word cursul iv - pub.rocceei.energ.pub.ro/prezentari laboratore/cogen/info/curs... · 2012. 3....

WORD Cursul IV

Obiective :

Sortarea listelor şi a paragrafelor Crearea filigranului şi a referinţelor încrucişate Găsirea şi înlocuirea textului folosind formate şi

caractere speciale Lucrul cu documente master şi subdocumente Efectuarea calculelor în interiorul tabelelor Opţiunea Mail Merge şi generarea etichetelor Lucrul cu macrocomenzi Crearea formularelor şi modificarea unui form

control Crearea versiunilor unui document şi urmărirea

modificărilor acestuia Setarea locaţiei implicite pentru şabloane

La sfârşitul acestui curs va trebui să ştii următoarele:

Cum poţi sorta listele şi paragrafele dintr-un document;

Cum se creează filigranul;

Cum poţi balansa textul din document în mod egal între coloane;

Cum se creează referinţele încrucişate şi indexul;

Cum se pot efectua calcule în interiorul unui tabel Word;

Modul în care se foloseşte opţiunea Mail Merge;

Cum se generează etichetele şi cum se inserează un câmp (field);

Operaţii cu macrocomenzi;

Crearea şi modificarea formularelor şi a unui form control;

Protejarea documentelor, crearea versiunilor şi urmărirea modificărilor unui document.

2

Lecţia 1

Obiectivele lecţiei

Sortarea listelor şi a paragrafelor Crearea filigranului (watermark) Folosirea opţiunilor Find şi Replace cu formate

şi caractere speciale Balansarea în mod egal a textului între coloane Lucrul cu documente master şi subdocumente Crearea de referinţe încrucişate(cross reference) Crearea şi modificarea unui index Efectuarea de calcule în interiorul tabelelor Opţiunea Mail Merge Generarea de etichete Inserarea unui câmp

Pe parcursul acestei lecţii vei afla cum se sortează listele şi paragrafele, cum se aplică filigranul în document, cum poţi folosi într-un mod mai special comenzile de căutare şi înlocuire a textului. Vei obţine şi alte informaţii utile despre modul cum poţi aranja textul pe coloane egale, cum poţi crea referinţe încrucişate şi index, cum poţi crea etichete sau insera câmpuri (fields). Deşi lucrăm cu aplicaţia Word, care prin definiţie este o aplicaţie pentru editarea textelor, vei învăţa cum poţi să faci calcule matematice în interiorul tabelelor din document.

SORTAREA LISTELOR ŞI A PARAGRAFELOR

Atunci când lucrezi cu liste, paragrafe sau tabele ai posibilitatea să le sortezi fie ascendent (de la A la Z, de la 0 la 9, de la cea mai recentă la cea mai veche dată), fie descendent (de la Z la A, de la 9 la 0, de la cea mai veche dată spre cea mai recentă). Poţi alege criterii de sortare diferite, funcţie de ce anume conţine documentul tău şi ce rezultat doreşti să obţii. Modul în care se face sortarea datelor dintr-un tabel a fost descris în lecţia 2 din Cursul II-RPB-041-02.

Trebuie ca mai întâi să selectezi porţiunea de text (paragrafele sau lista) pe care doreşti să le sortezi, altfel editorul Word va aplica sortarea pe întregul document. Ai aflat că pentru iniţierea secvenţei de sortare trebuie să foloseşti meniul Table, comanda Sort. Această

3

operaţie are ca efect deschiderea casetei de dialog Sort Text. Prin utilizarea opţiunilor din această casetă poţi instrui programul să aranjeze textul aşa cum doreşti.

Lista Sort by (Sortează după) îţi oferă posibilitatea să alegi dacă doreşti sortarea textului după paragraf, numărul coloanei sau numărul câmpului.

♦ Opţiunea Paragraphs o vei folosi atunci când doreşti sortarea textului după primele litere din primul cuvânt al fiecărui paragraf selectat.

♦ Dacă optezi pentru opţiunea Field 1 (Câmpul 1) atunci sortarea se va face după conţinutul câmpului respectiv.

Caseta Type conţine o listă ascunsă de opţiuni pe care le poţi utiliza, selectând tipul datelor care vor fi sortate.

♦ Informaţiile de tip Text sunt sortate în ordine alfabetică, de la A la Z sau de la Z la A.

♦ Intrările de tip Number (Număr) sunt sortate în ordine crescătoare sau descrescătoare, de la 0 la 9 sau invers.

♦ Datele calendaristice (Date) sunt aranjate în ordine cronologică.

Direcţia de sortare o stabileşti bifând unul din cele două butoane radio aflate în partea dreaptă: Ascending (Crescător) sau Descending (Descrescător).

Cele două liste Then by (Apoi după) permit introducerea unor criterii suplimentare de sortare, pentru cazul în care trebuie departajate elemente comune, intrări identice.

Secţiunea My list has o foloseşti pentru a specifica dacă zona selectată conţine un cap de tabel care intră în sortare. Fiind selectate unul sau mai multe paragrafe, implicit este bifată opţiunea No header row (Fără cap de tabel).

În mod implicit editorul Word 2000 foloseşte la sortare alfabetul limbii engleze. De asemenea este ignorat tipul literelor – majuscule sau litere mici. Pentru a avea un control mai precis asupra operaţiei de sortare, poţi folosi butonul Options din caseta de dialog Sort Text. Se va deschide caseta de dialog Sort Options din care vei putea specifica:

4

Separate fields at (Separarea câmpurilor cu)– modul în care sunt separate câmpurile sau coloanele din document.

♦ Tabs (Tabulatori) este implicit selectată dacă ai folosit tabulatoare pentru aranjarea textului.

♦ Commas (Virgule) – o selectezi dacă ai folosit pentru împărţirea textului pe coloane virgulele.

♦ Other (Altele) - o selectezi dacă ai folosit pentru împărţirea textului pe coloane alte caractere (cum ar fi cratima). În acest caz trebuie să specifici respectivul caracter în caseta din dreapta acestui câmp.

Dacă ai un tabel pe care vrei să-l sortezi, toate aceste opţiuni sunt dezactivate (afişate estompat), deoarece coloanele sunt evidente.

Sorting language (Limba în care se face sortarea)– din lista ascunsă selectezi limba în care s-a editat documentul de sortat.

Sort options (Opţiuni pentru sortare)

♦ Sort column only (Sortează doar coloana) o vei folosi atunci când datele sunt organizate într-un tabel şi tu doreşti să faci doar sortarea unei coloane, nu a întregului tabel. Trebuie să ai grijă că în urma acestui tip de sortare datele din coloana sortată nu vor mai corespunde datelor din celelalte coloane. Opţiunea aceasta nu este disponibilă dacă nu sortezi un tabel.

♦ Case sensitive este caseta de validare pe care o bifezi atunci când doreşti ca editorul Word să ţină cont de litere mari sau mici pe parcursul operaţiei de sortare. În acest caz vor fi afişate întâi cuvintele scrise cu litere mici şi apoi cele editate cu litere mari.

SORTAREA ÎN MODUL DE VIZUALIZARE OUTLINE

Dacă ai creat un document mare, folosind diferite stiluri, este posibil să doreşti modificarea aspectului lui final, reorganizarea informaţiei cuprinsă în el. Ai posibilitatea să aranjezi (sortezi) titlurile, subiectele pe care le conţine documentul, dar pentru aceasta va trebui să comuţi în modul de vizualizare Outline. Dacă lucrezi în oricare alt mod de vizualizare, Word-ul va aranja alfabetic tot conţinutul, toate paragrafele, nu doar titlurile şi subtitlurile. În modul Outline titlurile de cel mai înalt nivel sunt sortate, iar toate subtitlurile ce corespund titlurilor sortate se deplasează împreună cu acestea.

5

Sortarea se poate face asupra întregului document sau numai asupra unei porţiuni selectate. În imaginea următoare este prezentată o zonă de document selectată asupra căreia urmează să se aplice sortarea ascendentă.

După selectare parcurgi secvenţa Table => Sort, stabileşti direcţia (Ascending sau Descending), eventual specifici criterii mai avansate de sortare şi apeşi butonul OK.

În urma sortării ordinea titlurilor din document s-a schimbat, dar conţinutul fiecărui capitol este nealterat.

CREAREA UNUI FILIGRAN (WATERMARK)

Atunci când creezi un document ai posibilitatea să plasezi în spatele textului o imagine sau un anumit text, prezentat într-o culoare estompată. Aceasta va da o notă interesantă documentului sau va indica, prin textul editat, ceva ce doreşti să comunici cititorului (spre exemplu: „Confidenţial”, „A nu se multiplica”, numele firmei, etc.).

FOLOSIREA IMAGINILOR PENTRU FILIGRAN

Pentru a crea o imagine în filigran trebuie să afişezi bara Picture (View => Toolbars).

6

Text filigran

Selectează imaginea pe care doreşti să o foloseşti, apăsând butonul Insert Picture (Inserare imagine) de pe bară (selectează locaţia unde se află respectivul fişier şi apasă butonul Insert din caseta de dialog Insert Picture).

Având selectată imaginea, apasă butonul Image Control de pe bară. Din meniul apărut selectează Watermark (Filigran). Efectul va fi estomparea imaginii, aşa cum va fi ea prezentată în document.

Mai este de făcut un singur pas. Foloseşte butonul Text Wrapping pentru a stabili stilul de înfăşurare (dispunere) a imaginii faţă de text. Vei alege din lista de opţiuni Behind Text (în spatele textului) pentru ca textul documentului să „acopere” imaginea filigranului.

CREAREA UNUI TEXT ÎN FILIGRAN

Pentru a crea un text în filigran (watermark) trebuie să parcurgi următoarele etape:

Creează o casetă de text, fie folosind butonul Text Box din bara Drawing, fie selectând opţiunea Text Box din meniul Insert.

Introdu textul pe care doreşti să-l afişezi în fundal. Aplică formatările pe care le doreşti asupra acestuia. Textul poate fi scris cu corp de literă mare sau cu caractere aldine, nu va deranja textul documentului.

Poziţionează caseta de text pe pagină.

7

Selectează textul din ea şi aplică-i culoarea 25% Gray din paleta Font Color (Culoare font).

Execută un dublu-clic pe chenarul casetei de text pentru a afişa caseta de dialog Format Text Box. Selectează eticheta Layout şi alege stilul de înfăşurare (dispunere) Behind Text (în spatele textului) pentru ca textul documentului să „acopere” imaginea filigranului.

Închide fereastra apăsând butonul OK şi filigranul este gata.

LOCALIZAREA ŞI ÎNLOCUIREA TEXTULUI

În procesul de editare a documentului de multe ori este nevoie să deplasezi rapid punctul de inserare la o anumită poziţie în document (la un cuvânt, la un tabel, la un caracter special, o anumită pagină ,etc.) sau să înlocuieşti un caracter (cuvânt) cu altul. Aşa cum ai învăţat în Cursul I-RPB-041-01 poţi căuta şi înlocui rapid un caracter sau un şir de caractere folosind comenzile din meniul Edit. Editorul Word este capabil să găsească şi să înlocuiască text, opţiunile de formatare, caracterele speciale (cum ar fi tabulatoarele şi cratimele), marcajele pentru notele de subsol, cadrele şi altele cu alte formatări sau alt text, sau să păstreze formatările şi să înlocuiască doar textul.

8

CĂUTAREA TEXTULUI

Pentru deplasarea rapidă a punctului de inserare pot fi folosite diferite opţiuni ale comenzii de căutare Find. Apelarea acestei comenzi o poţi face astfel:

selectezi opţiunea Find... din meniul Edit (Edit\Find...);

acţionezi combinaţia de taste Ctrl + F;

Acţionezi tasta F5 şi apoi selectezi fişa Find.

În urma apelării acestei comenzi pe ecran apare caseta de dialog Find and Replace în format restrâns sau extins. Trecerea de la o formă la alta se realizează prin acţionarea butonului More (Mai mult) pentru a afişa opţiunile avansate ale acestei casete sau a butonului Less (Mai puţin) pentru a ascunde opţiunile avansate.

Pentru a căuta un text scrie-l în câmpul Find what şi apoi execută un clic pe butonul Find Next . Dacă textul căutat se află în documentul curent în spatele casetei de dialog Find and Replace apare textul respectiv evidenţiat (selectat). Pentru a căuta o altă apariţie a textului execută un clic pe butonul Find Next până ajungi la locaţia dorită.

9

ÎNLOCUIREA TEXTULUI

Un text găsit poate fi înlocuit cu un altul. Pentru aceasta Word-ul pune la dispoziţie comanda Replace, comandă care se poate apela în una din variantele următoare:

selectezi opţiunea Replace... din meniul Edit (Edit\Replace...);

acţionezi combinaţia de taste Ctrl + H.

execuţi clic pe fişa Replace dacă ai deja afişată caseta de dialog Find and Replace.

În urma apelării acestei comenzi, pe ecran apare caseta de dialog Find and Replace în una din cele două forme (restrânsă sau extinsă). Trecerea de la o formă la alta se realizează prin acţionarea butonului More pentru a afişa opţiunile acestei casete sau a butonului Less pentru a ascunde opţiunile.

Faţă de fişa Find a mai apărut câmpul Replace with şi butoanele: Replace şi Replace All care au următoarea semnificaţie:

Replace with – în acest câmp se completează textul cu care va fi înlocuit textul care a fost găsit;

Replace – înlocuieşte textul găsit;

10

Replace All – înlocuieşte toate apariţiile textului căutat fără confirmare.

Înlocuirea unui text cu altul o poţi realiza astfel:

În câmpul Find what introduci textul care trebuie înlocuit;

În câmpul Replace with introduci textul care îl va înlocui pe cel din câmpul Find what;

Execuţi clic pe unul din butoanele Replace sau Replace All ;

♦ După prima apăsare a butonului Replace va fi selectat textul care corespunde cu cel din câmpul Find what, urmând să apeşi acest buton pentru a confirma fiecare înlocuire, sau să apeşi butonul Find Next

pentru a căuta o altă locaţie care corespunde cu textul căutat;

♦ Folosirea butonului Replace All are ca efect înlocuirea fără confirmare a tuturor textelor care corespund cu textul căutat şi afişarea unui mesaj care îţi spune de câte ori a identificat şi înlocuit textul respectiv.

Închiderea casetei de dialog Find and Replace o poţi realiza apăsând butonul Cancel sau cu tasta Esc.

OPŢIUNI AVANSATE PENTRU CĂUTAREA SAU ÎNLOCUIREA TEXTULUI

Dacă textul căutat trebuie să respecte mai multe condiţii poţi uza de opţiunile de căutare (Search Options) puse la dispoziţie prin apăsarea butonului More :

Search: – permite stabilirea direcţiei de căutare prin cele trei valori ale listei:

♦ All (tot)– realizează căutarea în tot documentul, pornind de la poziţia punctului de inserare în jos şi de la începutul documentului dacă s-a ajuns la sfârşit;

♦ Down (în jos)– realizează căutarea de la poziţia punctului de inserare în jos până la sfârşitul documentului;

♦ Up (în sus)– realizează căutarea de la poziţia punctului de inserare în sus până la începutul documentului;

Match case – căutarea se realizează făcând distincţie între litere mari şi mici; va fi căutat textul în forma în care l-ai introdus în câmpul Find what;

Find whole words only – caută textul introdus în câmpul Find what ca fiind un cuvânt şi se ignoră apariţiile în care textul este parte dintr-un cuvânt mai mare (spre exemplu caută doar mare, nu evidenţiază şi chemare);

Use wildcards – permite folosirea caracterelor speciale (ex. „*”, „?”) pentru căutare; o listă cu aceste caractere este prezentată în tabelul de mai jos;

Sounds like – permite şi căutarea cuvintelor care se pronunţă asemănător cu textul introdus (opţiune valabilă pentru limba engleză); este o opţiune bine-venită pentru cei care nu cunosc bine ortografia limbii engleze, pentru că

11

introducând valoarea fonetică a cuvântului programul încearcă să o pună în corespondenţă cu cuvântul corect.

Find all word forms – permite căutarea oricărei forme a textului, cum ar fi adverbe sau plurale (opţiune valabilă pentru limba engleză).

În zona Find se găsesc trei butoane care permit specificarea formatărilor căutate, a caracterelor speciale sau a obiectului căutat:

Format – permite specificarea formatărilor căutate, formatări legate de font, paragraf, tabulatori, limba utilizată, stil;

Special – permite specificarea obiectului căutat (paragraf, grafic, comentariu, etc.);

No Formatting – elimină toate formatările stabilite anterior.

Butonul Format

Dacă execuţi clic pe butonul Format pe ecran apare un meniu din care trebuie să selectezi una din categoriile de formatare prezentate, apoi să stabileşti în câmpurile casetei de dialog aferente atributele căutate. Folosirea uneia dintre opţiunile acestui meniu va avea ca efect deschiderea casetei de dialog corespunzătoare, în care poţi specifica ce anume doreşti să se localizeze în document. Opţiunile pe care le specifici cu ajutorul meniului Format vor fi afişate sub caseta Find What drept criterii suplimentare de localizare.

Font deschide caseta de dialog Find Font cu ajutorul căreia poţi căuta toate textele scrise cu un anumit font, o anumită înălţime, culoare, spaţiere, etc;

Paragraph comandă deschiderea casetei Find Paragraph unde poţi specifica formatările aplicate unui paragraf (indentarea, spaţierea, alinierea), pentru a-l localiza;

Tabs îţi oferă posibilitatea să găseşti acel text aliniat la un anumit tabulator pe care îl specifici în caseta Find Tabs.

Language, prin caseta de dialog Find Language, îţi oferă posibilitatea să specifici cu caracterele cărei limbi a fost editat caracterul sau textul pe care îl cauţi.

Frame (Cadru) te va ajuta să localizezi, după numele sau poziţia cadrului, locul unde se află acesta.

Style deschide caseta de dialog Find Style. Vei selecta din listă stilul cu care a fost editat textul pe care vrei să-l găseşti sau să-l înlocuieşti.

12

Dacă textul ce trebuie să fie localizat a fost evidenţiat cu o culoare de

fundal (folosind la editare butonul Highlight ), vei putea specifica acest lucru în momentul căutării, folosind opţiunea Highlight din meniul Format. Pur şi simplu vei executa un clic pe această opţiune şi editorul Word va „nota” ca element suplimentar de localizare faptul că textul a fost evidenţiat la editare.

Butonul Special

Pentru a extinde operaţiile de căutare sau înlocuire a caracterelor sau textului, poţi utiliza wildcards (caractere de înlocuire) care sunt specificate în meniul butonului Special. Pe măsură ce le selectezi, acestea sunt adăugate în caseta Find What.

Caracterele speciale îţi permit să localizezi marcaje de formatare şi alte elemente dintr-un document. Poţi căuta marcaje de paragraf (Paragrapf mark), caractere de tabulare (Tab character), ruperi de rând, coloană sau pagină, etc.

Caracterele de înlocuire te vor ajuta să localizezi uşor mai multe cuvinte. Pentru a le utiliza, selectează caseta de validare Use wildcards, apoi selectează din meniul Special unul. După cum vezi în exemplul de mai sus acest meniu s-a modificat, astfel încât acum ai posibilitatea să specifici ce anume cauţi.

În tabelul următor ai exemplificat modul în care se folosesc caracterele de înlocuire şi efectul căutării cu ajutorul lor.

Efect al căutării Caracter Exemple

Înlocuieşte un singur caracter ? s?t găseşte „sat” şi „set”.

Înlocuieşte orice şir de caractere * s*d găseşte „sad” şi „started”.

Înlocuieşte caracterul cu unul din cele aflate între paranteze [ ] w[io]n găseşte „win” şi „won”.

Înlocuieşte caracterul cu unul aflat în intervalul dat între paranteze [-] [r-t]ight găseşte „right” şi „sight”.

Intervalul trebuie să fie crescător.

13

Efect al căutării Caracter Exemple

Înlocuieşte caracterul cu oricare caracter, mai puţin cel aflat între paranteze

[!] m[!a]st găseşte „mist” şi „most”, dar nu „mast”.

Înlocuieşte caracterul cu unul care nu se află în intervalul dat între paranteze

[!x-z] t[!a-m]ck găseşte „tock” şi „tuck”, dar nu „tack” sau „tick”.

Înlocuieşte caracterul sau expresia cu una sau mai multe apariţii @ lo@t găseşte „lot” şi „loot”.

Caută expresii care încep cu textul introdus < <(inter) găseşte „interesting” şi

„intercept”, dar nu „splintered”.

Caută expresii care se termină cu textul introdus > (in)> găseşte „in” şi „within”, dar nu

„interesting”.

ÎMPĂRŢIREA ÎN MOD EGAL A TEXTULUI ÎNTRE COLOANE

Aşa cum ai aflat şi în Cursul III-RPB-041-03 editorul Word îţi oferă posibilitatea scrierii textului pe una sau mai multe coloane. Aceste coloane pot fi folosite pentru întreg documentul sau numai pentru anumite secţiuni ale acestuia. În mod implicit textul documentului este scris pe o singură coloană. Ai posibilitatea să ajustezi dimensiunea coloanelor şi spaţiul dintre ele şi chiar să separi coloanele printr-o linie continuă. Scrierea textului se face prin completarea coloanei din stânga de sus până jos şi apoi se trece la coloana poziţionată în dreapta, în partea de sus a ei. Pe măsura editării documentului, textul trece dintr-o coloană în alta. Pentru a trece „forţat” pe o altă coloană pentru editare te vei folosi de saltul de coloană (Insert => Break => Column break sau combinaţia de taste Ctrl+Shift+Enter).

Singurul mod de vizualizare a documentului care îţi oferă posibilitatea lucrului cu coloane este Print Layout. În vederea Normal o machetă multicoloană este prezentată ca o singură coloană, cu lăţimea stabilită în modul Print Layout, iar în vederea Web Layout nu se pot folosi machete cu mai multe coloane.

Pentru a crea mai multe coloane în document poţi folosi butonul Columns de pe bara de unelte standard sau utilizezi meniul Format şi alegi comanda Columns.

Numărul de coloane pe care poţi să le utilizezi într-un document este limitat doar de dimensiunile paginii şi de lăţimea minimă a unei coloane care este de ½ inch (1,27 cm). Dacă doreşti să creezi mai multe coloane, poţi schimba orientarea paginii în Landscape.

14

UTILIZAREA BUTONULUI COLUMNS

Utilizarea butonului Columns din bara de unelte standard duce la împărţirea textului în mod egal pe mai multe coloane. Pentru a crea mai multe coloane în document folosind butonul Columns din bara de unelte standard parcurgi următorii paşi:

Poziţionezi punctul de inserare acolo de unde vrei să începi să scrii pe mai multe coloane sau selectezi textul pe care l-ai scris şi pe care vrei să-l împarţi în mai multe coloane.

Execuţi clic pe butonul Columns din bara de unelte standard. Va apărea o paletă cu următorul aspect:

Trage indicatorul mouse-ului peste numărul de coloane dorit, apoi execută clic. Indiferent de modul de vizualizare în care te afli aplicaţia va face trecerea în modul de vizualizare Print Layout.

UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG COLUMNS

Caseta de dialog Columns permite stabilirea şi/sau modificarea parametrilor coloanelor. Aceşti parametri se referă la numărul de coloane, lăţimea şi spaţierea lor. Pentru a afişa caseta de dialog Columns în vederea stabilirii sau modificării parametrilor coloanelor trebuie să parcurgi următorii paşi:

Poziţionezi punctul de inserare acolo de unde vrei să începi să scrii pe mai multe coloane sau selectezi textul pe care l-ai scris şi pe care vrei să-l împarţi în mai multe coloane.

15

Selectezi comanda Columns din meniul Format. Va fi afişată caseta de dialog Columns prezentată în imaginea următoare:

Execută clic pe unul din modelele de coloane predefinite din zona Presets sau selectează numărul de coloane în câmpul Number of columns.

Dacă lăţimea coloanelor şi spaţierea lor nu este egală, trebuie mai întâi eliminată bifa din caseta de validare Equal column width, apoi trebuie să modifici lăţimea coloanelor prin stabilirea valorilor de pe coloana Width: şi spaţierea prin stabilirea valorilor de pe coloana Spacing:. Vei observa că suma dimensiunilor coloanelor este aceeaşi tot timpul, deci dacă lăţeşti o coloană, cealaltă se va îngusta. Modificarea valorilor din coloana Spacing: afectează de asemenea dimensiunea coloanelor, deci trebuie urmărite cu atenţie toate aceste valori.

Caseta de validare Line between o vei activa dacă doreşti ca între coloane să apară o linie continuă ca separator.

Din meniul Apply to: alegi porţiunea de document pe care se aplică machetarea pe coloane:

♦ Whole document o vei selecta atunci când doreşti ca întregul document să fie redactat pe coloane;

♦ This point forward va avea ca efect scrierea pe coloane din poziţia punctului de inserare mai departe.

Validezi toate setările stabilite apăsând butonul OK.

BALANSAREA ÎN MOD EGAL A TEXTULUI ÎNTRE COLOANE

Ai văzut cum poţi stabili scrierea pe mai multe coloane, de dimensiuni diferite. Dar este posibil ca ulterior stabilirii dimensiunilor coloanelor să doreşti să revii şi să ceri editorului să egaleze coloanele, deci să balansezi în mod egal textul între coloane.

Pentru aceasta vei selecta zona din document care conţine coloanele şi vei deschide caseta Columns (Format => Columns).

16

Pasul următor va fi stabilirea numărului de coloane. Execută clic pe unul din modelele de coloane predefinite din zona Presets sau selectează numărul de coloane în câmpul Number of columns.

Validează caseta Equal column width.

Stabileşte lăţimea coloanei (Width) şi spaţiul dintre coloane (Spacing).

Dacă doreşti ca între coloane să apară ca separator o linie continuă, bifează caseta de validare Line between.

Din meniul Apply to: alegi porţiunea de document pe care se aplică noua machetare.

♦ Whole document o vei selecta atunci când doreşti ca întregul document să fie împărţit pe coloane de dimensiunile stabilite acum;

♦ This point forward va avea ca efect scrierea pe coloane din poziţia punctului de inserare mai departe.

Validezi toate setările stabilite apăsând butonul OK.

UTILIZAREA MASTER DOCUMENTS

Crearea documentelor master este o facilitate deosebită pe care editorul Word 2000 o pune la dispoziţie utilizatorilor care lucrează cu documente mari sau care coordonează activităţi în echipă, în care fiecare membru redactează o secţiune a unui singur document. Un document master conţine alte documente Microsoft Word ca obiecte discrete sau subdocumente. Avantajul folosirii documentului master este că poţi aplica elemente de formatare, să creezi indexuri, să numerotezi succesiv paginile, să verifici ortografia şi să tipăreşti, simultan, cu întregul grup de documente corelate (cu subdocumentele), în timp ce acestea rămân sub formă de documente separate în vederea editării. Practic cu ajutorul documentului master vei putea să lucrezi simultan cu toate subdocumentele care îl compun. Subdocumentele îşi păstrează identitatea de fişiere individuale, dar reprezintă şi componente ale documentului master. Aceasta înseamnă că vei putea edita un

17

subdocument direct în interiorul documentului master sau îl poţi deschide separat. Modificările pe care le operezi în subdocument se reflectă şi în documentul master.

Un document master poate conţine text, elemente grafice şi alte obiecte, ca orice document Word simplu. Poţi să creezi un document master pornind de la un document gol sau de la un document care deja are un conţinut. Vei lucra în modul de vizualizare Outline şi vei observa că fiecare subdocument este delimitat prin salturi de secţiune. Poţi insera subdocumente din documente existente sau poţi crea un subdocument pornind de la zero. Ai posibilitatea să împiedici editarea unor anumite subdocumente, prevenind astfel modificarea conţinutului lor, dacă doreşti acest lucru. Dacă se lucrează cu subdocumente depuse pe servere de reţea, acestea sunt blocate automat când cineva le editează.

CREAREA UNUI DOCUMENT MASTER

Pornind de la un document gol poţi crea un master document astfel:

1. Din meniul File selectezi opţiunea New. Creezi un document nou care va fi master documentul. Îi dai numele dorit.

2. Comută în modul de vizualizare Outline. Automat va fi afişată bara de instrumente Outlining.

3. Pe primul rând, acolo unde este plasat punctul de inserare, scrie un titlu sau un text introductiv pentru documentul master.

4. Lasă un rând gol şi apasă butonul Create Subdocument (Creare

subdocument) de pe bara Outlining pentru a crea un subdocument nou. Primul lui rând trebuie să aibă aplicat stilul Heading 1. În interiorul subdocumentului poţi scrie text, alte titluri şi subtitluri, poţi insera imagini şi obiecte, poţi efectua orice operaţie posibilă în modul de vizualizare Outline.

5. Repetă operaţia de inserare subdocument dacă doreşti.

6. Salvează documentul master.

18

În urma operaţiei de salvare a documentului master Word-ul a salvat fiecare subdocument ca fişier separat în acelaşi dosar, dându-i numele scris ca titlu în momentul creării. Acesta este unul din motivele pentru care la punctul 4 ţi s-a spus să introduci titlul cu stilul Heading 1.

În imaginea următoare vezi cum au fost create cele trei documente cu titlurile pe care le-am atribuit subdocumentelor din imaginea anterioară.

În cazul în care ai creat deja fişiere care urmează să devină subdocumente în documentul master, procedează astfel:

1. Deschide documentul master.

2. Plasează punctul de inserare pe rândul sub care doreşti să apară noul subdocument.

3. Efectuează un clic pe butonul Insert Subdocument (Inserare subdocument)

de pe bara de instrumente Outlining.

4. Cu ajutorul casetei de dialog Insert Subdocument care se deschide localizează fişierul subdocument şi efectuează clic pe butonul Open.

19

Dacă documentul inserat conţine stiluri diferite faţă de cele ale documentului master, programul îţi va anunţa acest lucru şi-ţi va cere instrucţiuni în legătură cu această deosebire. Parcurgând în continuare lecţia vei afla mai multe informaţii despre aceasta.

LUCRUL CU SUBDOCUMENTE

Deşi lucrezi în modul de vizualizare Outlining poţi comuta în orice moment pentru a vedea modul de prezentare al documentului master la tipărire sau la vizualizarea în Web. Poţi comuta în modul de vizualizare Master Document pentru a verifica starea fiecărui document. Pentru aceasta foloseşte butonul Master Document

View de pe bara de instrumente Outlining.

Imaginile comparative îţi dau posibilitatea să sesizezi diferenţa dintre cele două moduri de vizualizare. După cum observi modul de vizualizare Master Document este o variantă a modului Outline, care foloseşte linii de chenar şi pictograme document pentru a reprezenta subdocumentele. Blocarea subdocumentului este evidenţiată în partea stângă a ferestrei , pentru a te informa că este în editare, deci nu poţi face modificări. Poţi efectua dublu-clic pe oricare titlu pentru a vedea subiectele subordonate, poţi ascunde sau afişa titlurile până la un anumit nivel folosind butoanele nivelurilor de subordonare de pe bara Outlining, poţi schimba poziţia subdocumentelor trăgându-le cu mouse-ul.

În mod normal pe ecran vezi toate subdocumentele cu conţinutul lor, fiecare fiind înconjurat de un chenar. Ai posibilitatea să restrângi subdocumentele (textul conţinut să nu mai fie prezentat pe ecran) pentru a vedea doar numele şi locaţia fiecăruia; acestea sunt prezentate sub forma unor hiperlegături. Această restrângere (inhibare) o realizezi cu

ajutorul butonului Collapse Subdocuments (Restrângere subdocumente) de pe bara de instrumente Outlining (sau foloseşti combinaţia de taste Ctrl+\ (Backslash)).

20

În urma acţionării butonului Collapse Subdocuments fiecare subdocument este redus la o hiperlegătură; numele butonului se schimbă în Expand Subdocuments (Extindere subdocumente).

ŞTERGEREA UNUI SUBDOCUMENT

Operaţia de ştergere a unui subdocument este foarte simplă. Ce ai de făcut:

Documentul master trebuie să fie deschis. Modul de vizualizare trebuie să fie Master Document View.

Execută un clic pe pictograma document a subdocumentului de şters (din

partea stângă a ferestrei) .

Apasă tasta Delete.

În cazul în care vrei să incluzi conţinutul subdocumentului în documentul master sub formă de text trebuie să procedezi astfel:

Extinde documentul (foloseşte butonul Expand Subdocuments de pe bara Outlining).

Selectează pictograma document a subdocumentului.

21

Execută un clic pe butonul Remove Subdocument de pe bara Outlining.

BLOCAREA SUBDOCUMENTELOR

Atunci când ai deschis documentul master ai văzut că unele subdocumente au, lângă pictograma document, un simbol reprezentând o pictogramă de blocare. Blocarea unui subdocument se produce în trei situaţii:

1) Dacă ai deschis subdocumentul într-o fereastră separată;

2) Dacă subdocumentul se află stocat pe server şi un alt utilizator l-a deschis pentru editare;

3) Dacă la o utilizare anterioară ai blocat accesul altor utilizatori pentru a preveni modificări ulterioare.

Cum procedezi pentru a bloca subdocumentul? Cu documentul master deschis selectezi subdocumentul care va fi blocat (un clic pe pictograma document sau în interiorul

acestuia). Acţionezi butonul Lock Document (Blocare document) de pe bara

Outlining. Lângă pictograma documentului va apare simbolul de blocare .

Dacă un subdocument este blocat, îl poţi debloca apăsând acelaşi buton Lock Document, care acţionează ca un comutator.

EDITAREA SUBDOCUMENTELOR

Operaţia de editare a subdocumentelor se realizează în mai multe moduri, funcţie de locul şi modul de vizualizare în care te afli:

În modul de vizualizare Master Document execută dublu-clic pe pictograma subdocumentului;

Restrânge (inhibă) documentul şi execută clic pe hiperlegătura subdocumentului;

Deschide subdocumentul în locaţia sa originală, într-o fereastră nouă.

DIVIZAREA ŞI COMASAREA SUBDOCUMENTELOR

Pentru a reduce numărul de subdocumente ale unui master document ai posibilitatea să uneşti (comasezi) două subdocumente într-unul singur. Şi operaţia inversă este posibilă, în sensul că, dacă ai nevoie, poţi împărţi un subdocument în două, dând posibilitatea colaboratorilor să lucreze fiecare pe un document independent.

Divizarea unui subdocument are ca efect crearea unui nou subdocument. Iată paşii pe care trebuie să-i parcurgi:

Extinde toate subdocumentele existente în documentul master (dacă este necesar extinde toate titlurile subdocumentului).

Verifică subdocumentul să nu fie protejat (eventual deprotejează-l).

Plasează punctul de inserare în acest subdocument acolo unde va începe al doilea subdocument, la începutul rândului.

22

Formatează cu stilul Heading 1 rândul care va fi primul în noul subdocument (foloseşte meniul Style din bara de instrumente Formatting). Faci acest lucru pentru că acest prim rând va da numele noului subdocument.

Efectuează un clic pe butonul Split Subdocument (Divizare document) din bara de unelte Outlining.

Comasarea este operaţia în urma căreia conţinutul a două subdocumente este unit într-unul singur. Iată cum procedezi:

Selectează, dacă este nevoie, modurile de vizualizare Outline şi Master Document.

Mută al doilea subdocument (cel care urmează să fie ataşat) sub primul.

Şterge toate rândurile goale şi marcajele care se află între cele două subdocumente.

Selectează ambele subdocumente. Efectuează un clic pe pictograma de document a primului, apasă şi menţine apăsată tasta Shift, apoi execută un clic pe pictograma de document a celui de-al doilea subdocument.

Efectuează clic pe butonul Merge Subdocuments (Comasare

subdocumente) de pe bara de instrumente Outlining.

FORMATAREA SUBDOCUMENTELOR

Atunci când lucrezi cu subdocumente poţi folosi oricare operaţie de formatare. Ai posibilitatea să foloseşti alte formatări decât cele ale documentului master sau să preiei caracteristicile acestuia şi în subdocument. În cazul în care editorul Word detectează stiluri cu nume comun în documentul master şi în subdocument vei fi avertizat, trebuind să indici ce anume doreşti să se întâmple în continuare.

Caseta de avertizare te anunţă că :”Stilul <nume> există şi în subdocumentul pe care îl adaugi şi în documentul master. Doreşti să redenumeşti stilul folosit în subdocument?”. În exemplul dat numele stilului este „Continut”. Iată variantele de răspuns:

1. Yes – are ca efect adăugarea cifrei 1 după numele stilului conţinut de

subdocument, păstrând astfel formatările acestuia;

2. Yes to All – pentru fiecare subdocument păstrează intact stilul <nume>, adăugând cifre consecutive după numele stilului, pentru a face diferenţierea. Acest lucru îl vei vedea în caseta Style din bara Formatting.

23

3. No – acest răspuns comunică sistemului cererea de înlocuire a stilului

subdocumentului cu cel al documentului master, pentru subdocumentul curent;

4. No to All – îl foloseşti în momentul în care vrei să se aplice uniform stilul din documentul master tuturor subdocumentelor.

Dacă un subdocument conţine stiluri care nu se găsesc în şablonul documentului master, editorul Word le va adăuga pur şi simplu la acest şablon.

O altă operaţie pe care o poţi efectua asupra documentului master este modificarea salturilor de secţiune. În momentul în care ai inserat subdocumentele ai observat că ele sunt separate prin salturi de secţiune. (Acestea sunt vizibile dezactivând modul de vizualizare Master Document). Poţi modifica sau înlocui aceste salturi fie setând alte opţiuni în pagina Page Layout din caseta de dialog Page Setup, fie selectând marcajul saltului de secţiune şi apăsând tasta Delete, dacă doreşti ştergerea lui.

SALVAREA DOCUMENTELOR MASTER

Este bine ca atunci când creezi un document master să creezi un dosar separat pentru el şi subdocumentele lui. Aceasta nu este o cerinţă obligatorie, este o recomandare. În cazul în care documentul master şi subdocumentele lui sunt depozitate în dosare în care se găsesc şi alte fişiere este posibil ca numele fişierelor subdocument să coincidă cu numele altor fişiere din acel dosar. În acest caz numele fişierelor subdocument vor fi modificate printr-o extensie numerică.

Atunci când ai deschis un document master şi ai efectuat modificări într-un subdocument din interiorul lui, operaţia de salvare a documentului master se va „propaga” pentru toate subdocumentele, Word-ul va salva în mod automat modificările în toate fişierele subdocument.

Aşa cum ai aflat mai devreme, un subdocument nou creat în documentul master va fi salvat cu numele folosit ca titlu de nivel 1 din documentul master. Fişierul subdocument nou creat este salvat totdeauna în acelaşi dosar cu documentul master.

TIPĂRIREA UNUI DOCUMENT MASTER

Marele avantaj al creării documentelor master este că ţi se permite tipărirea întregului grup format din documentul master şi subdocumentele lui deodată. Tipărirea o poţi lansa din modurile de vizualizare Web Layout, Print Layout sau Normal. Din modul de vizualizare Outline poţi tipări un rezumat al master documentului.

Înaintea tipăririi execută previzualizarea documentului cu comanda Print Preview (previzualizarea tipăririi) din meniul File, pentru fiecare mod de vizualizare în parte.

24

Dacă doreşti să previzualizezi o pagină Web, selectează comanda Web Page Preview (previzualizare pagină Web) din meniul File.

Tipărirea (din orice mod de vizualizare) o vei face alegând comanda Print din meniul

File sau apăsând combinaţia de taste Ctrl+P (poţi folosi şi butonul Print din bara de unelte standard).

În cazul în care subdocumentele din documentul master sunt inhibate (sunt prezentate ca hiperlegături), comanda de previzualizare sau tipărire are ca efect apariţia unei casete de interogare prin care ţi se cere să precizezi dacă doreşti sau nu deschiderea subdocumentelor înainte de executarea comenzii propriu-zise.

Yes – are ca efect deschiderea subdocumentelor şi afişarea (tipărirea) conţinutului lor.

No – afişează (tipăreşte) doar documentul master şi hiperlegăturile subdocumentelor.

În cazul în care doreşti ca paginile documentului master şi ale subdocumentelor să fie numerotate continuu, comută în modul de vizualizare Normal sau Print Layout şi execută secvenţa Insert\Page Numbers şi stabileşte opţiunile de numerotare.

CREAREA REFERINŢELOR ÎNCRUCIŞATE

Referinţele încrucişate (cross reference) sunt şiruri de text care fac trimitere la alte locuri în document. Ele sunt afişate de obicei cu caractere cursive sau între paranteze, indicând o anumită locaţie din document, cum ar fi un capitol sau un număr de pagină. În cazul în care structura documentului se modifică, Word-ul modifică automat referinţele locaţiilor.

Iată paşii pe care trebuie să-i parcurgi pentru a crea referinţe încrucişate:

Plasează punctul de inserare în locul în care doreşti inserarea referinţei încrucişate. Tastează textul care face trimiterea, urmat de un spaţiu (de exemplu „Vezi” sau „Vezi pagina”).

Din meniul Insert selectează opţiunea Cross-reference (Referinţă încrucişată). Se deschide caseta de dialog Cross-Reference.

25

Lista Reference type (Tip de referinţă) cuprinde tipul de articol la care faci trimiterea. În exemplul dat este selectat Heading (titlu), iar în lista For which heading (Pentru care titlu) sunt prezentate toate titlurile cuprinse în document, astfel ca executând un clic pe un element al listei să indici locul unde să se facă saltul. Poţi face trimitere spre semne de carte (bookmark), note de subsol (footnote), tabele (table), etc.

Lista Insert reference to (Inserare referinţă la) îţi dă posibilitatea să specifici ce informaţie doreşti să fie afişată în referinţă. Poţi afişa o referinţă la textul titlului (Heading text), la un număr de pagină (Page number), la numărul unui articol dintr-o listă, etc.

Selectează caseta de validare Insert as hyperlink (Inserare ca hiperlegătură) pentru ca referinţa să fie inserată sub forma unei hiperlegături.

Selectează sau deselectează caseta de validare Include above/below (Adaugă deasupra/dedesubt) pentru ca aceste cuvinte să fie sau nu insearte, în funcţie de poziţia relativă a articolului la care se face referire.

Apasă butonul Insert pentru ca referinţa să fie inserată. Caseta de dialog rămâne deschisă, dându-ţi posibilitatea să inserezi şi alte referinţe.

Închide caseta de dialog Cross-reference apăsând butonul Cancel .

O referinţă încrucişată este înregistrată de editorul Word ca un câmp. Pentru a afişa numele câmpului selectează meniul Tools, apoi Options, eticheta View şi bifează caseta de validare Field Codes (Coduri de câmp).

26

CREAREA ŞI MODIFICAREA UNUI INDEX

Atunci când lucrezi cu documente lungi ai nevoie să te deplasezi rapid în cadrul lor. Există mai multe instrumente care îţi uşurează navigarea prin document, cum ar fi tabela de materii (cuprinsul), un tabel de figuri, un index sau referinţele încrucişate.

Editorul Word are încorporate facilităţi care permit crearea relativ simplă a unor componente ajutătoare pentru navigare:

Tabela de materii (Table of Contents – TOC) prezintă o listă cu toate titlurile de diferite niveluri (ai învăţat despre aceasta în Cursul III-RPB-041-03);

Tabelul de figuri (Table of Figures - TOF) prezintă o listă cu toate figurile din document;

Tabel de trimiteri (Table of Authorities – TOA) prezintă lista cu cazuri citate în documente juridice, autori sau titluri de cărţi citate, etc.;

Index – prezintă în ordine alfabetică intrări identificate, cu numerele de pagină respective.

Referinţele încrucişate (Cross-Reference) – îndrumă cititorul spre anumite părţi ale documentului, pentru a obţine mai multe informaţii despre un anumit subiect.

Indexul este creat ca un câmp de mari dimensiuni, colectând intrări pe care le-ai identificat folosind markere speciale pentru index sau cuvinte sau expresii din liste create separat.

CREAREA UNUI INDEX DIN TEXTE MARCATE

Cum creezi indexul? Parcurgând de sus până jos un document, marchează fiecare cuvânt care trebuie să apară în index. Plasează apoi cursorul în locul în care doreşti să apară indexul (de obicei se plasează la sfârşitul documentului) şi dă comanda de inserare index. Să luăm pe rând fiecare pas şi să detaliem.

Selectează textul pe care doreşti să-l marchezi.

Selectează opţiunea Index and Tables din meniul Insert. În caseta de dialog Index and Tables selectează eticheta Index şi apasă butonul Mark Entry. Se deschide caseta de dialog Mark Index Entry (poţi deschide direct această casetă apăsând combinaţia de taste Alt+Shift+X).

27

Cuvântul selectat apare în câmpul Main entry: (Textul principal al intrării). Efectuează un clic pe butonul Mark All pentru a marca toate apariţiile cuvântului selectat în document sau butonul Mark pentru a marca doar această apariţie a lui.

Caseta de dialog Mark Index Entry rămâne deschisă după marcarea unei intrări, permiţându-ţi să continui marcarea altor cuvinte. Pentru aceasta vei naviga în document mai departe şi vei apăsa butonul Mark sau Mark All de câte ori întâlneşti un cuvânt pe care doreşti să-l înscrii în index sau pentru a-i înregistra toate apariţiile.

Efectuează un clic pe butonul Cancel atunci când ai terminat şi doreşti închiderea ferestrei.

CASETA DE DIALOG MARK INDEX ENTRY

1. În caseta de dialog Main entry apare cuvântul pe care l-ai selectat. Ai posibilitatea să selectezi şi să editezi acest text.

28

Atunci când doreşti să înregistrezi sinonime pentru o intrare de index procedezi astfel:

Selectezi textul şi îl înregistrezi ca intrare de index apăsând butonul Mark;

Editezi în caseta Main entry cuvântul sinonim şi apeşi butonul Mark;

În exemplul dat cuvântului „modificările” iau fost înregistrate ca sinonime „schimbările” şi ”transformările”, prin editarea în caseta Main entry;

Repeţi dacă doreşti acest pas sau treci mai departe, localizând o altă intrare de index.

2. În caseta de dialog Subentry: înregistrează intrările secundare, adică acele intrări de index care sunt indentate sub o intrare principală, de ordin mai general.

În exemplul următor cuvântului „modificările” din text i-au fost înregistrate ca intrări secundare cuvintele: „conţinutului”, „unui capitol” şi „unui pragraf”. În index acestea sunt indentate sub cuvântul „modificările”.

Iată cum realizezi acest lucru:

Selectează textul intrării principale (în exemplul dat cuvântul „modificările”);

Deschide caseta de dialog Mark Index Entry (poţi apăsa combinaţia de taste Alt+Shift+X). Cuvântul selectat este afişat în caseta Main entry (intrarea principală);

Tastează textul intrării secundare în caseta Subentry: (de exemplu „conţinutului”);

Efectuează clic pe butonul Mark;

Dacă vrei să mai introduci un text secundar pentru aceeaşi intrare principală („modificările”), tastează textul în caseta Subentry: (de exemplu: „unui capitol”). Poţi repeta acest pas de câte ori doreşti, funcţie de câte intrări secundare mai doreşti să introduci în index.

29

3. Zona Options îţi permite să specifici locaţia unde va fi afişată o intrare de index.

Cross-reference (referinţă încrucişată) face trimiterea nu la un număr de pagină, ci la o altă intrare din index. Cuvântul See (vezi) apare deja în această casetă, urmând ca tu să specifici doar numele referinţei încrucişate la care să se facă trimiterea (în exemplul dat pentru intrarea principală „modificărilor” referinţa se numeşte „PRECIZARE”).

Current page (Pagina curentă) – este opţiunea prestabilită. Când ai localizat o intrare de index, editorul Word îi înregistrează pagina pe care se situează ea. Folosind butonul Mark All automat se creează o listă cu toate paginile în care este localizat respectivul cuvânt (respectiva intrare).

Page range Bookmark (Semn de carte pentru un domeniu de pagini) - îţi permite să specifici pentru o intrare de index un domeniu de pagini. Pentru aceasta:

♦ Selectează domeniul de pagini din document;

♦ Inserează un semn de carte Insert => Bookmark;

♦ Deschide fereastra de dialog Mark Index Entry (pentru rapiditate foloseşte combinaţia de taste Alt+Shift+X) şi selectează caseta Page range Bookmark.

30

♦ În caseta Main entry indică textul intrării principale pentru index (în exemplul dat „Ţuţea”).

♦ Selectează Page range Bookmark şi din lista derulantă selectează numele semnului de carte.

♦ Apasă butonul Mark şi apoi închizi fereastra sau reiei pentru alt domeniu.

Când va fi creat indexul, pentru această intrare va fi indicat tot domeniul de pagini.

4. Page Number Format (Formatarea numărului de pagină) – îţi permite să formatezi intrările de index folosind caractere aldine sau cursive pe măsură ce le creezi.

CREAREA INDEXULUI

Crearea propriu-zisă a indexului este o operaţie asemenătoare cu crearea cuprinsului.

1. Plasează punctul de inserare în locul unde doreşti să apară indexul (de obicei la sfârşitul documentului);

2. Selectează opţiunea Index and Tables din meniul Insert (dacă este necesar selectează eticheta Index).

31

3. Validează casete Right align page number (Alinierea la dreapta a numărului de pagină) dacă doreşti ca numărul paginii pe care se găseşte intrarea să fie plasat în partea dreaptă a ei. Caseta Tab leader este activă în această situaţie şi poţi stabili tipul de element de legătură între intrare şi numărul paginii. În cazul în care nu validezi caseta Right align page number numărul paginii este afişat imediat lângă numele intrării, iar caseta Tab leader este inactivă. În continuare este dat un exemplu comparativ:

4. Din lista Formats: alegi un format de prezentare pentru index. Poţi selecta pe

rând fiecare opţiune şi în caseta Print Preview vei vedea fiecare format care se poate atribui indexului.

5. Indică formatul intrărilor din index Type bifând una din cele două opţiuni:

♦ Indented – afişează intrările secundare sub cele principale;

♦ Run-in – intrările secundare sunt afişate pe aceeaşi linie cu cele principale; casetele Right align page number şi Tab leader sunt automat dezactivate.

6. Stabileşte numărul de coloane din index, completând caseta Columns. (Dacă indexul conţine multe intrări scurte, poţi crea indexul pe mai mult de două coloane, vei economisi pagini).

7. (Opţional poţi schimba limba pe care doreşti să o foloseşti pentru editarea indexului).

8. Efectuează clic pe butonul OK şi indexul este generat automat.

32

REFORMATAREA ŞI ACTUALIZAREA INDEXULUI

După inserarea indexului în document îl poţi reformata manual sau poţi reformata text la anumite niveluri, modificând stilurile de index.

1. Afişează caseta de dialog Index and Tables. Eticheta Index trebuie să fie selectată. Efectuează un clic pe butonul Modify. Se deschide caseta Styles. În lista Styles selectează stilul pe care doreşti să-l modifici. Execută clic pe butonul Modify. Se deschide caseta Modify Style în care poţi opera modificările dorite.

2. Din meniul Format selectează opţiunea Style , apoi selectează numele stilului

pe care îl modifici şi foloseşte în continuare butonul Modify.(despre aceasta ai învăţat în Cursul III-RPB-041-31).

În cazul în care, după inserarea indexului în document, mai marchezi şi alte intrări de index sau modifici structura documentului (locaţiile intrărilor se modifică) este necesar să actualizezi indexul. Actualizarea o faci plasând punctul de inserare în interiorul indexului şi apăsând tasta F9 sau executând clic-dreapta şi alegând din meniul rapid opţiunea Update Field (actualizare câmp).

CREAREA INDEXULUI PE BAZA UNEI LISTE

Ai posibilitatea să generezi un index şi prin folosirea unei liste de cuvinte şi expresii creată anterior, în loc să marchezi cuvintele ca intrări de index. Iată cum procedezi:

Crează un document nou.

Inserează un tabel cu două coloane (Insert => Table).

33

În prima coloană (cea din stânga) scrie cuvântul exact aşa cum apare în document (respectă tipul de literă, majuscule şi litere mici).

În coloana a doua, cea din dreapta, scrie intrarea de index aşa cum vrei să apară la generarea acestuia.

Continuă să completezi celelalte rânduri cu fiecare intrare de index.

Salvează documentul.

Deschide documentul în care doreşti să creezi indexul.

Din meniul Insert selectează opţiunea Index and Tables. Eticheta Index trebuie să fie selectată.

Efectuează un clic pe butonul AutoMark. Se deschide caseta de dialog Open.

Efectuează dublu-clic pe numele fişierului creat anterior, cel care conţine lista cu intrări de index. Editorul Word localizează şi marchează toate cuvintele sau expresiile respective din document.

34

Plasează cursorul în locul în care doreşti să inserezi indexul (de obicei la sfârşitul documentului). Selectează din nou opţiunea Index and Tables din meniul Insert şi efectuează clic pe butonul OK.

Dacă actualizezi un index creat anterior, Word-ul te va întreba dacă doreşti înlocuirea vechiului index şi va trebui să execuţi clic pe Yes. (Poţi alege din meniul rapid (clic dreapta) opţiunea Update Field pentru a face în orice moment actualizarea indexului).

EFECTUAREA DE CALCULE ÎN INTERIORUL TABELELOR

În Cursul II-RPB-041-02 ai învăţat să creezi şi să formatezi tabele în Word. Atunci ai aflat că în interiorul tabelelor din Word se pot efectua calcule (fără a ajunge totuşi la performanţele Excel-ului).

Editorul Word nu atribuie numere de referinţă celulelor dintr-un tabel, de aceea formulele trebuie să se refere la celule prin specificarea direcţiei (Left=stânga, Right=dreapta, Above=deasupra, Below=dedesubt) sau printr-un nume de semn de carte.

De obicei referinţele din formule se scriu cu majuscule. Rândurile sunt numerotate de sus în jos, iar coloanelor li se atribuie litere în ordine alfabetică, de la stânga spre dreapta. Pentru a indica un domeniu de celule, utilizează semnul : (două puncte) între două referinţe; între paranteze scrie referinţa primei şi ultimei celule care fac parte din domeniu; de exemplu (D3:D5) se referă la celulele D3, D4 şi D5. Un domeniu cuprinde un bloc contiguu, care se poate întinde pe mai multe rânduri şi coloane (C2:E6).

Notă: Atunci când faci referire la un domeniu trebuie să ai grijă ca acesta să nu conţină celule goale sau valori non-numerice, deoarece Word-ul va efectua calculele doar pentru a porţiune din domeniul specificat de tine, nu pentru tot domeniul.

Orice formulă începe neapărat cu semnul = (egal).

35

Într-un tabel sunt folosiţi toţi operatorii matematici uzuali, iar formulele complexe pot conţine mai mulţi operatori,de exemplu: =(B2+B3)*(B5/B4).

MEDIA ARITMETICĂ

Să lucrăm pe un exemplu pornind de la un tabel completat cu date. Pe ultimul rând vom calcula media valorilor pe fiecare coloană, apoi vom face pe coloana Total suma valorilor pentru fiecare persoană (pe fiecare rând) şi suma totală (pe coloană).

Pentru a adăuga formula care va calcula media valorilor pe coloana Săptămâna 1, plasează cursorul în celula vidă de la baza acelei coloane.

Selectează din meniul Table opţiunea Formula. Se deschide caseta de dialog Formula, care deja are în caseta Formula: sugerată o formulă.

Şterge conţinutul acestei casete, păstrând doar semnul = (egal).

Din caseta Paste function: alege AVERAGE (medie). Această funcţie este inserată în caseta Formula:.Punctul de inserare clipeşte între cele două paranteze.

Tastează ABOVE (deasupra), indicând astfel direcţia de citire a domeniului de celule.

Notă: Word-ul include toate valorile din direcţia specificată de tine până când întâlneşte o valoare non-numerică sau o celulă goală.

Din lista derulantă a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat.

Efectuează clic pe butonul OK.

După cum vezi insearea de formule este o operaţie relativ simplă.

Să calculăm media valorilor pe coloana Săptămâna 2, referindu-ne de astă dată la un domeniu de celule. Iată cum vei proceda:

Plasează cursorul în celula vidă de la baza acelei coloane.

36

Selectează din meniul Table opţiunea Formula. Se deschide caseta de dialog Formula, care deja are în caseta Formula: sugerată o formulă.


Din caseta Paste function: alege AVERAGE (medie). Această funcţie este inserată în caseta Formula:.Punctul de inserare clipeşte între cele două paranteze.

Indică domeniul de celule pentru care vrei să se calculeze media. Pentru tabelul din exemplul dat coloana este C, iar rândurile domeniului sunt 2,3 şi 4, deci vei indica domeniul (C2:C4). (Rândurile sunt numerotate de sus în jos, iar coloanelor li se atribuie litere în ordine alfabetică, de la stânga spre dreapta).



Notă: Referinţele la formule sunt absolute (fixe). De aceea dacă ulterior adaugi/ştergi un rând sau o coloană, va trebui să refaci manual formula, pentru că ea nu este actualizată automat, ca în Excel. Nu sunt adaptate referinţele nici dacă execuţi copiere.

Repetă operaţia de calcul a mediei şi pentru coloana Săptămâna 3. Ai de ales una din cele două metode descrise mai sus, sau poţi copia formula deja creată şi să o lipeşti în a treia coloană. În acest ultim caz după copiere deschide caseta de dialog Formula şi modifică domeniul de celule (în loc de C2:C4 vei scrie D2:D4).

SUMA VALORILOR

Pentru calculul sumei valorilor pe rând vei proceda identic, numai că funcţia folosită va fi SUM. Aşa cum ai aflat în Cursul II-RPB-041-02 poţi obţine rapid însumarea datelor

folosind butonul AutoSum de pe bara de instrumente Tables and Borders. Pentru

aceasta afişează această bară folosind butonul Tables and Borders de pe bara de instrumente standard sau din meniul View, opţiunea Toolbars.

Iată cum procedezi pentru primul rând:

Plasează cursorul în coloana Total, pe ultima celulă a rândului, acolo unde doreşti să obţii suma valorilor.

37

Apasă butonul AutoSum. Suma valorilor este automat introdusă şi calculată în acest câmp.

Pentru rândul doi (de valori) să calculăm suma valorilor, folosind caseta Formula. Pentru aceasta:

Plasează cursorul în coloana Total, pe ultima celulă a rândului doi.

Parcurgi secvenţa Table => Formula. În caseta Formula: este sugerată o formulă.


Din caseta Paste function: alege SUM. Această funcţie este inserată în caseta Formula:.Punctul de inserare clipeşte între cele două paranteze.

Indică direcţia de însumare LEFT (stânga).



Pentru rândul trei (de valori) vom face însumarea datelor indicând un domeniu de celule. Pentru aceasta:

Plasează cursorul în coloana Total, pe ultima celulă a rândului trei.

Parcurgi secvenţa Table => Formula. În caseta Formula: este sugerată o formulă.


Din caseta Paste function: alege SUM. Această funcţie este inserată în caseta Formula:.Punctul de inserare clipeşte între cele două paranteze.

Indică domeniul de celule pentru care faci adunarea (B4:D4, deoarece şi capul de tabel ocupă un rând) sau 4:4, ceea ce pentru editor înseamnă „toate valorile de pe rândul 4”.

38



Notă: Aşa cum ai văzut adineauri, pentru a specifica un rând sau o coloană întreagă introduci în numele domeniului acelaşi nume de rând sau de coloană în ambele părţi ale semnului două puncte: 4:4 pentru datele de pe întregul rând 4, sau E:E pentru toate datele de pe coloana E.

Până în acest moment tabelul arată astfel:

Pentru a calcula suma datelor ai posibilitatea să foloseşti ca referinţă şi semne de carte. Cum procedezi?

Selectează domeniul de celule care vor trebui adunate. Inserează un semn de carte (Bookmark). Pentru aceasta foloseşte secvenţa Insert => Bookmark. Pentru exemplul nostru semnul de carte se numeşte „toate_valorile”.

Plasează cursorul în ultima celulă din tabel, acolo unde doreşti însumarea valorilor.

39

Deschide caseta de dialog Formula. În caseta Formula trebuie să fie doar semnul = (egal).


Din lista derulantă a casetei Paste bookmark selectează numele semnului de carte. Acesta este înregistrat automat în caseta Formula, după semnul egal.


Notă: Chiar dacă ai selectat doar o parte din valorile aflate deasupra şi în stânga locului în care faci însumarea, Word-ul va însuma toate datele aflate pe acele rânduri şi coloane. În exemplul anterior a fost selectat domeniul B2:D4, dar suma se va face pentru domeniul B2:E4. Trebuie să ţii cont de acest lucru atunci când foloseşti semnele de carte pentru calcul în tabele!

CALCULE CU DATE DIN ALTE TABELE

Editorul Word îţi permite să faci calcule într-un tabel folosind date din alt tabel situat în acelaşi document.

Iată ce ai de făcut:

Selectează tot tabelul din care vrei să aduci valori.

Atribuie-i un nume de semn de carte. Pentru aceasta foloseşte secvenţa Insert => Bookmark. Pentru exemplul nostru semnul de carte se numeşte „tabelul2”.

40

Plasează punctul de inserare în celula în care vrei să efectuezi calculele.

Deschide caseta de dialog Formula. În caseta Formula trebuie să fie doar semnul = (egal).

Selectează din caseta Paste function funcţia pe care doreşti să o inserezi. Punctul de inserare fiind plasat între parantezele funcţiei, selectează din caseta Paste bookmark numele semnului de carte (tabelul din care faci citirea datelor). Poţi scrie formule combinate, care să realizeze calcule mai complexe.

Alege tipul de format numeric pentru rezultatul calculelor (utilizează caseta Number format).

Execută clic pe butonul OK.

În exemplul dat anterior punctul de inserare a fost plasat pe primul rând al primului tabel, în coloana Total. Scriem formula care să adune valorile primului rând din tabelul principal (de la Săptămâna 1 până la Săptămâna 3) (SUM(B2:D2)) cu valorile aflate pe primul rând al tabelului al doilea, căruia i-am atribuit ca nume de semn de carte „tabel2” (SUM(tabel2 2:2)). Formula va fi:

=SUM(B2:D2)+SUM(tabel2 2:2) sau =SUM(B2:D2)+SUM(tabel2 B2:D2)

CREAREA DOCUMENTELOR COMPUSE (MAIL MERGE)

Dacă doreşti, aplicaţia Word te ajută să expediezi prin poştă un articol mai multor persoane. Acest lucru îl vei realiza cu ajutorul utilitarului de compunere a mesajelor poştale Mail Merge. Acesta combină automat textul unui document cu numele, adresa şi alte informaţii ale destinatarilor pentru a realiza scrisori tip personalizate, etichete de corespondenţă, plicuri, cataloage, liste telefonice, orare, ş.a., practic creând documente compuse.

Pentru a genera un document compus vei combina două elemente: un document principal şi o sursă de date.

Documentul principal (Main document) conţine textul pe care doreşti să-l transmiţi (distribui) şi câmpuri care indică editorului Word datele ce trebuie inserate într-o anumită locaţie.

Sursa de date (Data source) conţine informaţiile care vor fi inserate în documentul principal (numele destinatarilor, adresele lor, etc.). Această sursă de date poate fi un fişier Microsoft Excel sau Microsoft Access, o agendă de adrese Microsoft Outlook, un

41

document Microsoft Word, etc. Obligatoriu este ca sursa de date să fie împărţită în înregistrări şi câmpuri.

Într-un tabel sursă de date:

- primul rând este antetul, care indică numele fiecărui câmp;

- fiecare rând este considerat o înregistrare;

- fiecare coloană reprezintă un câmp sau o categorie de informaţii.

Atunci când realizezi documente compuse (prin intermediul utilitarului Mail Merge Helper) ai posibilitatea ca:

- pentru fiecare înregistrare să creezi o copie a documentului;

- să sortezi sau filtrezi înregistrările din sursa de date şi abia apoi să lansezi procesul de compunere, evitând crearea multor copii pentru acelaşi document.

Pentru a lansa utilitarul Mail Merge Helper parcurgi secvenţa Tools => Mail Merge.

Se deschide utilitarul Mail Merge Helper care te ghidează în parcurgerea celor trei paşi importanţi în realizarea documentelor compuse: crearea documentului principal (Main document), definirea sursei datelor (Data source), compunerea datelor în documentul principal (Merge the data with the document).

CREAREA UNUI DOCUMENT PRINCIPAL

Documentul principal (ţintă pentru datele compuse) poate fi creat cu ajutorul aplicaţiei Mail Merge Helper (va fi creat vid şi ulterior vei introduce textul) sau poate fi creat într-un alt moment şi transformat în document principal folosind utilitarul Mail Merge Helper (spre exemplu o scrisoare tip).

Deschide documentul creat anterior (scrisoarea).

Din meniul Tools selectează comanda Mail Merge.

42

Execută un clic pe butonul Create din caseta de dialog Mail Merge Helper. Din lista de opţiuni alege tipul de document pe care îl creezi.

♦ Form Letters (Scrisori tip) îl vei folosi pentru a crea scrisori, invitaţii, facturi, orice tip de document compus pentru care vei tipări un document pentru fiecare înregistrare.

♦ Mailing Labels (Etichete de corespondenţă) îţi va permite să creezi etichete sau alte documente care includ blocuri de date care se repetă pe o pagină. Alegând acest tip de document principal, te vei folosi de casetele de dialog Label Options (Opţiuni pentru etichete) şi Create Label (Creare etichetă) pentru a formata şi adăuga câmpuri în document.

♦ Envelopes (Plicuri) îţi dă posibilitatea să creezi un plic pentru fiecare înregistrare din sursa de date. Vei folosi casetele de dialog Envelope Options (Opţiuni pentru plicuri) şi Create Envelope (Creare plic) pentru a configura formatul plicului şi a adăuga câmpuri la acesta.

♦ Catalog te ajută să creezi o listă sau un catalog (numere de telefon, clienţi, salariaţi,etc.).

Vei fi întrebat dacă doreşti să foloseşti documentul activ sau creezi un document nou:

43

După ce ai efectuat clic pe butonul de opţiune editorul Word creează un document principal vid sau va converti documentul deschis (scrisoarea) în document principal, apoi va reveni în caseta de dialog Mail Merge Helper.

Dacă documentul compus pe care l-ai creat conţine câmpuri cu text sau elemente grafice, este bine ca în acest moment să închizi caseta de dialog Mail Merge Helper, să le introduci şi formatezi, şi abia apoi să adaugi câmpurile din sursa de date. Pentru aceasta apasă butonul Edit şi selectează numele documentului din meniul pop-up, fie închide caseta de dialog Mail Merge Helper apăsând butonul Cancel, editează şi apoi redeschide-o.

MODIFICAREA DOCUMENTULUI PRINCIPAL

Ai posibilitatea să schimbi tipul documentului principal după creare sau să îl reconverteşti în document Word normal.

Pentru aceasta parcurgi următorii paşi:

Cu documentul principal deschis selectează comanda Mail Merge din meniul Tools.

Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschisă, efectuează un clic pe butonul Create din zona Main Document.

♦ Selectează un alt tip de document din meniul pop-up, pentru a schimba tipul documentului principal. Editorul Word te întreabă dacă doreşti să schimbi tipul documentului (Change Document Type) sau să creezi un nou document principal (New Main Document).

♦ Reconvertirea documentului principal în document normal se face alegând opţiunea Restore to Normal Word Document (Revenire la un document normal Word) din meniul pop-up al butonului Create. Aceasta înseamnă că vor fi elimitate toate asocierile cu sursa de date, deci

44

documentul nostru nu mai este document principal. Ţi se va cere confirmarea continuării acestei acţiuni.

Indiferent dacă ai schimbat tipul documentului sau dacă ai reconvertit documentul principal în document simplu, s-a revenit în caseta de dialog Mail Merge Helper.

SURSA DE DATE

După crearea documentului principal va trebui să specifici sursa de date (locul de unde se va face citirea informaţiilor). Această sursă de date poate fi creată anterior sau o poţi crea acum. Pentru aceasta:


Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschisă, efectuează un clic pe butonul Get Data (Obţine date) din zona Data source.

♦ Din meniul pop-up alege Create Data Source (Crează sursa de date) în cazul în care doreşti să creezi un fişier bază de date.

♦ Open Data Source îţi permite să deschizi o sursă de date existentă.

♦ Use Address Book (Utilizarea agendei de adrese) îl vei folosi atunci când numele, adresele sau alte informaţii sunt stocate deja în agenda de adrese e-mail din Microsoft Exchange Server.

45

♦ Header Option (Opţiuni pentru antet) o vei folosi pentru a crea o sursă alternativă de anteturi pe care o vei folosi simultan cu un alt fişier sursă de date.

Din acest pas, în funcţie de ce opţiune ai ales, casetele de dialog sunt diferite, deci vom discuta pe rând despre fiecare.

CREAREA UNEI NOI SURSE DE DATE

Folosind utilitarul Mail Merge Helper vei putea crea un nou document Word ca sursă de date. Vei selecta câmpurile pe care le va conţine fişierul sursă de date şi apoi vei introduce informaţiile.

Pentru aceasta:


Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschisă, efectuează un clic pe butonul Get Data (Obţine date) din zona Data source.

Din meniul pop-up alege Create Data Source (Crează sursa de date). Se deschide caseta de dialog Create Data Source.

Primul lucru pe care îl faci este să stabileşti ce câmpuri vor fi incluse în baza de date. O listă cu numele de câmp cel mai des utilizate se află în partea dreaptă a casetei. Pentru a elimina un câmp din această listă selectează-l şi apasă butonul Remove Field Name (Elimină numele câmpului). Dacă doreşti să introduci un nume nou de câmp, tastează-l în caseta Field name (Numele câmpului) şi apasă butonul Add Field Name (Adaugă nume de câmp). Ordinea de

apariţie în baza de date o stabileşti cu ajutorul butoanelor de mutare din partea dreaptă a ferestrei, ţinând cont de faptul că Word-ul adaugă câmpuri la noul tabel sursă de date de la stânga la dreapta.

Notă: Numele de câmpuri nu trebuie să conţină spaţii.

46

Efectuează un clic pe butonul OK pentru a se închide caseta de dialog Create Data Source.

Word deschide caseta de dialog Save As care îţi permite să dai un nume fişierului sursă de date şi să indici locaţia unde să fie salvat, apoi apasă butonul Save.

Vei fi întrebat dacă doreşti să adaugi înregistrări noi la sursa de date sau să adaugi câmpuri de compunere la documentul principal.

Apăsând butonul Edit Data Source (Editare sursă de date) se va deschide formularul de date (Data Form).

Vei completa pe rând fiecare câmp, iar navigarea de la un câmp la altul o vei face cu ajutorul tastei Tab. Continui până la completarea întregului formular, apoi va trebui să apeşi Enter sau butonul Add New. Word-ul va memora datele pentru înregistrarea respectivă şi va afişa o nouă înregistrare vidă.

După memorarea tuturor înregistrărilor apasă butonul OK pentru a închide caseta de dialog Data Form.

EDITAREA DATELOR

Poţi deschide formularul de date în orice moment pentru a vizualiza sau a edita datele.

Deschide Mail Merge Helper.

Efectuează clic pe butonul Edit din zona Data Source.

Din meniul pop-up selectează numele sursei de date. Se deschide caseta de dialog Data Form.

Foloseşte butonul Find sau butoanele cu săgeţi de la baza casetei pentru a localiza o anumită înregistrare.

47

Selectează câmpul şi editează datele.

Efectuează clic pe butonul OK pentru a salva modificarea, sau pe butonul Restore pentru a anula modificările şi a reveni la starea iniţială a înregistrării.

VIZUALIZAREA DOCUMENTULUI SURSĂ DE DATE

Poţi vizualiza sau edita datele direct în documentul sursă de date parcurgând paşii:

Deschide Mail Merge Helper.

Efectuează clic pe butonul Edit din zona Data Source.

Din meniul pop-up selectează numele sursei de date. Se deschide caseta de dialog Data Form.

Efectuează clic pe butonul View Source (Vizualizare sursă). Editorul Word deschide documentul sursă de date, care arată ca cel din figura următoare:

Aici poţi face adăugări, ştergeri sau modificări oricăror înregistrări doreşti. Vei observa că a fost afişată bara de instrumente Database de care te poţi servi pe timpul lucrului la baza de date. Descrierea acesteia este făcută la paragraful „Gestionarea surselor de date”, în continuarea lecţiei.

Salvează documentul, apoi închide-l.

UTILIZAREA DATELOR DIN ALTE PROGRAME

Ca sursă de date poţi folosi fişiere de date create cu alte programe din pachetul Office, cum ar fi Access sau Excel. Pentru a deschide o astfel de sursă de date:

Deschide caseta de dialog Mail Merge Helper, efectuează clic pe butonul Get Data şi selectează comanda Open Data Source din meniul pop-up.

Din meniul Files of Type (Tipul de fişier) alege tipul fişierului sursă de date.

48

Selectează fişierul şi efectuează clic pe butonul Open.

Notă: În cazul în care fişierul sursă de date este foarte mare şi nu vrei să-l înglobezi în documentul principal, selectează caseta de validare Select Method care va face doar legătura celor două fişiere, fără includere.

Dacă ai selectat un fişier de date Excel, Word-ul te va întreba dacă deschizi toată foaia de calcul sau un anumit domeniul de celule. Dacă deschizi o bază de date Access, poţi selecta un anumit tabel şi o interogare.

În cazul în care doreşti să compui doar anumite date din fişierul sursă de date, îl poţi interoga şi apoi poţi plasa doar înregistrările care satisfac interogarea într-un nou fişier sursă de date. Pentru aceasta în fereastra Open Data Source execută clic pe butonul MS Query. Va fi lansat programul MS Query care te va ajuta să „alegi” doar ceea ce corespunde intereselor tale. Word-ul salvează datele selectate într-un document nou ca sursă de date pentru documentul principal.

49

IMPORTUL DATELOR DINTR-O AGENDĂ DE ADRESE

Atunci când ai nevoie de nume, adrese sau alte informaţii cuprinse în agenda de adrese e-mail din Microsoft Exchange Server, Outlook, Schedule+7.0 sau alt program, deschide caseta de dialog Mail Merge Helper, execută clic pe butonul Get Data şi selectează comanda Use Address Book (Utilizarea agendei de adrese). Se deschide caseta de dialog Use Address Book. Selectează programul de poştă a cărui agendă de adrese o vei folosi şi execută clic pe butonul OK.

Apare un mesaj prin care eşti înştiinţat că nu există câmpuri de compunere în documentul principal şi ţi se propune să–l editezi.

Apăsarea butonului Edit Main Document va avea ca efect revenirea în documentul principal şi poţi să începi inserarea câmpurilor de compunere din noua sursă de date.

GESTIONAREA SURSELOR DE DATE

Odată creată sursa de date poţi adăuga, şterge sau modifica numele câmpurilor în două moduri: afişezi tabelul sursă de date (despre aceasta am vorbit mai devreme) sau foloseşti caseta de dialog Manage Fields (Gestionare câmpuri). Pentru aceasta procedează astfel:

Din meniul Tools selectezi opţiunea Mail Merge.

Deschide sursa de date efectuând un clic pe butonul Get Data şi alegând-o din lista derulantă.

Efectuează clic pe butonul Edit. Se deschide caseta de dialog Data Form, iar în această casetă apasă butonul View Sourse (Vizualizare sursă).

50

După cum observi este afişată automat bara de instrumente Database pe care o vei folosi în continuare.

Efectuezi clic pe butonul Manage Fields (Gestionare câmpuri) pentru a deschide caseta de dialog Manage Fields. Aceasta îţi permite să intervii asupra oricărui câmp modificându-l, ştergându-l, redenumindu-l sau să creezi alte câmpuri noi.

ADĂUGAREA CÂMPURILOR DE COMPUNERE

Următorul pas pe care îl ai de făcut după crearea documentului principal şi a sursei de date este adăugarea câmpurilor de compunere la documentul principal. Te vei folosi de bara de instrumente Mail Merge.

Modul de lucru este bazat pe un şablon general valabil pe care îl vei folosi, indiferent ce fel de document principal te-ai hotărât să creezi şi ce fel de fişier bază de date foloseşti:

51

Deschide documentul principal.

Selectează şi deschide sursa de date.

Adaugă câmpurile de compunere folosind butoanele de pe bara Mail Merge.

CONFIGURAREA SCRISORII TIP

Dacă lucrezi cu o scrisoare tip, plasează punctul de inserare în locul în care doreşti să apară datele câmpului şi apoi selectează câmpul folosind meniul Insert Merge Field (Inserare câmp de compunere) de pe bara de instrumente Mail Merge. (Mai multe despre câmpurile de date vei afla parcurgând în continuare lecţia, în paragraful „Inserarea unui câmp”).

CONFIGURAREA ETICHETELOR DE CORESPONDENŢĂ

Dacă vrei să configurezi un document cu etichete de corespondenţă (Mailing Labels) vei folosi instrumentele de formatare a etichetelor din Word. Vei observa că butonul Edit din zona Main Document se transformă în Setup, pentru ca tu să poţi ajusta aşezarea în pagină a etichetelor în orice moment.

52

După selectarea sursei de date vei configura formatul etichetei. Din caseta de dialog Label Options selectează un produs etichetă şi un număr de produs şi efectuează clic pe butonul OK.

Se deschide caseta de dialog Create Labels şi din meniul pop-up al butonului Insert Merge Field selectează primul câmp care va fi inserat în etichetă. Te poţi folosi şi de butonul Insert Postal Bar Code (Inserare cod poştal de bare), indicând câmpurile din etichetă care conţin codul poştal şi informaţiile de adresă (strada).

(Mai multe lucruri despre generarea etichetelor vei afla parcurgând până la sfârşit această lecţie).

CONFIGURAREA PLICURILOR

Deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

Ca tip de document principal alege Envelope (Plic).

Selectează o sursă de date. Se va deschide caseta de dialog Envelope Options care-ţi permite să stabileşti dimensiunea plicului şi formatul adresei destinatarului.

Efectuează clic pe butonul OK şi se deschide caseta de dialog Envelope address. În zona Sample envelope address (Monstră de adresă de plic) introdu text sau foloseşte butonul Insert Merge Field pentru a adăuga câmpuri. Te poţi folosi şi de butonul Insert Postal Bar Code (Inserare cod poştal de bare), indicând câmpurile din etichetă care conţin codul poştal şi informaţiile de adresă (strada).

53

Apasă butonul OK şi apoi închide fereastra Mail Merge Helper . Plicul va arăta ca cel din figură:

CREAREA DOCUMENTELOR COMPUSE

Pentru a efectua o ultimă verificare înaintea iniţierii procesului de compunere vei determina simularea în Word a compunerii, urmată de detectarea erorilor şi vei parcurge vizual documentul, pentru a te asigura că totul este aşa cum doreai.

Selectează din meniul Tools opţiunea Mail Merge.

54

În caseta de dialog Mail Merge Helper efectuează clic pe butonul Merge. Este afişată caseta de dialog Merge.

În câmpul Merge to... specifică destinaţia de compunere.

♦ New document (Document nou) o vei alege dacă doreşti ca documentele compuse să fie inserate într-un singur document Word extins, separându-le prin salturi de secţiune.

♦ Printer (Imprimantă) îţi permite să trimiţi la imprimantă documentul compus; va deschide caseta de dialog Print de unde vei alege opţiunile de tipărire.

♦ Electronic Mail determină compunerea într-un document de e-mail. În acest caz devine activ şi vei folosi butonul Setup.

Apasă butonul Setup pentru a deschide caseta de dialog Merge To Setup.

♦ Selectează câmpul de date care conţine adresa de e-mail sau fax;

♦ În câmpul Mail message subject line (Linia de subiect pentru mesaj) scrie de doreşti să apară în linia de subiect pentru documentele e-amail compuse;

55

♦ Bifează (opţional) caseta de validare Send document as attachement (Trimite documentul ca fişier ataşat) pentru ca documentul compus să fie expediat ca fişier ataşat, altfel el va fi trimis ca un text obişnuit în cadrul mesajului e-mail.

În secţiunea Records to be merged (Înregistrări care vor fi compuse) selectează un domeniu de înregistrări pentru procesul de compunere.

Specifică dacă doreşti sau nu să se tipărească rândurile goale în documentele compuse atunci când un câmp al unei înregistrări nu conţine date. Pentru aceasta în secţiunea When Merging Records (Când compui câmpurile) alege:

♦ Don’t print blank lines when data fields are empty (Nu tipări rânduri goale când câmpurile de date sunt vide), cerând editorului Word ca dacă lipseşte un câmp (nu are date) să nu lase o linie goală, ci să o elimine, pentru a nu crea spaţii inutil.

♦ Print blank lines when data fields are empty (Tipăreşte rânduri goale când câmpurile de date sunt goale) determină lăsarea unei linii goale chiar dacă nu sunt date în acel câmp.

Efectuează clic pe butonul Check Errors pentru a depista erorile de date. Alege modul în care vrei să fii informat despre posibilele erori, apoi apasă butonul OK şi vei reveni în caseta de dialog Merge.

Butonul Query Options (Opţiuni de interogare) îl foloselti dacă doreşti să filtrezi sau sortezi înregistrările din dursa de date.

Execută clic pe butonul Merge pentru a crea noul document. Dacă există erori de date se deschide caseta de dialog Invalid Merge Field (Câmp de compunere invalid) sau vei vedea mesaje care descriu problemele apărute.

Corectează eventualele erori şi apoi derulează fiecare document compus pentru a vedea dacă mai sunt necesare alte retuşuri. Poţi ignora acest nou document creat şi să foloseşti documentul principal.

CREAREA ETICHETELOR

Pe parcursul acestei lecţii am discutat despre configurarea etichetelor de corespondenţă. În Cursul III-RPB-041-03 ai aflat cum se creează plicurile pentru corespondenţă. În final vei putea combina cunoştinţele acumulate pentru a-ţi crea plicurile şi etichetetele necesare corespondenţei proprii.

Etichetele necesită un tratament special, deoarece, în general se tipăresc pe foi care conţin mai multe etichete. Aplicaţia Word simplifică procesul de formatare, permite tipărirea unei etichete pe o pagină sau o pagină plină cu etichete. Pentru a crea etichete trebuie să parcurgi următorii paşi:

56

Utilizează comanda Envelopes and Labels din meniul Tools.

Este afişată caseta de dialog Envelopes and Labels; execută clic pe fişa Labels.

În câmpul Address: inserează adresa pe care vrei să o tipăreşti sau apasă

butonul Address Book şi selectează din lista afişată adresa persoanei pentru care vrei eticheta.

În cazul în care doreşti ca documentul să se întoarcă (retur) la o anumită adresă, bifează caseta de validare Use return address.

Notă: Foloseşte secvenţa Tools => Optins => User Information şi trece-ţi adresa de e-mail în caseta Mailing address. De acum bifarea casetei de validare Use return address are ca efect indicarea adresei tale ca recipient pentru retur al documentului.

(Opţional) Selectezi caseta de validare Delivery point barcode pentru a adăuga la adresă un cod de bare. Când eticheta are dimensiuni foarte mici, această casetă de validare este afişată estompat, nefiind suficient spaţiu pentru tipărirea codului de bare.

În zona Print poţi stabili modul de tipărire al etichetelor:

♦ Full page of the same label (Toată pagina cu aceeaşi etichetă) – multiplică eticheta pe toată pagina. În funcţie de dimensiunea etichetei va crea un tabel în celulele căruia va fi inserată eticheta. Poţi tipări aceeaşi etichetă sau o poţi insera într-un document nou, apoi poţi efectua modificări pe fiecare etichetă.

♦ Single label (O singură etichetă) – va tipări o singură etichetă pe rândul şi coloana precizate în câmpurile Row: respectiv Column:. Această variantă este utilă atunci când ai de tipărit diferite etichete pe hârtie autocolantă.

Execută clic pe imaginea etichetei din zona Label sau apasă butonul Options… pentru a alege formatul de etichetă dorit sau pentru a modifica formatul

57

etichetei curente. Selectarea formatului dorit şi/sau modificarea sa va fi tratată pe larg în capitolul următor.

Butonul Print permite tipărirea etichetei, iar butonul New Document inserează într-un document nou un tabel în care va multiplica textul inserat în etichetă în toate celulele tabelului.

SELECTAREA UNUI FORMAT DE ETICHETĂ ŞI MODIFICAREA LUI

Pentru a selecta un alt format de etichetă sau pentru a modifica formatul existent vei utiliza caseta de dialog Label Options. Pentru acest lucru trebuie să parcurgi următorii paşi:

Afişezi caseta de dialog Envelope Options şi execuţi clic pe fişa Labels, dacă este necesar.

Apasă butonul Options sau execută clic pe imaginea etichetei din zona Label pentru a modifica parametrii etichetei. Va fi afişată caseta de dialog Label Options.

În zona Printer information trebuie să precizezi:

♦ tipul de imprimantă (Dot matrix (matrice de puncte) – imprimantă matricială, Laser and ink jet (laser şi jet de cerneală) – imprimantă laser sau cu jet de cerneală);

♦ sertarul din care să ia hârtia (caseta Tray)

Selectează un producător de etichete din lista ascunsă Label products:.

Selectează un format de etichetă din lista Product number:. În zona Label information sunt prezentate dimensiunile şi tipul etichetei.

Celelalte butoane din această casetă de dialog au următoarele semnificaţii:

♦ Details… (detalii) – afişează o casetă de dialog cu toate detaliile etichetei selectate şi permite modificarea acestora.

58

• Top margin: (marginea de sus) – stabileşte distanţa lăsată de la

marginea de sus a paginii până la prima etichetă.

• Side margin: (marginea laterală) – stabileşte distanţa lăsată de la marginea din stânga a paginii până la prima etichetă.

• Vertical pitch: (înălţimea verticală) – permite stabilirea spaţiului pe verticală dintre marginea de sus a etichetei curente şi marginea de sus a etichetei următoare. Dacă stabileşti o valoare mai mică decât înălţimea etichetei aplicaţia face corectarea la minim înălţimea acesteia.

• Horizontal pitch: (lăţimea orizontală) – permite stabilirea spaţiului pe orizontală dintre marginea din stânga a etichetei curente şi marginea din stânga a etichetei următoare. Dacă stabileşti o valoare mai mică decât lăţimea etichetei aplicaţia face corectarea la minim lăţimea acesteia.

• Label height: (înălţimea etichetei) – permite stabilirea înălţimii etichetei.

• Label with: (lăţimea etichetei) – permite stabilirea lăţimii etichetei.

• Number across: (numărul pe orizontală) – permite stabilirea numărului de etichete pe orizontală.

• Number down: (numărul pe verticală) – permite stabilirea numărului de etichete pe verticală.

Notă: 1. Trebuie să existe o concordanţă între aceste valori astfel încât să nu depăşească dimensiunea totală a paginii. În cazul în care valorile stabilite dau un tabel mai mare decât pagina, aplicaţia afişează un mesaj de eroare.

Notă: 2. Dacă modifici cel puţin una din aceste valori aplicaţia cere completarea câmpului Label name: (nume etichetă) cu un nume pentru a crea o nouă etichetă. Acest nume va apărea în lista Product number: a casetei de dialog Label Options şi poate fi utilizat şi în alte situaţii.

59

♦ New Label… (etichetă nouă) – permite crearea unei noi etichete pornind de la formatul pe care l-ai selectat din lista Product number: a casetei de dialog Label Options. Va fi afişată caseta de dialog numită New Custom laser sau New Custom matrix în funcţie de tipul de imprimantă selectat şi arată similar cu caseta de dialog prezentată mai sus.

Efectuează clic pe butonul OK şi revii în caseta de dialog Envelope and Labels.

INSERAREA UNUI CÂMP

La un paragraf anterior am discutat despre inserarea câmpurilor (fields) în documentele compuse. Spuneam că: ”Dacă lucrezi cu o scrisoare tip, plasează punctul de inserare în locul în care doreşti să apară datele câmpului şi apoi selectează câmpul folosind meniul Insert Merge Field (Inserare câmp de compunere) de pe bara de instrumente Mail Merge”.

Poţi insera un câmp Word care să solicite informaţii suplimentare într-un anumit moment sau care inserează un şir de date din mai multe posibile, în funcţie de conţinutul unui câmp din sursa de date. Numărul de câmpuri nu este limitat, poţi introduce oricâte doreşti în documentul compus.

Pentru inserarea unui câmp Word procedezi astfel:

Plasezi punctul de inserare în documentul principal acolo unde doreşti să apară câmpul;

Efectuează clic pe butonul Insert Word Field (Inserare câmp Word) de pe bara de instrumente Mail Merge.

Din lista disponibilă selectează un nume de câmp.

Câmpul Ask...

Ask... îţi permite să creezi casete de dialog care apar pe ecran şi solicită informaţii suplimentare în timpul procesului de compunere. Acestea vor fi legate de numele unui semn de carte, pe care îl vei introduce înainte de adăugarea câmpului Ask. După cum ştii, un semn singur de carte poate fi inserat în mai multe locuri din document.

Plasează punctul de inserare în locul unde doreşti să introduci datele.

60

Execută clic pe butonul Insert Word Field şi selectează opţiunea Ask.

În caseta Bookmark indică semnul de carte la care se face legătura. Datele câmpului Ask vor fi inserate la locaţia semnului de carte.

În caseta Prompt introdu textul mesajului pe care vrei să-l conţină caseta de dialog.

Completează în caseta Default bookmark text (Text semn de carte prestabilit) un text care să fie sugerat de Word ca posibilă intrare.

Dacă doreşti ca programul Word să solicite date suplimentare numai la compunerea primei înregistrări din sursa de date, bifează caseta de validare Ask once. Word-ul va solicita date o singură dată şi apoi va introduce acelaşi text în fiecare document compus.

Efectuează un clic pe butonul OK pentru a stoca definiţia câmpului. Este afişată caseta de dialog următoare, care va apărea în timpul procesului de compunere.

Închide caseta de dialog demonstrativă efectuând un clic pe butonul OK.

Câmpul Fill-In...

Aceste câmpuri folosesc markere pentru inserarea datelor, deci un astfel de câmp determină inserarea datelor într-o singură locaţie a documentului compus. Vei proceda la fel ca la inserarea unui câmp Ask.


61

Execută clic pe butonul Insert Word Field şi selectează opţiunea Fill-In.

În caseta Prompt introdu textul mesajului care va apare în timpul procesului de compunere.

Completează în caseta Default fill-in text (Completare prestabilită) un text care să fie sugerat de Word în timpul procesului de compunere.

Dacă doreşti ca programul Word să solicite date suplimentare pentru primul document compus, bifează caseta de validare Ask once.

Apasă butonul OK pentru a crea câmpul. Pe ecran vei vedea afişată caseta de dialog pe care ai definit-o.

Apasă butonul OK pentru a reveni la documentul principal.

Câmpul If...Then...Else

Un astfel de tip de câmp „alege” unul din două şiruri de text, pe baza evaluării conţinutului unui alt câmp din sursa de date. Ce presupune aceasta? În cazul în care condiţia este evaluată ca „adevărat”, în documentul principal va fi introdus un text anumit, altfel, dacă rezultatul comparării este „fals”, va fi inserat un alt text.


Execută clic pe butonul Insert Word Field şi selectează opţiunea If...Then...Else (Dacă...Atunci...Altfel).

Din lista Field name: selectează numele câmpului pentru care faci evaluarea.

62

Din meniul Comparison: (Comparaţie) selectează un operator.

În caseta Compare to: (Compară cu) introdu textul de comparat.

În caseta Insert this text (Inserează acest text) scrie textul care doreşti să fie inserat în cazul în care condiţia este evaluată ca „adevărat”.

În caseta Otherwise insert this text: (Altfel inserează acest text) introdu textul care doreşti să fie inserat în cazul în care condiţia este evaluată ca „fals”.

Execută clic pe butonul OK pentru a fi inserat câmpul.

Câmpuri Merge Record# şi Merge Sequence#

În cazul în care doreşti să inserezi numărul înregistrării din sursa de date sau al documentului în documentele compuse, vei folosi câmpul Merge Record# (Inserare număr înregistrare), respectiv Merge Sequence# (Inserare număr document).

Spre exemplu, dacă ai selectat un grup de înregistrări din sursa de date, primul document compus poate conţine date din înregistrarea cu numărul 5 a sursei de date. În acest caz, numărul documentului este 1, iar numărul înregistrării este 5.

Câmpuri Next Record şi Next Record If

Vei folosi acest tip de câmpuri în cazul în care doreşti ca pe o pagină a unui document compus să fie inserate mai multe înregistrări.

Câmpul Next Record (Înregistrarea următoare) îl vei folosi atunci când doreşti ca datele din înregistrarea următoare a sursei de date să fie inserat în acelaşi document compus.

Câmpul Next Record If (Înregistrarea următoare, dacă) îl foloseşti atunci când doreşti ca editorul Word să decidă dacă inserează sau nu datele din înregistrarea următoare, în funcţie de conţinutul unui alt câmp din sursa de date. Vei alege din caseta Field name numele câmpului de comparat, din meniul Comparison: (Comparaţie) vei selecta un operator, iar în caseta Compare to: (Compară cu) vei introduce textul de comparat.

Câmpuri Set Bookmark

Spre deosebire de câmpul Ask, un câmp Set Bookmark (Stabilire semn de carte) inserează datele asociate unui anumit semn de carte în fiecare document compus, astfel că datele nu se modifică niciodată, de la un semn la altul.

63

Dacă ai definit un semn de carte în documentul principal pentru textul care urmează a fi inserat, selectează-i numele din lista Bookmark şi execută clic pe butonul OK pentru a-l insera.

Poţi defini în momentul inserării câmpului un nou semn de carte. Pentru aceasta în caseta Bookmark scrie numele semnului de carte, iar în caseta Value tastează textul. Execută clic pe butonul OK pentru a insera câmpul.

Câmpul Skip Record If

Câmpul Skip Record If (Omite înregistrarea dacă) îl vei folosi atunci când doreşti ca anumite înregistrări să fie omise în momentul compunerii. Aceasta se va face prin evaluarea unui câmp din sursa de date.

Vei alege din caseta Field name numele câmpului de comparat, din meniul Comparison: (Comparaţie) vei selecta un operator, iar în caseta Compare to: (Compară cu) vei introduce textul de comparat.

Rezumatul lecţiei 1

Noţiunile dobândite în această primă lecţie sunt foarte avansate şi totodată foarte utile celor ce vor să ajungă la performanţă în utilizarea editorului Word.

Ai aflat cum poţi să sortezi listele sau paragrafele dintr-un document, lucru ce-ţi va permite aranjarea lor aşa cum vei dori la un moment-dat. Pentru prezentări foarte atractive sau pentru a evidenţia o utilizare aparte a unui document, de acum vei putea folosi fără nici o problemă filigranul.

Viteza de localizare a unui cuvânt sau text va fi mult mai mare dacă vei folosi opţiunile avansate de căutare, iar transformarea dimensiunii coloanelor şi balansarea în mod egal a textului între acestea va fi realizat cu mare uşurinţă, totul fiind posibil după parcurgerea acestei lecţii.

Pentru utilizatorii care lucrează cu documente mari sau coordonează activităţi în echipă, un ajutor deosebit va fi utilizarea master documentelor. Aşa cum ai văzut pe parcursul lecţiei, crearea şi utilizarea acestui tip de documente presupune cunoştinţe avansate de Word, dar odată însuşite aceste noţiuni le vei putea folosi, eficientizându-ţi munca.

Tot în această lecţie ai învăţat despre referinţe încrucişate, despre modul în care poţi genera un index, despre calcule ce se pot realiza în interiorul unui tabel, modul de generare al etichetelor pentru plicuri şi despre tipurile de câmpuri ce se pot utiliza în Word.

64

Întrebări recapitulative

Întrebări grilă

Bifează răspunsul care consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 0 la 3 răspunsuri corecte. În cazul în care răspunsul corect nu se găseşte printre cele trei răspunsuri, bifează căsuţa “Nici unul”.

Prin intermediul cărei secvenţe de comenzi din bara de meniuri se iniţiază secvenţa de sortare?

TABLE => SORT

TOOLS => MACRO => MACROS

TABLE => FORMULA

Nici unul

Care este modul de vizualizare care îţi permite numai sortarea titlurilor dintr-un document, nu şi a paragrafelor conţinute?

Print Layout

Web Layout

Outline

Nici unul

Pentru a şterge un subdocumet dintr-un document master foloseşti (din bara Outlining) butonul:

Collapse Subdocuments

Expand Subdocuments

Remove Subdocument

Nici unul

Pentru a crea un index parcurgi secvenţa:

INSERT => INDEX AND TABLES => INDEX

INSERT => INDEX AND TABLES => TABLE OF CONTENT

EDIT => INDEX AND TABLES => INDEX

Nici unul

Pentru a crea un document compus parcurgi secvenţa:

TOOLS => MAIL MERGE => CREATE

EDIT => MAIL MERGE => CREATE

TOOLS => MERGE DOCUMENT => CREATE

Nici unul

65

Inserarea unui câmp într-un document compus se face parcurgând secvenţa:

EDIT => FIELD

INSERT => BOOKMARK

INSERT => FILE

Nici unul

Completează

Descrie în câteva cuvinte modul în care se crează un document principal şi subdocumentele.

Ce este un index şi care sunt paşii pe care îi parcurgi pentru crearea şi înregistrarea lui ?

Într-un document textul este scris pe trei coloane. Cum poţi să-l aranjezi pe două coloane distribuite egal?

Într-un document Word se pot folosi mai multe tipuri de câmpuri (Field). Descrie câteva tipuri de câmpuri, specificând categoria din care fac parte şi când anume se folosesc.

Descrie în câteva cuvinte modul în care se crează un plic şi o etichetă pentru el. Pentru aceasta vei rememora informaţii pe care le-ai acumulat în Cursul III-RPB-IT-041-03

66

Exerciţii

1. Crează un tabel cu trei coloane şi patru rânduri, care să arate astfel:

Nume Prenume Vârsta

Albu Ion 36

Voicu Vasile 42

Ene Liviu 28

Voiculescu Ion 42

2. Execută sortarea acestuia după numele persoanelor, crescător.

Pentru aceasta parcurgi secvenţa TABLE => SORT, selectezi Nume din caseta Sort By şi apeşi butonul OK. Tabelul trebuie să arate astfel:


Albu Ion 36

Ene Liviu 28

Voicu Vasile 42

Voiculescu Ion 42

3. Sortează numai coloana Vârsta, descrescător.

Pentru aceasta selectezi coloana, apoi parcurgi secvenţa TABLE => SORT, selectezi Vârsta din caseta Sort By, stabileşti direcţia de sortare Descending şi apoi apeşi butonul OPTIONS. Validezi caseta Sort column only şi închizi pe rând ferestrele.Tabelul trebuie să arate astfel:


Albu Ion 42

Ene Liviu 42

Voicu Vasile 36

Voiculescu Ion 28

4. Creează un filigran cu textul “Uz didactic” pe care aplică-l peste tabelul creat la exerciţiul 3.

Pentru aceasta inserează o casetă de text (INSERT => TEXT BOX), scrie textul, selectează-l şi aplică-i culoarea 25%-Grey din paleta Font Color. Execută dublu-clic pe chenarul casetei de text şi

67

din caseta Format Text Box selectează eticheta Layout. Selectează tipul de înfăşurare Behind Text şi validează. Plasează apoi caseta de text peste tabel, astfel ca acesta să arate astfel:


Albu Ion 42

Ene Liviu 42

Voicu Vasile 36

Voiculescu Ion 28

5. Să se calculeze media aritmetică pe coloana Vârsta.

Pentru aceasta inserează un rând gol la sfârşitul tabelului, apoi plasează cursorul în celula vidă de la baza coloanei. Selectează din meniul TABLE opţiunea FORMULA. În caseta de dialog Formula păstrează semnul = (egal) în caseta Formula, iar din lista ascunsă Paste function alege AVERAGE (medie). Tastează ABOVE (deasupra) indicând direcţia de citire a domeniului de celule şi alege formatul fără zecimale din lista Number format.


Albu Ion 42

Ene Liviu 42

Voicu Vasile 36

Voiculescu Ion 28

30

6. Modifică valoarea 36 de pe rândul 4 cu valoarea 20. Actualizează valoarea mediei.

După modificarea valorii vei selecta formula şi vei executa clic dreapta. Din meniul rapid vei selecta comanda Update Field.

7. Modifică formula de calcul cu funcţiile COUNT, MIN, MAX indicând de fiecare dată corect domeniul de celule.

Uz didactic

68

Lecţia 2

Obiectivele lecţiei

Crearea şi utilizarea macrocomenzilor Crearea şi modificarea formularelor Aranjarea textului relativ la imagini Personalizarea barelor de unelte Protejarea documentelor Crearea de versiuni ale unui document Urmărirea modificărilor unui document Setarea locaţiei implicite pentru un template

Pe parcursul acestei lecţii vei afla cum se crează, aplică şi editeză macrocomenzile, cum le poţi copia,redenumi sau şterge. Vei afla cum se crează şi modifică formularele (form-urile), cum poţi crea sau modifica un şablon de formular (form control). Aranjarea textului relativ la imagini şi modul cum se crează şi personalizează barele de unelte vor fi alte lucruri pe care le vei afla parcurgând această lecţie. Modul de protejare a documentelor tale, cum să-ţi creezi versiuni ale documentului şi cum să urmăreşti modificările care s-au făcut în el sunt alte lucruri pe care le vei stăpâni după parcurgerea lecţiei. Şi dacă ai aflat cum să creezi şabloane, acum vei afla cum să setezi locaţia implicită pentru locul unde le vei găsi de acum încolo.

CREAREA, APLICAREA ŞI EDITAREA MACROCOMENZILOR

Aplicaţia Microsoft Word 2000 are o mulţime de funcţii care automatizează procesul de creare de documente, dar folosirea macrocomenzilor este cea mai deosebită facilitate pe care o poţi folosi. O macrocomandă este un set de instrucţiuni pe care editorul le execută rapid, instrucţiuni care pot cuprinde orice operaţie executabilă în Word, ca introducerea de text, formatare, tipărire, creare de tabele, exportul documentelor în Microsoft Access sau Microsoft Excel, etc.

Macrocomenzile sunt programe scrise în limbajul Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), care conţin facilităţi speciale de control destinate programului Word. Ele sunt plasate în şablonul Normal folosit de Word pentru documente vide, fără conţinut, dar pot fi stocate într-un document sau un şablon personalizat.

Există două posibilităţi distincte de creare a macrocomenzilor:

1. înregistrarea în Word a comenzilor sau a opţiunilor selectate din casetele de dialog;

69

2. utilizarea aplicaţiei Visual Basic Editor pentru a scrie macrocomenzile sau pentru a edita macrocomenzi existente (desigur aceasta presupune să cunoşti foarte bine aplicaţia Visual Basic Editor).

Trebuie avut grijă că odată lansată în lucru o macrocomandă, aceasta nu mai poate fi oprită până nu execută toate comenzile înregistrate. Dacă lansezi o macrocomandă inadecvată la un moment dat, este posibil să dureze mult până refaci ceea ce „ai stricat”, folosind comanda Undo pentru remedierea pagubelor.

PAŞII PARCURŞI PENTRU ÎNREGISTRAREA MACROCOMENZILOR

Există câţiva paşi pe care îi parcurgi pentru înregistrarea unei macrocomenzi:

În primul rând trebuie să deschizi documentul în care vei înregistra macrocomanda.

Gândeşte-te la un nume scurt dar reprezentativ pe care îl dai macrocomenzii.

Notă: Numele macrocomenzilor nu trebuie să conţină spaţii. Poţi scrie fiecare cuvânt nou cu majusculă, astfel:”CreareTabel”. Numele macrocomenzii poate avea maxim 25 de caractere.

Dacă va trebui să navigi în interiorul documentului, inserează (eventual) semne de carte (bookmark) pentru a ajunge rapid la acele zone ale documentului

În cazul în care ai de înregistrat mulţi paşi (multe operaţii) este bine să notezi succesiunea lor pe hârtie, pentru a nu omite ceva şi a fi nevoit să reiei înregistrarea.

Începe înregistrarea propriu-zisă lansând utilitarul de înregistrare a macrocomenzilor, execută comenzile pe care doreşti să le stochezi în macrocomandă şi când ai terminat apasă butonul de dezactivare a utilitarului de înregistrare. Efectul îl ai deja în document, deoarece în timpul înregistrării ai şi executat comenzile respective.

Pasul 1

După ce ai deschis documentul selectează meniul Tools, submeniul Macro, comanda Record New Macro... (înregistrare macrocomandă nouă). Efectul acestei comenzi va fi deschiderea unei ferestre Record Macro (înregistrare macrocomandă) pe care o vei utiliza în continuare.

70

În caseta de editare Macro name (Numele macrocomenzii) vei tasta numele pe care îl dai macrocomenzii. Alege-l cât mai semnificativ, astfel încât să-ţi sugereze ce anume execută (de exemplu: CreareTabel sau CopiereDate).

Secţiunea Assign macro to îţi permite să alegi dacă:

♦ Asociezi macrocomanda unui buton de pe bara de instrumente sau unui meniu: Toolbars.

♦ Lansezi în lucru macrocomanda la apăsarea unei combinaţii de taste: Keyboard.

În caseta de editare Store macro in: (Păstrează macrocomanda în..) ai posibilitatea să selectezi din lista ascunsă:

♦ All Documents (Normal.dot) – în cazul în care vrei ca macrocomanda să fie utilizabilă din orice document.

♦ <nume-fişier> (document) – unde <nume-fişier> este numele fişierului tău, în care faci înregistrarea. Selectezi această opţiune numai dacă doreşti ca macrocomanda înregistrată acum să fie disponibilă (utilizabilă) doar în acest document.

Caseta Description (Descriere) o vei folosi pentru a descrie pe scurt ce face acea macrocomandă. Este o informaţie opţională, pe care o editezi pentru tine, doar pentru aţi aminti în câteva cuvinte ce face acea macrocomandă. Dacă tu nu editezi nimic, sistemul îţi oferă informaţii despre cine şi când a făcut înregistrarea. Este bine să faci descrierea, pentru că numele macrocomenzilor poate fi asemănător, dar descrierea te lămureşte ce operaţii efectuezi în interiorul fiecăreia.

Închei apăsând butonul OK, ceea ce va avea ca efect începerea propriu-zisă a înregistrării macrocomenzii.

Pasul 2

Pe tot parcursul înregistrării macrocomenzii (practic a comenzilor pe care le dai), cursorul are o formă aparte, arată ca şi cum ar avea o casetă de înregistrare ataşată, ceea ce-ţi va indica faptul că se înregistrează totul.

71

Pe ecran vei avea tot timpul activă bara de macrocomenzi. Pe aceasta ai două butoane pe care le poţi folosi oricând în timpul înregistrării:

- Stop Recording (Oprirea înregistrării) îl vei folosi atunci când ai terminat de

înregistrat întreaga macrocomandă;

- Pause Recording/Resume Recording (Pauză/reluarea înregistrării) îl vei folosi dacă la un moment dat trebuie să întrerupi înregistrarea şi să o reiei la un moment ulterior.

Notă: În timpul înregistrării macrocomenzii nu vei putea folosi mouse-ul pentru editarea sau selectarea textului, ci va trebui să foloseşti doar tastatura pentru aceste operaţii. Trebuie de asemenea să ştii că sunt înregistrate doar acţiunile care modifică documentul, nu şi cele care nu au efect asupra lui, ca spre exemplu afişarea unei bare de unelte.

Pasul 3

Când ai executat clic pe butonul Stop Recording (Oprirea înregistrării) macrocomanda este automat salvată şi de acum încolo o poţi folosi ori de câte ori ai nevoie. Poţi opri înregistrarea macrocomenzii şi dacă selectezi opţiunea Stop Recording din submeniul Macro al meniului Tools (Tools => Macro => Stop Recording).

STABILIREA COMENZILOR DE MENIU, A BUTOANELOR ŞI A TASTELOR DE COMANDĂ RAPIDĂ ASOCIATE MACROCOMENZII

Când ai dat comanda de înregistrare a unei noi macrocomenzi ai avut posibilitatea să alegi dacă asociezi macrocomenzii un buton de pe bara de instrumente, o comandă de meniu sau o combinaţie de taste.

ADĂUGAREA UNEI MACROCOMENZI LA UN MENIU SAU PE O BARĂ DE UNELTE

Ai parcurs secvenţa : Tools => Macros => Record New Macro… şi în fereastra Record Macro ai dat un nume macrocomenzii pe care o înregistrezi (în caseta Macro name:), ai

72

descris-o pe scurt (în caseta Descriprion:) şi ai stabilit unde să fie “depozitată” ea (în caseta Store macro in:). Dacă ai decis ca această macrocomandă să fie reprezentată printr-un buton pe o bară de instrumente sau într-un meniu, pasul următor este executarea unui clic pe butonul Toolbars, ceea ce are ca efect deschiderea casetei de dialog Customize, cu eticheta Commands selectată.

Lista Commands: (Comenzi) prezintă numele macrocomenzii pe care o înregistrezi.

În meniul Save in: selectezi locaţia de salvare pentru macrocomandă sau pentru buton.

Ţine apăsat butonul stâng al mouse-ului pe numele macrocomenzii şi “trage” către o bară de instrumente sau un meniu pentru a crea butonul, respectiv comanda de meniu aferentă acesteia. Numele comenzii sau al butonului va fi identic cu cel din lista Commands de

unde l-ai selectat.

Închide fereastra de dialog Customize apăsând pe butonul Close.

Ai posibilitatea să personalizezi butonul de macrocomandă prin adăugarea unei pictograme. Word-ul oferă o mulţime de pictograme pe care le poţi folosi, dar ai posibilitatea să-ţi creezi (dacă doreşti) propria ta pictogramă, folosindu-te de un program de desenare sau pictură. Există o succesiune de paşi pe care trebuie să-I parcurgi pentru a personaliza butonul de pe bara de instrumente.

1. Primul pas este adăugarea butonului macrocomenzii pe bara de unelte, aşa cum am prezentat mai sus;

2. Dacă ai creat o pictogramă proprie pentru buton, deschide fişierul care o conţine şi copiaz-o în Clipboard;

3. Din meniul Tools alege comanda Customize;

73

4. Selectează bara de instrumente care conţine butonul macrocomenzii. Pentru aceata este nevoie să fie activ tab-ul Toolbars.

5. Execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe butonul macrocomenzii; din

meniul rapid afişat poţi alege:

♦ Paste Button Image (Lipeşte imaginea butonului) pentru ca imaginea creată de tine să fie lipită din Clipboard pe buton;

♦ Change Button Image (Modifică imaginea butonului) pentru a se deschide paleta de pictograme din Word. Execuţi clic pe o imagine şi aceasta v-a apare pe butonul macrocomenzii.

♦ Caseta Name: îţi permite să schimbi (dacă doreşti) textul afişat pe buton, numele macrocomenzii (modificarea are efect doar pe buton, numele macrocomenzii în lista de macrocomenzi rămânând neschimbat).

6. Închide caseta de dialog Customize apăsând butonul Close.

De acum pe butonul macrocomenzii vei avea şi o imagine grafică.

ASOCIEREA UNEI COMBINAŢII DE TASTE LA O MACROCOMANDĂ

Dacă ai decis să asociezi o combinaţie de taste unei macrocomenzi, atunci în secţiunea Assign macro to vei executa clic pe butonul Keyboard.

Până aici parcursesei secvenţa : Tools => Macros => Record New Macro… şi în fereastra Record Macro ai dat un nume macrocomenzii pe care o înregistrezi (în caseta Macro name:), ai descris-o pe scurt (în caseta Descriprion:) şi ai stabilit unde să fie “depozitată” ea (în caseta Store macro in:).

74

Se deschide caseta de dialog Customize Keyboard (Personalizare tastatură).

Lista Commands: (Comenzi) prezintă numele macrocomenzii pe care o înregistrezi.

În meniul Save Changes in: (Salvează modificările în:) selectează şablonul sau documentul în care faci salvarea macrocomenzii.

Plasează cursorul în caseta Press new shortcut key (Apasă noile taste de comandă rapidă) şi apasă combinaţia de taste pe care vrei să o foloseşti pentru rularea macrocomenzii. În cazul în care respectiva combinaţie de taste a mai fost folosită, sub această casetă îţi va fi anunţat acest lucru. De obicei se folosesc combinaţii ale tastelor Ctrl sau Alt, ori ambele, ca parte a combinaţiei de taste.

Notă: Deoarece în Word majoritatea combinaţiilor de taste de comandă rapidă sunt realizate cu ajutorul tastei Ctrl, deci multe combinaţii care includ această tastă sunt deja atribuite, ar fi bine să te ajuţi mai mult de tasta Alt sau să combini tastele Ctrl şi Alt cu litere.

Dacă ai ales bine combinaţia de taste (nu a mai fost utilizată), apasă pe butonul Assign (atribuire). Combinaţia de taste va fi înscrisă în câmpul Current Keys. Dacă doreşti să renunţi la această combinaţie şi să asociezi o alta, o selectezi (cu un clic) şi apeşi butonul Remove.

Închide caseta de dialog Customize Keyboard apăsând pe butonul Close.

Când vei dori să lansezi în lucru macrocomanda, la o dată ulterioară, va fi suficient să apeşi combinaţia de taste stabilite acum şi operaţiile înregistrate se vor executa rapid.

75

IMBRICAREA MACROCOMENZILOR

O macrocomandă poate executa nu numai comenzile pe care le înregistrezi la crearea ei, ci şi alte macrocomenzi înregistrate la o dată anterioară. În interiorul macrocomenzii principale poţi înregistra comanda de executare a uneia sau mai multor macrocomenzi, executând (înregistrând) practic secvenţa de lansare a ei/lor în execuţie.

Iată cum procedezi:

- Activezi utilitarul de înregistrare cu secvenţa Tools => Macros => Record New Macro…

- Dai numele macrocomenzii principale în câmpul Macro name:, completezi descrierea ei în caseta Description, stabileşti butonul sau combinaţia de taste pe care le asociezi macrocomenzii şi începi înregistrarea efectivă a comenzilor pe care vrei să le execute această macrocomandă;

- În momentul în care trebuie să înceapă rularea unei macrocomenzi anterior create selectezi opţiunea Macros din submeniul Macro al meniului Tools, selectezi o macrocomandă din lista Macro name: şi execuţi clic pe butonul Run;

- Poţi repeta această operaţie de mai multe ori, pentru a include (a imbrica) mai multe macrocomenzi în interiorul macrocomenzii principale pe care o înregistrezi.

Aşa cum se vede şi în caseta Macros următoare, în meniul Macros in: există în afara numelui documentului curent, al şablonului curent şi o locaţie denumită Word Commands (Comenzi Word). Aceasta cuprinde multe macrocomenzi predefinite care execută comenzi Word, cum ar fi aplicarea unui stil, a unei formatări, etc. Dacă ai cunoştinţă despre aceste macrocomenzi, în timpul înregistrării macrocomenzii principale poţi să o selectezi în caseta de dialog Macros şi să execuţi clic pe comanda (butonul) Run pentru a o include.

Imbricarea macrocomenzilor este o facilitate deosebită a Word-ului pentru că ea permite crearea unor macrocomenzi puternice, care permit excutarea simultană a mai multor operaţii complexe.

RULAREA MACROCOMENZILOR

Poţi rula o macrocomandă folosind caseta de dialog Macros sau prin selectarea butonului, a comenzii sau a tastelor de comandă rapidă pe care le-ai atribuit macrocomenzii.

Pentru a rula o macrocomandă folosind caseta Macros parcurgi secvenţa: Tools => Macro => Macros sau te foloseşti de combinaţia de taste Alt+F8.

76

Pe ecran se deschide caseta Macros:

1. Din lista Macro name: selectezi numele macrocomenzii pe care vrei să o

rulezi.

2. Din meniul Macros in: selectezi şablonul sau documentul ce conţine macrocomanda.

3. Efectuezi clic pe butonul Run. Caseta Macros se închide şi se execută instrucţiunile înregistrate.

Dacă ai asociat o combinaţie de taste pentru lansarea macrocomenzii, nu trebuie decât să apeşi acele taste şi macrocomanda execută toate operaţiile pe care le-ai înregistrat, fără să mai parcurgi toţi aceşti paşi.

COPIEREA, REDENUMIREA SAU ŞTERGEREA MACROCOMENZILOR

Odată scrise, macrocomenzile sau colecţiile (proiectele) de macrocomenzi pot fi copiate, redenumite sau şterse.

COPIEREA MACROCOMENZILOR

Copierea macrocomenzilor dintr-un şablon în altul se face cu ajutorul aplicaţiei Organizer. De fapt vor fi copiate proiectele de macrocomenzi.

Un proiect de macrocomenzi este o colecţie de macrocomenzi personalizate, pe care le-ai înregistrat şi salvat într-un anumit document sau şablon de document. Practic, atunci când înregistrezi o macrocomandă, ea este stocată în şablonul documentului curent sub forma unui modul de program Visual Basic care are numele NewMacros. O mai poţi salva într-un modul nou pentru documentul sau şablonul curent ori într-un modul denumit All Active Templates and Documents (Toate şabloanele şi documentele active), care este disponibil pentru toate documentele deschise.

77

Copierea macrocomenzilor dintr-un şablon sau document în altul o poţi face folosind aplicaţia Organizer. Selectezi meniul Tools, submeniul Macro, opţiunea Macros pentru a deschide caseta de dialog Macros (poţi folosi şi combinaţia de taste Alt+F8). Execuţi clic pe butonul Organizer... Pe ecran s-a deschis caseta Organizer şi eticheta Macro Project Items este selectată.

Partea stângă a casetei prezintă conţinutul documentului deschis (în exemplul dat este un document gol, care are numele Document 1), iar în partea dreaptă, în lista Macro Project Items available in:, este prezentat conţinutul şablonului Normal.dot, al cărui proiect de macrocomenzi se numeşte NewMacros. Execuţi clic pe butonul Copy şi Word va copia proiectul NewMacros în Document 1. Execuţi clic pe butonul Close din partea dreaptă-jos a casetei şi copierea este încheiată.

Pentru a copia proiecte de macrocomenzi din alte documente sau şabloane poţi să te foloseşti de butonul Close File (Închide fişierul). Execuţi clic pe cel de sub numele documentului (butonul din stânga) sau pe cel de sub numele şablonului (butonul din dreapta). Numele butonului devine Open File (Deschide fişierul). Execuţi clic pe el şi se deschide caseta de dialog Open a programului Word.

Selectezi un document sau un şablon în această casetă şi efectuezi clic pe butonul Open.

78

Word-ul va reveni în caseta de dialog Organizer, unde poţi să copiezi acum proiectul de macrocomenzi dorit în sau din documentul sau şablonul deschis anterior.

REDENUMIREA MACROCOMENZILOR ŞI A PROIECTELOR DE MACROCOMENZI

Pentru a redenumi o macrocomandă trebuie să o editezi cu Visual Basic Editor, apoi să o salvezi cu alt nume. Aceasta presupune să cunoşti modul de lucru cu Microsoft Visual Basic, pentru că după selectarea din caseta de dialog Macros trebuie să apeşi butonul Edit, să schimbi vechiul nume cu altul nou, să modifici în interiorul instrucţiunilor şi să salvezi modificările, dar totul sub VBA (Visual Basic for Aplications).

Word-ul atribuie numele NewMacros în mod prestabilit fiecărui proiect de macrocomenzi, iar fiecare şablon de document are un proiect NewMacros. Nu vei putea copia o colecţie de macrocomenzi peste alta cu acelaşi nume, deci va trebui să redenumeşti proiectul înainte de a-l copia. Vei parcurge aceiaşi paşi ca la copiere, dar mai întâi vei face redenumirea şi abia apoi copierea. Secvenţa pe care o parcurgi este:

Tools => Macro => Macros (sau combinaţia de taste Alt+F8), apeşi butonul Organizer..., apoi selectezi în partea dreaptă a ferestrei numele proiectului pe care îl redenumeşti şi apeşi butonul Rename.... Se deschide caseta de dialog Rename în care introduci noul nume şi apoi apeşi butonul OK.

Word-ul revine în caseta de dialog Organizer şi acum poţi face copierea cu ajutorul butonului Copy.

ŞTERGEREA MACROCOMENZILOR SAU A COLECŢIILOR DE MACROCOMENZI

Pentru a şterge o macrocomandă trebuie să deschizi caseta de dialog Macros, să selectezi numele ei şi să dai comanda de ştergere (Delete).

Ai parcurs secvenţa Tools => Macro => Macros (sau combinaţia de taste Alt+F8) pentru adeschide caseta Macros.

79

Din caseta Macros selectezi numele macrocomenzii pe care doreşti să o ştergi, apoi apeşi butonul Delete.

Se deschide o casetă de mesaj în care ţi se cere confirmarea comenzii de ştergere.

♦ Apăsarea butonului Yes (Da) va duce la ştergerea definitivă a macrocomenzii, după care se revine în caseta Macros. În câmpul Macro name: va fi selectat automat numele următoarei macrocomenzi din listă.

♦ Apăsarea butonului No (Nu) anulează comanda de ştergere şi se revine în caseta Macros, fără a se întâmpla nimic.

Dacă vrei să ştergi o întreagă colecţie de macrocomenzi (un proiect) vei folosi aplicaţia Organizer. Urmează paşii: Tools => Macro => Macros (sau combinaţia de taste Alt+F8). Se deschide fereastra Macros unde apeşi butonul Organizer...Se dechide caseta de dialog Organizer cu eticheta Macro Project Items selectat. Aici selectezi numele colecţiei pe care vrei să o ştergi (din partea dreaptă a ferestrei, din lista In Normal.dot) şi apeşi butonul Delete.

80

Se deschide o casetă de mesaj în care ţi se cere confirmarea comenzii de ştergere.

♦ Apăsarea butonului Yes (Da) va duce la ştergerea definitivă a proiectului, după care se revine în caseta Organizer.

♦ Apăsarea butonului Yes to All (Da,toate) va duce la ştergerea definitivă a tuturor proiectelor stocate în şablonul Normal.dot, după care se revine în caseta Organizer.

♦ Apăsarea butonului No (Nu) anulează comanda de ştergere şi se revine în caseta Organizer, fără a se întâmpla nimic.

♦ Butonul Cancel anulează ultima operaţie.

STABILIREA NIVELULUI DE SECURITATE AL MACROCOMENZII

Ştii desigur că cei mai mari duşmani ai utilizatorilor de calculatoare sunt viruşii, aceste programe care merg de la a-ţi afişa pe ecran diferite mesaje până la a-ţi şterge fişierele aflate pe hard-disc. Viruşii se răspândesc prin intermediul fişierelor, iar viruşii Word se ataşează la documentele Word sub formă de macrocomenzi AutoOpen, care rulează automat atunci când îţi deschizi documentul. De aceea este bine să:

1. Instalezi pe calculatorul tău un program de detectare şi eliminare a viruşilor (spre exemplu McAfee VitusScan sau Norton AntiVirus);

2. Previi încărcarea colecţiilor de macrocomenzi din documente create de alte persoane;

3. Foloseşti o semnătură digitală autentificată (emisă şi garantată de un furnizor specializat) sau una neautentificată, creată chiar de tine cu ajutorul utilitarului Selfcert.exe. Cu aceasta îţi „semnezi” toate macrocomenzile pe care le înregistrezi.

Programul Word 2000 îţi permite să foloseşti trei nivele de securitate împotriva viruşilor de macrocomandă:

1. High (înalt) – permite numai rularea macrocomenzilor cu semnătură digitală.

2. Medium (mediu) – la deschiderea documentului ţi se dă posibilitatea să activezi sau să dezactivezi macrocomenzile (este cea folosită de obicei).

81

3. Low (redus) – Editorul Word permite rularea tuturor macrocomenzilor. Îl vei folosi doar dacă ai instalat în calculatorul tău un program de scanare.

Pentru a stabili nivelul de securitate al macrocomenzii, parcurge secvenţa: Tools => Macro => Security…Se deschide caseta de dialog Security. Eticheta Security Level (Nivel de securitate) trebuie să fie selectată. În partea de jos ţi se indică prezenţa unui program de detectare a viruşilor. În cazul în care nu ai instalat nici unul, este afişat mesajul „No virus scanner installed”(Nici un program de detectare şi eliminare a viruşilor nu este instalat). Selectezi una din cele trei opţiuni (High,Medium,Low).

Execuţi clic pe butonul OK.

GENERAREA PROPRIEI SEMNĂTURI DIGITALE

Aşa cum ai aflat, Word-ul poate recunoaşte macrocomenzi „semnate” digital, astfel încât să permită numai rularea acestora la deschiderea documentului. Odată creată propria semnătură poţi să o adaugi tuturor macrocomenzilor sau proiectelor Visual Basic, asigurându-te astfel că nici tu nici partenerii care îţi folosesc documentele nu veţi avea nici un fel de probleme legate de o posibilă virusare.

Crearea unei semnături digitale neautentificate este un lucru simplu, folosind Microsoft Office. Ai de parcurs câţiva paşi simpli, dar mai întâi trebuie să ai închise programele Word şi Visual Basic Editor.

1. Din meniul Windows Start selectează comanda Run...

2. Cu ajutorul butonului Browse localizează programul Selfcert.exe în dosarul C:\Program File\Microsoft Office\Office.

3. Selectează programul şi execută clic pe butonul Open, apoi execută clic pe butonul OK din caseta de dialog Run.

82

4. Programul Selfcert este lansat în execuţie şi pe ecran ai o casetă de dialog în care trebuie să-ţi introduci numele (Your name:) şi (eventual) alte date de identificare proprii. Efectuezi clic pe butonul OK. Eşti anunţat de crearea cu

succes a semnăturii tale neautentificate. De acum o poţi selecta din Visual Basic Editor.

SEMNAREA PROIECTELOR SAU A MACROCOMENZILOR

Indiferent dacă ai primit o semnătură autentificată sau dacă ţi-ai creat singur o semnătură neautentificată, modul de semnare a macrocomenzilor sau a proiectelor Visual Basic este acelaşi. Etapele pe care le parcurgi sunt următoarele:

1. Deschizi documentul sau şablonul care conţine macrocomanda sau proiectul.

2. Deschizi Visual Basic Editor astfel: foloseşti combinaţia de taste Alt+F11 sau din meniul Tools alegi submeniul Macro, opţiunea Visual Basic Editor.

3. În fereastra Project Explorer selectezi proiectul pe care doreşti să-l semnezi.

4. Din meniul Tools alegi submeniul Digital Signatures (Semnături digitale).

83

5. Se deschide caseta de dialog Digital Signature unde, dacă există o semnătură ataşată proiectului respectiv, o vei vedea indicată în câmpul Certificate name:, altfel ţi se comunică faptul că nu există nici o certificare (No certificate).

6. Execută clic pe butonul Choose... (Alege) şi se deschide fereastra Select

Certificate; de aici poţi selecta cu un clic semnătura ta, apoi apeşi butonul OK. (Dacă vrei să afli mai multe detalii despre semnătură apasă butonul View Certificate şi vei avea posibilitatea să afli detalii despre momentul când va expira semnătura, codul ei, etc.)

7. Închide caseta de dialog Digital Signature apăsând butonul OK.

CREAREA ŞI MODIFICAREA FORMULARELOR

Folosind Microsoft Word 2000 poţi crea formulare elegante cu ajutorul cărora să aduni rapid şi eficient informaţiile de care ai nevoie.Aceste formulare pot fi tipărite sau pe suport electronic, caz în care alţi utilizatori ai aplicaţiei Word vor face completarea cu date direct pe ecran.

Un formular colectează anumite date solicitând utilizatorului să completeze câmpurile de date şi etichete. Rolul lui constă în capturarea sistematică a unor date concrete, de aceea este necesar ca utilizatorul să înţeleagă limpede care sunt câmpurile pe care el trebuie să le completeze şi care câmpuri sunt completate automat de aplicaţie.

Etichetele cuprind textul peste care se va trece, apăsând tasta Tab.

Câmpurile sunt acele secţiuni în care vei completa datele formularului.

În Word se pot crea trei tipuri de formulare (forms):

8. Formulare tipărite, care se imprimă pe hârtie şi care se completează manual;

9. Formulare electronice, care sunt distribuite pentru completare ca documente Word, completarea făcându-se pe ecran;

84

10. Formulare Web, care sunt afişate într-un sit Word Wide Web şi care se completează de utilizatori cu ajutorul unui browser Web.

Pentru crearea formularelor te vei folosi de bara de instrumente Forms, dar ai posibilitatea să foloseşti şi macrocomenzi sau controale ActiveX. De exemplu poţi înregistra o macrocomandă care să salveze automat datele după ce utilizatorul închide formularul.

CREAREA FORMULARELOR TIPĂRITE

Fiecare formular care va fi tipărit are o anumită structură, iar aceasta o vei crea cu ajutorul tabelelor create în Word. Aşa cum ai învăţat în lecţiile anterioare (vezi Word Cursul II-RPB-041-02), tabelele le vei construi cu ajutorul meniului Table sau folosindu-te de bara Tables and Borders. Celulele tabelului vor fi utilizate drept locaţii de inserare a câmpurilor de date şi a etichetelor acestora. Poţi ascunde sau afişa chenarele celulelor, poţi stabili cu uşurinţă dimensiunea rândurilor, coloanelor sau celulelor individuale, poţi diviza sau comasa celule pentru a realiza formularul exact aşa cum l-ai gândit şi doreşti să arate în final.

Ca şi la lucrul cu macrocomenzile, şi aici îţi recomand să-ţi creezi în prealabil o schiţă pe hârtie, pentru a crea rapid şi fără probleme formularul în Word.

Dacă doreşti, poţi folosi un formular preexistent, îi creezi o copie, îi dai un nume şi-l foloseşti ca punct de plecare pentru noul tău formular, adaptându-l nevoilor tale.

1. Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să deschizi documentul nou (sau pe cel pe care-l foloseşti ca document de bază şi pe care-l adaptezi).

2. Deocamdată setează marginile documentului la valori foarte mici (de exemplu 0.5 inci) pentru a avea cât mai mult spaţiu pe pagină. Această operaţie o faci cu ajutorul meniului File, comanda Page Setup, selectând eticheta Margins.

3. Pentru a vedea marginile colii de hârtie selectează meniul Tools, submeniul Options..., apoi eticheta View – dacă este necesar – şi în zona Print and Web Layout Options (Opţiuni de tipărire şi de aşezare în pagină pentru Web) execută un clic pentru selectarea casetei de validare Text Boundaries (Chenare pentru text).

4. Afişează bara de instrumente Forms.

85

5. Afişează bara de instrumente Tables and Borders.

Notă: Pentru a afişa oricare dintre barele de instrumente pe care le foloseşti în aplicaţia Word (şi nu numai aici) vei parcurge secvenţa: View => Toolbars => şi execuţi un clic pe numele barei pe care doreşti să o ai activă pe ecran. O altă modalitate de a afişa o bară este executarea unui clic pe butonul drept al mouse-ului pe oricare bară de instrumente şi selectarea (cu un clic) a barei pe care o vrei afişată.

6. Folosind instrumentul Draw Table (Desenare tabel) din bara Tables and Borders sau din meniul Table desenează forma tabelului. Poţi folosi de asemenea secvenţa Table => Insert => Table pentru a desena tabelul sau butonul Insert Table din bara de instrumente standard.

7. Introdu titlul formularului şi etichetele câmpurilor.

8. Acolo unde vrei să ai o casetă de validare, execută clic pe butonul Check Box Form Field (Câmp formular casetă de validare) din bara Forms şi automat va fi introdusă în locul unde ai cursorul. Pentru a defini acest câmp casetă de validare (după inserare) vei executa dublu-clic pe el şi se va deschide caseta de dialog Check Box Form Field Options (Opţiuni pentru câmpul de formular de tip casetă de validare) pentru a stabili comportamentul şi aspectul câmpului.

Execuţi clic în dreptul opţiunilor pe care le doreşti aplicate şi închei apăsând butonul OK. Semnificaţia câmpurilor din casetă este următoarea:

♦ Check Box Size (Dimensiunea casetei de validare) îţi permite să stabileşti ca, în funcţie de fontul textului, caseta să se redimensioneze automat (Auto) sau să stabileşti o anumită dimensiune pe care să o aibă respectiva casetă (Exactly:).

86

♦ Default value (Valoare implicită) – stabileşti dacă vrei ca această casetă să apară ca selectată (Checked) sau neselectată (Not checked) în momentul când utilizatorul vizualizează formularul.

♦ Run macro on (Rulare macrocomandă la) este secţiunea unde poţi stabili ce macrocomenzi predefinite se vor rula la prima selectare a câmpului (Entry:) sau în momentul în care utilizatorul părăseşte câmpul acesta (Exit:) pentru a ajunge la alt câmp al formularului.

♦ Secţiunea Field Settings (Setările câmpului) îţi permite să schimbi numele semnului de carte (Bookmark) atribuit în mod automat de Word casetei tale. Prin adăugarea unui semn de carte pentru fiecare câmp de formular este facilitată referirea la câmpuri în formule sau în alte câmpuri (se face referirea prin numele semnului de carte).

Calculate On Exit (Calculează la ieşire) o bifezi dacă doreşti ca programul Word să recalculeze toate câmpurile din acest document, în funcţie de noul conţinut al câmpului respectiv.

Check Box Enabed (Casetă de validare activată). Executarea unui clic (validarea ei) va permite celor care vor folosi formularul să modifice conţinutul câmpului.

♦ Butonul Add Help Text (Adaugă text de asistenţă) îţi permite să adaugi instrucţiuni sau detalii referitoare la câmpul respectiv. (Vei găsi mai multe detalii despre acesta parcurgând în continuare lecţia).

Această casetă de validate pe care tocmai ai creat-o este umbrită (fundal gri), dar poţi dezactiva acesastă proprietate executând un clic pe butonul Form Field Shading (Umbrire a câmpului formular) de pe aceeaşi bară.

În urma dezactivării acestui buton toate câmpurile de validare din întregul document vor fi afişate albe, neumbrite.

87

Poţi repoziţiona caseta prin tragerea acesteia cu ajutorul mouse-ului într-o nouă poziţie sau o poţi copia şi lipi în alte locuri din document.

Notă: Pentru crearea câmpului de dată se poate folosi tasta / (slash), iar pentru crearea casetei din stânga etichetei Semnătura evaluator se pot folosi elemente din bara Drawing.

Fiind un formular care se va lista la imprimantă, nu va mai trebui să faci nimic altceva în afara editării şi a inserării casetelor de validare.

Dar dacă vrei să foloseşti acest formular şi electronic, deci îl oferi altor utilizatori pentru completare pe ecran, va trebui să îl protejezi, astfel ca aceştia să nu-l poată modifica, ci doar să valideze (să bifeze) casetele disponibile lor.

UTILIZAREA CÂMPURILOR DE COMPUNERE

Un alt tip de formular care se poate imprima este formularul cu câmpuri de compunere. Acesta va „citi” informaţii dintr-o bază de date, astfel încât în momentul tipăririi câmpurile să fie completate automat cu date specifice unei anumite persoane. În exemplul următor este prezentat un formular căruia urmează să-i atribuim câmpurile de compunere.

Iată paşii pe care trebuie să-i parcurgi:

1. Deschide formularul pe care îl utilizezi (în exemplul pe care îl construim numele acestui formular este „Formular compunere câmpuri.doc”).

2. Din meniul Tools selectează comanda Mail Merge....Foloseşte generatorul Mail Merge Helper pentru a converti formularul într-un document principal (main document). Există trei paşi principali pe care trebuie să-i urmezi, alegând de fiecare dată din listele derulante opţiunea care corespunde intereselor tale.

1. crearea documentului principal;

2. crearea sau deschiderea bazei de date;

88

3. crearea legăturii între formular şi baza de date.

♦ Trebuie să indici (printr-un clic) tipul documentului principal (main document). Din lista derulantă poţi alege Form Letter (Formular de scrisoare), Mailing Labels (Etichete poştale), Envelopes (Plicuri) sau Catalog. În exemplul dat s-a ales formularul de scrisoare (Form letters). Ai posibilitatea să optezi pentru folosirea formularului deschis anterior (butonul Active Window) sau pentru crearea unui document principal nou (New Main Document). Fiind deschis formularul „Formular compunere campuri.doc” s-a ales opţiunea Active Window.

♦ Pasul doi este indicarea sursei datelor. Poţi crea acum baza de date

dacă alegi opţiunea Create Data Source...(Creare bază de date) sau poţi folosi o bază de date creată anterior cu opţiunea Open Data Source...(Deschide baza de date). În ambele cazuri vei fi ghidat de aplicaţie pentru a crea câmpurile sau a localiza baza de date creată anterior.

89

Dacă îţi creezi baza de date acum, va trebui să indici numele şi ordinea câmpurilor, precum şi locul unde va fi stocată baza de date.

Dacă baza de date era deja creată, trebuie doar să o localizezi:

♦ Ultimul pas este stabilirea legăturii dintre câmpurile declarate în formular şi baza de date. Pentru aceasta te vei folosi de bara Mail Merge care a fost afişată automat când ai apăsat butonul Get Data în pasul anterior. De pe acestă bară vei folosi butonul Insert Merge Field care îţi va desfăşura o listă cu toate câmpurile pe care le-ai declarat în baza de date. Trebuie să plasezi cursorul în formular în câmpul de compunere şi apoi din acestă listă să execuţi clic pe numele câmpului pe care doreşti să-l inserezi. V-a apare inserat numele câmpului, iar în momentul listării se va face citirea efectivă a articolelor din fiecare coloană a bazei de date. Folosindu-te de bara Mail Merge ai posibilitatea să comuţi de la o înregistrare la alta, să trimiţi informaţiile direct la imprimantă, să cauţi anumite elemente în baza de date, etc.

90

CREAREA FORMULARELOR ELECTRONICE

Spre deosebire de formularele care se tipăresc, formularele electronice se completează pe ecran de utilizatori, deci va trebui ca după crearea propriu-zisă să le protejezi împotriva modificărilor, astfel încât forma să se păstreze, iar opţiunile utilizatorilor să se poată înregistra de către aceştia.

Parcurge aceeaşi paşi ca la crearea formularului de tipărire: deschide documentul, afişează barele Tables and Borders şi Forms, trasează tabelul sau chenarul formularului. Vei începe să introduci titlul formularului şi apoi etichetele pentru câmpuri. De această dată pentru câmpurile care vor fi completate de utilizatori va trebui să declari tipul câmpului. Sunt mai multe tipuri de câmpuri pe care le poţi utiliza: câmpuri de text, câmpuri numerice, casete de validare şi liste derulante ,ş.a.m.d.

Locul de inserare al câmpului este locul în care se găseşte plasat cursorul. Pentru a te

orienta mai bine în timpul lucrului ar fi bine să lucrezi cu butonul Show/Hide activat.

Despre modul de creare a câmpurilor cu casete de validare am discutat în paragraful anterior (Crearea formularelor tipărite).

CÂMP DE FORMULAR DE TIP TEXT

Pentru a crea un câmp de text plasezi punctul de inserare în locul unde doreşti să apară el în formular.

1. Pe bara Forms execuţi clic pe butonul Text Form Field (Câmp de formular de tip text);

2. Selectezi acest câmp şi apeşi butonul Form Fiels Options (Opţiuni pentru câmpuri de formular) sau execuţi dublu-clic pe el. Se deschide caseta de

91

dialog Text Form Field Options (Opţiuni pentru câmp de formular de tip text).

3. Selectezi opţiunile şi efectuezi clic pe butonul OK.

După cum vezi în caseta Type: este selectat implicit tipul de date Regular text (Text normal). Derulând lista ascunsă vei vedea că ai la dispoziţie şi alte tipuri de date: Number (Număr), Date (Dată calendaristică), Current Date (Data curentă), Current Time (Ora curentă) şi Calculation (Calcul). În funcţie de ce tip de date selectezi în acest câmp se vor schimba opţiunile celorlalte meniuri din partea superioară a casetei de dialog.

În caseta Maximum lenght: (Lungime maximă) poţi lăsa opţiunea implicită Unlimited (nelimitat) sau poţi selecta numărul maxim de caractere pe care să le poată introduce utilizatorul formularului (spre exemplu 30 de caractere).

Un clic pe butonul din dreapta casetei de editare Text format: va derula o listă de opţiuni pe care le poţi selecta pentru a stabili modul de editare:

♦ Uppercase – schimbă literele întregului text în majuscule.

♦ Lowercase - schimbă literele întregului text în litere mici.

♦ First capital – verifică şi schimbă primul caracter al textului în literă mare.

♦ Title case – fiecărui cuvânt din text îi schimbă litera de început în majusculă.

În caseta Defaut text: (Text prestabilit) (opţional) poţi scrie un text care să apară implicit în câmpul din formular, urmând ca utilizatorul să suprascrie peste acest text sau nu, funcţie de opţiunea acestuia. Dacă în caseta Type: ai ales ca tip de dată Current Date (Data curentă) sau Current Time (Ora curentă) atunci această opţiune nu mai este accesibilă.

Run macro on (Rulare macrocomandă la) este secţiunea unde poţi stabili ce macrocomenzi predefinite se vor rula la prima selectare a câmpului (Entry:) sau în momentul în care utilizatorul părăseşte câmpul acesta (Exit:) pentru a ajunge la alt câmp al formularului.

Secţiunea Field Settings (Setările câmpului) îţi permite să schimbi numele semnului de carte (Bookmark) atribuit în mod automat de Word casetei tale.Prin adăugarea unui semn de carte pentru fiecare câmp de formular este facilitată referirea la câmpuri în formule sau în alte câmpuri (se face referirea prin numele semnului de carte).

92

♦ Calculate On Exit (Calculează la ieşire) o bifezi dacă doreşti ca programul Word să recalculeze toate câmpurile din acest document, în funcţie de noul conţinut al câmpului respectiv.

♦ Caseta Fill-in enabed din partea inferioară a casetei îţi permite să impiedici utilizatorii şablonului să completeze acest câmp, dacă o debifezi.

Butonul Add Help Text (Adaugă text de asistenţă) îţi permite să adaugi instrucţiuni sau detalii referitoare la câmpul respectiv. (Vei găsi mai multe detalii despre acesta parcurgând în continuare lecţia).

CÂMP DE FORMULAR DE TIP NUMERIC

Crearea câmpurilor de formular de tip numeric este foarte asemănătoare cu crearea câmpurilor de tip text. Pentru a crea un câmp numeric selectezi butonul Text Form Field

din bara Forms, apoi butonul Form Fiels Options , execuţi clic pe săgeata din dreapta casetei Type: şi selectezi din listă tipul Number. Execuţi apoi clic pe săgeata din dreapta casetei de editare Number Format şi selectezi (printr-un clic) tipul de format pe care vrei să-l aibă numerele din acest câmp. Opţional în caseta Maximum lenght: (Lungime maximă) poţi indica numărul maxim de cifre care să poată fi completat.

În caseta Defaut number: (Număr implicit) (opţional) poţi scrie un număr (nu este o limită pentru numărul de cifre) care să apară implicit în câmpul din formular, urmând ca utilizatorul să suprascrie peste acest text sau nu, funcţie de opţiunea acestuia (spre exemplu prefixul telefonic al judeţului, primele trei cifre ale anului, etc).

Opţiunile Run Macro On (Rulare macrocomandă la) şi Field Settings (Parametri de câmp) din caseta de dialog Text Form Field Options funcţionează la fel pentru orice alt câmp de formular. De asemenea utilizarea butonului Add Help Text este aceeaşi, aşa cum vei vedea parcurgând lecţia.

CÂMP DE FORMULAR DE TIP DATĂ CALENDARISTICĂ

Pentru crearea unui câmp de dată calendaristică în caseta Type: poţi alege tipul Date sau poţi opta pentru introducerea automată a datei sau orei din calculator. Dacă ai ales tipul Date (Dată calendaristică), utilizatorul formularului va putea introduce în acest câmp data dorită, dar dacă ai ales Current date (Data curentă) sau Current time (Ora curentă), aceste date vor afişate automat, iar utilizatorul nu va putea să intervină în aceste câmpuri.

93

Din caseta de editare Date format: alege formatul în care vrei să fie introdusă sau afişată data.

Pentru câmpul de tip Date în caseta Defaut date: (opţional) poţi scrie data care să apară implicit în câmpul din formular, urmând ca utilizatorul să suprascrie peste aceasta sau nu, funcţie de opţiunea acestuia. În cazul în care ai ales ca în câmpul Type: să fie introdusă automat data sau ora din calculator, această casetă de editare (Defaut date: ) devine inactivă.

CÂMP DE FORMULAR PENTRU REALIZAREA CALCULELOR

O facilitate aparte este posibilitatea creării unui câmp în care automat Word-ul să execute calcule, folosind referirile la celule. Spre exemplu dacă ai creat formularul ca pe un tabel şi ai de însumat valorile din coloana a doua, vei parcurge următorii paşi:

♦ Declari fiecare câmp care va intra în calcul ca fiind numeric.

♦ Câmpul care va calcula formula îl declari astfel: selectezi butonul

Text Form Field din bara Forms, apoi butonul Form Fiels Options

, execuţi clic pe săgeata din dreapta casetei Type: şi selectezi din listă tipul Calculation. Alegi formatul numărului din caseta Number format: şi

94

(opţional) lungimea maximă de caractere din caseta Maximum lenght:. În caseta Expresion: vei scrie formula care doreşti să se aplice. În exemplul dat se adună numerele introduse în a doua coloană (considerată a fi coloana B) de pe rândurile 2,3 şi 4.

♦ Validarea casetei Calculate on exit (Calcul efectuat la terminare) va avea ca efect calculul imediat al valorii rezultat.

Notă: La o deschidere ulterioară a formularului, dacă valoarea din câmpul de calcul este zero, trebuie să ştii că nu înseamnă că programul nu a efectuat calculele, ci doar nu „a ştiut” că trebuie să actualizeze conţinutul câmpului respectiv. Poţi atribui acestui câmp o secvenţă macro care să-l actualizeze automat sau, şi mai simplu, din meniul Tools alege opţiunea Options, iar din secţiunea Print, în zona Printing Options execuţi un clic şi validezi caseta Update Fields (Actualizare câmp).

CÂMP DE FORMULAR DE TIP CASETĂ DERULANTĂ

Un alt tip de câmp pe care îl poţi crea este câmpul cu o listă de opţiuni, de tip casetă derulantă. Crearea unui astfel de câmp îi oferă utilizatorului posibilitatea să selecteze un răspuns (o opţiune) dintr-o listă predefinită, printr-un singur clic. Primul articol din listă este afişat în permanenţă, restul devenind vizibile la derularea listei (clic pe butonul din dreapta casetei). Cum creezi lista? După ce ai scris eticheta câmpului, selectezi din bara Forms butonul Drop-Down Form Field (Câmp de formular de tip casetă derulantă)

şi apoi butonul Form Field Options . Se deschide fereastra Drop-Down Form Field Options (Opţiuni pentru câmpul de formular de tip casetă derulantă). În caseta Drop-down item: (Articol din lista derulantă) vei scrie primul element al listei pe care o creezi, apoi apeşi butonul Add. Acesta este adăugat în caseta Items in drop-down list:(Aricole din lista derulantă). Scrii următorul element al listei în caseta Drop-down item:, apeşi din nou butonul Add, acesta este adăugat viitoarei liste. Reiei acest procedeu scriind toate elementele listei.

95

Dacă vrei să ştergi un element scris în caseta Items in drop-down list: vei executa un clic pe acesta (pentru a-l marca) şi vei apăsa butonul Remove.

Ordinea elementelor în listă o poţi schimba folosindu-te de cele două butoane de mutare

aflate în dreapta casetei Items in drop-down list:.

Bifarea opţiunii Drop-down enabed (Derulare activată) din zona Field settings permite utilizatorilor să selecteze elemente din lista derulantă creată de tine. Dacă această casetă de validare este deselectată, lista derulantă nu apare, ci singura valoare afişată va fi primul element al listei.

ADĂUGAREA TEXTULUI DE ASISTENŢĂ

În toate casetele, indiferent de tipul câmpului pe care l-ai folosit, ai observat sub butonul OK (cel care a validat fiecare alegere) butonul Add Help Text. Cu ajutorul acestuia poţi introduce un mesaj-text care să apară în bara de stare sau la acţionarea tastei F1, astfel încât să apară informaţii suplimentare referitoare la conţinutul respectivului câmp. Pentru aceasta apasă butonul Add Help Text. Se deschide caseta de dialog Form Field Help Text: Efectuează clic pe una din etichetele Status Bar (Bară de stare) sau Help Key (Tasta Help) pentru a determina locul în care să apară textul de asistenţă. Opţiunile sunt identice în ambele pagini. Dacă vrei ca textul de asistenţă să apară şi în bara de stare şi la apăsarea tastei F1, va trebui să-l scrii în ambele ferestre.

Ai trei posibilităţi de alegere pentru textul ajutător:

1. None (Nici un mesaj-text) ;

2. Auto Text entry (Intrare din lista Auto Text)

3. Type your own (Introduceţi textul propriu).

96

Pentru a introduce mai repede textele pe care le foloseşti des ca texte ajutătoare, poţi să creezi intrări Auto Text, aşa cum ai învăţat în Cursul III–RPB–051-03 în prima lecţie. Apoi, în caseta de dialog Form Field Help Text execuţi clic pe butonul radio Auto Text entry: şi din lista derulantă selectezi textul dorit.

Dacă doreşti să scrii un text ajutător propriu, bifează opţiunea Type your own (Introduceţi textul propriu ). În caseta de editare aflată sub aceasta scrie textul pe care-l doreşti.

Notă: Textul ajutător scris aici nu îl vei vedea în bara de stare până când nu vei

activa instrumentul de protejare a documentului, de pe bara Forms.

Acesta este un exemplu cum unui element al listei de opţiuni i s-a asignat text ajutător, acesta apare scris în bara de stare.

ADĂUGAREA MACROCOMENZILOR LA UN FORMULAR

O altă posibilitate pe care ţi-o oferă aplicaţia Word, respectiv caseta Text From Field Option, este folosirea macrocomenzilor asociate unui câmp.

Pentru aceasta deschizi şablonul formularului şi înregistrezi macrocomanda folosind meniul Tools, comanda Record New Macro din submeniul Macros (poţi deschide Visual Basic Editor şi să înregistrezi direct macrocomanda, dacă ai cunoştinţele necesare). După ce ai înregistrat sau scris macrocomanda vei salva formularul sub forma unui şablon, astfel încât această macrocomandă să fie utilizabilă şi altă dată, când utilizatorii vor crea alte formulare.

97

Ai posibilitatea să indici din lista conţinută în dreptul casetelor Entry: (respectiv Exit:) numele macrocomenzii care să ruleze în momentul în care punctul de inserare a ajuns la începutul (respectiv la părăsirea) câmpului selectat.

PROTEJAREA FORMULARULUI

După terminarea completării formularului va trebui să-l protejezi împotriva modificării

structurii lui. Pentru aceasta vei apăsa butonul Protect Form din bara Forms sau din meniul Tools vei selecta comanda Protect Document... şi vei alege opţiunea Forms. (Mai multe despre protejarea documentelor vei afla parcurgând mai departe această lecţie, la secţiunea „Protejarea documentelor”). Odată protejat acest formular, el poate fi dat spre completare utilizatorilor. Aceştia se vor deplasa cu ajutorul tastei Tab (respectiv Shift+Tab) înainte (respectiv înapoi) în document, completând câmpurile destinate lor. Orice utilizator familiarizat cu lucrul cu bara Forms poate elimina protecţia formularului

apăsând butonul Protect Form sau parcurgând secvenţa Tools , Unprotect Document.

SALVAREA ŞABLONULUI FORMULARULUI (FORM CONTROL)

După protejarea documentului este bine să-l salvezi ca şablon, pentru ca mai mulţi utilizatori să-l poată completa fără să-i altereze conţinutul. Pentru aceasta mai întâi vei închide bara cu instrumente Forms astfel: execuţi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe bară şi dezactivezi opţiunea Forms din meniul contextual. Apoi din meniul File alegi opţiunea Save As... Din lista derulantă Save As Type selectezi Document Template (Şablon de document). În caseta Save In: este schimbată automat locaţia cu adresa C:\Windows\Applications Data\Microsoft\Templates. Extensia lui va fi *.dot.

Când un utilizator deschide acest şablon primul lucru pe care îl va face va fi salvarea lui ca document (cu extensia .doc) şi abia apoi utilizarea.

Înainte de a salva formularul ca şablon trebuie să verifică că nu au mai rămas date introduse în câmpuri, textul sau alte obiecte de test pe care le-ai folosit în timpul proiectării şi testării, apoi selectează modul de vizualizare a documentului care urmează să fie afişat la deschiderea formularului şi eventual redimensionează fereastra document, dacă doreşti ca utilizatorul formularului tău să o vadă la o dimensiune predefinită.

Datele conţinute în formular pot fi salvate ulterior (doar ele) într-o bază de date sau într-o foaie de calcul tabelar. Pentru aceasta trebuie ca utilizatorii şablonului să selecteze o opţiune de salvare prin care să salveze numai datele din formular sub forma unui fişier text. Pentru a salva doar datele din formular procedezi astfel:

1. Din meniul Tools selectează Options.

2. Selectează eticheta Save.

98

3. Selectează caseta de validare Save Data Only For Forms (Salvează numai datele din formulare).

MODIFICAREA UNUI ŞABLON DE FORMULAR

În cazul în care, dintr-un motiv oarecare, doreşti să schimbi şablonul unui formular procedezi astfel:

1. Din meniul File selectezi opţiunea New...

2. Selectezi şablonul formularului pe care doreşti să-l modifici. În secţiunea New din colţul din dreapta selectezi butonul radio Template, apoi apeşi butonul OK.

3. Afişezi bara de instrumente Forms.

4. Selectezi câmpul pe care doreşti să-l modifici şi faci modificările dorite.

5. Salvezi şablonul sub acelaşi nume, tipul de fişier rămânând Template. Vei confirma înlocuirea vechiului şablon apăsând butonul Yes la cererea de confirmare a suprapunerii.

Notă: Te poţi ajuta de numele semnelor de carte pentru a ajunge rapid la un anumit câmp. Pentru aceasta foloseşte comanda Go to din meniul Edit sau combinaţia de taste Ctrl+G. În secţiunea Go to what selectează Bookmark şi din lista derulantă Enter Bookmark Name selectează numele semnului de carte la care doreşti să ajungi. Apasă Enter sau efectuează clic pe butonul Go to.

99

ARANJAREA TEXTULUI RELATIV LA IMAGINI

În lecţiile anterioare ai învăţat cum să inserezi o imagine într-un document. În această lecţie vei învăţa cum să poziţionezi imaginile şi obiectele relativ la textul din document.

Etape:

1. Execută un clic pe suprafaţa imaginii respective pentru a o selecta

2. Parcurgi secvenţa FORMAT => PICTURE din bara de meniuri.

3. În fereastra FORMAT PICTURE selecteză eticheta LAYOUT. În această fereastră vei găsi următoarele opţiuni:

♦ IN LINE WITH TEXT – în linie cu textul;

♦ SQUARE – în interiorul textului

♦ TIGHT – în interiorul textului;

♦ BEHIND TEXT – în spatele textului;

♦ IN FRONT OF TEXT – peste text.

100

4. Apasă butonul ADVANCED BUTTON şi pe ecran va apărea fereastra aferentă acestei opţiuni care îţi oferă variate opţiuni de poziţionare pentru imaginea ta.

5. În final apeşi OK.

PERSONALIZAREA BARELOR DE UNELTE

CREAREA UNEI BARE DE UNELTE

Aplicaţia Word îţi pune la dispoziţie peste douăzeci de bare de unelte cu ajutorul cărora poţi să execuţi orice operaţie doreşti în timpul lucrului la un document. Dacă doreşti îţi poţi crea o bară de unelte proprie, care să reunească butoanele pe care le foloseşti cel mai des. Operaţia este foarte simplă.

Etape:

Din meniul Tools alegi opţiunea Customize;

În fereastra Customize trebuie să selectezi eticheta Toolbar;

101

Apeşi butonul New.

În caseta Toolbar name: din caseta de dialog New Toolbar introduci numele barei de unelte;

În caseta Make toolbar available in: alegi documentul sau şablonul curent ca locaţie a acesteia.

Închizi caseta de dialog New Toolbar apăsând butonul OK;

Apeşi butonul Close şi închizi fereastra Customize.

ADĂUGAREA DE ELEMENTE BARELOR DE UNELTE

După ce bara a fost creată este absolut necesar să adaugi noi elemente în interiorul acesteia.

Etapele sunt următoarele:

♦ Din meniul Tools alegi opţiunea Customize;

♦ În fereastra Customize selectezi eticheta Commands;

♦ Din lista Categories vei alege categoria în care se află opţiunea pe care vrei să o introduci în bară;

♦ În lista Commands vor fi afişate opţiunile corespunzătoare categoriei selectate. Vei selecta una din aceste opţiuni, o vei „agăţa” cu mouse-ul şi o vei trage peste bara de unelte nou creată. În timpul tragerii vei observa un cursor care îţi indică exact locul unde va apărea butonul. Când eliberezi butonul stâng al mouse-ului, noul buton este afişat pe bară.

MUTAREA SAU ŞTERGEREA BUTOANELOR

Operaţia de ştergere sau mutare a unui buton de pe o bară de instrumente este simplă, ea nu necesită deschiderea casetei de dialog Customize.

Pentru a muta un buton de pe o bară pe alta vei apăsa tasta Alt, vei executa clic şi vei „trage” respectivul buton la noua locaţie, pe noua poziţie.

102

Dacă execuţi manevra de tragere spre interiorul ferestrei de lucru, deasupra butonului va fi un X, ceea ce va semnifica faptul că la eliberarea butonului stâng al mouse-ului butonul va fi şters.

PERSONALIZAREA ASPECTULUI BUTOANELOR

Aplicaţia Word afişează butoanele de pe barele de unelte sub forma unor pictograme prestabilite. Ai posibilitatea să schimbi aspectul butoanelor de pe bare adăugând, modificând sau eliminând pictogramele acestora.

Meniul scurtătură Modify Selection te ajută să înlocuieşti pictogramele asociate butoanelor. Pentru aceasta alege Customize din meniul Tools. Se deschide caseta de dialog Customize. Execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe butonul căruia vrei să-i schimbi aspectul.

Se desfăşoară un meniu rapid de care te vei folosi în continuare.

Execută clic pe Change Button Image şi din galeria de pictograme alege-o pe cea care îţi place şi care automat va apare pe buton când execuţi un clic pe ea. (Despre aceasta am mai discutat în această lecţie la „Adăugarea unei macrocomenzi la un meniu sau bară de unelte”).

Dacă doreşti să copiezi pictograma pe care o are un buton pe alt buton, din meniul rapid alege comanda Copy Button Image. Execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe butonul destinaţie şi din meniul rapid selectează comanda Paste Button Image.

Poţi să modifici pictogramele predefinite, personalizându-le, folosind editorul de butoane încorporat în Word 2000. Pentru aceasta din meniul rapid afişat ca în paşii anteriori selectează comanda Edit Button Image. Se deschide caseta Button Editor în care în zona Picture este prezentat fiecare pixel de pe ecran care compune imaginea respectivă, iar în Preview sunt prezentate rezultatele modificărilor la dimensiunea reală.

103

Grupul de săgeţi îţi permite să deplasezi imaginea pe buton, iar paleta de culori te ajută ca, după selectarea culorii, să o aplici efectuând un clic în fiecare pătrăţel, pentru a-l colora.

Crearea grupurilor de butoane (şi de meniuri) este o altă posibilitate de personalizare a barelor de unelte. Dacă ai privit atent ai văzut că pe fiecare bară de instrumente butoanele sunt grupate funcţie de acţiunea pe care o îndeplinesc. Astfel pe bara de unelte de formatare ai observat că butoanele de îngroşare,de înclinare şi de subliniere sunt despărţite de grupul butoanelor care realizează alinierea paragrafului; acestea la rândul lor sunt despărţite de cele care realizează listele marcate şi numerotate, etc. Delimitarea dintre aceste grupuri de butoane (iar în meniuri între grupele de comenzi) este „marcată” printr-o linie subţire. Cu ajutorul meniului Modify Selection poţi crea o nouă linie de despărţire între grupuri.

Pentru aceasta deschide caseta de dialog Customize selectând din meniul Tools comanda Customize. Apasă butonul drept al mouse-ului pe butonul (sau pe comanda) pe care doreşti să-l modifici. Din meniul rapid alege comanda Begin a Group. Automat Word-ul inserează o linie de despărţire între grupuri, deasupra (în meniuri) sau la stânga elementului selectat.

O altă facilitate pe care ţi-o oferă aplicaţia Word 2000 este asocierea unei hiperlegături unui buton. Aceasta îţi va oferi posibilitatea ca în momentul în care execuţi un clic pe un buton aflat pe o bară de unelte, să deschizi un document sau să navigi către o anumită adresă de Internet. După ce ai deschis caseta de dialog Customize execută clic-dreapta pe butonul căruia îi asociezi hiperlegătura. Din meniul rapid selectează Assign Hyperlink şi apoi Open. Se deschide caseta de

104

dialog Assign Hyperlink:Open unde vei indica (selecta) locaţia care să fie deschisă sau numele documentului. Vei închide caseta apăsând butonul OK.

Poţi elimina o hiperlegătură parcurgând aceiaşi paşi ca la crearea ei, dar nu vei folosi comanda Open ci Remove Hyperlink din submeniul Edit Hyperlink.

MODIFICAREA OPŢIUNILOR DE AFIŞARE A BUTOANELOR ŞI A MENIURILOR

Atunci când lucrezi cu Word 2000 în mod implicit apropierea cursorului mouse-ului de un buton are ca efect afişarea unei etichete explicative (Screen Tip) care prezintă numele butonului. Aşa cum ai văzut în cursurile anterioare, poţi să stabileşti şi modul de prezentare al butoanelor pe bara de instrumente – cu pictograme mari sau mici.

Pentru a modifica aceste opţiuni (şi nu numai pe ele) trebuie să parcurgi următoarea secvenţă:

1. Selectezi comanda Customize... din meniul Tools.

2. Execuţi clic pe eticheta Options. De aici selectezi sau debifezi opţiunile dorite.

3. Închizi caseta executând un clic pe butonul Close.

Care este semnificaţia şi acţiunea fiecărei opţiuni?

♦ Standard and Formatting toolbars share one row – dacă este activă, barele de instrumente Standard şi Formatting sunt ancorate una lângă cealaltă pe acelaşi rând. Aceasta îţi permite să ai cât mai mult spaţiu de lucru pe ecran, să vizualizezi cât mai mult din documentul activ. Debifarea ei va permite celor două bare să apară una sub alta, având vizibile toate butoanele disponibile.

♦ Menus show recently used commands first – Comenzile utilizate mai rar sunt ascunse.

♦ Show full menus after a short delay - pentru economie de spaţiu ocupat pe ecran, în momentul desfăşurării listei cu comenzi dintr-un meniu sunt prezentate cele mai des folosite, restul apărând după câteva momente.

♦ Butonul Reset my usage data permite restabilirea opţiunilor şi funcţiilor implicite ale Word-ului, ca şi cum nu ai fi lucrat şi personalizat nimic până în acest moment.

♦ Opţiunea Large icons activată are ca efect afişarea pictogramelor mari pe barele de instrumente.

105

♦ List font names in their font are ca efect afişarea numelui

fonturilor chiar cu fontul respectiv .

♦ Show ScreenTips on toolbars. Bifarea acestei opţiuni are ca efect adăugarea etichetelor explicative la butoanele barelor cu instrumente când aceste etichete sunt activate în caseta de dialog Help Options.

♦ Show shortcut keys in ScreenTips adaugă în etichetele explicative şi combinaţia de taste (scurtătura de la tastatură) care se poate folosi pentru

lansarea în execuţie a respectivei comenzi .

♦ Menu animations permite alegerea opţiunilor de animaţie sau dezactivarea lor.

URMĂRIREA MODIFICĂRILOR UNUI DOCUMENT

Dacă ai un supervisor care face modificări în documentul tău poţi utiliza următoarele operaţii pentru ca să poţi vedea cu uşurintă textul original dar şi orice adăugare, ştergere sau schimbare care s-a făcut în interiorul documentului. Vei revedea apoi documentul şi vei decide dacă vrei să accepţi sau să respingi modificările făcute. Dacă mai multe persoane au făcut modificări în document, vei vedea prezentate în culori diferite modificările fiecăreia, iar în final vei putea combina toate modificările operate într-un singur document final.

Selecteză Tools => Track Changes => Highlight Changes din bara de meniuri, sau poţi să execuţi un dublu-clic pe butonul Track Changes (Urmărirea modificărilor) de pe bara de stare (este etichetat TRK) sau să foloseşti combinaţia de taste Ctrl+Shift+E. Butonul TRK devine activ.

Pe ecran va apărea următoarea fereastră:

Bifează opţiunea Track changes while editing (Urmărirea modificărilor în timpul editării) şi asigură-te că celelalte căsuţe sunt bifate şi apoi apasă butonul OK.

106

Acum orice schimbare, modificare sau ştergere va fi marcată în document prin subliniere şi modificările vor avea culoarea roşie.

♦ Deselectează una din cele două casete de validare de dedesubt pentru a ascunde modificările în versiunea electronică sau în cea tipărită a documentului.

♦ Dacă vrei să stabileşti culoarea sau marcajul pentru ceea ce se modifică, foloseşte butonul Options...

Notă: Dacă nu ai stabilit cu persoanele care fac modificări să folosească o anumită culoare, ar fi bine să nu modifici opţiunea By Author (După autor) din secţiunile Inserted Text (Text inserat) şi Deleted text (Text şters), pentru a şti cine şi ce a modificat.

107

ACCEPTAREA SAU RESPINGEREA MODIFICĂRILOR DINTR-UN DOCUMENT

Odată ce un document a fost configurat ca să urmărească modificările făcute în el, poţi să revezi schimbările şi să decizi dacă vrei să le accepţi sau dacă nu. Foloseşti secvenţa: Tools => Track Changes => Accept Or Reject Changes...

1. Dacă accepţi modificările, toate modificările marcate sunt convertite în text de

document şi versiunea anterioară a textului este ştearsă.

2. Prin respingerea modificărilor toate modificările marcate sunt şterse şi textul original al documentului rămâne neschimbat.

Pentru a trece în revistă modificările şi a le şi accepta sau respinge, te poţi folosi de bara de instrumente Reviewing sau de meniuul rapid.

Etape:

1. Poziţionezi punctul de inserare la începutul documentului;

2. Selectezi Tools => Track Changes => Accept Or Reject Changes....

108

Pe ecran va apărea fereastra Accept Or Reject Changes (Acceptarea sau respingerea modificărilor).

3. Apeşi butonul Find pentru a găsi modificarea şi apoi apeşi Accept (Acceptare) sau Reject (Respingere) în funcţie de preferinţă.

4. După ce vei parcurge tot documentul, vei apăsa butonul Close.

♦ În partea stângă a casetei Accept or Reject Changes ţi se prezintă autorul modificării selectate, ce operaţie a efectuat şi data modificării;

♦ În zona View poţi executa un clic pe unul din butoanele radio pentru a schimba temporar modul de afişare al modificărilor:

Changes with highlighting (Modificare cu evidenţiere) – afişează documentul ca şi când modificarea a fost acceptată, textul rămânând evidenţiat.

Changes without highlighting (Modificare fără evidenţiere) – îţi prezintă documentul ca şi cum modificările au fost acceptate şi efectuate în document.

Original – îţi prezintă documentul în forma originală, aşa cum arăta înaintea oricărei modificări.

♦ Accept All/Reject All (Acceptă/respinge toate modificările) – îl vei folosi atunci când vrei să faci acceptarea/respingerea tuturor modificărilor, fără a le mai vizualiza separat.

♦ Dacă ai acceptat sau respins din greşeală o modificare, foloseşte imediat butonul Undo.

COMPARAREA DOCUMENTELOR

Având deschisă copia master a documentului, selectează meniul Tools, submeniul Track Changes, comanda Compare Documents (Compară documente). Editorul Word deschide caseta de dialog Select File to Compare With Current Document (Selectaţi fişierul de comparat cu documentul curent). Cu ajutorul acesteia vei selecta fişierul cu care faci comparaţia, cel în care s-au făcut modificările.

109

Apeşi butonul Open sau execuţi dublu-clic pe numele fişierului.

Dacă nici unul dintre aceste documente nu conţine modificări detectate, editorul va compune modificările şi comentariile din fişier în copia master şi le va marca pe toate ca fiind şterse de autorul documentului master, apoi te va întreba dacă accepţi sau respingi modificările şterse.

Dacă unul dintre cele două documente conţine modificări, pe ecran îţi va fi afişat mesajul

prin care eşti întrebat dacă faci compararea. Apăsarea butonului cu răspuns afirmativ Yes va avea ca efect efectuarea comparării. Compunerea este efectuată şi apoi poţi accepta sau respinge modificările din documentul master.

PROTEJAREA DOCUMENTELOR

Dacă ai creat un document şi nu vrei să laşi pe nimeni altcineva să-l modifice sau chiar să-l vadă, poţi să-l protejezi prin intermediul unei parole, restricţionând accesul doar la utilizatorii care ştiu parola respectivă. Despre aceste lucruri ai aflat şi în lecţia 1 a cursului Word Cursul II-RPB-IT-041-02 când ai învăţat să-ţi protejezi documentul pe trei nivele:

1. Recomandarea de a deschide documentul doar pentru vizualizare (Read-only) – permite deschiderea documentului pentru citire sau pentru modificare, la alegerea utilizatorului;

2. Protejarea modificărilor – deschide documentul doar pentru vizualizare;

3. Protejarea vizualizării – deschiderea documentului nu este permisă altor utilizatori.

110

Pentru a ajunge la opţiunile de protecţie poţi folosi una din următoarele variante:

Selectează File => Save As din bara de meniuri; va apărea caseta de dialog Save As.

Apasă pe butonul Tools şi din meniul care apare alege opţiunea General Options;

În fereastra Save, în casetele Password to open şi Password to modify se introduc parolele corespunzătoare;

♦ Password to open – Utilizatorul care introduce această parolă are posibilitatea să deschidă documentul (dar fără să-l modifice);

♦ Password to modify – Utilizatorul care introduce această parolă are posibilitatea să modifice documentul şi să salveze modificările făcute;

Dacă execuţi un clic în caseta de validare Read-only recommended efectul va fi interogarea utilizatorului despre modul cum doreşte să deschidă documentul: numai pentru vizualizare sau permiţând să se facă şi modificări.

111

În final se apasă butonul OK şi (dacă ai ales protejarea cu parolă) vei introduce parola încă o dată în fereastra de confirmare a parolei.

Acestea sunt lucruri pe care le-ai aflat într-o lecţie anterioară.

Dar mai ai posibilitatea să-ţi protejezi documentul şi folosindu-te de meniul Tools, comanda Protect document (Protejare document). Pe ecran se deschide caseta Protect Document în care va trebui să alegi una din opţiunile oferite:

Tracked changes (Urmărirea modificărilor) o bifezi atunci când vrei ca revizorii lucrării tale să poată face modificări, dar să nu poată aproba sau respinge modificările celorlaţi, ci numai tu să ai acest drept.

Comments (Comentarii) o bifezi atunci când le permiţi revizorilor să insereze comentarii referitoare la document, dar nu le permiţi să şteargă comentariile celorlalte persoane care au mai văzut documentul.

Forms (Formulare). Utilizatorii cărora le spui parola vor putea să anuleze protecţia şi să schimbe formularul, iar cei care nu cunosc parola pot completa câmpurile din formular, dar nu îl pot schimba.

♦ Dacă la primele două opţiuni folosirea parolei era opţională, la protejarea formularelor această facilitate este necesară.

♦ Când utilizezi opţiunea Forms, ai posibilitatea să protejezi doar anumite părţi din formular. Pentru aceasta ele trebuie să se afle în secţiuni diferite ale documentului.

Execuţi clic pe butonul Sections şi apoi debifezi caseta de validare din dreptul secţiunii pe care nu o protejezi.

112

O metodă rapidă de a proteja sau deproteja formularele este folosirea butonului Protect Form de pe bara de instrumente Forms.

Acest buton este cu dublă revenire, deci o apăsare va activa funcţia, iar o reapăsare o va dezactiva. Folosirea lui va face doar protejarea formularului, fără posibilitatea stabilirii unei parole (protejare simplă).

CREAREA DE VERSIUNI ALE UNUI DOCUMENT

Dacă faci schimbări într-un document dar vrei ca să păstrezi o copie neschimbată a documentului original, poţi crea versiuni ale acestui document prin salvarea acestora (a versiunilor) în cadrul aceluiaş fişier.

Etape:

Alege opţiunea File => Versions din bara de meniuri.

Pe ecran va apărea fereastra Versions in Word.

Apeşi butonul Save Now. Pe ecran va apărea fereastra Save Version în care poţi introduce un comentariu referitor la acea copie.

În final vei apasă butonul OK.

113

SETAREA LOCATIEI IMPLICITE PENTRU UN TEMPLATE

Etape:

Alegi Tools => Options din bara de meniuri;

Selectezi eticheta File Locations;

Selectezi opţiunea User Templates;

Apeşi butonul Modify;

În fereastra Modify Location selectezi dosarul care vrei să fie gazda template-urilor;

În final se apasă butonul OK în ambele ferestre.

Rezumatul lecţiei 2

În această lecţie ai învăţat cum să înregistrezi şi gestionezi macrocomenzile, cum să creezi şi modifici formularele. Ai aflat lucruri noi despre modul cum poţi să aranjezi textul relativ la imagini şi – un lucru foarte util în practica curentă - cum să personalizezi barele de unelte.

Pentru cei care lucrează în echipă, deosebit de utilă este informaţia referitoare la protejarea documentelor şi la modul cum pot fi urmărite şi acceptate modificările unui document propuse de colaboratori.

Informaţiile referitoare la crearea versiunilor unui document îşi vor afla utilitatea pentru cei ce editează documente care suferă dese modificări, dar care au nevoie să păstreze şi versiuni anterioare.

Şi dacă lucrezi des cu şabloane proprii, acum, după parcurgerea acestei lecţii, vei şti cum să schimbi locaţia de depunere a acestora.

114

Întrebări recapitulative

Întrebări grilă

Bifează răspunsul care consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 0 la 3 răspunsuri corecte. În cazul în care răspunsul corect nu se găseşte printre cele trei răspunsuri, bifează căsuţa “Nici unul”.

Prin intermediul cărei secvenţe de comenzi din bara de meniuri se lansează înregistrarea unei macrocomenzi?

TOOLS => MACRO => RECORD NEW MACRO

TOOLS => MACRO => MACROS

EDIT => MACRO => RECORD NEW MACRO

Nici unul

Pentru lansarea unei macrocomenzi poţi utiliza:

O combinaţie de taste definite în momentul înregistrării

Butonul creat în momentul înregistrării

Secvenţa TOOLS => MACRO => MACROS => RUN

Nici unul

Prin intermediul cărei secvenţe de comenzi din bara de meniuri poţi crea un formular?

INSERT => FORMS

EDIT => FORMS

TOOLS => MAIL MERGE

Nici unul

Care sunt paşii pe care îi parcurgi pentru a personaliza o bară de unelte?

Execuţi clic cu butonul drept al mouse-ului pe oricare dintre barele afişate şi din meniul rapid alegi comanda CUSTOMIZE. Faci modificările dorite şi închei apăsând butonul Close.

Parcurgi secvenţa TOOLS => CUSTOMIZE. Faci modificările dorite şi închei apăsând butonul Close.

Parcurgi secvenţa VIEW => TOOLBARS => CUSTOMIZE. Faci modificările dorite şi închei apăsând butonul Close.

Nici unul

115

Prin intermediul cărei secvenţe de comenzi din bara de meniuri poţi urmări ce modificări s-au făcut într-un document?

TOOLS => TRACK CHANGES => HIGHLIGHT CHANGES

TOOLS => TRACK CHANGES => ACCEPT OR REJECT CHANGES

TOOLS => TRACK CHANGES => COMPARE DOCUMENT

Nici unul

Protejarea documentelor se poate face parcurgând secvenţa:

FILE => SAVE AS => TOOLS => GENERAL OPTIONS

TOOLS => OPTIONS => SAVE

TOOLS => PROTECT DOCUMENT

Nici unul

Completează

Ce sunt macrocomenzile şi care sunt paşii pe care îi parcurgi pentru crearea şi înregistrarea lor ?

Cum procedezi pentru a împiedica accesul viruşilor la documentele pe care le-ai editat în Word?

Care sunt paşii pe care îi parcurgi pentru a crea un formular?

116

Dacă într-un document colaboratorii tăi au inserat anumite modificări sau comentarii, ai posibilitatea să le vizualizezi şi să le accepţi propunerile? Cum procedezi?

Exerciţii

1. Să se înregistreze o macrocomandă care să insereze un tabel cu două coloane şi zece rânduri, asupra căruia să se aplice formatările specificate. Numele macrocomenzii va fi CreareTabel, iar pentru o rulare viitoare se va asocia combinaţia de taste Ctrl+Shift+O. Se va completa pe scurt descrierea acestei macrocomenzi în caseta Description şi se va stabili în caseta Macros in ca macrocomanda să ruleze numai în documentul curent.

Pentru aceasta execută secvenţa: Tools => Macro => Record New Macro. În momentul acesta începi şi execută succesiv paşii de construire a tabelului: selectează Table => Insert => Table şi alege 2 coloane şi 10 rânduri. Uneşte celulele din primul rând al tabelului şi formatează caracterele cu font Arial, înălţimea 16, scris îngroşat (bold); alinierea textului în celulă să se facă la centru (atât pe orizontală cât şi pe verticală).

Nu uita: în timpul înregistrării macrocomenzilor se foloseşte tastatura pentru selecţii, nu mouse-ul!

Selectează celelalte celule ale tabelului şi stabileşte înălţimea pentru caractere 14, scrisul înclinat (italic), alinierea textului în celulă să se facă pe orizontală la stânga, iar pe verticală în centru.

Opreşte utilitarul de înregistrare a macrocomenzilor folosind butonul Stop Recording.

Şterge tabelul şi rulează macrocomanda folosind combinaţia de taste asociată.

2. Creează o bară de unelte proprie numită Personală pe care să adaugi un buton care să lanseze în execuţie macrocomanda CreareTabel de la exerciţiul 1.

Pentru aceasta vei folosi meniul Tools, comanda Customize. Având selectată eticheta Toolbars vei apăsa butonul New, vei da numele barei, apoi vei selecta tab-ul Commands şi, din lista Categories vei alege Macros. „Trage” numele macrocomenzii peste noua bară, apoi schimbă-i aspectul şi numele

conform modelului: Pentru aceasta execută un clic cu butonul drept al mouse-ului pe buton, schimbă-i numele în caseta Name şi apoi execută clic pe comanda Change Button Image pentru a alege noua pictogramă. Închide fereastra Customize apăsând butonul Close.

117

3. Să se creeze un formular după modelul dat:

Contract de cumpărare

Data: 08.10.2009

Nume şi prenume cumpărător:

Produs: Aspirator

Specificaţi modul de achitare: integral o rată 2 rate 3 rate

Avans achitat:

Suma achitată în luna I:

Suma achitată în luna II:

Suma achitată în luna III:

Total (avans+lunile I+II+III) : 0

Pentru completarea formularului nu uita că trebuie să ai afişată bara de unelte Forms.

Iată ordinea de completare şi tipul câmpurilor folosite:

1. Data – câmp de tip text care conţine data calendaristică (current date); se va stabili lungimea maximă 10 caractere şi formatul de dată dd.MM.yyyy;

2. Cumpărător - câmp de tip text (regular text) cu lungimea 30 caractere;

3. Produs – câmp de tip casetă derulantă care are ca elemente ale listei: Aspirator, Maşina de spălat, Aragaz, Frigider. Pentru acest câmp se va adăuga următorul text de asistenţă: Aspirator = 5 milioane Maşina de spălat = 13 milioane Aragaz = 7 milioane Frigider = 15,5 milioane. Acest text să apară şi în bara de stare şi la acţionarea tastei F1.

4. Pe rândul Specificaţi modul de achitare vei introduce casete de validare;

5. Avans - câmp de tip text care conţine date numerice (Number), format fără zecimale (0), lungime maximă 12 caractere. Ca text ajutător se va introduce: Se achită opţional. Textul de asistenţă să apară doar în bara de stare.

6. Pentru următoarele trei rânduri se va copia acest câmp de formular.

7. Total – se va insera câmp de tip text care va conţine calcule (Calculation). Formatul va fi fără zecimale, iar formula va fi =sum(a6:a9). Acest câmp nu va avea text de asistenţă.

Să se protejeze acest formular.

4. Să se deprotejeze formularul folosind butonul de pe bara Forms şi apoi să se protejeze folosind o parolă. Tipăreşte la imprimantă doar datele din formular.

Pentru aceasta foloseşte meniul Tools comanda Protect Document. Comanda de tipărire a datelor din formular este File => Print => (butonul) Options şi bifezi opţiunea Print data only for forms.