unitatea administrativ teritorialĂ · pdf file- transferul de cunostinte si know-how in...

of 11

INVITATIE PARTICIPARE LA ACHIZITIA PUBLICA DE

“SERVICII DE DE AUDIT EXTERN”

Va invitam sa depuneti oferta dumneavoastra conform cerintelor de mai jos, pana la data 24.11.2011 ora 16.00 direct (sau prin posta) la sediul UAT- municipiul Moinesti, str. Vasile Alecsandri, nr.14, Moinesti, Jud. Bacau, cod 605400. Proiectul: "Cresterea eficientei organizationale a Unitatii Administrativ Teritoriale - Municipiul Moinesti prin implementarea unui program integrat de instruire, de practica in management si de gestiune a formarii resurselor umane" cod SMIS 19888 depus prin Programului Operational "Dezvoltarea Capacitatii Administrative" Cererea de proiecte nr.5/2009, Axa prioritara 1: Imbunatatiri de structura si proces ale managementului ciclului de politici publice, Domeniul major de interventie 1.3. Imbunatatirea eficacitatii organizationale, Operaţiunea: Module de pregătire în domenii ca achiziţiile publice, ECDL, limbi străine, dezvoltarea de proiecte, licitarea şi managementul proiectelor, etc.

I. PREZENTAREA GENERALA A PROIECTULUI Beneficiarul proiectului: UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALA – MUNICIPIUL MOINESTI Organizatorul procedurii de achizitie: UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALA – MUNICIPIUL MOINESTI Adresa: str. Vasile Alecsandri, nr. 14, Moinesti, judetul Bacau, cod postal 605400, Romania, cod de inregistrare fiscala 4591490 Nr. telefon : 0234.363.680 Nr. fax: 0234.365.428 Obiectul achizitiei: Servicii de audit extern al proiectului, in vederea "Cresterii eficientei organizationale a Unitatii Administrativ Teritoriale - Municipiul Moinesti prin implementarea unui program integrat de instruire, de practica in management si de gestiune a formarii resurselor umane" cod SMIS 19888, depus prin Programului Operational "Dezvoltarea Capacitatii Administrative" Cererea de proiecte nr.5/2009 Cod CPV: - 79212000-3 Servicii de auditare Locul de implementare al proiectului: MUNICIPIUL MOINESTI Durata de implementare a proiectului: 14 luni. Data inceperii proiectului: 20.06.2011. Grupul tintă:

UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ MUNICIPIUL MOINEŞTI

Str. V. Alecsandri 14, Moineşti, Jud. Bacău, cod 605400 Tel: 0234363680; 0740162602; 0733959400;

Fax: 0234365428 e-mail: [email protected]

of 11

Grupul tinta vizat de acest proiect este format dintr-o parte a angajatilor UAT si vizeaza angajati si functionari proveniti din diverse zone ale aparatului UAT. Obiectivul general: Cresterea standardului de cunostinte si expertiza al functionarilor din cadrul UAT-Moinesti pentru o mai buna exercitare a functiei publice in favoarea eficientei si eficacitatii organizationale

Obiective specifice:

- Eficientizarea serviciului public oferit de functionarii UAT prin consultanta pentru reorganizare bazata pe dezvoltarea personala a resurselor umane si prin schimb de bune practici

- Furnizarea unor instruiri pe tematici specifice cu rolul de dezvoltare a resurselor umane functionari

- Transferul de cunostinte si know-how in practica de management institutional

- Realizarea unor schimburi de experienta la nivel european corelat cu instruirea privind comunicarea inter-institutionala in context descentralizat

Proiectul de investitii, prin obiectivul sau specific contribuie la realizarea urmatoarelor prioritati strategice:

- prioritatea 4 din Planul National de Dezvoltare 2007-2013 „Intarirea capacitatii administrative”;

- prioritatea 1 „Imbunatatirea capacitatii administrative”din Programul National de Reforme 2007-2010, privind capacitatea de adaptare a institutiilor la cerintele in schimbare ale mediului socio-economic;

- obiectivul general al PODCA care este „acela de a contribui la crearea unei administraţii publice mai eficiente şi mai eficace în beneficiul socio-economic al societăţii româneşti”.

PROCEDURA APLICATA pentru atribuirea contractului de achizitie publica: ACHIZIŢIE DIRECTĂ. CRITERIUL care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de servicii este: “pretul cel mai scazut”.

CAIET DE SARCINI Privind

ACHIZITIA SERVICIILOR DE AUDIT EXTERN

II. PREZENTARE SPECIFICA A SERVICIILOR DE AUDIT EXTERN AL PROIECTULUI

II.1. Durata contractului: de la data semnarii acestuia pana la efectuarea rambursarii finale de catre Autoritatea de Management a Programului Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative (minim 8 luni). In situatia in care va interveni o extindere a perioadei de implementare a proiectului, contractul de servicii se va prelungi prin act aditional. II.2. Cerintele minime solicitate: II.2.1 Cerinte minime de calificare cu privire la Capacitatea tehnică : Ofertantii vor face dovada derularii in ultimii 3 ani a minimum 1 contract de prestari servicii de audit financiar si 1 contract de prestari servicii de audit al activitatilor in cadrul

of 11

unor proiecte finantate din fonduri nerambursabile europene. Dovada se va face prin prezentarea contractului / contractelor, recomandari / documente constatatoare sau procese verbale de receptie a serviciilor prestate – in copie conform cu originalul. Recomandarea din partea Beneficiarului trebuie să conţină date despre: numele beneficiarului, obiectul contractului, modul de îndeplinire a obligaţiilor contractuale pe parcursul derulării contractului respectiv. In cazul in care contractul/contractele contine/contin clauze de confidentialitate, care impiedica prezentarea lui, ofertantul este obligat sa prezinte paginile din contract din care sa rezulte partile contractante, obiectul contractului, durata contractului, pretul contractului, precum si pagina finala cu semnaturi. Recomandările/certificările vor fi emise sau contrasemnate de o autoritate contractantă beneficiară a prestărilor de servicii ori de către clientul privat beneficiar al prestărilor de servicii şi vor include informaţii care să dovedească îndeplinirea cerinţelor. II.2.2 Cerinte minime de calificare cu privire la Capacitatea profesională Experţii cheie sunt acei experţi care vor avea un rol esenţial în prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini. Expert cheie 1- manager proiect : auditor financiar independent - persoana fizica şi/sau juridica înscrisa în Registrul auditorilor financiari activi întocmit de Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR) înregistrată fiscal în România şi care deţine viza de membru activ al CAFR pe anul respectiv. - auditorul financiar independent să nu fi fost sancţionat în ultimii 3 ani de către Departamentul de monitorizare şi competenţă profesională al CAFR. Expert cheie 2: Auditor in domeniul calitatii - persoana fizica şi/sau juridica atestata auditor intern sau extern in domeniul calitatii, înregistrată fiscal în România, activa. - Experienţă în evaluarea institutionala sau experienţă în dezvoltarea capacităţii de evaluare, Minim un membru al echipei trebuie sa aiba cunostinte in domeniul achizitiilor publice, resurselor umane, expert IT (Manager IT) studii dovedite in aria de expertiza prin prezentarea de diplome / certificate/alte documente relevante. Pentru a verifica îndeplinirea cerinţelor pentru fiecare expert-cheie propus, ofertantul va depune:

a. Lista experţilor cheie propuşi pentru implementarea contractului; b.Curriculum vitae pentru fiecare expert cheie. CV-urile trebuie să fie suficient de detaliate astfel încât să rezulte cel puţin îndeplinirea calificărilor şi experienţei profesionale solicitate fiecărui expert. CV-ul şi documentele suport trebuie să conţină în mod obligatoriu titlul şi obiectul proiectului la care expertul a participat, descrierea sarcinilor îndeplinite de expertul respectiv şi poziţia acestuia în cadrul proiectului. c. copii ale diplomelor de studii şi ale certificatelor profesionale obţinute şi menţionate în CV; d. Certificat de atestare a calităţii de auditor in domeniul calitatii-copie certificate pentru conformitate e.Certificat de atestare a calităţii de auditor financiar eliberat de CAFR -copie certificata pentru conformitate f.Carnet de membru al CAFR vizat cu menţiunea "Activ" pentru anul respectiv – copie certificata pentru conformitate g.Certificat fiscal eliberat de Administraţia financiară teritorială la care este arondat sediul persoanei fizice sau juridice – original

h. Certificat de atestare fiscală privind plata impozitelor şi taxelor locale - original

of 11

i. Declaraţia pe propria răspundere a auditorului financiar din care să rezulte că nu a fost sancţionat în ultimii 3 ani de către Departamentul de monitorizare şi competenţă profesională al CAFR. Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita documente şi informaţii suplimentare în scopul verificării datelor . e. Declaraţie de exclusivitate şi disponibilitate, semnată în original de către fiecare dintre experţii cheie propuşi, II.2.3. Cerinte minime de calificare cu privire la Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale (înregistrare) : Persoanele juridice trebuie sa prezinte: - Certificat de inregistrare CUI-copie. - Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul teritorial, eliberat cu cel mult 30 zile inainte de data depunerii ofertelor care sa ateste ca domeniul de activitate al ofertantului corespunde obiectului procedurii si faptul ca nu sunt inscrise mentiuni cuprivire la aplicarea legii privind procedura insolventei-copie - Autorizatie de functionare / alte documente echivalente, precum şi orice documente edificatoare considerate necesare pentru dovedirea apartenenţei la categoria profesională impusă de îndeplinirea contractului - copie; Persoanele fizice trebuie sa prezinte: - Certificat de inregistrare fiscal-copie.

III. PREZENTAREA PROPUNERII III.1 Propunerea tehnica, va contine: - Declaratie pe proprie raspundere (model propriu) prin care ofertantul se angajeaza sa presteze serviciile in conformitate cu cerintele prevăzute în „Caietul de sarcini”. - Durata de elaborare a auditului: Se va avea in vedere ca termenul de elaborare impus de autoritatea contractanta este de maximum 5 zile de la data emiterii solicitarii si punerea la dispozitie a documentelor necesare. III.2 Propunerea financiara Ofertantul trebuie sa prezinte oferta financiara care cuprinde pretul total al serviciilor ofertate, în conformitate cu Caietul de sarcini. Pretul ofertei va fi exprimat in lei, evidentiind separat valoarea fara TVA si TVA. Oferta financiara va fi insotita de calculatii de cost ce sustin pretul total ofertat, in care se va detalia: - cheltuieli deplasare, - diurna (cf. Legislatie in vigoare, - cazare, - cheltuieli operationale/functionare, - cheltuieli onorarii/salarii, - cheltuieli indirecte, - profit). Lipsa formularului de oferta este sinonima cu lipsa ofertei, ofertantul fiind descalificat. Pretul contractului de achizitie publica ESTE FERM, NU SE ACTUALIZEAZA SI NU SE REVIZUIESTE. Oferta care conţine în propunerea financiară un preţ care depăşeşte valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului va fi declarata inacceptabila si va fi respinsa. Valorile ofertei vor fi prezentate separat pe fiecare din cele 2 componente conform tabelului cu Elementele financiare prezentat mai jos.

IV. ACTIVITATILE SPECIFICE SERVICIILOR DE AUDIT EXTERN AL PROIECTULUI

IV.1 AUDIT FINANCIAR

Obiectiv general si obiective specifice Serviciile de audit vor fi contractate pentru desfăşurarea:

of 11

- Misiuni de audit intermediar la fiecare cerere de rambursare inaintata AMPODCA conform Graficului de depunere a cererilor de rambursare (3 cereri de rambursare intermediare planificate la acest moment), la solicitarea beneficiarului.

- A unei misiuni de audit la finalizarea proiectului, numit audit final, acest raport însoţind Cererea de rambursare finală.

Termeni de referinţă pentru verificarea cheltuielilor unui Contract de Finanţare finanţat prin PODCA Auditorul verifică dacă: • fondurile au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile Contractului de

Finanţare • cheltuielile solicitate la plata sunt reale, exacte şi eligibile. Planificarea, procedurile, documentaţia şi dovezile de audit

Auditorul îşi va planifica activitatea astfel încât verificarea cheltuielilor să fie realizată efectiv, să respecte procedurile şi va utiliza dovezile (materialele) obţinute la elaborarea raportului. De asemenea auditorul va menţiona în raport că acesta a fost întocmit cu respectarea termenilor de referinţă şi în conformitate cu Standardele Internaţionale ale Serviciilor Conexe (ISRS)4400. Raportarea Raportul privind constatările factuale pentru verificarea cheltuielilor efectuate în cadrul unui contract finanţat prin PODCA trebuie să descrie scopul şi procedurile agreate ale angajamentului, suficient de detaliat încât să permită Beneficiarului şi Autorităţii de Management să înţeleagă natura şi aria de cuprindere a auditului şi opinia de audit. Scopul lucrării - Proceduri de aplicat Auditorul va obţine, pe baza verificărilor, dovezi suficiente în vederea exprimării unei opinii asupra realităţii, legalităţii şi conformităţii cheltuielilor efectuate de Beneficiar. In acest scop, Auditorul poate utiliza îndrumările Standardului de Audit 500 "Probele de Audit", folosindu-se în special de acele paragrafe privind „suficiente dovezi de audit corespunzătoare". Auditorul va menţiona în cuprinsul Raportului constatărilor factuale dacă a avut acces nelimitat la informaţii şi documente şi dacă probele de audit obţinute sunt suficiente si adecvate pentru emiterea opiniei de audit. Lista indicativă a tipurilor şi naturii dovezilor/probelor de audit pe care auditorul le poate analiza cu ocazia verificării cheltuielilor include:

• Registrele contabile prevăzute le Legea contabilităţii nr. 82/1991, cu modificările şi completările ulterioare (în format eletronic şi/sau hârtie)

• Bugetul propriu al beneficiarului pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole şi alineate,

• Balanţe de verificare analitice şi sintetice (în format eletronic şi/sau hârtie) • Fişe de cont pentru operaţiuni diverse (în format eletronic şi/sau hârtie) • Note de contabilitate (în format eletronic şi/sau hârtie) • Dosarele achiziţiilor publice constituite conform prevederilor OUG nr. 34/2006, în

funcţie de tipul procedurilor de chiziţie publică derulate de către Beneficiar Contracte şi formulare de comandă

• Facturi • Situaţii de lucrări şi situaţii de plată • Procese verbale de recepţie finale şi parţiale • Procese verbale de punere în funcţiune • Note de recepţie şi constatare de diferenţe • Extrase de cont şi ordine de plată

of 11

• Decizia prin care angajatul este desemnat să facă parte din echipa de implementare şi atribuţiile ce ii revin în cadrul proiectului;

• Decizia internă prin care se desemnează un alt angajat al Beneficiarului să efectueze munca anterior efectuată de angajatul în proiect;

• Alte documente: bonuri de consum, ordine de deplasare, liste de inventar, fişa mijlocului fix, etc.

Obţinerea unei suficiente înţelegeri a proiectului şi a termenilor şi condiţiilor Contractului de Finanţare Auditorul are obligaţia să dobândească o înţelegere suficientă a termenilor şi condiţiilor Contractului de Finanţare prin analiza acestuia şi a anexelor sale, precum şi a celorlalte informaţii relevante şi prin verificări la Beneficiar. Auditorul se va asigura că va obţine o copie completa a Contractului de Finanţate, a anexelor sale si a actelor adiţionale (semnate de către Beneficiar şi de către Autoritatea de Management şi Organismul Intermediar). Auditorul va obţine şi va verifica copii ale Rapoartelor de Progres trimestriale/finale. De asemenea, dacă este cazul, auditorul va acorda o atenţie deosebită regulilor privind subcontractarea. Dacă Auditorul consideră că termenii şi condiţiile verificate nu sunt suficient de clare, acesta este obligat să solicite clarificări Autorităţii de Management/Beneficiarului. Procedura de verificare a eligibilităţii cheltuielilor solicitate de către Beneficiar Procedura generală In această etapă Auditorul va verifica dacă:

• rambursare este conformă cu condiţiile contractului de finanţare • beneficiarul ţine o evidenţă contabilă folosind conturi analitice distincte pentru

Proiect, iar sistemul contabil utilizat este în conformitate cu legislaţia naţională în vigoare,

• este posibilă evaluarea eficientă şi eficace a cheltuielilor cuprinse în Cererea de rambursare finală cat si pe parcursul intregului proiect (din prima zi si pana in ultima zi a proiectului)

• Informaţiile cuprinse în documentele de rambursare se reconciliază cu sistemul de contabilitate şi înregistrările Beneficiarului ( ex. Banlaţa de verificare, înregistrări din conturile analitice şi sintetice).

Conformitatea cheltuielilor cu bugetul proiectului Auditorul efectuează o verificare analitică a categoriilor de cheltuieli cuprinse in Cererea de rambursare finală cat si pe parcursul intregului proiect şi va analiza dacă: - categoriile de cheltuieli corespund cu categoriile de cheltuieli din bugetul proiectului

prevăzut în anexa nr.4.2 la contractul de finanţare - cheltuielile efectuate au fost prevăzute în bugetul proiectului

- cheltuielile au fost efectuate în conformitate prevederile Contractului de finanţare - cheltuielile efectuate sunt conforme cu legislaţia naţională şi comunitară - suma totală solicitată la plată de către Beneficiar nu depăşeşte finanţarea

nerambursabilă prevăzită în Contractul de finanţare. - au fost efectuate modificări ale Bugetul proiectului prin transferuri între liniile din

cadrul aceluiaşi capitol bugetar de cheltuieli eligibile, şi dacă acestea au afectat scopul principal al proiectului/au modificat valoarea totală eligibilă a Proiectului.

- realocările de fonduri s-au efectuat în limita unui procentului de 10% din suma înscrisă iniţial (sau aprobată ca urmare a unei notificari) în cadrul liniei bugetare din care s-a făcut realocarea.

- beneficiarul a efectuat modificări asupra liniilor bugetare care au limite maxime impuse de prevederile regulamentelor comunitare sau naţionale sau de regulile de eligibilitate stabilite de AM PODCA.

of 11

Selectarea cheltuielilor pentru verificare Categorii şi tipuri de cheltuieli Categoriile de cheltuieli solicitate de beneficiar spre rambursare trebuie să corespundă cu cele din bugetul proiectului. Categoriile de cheltuieli pot fi, în principiu, defalcate în tipuri de cheltuieli individuale sau tipuri pe clase de cheltuieli cu aceleaşi caracteristici sau caracteristici asemănătoare. Forma şi natura probei suport ( de ex. O plată, un contract, o factură, etc.) şi modul în care cheltuiala este înregistrată (nota contabilă, registrele de contabilitate) variază în funcţie de tipul şi natura cheltuielilor şi acţiunilor sau tranzacţiilor de bază. în toate cazurile, tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă ( sau financiară) a acţiunilor sau tranzacţiilor de bază, indiferent de tipul şi natura acţiunii sau tranzacţiei în cauză. Selectarea cheltuielilor Auditorul va verifica toate categoriile şi tipurile de cheltuieli prezentate spre rambursarea intermediară/finală, iar în cadrul acestora vor fi selectate numai acele cheltuieli care prezintă un nivel ridicat al riscului, determinat pe baza metodei proprii de analiza de risc a auditorului independent, excepţie făcând verificarea achiziţiilor publice care se va realiza în procent de 100%. Verificarea cheltuielilor Auditorul verifică cheltuielile şi prezintă în Raport toate excepţiile care rezultă din această verificare. Excepţiile verificării reprezintă toate abaterile de la reglementările cuprinse în termenii de referinţă descoperite pe parcursul realizării procedurilor prevăzute în prezentul caiet de sarcini. In toate cazurile, auditorul va evalua impactul financiar (estimat) al excepţiilor în termeni de cheltuieli neeligibile. Auditorul va verifica dacă pentru cheltuielile selectate se respectă criteriile specificate mai jos: Eligibilitatea cheltuielilor-condiţii generale

Ca regulă generală, Auditorul va analiza dacă cheltuielile efectuate de către beneficiarii proiectelor sunt justificate prin facturi şi ordine de plată aferente sau alte documente contabile cu valoare justificativă echivalentă.

Eligibilitatea cheltuielilor va fi stabilită inclusiv prin verificarea sistemului de contabilitate a Beneficiarului.

Pentru a fi considerate eligibile, în contextul proiectului, costurile trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii generale:

• să fie necesare pentru realizarea proiectului, să fie prevăzute în contractul încheiat cu beneficiarul proiectului şi să fie în conformitate cu principiile unui management financiar sănătos, respectiv utilizarea eficientă a fondurilor, şi un raport optim cost/beneficiu;

• să fie efectuate şi plătite de beneficiar sau partenerii săi până la termenul de depunere a cererii de rambursare finale, după cum este definit în cadrul contractului de finanţare;

• să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului/ partenerului având la bază documente justificative, să fie identificabile şi verificabile, să fie dovedite prin documente originale. Documentele originale trebuie să aibă înscris codul proiectului. Beneficiarul va aplica menţiunea «Conform cu originalul» pe copiile documentelor suport/justificative ce însoţesc cererea de rambursare.

• beneficiarul va ţine contabilitatea proiectului separat, folosind conturi analitice distincte pentru înregistrarea operaţiunilor legate de realizarea proiectului;

• atribuirea contractelor de achiziţii să se facă în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/ 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;

of 11

• beneficiarii vor derula fondurile aferente pre-finanţării proiectelor prin conturi separate deschise special pentru proiect.

Exactitate şi înregistrare

Auditorul verifică: - dacă cheltuielile pentru o tranzacţie/operaţiune au fost înregistrate cronologic, atât în

sistemul contabil al Beneficiarului cât şi în cererile de rambursare şi sistematic în conturile analitice distincte ale proiectului în conformitate prevederile contractului de finanţare

- dacă cheltuielile pentru o tranzacţie/operaţiune au fost încadrate corect în capitolul/subcapitolul de cheltuieli din bugetul proiectului

- dacă cheltuielile efectuate sunt conforme cu bugetul proiectului şi sunt susţinute prin documente justificative corespunzătoare

In realizarea verificărilor Auditorul va avea în vedere prevederile HG nr.759/2007,privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate in cadrul operatiunilor finantate prin programele operationale,cu modificarile si completarile ulterioare. Realitatea cheltuielilor In această etapă Auditorul va verifica:

- dacă bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii şi au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate, cu specificarea gestiunii şi a notei contabile de înregistrare;

- dacă lucrările au fost executate şi serviciile prestate; - existenţa documentelor care atestă că bunurile au fost livrate, lucrările executate şi

serviciile prestate (factura fiscală şi factura). Verificarea achiziţiilor publice Auditorul va verifica:

- dacă atribuirea contractelor de furnizare, servicii, lucrări s-a făcut în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale şi europene în vigoare, inclusiv prin aplicarea unei proceduri specifice (în cazul beneficiarilor de drept privat) stabilită de către Autoritatea de Management - privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

- dacă atribuirea contractelor de achiziţii necesare implementării proiectului s-a realizat cu respectarea următoarelor principii:

• nediscriminarea • tratamentul egal • recunoaşterea reciprocă • transparenţă • proporţionalitatea • eficienţa utilizării fondurilor publice • asumarea răspunderii

La analiza conformităţii achiziţiilor publice desfăşurate de Beneficiar cu legislaţia aplicabilă în domeniul achiziţiilor publice, auditorul va avea în vedere următoarele etape şi operaţiuni, în funcţie de procedura de achiziţie publică derulată de Beneficiar:

Nr. crt.

Etapa Operaţiunea

1 Întocmirea programului achiziţiilor publice

- identificarea necesităţii; - estimarea valorii; - punerea în corespondenţă cu CPV /CPC; - ierarhizarea; - alegerea procedurii;

of 11

- elaborarea calendarului; - definitivarea şi aprobarea programului; - dacă se impune, elaborarea şi transmiterea anunţului de

intenţie; 2 Elaborarea

documentaţiei de atribuire

- stabilirea specificaţiilor tehnice sau documentaţiei descriptive; - stabilirea cerinţelor minime de calificare, dacă este cazul, a criteriilor de selectare; - stabilirea criteriului de atribuire; - dacă este cazul, solicitarea garanţiei de participare; - completarea Fisei de date a achiziţiei; - stabilirea formularelor şi modelelor nestandardizate; - anunţ către UCVAP (dacă este cazul; se aplică numai pentru negociere fără publicare anunţ); - definitivarea documentaţiei de atribuire;

3 Chemarea la competiţie

-publicarea anunţului de participare; -punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire; -răspuns la solicitările de clarificări; -reguli de participare şi de evitare a conflictului de interese;

4 Derularea procedurii de atribuire

-dacă este cazul, primirea candidaturii şi selectarea candidaţilor; -dacă este cazul, derularea rundelor de discuţii; -termen pentru elaborarea ofertelor; -primirea ofertelor; -deschiderea ofertelor; -examinarea şi evaluarea ofertelor; -stabilirea ofertei câştigătoare; -anularea procedurii, dacă este cazul;

5 Atribuirea contractului de achiziţie publică sau încheierea acordului-cadru

-notificarea rezultatului; -perioada de aşteptare; -dacă este cazul, soluţionarea contestaţiilor; -semnarea contractului sau încheierea acordului-cadru; - transmiterea spre publicare a unui anunţ de atribuire;

6 Incheierea dosarului de achiziţie publică

- definitivarea dosarului de achiziţie;

7 Derularea contractului sau acordului-cadru

- dacă este cazul, constituirea garanţiei de bună execuţie; - intrarea în efectivitate; - îndeplinirea obligaţiilor asumate şi recepţii parţiale;

8 Finalizarea contractului

- recepţia finală; - dacă este cazul, eliberarea garanţiei de bună execuţie;

Auditorul va menţiona în raportul de audit dacă a identificat cazuri de neconformitate cu procedurile de achiziţii iar cheltuielile aferente plăţii bunurilor/serviciilor/lucrărilor astfel achiziţionate vor fi considerate neeligibile. Costuri indirecte

Auditorul va verifica în ce măsură aceste cheltuieli se încadrează în procentele ratelor forfetare stabilite de AMPODCA prin Contractul de finanţare. IV.2 AUDITUL ACTIVITATILOR

Spre deosebire de auditarea financiara, auditul activitatilor urmareste sa surprinda aspecte referitoare la modul cum s-au derulat activitatile in raport cu prevederile planurilor de proiect.

of 11

Auditul activitatilor trebuie sa prezinte componenta “calitativa” a derularii activitatilor. In derularea auditului activitatilor se vor consulta:

- cererea de finantare - calendarul de derulare a activitatilor - graficele de executie, - documentele oficiale ale proiectului ( contractul de finantare ) - documente care au consemnat modul in care s-au derulat anumite activitati prevazute

in documente - in derularea auditului activitatilor, auditorul va consulta atat personalul de executie al

proiectului cat si membrii ai grupului tinta. Auditul activitatilor trebuie sa suprinda aspecte privind:

- incadrarea desfasurarii activitatilor in calendarul aprobat - eficienta implementarii activitatilor - corectitudinea realizarii acestora - respectarea cerintelor legale de fond si de forma de intocmire a documentelor de

raportare : financiare ,de progres, etc.; existenta avizelor necesare . - atingerea parametrilor asumati ai proiectului (indicatorii acestuia).

Raportul de audit al activitatilor va evidentia cel putin aspectele mentionate anterior, nu se va limita la acestea , nu se substituie constatarilor facute de AMPODCA si se doreste a aduce posibile completari de natura a imbunatati activitatea de implementare a proiectului. In acest sens, raportul de audit al activitatilor trebuie sa fie realizat intr-o maniera care sa permita formarea unei imagini globale asupra proiectului si modul in care acesta s-a derulat, precum si formularea propuneri de natura a imbunatati activitatea de implementare a proiectului.

V. REZULTATE ASTEPTATE

Se asteapta furnizarea de rapoarte de audit financiar si rapoarte de audit al activitatilor corelata cu Graficul de depunere a cererilor de rambursare inaintat catre AMPODCA: rapoarte intermediare si un raport de audit final al proiectului care va insoti cererea de rambursare finala Practic in aceste documente se vor gasi toate concluziile importante si esentiale ale auditarii proiectului. Este necesara din acest punct de vedere cooperarea intensa in faza de auditare intre auditorul financiar si auditorul de activitati. Cerinte de raportare Prestatorul va trebui să întocmească şi depună rapoartele atât în format electronic cât şi pe hârtie în limba română. Se vor depune trei exemplare originale pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic). Depunerea rapoartelor Rapoartele de audit financiar vor fi elaborate in corelare cu graficul de rambursare, la solicitarea scrisa a Beneficiarului. Raportul de audit financiar final – se va elabora la solicitarea Beneficiarului, in ultima luna de implementare a proiectului, in termen de maxim 5 zile, astfel incat acesta sa poata constitui parte din dosarul cererii de rambursare finala. Rapoartele de audit al activitatilor vor fi elaborate in corelare cu graficul de rambursare, la solicitarea scrisa a Beneficiarului. Raportul de audit al activitatilor final – se va elabora la solicitarea Beneficiarului, in ultima luna de implementare a proiectului, in termen de maxim 5 zile, astfel incat acesta sa poata constitui parte din dosarul cererii de rambursare finala.

VI. ELEMENTE FINANCIARE (Valori estimate)

of 11

Nr. Activitatea Descrierea activitatii Valoare

totală estimată(fă

ră TVA) (lei)

crt.

0 1 2 3 7.1. Audit al

activitatilor Etapa presupune realizarea auditului activitatilor realizate. 10,064.00

7.2. Audit financiar Etapa presupune realizarea auditului financiar final al proiectului. 10,064.00

Valoarea estimata a contractului, conform Pachetului financiar al Cererii de finantare,

Sectiunea 4.2 – Detalierea costurilor proiectului pe fiecare categorie de cheltuiala, pct. I.3 si pct. I.4, este de 20.128,00 lei, fara TVA, conform tabelului.

Conditii de plata: Plata se va face in lei, pe baza de factura emisa de Prestator. Emiterea facturii se va face pe baza de proces verbal de receptie a rapoartelor de audit.

Plata in contul prestatorului se va face in maxim 30 zile de la emiterea facturii.

Manager proiect, Expert achizitii, Jr. Marilena Darlau Ing. Iustina Petecuta

unitatea administrativ teritorialĂ · pdf file- transferul de cunostinte si know-how in...

Documents