Stagiar anul II, sem. I, experţi contabili

Organizarea auditului intern şi a controlului intern al întreprinderii

TEST 61

1. Aprovizionarea presupune:

a) Comenzile să conţină produse care îndeplinesc specificaţiile corespunzătoare;

b) Să se plătească preţuri corespunzătoare;

c) Comanda să conţină cantotăţile de produse şi termene de aprovizionare corespunzătoare;

d) Actualizarea informaţiilor legate de furnizor astfel încât comanda să conţină date reale;

e) Produsele comandate să se obţină în timp util;

f) Înregistrarea comenzilor aprobate complet şi corect;

g) Prevenirea lansării comenzilor neaprobate.

Identificaţi şi enumeraţi riscurile posibile ce pot să apară şi definiţi procedurile de control intern

care pot diminua apariţia riscurilor respective.

Riscul se poate defini ca o situaţie, un eveniment care nu a apãrut încã, dar care poate apărea în viitor,

caz în care obţinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninţată.

Deoarece activitatea de aprovizionare reprezintã un centru de profit, prin controlul pe care îl poate avea

asupra costurilor specifice (costurile de achiziţie), un management riguros al riscurilor este considerat a fii

vital.

Controlul intern reprezintã tocmai managementul riscurilor, deoarece prin măsurile luate se obţine o

asigurare rezonabilă că obiectivele entităţii vor fii atinse.

Riscurile posibile ce pot apărea în activitatea de aprovizionare se referã la:

- riscul de a avea comenzi de bunuri care nu corespund necesităţilor entităţii;

- riscul de a avea comenzi cu preţuri mult mai ridicate decat cele practicate pe piaţã, care conduce la o

utilizare neeficientă a resurselor;

- riscul de neefectuare la timp a aprovizionării;

- riscul de aprovizionare cu cantităţi insuficiente, ce ar putea determina un blocaj în procesul de

producţie;

- riscul de necorelare al programului de aprovizionare cu cel de producţie, care conduce la imobilizarea

de resurse băneşti în stocuri de materiale pentru producţie;

- riscul de a lansa comenzi neaprobate şi la care nu se poate justifica necesitatea produselor.

Procedurile de control intern utilizate cu scopul de a diminua apariţia riscurilor în activitatea de

aprovizionare presupun urmărirea şi analizarea fiecărei etape parcurse:

1. Se va verifica continutul planului si al progranului de aprovizionare, vizarea lor de către persoanele

competente şi dacă în elaborarea acestora s-a ţinut cont de:

- Necesităţile obiective de produse;

- Gradul de prioritate al necesităţilor;

- Stocurile deţinute la sfârşitul perioadei precedente;

- Contractele aflate în derulare;

- Anticipările cu privire la lichidăţile alocate prin bugetul de venituri si cheltuieli;

Elaborarea planului şi al programului de aprovizionare trebuie să evidenţieze o situaţie reală, judicios

dimensionată în ceea ce priveşte volumul necesarului de consum.

În vederea desfăşurării în bune condiţii a activităţii entităţii este necesar asigurarea unui echilibru stabil

între necesităţi (necesar de resurse materiale) şi resurse (surse de acoperire a necesarului). Orice abatere de la

această egalitate poate determina fie imobilizări nejustificate de resurse materiale fie apariţia lipsei de

materiale, ambele stări generând consecinţe nefavorabile pentru întreprindere.

2. Verificarea criteriului de evaluare şi selecţie a furnizorilor urmărind respectarea următoarelor

considerente:

- Raportul calitate /preţ foarte bun;

- Respectarea termenelor stabilite pentru livrare;

- Capacitatea lor de a furniza un produs în concordanţă cu cerinţele impuse de entitate;

- Capacitatea de producţie;

3. Verificarea modului de adoptare a unor politici de aprovizionare pe grupe de furnizori, pentru a

asigura un grad de certitudine mai mare în acoperirea necesităţilor în cazul în care un furnizor

întâmpină dificultăţi în activitatea sa care-i pot afecta capacitatea de producţie.

4. Verificarea modului de întocmire a contractelor comerciale cu furnizorii:

- Conţinutul elementelor fundamentale ale contractului: denumirea produselor, preţul lor,

cantitatea necesară, termene de livrare, calitatea produselor solicitate, garanţia acordată

produselor;

- Respectarea clauzelor contractuale pe parcursul contractului;

- Verificarea elementelor de validare a contractelor: data încheierii, perioada de derulare a

contractelor, vizarea lor de către compartimentele de specialitate şi de către persoanele

împuternicite;

5. Verificarea comenzilor şi a procedurilor de întocmire şi utilizare a acestora:

- Întocmirea lor să se facă de către persoanele desemnate cu astfel de atribuţii;

- Vizarea şi aprobarea comenzilor să se efectueze de către persoanele împuternicite

(conducerea entităţii);

- Produsele înscrise pe comandă să respecte caracteristicile corespunzătoare necesare;

- Cantitatea solicitată să acopere necesităţile unei perioade bine determinate de timp

respectând programul de aprovizionare;

- Onorarea comenzilor să se efectueze în termenele stabilite pentru livrare;