Diapozitivul 1

Sisteme informatice de workflow management -Arhitectura si functionalitatiStancu Simona Gabriela Ion GabrielUrsac Marius Petru

O definitie despre workflow management dateaza din 1996 fiind data de organizatia WMC (Workflow Management Coalition) .

Un sistem de workflow este un ansamblu menit sa suporte o anumita parte din procesul de business prin definirea unor activitati computerizate

Workflow management system este un ansamblu de aplicatii software menit sa asigure definirea, inregistrarea, executarea si controlul unui flux de operatii.

O problema foarte importanta cu care workflow managementul se confrunta este cum pot sistemele informatice sa ajute in business?

In analiza acestei probleme trebuie sa luam in calcul si maleabilitatea pe care sistemele informatice o au atunci cand vine vorba de schimbare. Dupa cum bine stim, decizia in business reprezinta un factor esential, la fel si schimbarea.

EficentaRelatia pe care sistemele informatice o au cu partea umana de executieFlexibilitateaMonitorizareAlocarea de sarcini

Proiectarea initiala a unui sistem informatic ar trebui sa se realizeze dupa anumite cerinte :

4

Arhitectura unui sistemului informatic de workflow management

Desi in ultimii ani au fost implementate si dezvoltate o serie de sisteme informatice de workflow management care au oferit o puternica experienta din punct de vedere arhitectural, inca ne lipseste o organizare profesionista a subsistemelor si caracteristicilor sale.O structura generala a unui sistem de workflow management este reprezentata in imaginea urmatoare.

Conform acesteia exista 4 componente in arhitectura unui sistem informatic de workflow management .Prima componenta se refera la partea de design al fluxului de operatii mai apoi urmeaza partea executabila. Componenta care decide daca worflow-ul s-a realizat fara erori este partea de control unde se realizeaza un raport al etapelor de lucru deja executate. In final daca peste toate aceste prime 3 componente s-a trecut cu succes urmeaza interactiunea cu utilizatorul final.

Workflow enactment sistem reprezinta componenta de decizie principala a unui sistem de workflow.Din punct de vedere tehnic acesta este alcatuit dintr-o serie de motoare a caror menire este de a aduce o productivitate mai mare la intregul proces.Intr-o structura mai complexa in care exista mai mult de un astfel de motor sarcinile sunt distribuite pe baza caracteristicilor, task-urilor si a resurselor. De obicei utilizatorul final nu va remarca inbunatatiri in cazul folosirii mai multor motoare

Notiunea de motor (workflow engine) este una foarte importanta intr-un sistem informatic de worflow management, asigura o administrare corecta a etapelor de implementare si memoreaza un istoric al proceselor deja desfasurate. De multe ori este considerat core-ul workflow managementului fara de care nu poate opera.

Functionalitatea unui sistem informatic de workflow management

Functionalitatea procesului de management creste odata cu utilizarea unor software-uri generice specifice .

Se cunoaste un numar mare de astfel de sisteme informatice de workflow management, aceasta diversificare vine odata cu numarul mare de functionaliti pe care acestea le ofer.

Sistemul de management al fluxului de lucru permite extragerea precesului de management din aplicatia software.

Workflow managementul poate fi privit din mai multe puncte de vedere, astfel un sistem informatic de workflow management asigura o flexibilitate, un sistem integrat, optimizarea proceselor, modificri organizationale, durabilitate i dezvoltare profesional.

Workflow Management Coalition

Uneori se poate creea si o confuzie cu privire la ce se asteapta de la functionalitatea unui astfel de sistem .A existat o organizatie cunoscuta drept Workflow Management Coalition care s-a preocupat de analiza acestei confuzii .

Rolul organizatiei a fost de a standardiza terminologia de flux de operatii si de a defini anumite reguli folosite la schimbul de informatii intre fluxul de operatii si aplicatia utilizata.

Aceeasi organizatie WMC defineste sistemul informatic de workflow management ca un sistem complet. Fluxul de operatii are la baza comenzi, fiecare parte din acest ansamblu este executata cu un anumit motiv, fie ca vorbim despre o ipotecare, o declarare de taxe sau extragerea unor informatii dintr-o baza de date .Comenzile sunt adesea generate de un client extern, dar pot fi si situatii in care cererea sa fie privita ca o relatie intre 2 departamente.

Scopul workflow managementului este de a administra aceste operatii cat mai eficent si intr-un timp cat mai scurt in functie de resursele disponibile.

Exista mai multe situatii in care procesul este unul mai amplu si are anumite etape mai diversificate (taskuri).

Task-urile sunt executate intr-o ordine logica sau specifica astfel ca sistem efectueaza o analiza asupra ordinii in care aceste etape sa fie executate pentru ca procesul sa fie finalizat cu succes.

Fiecare task are conditii si postconditii mai exact exista situatii cand acelasi task trebuie sa fie exectat pentru mai multe cazuri, putem vorbi astfel de notiune de work item.

Se obtine o eficenta mai mare si un randament sporit in cazul combinarii partii de executie umana cu cea automata. Aceste doua lucruri poarta denumirea generica de resurse si sunt alocate tinandu-se seama de posibilitatile fiecaruia.

Majoritatea itemilor dintr-un proces sunt executati cu ajutorul resurselor, aici referindu-ne fie la persoane fie la sisteme informatice .

Gruparea claselor in functie de capabilitatile membrilor poarta denumirea de rol, iar cand aceasta clasificare se face tinandu-se cont de structura organizationala atunci se aduce in discutie ideea de echipa, departament. Un item care executat de o anumita resursa poarta denumirea de activitate.

Daca ar fi sa ne imaginam o schema a unui workflow l-am putea privi ca pe un ansamblu de resurse, activitati si task-uri, pe de o parte si pe de o alta parte cazuri si itemi de lucru.

Studiu de caz

Sisteme de Administrare a Coninutului pe Internet

Sistem de Administrare a ContinutuluiConfruntandu-se cu informatii si materiale neactualizate, un design si o navigatie cu un control deficitar, o lipsa a supervizarii de catre o autoritate in domeniu (a unui webmaster competent), institutiile au recurs la dezvoltarea de procese si instrumente customizate pentru a rezolva aceasta situatie dificila. Nu exista standarde sau caracteristici universal acceptate care sa descrie ceea ce un CMS poate contine sau face. Din aceasta cauza, cand se compara diverse solutii ale furnizorilor, definitia unui CMS devine destul de neclara. Chiar mai mult, limitele CMS se suprapun considerabil cu alte sisteme cum ar fi Document Management System (sistem de administrare a documentelor), Knowledge Management System (sistem de administrare a cunostintelor), Enterprise Application Integration Systems (sisteme de planificare a aplicatiilor si integrarii), E-commerce Systems (sisteme de comert electronic) si portale.

Cum functioneaza un sistem de administrare a continutului?Colectarea sau crearea continutuluiWorkflow Stocare sau administrarePublicare

Sisteme de administrare a continutului

EficentaRelatia pe care sistemele informatice o au cu partea umana de executieFlexibilitateaMonitorizareAlocarea de sarcini

Sisteme de administrare a continutului