rec hsse 002 r_precalificarea hsse a contractorilor

Recomandare

OMV Petrom S.A.

Recomandare OMV Petrom S.A. - REC HSSE 002 R

Precalificarea HSSE a

Contractorilor Pagina 1 din 11

În vigoare de la:

Ediţia: 1

Titlu: Precalificarea HSSE a Contractorilor

Scop:

Să asigure calificarea Contractorilor competenți pentru realizarea de

lucrări în cadrul Grupului Petrom și astfel gestionarea riscurilor HSSE

legate de activitățile și serviciile contractate

Grup ţintă: Tot personalul Grupului Petrom implicat în precalificarea Contractorilor

Domeniu de

aplicabilitate: Grupul Petrom Alte societăţi exceptate

OMV Petrom S.A. Alte societăţi incluse

Elaborare PG-S Alastair Bennet

Verificare conţinut PG-S David Allison

Verificare calitate PG-A Mihai Berinde

Aprobare CEO Mariana Gheorghe

Entitatea

organizatorică

Numele Data Semnătura

Aprobat în Şedinţa Directoratului Petrom din …………

Prezentul document este proprietatea exclusivă a OMV Petrom S.A. (denumită în continuare „Petrom” sau

„Societatea”). Orice referire în document la „Petrom” sau „Societate” va fi interpretată ca o referire la

persoana juridică OMV Petrom S.A.

Documentul nu poate fi comunicat nici integral nici parţial către terţe părţi fără acordul scris al PG-A. Prin

terţe părţi se înţeleg persoane sau societăţi comerciale care nu fac parte din Grupul OMV.

În vederea simplificării limbajului, în acest document s-au folosit afirmaţii neutre din punct de vedere al

genului. Acolo unde este cazul, masculinul încorporează şi varianta pentru feminin.




În vigoare de la:

Ediţia: 1

1. Introducere

Scopul acestui document este definirea unui proces standard pentru precalificarea HSSE a contractorilor,

pentru a se asigura că doar cei care îndeplinesc standardele Petrom cu privire la HSSE pot fi considerați pentru

colaborări viitoare.

Precalificarea HSSE a Contractorilor este strâns legată de evaluarea generică de risc HSSE, ce determină

nivelul de risc asociat cu activitățile și serviciile contractate și astfel nivelul de risc asociat cu Contractorul

(Contractorii cu risc ridicat, mediu sau scăzut). Prin urmare, doar în urma evaluării de risc HSSE poate fi

Contractorul asociat cu un nivel de risc si astfel cu un formular de Precalificare (Precalificare pentru

Contractorii cu risc ridicat sau mediu, respectiv Precalificare pentru Contractorii cu risc scăzut). Formularele

detaliate sunt prezentate în Capitolele 2.4 și 2.5.

Evaluarea generică de risc HSSE este prezentată în Capitolul 2.1.

Notă: Referințele făcute în acest document la nivelul de risc al proiectelor sau activităților (ridicat, mediu,

scăzut) sunt legate de evaluarea de risc HSSE. Această clasificare este diferită de evaluarea efectuată de

Procurement, ce folosește criterii diferite pentru a clasifica contractorii.

2. Conţinutul reglementării

2.1. Evaluarea de risc HSSE a categoriilor Procurement

Evaluarea generică de risc HSSE pentru activitățile și serviciile contractate reprezintă primul pas în stabilirea

nivelului de risc asociat Contractorului. Anexa A prezintă evaluarea de risc HSSE la nivelul actual cel mai

detaliat al categoriilor Procurement – nivelul 4.

Această evaluare generică a riscului nu exclude evaluări suplimentare de risc ale serviciilor contractate

(evaluarile suplimentare sunt încurajate pentru activități specifice ce sunt expuse unor riscuri potențiale mai

ridicate).

De exemplu: furnizorii de echipament electric de înaltă tensiune nu sunt clasificați ca fiind cu risc ridicat, însă

în cazul în care obiectul de activitate s-ar extinde la instalare și testare, ar crește și evaluarea de risc.

Deși operațiunile de scufundări sunt considerate ca fiind cu risc extrem de ridicat pentru siguranța

personalului, în matricea de evaluarea sunt clasificate cu risc mediu. Aceste operațiuni vor necesita o evaluare

specifică de risc a contractorilor selecționați pentru furnizarea acestor servicii.

2.1.1. Prezentarea Activităților cu risc ridicat




În vigoare de la:

Ediţia: 1

Categorie Procurement - Nivel 1 Categorie Procurement - Nivel 2 Categorie Procurement - Nivel 3 Categorie Procurement - Nivel 4 Evaluarea de risc

Materiale si echipamente foraj (DRILMEQ) Materiale si echipamente foraj Echipamente foraj Instalatie de Foraj pentru Workover (inclusiv

mentenanta)ridicat

Instalatie de Foraj ridicat

Inginerie&proiecte Containere Turn Key LSTK Combined Cycle Power Plant ridicat

LSTK Electrical Overhead Line ridicat

LSTK Gas Compressor Station ridicat

LSTK Gas Metering Station ridicat

LSTK Gas Receiving Station ridicat

LSTK Other Turn Key Contracts ridicat

LSTK Refinery Plants ridicat

LSTK Solar Power Plant ridicat

LSTK Water Treatment Plant ridicat

LSTK Wind Power Plant ridicat

Logistica si servici i conexe Transport rutier AdBlue Transport AdBlue vrac ridicat

Carburanti Transport combustibi li Retail ridicat

Transport combustibi li Comercial ridicat

Pacura Transport rutier Pacura ridicat

Jet Transport rutier Jet ridicat

GPL Transport rutier GPL ridicat

Uleiuri Transport uleiuri vrac ridicat

Servici i Servici i depozitare combustibi li Servici i depozitare combustibi li ridicat

Servici i depozitare Jet ridicat

Servici i depozitare GPL ridicat

Servici i depozitare Pacura ridicat

Servici i depozitare Uleiuri ridicat

Transport naval (nava/barja) Transport Transport naval (cu nave/barje) ridicat

Productie Productie Echipamente/Materiale offshore Cosuri/containere pentru operatiuni offshore ridicat

Operatiuni offshore - lini i de control ridicat

Instrumentatie si control pentru echipamente ridicat

Platforme de productie ridicat

Servici i offshore FPSO (inclusiv servici i le suport ex. Personal) ridicat

Servici i de interventi i si reparati i pentru operatiuni

offshore

ridicat

Servici i onshore/offshore Servici i de operare ridicat

Interventi i la sonda/workover ridicat

Materiale si servici i de stimulare (inclusiv

acidizare, fisurari)ridicat

Sisteme si produse specifice de foraj coiled tubing ridicat

Echipamente de manipulare ridicat

Sonde (WELCO) Echipare de adancime sonda Servici i echipare adancime Servici i finalizare sonde ridicat

Servici i sonde Containere Seismic Achiziti i de date seismice - offshore ridicat

Servici i foraj Inchiriere cap de coloana ridicat

Foraj cu coloana de burlane ridicat

Cimentare (sonde) ridicat

Servici i instalare conductori ridicat

Servici i de carotaj mecanic ridicat

Servici i si sisteme pentru fluide de foraj si controlul solidelorridicat

Eliminarea detritusului / managementul deseuri lor ridicat

Foraj directional ridicat

Carotaj electric ridicat

Carotaj in timpul forajului ridicat

Servici i de perforare (EWL / TCP) ridicat

Investigati i pe baza de noroi ridicat

Servici i de instrumentatie ridicat

Servici i introducere si extragere material tubular (ex. burlane, tevi)ridicat

Servici i de control sonde ridicat

Servici i de testare a sondelor ridicat

Instalati i de foraj - onshore ridicat

Instalati i de foraj - offshore ridicat

2.2. Metodologie pentru Precalificarea Contractorilor

Toate diviziile vor implementa o metodologie echivalentă pentru evaluarea capacității HSSE a contractorilor.

În acest scop, a fost dezvoltat un sistem de clasificare tip “semafor” (Stoplight banding). Pe baza scorului

obținut pentru fiecare întrebare, contractorul este clasificat după cum urmează:

Verde (peste 50% din scorul maxim) indică capabilitatea necondiționată de a îndeplini cerințele

Grupului Petrom

Galben (între 30-50% din scorul maxim) indică capabilitatea condiționată de a îndeplini cerințele

Grupului Petrom; în acest caz se va furniza feedback detaliat către contractor, în scopul apropierii de

standardele Grupului Petrom; Contractorilor clasificați ca Galben li se va solicita prezentarea unui plan

de îmbunătățire pentru a intra în faza de licitație

Roșu (sub 30% din scorul maxim) indică faptul că capabilitatea contractorului nu îndeplinește

cerințele Grupului Petrom

Este obligatoriu ca doar contractorii clasificați ca Verde sau Galben să fie selectați pentru etapa de licitație. Cu

toate acestea, în cazul în care, din motive comerciale/ tehnice, un contractor clasificat ca Rosu este preferat de

către Contract Holder sau Procurement, acesta trebuie aprobat de Comitetul de Licitație (Tender Board). Mai

mult, un plan de minimizare a riscurilor și îmbunătățire a capabilității va fi solicitat din partea contractorului.

Contract Holder-ul va agrea de asemenea împreună cu respectivul contractor nivelul necesar de monitorizare

suplimentară.

Contractori noi

Contractorilor noi li se va furniza un chestionar de precalificare HSSE, în funcție de nivelul de risc asociat cu

activitățile ce fac obiectul lucrării.




În vigoare de la:

Ediţia: 1

Termenul “contractori noi” se referă la:

Companii ce nu au colaborat în trecut cu Grupul OMV/ Petrom

Companii ce au colaborat în trecut cu Grupul OMV/ Petrom, însă au furnizat bunuri sau servicii

încadrate într-o categorie de risc diferită

Companii ce au colaborat în trecut cu Grupul OMV/ Petrom, însă nu au efectuat lucrări similare pentru

o perioadă de minim doi ani

Precalificarea tehnică este în responsabilitatea Contract Holder-ului/ persoanei care a solicitat activitatile

contractate. Chestionarul de precalificare HSSE va fi evaluat de către HSSE Operațional/ Proiecte, ce va oferi

de asemenea clarificări și feedback, după cum este necesar. Recomandările rezultate din precalificarea HSSE

vor fi comunicate de către HSSE Operațional/ Proiecte către Contract Holder și Procurement, care vor decide

asupra actualizării listei de participanți la licitație.

Contractorii selectați vor fi incluși pe lista de participanți la licitație ai Procurement și vor fi invitați în etapa de

licitație. Procurement se va asigura de asemenea ca toți potențialii contractori selectați să fie incluși și în baza

de date internă, pentru o perioadă de 2 ani.

Contractori existenți

Pentru activitățile cu risc ridicat sau mediu, procesul de precalificare este prevăzut și în cazul contractorilor

care au colaborat cu Grupul OMV/ Petrom în trecut (în conformitate cu criteriile menționate mai sus). Gradul

de aliniere al acestora la cerințele Petrom poate fi evaluat din înregistrările aferente lucrărilor efectuate în

trecut, precum indicatori de performanță, rapoarte de audit, precalificări, relația de colaborare cu Grupul OMV

/Petrom (ex. angajament și aliniere la regulile HSSE).

În cazul în care astfel de documente nu sunt disponibile, iar Contract Holder-ul nu are o bază pentru a lua o

decizie fundamentată, atunci respectivii Contractori vor fi solicitați să completeze chestionarul de

precalificare.

Contract Holder-ul este responsabil pentru precalificarea Contractorilor existenți, cu suport de specialitate din

partea HSSE Operațional/ Proiecte, dacă este necesar. Contract Holder-ul va informa Procurement pentru

actualizarea corespunzătoare a Listei Participanților la Licitație.

2.3. Ghid general pentru completarea chestionarului de precalificare HSSE

2.3.1 Despre chestionarul de precalificare

Deoarece Contractorii sunt esențiali pentru dezvoltarea și reputația Grupului Petrom, aceștia vor fi evaluați în

detaliu cu privire la capabilitățile și competențele HSSE necesare realizării lucrărilor repartizate, pentru a se

asigura alinierea în totalitate a așteptărilor.

Chestionarul de precalificare reprezintă o formă prin care Grupul Petrom colectează informații despre un

potențial Contractor, pentru evaluarea îndeplinirii cerințelor Companiei. În acest scop, Contractul va furniza

toate informațiile HSSE cerute, întrun mod obiectiv și profesional.

În cazul în care un Contractor nu este considerat adecvat în totalitate din punct de vedere HSSE, Grupul poate

furniza feedback detaliat și poate solicita implementarea unor măsuri de îmbunătățire, astfel încât Contractorul

să aibă posibilitatea să-și reanalizeze și să-și dezvolte programele și abordarea HSSE, pentru contracte curente

și viitoare.

În funcție de evaluarea de risc HSSE, Contractorul va primi unul din cele două formulare de Precalificare –

Risc ridicat și mediu/ Risc scăzut. Este recomandat ca, Contract Holder-ul să asigure completarea

formularelor în format excel, furnizate ca Anexa B, Anexa C, respectiv Anexa D.

Precalificarea HSSE constă într-un chestionar standard, structurat în funcție de nivelul de risc al lucrărilor care

fac obiectul potențialului contract, ce trebuie completat de Contractor și însoțit de documentația solicitată

(acolo unde este cazul). Chestionarul conține două secțiuni principale:

Evaluarea proprie (self-assessment): Declarațiile incluse în chestionar sunt evaluate de către

Contractor, în conformitate cu scala de evaluare furnizată




În vigoare de la:

Ediţia: 1

Întrebări deschise. Contractorul va răspunde întrebărilor incluse în această secțiune și va furniza

documentația justificativă solicitată. Aceste întrebări vor fi evaluate de către Grupul Petrom.

Pentru clarificări și asistență, Contractorii se pot adresa persoanelor de contact din cadrul Grupul Petrom.

Aspecte suplimentare:

Chestionarul de precalificare trebuie completat de către management-ul operațional al Contractorului

Contractorul trebuie să acopere toate activitățile prestate, inclusiv activitățile suport

Contractorul trebuie să furnizeze răspunsuri complete, sincere și de bună credință. Răspunsurile

obiective și oneste vor fi recunoscute și recompensate în cadrul discuțiilor de feedback și prin eforturi

comune de îmbunătățire (acolo unde este cazul). Declarațiile false vor fi sancționate.

Răspunsurile și documentația suport trebuie să se refere în mod specific la Politica de

Sustenabilitate:HSSE și la Sistemul de Management al Grupului Petrom, arătând cum va îndeplini

Contractorul aceste cerințe

Contractorul trebuie să identifice aspectele unde depășește cerințele Grupului, iar excelența în domeniu

va fi recunoscută

2.3.2 Evaluarea proprie (Self-Assessment)

Secțiunea de evaluare proprie constă în declarații ce trebuie notate de către Contractor, pe o scală de la 0 la 3

(de la aliniere neexistentă/ minimală la aliniere completă cu declarația). Este permisă selectarea unei singure

opțiuni de notare.

Contractul va nota gradul său de conformitate cu declarațiile din această secțiune.

Grupul Petrom solicită și încurajează potențialii săi Contractori să se evalueze într-un mod obiectiv și realistic.

Contractorii trebuie să fie pregătiți să demonstreze și să justifice evaluarea proprie, la cerere.

În cazul în care Grupul nu este mulțumit în totalitate de evaluarea Contractorului, acesta va fi solicitat să-și

reanalizeze scorul acordat.

Scorul dat de Contractor va fi revizuit de către Grupul Petrom. În cazul în care două sau mai multe întrebări

sunt considerate ca fiind evaluate eronat, pe baza informațiilor furnizate în secțiunea deschisă, Grupul va

solicita Contractorului să-și reanalizeze scorul acordat. Este posibil să existe o sesiune de clarificări și discuții

de feedback, dacă este necesar. În cazul în care Contractorul tot nu furnizează o evaluare obiectivă, în urma

etapei de clarificări, Grupul Petrom va considera întrega secțiune de evaluare proprie ca fiind nulă.

2.3.3 Întrebări deschise

Secțiunea deschisă constă din întrebări referitoare la capabilitățile HSSE și angajamentul Contractorului.

Suplimentar furnizării de răspunsuri, Contractorul este de asemenea solicitat uneori să prezinte documentație

suport. Răspunsurile și documentația vor fi evaluate de către Grupul Petrom, în linie cu standardele și cerințele

HSSE. Scorul acordat de Grupul Petrom este bazat pe aceeași scală ca și pentru secțiunea de evaluare proprie,

de la 0 pentru aliniere neexistentă sau minimă până la 3 pentru aliniere completă.

Contractorul NU își va evalua conformitatea cu întrebările din această secțiune

Următoarele întrebări nu vor fi notate, fiind doar în scop informativ:

Care este obiectul livrării de bunuri și servicii către Grupul Petrom?

Câți angajați are Compania Dvs?

La ce alte contracte/ activități/ proiecte lucrează Compania Dvs în prezent?

Toate celelalte întrebări incluse în secțiunea deschisă vor fi evaluate conform descrierii de mai sus.

Contractorii trebuie să furnizeze răspunsuri complete și relevante, care să includă toate detaliile aplicabile și

importante. În același timp, răspunsurile trebuie să fie concise, ținând cont de cerințele de mai sus.

Contractorii trebuie sa poată demonstra și justifica răspunsurile furnizate.




În vigoare de la:

Ediţia: 1

2.4. Chestionarul de precalificare HSSE pentru Contractorii cu risc ridicat și mediu

Vă rugăm să consultați Anexa B pentru accesarea formularului in format Excel.




În vigoare de la:

Ediţia: 1




În vigoare de la:

Ediţia: 1

2.5. Chestionarul de precalificare HSSE pentru Contractorii cu risc scazut

Vă rugăm să consultați Anexa C pentru accesarea formularului in format Excel.




În vigoare de la:

Ediţia: 1

2.6. Chestionarul de precalificare Relații Comunitare și Probleme Sociale pentru Contractorii cu risc

mediu și ridicat

Vă rugăm să consultați Anexa D pentru accesarea formularului in format Excel.

3. Responsabilităţi

3.1. Contract Holder:

Coordonează precalificarea HSSE, în linie cu prevederile acestei recomandări și asigură

conformitatea Contractorilor

4. Termeni şi abrevieri utilizate

EB: Directoratul Petrom (Executive Board)

CEO: Directorul General al OMV Petrom S.A. (Chief Executive Officer)

PG-S: Departamentul Sustenabilitate: HSSE

HSSE: Sănătate, Siguranţă, Securitate, Mediu (Health, Safety, Security, Environment) PG-A: Departamentul Afaceri Corporative şi Conformitate

PF-S: Petrom Global Solutions

BP: Business Partner

CF: Funcţie Corporativă (Corporate Function)

BD: Divizie Petrom (Business Division)

Contract Holder: Persoana responsabilă pentru executarea lucrărilor şi care servește drept interfață cu

Contractorul în mod regulat. De asemenea, Contract Holder-ul este persoana care asigura generarea

comenzii (PO) şi semnarea recepției (SES) pentru serviciului prestat.

5. Reglementări abrogate

Nu este cazul

6. Documente suport

Manualul de Management al OMV Petrom S.A., editia in vigoare

Directiva OMV Petrom S.A. DIR CA 001 E „Sistemul de reglementari Petrom”, editia in vigoare

Directiva OMV Petrom S.A. DIR HSSE 003 R „Sistemul de Management HSSE”, ediţia în

vigoare

Standardul OMV Petrom S.A. ST HSSE 068 R „Managementul HSSE al Contractorilor”, ediţia în

vigoare

http://intranet.omv.com/portal/02/intranet/!ut/p/c5/ZYzdDoIgGECfxSf4GGP9XLK0QYM2Qwq5YVw406W4ZlQ8fW511znX54CFxdHHrvVzF0Z_AwN25STasj3XWFOCkciRwAf0BS5gEHGq30zyPRuRdrHqk0JS8KdMZaKa5-78YietqfXl9UGzDNQ9wJGFoYEa7PrvTgqMf_cK6gKmIbZ-6T5TJiIf/dl3/d3/L0lDU0lKSmdwcGlR




În vigoare de la:

Ediţia: 1

Procedura OMV Petrom S.A. P HSSE 003 R „Monitorizarea performanței în perioada execuției

contractului”, ediţia în vigoare

Recomandarea OMV Petrom S.A. REC HSSE 003 R „Ședințe cu contractorii și raportările

aferente”, ediţia în vigoare

Recomandarea OMV HSSE-R-012 „Precalificarea HSSE a Contractorilor, versiunea în vigoare.

7. Lista de distribuţie

Membrii EB

Directorii CFs

Directorul PF-S

Directorii BDs

Directorii BUs

HSSE Business Partners

Directorii Societăţilor din cadrul Grupului Petrom

8. Modificări faţă de ediţia anterioară

Ediţia curentă Capitole modificate Detalii despre modificările relevante

1 REC Noua Nu este cazul

9. Anexe

Anexa A – Evaluarea de risc HSSE a categoriilor Procurement

Anexa B – Chestionarul de precalificare HSSE pentru Contractorii cu risc ridicat și mediu

Anexa C – Chestionarul de precalificare HSSE pentru Contractorii cu risc scăzut

Anexa D – Chestionarul de precalificare Relații Comunitare și Probleme Sociale pentru Contractorii cu

risc ridicat și mediu

rec hsse 002 r_precalificarea hsse a contractorilor

Documents