tehnologia aplicatiilor office - access

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

POSDRU/81/3.2/S/59664

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial

Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013

Axa prioritară 3 „Creşterea adaptabilităţii lucrătorilor şi a întreprinderilor”

Domeniul major de intervenţie 3.2 „Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru

promovarea adaptabilităţii”

Titlul proiectului: „Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil”

Cod contract: POSDRU/81/3.2/S/59664

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea

Resurselor Umane 2007-2013” – „Investeşte în oameni”

Tehnologii Office cu aplicabilitate în

domeniul financiar-contabil

- Microsoft Access -


POSDRU/81/3.2/S/59664



Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României. The document does not represent the point of view of the European Union or Romanian Government. Autor: Cătălin Tudor

ASE Bucureşti

Data: Aprilie, 2012

Proiect: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

Copyright 2012 Reproducerea este autorizată, cu condiţia menţionării sursei, cu excepţia cazului în care se prevede altfel.


POSDRU/81/3.2/S/59664



Conţinut:

1 Prezentarea generală a unei baze de date ...................................................... 5

1.1 Conceptul de bază de date ........................................................................ 5

1.2 Delimitări conceptuale privind bazele de date relaţionale ..................... 6

1.3 Elementele unei baze de date Microsoft Access ................................... 12

1.4 Crearea bazelor de date Access 2010. .................................................... 13

1.4.1 Crearea asocierilor între tabelele unei baze de date relaţionale .................... 18

2.2. Încărcarea datelor în tabele şi modalităţi de filtrare a datelor unei baze

de date. ............................................................................................................... 21

2 Interogarea datelor şi extragerea informaţiilor din cadrul unei baze de date

Access .................................................................................................................... 23

2.1 Tipuri de cerere pentru interogarea bazelor de date ............................. 24

2.2 Crearea obiectelor de tip cerere .............................................................. 26

2.2.1 Crearea cererilor de selecţie ......................................................................... 27

2.2.2 Crearea cererilor parametrizate ..................................................................... 35

2.2.1 Agregarea datelor din mai multe înregistrări ale unei interogări ..................... 39

2.2.2 Cereri de tip tabel încrucişat (CrossTab) ....................................................... 41

2.2.3 Crearea cererilor de acţiune .......................................................................... 42

3 Obiecte de tip formular într-o bază de date Access .................................... 49

3.1 Crearea formularelor legate ..................................................................... 53

3.1.1 Crearea rapidă a unui formular ...................................................................... 54

3.1.2 Utilizarea asistentului pentru crearea formularelor Access ............................ 55


POSDRU/81/3.2/S/59664



3.1.3 Crearea formularelor în modul de proiectare ................................................. 59

3.2 Crearea formularelor nelegate................................................................. 65

4 Obiecte de tip raport într-o bază de date Access ........................................ 66

4.1 Crearea obiectelor de tip raport .............................................................. 66

4.1.1 Generarea rapoartelor cu ajutorul asistentului (Report Wizard) ..................... 67

4.1.2 Modul de proiectare Design View .................................................................. 73

Bibliografie selectivă ............................................................................................. 77

Baze de date – Microsoft Access

Pagina 5 din 78

1 Prezentarea generală a unei baze de date

1.1 Conceptul de bază de date

În cea mai simplă formă, o bază de date reprezintă o colecţie de informaţii care este

organizată într-o listă. De fiecare dată când realizăm o listă de informaţii, cum ar fi

nume, adrese, produse sau facturi, se creează, de fapt, o bază de date.

O bază de date constă, deci, într-un ansamblu structurat de date înregistrate pe

suporturi accesibile calculatorului pentru a satisface simultan mai mulţi utilizatori de

o manieră selectivă şi într-un timp oportun.

Tehnic vorbind, nu este neapărat necesar să utilizăm un program de baze de date

pentru crearea de colecţii de date de mici dimensiuni. O listă de informaţii poate fi

creată utilizând o mare varietate de programe, cum ar fi Microsoft Excel, Microsoft

Word, chiar aplicaţia Notepad din Windows. Spre deosebire de acestea, însă, un

program de baze de date este mult mai puternic decât o simplă listă pe care o

păstrăm în cadrul unui document Word sau tabel Excel. Un program de baze de

date oferă celui care îl utilizează diverse avantaje în plus, cum ar fi:

Stocarea informaţiilor: o bază de date păstrează colecţii de date şi

informaţii care sunt legate de un anumit domeniu. Aceste colecţii pot conţine

informaţii personale sau informaţii de afaceri. În plus, odată cu stocarea

acestor informaţii, o bază de date trebuie să ofere posibilitatea de a adăuga noi

date, de a le modifica sau şterge pe cele existente sau de a le organiza în

funcţie de diverse criterii.

Căutarea informaţiilor: orice aplicaţie de baze de date trebuie să dea

posibilitatea celui care o utilizează să regăsească informaţiile conţinute de

aceasta cu uşurinţă şi foarte rapid. Astfel, toţi producătorii de astfel de aplicaţii

sunt preocupaţi de minimizarea pe cât posibil a timpului de acces la datele

conţinute de către bazele de date.

Analiza şi imprimarea informaţiilor: într-o bază de date se pot

efectua diverse calcule, care ulterior pot forma diverse situaţii ce pot fi

prezentate sub forma unor rapoarte pe suport de hârtie.

Partajarea informaţiilor: cele mai multe programe de baze de date

permit lucrul simultan cu baza de date a mai multor utilizatori, care pot utiliza

aceeaşi informaţie în acelaşi timp. Astfel de baze de date poartă denumirea de

baze de date multiuser sau multiutilizator.

Un program sau aplicaţie care oferă posibilitatea lucrului cu baze de date cu toate

avantajele prezentate anterior poartă denumirea de Sistem de Gestiune a Bazelor

de Date, recunoscut adesea sub acronimul de S.G.B.D. El permite lucrul cu mai


Pagina 6 din 78

multe baze de date, în acelaşi format, de unde şi denumirea de sistem de gestiune.

Un astfel de SGBD este şi aplicaţia Microsoft Access, distribuită de către Microsoft

în pachetul de aplicaţii Office. Cu toate că se regăseşte în aceeaşi suită de aplicaţii

cu Microsoft Word, Excel sau PowerPoint, printr-o comparaţie dintre Microsoft

Access şi celelalte aplicaţii Office putem observa că sistemul de gestiune al bazelor

de date din această suită este mai intimidant pentru utilizator decât celelalte aplicaţii

datorită modului în care o bază de date funcţionează. Pentru crearea, menţinerea şi

utilizarea oricărei baze de date, în adevăratul sens al cuvântului, sunt necesare

reguli stricte, fără de care baza de date n-ar putea exista. Înţelegerea acestor reguli

şi aplicarea lor dau robusteţea şi rigurozitatea unei baze de date care să răspundă

atât cerinţelor de accesare rapidă a informaţiilor, cât şi celor de partajare a acestora

între mai mulţi utilizatori.

1.2 Delimitări conceptuale privind bazele de date relaţionale

Datele formează cea mai importantă parte a unui sistem. Necesitatea organizării lor

într-o manieră structurată constituie o preocupare majoră pentru orice organizaţie,

fiind imperativul numărul unu când discutăm în termeni de rapiditate în accesarea

informaţiilor. Această structurare a datelor poate fi realizată prin intermediul bazelor

de date. O bază de date este o colecţie de date ce stochează informaţii despre mai

multe structuri de date. Gestiunea datelor se focalizează pe precizarea structurilor

de date şi a relaţiilor care există între realizările acestora.

O structură de date corespunde unei clase (grupări) de obiecte reale sau

conceptuale şi are ca atribute caracteristicile acestor obiecte. Aceste structuri de

date se identifică printr-un nume unic şi se reprezintă în planul datelor printr-o

mulţime de realizări (înregistrări). De exemplu, discutând despre entitatea Furnizori,

vom identifica ca făcând parte din structura acesteia caracteristici precum

Denumirea, Codul de identificare fiscală, Adresa, Pagina web, etc. Stocând câte o

valoare pentru fiecare asemenea atribut al unui furnizor, putem spune că la

completarea tuturor valorilor, obţinem o înregistrare a structurii de date Furnizori.

La realizarea unei baze de date relaţionale se impun câteva cerinţe pentru

gestiunea corectă a datelor:

Independenţa datelor faţă de programele de aplicaţii: Baza de date trebuie

să aibă o structură de sine-stătătoare, a cărei existenţă să nu depindă de alte

programe care o utilizează.

Asigurarea unei structuri cât mai puţin redundante: Informaţiile din cadrul

unei baze de date trebuie să fie unice (să nu se repete) în cadrul bazei de date.

Integritatea datelor: Datele trebuie să respecte diverse restricţii şi corelaţii

logice între ele, restricţii ce împiedică apariţia erorilor logice sau structurale la

nivelul bazei de date.

Există mai multe modele de reprezentare a datelor, însă cel mai des întâlnit este

modelul relaţional, în cadrul căruia datele unei structuri de date sunt stocate într-o


Pagina 7 din 78

tabelă (sau tabel) bidimensională, alcătuit din coloane (atributele sau caracteristicile

structurii de date) şi rânduri (denumite înregistrări sau tupluri ale structurii de date).

Câţiva termeni aferenţi domeniului bazelor de date sunt esenţiali în înţelegerea

conceptelor de bază în proiectarea, crearea şi utilizarea unei baze de date Microsoft

Access:

Tabel: o structură bidimensională, alcătuită din rânduri şi coloane, cu rol de a

reţine informaţii specifice unei singure entităţi.

Câmp: O coloană a unui tabel care stochează date de acelaşi tip şi cu

aceeaşi semnificaţie.

Înregistrare: Rând în cadrul unui tabel care cuprinde mulţimea valorilor

aferente unei realizări a tabelului (în tabelul Clienţi, o realizare cuprinde toate

informaţiile despre o singură persoană având această calitate).

Domeniu: Mulţimea tuturor valorilor aferente unui anumit câmp al tabelei,

având acelaşi tip de date.

Realizare a unui câmp: Valoarea unui câmp pentru o singură înregistrare a

unui tabel.

Figura nr. 1.1 Elementele structurale ale unui tabel specific modelului relaţional

Succesul realizării unei baze de date relaţionale constă în identificarea unor elemente

cheie care să asigure atât integritatea tabelelor cât şi a relaţiilor stabilite între acestea.

Câteva dintre conceptele de bază care definesc aceste elemente trebuie înţelese pentru

a construi coerent structura unei baze de date:

Cheia primară a unui tabel reprezintă acel câmp sau grup de câmpuri ale cărui

valori pot identifica, în mod unic, valorile celorlalte câmpuri din cadrul aceleiaşi

înregistrări. De exemplu, marca salariatului poate identifica în mod unic valorile pentru

celelalte câmpuri (Nume, Prenume, Data naşterii, Salariul de încadrare).


Pagina 8 din 78

Cheia externă exprimă acel câmp din cadrul unei relaţii, care, în cadrul altui tabel,

se regăseşte sub forma unei chei primare, având rol în asocierea dintre tabele.

Asocierea dintre două tabele exprimă legătura logică şi funcţională care se creează

între acestea, prin intermediul câmpurilor de legătură cheie primară - cheie externă.

Pentru asigurarea integrităţii informaţiei unei baze de date, tabelele care deservesc

structuri de date se asociază unele cu altele în vederea asigurării fluxului

informaţional. Nu se poate trata un furnizor separat de facturile pe care acesta le

emite. Prin urmare, soluţia este să se asocieze tabela Facturi cu tabela Furnizori,

astfel încât să se cunoască, pentru fiecare furnizor, ce facturi au fost emise de

acesta. Această asociere se realizează prin intermediul valorilor a două câmpuri

comune, ce desemnează acelaşi tip de informaţie. Astfel, asocierea reprezintă, de

fapt, totalitatea legăturilor care se formează între un număr de înregistrări din primul

tabel cu un anumit număr de înregistrări din cel de-al doilea, prin intermediul

valorilor egale a două câmpuri comune situate, fiecare, într-unul din cele două

tabele. În exemplul din Figura nr. 1.2 câmpul comun este denumire CodFurnizor,

prin intermediul său cunoscându-se care este denumirea şi adresa fiecărui furnizor

care a emis o anumită factură.

Figura nr. 1.2 Asocierea dintre două tabele ale unei baze de date relaţionale

Introducerea conceptului de asociere între tabele a fost răspunsul bazelor de

date relaţionale la asigurarea unei structuri de date cât mai puţin redundante.

Redundanţa semnifică duplicarea inutilă a datelor dintr-unul sau mai multe

câmpuri sau repetarea aceloraşi valori în două câmpuri din tabele diferite.

Inconvenientul principal este acela că o singură actualizare a unei date

redundante necesită modificări multiple în cadrul aceluiaşi câmp sau la nivelul

mai multor câmpuri (anomalii de actualizare). Un exemplu de redundanţă este

cel din Figura nr. 1.3 prin repetarea valorilor anumitor câmpuri în mai multe

înregistrări.


Pagina 9 din 78

Figura nr. 1.3 Exemplu de redundanţă a datelor

Aşa cum se poate observa, structurarea datelor în această manieră induce o

repetare a datelor legate de furnizori pentru situaţia în care aceştia au emis mai mult

de o factură. Eliminarea redundanţei presupune scindarea tabelului anterior în două

tabele diferite ce se vor asocia ulterior prin intermediul unui câmp comun. Acest

câmp comun trebuie să ia valori unice la nivelul unuia dintre tabele şi să identifice

valorile celorlalte câmpuri din acel tabel. În acest fel, redundanţa se va limita la

valorile acelui câmp ce va fi preluat în cadrul celui de-al doilea tabel pentru a nu se

pierde legăturile dintre informaţii (dacă s-ar separa datele despre furnizori de cele

despre facturi, fără a se păstra o legătură între ele, nu s-ar mai cunoaşte ce furnizori

au emis aceste facturi).

Figura nr. 1.4 Eliminarea redundanţei prin separarea datelor în mai multe tabele relaţionate

Eliminarea redundanţei prin modelul relaţional presupune separarea datelor în două

tabele diferite, dar care se vor asocia ulterior. Asocierea dintre cele două tabele constă

într-un procedeu simplu care presupune ca într-una dintre aceste tabele să fie preluat

câmpul (coloana) care identifică cealaltă tabelă (cheia primară). Acest câmp va deveni

în prima tabelă cheie externă şi are rolul de a asocia cele două tabele (Figura nr. 1.4).

Pentru orice asociere, este necesar să se cunoască tipul acesteia. În acest sens, o

asociere poate să se încadreze într-una din următoarele categorii:

Unu-la-unu (1-1) – unei înregistrări dintr-un tabel îi corespunde o singură

înregistrare din cel de-al doilea tabel, şi reciproc.


Pagina 10 din 78

Unu-la-mulţi (1-n) – unei înregistrări dintr-un tabel îi pot corespunde una

sau mai multe înregistrări din cel de-al doilea tabel, dar o înregistrare din

cel de-al doilea tabel poate avea cel mult o singură înregistrare

corespondentă în primul tabel.

Mulţi-la-mulţi (n-n) – unei înregistrări dintr-un tabel îi pot corespunde una

sau mai multe înregistrări din cel de-al doilea tabel, dar şi o înregistrare

din cel de-al doilea tabel poate avea mai multe înregistrări corespondente

în primul tabel.

Cele mai frecvent întâlnite asocieri între două tabele sunt de tipul 1-n, definind

relaţia prin intermediul perechilor de câmpuri cheie primară-cheie externă. Asocierile

de tipul 1-1 sunt rar întâlnite, ele fiind determinate de necesitatea separării

câmpurilor unui tabel în două tabele din motive de securitate sau din alte motive

bine argumentate. De exemplu, definirea unei relaţii de tip 1-1 poate fi stabilită

pentru a separa datele personale ale angajaţilor unei companii de informaţiile legate

de accesul la date prin nume de utilizatori şi parole, întrucât confidenţialitatea

datelor pentru cel de-al doilea tabel are un grad mult mai ridicat decât pentru tabelul

care stochează datele personale.

Figura nr. 1.5 Exemplu de tip de asociere 1-1

Asocierile de tip n-n sunt relativ des întâlnite în conceperea unei baze de date

relaţionale, ele fiind înlocuite cu două asocieri de tipul 1-n prin interpunerea între

cele două tabele asociate a unuia nou, denumit tabel de joncţiune. Acest tabel are

responsabilitatea de a asigura legătura dintre cele două tabele care în mod normal

s-ar asocia potrivit tipului n-n. Pentru exemplificare propunem spre analiză o colecţie

de date în cadrul căreia se prezintă situaţia vânzărilor unui magazin către clienţi

persoane fizice (Figura nr. 1.6). Din punctul de vedere al conţinutului informaţional,

se observă că anumite date se repetă (codul intern al produsului, denumirea

acestuia, cantitatea per unitatea de măsură, nr bonului de casă, data şi ora bonului

de casă). Această redundanţă trebuie eliminată prin separarea şi gruparea

câmpurilor în tabele diferite, fiecare dintre acestea posedând o cheie primară ce

impune valori unice la nivel de tabel.


Pagina 11 din 78

Figura nr. 1.6 Colecţia de date redundante ce urmează a fi separate în mai multe tabele

Astfel, eliminarea redundanţei ar presupune definirea a două tabele principale în

care datele nu se repetă (Produse şi Bonuri de casă) asociate printr-o legătură de

tip mai mulţi la mai mulţi (Figura nr. 1.7).

Figura nr. 1.7 Obţinerea unei asocieri de tip N-N în urma eliminării redundanţei datelor

Această asociere nu exprimă suficient de clar legăturile ce se formează între tabelul

produse şi tabelul bonuri de casă, întrucât niciunul dintre ele nu poate furniza cheia

externă celuilalt (pentru că un singur produs nu trebuie vândut doar printr-un singur

bon de casă, aşa cum nici limitarea bonului de casă la un singur produs vândut nu

este corectă). În plus, datele privind cantitatea vândută din fiecare produs şi preţul

de vânzare al acestuia nu pot fi plasate în niciunul din cele două tabele, întrucât ar

induce duplicări de date în cadrul acestora, ceea ce ar încălca principiul integrităţii

entităţii (cheia primară a unui tabel trebuie să fie unică). Soluţionarea acestei

probleme presupune crearea unui tabel de legătură între cele două existente, care


Pagina 12 din 78

va conţine cheile primare ale acestora în postura de chei externe şi va deţine

câmpurile Cantitate şi Preţ vânzare, ce vor depinde de grupul format din cele două

chei externe.

Figura nr. 1.8 Soluţionarea tipului de asociere mai mulţi la mai mulţi dintre două tabele

1.3 Elementele unei baze de date Microsoft Access

O bază de date Microsoft Access este alcătuită din mai multe elemente

componente, denumite obiecte ale bazei de date. Unele obiecte sunt folosite

totdeauna (fără ele baza de date nu poate exista), iar altele pot fi utilizate ocazional.

Fiecare din aceste obiecte au funcţii diferite, urmărind realizarea avantajelor

prezentate mai sus, sau realizarea unei interfeţe cât mai agreabile pentru utilizator,

astfel încât să uşureze pe cât posibil lucrul cu baza de date. Următorul tabel

identifică şi prezintă obiectele conţinute de către o bază de date Access:

Obiect Descriere

Tabele

Sunt utilizate pentru a asigura funcţia de stocare a

datelor structurate în cadrul bazelor de date, fiind

alcătuite din rânduri (înregistrări) şi coloane (câmpuri). O

bază de date trebuie să conţină cel puţin un tabel pentru

a exista. Celelalte obiecte sunt opţionale.

Interogări

Oferă posibilitatea căutării şi regăsirii rapide a

informaţiilor stocate în tabele, prin chestionarea bazei de

date. Ele pot fi comparate cu anumite întrebări care i se

adresează bazei de date şi la care aceasta trebuie să

răspundă.


Pagina 13 din 78

Formulare

Sunt ferestre din ecranul calculatorului care pot fi

personalizate pentru a prezenta datele conţinute în

tabele sau interogări sub o formă uşor de înţeles. Ele

dau şi posibilitatea actualizării datelor din tabele, în

sensul că orice modificare efectuată la nivelul lor aduce

după sine modificarea informaţiilor stocate în tabele.

Rapoarte Prezintă datele din tabele sau interogări într-o formă

care poate fi imprimată pe suport de hârtie.

Macrocomenzi

Permit efectuarea unor sarcini de rutină, prin

automatizarea acestora într-o singură comandă, care

poate fi apelată mult mai uşor de fiecare dată când este

necesar.

Module

Sunt utilizate pentru automatizarea unor operaţii, la fel

ca şi macrocomenzile, însă utilizează un limbaj de

progamare pentru aceasta, ele fiind accesibile celor care

dispun de cunoştinţe de programare.

Toate aceste obiecte din cadrul unei baze de date Microsoft Access interacţionează,

uneori unele fiind chiar dependente de altele.

1.4 Crearea bazelor de date Access 2010.

În Access, toate obiectele care alcătuiesc structura unei baze de date sunt stocate

într-un singur fişier. Astfel, orice bază de date Access va fi stocată sub forma unui

fişier distinct (începând cu versiunea Access 2007 acesta deţine extensia accdb).

Crearea bazei de date porneşte de la generarea acestui fişier şi continuă cu crearea

tabelelor şi definirea asocierilor dintre acestea, urmate de încărcarea înregistrărilor

în tabele şi completarea bazei de date cu celelalte tipuri de obiecte necesare.

Pentru crearea unei baze de date noi se apelează meniul File→New→Blank

Database. În cadrul casetei File Name ce apare în partea dreaptă a ferestrei se va

preciza numele fişierului ce va stoca baza de date alături de locaţia unde acesta va

fi salvat odată cu apăsarea butonului Create.

Formatul bazelor de date create cu versiunea Access 2010 este acelaşi cu cel

aferent versiunii Access 2007, asigurându-se în acest sens, compatibilitatea între

aceste două versiuni (ambele utilizând extensia .accdb). Access 2010 poate

deschide bazele de date create cu versiunile anterioare. Dacă, însă, utilizând

versiunea Access 2010, se vor apela obiecte care sunt prezente doar în acest

format, versiunile anterioare nu vor putea accesa bazele de date create cu

versiunea 2010.


Pagina 14 din 78

Figura nr. 1.9 Procedura de creare a unei baze de date noi (necompletate)

Baza de date nou creată va propune iniţial crearea unui nou tabel a cărui structură

va fi definită de utilizator prin precizarea denumirilor de câmpuri şi a valorilor

specifice înregistrărilor acestuia. Structura ferestrei bazei de date este aplicată în

Figura nr. 1.10.

Figura nr. 1.10 Explicarea ferestrei Access 2010


Pagina 15 din 78

1.3 Obiecte de tip tabel într-o bază de date Access Access pune la dispoziţie mai multe metode pentru crearea tabelelor bazei de date:

crearea instantanee a unui tabel definind direct câmpurile şi înregistrările acestuia

sub forma unei structuri tabelare (opţiune ce poate fi apelată prin meniul

Create→Tables→Table), crearea tabelului prin proiectarea structurii acestuia înainte

de încărcarea înregistrărilor (opţiunea Create→Tables→Table Design) sau

construirea tabelului pornind de la o listă preluată din Microsoft SharePoint (Create

→Table→ SharePoint List). Cea mai utilizată metodă pentru crearea tabelelor

Access este apelarea modului de proiectare (Table Design). Ea presupune, mai

întâi, definirea câmpurilor tabelului respectiv, a tipurilor de dată şi a proprietăţilor

fiecărui câmp în parte. De aceea, apelarea acestei metode coincide cu deschiderea

unei ferestre pentru proiectarea tabelului, care conţine două panouri importante:

grila de câmpuri şi panoul de proprietăţi ale fiecărui câmp în parte (Figura nr. 1.4).

Figura nr. 1.11 Fereastra pentru definirea structurii câmpurilor din cadrul unui tabel

Descrierea câmpurilor se va realiza în cadrul grilei de câmpuri unde vor fi trecute

toate denumirile de câmpuri din cadrul tabelului respectiv, în fiecare celulă a

coloanei Field Name. În atribuirea numelui unui câmp trebuie să se aibă în vedere

anumite reguli: denumirea trebuie să conţină maxim 64 de caractere, să nu înceapă

cu spaţiu şi să nu conţină caractere speciale precum semnul punct, semnul

exclamării sau paranteze drepte.

Pentru fiecare câmp în parte este obligatorie precizarea tipului câmpului, adică ce

fel de date va conţine acesta (de tip text, de tip număr, de tip data calendaristică,

etc.). Tipul câmpului va fi ales dintr-o listă, în cadrul coloanei Data Type, pentru

câmpul a cărui denumire se află pe acelaşi rând. Principalele tipuri de dată pe care

un câmp le poate lua şi care se vor preciza în cadrul coloanei DataType sunt:


Pagina 16 din 78

Text, care admite o lungime maximă a realizării atributului de 255 caractere.

Pentru acest tip de dată, lungimea implicită este de 50 de caractere.

Memo, utilizat pentru stocarea datelor de tip text, mai precis pentru stocarea

blocurilor de text de până la 65.536 de caractere. Acest tip de dată este recomandat

atunci când se doreşte stocarea unei anumite descrieri cu privire la elementele unei

înregistrări, putând conţine text formatat (rich text) şi beneficiind de opţiunea Doar

adăugare (Append only) utilă atunci când nu se permite modificarea sau ştergerea

conţinutului existent.

Number, pentru stocarea datelor de tip numeric, fiind reprezentat de mai multe

subtipuri: Integer (cu valori cuprinse în intervalul [-32.768, 32.768]), Long integer (cu

valori între -2.147.483.648 şi 2.147.483.648), Byte (cu valori pozitive între 0 şi 255),

Single (cu 7 caractere după virgulă şi valori între -3,4*1038 şi 3,4*1038), Double (cu

15 caractere după virgulă şi valori cuprinse între -1797*1038 şi 1797*1038).

Date/Time, utilizat pentru stocarea datelor calendaristice sau de tip oră.

Currency, (format fix cu patru zecimale, prevenind erorile de rotunjire), al cărui

nume provine de la semnul monetar ($) pe care îl afişează automat înaintea valorii

câmpului.

Autonumber, caracterizat prin faptul că generează automat o valoare numerică

de tip Long Integer, prin incrementare cu o unitate (Increment) faţă de ultima valoare

a acestui câmp sau prin generare aleatoare (Random).

Yes/No, tip de dată de tip logic: adevărat sau fals.

OLE object, cu ajutorul căruia există posibilitatea de includere în cadrul unei

baze de date Access diverse fişiere care stochează imagini, sunete sau secvenţe

video.

Attachment, putând stoca unul sau mai multe fişiere, utilizând un sistem numit

„date complexe”.

Lookup Wizard, asistent pentru definirea regulilor pentru asigurarea integrităţii

bazei de date.

Cea de-a treia coloană din cadrul grilei este coloana pentru descrierea câmpului nou

introdus (Description), unde, opţional, utilizatorul poate face diverse comentarii cu

privire la câmpul precizat pe acelaşi rând.

Fiecare tabel trebuie să aibă definită o cheie primară. Cheia primară poate fi

alcătuită fie dintr-un singur câmp, fie din mai multe. Pentru definirea unei chei

primare, se selectează câmpul sau câmpurile dorite şi apoi se apasă butonul

(Primary Key) din grupul Tools al filei Design. Câmpul sau câmpurile care formează

cheia primară pot fi recunoscute prin „cheia” () care le însoţeşte în dreptul capului de

rând. Pentru definirea unei chei primare compuse din mai multe câmpuri, se vor


Pagina 17 din 78

selecta, în prealabil, toate câmpurile aferente (prin utilizarea procedeului de selecţie

multiplă – tasta CTRL apăsată) şi se va alege opţiunea de stabilire a cheii primare.

Simbolul de cheie primară va apărea, în această situaţie, pentru toate câmpurile

selectate.

Pentru salvarea tabelului creat, se apelează meniul File→Save sau se apasă

butonul Save de pe bara de acces rapid, după care se va preciza numele sub care

va fi salvat. După salvarea tabelului în cadrul ferestrei de navigare a bazei de date

(situată în partea stângă a ferestrei aplicaţiei Access) va apărea pictograma cu

denumirea tabelului nou creat, ceea ce indică faptul că acesta a devenit un obiect al

bazei de date.

Principalele proprietăţi atribuite unui câmp dintr-un tabel Access pot fi vizualizate în

tabelul următor:

Nume

proprietate Descriere

Field Size Precizează dimensiunea maximă, prin stabilirea numărului de

caractere a unui câmp de tip Text sau a unui subtip de dată pentru

câmpurile Numerice.

Decimal Places Stabilește numărul de caractere afișate după virgulă pentru un

număr cu zecimale.

Format Determină modul de afișare a valorii câmpului:

- pentru tipul de dată Text – caractere majuscule, minuscule,

stabilirea unui text afișat pentru valori vide sau nule, etc.

- pentru tipuri de dată numerice sau dată calendaristică – modul de

afișare a valorii stocate, prin precizarea secvențelor pentru

formatare.

Această proprietate vizează atribute definite cu tipul

numeric, dată calendaristică sau logic. Formatul dorit poate fi

ales prin selectarea dintr-o listă predefinită pentru proprietatea

Format. Pentru atributele numerice se poate opta pentru

următoarele formate de afişare: General Number, Currency,

Fixed, Standard, Percent, Scientific. În cazul atributelor de tip

dată calendaristică există formatele: General Date, Long

Date, Short Date, Medium Date, Long Time, Medium Time,

Short Time, iar în cazul atributelor logice: Yes/No, True/False,

On/Off. Fiecare astfel de format prezintă un exemplu pentru

vizualizarea sa.

Caption Specifică textul afișat în titlul unei coloane, fără a afecta denumirea

câmpului.

Default value

Stabilește o valoare implicită atribuită automat pentru orice realizare

nouă a câmpului.

Input Mask

Stabilește un șablon pentru încărcarea datelor, prin precizarea unor

caractere cu o semnificație specială. De exemplu, pentru a


Pagina 18 din 78

permite introducerea unui caracter de tip numeric (o cifră),

masca de introducere trebuie să conţină semnul #, cifra 9 sau

cifra 0.Proprietatea Format are prioritate în fața șablonului stabilit.

Validation Rule

Restricție impusă valorilor câmpului, prin precizarea unei reguli ce

poate fi atribuită doar câmpului în cauză.

Validation Text Mesajul de eroare atașat regulii de validare.

Required Stabilește obligativitatea introducerii unei valori în câmpul respectiv.

Indexed Permite definirea unui fişier index pe atributul respectiv. Acest

fişier ajută la regăsirea rapidă a datelor din cadrul câmpului

respectiv.

Exerciţiu: Pentru exemplificare, propunem un exerciţiu privind realizarea structurii

unei baze de date pentru evidenţa vânzărilor unui magazin către clienţii persoane

fizice prin sistemul de autoservire şi plata la casă. Structura bazei de date este

prezentată în Figura nr. 1.12, unde pot fi observate tabelele şi asocierile între

acestea.

Figura nr. 1.12 Structura bazei de date propuse spre rezolvare

1.4.1 Crearea asocierilor între tabelele unei baze de date relaţionale

Pentru accesarea simultană a datelor din mai multe tabele, este necesar să se

definească asocierile standard dintre acestea. Acestea reprezintă colecţia de

legături care se stabilesc între o realizarea a unei tabele şi o realizare a tabelei

asociate. Crearea asocierilor standard între două tabele ale bazei de date se

realizează prin intermediul ferestrei Relationship ce poate fi deschisă prin opţiunea

Database Tools→Relationship. La prima deschidere a acestei ferestre, în cazul în

care nici o asociere nu a fost definită, se deschide automat fereastra de adăugare a

tabelelor ce urmează a fi asociate. Apelarea acestei ferestre ulterior se poate realiza


Pagina 19 din 78

prin apăsarea butonului Show Table situat pe bara de meniuri al grupului Design. În

cadrul ferestrei Relationship se vor plasa tabelele care trebuie asociate şi pentru

trasarea asocierii între două tabele se va proceda la apăsarea butonului Edit

Relationship ce va permite deschiderea unei ferestre cu aceeaşi denumire ce

permite precizarea numelor tabelelor care urmează a fi asociate şi a câmpurilor prin

care se va realiza aceasta.

Figura nr. 1.13 Stabilirea asocierilor între două tabele

1.4.1.1 Utilizarea asistentului de preluare a datelor Lookup Wizard

Pentru a uşura procesul de încărcare a datelor în tabele, precum şi pentru a

respecta restricţia de integritate referenţială (vezi definiţia), în cadrul aplicaţiei

Microsoft Access a fost introdus utilitarul Lookup Wizard. Acesta reprezintă un

asistent care oferă posibilitatea de a alege dintr-o listă valorile cheilor externe dintr-o

tabelă asociată, astfel încât aceste valori să se regăsească printre valorile cheii

primare din asociere. Luând drept exemplu tabelele CategoriiProduse şi Produse,

în cadrul cărora Codul categoriei este cheie primară în prima şi cheie externă în cea

de-a doua, la încărcarea datelor în tabele, pentru cheia externă din Produse se va

afişa o listă care va cuprinde toate valorile încărcate în cadrul câmpului

CodCategorie din tabela CategorieProduse. În acest fel, utilizatorul poate alege din

listă doar aceste valori, respectând astfel restricţia de integritate referenţială.

Figura nr. 1.14 Utilizarea asistentului Lookup Wizard pentru precizarea tipului de dată al unei

chei externe


Pagina 20 din 78

Pentru alegerea valorilor cheii externe dintr-o listă se procedează astfel:

1. Se introduce denumirea câmpului cheie externă;

2. Se alege utilitarul Lookup Wizard din lista disponibilă în coloana Data Type

(Figura nr. 1.14);

3. Se parcurg paşii pe care asistentul îi afişează:

Primul pas: Bifarea primei opţiuni, pentru preluarea datelor dintr-un alt tabel

sau o interogare;

Al doilea pas: Precizarea tabelului din care face parte cheia primară de unde

vor fi preluate datele în listă;

Al treilea pas: Selectarea câmpului sau câmpurilor ale căror valori vor fi

afişate în listă. Selecţia se face cu ajutorul butonului care selectează un

singur câmp, sau care selectează toate câmpurile din tabelul primar

pentru afişarea lor.

Al patrulea pas: Stabilirea lăţimii câmpului afişat;

Al cincilea pas: Precizarea denumirii sau etichetei pe care câmpul cheie

externă o va afişa.

4. Pentru finalizare, la apăsarea butonului Finish, Access afişează un mesaj prin

care va invita la salvarea tabelului pentru ca modificările să fie efectuate.

Figura nr. 1.15 Editarea asocierii între două tabele ale bazei de date


Pagina 21 din 78

În situaţia în care se apelează la utilizarea asistentului Lookup Wizard fereastra

Relationship va afişa cele două tabele asociate prin intermediul câmpurilor de

legătură. Pentru operaţiunile de ştergere sau modificare a unei asocieri deja create

se va selecta linia care desemnează această asociere şi se va apela meniul

contextual (afişat printr-un click dreapta) selectând ulterior, după caz, fie opţiunea

Delete pentru ştergerea asocierii, fie Edit Relationship pentru modificarea

proprietăţilor unei asocieri (Figura nr. 1.15).Dacă se bifează restricţia de

integritate referenţială (Enforce Referential Integrity), linia care desemnează

asocierea dintre cele două tabele va afişa 1 la capătul dinspre tabela primară şi

semnul ∞ la capătul dinspre tabela externă. Această proprietate este permisă

numai în cazul în care tipul asocierii este One To Many. Odată cu selectarea acestei

proprietăţi alte două proprietăţi ale asocierii pot fi activate: Modificarea în cascadă

a câmpurilor legate (Cascade Update Related Fields), prin care orice modificare

adusă câmpului cheie primară din cadrul asocierii presupune modificarea automată

a câmpului cheie externă pentru toate înregistrările asociate, şi Ştergerea în

cascadă a înregistrărilor legate (Cascade Delete Related Records), ce presupune

ştergerea tuturor înregistrărilor asociate din tabela externă odată cu ştergerea unei

înregistrări din tabela primară.

Aceste modificări se vor realiza pentru toate tabelele bazei de date Access pentru a

defini structura finală a bazei de date relaţionale.

2.2. Încărcarea datelor în tabele şi modalităţi de filtrare a datelor unei

baze de date.

Tabelele unei baze de date relaţionale sunt destinate stocării datelor ce pot fi

consultate sau actualizate ulterior. De aceea o etapă importantă în crearea bazelor

de date constă în încărcarea tabelelor cu date coerente. Aceste date sunt introduse

de la tastatură, fie direct în tabele, fie, cel mai des întâlnit în practică, prin

intermediul unor formulare create special pentru a asigura o interfaţă cât mai

agreabilă şi uşor de utilizat. Pentru încărcarea datelor în cadrul tabelelor trebuie să

se ţină cont de corelaţiile şi dependenţele dintre tabelele aflate într-una sau mai

multe asocieri. Astfel, mai întâi vor fi încărcate date în tabelele care deţin în cadrul

unei asocieri cheia primară, după care se va trece la încărcarea datelor în tabelele

ce conţin cheile externe aferente, pentru a se respecta restricţia de integritate

referenţială. De exemplu, o plată nu poate fi încărcată până când nu există bonul de

casă aferent vânzării în prealabil, aşa cum un produs care face parte dintr-o anumită

categorie de produse nu poate fi încărcat în baza de date dacă nu a fost încărcată

mai întâi categoria aferentă în cadrul tabelului CategorieProduse.

Încărcarea datelor se va face în modul de afişare a datelor în cadrul unui tabel.

Pentru aceasta, se selectează tabelul în cauză, apoi, fie se efectuează dublu clic, fie

se apasă butonul Open pentru deschiderea tabelelor. Înregistrarea introdusă se

salvează automat în momentul în care cursorul va părăsi rândul acesteia.


Pagina 22 din 78

La nivel de tabel, există posibilitatea de a sorta datele încărcate în tabele, în funcţie

de un anumit câmp. Pentru a sorta datele dintr-un tabel, se poziţionează mai întâi

cursorul în cadrul câmpului după care se va face sortarea, apoi, din grupul de

opţiuni Sort&Filter, se alege una din opţiunile prezente: Sort Ascending sau Sort

Descending.

Pentru filtrarea datelor, există posibilitatea definirii unor filtre cu ajutorul metodei

formularului (Home→Sort&Filter→Advanced→Filter By Form), prin care se poate

alege o valoare pentru unul sau mai multe câmpuri pentru care se aplică criterii de

filtrare.

Figura nr. 1.16 Utilizarea opţiunii de filtrare a datelor dintr-un tabel cu ajutorul formularului

O altă metodă este cea de filtrare prin selecţie. Pentru aplicarea acestei metode,

mai întâi se poziţionează cursorul pe valoarea care se constituie drept criteriu de

filtrare pentru câmpul respectiv, după care se alege opţiunea

Home→Sort&Filter→Selection. Mai departe se va selecta opţiunea de filtrare potrivit

criteriului selectat: afişarea înregistrărilor pentru care câmpul prezintă întocmai

valoarea selectată (Equals), pentru care câmpul diferă de valoarea selectată (Does

not equal), care conţine valoarea selectată (Contains) sau care nu conţine ca

valoare selecţia (Does not contain) (Figura nr. 1.17).


Pagina 23 din 78

Figura nr. 1.17 Modalitatea de filtrare a datelor dintr-un tabel prin metoda de filtrare prin

selecţie

2 Interogarea datelor şi extragerea informaţiilor din cadrul

unei baze de date Access

Structurarea unei baze de date relaţionale este un proces ghidat de reguli stricte

privind construirea tabelelor care să respecte modelul relaţional. Restricţiile impuse

de acest model implică obligativitatea stocării informaţiei în structura din care

aceasta face parte şi nu în locul unde apare. Deşi o informaţie poate să apară în

mai multe locaţii, totuşi ea va fi stocată într-un singur tabel, potrivit principiului non-

redundanţei datelor.

Interogarea unei baze de date este un proces foarte important pentru utilizatorii

acestora, întrucât presupune regăsirea şi extragerea informaţiilor dorite de către

utilizator. Pentru realizarea interogărilor, Access pune la dispoziţia utilizatorilor

obiectele de tip Cerere (Query). Rezultatul cererii se prezintă sub forma unei foi de

răspuns dynamic (ceea ce înseamnă că la fiecare apelare sunt afişate datele care

îndeplinesc criteriile şi structura interogării), foaie care nu mai există fizic după

închiderea cererii. Aşadar, o cerere de interogare a bazei de date nu măreşte spaţiul

ocupat în cadrul calculatorului de către baza de date. O cerere poate interoga date

din cadrul unuia sau mai multor tabele, sau chiar din cadrul altor cereri.

O cerere reprezintă, de fapt, o modalitate de a oferi răspunsuri la diverse întrebări

adresate bazei de date. Aceste răspunsuri pot fi formulate utilizând datele stocate

într-unul sau mai multe tabele. În procesul de interogare a mai multor tabele,

cererile utilizează un concept relativ simplu, denumit compunere. La bază, acest

concept constă în punerea laolaltă a datelor din mai multe tabele prin intercorelarea

lor, pornind de la egalitatea valorilor unor câmpuri cu aceeaşi semnificaţie din tabele

diferite. De exemplu, având structura tabelelor din Figura nr. 1.12, răspunsul la

întrebarea Care sunt denumirile produselor din categoria sosuri? va fi obţinut prin

compunerea tabelelor Produse şi CategoriiProduse, pentru care condiţia de


Pagina 24 din 78

compunere va fi egalitatea dintre valorile câmpului CodCategorie din tabelul

CategoriiProduse şi cele ale câmpului cheie externă CodCategorie din Produse.

Deci se va selecta categoria cu denumirea Sosuri pentru care se va afla care este

codul acesteia şi se vor afişa denumirile acelor produse pentru care codul categoriei

este cel aflat în tabelul CategoriiProduse (Figura nr. 2.1).

Figura nr. 2.1 Compunerea a două tabele pentru obţinerea informaţiilor cerute prin impunerea

unui criteriu de filtrare a datelor

Câteva dintre destinaţiile care se pot da cererilor de interogare a bazelor de date pot

fi:

Regăsirea informaţiei în baza de date;

Căutarea datelor în tabele legate;

Afişarea unui subset de date prin impunerea anumitor condiţii;

Sortarea informaţiilor obţinute din mai multe tabele;

Efectuarea de calcule folosind date din tabelele bazei de date;

Actualizarea bazei de date;

Pregătirea datelor în vederea afişării lor în cadrul unor formulare sau

rapoarte.

În Access, interogările pe tabele multiple leagă date stocate în două sau mai multe

tabele legate prin una sau mai multe asocieri, astfel încât aceste date să devină

informaţii importante pentru analiză.

2.1 Tipuri de cerere pentru interogarea bazelor de date

Access oferă posibilitatea construirii următoarelor tipuri de cerere:

Cereri de selecţie (Select Query), formează cel mai utilizat tip de

cerere de interogare, care dau posibilitatea stabilirii de criterii de


Pagina 25 din 78

căutare, regăsirii informaţiei dorite şi afişării acestei informaţii pentru

a fi accesibilă utilizatorului. Tot în această categorie se înscriu şi

cererile prin care se afişează rezultatul unor calcule dintre valorile

unor anumite câmpuri. La rândul lor, cererile de selecţie se împart în

alte categorii mai mici:

o Cereri de selecţie propriu-zisă: selectează date din unul sau

mai multe tabele şi/sau interogări, pe baza unor criterii

stabilite iniţial;

o Cereri parametrizate: presupune filtrarea datelor din tabele

sau interogări pe baza unor criterii precizate printr-un

parametru, adică, o valoarea care se va stabili de către

utilizator la executarea cererii;

o Cereri cu câmpuri calculate: afişează, pe lângă datele din

tabele sau interogări, şi rezultatul unor calcule efectuate între

valorile a două sau mai multe câmpuri, sau între acestea şi

valori scalare;

o Cereri de agregare a datelor: sintetizează date din tabele,

utilizând funcţii de agregare a datelor dintr-unul sau mai multe

câmpuri pentru mai multe înregistrări.

Cereri de analiză încrucişată, care permit sintetizarea datelor şi a

rezultatelor obţinute din calcule, sub forma unei foi de calcul tabelar,

făcând informaţia mai uşor de citit şi de înţeles.

Cereri de acţiune, care modifică date din cadrul tabelelor sau

crează noi tabele, pe baza unor criterii. Cererile de acţiune se împart

în următoarele subcategorii:

o Cereri pentru crearea de noi tabele (Make Table Query):

crează un nou tabel, cu toate înregistrările sau doar o parte a

acestora, din unul sau mai multe tabele asociate;

o Cereri pentru adăugarea de date în tabele (Append Query):

adaugă anumite înregistrări dintr-un tabel în altul;

o Cereri pentru modificarea datelor din tabele (Update

Query): Modifică date dintr-un anumit tabel, în funcţie de

anumite criterii precizate;

o Cereri pentru ştergerea datelor din tabele (Delete Query):

pe baza unui anumit criteriu, şterg înregistrările dintr-un

anumit tabel.


Pagina 26 din 78

Oricare ar fi tipul cererii de interogare, orice obiect de tip cerere este supus

următoarelor operaţii:

Operaţia de construire sau de creare a cererii;

Operaţia de utilizare, deschidere sau afişare a datelor interogate;

Operaţia de modificare a definiţiei cererii realizate prin operaţia de creare.

2.2 Crearea obiectelor de tip cerere

Un obiect de tip cerere poate fi creat utilizând două modalităţi principale: prin

proiectare grafică a cererii (cunoscut şi sub denumirea de Modul Design), şi prin

utilizarea limbajului standard de interogare a bazelor de date (cunoscut sub

denumirea de limbajul SQL – Structured Query Language). În prezentul capitol ne

vom ocupa doar de prima modalitate, folosind interfaţa grafică Access.

Figura nr. 2.2 Regăsirea elementelor de tip interogare în cadrul unei baze de date

Toate obiectele de tip cerere sunt afişate în cadrul grupului de obiecte Queries din

panoul de navigare printre obiectele bazei de date. Efectuarea unui dublu click pe

numele unui asemenea obiect va deschide răspunsul la cererea pentru care obiectul

de tip interogare a fost creat. Pentru modificarea definiţiei unei interogări se va

efectua click dreapta pe numele acesteia şi se va apela opţiunea Design View din

cadrul meniului contextual care apare.


Pagina 27 din 78

Pentru a facilita modul de definire a structurii unei interogări, Microsoft Access

propune utilizarea unui set de programe ajutătoare, numite asistenţi, care au

menirea de a conduce utilizatorul la o anumită finalitate cu privire la scopul

interogării create prin parcurgerea succesivă a anumitor paşi. Apelarea acestor

asistenţi poate fi efectuată prin opţiunea Create→Queries→Query Design.

Figura nr. 2.3 Accesarea asistenţilor pentru crearea interogărilor

Caseta de dialog afişează următoarele moduri de creare a unei noi cereri:

Asistentul pentru cereri simple (Simple Query Wizard);

Asistentul pentru crearea tabelelor încrucişate (Crosstab Query

Wizard);

Asistentul pentru căutarea înregistrărilor duplicat (Fiind Duplicates

Query Wizard);

Asistentul pentru căutarea înregistrărilor care nu au corespondent în

cele două tabele sursă (Fiind Unmatched Query Wizard).

Deşi asistentul poate uşura munca celui care îl utilizează, în practică, cel mai des se

utilizează prima modalitate de creare a cererilor, şi anume modul grafic de

proiectare, din considerentul că permite personalizarea modului de definire a

obiectelor de tip interogare.

2.2.1 Crearea cererilor de selecţie

Cererile de selecţie a datelor formează categoria celor mai utilizate tipuri de

interogare a unei baze de date, întrucât sunt cele care permit aflarea răspunsurilor

la cele mai frecvente întrebări care interesează utilizatorul final. Construirea unei

cereri de selecţie a datelor porneşte de la analiza cerinţei pe care utilizatorul o

adresează bazei de date. Astfel, trebuie identificate, pe rând, ce informaţii trebuie

afişate, care sunt datele ce trebuie apelate pentru afişarea acestora, din ce tabele


Pagina 28 din 78

fac parte acestea şi cum se asociază aceste tabele. Foarte important este, în egală

măsură, identificarea tipului de interogare ce trebuie folosit pentru aflarea

rezultatului final.

Pentru cererile de selecţie a datelor, se alege opţiunea Design View din caseta

New Query. Access va afişa fereastra de interogarea a tabelelor după exemplu,

cunoscută sub denumirea Query By Example (prescurtat Q.B.E.). Alături de această

fereastră, se va afişa şi caseta de selectare a tabelelor care urmează a fi interogate,

denumită Show Table.

Figura nr. 2.4 Structura ferestrei de interogare QBE

Pentru a răspunde unei cereri de selecţie utilizând metoda de proiectare se

apelează opţiunea Create→Queries→Query Design. Pe rând, trebuie specificate

tabelele care oferă sursa informaţională pentru cererea specificată, alături de

câmpurile ale căror valori se vor afişa sau pentru care se impun condiţii. Panoul

tabelelor va fi completat prin selectarea acestora din fereastra Show Table (Figura

nr. 2.4). Atunci când aceste tabele sunt asociate, grila de tabele va afişa inclusiv

legăturile dintre acestea, fie că ele provin din fereastra Relationship, fie că sunt

rezultatul utilizării asistentului Lookup Wizard.

Specificarea câmpurilor interogării

Grila de câmpuri conţine mai multe rânduri care au destinaţii diferite. Fiecare

coloană din cadrul grilei este destinată unui anumit câmp din cadrul tabelelor aduse

pentru interogare. O scurtă descriere a rândurilor aferente grilei Query Design este


Pagina 29 din 78

necesară pentru a identifica rolul acestora în procesul de proiectare a modului de

interogare a bazei de date:

Rândul Field din cadrul grilei se completează automat sau de la tastatură cu

denumirea unui câmp din cadrul tabelelor prezente.

Rândul Table este destinat precizării tabelului din care face parte câmpul

introdus în cadrul primului rând din grilă, având în vedere că aceeaşi

denumire o pot lua două sau mai multe câmpuri, dar din tabele diferite.

Rândul Sort oferă posibilitatea sortării datelor afişate la executarea interogării

prin ordonarea crescătoare sau descrescătoare a celor din câmpul sau

câmpurile unde se precizează sortarea. Valorile pentru acest rând pot fi alese

dintr-o listă derulantă.

Rândul Show este destinat posibilităţii de afişare sau ascundere la

executarea interogării a datelor din câmpul pentru care se selectează sau

deselectează.

Rândul Criteria prezintă importanţă prin prisma oportunităţilor oferite pentru

filtrarea datelor din tabele. Aici şi în cadrul rândurilor care urmează vor fi

introduse expresiile valide pe baza cărora se va efectua selectarea doar a

acelor înregistrări care îndeplinesc criteriile precizate. Criteriile vor fi precizate

utilizând anumiţi operatori de comparaţie sau logici.

Grila de câmpuri ale ferestrei de proiectare poate fi completată prin aducerea

câmpurilor pe coloane diferite ale rândului Field. Pentru completarea acestui rând

pot fi utilizate mai multe metode: prin efectuarea unui dublu click pe denumirea

câmpului selectat din cadrul tabelelor prezente în panoul de tabele, prin metoda

glisarea denumiri câmpului din tabelul din care acesta face parte situat în panoul de

tabele până pe rândul Field aferent unei coloane noi din grila de câmpuri, sau prin

selectarea din caseta derulantă aferentă rândului Field din grila de câmpuri.

Alături de aceste modalităţi de completare a rândului Field există posibilitatea

completării manuale a acestuia prin tastarea denumirii câmpului ale cărui valori

urmează a fi afişate la vizualizarea rezultatului interogării. Coloanele definite în

acest sens poartă denumirea de câmpuri cu expresii. Pentru situaţii speciale în care

valorile solicitate spre a fi afişate nu pot fi aflate printr-o simplă consultare a

câmpurilor din tabele ci necesită ajustări prin aplicarea de diverse operaţii de

prelucrare, Access permite tastarea modului de afişare a datelor direct în rândul

Field. Spre exemplu, dacă se cere doar o parte din informaţia deţinută de un câmp,

formula pentru extragerea valorii cerute este tastată sub forma:

Denumire câmp: Formulă de calcul

De exemplu, afişarea lunii în care a fost emis fiecare bon de casă presupune, pe

lângă afişarea valorilor câmpurilor care identifică fiecare bon de casă (regăsite în

câmpuri din tabelul BonCasă), şi definirea modului de extragere a lunii din data

bonului de consum. În acest sens, pe rândul Field, se va tasta formula de calcul

pentru afişarea lunii în care a fost emis fiecare bon de casă:


Pagina 30 din 78

LunaEmitereBonCasa:Month([DataBonCasa])

Există, de asemenea, situaţii speciale în care, alături de valori ale unor câmpuri din

cadrul bazei de date, un anumit câmp din cadrul unei interogări necesită doar

afişarea unor valori scalare. În asemenea situaţie, pe rândul Field al grilei de

câmpuri va fi tastată valoarea scalară care trebuie afişată fiind precedată de

denumirea atribuită acestei coloane.

Access oferă, de asemenea, posibilitatea de a aduce în grila de câmpuri a tuturor

atributelor unui tabel, prin efectuarea unui dublu clic pe semnul * care apare în

tabelul respectiv. Acelaşi lucru se poate obţine şi dacă se efectuează un dublu clic

pe denumirea tabelului din panoul superior, pentru a selecta toate câmpurile, şi

utilizarea metodei „Drag and Drop” pentru a aduce toate aceste atribute în cadrul

grilei.

Există posibilitatea ştergerii anumitor câmpuri din cadrul grilei de câmpuri, în situaţia

în care nu le mai considerăm necesare pentru interogare. Acest lucru se realizează

prin poziţionarea cursorului deasupra denumirii câmpului în cauză, şi efectuarea

unui clic când cursorul capătă forma unei săgeţi negre cu vârful în jos (). Apoi,

pentru ştergere, se apasă tasta Delete.

Precizarea criteriilor de filtrare

Criteriile se precizează pe rândul Criteria sau Or utilizând expresii valide, care să

poată fi “înţelese” de Microsoft Access.

În continuare, vom prezenta câteva modalităţi de specificare a condiţiilor de filtrare a

datelor introduse cu ajutorul unor operatori. Aceste condiţii vor fi introduse pe rândul

Criteria pe aceeaşi coloană cu denumirea câmpului asupra cărora acţionează.

Pe rândul Criteria pot fi utilizaţi diferiţi operatori prin care pot fi construite condiţii

complexe. Vom enumera cele mai importante categorii de astfel de operatori,

oferind o scurtă descriere de utilizare a lor în criteriul de filtrare:

operatorii de comparaţie: (>, >=, <, <=, =, !=, <>);

operatori logici: (AND, OR, NOT);

Operatori aritmetici: +, -, *, /, mod

Operatori de concatenare a mai multor texte: &, +;

Operatori de identificare: . (operatorul punct)

operatori specifici limbajului SQL: (IN, BETWEEN, LIKE, IS NULL);

Exemple:

Operator Exemplu Descriere

= =”Nicu” Caută valorile egale cu textul „Nicu”

<> <>”Mere” Afişează toate valorile, mai puţin „Mere”

< <10 Toate valorile câmpului mai mici ca 10


Pagina 31 din 78

>= >=2000 Toate valorile mai mari decât 2000

Between Between #1/2/2011# And #5/3/2011# Toate datele cuprinse în intervalul precizat

Like Like “S*” Returnează toate valorile care încep cu litera

S

NOT NOT “Pere” Se afişează toate valorile diferite de „Pere”

IN IN (5,8,4) Toate valorile de 5,8 sau 4

IS NULL IS NULL Caută înregistrările al cu valori nule

IS NOT

NULL

IS NOT NULL Caută înregistrări care conţin valori

Operatori de

identificare

<BonCasa.DataBonCasa Valorile câmpului curent se compară cu cele

ale câmpului DataBonCasa din tabelul

BonCasa şi se afişează cele care respectă

condiţia.

Operatorul LIKE poate fi utilizat pentru căutarea valorilor unui câmp care corespund unui anumit tipar folosind caractere speciale (*, ?, #, !). Semnificaţia acestor caractere şi modul de utilizare a lor sunt exemplificate în continuare:

Caracterul *: precizează posibilitatea căutării parţiale a textelor – sunt căutate toate textele care la poziţia caracterului special * deţin unul sau mai multe caractere aflanumerice, indiferent care sunt acestea.

Caracterul ?: sunt căutate acele texte care pe poziţia în care acest caracter apare se găseşte doar un singur caracter alfanumeric.

Caracterul #: sunt afişate textele care conţin pe poziţia în care acest caracter apare un caracter numeric sau caracterele + sau -.

Caracterul ! exprimă negaţia tiparului precedat de acesta.

Pentru a preciza o plajă de valori posibile, tiparul trebuie să fie încadrat între paranteze drepte iar plaja de valori trebuie precizată utilizând limita inferioară şi cea superioară, separate prin semnul -.

Tipar de căutare Valori care corespund condiției

Valori care nu corespund condiției

a*a aa, aBa, anca, alba aBC

*ab* abc, AABB, Xab aZb, bac

a[*]a a*a aaa

a?a aaa, a3a, a&a aBBBa

a#a a0a, a1a, a2a aaa, a10a

[a-z] a, p,n, z 2, &

[!a-z] 0, &, %, #, - b, a

[!0-9] A, a, &, ~ 0, 1, 9

C[!b-m]# Ca9, Cz0, C99 Cbc, Cj0

Atunci când sunt impuse mai multe condiţii este important să se precizeze modul în

care acestea sunt evaluate: obligatoriu toate sunt necesare (operatorul AND) sau

cel puţin una dintre acestea (operatorul OR).


Pagina 32 din 78

Pentru a exemplifica modalitatea de corelare a condiţiilor multiple prin operatorul

AND, propunem spre rezolvare următoarea cerere de interogare: Să se afişeze

denumirile produselor care au existat sau există în magazin din categoria Conserve

din fructe si legume pentru care termenul de valabilitate este mai mic de 25 zile.

Vom analiza cererea de interogare în vederea determinării tabelelor care vor

participa la afişarea rezultatului, a câmpurilor care se cer a fi afişate şi a celor pentru

care se impun condiţii. Urmărind structura bazei de date (a se vedea Figura nr.

1.12) vom observa că informaţiile necesare sunt plasate în două tabele: denumirea

categoriei produselor pentru care se impune condiţia să fie conserve din fructe şi

legume se găseşte în tabelul CategoriiProduse, în timp ce denumirea produselor

care se cere a fi afişată şi termenul de valabilitate sunt câmpuri ale tabelului

Produse.

Figura nr. 2.5 Modalitatea de rezolvare a unei cereri de interogare utilizând fereastra Query

Design

Cele două tabele sunt asociate prin intermediul perechii de câmpuri CodCategorie

(cheia primară) din CategoriiProduse şi CodCategorie (cheie externă) din Produse.

Proiectarea obiectului de tip interogare care va oferi răspunsul pentru această

cerinţă este explicată în Figura nr. 2.5.

Aşadar, toate condiţiile precizate pe acelaşi rând Criteria sunt combinate utilizând

operatorul AND. Dacă două condiţii sunt precizate pe rânduri Criteria diferite atunci

între cele două condiţii se interpune operatorul OR.


Pagina 33 din 78

Compunerea tabelelor în vederea interogării lor

În vederea interogării datelor din mai multe tabele sursă, fereastra QBE permite

1. Echicompunere (Inner Join) – se vor selecta înregistrările care au

corespondent în ambele tabele.

2. Compunere externă (OUTER JOIN) – se vor selecta toate înregistrările din

una din tabele, indiferent dacă au sau nu corespondent în cealaltă tabelă. În

funcţie de direcţia selectării datelor, aceasta poate fi compunere externă de

stânga (LEFT JOIN) sau de dreapta (RIGHT JOIN).

În privinţa cererilor de selecţie care au ca sursă mai multe tabele trebuie precizat că,

în mod implicit, Access utilizează operaţia de Echicompunere, fapt ce conduce la

selectarea înregistrărilor ce au corespondent în ambele tabele.

Notă:

Dacă o cerere de interogare presupune selectarea datelor din două tabele cu un

număr de x şi respectiv y înregistrări, şi între cele două tabele nu este implicit sau

explicit definite nici o asociere, atunci rezultatul va conţine un set de x * y

înregistrări, adică se formează produsul cartezian între cele două seturi de date.

Exemplu de echicompunere între două tabele: Să se afişeze toate denumirile

produselor care au fost vândute. Se vor afişa, prin urmare, toate denumirile acelor

produse pentru care valorile câmpului IdProdus se regăsesc şi în tabelul

ProduseVândute.

Figura nr. 2.6 Exemplu de interogare a două tabele prin echicompunere


Pagina 34 din 78

Figura nr. 2.7 Rezultatul interogării a două tabele compuse prin operaţiunea de

echicompunere

Exemplu de compunere externă: Să se afişeze toate denumirile produselor,

indiferent dacă au fost sau nu vândute. Se vor afişa toate denumirile produselor

chiar dacă valorile câmpului IdProdus nu se regăsesc şi în tabelul ProduseVândute.

Figura nr. 2.8 Selectarea datelor din două tabele prin compunere externă

Rezultatul afişat este cel prezentat în Figura nr. 2.9.


Pagina 35 din 78

Figura nr. 2.9 Afişarea rezultatului unei interogări având ca sursă două tabele compuse prin

compunere externă

Se observă, prin urmare, că pentru acele valori care nu au corespondent în cea

de-a doua tabelă, câmpul corespondent va prezenta valoarea NULL.

Dacă între două tabele nu există asocieri predefinite, acestea se pot stabili între

două câmpuri făcând parte din cele două tabele, prin glisarea mouse-ului de la

câmpul de legătură din primul tabel către câmpul de legătură din cel de-al doilea.

Ulterior, şi această asociere, reprezentată printr-o linie ce va uni cele două câmpuri

între care se realizează legătura, poate fi modificată în sensul schimbării tipului de

compunere între tabelele în cauză.

Lansarea în execuţie a cererii se realizează prin următoarele procedee:

Utilizând butonul View, , primul din grupul Result al meniului Design (acest buton poate permite comutarea între diversele tipuri de afişare a interogării);

Utilizând butonul Run, din acelaşi grup Result;

Efectuând dublu click pe numele interogării din panoul de navigare al bazei de date.

2.2.2 Crearea cererilor parametrizate

Cererile parametrizate presupun introducerea unei valori pentru criteriul unui câmp

de către utilizator, în momentul în care interogarea este lansată în execuţie. Pentru

aceasta, se procedează la crearea unei cereri de interogare de selecţie, parcurgând

paşii pe care i-am prezentat, urmând să stabilim, în final, cărui câmp i se va atribui

parametrul pentru filtrarea datelor.

Un parametru constă, de fapt, dintr-un text pe care calculatorul îl va afişa în

momentul în care cererea este lansată în acţiune, text care va invita utilizatorul să

introducă valoarea în urma căreia se va face filtrarea. Acest text va trebui,


Pagina 36 din 78

întotdeauna, introdus între paranteze drepte, pentru ca Access să-l recunoască

drept parametru şi nu drept un criteriu stabilit anterior. De exemplu, se doreşte

afişarea tuturor produselor dintr-o categorie specificată de utilizator în momentul

execuţiei. Fereastra QBE va arăta astfel:

Figura nr. 2.10 Proiectarea unei interogări parametrizate

La executarea interogării nu sunt afişate direct rezultatele sub forma unui set de

înregistrări, aşa cum se întâmplă în situaţia unei interogări simple, ci se va afişa mai

întâi mesajul prin care se cere valoarea parametrului care va completa condiţia

impusă, urmând ca filtrarea să se realizeze în funcţie de această valoare.

În stabilirea mesajului parametrului unei interogări, câteva observaţii se impun a fi

precizate:

1. Mesajul se va introduce întotdeauna între paranteze drepte, pentru a fi tratat

ca parametru şi nu ca o valoare de tip text ce urmează a fi comparată cu

valorile câmpului în cauză;

2. Textul definit ca mesaj al parametrului trebuie să fie diferit de denumirea

oricărui câmp din cadrul tabelelor selectate, în caz contrar făcându-se

comparaţia între valoarea câmpului pentru care se impune condiţia şi

valoarea câmpului a cărui denumire apare între paranteze drepte pe rândul

Criteria.


Pagina 37 din 78

3. Parametrul face obiectul unei comparaţii, prin urmare orice parametru va fi

trecut pe rândul Criteria, precedat de operatori de comparaţie sau făcând

parte dintr-o formulă al cărei rezultat va fi comparat cu valoarea câmpului

pentru care s-a impus condiţia.

Figura nr. 2.11 Etapele executării unei interogări parametrizate

2.2.1.2 Crearea cererilor cu câmpuri calculate Crearea unei interogări nu se limitează numai la câmpurile tabelei sau tabelelor

bazei de date. Se pot utiliza expresii pentru a crea câmpuri calculate. Aceste

câmpuri pot fi rezultatul unor operaţii între două sau mai multe câmpuri, sau între

unul sau mai multe câmpuri şi anumite valori scalare. Pentru a efectua operaţii cu

aceste câmpuri, sunt folosiţi operatorii aritmetici (+, -, *, /) şi parantezele rotunde.

Parantezele drepte sunt utilizate pentru desemnarea unui anumit câmp (cu alte

cuvinte, câmpurile trebuie trecute între paranteze drepte). Exemple de câmpuri

calculate:

Se cunoaşte că Valoare produs vândut=Cantitate*Preţ Vânzare. Această formulă

se exprimă, în limbajul Access, în următoarea formă:

[Valoare produs]: [Cantitate] * [PretVanzare]

Totodată Access dispune şi de o bibliotecă de funcţii predefinite la care utilizatorul

poate face apel în definirea unui câmp calculat. Spre exemplu, dacă se doreşte


Pagina 38 din 78

afişarea vechimii, în zile, de la emiterea unui bon de casă şi până în prezent poate fi

formulat următorul câmp calculat:

VechimeBonCasa: Date()-DataBonCasa

unde Date() este funcţia Access care returnează data curentă.

Aceste formule se introduc în grila de câmpuri, în următoarea coloană liberă, pe

rândul Field. Eticheta câmpului calculat va fi dată de partea din stânga semnului „:”.

În exemplul nostru, câmpul se va numi „VechimeBonCasa”.

Pentru exemplificare explicăm modul de proiectare a interogării pentru următoarea

cerinţă: Care sunt denumirile produselor şi valoarea vândută din fiecare prin

bonurile de casă din ultimele 30 de zile.

Figura nr. 2.8 Exemplu de proiectare a unei interogări cu câmp calculat

Observaţie: Aşa cum s-a putut vedea şi în cazul interogărilor parametrizate,

încadrarea între paranteze drepte este specifică şi modului de precizare a mesajului

unui parametru. De aceea, când denumirea unui câmp ce face parte dintr-o formulă

nu este corect tastată, ceea ce apare între paranteze drepte este considerat de

Access ca fiind un parametru şi la executarea interogării va fi afişată caseta Enter

Parameter Value specifică interogărilor parametrizate.


Pagina 39 din 78

2.2.1 Agregarea datelor din mai multe înregistrări ale unei interogări

Agregarea datelor defineşte o modalitate de calcul a unor valori statistice aplicând

diverse funcţii de sintetizare unui grup de valori ale aceluiaşi câmp provenind din

mai multe înregistrări ale unui set de date. Astfel, Access permite numărarea

elementelor unui anumit grup (funcţia COUNT), însumarea acestora (funcţia SUM),

valoarea cea mai mare (MAX), valoarea cea mai mică (funcţia MIN), deviaţia

standard (STDEV), varianţa (VAR), prima valoare a câmpului dintr-un set de

înregistrări (FIRST) sau ultima valoare (LAST). Toate aceste funcţii sunt numite

funcţii de agregare, acţionând doar la nivel de grup de înregistrări. Gruparea

înregistrărilor se realizează după valori egale ale unui anumit câmp al setului de

date supus agregării. Pentru înţelegerea agregării datelor în Access vom considera

următoarea cerinţă:

„Care este cantitatea cea mai mare vândută din fiecare produs?”

Sintetizarea presupune afişarea a două informaţii pentru fiecare produs din cadrul

nomenclatorului: denumirea produsului şi cantitatea maximă comandată din acesta.

Considerând, pentru exemplificare, următorul set de înregistrări aferent comenzilor

emise de clienţi pentru produsele firmei, vom detalia modul în care Access va

realiza gruparea datelor şi apoi agregarea cantităţilor comandate:

Figura nr. 2.12 Modalitatea de sintetizare a informaţiei prin gruparea înregistrărilor după

valorile unui anumit câmp


Pagina 40 din 78

În situaţia existenţei unei condiţii de filtrare în cerinţa interogării, această condiţie

este prioritară, Access realizând mai întâi filtrarea datelor, urmând a stabili câmpul

de grupare şi agregarea pe setul de înregistrări care va rămâne în urma eliminării

acelor înregistrări care nu respectă criteriul de filtrare impus.

Pentru exemplificare vom completa cerinţa anterioară cu o condiţie suplimentară

impusă asupra datelor: „Care este cantitatea cea mai mare vândută din fiecare

produs după data de 1.1.2012?”

Se observă că este necesară eliminarea unor înregistrări din setul produselor

vândute, astfel încât să rămână doar cele vândute după data impusă prin cerinţă.

Considerăm data vânzării ca fiind data bonului de casă. Atunci când filtrarea se

impune asupra unui alt câmp decât cele de grupare şi de sintetizat (a se vedea

Figura nr. 2.12) acest câmp va prezenta clauza WHERE.

Figura nr. 2.13 Exemplificarea modului de proiectare a interogării de sintetizare propuse spre

rezolvare

Acest tip de interogare se va rezolva ca o interogare obişnuită (prin precizarea

tabelelor sursă, a câmpurilor selectate şi a criteriului de filtrare) urmând ca

sintetizarea datelor să fie stabilită prin selectarea unor valori din lista de valori

aferentă fiecărui câmp pe rândul Total. Acest rând devine vizibil odată cu apăsarea

butonului Total situat pe bara de meniuri a grupului Design→Show/Hide (Figura nr.


Pagina 41 din 78

2.13). Pentru câmpurile de grupare se va alege întotdeauna Group By, pentru

câmpurile de filtrare opţiunea Where, iar sintetizarea datelor aferente câmpului

calculat se va realiza prin selectarea unei funcţii de sintetizare din lista aferentă

aceluiaşi rând Total.

2.2.2 Cereri de tip tabel încrucişat (CrossTab)

O categorie aparte de cereri care au la bază agregarea şi sintetizarea informaţiei pe

mai multe grupări de date o reprezintă interogările de tip analiză încrucişată. Aceste

interogări sunt utile în scopul analizei datelor permiţând obţinerea unor situaţii

sintetice asemănătoare tabelelor pivot realizate prin procesoarele de tabele (ca de

exemplu Microsoft Excel). Practic, este posibilă elaborarea unor tabele în care

gruparea şi ordonarea datelor se realizează atât pe linii cât şi pe coloane la

intersecţia cărora se pot efectua calcule complexe.

Etapele ce trebuie urmate pentru realizarea unei astfel de cereri de interogare sunt

următoarele:

Se va crea o interogare de selecţie în modul Design View, pe baza tabelelor

ce conţin datele necesare şi se vor selecta câmpurile dorite pentru afişare şi

eventualele câmpuri pentru care se vor impune restricţii.

Din grupul Design→QueryType se va selecta opţiunea CrossTab ce va avea

ca efect imediat afişarea rândurilor Total şi Crosstab în grila interogării.

Se va specifica după care câmpuri se va realiza gruparea datelor, respectiv

funcţiile totalizatoare pe rândul Total, şi clauza Where pentru câmpurile de

filtrare suplimentară.

Rândul CrossTab permite declararea modului de dispunere a informaţiei în

cadrul rezultatului: Row Heading în cazul câmpurile ce vor fi afişate pe liniile

tabelului, Column Heading pentru câmpul ce va fi afişat pe verticală, şi Value

pentru valorile ce vor fi afişate la intersecţia liniilor cu coloanele. Este permisă

existenţa mai multor câmpuri ordonate pe orizontală (Row Heading), dar a

unui singur câmp Column Heading şi a unui singur câmp Value.

Pentru exemplificare vom parcurge etapele prezentate anterior pentru a răspunde

cerinţei: Să se afişeze pentru fiecare produs care este valoare totală vândută de

fiecare vânzător pe anul 2011.

Vom conveni plasarea câmpurilor Nume, respectiv, Prenume din tabelul Vanzatori

pe liniile situaţiei centralizatoare, câmpul Denumire din tabelul Produse pe coloana

acesteia, iar la intersecţia lor se va plasa valoarea totală, calculată ca sumă a

produsului dintre câmpul Cantitate şi Preţ din tabelul ProduseVandute. Filtrarea

datelor se va realiza utilizând câmpul DataOraBonCasa din tabelul BonCasa din

care se va extrage anul utilizând funcţia Year. Modul de proiectare a interogării

potrivit cerinţei enunţate este prezentat în Figura nr. 2.14.


Pagina 42 din 78

Figura nr. 2.14 Modalitatea de rezolvare a interogărilor de tip CrossTab

2.2.3 Crearea cererilor de acţiune

Aşa cum am putut observa, la nivel de tabel sunt permise operaţiunile de actualizare

a datelor (adăugări, modificări sau ştergeri ale înregistrărilor din tabele). Există,

însă, situaţii când actualizările individuale ale anumitor înregistrări din cadrul

tabelelor nu sunt eficiente, atunci când numărul înregistrărilor care ar trebui

actualizate în acelaşi mod este mare. În asemenea cazuri, se justifică actualizarea

în masă a înregistrărilor (desemnând adăugarea, modificarea sau ştergerea mai

multor înregistrări din acelaşi tabel printr-o singură operaţie, specificând tiparul de

actualizare).

Cererile de acţiune sunt o categorie aparte a cererilor de interogare a bazelor de

date, pentru că efectuează schimbări la nivelul bazei de date, aceste schimbări

afectând atât structura tabelelor (interogări pentru crearea de noi tabele), cât şi

datele conţinute de acestea (celelalte interogări de acţiune). De aceea, se impune

să manifestăm o anumită prudenţă în lucrul cu aceste tipuri de cereri, întrucât

rezultatul lor este iremediabil (de exemplu, odată şterse anumite înregistrări, ele nu

mai pot fi recuperate).

Specific acestor tipuri de interogări este faptul că ele trebuie lansate în execuţie

doar prin comanda Run din meniul Query sau prin apăsarea butonului de pa

bara de instrumente.


Pagina 43 din 78

2.2.3.1 Cereri pentru modificarea datelor din înregistrările unui tabel (Update

Query)

Sunt interogări utilizate pentru actualizarea înregistrărilor dintr-o tabelă, care

corespund unui anumit criteriu. Pentru a se efectua actualizarea, trebuie să

precizăm, la nivelul unei astfel de cereri, care sunt câmpurile asupra cărora se

aplică criteriul de modificare, care sunt câmpurile ale căror date vor fi modificate şi

care este formula de modificare a acestor date, sau valoarea care se va stoca

pentru câmpurile de modificat. La fel ca şi în cazul celorlalte tipuri de interogări, mai

întâi are loc filtrarea înregistrărilor urmând ca setul de înregistrări rezultat în urma

filtrării să fie supus mai departe operaţiunii de modificare a datelor din câmpul sau

câmpurile actualizabile. Dacă nu există un criteriu de filtrare a înregistrărilor atunci

modificarea va afecta toate înregistrările din tabelul respectiv.

Actualizarea câmpului modificat se poate efectua fie pe baza unei valori scalare

(exemplu: Procentul de comision din vânzări ale casierilor angajaţi înainte de anul

2008 să fie 6%), fie prin implicarea valorilor existente ale câmpului modificabil

(exemplu: să se majoreze cu 2 procente comisionul casierilor angajaţi în anul 2008),

fie prin implicarea valorilor altor câmpuri (exemplu: dacă casierul a fost angajat în

anul 2008, procentul de comision este de 5%, altfel este de 6%).

Pentru exemplificare, vom enunţa o cerere de modificare prin majorarea valorilor

existente ale unui câmp dintr-un tabel: să se majoreze cu 30 zile termenele de

valabilitate în zile ale produselor din categoria cu codul 1. Câmpul de modificat, în

această situaţie, este Termenul de valabilitate din tabelul Produs. Actualizarea se va

realiza doar pentru produsele care fac parte din categoria cu codul 1, deci câmpul

de filtrare va fi CodCategorie din cadrul aceluiaşi tabel. Rezolvarea presupune

crearea unei interogări de selecţie având cele două câmpuri specificate mai sus, şi

criteriul de filtrare CodCategorie=1. Pasul următor defineşte tipul interogării: din Fila

Design grupul Query Type se selectează tipul de interogare Update care va

schimba grila de interogare potrivit capturii din Figura nr. 2.15.


Pagina 44 din 78

Figura nr. 2.15 Proiectarea unei interogări de modificare a datelor pe baza unei formule

Executarea interogării prin apăsarea butonului din grupul Design→Result va

aduce modificările solicitate la nivelul tuturor înregistrărilor din tabelul Produse

implicate potrivit criteriului de filtrare. Pentru a putea vizualiza rezultatele, se va

deschide tabelul Produse din grupul de obiecte Tables.

Exemplificarea modului de proiectare a interogărilor de modificare a datelor care ţin

cont şi de valoarea altor câmpuri în operaţiunea de actualizare, vom enunţa şi

explica modul de rezolvare a următoarei cerinţe: Să se majoreze termenul de

valabilitate al produselor din categoria cu codul 1 cu 5 zile, dacă acestea sunt

perisabile şi cu 30 de zile, dacă nu sunt perisabile.

Se observă, prin urmare, că alături de câmpul CodCategorie, considerat câmp de

filtrare pentru interogarea noastră, modificarea se va realiza diferenţiat, în funcţie de

valoarea unui alt câmp din tabelul de actualizat, câmpul Perisabil. Acest câmp ia


Pagina 45 din 78

valori logice (True sau False), în funcţie de care depinde cu câte zile se va majora

termenul de valabilitate a acelor produse vizate. Rezolvarea presupune o formulă de

modificare a câmpului TermenValabilitate(zile) care va verifica valoarea câmpului

Perisabil prin intermediul funcţiei IIF. Această funcţie permite evaluarea unei condiţii

şi returnarea a câte unui rezultat în funcţie de rezultatul condiţiei. Se va utiliza, prin

urmare, formula de actualizare:

IIF([Perisabil]=False;[TermenValabilitate(zile)]+30; [TermenValabilitate(zile)]+5)

Modul de proiectare al interogării este explicat în Figura nr. 2.16.

Figura nr. 2.16 Rezolvarea interogării de modificare a datelor utilizând o formula de

actualizare complexă

Se observă că pe rândul Update To toate denumirile de câmpuri trebuie încadrate

între paranteze drepte.

2.2.3.2 Cereri pentru ştergerea înregistrărilor din tabele

Pentru a şterge dintr-o tabelă anumite înregistrări care îndeplinesc un anumit criteriu

de selecţie, se pot defini interogări de acţiune. Cum ştergerea se realizează

întotdeauna la nivel de înregistrare (şi nu la nivel de câmp), important în această

situaţie este criteriul prin care se realizează filtrarea înregistrărilor care urmează a fi

şterse (dacă nici un criteriu nu se precizează, se vor şterge toate înregistrările din

cadrul tabelului respectiv).

Pentru efectuarea unei ştergeri în masă a înregistrărilor potrivit unui criteriu stabilit,

trebuie procedat astfel:

Se va crea o interogare nouă pe baza tabelei în care se va efectua ştergerea

înregistrărilor;


Pagina 46 din 78

Se aduce în cadrul grilei câmpul sau câmpurile pentru care se vor defini

criteriile de selecţie şi se vor preciza aceste criterii pe rândul Criteria;

Se va schimba tipul cererii din Select Query în Delete Query, utilizând

opţiunea Query Type->Delete Query;

Se lansează cererea în execuţie prin apelarea opţiunii Run.

Vom exemplifica prin crearea unei cereri de ştergere a produselor vândute prin

bonurile de casă cu numărul 2 şi 3. Se observă că tabelul din care se solicită

ştergerea este ProduseVândute. Se cere ştergerea acelor înregistrări pentru care

numărul bonului de casă este 2 şi 3. Prin urmare, câmpul de filtrare este NrBonCasă

situat în cadrul aceluiaşi tabel.

Fereastra QBE va conţine următoarele elemente:

Figura nr. 2.17 Definirea unei interogări de ştergere a datelor dintr-un tabel

Notă: Ştergerea înregistrărilor, la fel ca şi modificarea acestora, trebuie să respecte

restricţiile impuse la nivel de tabel şi asociere între tabele. Astfel, actualizările

asupra înregistrărilor unui tabel vor ţine cont de restricţiile asociate integrităţii

referenţiale (modificarea în cascadă a câmpurilor legate, respectiv, ştergerea în

cascadă a înregistrărilor asociate). Dacă aceste opţiuni nu sunt bifate la nivelul

proprietăţilor asocierii tabelului respectiv cu alte tabele care deţin o cheie externă

pentru acesta, atunci actualizarea acestuia nu va fi posibilă.

2.2.3.3 Interogările pentru crearea de noi tabele (Make Table Query)

Acest tip de interogare permite generarea unei noi tabele plecând de la datele

stocate într-una sau mai multe tabele, sau de la rezultatul unei interogări. La bază,

această interogare se va construi pe structura unei interogări de selecţie normale, la

finalul căreia se va schimba tipul de interogare într-una de creare de tabel pe baza

rezultatului acesteia. Prin urmare, scopul acestui tip de interogare rezidă în a stoca


Pagina 47 din 78

rezultatul unei foi de răspuns dinamic sub forma unui tabel pentru a surprinde o

situaţie dintr-un anumit moment dat.

Acest tip de interogare se poate crea urmând o anumită succesiune de paşi:

a. crearea unei interogări de selecţie cu toate elementele ei (câmpuri

sortate, criterii de filtrare, câmpuri calculate, sintetizări de date,etc.).

b. transformarea acestei interogări în tipul de creare a unui nou tabel. Acest

pas constă în alegerea tipului de interogare Make Table Query din grupul

Design→Query Type.

c. precizarea în cadrul casetei de dialog care apare a numelui tabelului nou

creat, tabel care se va regăsi după executarea cererii de interogare în

grupul de obiecte Tables.

d. executarea cererii de interogare prin apelarea meniului Query- Run.

Rezolvarea unei cerinţe exemplificative: Să se creeze un tabel nou cu toţi vânzătorii

care au vândut produse în valoare totală mai mare de 3000 lei în anul 2012.

Pasul 1: crearea interogării ce va afişa numele şi prenumele vânzătorilor care în

anul 2012 au vândut produse în valoare mai mare de 3000 lei (interogare pentru

sintetizarea datelor aferente câmpului calculat valoare). Modul de proiectare a

acestei interogări este prezentat în Figura nr. 2.18.

Figura nr. 2.18 Crearea unei interogări pentru generarea unui tabel nou

Pasul 2: Schimbarea tipului interogării din grupul Query Type al meniului Design din

Select în Make Table.

Pasul 3: Precizarea numelui tabelului ce va fi creat: CasieriVanzări (Figura nr. 2.19)


Pagina 48 din 78

Figura nr. 2.19 Modificarea tipului de interogare pentru crearea unui nou tabel

Pasul 4: Executarea interogării de creare a tabelului (prin apăsarea butonului Run)

şi vizualizarea informaţiilor din cadrul tabelului nou creat.

În fereastra de navigare a bazei de date va fi prezent un nou tabel cu numele atribuit

la pasul anterior care va conţine toate informaţiile pe care interogarea le-a specificat

prin fereastra de proiectare QBE.

2.2.3.4 Interogări pentru adăugarea de înregistrări (Append Query)

Interogările pentru adăugare oferă utilizatorilor posibilitatea inserării de noi

înregistrări într-un tabel existent în baza de date pornind de la înregistrările

existente.

Pentru a realiza o interogare de tip Append este necesară parcurgerea următoarelor

etape:

1. Elaborarea unei interogări de selecţie în modul Design View. Se va alege tabela ce

conţine datele şi vor fi luate în calcul doar câmpurile ce conţin valorile ce vor fi

adăugate, iar, în cazul în care se doreşte aplicarea unor criterii de selecţie a

acestora, se vor adăuga câmpurile de restricţionat.

2. Se vor tasta eventualele condiţii în rândul de criterii al interogării.

3. Din grupul Design→Query Type se va selecta opţiunea Append Query ce va

conduce la afişarea casetei Append în care se va selecta numele tabelei în care

dorim adăugarea.


Pagina 49 din 78

4. Transformarea interogării de selecţie într-o interogare de adăugare are ca efect

imediat apariţia rândului Append To în fereastra de proiectare a interogării. În acest

rând se va specifica pentru fiecare câmp din tabela ce conţine datele denumirea

câmpului corespondent din tabela unde vor fi adăugate.

Pentru exemplificare propunem spre rezolvare următorul exemplu: Să se adauge în

tabelul generat anterior prin interogare de tip creare tabel şi vânzătorii care în anul

2011 au vândut produse în valoare mai mică de 3000 lei.

Modul de rezolvare, respectând paşii expuşi anterior, este prezentat în Figura nr.

2.20.

Figura nr. 2.20 Proiectarea unei interogări pentru adăugarea datelor într-un tabel

3 Obiecte de tip formular într-o bază de date Access Formularele (Forms) desemnează o categorie de obiecte specializate ale bazei de

date Microsoft Access cu rol de a facilita revizuirea şi editarea informaţiilor din

tabele. Pot fi asimilate ferestrelor Windows care asigură intermedierea între utilizator

și datele unei baze de date (Graphic User Interface). Un formular poate reasambla

informaţiile din tabelele normalizate ale bazei de date potrivit unui format cunoscut

din domeniul în care baza de date funcţionează: factură, chitanţă, cerere de

creditare, adeverinţe, etc. La nivelul formularelor pot fi definite reguli de validare


Pagina 50 din 78

suplimentare celor definite în cadrul tabelelor. De asemenea, există posibilitatea

definirii unor formulare care să preia datele din două sau mai multe tabele şi să le

afişeze sau actualizeze împreună.

Din punct de vedere structural, un formular Access este alcătuit din anumite zone

care interacţionează în diverse moduri cu utilizatorul. Aceste zone poartă denumirea

de controale şi alcătuiesc interfaţa grafică pentru gestiunea datelor. La baza

construirii formularului stă o sursă de date (formată din unul sau mai multe tabele

sau interogări existente la nivelul bazei de date). Sursa de date va fi cea care oferă

informaţii afişate prin intermediul controalelor şi care va fi actualizată în timp real

(orice modificare a datelor la nivel de formular se reflectă automat în tabelele sursei

de date).

Formularele din cadrul unei aplicaţii Access pot fi create în scopul de a afişa şi

actualiza datele din cadrul unor tabele (le vom numi Formulare legate), care prezintă

o sursă de date, sau pentru alte scopuri, cum ar fi afişarea unor mesaje, afişarea

meniurilor aplicaţiei, deschiderea altor formulare sau rapoarte, etc. (formulare care

se numesc nelegate).

Obiectele de tip formular sunt grupate în categoria Forms din cadrul ferestrei bazei

de date.

Câteva considerente care ar putea recomanda utilizarea formularelor în cadrul unei

baze de date Access ar fi:

Interfața cu utilizatorul final prin intermediul controalelor (butoane, casete

text, etc.).

Posibilitatea actualizării concomitente a mai multor tabele.

Completarea regulilor de validare definite la nivelul tabelelor cu unele mai

complexe.

O aranjare mai bună a informaţiilor de revizuit sau editat.

Informaţii suplimentare faţă de cele existente în tabele (câmpuri calculate,

comentarii şi explicaţii, etc.)

Formularele legate de o sursă de date (unul sau mai multe tabele sau interogări) pot

afişa informaţiile din cadrul acesteia în diverse moduri:


Pagina 51 din 78

1. Sub formă de coloană (Single Form)

2. Sub formă tabelară (Multiple Items)


Pagina 52 din 78

3. Mixte (Split Form)

4. Tip foaie de calcul (Datasheet)

5. Tip grafic (Chart)


Pagina 53 din 78

3.1 Crearea formularelor legate

Pentru afişarea într-unul din modurile prezentate anterior, Access pune la dispoziţie

diverse modalităţi pentru crearea formularelor, prin selectarea uneia dintre opţiunile

prezente în grupul Create→Forms (Figura nr. 3.1)

Figura nr. 3.1 Modalități de creare a formularelor Access

Din lista de modalităţi afişate se va selecta cea dorită pentru crearea formularului:

Form – generarea rapidă a unui formular având drept sursă un tabel sau

interogare selectat(ă) în prealabil;

Design View – toate operaţiile de proiectare vor fi stabilite de utilizator;

Blank Form – generarea unui formular gol care poate fi ulterior completat cu o

sursă de date;

Form Wizard - utilizatorul va fi îndrumat pas cu pas în crearea formularului;

Navigation – proiectarea unei ferestre de tip meniu prin care pot fi accesate

mai multe formulare pe care baza de date le deţine.

Pentru facilitarea efortului de proiectare a unui astfel de formular, Access ne pune la

dispoziţie o serie de asistenţi (Wizards), care ne invită să parcurgem anumiţi paşi în

urmă cărora formularul va fi finalizat. Aceasta este cea mai uşoară cale pentru

realizarea unui obiect de tip formular. Însă nu întotdeauna rezultatul obţinut în urma

utilizării asistentului este cel scontat, de multe ori fiind necesară personalizarea

formularului obţinut. În această situaţie utilizatorul va trebui să apeleze la cea de-a


Pagina 54 din 78

doua metodă pentru crearea formularelor şi anume, metoda de proiectare a

acestora (Design View).

3.1.1 Crearea rapidă a unui formular

Un formular poate fi realizat doar printr-un singur clic prin apelarea utilitarului Form,

apelabil din grupul de meniul Create→Forms. Este o metodă extrem de simplă,

Access apelând la un format predefinit pe care îl va folosi pentru a construi

formularul legat la o sursă de date selectată în prealabil (un tabel sau o interogare).

Pentru utilizarea acestei metode se vor parcurge următorii paşi:

1. Se selectează tabelul sursă din fereastra de navigare (Navigation Pane)

situată în partea stângă a ecranului bazei de date.

2. Se apelează opţiunea Form din grupul Create→Forms.

3. Se va deschide formularul în modul Layout ce va permite redimensionarea

controalelor ce vor afişa valorile câmpurilor din cadrul sursei de date.

Observaţie: Dacă tabelul sursă este asociat cu un singur tabel (care deţine o cheie

externă asociată cu cheia primară a acestuia) formularul generat automat prin

această metodă va afişa şi informaţiile tabelului asociat, filtrând datele din tabelul

asociat în funcţie de valoarea câmpului de legătură. Luând drept sursă de date

tabelul CategoriiProduse, observăm că singurul tabel cu care se asociază este

tabelul Produse, cel care deţine cheia externă CodCategorie.

Crearea formularului rapid pe baza tabelului CategoriiProduse va genera, de

asemenea, în baza acestei asocieri, o secţiune în cadrul acestui formular care va

conţine date despre produsele aflate în categoria de produse afişată la acel moment

(Figura nr. 3.2).


Pagina 55 din 78

Figura nr. 3.2 Crearea unui formular rapid utilizând o sursă de date

3.1.2 Utilizarea asistentului pentru crearea formularelor Access

Deşi maniera de realizare a formularelor rapide este una extrem de facilă, ea nu

implică deloc utilizatorul în personalizarea formularului realizat, oferind un design

predefinit. O altă variantă de realizare a formularelor legate (prezentând o sursă de

date) este utilizarea asistentului de proiectare a acestora. Prin această metodă de

lucru, utilizatorul poate răspunde la o serie de întrebări într-o manieră interactivă

comunicând asistentului informaţiile de care are nevoie pentru stabilirea sursei de

date a formularului şi a modului de personalizare a acestuia.

Proiectarea formularelor utilizând varianta Form Wizard presupune parcurgerea

anumitor paşi, atunci când sursa de date este o tabelă:

1. În fereastra Form Wizard se va selecta mai întâi tabelul sau tabelele care vor sta

la baza afişării datelor din cadrul formularului, după care se vor preciza care sunt

câmpurile care vor apărea în cadrul acestuia.


Pagina 56 din 78

2. Se alege tipul de formular dorit, precizându-se modul în care vor fi afişate datele.

3. Definirea titlului formularului, precum şi modul în care va fi deschis acesta (pentru

vizualizarea datelor sau pentru modificare).


Pagina 57 din 78

În urma utilizării asistentului se va deschide formularul în modul de editare a

informaţiilor, având sursa de date şi structura specificată prin răspunsurile la

întrebările de mai sus.

Observaţie: În primul pas al asistentului pentru proiectarea formularului, Access

oferă posibilitatea selectării mai multor tabele care vor constitui sursa de date a

formularului ce urmează a fi creat.


Pagina 58 din 78

Etapa 1: Selectarea câmpurilor aferente

tabelului cu cheia primară

Etapa 2: Alegerea ca sursă de date a

tabelului cu cheia externă şi selectarea

câmpurilor acestuia alături de cele selectate

anterior.

Etapa 3: Alegerea modului de grupare a

datelor în cadrul formularului:

Etapa 4: Selectarea modului de afişare a

datelor specifice tabelului cu cheia externă:

Etapa 5: Definirea numelor specifice formularului principal (care afişează date din tabela cu

cheia primară) şi a subformularului (cel bazat pe tabela cu cheia externă a asocierii):


Pagina 59 din 78

În această situaţie în care sursa de date a formularului este multiplă (mai multe

tabele asociate prin intermediul cheilor externe) succesiunea paşilor prezentaţi mai

sus va fi completată de alţii suplimentari care au rolul de a stabili precedenţa afişării

informaţiilor şi modul de vizualizare a acestora (toate într-un singur formular –

formular cu subformular asemănător exemplului cu furnizorii şi facturile) sau prin

formulare legate (pentru fiecare tabel se creează un formular, un formular putând

redirecta către celălalt).

3.1.3 Crearea formularelor în modul de proiectare

Modul de proiectare al formularelor este cea mai completă metodă de creare a unui

formular, necesitând o bună cunoaştere a detaliilor tehnice de funcţionare a unui

formular. Făcând apel la diverse metode de proiectare conţinutului formularului şi de

stabilire a proprietăţilor acestora, modul de realizare a unui formular prin metoda de

proiectare oferă posibilitatea modificării aspectului formularului sau stabilirii de reguli

suplimentare de validare a datelor.

Structura unui formular este descrisă în modul de proiectare. Orice formular conţine

3 secţiuni importante, secţiuni în care vor fi desenate controalele şi ulterior încărcate

cu date. Acestea sunt:

Secţiunea de antet a formularului (Form Header), folosită, în general,

pentru a afişa titlul formularelor, sau alte informaţii referitoare la

utilizarea acestuia.

Secţiunea de detaliu a formularului (Detail), este zona care va

conţine toate controalele necesare afişării datelor sau a altor acţiuni

cu privire la acestea.

Secţiunea de subsol a formularului (Form Footer), zona care apare

în partea de jos a formularului şi poate conţine diverse informaţii,

cum ar fi totalul general, sau diverse controale.

În plus, orice formular conţine bara de navigare care prezintă butoanele de

deplasare prin înregistrări (prima înregistrare, înregistrarea anterioară, înregistrarea

următoare, ultima înregistrare şi butonul pentru adăugarea unei noi înregistrări).

Butoanele de navigare sunt afişate numai în timpul execuţiei formularului.

Controalele unui formular pot fi plasate în orice secţiune a formularului şi, la rândul

lor, pot fi legate de o sursă de date (situaţie în care menirea acestora este de a afişa

valoarea unui câmp din sursa de date a formularului) sau pot fi libere, îndeplinind

funcţii de informare a utilizatorului sau funcţii de interacţionare a acestuia cu

interfaţa grafică a formularului. Structura standard a unui formular este prezentată în

Figura nr. 3.3.


Pagina 60 din 78

Figura nr. 3.3 Explicarea structurii standard a unui formular

Proiectarea unui formular de la bun început prin precizarea tuturor elementelor

componente ale acestuia poate fi realizată prin apelarea opţiunii

Create→Form→Form Design. Aici se pot preciza, pe rând, informaţii privind sursa

de date a formularului, se pot selecta care din câmpurile acesteia vor fi plasate pe

suprafaţa formularului, se poate personaliza formatul de afişare a formularului prin

modificarea proprietăţilor de formatare a acestuia, etc.

Cu toate acestea, tehnica cea mai utilizată la crearea unui formular este

următoarea: într-o primă fază, formularele sunt generate cu ajutorul unui asistent,

după care sunt deschise în modul Design pentru a fi modificate, astfel încât să

corespundă cât mai bine cerinţelor utilizatorului final.

Figura nr. 3.4 Comutarea unui

formular în modul de proiectare

Design View


Pagina 61 din 78

Pentru accesarea modului de proiectare a unui formular creat anterior cu unul dintre

asistenţii prezentaţi se va deschide formularul dorit prin efectuarea unui dublu clic

pe numele acestuia, apoi se va comuta în modul de vizualizare pentru proiectare

prin apelarea opţiunii Home→Views→View→Design View.

La comutarea formularului în modul de proiectare pot fi observate controalele

aferente câmpurilor selectate spre a fi afişate din sursa de date. Aceste controale

sunt, în general de două tipuri: caseta text (Text Box) este folosită pentru afişarea

valorii unui anumit câmp aferente înregistrării curente şi eticheta (Label) destinată

afişării numelui câmpului, aşa cum apare el în cadrul sursei de date. În modul de

proiectare aceste controale pot fi personalizate prin redimensionare, mutare,

redenumire, formatare, etc. şi, de asemenea, pot fi adăugate şi alte controale din

grupul de opţiuni Design→Controls.

Multe din aceste tipuri de controale sunt însoţite de asistenţi specifici care oferă

utilizatorului diverse opţiuni pentru realizarea unei anumite funcţionalităţi specifice,

prin parcurgerea anumitor paşi. Plasarea unui control pe suprafaţa formularului se

face prin selectarea controlului dorit din grupul Controls urmată de schiţarea cu

ajutorul mausului a zonei pe care acesta o va ocupa pe suprafaţa formularului.

Odată cu deschiderea formularului în modul Design, este afişat grupul de opţiuni

denumit Controls, care conţine toate controalele pe care utilizatorul le poate ataşa

unui formular.

Figura nr. 3.5 Suita de controale disponibile spre a fi utilizate în cadrul unui formular

Alături de aceste controale, această bară de instrumente prezintă un buton pentru

activarea asistentului pentru acele controale pentru care există posibilitatea afişării

lui (Use Control Wizards). Dacă această opţiune este activată, atunci asistentul va fi

afişat de fiecare dată când utilizatorul plasează un control pe suprafaţa formularului.


Pagina 62 din 78

Pentru ataşarea unui control în cadrul unui formular, se efectuează clic pe

pictograma controlului dorit, cursorul va căpăta forma semnului plus, urmând ca

utilizatorul să traseze suprafaţa pe care o va ocupa controlul în cadrul formularului.

Dintre controalele puse la dispoziţia utilizatorului, cele mai importante sunt casetele

text (Textbox) şi casetele derulante (Combobox), utilizate pentru afişarea datelor din

cadrul câmpurilor sursei de date. Alături de acestea sunt utilizate şi etichetele

(Label), pentru afişarea denumirilor de câmpuri, sau butoanele de comandă

(Command button), pentru executarea diverselor acţiuni, de deplasare prin

înregistrări, de adăugare, modificare sau ştergere a înregistrărilor din tabela sursă.

Fiecare control poate fi deplasat oriunde pe suprafaţa formularului şi poate fi

redimensionat, cu ajutorul mausului, prin poziţionarea acestuia în diverse zone ale

marginii controlului, selectat în prealabil.

Prin trasarea butoanelor de comandă pe suprafaţa formularului, Access afişează

asistentul care oferă posibilitatea de a defini anumite acţiuni pentru butonul de

comandă nou creat. Prin parcurgerea paşilor acestui asistent, butonului de comandă

i se va ataşa un cod care va executa acţiunea aleasă la proiectare.

1. Precizarea categoriei de acţiuni şi a acţiunii pe care trebuie să o execute

butonul de comandă la efectuarea unui clic pe suprafaţa lui, în momentul

execuţiei formularului.

2. Precizarea textului sau pictogramei care va fi afişat/afişată pe suprafaţa

butonului de comandă.


Pagina 63 din 78

3. Precizarea numelui butonului de comandă, cu care va fi identificat în cadrul

formularului.

Prin apăsarea butonului Finish, butonul de comandă va fi creat, iar în momentul

vizualizării formularului, la efectuarea unui clic, butonul de comandă va executa

acţiunea precizată la proiectare.


Pagina 64 din 78

Fiecare formular, fiecare secţiune a formularului şi fiecare control din cadrul său

deţine un set de proprietăţi, grupate în cinci mari categorii de acţiuni:

a. Categoria Format, ce conţine proprietăţi cu privire la modul de

afişare a formularului sau controalelor din cadrul său;

b. Categoria Data, ce grupează toate proprietăţile care se referă la

sursa de date a formularului sau controalelor;

c. Categoria Event, grupând toate evenimentele la care formularul

sau controalele pot răspunde;

d. Categoria Other, ce conţine toate celelalte proprietăţi care nu se

regăsesc în primele trei categorii;

e. Categoria All, ce grupează toate proprietăţile prezente în primele

patru categorii.

Figura nr. 3.6 Proprietăţile unui formular

Aceste proprietăţi sunt diferite pentru fiecare control în parte, dar indiferent care ar fi

acestea, categoriile în care ele sunt grupate sunt aceleaşi.

Fiecare proprietate posedă o singură valoare. Precizarea valorii unei proprietăţi se

poate face fie prin tastarea valorii respective, fie prin selectarea valorii dintr-o listă

derulantă, fie cu ajutorul asistentului, care poate fi invocat prin apelarea meniului

contextual (click dreapta pe numele proprietăţii) şi alegerea opţiunii Build Wizard.


Pagina 65 din 78

Pentru a afişa caseta de proprietăţi a formularului, se va efectua dublu clic pe

caseta de selecţie a acestuia, situată între cele două rigle din cadrul formularului

deschis în modul de proiectare.

Figura nr. 3.7 Procedura de afişare a

proprietăţilor formularului deschis în modul

Design View

Pentru afişarea casetei de proprietăţi a unui control, se selectează mai întâi

controlul respectiv, după care se efectuează clic dreapta pe suprafaţa controlului

selectat şi se alege opţiunea Properties.

3.2 Crearea formularelor nelegate

Un formular nelegat se caracterizează prin faptul că nu prezintă o sursă de date

care să stea la baza lui, adică nu există o legătură între un tabel sau interogare din

cadrul bazei de date şi formularul în cauză.

Dintre proprietăţile unui formular, există una care ne oferă posibilitatea să

transformăm oricând un formular nelegat într-un formular legat.

Figura nr. 3.8 Stabilirea

manuală a sursei de date a

unui formular prin

selectarea tabelului sau

interogării necesare


Pagina 66 din 78

Aceasta este proprietatea Record Source, din categoria Data (Figura nr. 3.8).

Putem alege sursa de date din lista de tabele sau interogări care va fi afişată sau

putem construi o sursă de date pe baza a mai multor tabele sau interogări, cu

ajutorul asistentului pentru această proprietate (prin apăsarea butonului situat în

dreapta listei cu tabelele şi interogările).

Nota: Nu pot fi create formulare nelegate cu ajutorul unui asistent. De aceea, pentru

a putea realiza un astfel de formular, trebuie să se cunoască foarte bine metoda prin

care se pot ataşa controale formularului şi stabili ulterior proprietăţile acestor

controale, astfel încât rezultatul să fie cel scontat.

4 Obiecte de tip raport într-o bază de date Access Înregistrările dintr-un tabel sau interogare pot fi uşor imprimate direct din cadrul

obiectelor care le conţin. Se poate deschide obiectul Access respectiv şi se

apelează meniul File->Print. Însă, dacă se doreşte ca situaţiile rezultat să apară într-

o formă mai atractivă, dacă se impune includerea de calcule sau crearea anumitor

grafice pe baza datelor din tabele sau interogări, sau, pur şi simplu, afişarea unui

antet sau a unui subsol personalizat care să apară pe fiecare pagină din situaţia de

ieşire, atunci trebuie creat un obiect de tip raport.

Rapoartele sunt, deci, obiecte din cadrul unei baze de date Access care sunt

destinate imprimării pe suport de hârtie şi care fac ca datele din tabele sau

interogări să fie afişate într-o formă atractivă, uşor de înţeles şi uşor de analizat.

4.1 Crearea obiectelor de tip raport

Rapoartele se aseamănă, din punctul de vedere al proiectării lor, cu formularele.

Pentru afişarea datelor din tabele sau interogări se utilizează controale de tip casete

text, pentru afişarea denumirilor de câmpuri se folosesc controale de tip etichetă, iar

pentru afişarea anumitor imagini grafice, controalele de tip imagine (Image). Însă,

dat fiind faptul că scopul acestor obiecte diferă de cel al formularelor, în sensul că

ele nu pot executa anumite operaţii care să se declanşeze la apariţia unor

evenimente (de exemplu, la efectuarea unui clic cu mausul), atunci este uşor de

înţeles că anumite controale destinate executării anumitor acţiuni nu-şi au sensul în

cadrul unui astfel de obiect, întrucât ele vor fi tratate ca simple imagini, şi nu-şi vor

executa acţiunile pentru care au fost create. În categoria acestor controale intră

butoanele de comandă, casetele derulante sau butoanele de opţiune (Option

Button).

Un obiect de tip raport pune la dispoziţia celui care îl proiectează unele avantaje:

o Opţiuni de formatare atractive: Putem schimba tipul, mărimea sau culoarea

fontului utilizat în cadrul rapoartelor, pentru a le face mai uşor de citit. Putem

adăuga linii, casete text, sau imagini grafice în cadrul raportului.


Pagina 67 din 78

o Opţiuni de sortare şi grupare a datelor după diverse câmpuri: Rapoartele din

Access sunt un instrument puternic pentru totalizarea şi organizarea informaţiilor

pe grupuri de date.

o Opţiuni de combinare a datelor din mai multe tabele legate: un singur raport

poate afişa date din mai multe tabele sau interogări care conţin câmpuri de

legătură, sau între care există deja creată o asociere.

Acest capitol descrie care sunt posibilităţile de creare a obiectelor de tip raport dintr-

o bază de date Access şi care ar fi principalele avantaje pentru care ar trebui să

folosim un anumit tip de raport pentru prezentarea unor situaţii diverse.

Elementele prezentate la crearea formularelor sunt asemănătoare cu cele specifice

creării obiectelor de tip raport.

Pentru crearea rapoartelor Access există câteva modalităţi la care utilizatorul poate

face apel:

Crearea instantanee a unui raport pe baza unui tabel sau unei interogări

Sursă (opţiunea Create→Report)

Crearea unui raport prin parcurgerea pașilor unui asistent (opţiunea Report

Wizard)

Crearea unui raport prin proiectare și formatare manuală (opţiunea

Report→Design).

Obiectele de tip raport sunt grupate în categoria Reports din cadrul ferestrei de

navigare a bazei de date.

Grupul de opţiuni specifice realizării rapoartelor se află în meniul Create şi poartă

eticheta Reports. Pentru a crea un raport nou, fie se apelează opţiunea de generare

automată a unui raport rapid (Report), fie se apelează la ajutorul asistentului (Report

Wizard) din cadrul aceluiaşi grup de meniuri. În ambele situaţii trebuie selectată, în

prealabil, sursa de date a raportului care poate fi fie un tabel sau mai multe tabele

asociate, fie o interogare existentă.

Crearea rapoartelor cu ajutorul asistentului este o metodă flexibilă de realizare a

unor situaţii centralizatoare privind informaţiile furnizate de baza de date.

Construirea structurii raportului ţine cont de răspunsurile la întrebările pe care

asistentul le adresează utilizatorului prin paşii pe care îi afişează.

4.1.1 Generarea rapoartelor cu ajutorul asistentului (Report Wizard)

Cea mai simplă modalitate, şi în acelaşi timp şi cea mai utilizată, pentru crearea

unui raport, este utilizarea asistentului Report Wizard. Acesta prezintă o succesiune

de paşi, al căror număr diferă în funcţie de numărul de tabele sau interogări care


Pagina 68 din 78

stau la baza raportului. La finalul acestor paşi se va afişa raportul dorit, cu toate

informaţiile specificate în cadrul său.

Paşii pe care utilizatorul trebuie să-i parcurgă conţin o serie de întrebări la care

acesta trebuie să răspundă şi care se concretizează în opţiunile sale pentru raportul

dorit. Dat fiind faptul că numărul de paşi este mai mare în situaţia în care raportul

are ca sursă de date mai mult de o tabelă sau interogare, vom prezenta în

continuare crearea unui raport pe baza a două tabele (BonDeCasa şi

ProduseVândute):

1. Precizarea sursei raportului şi a câmpurilor pe care acesta le va

conţine.


Pagina 69 din 78

Figura nr. 4.1 Apelarea asistentului pentru crearea raportului şi precizarea sursei de date a

acestuia

2. Modul de organizare a datelor din raport, precizând care este tabela în funcţie

de care vor fi grupate datele. Între tabelele sau interogările sursei de date

trebuie să existe câmpuri de legătură.

Figura nr. 4.2 Specificarea priorităţii de afişare a datelor în cadrul raportului


Pagina 70 din 78

3. Precizarea câmpurilor suplimentare în funcţie de care se va face gruparea

datelor în cadrul raportului. (Datele vor fi afişate sub forma unor grupuri

pentru aceeaşi valoare a câmpului de grupare).

Figura nr. 4.3 Specificarea unor câmpuri de grupare suplimentare faţă de pasul precedent

4. Sortarea datelor în cadrul raportului. De reţinut că orice câmp pentru care s-a

făcut gruparea datelor este în acelaşi timp şi câmp de sortare, deci automat

valorile sale vor fi sortate crescător. Există posibilitatea de a efectua sortarea

datelor pe patru nivele, adică se va trece la sortarea de pe nivelul următor,

numai dacă valorile câmpului curent de sortare sunt egale. Sortarea se poate

face crescător sau descrescător.

Există, de asemenea, posibilitatea de a preciza opţiuni de totalizare la nivelul

fiecărui grup din cadrul raportului, prin apăsarea butonului Summary Options.


Pagina 71 din 78

Figura nr. 4.4 Specificarea modului de ordonare a datelor din cadrul raportului şi a opţiunilor

de totalizare la nivel de grup

5. Alegerea modului de aranjare în pagină a datelor. Access ne pune la

dispoziţie, pentru rapoartele cu sursă de date formată din mai mult de o

tabelă, şase posibilităţi de aranjare a câmpurilor şi valorilor acestora în cadrul

raportului. În funcţie de numărul câmpurilor sursei de date, el poate opta

pentru una din aceste opţiuni. De asemenea, tot aici, putem preciza şi cum

va fi imprimat raportul (pe orizontală – Landscape, sau pe verticală –

Portrait).


Pagina 72 din 78

Figura nr. 4.5 Precizarea modului de aranjare a datelor în cadrul raportului curent

6. Definirea numelui raportului, precum şi precizarea modului în care acesta va

fi deschis (pentru proiectare sau pentru vizualizarea datelor).

Figura nr. 4.6 Precizarea numelui raportului ce urmează a fi creat


Pagina 73 din 78

În urma finalizării acţiunii asistentului se va genera un raport nou, care poate fi

ulterior îmbunătăţit, prin modificarea sa utilizând modul de proiectare Design View.

Figura nr. 4.7 Raportul generat cu ajutorul asistentului

4.1.2 Modul de proiectare Design View

De multe ori, asistentul pentru crearea rapoartelor se dovedeşte a fi suficient pentru

a realiza situaţiile dorite. Însă, uneori, este necesar să modificăm structura unui

astfel de raport pentru a adăuga noi date sau pentru a modifica modul de afişare a

informaţiilor din cadrul său. Pentru această trebuie să deschidem raportul în modul

de proiectare a acestuia.

Vom observa ca orice raport conţine cinci secţiuni standard, în cadrul cărora vor fi

incluse controale pentru afişarea informaţiilor. Este important să cunoaştem aceste

secţiuni, întrucât ele apar în mod diferit în cadrul unui raport, iar includerea unui

control într-una din aceste secţiuni va conduce la apariţia controlului respectiv doar

când această secţiune va fi afişată în raport.

Cele cinci secţiuni standard din cadrul unui raport sunt:

1. Antetul raportului (Report Header). Este secţiunea care apare o

singură dată la afişarea raportului, la începutul acestuia, precedând orice

informaţie conţinută de celelale secţiuni.


Pagina 74 din 78

2. Antetul de pagină (Page Header). Apare pe fiecare pagină, la începutul

acesteia, afişând controalele conţinute în cadrul său, o singură dată pentru

fiecare pagină.

3. Conţinutul raportului (Detail). Conţine toate informaţiile afişate prin

intermediul controalelor din cadrul său. Această secţiune are proprietatea de

a se repeta de fiecare dată când întâlneşte o înregistrare nouă, astfel încât

toate înregistrările din cadrul sursei de date să fie afişate în cadrul său.

4. Subsolul de pagină (Page Footer). Este secţiunea care apare în cadrul

fiecărei pagini, o singură dată pe pagină, la finalul acesteia.

5. Subsolul raportului (Report Footer). Această secţiune afişează

controalele din cadrul său la sfârşitul raportului.

Figura nr. 4.8 Structura de bază a unui raport Acccess

Toate aceste cinci secţiuni apar în mod obligatoriu la nivelul unui raport. Însă,

uneori, în cadrul ferestrei Design View ale raportului mai apar şi alte secţiuni, în

urma stabilirii unor criterii de grupare a datelor din raport, fiecare câmp de grupare

fiind însoţit de un antet de grupare şi un subsol de grupare.


Pagina 75 din 78

Figura nr. 4.9 Structura unui raport ce prezintă grupări de date completată cu secţiunile de

grupare

Opţiunile de grupare a informaţiilor prezentate în cadrul raportului în funcţie de unul

sau mai multe câmpuri ale sursei de date selectate pot fi vizualizate şi modificate,

după caz, în panoul de grupare şi sortare a datelor ce poate fi apelat prin opţiunea

Design→Grouping&Totals →Group&Sort.

Figura nr. 4.10 Posibilităţi de modificare a opţiunilor de grupare la nivelul raportului


Pagina 76 din 78

Toate controalele conţinute de către un raport pot fi redimensionate, mutate sau li se

pot aplica diverse formate pentru afişarea în mod diferit a datelor din tabele sau

interogări. La fel ca şi în cazul formularelor, fiecare raport, control sau secţiune de

raport deţine un set de proprietăţi care pot fi modificate în fereastra de proiectare.

Aceste proprietăţi sunt grupate în aceleaşi categorii ca şi la formulare. Modalităţile

de afişare a acestor proprietăţi au fost prezentate în capitolul anterior.


Pagina 77 din 78

Bibliografie selectivă

1. Grupul BDASEIG - Baze de date, Ed. Infomega, 2002.

2. Florescu V., Stanciu V., Cozgarea G., Cozgarea A. – Baze de date,

Ed. Economică, 1999.

3. Jonathan Hide – Microsoft Access 2000, Ed. CustomGuide, 2000.

4. Roger Jennings, Utilizare Access pentru Windows 95, Ediţie Specială,

Ed.Teora, Bucureşti, 1997.

5. Faithe Wempen, Microsoft Office 97 Professional, 6 în 1, Ed. Teora,

Bucureşti, 1998.


POSDRU/81/3.2/S/59664



Titlul programului: Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor

Umane 2007-2013

Titlul proiectului: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul

financiar contabil

Editorul materialului: Academia de Studii Economice

Data publicării: Aprilie, 2012

Citat: Conținutul acestui material nu reprezintă în mod

obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a

Guvernului României.

tehnologia aplicatiilor office - access

Documents