sifc i model proiect id

7/23/2019 SIFC I Model Proiect ID

1/17

Exemplu studiu de caz

1

1. Identificarea proiectului

1.1. Descrierea organizrii ntreprinderii(obiect de activitate, tipul de structur organizatoric, organigrama, principalele funciuni economice etc)

1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

resursele hardware - calculatoare, imprimante, echipamente de retea etc. (configuraia debazsi caracteristicile de baza),

resursele software - de baz (sisteme de operare, utilitare, medii de programare, soft dereea etc) i de aplicaii economice (programelefinanciar-contabile utilizate de organizaia undese efectueaz studiul de caz, cu descrierea principalelor funcii pe care le ndeplinesc), resursele umane specializate in domeniul sistemelor informationale - analiti-programatori,

programatori, administratori baze de date, administratori de reea, operatori etc.

2. Iniierea i planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaional ales

2.1 Identificarea principalelor subsisteme informaionale financiar-contabile din organizaie. Vor fiprezentate principalele intrri i ieiriale fiecrui subsistem.

Componentele principale ale sistemului informational contabil din organizatia noastra, precum siintrarile/iesirile specific, sunt:

Subsistemul SIC Intrari Iesiri

Gestiunea imobilizarilorGestiunea stocurilor de materiale Factura furnizor

NRCD (NIR)Bon de consumFisa limita de consumBon de transferBon de restituireCentralizatorului necesarului deachizitieOferta furnizorFisa de magazie

Procesul verbal de inventarEtc.

Comanda de aprovizionareBon de transferFisa de magazieBalanta analitica a stocurilorCentralizatorul facturilorreceptionateRecapitulatia miscarilor dematerialCentralizatorul cheltuielilormaterial

Situatia stocurilor fara miscareListe de inventariereEtc.

Gestiunea produselor finite ... ...Gestiunea obiectelor de inventor ... ...Contabilitate generala ... ...Contabilitate de gestiune....


2/17

Sisteme informaionale contabile 1Lucrri practice

2

2.2 Definirea ariei de ntindere a sistemului de gestiune a stocurilor

2.2.1 Componentele organizatorice care au responsabiliti pe linie de gestiune a stocurilor

Directorul economic

- asigur coordonarea raportrilor statistice i a evidenelor sintetice necesare elaborriiprognozelor pentru producie, reparaii, consumuri i a lurii deciziilor;

- semneaz contractele economice cu furnizorii.

Oficiul juridic- avizarea contractelor comerciale;- avizarea deciziilor de imputare;- rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea contractelor comerciale.

Biroul financiar

a) Pentru activitatea de control de gestiune- controlul documentelor ce cuprind operaiuni referitoare la drepturile i obligaiile patrimoniale

ale firmei (ncheierea contractelor, plata furnizorilor);- verificarea constituirii garaniilor n numerar pentru gestionari;- controlul constituirii comisiilor de recepie i a documentelor de recepie;- verificarea nregistrrii n fiele de magazie a documentelor de intrare-ieire a bunurilor;

-

efectuarea inventarierilor periodice;- verificarea ntocmirii i circulaiei documentelor primare;

b) Pentru activitatea financiar:- primirea documentelor pentru livrrile de la furnizori;- urmrirea plii furnizorilor;- ntocmirea jurnalului si a situaiei contului pe baza operaiunilor din extrasul de cont;- organizarea evidenei realizrii contractelor comerciale i a comenzilor;- calculul i evidena TVA.

Biroul contabilitate

- organizarea contabilitii sintetice i analitice a patrimoniului;

-

colectarea costurilor pe conturi sintetice i analitice din centralizatorul privind consumurile demateriale, obiecte de inventar, prestri servicii, amortizare i cele salariale;- realizarea operaiunilor legate de inventariere;- nregistrarea TVA;

Biroul analize economice

- defalcarea BVC pe elemente de costuri i resurse.Biroul proiectare i tehnic

- elaborarea de soluii tehnice;- fia tehnic a produsului;- necesarul de materii prime i materiale;- planul de producie.

Biroul aprovizionare i depozitele- asigurarea pregtirii i desfurrii negocierilor contractelor comerciale;- aprovizionarea cu materii prime i materiale, obiecte de inventar, piese deschimb,;- valorificarea stocurilor fr micare sau cu micare lent, a deeurilor i ambalajelor;- urmrirea respectrii prevederilor cuprinse n contractele de aprovizionare;- constituirea comisiilor de recepie i efectuarea recepiilor;- asigurarea condiiilor de pstrare si depozitare a bunurilor materiale;- asigurarea nregistrrii n fiele de magazie a intrrilor-ieirilor de bunuri.

Biroul marketing

- evaluarea furnizorilor i a preturilor;

-

organizarea licitaiilor;- participarea la aciunile de negocierea preurilor de achiziie.


3/17


3

Not: Plecnd de la descrierea responsabilitilor componentelor organizatorice i de ladescrierea sistemelor de la punctul 2.2 se vor identifica entitile externe (principalelebirouri, alte sisteme, persoane sau alte organizaii cu care intr n legtur sistemul),

precum i fluxurile informaionale specifice sistemului supus analizei.

2.2.2 Clasele de operaii economice reflectate n sistemul stocurilor

Principalele clase de operaii economice sunt: asigurarea procesului de aprovizionare (stabilirea necesarului de aprovizionat, ntocmirea comenzilor

de aprovizionare sau a contractelor); intrarea materiilor prime i materialelor n gestiunea depozitelor presupune efectuarea recepiilor,

determinarea plusurilor sau minusurilor la recepie, ocazie cu care se stabilete dac factura va fi datla plat n totalitate (recepia coincide cu factura) sau parial (n cazul n care apar diferene n minus larecepie), se returneaz produsele constate plus la recepie i se efectueazplata pentru toate produsele

primite, sau se refuz la plat ntreaga factur, returnndu-se ntreaga cantitate de produse; consumul de materii prime i materiale, pe baza solicitrilor primite de la seciile de producie sau

celelalte componente organizatorice, pa baz de bon de consum sau fi limit de consum;

determinarea plusurilor/minusurilor de inventar la nivel de gestiuni; restituirea de materiale din secie la magazie, n situaia neutilizrii integrale a cantitilor date nconsum;

transferul materialelor de la o gestiune la alta, cnd articolele transferate trebuie s fie nregistrate, pebaza notelor de transfer, n evidena gestiunilor participante la operaiune (scdere la gestiunepredtoare i cretere de stoc la gestiunea primitoare).

2.2.3 Diagrama de context pentru sistemul de gestiune a stocurilor


4/17


4

Diagrama de con text - Sistemul de gestiune a stocurilor de materiale

0

Sistem degestiune a

stocurilor demateriale

Furnizori

Depozit

Conducere

Sistem decalculatiacosturilor

Sistem decontabilitategenerala

NC-materiale-verificate

Sistem degestiune atrezoreriei

Document-insotire-

transport

Document-

consum

NRCD

Rapoarte-

conducere

NRCD

Factura Situa tie-c he ltuieli-

materiale-pe-comenzi

3. Descrierea sistemului informaional existent

n urma studierii documentaiei firmei s-au obinut informaii suplimentare privind procesele deprelucrare care au loc n cadrul SGSM, grupate n funci de principalele operaiuni economice (clase de

tranzacii) i transformri, astfel: Aprovizionare cu materiale, care urmrete prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare,

facturile i recepiile, plecnd de la urmtoarele tranzacii sau transformri: Calcul necesar de materiale


5/17


5

Lansare comenzi de aprovizionare Efectuarea recepiilor

Evidena operativ a tranzaciilor cu materiale, prin care se culeg, verific i prelucreaz datelegenerate de urmtoarele operaii economice: Intrri de materiale prin cumprare Intrri de materiale prin returnare din secii Consumuri de materii prime i materiale

Dare n folosin a obiectelor de inventar i a echipamentului de lucru i protecie Vnzarea materialelor Transferul materialelor de la o gestiune la alta.

Inventarierea stocurilor, urmrete prelucrarea datelor obinute n urma desfurrii inventarierii,avnd n vedere dou tipuri de diferene: Intrri de materiale din plusuri de inventar Ieiri de materiale din lipsuri de inventar

Actualizarea stocurilor, prin preluarea informaiilor din procesele de prelucrare anterioare,urmrindu-se operarea la nivelului stocului, ntocmirea balanei analitice, verificarea fielor demagazie i generarea listelor de inventariere.

Evidena furnizorilor creditori, prin preluarea datelor din procesul de aprovizionare i colectareadatelor din sistemul de trezorerie.

Pentru exemplificare se va analiza doar tranzacia intrrilor de materiale princumprare, urmrind trei aspecte de baz:

a. descrierea documentelor primare, pentru a se constata care este sursa datelor de intrare n SGS,cum circul fiecare document i, eventual, ce particulariti trebuie urmrite n procesul de

prelucrare;b. descrierea fluxurilor informaionale i a proceselor de prelucrare;c. descrierea listelor, rapoartelor, situaiilor de ieire sau a documentelor ce rezult din procesul de

prelucrare.

Intrri de materiale prin cumprare

a) Descrierea documentelor primaren cazul cumprrii de materiale, intervin urmtoarele documente: Factura Avizul de nsoire a mrfii Scrisoarea de trsur Nota de recepie i constatare de diferene

Nota de debitare.

Nota de recepie i constatare de difereneNRCD este ntocmit de comisia de recepie i semnat de membrii comisiei i de gestionar la

recepia materialelor primite pe baza documentului de nsoire a transportului. Documentul de nsoire atransportului poate fi factura, avizul de nsoire a transportului sau scrisoarea de trsur. NRCD -ul estentocmit n 3 exemplare cu urmtoarele destinaii: un exemplar rmne la depozit, un exemplar va fi transmis la Contabilitate ca document justificativ pentru nregistrarea n

contabilitate a intrrii materialelor n gestiune un exemplar va fi transmis la biroul financiar, mpreun cu factura furnizorului n original, n vederea

plii furnizorului i nregistrarea n contul de furnizori.


6/17


6

Pn n prezent nu s-au ntlnit cazuri de constatare de diferene la recepie. Totui, dac se ivete oastfel de situaie, este necesar ntocmirea unui al patrulea exemplar al NRCD ce va fi remis furnizorului.

b) Descrierea fluxurilor informaionale i procedurilor de prelucrare

n cazul primirii materialelor fr factur, NRCD-ul este ntocmit pe baza avizului de

expediie sau scrisorii de trsur. Exist cazuri n care factura este primit mai trziu, iar preulmaterialelor nu este cunoscut, caz n care trebuie stabilit un pre de nregistrare. n aceast situaie seutilizeaz ca pre de nregistrare preul ultimei aprovizionri la materialul respectiv (cerina 1).

n urma analizei efectuate s-a constatat c ntre facturi i NRCD-uri exist o legtur de tipul multe-la-multe, ceea ce nseamn c: Unei facturi i pot corespunde mai multe NRCD-uri, valabil n urmtoarele situaii: Pe o factur se primesc mai multe materiale ce vor intra n gestiuni diferite (pentru fiecare

gestiune cte un NRCD) Pe o factura se primesc mai multe materiale care sunt evideniate n conturi diferite de eviden a

stocurilor (se ntocmete cte un NRCD pentru fiecare cont de eviden a materialelor careintervine)

Unui NRCD i poate corespunde mai multe facturi. Aceast situaie se ivete doar n cazulaprovizionrii cu lapte, cnd la sfritul lunii se ntocmete un singur NRCD pentru toate facturile

primite n cursul lunii respective.Aceast coresponden multe-la-multe complic reproiectarea bazei de date (cerina 2).Prin prelucrarea tuturor NRCD-urilor dintr-o lun calendaristic se obine Centralizatorul NRCD-

urilor pe luna n dou exemplare, din care unul este anexat n dosarul cu NRCD-uri, iar unul esteanexat la nota contabil.

n ce privete modul de nregistrare a tranzaciilor privind intrrile de materiale princumprare, exist trei situaii:

Cazul 1: Cumprri de materiale achitate prin ordin de plat sau cecuri din conturile curente ale firmei(numai pentru aprovizionrile fcute direct de ctre filiale).

Dup sosirea facturii la filial, aceasta este vizat de directorul filialei, pentru controlul financiarpreventiv i apoi este transmis la contabilitate pe baz de semntur. Dup primirea facturilor, ele suntsupuse urmtoarelor prelucrri: datele din facturi sunt transcrise n jurnalul pentru cumprri, ntocmit de fiecare filial; sortarea facturilor pe filiale i ntocmirea centralizatorului facturilor pefiliale; ntocmirea notei de debitare i transmiterea ei, mpreun cu centralizatorul facturilor, ctre biroul

contabilitate.

Pe baza centralizatorului NRCD-urilor, pe de o parte, a notei de debitare i a centralizatoruluifacturilor, pe de alt parte, se efectueaz mperecherea NRCD-urilor i facturilor, n funcie de care se potivi urmtoarele situaii: mperecherea este realizat complet i nu rezult diferene de pre mperecherea este realizat integral i rezult diferene de pre ntre valoarea facturii (conform notei

de debitare i a centralizatorului facturilor) i valoarea NRCD-urilor aferente (conformcentralizatorului NRCD-urilor). nregistrarea acestei diferene de pre este soluionat n mai multemoduri (de la filial la filial):

Repartizarea acesteia pe conturile de cheltuieli (pentru cantitatea consumat) sau pe conturile destocuri (pentru cantitatea aflat nc pe stoc) prin stornarea tuturor NRCD-urilor i a bonurilor deconsum implicate, ceea ce implic o operaiune greoaie nefundamentat datorit lipsei deinformaii, ngreunnd evidena cheltuielilor i a stocurilor.


7/17


7

Diferena este considerat ca o cheltuial de transport-aprovizionare sau ca tax de manevr Trecerea direct a ntregii diferene de pre pe conturile de cheltuial

Rmn NRCD-uri pentru care nu s-a primit factura (i deci nu sunt cuprinse nici n nota de debitare) icare sunt nregistrate n contul de furnizori facturi nesosite

Facturi din anexa la nota de debitare pentru care nu se gsete NRCD-ul corespondent din doumotive: fie nu s-a efectuat recepia acelei facturi, fie nu s-a reuit mperecherea NRCD-ului cu factura

pe baza datelor din anexa la nota de debitare. Pn la clarificare, aceste facturi sunt evideniate diferit

de la filial la filial:

Dup clarificarea situaiei fiecrei facturi i, eventual, ntocmirea recepiei acesteia se va realizanregistrarea n contabilitate.

Cazul 2: Cumprri de materiale achitate cu CEC din contul subunitilor (numai pentru aprovizionrilefcute direct de ctre filiale).

n acest caz, facturile sunt vizate de controlul financiar preventiv i recepionate dup care vor fipredate la contabilitatea filialelor. Datele din facturi vor fi transcrise n jurnalul pentru cumprri, iar pe

baza acestuia i a centralizatoruluiNRCD-urilor se vor efectua nregistrrile.Este necesar transmiterea valorii TVA ctre biroul contabilitate de la sediul central, n vederea

ntocmirii decontului TVA.n funcie de nregistrrile contabile, la o anumit filial se deschide o fi analitic pentru contul

de facturi nesosite sau pentru furnizori.

Cazul 3:Cumprri de materiale la care recepia se efectueaz la depozitele de la sediul firmei.

n aceast situaie, fluxul informaional este mai simplu i se ncadreaz n variantele prezentateanterior, nemaifiind necesare nota de debitare i centralizatorul facturilor (anexa la nota de debitare).Astfel, recepia materialelor fr factur sunt nregistrate prin contul specific (furnizori-facturi nesosite),iar cele cu factur prin contul defurnizori. Diferenele de pre sunt nregistrate n contul de diferene irepartizate ulterior la darea n consum a materialelor.

c) Descrierea listelor, situaiilor, rapoartelor sau altor ieiri din sistem

Centralizatorul NRCD-urilor pe luna . obinut pe baza notelor de intrare recepie ntocmite pebaza facturilor sau a avizelor de expediie primite ntr-o lun, care evideniaz intrrile de materiale nluna respectiv. Centralizatorul este folosit ca document justificativ la nota contabil.

Centralizatorul facturilor primite n luna obinut pe baza facturilor primite de la furnizori i carest la baza urmririi furnizorilor, transmis mpreun cu centralizatorul NRCD-urilor i facturile noriginal la sistemul de trezorerie.

Centralizatorul facturilor primite n luna la filiala este obinut pe baza jurnalului de cumprrii a facturilor primite de la fiecare filial i evideniaz cheltuielile cu materialele efectuate de filiale.

Not: n studiile de caz, studenii vor descrie toate operaiunile economice, datele deintrare, procesele de prelucrare i ieirile specifice i nu se vor limita doar la o singuroperaiune, aa cum este n model.

4. Modelarea sistemului informaional existentPentru modelarea sistemului se vor folosi dou modele de baz, respectiv modelul proceselor deprelucrare, redat cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date, si modelul datelor, reprezentat prin diagramentitate-relatie.


8/17


8

4.1. Modelarea proceselor de prelucrare

Sistemul de gestiune a stocurilor se descompune n urmtoarele procese i subprocese de prelucrare: aprovizionarea cu materiale, cu urmtoarele subprocese: stabilirea necesarului de materii pime, materiale, obiecte de inventar; lansarea comenzilor de aprovizionare; prelucrare recepii;

evidena operativ a tranzaciilor, cu urmtoarele subprocese: nregistrarea operaiilor cu materiale; ntocmirea centralizatoarelor, listelor i documentelor; generare NC;

actualizarea stocurilor, care conine subprocesele: operarea la nivel de stoc; obinere balan analitic; verificarea fielor de magazie; generarea listelor de inventar;

inventarierea stocurilor, cu urmtoarele subprocese: stabilirea diferenelor de inventar;

ntocmirea notelor contabile pentru diferene; evidena furnizorilor, care const n umtoarele subprocese: actualizarea soldului furnizorilor; obinere fie analitice de furnizori.

Modelarea proceselor se realizeaz cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date (DFD), care redausub form grafic modul n care fluxurile de date intr n procesele de prelucrare din diferite surse(entiti externe sau locuri de stocare a datelor) i ieirea fluxurilor de date ctre diferite destinaii (entitiexterne sau locuri de stocare a datelor).

n procesul de modelare a proceselor se pleac de la descompunerea funcionala, prezentata mai

sus, i de la descrierea orientat pe tranzacii/transformri a sistemului existent. De fapt, se identificpentru fiecare proces de prelucrare fluxurile de date de intrare i de ieire.In continuare sunt prezentate diagramele fluxurilor de date.


9/17


9

Diagrama de nivel 0 - Sistem de gestiune a stocurilor de materiale

Document-

insotire-transport

Document-

consumNRCD

Date-

consumuri-

rapoarte

Central izator-consum-

materiale

NRCD

Factura

Situatie-cheltuieli-

mater iale-pe-comenzi

NC-materiale-verificate

Date-material-

NC

1

Inregistrarecumparare

2

Inregistrareconsum

3

Operare stoc

4

Inchidereperioada degestiune

GestiuneDate-gestiuni

Date-gestiuni

Material

Material-nou

Date-materiale-

cumparare

Furnizor

Date-furnizori

Furnizor-

no u

Date-

receptie-

stoc

Cumparare

Tranzactie-

cumparare-

noua

Date-

cumparar i-

existente

Date-materiale-

consum

Consum

Consumuri-

existente Tranzactie-

consum

Date-consum-stoc

Date-consumuri-NC

Stoc-vechi

Gestiune-noua

Material

Liste-

consumuri-

NC

Consum

Stoc-nou

Date-material-

stocStoc-nou

Date-

cumparar i-

stoc

Date-

consumur i

Cumparare

Material

Date-

cumparar i-

CMP

CMP-

vech i

CMP-nou

Date-

cumparar i-

NC

Balanta-analitica-si-fisa-de-magazie

Situatie-cumparari-

furnizori

Situatie-

stocuri-

fara-

miscare

Liste-cumparar i-NC


10/17


10

Diagrama de nivel 1 - Inregistrare cumparari

Factura-intarziata

NRCDDate-gestiuni

Cumparare

Date-

furnizori-

rapoarte

Date-

materiale-

existente

NRCD

Date-receptie-noua-stoc

Material-nou

Furnizor-

nou

Date-stornare-

receptie-stoc

Tranzactie-

facturi-

intarziate1.1

Adaugarecumparare noua

1.2

Inregistrarefacturaintarziata

1.3

Stornarereceptie

1.4

Generare listeintrari

Gestiune-

noua

Factura-intarziata

Tranzactie-

cumparare-noua

Tranzactie-

stornare-

receptie

Factura-

recptionata

Date-cumparari-rapoarte

Receptie-de-

stornat

Date-material-

stoc

Date-material-

rapoarte

Document-

receptionat-

nou

Situatie-cumparari-

furnizori

Material

Documente-receptionate-

existente

Date-

receptii-

existente

Liste-cumparari-NC

Date-facturi-

nesosite

Date-furnizori-

existenti

Gestiune

Furnizor

Cumparare

Date-

receptii-

existente

Material

Furnizor

Gestiune

Date-gestiuni


11/17


11

Diagrama de nivel 2 - Adaug are cumparare noua

NRCD

Date-

gestiuni

Date-

furnizori-

existenti

Furnizor

Date-

materiale-

existente

Document-

receptionat-

nou

Document-

receptionat-nou-

valid

Documente-

receptionate-

existenteNRCD

Material-

nou

Furnizor-

nou

Date-receptie-noua-stoc

Tranzactie-

cumparare-noua

Date-receptie-noua-

valida

Date-

document-

insotitor-

nou-valid

Gestiune-noua

Factura-recptionata

1.1.1

Adaugaredocumentinsotitor nou

1.1.2

Adaugarereceptie noua

1.1.3

Actualizarecumparare noua

Date-receptii-

existente

Cumparare

Material

Gestiune

Cumparare


12/17


12

Diaagrama de nivel 1 - O perare stoc

Date-receptie-

noua-stoc

Date-consum-

nou-stoc

Data-

ultimei-

miscari

Date-stornare-consum-

stoc

Date-cumparari-

fisa

Date-consu

fisa

Stoc-

no u

3.1

Actualizare stoc 3.2

Generarebalantamateriale

3.3

Generare fisa demagazie

Cumparare

Date-cumparari-

balanta

Consum

Date-consum-

balanta

Balanta-

analitica-

materiale

Fisa- material

3.4

Determinarestocuri faramiscare

Material

Stoc-

vech i

Situatie-stocuri-

fara-miscare

Date-material-balanta

Date-material-fisa

Date-

stornare-

receptie-stoc


13/17


13

Date-

cumparari-

CMP

CMP-vechi

NC-materiale

NC-materiale-

verificate

CMP-nou

Date-

material-

NC

Calculare CMP

4.1

Initializ are stoc

4.2

Generare NC

4.3

Verificare NC

4.4

Liste-cumparari-NC

Liste-

consumuri-

NC

Date-

consumuri-NC

Date-cumparari-

NC

Stoc-

vechi Stoc-

nou

Material

Material

Consum

Cumparare

Balanta-analitica-

si-fisa-de-magazie

Diagrama de nivel 1 - Inchidere perioada de gestiune

4.2 Modelarea conceptuala a datelor (diagram entitate-relatie)

SGSM trebuie s reflecte urmtoarele clase de tranzacii:


14/17


14

Achiziionarea de materiale prin cumprare de la furnizori. Intrarea MATERIALELOR nGESTIUNEse face pe baza RECEPIEIcare indic cantitatea intrat i preul pentru unul saumai multe MATERIALE. RECEPIA este ntocmit pe baza DOCUMENTULUI DENSOIRE A MRFII emis de FURNIZOR (factura sau avizul de nsoire a mrfii). DacMATERIALELEde pe o factur sau de pe un aviz vor intra n mai multe GESTIUNI(magazii),atunci se ntocmete cte o RECEPIEpentru ncrcarea fiecrei GESTIUNIn parte. Datoritmodului diferit de nregistrare n contabilitate, aceast clas de tranzacii implic dou subclase:

achiziionare materiale cu factur i achiziionare materiale fr factur. Un MATERIALpoate firegsit n una sau mai multe GESTIUNI, iar stocul pentru un MATERIAL depinde deGESTIUNEAla care se face referire. Dac se recepioneaz un MATERIALnou sau se primescmateriale de la un FURNIZORnou, atunci trebuie adugate n sistem datele despre materialuli/sau furnizorul respectiv.

Sosirea unei facturi ntrziate. Dac iniial FURNIZORUL a emis doar avizul de nsoire amrfii, ulterior el va emite i factura ce corespunde avizului. Pn n prezent nu s-au consemnatdiferene ntre cele dou documente emise de FURNIZOR.

Consumul de materiale. Darea n consum a materialelor se face pe baza DOCUMENTULUIDE CONSUM (bonul de consum i fia limit de consum, care au structur asemntoare), n

care sunt specificate cantitatea pentru unul sau mai multe MATERIALE. La ieirea dinGESTIUNE, materialele vor fi evaluate prin metoda costul mediu ponderat, calculat la sfritulfiecrei luni la nivelul ntregii firme. Documentul de consum este emis pentru MATERIALELEeliberate dintr-o singur GESTIUNE.

Transferul de materiale ntre gestiuni. Transferul de materiale ntre gestiuni se realizeaz pebaza BONULUI DE TRANSFER, care consemneaz cantitatea pentru unul sau mai multeMATERIALE. BONUL DE TRANSFER este emis de GESTIUNEA surs i va coninematerialele transferate ctre o singur GESTIUNE destinaie. De asemenea, la ieirea dinGESTIUNE se utilizeaz costul mediu ponderat. n cadrul acestei clase de tranzacii au fostidentificate trei subclase de tranzacii, determinate de modul diferit de nregistrare n contabilitate:transferuri ntre GESTIUNI din aceeai SUBUNITATE; transferul ntre GESTIUNI dinSUBUNITIdiferite; transferul ntre gestiunea central i celelalte gestiuni.

Diagrama entitate-relatie este redata in figurile de mai jos. In prima figura sunt evidentiate doarentitatile de date si relatiile de asociere dintre acestea, iar in cea de-a doua sunt incluse si atributelespecific entitatilor de date.

Nota!1. La realizarea propriilor proiecte studentii vor construe doar diagrama a doua, cea care include

si atributele entitatilor de date.2. Se vor ignora entitatile associative din a doua diagram (cele marcate cu [AS]). In proiectele

studentilor nu vor fi reflectate.


15/17


15

Visible Systems Corporation EDUCATIONAL/TRAINING Version

Receptie

Are in

corespondenta

Material

Gestiune

Doc_insotitor

Este primit

Consum

Furnizor Localitate

Judet

Primes te

Transfer

Are

Face

parte

din

Are

Are s ed iul inEmite

Este emis de

Are

Este

intocmita

pe

baza

Corespunde

Este intoc mita pe ntru

Primes te Subunitate

Transmite

Este trans misa

Primeste

Este intocmit pentru

Are

Face p arte din

Este rec eptionat

Contine

Este dat in con sum

prin

Contine

Are in

stoc

Este

in

stoc

la

Este trans ferat

Contine


16/17


16


17/17


5. Determinarea cerinelor informaionale pentru noul sistem

5.1 Cerinele funcionale ale noului sistem

Din prezentarea anterioar se poate observa o descentralizare total a funciei contabile care privetenregistrarea n contabilitate i evidena analitic a materialelor, pe de o parte, i centralizarea aproapetotal a nregistrrii i evidenei analitice a furnizorilor. Datorit acestei organizri, dar nu numai, se

constat urmtoarele deficiene, care se constituie nacelai timp cerine funcionale ale noii aplicaii:1. Problema mperecherii NRCD-urilor cu facturile. Aceast mperechere se face pe baza anexei lanota de debitare primit (centralizatorul facturilor), a centralizatoarelor NRCD-urilor i a fieianalitice pentru contul 408.01. Aceast mperechere (de altfel esenial pentru nregistrarea ncontabilitate) se realizeaz greoi datorit lipsei de informaii din centralizatorul facturilor, respectivlistarea unui singur NRCD din cele corespondente unei facturi ( i majoritatea facturilor au cel

puin 2 3 NRCD-uri). n unele filiale se face o copie a facturilor nainte de a fi transmise la biroulcontabilitate de la sediul central pentru a facilita operaia de mperechere, ghidndu-se uneori i dupnumele furnizorului! Exist cazuri, n prezent, cnd se ntocmesc documentele de recepie de dou ori,deoarece nu s-a reuit mperecherea iniial a NRCD-ul cu factura!Variantele de soluionare a acestei probleme sunt urmtoarele:

Reproiectarea centralizatorului facturilor (utilizat ca anex la nota de debitare) astfel nct spermit mperecherea facil a documentelor. Aceast soluie este consideratineficient.

Reproiectarea aplicaiei astfel nct s se realizeze mperecherea automat a documentelor,pstrndu-se acelai flux informaional. Proiectarea acestei variante este relativ complex, iardin punct de vedere tehnic implementarea ei este puin fiabil, deoarece nu exist nc facilitilede comunicaii electronice necesare.

Reproiectarea cadrului organizatoric i a fluxurilor informaionale n sensul descentralizriifunciei contabile privind nregistrarea i evidena analitic a furnizorilor la nivelul unitilor de

baz.3. Problema preului de nregistrare. n prezent materialele sunt evideniate la preul de cumprare

prin utilizarea codurilor cu cifr de pre. Din opiniile exprimate de economitii care in evidenamaterialelor reiese c aceast modalitate prezint unele inconveniente legate de numrul limitat decoduri ce pot fi atribuite unui material pentru preuri diferite (maximum 10 coduri), dar mai ales denumrul mare de fie de magazie care trebuie deschise i dificultatea realizrii punctajului cu fiele demagazie. Se poate opta pentru metoda costul mediu ponderat (CMP) care ar simplifica multcontabilitatea analitic a materialelor precum i munca gestionarului, organizndu-se o evidenanumai cantitativ la nivelul magaziei. Menionm c din interviurile luate unor angajai rezult c suntdeschii ctre o astfel de soluie. Totui, n optarea pentru metoda CMP trebuie luate n considerareurmtoarele aspecte:

Dac se opteaz pentru utilizarea CMP trebuie stabilit perioada de calcul a costului mediu ponderat.Din acest punct de vedere pot fi imaginate mai multe variante, de la calculul lunar sau sptmnal

pn la calculul zilnic sau dup fiecare intrare, a costului mediu ponderat. Menionm c n cazul ncare nu se opteaz pentru calculul lunar al CMP trebuie acordat o atenie sporit actualizrii oportunea bazei de date cu toate tranzaciile care au loc.

O alt problem este cea a elementelor care intr n calculul CMP. n acest sens exist cel puin doualternative: calculul CMP pe baza doar a intrrilor din afara unitii (deci doar intrri de materiale dela teri), fie calculul CMP pe baza tuturor intrrilor. Considerm c alegerea primei variante arcomplica evidena materialelor i nregistrarea n contabilitate a transferurilor.

4. Stabilirea unor proceduri comune de prelucrare, evideniere i nregistrare a tranzaciilor lanivelul ntregii firme. Dup cum se poate constata din prezentarea anterioar, acelai tip de tranzacieeste evideniat i nregistrat diferit de la o filial la alta sau fa de contabilitatea organizat la nivelul

central al firmei.

sifc i model proiect id

Documents