simply tracking

Gestionarea proceselor dinamice in Outlook.

Solutii Business pentru IMM-uri

Performanță și eficiență prin

Business Process Management

Conferinta Agora,

Intercontinental, 30.09.2010

simply tracking

Situatia si problema

simply tracking

CONTROL SI STRUCTURA

Optimist

Creste numarul de angajati, numarul si complexitatea proiectelor

Sansele de supravietuire/dezvoltare ale unui IMM cresc cu peste 80% cand exista proceduri, instrumente de control, metodologii de desfasurare a activitatii, al unor indicatori de performanta

Pesimist

performanta angajatilor trebuie urmarita prin indicatori si controlata activitatea pentru a putea supravietui

Problema:

stabilirea procedurilor, metodologiilor si indicatorilor ia timp din timpul lucrativ

implementarea si adoptarea lor la nivel de organizatie este anevoioasa

Fara urmarire activa/control continuu procedurile raman hartii intr-un dosar din sertar

Procese de business

simply tracking

CLARITATE

Set de activitati/taskuri structurate care duc la producerea unui serviciu/produs sau la indeplinirea unui obiectiv comun

Tipologie

Procese de business statice - care se pot modela in fluxuri de procese

Procese de business dinamice – acele procese in care nu se stie de la inceput cine se va ocupa de ducerea lor la bun sfarsit, precum nici resursele implicate sau modalitatea de rezolvare

BizFlow® BPM BizFlow® BPM

Business Process Management

simply tracking

Procese statice, la ei

Business Process Management

simply tracking

Procese dinamice, la noi

Procese de business dinamice –nu se stie de la inceput cine se va ocupa de ducerea lor la bun sfarsit, precum nici resursele implicate sau modalitatea de rezolvare

RiverRaft Outlook BPM - solutia la problemele companiilor locale. Aduce:

Claritate

Stabilirea obiectivelor

Indeplinirea angajamentelor asumate

Urmarirea si controlarea rezultatelor

Cum functioneaza

Managerul creaza Procese pentru a delega

Executantul isi asuma realizarea sarcinii delegate si implica alte persoane pentru indeplinirea obiectivului, creand taskuri

Persoanele implicate pot, la randul lor, delega subtaskuri

Tot procesul si traseul este afisat transparent, arborescent, managerului

Unui proces, task, subtask ii pot fi atasate documente, vizibile doar celor implicati

Rapoartele ofera statistici referitoare la incarcarea per persoana, numarul de ore lucrate pentru un task, numarul de persoane implicate

simply tracking

ERP

Bugete/Cost Control

TimeSheetsRaportare de activitate

Resurse, Costuri pe resursa, Rapoarte

financiare

Project Management

Basic

Planificare

Aplicatii proprietare

Contin procese

Ad-HocSpontane

Planificare partialaDelegari

Derulare de procese

ProceseStatice

DesignAutomatizare

TermeneMonitorizare, ToDo list

simply tracking

Gestioneaza procesele ad-hoc

simply tracking

Stocheaza toate informatiile unui proces

simply tracking

Integrat in Outlook

simply tracking

Dezavantajele Outlook…simply tracking

…avantajele RiverRaftsimply tracking

Castiguri si efecte multiple

Timp

pentru manageri

pentru subordonati

Efecte in cascada

Termene urmarite permanent

•Nerespectarea unui termen produce un lant de intarzieri si

necesita un efort de reorganizare a planificarilor.

Eliminarea timpilor morti

•Structura

•Educare

simply tracking

ROI

Castiga compania 2.1% + din timpul lunar al unui angajat?•Cat ma costa faptul ca nu pot identifica blocaje sau motivele care duc la intarzieri?•Cat timp petrec pentru a stabili motivul din care s-a produs o intarziere?•Stiti cat la suta din norma lunara este lucrata efectiv?•S-a intamplat vreodata ca un angajat sa nu lucreze la nimic pentru ca toate sarcinile erau blocate sau finalizate si nu i s-a delegat nimic?•S-a intamplat vreodata ca un angajat sa execute o sarcina care nu mai era necesara? Sau sa o refaca?•S-a intamplat sa petrec timp substantial in asamblarea tuturor informatiilor legate de un subiect? S-a intamplat sa trebuiasca sa o fac inca o data?•S-a intamplat sa solicit ceva in alt departament si sa nu primesc raspuns in termenul stabilit?•Exista timp mort (departe de calculator) care poate fi folosit prin interfata mobile?

Compania poate castiga +220eur/ luna pt fiecare angajat* Timp pierdut cu gestiunea emailurilor 10h/sapt 40h/luna +220 eur. Cf Studiu HBR.* Estimare facuta pentru un salariu net de 500 euro lunar si norma de 160 de ore.

simply tracking

Extinde SharePoint intr-un sistem totalFunctiunile principale SharePoint

• Un mediu colaborativ de lucru online• Permite partajarea documentelor• Include fluxuri de lucru simpliste si centrate pe un document.• Reprezinta un portal combinat cu document management

RiverRaft completeaza SharePoint• Rezolva probleme care nu sunt incluse in stadardul SharePoint.

• Este axat pe proces, documentele fiind doar o parte din resursele gestionate.• Permite definirea de procese complexe, functiune care nu exista in SPS.• Stocarea documentelor si informatiilor proceselor se realizeaza in SPS• Are webpart-uri pentru SharePoint• Se integreaza cu vizualizarea de portal

Cu investitie minima extinde SharePoint cu functiune adevarata de procese!

simply tracking

Complementar unei solutii de Project Management

Exista activitati care nu se definesc in PM

•Pentru sarcini scurte (1h,2h) nu este practica definirea lor in PM

•La o sarcina de o ora e nevoie de 15 minute pentru administrare in PM -

costul aferent unei activitati creste semnificativ.

•Pentru realizarea unor actiuni din PM este necesara participarea altor

persoane, eventual din departamente diferite sau chiar din afara companiei

•Adauga trasabilitate actiunilor din PM

RiverRaft:

Planificare pas cu pas - Fiecare persoana responsabila cu indeplinirea unei

activitati poate defini planul de actiuni si resursele necesare indeplinirii activitatii

Colaborativ: se obtine planificarea generala, lucru care nu poate fi realizat in PM

Solutiile se completeaza intr-un sistem total.

simply tracking

Toate sistemele includ si anumite procese (fluxuri) predefinite

RiverRaft extinde functiunea lor pentru un management total

RiverRaft se integreaza cu sistemele existente

RiverRaft pastreaza stocarea datelor in acele sisteme

RiverRaft permite gestiunea delegarilor si fluxurilor neimplementate

RiverRaft permite extinderea fluxurilor prezente in sisteme.

simply tracking

Alaturi de solutii deja implementate

Aspecte tehnice

Tehnologii ASP .NET Framework 3 Silverlight (inclusiv addin-ul de

Outlook)

Cerinte server Sistem de operare XP, Vista, Win 7,

Win 2003, Win 2008 Server de web: IIS IP public SQL Server 2005,2008, Express

Client Silverlight obligatoriu Client mail Outlook 2007/20010 cu

sincronizare offline Internet Explorer 6,7,8 / Mozilla/

Chrome

Server RiverRaftXP, Vista, Win 7Win 2003, 2008SQL 2005, 2008SQL Express

Web-Basedonline

Outlook 2007/2010Sync offlineXP, Vista, Win 7,Win 2003,2008 Mobile

simply tracking

simply tracking

Compania

simply tracking

Q&A?

Multumesc