J,,,FOCPI

oFICIUL D€ C,{D SmU!r f r'r]rl(lI1x rt

SOLICITARE DE OFERTA

oficiul de cadastru 9i Publicitate lmobiliari Gori, cu sediul in Tg-Jiu, str' 8 Martie'

nr. 3A,-juJ. Gorj, telefon ozsztztsess, lax Q2531217189, intenlioneaze se achizitioneze

""rvi"ii i" legatorie gi servicii de prelucrare arhivistica prin sEAP.

Procedura de achizi{ie publici aplicatS este: cumpirare directi.,conform dispozitiilor

art.19 din OUG 34/2006,'aprobat prin Legea 337i2006 cu modificirile 9i completarile'

orivind atribuirea contracteloi de achizilie puotica, a contractelor de concesiune de lucriri

publice gi a contractelor de concesiune de servicii'

Criteriul utilizat pentru atribuirea contractului de achizitie publicd: este prelul cel mai

scizut.

in acest context, rugdm persoanele autorizate in domeniu Ei interesate in a-presta astfel

de servicii, sd ne transmiie oferta care si conlini propunerea financiari insolitd de

urmitoarele:-" 1.' Autoriza{ie valabild privind prestarea urmdtoarelor servicii arhivistice:

a) servicii de legdtorie;b) servicii de prelucrare arhivisticd;

2. Copie cod unic de inregistrare;i. Cobl" extras cont bancir deschis prin Trezorerie sau altd banc6, in conditiile legii;

4. Datele de contact ale ofertantului;5. Disponibilitatea de a incepe imediat prestarea serviciilor astfel inc6t finalizarea

acestora s6 nu depiqeasce data limitd de 18 decembrie 2015;

6. Prelul trebuie exprimat in lei/m.l pentru serviciile solicitate mai sus'

7. DaIa limitd de depunere a ofertei este 19.10.20'15, orele 16,00, la sediul ocPl Gorj

din Tg Jiu, str. B Martie nr.3A, jud. Gorj, camera 1 - secretariat, prin fax lanr'o253217189

sau prin e-mail la adresa: qi@ancpi'ro'AnexSm la prezenta caietul de sarcini inregistrat sub nr. 319210.02.10.2015.

GORJ

B. Relalii suplimentare se pot obtine la qediul ocPl Gorj din Tg Jiu, str. I Martie, nr. 34,jud. Gorj, camera 10, Biroul Economic.

Marius SCU

Marinela BungetCoord. Birou t"ofi*'"

Leontina BddoaicaResponsabjl achizitii publice

I\ ,/ lt.tt It,Y'v'.'z--"

Claudia GhinceaConsilier Juridic

OCPI GORJ/SIr.8 Martie, Nr.3A, Cod poltal210280, Tg Jiu, Jud Gorj' ROMANIA

iJuton,tozsil zl n asiQzsl) z't sassi (ozsg)2t71 88; Fax: (0253)2171' 89;(0253)21 71 88;

e-mail: 9j@ancpi.ro; www.ancpi ro

Cedificat SR EN ISO 9001;2008Nr.27921l09/R

&ttSCAIET DE SARCINI PENTRU

,,SERVICU DE ARHIVARE $I SELECTIONAREA DOCUMENTELOR"

I. OBIECTUL CAIETULUI DE SARCINI

1.1. OBIECTIV GENERAL

In conformitate cu orevederile Lesii Arhivelor Nationale nr. 16 din 9 aorilie 1996,

modificlrile si completirile ulterioare, O.C.P.I.GOzu cu sediul in Tdrgu-Jiu, Str.8 Martie nr.3judelul Gorj igi propune realizarea de operaliuni pentru constituirea gi ordonarea uniarhivistice, intocmirea inventarelor de arhivl pentru documentele create de compartimenteseleclionarea documentelor cu termen de plstrare indeplinit.

1.2. DATE GENERALE PRTVIND OBIECTIVELE

Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara Gorj , deline documente care nu sunt constituiteca unitili arhivistice, in acceplia prevederilor legale in ceea ce privegte indosarierea, copertarea,numerotarea, qnuruirea, etichetarea, sigilarea, inscrierea datelor pe coperta de dosar gi intocmireainventarelor pe suport de hArtie qi electronic.

Privind seleclionarea, OCPI Gorj deline documente cu termen de plstrare indeplinit, care potqi trebuie scoase din evidenli.

I.3. SERVICI SOLICITATE

In vederea apliclrii prevederilor Legii Arhivelor Nalionale nr.l6/1996 , ale OrdinuluiDirectorului General al Agenliei Na{ionale de Cadastru qi Publicitate Imobiliari nr.897/22.07.2011 privind aprobarea Nomenclatorului arhivistic -'cadru al oficiilor de cadastruqi publicitate imobiliar[ qi ale Instrucliunilor privind activitatea de arhiv[ la creatorii gi

delinltorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nalionale prin Ordinul de zi nr.2l7din 23 mai 1996 privind evidenla documentelor, gruparea documentelor in dosare, ordonarea gi

efectuarea de operaliuni arhivistice la documentele neconstituite in dosare se apeleazl la "Serviciide arhivare".

Prin efectuarea ,,Serviciilor de arhivare" se va realiza igienizarea documentelor, ordonareaacestora, copertarea, indosarierea, numerotarea, inscrierea datelor pe dosare gi actualizareaeviden{ei (intocmirea inventarelor), iar pentru selec}ionare se vor pregiti dosarele pentru scoatereadin evidenli dupl intocmirea documentaliei qi oblinerea aprobirilor legale.

II. CONTINUTUL *SERVICILOR DE ARHIVARE"

2.1. Etape de parcurs pentru realizarea "SER\TICIILOR DE ARHMRE'

Pentru realizarea ,,Serviciilor de arhivare", prestatorul va parcurge urmetoarele etape:a) desprifuirea;b) toaletarea documentelor, inliturarea capselor (acelor, agrafelor, etc.) qi a ciornelor;c) atagarea filelor de comunicare acolo unde este cazul;d) ordonarea documentelor conform organigramei gi Nomenclatorului arhivistic al OCPI Gorje) copertarea qi indosarierea documentelor (aranjarea cronologicd a documentelor in coperte

din carton, pdnzats la cotor, agreate de OCPI Gorj , gdurirea cu utilaje care mr deterioreazidocumentele, qnuruirea cu a!6 de legatorie, agreati de autoritatea contractante, numerotarea,certificarea; copertarea gi etichetarea dosarelor prin inscrierea datelor prev5zute legal);

fl constituirea inventarelor pe suport de hdrtie $i electronic.

III. CONTINUTUL "SERVICIILOR DE SELECTIONARE A DOCUMENTELOR"

3.1 Etape de parcurs pentru realizarea "SERVICIILOR DE SELECTIONARtrADOCUMENTELOR"

a) pregdtirea selectionerii documentelor prin insuqirea Nomenclatorului arhivistic al OCPIGorj, a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de pistrare gi pe compartimentele care le-auconstituit, centralizarea pe rafturi qi stive, cu etichete pentru compartiment qi an;

b) completarea inventarelor existente cu datele lipsi, intocmirea de inventare pentru cantitateade documente de seleclionat, intocmirea documentaliei de seleclionare a documentelor qi

oblinerea avizului de aprobare a seleclionirii de la Serviciul Arhivelor Nalionale .

IV. DETALIEREA CONTINUTULUI "SERVICIILOR DE ARHIVARE"

4.1. Desprifuirea documentelor

Desprdfuirea se face cu scopul asigurlrii curdlirii documentelor prin inldturarea prafului,hdrtiei m[run1ite qi a efectelor biodeteriorlrii documentelor din arhivi.

Desprdfuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, $tergere cu cdrpe moiqi uscate, fbrd a se deteriora documentele.

4.2. Toaletarea documentelor

Execu{ia toaletdrii documentelor const[ in:- netezirea foilor;- inl5turarea marginilor franjurate, frrd eliminarea a pe4ilor utile (text, desen etc.);- reparalii ale zonelor sfrqiate (prin folosirea de scotch de hdrtie);- plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar , in principiu A 4;- lipirea alonjelor la documente cu lipici de tipografie, astfel incat dupi indosariere fila

respectivi sI fie vizibild in intregime pentru a putea fi xeroxati fh.ri desfacerea dosarului;- inliturarea agrafelor (acelor, capselor etc.) gi a ciomelor.

4.3 Atas,area filelor de comunicare

Aceastd operaliune presupune ca in cazul in care comunicarea incheierilor de cartefunciard sau a altor documente s-a efectuat prin pogtd cu fild de comunicare care poartiacelaqi num[r de inregistrare cu documentul transmis, dovada comunicirii acestordocumente trebuie ataqati dosarului .

4.4. Ordonarea documentelor conform Ordinului Directorului General al Agen{ieiNationale de Cadastru gi Publicitate Imobiliari nr. 897122.07.2011 privindaprobarea Nomenclatorului arhivistic - cadru al oficiilor de cadastru qipublicitate imobiliari

Documentele se ordoneazE in dosare prin aranjarea acestora pe compartimente conformorganigramei instituliei qi a prevederilor Nomenclatorului arhivistic (respectiv pe ani de creare qi

pe termene de plstrare).

4.5. Indosarierea documentelor

Unitatea arhivisticd de bazd - dosarul - se incheie in vederea exploatlrii legale, eficiente, cu

ugurinJl qi pe termen indelungat a documentelor create.Aceasti activitate cuprinde urmitoarele opera{iuni:- asigurarea copertelor din carton, pdnzate la cotor, agreate de institulie;- ordonarea documentelor in dosare, pe compartimentele primiriei, cronologic (pe ani qi zile

de creare), conform termenelor de pistrare;- concomitent cu ordonarea documentelor in dosar se inlitur[ capsele, acele, clamele, agrafele

metalice, filele nescrise, dubletele, ciomele, notele qi insemnirile personale, plicurile qi actele care

nu au leglturd cu problemele din dosar etc.;- documentele (foile) din fiecare dosar se gduresc la l(un) centimetru de la marginea din'

stdnga, cu dispozitive care sl asigure utilitate $i aspect plScut, care si nu deterioreze documentul

9i s[ prindi foia corespunzdtor in dosar, se leagi cu ali de legatorie, agreatl de OCPI Gorj, incoper[i de carton, panzate la cotor, in aqa fel incdt sd se asigure citirea completd a textului, a

datelor gi a rezoluliilor;- filele dosarelor se numeroteazi in partea din dreapta sus, in ordinea normali (ca la orice

manual). in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteazi fiecare volumseparat, incepand cu ff. 1;

- dosarele trebuie sd aibd aproximativ 300 de file. Funclie de specificul documentelor, se potconstitui dosare cu numlr variat -de file dar nu mai pulin de 100 file(planqele Al qi A3 se

echivaleazi cu 6, respectiv 2 file). In cazul depiqirii acestui numir, se formeazl mai multe volumeale aceluiaqi dosar;

- pe coperta dosarului se inscriu: institutia - direc!ia... (creatorul dosarului), indicativulunitiilii arhivistice, numdrul dosarului din inventar, cuprinsul unite.tii arhivistice, dateleextreme(ziua qi luna, an) ale documentelor din dosar, numdrul filelor, numirul volumului (dacd

sunt mai multe volume) gi termenul de phstrare:

- certificarea unitiililor arhivistice (dosare, registre) se face pe ultima foaie nescrisi adosarului, de c6tre personalul firmei prestatoare, prin formula: "Prezentul dosar (registru)conjine...file", in cifre qi, intre paranteze, in litere. La sfhrqitul notei de certificare se trece data,numele, prenumele gi semndtura persoanei care face aceastl operaliune. se sigileazd cu un triunghide hArtie (cu laturile de aproximativ 8 cm) aplicat peste capetele sforii de legituri qi se

ttampileazi de firma prestatoare;- inventarele se intocmesc in 4 exemplare pentru documentele cu termen de pdstrare

PERMANENT gi in 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de p[strare;La terminarea serviciilor de citre firma prestatoare, personalul compartimentului de arhivd

verificd fiecare dosar, urmdrind respectarea intocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini.in cazul constatdrii unor neconcordante acestea vor fi remediate imediat.

4.6. Cantitifile de documente supuse operatiunilor de prestiri servicii de arhivare

Vor fi supuse executiirii "serviciilor de arhivare" documente care vor insuma cantitatea de

300 metrii liniari de arhivi.Un metru liniar de arhivd se compune din aproximativ 30 (treizeci) dosare (volume), fiecare

cu aproximativ 300 (trei sute) file, frc6ndu-se echivalare, prin media aritmetice a numlruluifilelor dosare (Ex.: I dosar are 180 sau 250 file, este considerat dosar intreg pentru misurare, 4dosare de 50 file reprezinti un dosar pentru misurare).

/

v

V. DETALIEREA CONTINUTULUI "SERVICILOR DE SELECTIONARE ADOCUMENTELOR"

5.1 Seleclionarea documentelor

Documentele care au termenul de plstrare indeplinit pot fi eliminate din arhiv6, conform

hotdririi Comisiei de seleclionare a instituliei. Pentru aceasta, firma prestatoare de servicii de

arhivare va desfbgura activitllile:- dispunerea grupatl (pe rafturi gi in stive) a documentelor care se vor obiectul seleclionlrii pe

compartimente constitutive qi pe termene de pistrare conform inventarelor existente;

- etichetarea pentru identificare a rafturilor qi stivelor;- completarea sau intocmirea inventarelor la documentele neinventariate qi completare tuturor

rubricilor inventarelor existente, unde este cazul;- intocmirea Lucririi de seleclionare, in afarl de activitilile specifice Comisiei de seleclionare

a documentelor, inaintarea acesteia qi oblinerea aprobirii selecliondrii documentelor de Serviciul

Arhivelor Nalionale.

5,2 Cantiti{ile de documente supuse operafiunilor de prestiri servicii de selec{ionare

Vor fi supuse activitiilii de pregltire a seleclionlrii cantitatea de 300 metri liniari de dosare.

VI. PRECIZARI PENTRU EFECTUAREA *SERYICULOR DE ARHIVARE ADOCUMENTELOR" $I A *SERVICIILOR DE SELECTIONARE ADOCUMENTELOR''

6.1. Asigurarea logisticl

Materialele, uneltele de lucru gi celelalte mijloace necesare efectudrii lucririlor de "servicii de

arhivare", descrise mai sus, se vor asigura de firma prestatoare. Copertele din carton, pdnzate la

cotor gi sfoara trebuie si fie agreate de autoritatea contractanta prin prezentarea de modele de

catre firma prestatoare qi alegerea modelului de cdtre reprezentantul instituliei noaske.

6.2. Timpul de lucru

ActivitAlile prevlzute in prezentul Caiet de sarcini trebuie terminate pe parcursul a maximum60 (Eaizeci ) de zile lucr6toare.

Decontarea lucririlor se va face lunar, avind ca bazl metrul liniar de documente.

6.3. Locul deslEgurlrii serviciilor de arhivare qi selec{ionare

Lucrlrile de arhivare a documentelor, in principiu constituirea dosarelor, se vor des{bgura indepozitul de arhivd 9i in inciperile compaftimentelor creatoare de documente ale instituiiei.

6.4. Condilii de confidenlialitate qi de siguranfi pentru documentele cu care se lucreazi

Documentele supuse operaliunilor de "servicii de arhivare" sunt de uz intern.Difuzarea de date sau scoaterea din locurile de pistrare a acestor documente este interzisi de

lege.Personalul firmei prestatoare de servicii trebuie sl respecte intocmai prevederile legale de

lucrul cu documente qi vor sernna un Angajament de confidenlialitate cu OCPI GORJ .

Incdlcarea acestor prevederi se sanclioneazi conform capitolului VI din Legea ArhivelorNalionale nr. l6 din 9 aprilie 1996 qi a Codului Penal al Romdniei.

/ o-)

Personalul firmei prestatoare de servicii trebuie s6 f:ry"* ilt::13, ^ 9i prevederile

n"e;;"tt rl a" ordine interioard al OCPIGORI 3i rye1T1rl t-lT:*:f;T;ffiffiil"}i;;gi.;r;l*;. sub semnit'rd,-ta inceput'l activititilor de prestiri

servicii in institutie.Firmaprestatoaxevainainta"ofioiuluideCadastnr$iPublicitatelmobiliariGorj,untabelcu

p"..o*t.ri t r"*tor, seria ca4ii de Identitare 9i cNp, autentifioat pfin starnpila 9i semniturl de

frrma prestatoaxe.

ciu Cadastu $ef Serviciu Publicitate Imobiliarn

el ZGNPCEA

n

n