Registratură electronică și secretariat - Toate documentele tale la un click distanțăEficiență cu Xerox® ConnectKey™ și Documenta

2

80% din informația pe care se bazează activitatea unei companii se regăsește în documentele cu care aceasta lucrează, iar timpul petrecut de către un angajat căutând o anumită informație este de 3 ori mai mare decât cel necesar lecturării și asimilării propriu-zise a acelui document.* Dincolo de aspectul lucrativ, companiile trebuie să respecte cerințele de conformi-tate legale referitoare la înregistrarea documentelor, atât pentru cele care intră și ies din organizație cât și pentru cele vehiculate intern. Pentru a-și eficientiza fluxurile de lucru, dar și pentru a-și reduce costurile cu procesarea documentelor, companiile de orice fel, au nevoie să-și urmărească cu precizie fluxurile de documente încă de la intrarea acestora în organizație. Documenta Registratură Electronică și Secretariat și Xerox® ConnectKey™ transformă orice document în informație bine structurată și catalogată atât după nomenclatoare utile (metadate), cât și după conținut.

*Statistici PwC & Gartner

RegistraturăÎnregistrarea electronică, clasificarea și inițierea de fluxuri pentru toate documentele care intră și ies din companie, indexate și ușor de regăsit: contracte, acte adiționale, facturi, avize de expediție, corespondență de afaceri.

Managementul contractelor de clienți și furnizoriIndexarea și automatizarea proceselor, note de reamintire și termene de expirare pentru contracte, acte adiționale, comunicare, procese verbale, comenzi, acceptante, email, facturi, anexe, alte documente.

Facturi furnizoriFacturi furnizori/ puncte de lucru multiple. Automatizarea procesării facturilor furnizorilor, înregistrarea și completarea metadatelor, extragerea automată de text, validări automate rutarea facturilor pe fluxuri diferite în funcție de centrul de cost sau punctul de lucru și valoarea facturilor / nivele de aprobare, integrare ERP, CRM.

Arhivare și indexare electronicăDigitizarea, indexarea și organizarea documentelor în format digital, fie direct, fie prin scanare – email, facturi, contracte, documente HR și alte documente. Documenta Smart Index asigură regasirea oricărui docu-ment prin maxim 3 clickuri.

Captură documente și extragere automată de textScanare, OCR, pre și post-procesare documente. Scanează și extrage au-tomat text din facturi, popriri, documente de identitate, contracte și alte documente specifice companiei tale – din scanner direct în document management, email sau fluxuri de documente.

Reducerea numărului de documente pierdute-86%

BeneficiiZone de aplicabilitate

Reducerea timpilor de așteptare-56%

Creșterea a gradului de conformitate cu reglementările interne și legale

+88%

Creșterea numărului de documente emise la timp și în format corect

+47%

Reducerea utilizării hârtiei și a costurilor de tipărire și depozi-tare

-60%

3

Controlul Costurilor

Automatizarea procesului de arhivare reduce sau elimină direct anumite costuri, salvând timp atât angajaților de la secretariat, cât și a celor implicați în procesarea și managementul proce-selor ce depind de fluxul documentelor.

Reducerea costurilor cu înregistrarea documentelorCosturile se reduc semnificativ prin optimizarea la maxim a timpului de procesare a docu-mentelor. Prin definirea de fluxuri automate și folosirea codurilor de bare, timpul de procesare se reduce la o singură apăsare de buton pe echi-pamentul multifuncțional Xerox de la recepția companiei sau direct în aplicație în cazul altor surse de primire a documentelor: email, fax, căsuțe de email predefinite (ex: reclamatii@companie.ro) sau chiar formulare web din site-ul companiei.

Reducerea costurilor cu distribuirea documentelorÎn urma înregistrării documentelor, acestea intră automat în fluxuri pre-definite specifice fiecărui tipde document, ajungând direct și notificând angajații interesați de documentele respective. Ținând cont că în timpul unui an 7,5%* din documentele vehiculate fizic se pierd, iar 3%* dintre ele se îndosariază greșit, costurile cu recrearea sau regăsirea acestora sunt eliminate.

Reducerea costurilor cu depășiri perioadecontractuale și penalizăriPierderile provocate de depășirea termenelor limită de predare a documentelor sau a terme-nelor de plată sunt eliminate prin configurarea de alerte personalizate înainte de și/ sau după depășirea acestora.

Reducerea de costuri cu procesarea documentelorAvizările și aprobările tuturor documentelor se realizează electronic, conform fluxului definit, notificând utilizatorii că au primit un document asupra căruia trebuie să lucreze, eliminând astfel timpii morți sau pierduți în cazul în care documentul nu mai este găsit sau a rămas uitat undeva pe un birou. În plus, în cazurile în care este nevoie de semnarea în forma fizică a documentului, Doc-umenta asigură tipărirea unui singur exemplar, la final, după ce au fost efectuate modificările și aprobările acestora, eliminând astfel risipa cu tipăririle intermediare de documente-versi-uni temporare.

La 0,5 euro cheltuiți pentru realizarea unu document fizic, o companie cheltuie în medie până la 2 euro cu depozitarea și gestiunea ulterioară a acestuia.

În cazul unui document inventariat greșit, costul mediu pentru găsirea acestuia se ridică până la 80 de euro.

În cazul unui document pierdut, costul mediu pentru recrearea acestuia și rein-ițierea fluxului de care aparține se ridică în medie până la 140 de euro.

Beneficiile utilizării integrate a Xerox® ConnectKey™ cu DocumentaProductivitate și confort în utilizareXerox® ConnectKey™ și Documenta măresc productivitatea în zona de registraturăAutomatizarea cu un singur click sau prin apăsarea unui singur buton pe echipamen-tul multifuncțional Xerox® ConnectKey™ a recepției/intrărilor de documente: din email, fax, căsute de email predefinite pentru anumite scopuri (reclamatii@com-panie.ro, facturare@companie.ro, clienti@companie.ro samd), direct din formulare web/site companie, documente fizice (digitizate prin echipamente multifuncționale Xerox® ConnectKey™)

Automatizarea prin cod de bare: Pentru companiile care primesc un număr mare de documente se emit coduri de bare pentru fiecare document primit, urmând ca la scanarea prin apăsarea unui singur buton al echipamentului multifuncțional Xerox® ConnectKey™, acesteasă fie recunoscute automat de sistem și redirectate cu notificare către cei interesați și cu drepturi să primească informațiile respective.

Eficientizarea procedurilor interne: prin fluxuri interne specifice fiecărui tip de document. Fiecare tip de document poate avea un traseu predefinit pe care circulă. Ex: Factura furnizor -> Factuare -> Șef departament centru cost -> Director Financiar -> Director General -> ERP.

Plug-in Microsoft Office: Generează documente și inițiază rapid fluxuri de lucru, accesând documentele-șablon (template-uri) direct din Microsoft Word, Excel sau Outlook.

Completare automată de infomații (meta-date) prin OCR (Optical Character Recogni-tion) și ICR (Inteligent Character Recogni-tion) – extragere automată de câmpuri (ex.: client, furnizor, cod fiscal, dată, valoare, număr comandă etc.) în urma scanării documentelor cu echipamente multifuncționale Xerox sau direct din documente electronice. Datele sunt

extrase prin OCR și sunt supuse unui proces de validare automată, eventual integrat cu sistemul ERP (lista de clienti, produse, angajati ș.a.m.d.)

Iesirile de documente: documentele sunt înregistrate automat și pot fi trimite direct din platformă către echipamentele multifuncționalele Xerox pe email, fax, info către colegi sau puse la dispoziție printr-un link tempo-rar de acces, similar Dropbox.

Reducerea semnificativa a timpului de regă-sire a documentelor la nevoie sau în caz de audit): prin utilizarea funcției Documenta SmartIndex se pot regăsi instantaneu documentele după criterii multiple: client, furnizor, proiect, angajat, dată, obiect, număr factură, număr contract etc.

Auditul și monitorizarea derulării proceselor interne: Emiterea de alerte la depășirea termenelor limita / înainte de depășirea termenelor limită cu un număr de zile configurabil.

Xerox® ConnectKey™ și Documenta reduc controlul costurilor cu înregistrarea și redirecționarea documentelor fizice și electronice

4

SecuritateXerox® ConnectKey™ și Documenta asigură securitatea securitatea registraturii documentelor și a regăsirii lorCriptare HTTPS și AES526: Toate documentele sunt păstrate în mod criptat AES256. Documentele nu pot fi acce-sate decât în cadrul platformei pe bază de utilizator, parolă, certificat electronic și canal securizat SSL/ HTTPS.

Semnătură electronică și marcă temporală: Orice document poate beneficia de semnătură electronică integrată și de marcă tempo-rală care certifică că documentul nu a fost modificat în nici un fel de la data semnăturii electronice.

IP Secure | IMEI Secure: Similar mecanismelor de securitate Internet/Mobile Banking, accesul la documente poate fi limitat pe bază de IP, adică doar anumite IP-uri stabilite de către administrator pot avea acces, proces asemănător și pentru echipa-mente mobile (smartphone-uri, tablete) care pot avea acces doar în baza IMEI-ului (codul unic de identificare al echipamentului mobil).

Inactivity timeout: după o perioadă predefinită de inactivitate, sesiunea se deconectează automat, asigurând astfel protecția documentelor.

Integrare Active Directory/ LDAP / SSO | Secure Level 2: Documenta se integrează nativ cu serverul de Active Directory și LDAP, garantând automat drepturi de acces predefinite pe documente și acces SSO (single sign on). Mai mult, se poate stabili un nivel suplimentar de securitate (Secure Level 2) pentru docu-mente cu informații sensibile sau secrete.

Conformitate cu legislațiaXerox® ConnectKey™ și Documenta asigură conformitatea cu legislația în vigoare și cu schimbările legislative survenite de-a lungul timpuluiFondul legislativ și normele europene fac necesară ținerea cel puțin a unui Registru General de Intrări-Ieșiri. Conform legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 republicată în Monitorul Oficial din 22 aprilie, articolul 7: „Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii”, dar și în contextul Agendei Digitale pentru 2014 – 2020 care își propune digitizarea tuturor organizațiilor statelor membre UE.

Soluția Documenta este certificată industrial de CERTIND pentru arhivarea electronică a documentelor. Documenta este instrumentul util pentru organizarea activității companiei în conformitate cu legislația Arhivelor Naționale.

Documenta gestionează nomenclatorul arhivistic al societății, asigurând automatiza-rea operațiunilor de import/ export și ușurința clasificării interne a documentelor în funcție de indicativul de nomenclator arhivistic și de termenele de păstrare legală.

Tipuri de documente recomandate a fi ținute de către o organizație publică sau privată:

• Registrul general de intrări-ieșiri

• Registrul de contracte

• Registrul AGA sau al hotărârilor și deciziilor

• Registrul ofertelor emise

• Registrul reclamațiilor

• Registrul petițiilor

• Registrul depozitului arhivistic

• Registrul contractelor de muncă

5

Tehnologia Xerox® ConnectKey® – simplitatea redefinită.Ecosistemul tehnologiei ConnectKey este o combinație de hardware și un set comun de software, soluții și aplicații dezvoltate de Xerox și de partenerii noștri pentru a vă simplifica munca.

Rezolvarea situațiilor complexe dinprezent

Documentele sunt valorile care stau la baza activității firmelor. Ele se află în centrul fluxu-rilor de lucru esențiale și determină aproape orice aspect al activității. În cadrul unui sondaj adresat unui grup de manageri IT, directori de firme și lucrători mobili, 70% dintre ei au declarat că optimizarea fluxului de documente i-ar ajuta să răspundă mai prompt la cerințele pieței, iar 62% au considerat că ar îmbunătăți venitul global*. De ce? Pentru că productivi-tatea îmbunătățită a angajaților are consecințe asupra generării veniturilor strategice. Angajații mai productivi dedică mai mult timp inovațiilor, serviciilor pentru clienți, atragerii de noi afaceri și creșterii competitivi-tății firmei.

Imaginați-vă un mediu de birou în care toate dispozitivele de imprimare au aceleași caracteristici și funcții de bază, ceea ce crește adoptarea în mod radical și oferă utilizatoruluio experiență de instruire simplificată, cu mai puține erori și specializare mai rapidă.Arhitectura comună care stă la bazatehnologiei ConnectKey include o securitate lider în domeniu, evidențiată de parteneriatele noastre revoluționare cu Intel Security și Cisco® pentru a oferi niveluri suplimentare ale software-ului de securitate și o mai mare vizibilitate pentru IT. Soluțiile bazate pe tehnologia ConnectKey re-duc deșeurile și consumul de hârtie și vă oferă timpul necesar în timpul zilei pentru a vă face treaba mai eficient. În plus, compatibilitatea cu soluțiile de gestionare a energiei, cum ar fi Cisco Energy

Wise și o combinație de caracteristici inova-toare permit reducerea consumului de energie pentru a vă putea atinge promisiunile de sustenabilitate.Am perfecționat acest ecosistem uimitor permițând forței de muncă mobile de astăzi să-și desfășoare activitatea în mod eficient. Cu soluțiile mobile scalabile, de tip cloud, aplicațiile incluse care fac posibilă imprimarea mobilă și asocierea prin cod QR, dumneavoas-tră și întreaga organizație din care faceți parte avețila îndemână instrumentele necesare pentru a lucra mai bine.

Pentru mai multe informații, vizitați:www.connectkey.ro

* „Viitorul documentelor: cum stimulează afacerile, astăzi și mâine”.Studiul de cercetare globală IDC, sponsorizat de Xerox, ianuarie2012.

6

Seria WorkCentre® 6655iImprimare alb-negru și color A4.

Viteză până la 36 ppm letter/ până la 35 ppm A4.Personalizarea setărilor driverului de imprimare pentru economie şi eficienţă.Panou de comandă la distanță.

Seria WorkCentre® 7800iImprimare color format A3.

Viteze de imprimare de 30-50 ppm (color) şi 30-55 ppm (alb-negru).Soluţia ideală pentru fluxuri de lucru color profesionale, uşor de folosit.Îndeplineşte cerinţele privind diversitatea suporturilor de imprimare în mediul de birou.

Xerox WorkCentre® 5945i/5955iScanare color şi imprimare alb-negru A3.

Viteze de imprimare de 45-55 ppm.Soluţia ideală pentru echipe nu foarte mari, din diverse medii de lucru.Foloseşte o gamă variată de opţiuni de finisare, inclusiv perforare, capsare, inserare, pliere şi broşare.

Xerox WorkCentre® 5865i/5875i/5890iScanare color şi imprimare alb-negru A3.

Viteze de imprimare de 65-90 ppm.Soluţia ideală pentru departamente cu volum mare de lucru.Foloseşte o gamă variată de opţiuni de finisare, inclusiv perforare, capsare, inserare, pliere şi broşare.

Seria WorkCentre® 7200iImprimare color A3.

Viteze de imprimare de 20-25 ppm color şi alb-negru.Imprimare cu costuri reduse.Soluţia ideală pentru companii mici sau mijlocii aflate în căutarea unui preţde intrare mic şi a unui echipament multifuncţional A3 compact.

Seria WorkCentre® 3655iImprimare alb-negru A4.

Viteză de imprimare de până la 45 ppm alb-negru.Imprimare securizată.Xerox® Global Print Driver® simplifică operarea pentru utilizatorul final.Apple® AirPrint permite imprimarea documentelor prin rețeaua Wi-Fi.

Portofoliul Xerox® ConnectKey™ 2016Soluţia potrivită pentru orice mediu de lucru.

7

Pentru mai multe detalii despre cum vă puteți transforma lucrul cu documente în informații inteligente și la îndemână, contactați:

ProductonE-mail: corporate@producton.roTel: 40 31 425 73 02

Contact

8