RESURSE UMANE ȘI MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR Curs intermediar Acest curs subliniază practici și pregătiri esențiale pentru coordonatorii de volunatari în lucrul cu voluntari actuali sau potențiali.

Modulul 1:Pregătirea este cheia! Condiții esențiale pentru managementul voluntarilorDU 1.1 - Empatie socială

DU 1.2 – Capacitate de conducere

DU 1.3 – Managementul conflitelor

Modulul 2Să trecem la treabă! Managementul voluntarilor în practicăD 2.1 Dezvoltarea de sarcini motivante și creative pentru voluntari

D 2.2 Cum să-ți consolidezi echipa – teambuilding care funcționează

D 2.3 101 metode să-ți motivezi voluntarii

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein

1

MODULUL 1 Pregătirea este cheia! Condiții esențiale pentru managementul voluntarilor DU 1.1Empatie socialăVoluntarii sunt de obicei atrași și sensibili la cauze, povești despre oameni și situații în care pot fi de ajutor și au nevoie să simtă că sunt bine primiți. Pentru a îndeplini acest lucru o organizație are nevoie de cel puțin o persoană bine pregatită, responsabilă să pună la un loc ambele fețe ale monedei: oameni care vor să se implice ca voluntari și nevoile organizației. De cele mai multe ori coordonatorul de voluntari este un model pentru aceștia și trebuie să dea dovadă de valori solide. Empatia socială – un concept mixt – îi poate ajuta pe coordonatorii de voluntari să înțeleagă oamenii și voluntarii în particular și, în același timp, să înțeleagă comunitatea și problemele beneficiarilor.

Empatia socială aduce la un loc empatia individuală și inegalitatea socială. Empatia socială este definită ca înțelegerea altor oameni, prin perceperea sau experimentarea unor situații din viața acestora și câștigarea unei perspective asupra inegalităților structurale și a diferențelor. Aceasta necesită să ne imaginam pe noi în acea poziție, să nu judecăm și să analizăm ce eforturi publice pot fi făcute pentru a îmbunătăți situația. Când avem empatie socială suntem mai dornici să ne implicăm și să dezvoltăm programe și servicii care promovează justiția socială. Empatia socială necesită următoarele considerații (adaptat după Elizabeth A. Segal):§ Experiența noastră nu este la fel cu a altor persoane, așadar, pentru a întelege o

persoană trebuie să înțelegem particularitățile vieții sale.§ În încercarea de a înțelege pe cineva trebuie să ne abținem de la a judeca. Empatia

nu este despre corect sau greșit. De exemplu, o persoană ar trebui să se abțina de la a judeca dacă un client ar fi trebuit să rămână la școală sau n-ar fi trebuit să dea naștere unui copil.

§ Empatia socială cere să luăm în considerare toți factorii sociali și de mediu care au un impact asupra circumstanțelor de trai ale unei persoane.

Să înțelegem beneficiarii folosind considerentele de mai sus este important atât pentru voluntari – care învață să-și regleze conduita și să lucreze în conformitate, cât și pentru coordonatorii de voluntari – care supraveghează și conduc voluntarii existenți. De asemenea, este important pentru dezvoltarea de mesaje specifice cauzei pentru a recruta noi voluntari. Înțelegerea problemelor sociale și a beneficiarilor ajută coordonatorii de voluntari să găsească cea mai bună cale de prezentare a acestor probleme publicului larg și să câștige suport din partea voluntarilor interesați de o reală schimbare socială.

D 1.2

2

Capacitatea de conducereDe ce au unele organizații de voluntari mai mult success decât altele? Și de ce unele organizații dau greș? De multe ori se crede că eșecul organizațiilor de voluntari poate fi atribuit, printre altele, eșecului conducerii organizației. Mulți voluntari talentați au experiență de conducere din sectorul privat sau public, dar modul în care o implementează în ONG face toată diferența.

Ce este un lider și de ce este important pentru coordonatorii de voluntari să aibă această calitate? Un lider adună sprijin și ghidează oamenii spre un scop comun. Calități puternice interpersonale și de conducere sunt esențiale pentru coordonatorii de voluntari – care trebuie să recruteze, să păstreze și să arate voluntarilor direcția pentru a îndeplini împreună obiectivele stabilite. Capacitatea de conducere este legată atât de personalitatea, cât și de capacitățile liderului – este bazată atât pe calități înnăscute, cât și pe abilități învățate.

Modul în care un coordonator de voluntari implementează “arta” ascultării active, a mentoratului, a dialogului public, evaluării și reflecției este critic pentru conducerea echipei. Iată câteva principii de bază în a fi un lider pentru voluntariat (adaptat după Richard Cummins, Leadership for Volunteers):

1. Voluntarii știu pentru ce militează organizația și echipa. Voluntarii se alătură organizațiilor datorită misiunii acestora, așadar scopurile și valorile trebuie comunicate clar voluntarilor. Dar voluntarii sunt mobili, așa că un bun lider impartășește frecvent aceste scopuri și valori!

2. Voluntarii își știu rolul. Angajaților li se specifică de obicei așteptările de la munca lor și, deși voluntarii au alte motivații, și ei au nevoie de ghidări specifice pentru a-și îndeplini munca. Un bun lider știe că a clarifica rolurile este foarte important pentru voluntari!

3. Voluntarii știu de unde să ia informația necesară. Voluntarii trebuie să înțeleagă cum părți diferite dintr-un proiect se potrivesc și unde să ceară sfaturi referitoare la munca lor. Fluxul liber de informație este important. Trebuie stabilite mecanisme de supraveghere și comunicate tuturor voluntarilor!

4. Voluntarii dau și primesc feedback. Oferirea de feedback voluntarilor este importantă, îi ajută să învețe și să-și îmbunătățească munca. Un bun lider de voluntari le dă oportunități să ofere feedback despre munca lor, despre organizație și să aducă idei noi.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein

3

Asta îi ajută în creștere și le arată că le este valorificată contribuția!

5. Voluntarii sunt motivați și le sunt recunoscute meritele. Motivația voluntarului este fie instrinsecă – face ceva de dragul activității sau a cauzei, sau extrinsecă – face ceva pentru că așteaptă un câștig (experiență, certificare etc.) sau o combinație a amândurora. În orice caz un bun lider de voluntari știe cum să identifice factorii motivaționali generali sau individuali în voluntarii săi și să-i folosească pentru a ține acea motivație vie! Motivația continuă prin metode creative ține voluntarii și echipa motivați și uniți.

Iată câteva metode care pot contribui la succesul liderilor de voluntari și a organizațiilor lor:

Ascultare activă. Încurajați voluntarii să vorbească și ascultați-i. Cunoașteți-le personalitățile, motivațiile, valorile și străduiți-vă ca valorile individuale și cele organizaționale să coincidă. Încurajați voluntarii să vorbească despre organizație și ce așteaptă ei de la experiența de voluntariat.

Mentorat. Susțineți și ghidați voluntarii pentru a învăța și împărtăși. Încercați să potriviți abilitățile lor cu nevoile organizației. Aflați ce tip de suport au nevoie, dacă au un plan de dezvoltare personală și profesională, ce ar vrea să învețe. Ajutați voluntarii să-și controleze planurile și acțiunile.

Dialog deschis. Incurajați discuțiile deschise pe subiecte de interes pentru echipă. Facilitați interacțiunea între voluntari, încurajați feedback-ul și fluxul liber de informații.

Evaluare și reflecție. Încurajați voluntarii ă reflecteze asupra muncii lor, să-și evalueze propriile performanțe și să incorporeze învățăturile în activitățile curente. Evaluați performanțele voluntarilor voștri, oferiți feedback și recunoașteți meritele speciale.

D 1.3Managementul conflictelorConflictul este o parte naturală a relațiilor umane și în special a dinamicii grupului. Așadar, evitarea conflictului nu este întotdeauna posibilă, dar formarea de competențe relaționate cu managementul conflictului, ca lider de voluntari, și pregătirea organizației și a echipei pentru probabilitatea unui conflict poate fi de mare ajutor. Oricând se iscă o dispută între voluntari și personalul ONG-ului, sau între voluntari, ar trebui rezolvată într-o manieră constructivă, astfel încât soluția să ducă la schimbări pozitive. Voluntarii care se simt tratați incorect, sau care au reclamații despre o situație ori despre condițiile de muncă ar trebui ăa anunțe imediat coordonatorul de voluntari și

4

acesta are responsabilitatea să ia imediat măsuri și să informeze persoanele responsabile. Probabilitatea unui conflict și consecințele negative pot fi diminuate prin:§ Având reguli clare de conduită.§ Oferindu-le voluntarilor un manual ce conține aceste reguli și chiar afișând

câteva din aceste reguli în birou, când se cuvine și este necesar.§ Organizând o bună sesiune de orientare/introducere pentru voluntari, unde pot fi

clar informați despre reguli și responsabilitățile lor ca voluntari.§ Având sesiuni regulate de supraveghere, unde posibile surse de conflict sunt

monitorizate§ Având o politică a managementului de conflict.

Câteva subiecte generale care ar trebui acoperite de regulile interne și de politicile organizației, pentru a evita probabilitatea unui conflict (adaptat din www.fundsforngos.org): 1. Reguli generale comportamentale. ONG-urile își doresc ca voluntarii lor să adopte atitudini și comportamente care să mențină o bună imagine a organizației. Voluntarii, ca și angajații, ar trebui să arate respect, curtoazie și punctualitate, profesionalism și integritate. În afară de aceste reguli uzuale, fiecare bun voluntar ar trebui să urmeze procedurile și regulile specifice stabilite de organizație pentru voluntari. Sunt situații când conflictul apare între voluntari, și aceștia trebuie ghidați să reflecteze asupra cauzelor și consecințelor acțiunilor lor. De cele mai multe ori, cu un pic de suport, aceștia înțeleg situația și-și adaptează comportamentul în consecință. 2. Activități politice. Din moment ce ONG-urile sunt organizații apolitice, voluntarii ar trebui să se abțină de la activități de natură pur politică la sediul organizației sau în timpul orelor de voluntariat. De asemenea, ar trebui să se abțină de la a folosi materialele organizației pentru astfel de scopuri și să angajeze și alți voluntari în tipul acesta de activități. 3. Discriminare și hărțuire. ONG-ul ar trebui să aibă reguli clare asupra discriminării și hărțuirii. Niciun voluntar, bărbat sau femeie, nu are dreptul să pună presiune asupra altui voluntar sau angajat, să discrimineze, să facă avansuri intime, să ofere tratament preferențial sau să arate favoritism sexual la serviciu. 4. Conflictul de interese. Pentru a evita a se pune în conflict de interese cu obiectivele și operațiile efectuate de către ONG, voluntarii ar trebui să se abțină de la a folosi

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein

5

proprietățile ONG-ului pentru scopuri personale, neautorizate sau ilegale, să divulge informații confidențiale despre organizație sau beneficiari, să se angajeze în activități personale/externe în timpul orelor de voluntariat, câștigând profit sau interese prin influențarea deciziilor.

Modulul 2Să trecem la treabă! Managementul voluntarilor în practică D.U. 2.1Dezvoltarea de sarcini motivante și creative pentru voluntari

Voluntarii sunt interesați de diverse sarcini care le pun în valoare competențele, personalitatea și experiența. Unii dintre ei vor să dezvolte competențe în timp ce fac voluntariat, pe când alți voluntari sunt mai experimentați și vor să-și pună abilitățile în practică pentru o cauză. Această diversitate poate fi provocatoare pentru voi drept coordonatori de voluntari, din moment ce trebuie să lucrați cu orice voluntar pentru a le da sarcini motivante și creative.

Când planificați sarcini pentru voluntari, țineți minte două aspecte importante:§ Nevoile organizației bazate pe nevoile comunității. Acesta ar trebui bazat pe metode

de evaluare a nevoilor.§ Nevoile și motivația voluntarului. Iată trei mari profile ale voluntarului, pentru a te

ajuta:o Voluntari orientați către afiliere – Au nevoie să fie acceptați și plăcuți; au

nevoie să interacționeze; preferă să lucreze în echipă; sunt preocupați să-i țină pe cei din jurul lor fericiți; simt nevoia să-și cunoască mai bine colegii; simt nevoia să ajute oamenii nevoiași.

o Voluntari orientați către putere – Dorința de a avea un impact și o influență pozitivă; dorința de a aduce schimbare și de a fi diferit; interes asupra reputației și statusului social; plăcerea de a da sfaturi și de a-și prezenta ideile; elocvență, puterea discursului; abilitatea de a vedea conexiunile între lucruri, „imaginea completă”.

o Voluntari orientați către performanță – Vor să fie cei mai buni și toți ceilalți să știe ă sunt cei mai buni; își compară succesul cu al altor voluntari și chiar cu al personalului; le place să-și asume responsabilități, se descurca bine sub presiune; au nevoie de instrucții clare; vor să știe ce constituie „succes”; vor să dobândească lucruri mari și să atingă obiective concrete – își asumă doar riscuri calculate.

6

Sfat! Încercați, constant, să aflați ce le place voluntarilor să facă, cum se poziționează față de munca lor și oferiți-le spațiu pentru a face lucruri noi și pentru a fi creativi. Când atribuiți o sarcină unui voluntar nu uitați să cereți feedback despre aceasta: ce crede voluntarul despre sarcină, cum poate aceasta fi îmbunătățită sau doar încercați să aflați dacă este suficient de motivantă pentru a fi îndeplinită de voluntari, mai ales dacă este repetitivă sau pe termen lung.

Cum să dezvoltați sarcini motivante pentru toată lumea? Iată câteva principii generale. Asigurați-vă că voluntarul are: § Drept de proprietate asupra sarciniiVoluntarul are drept de proprietate clar, accentuat, de exemplu, prin desemnarea muncii voluntarului (Coordonator RP)§Autoritate să gândească

Voluntarul are libertatea să planifice și să modifice sarcina dacă este nevoie.§ Responsabilitate față de rezultate (pozitive și negative)Voluntarului i se atribuie atât succesul cât și eșecul sarcinii§ Păstrarea de numere și evidențeVolunatrul este responsabil pentru a ține contul a diferite valori ale sarcinii (ore lucrate, bani investiți, beneficiari atinși etc.)

D 2.2Cum să-ți consolidezi echipa –teambuilding care funcționează Spiritul de echipă nu se întamplă imediat. Unul dintre cele mai importante roluri ale liderului de voluntari este să construiască sentimentul de apartenență față de o comunitate sau un grup de oameni care împărtășesc aceleași valori și obiceiuri. O echipă de voluntari puternică este construită de la început, chiar înainte de recrutarea ei. Cum așa? În timpul planificării asigurați-vă că alocați timp activităților de teambuilding. Cel mai bun timp de stabilire a unei astfel de sesiuni este, de preferat, înainte ca echipa de voluntari să-și înceapă activitatea. Activitatea de teambuilding poate lua diverse forme și durate. Poate însemna câteva ore în birou și poate consta în diverse exerciții creative care le vor permite voluntarilor să găsească o modalitate de lucru împreună. Dacă puteți investi mai mult în această activitate, sesiunea de teambuilding poate dura chiar și câteva zile, poate să se desfășoare în afara biroului – poate cateva ore

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein

7

mai departe într-un loc dragut și potrivit ales înainte. Puteți chiar aranja cu un facilitator extern să vă ajute să creați echipa de voluntari! Probabil ați fost și voi implicați în exerciții de teambuilding la un moment dat, la școală sau la serviciu. Se poate să fi fost o activitate scurtă și distractivă sau chiar un weekend retras. Ce s-a întâmplat după, au folosit colegii voștri vreuna din perspectivele dobândite în timpul activității, li s-a schimbat comportamentul sau modul de relaționare? Când plănuim o sesiune de teambuilding doar ca timp liber și distracție, fără niciun scop strategic în minte, se dovedește a fi o pierdere de timp și resurse pentru ca este un exercițiu care, de fapt, nu ajută pe nimeni din cei implicați. Trebuie să fie un scop precis și un plan în spatele deciziei voastre de a face exercițiul. Luați-vă un timp și gândiți-vă la actualele puncte tari și slabe ale echipei voastre. Puneți-vă aceste întrebări ca să identificați sursa problemei:§ Au nevoie voluntarii să se cunoască între ei?§ Comunicarea precară încetinește progresul grupului?§ Există conflicte între anumite persoane care crează diviziuni în echipă?§ Se axează unii membri pe succesul propriu și astfel dăunează grupului?§ Au nevoie voluntarii să învețe cum să lucreze împreună, în loc de muncă

individuală?§ Sunt unii membri reticenți la schimbare și asta afectează abilitatea grupului de a

merge mai departe?§ Au nevoie voluntarii de un impuls asupra moralului?

Odată ce ați identificat cauzele problemelor echipei voastre de voluntari puteți plănui exerciții care se vor adresa acestor probleme.

Activitatea de teambuilding funcționează pe o bază continuă. Că să fie eficientă trebuie să se întample continuu, dacă vreți ca grupul de voluntari să fie de succes. Dacă conduceți un grup, urmăriți să încorporați exercitii de teambuilding în rutina voastră săptămânală sau lunară. Aceasta îi va ajuta pe toți să-și spună problemele, le va da șansa să se distreze și să aibă încredere unii în ceilalți – mai mult decât doar o dată sau de doua ori pe an. În final, în timp ce competițiile între grupuri de voluntari pot ajuta, asigurați-vă că exercițiile voastre de teambuilding nu sunt excesiv de competitive. O situație specifică de luat în considerare este când apare o schimbare semnificativă sau un moment dificil. Schimbarea perturbă lucrul în echipă și liderii de voluntari trebuie să-și țină echipele laolaltă și concentrate, chiar și în timpuri de tranziție. Organizațiile în tranziție trebuie să reamintească și să accentueze scopul existentei lor – cauza, și să creeze o viziune energizantă. O cauză poate aduce împreună aproape orice echipă, o viziune bună angrenează oameni!

8

D 2.3 101 metode să-ți motivezi voluntarii Volunatarii își pot pierde ușor motivația dacă simt că munca lor nu este apreciată. Când voluntarii se alatură organizației voastre este cel mai bine să faceți orice efort să-i păstrați. Poate fi dificil să recrutați și să instruiți noi voluntari. Păstrarea voluntarilor talentați poate fi vital pentru menținerea de servicii de calitate pentru beneficiari și pentru derularea proiectelor voastre. Recunoașterea voluntarilor nu implică cheltuirea unor sume mari de bani. Începeți prin a spune Mulțumesc de Ziua Internațională a Voluntarului și continuați să arătați recunoștință tot timpul anului! Iată câteva sugestii: • Zâmbiți!• Creați o cutie de sugestii a voluntarilor• Ieșiți la un suc• Decontați cheltuielile legate de sarcini• Cereți rapoarte privind progresele• Trimiteți o felicitare de „La multi ani!”• Aranjați reduceri• Acordați certificate de apreciere• Oferiți insigne de recunoaștere• Mențineți un bar cu ceai/cafea• Plănuiți ocazii ceremoniale anuale• Invitați-i la întâlniri ale personalului.• Recunoașteți problemele și nevoile personale• Aplanați problemele și nevoile personale• Fiți simpatic• Rugați-i să ajute la o urgența în organizație• Furnizați îngrijirea copiilor• Postați Honor Roll în zona de recepție• Premiați-i cu fotografii din timpul activităților de voluntariat• Respectați-le dorințele• Faceți petreceri informale• Provocați-i continuu

• Solicitați păreri și reacții referitor la evenimente recente• Permiteți-le să-și FACĂ treaba care le-a fost dată.• Trimiteți o felicitare de sărbători familiei voluntarului• Descrieți clar poziția voluntarului și timpul de lucru cerut• Spuneți „Bună dimineața!”• Spuneți-le pe nume• Oferiți un tricou cu sigla ONG-ului sau sloganul unei cauze• Discutați după evenimente, revizuind succesele și eșecurile• Oferiți o sesiune de orientare bună pentru a ști cum să-și facă treaba• Ajutați-i să-și dezvolte încrederea în sine• Menționați-le contribuția când discutați cu sponsori/donatori• Luați-vă timp să explicați: explicați-le munca, impactul pe care-l are aceasta în organizație• Fiți verbali• Motivați colaboratorii VIP să vorbească cu voluntarii

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein

11

• Țineți sesiuni de karaoke• Dați-le responsabilități adiționale• Învitați-i să participe la planificarea echipei• Respectați sensibilitățile• Oferiți-le șansa să crească la muncă• Oferiți-le șansa să crească în afara muncii• Trimiteți informații-știre presei.• Faceți petreceri cu degustare de mâncăruri• Rugați un beneficiar/public să le evalueze munca/serviciul• Spuneți „Bună ziua!”• Respectați-le preferințele• Creați un mediu plăcut• Faceți munca un lucru DISTRACTIV• Primiți-i la pauzele de cafea ale personalului• Recrutați-i pentru a-i instrui pe alții• Tineți o recepție publică• Faceți-vă timp ă vorbiți• Apărați-i împotriva personalului ostil sau negativ• Faceți planuri bune• Rugați-i să ajute și pe alte planuri• Apreciați-i în fața personalului supraveghetor• Trimiteți o felicitare• Oferiți-le actualizări asupra performanței lor• Faceți pre-aranjamente amanunțite înainte de sosirea voluntarului• Persuadați personalul să echivaleze experiența voluntarului cu experineța de lucru.• Admiteți parteneriat cu personal platit• Recomandați posibilor angajatori• Alocați-le timp să participe la conferințe și ateliere despre voluntariat• Oferiți roluri de advocacy• Folosiți-i pe post de consultanți în proiecte

• Scrieți-le bilete de multumire!• Invitați-i să participe în formularea politicilor• Suprindeți-i cu cafea, suc și dulciuri• Sarbatoriți proiecte și realizări mărețe • Nominalizați pentru premiile voluntarilor în grup, comunitate sau național• Faceți o „Zi A Voluntarului”• Cu grijă potriviți volunatrul și sarcina• Laudați voluntarii prietenilor lor și angajatorilor lor• Oferiți training la locul de munca• Oferiți instrumente folositoare in condiții bune de munca• Spuneti „Noapte bună!”• Planificați evenimente sociale cu personalul și voluntarii• Fiți o persoană reală• Închiriați panouri publicitare pentru apreciarea publicului• Acceptați-le individualitatea• Oferiți oportunități pentru conferințe și evaluare• Identificați grupuri pe vârste• Mențineți fișe semnificative• Trimiteți vederi amuzante pe neașteptate• Planuiți extravaganțe ocazionale• Instigați suprize plănuite de beneficiari pentru voluntari• Folosiți spațiu cumpărat în ziar• Promovați programul „voluntarul lunii”• Trimiteți o scrisoare de apreciere organizației de trimitere și/sau angajatorului• Planuiți o „ediție de recunoaștere” a newsletter-ului ONG-ului• Colorați etichete codate pentru a indica realizări particulare (ore, ani, servicii etc)• trimiteți scrisori elogioase figurilor publice proeminente• Spuneți „Ne-a fost dor de tine/voi!”• Laudați echipa/grupul din care face

10

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein

11