Analiza sistemului de trezorerie în cadrul S.C. TURBOZONE S.R.L.

1.

Organizaţia: SC “TURBOZONE” S.R.L.

Persoana de contact:

Nume şi prenume: Achitei Ana Maria

Telefon: 0728967188

Poziţia în firmă: contabilă

E-mail: ana_achitei@yahoo.com

IAŞI 2011

1

CUPRINS

I. Firma/instituţia/organizaţia studiată şi identificarea principalelor sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice ce sprijină prelucrarea datelor........................................................................................................3

1.1 Descrierea organizaţiei.......................................................................................................31.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaţional al organizaţiei.......................................5

1.2.1 Identificarea sistemelor informaţionale economice şi a aplicaţiilor informatice...................................51.2.2 Resurse hardware..................................................................................................................................11

1.3 Proiecte informatice propuse sau în curs de implementare..............................................111.4 Matricea sisteme informaţionale - componente organizatorice........................................11II. Delimitarea ariei de întindere pentru sistemul supus analizei................................................................122.1 Identificarea tranzacţiilor economice din Sistemul informaţional de trezorerie..............122.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabilităţi în domeniul sistemului analizat....................................................................................................................................122.3 Entităţi externe aflate în legătură cu sistemul şi diagrama de context..............................13III. Analiza sistemului informaţional.............................................................................................................14IV. Modelarea sistemului supus analizei..................................................................................................354.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date......................................................................354.2 Completarea matricei CRUD............................................................................................404.3 Încărcarea cu detalii a depozitului (dicţionarul) datelor...................................................415. Descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale sistemului.....................................................45

2

I. Firma/instituţia/organizaţia studiată şi identificarea principalelor sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice ce sprijină prelucrarea datelor

1.1 Descrierea organizaţiei

Nr. crt.

Caracteristica Descriere

1. Obiect de activitate, forma de organizare juridică, tipul proprietăţii

S.C. TURBOZONE S.R.L. are sediul in Iaşi, Soseaua Nicolina nr 66, Bloc 985B. Societatea are ca obiect de activitate, comertul cu ridicata si cu amanuntul a produselor nealimentare, şi anume :o Hardware: Calculatoare personale, servere, sisteme de prezentari video si audio, imprimante, echipamente multimedia, monitoare, dispozitive de stocare, elemente active de retea, scannere, statii grafice, modem-uri, videoproiectoare, faxuri, accesorii si consumabileo Retele: adaptoare si interfete, echipamente LAN si WANo Software: sisteme de operare, management de retea si al bazelor de date, grafica si multimedia, sisteme de protectie antivirus, etc.Societatea este organizată ca o societate cu răspundere limitată şi este o firmă cu capital privat.

2. Piaţa în amonte şi aval Furnizori: producătorii de produse hardware, software şi reţele de comunicaţii. Aceşti furnizori provin atât din interior ( ex: Flamingo, Alpis ) şi externi (ex: HP, Acer, Dell).Relaţiile dintre furnizori si firma analizată se desfaşoară pe baza contractelor încheiate anual. Clienţi interni: reprezintă persoanele care achiziţionează produsele direct din magazin sau de pe site-ul firmei www.turbozone.com, aceştia beneficiind de discount-uri în funcţie de numărul de produse cumpărate, oferte promoţionale, transport gratuit pe raza oraşului Iaşi. Alte servicii oferite de această firmă sunt: instalarea echipamentelor de reţea şi servicii de consultanţă. Orice achiziţionare se face pe baza unui contract care conţine şi o garanţie stabilită în funcţie de fiecare produs.Clienţi externi: reprezintă firmele care activează în domeniul distribuirii acestui gen de produse. Achiziţionarea se face pe baza unei comenzi, aceştia beneficiind de asemenea de reduceri şi oferte promoţionale.Concurenţa: este reprezentată de celelalte firme care sunt specializate pe aceeaşi gamă de produse cum ar fi: SMART COMPUTERS S.R.L., MADD ELECTRONICS S.R.L., ROMANIAN BUSINESS IT S.R.L. În prezent firma îşi desfăşoară activitatea în oraşul Iaşi, urmând ca în viitorul apropiat să se deschidă filiale şi în oraşele mari ale ţării: Brasov, Cluj, Timisoara, Constanţa, Bucuresti etc.Puncte tari:

diversitate de servicii acordate clienţilor furnizori recunoscuţi atât pe plan naţional, cât şi pe plan

internaţional ambianţa plăcută în magazin servicii de consultanţă pentru orice client nivel de calificare ridicat al angajaţilor Ritmul rapid de diversificare şi înnoire a gamei de produse Promoţii periodice susţinute prin pliante trimise la

domiciliul clientuluiPuncte slabe:

piaţa de desfacere este restrânsă are un singur punct de desfacere magazinul este plasat intr-o zonă slab populată

3. Organizarea firmei şi S.C. TURBOZONE S.R.L. dispune de structură organizatorică

3

principalele activităţi economice

functională. Această structură cuprinde compartimente funcţionale, aşa cum sunt prezentate în organigrama societăţii (Anexa 1). Subordonarile ierarhice funcţionale sunt stabilite pe trei nivele:

director general administrator departamente funcţionale

departamentul comercial- departamentul aprovizionare- departamentul vânzare- departamentul marketing

departamentul financiar – contabil- departamentul financiar- departamentul contabil- birou resurse umane- casierie

departamentul producţie- producţie calculatoare- service echipamente-prestări servicii (montări, instalări, devirusări, consultanţă etc.)

Principalele activităţi economice desfăşurate la nivelul organizaţiei sunt:- directorul genral asigură conducerea generală şi operativă a societăţii, reprezintă societatea în relaţiile cu persoane juridice sau fizice şi cu organele publice, la întâilniri de afaceri, reuniuni profesionale sau ştiinţtifice, interne şi internaţionale, aprobă şi semnează oferte, comenzi, contracte, în relaţie cu clienţii sau fumizorii etc. Orice decizie luată în cadrul întreprinderii trebuie aprobată de acesta.- administratorul se ocupă cu buna funcţionare a sistemului de supraveghere şi control a firmei (camere video, sistem de alarmă), cu soluţionarea problemelor de natură tehnică din interior, inclusiv administrarea bazei de date.- departamentul comercial : vânzări, promovarea vânzărilor, analiza şi controlul vânzărilor, distribuţie, aprovizionare, marketing.- departamentul financiar – contabil: asigură buna gestionare a patrimoniului societăţii, organizează contabilitatea societăţii în conformitate cu dispoziţiile legale şi asigură efectuarea la timp a înregistrărilor, întocmirea balanţelor de verificare, bilanţurilor anuale, precum şi a situaţiilor financiare anuale, raportarea rezultatelor, elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli, urmărirea încasărilor creanţelor, efectuarea plăţilor datoriilor etc. În plus, acest departament are ca obiective creşterea profitabilităţii întreprinderii, utilizarea resurselor financiare într-un mod eficient, precum şi asigurarea lichidităţii şi solvabilităţii societaţii. În acest departament mai este inclus şi un birou de resurse umane care se ocupă cu recrutarea, selecţia şi angajarea personalului, asigurarea unui sistem de protecţie şi securitate a muncii, motivarea personalului (salarii de bază, indemnizaţii, salarii de merit, prime, tichete de masă, instruiri, promovări, asigurare medicală, asigurarea dreptului la pensie, elaborarea documentelor sistemului de management al caliăţtii etc. În cadrul casieriei se efectuează încasarile şi se eliberează bonurile fiscale. Menţionăm că există o strânsă legătură între subdiviziunile acestui departament şi că împreună asigură buna funcţionare a întregului sistem economic din societate.- departamentul producţie: producţie calculatoare, service echipamente, prestări servicii (montări, instalări, devirusări, consultanţă etc.)

4

1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaţional al organizaţiei

Pe toate calculatoarele din firma rulează ca sistem de operare cu licenţă Windows XP Professional şi numeroase programe de aplicaţii, dintre care cele mai importante şi mai des folosite sunt:- Microsoft Office (Excel, Word, Acces) pentru centralizarea documentelor (registrul jurnal, balante de verificare, documente justificative etc.)- Norton Symantec Antivirus- Internet Explorer- Mozilla Firefox- Adobe Acrobat Reader- Windows Media Player

1.2.1 Identificarea sistemelor informaţionale economice şi a aplicaţiilor informatice

Softul informatic de gestiune folosit de S.C. „TURBOZONE” S.R.L. este realizat de S.C. „SoftWorks” S.R.L., mai precis programul „neoSys”. Acesta este un program de contabilitate financiară, gestiune a stocurilor, salarii, producţie si mijloace fixe, creat să crească eficienţa agenţilor economici şi a contabililor, prin uşurinţa în exploatare şi rapiditatea obţinerii informaţiilor contabile.

Programul de contabilitate si gestiune neoSys oferă urmatoarele facilităţi: Varianta monopost sau reţea (client-server) Actualizări incluse pe toata perioada contractuală Posibilitatea protejării fiecărei baze de date, accesul la funcţiile programului fiind realizat

prin parole şi drepturi de acces Modul contabilitate Modul gestiune Modul salarii Modul producţie Modulul clienţi Modulul furnizori Modulul trezorerie

5

Nr. crt.

Sistem informaţional identificat şi scopul

Aplicaţia informatică Prelucrări şi tipul prelucrărilor extrase din analiza interfeţei aplicaţiilor

1.

Sistemul contabiltate

generală

Modulul de contabilitate al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:

Posibilitatea introducerii / actualizării / vizualizării datelor contabile (în lei sau valută)

Posibilitatea modificării / vizualizării datelor pe orice perioadă (fără a închide luna curentă)

Posibilitatea culegerii datelor prin module intuitive (facturi clieţi, furnizori, încasări, plaţi, note contabile diverse), toate datele reflectându-se în final intr-un singur loc (registrul jurnal)

Posibilitatea definirii / utilizării notelor contabile model, pentru a spori eficienţa

Posibilitatea configurarii tipurilor documentelor primare utilizate la înregistrările contabile

Plan de conturi flexibil, dupa cerinţele utilizatorului

Prelucrarea este automată deoarece datele contabile se obţin automat, cu posibilitatea listăriiExemple:

Obtinerea automata, cu posibilitatea listării, a următoarelor registre contabile (pe perioada dorită):

o Balanţa de verificare analitică sau sintetică

o Registrul jurnalo Fişe conto Registrul Cartea Mare (globală

sau numai pe anumite conturi)o Situaţii clienţi / furnizorio Registrul de casăo Raport de gestiuneo Jurnale de vânzări / cumpărărio Jurnal de bancă

Inchiderea automată a conturilor de venituri / cheltuieli

Inchiderea automată a conturilor de TVA Generarea Bilanţului contabil Declaraţia 394 (Program declaraţie

informativă privind livrările/prestările şi achiziţiile efectuate pe teritoriul naţional - listă facturi).

2. Sistemul salarizare Modulul de salarii al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:

evidenţa personalului obţinerea statelor de salarii pe locuri de muncă, situaţii

centralizatoare state de plată individuale (fluturasi) calculul salariilor pornind de la net la brut sau invers evidenţa sporurilor periodice şi permanente, reţinerilor din

Prelucrarea este mixtă deoarece datele contabile se introduc manual, iar calcularea lor se face automat.Exemple:-state de plată-reţineri-deduceri-impozit

6

salariu, concediilor medicale şi de odihnă obţinerea declaraţiilor salariale (CAS, fond sănătate,

şomaj, etc.) exportul automat al notelor contabile în modulul de

contabilitate posibilitatea configurării contribuţiilor, indemnizaţiilor şi

reţinerilor în funcţie de cerinţele utilizatorului sau a modificărilor de legislaţie

-ajutoare acordate-indemnizaţii-imputaţii etc.

3.Sistemul gestiunea Stocurilor

Modulul de gestiune al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:

evidenţa cantitativă / valorică a stocurilor urmărirea produselor după coduri unice sau coduri de bare crearea documentelor primare (Note intrare-receptie (NIR),

Facturi clienţi, Avize de însoţire a mărfii, Comenzi clienţi, Comenzi furnizori, Bon consum, Inventariere, etc.)

posibilitatea de a lucra cu gestiuni tip magazin sau depozit evidenţa unui număr foarte mare de articole organizate pe

categorii si subcategorii atribuirea automată a discount-urilor după anumite criterii situaţie clară a restanţelor comerciale, scadentar pentru

fiecare partener (clienţ, furnizor) diferite rapoarte privind mişcările stocului, vânzările pe

perioade specificate, pe anumite gestiuni, etc. situaţie rapidă si corectă a stocului actual precum şi a

stocului existent la o anumită dată istoricul vânzărilor pe articole şi pe clienţi generarea automată a notelor contabile în modulul de

contabilitate accesul la functiile programului şi gestiuni în funcţie de

utilizator şi drepturile acestuia listarea bonurilor de casă direct la casa de marcat; în

prezent există suport de conectare cu următoarele modele de case de marcat: DATECS, ELKA, EURO, OPTIMUS, ACTIVA, TOTAL S, ZEKA, SAPEL, OPTIMA, EUROCASH, PARTNER, ROMPOS, ELTRADE, VTK MICRO.

Prelucrarea datelor privind intrarea de materiale în stoc, pe diferite canale (achiziţie, retur din secţiile de producţie, rebuturi şi deşeuri etc.). Prelucrarea este mixtă, datele de pe facturi, NIR, note de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.Prelucrarea datelor privind ieşirile de materiale din stoc cu diferite destinaţii (dare în consum, vânzare etc.). Prelucrarea este mixtă, datele de pe bonurile de comandă, notele de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.

7

4.Sistemul producţie

Modulul de productie al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:

planificarea producţiei prin intermediul comenzilor de producţie

posibilitatea de a crea mai multe fişe tehnologice (reţete) pentru acelaşi produs

urmărirea producţiei în fiecare etapa de producţie crearea automată a bonurilor de consum pentru comenzile

lansate în producţie crearea notei de recepţie pentru produsele finite realizate transferul automat (la cerere) al produselor finite în

gestiunea de marfa, incarcându-se automat şi adaosul comercial

realizarea de note contabile şi trimiterea lor automată în modulul de contabilitate.

Prelucrarea datelor privind producţia este mixtă deoarece:-programul oferă formularele (ex:notă de predare, fişă de magazie, fişe de inventar etc.),urmând ca datele să fie introduse manual prin interfaţa aplicaţiei.-în ceea ce priveşte prelucrarea automată, programul întocmeşte rapoartele privind producţia.

5. Sistemul clienţi

Modulul clienţi al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:

permite reţinerea informaţiilor privitoare la clienţii întreprinderii.

reţine datele de identificare ale clienţilor:cod, nume,adresă, tip, cod identificare fiscală etc.

 Generează facturile de ieşire Exportă toate rapoartele necesare în relaţia cu clienţii

Prelucrarea datelor privind clienţii este automată deoarece generează automat facturile clienţilor şi actualizarea rapoartelor se face automat.

8

6. Sistemul furnizori

Modulul furnizori al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:

Permite introducerea facturilor către furnizori. Oferă toate rapoartele necesare. Gestionează toate informaţiile asociate furnizorilor,

permiţând completarea datelor despre parteneri.

Prelucrarea datelor privind furnizorii este automată, deoarece programul întocmeşte raportele de plăţi automat

7. Sistemul trezorerie Modulul trezorerie al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:

gestionează în mod proactiv finanţele întreprinderii, automatizândtoate operatiunile asociate avansurilor, soldurilor la clienţi/furnizori, raportărilor aferente.

Modulul dispune şi de instrumente active de tipul limitare/blocare la facturare, pentru a limita riscurile la care este supusa întreprinderea în parteneriatul cu firme cu probleme financiare.

Permite înregistrarea şi evidenţa efectelor de încasat / de plătit,ţinând cont de stadiul decontării acestora.

Permite realizarea de viramente interne între diverse entităţti financiare ale întreprinderii.

asigurarea evidenţei încasărilor şi plăţilor efectuate atât în numerar cât si prin bancă (ex: dispoziţii de plata , dispoziţii de încasare , chitanţe , registru de

Prelucrarea este automată, deoarece generează automat toate operaţiunile asociate avansurilor,soldurilor la clienţi şi furnizori, dar şi a raportărilor aferente.

9

casă etc.) analiza şi controlul situaţiei datoriilor şi a

creanţelor unităţii.(ex: raport privind situaţia facturilor neplatite)

plata drepturilor angajaţilor de asemenea , acest sistem preia datele din sistemul

furnizorilor şi al clienţilor

10

1.2.2 Resurse hardware

Firma SC. TURBOZONE S.R.L. dispune de o reţea de calculatoare alcătuită dintr-un server de baze de date şi din 16 PC-uri.

Dispersia calculatoarelor personale: 1 la directorul general, 1 la administrator, 4 la Departamentul comercial, 5 la Departamentul financiar - contabil şi 5 la Departamentul de producţie.

1.3 Proiecte informatice propuse sau în curs de implementare

-asistenta on-line-proiectarea şi postarea pe site-ul firmei a unor tutoriale video pe care clienţii le pot accesa pentru a beneficia de instrucţiuni de utilizare a celor mai noi produse pe care firma le deţine in magazinul de desfacere.-dezvoltarea unei aplicaţii care să asigure o mai bună gestiune a activităţii de vânzare.-realizarea unei aplicaţii care să ţină evidenţa separată a casieriei.

1.4 Matricea sisteme informaţionale - componente organizatorice*Anexa2

11

II. Delimitarea ariei de întindere pentru sistemul supus analizei

2.1 Identificarea tranzacţiilor economice din Sistemul informaţional de trezorerie

Gestiunea trezoreriei regrupează ansamblul deciziilor, regulilor şi procedurilor care asigură, la costul cel mai redus, menţinerea echilibrului financiar instantaneu al întreprinderii.

Ca principale tranzacţii economice în cadrul Sistemului informaţional de trezorerie se regăsesc:

- asigurarea evidenţei încasărilor şi plăţilor efectuate atât în numerar cât si prin bancă (ex: dispoziţii de plata , dispoziţii de încasare , chitanţe , registru de casă etc.)

- analiza şi controlul situaţiei datoriilor şi a creanţelor unităţii.(ex: raport privind situaţia facturilor neplatite)

- plata drepturilor angajaţilor ,- de asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor şi al clienţilor

2.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabilităţi în domeniul sistemului analizat

Nr. crt.

Departament/birou/persoană/partener Descrierea responsabilităţilor privind sistemul analizat

1.Director general

- Are capacitate de decizie asupra modului în care vor fi platiţi furnizorii şi celelalte entităţi cu care societatea vine în contact (disponibil la bancă, casierie sau credit comercial acordat de către aceştia din urmă întrepinderii);- Orice decizie luată în cadrul întreprinderii trebuie aprobată de acesta.-Semneaza registrul de casă

2.

Departamentul comercial

-Urmareşte şi încasează soldurile de la clienţi;-Gestionează bugetele de vânzări , planifică şi stabileste alocarea optimă a tuturor resurselor de care dispune compania-Analizează rezultatele, previne şi corectează anumite disfunctionalităţi cu privire la bugetul întreprinderii .-Încheie contracte;-Negociază vânzarea produselor -Analizează şi stabileste preturile

3. Departamentul financiar – contabil

-Introduce informaţiile in sistem pe baza documentelor justificative;-Colectează facturile încasate/plătite prin sistemul de trezorerie;-Urmăreşte îndeaproape plata facturilor către furnizori până la data scadentă;-În cazul achiziţiilor din sursa externă urmăreşte îndeplinirea termenilor şi a clauzelor speciale, în

12

funcţie de tipul contractelor încheiate (specifice importurilor);-Urmăreşte respectarea legislaţiei în vigoare privind operaţiile de comert exterior.- Întocmeşte statul de plată pe baza căruia sunt plătiţi angajaţii firmei;

-Urmăreşte situaţia drepturilor de personal neridicate;-Ţine evideţta concediilor far plată , a absenţelor nemotivateşsi le operează în registru;-Întocmeşte situaţii statistice.-Efectuează încasări şi plăţi

4. Biroul resurse umane

- Încheierea contractelor de muncă- Înregistrarea cererilor pentru concedii medicale, de odihnă - Ţine evidenţa personalului sancţionat- Înregistrează reţineri şi imputaţii pentru personalul firmei- Deţine fişa personală pentru fiecare angajat în parte- Statele de salarii , pentru calculul drepturilo baneşti cuvenite salariaţilor- Lista de indemnizaţii pentru concediul de odihnă- Fluturaşi de salarii, pentru toate departamentele

2.3 Entităţi externe aflate în legătură cu sistemul şi diagrama de context

Nr. crt.

Entitatea externă Intrări de la entitate în sistem Ieşiri din sistem spre entitate

1. Sistemul Furnizori -nomenclator furnizori -rapoarte de plată

2. Sistemul Clienţi -centralizator clienţi -rapoarte de încasat

3. Sistemulcontabilitate generală

-CEC-bilet la ordin--decont de cheltuieli

-registru de casă

4. Sistemul analiză financiară -decont de cheltuieli

5. Sistemul salarizare -ordin de plată-stat de plată-cerere privind ajutorele băneşti acordate personalului-bilete de călătorie

-situaţie salarii neridicate

6. Conducere -cereri aprobate - rapoarte

7. Bancă - extras de cont -ordin de plată

8. Caseria -dispoziţie de plată-dispoziţie de încasare

-foaie de vărsământ-chitanţă

13

III. Analiza sistemului informaţional

3.1 Determinarea proceselor de prelucrare

1.) Operaţiuni plăţi: 1.1 Plăţi în numerar

Acordare avans Plata salariilor Plata furnizorilor

1.2 Plăţi prin bancă Plăţi către furnizori Plata contribuţiilor (CAS, CASS, CFS) Plăţi prin efecte comerciale

2.) Operaţiuni încasări:2.1 Încasări în numerar

Avansuri încasate Încasare creanţe în numerar

2.2 Încasări prin bancă Încasări creanţe de la clienţi prin bancă Încasări prin efecte comerciale

3.) Viramente interne

14

3.2 Analiza ieşirilor

Proces/subproces de prelucrare

din care se obţine

Denumire ieşire

Structura ieşirii Destinaţia ieşirii

Documentul/ documentele pe baza

căruia se obţine

Stocarea datelor

(tabele ale bd, fişiere

sau dosare) de unde se

obţin datele

Tipul ieşirii şi momentul obţinerii

Modalitatea actuală de obţinere

Observaţii

Operaţiuni plăţiOperaţiuni încasare

Registrul de casă

1.) Data (D/8)2.) Nr. crt.(N/3)3.) Document- data

(D/8)4.) tip(A/3)5.) nr.(N/10)6.) Explicaţii(A/20)7.) încasare (N/6.2)8.) plată(N/6.2)9.) valoare10.) document(N/6.2)11.) sold (N/6.2)12.) cont

corespondent (N/8)13.) Rulaje (N/6.2)14.) Sold final

(N/6.2)

Biroul financiar, 1 – exemplar;Conducere, 1 - exemplar

CEC,Bilet la ordin,Decont de cheltuieli

Tabela Plăti şi Tabela Încasări

La sfârşitul fiecărei zile

Automat

15

Operaţiuni plăţi

Ordin de plată

FATA: Nr (N/6), Plătiţi (N/20) RON, Adică (A/50) RON, Plătitor (A/25), Cod fiscal (N/6), Din cont(AN/20)), De la banca (A/25), Reprezentând (A/30), Veţi plăti numai prin (A/25), La data de (D/8),Primirea/acceptarea (A/15), Semnatura, L.S., Către beneficiar (A/25), În cont (AN/20), La adresa/ Banca(A/25), Unitatea (A/25), Data acceptării (D/9), Semnătura plătitorului, L.S.,Data emiterii (D/8)VERSO:Intermediari: Compensabil la (D/9), Semnătura, L.S.,1.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptării (D/9),2.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptării (D/9), Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptării (D/9), Menţiuni (AN/20)

Bancă Extras de cont, Tabela Plăţi

Neprogramat Manual

16

Operaţiuni plăţi

Dispoziţie de plată

FAŢĂ: Unitatea (A/12), Dispoziţie de (A/24) către casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele şi prenumele(text/30), funcţia (calitatea) (text/30), Suma(în cifre) (N/10) lei (în litere)(A/25), Scopul încasării-plăţii (text/50), Semnătura (conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil).VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6).Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semnătura.Casier, Plătit/Încasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semnătura.

Caserie Foaie de vărsământ, Chitanţa

Tabela Plăţi

Neprogramat Manual

17

Operaţiuni plăţi

Situaţie salarii neridicate

Unitatea (A/9),Stat de salarii pe luna (N/2),Anul (N/4),Nr. Crt (N/2),Numele si prenumele (text/20),Drepturi de colaborare ,in bani ( N/6),In natura(Text/10),Total (A/5),Impozit total (N /6),din care cass ( N/5),Cass retinuta din venituri (N/5),Cfs (N/5)Cas (N/5)Total de plata (N/6),Avans (N/6),Rest de plata (N/6)

Birou salarizare

Ordin de plată,Stat de plată,Bilet de călătorie,Cereri privind ajutoarele băneşti ale personalului

Tabela Plăţi

Se întocmesc la sfârşitul lunii

Mixtă

18

Operaţiuni încasare

Dispoziţie de încasare

FAŢĂ: Unitatea (A/12), Dispoziţie de (A/24) către casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele şi prenumele(text/30), funcţia (calitatea) (text/30), Suma(în cifre) (N/10) lei (în litere)(A/25), Scopul încasării-plăţii (text/50), Semnătura (conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil).VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6).Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semnătura.Casier, Plătit/Încasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semnătura.

Caserie, Foaie de vărsământ,chitanţă

Tabela Încasări

Neprogramat Manual

19

Operaţiuni plăţi

Raport de plată către furnizori

Denumire(c25), Contul(AN/14),Banca(C/15),factura(N/10),Serie(C/5), Nr(N/7) Data(D/8)valoare lei(N/6)nume furnizor(AN25),rest plată(n/6).

Sistemul furnizorilor

Nomenclator furnizor pe baza facturilor înregistrate

Tabela Plăţi

Se întocmesc la sfârşitul lunii

Manual

Operaţiuni încasare

Raport de încasat de la

clienţi

Denumire(c25), Contul(AN/14),Banca(C/15),factura(N/10),Serie(C/5), Nr(N/7) Data(D/8)valoare lei(N/6)nume client(AN25),rest de incasat(n/6)

Sistemul clienţilor

Centralizator clienţi pe baza facturilor înregistrate

Tabela Încasări

Se întocmesc la sfărşitul lunii

Manual

20

3.3 Analiza intrărilorProces/

subproces/ procedură

Denumire intrare

Emitent Sursa de intrare în

sistem

Structură Date preluate Stocarea datelor

(tabele ale bd, fişiere

sau dosare) unde vor fi înregistrate

datele intrate în

sistem

Observaţii

Operaţiuni plăţi Operaţiuni încasări

Chitanţă

Furnizor,Client

Caserie 1.) Nr.(N/6)2.) Serie(Text/2), 3.) Data(D/8),4.) Unitatea(A/25),5.) Cod fiscal(N/8),6.) C.U.I. (AN/10),7.) Sediul(AN/25),8.) Data întocmirii(D/8),9.) Am primit de la (A/20),10.) Adresă (AN/30),11.) Suma de (N/20),12.) Adică (Text/30),13.) Reprezentând

(Text/25),14.) Casier(Text/25).

Nr.(N/6), Serie(Text/2), Data(D/8), Unitatea(A/25),Cod fiscal(N/8),Suma de (N/20).

Tabela Plăti şi Tabela Încasări

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

21

Operaţiuni plăţi

Ordin de deplasare

Angajat Angajat Faţă: Unitatea(text/20), Nr.(N/6), Data(D/8), Domnul(a) (text/25), Având funcţia de (text/15), Este delegat pentru (text/30), La (A/30), Durata deplasării de la(D/8) la (D/8), Se legitimează cu (text/15),Stampila unităţii, Semnătura, Data (D/8), Sosit(D/8), Plecat (D/8), Cu(fără) cazare, Stampila unităţii, Semnătura.Verso: Ziua (D/8) şi ora(N/2) plecării, sosirii, Data depunerii decontului (D/8), Penalizări calculate (N/12), Avans spre decontare: primit la plecare (N/12), în timpul deplasării (N/12), Total (N/12), Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului şi emitentul (text/15), Nr. (N/10), data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6.2), Diferenţa de restituit s-a depus cu chitanţa nr. (N/7), din (D/8), Diferenţa de primit/restituit(N/10) lei,

Nr.(N/7), Data(D/8) , Domnul(a) (A/25),Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului şi emitentul (AN/15), Nr. (N/10), Data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6.2).

Tabela Plăti

Sunt necesare la decontarea avansului documente justificative precum: Ordin de

deplasare Bon fiscal Chitanţe etc.

22

Semnătura: Titular avans, Conducător unitate, Control financiar preventiv, şef compartiment.

Operaţiuni plăţi

Stat de plată

Sistem de salarizare

Sistem de salarizare

Data (D/8), Luna (A/12), Nr.crt (N/3), Numele si prenumele (text/25), Salariu de incadarare (N/10), Nr.ore/zi (N/2), Zile lucrate (N/2), Zile concediu (N/2), Salariu pentru timp lucrat (N/12), venit brut (N/16.2),CAS (N/6.2), şomaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Deducere personală (N/6.2), Venit bază de calcul (N/6.2), Impozit pe venit (N/6.2), Salariul net (N/6.2), Avans acordat (N/6.2), Rest de plată (N/6.2) Semnătura (A/20), Total (N/6.2), Reţineri unitate: CAS (N/6.2), Reţineri unitate: CASS(N/6.2) Reţineri unitate: şomaj(N/6.2) Taxa camera de muncă (N/6.2),Fond accident şi boli Profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2)

Salariul net (N/6.2), Total (N/16.2),CAS (N/6.2), Şomaj (N/6.2), CASS (N/6.2),Reţineri unitate: CAS (N/6.2), Retineri unitate : CASS (N/6.2), Reţineri unitate : Şomaj (N/6.2), Taxă camera de munca (N/6.2),Fond accident si boli profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2)Total cheltuieli salariale societate (N/6.2)

Tabela Plăti

Salariul se plăteşte în două tranşe: avans lichidare.

23

Operaţiuni plăţi

Cerere privind ajutoare băneştiacordate personalului

Angajat Conducere

Denumire(C/20), Subsemnatul(C/25), Suma(N/4),Reprezentând(C/40), Semnătura, Data(D/8).

Subsemnatul(C/25), Suma(N/4), Reprezentând(C/40).

Modulul salarizare

Este necesară prelucrarea imediată a informaţiilor din cerere.

Operaţiuni plăţi

Bon de casă

Unităţile de la care se achiziţionează

Angajat Unitatea(C/15), Nr bon fiscal(N/4), Data(D/8), Ora(N/5), Produsul(C/10), Preţ(N/42),Cantitate(N/2), Total(N,4), TVA(N/3,2).

Nr bon fiscal(N/4), total(N,4).

Tabela Plăti

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

Operaţiuni plăţi

Bilete de călătorie

Unităţi de transport

Angajat Unitatea de transport(C/25), Nr loc(N,2), Sediul(AN/25), Seria(C/5), Nr(N/7), Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6),Rezervări la tel(N/10), LS.

Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6).

Tabela Plăti

24

Operaţiuni plăţi

Date facturi furnizori

Sistemul informaţional al furnizorilor

Sistemul informaţional al furnizorilor

Nr.(N/7), Serie(A/3),Data(D/8),Furnizor(A/20), Total(N/6,2), Valoare achitată(N6.2), Rest de plată(N/6.2).

Nr.(N/7), Serie(A/3),Data (D/8), Furnizor(A/20), Total (N/6.2), Rest de plată(N/6.2), Valoarea achitată(N/6.2).

Tabela Plăti

25

Operaţiuni plăţi

Decontcheltuieli

Biroul financiar

Biroul financiar

Unitatea(text/20), Departament (text/15),Nume : (text/20)Centru de cost :(A/10),Nr. Auto :( A/10)Data document (D/8),Perioada nr zile ( N/2)Locatie firma orasul tara( text / 50),Hotel nr zile (N/2)Suma (N/6),Restaurant nr. Angajati/invitati (N/3),Suma (N/6),Tip combustibil suma (N/6),Benzina (litri) (N/3),Altele descriere (A/15),Suma (N/6).Total (N/6),Suma de justificat luna trecuta (N/6),Avans luna in curs (N/6),Suma decontata (N/6),De restituit catre angajat (N/6),De primit de la angajat (N/6),Semnatura angajat, semnatura Superior direct ierarhic

Denumire Document(C/20), Data(D/8), Valoare(N/6), Total cheltuieli(N/6), Diferenţa de Restituit/primit(N/6).

Tabela Plăti

26

încasări/plăţi;Înregistrare viramente interne.

Extras de cont

Bancă Bancă Unitatea creditoare (text/15),Cod fiscal (A/10),Nr. Ord. reg. comertului (A/10),Localitatea (text/15)Judet (text/15)Cont (A /20)Banca (text/10)Documentul felul nr. Si data (A /20)Explicatii (text/20)Suma (N/10)VERSO :director L.S. ,Conducatorul compartimentului financiar contabil ,Confirmam prezentul extras de cont pentru suma de ( N/10)Director L.S. , compartimentul financiar contabil .

Nume client(A/25),Data(D/8), Cont(AN/10), Exlicatii (text/20),Suma debit-credit(N/15),

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

27

Operaţiuni încasare

CEC

Client Biroul financiar

Banca (text/20),Adresa (AN/25),Numărul filei de CEC (N/9), Plătiţi în schimbul acestui CEC stipula t(A/10), Suma (A/20), lui (A/25), sau la ordinul său. Plătibil la (AN/25), Emis la (localitatea) (text/20), (data) (D/8), Suma de (moneda) (A/3), (în cifre) (N/12.2), Client (A/20), Cod fiscal (N/6), Semnătura,L.S, Cont numărul (AN/24), Cod (AN/10).

Banca(A/25), Numărul filei de CEC(N/9),Suma de(moneda) (A/3), (în cifre) (N/12),Client(A/20),Cod fiscal(N/8).

Tabela Încasări

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

28

Operaţiuni încasare

Bilet la ordin Reprezentant comercial

Biroul financiar

FAŢĂ: Văzut la data (D/8), De emitent (A/15), Semnătura emitentului la vedere, L.S., Avalizat de (A/15), Pentru (A/15), Semnătura avalistului, L.S., Voi plăti în schimbul acestui billet la ordin emis în(N/1) exemplare, Stipulat (A/15), Suma de(moneda) (A/3), (în cifre) (N/12), (în litere) (A/25),Lui (A/25), sau la ordinul său. Valoarea reprezintă (A/25). Emitent (A/25), Adresa (AN/25), Cod fiscal (N/8), Cont numărul (AN/10), deschis la (A/20), Data emiterii (D/8), locul emiterii(A/15), scadenţa (D/8), locul plăţii(A/15), Semnătura emitentului, L.S.VERSO: 1)Girant (A/20), Girat către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S., Girant (A/20), Girat către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S., Girant (A/20),

Suma de(moneda) (A/3), (în cifre) (N/12), Emitent (A/25), Cod fiscal (N/8),Data emiterii (D/8),Scadenţa (D/8),

Tabela Încasări

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

29

Girat către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S., 4)Girant (A/20), Girat către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S., 5)Girant (A/20), Girat către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S., 6)Girant (A/20), Girat către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S.

Operaţiuni Încasare

Date facturi clienţi

Sistemul informaţional al clienţilor

Sistemul informaţional al clienţilor

Nr.(N/7), Serie(A/3),Data(D/8),Client(A/20), Total(N/6,2), Valoare încasată(N6.2), Rest de încasat (N/6.2).

Nr.(N/7), Serie(A/3),Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6.2), Rest de încasat(N/6.2), Valoarea încasată N(6.2).

Tabela Încasări

30

Înregistrare viramente interne

Foaie de vărsământ (FV)

Bancă Caserie Nr. (N/2),Platiti (N/6),Platitor ( A/ 15),Cod de identitate fiscal(AN/10)Adresa ( AN/25)Beneficiar (A/15),Cod de identitate fiscala( AN/10),Cod iban beneficiar(AN/15)La(AN/25),Reprezentand (A/25),Data emiterii (D/8)Semnatura platitorului si stampila .

Platitor ( A/ 15),Beneficiar (A/15),Platiti (N/6),Reprezentand (A/25),

Se foloseşte în cazul depunerii numerarului la bancă de către casier.

3.4 Analiza proceselor de prelucrare

Proces/ Subproces

Descrierea succintă a operaţiunilor de prelucrare

Ieşiri din proces Intrări în proces

Stocarea datelor (tabele ale bd,

fişiere sau dosare)

Formulele sau relaţiile de calcul

Observaţii

31

Evidenţă operaţiuni plăţi

-Se verifică corectitudinea informaţiilor înscrise în documente;- Se introduc datele de pe documentele emise catre furnizori; -Completarea plăţilor efectuate în numerar în Registrul de casă;-Se preiau datele de pe documente, se completează la casierie Registrele de casă zilnice pe suport electronic.Se înregistrează datele de pe DP (inclusiv numele angajatului) în Tabela Plăţi.- Sumele înregistrate se transmit automat în tabela Plăţi avans decontare ca sold iniţial al avansului acordat salariatului respectiv;-Se primeşte ordinul de deplasare (delegaţie) de la persoana care urmează să primească avansul, semnate de directorul general; -Se emite DP de către dep. fin.-ctb. , iar după semnarea acesteia de către directorul general, contabilul-şef şi directorul financiar, se poate încasa de la casă.-Se plăteşte numerarul angajatului şi se înregistrează operaţiunea în tabela Plăţi.

Actualizarea tabelei efecte de platăRegistru de casa Cec,BO,OP,OP catre trezorerieChitanta, dispoziţie de plată, bon de casă, bilete de călătorie.

Chitanţă;Ordin de deplasare completat pe verso;Stat de plată;Cerere privind ajutoare băneşti acordate personalului;Bon de casă;Bilete de călătorie;Date facturi furnizori;Decont cheltuieli;Extras de cont.

Tabela plăţi Rest de plată= decont cheltuieli-avans acordat

32

Evidenţă operaţiuni încasare

- Se verifică dacă documentele sunt completate corect si complet. - Din Tabela Încasări se selectează numele clientului- se afişează facturile emise şi se selectează factura neachitată-Din tabela efecte de primit de la clienti se selectează Tranzacţii în curs/Adaug - Se introduc datele necesare de pe documente- Se preiau datele de pe documente, se completează la casierie Registrele de casă zilnice pe suport electronic şi se introduc în Tabela Încasări.- Se primeşte ordinul de deplasare completat pe verso cu toate documentele justificative anexate.- Se calculează diferenţa de încasat de la angajat.- Se emite dispoziţie de încasare către casierie.- în Tabela Încasări se selectează numele angajatului, iar cu ajutorul butonului de alegere va fi afişată mărimea avansului acordat.- Se calculează automat valoarea plăţilor şi a încasărilor efectuate.

Actualizare tabela efecte de primit de la clienţi.Registrul de casă; Dispozitie de Încasare.

Cec,BO, Date facturi clienţi,Extras de cont

Tabela Încasări

Rest de incasat= avans acordat- decont cheltuieli.

Înregistrare viramente interne

- Evidenţierea în Registrul de casă a viramentelor interne pe baza foii de vărsământ;- Se actualizează soldul contului bancar în urma operaţiunilor de depunere sau retragere de numerar

Situaţie extrase de cont;Registrul de casă

Foaie de vărsământ;Extras de cont

33

Operatiuni încasari şi plăţi efectuate cu ajutorul programului Neosys:

34

35

IV. Modelarea sistemului supus analizei

4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date

Anexa 3 - Diagrama de context a sistemului de trezorerie

36

Anexa 4 - DFF de NIVEL 0 pentru sistemul de trezorerie

37

Anexa 5 - DFD de NIVEL 1 pentru procesul „ Operaţiuni încasări”

38

Anexa 6 - DFD de NIVEL 1 pentru procesul „ Operaţiuni plăţi”

39

Anexa 7 - DFD de NIVEL 2 pentru subprocesul „ Operaţiuni plăţi”

40

4.2 Completarea matricei CRUD

Locuri stocare

ProceseÎncasări Plăţi

Operaţiuni încasări CRU

Operaţiuni plăţi CRU

41

Viramente interne

4.3 Încărcarea cu detalii a depozitului (dicţionarul) datelor

Date: 3/26/2001 Project: SGT Page: 1 Time: 3:47:44 PM Detailed Listing -- Alphabetically All Entries -- Data Flow DiagramsOperatiuni incasări Process Process #: 1 Location:

Children:Incasari numerar ( Process ) Incasari cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Centralizator clienti Chitanta Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat

42

Dispozitie-incasare Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Operaţiuni plati Process Process #: 2 Location:

Children:Plati numerar ( Process ) Plati cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Nomenclator furnizori Stat-de-plata Cereri-ajutoare-banesti-personal Ordin-de-plata

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Incasari cont bancar Process Process #: 1.1 Location: Parent: Operatiuni incasare ( Process ) Evidenta operatiuni incasare ( 1 ) Input Flows: Centralizator clienti Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Incasari prin banca Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Plati cont bancar Process Process #: 2.1

43

Location:

Children:Plata contributii ( Process ) Plata prin efecte comerciale ( Process ) Plata furnizori ( Process ) Parent: Operatiuni plati ( Process ) Evidenta operatiuni plati ( 2 ) Input Flows: Nomeclator furnizori Output Flows: Raport-rest-de-plata Raport-plati-banca Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Plata CAS Process Process #: Not Assigned Location:

Parent: Plata contributii bugetul de stat ( Process ) Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Viramente interne Process Process #: 3 Location:

Children:Ridicare numerar de la banca ( Process ) Depunere numerar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Extras-de-cont Foaie-varsamant Output Flows: Ordin-de-plata Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

44

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Banca Source/Sink Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Foaie-varsamant Data Flow Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Source: Caserie ( Source/Sink ) Dest: Sistem trezorerie ( Process ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Source: Caserie ( Source/Sink ) Dest: Viramente interne ( Process ) Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

45

5. Descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale sistemului

Nr. crt.

Problema identificată Descrierea problemei Tip cerință/soluție

Descrierea cerinței/soluției

1. Eliminarea costurilor suplimentare legate de instalarea/îmbunătăţirea sistemului informaţional

Îmbunătăţirea sistemului informational al fiecarui departament necesită costuri ridicate.

Funcțională instalarea sistemului informaţional într-un singur loc , pe un server ,de unde va putea fi acceasat de angajaţi prin intermediul internetului, în momentul îmbunătăţirii sistemului , reinstalarea se va face într-un singur loc , reducerea costurilor fiind evidentă

2. Plata facturilor de utilităţi este întotdeauna efectuată cu întârziere,firma suferind penalizări , ceea ce generează pierderi la nivelul întreprnderii

Nu există o evidenţă a datelor scadente aferente facturilor de utilităţi , de aceea plata facturilor se face cu întârziere.

FuncționalăImplementarea unui modul în care sunt înregistrate facturile pentru utilităţi , responsabilitatea acestuia ,fiind anunţarea datelor scadente facturilor neachitate.

3. Efort suplimentar de Unele date sunt necesare în două sau mai multe Nonfuncțională Realizarea integrăriii cu celelalte aplicații, 46

culegere a datelor aplicaţii, ceea ce determină culegerea lor de mai multe ori

în varianta cea mai simplă prin import/export de date.

4. Protejarea datelor prin clasificarea lor şi stabilirea nivelului de acces a utilizatorilor

Există posibilitatea ca persoanele neautorizate să aiba acces la datele confidenţiale

Nonfuncţională Stabilirea nivelului de acces pentru fiecare utilizator şi implementarea unui sistem în care informaţiile foarte importante sa fie accesate pe bază de parolă

5. creşterea nivelului de securitate a datelor firmei

Există diferiti factori de risc ce conduc la pierderea sau furtul datelor

Nonfuncţională Instalarea unor camere de înregistrare în locul unde se prelucrează informaţiile importante , implementarea unui sistem care salvează automat prelucrările în cazul penelor de curent sau a defectării neaşteptate a echipamentelor.

47