Universitatea de Vest din Timioara

Sistemul Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor - ACADEMIS

ACADEMIS - Soluie pentru eficientizarea managementului universitar

Sistemul informatic ACADEMIS, existent la ora actual n Universitatea de Vest din Timioara, este un Sistem Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor de tip ERP (Enterprise Resources Planing), soluie pentru eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor proceselor, fluxurilor si procedurilor i include urmtoarele componente principale :

University Management System Componenta de gestiune a colaritii,

SAP Componenta Economic-Financiar Integrarea componentelor ntr-un sistem unitar.

Sistemului informatic implementat asigura realizarea urmtoarelor obiective principale: suport pentru activitile i procesele desfurate n Faculti,

Departamente i Servicii, transparena, acurateea i securitatea informaiilor privind: situaia

colar a studenilor, sursele de finanare ale activitilor din universitate i modul de utilizare a fondurilor,

suport pentru luarea deciziilor n cadrul Universitii de Vest din Timioara la nivelele decizionale.

Soluia implementat este un sistem deschis si flexibil, ce realizeaz automatizarea i managementul proceselor specifice din universitat, cu respectarea unor politici i proceduri menite s asigure un standard de securitate coerent pentru componentele mentionate i cu funcionalitile de sistem descrise n continuare.

Arhitectura componentei Gestiunea colaritii (UMS)

STUDENTI ABSOLVENTI

Examinari

Taxe

Burse

Cazari

Admitere

Taxe

Sesiuni

Examene finale

Acte studii

CANDIDATI

Componenta de Gestiune a colaritii (University Management System - UMS)

este o solutie destinat gestionarii proceselor de colaritate ntr-o universitate,

care permite administrarea eficienta a tuturor activitatilor legate de organizare

academico-didactica, admitere, examinari, burse, cazari, deconturi de transport,

emitere acte studii, analize manageriale specifice.

Servicii pentru utilizatorii finali

Organizare didactico-academica

Organigrama Tipuri studii / Domenii / Specializari Planuri de

invatamant Registre matricole

Admitere Sesiuni admitere Criterii de selectie

si departajare Dosare candidati

Clasament initial / intermediar / final

Traiectorie scolara

Inmatriculare Absolventi Alumni

Examinare Sesiuni examinare Criterii calcul note Restante / Reexaminari

/ Mariri Medii semestriale / anuale

/ generale Catalog

Burse Tipuri burse

Criterii departajare

Clasament bursieri Plata burse

Cazare Structura campus Sesiuni cazare Criterii cazare Dosare Clasament cazare

Taxe Taxe admitere / studiu /

discipline / cazare / alte taxe Transe Reduceri / Restituiri / Majorari / Penalizari

Casierie / POS / Plati on-line /

Plati la ghiseul bancii

EMITERE ACTE STU

DII | ANALIZA M

ANAG

ERIALA U

MS W

EB | UM

S MO

BILE |

Reclasificare

Ani universitari / Serii de studii

Transferuri / Prelungire scolaritate / Repetentie /

Intrerupere studii

Chitante / Facturi OP / Mandate postale

Procese UMS - Organizare didactico-academica

REGISTRE MATRICOLE

NUMERE MATRICOLE VOLUME FORMAT A4, A3

PLANURI DE INVATAMANT

DISCIPLINE PLAN PROPRIU DISCIPLINE EXTERNE

ANI UNIVERSITARI/ SERII DE STUDII

ANI SERII REPARTIZARE GRUPE POLITICA CREDITE

TIPURI STUDII / DOMENII /

SPECIALIZARI

LICENTA, MASTERAT, DOCTORAT

STIINTE, . ECONOMIE,

ORGANIGRAMA

DEPARTAMENTE FACULTATI DEPARTAMENTE CADRE DIDACTICE

Procese UMS - Admitere

RAPOARTE

LEGITIMATIE CONCURS

LISTE VERIFICARE LISTE CLASAMENT

ADMISI/RESPINSI EXPORT CANDIDATI

CLASAMENT

CONFIGURARE ALGORITM GENERARE CLASAMENT

REGULI REFACERE CLASAMENT

EXAMENE

PROBE REPARTIZARE SALI NOTE CATALOG

TAXE ADMITERE

TAXA INSCRIERE TAXA

INMATRICULARE TAXA STUDII SCUTIRI TAXA CHITANTA

SESIUNE ADMITERE

PROBE CONCURS COMISII ADMITERE CRITERII SELECTIE /

DEPARTAJARE NUMAR LOCURI / TIP

LOC

Procese UMS - colaritate

RAPOARTE

REGISTRU MATRICOL

SITUATIE SCOLARA CATALOG CENTRALIZATOARE

NOTE SITUATII

FINANCIARE

TAXE SCOLARITATE

TAXA STUDII / ESALONARI

SCUTIRI REDUCERI RESTITUIRI PENALIZARI

EXAMINARI

NORMALE RESTANTE REEXAMINARI MARIRII CRITERII CALCUL

NOTA

TRAIECTORIE SCOLARA

EXAMTRICULARE REINMATRICULARE REPETENTIE /

PRELUNGIRE SCOLARITATE

COMASARE TRANSFERURI

STUDENT

INSCRIERE / INMATRICULARE

PLAN INVATAMANT SITUATIE SCOLARA SITUATIE

FINANCIARA

Procese UMS Absolveni

ACTE STUDII

ADEVERINTA ABSOLVENT SUPLIMENT DIPLOMA DIPLOMA CERTIFICAT LINGVISTIC REGISTRU ACTE STUDII

TAXE

TAXE EXAMEN FINAL

ABSOLVENT

INTERN / EXTERN LUCRARE FINALA /

COORDONATOR NOTE PROBE MEDIE FINALA

EXAMEN FINAL

PROMOTII PROBE COMISII

Procese UMS Burse

RAPOARTE

LISTE BURSIERI FISIER EXPORT BANCA CENTRALIZATOARE BURSE STAT PLATA BURSE

PLATI

ADMINISTRARE CONTURI INREGISTRARE PLATI

DEPARTAJARE

DOSARE SOCIALE CLASAMENT

BURSA

CONFIGURATII VALOARE CRITERII ACORDARE

Procese UMS Taxe

RAPOARTE

DOCUMENTE DE PLATA (CHITANTA, FACTURA)

SITUATIA FINANCIARA A STUDENTILOR

SITUATIA INCASARILOR

MODALITATI DE PLATA

CASIERIE POS (*) PLATI ON-LINE (*)

(*) Dezvoltri n lucru

INLESNIRI LA PLATA

TRANSE REDUCERI RESTITUIRI MAJORARI PENALIZARI

DEFINIRE TAXE

TAXE ADMITERE STUDIU DISCIPLINE CAZARE ALTE TAXE

Arhitectura componentei Gestiune Economico-Finaciar (SAP)

MANAGERI DEPARTAMENTE

CONDUCERE UNIVERSITATE

CO

Declaratii Rapoarte

FI

FM

HR

RAPOARTE ANALIZE

PERSONAL ADMINISTRATIV

SAP AG este liderul mondial in solutii de tip ERP.

SAP reprezinta componenta economico-financiara a solutiei Academis, care are ca

scop eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor

proceselor economice, a fluxurilor si procedurilor specifice:

Gestiunea salariilor pentru proiectele de cercetare

Gestiunea personalului

Contabilitate bugetara

Salarii Gestiunea salariilor in regim plata cu ora Gestiunea salariilor pentru functia de baza

Servicii pentru utilizatorii finali

Funcii analitice Management strategic Funcii analitice financiare Funcii analitice pentru fora de

munc Raportari legislative specifice managementului universitar

Funcii financiare Contabilitate financiar ALOP Contabilitatea imobilizari Contabilitatea investitii

Gestiune capital uman Utilizarea resursei umane Gestiunea proceselor angajatilor

Aprovizionare i executie logistica

Planul anual de achizitii Gestiunea contractelor Gestiunea comenzilor de aprovizionare Managementul stocurilor Verificare factura

Managementul proiectelor de cercetare

Structura proiect Planificarea termenelor, costurilor si resurselor Bugetare proiect Gestiune operatiuni: integrare cu toate modulele sistemului

Raportari

Puncte de integrare cu Gestiunea colaritatii

Stat de functii Constructie bugetara Incasari taxe Burse Cazari si transport studenti

Analiza manageriala | Statistici | Analize | Rapoarte

Gestiunea livrarilor Gestiunea vanzarilor Vnzari i servicii Gestiunea Clientilor Gestiunea comenzilor de vnzre

SAP Contabilitate universitate

CONTABILITATE BANCARA

CARTE MARE

CONTABILITATE IMOBILIZARI

CONTABILITATE FURNIZORI SI CLIENTI

Contabilitate financiara

SAP Contabilitate bancar

Incasari Taxe Incasari facturi Plati furnizori, salarii, deplasari, burse, transport

Casierie

CEC Foaie de varsamant

Viramente interne Incasari si plati fact.

Plati salarii Incasare alocatie de baza

Prefinantari

Cont bancar

Generare automata note contabile

Cont contabil Registru de casa Registru de banca Situatia fluxurilor de trezorerie / la banci comerciale

Rapoarte

SAP Contabilitate mijloace fixe

Activele sunt gestionate individual in subjurnalul de Mijloace Fixe

Nomenclator de mijloace fixe

Cladiri Vehicule Mobilier/birotica

Clase de mijloace fixe

Achizitii Donatii / sponsorizari

Casari Reevaluari

Operatiuni

Generare automata note contabile

Cont Contabil Evidenta sintetica a imobilizarilor

Balanta de verificare

SAP Contabilitate clieni i furnizori

Limite de credit Termene de livrare Modalitati de plata Adrese si conturi bancare

Gestiune Clienti si Furnizori

Situatii cu facturile neplatite

Situatii cu facturile neincasate

Gestiunea facturilor

Introducere facturi de bunur si servicii

Emitere facturi Incasari Plati

Operatiuni

Generare automata note contabile

Cont Contabil Evidenta analitica a clientilor si furnizorilor

Fise client / furnizor / partener

SAP Contabilitate Carte Mare

Registru Carte Mare

Vanzare

(Comanda, factura)

Client

(creanta)

Personal

(retributii, salarii)

Student (incasari

taxe, plati burse)

Mijloc fix

Furnizor (obligatie)

Aprovizionare

(cantitate, valoare)

Jurnalul de Carte Mare:

Preluare automata a notelor contabile din celelalte module ale sistemului

operatiunile specifice modulului de Contabilitate Financiara, astfel incat se asigura acuratetea si completitudinea datelor contabile ale universitatii

SAP ALOP (Angajare-Lichidare-Ordonanare-Plat)

Angajament bugetar individual

Angajament bugetar global

Angajament legal

Angajarea unei cheltuieli

Calcul automat disponibilitate buget

Lichidarea cheltuielilor Ordonantari salarii Ordonantari plati furnizori

Verificare automata sume angajate

Ordonantarea la plata

Plati din diverse conturi bancare

Compensarea facturilor

Plata

SAP Achiziii de la furnizatori

Se creaza pe baza necesarului fiecarui departament

Calcul automat disponibilitate in buget

Plan anual achizitii

Generare contracte in baza referatelor din universitate

Gestiune intreg ciclu de viata a unui contract

Contracte si comenzi de

achizitii Creare angajament cu referinta la documentul de aprovizionare

Angajarea cheltuielii

Cu referinta la documentul de aprovizionare

Verificare automata conditii contractuale

Receptie bunuri si verificare factura Creare cu

referinta la angajament

Diminuare din buget

Ordonantarea la plata si plata facturii

SAP Managementul Proiectelor

Nr contract cercetare

Tema proiect Manager proiect Parteneri

Structura proiect

Managementul timpului

Costuri deviz antecalcul

Planificare Buget initial Buget curent Calcul disponibilitate buget

Bugetare

Acces la documentatia proiectului

Documentatie proiect Urmarire

buget(cash flow) Rapoarte manageriale: diagrama Gantt, Analiza Pertt

Rapoarte

SAP Resurse Umane (*n finalizare)

Calcul salarial la nivel de proiect

Raportari individuale

Transfer sume la FB

Calcul salarii cercetare

Trasnfer automat acoperiri din Statul de functii

Initializare borderou Transfer automat sume la FB

Calcul salarii in regim plata cu ora

Gestiune sume totale datorate unui salariat

Rapoarte specifice D112

Calcul salarii functia de baza

Ordonantare la plata Generare rapoarte si fisiere pentru banci

Diminuare sume din buget

Plata salarii Generare automata note contabile la nivel de facultate / departament si sursa de finantare

Cont contabil

UMS - SAP Stat de Funcii

UMS

Discipline de nvmnt

Planuri de nvmnt

Cadre didactice Departamente

Interfaa WEB

Configurare formaii de lucru

Variante de lucru pentru:

Recapitulaie State de funcii Acoperiri plata cu

ora

SAP

Import variante finale:

Recapitulaie State de funcii Acoperiri plata cu

ora Calcul salarii

Infrastructura hardware ACADEMIS

Beneficii sistem ACADEMIS Standarde europene Reducerea semnificativa a timpului pentru obtinerea de

rapoarte si analize manageriale si imbunatatirea suportului decizional

Cresterea acuratetii informatiilor si eliminarea redundantei datelor si operatiilor

Reducerea timpului a raportarilor oficiale financiar-contabile sau legate de resurse umane

Reducerea riscurilor de aparitie a erorilor in realizarea clasamentelor de admitere, reclasificarea semestriala sau anuala, realizarea listelor de cazare sau a celor pentru burseReducerea timpului de emitere a documentelor de studii

Eficientizarea activitatilor de gestionare a admiterii, scolaritatii si absolvirii studiilor

Cresterea utilitatii datelor prin integrarea cu alte tipuri de aplicatii sau prin furnizarea de date catre RMU (xml), INS, CNFIS

Diversificarea si eficientizarea serviciilor oferite catre studenti prin acces web/mobile la informatii

ACADEMIS Implementarea sistemului la Universitatea de Vest din Timisoara

Utilizatori: 17.000 studeni 750 cadre didactice 70 secretariate 60 tehnico-financiar 20 management

Universitatea de Vest din Timioara Bv. Vasile Prvan, 4, Timioara, 300223, Tel: +40.256592294, http://www.uvt.ro/ http://www.dict.uvt.ro/proiecte/, E-mail: contact@dict.uvt.ro

http://www.uvt.ro/http://www.uvt.ro/http://www.dict.uvt.ro/proiecte/http://www.dict.uvt.ro/proiecte/mailto:contact@dict.uvt.ro

ACADEMIS Implementarea sistemului la Universitatea de Vest din Timisoara

Universitatea de Vest din TimioaraACADEMIS - Soluie pentru eficientizarea managementului universitarSlide Number 3Slide Number 4Slide Number 5Slide Number 6Procese UMS - Organizare didactico-academicaProcese UMS - AdmitereProcese UMS - colaritateProcese UMS AbsolveniProcese UMS BurseProcese UMS TaxeSlide Number 13Slide Number 14Slide Number 15SAP Contabilitate universitateSAP Contabilitate bancarSAP Contabilitate mijloace fixeSAP Contabilitate clieni i furnizoriSAP Contabilitate Carte MareSAP ALOP(Angajare-Lichidare-Ordonanare-Plat)SAP Achiziii de la furnizatoriSAP Managementul ProiectelorSAP Resurse Umane (*n finalizare)UMS - SAP Stat de FunciiInfrastructura hardware ACADEMISBeneficii sistem ACADEMISSlide Number 28Slide Number 29