Tema 4

3. Documentarea lucrrilor de audit intern

Documentarea lucrrilor de audit este un proces continuu i poate crea probleme dac nu sunt aplicate anumite reguli de constituire i de ndosariere a documentelor.

Constituirea documentelor reprezint perfectarea documentar propriu-zis a oricrei lucrri de audit la fiecare etap de exercitare a auditului intern, iar ndosarierea include sistematizarea documentelor pe fiecare misiune i etap de realizare a ei. Lucrrile de audit sunt perfectate documentar n baza formularelor elaborate de unitatea de audit intern pentru fiecare tip de activitate. Elaborarea unor formulare se bazeaz pe formularele-model prevzute de normele metodologice de implementare a standardelor de audit intern. De exemplu, normele n cauz recomand utilizarea:

1. modelului ordinului cu privire la efectuarea misiunii de audit intern;

2. programului de lucru al unei misiuni de audit;

3. modele de teste i chestionare.

La colectarea informaiilor necesare pentru a justifica constatrile de audit, auditorii interni efectueaz copii, solicit extrase, ntocmesc tabele i recalculri care sunt documentate att pe suport de hrtie, ct i n format electronic. Aceste informaii sunt perfectate documentar i sunt anexate la formularele de lucru eliberate fiecrui auditor pentru realizarea activitilor de audit prevzute de programul misiunii de audit intern.

Se documenteaz de asemenea i orice informaie obinut n mod verbal prin intermediul ntlnirilor, interviurilor, inclusiv i a conversaiilor telefonice. Pentru ntlnirile oficiale se practic documentarea sub form de procese-verbale, n care se dezvluie informaia despre scopul, subiectele discutate i concluziile ntlnirii. Documentarea probelor obinute sub form verbal se efectueaz nemijlocit dup discuie.

Fiecare document de lucru se pstreaz n anumite dosare. Se practic ntocmirea dosarului pentru fiecare misiune de audit, iar n cadrul acesteia pe fiecare etap de exercitare. De exemplu, primele documente de lucru care se afl n dosarul unei misiuni de audit intern se refer la:

dispoziia de efectuare a misiunii de audit intern;

declaraia de independen a fiecrui auditor care realizeaz misiunea;

programul misiunii de audit intern.

Dosarele sunt codificate prin atribuirea de litere i cifre pentru fiecare misiune de audit intern. Se codific i documentele de lucru n concordan cu codul dosarului i respectiv a misiunii de audit n cadrul creia se perfecteaz. Fiecare document inclus n dosar este nregistrat n Jurnalul de eviden a documentelor de lucru pentru dosarul respectiv.

Exist dou tipuri de dosare.

1. dosarul permanent;

2. dosarul curent.

Dosarul permanent conine toate informaiile importante pentru nelegerea specificului entitii, care nu se modific de la an la an. El este utilizat pentru efectuarea misiunilor de audit viitoare i pentru a oferi informaii iniiale noilor auditori. Conine toate informaiile permanente despre sisteme, ofer informaii de baz eseniale i este examinat la nceputul fiecrei misiuni de audit: acte normative; documente, ce conin descrieri ale procedurilor de control intern, planuri de audit intern etc.Dosarul permanent de audit este format din urmtoarele seciuni:

1. Informaii generale, care includ:

informaii cu privire la evaluarea riscurilor;

scopurile i obiectivele sistemului;

organigrame;

devize de cheltuiel i bugete,

date statistice cu privire la prerforman.

2. Rapoarte:

copii ale tututror rapoartelor de audit intern;

planuri de implementare a recomandrilor;

rapoartele Curii de Conturi;

alte rapoarte ale conducerii.

3. Modificri:

- documente cu privire la modificri semnificative.

Dosarul curent conine informaii ce se refer derularea unei misiuni curente. El este format din urmtoarele seciuni:

1. Iniierea i edina de deschidere:

documente de context (organigrame, legi, etc);

rezultatele edinei preliminare pentru definirea titlului misiunii de audit,

ordinul cu privire la efectuarea misiunii de audit;

agenda edinei de deschidere;

procesul-verbal al edinei de deschidere.

2. Programul de testare:

nregistrarea sistemului, inclusiv diagrame;

chestionarele controlului intern;

formulare de evaluare a riscurilor;

formularul pentru cercetare i evaluare;

programul de testare.

3. Testarea:

tabele cu teste.

4. Concluzii:

constatri;

procesul-verbal al edinei de nchidere a lucrului pe teren.

5. Raportul:

proiectul raportului final i scrisoarea de nsoire;

procesul-verbal al edinei de nchidere a misiunii de audit;

rspunsul conducerii cu privire la raportul de audit;

corespondena ulterioar/procese-verbale ale edinelor etc;

planul de aciuni privind implementarea recomandrilor;

raportul de urmrire a implementrii recomandrilor de audit.

Etica profesional, tema 6, sub. 3 i 43. Modaliti i reguli de soluionare a conflictului

Atunci cnd se dorete s existe succes n organizaie sau relaie cu subordonaii se pot contura 5 moduri de abordare a conflictului:

1. Retragerea aceasta presupune preocuparea slab de succes i relaii. Cel ce folosete aceast strategie vede conflictul fr sperana de solutionare, ncearc s evite fustrarea si stresul, se retrage din conflict, eschivndu-se prin schimbarea subiectului, ignorarea unor afirmaii, prin redresarea responsabilitilor altor persoane, amnarea deciziilor cu scopul c conflictul va disparea de la sine. Dezavantajul acestei abordari este c se ignor condiiile ce au generat conflictul, care trece n stare latent. Aceast abordare poate fi avantajoas daca conflictul nu are importan.

2. Aplanarea - se incearca sa abordeze conflictul satisfcndu-i pe toti. Aplanarea se realizeaz prin folosirea umorului sau chemarea la o cafea, prin explicaii fcndu-i pe ceilali s ajung la o nelegere. Aceast metod poate reduce conflictul pe termen scurt. Aplanarea poate fi util atunci cnd problema este lipsit de importan sau cei implicati nu vor s cad de acord.3. Fortarea - este o abordare a conflictelor care se ncearc a realiza cu orice pre obiectivele legate de productivitate fr,a lua in consideratie prerea sau acordul celorlalti, nevoile si sentimentele lor. Se vor apela la aciuni de constringere prin mijloace financiare sau intelectuale, bazate pe atribuiile funciei.4. Conpromisul - se afl intre forare si aplanare. Consta n rezolvarea problemelor prin concesii reciproce, ambele pari obinind satisfactie.5. Confruntarea (colaborarea) - este abordarea constructiv a conflictului. Ea este singura care conduce la rezolvarea lui definitiv. Cercetrile arata ca cele mai eficace abordari sunt obinute in urmatoarea ordine:

se ncepe prin prin confruntare, se continu prin cea de aplanare, compromis, forare i n cel mai ru caz, prin retragere. Cei mai puin competeni evit confruntarea, prefer fortarea, ns recurg ulterior la retragere, aplanare i compromis.

Alt abordare a modalitilor de soluionare a conflictului

Stilurile de rspuns la conflict sunt algoritmi comportamentali pe care oamenii i utilizeaz n situaii de conflict i reprezint subiectul cel mai studiat n managementul conflictului. Astfel, cel mai utilizat model este cel al lui Thomas.

Fiecare dintre stilurile ce alctuiesc acest model au avantajele i dezavantajele lor, dar abordarea unuia sau altuia dintre stiluri poate fi i un fel de alegere personal de baz, care se poate sau nu schimba n funcie de context sau tipul de conflict.

1. EvitareaEvitarea se utilizeaz n special ca mecanism de aprare sau pentru a preveni conflictul sau escaladarea lui i este aplicat n faa unor parteneri potenial agresivi sau atunci cnd ateptm ca reacia persoanei respective s fie agresiv. Totui, evitarea poate avea i efecte paradoxale, n sensul c neimplicarea ntr-un conflict, un timp ndelungat, poate agrava conflictul prin acumularea unor aspecte neplcute i poate crea disconfort i o relaie stresant. Evitarea poate fi definit sau caracterizat drept o negare a conflictului, schimbare a subiectului, discuii echivoce, neimplicare sau glum ca reacii n faa conflictului.

Avantaje. Evitarea poate oferi mai mult timp, pentru ca o persoan s ntreprind o alt reacie la conflict. Dac problema nu este una important sau dac persoana nu este direct implicat, dac problema poate fi rezolvat i fr ajutorul ei, atunci evitarea este cea mai bun soluie. De asemenea, ea poate s ajute o persoan s pstreze o relaie bun cu cineva sau s previn propria neplcere.

Dezavantaje. Evitarea poate lsa celorlali impresia c persoanei n acuz nu i pas destul pentru a se implica, c nu dorete s schimbe nimic sau nu se poate schimba. De asemenea, poate agrava conflictul prin trenarea inutil a unei probleme care poate fi minor sau, pur i simplu, mpiedic rezolvarea lui confirmnd ideea c un conflict este ceva ru i trebuie evitat. Fiecare dintre parteneri i pstreaz punctul de vedere care poate fi greit sau care poate degenera ducnd la o izbucnire viitoare cu att mai violent.

2. CompetiiaCompetiia este caracterizat de un comportament necooperant i agresiv, persoana urmrind doar propriile scopuri, uneori chiar pe seama altora. Persoanele cu stil competitive tind s preia puterea prin confruntare direct, cutnd s ctige sau s aib dreptate fr s se preocupe de problemele celorlali sau de modul n care acetia abordeaz sau percep problema. Pentru aceste persoane conflictul este ca uncmp de btlie n care exist un nvingtor i un nvins.

Totui, nu toate persoanele cu acest stil sunt orbite de propria persoana sau de propriile scopuri, ci exist i persoane care sunt asertive fr a fi i agresive, i care reuesc s i ating scopurile fr daune aduse celorlali.

Avantaje. Competiia este util atunci cnd situaia cere o decizie rapid sau decisiv, cum este cazul unei urgene. Ea poate duce la idei creative i poate crea avantaje pentru o persoan care se afl ntr-uncontext n care ideile strlucite i o bun performan sunt de succes. Este un stil util n situaii n care scopul este mai important dect persoanele implicate sau relaia este de scurt durat. De asemenea, n anumite contexte sociale sau culturale, competiia este vzut ca un semn al puterii i este valorizat, considerat normal sau necesar. n aceste cazuri, alte stiluri pot prea chiar nepotrivite (sporturi, tribunal).

Dezavantaje. Competiia poate afecta relaiile interumane, deoarece se focalizeaz asupra scopurilor i nu asupra persoanelor.

Pe de o parte, poate demonstra celeilalte pri c acest subiect este important pentru persoana n cauz mai ales cnd ambele pri sunt competitive, poate fi o dovad a ataamentului sau a puterii. Pe de alt parte, acest lucru poate prinde participaii ntr-un joc fr ieire, unde fiecare se simte dator s continuie s l atace pe cellalt, ei ncetnd s caute cooperarea. Uneori, aceast ngheare a situaiei de conflict poate duce participaii ntr-un cerc vicios unde fiecare ncearc s ctige, uitnd uneori pentru ce lupt. Procesul devine mai important dect produsul.

3. Compromisul Compromisul este un stil intermediar n care ceva se pierde i ceva se ctig n procesul de rezolvare a conflictului. El este utilizat ca strategie cnd puterea perceput a celor dou pri este egal, altminteri neexistnd nici un motiv de compromis. Uneori, compromisul este confundat cu rezolvarea de probleme, deoarece poate s mprumute din caracterul dinamic, flexibil sau creativ al procesului de rezolvare. Totui, compromisul nseamn nainte de toate un schimb, o negociere i o renunare parial la unele scopuri iniiale, de multe ori renunarea la unele scopuri valoroase.

Avantaje. Compromisul poate ajuta la rezolvarea unor probleme importante cu costuri energetice mai mici dect ar fi n cazul colaborrii. De asemenea, este ntrit balana puterii care ofer avantaje pe termen scurt n nelegeri separate mai puin importante sau luate sub presiunea timpului. Poate fi o tactic de rezerv cnd altele nu s-au dovedit aplicabile sau eficiente. Este o tehnic rezonabil i care ofer ansa tuturor prilor s se exprime i mai ales s ctige ceva. Uneori, compromisul este singura cale potrivit de rezolvare, legat uneori i de un model cultural.

Dezavantaje. Poate deveni o practic curent sau un mod de expediere a problemelor care nu mai ine cont de particularitile problemei sau situaiei. Pentru cei care nu au scopuri precise sau nu tiu s le exprime sau negocieze, compromisul se reduce la a pierde ceva n loc de a pierde ceva i a ctiga ceva. Poate duce la crearea unor modele disfuncionale de rezolvarea problemelor care sunt la ndemn, dar care exclud creativitatea sau cutarea unor soluii alternative.

4. Acomodarea Cel care adopt aceast tactic nu dorete mplinirea scopurilor pentru a favoriza sau a face plcere celorlali implicai. Scopul pstrrii relaiilor este de fapt scopul suprem al unei persoane conciliante. Diferena dintre o persoan conciliant i o reconciliere strategic, fortuit sau de politee este sentimentul care nsoete aceast tactic. Persoanele reconciliate nu simt amrciune sau sentimentul pierderii, ci renun n mod natural la scopurile lor fr s regrete. Persoana conciliant crede sau tie c aciunile ce servesc scopurilor grupului, echipei sau familiei prin aceast renunare, sacrificiu sau prin a se da la o parte, uneori sunt adevrate, alteori nu.

Uneori poate fi mai util pentru grup ca persoana s se afirme i n acest caz ea nu va primi recunoaterea pe care o dorete. Exist i persoane fals conciliante care manifest o form viciat de acomodare, cum ar fi martirii care se sacrific mereu pentru binele comun dei nu e necesar i nimeni nu o cere, pasivii, plngcioii - cei crora li se pare c renun mereu i totul este foarte greu de obinut, sabotorii, nemulumiii.

Avantaje. Atunci cnd o persoan nu are dreptate cel mai indicat ar fi s devin conciliant. De asemenea, ntr-o situaie n care o alt tactic nu ar aduce prea multe avantajei, oricum o persoan nu poate ctiga prea mult dintr-un conflict este mai bine s fie conciliant minimiznd pierderile i maximiznd ctigul pentru c renun la foarte puin ipoate ctiga mult n plan interpersonal. Acelai lucru este valabil i pentru situaia n care o persoan este n mod evident n dezavantaj i este mai bine s fie conciliant. De asemenea, cu anumite categorii de persoane mai rigide sau mai dificile este mai bine s fii conciliant, mai ales dac nu ai prea mult de pierdut.

Dezavantaje. Uneori concilierea poate duce chiar la competiie, o competiie pentru imaginea de sine: cine este cel mai amabil? Acest tip de conciliere este greit i poate duce la adoptarea lui ca model invariabil care reduce soluiile alternative i exclude creativitatea. Dac aceast tactic este utilizat n exces, nu pune niciodat la ncercare abilitatea de comunicare i de negociere real pentru c oricum cineva renun de fiecare dat. De altfel, una dintre pri s-ar putea plictisi de aceast tactic a celuilalt i poate dori o negociere real, mai ales c tot ce este obinut prea uor nu are prea mare valoare psihologic.

Concilierea poate menine o persoan ntr-un status sczut sau ntr-o poziie inferioar de putere. Aplicat n exces poate sugera celeilalte pri ca nu ai investit suficient n relaie ca s merite s lupi i l face pe celalalt s renune s se implice, sau pur i simplu s economiseasc energie.

5. Colaborarea sau confruntarea (problemelor)Colaborarea reprezint cea mai constructiv tactic i implic angajare i consens n aplicarea ei. Ea ine cont attde scopurile personale, dar i de pstrarea bunelor relaii i de rezolvarea problemei. Spre deosebire de compromis, scopurile personale dar i cele ale partenerului sunt luate n considerare. Problema nu se consider rezolvat sau conflictul ncheiat pn cnd cele dou pri nu sunt n mod rezonabil mulumite de rezultat.

Acest stil este cooperant, eficient, focalizat pe lucrul n echip, pe parteneriat i pe scopuri mprtite. Colaborarea nseamn s faci afirmaii care te descriu i care dezvluie ceva important despre scopurile tale personale i, mai ales, solicitarea i acceptarea criticilor prii adverse, acceptarea responsabilitii pentru aciunile proprii. Nu nsemn nici blamul absolut sau asumare total aresponsabilitii, cele dou pri sunt parteneri egali.

4. Comportamentul conflictual tipic i alternative de actiune

Mijloace de presiune Alternative de aciune

1. i atac pe ceilali

2. Privesc negocierile ca pe o competiie

3. Am chiar de la nceput o singur opinie de neclintit

4. mi rezum opiunile la varianta ori/ori

5. ncerc s-i fac pe ceilali s renune la cererea lor

6. i supun presiunilor pe ceilali i i privez de posibilitatea de a devia1. M ocup de problem

2. Vd negocierile ca pe o cale comun de soluionare a problemei

3. Sunt deschis la argumente ce m-ar putea convinge

4. ncerc s definesc interesele celorlali

5. Propun opiuni, variante

6. ncerc s-i conving cu argumente guste; ofer posibiliti de compensare.