Sisteme Informatice pentru Managementul Afacerilor

UNIVERSITATEA PETROSANI

FACULTATEA DE STIINTE

DOMENIUL MANAGEMENT

Specializarea de masterat: Managementul Strategic al Afacerilor

REFERAT LA DISCIPLINA

SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL AFACERILOR

Masterand

Petrosani 2011

CUPRINSCAPITOLUL 1. FUNCTIUNILE FIRMEI, PREZENTARE SI ACTIVITATI COMPONENTE ALE FIECAREI FUNCTIUNI pg 3CAPITOLUL 2. INSTRUMENTE TIC PENTRU PROIECTAREA, REALIZAREA SAU IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC ERP ...pg 5

2.1. Definitii si scopul ERP .....pg 5

2.2. Conceptul ERP .pg 5

2.3. Achizitionarea unui sistem ERP .pg 6

2.4. Implementarea ERP-ului pg 7

CAPITOLUL 3. STUDIU DE CAZ PRIVIND IMPLEMENTAREA SI EFICIENTIZAREA UTILIZARII UNUI ERP ...pg 8

3.1. Prezentarea firmei ...pg 8

3.2. Organizarea interna a societatii .pg 8

3.3. Implementarea Microsoft Navision in cadrul sistemului ERP pg 9

CAPITOLUL 4. APLICATIA ACCESS .pg 11REFERINTE BIBLIOGRAFICE pg 14CAPITOLUL 1. FUNCTIUNILE FIRMEI, PREZENTARE SI ACTIVITATI COMPONENTE ALE FIECAREI FUNCTIUNIFunctiunea se refera la totalitatea proceselor de munca omogene, asemanatoare sau complementare care contribuie la realizarea acelorasi obiective principale ale firmei. In firmele de dimensiuni mari si moderne exista 5 tipuri de functiuni principalesi anume: cercetare dezvoltare, de productie, comerciala si de marketing, financiar contabila si de resurse umane.

Functiunea de cercetare-dezvoltareAceasta functiune consta in totalitatea activitatilor ce se desfasoara in cadrul intreprinderii prin care se concepe si se implementeaza progresul tehnic. In cadrul functiunii de cercetare dezvoltare intilnim 3 categorii de activitati principale: de previziune, de conceptie tehnica (conceperea de produse noi, modernizarea produselor existente, conceperea de tehnologii noi, modernizarea tehnologiilor existente) si de organizare (elaborarea, adaptarea si introducerea de noi concepte si tehnici de organizare la nivelul firmei si subactivitatilor sale).

Odata cu amplificarea progresului tehnic in epoca contemporana, functiunea de cercetare - dezvoltare a capatat un rol din ce in ce mai important in multe organizatii.

Functiunea comerciala si de marketingAceasta functiune cuprinde totalitatea activitatilor si proceselor de cunoastere a cererii si ofertei pietei, de procurare a materiilor prime si a echipamentelor necesare desfasurarii productiei si in final de vinzare a produselor firmei. Nicolescu si Verboncu considera ca in cadrul functiunii comerciale se desfasoara 3 activitati principale: aprovizionarea (prin care se procura materii prime, materiale si echipamente de productie in vederea realizarii productiei), vinzarea (procesele prin care are loc trecerea produselor din sfera produselor si serviciilor in sfera circulatiei) si marketingul (activitatile prin care se studiaza piata si comportamentul consumatorilor in vederea desfasurarii activitatilor specifice de marketing produs, pret, distributie si promovare- astfel incat sa fie satisfacuti clientii).

Functiunea de productieAceasta functiune cuprinde totalitatea proceselor de munca din cadrul organizatiei prin care se transforma obiectele muncii in produse finite si prin care se creeaza conditiile necesare desfasurarii productiei in bune conditii.

Procesele de productie ce sunt desfasurate intr-o firma se pot clasifica in functie de mai multe criterii: in functie de modul de participare la transformarea obiectelor muncii si in functie de natura proceselor desfasurate. Astfel, in functie de participarea la transformarea materiilor prime, procesele de productie se clasifica in procese de baza, procese auxiliare (intretinerea masinilor si instalatiilor, producerea energiei electrice si termice, etc) si procese de deservire (transportul materiilor prime si materialelor, aprovizionarea locurilor de munca, etc).

In functie de natura proceselor de productie exista 5 activitati principale: programarea, lansarea si urmarirea productiei, fabricatia sau exploatarea, controlul tehnic de calitate, intretinerea si repararea utilajelor si productia auxiliara de energie.

Functiunea financiar contabila Aceasta functiune cuprinde totalitatea activitatilor prin care se asigura resursele financiare necesare pentru realizarea obiectivelor firmei ca si evidenta valorica a miscarii patrimoniului firmei. Cuprinde 3 activitati principale: activitatea financiara, activitatea contabila si controlul financiar de gestiune. Functiunea de resurse umane.Aceasta functiune reprezinta activitatea prin care se asigura resursele umane necesare desfasurarii activitatii firmei, precum si dezvoltarea si motivarea acestora. Activitatile desfasurate in cadrul acestei functiuni sunt: previzionarea necesarului de personal, selectionarea personalului, motivarea personalului, perfectionarea personalului, evaluarea personalului, promovarea personalului, protectia salariatilor, concedierea personalului. In ultimii ani, printre principalele aspecte ce trebuie imbunatatite in privinta activitatii de personal in firmele romanesti se numara: perfectionarea personalului inclusiv a celui managerial, disciplinarea si cresterea responsabilitatii personalului, diversificarea formelor de motivare a personalului, construirea unei noi culturi organziationale.

CAPITOLUL 2. INSTRUMENTE TIC PENTRU PROIECTAREA, REALIZAREA SAU IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC ERP2.1. Definitie si scopul ERP Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezinta un complex de module (aplicatie modulara) software prin intermediul carora se obtine integrarea tuturor informatiilor disponibile intr-o organizatie, cu scopul optimizarii resusrselor disponibile ale acesteia. Scopul ERP este realizarea unei mai bune comunicari in organizatie, imbunatatirea cooperarii si interactiunii dintre diverse departamente si a fost creat din simplul fapt ca este capabil sa proceseze un volum foarte mare de date si informatii agregate in scopul optimizarii si eficientizarii proceselor.

2.2. Conceptul ERP

Prin definitie, un sistem de tip ERP este o solutie software complexa, ale carei elemente sunt integrate intr-o platforma comuna, pentru gestionare resurselor organizatiei.

E.R.P. actioneaza in integralitatea organizatiei ca un instrument de asigurare a optimizarii productivitatii si de reducere la maxim a procedurilor de realizare a serviciilor unei organizatii intr-un sistem unificat.

Introducerea unui sistem ERP pentru a inlocui doua sau mai multe aplicatii independente elimina necesitatea unor interfete externe pentru a asigura buna relationare a aplicatiilor. Alaturi de acest beneficiu fundamental, sistemele ERP ofera o serie de avantaje suplimentare precum costuri de intretinere reduse si o capacitate de raportare crescuta si eficienta. Sistemele ERP contin si solutii de securitate informatica fiind astfel protejata de atacuri externe.2.3. Achizitionarea unui sistem ERP Selectia unui sistem ERP este un proces complex si foarte important.

Decizia de achizitionare a unui sistem ERP se face pe baza unor prezentari din partea furnizorului, in care clientul vede foarte multe functionalitati spectaculoase si complicate pe care sistemul ERP le poate realiza intr-un mod foarte simplu si rapid. Majoritatea sistemelor ERP au capabilitatea de a realiza astfel de lucruri, dar ce nu se specifica foarte clar in aceste prezentari este faptul ca, pentru a ajunge la acest gen de functionalitati, trebuie sa fie indeplinite mai multe conditii, cum ar fi: disponibilitatea si corectitudinea datelor necesare;

interfatarea cu aplicatiile existente; particularizarea sistemului ERP la cerintele clientului;

rolul clientului;

resursele necesare din partea clientului etc.

Dupa aceste prezentari, foarte multi clienti raman cu impresia ca, daca semneaza un contract (care de obicei include aspecte foarte generale in legatura cu ce trebuie sa primeasca clientul, cum ar fi: modulele sistemului ERP care vor fi implementate, numarul de licente, conditiile financiare etc.) cu furnizorul respectiv, vor avea dupa implementare toate beneficiile care le-au fost prezentate.

Din pacate, de mai multe ori, clientii nu au definite foarte clar si suficient de detaliat cerintele care trebuie sa fie satisfacute la finalul implementarii. In mod normal, aceste cerinte ar trebui sa fie incluse ca parte a contractului si sa rezulte in urma unei analize prealabile asupra proceselor existente, schimbarilor necesare, rapoartelor, indicatorilor de performanta, procedurilor, functionalitatilor etc. Definirea cerintelor ar putea fi realizata de catre client si avand cerintele definite intr-un mod clar si detaliat, atat clientul cat si furnizorul vor putea evalua mai exact costurile, oferta va fi mai completa, contractul dintre parti va lasa mai putin loc pentru interpretari, livrabilele vor putea fi definite mai exact, sansele pentru ca implementarea sa fie o reusita cresc foarte mult, riscul este mai mic si timpul de implementare scade. Fara definirea cerintelor, sansele ca in timpul implementarii sa existe neintelegeri intre cele doua parti sunt mari, fiecare parte avand propria intelegere asupra proiectului.2.4. Implementarea ERP-uluiExista perceptia ca implementarea unui sistem ERP va imbunatati functionalitatile organizatiei intr-un timp foarte scurt si fara prea mari probleme, lucru care de cele mai multe ori este neadevarat. Experienta in PMB arata ca in timpul etapei de implementare au aparut multe probleme care n-au fost prevazute fie de PMB, fie de SIVECO si care au necesitat costuri suplimentare. Fiecare furnizor de sisteme ERP are cel putin o metodologie de implementare pe care o propune clientilor si care este eventual particularizata la marimea si complexitatea proiectului. Indiferent de abordare, in etapa de implementare, atat furnizorul, cat si clientul trebuie sa aloce un manager de proiect si un numar de persoane care sa participe activ in cadrul implementarii si care sa acopere toate modulele care vor fi implementate. Ca la orice schimbare, personalul PMB a prezentat o anumita rezistenta la schimbare, insa a fost important faptul ca proiectul a fost sustinut de conducerea PMB. Pentru ca toata conducerea sa sustina proiectul, aceasta a fost convinsa de beneficiile pe care sistemul ERP le va aduce PMB. In multe cazuri din Romania, implementarea sistemelor ERP s-a facut prin emularea proceselor si activitatilor existente fara a se face o optimizare a proceselor. Pentru a maximiza beneficiile este necesara derularea unui proiect de re-engineering asupra proceselor, subproceselor si activitatilor din cadrul organizatiei client. Este recomandat ca acest proiect de re-engineering sa fie realizat de o firma de consultanta externa (acest lucru s-a intamplat in PMB) care sa identifice punctele slabe din cadrul proceselor si sa furnizeze solutia optima.

Testarea si acceptanta modulelor care au fost implementate are un rol foarte important pentru ca in aceasta etapa se va vedea daca ce s-a implementat este conform cu ce s-a dorit si daca beneficiile dorite vor putea fi obtinute in urma implementarii. De asemenea, clientul trebuie sa preia modulele implementate avand oameni bine instruiti si care au participat activ in cadrul implementarii.CAPITOLUL 3. STUDIU DE CAZ PRIVIND IMPLEMENTAREA SI EFICIENTIZAREA UTILIZARII UNUI ERP3.1. Prezentarea firmei Societatea Comerciala ROMCON INVEST Iasi a fost infiintata in anul 2005, avand forma juridica de societate cu raspundere limitata. Durata de functionare a societatii este nelimitata, cu incepere de la data inregistrarii la Camera de Comert si Industrie. Infiintarea, inregistrarea si functionarea acestei societati sunt in concordanta cu prevederile legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale. Societatea este inmatriculata la Oficiul Registrului Comertului, judetului Iasi, sub nr. J 22/ 1007/ 2005.

Societatea are ca activitatea principala comertul cu ridicata al materialului lemnos si de constructii, si ca activitate secundara executarea de lucrari de constructii civile, in special lucrari de amenajari interioare sau exterioare, si lucrari de proiectare.

Sediul societatii comerciale ROMCON INVEST S.R.L. este in localitatea Iasi, strada Gospodari , nr.1. Societatea are un asociat unic in persoana doamnei Cauneac Nicoleta, conducerea fiind asigurata de catre aceasta, in calitate de administrator. Societatea are un numar de 41 de angajati cu contracte de munca pe perioada nedeterminata , fiecare avand calificarea necesara muncii pe care o presteaza.

Sediul firmei se afla intr-o zona centrala, foarte accesibila clientilor si potentialilor clienti, fiind o cladire de birouri special amenajata, in care se gaseste o dotare bine pusa la punct care include 6 calculatoare, fax, scannere, switch-uri, cablaje, mufe, imprimante si copiatoare Xerox.

Ca sistem de operare calculatoarele folosesc Windows-ul. Principalele aplicatii informatice utilizate sunt: Microsoft Navision, Buget, Contab, Cassa. Firma isi desfasoara activitatea la nivel local, pe raza judetului Iasi, dar tendinta este de a obtine cat mai multe comenzi pe termen lung de la persoane juridice.3.2. Organizarea interna a societatii

Activitatea societatii este structurata pe 3 directii:

1.Compartimentul financiar-contabil, condus de un director economic care are in subordine directa un contabil sef. 2. Compartimentul tehnic, condus de un director tehnic care are in subordine directa un inginer sef ;

3. Compartimentul de aprovizionari si vanzari, condus de un director care are in subordine o echipa de vanzari.

Societatea este condusa de un director general, numit in conditiile legii nr. 31/1990 care, pe langa coordonarea intregii activitati a societatii, are in subordine directa serviciul de personal, organizare, salarizare.

3.3. Implementarea Microsoft Navision in cadrul sistemului ERP

In cele ce urmeaza v-om prezenta modul de manifestare a stocurilor in cadrul sistemului ERP ales si anume Microsoft Navision 4.0.

Navision permite gestiunea comenzilor de aprovizionare si a documentelor de achizitie. Se pot genera automat propuneri de comenzi aprovizionare, conform politicilor de aprovizionare. Gestiunea stocurilor este complet integrata cu contabilitatea, vanzarile si cumpararile. Pentru articole se pot defini oricate unitati de masura, parametrii de volum si greutate, variante, substituenti, coduri specifice client si furnizor, furnizor etc. Activitatile ce se desfasoara in depozit pot fi optimizate cu ajutorul unui modul de Management Depozite. Depozitele se pot organiza in zone si compartimente si se pot defini reguli de lucru pentru fiecare articol/compartiment.

Modulele principale din Navision acopera diverse domenii de activitate, ca:

management financiar

distributie gestionare contacte clienti productie gestionarea service-ului de teren analiza si business portal utilizatorIn ceea ce priveste Inreg. Cost stoc in Contab dupa cum apare si in figura urmatoare, ea are loc prin legatura cu tabelul Intrare valoare care contine toate inregistrarile valoare, adica modificari in valoarea stocurilor.

Figura 1 Inreg. cost stoc in Contab.

Ajustare costuri / preturi este utilizata pentru a ajusta cateva campuri de pe fisele articolelor sau ale unitatilor de stoc.

Figura 2 Ajustari intrari cost-articol

Actualizare costuri unitare recalculeaza costurile unitare ale unei comenzi de productie si le introduce pe liniile comenzii de productie.

Figura 3 Actualizare costuri unitare

CAPITOLUL 4. APLICATIA ACCESS

Pentru a ine evidena salariailor,n special pentru calculul salariilor, a numarului de ore lucrate , a inregistrarii datelor angajatilor firmei ntr-un registru al salariailor, de unde s poat fi usor preluate i prelucrate, se va folosi aplicaia Microsoft Acces.

Am creat 3 tabele: date angajati, contracte munca si salarii, am completat tabelele cu datele angajatilor ROMCON INVEST.

Am creat zece interogari pentru a afla diferite informatii necesare pentru rapoarte lunare.

Am folosit interogari pentru a ordona angajatii dupa adresa, pentru a afla cate persoane sunt in intretinerea angajatilor, date necesare pentru crearea unor situatii financiare.

Pentru a actualiza datele din tabela date angajati, dar si din celelalte tabele odata am creat doua formulare.

In final, am creat 4 rapoarte privind mai multe date cerute de conducerea firmei pentru verificarea unor situatii.

Compartimentele ce utilizeaza aceste aplicatii sunt: Resurse Umane, Contabilitate, Conducere.

BIBLIOGRAFIE1. Surcel T., Marsanu R., Bologa R., Alecu F., Mark S., - Medii de programare pentru gestiunea bazelor de date ACCESS - , Editura Economica, 2006. 2. www.biblioteca-digitala.ase.ro

PAGE 2