CONFERINŢA DE PRESĂCONFERINŢA DE PRESĂ

BRIEFINGUL DE PRESĂBRIEFINGUL DE PRESĂ

Conferinţa de presă- este un procedeu specific relaţiilor publice, utilizat atunci când o organizaţie are de comunicat ceva foarte important, ceva de larg interes sau ceva absolut nou. Este una dintre cele mai complexe activităţi defăşurate în relaţiile cu mass-media.

Conferinţa de presă se poate organiza pentru: • a prezenta un eveniment important care suscită interes pentru o largă parte a publicului; • a oferi jurnaliştilor posibilitatea de a adresa întrebări conducătorilor organizaţiei; • a economisi timp, preîntâmpinând un mare număr de interviuri individuale; • a furniza simultan mai multor mijloace de informare în masă date despre un eveniment, proiect etc.;  Alte teme ale unei conferinţe de presă pot fi: • decizii politice/ economice majore; • proiecte importante (construcţii, inaugurări, re-branding etc.); • situaţii de urgenţă; • catastrofe; • conflicte în interiorul/ exteriorul organizaţiei.

În realitate, o conferinţă de presă se poate organiza dacă se răspunde afirmativ la trei dintre următoarele întrebări:

a) Organizaţia se bucură de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un număr reprezentativ de ziarişti?

b) Activităţile organizaţiei au o importanţă deosebită pentru un segment determinat al populaţiei?

c) Este evenimentul în cauză atat de important încât organizaţia să trebuiască să ofere explicaţii în legătură cu el?

d) Subiectul în discuţie interesează suficient de mult presa pentru a suscita întrebările ziariştilor?

e) Există informaţii sau poziţii noi care pot fi oferite sau argumentate în faţa presei?

Conferinţa de presă poate fi:

• conferinţă de presă dirijată:

- o anumită tematică stabilită din timp;

- începe cu o declaraţie iniţială, după care jurnaliştii pun întrebări (legate, cel puţin teoretic de subiectul pus în discuţie);

- oferă organizatorului un management eficient al evenimentului, rezultatele fiind previzibile iar pregătirile mai simple.

• conferinţă de presă liberă:

- întrebările jurnaliştilor pot aborda o gamă largă de teme;

- atrage mai mulţi jurnalişti;

- necesită o experienţă redutabilă.

Organizarea unei conferinţe de presă trebuie să ţină seama de un plan general, bazat pe următoarele etape:

1. pregătirea conferinţei de presă; - alegerea momentului; - stabilirea locului de desfăşurare; - stabilirea listei invitaţilor; - redactarea şi trimiterea invitaţiilor- redactarea documentaţiei;- elaborarea materialelor ajutătoare;- pregătirea discursurilor sau intervenţiilor; - pregătirea reprezentanţilor organizaţiei; - pregătiri şi verificări de ultimă oră.

2. desfăşurarea conferinţei de presă; - comunicarea limitelor privind: timpul de desfăşurare al conferinţei, numărul de întrebări/ jurnalist; recomandări referitoare la: închiderea şi nefolosirea telefoanelor mobile pe timpul derulării conferinţei; - declaraţia iniţială (sintetică) se face de către conducătorul conferinţei, după care se dă cuvântul jurnaliştilor; - persoanele care conduc conferinţa trebuie să repete şi să accentueze mesajele cuprinse în declaraţia iniţială pentru a asigura transmiterea lor efectivă;

3. evaluarea conferinţei de presă. -Câţi jurnalişti au participat la conferinţa de presă, interesaţi fiind de subiectul acesteia?

- A fost înţeles mesajul transmis de către organizaţie către presă? - Câte întrebări s-au pus în relaţie cu subiectul expus în timpul conferinţei? Dar după conferinţă? - Câte articole s-au publicat/ difuzat în urma conferinţei?

Dacă...

•Nu pune nimeni întrebări- conducătorul conferinţei poate oferi informaţii noi pentru a deschide alte unghiuri de abordare a problemei.

•Un jurnalist tinde să monopolizeze discuţiile- conducătorul conferinţei poate sugera respectivului jurnalist că îi va furniza detalii după conferinţă.

•Un jurnalist care în loc de întrebare îşi expune propriile păreri- „Întrebarea dvs. fiind?...”

Briefing-ul de presă are două părţi:

•declaraţia iniţială- care nu trebuie să depăşească 5 minute (răspunde la întrebările: cine?, ce?, când?, cum?, de ce?) şi se încheie cu o concluzie cât mai neutră, chiar una pozitivă;

Declaraţiile iniţiale urmăresc de regulă: să informeze sau să explice; să convingă sau să apere; să celebreze sau comemoreze momente din viaţa organizaţiei.

•întrebări şi răspunsuri- 15 minute.

În cazul unui briefing se vor lua în considerare următoarele: •adresarea să fie directă; •verbe la diateze active; •propoziţii scurte; •analogii pentru elemente necunoscute; •antiteze.

În situaţii de criză, în cadrul briefing-ului şi al conferinţei de presă...

•organizaţia TREBUIE să recunoască faptul că se confruntă cu o criză;

•organizaţia TREBUIE spună că totul funcţiona normal şi că s-a făcut tot posibilul pentru evitarea sau prevenirea situaţiei de criză;

•organizaţia TREBUIE să anunţe faptul că datorită specificului activităţii există riscuri dar există şi planuri de acţiune pentru acest gen de situaţii;

•organizaţia TREBUIE să-şi reafirme preocuparea pentru cele petrecute.

Mesajele briefing-ului sau ale conferinţei de presă- în situaţii de criză- sunt:

•ce s-a întâmplat; •ce face organizaţia pentru a remedia; •ce simte organizaţia în legătură cu cele petrecute.

Ordinea de abordare a problemelor: 1. Oamenii 2. Mediul 3. Proprietatea 4. Banii.

Sugestii

Let the press get your message across

BUT don’t forget:

Everything you say can be used against you!