I.Scrisoarea oficiala in corespondenta Comerciala

Definirea, rolul economic si juridic al scrisorii comerciale

Scrisoarea comerciala este o corespondenta esentiala a afacerilor.Ea constituie principala modalitate de corespondenta intre agentii economici, parteneri de afaceri, pentru rezolvarea problemelor legate de incheierea si derularea tranzactiilor comerciale.

In pofida aparitiei si dezvoltarii comunicarii prin telefon, telex, telegraf si alte mijloace moderne, redactarea scrisorilor comerciale va fi mereu de actualitate, deoarece orice comunicare telefonica sau telegrafica trebuie comfirmata in scris. Dintre toate formele de comunicare in afaceri, scrisoarea comerciala este cea mai importanta, deoarece are urmatoarele avantaje:

Evita deplasarea si, in consecinta, pierderea de timp si de bani; Evita reactiile pripite pentru ca necesita o reflectie prealabila; Permite contactul cu corespondentii care nu dipun de suficient timp pentru

intrevederi.Scrisoarea comerciala indeplineste un rol economic si unul juridic. Rolul economic al scrisorii comerciale consta in faptul ca ea are o importanta determinanta

in rezolvarea afacerilor. Atitudinea opiniei publice fata de agentul economic a fost considerata de prima importanta pentru existenta si supravietuirea acestuia. Scrisoarea reprezinta intreprinderea in fata corespondentilor; aspectul scrisorii, valoarea si prezentarea argumentelor, stilul trebuie sa concure la influentarea favorabila a destinatarului.

O politica de relatii publice este nula fara existenta unui compartiment de corespondenta de buna calitate.

Rolul juridic reiese in aceea ca scrisoarea comerciala este acceptata ca mijloc de proba in justitie. Pentru a indeplini acest rol s-a prevazut pastrarea legala a corespondentei comerciale. Acest fapt se realizeaza prin arhiva, unde periodic se transfera dosare de corespondenta spre pastrare. In intreprinderile mari si mijlocii serviciul de arhiva reclama un spatiu din ce in ce mai mare. In ultimul timp s-a recurs la utilizarea microfilmelor care pot fi pastrate in conditii mai bune si in spatii restranse.

Prezentarea scrisorii comerciale

Deoarece orice scrisoare comerciala este o carte de vizita a intreprinderii in fata partenerilor sai, este necesara preocuparea atat pentru forma scrisorii, aspectul sau general, cat si pentru fondul sau continutul acesteia.

Asigurarea formei scrisorii comerciale se refera la :Alegerea hartiei;Dispunerea in pagina a textului si a celorlalte elemente de continut;Utilizarea mentiunilor obligatorii;Alegerea plicului.

Hartia scrisorii comerciale trebuie sa fie de buna calitate, sa nu fie patata, sa nu sugativeze cerneala, sa fie utilizata cu usurinta in unul sau mai multe exemplare si sa fie rezistenta la folosirea in masina de scris.

Numai in anumite cazuri se poate folosi hartie de lux, cu antet imprimat intr-un anumit stil.Culoarea cea mai larg raspandita pentru hartia de scris este cea alba, deoarece contrastul

alb-negru permite o citire mai putin obositoare. Exista insa tendinta de a se folosi si alte culori.

By War1an

Multe firme folosesc alte culori pentru copiile scrisorilor (albastru, galben, verde etc.)pentru a distinge usor copiile de original.

Pentru comoditate este bine sa se foloseasca hartie cu un format conform cu dimensiunile intalnite in mod curent din seria A, in general, mai des folosite A4 si A5 (cu dimensiuni de 210x297 mm si respectiv 148x210 mm ).

Dispunerea generala a textului si a celorlalte elemente de continut trebuie sa fie rationala, pentru a raspunde urmatoarelor obiective:

Usurarea muncii de dactilografiere;Recunoasterea cu usurinta a elementelor scrisorii de catre personalul care tireaza si distribuie corespondenta;Simplificarea lecturii scrisorii.

Continutul se plaseaza astfel incat corpul scrisorii sa detina 2/3 dintr-o pagina, restul filei fiind destinat celorlalte elemente de forma. In vederea idosarierii, in partea stanga a hartiei se lasa un spatiu alb de 4-6 cm, iar pe verso, saptiul va fi lasat pe partea dreapta.

Ideile exprimate in fraze sunt prezentate in alineate distincte. Alineatele pot di incepute lasand un spatiu mai mare fata de marginea stanga a hartiei in comparatie cu restul randurilor. Extista insa si asa-numita prezentare “anericana”, care se caracterizeaza prin eliminarea spatiilor libere de la inceputul fiecarui rand prin scrierea incepand din marginea stanga a tuturor mentiunilor scrisorii. Aceasta forma de redactare are scopul de a mari randamentul dactilografelor, prin reducerea misacarilor carului masinii de scris si diminuarea manevrelor.

Niciuna din formele de dispunere a alineatelor nu are caracter imperativ. Fiecare agent economic isi alege forma de redactare pe care o considera cea mai potrivita.

Intre paragrafe se lasa spatiu bublu fata de saptiul dintre randuri. Partile esentiale din continut pot fi scrise cu caractere difereite sau subliniate.

In general, orice scrisoare cuprinde urmatoarele parti :Partea I Antet, mentiunile imprimate sau dacctilografiate cu privire la expeditor.Partea II Numele si adresa destinataruluiPartea III Obiectul scrisoriiPartea IV Continutul sau scopul scrisoriiPartea V Informatii suplimentare care nu figureaza in antet, semnaturi etc.

Antetul se refera la denumirea agentului economic expeditor (putandu-se specifica si activitatea), adresa, contul si alte elemente de identificare ( adresa telegrafica, numarul de telefon, telex) .

In legea 31/1990 (Legea societatilor comerciale), la art.44 se precizeaza ca :“In orice act, scrisaore sau publicatie emanand de la societate, pe langa denumire si

numarul de ordine din registrul comertului, trebuie sa arate forma juridica si sediul societatii. Pentru societatea cu raspundere limitata va trebui aratat si capiltalul social, iar pentru societatea pe actiuni si in comandita pe actiuni se va arata si capitalul social din care cel efectiv varsat, potrivit ultimului bilant aprobat.”

Majoritatea intreprinderilor folosesc hartie de corespondenta cu antet imprimat.Pentru a fi identificata corect denumirea unitatii, aceasta trebuie scrisa astfel incat sa

impiedice confuzia. In acest scop, denumirea va fi scrisa sau tiparaita in intregime si nu prescurtata.In cazul in care unitatea care emite corespondenta isi desfasoara activitatea la mai multe adrese, in antet se specifica sediul conducerii. Antetul se plaseaza in partea stanga, sus, a scrisorii comerciale.

Numarul de inregistrare si data vor fi indicate, de obicei, in partea dreapta, sus, a scrisorii. Data este deosebit de importanta pentru clasarea cronologica a corespondentei; din punct de

By War1an

vedere juridic data scrisorii este data acordului intervenit intre cele doua parti, dar, in caz de litigiu, cea mai buna proba este data inregistrarii postale a plicului.

Corpul scrisorii, in cazul unei scrisori relativ scurte, va fi cuprins numai pe o fata a foii. Nu se va continua niciodata scrisoarea pe verso, numai cu formulele de incheiere. Se va continua pe verso sau pe o pagina urmatoare, inainte sau la mijlocul pragrafului care prevede elementele de incheiere.

Intre ultima fraza si margiea hartiei respectiv semnatura se va lasa un spatiu lat de 1,5-2 cm.

Corpul scrisorii cuprinde urmatoarele parti distincte :Introducere ;Tratarea problemei transmise;Incheiere.

Introducerea reprezinta inceputul scrisroii si prezinta referire la cauza pentru care se corespondeaza.

In corespondenta comerciala introducerea consta in formule tipice, dar care nu trebuie sa fie lipsite de politete si de un anumit caracter personal, in functie de destinatar.

De exemplu : “Referitor la scrisoarea dv. nr …. din …. “ ; “ Urmare scrisorii dv. nr. …. din …” ; “Am primit scrisoarea dv. nr …. din …. Prin care ne aduceti la cunostinta ( ne faceti cunoscut)” ; “Ca raspuns la scrisoarea dv. nr …. din … “ ; “Prin prezenta, va rugam….” ; “ Va facem cunoscut ca … “ etc.

Daca scrisoarea oficiala este adresata unei anumite persoane, in introducere se vor cuprinde expresii ca :

“Domnule Director”;“Domnule Contabil-sef”;“Domnule Sef de gara”;“Domnule Presedinte”;“In atentia d-lui … “ .

Cuprinsul exprima prezentarea in ordine a ideilor care se comunica. Ideile din cuprins se argumenteaza astfel incat destinatarul scrisorii sa actioneze dupa cum dorim. In cuprins, daca este cazul, se fac referiri si la acte ormative si contracte economice in vigoare.

Exemplu:

“In conformitate cu prevederile legale, va redam alaturat calculul penalitatilor efectuate de noi in legatura cu executarea contractului nr ….. si a anexei de control, incheiat intre unitatile noastre.

Va rugam a ne remite suma de …. Lei , in termen de 5 zile de la primirea prezentei, in contul nostru nr. …..

In caz ca nu sunteti de acord cu achitarea acestei sume, va rugam a ne comunica prin telex, astfel incat la data de … sa putem proceda la efectuarea concilierii directe, la sediul dv., in vederea actionarii in judecata conform dispozitiilor legale.”

Daca problema cuprinsa in scrosare nu necesita explicatii mai amanuntite, continutul scrisorii se concretizeaza in chiar concluzia acesteia.

De exemplu:

By War1an

“Prin prezenta, se imputerniceste dl. …… pentru contractarea fondului de marfa pe sem II 20…. Si concilierea restantelor din livrari”.

Incheierea reprezinta partea finala a continutului unei scrisori si cuprinde, in principal, concluzia scrisorii, prezentata intr-o forma politicoasa a ceea ce se doreste din partea destinatarului.

“Speram ca intarzierea in livrarea marfurilor nu va va perturba vanzarile si va solicitam sa ne confirmati acordul dv. asupra datei propuse”.

Semnatura si stampila unitatii se plaseaza sub corpul scrisorii. Semnatura este precedata de functia persoanei care semneaza si urmat de nume. Stamplila se aplicain dreptul semnaturii conducatorului unitatii sau inlocuitorului legal. Ele confera legalitatea scrisorii comerciale. Scrisorile ale caror continut se refera la probleme de ordin general, fara angajare materiala sau cuprind comunicari de date, se semneaza de o singura persoana si anume de conducatorul unitatii. Cele care angajeaza materal unitatea, se semneaza de contabilul sef si alte persoane.

Pentru identificarea persoanelor care au redactat si dactilografiat scrisoarea comerciala, initialele acestora se scriu in partea stanga, jos, a filei.

De exemplu:

Semnifica: redactat : Sorin Oprea; SO/DI dactilografiat : Dana Ionescu

In concluzie, partile unei scrisori comerciale formeaza doua grupe de elemente:Elemente logice, formate din continutul scrisorii (introducere, cuprins, incheiere);Elemente formale, cuprinzand antetul, numarul de inregistrare, destinatarul, semantura si stampila.

Schematic aceste elemente pot fi prezentate astfel:

ANTET Nr. De inregistrare

Data

Destinatar

(nume, denumire, adresa)

Corpul scrisorii - Introducere- Cuprins- Incheiere

Semanturi si stampila

By War1an

Semne distincte

Plicul trebuie sa corespunda dimensiunilor foii de hartie, sa fie de buna calitate si rezistent la manipulari.

Plicurile pot fi mici, mijlocii sau mari, in functie de dungimea scrisroii si de numarul anexelor care urmeaza sa fie introduse in plic. Nu este lipsit de importanta faptul ca un plic confectionat dintr-o hartie de calitate inferioara face o impresie neplacuta.

Ca si hartia de scris, culoarea cea mai folisita pentru confectionarea plicului este cea alba.Mentiunile de pe plic se refera la :

Denumirea sau numele destinatarului;Adresa completa;Codul postal;Numarul de iesire a scrisorii;Unele mentiuni suplimentare( confidential,

In atentia Domnului …..)

Unele societati comerciale, firme, folosesc plicuriconfectionate special pe care este tiparita adresa expeditorului, urmand sa se completeze adresa destinatarului. Adresa de pe plic va fi cea inscrisa in scrisoare.

Prezentarea plicului 74 mm

Zona lasata la dispozitia expeditorului Zona pentru aplicarea timbrelor si stampilelor postale

Societatea comerciala“SONAREM” SRL

Str.Artera Noua nr.35Cod 71520 Bucuresti

1253/2010

Redactarea unei scrisori comerciale se face in mai multe etape:Stabilirea obiectului scrisorii ( elementul de baza la care se refera scrisoarea);Conceperea formelor de inceput ale scrisorii;Redactarea prorpiu-zisa.

Obiectul la care se refera scrisoarea foloseste destinatarului la directionarea scrisorii catre compartimentul interesat in rezolvarea corespondentei. Este necesat sa nu se confunde ideea de baza a scrisorii ( obiectul la care se refera ) cu scopul scrisorii.

Scropul scrisorii este motivul pentru care se scrie scrisoarea. Motivul nu se prezinta ca atare in scrisoare, dar cel care concepe scrisoarea, trebuie sa il cunoasca bine.

Trebuie ca in formatiile si continutul scrisorii sa atinga scopul propus.Obiectul scrisorii va fi prezentat sub forma unei expresii cat mai concise. El se scrie ca

prim alineat al scrisorii precedat de cuvintele “referitor la” sau cu presurtarea “ref.”. Obiectul scrisorii, ca si eventuala mentiun “ In atentia domnului….” Se subliniaza. El este bine determinat atunci cand raspunde la una din intrebarile:

By War1an

40 m

m

Despre ce este vorba in scrisoare?- despre o livrare;- despre o comanda;- despre o oferta etc.

La ce document se refera ?- la o factura;- la o comanda;- la o recalamatie etc.

De exemplu:

“Referitor la livrarea dv. din 20 febr. A.c ……”“Ref. la comanda dv. nr. …… din…..” etc.

Daca in scrisoare se face referire la o reclamatie este bine sa se evite acest cuvant si sa ne indice obiectul reclamatiei. De exemplu, in cazul in care scrisoarea se refera la olivrare necorespunzatoare, in obiect se va indica : “Referitor la livrarea dv…….”

Inceputul scrisorii comerciale. Atunci cand scrisoarea este adresata unei anumite persaone, se va folosi cuvantul “Domnule” , “Doamna”, “Domnisoara”, urmat de functia respectivei persaone si eventual de numele si prenumele acesteia.

De exemplu: “Domnule Director”; “Domnule Contabil-sef”; “Domnule Sef de gara”; “Domnule Presedinte”;

Cand nu se cunoaste functia persoanei, scrisoarea va incepecu apelativul “Domnule” , “Doamna”, “Domnisoara” urmat de numele si prenumele persoanei.

In cazul in care scrisoarea este adresata unei societati, unei institutii, scrisoarea poate incepe cu expresia “Domnule Director” sau se poate indica direct obiectul scrisorii.

Redactarea propriu-zisa a scrisorii comerciale. In redactarea unei scrisroi comerciale, de regula se succed urmatoarele etape :

a) Studierea actelor sa u faptelor de comert si relevarea ideilor; persoana care redacteaza scrisoarea isi va nota ideile referitoare la actul comercial dupa care le va selecta pe cele esentiale si determinante.

b) Fixarea scopului ce trebuie atins prin scrisoare; scopul pentru care se redacteaza scrisoarea trebuie precis stabilit. De exemplu obtinerea unei comenzi, obtinerea unei amanari in desfasurarea unei actiuni comerciale etc.

c) Alegerea argumentelor in functie de scopul de atins si de eventualele reactii ale corespondentului; in functie de scoppul propus, ideile pe care si le propune cel care redacteaza scrisoarea trebuie astfel selectate incat sa trezeasca interesul corespondentului si sa-l determine sa actioneze in directia dorita

By War1an

d) Elaborarea unui plan de preznetare a ideilor In general, planul scrisorii cuprinde:

Introducerea in continut;Dezvoltarea ideilor;Concluzia scrisorii;Formule de incheiere

Trebuie acordata o atentie deosebita modului cum se dezvolta ideile in continutul scrisorii.

Inlantuirea acestoa trebuie sa constea intr-o adevarata demonstratie a unui rationament care sa tina cont de psihologia corespondentului

e) Redactarea propriu-zisa a textului scrisorii; aceasta trebuie sa se efectueze intr-un stil simplu si direct. Deoarece timplul oamenilor de afaceri este limitat, scrisoarea comerciala este cat mai scurta. Totusi, oricat de scurta ar fi scrisoare, nu trebuie sa se renunte la formulele de politete care vor fi simple, sobre si neconditionate. Scrisoarea trebuie sa fie politicoasa, chiar daca raspunsul la ea este nefavorabil.

Se recomanda sa nu se foloseasca o astfel de incheiere : “ In asteptarea unui raspuns favorabil, va multumim pentru intelegere”.Aceasta idee poate fi exprimata in doua fraze distincte : “Speram sa ne raspundeti favorabil la cererea noastra. Va multumim anticipat”.

II.Analiza si redactarea principalelor tipuride scrisori comerciale si acte uzuale

A. CORESPONDENTA CU FURNIZORII

In relatiile cu furnizorii, legate in principal de operatiile de contractare si derulare a contractelor economice, corespondenta comerciala se desfasoara atat inainte, cat si dupa incheierea acestor operatii.

Inainte de a incheia un contract, unitatea comerciala isi intocmeste o documentatie ampla, care sa permita alegerea furnizorului in functie de :

Calitatea bunurilor si serviciilor oferite;Preturile si conditiile de plata propuse;Termenele de livrare;Serviciile oferite dupa vanzare etc.

In acest scop, se lanseaza diverse scrisori sub forma cererilor de oferta pentru a solicita cataloage, esantioane, liste de preturi, servicii prestate etc.

In societatile comerciale scrisorile se emit de catre compartimentul comercial. In tari cu traditie in economie de piata, in marile firme exista servicii de documentare in privinta furnizorilor, care se ocupa exclusiv de prospectarea pietei si alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasati pe piata.

By War1an

De exemplu: dorim sa ne aprovizionam cu tesaturi de bumbac si tip bumbac. In acest scop ne adresam in scris societatii comerciale “Bumbacul” S.A. pentru a-i solicita un catalog.

Pentru redactarea unei astfel de scrisori trebuie respectate urmatoarele cerinte: - Scopul scrisorii sa fie obtinerea documentatiei complete si la zi, intr-un termen cat

mai scurt.In acest sens forma scrisorii de cerere de esantioane, cataloage se caracterizeaza prin

concizie, precizand ceea ce se solicita furnizorului. Fraza finala trebuie sa invite corespondentul sa actioneze foarte rapid.

- Conceperea scrisorii trebuie sa indice faptul ca prin cererea de oferta ne informam numai, fara a ne angaja. Comerciantul in acest caz este client. Scrisoarea trebuie sa fie amabila si sa se incheie cu multumirile adresate furnizorului.

Exemplu de cerere de oferta de cataloage, esantioane:

SOC.COM.”PRIMEX”S.A7000 Bucuresti, str.1 Decembrie 24Tel.:635.75.28; Tx.:53.28.69; Fx.;35.67.29Nr.324/28 aprilie 2009 Catre

SOC.COM.”BUMBACUL” S.A Loco Str. Libertatii 25

Ref.: esantioane si cataloag.Va rugam sa aveti amabilitatea de a ne expedia ultimul dv. catalog privind tesaturile din

bumbac.Speram ca ne veti raspunde in cel mai scurt timp.Va adresam multumirile noastre anticipate.

DIRECTOR SEF SERVICIUDumitru Constantin Ion Alexandru

Scrisoarea de cerere de oferta mai poate avea si urmatorul continut general:“Suntem interesati sa contractam….. si din acest motiv va rugam sa ne puneti la dispozitie,

in timp cat mai scurt posibil, o oferta care sa contina caracteristicile tehnice, de calitate ale marfii, pretul, conditiile si termenele de livrare”.

Sau

“Va rugam sa ne trimiteti o oferta detaliata pentru produsele….”“Prin prezenta va rugam sa ne preziceti conditiile in care ati putea sa ne livrati ….”“Va rugam sa ne expediati esantioanele produselor dv.; daca ne vor conveni conditiile si

calitatea, va vom incredinta toate comenzile noastre”.Cerere de liste de preturi. Cataloagele nu sunt insotite intotdeauna de preturi, care pot

oscila. In aceeasi scrisoare sau intr-o scrisoare separata se poate solicita furnizorului sa trimita ultimile liste de preturi.

By War1an

De exemplu: “Va rugam sa ne faceti cunoscute preturile dv.curente pentru produsele…. , indicandu-ne

si data la care ati putea sa ne livrati marfurile, precum su conditiile de livrare”.

Sau

“Dorim sa negociem pretul marfurilor din care ne-ati trimis un esantion saptamana trecuta”.In cazul in care comerciantul solicita furnizorului un serviciu sau o lucrare pentru care nu

exista cataloagesi tarife, prin scriosare se ca solicita prezentarea devizului pentru un anumit tip de lucrare.

De exemplu, un comerciant doreste sa-si mobileze o unitate noua, pentru care solicita devizul la mai multe unitati de productie. In acest caz, calitatea primordiala a acestui gen de scriosare este precizia, scrisoarea fiind insotita de anexe care sa prezinte materialele din care se doreste sa se execute mobilierul, schita mobilierului si alte elemente necesare identificarii consumului de materiale pentru elaborarea devizului.

Cererea de oferta trebuie astfel conceputa incat furnizorul sa nu aiba impresia ca afacerea a fost castigata in favoarea lui. In acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv sa faca vreun effort personal pentru gasirea clientilor.

Oferta este scrisoarea trimisa de furnizor, din proprie initiativa sau ca raspuns la o cerere de oferta, prin care isi prezinta partenerilor de afaceri :

Denumirea exacta a marfurilor sau serviciilor, eventual insotita de toate datele caracteristice;Descrierea detaliata a marfii, prezentata prin esantioane, prospecte, cataloage, fotografii etc.;Calitatea;Cantitatea ce se poate livra, greutatea, volumul;Pretul, cu mentiunea daca cheltuielile de transport si ambalajul saunt incluse in pret si conditiile de livrare;Termenele de livrare;Conditiile de plata;Precizari referitoare la locul de livrare, locul efectuarii platii, arbitraj, asigurari;Ambalajul;Durata de valabilitate a ofertei.

Oferta constituie o propunere de contract: daca ea este urmata de o comanda din partea destinatarului scrisorii avem de-a face cu un contract de vanzare cumparare (in formula imperfecta – prin lipsa unui act scris si semnat de parteneri – dar agreat de practica comerciala).

Din aceasta cauza, oferta trebuie redactata clar, precis, cu atentie, convingator, dar fara exagerari sau afirmatii echivoce.

Se poate utiliza oferta ferma a carei acceptare duce la incheierea uni contract de vanzare-cumparare, fapt ce simplifica formalitatile in relatiile dintre parteneri.

In general, un comerciant primeste oferta pentru aceeasi marfa de la mai multi furnizori. Ofertele sunt examinate sub diferite aspecte ( calitatea si estetica produselor, daca satisfac cerintele pentru care au fost fabricate, garantia oferita produsului, conditiile de plata, de livrare etc.)

Pentru o informare mai completa a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte si cataloage, prospecte, mostre (esantioane).

By War1an

In scopul de a convinge partenerii in alegerea propriei oferte,scrisoarea de oferta poate fi insotita de o nota de comanda care va fi completata de cumparator numai cu cantitatile solicitate.

O oferta poate avea un caracter general, atunci cand nu se refera la produse sau clienti nominalizati (in acest caz oferta avand caracter de scrisoare circulara) sau un caracter special, cand produsele si clientii sunt bine determinati.

Ofertele generale, de obicei, sunt transmise prin mijloace mass-media, dar si la diversi clienti, prin anunturi scrise sau orale,cu ocazia targurilor si expozitiilor interne sau internationale.

EXEMPLU de oferta generala:

Soc.com.”BUMBACU”S.A2300 Timisoara, str.Libertatii 144Tel.: 14.30.30 ; Tx.:10.50.30 ; Fx.: 16.80.80Nr. 20/30 mai 2009

CAPITAL SOCIAL : 1.500 - CONT : 1030, B.C TIMISOARA

Catre

___________________________________________________________________________

“Va facem cunoscut ca societatea noastra va poate oferi tesaturi de bumbac, diferite sortimente, intr-o gama variata de culori si contexturi, la un pret convenabil.

Esantioanele si cataloagele pot fi vizionate la sediul unitatii noastre.Ne-ar face o deosebita placere sa fiti partenerul nostru comercial.”

DIRECTOR CONTABIL SEF

P.A/B.C

Comanda este scrisoarea ulterioara ofertei, prin care clientul solicita ferm livrarea de produse sau executarea de lucrari. In cazul comenzilor de marfuri sau materiale exista formulare tipizate care cuprind rubrici incluzand elementele necesare identificarii produselor, dar se pot folosi si scrisori redactate liber.

Comanda telefonica a unui client catre furnizorul sau traditional, pentru a castiga timp in efectuarea livrarii sau executatea lucrarii, trebuie obligatoriu urmata de confirmarea in scris, in cele mai mici amanunte. Calitatea de baza a unei comenzi este precizia. In acest sens, scrisoarea trebuie sa cuprinda toate datele necesate identificarii produselor, precum si pretul, modalitatea de plata, termeul de livrare si elemete.

By War1an

MODEL de comanda liber redactata:

SOC.COM.”NOVUS”S.A1100 Craiova, str.Dudului 3Tel.: 12.31.44 ; Fx.: 15.99.08Nr. 5300/5 iunie 2009

CAPITAL SOCIAL : 1.500 - CONT : 1022, B.C .C

CatreSOC.COM. “TIPARUL” S.ALocoStr. Frunzei 18

Va rugam sa ne livrati urmatoarele materiale tipizate:- fise cont.sintetic 5.000 buc- fise cont analitic 6.000 buc- registre tip inventar 100 buc

Plata se va face prin virament din contul nostru la B.C Craiova.Pentru ridicarea materialelor, delegam pe d-na Popescu Ionela care se legitimeaza cu B.I

seria D.K. nr. 1197786, eliberat de Politia Mun. Craiova la data de 11 ianuarie 1990.

DIRECTOR CONTABIL SEFMirea Victor Popa DorinP.A/I.S/ 2 ex.

B. CORESPONDENTA CU CLIENTII

Clientii unei societati comerciale pot fi societati comerciale, persoare juridice sau persoane fizice, beneficiari potentiali si efectivi ai produselor sau serviciilor oferite.

Incorespondenta cu clientii societatii comerciale trebuie sa se cunoasca psihologia, sa se anticipeze reactia si comportamentul clientilor, pentru a se putea veni in intampinarea lor.

In functie de specificul clientilo – societatea comerciala sau consumatori particulari – corepondenta se va caracteriz, in primul caz, printr-un rationament riguros, in al doilea caz, printr-un plus de subiectivism, personalizare, avand la baza animarea unor sentimente diverse : curiozitate, orgoliu, incredere etc.

Motivatiile ce stau la baza corespondentei comerciale cu clientii sunt:atragerea si informarea clientilor in scopul convingerii acestora de a apela la produsele sau serviciile comerciale ( scrisori de prospectare a pietei);mentinerea clientelei dobandite;rezolvarea unor probleme privind comportamentul produselor in consum( prestarea unor servicii suplimentare, remedierea unor defectiuni) ;rezolvarea unor reclamatii ale clientilor in legatura cu neregularitati la marfuri.

In cazul in care clientii sunt societati comerciale, scrisorile de prospectare a pietei sunt individualizate. Ele confirma si intaresc demersurile efectuate prin intalniri sau convorbiri telefonice anterioare intre ofertant si client sau preceda intalniri intre acestia.

By War1an

Aceste scrisori sunt redactate intr-o maniera sobra, precisa si politicoasa. Fara a disimula intentia vanzatorului de a-si vinde marfa, ea trebuie sa fie in concordanta cu interesul cumparatorului; scrisoarea comerciala va avea a scop sa demonstreze ca produsele sau serviciile oferite raspund cerintelor consumatorului.

In general, astfel de scrisori sunt scurte, deoarece sunt insotite de cataloage, liste de preturi, devize, conditii de vanzare (termene, garantii, servicii suplimentare etc.)

Conditiile generale de vanzare ale unei societati comerciale pot fi cuprinse intr-un imprimat, ele constituind caracteristicile comune tuturor operatiilor de vanzare practicate de firma respectiva.

In cazul in care clientii sunt persoane particulare sau mici comercianti, stilul scrisorii de prospectare a pietei va fi politicos si cat se poate de personal, desi, in acest caz, numarul destinatarilor este mai mare decat in cazul clientilor societatilor comerciale.

Astfel de scrisori pot fi adresate de expeditori in cazul in care acestia si-au deschis un magazin nou, atunci cand nu sunt cunoscuti de clienti, cand se ofera produse noi sau ofertantul observa ca produsele sale incep sa nu se mai vanda. Scrisorile constituie, in acest caz, mijloace folosite in strategia promotionala a comerciantilor.

Este important ca scrisoarea sa uimeasca si sa impresioneze placut clientul, sa-l determine sa solicite marfurile oferite. De exemplu:

“Avem placerea de a va anunta ca ordinatorul nostru v-a desemnat ca fericita castigatoare a concursului de primavara organizat de noi.

Astfel aveti dreptul sa va alegeti orice articol din magazinul nostru la pretul maxim de 20 lei.

Pastrati cu grija aceasta scrisoare cu care va veti preznta la acest magazin inaintea datei de 30 mai, pentru a beneficia de aceasta nesperata sansa”.

Pentru mentinerea clientelei dobandite este necesar ca firma sa transmita periodic scrisori insotite de diverse mijloace publicitare, care sa prezinte sortimentele noi, modificarile intervenit in sortimentul oferit, in conditiile generale de vanzare, in serviciile post-vanzare oferite. Orice societate comerciala trebuie sa actioneze mereu in avans cu informarea clientelei, ale carei obiceiuri si cerinte de consum se modifica intr-un ritm deosebit de rapid.

De exemplu, o astfel de scrisoare de mentinere a clientelei poate fi :“In virtutea bunelor noastre relatii, va oferim spre contractare noile modele din cataloagele

noastre pentru sezonul estival al anului ….”Scrisorile ce au ca scop rezolvarea unor reclamatii ale clientilor privind comportamentul in

consum al marfurilor primite sau privind indeplinirea obligatiilor contractuale, pot fi determinate de :

diferentele intre marfurile comandate si cele primite;constatarea avarierii marfurilor si ambalajelor pe parcursul transportului;intarzieri in expedierea marfurilor de catre furnizori, ceea ce cauzeaza dificultati activitatii clientului;solicitatea si acordarea de despagubiri in cazul nerespectarii obligatiilor contractuale.

Ele pot avea urmatoarele forme: “Am primit marfa expediata de dvs. In contul comenzii noastre nr…. Din nefericire, va

aducem la cunostinta ca in livrarea dvs. S-a strecurat o eroare, astfel incat articolul bluze tricotate model 1024 nu corepunde comezii noastre. Pentru concilierea acestei diferente va propunem fie restituirea articolelor necomandate, fie acordarea unui rabat la marfurile expediate de dvs.”

“Deorece ne aflam la sfarsitul sezonului, va comunicam ca, asa cum am prevazut in comanda noastra nr… , vom mai primi marfurile comandate pana cel mai tarziu la 31 august a.c”

By War1an

“Cu privire la marfurile expediate de dvs., cu avizul nr…., va comunicam ca preturile inscrise in documentul de livrare sunt superioare celor indicate in catalog, drept pentru care anticipam ca vanzarile la aceste marfuri vor scadea, in comparatie cu cele preconizate de noi la intocmirea comenzii.

Din acest motiv suntem nevoiti sa va restituim materialele expediate.”

Furnizorul poate raspunde in acest caz clientului sau, informandu-l asupra ratiunii diferentelor de preturi ( noi materii prime, modificari in tehnologia de fabricatie) si care, pentru a evita restituirea marfurilor ceruta de client, propune o reducere de 3 % a valorii inscrise in factura.

“Deoarece preturile la materialele cumparate de noi dupa data de 31 martie a.c. s-au majorat cu 5%, preturile produselor noastre au suferit modificari. Pentru a evita restituirea marfurilor si in virtutea bunelor noastre relatii, va propunem o reducere a valorii facturii cu 3 %”.

In legatura cu neregularitatile la primirea marfurilor, se prezinta in continuare un exemplu:“Am primit marfa expediata de dvs. cu avizul de expediere nr….In cursul dezbaterii, s-a constat ca doua compleuri PNA marimea 46, cularea galbena,

prezinta urmatoarele defecte:nuantele diferite ale culorii celor doua piese;ochiuri duse pe circa 20 cm la jacheta.

Din cauza acestor defecte, cele doua marfuri sunt nevalidabile. De aceea, vi le restituim, cu rugamintea de a le schimba in cel mai scurt timp, avad in vedere ca sezonul actual favorizeaza vanzarea acestui gen de compleuri.”;

“Confirmam primirea scrisorii dvs.,prin care ne comunicati deficientele constatate la marfuri, pe care le regretam.

Marfurile cu diferente calitative vor fi operativ inlocuite si vor vi expediate prin colet postal la data de …..”

By War1an