studiu aplicativ privind eficientizarea activitatii primariei municipiului botosani
DESCRIPTION
FEAATRANSCRIPT
Studiu aplicativ privind eficientizarea activităţii
Primăriei Municipiului Botoşani
SPECIALIZARE: ADMINISTRAŢIE PUBLICĂ
ANUL III
IAŞI, 2010
Cuprins
I. Organizarea şi funcţionalitatea unei instituţii publice. Premise şi factori de impact
1. Cadrul general de înfiinţare şi organizare a instituţiei publice……………………………...
….....3
2. Individualizarea misiunii şi obiectului de activitate în instituţia publică…………………..
……..3
3. Prezentarea obiectivelor şi activităţilor instituţiei
publice………………………………………..4
4. Prezentarea structurii organizatorice şi indicarea fluxului informaţional (organigramă,
interrelaţii între compartimente/departamente/servicii; competenţe, atribuţii, sarcini)
…………………………5
5. Evidenţierea relaţiilor interinstituţionale………………………………………………….
………9
6. Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcţii ocupate)…….
….12
7. Analiza nivelului de pregătire profesională în funcţie de studiile avute (formare profesională
iniţială şi perfecţionare profesională)…………………………………………………………...
….13
8. Analiza fluxului documentelor în cadrul instituţiei………………………………………......
….14
9. Analiza situaţiei financiare (bugetul de venituri şi cheltuieli, mod de finanţare, fundamentarea
veniturilor şi cheltuielilor în funcţie de indicatori etc.)
…………………………………………….15
II. Îmbunătăţirea cadrului legislativ şi a celui instituţional. Pe exemplul Primăriei
Municipiului Botoşani
1. Analiza cadrului reglementativ aplicabil…………………………………………...…...
………18
2. Analiza relaţiilor de muncă…………………………………………………………........….
….18
2
3. Analiza capacităţii decizionale…………..………………………………………………….
…..19
4. Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunităţilor şi amenintărilor în vederea
eficientizării activităţii respectivei instituţii
publice……………………………………………….19
5. Identificarea posibilelor soluţii în vederea eficientizării activităţii instituţiei publice….....……
22
6. Eficientizarea comunicării dintre instituţia publică şi cetăţean……………………...…….
…....23
Concluzii …………….………………………………………………………………………….
…24
Anexe………………………………………………………………………………………………
25
Bibliografie
3
Studiu aplicativ privind eficientizarea activităţii Primăriei
Municipiului Botoşani
I. Organizarea şi funcţionalitatea unei instituţii publice. Premise şi factori de
impact
1.1 Cadrul general de înfiinţare şi organizare a instituţiei publice
Primăria Municipiului Botoşani este organizată şi funcţionează potrivit prevederilor
Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001 şi în conformitate cu hotărâile Consiliului
Judeţean Botoşani privind aprobarea organigramei şi numărului de posturi ale aparatului
propriu de specialitate.
Primarul, Viceprimarii şi Secretarul municipiului Botoşani, împreună cu aparatul
propriu de specialitate constituie o structură funcţională cu activitate permanentă, denumită
Primăria Municipiului Botoşani care aduce la îndeplinire hotărârile Consiliului Local al
Municipiului Botoşani şi dispoziţiile Primarului, soluţionând problemele curente ale
colectivităţii locale.
Primarul este şeful administraţiei publice locale a municipiului Botoşani şi al
aparatului propriu de specialitate, pe care îl conduce şi controlează, conform art. 66(1) din
Legea 215/2001.
1.2 Individualizarea misiunii şi obiectului de activitate în instituţia publică
Primăria Municipiului Botoşani este o structură funcţională cu activitate permanentă,
care duce la îndeplinire hotărârile Consiliului Local şi dispoziţiile Primarului, soluţionând, în
condiţiile legii, probleme curente ale comunităţii locale.
Întreaga activitate a Primăriei Municipiului Botoşani se subordonează principiului
legalităţii, gestionării responsabile şi eficiente a problemelor publice, în interesul colectivităţii
locale.
Misiunea Primăriei Municipiului Botoşani este de a soluţiona şi gestiona, în numele şi
în interesul colectivităţii locale pe care o reprezintă, treburile publice, în condiţiile legii, de a
asigura respectarea drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor, a prevederilor
Constituţiei, precum şi punerea în aplicare a legislaţiei în vigoare.
Atribuţiile Primăriei Municipiului Botoşani se concretizează în activităţi executive cu
caracter de dispoziţie şi activităţi cu caracter de prestaţie.
4
Prin activităţile executive cu caracter de dispoziţie se realizează procesul de organizare
şi executare a legilor, hotărârilor Consiliului Local şi altor acte normative, stabilindu-se conduita
concretă pe care trebuie să o urmeze diferite persoane fizice şi juridice din Municipiul Botoşani.
Actele juridice emise în exercitarea acestor activităţi sunt dispoziţii, avize, acorduri şi
autorizaţii.
Activităţile executive cu caracter de prestaţie se realizează din oficiu sau la cererea
cetăţenilor şi persoanelor juridice din municipiu, urmărind în principal:
asigurarea calităţii vieţii în cadrul colectivităţii locale (salubritate, ocrotirea mediului
ambiant, asigurarea utilităţilor publice, întreţinerea căilor publice).
satisfacerea unor cerinţe, din oficiu sau la cererea persoanelor fizice sau juridice (eliberarea
de certificate, nomenclatura stradală şi recenzarea imobilelor, realizarea cadastrului imobiliar-
edilitar, soluţionarea petiţiilor şi sesizărilor, analiza şi promovarea către autoritatea deliberativă
a propunerilor de soluţionare a problemelor ce intră în competenţa materială de soluţionare a
acesteia, precum şi asigurarea respectării drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor,
etc).
Dispoziţiile prezentului Regulament se aplică funcţionarilor publici şi personalului cu
contract individual de muncă, din aparatul propriu de specialitate al Primarului Municipiului
Botoşani.
Funcţionarii publici şi personalul angajat cu contract individual de muncă, din aparatul
propriu de specialitate al Primarului Municipiului Botoşani, fiecare în domeniul lor de activitate,
sunt în serviciul colectivităţii locale şi asigură satisfacerea cerinţelor cetăţenilor prin aplicarea
corectă a legilor, altor acte normative, inclusiv a hotărârilor Consiliului Local şi dispoziţiilor
Primarului.
Funcţionarii publici din aparatul propriu de specialitate al primarului se bucură de
stabilitate în funcţie, în condiţiile legii şi se supun reglementărilor Legii nr. 188/1999,
republicată, privind Statutul Funcţionarilor Publici.
Personalul angajat cu contract individual de muncă nu are calitate de funcţionar public
şi se supune reglementărilor prevăzute de legislaţia muncii.
1.3 Prezentarea obiectivelor şi activităţilor instituţiei publice
Primăria Municipiului Botoşani are ca obiectiv principal servirea colectivităţii realizând
acest lucru prin gestionarea resurselor ce aparţin oraşului. Pentru aceasta se elaborează şi aprobă
anual, bugetele de venituri şi cheltuieli şi se stabilesc impozitele şi taxele locale şi taxele
speciale.
5
Ca obiective menţionăm:
Eficientizarea activităţilor instituţiei;
Creşterea capacităţii administraţiei publice de a gestiona eficient şi rapid dezvoltarea
municipiului, în special prin proiecte de formare profesională a aparatului propriu, proiecte de
asimilare a principiilor managementului de proiect şi de dezvoltare de mecanisme şi politici care
să eficientizeze actul administrării locale;
Dezvoltarea Centrului de Informare şi Consiliere pentru Cetăţeni, pentru a fi mai aproape în
primul rând de nevoile acestora şi pentru a furniza acestora informaţiile de care aceştia au
nevoie;
Investiţii pentru modernizarea unităţilor de ordine publică, pentru creşterea gradului de
siguranţă în rândul cetăţenilor;
Implementarea tehnologiei informaţionale pentru gestionarea serviciilor publice, ca
mecanism de eficientizare a rolului administraţiei publice de gestionar şi monitor de politici
publice;
Pregătire profesională şi dezvoltarea abilităţilor funcţionarilor publici cu orientare către
clienţi / cetăţeni / contribuabili, cu efect în schimbarea mentalităţii şi atitudinii faţă de cetăţean şi
contribuabil în general;
Crearea unei unităţi de implementare / gestionare a proiectelor, care va avea şi rolul de a
promova la nivelul primăriei a unei metodologii de transformare a bugetului local în buget pe
proiecte, folosindu-se mecanismele specifice managementului de proiect;
Îmbunătăţirea serviciilor online şi a procesului de diseminare a informaţiilor în format
electronic;
Dezvoltarea unei reţele informatice a serviciilor publice ce pot fi oferite online;
Cât mai buna gestionare a resurselor financiare;
Finalizarea programelor şi proiectelor iniţiate de Primăria Municipiului Botoşani;
Perfecţionarea sistemului de relaţionare cu cetăţenii;
Iniţierea de noi proiecte şi acţiuni pe plan social, de programe de mediu;
Intensificarea acţiunilor ce ţin de imaginea localităţii.
Facilitarea contactelor şi sprijinirea administraţiilor locale pentru încheierea de parteneriate
externe;
6
1.4 Prezentarea structurii organizatorice şi indicarea fluxului informational
(organigrama, interrelatii intre compartimente/departamente/servicii; competente, atributii,
sarcini)
Aparatul propriu de specialitate al Consiliului Local al Municipiului Botoşani este
organizat pe compartimente. În sensul prezentului regulament, prin compartimente se înţelege
birouri, servicii, direcţii, conform organigramei şi statului de funcţii aprobat.
Structura organizatorică şi numărul de posturi se stabilesc prin hotărâri ale Consiliului
Local, cu respectarea prevederilor legale.
Conducerea direcţiilor, serviciilor, birourilor şi legătura acestora cu autorităţile în
subordinea cărora lucrează, se realizează prin directorii executivi, respectiv şefii de servicii şi
birouri.
Directorii, şefii de servici şi birouri reprezintă instituţia în raporturile cu terţii, numai pe
baza împuternicirilor de reprezentare acordate de primar, sau stabilite prin fişa postului.
Direcţiile de specialitate din cadrul structurii organizatorice nu sunt investite cu
atribuţii de decizie, care să angajeze autorităţile administraţiei publice locale.
În îndeplinirea atribuţiilor ce le revin, compartimentele, sub îndrumarea directorului
executiv, întocmesc rapoarte, referate, informări, programe de activitate, studii pe care le supun
aprobării, conform competenţelor legale.
Directorii executivi şi şefii de compartimente asigură conducerea operativă şi
funcţionarea în condiţii de eficienţă, calitate şi răspund de sarcinile, cât şi de instrucţiunile pe
care le transmit personalului din subordine.
În conformitate cu prevederile Legii nr. 215/2001 a administraţiei publice locale,
primarul, viceprimarii, secretarul, împreună cu personalul din subordinea ierarhică a primarului,
constituie Primăria, instituţie publică cu activitate permanentă care duce la îndeplinire efectivă
hotărarile Consiliului Local şi soluţionează problemele curente ale colectivităţii locale în care
funcţionează. Personalul Primăriei este structurat pe direcţii, servicii, birouri şi compartimente.
Primarul, în calitate de şef al administraţiei publice locale, răspunde de întreaga
activitate din Primărie potrivit competenţelor stabilite de lege. În exercitarea atribuţiilor sale
Primarul poate delega o parte din acestea, mai puţin cele exceptate de lege. În absenţa
Primarului, atribuţiile acestuia pot fi exercitate de unul dintre viceprimari anume împuternicit.
Viceprimarii coordonează compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei, în temeiul
organigramei şi dispoziţiei primarului. Secretarul Primăriei exercită atribuţiile prevăzute de
art.43 alin.2 si 53 din Legea administratţiei publice locale nr.215/2001, precum şi cele prevăzute
7
în alte acte normative, sau încredinţate de Primar şi Consiliul Local, bucurându-se de stabilitate
în funcţie în condiţiile legii.
Direcţia Administraţie Publică Locală
Compartimentul administraţie publică locală desfăşoară următoarele activităţi:
examinează şi propune secretarului modalităţile concrete de rezolvare a petiţiilor,
plângerilor formulate de cetăţeni, prezintă lunar sinteze privind problematica scrisorilor
adresate Primăriei şi modul de rezolvare a acestora;
răspunde de folosirea documentelor din arhiva instituţiei şi eliberează, în condiţiile
prevăzute de lege, certificatele, copiile şi extrasele de pe documentele din arhivă;
asigură înscrierea în audienţă a solicitanţilor, participă la audienţe şi urmăreşte
rezolvarea problemelor ridicate;
urmăreşte rezolvarea cererilor privind cumpărarea lemnelor de foc şi construcţii;
urmăreşte modul în care este asigurată apărarea ordinii publice, respectarea drepturilor
şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor, informând periodic Primarul şi Consiliul
Local;
gestionează şi soluţionează dosarele cetăţenilor privind Legea nr.10/2001;
vizează de legalitate contractele încheiate între Primărie şi terţi.
Biroul Stare Civilă prestează următoarele servicii către populaţie:
primeşte, verifică şi înregistrează documentaţia pentru eliberarea actelor de stare civilă
(naştere, deces, căsătorie), precum şi pentru eliberarea copiilor şi extraselor după
documentelor de stare civilă;
întocmeşte actele de naştere în baza sentinţelor civile de înregistrare tardivă a naşterii,
precum şi în baza dispoziţiilor Primarului, în cazul copiilor abandonaţi la naştere;
asigură relaţiile cu publicul în domeniu;
urmăreşte aplicarea art.62 din legea nr.119/1996, analizând şi stabilind faptele ce
constituie contravenţii la regimul actelor de stare civilă, aplicându-se sancţiuni potrivit
legii;
completează livretele de familie.
8
Biroul Registrul Agricol îşi desfăşoară activitatea în folosul cetăţenilor, astfel:
eliberează adeverinţe şi certificate de producător agricol, precum şi de adeverire a
proprietăţii agricole;
rezolvă corespondenţa, cererile şi reclamaţii cetăţenilor;
întocmeşte şi actualizează datele înscrise în Registrul agricol, conform Legii 68/1991 şi
H.G.R. nr.269/2001 şi corelarea dateleor declarate cu evidenţele din cadrul Serviciului
Cadastru;
participă la şedinţele de fond funciar.
Compartimentul Contencios, prin consilierii săi juridici, participă la concilieri, în caz
de litigii în contencios.
Compartimentul Autoritate Tutelară asigură următoarele servicii populaţiei:
efectuează anchete sociale pentru divorţuri, pentru persoanele condamnate, pentru
punere sub interdicţie;
participă la activitatea de documentare în vederea soluţionării problemelor de autoritate
tutelară;
controlează efectiv şi continuu modul în care părinţii, tutorii, curatorii şi alte persoane
obligate de lege îşi îndeplinesc obligaţiile legate de persoana şi bunurile minorului;
la cererea instanţei de judecată sau a organelor de urmărire penală, întocmeşte
documentaţia în cazurile de tutelă, curatelă, decădere din drepturile părinteşti, minori
infractori.
Biroul de Audit Intern asigură transparenţa referitoare la activitatea din cadrul
Primăriei şi cetăţeni, astfel:
examinează legalitatea, regularitatea şi conformitatea operaţiunilor, identificarea
erorilor, risipei, gestiunii defectuoase şi fraudelor, propunând măsuri şi soluţii pentru
recuperarea pagubelor şi sancţionarea vinovaţilor;
evaluează economicitatea, eficienţa şi eficacitatea cu care sistemele de conducere şi de
execuţie din instituţie utilizează resursele financiare, umane şi materiale pentru atingerea
obiectivelor şi obţinerea rezultatelor stabilite;
efectuează controlul şi certificarea datelor la Direcţia Taxe şi Impozite, în vederea
emiterii Dispoziţiei Primarului, în situaţia formulării de contestaţii de către petenţi.
9
Direcţia Economică, prin serviciile sale, urmăreşte corectitudinea plăţilor şi încasărilor
aferente activităţilor sale, urmăreşte şi înregistrează în contabilitate toate lucrările de investiţii,
întocmeşte contracte de închiriei, concesionări sau dare în folosinţă gratuită a unor bunuri ale
muncipalităţii.
Serviciul Resurse Umane, prin personalul din cadrul Compartimentului Resurse
Umane şi Protecţie civilă, asigură următoarele:
întocmirea contractelor de muncă pentru însoţitorii persoanelor cu handicap, evidenţa
acestora şi asigurarea retribuirii lor;
prevenirea populaţiei asupra atacului inamicului din aer sau a dezastrelor;
stabileşte măsuri pentru protecţia populaţiei împotriva efectelor armelor nucleare,
chimice, biologice şi convenţionale şi a dezastrelor;
efectuează pregătirea populaţiei în vederea asigurării protecţiei;
stabileşte posibilitatea de utilizare a fondului pentru adăpostire;
execută proiecte şi experimentări în scopul îmbunătăţirii măsurilor de protecţie civilă;
propune spre aprobare mijloacele materiale şi financiare necesare construirii, amenajării
şi modernizării adăposturilor, punctului de comandă, a sistemului de alarmare a
mijloacelor de protecţie şi intervenţie;
asigură, prin comisia medicală, măsuri sanitare pentru răniţi şi sinistraţi rezultaţi în urma
dezastrelor.
Prin Compartimentul Informare Publică, cetăţenii au acces la orice informaţie de
interes public, cu excepţia acelor informaţii care sunt exceptate de la accesul liber al cetăţenilor.
Direcţia de Protecţie, Ordine Publică şi Administrativă colaborează cu organele de
poliţie pentru asigurarea climatului de ordine şi linişte publică, siguranţa persoanelor,
integritatea corporală, viaţa, bunurile ce aparţin domeniului public şi privat al sectorului şi a
persoanelor fizice;
în caz de incendii, să ia măsuri de stingere şi salvare a persoanelor şi bunurilor;
sesizează poliţia în legătură cu orice faptă care prezintă pericol social şi dă concursul
pentru îndeplinirea misiunilor ce-i revin Poliţiei, pentru prinderea infractorilor.
Direcţia Tehnică, prin serviciile şi compartimentele sale, reprezintă Direcţia din cadrul
Primăriei ce rezolvă multe din problemele ridicate de populaţie, şi anume:
modernizări şi reabilitări ale căilor de comunicaţie şi lucrărilor de artă (poduri);
lucrări privind siguranţa circulaţiei;
10
extinderi de reţele edilitare;
lucrări de salubrizare a spaţiilor publice, căilor de comunicaţie;
lucrări de investiţii: locuinţe sociale, săli de sport;
investiţii în dezvoltarea infrastructurii turistice şi de agrement - amenajarea ştrandului
municipal - prin accesarea fondurilor UE – program PHARE;
investiţii în dezvoltarea infrastructurii de mediu: implementarea programului privind
Sistemului de management al deşeurilor – prin accesarea fondurilor UE – program ISPA,
lucrări de întreţinere canalizare pluvială;
amenajarea şi întreţinerea spaţiilor verzi, a parcurilor şi a altor locuri de agrement;
asigurarea iluminatului public;
alte lucrări gospodăreşti: decolmatări de albii, lucrări de deszăpezire şi combatere a
poleiului, lucrări de dezinsecţii, deratizări, ecarisaj;
asigură tipărirea şi distribuirea legitimaţiilor de călătorie gratuită pentru transportul în
comun a veteranilor de război, a foştilor deţinuţi politici, a deportaţilor, etc., conform
legii.
Direcţia Urbanism şi Amenajarea teritoriului, prin Serviciul Urbanism coordonează
dezvoltarea urbanistică şi amenajarea teritoriului la nivelul sectorului, conform prevederilor
Legii nr.350/2001 şi a Legii nr.453/2001, emiţând pentru populaţei Avize ale Comisiei Locale
de Urbanism şi Certificate de Urbanism.
Serviciul Autorizări în Construcţii emite Autorizaţii de construire conform
prevederilor legale în vigoare, Planului Urbanistic General şi Regulamentului General de
Urbanism, după verificarea documentaţiilor depuse de beneficiari.
Activitatea Serviciului Cadastru constă în aplicarea prevederilor Legii fondului
funciar şi avnd ca rezultat eliberarea de titluri de proprietate celor ce au acest drept.
1.5 Evidențierea relațiilor interinstituționale
Relaţiile cu Trezoreria
Trezoreria statului este structurată asemănător băncilor, având o unitate centrală
subordonată Ministerului Finanţelor şi unităţilor teritoriale amplasate în funcţie de structura
administrativ – teritorială a ţării. Funcţiile tradiţionale ale Trezoreriei sunt cele atribuite de către
finanţele clasice care consideră trezoreria statului ca fiind pe de o parte "casieria " unde sunt
depuse fondurile publice administrate atât la nivelul statului cât şi la nivelurile administraţiilor
locale, iar pe de altă parte "banca" cu activitate de credit pe termen lung însărcinată să
echilibreze încasările cu plăţile de natură bugetară.
11
Trezoreria tinde să devină unul din instrumentele prin care administraţia statului sau
administraţia locală îşi procură resursele financiare suplimentare alături de cele bugetare şi
menţine echilibrul bugetar şi financiar la nivelul administraţiei.
Astăzi, Trezoreria finanţelor publice la nivelul autorităţilor administraţiei publice locale
îndeplineşte următoarele activităţi:
casier al sectorului public;
execuţia bugetelor locale;
controlul financiar preventiv;
operaţiuni de decontare în contul instituţiilor publice locale;
atragerea disponibilităţilor;
efectuarea unor plasamente financiare pe termen scurt;
gestionarea datoriei publice locale;
evidenţa contabilă a operaţiunilor.
Relaţiile cu Instituţiile
Formarea, administrarea, folosirea şi controlul resurselor financiare specifice unităţilor
administrativ – teritoriale, instituţiilor şi serviciilor publice de interes local, se stabilesc conform
unor norme dar şi cu respectarea unor principii obligatorii care stau la baza elaborării, aprobării
şi execuţiei bugetare la nivelul local.
Autonomia financiară, prin bugetele locale, aduce după sine descentralizarea unor
atribuţii centrale ale statului.
Ca urmare, relaţiile care se stabilesc între autorităţile administraţiei publice locale şi
instituţiile reprezentative ale statului nu sunt de subordonare şi nici de centralizare.
Fluxul informaţional care se stabileşte între autoritatea administraţiei publice locale şi
celelalte instituţii poate fi redată astfel:
12
1. Avizează bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat de Consiliul Local în vederea
depunerii acestora la Direcţia de Trezorerie Publică pentru a se realiza operaţiunile financiare
din cursul anului financiar.
2. Depunerea situaţiilor privind bugetul local în vederea centralizării şi raportării
acestuia către Ministerul Finanţelor. Depunerea dării de seamă contabile trimestriale.
3. Transmite note de fundamentare privind necesarul de sume defalcate din impozitul
pe venit pentru bugetele locale şi a sumelor defalcate din taxa pe valoare adăugată. Transmite
alte situaţii care stau la baza fundamentării bugetelor locale.
4. Comunică sumele defalcate din impozitul pe venit şi din taxa pe valoare adăugată
pentru bugetele locale după aprobarea bugetului de stat, cât şi ca urmare a rectificării bugetului
de stat. Repartizează pe unităţi administrativ – teritoriale prelevările de la bugetul de stat pe baza
criteriilor prevăzute de Ordonanţa Nr. 45/2003 privind finanţele publice locale.
5 – 6 Relaţii cu Trezoreria.
7 - 8 Solicită acestora fundamentarea cheltuielilor pentru a fi incluse în bugetul local şi
a fi supuse spre aprobare în Consiliul Local.
Comunică acestora detalierile de cheltuieli în urma aprobării bugetului local cu
repartizarea pe trimestre. Deschide credite bugetare la trezorerie, pe titluri de cheltuieli şi
alimentează conturile deschise în vederea efectuării de decontări. Avizează bugetele de venituri
şi cheltuieli pentru activităţile autofinanţate. Centralizează dările de seamă contabile trimestriale
în vederea raportării către Finanţele Publice.
13
Ordonatori terţiari de
credite
Administraţia
publică locală
Consiliul
Judeţean
TREZORERIE
Direcţia Generală a
Finanţelor Publice
Relaţiile cu Furnizorii
Relaţiile cu furnizorii se referă la operaţiunile privind cumpărările de mărfuri şi
produse, lucrările executate şi serviciile prestate, precum şi cumpărările de imobilizări.
Instituţia publică solicită de la minim 3 furnizori oferta de preţ pentru bunurile pe care
urmează să le achiziţioneze. După ce se alege oferta cea mai avantajoasă, solicită prin referat
achiziţionarea de produse specificând cantităţile necesare. Furnizorul emite factură pentru
bunurile solicitate către instituţia publică, în momentul achiziţionării de către aceasta. Factura,
împreună cu ofertele de preţ, referatul de necesitate este înregistrată în contabilitate, urmând să
se facă decontările către furnizor pe bază de ordin de plată. În cazul executărilor de lucrări şi
prestări de servicii pentru o instituţie publică, se încheie contracte cu furnizorul, în care se
stabilesc preţurile, condiţiile şi modalităţile de plată.
1.6 Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcţii
ocupate)
În prezent, totalul personalului primăriei Municipiului Botoşani este de 210, din care
personal de conducere 20 şi numărul total de posturi din aparatul propriu al Primăriei
Municipiului Botoşani 190.
FUNCȚII FUNCȚII
PUBLICE
PERSONAL
CONTRACTUAL
TOTAL
CONDUCERE 19 1 20
EXECȚIE 149 41 190
TOTAL 168 42 210
Structura aparatului de specialitate al Primarului
Aparatul de specialitate al Primarului este organizat pe compartimente, birouri, servicii,
direcţii, conform organigramei şi statutului de funcţii aprobat. Structura organizatorică şi
numărul de posturi se stabilesc prin hotărâri ale Consiliului Local, cu respectarea prevederilor
legale.
14
Direcţiile reprezintă unităţi operative de maximă flexibilitate menite să garanteze
transferul de funcţii, programe şi obiective. Direcţiile grupează de regulă mai multe servicii,
birouri sau compartimente omogene. Direcţiile de specialitate din cadrul structurii
organizatorice nu sunt investite cu atribuţii de decizie, care să angajeze autorităţile
administraţiei publice locale.
Serviciile reprezintă un mediu organizatoric de nivel II cărora le este atribuită tratarea
unor obiective sau activităţi specifice, cu responsabilităţi în consecinţă. Serviciile pot funcţiona
independent sau să aibă în componenţă birouri şi compartimente. Serviciul este condus de un şef
de serviciu.
Biroul reprezintă mediul organizatoric de bază omogen sub aspect gestional. Biroul
este condus de un şef de birou.
Compartimentul este un mediu organizatoric de bază căruia îi sunt date în componenţă
un număr restrâns de activităţi care nu presupun coordonarea unui şef de birou. În îndeplinirea
atribuţiilor ce le revin, compartimentele, sub îndrumarea directorului executiv, întocmesc
rapoarte, referate, informări, programe de activitate, studii pe care le supun aprobării, conform
competenţelor legale.
Conducerea direcţiilor, serviciilor, birourilor şi legătura acestora cu autorităţile în
subordinea cărora lucrează, se realizează prin directorii executivi, respectiv şefii de servicii şi
birouri. Directorii, şefii de servici şi birouri reprezintă instituţia în raporturile cu terţii, numai pe
baza împuternicirilor de reprezentare acordate de primar, sau stabilite prin fişa postului.
Directorii executivi şi şefii de compartimente asigură conducerea operativă şi
funcţionarea în condiţii de eficienţă, calitate şi răspund de sarcinile, cât şi de instrucţiunile pe
care le transmit personalului din subordine.
1.7 Analiza nivelului de pregătire profesioanală în funcție de studiile cerute
Evaluarea şi controlul personalului se face pe baza fişelor de evaluare şi a fişelor
posturilor. Se întocmesc fişe de evaluare atât la angajare (dacă este cazul), cât şi după angajare.
În cazul ambelor fişe de evaluare se regăsesc indicatori care fac referire la:
Rezulatele obţinute: cantitatea, calitatea lucrărilor şi sarcinilor realizate, nivelul de îndeplinire
a sarcinilor şi lucrărilor în termenele stabilite, eficiența lucrărilor şi sarcinilor rezultate în
contextul atingerii obiectivelor propuse.
Adaptarea la complexitatea muncii:
- Adaptarea la concepţia de alternative de schimbare sau soluţii noi (creativitatea);
- Analiza şi sinteza riscurilor, influenţelor şi consecinţelor evaluate;
15
- Evaluarea volumului lucrărilor şi sarcinilor de rutină.
Asumarea responsabilităţii:
Intensitatea implicării şi rapiditatea intervenţiei în realizarea atribuţiilor;
Evaluarea nivelului riscului decizional;
Capacitatea relaţională şi disciplina muncii;
Capacitatea de evitare a stărilor conflictuale şi respectarea relaţiilor ierarhice;
Adaptabilitatea la situaţii neprevăzute.
Astfel rezultă 10 criterii de evaluare, pe baza cărora se vor acorda note cărora le
corespund calificative, după cum urmează: 3 = foarte bine; 2 = bine; 1 = satisfăcător. În ultima
parte a fișei de evaluare se adună notele obtinuțe la fiecare criteriu. Rezultatul, care reprezintă
suma punctajelor obţinute la fiecare criteriu, va corespunde calificativului final. Între -1 şi -10
calificativul este “ nesatisfăcător “, între 0 şi 27 calificativul este “ satisfăcător “, pentru 28 se
acordă calificativul “ bun “, pentru 29 – “ foarte bun “, iar pentru 30 – “ excepţional “.
Comisia de evaluare este alcătuită din președinte, membrii comisiei și un secretar.
Criteriile de evaluare a postului, conform fişei postului sunt:
Formarea profesională: pregătirea de bază corespunzătoare (studii absolvite), pregătirea de
specialitate, autoperfecţionare, perfecţionări în domeniu pentru menţinerea competenţei de post;
Adaptabilitatea la locul de muncă: experienţă în muncă, experienţă în specialitatea postului,
perioadă de probă;
Dificultatea şi complexitatea operaţiilor: activitate de concepţie, activitate de analiză şi
sinteză, activitate de rutină (repetitivă);
Responsabilitate implicită: pentru obţinerea şi utilizarea informaţiilor în vederea pregătirii
unor decizii;
Capacitate relaţională: gradul de solicitare din partea structurilor interne din instituţie, gradul
de solicitare din afara instituţiei, din partea cetăţenilor şi/sau serviciilor.
La nivelul Primăriei Botoșani, în organigramă sunt prevăzute şi posturi de natură
contractuală. Aceste posturi se evaluează în conformitate cu prevederile Legii nr. 477/20041.
1.8 Analiza fluxului documentelor în cadrul instituţiei
Toate documentele care circulă în şi între diferitele compartimente ale Primăriei
Botoşani vor primi un numar de înregistrare din cadrul aplicaţiei electronice ”Managementul
documentelor”.
1 Legea privind Codul de conduita a personalului contractual din autoritatile si institutiile publice.16
Salariații Primăriei Botoşani care au sarcina de a opera in Programul “Managementul
documentelor” au obligația de a respecta întocmai instrucțiunile de utilizare a programului
(înregistrare, circulație, expediere), primite în scris. Fiecare compartiment sau direcție în parte
va stabili care este circuitul normal al fiecărui tip de document, astfel încât să se elimine pe cât
posibil întârzierea nejustificată a rezolvării unei probleme, cu respectarea reglementărilor legale
în vigoare. Circuitul unui tip de document se poate modifica, în funcție de necesități, de către
fiecare compartiment sau direcție în parte, prin stabilirea unor reguli interne, care vor fi aduse la
cunoștința tuturor celor implicați în rezolvarea problemei respective. Salariaţii Primăriei
Botoşani au obligatia de a rezolva problemele specifice și de a răspunde solicitărilor petenților
în termenele legale.
Mânuirea și păstrarea sigiliilor (ștampilelor) care se aplică pe documente, folosite de
Consiliul Local al Municipiului, Direcțiile și compartimentele de specialitate și Primarul
Municipiului Botoşani, se va face numai de către funcționarii publici împuterniciți conform
Dispoziției Primarului.
Înregistrarea documentelor se va face numai de către salariații special desemnați și
instruiți în acest scop.
1.9 Analiza situaţiei financiare (bugetul de venituri şi cheltuieli, mod de finanţare,
fundamentarea veniturilor şi cheltuielilor în funcţie de indicatori etc.)
Cheltuielile din bugetele publice revin, ca responsabilitate de fundamentare şi execuţie,
instituţiilor specializate în gestiunea balanţelor financiare ale statului ori ale unităţilor
administrativ – teritoriale, pe de o parte şi consumatorii de fonduri publice (ordonatori de credite
bugetare) pe de altă parte. Instituţiile publice, în cea mai mare parte apar cu calitatea de
consumatori de fonduri publice, respectiv ordonatori de credite bugetare potrivit cu înscrierea de
cheltuieli în bugetele publice pe de o parte şi consemnarea de indicatori asemănători (la
cheltuieli) în bugetele de venituri şi cheltuieli.2
Cheltuielile întâlnite comune tuturor instituţiilor publice, indiferent de subordonarea lor
sunt:
Cheltuieli de personal;
Cheltuieli materiale şi servicii;
Cheltuieli de capital.
Primele două tipuri sunt considerate "Cheltuieli curente" iar ultimul reprezintă
cheltuieli pentru investiţii. Conform legii finanţelor publice, cheltuielile de personal şi cele de
2 Filip Gheorghe - "Finanţe Publice"17
capital se prezintă distinct de cheltuielile materiale, iar în cadrul cheltuielilor materiale este
interzisă includerea cheltuielilor de personal şi de capital.
Fundamentarea cheltuielilor de personal:
Cheltuielile de personal vizează plata drepturilor salariale ale personalului angajat şi
obligaţiile aferente faţă de bugetul statului, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele
fondurilor speciale, precum şi drepturile de delegare şi detaşare.
Fundamentarea necesarului de fonduri pentru cheltuielile cu salariile se realizează de
fiecare prefectură pornind de la numărul de angajaţi.
Indicatorii de luat în calculul fondului de salarii pentru personalul angajat sunt:
număr de personal angajat, respectiv număr de posturi, indicator specific instituţiilor publice
din domeniul administrativ (primăria) care sunt reflectate într-un document specific şi anume
statul de funcţii;
număr de beneficiari salarii de merit, gradaţii de merit, indemnizaţii de conducere, spor de
vechime etc.;
salariul tarifar de încadrare (salariul de bază), indemnizaţia de conducere, salariul de merit,
indemnizaţia pentru sporul de vechime, alte sporuri potrivit statului de funcţii.
Sistemul de salarizare a funcţionarilor publici este stabilit conform Ordonanţei de urgenţă
192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială a funcţionarilor publici şi are în
vedere următoarele:
crearea unui sistem unitar de salarizare aplicabil tuturor funcţionarilor publici;
crearea unei ierarhizări a sistemului de salarizare pe categorii clase şi grade;
salarizarea funcţionarilor publici în raport cu activitatea depusă şi importanţa acesteia.
Cheltuielile cu salariile sunt compuse din salariul de bază, stabilit conform legii, şi o
parte variabilă, constând din adaosuri, sporuri şi alte drepturi salariale suplimentare. În vederea
fundamentării cheltuielilor cu salariile este necesară fundamentrea fiecărui element component
(alineat de cheltuială).
Fundamentarea cheltuielilor de capital
Cheltuielile de capital se includ în bugetul de venituri şi cheltuieli pe baza listei de
lucrări, utilaje, mobilier şi alte obiective de investiţii, cu desfăşurare atât fizic cât şi valoric. În
fundamentarea acestei categorii de cheltuieli se ţine cont în stabilirea cuantumului lor şi de
eventualele restanţe şi datorii ale perioadelor trecute.
Surse de finanţare
18
Finanţarea, ca o noţiune generală, înseamnă punerea la dispoziţia persoanelor fizice sau
juridice de fonduri băneşti din anumite surse, în condiţii bine determinate, pentru scopuri precise
şi cu titlu nerambursabil.
Pornind de la această definiţie cu caracter general, finanţarea bugetară poate fi definită
ca alocarea de mijloace băneşti din bugetele la dispoziţia instituţiilor publice, de regulă cu titlu
definitiv, pentru destinaţii precis stabilite, potrivit cu anticipaţiile din bugetul de venituri şi
cheltuieli aprobat. În acest sens trebuie precizat că în bugetul de venituri şi cheltuieli al fiecărei
instituţii publice sunt prevăzute în mod distinct cheltuielile care urmează să fie suportate din
bugetul de stat.3
Principala şi unica formă de finanţare a cheltuielilor Prefecturii Botoşani este bugetul
de stat. Prefectura Botoşani este finanţată în totalitate din bugetul de stat. Ministerul Internelor şi
Reformei Administrative este ordonatorul principal de credite care va aloca sumele provenind
din bugetul de stat.
Cheltuielile finanţate din bugetul de stat sunt:
Cheltuielile cu personalul prefecturii şi celelalte cheltuieli aferente acestora (contribuţii la
asigurări sociale de stat, sănătate, etc.).
Cheltuielile materiale de întreţinere, cheltuielile cu reparaţiile capitale şi cheltuielile de
capital.
Diverse proiecte de reformare;
Perfecţionarea pregătirii profesionale a personalului prefecturii.
Bugetul – sursă de finanţare a Primăriei judeţului Botoşani
Finanţarea se realizează în funcţie de stadiul de îndeplinire a indicatorilor de plată şi pe
măsura folosirii mijloacelor acordate anterior, nu există un automatism în finanţarea bugetară;
Finanţarea nu se face din oficiu ci pe bază de cerere, beneficiarii unor sume de la buget
trebuie să solicite acele sume şi să argumenteze necesitatea finanţării lor;
Finanţarea bugetară intervine numai în completarea resurselor proprii în caz că există acele
resurse;
Prin finanţare trebuie să se asigure o anumită eficienţă în folosirea fondurilor precum şi
desfăşurarea unui control asupra necesităţii, oportunităţii şi economicităţii unor cheltuieli şi
acţiuni.
Finanţarea din bugetul de stat ca parte a finanţării bugetare presupune punerea la dispoziţia
instituţiilor publice a mijloacelor băneşti corespunzătoare prevederilor din bugetul de stat.
3 Filip Gheorghe - "Finanţe Publice"19
Pentru bugetul de stat finanţarea se face potrivit cu cele trei categorii de ordonatori de
credite bugetare într-o succesiune potrivit cu o anumită etapizare, termenul tehnic cunoscut fiind
de deschidere şi repartizare de credite bugetare. Concret sunt parcurse două etape distincte, şi
anume deschiderea de credite bugetare şi apoi repartizarea de credite bugetare.
Ordonatorii principali, ordonatorii terţiari de credite bugetare răspund de:
utilizarea creditelor bugetare;
folosirea eficientă a sumelor primite de la bugetul de stat;
integritatea bunurilor încredinţate unităţii pe care o conduc;
organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii;
întocmirea şi prezentarea la timp a dărilor de seamă, contabilităţii asupra execuţiei bugetare.
Sumele aprobate prin bugetul de stat, în limita cărora se pot efectua cheltuieli, poartă
denumirea de credite bugetare. Acestea se aprobă pe destinaţii (autorităţi publice) iar în cadrul
fiecărui capitol pe categorii de cheltuieli.
II. Îmbunătăţirea cadrului legislativ şi a celui instituţional. Pe exemplul Primăriei
Municipiului Botosani
2.1 Analiza cadrului reglementativ aplicabil
Cadrul juridic normativ de organizare şi funcţionare a administraţiei publice
locale îl constituie, în principal, dispoziţiile constituţionale cuprinse în secţiunea a 2-a
„Administraţia publică locală” a Cap. V „Administraţia publică” din Titlul III „Autorităţi
publice”, precum şi dispoziţiile Legii 215/2001 privind administraţia publică locală.
2.2 Analiza relaţiilor de muncă
Relaţiile de serviciu între angajaţii instituţiei decurg din structura organizatorică (de tip
piramidal - ierarhic funcţională) care generează relaţii de autoritate pe verticală, şi funcţionale,
pe orizontală. Pe verticală, relaţiile sunt de subordonare, de sus în jos, fiecare şef răspunzând de
legalitatea şi temeinicia dispoziţiilor date, precum şi de consecinţele acestor dispoziţii.
Transmiterea dispoziţiilor legale de autoritatea ierarhică se face prin şefii ierarhici
direcţi. Ei pot transmite în caz de urgenţă şi nemijlocit, sărind treptele ierarhice, iar cel care a
primit dispoziţia este obligat să informeze pe şeful ierarhic direct.
Subalternii sunt obligaţi să execute întocmai şi la timp dispoziţiile primite. Dacă
angajatul care primeşte o dispoziţie de la şeful său consideră că aceasta nu este corespunzătoare
sau că există motive obiective ce pot împiedica executarea acesteia, trebuie să-i sesizeze acest
20
lucru. Dacă persoana care a dat dispoziţia insistă în executarea acesteia, va trebui să o formuleze
în scris. În această situaţie dispoziţia va fi executată de cel care a primit-o.
Adresarea pe cale ierarhică este obligatorie. Orice reclamaţie, solicitare sau propunere
nu va fi oprită din circulaţie sub nici un motiv de către şefii ierarhici până când aceasta nu
ajunge la cel căruia i-a fost adresată, singurul în măsură să decidă a răspunde.
Angajaţii care prin natura funcţiilor vin în contact cu publicul sau cu organele de
avizare şi control, trebuie să aibă o ţinută şi o comportare corespunzătoare, să dea dovadă de
solicitudine şi de principialitate şi să rezolve toate problemele în spiritul legalităţii. Fiecare şef
ierarhic este obligat să efectueze în mod sistematic control asupra modului în care subalternii,
nemijlocit, îşi aduc la îndeplinire sarcinile ce le revin din fişa postului şi din dispoziţiile primite.
Conducerea Primăriei Municipiului Botoşani efectuează controale permanente şi/sau
periodice la compartimentele din subordine. Controalele se pot referi la mai multe domenii de
activitate sau pot fi limitate la un domeniu de specialitate. Prin control se realizează totodată
îndrumarea angajaţilor în indeplinirea obligaţiilor de serviciu. Modul de organizare şi de
efectuare a controalelor se stabileşte prin ordine directe sau note interne.
Constatările făcute cu ocazia controalelor se aduc la cunoştinţa celor controlaţi şi
şefilor direcţi ai acestora, atât pe parcursul controlului, cât şi la sfârşitul acestuia, stabilindu-se
măsurile ce se impun a fi luate, cu termene şi responsabilităţi. Şefii ierarhici sunt obligaţi să
aducă la îndeplinire şi să urmărească realizarea măsurilor stabilite în cursul controalelor.
2.3 Analiza capacităţii decizionale
Administrația publică în unitățile administrativ-teritoriale se organizează și
funcționează în temeiul principiilor autonomiei locale, descentralizării serviciilor publice,
eligibilității autorităților administrației publice locale, legalității și al consultării cetățenilor în
soluționarea problemelor locale de interes deosebit.
Aplicarea principiilor prevăzute nu poate aduce atingere caracterului de stat naţional,
unitar şi indivizibil al României.
Prin autonomie locală se întelege dreptul şi capacitatea efectivă a autorităţilor
administraţiei publice locale de a soluţiona şi de a gestiona, în numele şi în interesul
colectivităţilor locale pe care le reprezintă, treburile publice, în condiţiile legii.
Primarul asigură conducerea serviciilor publice de specialitate din cadrul Primăriei.
Acesta, în calitatea sa de şef al administraţiei publice locale, răspunde de întreaga activitate din
Primărie, potrivit competenţelor stabilite prin lege.
21
În exercitarea atribuţiilor sale, Primarul poate delega o parte din acestea, mai puţin cele
exceptate prin lege. În absenţa Primarului, atribuţiile acestuia pot fi exercitate de unul dintre
viceprimari, anume împuternicit.
Viceprimarii coordonează compartimentele de specialitate din cadrul aparatului propriu
al Primăriei, în temeiul organigramei şi dispoziţiei primarului.
Secretarul Primăriei exercită atribuţiile prevăzute de art. 85-86 din Legea administraţiei
publice locale nr. 215/2001, precum şi cele prevăzute în alte acte normative sau încredinţate de
Primar şi Consiliul Local, bucurându-se de stabilitate în funcţie în condiţiile legii.
2.4 Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunităţilor şi amenintărilor în
vederea eficientizării activităţii Primariei Botosani
Analiza SWOT a scos în evidenţă punctele tari şi punctele slabe din organizarea şi
funcţionarea instituţiei, oportunităţile momentului precum şi ameninţările la adresa instituţiei
astfel încât să adaptăm punctele tari la oportunităţi, să reducem la minimum ameninţările şi să
eliminăm punctele slabe.
Puncte tari:
- structura organizatorică piramidală ce permite o mai bună coordonare a compartimentelor;
- calitatea resurselor umane evidenţiată prin procentul ridicat al personalului cu studii
superioare din instituţiile publice;
- receptivitate şi adaptabilitate la modificările cadrului legislativ şi la diversitatea sarcinilor de
serviciu;
- existenţa calculatoarelor şi conectarea la Internet
- utilizarea, în cadrul sistemului informațional a unor mijloace moderne de prelucrare a
informațiilor;
- existenţa Biroului de Relaţii cu publicul care funcţionează în cadrul Primariei Municipiului
Botoşani ca interfaţă principală între instituţie şi cetăţeni;
- existenţa site-ului Primăriei Municipiului Botoşani ce permite accesul cetăţenilor la
informaţiile de interes public.
- actualizarea permanentă a paginii web a primariei, ceea ce are ca efect creşterea gradului de
transparenţă a activităţii primariei;
- utilizarea internetului pentru comunicaţii cu alte instituţii şi cu cetăţenii, având ca rezultat o
comunicare eficientă şi în timp real.
22
Punctele slabe:
- sistemul rigid – birocrație;
- resurse financiare insuficiente destinate modernizării şi dezvoltării activităţilor instituţiei;
- în managementul instituţiei publice primează în foarte multe cazuri interesele personale nu
cele ale comunităţii;
- concentrarea pe rezolvarea unor activităţi nerelevante, mari consumatoare de timp;
- lipsa de amabilitate a personalului;
- dificultăţi de comunicare internă între diferitele compartimente funcţionale şi între structuri
ale administraţiei publice locale;
- eficienţa scăzută a utilizării resurselor alocate;
- dificultatea adaptării în timp util la nevoile cetăţenilor, tot mai variate;
- amânarea luării unor decizii legate de colectivitatea locală care au ca efect creşterea gradului
de neîncredere a cetăţenilor;
- rezistenţa la schimbare a unor funcţionari sau incapacitatea altora de a se adapta la schimbare,
precum şi percepţia rutinei, în unele cazuri, ca mod de acţiune;
- posibilităţi reduse de motivare financiară a personalului şi de atragere a persoanelor cu
calificare superioară în structurile funcţionarilor publici.
Oportunităţi
- atragerea fondurilor de finanţare externă, pentru dezvoltarea locală;
- colaborare cu organizaţii nonguvernamentale care au capacitatea să atragă fonduri
extrabugetare;
- implementarea acquis-ului comunitar;
- introducerea standardelor de management al calităţii în administraţia publică;
- dezvoltarea parteneriatului public-privat;
- existenţa fondurilor europene destinate dezvoltării instituţionale;
- cooperarea cu alte ţări pentru formarea personalului din administratia publică prin stabilirea
de parteneriate.
Ameninţări
- gradul ridicat al migraţiei funcţionarilor publici în alte sectoare;
- birocraţie excesivă;
- rezistenţa la schimbare;
23
- capacitate limitată de implementare a politicilor publice;
- implicarea ridicată a forţelor politice în managementul public;
- nivelul diferenţiat de dezvoltare pe regiuni economice urban/rural.
Recomandari:
Abordarea cauzală a principalelor disfuncționalități și puncte tari, realizate în
paragrafele precedente, permite evidenţierea câtorva recomandări pe baza cărora urmează a se
interveni decizional şi operaţional.
Eforturi de aplicare a unor politici de personal moderne, care să conducă la:
- asigurarea unui mecanism de recrutare adecvat creşterii standardelor profesionale şi
menţinerea lor la un nivel ridicat;
- asigurarea posibilităţii de dezvoltare a cunoştinţelor şi abilităţilor profesionale;
- asigurarea oportunităţilor de dezvoltare a carierei individuale;
- îmbunătăţirea condiţiilor de muncă;
crearea unei administraţii apropiate de cetăţeni;
aplicarea unui sistem de standardizare a serviciilor menite să definească cerinţele de calitate
pe care trebuie să le indeplinească acestea;
sporirea importanţei rezultatelor mecanismelor de consultare a cetăţenilor ca o premisă a
determinării mai exacte a nevoilor cetăţenilor;
mediatizarea pe scară largă a calităţii serviciilor oferite de administraţia publică locală către
cetăţeni.
2.5 Identificarea posibilelor soluții în vederea eficientizării activității Primariei
Botosani
colaborarea cu structuri educaţionale pentru formarea continuă a funcţionarilor publici;
implementarea unui program de marketing, cu toata gama de servicii destinate satisfacerii
optime a necesităţilor clienţilor. Administraţia publică, al cărei scop este satisfacerea nevoilor
cetăţenilor prin oferirea unor servicii de calitate, ar trebui orientată către acest tip de gândire
pentru a spori productivitatea şi a se apropia de cetăţeni. Mass-media şi societatea civila, în
calitate de formatori de imagine, transmit o serie de mesaje cu conotaţii negative referitoare la
funcţionarii publici, care generează o percepţie negativă a opiniei publice cu privire la corpul
funcţionarilor publici. Funcţionarul public din România este perceput adesea, prin intermediul
imaginii transmise de presă sau prin percepţia directă, drept incompetent, slab motivat, birocrat,
24
obedient, politizat, lipsit de iniţiativă, corupt şi arogant. Soluţia acestei probleme poate fi
implementarea programului de marketing.
În acest sens se pot avea în vedere următoarele măsuri/acţiuni de marketing în
administraţia publică:
organizarea unor sesiuni şi dezbateri publice, cu participarea societăţii civile şi a mass-media,
în cadrul cărora să se prezinte şi performanţele funcţionarilor publici;
investigarea opiniei funcţionarilor publici cu privire la gradul de încredere în instituţia sau
autoritatea publică în cadrul căreia îşi desfăşoară activitatea;
dezvoltarea abilităţilor de lucru cu publicul la funţionarii care au în fişa postului asemenea
atribuţii, având în vedere că aceştia reprezintă interfaţa dintre administraţie şi cetaţean –
participarea la cursuri în domeniul comunicării.
reducerea birocraţiei;
educarea populaţiei pentru utilizarea în relaţia cu primăria a mijloacelor de comunicare la
distanţă: internet, telefon;
urmărirea păstrării echilibrului între tinereţea şi experienţa personalului;
orientarea clară înspre nevoile clientului, punând accentul pe îmbunătăţirea continuă;
îmbunătăţirea continuă a comunicării interne şi externe;
cetăţeanului să i se ceară părerea cu privire la serviciile oferite de instituţia de administraţie
publică pentru a se putea aprecia dacă acestea corespund aşteptărilor.
În acest sens, se recomandă încurajarea sistemului de sugestii şi reclamaţii, care să
permită cetăţenilor nemultumiţi de serviciile oferite de administraţia publică să se poata
exprima, precum şi folosirea chestionarelor şi a anchetelor pentru a evalua imaginea instituţiilor
din administraţia publică în rândul cetăţenilor.
2.6 Eficientizarea comunicării dintre instituţia publică şi cetăţean
Autorităţile publice trebuie ca, prin întreaga lor activitate, să urmărească
satisfacerea interesului general al populaţiei, iar instituţiile administraţiei publice au
obligaţia să se apropie de membrii colectivităţilor locale şi să menţină un contact
permanent cu aceştia. Astfel, administraţia publică trebuie să comunice, să fie deschisă
dialogului, să respecte şi să ia în considerare cetăţeanul.
Comunicarea publică trebuie să facă cunoscute cetăţenilor existenţa organizaţiilor
din sectorul public, modul de funcţionare şi atribuţiile acestora, legalitatea şi oportunitatea
deciziilor adoptate. Totodată, prin eficientizarea comunicării se urmareşte cunoaşterea
25
nevoilor şi dorinţelor cetăţenilor pentru ca instituţiile publice, prin rolul şi atribuţiile care le
deţin, să vină în întâmpinarea acestora, realizând astfel un interes general.
Cetăţeanul trebuie să fie informat cu privire la existenţa şi modul de funcţionare a
serviciilor publice, trebuie ascultat atunci când îşi exprimă nemulţumirea, trebuie să îi fie
luate în considerare dorinţele şi nevoile.
Eficientizarea comunicării poate fi realizată prin:
- Punerea la dispoziţia cetăţenilor a informaţiilor de interes local;
- Prezentarea şi promovarea serviciilor publice oferite de colectivităţile locale;
- Promovarea instituţiei publice.
O bună funcţionare a comunicării între cetăţean şi instituţia publică facilitează
administrarea şi controlul proceselor de prestare şi are un impact puternic asupra
comportamentului funcţionarilor publici şi a eficienţei acestora.
Concluzii
Existenţa birocraţiei dusă pană la extrem care îngreunează drumul actelor aprobate, datorat
şi periodelor mari de timp de care actele au nevoie pentru a fi semnate şi aprobate;
Păstrarea secretului profesional în legatură cu activitatea prestată în cadrul instituţiei, dar
acest lucru are şi un deficit prin faptul că informaţiile care ar trebui furnizate studenţilor
practicanţi sau persoanelor interesate sunt de asemenea considerate confidenţiale, deşi nu
sunt;
Unii funcţionari publici au studii medii şi urmează diferite facultăţi pentru a-şi menţine
postul;
Concursurile pentru ocuparea posturilor vacante sunt realizate doar pentru a îndeplini
condiţiile legale, câştigătorul cunoscându-se dinaintea concursului, pe bază de relaţii. Sunt
foarte puţine cazuri când câştigătorul concursului este selectat pe baza cunoştinţelor sale.
Promovarea personalului se face pe baza simpatiilor şefului şi este realizată în aşa fel încât
să întrunească condiţiile legale.
O politică de reconstruire a încrederii în administraţia publică poate să conducă în
final atât la creşterea eficienţei şi eficacităţii funcţionarilor publici, cât şi la creşterea gradului de
satisfacţie a cetăţenilor, a societăţii civile şi a mass-media faţă de serviciile publice.
26
ANEXE
27
ANEXA Nr. 1
28
ANEXA Nr. 2
29
30
31
32
ANEXA Nr. 3
33
34
A
35
NEXA Nr. 4
36
37
38
39
40
ANEXA Nr. 5
41
ANEXA Nr. 6
42
BIBLIOGRAFIE:
1. Legea nr. 215 din 23 aprilie 2001 - Legea administraţiei publice locale, modificată şi
completată de Legea nr. 286/2006;
2. Legea nr. 188/1999 - privind Statutul funcţionarilor publici, modificată şi completată de
Legea nr. 251/2006 (publicată în M.O. nr. 574/4.07.2006, intrată în vigoare la data de
7.07.2006);
3. Organigrama Primăriei Municipiului Botoşani;
4. Legea nr. 161 din 19 aprilie 2003 - privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în
exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi
sancţionarea corupţiei;
5. Verginia Vedinaş: Drept Administrativ, Editura Universul Juridic, Bucureşti 2007;
6. http://www.primariabt.ro/
7. Filip Gheorghe - "Finanţe Publice"
8. Legea Nr. 554 din 2 decembrie 2004, Legea Contenciosului Administrativ.
43