MODULUL I

MODULUL I Recrutarea personalului i gestionarea documentelor de eviden a personalului

1MODULUL I CAPITOLUL IIRegistrul general de eviden a personalului

,,Fiecare angajator are obligaia de a nfiina un registru general de eviden a salariailor.

Registrul general de eviden a salariailor se va nregistra n prealabil la autoritatea public competent, potrivit legii, n a crei raz teritorial se afl domiciliul, respectiv sediul angajatorului, dat de la care devine document oficial.

Registrul general de eviden a salariailor se completeaz i se transmite inspectoratului teritorial de munc n ordinea angajrii i cuprinde: - elementele de identificare ale tuturor salariailor; - data angajrii; - funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii ocupaiilor din Romnia sau altor acte normative: - tipul contractului individual de munc; - salariul, sporurile i cuantumul acestora; - perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc; - perioada detarii i - data ncetrii contractului individual de munc. (art. 34 alin. (1) (3) din CM)REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN A SALARIAILOR Registrul general de eviden a salariailor este pstrat la domiciliul, respectiv sediul angajatorului, urmnd s fie pus la dispoziie inspectorului de munc sau oricrei alte autoriti care l solicit, n condiiile legii.

La solicitarea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat s elibereze un document care s ateste activitatea desfurat de acesta, durata activitii, salariul, vechimea n munc, n meserie i n specialitate.

n cazul ncetrii activitii angajatorului, registrul general de eviden a salariailor se depune la autoritatea public competent, potrivit legii, n a crei raz teritorial se afl sediul sau domiciliul angajatorului, dup caz. ( art. 34 alin. (4) - (6) din CM).

n temeiul prevederilor al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, a fost adoptat Hotrrea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de eviden a salariailor prin care se stabilete metodologia de ntocmire i completare a registrului general de eviden a salariailor, denumit n continuare registru, nregistrrile ce se efectueaz, precum i orice alte elemente n legtur cu acesta.

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN A SALARIAILOR ,,ncadrarea n munc a unei persoane se realizeaz, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, numai prin ncheierea unui contract individual de munc, n temeiul cruia persoana fizic, n calitate de salariat, se oblig s presteze munca pentru i sub autoritatea unui angajator, persoan fizic sau juridic, n schimbul unei remuneraii denumite salariu. (art. 2 alin. (1) din HG 500/2011.

Fiecare angajator are obligaia de a nfiina i transmite la inspectoratul teritorial de munc un registru general de eviden a salariailor i de a-l prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora. (art. 2 alin. (2) din HG 500/2011.

Angajatorii care au nfiinat sucursale, agenii, reprezentane sau alte asemenea uniti fr personalitate juridic, crora le-au delegat competena ncadrrii personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc, pot delega acestora i competena nfiinrii registrului. (art. 2 alin. (3) din HG 500/2011.

Au obligaia de a nfiina i transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc i misiunile diplomatice i oficiile consulare ale altor state n Romnia, respectiv, dup caz, institutele culturale i reprezentanele comerciale i economice ale altor state n Romnia, pentru personalul angajat local care are cetenia romn sau reedina permanent n Romnia. (art. 2 alin. (4) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR Completarea i transmiterea registrului se fac de ctre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scris de ctre angajator. (art. 2 alin. (5) din HG 500/2011).

Angajatorii pot contracta serviciul de completare i transmitere a registrului prin ncheierea, cu respectarea dispoziiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare,. (art. 2 alin. (6) din HG 500/2011), de contracte de prestri servicii cu prestatori nregistrai la inspectoratele teritoriale de munc, care i desfoar activitatea n condiiile prevederilor legale n vigoare

,,Prestatorii prevzui nu pot subcontracta, la rndul lor, serviciile de completare i transmitere a registrului ncredinate de angajator. (art. 2 alin. (7) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR ,,Angajatorul are obligaia informrii, n scris, a inspectoratului teritorial de munc despre ncheierea contractului de prestri servicii. (art. 2 alin. (8) din HG 500/2011).

Contractarea serviciului de completare i transmitere a registrului nu exonereaz angajatorul de obligaiile stabilite de prezentul act normativ. (art. 2 alin. (9) din HG 500/2011).

,,Angajatorii/prestatorii care opereaz efectiv n registru au obligaia s prelucreze datele cu caracter personal ale salariailor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare. (art. 2 alin. (10) din HG 500/2011).

,,Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei se stabilesc prin ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei sociale. (art. 2 alin. (11) din HG 500/2011).Registrul se ntocmete n form electronic. (art. 3 alin. (1) din HG 500/2011).Registrul se completeaz n ordinea angajrii i cuprinde urmtoarele elemente: a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European - SEE; b) data angajrii; c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea; d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR) sau altor acte normative; e) tipul contractului individual de munc; f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia; g) salariul de baz lunar brut i sporurile, astfel cum sunt prevzute n contractul individual de munc; h) perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc, cu excepia cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale; i) data ncetrii contractului individual de munc.

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR Completarea, respectiv nregistrarea n registru a elementelor prevzute la art. 3 alin. (2), i transmiterea registrului se fac dup cum urmeaz: a) la angajarea fiecrui salariat, elementele prevzute la art. 3 alin. (2) a)(elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European - SEE ), b) (data angajrii) , c) (perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea, d) (funcia/ ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR) sau altor acte normative) se nregistreaz n registru cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre salariatul n cauz;

b) elementul prevzut la art. 3 alin. (2) lit. g) (salariul de baz lunar brut i sporurile, astfel cum sunt prevzute n contractul individual de munc) se completeaz i pentru contractele individuale de munc deja nregistrate, n termen de 90 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei hotrri; REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR c) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. h) (perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc, cu excepia cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale) se nregistreaz n registru n termen de maximum 20 de zile lucrtoare de la data suspendrii;

d) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. i) (data ncetrii contractului individual de munc) se nregistreaz n registru la data ncetrii contractului individual de munc/la data lurii la cunotin a evenimentului ce a determinat, n condiiile legii, ncetarea contractului individual de munc;

e) pentru salariaii detaai, angajatorul de baz completeaz perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea, anterior nceperii detarii. (art. 4 alin. (1) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR Orice modificare a elementelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a) (elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European - SEE ), c) (perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea) d) (funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR) sau altor acte normative) e) (tipul contractului individual de munc ) f) (durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia) i g) (salariul de baz lunar brut i sporurile, astfel cum sunt prevzute n contractul individual de munc) se nregistreaz n registru cel trziu n ziua lucrtoare anterioar mplinirii termenului de 20 de zile lucrtoare prevzut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003, republicat.

Excepie fac situaiile n care modificrile se produc ca urmare a unei hotrri judectoreti sau ca efect al unui act normativ cnd nregistrarea n registru se face n ziua n care angajatorul se prezum, potrivit legii, c a luat cunotin de coninutul acestora. (art. 4 alin. (2) din HG 500/2011).

Orice corecie a erorilor survenite n completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunotin de acestea. (art. 4 alin. (3) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR ,,Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munc n format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmtoarele modaliti: a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspeciei Muncii; b) prin e-mail, pe baz de semntur electronic; c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc n format electronic, nsoit de o adres de naintare semnat de angajator. Evidena registrelor, respectiv a datelor cuprinse n acestea, transmise de angajatori/prestatori de servicii, se ine ntr-o baz de date organizat la nivelul Inspeciei Muncii.

Procedura privind transmiterea registrului n format electronic se stabilete prin ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei sociale, dup adoptarea soluiei tehnice a registrului n format electronic i n funcie de aceasta. (art. 6 din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR Angajatorii sau, dup caz, prestatorii de servicii au obligaia de a completa i transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial i au angajatorii sediul sau domiciliul, dup caz, cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre primul salariat, cu obligaia completrii acestuia, conform art. 3 (din HG 500/2011)

Unitile fr personalitate juridic care au competena nfiinrii registrului au obligaia de a completa elementele contractului individual de munc conform art. 3 (din HG 500/2011) i de a transmite registrul, n termenele prevzute la art. 4, la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial i desfoar activitatea, cu ndeplinirea obligaiilor prevzute de HG 500/2011

,,Registrul se pstreaz n form electronic la sediul angajatorului i, dup caz, la sediul sucursalei, ageniei, reprezentanei sau al altor asemenea uniti fr personalitate juridic, care au delegat competena nfiinrii registrului. (art. 7 din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN A SALARIAILOR Angajatorul are obligaia de a ntocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariai, de a-l pstra n bune condiii la sediu, precum i de a-l prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora. (art. 8 alin. (1) din HG 500/2011).

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele documente: actele necesare angajrii, contractul individual de munc, actele adiionale i celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea i ncetarea contractelor individuale de munc, acte de studii/certificate de calificare, precum i orice alte documente care certific legalitatea i corectitudinea completrii n registru. (art. 8 alin. (2) din HG 500/2011).

La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat s i elibereze acestuia: a) copii ale documentelor existente n dosarul personal ; b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind nscrierile referitoare la persoana sa i/sau un document care s ateste activitatea desfurat de acesta, durata activitii, salariul, vechimea n munc, n meserie i n specialitate, astfel cum rezult din registrul general de eviden i din dosarul personal, n termen de cel mult 15 zile de la data solicitrii. (art. 8 alin. (3) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN A SALARIAILOR ,,Documentele sunt eliberate n copie certificat de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana mputernicit de angajator pentru conformitate cu originalul. (art. 8 alin. (4) din HG 500/2011).

,,Registrul electronic i dosarele personale ale fiecrui salariat se vor pstra n condiii care s asigure securitatea datelor, precum i pstrarea lor ndelungat i corespunztoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare. Angajatorul rspunde pentru asigurarea acestor condiii, precum i pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricrei alte persoane fizice sau juridice, prin nclcarea acestor obligaii. (art. 8 alin. (5) din HG 500/2011). ,,n msura n care, din motive obiective, angajatorul se afl n imposibilitatea de a elibera documentele prevzute la alin. (3), salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munc din raza cruia angajatorul i desfoar activitatea eliberarea unei adeverine din care s rezulte elementele coninute n registru, astfel cum a fost ntocmit i transmis de ctre angajator. Inspectoratul teritorial de munc n cauz elibereaz documentul, n baza registrului electronic transmis de angajator, n termen de cel mult 15 zile de la data solicitrii. (art. 8 alin. (6) din HG 500/2011).

DOSARUL PERSONAL AL ANGAJATULUI ,,Constituie contravenii urmtoarele fapte svrite de angajatori, persoane fizice sau juridice: a) netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munc prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g), cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre salariatul n cauz; b) refuzul de a pune la dispoziie inspectorului de munc registrul n format electronic, precum i dosarul personal al salariailor; c) necompletarea elementelor contractului individual de munc conform art. 3, respectiv netransmiterea registrului n termenele prevzute la art. 4; d) completarea registrului de ctre alte persoane dect cele prevzute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6); e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete ; f) alterarea sau tergerea datelor din registru, precum i intervenia neautorizat asupra aplicaiei informatice a registrului. g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munc cu privire la prestatorii de servicii; i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7); j) nerespectarea prevederilor art. 7 . (art. 9 alin. (1) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR16 ,, Contraveniile prevzute la alin. (1) se sancioneaz dup cum urmeaz:

a) cea prevzut la lit. a), (netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munc prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g), cel trziu n ziua ucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre salariatul n cauz) cu amend de 10.000 lei pentru fiecare persoan primit la munc fr transmiterea la inspectoratul teritorial de munc a registrului completat cu toate elementele contractului individual de munc, fr ca amenda total cumulat s depeasc suma de 50.000 lei;

b) cele prevzute la lit. b)-c), (b) - refuzul de a pune la dispoziie inspectorului de munc registrul n format electronic, precum i dosarul personal al salariailor; c)necompletarea elementelor contractului individual de munc conform art. 3, respectiv netransmiterea registrului n termenele prevzute la art. 4) cu amend de la 5.000 lei la 8.000 lei;

c) cea prevzut la lit. d)-f) i i) (d) - completarea registrului de ctre alte persoane dect cele prevzute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6); e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete ; f) alterarea sau tergerea datelor din registru, precum i intervenia neautorizat asupra aplicaiei informatice a registrului; i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7)) cu amend de la 3.500 lei la 5.000 lei;

d) cea prevzut la lit. g) (nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munc cu privire la prestatorii de servicii ) cu amend de la 2.000 lei la 5.000 lei

e) cea prevzut la lit. h) i j) ( h) - refuzul angajatorului de a elibera copii dup documentele prevzute la art. 8 alin. 3), solicitate de ctre salariat; j) nerespectarea prevederilor art. 7 ) cu amend de la 300 lei la 1.000 lei. (art. 9 alin. (2) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR ,,Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de ctre inspectorii de munc. (art. 9 alin. (3) din HG 500/2011).

,,Contravenientul poate achita n cel mult 48 de ore jumtate din minimul amenzii contravenionale prevzute la alin. (2) lit. b)-e). (art. 9 alin. (4) din HG 500/2011).

Inspectoratul teritorial de munc distribuie aplicaia informatic angajatorilor care au obligaia de a nfiina i transmite registrul. (art. 11 din HG 500/2011).

,,Inspecia Muncii asigur accesul autoritilor i instituiilor publice la datele din registru, pe baza unor aplicaii de interogare specifice, cu asigurarea msurilor de protecie a datelor cu caracter personal. Condiiile, procedura de lucru i limitele accesului la informaii se stabilesc, n condiiile legii, de Inspecia Muncii prin protocoale de colaborare ncheiate cu autoritile i instituiile publice solicitante. (art. 12 alin. (1) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR Hotrrea Guvernului nr.500/2011 a intrat n vigoare la data de 1 august 2011.

,,La data intrrii n vigoare a Hotrrii Guvernului nr.500/2011 a fost abroat Hotrrea Guvernului nr. 161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general de eviden a salariailor, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 172 din 22 februarie 2006, cu modificrile i completrile ulterioare.

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL SALARIAILOR