SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 1 /9

Aprobat ADMINISTRATOR

AUDIT INTERNAUDIT INTERN Data intrării în vigoare: IANUARIE 2009

Lista de control a ediţiei / reviziei:

Ed./Rev.

Obiectul modificărilor Fisamodificare

Data

1/0 Elaborare iniţială 20.01.2009

Intocmit RMC

PROPRIETATE INTELECTUALĂDocumentul este proprietatea SC XXXXXXXXXXXXX SRLReproducerea şi difuzarea documentului se pot face doar cu acordul ADMINISTRATORULUIEste autorizată numai utilizarea copiilor controlate.

1

SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 2 /9

1. SCOPProcedura stabileşte modul de desfăşurare (planificare, pregătire, realizare şi finalizare) a auditurilor interne ale calitatii, auditurile fiind utilizate pentru a determina daca SMC: este conform cerintelor din standardul de referinta (SR EN ISO 9001:2008) si a celor stabilite (prin

documentatia aplicabila) de societate; este implementat in mod eficace si este mentinut.

2. DOMENIUL DE APLICAREPrezenta procedură se aplică în activitatea de audit intern in cadrul tuturor structurilor organizatorice ale SC XXXXXXXXXXXXX SRL CRAIOVA.

3. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI3.1.DefiniţiiConform SR EN ISO 9000:2006, "SISTEM DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII. Principii fundamentale şi vocabular"; audit: proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit şi de evaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit;program de audit: ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp şi orientate spre un scop anume;criterii de audit: ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca o referinţă;dovezi de audit: înregistrări, enunţarea faptelor sau alte informaţii care sunt relevante în raport cu criteriile de audit şi verificabile;constatări ale auditului: rezultatele evaluării, dovezilor de audit colectate în raport cu criteriile de audit.concluzii ale auditului: rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit , după considerarea obiectivelor de audit şi a tuturor constatărilor de audit;clientul auditului: organizaţie sau persoană care solicită un audit;auditat: organizaţie care este auditată;auditor: persoană care are competenţa de a efectua un audit;conformitate: îndeplinirea unei cerinţe;neconformitate: neîndeplinirea unei cerinţe;

3.2. PrescurtăriA: Auditor;CRA.: Criterii de audit;LV: Lista de verificari;RA: Raport de audit;EA: Echipa de audit.

RNC: Raport de neconformitate;PA : Program anual de audit;PLA: Plan de audit intern;NC: Neconformitate.SMC: Sistem de management al calitatii.RMC: Reprezentantil Managementului Calitatii.

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ4.1. SR ISO-9000/2006: "SISTEM DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII. Principii fundamentale şi vocabular";4.2. SR EN ISO-9001/2008: "Sisteme de management al calităţii. CERINŢE";4.3. SR EN ISO 19011:2003 “Ghid pentru auditarea sistemelor calitatii si/sau de mediu”

5. RESPONSABILITĂŢI5.1. Administratorul SC XXXXXXXXXXXXX SRL CRAIOVA.Aprobă Programele anuale de audituri interne (PA);

2

SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 3 /9

Primeşte rapoarte periodice de la RMC cu privire la acţiunile de audit intern, analizează şi dispune măsurile necesare;5.2. Sefi compartimenteAsigură condiţii pentru desfăşurarea auditurilor interne în compartimentele subordonate;Participă la toate auditurile interne programate conform PA;În calitate de reprezentanţi ai compartimentelor auditate au următoarele responsabilităţi:

colaborează şi comunică permanent cu auditorul pentru a permite ca obiectivele auditului să fie realizate;

pun la dispoziţie toate documentele necesare; asigură accesul la facilităţi şi la materiale doveditoare; stabilesc şi iniţiază acţiuni corective/preventive, respectând termenele prevăzute în RAC/P. informează auditorii asupra stingerii NC.

5.3. RMCUrmăreşte ca desfăşurarea auditurilor interne în SC XXXXXXXXXXXXX SRL CRAIOVA.să se desfăşoare conform prezentei proceduri;Păstrează şi protejează în condiţii de securitate documentele referitoare la audit;Analizează rezultatele auditurilor interne şi stabileşte măsuri de îmbunătăţire a funcţionării SMC, inclusiv a activităţii de audit intern;Analizează periodic şi raporteazăADMINISTRATORului, stadiul documentarii şi implementării SMC .5.4. Conducătorul echipei de auditÎntocmeşte PA si PLA şi răspunde de realizarea lor;Coordonează auditul intern Intocmeste LV;Intocmeste RA si raspunde de difuzarea acestuia;Identifica NC, initiaza RNC si verifică stingerea NC., eficienţa si eficacitatea acţiunilor corective/ preventive întreprinse în urma auditurilor interne;

6. MOD DE LUCRU6.1. Obiectivele audituluiAuditurile interne se efectuează sistematic şi independent cu scopul de a :

verifica oportunitatea, conformitatea şi eficacitatea SMC; dovedi îndeplinirea condiţiilor din standardul de referinţă; determina punctele slabe pentru care se iniţiază măsuri corective/preventive în scopul

îmbunătăţirii funcţionării SMC; evalua stadiului implementării SMC în vederea certificării.

6.2. Programarea auditurilorAuditurile interne sunt efectuate în baza PA. La sfârşitul fiecărui an, RMC elaborează PA pentru anul urmator;PA se aprobă de catre ADMINISTRATOR şi se difuzează la toate compartimentele;Fiecare compartiment din cadrul SC XXXXXXXXXXXXX SRL este programat pentru audit cel puţin o dată pe an.

6.3. Auditul propriuzis6.3.1. Pregatirea auditului Etapele de desfăşurare ale unui audit intern sunt:

pregătirea auditului; şedinţa de deschidere; efectuarea propriu-zisă a auditului;

3

SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 4 /9

şedinţa de închidere.Pregătirea auditului este prima etapă a unui audit si vizeaza următoarele scopuri:

definirea obiectivului, duratei si metodei de audit; stabilirea auditorilor; elaborarea PLA; elaborarea LV prin definirea criteriilor de audit.

PLA este întocmit conform formularului F.8.2.2-02După întocmire PLA este difuzat compartimentelor auditate.Cerintele legate de calificarea si competenta auditorilor sunt cele continute de standardul de referinta, astfel incat prin modul de selectare a auditorilor sa se asigure obiectivitatea si impartialitatea procesului de audit.Pentru efectuarea auditurilor sunt elaborate LV pe baza criteriilor de audit.LV sunt elaborate conform F.8.2.2-03.6.3.2. Desfăşurarea audituluiAuditul are trei părţi specifice:

Şedinta de deschidere a auditului; Auditul propriu-zis; Şedinţa de închidere a auditului.

În Sedinta de deschidere a auditului se prezintă: scopul şi obiectivele auditului; metodele, tehnicile şi procedurile ce urmează a fi utilizate în scopul efectuării auditului; derularea PLA pe parcursul timpului alocat.

6.3.3. Auditul propriu-zisAuditul intern poate fi efectuat de auditori interni , din cadrul SC XXXXXXXXXXXXX SRL, dacă acestia au calificarea şi experienţa necesară sau poate fi externalizat, prin încredinţare, unor auditori externi. Selectarea acestora se face după evaluarea calificării şi experienţei auditorilor. Auditul propriu-zis se desfasoara conform programarii prestabilite şi conţine următoarele:

“fotografierea” situatiei existente la auditat si identificarea neconformitatilor existente impreuna cu colectarea dovezilor obiective aferente;

evaluarea documentelor;Informaţiile colectate devin dovezi obiective numai dacă:

sunt reale (se bazează pe fapte concrete); sunt precise (corecte şi în detaliu); sunt relevante (corespund unei anumite neconformităţi); sunt semnificative (au anumită importanţă pentru demonstrarea neconformităţii respective); sunt verificate prin compararea lor cu informatii culese din surse independente (observatiile

directe, verificari etc.).Constatările auditului (Neconformitati si observatii) trebuie să fie documentate (scrise), sustinute de dovezi obiective si clasificate in consecinta;Constatările auditului se prezintă în scris completandu-se RNC.

6.3.4.Şedinţa de închidereAceasta este organizată la sfârşitul auditului propriu-zis şi înainte de elaborarea RA. Scopul principal al şedinţei de închidere constă în prezentarea către auditat a constatărilor auditului, în vederea asigurării că acesta a înţeles rezultatele acţiunii şi că şi le-a însuşit.

6.4. Raportul de auditRA se întocmeşte conform formularului F.8.2.2-04, având în vedere toate constatările efectuate; Unele dintre constatări, care nu au legătură cu obiectivul, obiectul sau domeniul auditului, nu trebuie reţinute.RA se elaborează de catre auditor după şedinţa de închidere şi se difuzează auditatului;RNC se difuzeaza odata cu RA.

4

SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 5 /9

6.5. Urmarire actiuni corectiveAuditatul este responsabil pentru stabilirea şi iniţierea acţiunilor corective necesare pentru a corecta o neconformitate sau pentru a corecta cauza unei neconformităţi. Acesta completează raportul de acţiuni corective pentru neconformităţi identificate în urma auditului şi îl transmite auditorului şef.

Auditul de urmarire are ca scop eliminarea cauzelor neconformităţilor depistate care trebuie verificate de echipa de audit printr-o nouă evaluare, deci printr-un audit de urmărire;Dacă auditorul consideră că acţiunile corective/preventive efectuate au fost efective şi eficiente, NC respectiva, se închide prin semnarea de către auditor a rubricii aferente din RNC.Atunci când acţiunile corective/preventive nu sunt implementate până la termenul prestabilit, se stabileşte un nou termen sau se modifică tipul neconformităţii;Urmărirea acţiunilor corective/preventive se face în conformitate cu procedurile “Actiuni corective”, cod: P.8.5.2. si “Actiuni preventive” cod: P.8.5.3.

7. ÎNREGISTRĂRINr. Denumirea inregistrarii Cod formular Cine

pastreazaDurata pastrarii

1. Programul anual de audit intern F8.2.2-01 RMC 2 ani2. Plan de audit intern F.8.2.2-02 RMC 2 ani3. Lista de verificari F.8.2.2-03 RMC 2 ani4. Raport de neconformitate F.8.3-01 RMC/Auditat 2 ani5. Raport de audit intern F-8.2.2-04 RMC/auditat 2 ani

5

SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 6 /9

Anexa 1Anexa 1CINE ? CE ? CUM ? CE REZULTAT?

ADMINISTRATOR

RMC

Echipa audit

Auditor sef

RMC

6.1.

6.2.

6.3.

6.4.

6.5.

Plan audit

Program audit

Plan auditListe de verificari

Raport audit

RNC

6

Obiectivele auditului

START

Programare si resurse

Auditul propriuzis

Raportul de audit

Urmarire actiuni corective

STOP

SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 7 /9

APROBATADMINISTRATOR

RAPORT DE AUDITNr. / din

1. Organizatia auditata: 2. Obiectivele auditului:3. Domeniul auditului:4. Criterii de audit:5. Echipa de audit:6. Reprezentantii auditatului:7. Perioada auditului: 8. Desfasurarea auditului:1.1 Sedinta de deschidere1.2 Constatarile auditului:1.3 Neconformitati constatate:1.4 Sedinta de inchidere:2. Concluzii privind conformitatea SMC cu criteriile de audit:3. Difuzarea raportului4. Anexe

Auditor Sef

F-8.2.2-04

PLAN AUDIT NR. / DATA

1. Obiective si domeniu de audit: 2. Criterii de audit: 3. Echipa de audit: 4. Zona de audit: 5. Data auditului:6. Calendarul activitatilor:

Data/Ora Proces /activitate Auditor

Difuzare raport audit:□RMC; □ Responsabil zona auditata; □Administrator;

Auditor ŞefF-8.2.2-02

7

SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 8 /9

APROBAT Administrator

PROGRAM DE AUDIT INTERNPENTRU ANUL ………………

Nr.Crt

Activitatea auditată

Criteriiaudit

ConducatorEA

Termen Stadiu

0 1 2 3 4 5

ELABORAT:RESPONSABIL PROGRAM AUDIT,RMC:

F-8.2.2-01

Fisa de Verificari la audit nr.________________

1. Zona auditata:2. Echipa de audit:3. Criterii audit:

Nr. crt.

Verificarea AN Documente si inregistrari examinate. Observatii

Notă: A- acceptat; N- nesatisfăcător

RMC:Data:

F-8.2.2-03

8

SC XXXXXXXXXXXXX

SRLCRAIOVA

PROCEDURA DE SISTEMPROCEDURA DE SISTEM Cod: P - 8.2.2

AUDIT INTERNAUDIT INTERNEd. 1 Rev. 0

Ex. Nr. Pag. 9 /9

9