Colaborarea si comunicarea electronica

Bucur Paula- Andreea

Sistemul informatic reprezinta o parte a sistemului informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei (TI) si a personalului specializat in prelucrarea automata a datelor.Sistemul informatic cuprinde: Ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate in cadrul firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor; Software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor in cadrul organizatiei; Procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor; Platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor; Personalul specializat in culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor.

In functie de natura activitatilor sustinute sistemul informatic cuprinde: Sisteme destinate conducerii (MMS Management Support Systems) au rolul de a oferi informatii cu scopul sustinerii si asistarii managerilor in luarea deciziilor si cuprind. Sisteme destinate conducerii curente (MIS Management Information Sistem): sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informatiile necesare monitorizarii si controlului proceselor afacerii precum si anticiparii unor performante viitoare. Sistemesuport de decizie (DSS Decision Support Systems). Reprezinta sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii in rezolvarea unor problem semistructurate folosind in acest scop modele si baze de date specializate pe problem bine definite. Sisteme informatice ale executivului(EIS Executive Information Systems): reprezinta sisteme informatice gandite sa ofere: acces rapid si selectiv la date interne si externe fimei, informatii referitoare la factorii critici de succes determinati de realizarea obictivelor strategice, facilitati de calcul si reprezentari grafice deosebite. Sisteme destinate nivelului operational care cuprind: Sisteme destinate activitatii de birou (OAS Office Automation Systems): sunt utilizate in principal de persoanele implicate in procesul prelucrarii datelor (functionary,contabili,secretari etc) dar si managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca si transmite informatie utilizand mijloace TI. In aceasta categorie se cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte, comunicatie, lucru colaborativ, procesarea imaginilor, managementul activitatii de birou. Sisteme pentru procesarea tranzactiilor(TPS Transaction Processing Systems): sunt specializate in preluarea, stocarea si prelucrarea datelor corespunzatoare tranzactiilor zilnice, de rutina asigurand actualizarea curenta a bazelor de date: se particularizeaza prin caracterul repetitiv al prelucrarilor si complexitatea redusa a acestora, volumul mare al datelor procesate; sunt destinate activitatilor curente desfasurate in compartimentele functionale ale organizatiei;sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele functionale.Astzi, mai mult ca niciodat, desfurarea oricrei activiti economice, financiare sau bancare nu se poate imagina fr utilizarea unui puternic suport informaional care s asigure avantajul concurenial n raport cu ceilali competitori de pe pia. A dobndi cunoatere prin informaia obinut este rolul tehnologiei informaiei (TI).TI nseamn hardware, software, comunicaii, reele, baze de date, automatizarea lucrrilor de birou precum i toate celelalte echipamente i componente software necesare prelucrrii informaiei. TI ofer astzi nu doar suportul informaional necesar desfurrii afacerii n condiii de eficien, ci i soluii pentru regndirea modului de a-i organiza afacerea cu scopul meninerii competitivitii.Impactul TI asupra firmei nu se resimte doar din mediul exterior ci i din interiorul firmei. Orice organizaie (firm, banc etc) presupune existena a cinci elemente (componente) interdependente:- Structura organizatoric- Managementul i procesele afacerii- Tehnologia informaiei- Strategia organizaiei- Angajaii i cultura organizaiei.

Comunicarea electronica include serviciul de posta electronica(e-mail), posta vocala(voice mail), telefonia virtuala, transmiterea documentelor prin fax, videoconferinte, groupware, schimb electronic de date, servicii informationale digitale.Posta electronica permite crearea, transmiterea si primirea mesajelor si a fisierelor in intraga lume.Poate fi prevazuta cu functii de calendar individual si de grup,sarcini,carte de adrese,etc. Cele mai cunoscute software-uri pentru posta electronica sunt:Eudora, Lotus Notes, Microsoft Outlook, Ability Amil server,etc).Un software specific trebuie sa asigure: Protocoale standard pentru posta electronica:SMTP, POP3, IMAP4, LDAP-primire,trimitere mailuri,accesare cont; Webmail- asigura accesul personalizat la conturi prin oricare browser web; SPAM Protectio- prevenirea SPAM-urilor cu ajutorul filtrelor,listelor gri,verificarilor; Protectie Antivirus-prin integrarea serverului de mail cu aproape toate produsele antivirus. Securitatea-incuie serverul de mail cu restrictii de Internet protocol sau autentificarea SMTP; Filtratea continutului- setarea unor reguli de contol al continutului, de rulare a aplicatiilor; POP3-descarcarea automata a mail-urilor de la alte servere de mail in conturile locale; Liste- trimiterea mail-urilor de la alte servere de mail in conturile locale. Scopurile utilizarii e-mail-urilor in organizatii: Sporirea eficientei mediilor de lucru colaborative; Asigurarea unei mobilitati sporite in rularea afacerii; Cresterea accesibilitatii datelor in business; Reducerea costurilor implementarii si functionarii noilor tehnologii. Managementul e-mailurilor Categorii de mesaje: Oficiale-contin informatie ce trebuie retinuta pe motive operationale sau legale, oferind o valoare de business.Ex.mesajele tranzactionale, mesaje confidentiale(de proprietate intelectuala). Neoficiale-mesaje personale,tranzitorii sau alte mesaje care nu necesita retinere. Ciclul de viata al e-mailurilor:durata de timp de la creare pana la distrugerea lor,bazata pe o strategie organizata care sa evite actiunile reduntate de cautare,creare si comunicare a continutului informational.Posta vocala telefonica(VMS) este o masina telefonica de raspuns.Digiteaza mesajele vocale pe care apoi le transforma din nou in format audio pentru ascultare. Raspunde la mai multe telefoane in acelasi timp; Stocheaza mesajele vocale primite in cutii postale personalizate asociate cu un numar de telefon al destinatarului; Transfera apelurile catre un numar de telefon care asigura asistenta; Trimite mesaje catre alte cutii poscale vocale; Poate introduce un mesaj vocal de precizare(detaliere)la inceputul mesajului trimis etc. Stocare:mesajele vocale sunt stocate pe hard-diskuri Interoperabilitatea dintre sisteme:mesajele pot fi transferate utilizand diverse tehnologii: AMIS-Audio Messaging Interchange Specification VOIP-Voice Over Internet Protocol. Tipuri de posta vocala(voice-mail): Posta vocala pentru birou Posta vocala pentru telefoane mobile Posta vocala pentru acasa Mesajele vocale sunt gestionate de doua tipuri de sisteme: On-site(companii) Off-site(utilizatori casnici,utilizatori de telefonie mobila) Actiuni generale: Apelarea sistemului de posta vocala din interiorul companiei:telefonul atentioneaza existenta mesajelor.Prin introducerea unei parole se asculta mesajele primite. Apelarea sistemului de posta vocala din interiorul companiei: se apeleaza operatorul automat si se asculta mesajele.Daca casuta vocala este pe alt server decat cel cu operatorul automat,se apeleaza numarul centrului de mesaje a serverului respectiv. Actiuni detaliate: Ascultare mesaj Creare mesaj prin inregistrare si trimitere Gestionarea casutei vocale: Mesaje de intampinare permanente(bilingve) sau ocazionale(pana la o data anume) Nume si parola inregistrate Relizarea listei de distributie(programarea si trimiterea mesajelor catre mai multe casute vocale) Inregistrarea mesajului propriu Notificarea mesajelor(atentionare mesaje noi la un numar de telefon/pager) Devierea mesajelor vocale catre posta electronica Programarea numarului de telefon unde destinatarul poate fi contactat in locul creierii mesajului Verificarea mai multor casute vocale Mesaje vocale rapide-se lasa mesaje la un centru de mesaje impreuna cu numarul casutei vocale unde se doreste a ajunge mesajul.Posta vocala cu ajutorul computerelor- Cu Voice Mail se pot trimite e-mailuri sonorefig.1 My 1 Voice: (fig.1) Apelare prin web Stocarea postei vocale online Transmiterea mai departe a mesajelor Apelare in urma unei planificari

MaxEmail: Primirea mesajelor postei vocale prin e-mail si telefon Trimiterea fax-urilor prin e-mail Grasshopper: Program destinat organizatiilor Livrarea mesajelor prin posta vocala si a fax-urilor Muzica-in-asteptare Mesaje de intampinare personalizate Extensie nelimitata la mesaje Convertirea mesajelor vocale in formate audio sau digitale si trimiterea prin e-mail sau multimedia Facilitati speciale pentru trimitere/primire fax-uri Google Talk Mesagerie instant(Instant Messaging) Comunicare vocala pe web (Voice Communication) Permite chat-ul cu toatecontactele din google talk si Gmail in timp real Chat vocal PC-la-PC gratuity cu oricineeste online si are instalat Google talk Trimiterea si primirea voice-mailurilor chiar daca receptorul nu este online Transfer nelimitat de fisiere Notificarea mesajelor noiTransmiterea documentelor prin fax se face prin scanarea si trimiterea semnalelor prin linia telefonica catre un receptor.Receptorul recreaza imaginea pe hartie. Serviciu de fax prin internet(e-mail fax, Internet fax, online fax)-trimiterea/primirea fax-urilor fara a necesita un aparat special dedicat. Se va trimite prin interfata web, prin e-mail, sau direct cu ajutorul unor programe speciale.fig.2 Avantaje: Trimiterea/primirea faxurilor de la clientii e-mail printr-o interfata web oricand si oriunde in lume. Trimiterea fax-urilor multiple simultan. Unele servicii necesita instalarea unui software special pe un calculator. FREEPOPFAX: Trimitere si primire gratuita a fax-urilor pe internet Fara aparat de fax Fara linie telefinica Fara software special Necesita:nume destinatar, nume expeditor, tara destinatie, numar de fax, e-mail, inserare continut fax, incarcare document, trimitere. TPC:serviciul TPC este o colectie de servere utilizate pentru atrimite fax-uri catre mai multe locatii la distanta. Trimiterea fax-urilor via Internet(e-mail-to-fax): Trimiterea fax-urilor direct pe PC prin adresarea unui e-mail catre numarul de fax al destinatarului Extinderea la nivel de organizatie prin inregistrarea conturilor de e-mail la furnizorul serviciului Asigurarea functiei de transmitere simultana a aceluiasi fax la un anumit numar de destinatari care se gasesc in lista de distributie Tipurile documentelor acceptate:Microsoft Office, Corel HTML, TIFF, PDF,etc. Primirea fax-urilor via e-mail (fax-to-e-mail) Fax-urile se prezinta ca fisiere atasate mesajelor din posta electronica Se pot ptimi fax-uri simultan Se realizeaza trimiteri succesive in caz de nefunctionare corecta, pana la preluarea legaturii. Programe pentru trimitere/primire fax-uri exemple: GreenFax Metro Hi Speed Ring Central RapidFax Colaborarea electronicaInclude sedintele electronice, sistemele de lucru colaborativ si teleconferinte. Permit echipelor de colaboratori de a utiliza retelele de calculatoare si de a partaja informatia,de a actualiza diferite planificari ale activitatilor,de a colabora pe proiecte in diferite zone geografice.Se utilizeaza software-uri speciale denumite groupware.Acestea permit uneia sau mai multor persoane sa editeze sau sa lucreze la acelasi fisiere simultan.Teleconferintele/videoconferintele permit interactiunea persoanelor din diferite locatii prin lucrul colaborativ, utilizand imagini si sunet in timp real. Echipament necesar:camera speciala de sedinta, camere video, display video, mocrofoane, difuzoare. Comunicare utila si persoanelor cu dizabilitati fizice. Videoconferintanecesita o retea si un computer desktop cu o aplicatie speciala(ex.CUSeeMe), o camera video pentru capturarea imaginilor. Online video conferinte. Alte functiuni: Inregistrarea conferintelor si arhivarea lor Partajarea unei aplicatii software sau a tuturor aplicatiilor aflate la un moment dat pe un calculator care participa la videoconferinta Spatii de lucru online, unde se poate face schimb de date si informatii prin partajarea documentelor Organizarea seminariilor web sau a conferintelor stiintifice(participare a sute de persoane) Participarea altor persoane din interiorul sau exteriorul organizatiei la videoconferinta prin interventii temporere facilitate de mesajele e-mail Realizarea feedback-ului videoconferintei prin sondaje care au loc in timp real si salvate ca fisiere in arhiva organizatiei. Echipamente necesare: Video de intrare:Camera web.Camera detasabila sau incorporata in rama monitorului Video de iesire:Monitoare,televizoare,proiectoare Audio de intrare:Microfoane Audio de iesire:Difuzoare Echipamente de transfer de date:retea locala,Internet Pasi de urmat: Initializarea intalnirii. Se va trimite adresa intalnirii catre toti participantii cu ajutorul e-mail Intrarea in conferinta.Se va accesa adresa de catre toti participantii la data si ora convenite Alaturarea la conferinta.Desfasurarea propriu-zisa a conferintei prin discutii si schimb de informatii onlineConcluzii :

Sistemul informatic cuprinde: Ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate in cadrul firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor; Software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor in cadrul organizatiei; Procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor; Platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor; Personalul specializat in culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor.

Un software specific trebuie sa asigure: Protocoale standard pentru posta electronica:SMTP, POP3, IMAP4, LDAP-primire,trimitere mailuri,accesare cont; Webmail- asigura accesul personalizat la conturi prin oricare browser web; SPAM Protectio- prevenirea SPAM-urilor cu ajutorul filtrelor,listelor gri,verificarilor; Protectie Antivirus-prin integrarea serverului de mail cu aproape toate produsele antivirus. Securitatea-incuie serverul de mail cu restrictii de Internet protocol sau autentificarea SMTP; Filtratea continutului- setarea unor reguli de contol al continutului, de rulare a aplicatiilor; POP3-descarcarea automata a mail-urilor de la alte servere de mail in conturile locale;