades y que suele pasar por arriba a l y a los Lderes de Seccin, asignandotareas directamente a los empleados.

Entrevista con Gerente de Consultora:

Los empleados del Departamento de Consultora dependen todos directamente de Diego y realizanindistintamente las tareas de implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, ascomo realizar la venta de los productos. En ocasiones, no han podido atender a tiempo alguna venta yaque todos los empleados se encuentran abocados a tareas de implementacin. En particular esto seacentu durante el 2007, debido a que por la reforma tributaria tuvieron que realizar actualizaciones delsoftware en muchos de sus clientes.


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Entrevista con Gerente de Contabilidad

La lista de actividades del Departamento de Contabilidad es: realizar las registraciones contables,elaborar los estados contables, realizar las liquidaciones fiscales, facturar a clientes, liquidar y pagarsueldos, elaborar presupuestos, recepcionar clientes y atender la central telefnica. Estela se siente

muy cansada y plante que si la situacin contina como a la fecha no seguir trabajando en laempresa.

Los consultores elaboraron el Cuadro de Distribucin del Trabajo del Departamento de Contabilidadque se presenta a continuacin:

WMC SOFTWARE S.A. - Departamento Contabilidad CDT Actual 20/6/08.Hecho por ABC Consultores - Ciclo: semanal

Actividades Estela(Gerente)

Tpo%

Carolina(Auxiliar)

Tpo%

Francisco(Auxiliar)

Tpo%

Hctor(Auxiliar)

Tpo%

Realizar lasregistracionescontables

Registracomprobantes 10 Registracomprobantes 15 ControlaregistracionesRealiza ajustes

30

10Elaborar losEstadosContables

ControlaEstadosContables

10 Elabora losEstadosContables

10

Realizar lasliquidacionesfiscales

Realizaliquidacionesfiscales

20 Realizaliquidacionesfiscales

40 Realizaliquidacionesfiscales

40

Facturar aclientes

Factura aclientes

30

Liquidar y pagarsueldos

Realizaliquidaciones

de sueldo

40 Realizaliquidaciones de

sueldoPaga sueldos alos empleados

15

15

Elaborarpresupuestos

Elaborapresupuestos deingresos yegresos

10

Recepcionarclientes yatender la centraltelefnica

Recepcionaclientes

5 Recepcionaclientes

30 Atiende lacentral telefnica

30

Varios Supervisa

tareas de losempleados

5 Realiza trmites

Elabora informesa solicitud delGerente General

10

10

Realiza trmites

Elabora informesa solicitud delGerente General

10

15

Elabora informes

a solicitud delGerente General

10

Total (%) 120 100 100 100


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SE SOLICITA:

1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de WMC SOFTWARES.A.

2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en laestructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinin.

3. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso el Cuadro de Distribucin delTrabajo del Departamento de Contabilidad y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativos que sedetecten en el mismo.

4. EXPLICAR los conceptos de Unidad de Mando y Va Jerrquica y ANALIZAR en detalle queconsecuencias pueden derivarse para WMC SOFTWARE S.A. en caso de aplicarse en formaincorrecta dichos conceptos.

5. a) EXPRESAR el concepto de mbito de Control. b) EXPLICAR qu factores tomara en cuentapara determinar el mbito de control de un rgano o cargo.

6. a) IDENTIFICAR los distintos tipos de organizacin que se pueden establecer segn el tipo de

relaciones formales entre las unidades administrativas. b) EXPLICAR las ventajas y limitaciones dela organizacin en red o celular.


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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 15/05/09 (La SALSERA S.R.L.)

La Salsera SRL es una empresa familiar que se dedica actualmente a la produccin y comercializacin

de salsas. Fue creada en 1990 y en sus comienzos importaba los productos desde Brasil y los vendasolamente en Montevideo. En el ao 2003 la empresa empez a producir las salsas y extendi susventas al interior del pas. Actualmente sus clientes son supermercados y comercios mayoristas de todoel pas. Trabajan en La Salsera SRL 54 personas.

La distribucin de productos en Montevideo es realizada por personal y camionetas de la empresa,mientras que para el interior del pas dicha distribucin la realiza una empresa contratada. Las ventasen Montevideo representan el 65 % del total.

La empresa se encuentra en estos momentos en un proceso de cambio organizacional y adems en labsqueda de la Certificacin de Calidad ISO 9000 de algunos de sus procesos de la Gerencia de

Produccin.

Para esto, han contratado una Empresa Consultora que inici su trabajo en Marzo de 2009. Losobjetivos y alcance del proyecto son: Disear la estructura organizativa de la empresa (Organigrama yManual de Organizacin y Funciones), Asesorar a la empresa para que pueda lograr la Certificacin deCalidad ISO 9000 y Apoyar a la empresa en la gestin del cambio.

Desde que se inici el proyecto, el Gerente General, los 3 Gerentes que reportan directamente aGerencia General y los consultores mantienen reuniones de avance del proyecto en forma quincenal.Luego de cada reunin elaboran un Acta en la cual se detallan los temas tratados, as como los temaspendientes para resolver.

-----------------------------------------------------------Acta Reunin Proyecto 8 de Mayo de 2009Participantes de la Salsera: Gerente General, Gerente de Produccin, Gerente Comercial yGerente de AdministracinParticipantes de la Empresa Consultora: Lic. Silvia Martnez y T/A Luis Gmez.

Temas tratados:

1) Estructura - Etapa Relevamiento de Informacin:

Para realizar el relevamiento de estructura, los consultores realizaron las siguientes actividades:o Entrevistas personales con los Gerentes / Jefes / Responsables de cada unidad, para

relevar las funciones asignadas a dichas unidades.o Asimismo entregaron un cuestionario escrito a todos los empleados para relevar las

tareas de los cargos.o Adems solicitaron la siguiente documentacin: Organigrama actual

Del relevamiento realizado, surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente:


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La direccin de la empresa est a cargo de una Gerencia General, apoyada por una unidad deSecretara, integrada por una Secretaria y un Auxiliar. El seor Mauricio Rosas, fundador de laempresa, es el Gerente General de La Salsera SRL.

De la Gerencia General dependen:o la Gerencia de Produccin. De la misma dependen:

Departamento de Fbrica, integrado por un Jefe y 10 operarios, Departamento de Envasado, integrado por un Jefe y 6 operarios, Seccin Depsito, en el que se controlan las materias primas recibidas y adems

se conservan, custodian y controlan las existencias de materias primas yproductos terminados; est integrada por un Jefe y un operario;

Seccin Control de Calidad, a cargo de un Jefe (ingeniero qumico) y 2auxiliares (estudiantes de ingeniera).

4 operarios que realizan las tareas inherentes a la preparacin de los pedidos. 2 operarios que realizan mantenimiento y limpieza general de la empresa. Las compras de materias primas son realizadas directamente por el Jefe de

Fbrica, que recibe autoridad funcional del Gerente de Administracin en cuantoa fechas y formas de pago.

o la Gerencia Comercial. De la misma dependen: 10 vendedores, que se ocupan de visitar a los clientes y tomar los pedidos que

estos formulan. Tambin realizan la cobranza de la mercadera vendida en elinterior.

4 choferes, que se encargan de ir a buscar las materias primas y de distribuir losproductos vendidos en Montevideo.

o la Gerencia de Administracin. De la misma dependen:

Seccin Finanzas, integrada por 1 secretaria y 1 auxiliar administrativo, queactualmente reportan directamente al Gerente de Administracin, ya que la Jefade Seccin renunci hace un mes.

Seccin Contadura, integrada por 1 Jefe y 4 auxiliares. Las liquidaciones de impuestos y los clculos de aportes al BPS, as como los

respectivos trmites ante organismos de contralor, son realizados por la Cra.Alicia Paiva, externa a La Salsera SRL.

2) Gestin de Calidad

Los consultores detallaron las actividades de capacitacin realizadas durante la ltima semana:

Se realizaron sesiones de capacitacin con los empleados de la Gerencia de Produccin conel siguiente objetivo: introducir a los empleados en los principales aspectos que caracterizana una organizacin orientada a la gestin de la Calidad Total.

3) Prximas actividades

Realizar el Diagnstico de la Situacin Actual de la Estructura Relevar y documentar los procesos de la Gerencia de Produccin.

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SE SOLICITA:

1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de La Salsera SRL2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalizacin utilizados en La Salsera SRL, b)

ANALIZAR si el criterio de departamentalizacin utilizado a nivel primario es adecuado.3. a) ENUMERAR las etapas de la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo

estudiadas en el curso. b) ANALIZAR si los mtodos de relevamiento de informacin utilizadospor los consultores para relevar la estructura de la empresa son correctos. FUNDAMENTAR surespuesta.

4. En el Acta del Viernes 8 de Mayo se establece que una de las actividades pendientes es Realizar elDiagnstico de la Situacin Actual de la Estructura. EXPLICAR en forma detallada en quconsiste dicha etapa.

5. Los consultores contratados por La Salsera SRL realizaron sesiones de capacitacin con el siguienteobjetivo: introducir a los empleados en los principales aspectos que caracterizan a una organizacinorientada a la gestin de la Calidad Total. EXPLICAR cules considera usted que fueron los

contenidos del curso.6. a) IDENTIFICAR en el prrafo que describe la Gerencia de Produccin los elementos de laorganizacin formal. b) DEFINIR cada uno de los elementos identificados.

1. a) EXPLICAR el criterio de departamentalizacin por productos, detallando que condiciones debencumplirse para que el mismo sea aplicable a nivel primario y a nivel secundario. b) ANALIZAR yFUNDAMENTAR si sera aplicable este tipo de departamentalizacin para La Salsera SRL.

2. Segn Kurt Lewin un proceso de cambio exitoso en las organizaciones sigue tres fases:descongelamiento, movimiento y recongelamiento. a) EXPLICAR en qu consiste cada una dedichas fases. b) EXPLICAR en qu etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra LaSalsera SRL

3. a) EXPLICAR las ventajas y desventajas de las asesoras externas y de las unidades internas de

Organizacin y Sistemas. b) EXPRESAR cul recomendara Ud. para La Salsera SRL yFUNDAMENTAR su respuesta.


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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 16/07/09 (Diagonal Print S.A.)

La imprenta Diagonal Print S.A. se encuentra dirigida por Eduardo y Delmira, quienes fueron sus

fundadores hace ya 31 aos, y actualmente conforman el Directorio en conjunto con Juan, el hijo deambos.

Eduardo trabaj en una gran imprenta por unos 15 aos, hasta que la misma cerr, momento en el quedecidi armar su propio emprendimiento con su esposa, invirtiendo toda su indemnizacin en una imprentausada que pudo comprar en un remate.

Durante los primeros aos se dedicaron a imprimir documentacin formal para empresas como ser:recibos, facturas, boletas, lo que les permiti mantenerse y crecer en los aos 90. Cuando Juan tuvo 18aos empez a estudiar diseo grfico lo que hizo que rpidamente se involucrara en el negocio de suspadres, en principio aportando mejores diseos a la misma documentacin que se imprima desde su inicio,

pero luego fue consiguiendo nuevos clientes que requeran trabajos de gigantografa para banners paracolocar en stands y para realizar promociones.

Del 2005 a la fecha la imprenta ha crecido vertiginosamente, en particular en el rea de la gigantografaque agreg la impresin de folletos promocionales, por lo que han tenido que ir contratando msfuncionarios para dicha rea.

Todos los martes se renen los miembros del Directorio con la Encargada de Contadura para evaluar lasactividades que se estn desarrollando y tomar algunas decisiones.En la ltima reunin Eduardo plante una serie de problemas que considera deben abordar rpidamente sila empresa piensa seguir creciendo:

- Los funcionarios de ventas se quejaron que no se les han liquidado bien las horas extras enlos ltimos meses que las han realizado de acuerdo a las rdenes de Juan, cuando yo les habaindicado que para realizarlas deban pedirme autorizacin directamente a m.

- Se ha retrasado la entrega de los ltimos pedidos del Taller ya que en algunos casos nocontaban con la materia prima suficiente y en otros, se debi a que la mquina de impresinestuvo para reparacin ms de una semana lo que no parece razonable

- Nunca se puede saber exactamente el saldo de la cuenta bancaria cuando se le consulta a laEncargada de Contadura

- Estoy seguro que se estn pagando muy caros algunos materiales para la impresin y otrosmateriales de oficina, adems un proveedor que me conoce desde los inicios de la empresa, mellam el otro da para anunciarme que no nos vendera ms por los grandes atrasos en los pagos.

- Los operarios que trabajan en el Taller se han quejado debido a las constantes demandas deJuan para que colaboren para sacar pedidos de Folletera.

- Varios clientes han protestado porque los trabajos no han llegado en fecha, en particular si losfolletos no llegan en fecha pierden vigencia y no quieren aceptarlos..

Para solucionar toda esta situacin problemtica Juan plante la posibilidad de analizar la organizacin, yaque uno de sus amigos ha estado trabajando en estos temas y ha hecho diagnsticos y diseo de propuestaspara empresas de ramos similares y podra ayudarlos.


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Luego de un mes de trabajo, el T.A. Bern, present un informe respecto al relevamiento realizado hasta lafecha respecto a la estructura de Diagonal Print S.A., del que se transcribe una parte:

Informe de Relevamiento realizado en Diagonal Print S.A.Realizado por T.A. Bern.Fecha de entregado: 16/07/09

1. Organigrama Actual

2. Descripcin de la estructura

Del Directorio dependen tres Departamentos y una Seccin:- Taller, a cargo de Eduardo, donde se imprime la papelera oficial para empresas: recibos,

boletas, facturas, entre otros.En esta unidad trabajan, adems de Eduardo, 3 operarios que manejan la imprenta, compaginan,encuadernan y empaquetan las libretas impresas.Eduardo a su vez se encarga de la cobranza de todos los clientes, ya que desde sus inicios ha sidosu funcin y gestiona muy bien las mismas. Tambin aprovecha las visitas para concretar algunasventas.

- Diseo, a cargo de Juan, que tiene como principal funcin el diseo de toda la produccingrfica de la empresa y la coordinacin de la produccin de los impresos en gigantografa yfolletera.Juan a su vez, se encarga personalmente de las compras de materia prima para todas lasimpresiones (comerciales, folletera o gigantografa) y de los repuestos y reparaciones de las

imprentas que se utilizan en las secciones dependientes de Diseo y en Taller.Trabaja junto con Juan un diseador junior, Gonzalo Alonso. En tanto dependen de Diseo lasSecciones: Gigantografa y Folletera.En Gigantografa trabajan 2 operarios, uno de ellos es el Encargado. La funcin de esta Seccin esla impresin de banners de acuerdo a las rdenes recibidas de Diseo.En Folletera trabajan 7 operarios que dependen directamente de Juan. Se encargan de la impresinde folletos de acuerdo a las rdenes recibidas de Diseo.

Directorio

Taller Diseo Contadura

VentasGiganto-

grafaFolletera

Direccin

Departamento

Seccin


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- Contadura, a cargo de la Cra. Forla cuenta con 2 auxiliares contables. Las actividades de launidad pueden verse en el cuadro siguiente. Los impuestos son liquidados por el EstudioContable ARS S.R.L.

- Seccin Ventas, se encarga de la concrecin de las ventas, la facturacin de las mismas y la

distribucin. En esta rea trabajan 2 auxiliares de ventas. La distribucin se realiza con unacamioneta propiedad de la empresa.

3. Distribucin del trabajo del Departamento de Contadura

Diagonal Print S.A. - Departamento Contadura CDT Actual 16/07/09Hecho por T.A. Bern - Ciclo: semanal

Actividades EncargadaCra. Forla

Tpo%

Auxiliar ContableAna

Tpo%

Auxiliar ContableManuel

Tpo%

Realizar lasregistracionescontables

Controlaregistraciones

35 Registra comprobantes 10 Registra comprobantes 25

Liquidar y pagarsueldos

Realizaliquidaciones desueldos

10 Realiza liquidacionesde sueldosPaga sueldos a losempleados

10

10

Controla la asistencia delpersonal

10

Pagar a losproveedores

Realiza pagos aproveedores

35 Realiza pagos a losproveedores

15

Realizar las comprasde materiales deoficina y limpieza

Solicita cotizacionesElabora y enva las rdenesde compraRecibe los materialescomprados

1010

15

Realizar

conciliacionesbancarias

Realiza

conciliacionesbancarias

5

Varios Supervisa tareasde los empleadosParticipa en lasreuniones deDirectorio

5

10

Realiza trmites

Atiendetelefnicamente a losclientes

15

40

Realiza trmites 15

Total (%) 100 85 100

SE SOLICITA:

1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de Diagonal Print S.A.2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en laestructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinin.

3. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso, el Cuadro de Distribucin delTrabajo del Departamento de Contadura describiendo los aspectos positivos y negativos que sedetecten en el mismo.

4. INDICAR si las afirmaciones que se presentan a continuacin son verdaderas (V) o falsas (F).FUNDAMENTAR su respuesta. Si usted indica que la afirmacin es verdadera, srvasefundamentarla a travs de un ejemplo. Si por el contrario usted indica que la afirmacin es falsa,


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srvase expresar cul debe ser la afirmacin correcta. Al analizar cada una de las afirmaciones,usted debe tomar en cuenta la totalidad de lo expresado.a) El mbito de control es la cantidad de cargos que dependen de un rgano.b) La descentralizacin es el proceso por el cual se transfieren los poderes de administracin del

rgano central a otros rganos para que los ejerzan como competencia propia, bajo ciertocontrol.c) La organizacin funcional tiene como ventaja la unidad de mando.d) Las unidades de servicio brindan asesoramiento sobre temas especficos en los cules son

especialistas.5. a) EXPRESAR el concepto de Delegacin. b) EXPLICAR los factores personales que favorecen la

efectiva delegacin de autoridad.6. a) IDENTIFICAR los distintos tipos de organizacin que se pueden establecer segn el tipo de

relaciones formales entre las unidades administrativas. b) EXPLICAR las ventajas y limitaciones dela organizacin lnea-staff.


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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 11/05/10 (La Espiga S.R.L)

Javier Ramrez trabaj durante varios aos en diversas panaderas llegando a desempearse como

encargado de sucursal de una panadera de gran tamao y prestigio en plaza. Al cumplir sus 35 aosentendi que haba llegado a su techo laboral como empleado y que para continuar progresandoprofesional y econmicamente deba comenzar con un establecimiento propio.

Javier tena muy clara su idea de negocio: una panadera que, sin renunciar a los avances tecnolgicos,mantuviera caractersticas artesanales, con excelente calidad y algunos productos estrella como ser lagalleta de campaa. Pero como la inversin necesaria para instalar una panadera, aunque alquilara ellocal, exceda sus posibilidades financieras, plante el negocio a su amigo Pedro Laurenz, Contador, quedispona de un cierto capital para invertir.

A Pedro le gust la idea pero, como quera realizar la inversin con cierta seguridad, le propuso a Javier

realizar un estudio de mercado y financiero y contratar un especialista en Administracin para quecolaborara en el diseo de la organizacin.

Cumplidos los trabajos preparatorios la idea se puso en prctica, los amigos formaron La Espiga S.R.L:acordando que Javier se hara cargo del funcionamiento de la empresa y que Pedro no participaradirectamente en la misma, hacindolo solamente en las decisiones estratgicas y en los aspectosfinancieros ms trascendentes. Para el funcionamiento de la empresa se alquil un local que ya habaestado destinado al rubro, ubicado en la zona de la Unin, y se compraron equipos de fabricacin de ltimageneracin. Tras algunas dificultades iniciales la panadera La Espiga comenz una etapa de desarrollo ycrecimiento.

En la actualidad Javier ocupa la Gerencia General que tiene a su cargo los departamentos de Produccin,Ventas y Administracin. Recientemente se instalaron dos locales de venta al pblico: uno en el Cordn yotro en Pocitos, que estructuralmente se encuentran a nivel de Departamento; cada uno cuenta con unGerente, dos vendedores y un cajero.

El Departamento de Produccin est a cargo del Sr. Juan Real que cuenta con 12 personas entrepanificadores, horneros y ayudantes para el proceso de produccin y con el Sr. Pablo Castro a cargo delcontrol de la calidad de los productos.

El Sr. Ral Meneses est a cargo del Departamento de Ventas que cuenta con ocho vendedores, tres de loscuales comercializan la produccin de La Espiga en supermercados y almacenes y cinco que atiendendirectamente al pblico en el local de la panadera; dos de ellos se encargan rotativamente tambin de laCaja del local.

El Departamento de Administracin, a cargo de la Sra. Mara Anglica Domnguez, se encarga de losaspectos relacionados con el personal, el manejo de fondos, la contabilidad, la distribucin de losproductos vendidos y la limpieza, para lo cual cuenta con 5 personas y 2 camionetas. De dichoDepartamento depende la Seccin Compras, con dos auxiliares que se encargan de realizar las compras delas materias primas.


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El crecimiento de la empresa gener dificultades en el relacionamiento de los Gerentes de Ventas (Sr. RalMeneses), de Administracin (Sra. Mara Anglica Domnguez), y los Gerentes de los Locales del Cordny Pocitos, que derivaron en la intervencin personal de Javier Ramrez para resolver los problemas y fijarlas prioridades.

Frente a estas dificultades Javier consult a Pedro y decidieron contratar nuevamente al asesor externoquelos ayud en la creacin de la empresa para que estudiara la adecuacin de la estructura de La Espiga alcrecimiento experimentado.

SE SOLICITA:

1. Usted ha sido contratado por los seores Ramrez y Laurenz para colaborar en el diseoorganizacional de la panadera que van a crear: EXPLICAR cmo desarrollara el proceso dediseo de la organizacin formal de esa empresa.

2. a) DIAGRAMAR el organigrama de la Panadera La EspigaS.R.L.;b) DEFINIR los conceptos de: rgano, relaciones formales y cargo, y EJEMPLIFICAR cada uno deellos utilizando como referencia la empresa La Espiga S.R.L.

3. a) IDENTIFICAR el criterio de departamentalizacin utilizado a primer nivel en La EspigaS.R.L.; b) EXPLICAR dicho criterio; y c) ANALIZAR si es adecuada o no la aplicacin de esecriterio en esta empresa.

4. a) EXPLICAR la etapa Relevamiento de Informacin; b) ENUMERAR los mtodos derelevamiento de informacin que usted utilizara si fuera contratado por La Espiga S.R.L. pararealizar un anlisis de la estructura de la organizacin con el objetivo de adecuarla al crecimientoexperimentado. FUNDAMENTAR su eleccin; y c) EXPRESAR qu informacin relevara pararealizar dicho anlisis.

5. a) EXPLICAR las diversas estrategias, desde el punto de vista comportamental, a travs de lascuales se pueden conducir los procesos de cambio en una organizacin, indicando en qu casos esapropiada su utilizacin, sus ventajas y desventajas. b) EXPRESAR y FUNDAMENTAR calestrategia utilizara usted para llevar a cabo un cambio estructural que apunte a solucionar losconflictos existentes entre los Gerentes de La Espiga S.R.L..

6. El Sr. Javier Ramrez entiende que La Espiga S.R.L. necesita contar con una unidad interna deOrganizacin y Sistema: a) EXPRESAR si comparte o no esa idea. FUNDAMENTAR surespuesta; b) EXPLICAR la naturaleza como rgano y la ubicacin jerrquica de la unidad internade O y S si fuese creada.


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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 03/07/10 (La Espiga S.R.L)

Javier Ramrez y Pedro Laurenz han creado, a propuesta del primero que cuenta con varios aos de

experiencia en el rubro, la Panadera La Espiga S.R.L.. Ambos integran el Directorio de la Sociedad.Javier Ramrez ocupa la Gerencia General de la empresa de la que dependen los departamentos deProduccin, Ventas, Administracin, Local Pocitos y Local Cordn. Los tres primeros estn ubicadosfsicamente en el local central de la empresa situado en La Unin. Los Locales Pocitos y Cordn fueroncreados como respuesta de la organizacin al crecimiento experimentado en las ventas.

El Departamento de Produccin est a cargo del Sr. Juan Real de quin dependen directamente 20personas entre panificadores, horneros y ayudantes para el proceso de produccin, los que trabajan enturnos de 8 horas en dos equipos de un nmero similar de personas.

El Sr. Ral Meneses est a cargo del Departamento de Ventas que cuenta con cinco vendedores, dos de loscuales comercializan la produccin de La Espiga en supermercados y almacenes y tres que atiendendirectamente al pblico en el local central de la panadera y se encargan rotativamente tambin del cobrode las ventas directas al pblico realizadas en ese local.

El Departamento de Administracin, a cargo de la Sra. Mara Anglica Domnguez, se encarga de lasactividades de liquidacin de sueldos, manejo de fondos, contabilidad, distribucin de los productosvendidos y limpieza, para lo cual cuenta con 5 auxiliares que realizan en forma indistinta las tareasadministrativas, 2 chferes que manejan las camionetas de la empresa y una limpiadora. De dichoDepartamento depende la Seccin Compras, con dos auxiliares que se encargan de realizar las compras delas materias primas.

La actividad fundamental de los Locales Pocitos y Cordn es la comercializacin al pblico, desarrollandoadems las siguientes actividades de apoyo: liquidar y pagar los sueldos de los empleados del local, cobrarlas ventas que realizan y completar la elaboracin de algunos productos. Cada Local cuenta con unGerente, dos vendedores y un cajero.

Durante el desarrollo de su trabajo Javier se ha dado cuenta de algunos problemas: El crecimiento de la empresa gener dificultades en el relacionamiento de los Gerentes de Ventas y

de Administracin con los Gerentes de los Locales del Cordn y Pocitos, en particular en loreferente al manejo de las Cajas, cuya supervisin se disputan los Gerentes de los Locales y laGerente de Administracin, y en la fijacin de polticas de ventas, que derivaron en la intervencinpersonal de Javier Ramrez para resolver los problemas y fijar las prioridades.

Javier tambin recibe habitualmente las quejas de los Auxiliares de la Seccin Compras quienesreciben rdenes del Sr. Juan Real para realizar las compras de materias primas que luego sondiferidas por la Sra. Mara Anglica Domnguez por falta de disponibilidad de fondos, lo queproduce atrasos en la produccin y faltantes de algunos productos. En esos casos Javier resuelve elproblema y da instrucciones directamente a los Auxiliares.

El Sr. Juan Real plantea que no puede estar presente durante los dos turnos en que trabaja laproduccin lo cual le genera problemas para supervisar a sus subordinados, de los cuales varios han

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