psi -05 comunic 2010

SC GUMAREANU S.R.L

PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT COMUNICARE

Cod PSI-05 Editia II Revizia 0

Pag 1 /10 Luna /An 07/2009

LISTA DE DIFUZARE SI RETRAGERE Nr. Nr. Ed./ Crt. Ex. Rev. 0 1. 2. 3. 1 1 2 3 2 Locul de difuzare

FII/0, PSI-01- F3 Data difuzarii Numele si / retragere Prenumele semnatura destinatarului 4 5

3

LISTA DE APROBARI SI CONTROL A REVIZIILOR Nr. Crt. Revizie nr. / Obiectul reviziei Data aplicarii (Capitolul si paginile revizuite) 1 1 2 3 4 5 2

FII/0, PSI-01-F2

Intocmit Verificat Aprobat Nume Nume Nume Semn. Semn. Semn. 3 4 5

LISTA DE SEMNATURI NUMELE SI PRENUMELE SEMNATURA DATA ELABORAT ING.COVI LEON 16.05.2009

F II/0 , PSI-01-F1 APROBAT DIRECTOR.MAXI VAN 24.07.2009

F II/0- PSI-01-F4

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 2 /10 Luna /An 07/2009

1. Scop. Prezenta procedura are drept scop de a prezenta modul n care se efectueaz comunicarea intern ntre diferitele niveluri si functiuni ale societatii i primirea, documentarea si transmiterea raspunsurilor la solicitrile pertinente venite de la parti interesate externe, referitoare la calitatea produselor /serviciilor i la aspectele de mediu ale societii, la sistemul de management al calitii ,mediului ,ohsas,rs. 2. Domeniu de aplicare . Procedura se aplic tuturor compartimentelor implicate n comunicarea intern i/sau comunicarea extern cu clientul i alte pri interesate. Indicator de performanta. Scderea numrului reclamaiilor primite de la clieni i alte pri interesate . 3. . Documente de referin . Date de intrare . SR EN ISO 9001 :2008 Sisteme de management al calitii. Cerine. SR EN ISO 9000 :2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular . SR EN ISO 14001 :2005 Sisteme de management de mediu - Specificaii si ghid de utilizare. SR ISO 14050: 2009 Sisteme de management de mediu Vocabular SR OHSAS 18001:2008, Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale.Cerinte. SA 8000:2008., Responsabilitate Sociala.

Manualul calitii i mediului,manualui ohsas.Datele de intrare sunt cuprinse n procedurile: Contractarea ofertarea, documentat in PSC-02 Audit intern, documentat n procedura PSI-08; Aciune corectiv i preventiva, documentata n PSI-12; Monitorizare i msurare PSI-09 . PSI-04 Instruire ; PSI-06 Aprovizionare ; PSM-01 Aspecte de mediu; PSM-02 Prevederi legale i alte cerine; PSM-03 Control operaional; PSM-04 Pregtire pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns; proceduri conexe ohsas;

F II/0- PSI-01-F4

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 3 /10 Luna /An 07/2009

proceduri conexe rs.

4. Definiii i abrevieri . Pentru scopul acestei proceduri se aplica termenii i definiiile din standardele SR EN ISO 9000-2006 i SR ISO 14050: 2009. 5. Responsabiliti. Responsabilitile i autoritile cu privire la comunicarea intern i extern n domeniul calitii i mediului,ohsas,rs, sunt documentate prin fiele de post, decizii ale directorului i n procedurile conexe. Responsabilul acestui proces este Directorul . 5.1. Responsabilitii referitoare la tratarea reclamaiilor : Directorul . analizeaz sesizrile i le transmite responsabilului cu managementul calitii i mediului,ohsas,rs si inginerului . aproba coreciile i aciunile corective propuse de RMI, aprob audituri interne i analize ale managementului; confirma rspunsurile adresate reclamanilor.

Inginer executie/Inginer ODC/Sef punct de lucru. Stabilesc cauzele ce au dus la apariia sesizrilor/ reclamatiilor i stabilesc msuri corective mpreun cu personalul implicat ; Realizeaz mpreun cu personalul de execuie coreciile i aciunile corective; Propune aciuni preventive.

Responsabilul compartimentului managementul calitii /mediului/ohsas/rs

nscrie sesizrile n registrul de tratare a reclamaiilor; ntocmete raport de neconformitate ; Urmrete realizarea coreciilor i aciunilor corective i le comunic Directorului. n cazuri justificate propune audituri interne n sectoarele unde au aprut reclamaii; ntocmete rspunsuri la sesizrile clienilor sau altor pri interesate;

nregistrarea reclamaiilor.

F II/0- PSI-01-F4

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 4 /10 Luna /An 07/2009

Toate reclamaiile referitoare la calitatea produselor sau la aspectele de mediu,aspecte ohsas/rs ale societii se nregistreaz n registrul tratare reclamaii al societii. n prealabil aceste documente sunt nscrise n registrul de corespondent (intrri - ieiri) al firmei. Directorul analizeaz reclamaiile i le repartizeaz RMI . Responsabilul MI, nscrie datele n registrul de tratare a reclamaiilor i le comunic inginerului i efului punctului de lucru implicat. Tratarea reclamaiilor. eful punctului de lucru implicat, verific pe teren reclamaia i propune msurile corective i coreciile care se impun . Directorul aprob msurile corective i urmrete ndeplinirea acestora prin responsabilul MI. Se solicit de la client sau alt parte interesat o dovad privind rezolvarea reclamaiei . Responsabilul MI ntocmete un raport de neconformitate, urmrete finalizarea aciunilor corective sau coreciilor i nscrie concluziile n registrul de tratare a reclamaiilor. Responsabilul MI ntocmete rspunsul corespunztor prilor interesate, rspuns care este semnat de director. Valorificarea informaiilor. Responsabilul MI, mpreun cu Directorul analizeaz cauzele reclamaiilor i n cazul ca acestea provin din funcionarea defectuoas a sistemului de management al calitii, mediului,ohsas,rs ,dispun efectuarea de audituri interne neprogramate. Totodat aceste reclamaii constituie date de intrare pentru analiza efectuata de management, n cadrul creia sunt propuse i aciuni preventive . Modul de tratare al reclamaiilor primite este difuzat tuturor celor implicai si face obiectul analizelor efectuate de management, constituind o sursa pentru iniierea de aciuni preventive. 6. Desfurarea procesului. Important pentru comunicarea interna si externa a S.C.GUMA S.R.L este: -ncurajarea comunicarii in ambele sensuri; -ntelegerea si explicarea adecvata a informatiei; -prezentarea unui tablou complet al performantei Sistemului de Management Integrat; -ca informatia sa fie verificabila. 6.1 Comunicarea n domeniul calitii. 6.1.1 Comunicarea direct .

F II/0- PSI-01-F4

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 5 /10 Luna /An 07/2009

Comunicarea interna se realizeaza ntre toate nivelurile functionale ale societatii si este un proces interactiv prin care se primesc si se transmit informatii referitoare la SMI.

PROCESUL. Nr. Crt . 1 Date de Intrare Necesar zilnic de resurse la punctele de lucru . Desfurare Proces edine operative zilnice Funcia respons. Director / ingineri Date de ieire Resurse aprobate Meniuni Participa funciile implicate conform fise post.

2

Necesar edine operative. sptmnal de resurse pe societate. Grafice de execuie, termene contractuale, Fise post . Rezultate financiare, bilan Analiza stadiului execuiei lucrrilor fata de grafice si termene contractuale.

Director/ ingineri

Resurse aprobate

3

Director/ ingineri

necesar de resurse , aciuni .

Se stabilesc responsabilit i Conform fise post.

4

edine anuale . Director

BVC i plan de investiii analizat si aprobat . Plan de aciuni Corectivpreventive, Responsabiliti Sunt analizate reclamaiile clienilor , se stabilesc cauze , aciuni corective si preventive.

5

Conform PSI-03

Analiza efectuata de management. RMI

6

Politicile n domeniul

Elaborare i comunicare F II/0- PSI-01-F4

Proces-verbal

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 6 /10 Luna /An 07/2009

calitii i mediului, ohsas,rs.

personalului Instruiri.

Tot personalul .

de instruire

Politicile se comunic ori de cte ori se modific

Comunicarea intern se realizeaz n scris (rapoarte, buletine, note interne, decizii, etc.), telefonic, pota electronic, oral (ntlniri directe, edine operative, reuniuni, etc.), prin aviziere, etc. 6.1.2.Comunicarea cu clientul . Are drept scop sondarea pieii, determinarea cerinelor clientului , comunicarea ofertei pe care o face firma (financiara , tehnica,si de timp ), ct i aflarea opiniei clientului evaluarea gradului de satisfacie al clientului - n ceea ce privete produsul furnizat , tratarea eventualelor reclamaii att pe parcursul execuiei ct i n perioada de garanie . N r cr t 1 Date de intrare Presa, monitor oficial, publicitate Caiete de sarcini, msurtori lucrri anterioare oferta PSC-02 Desfurare proces Funcia Respons. Director/ Inginer ODC Date de ieire Oferte, publicitate anunuri la asociaii de locatari oferte valorice , termene, faciliti . contractul PSI-09 proces verbal de recepie la terminarea lucrrii. proces verbal de recepie la terminarea lucrrii PSI-09 Se verific respectarea cerinelor Legale i de Reglementare. Se ntocmesc pe parcurs documentele necesare conform PCCVI Meniuni .

Studiul pieii,

2

ntocmirea ofertelor, Inginer ODC

3

Contractarea Acordare de garanie.

Director.

4

contracte, documentai e de execuie PSC-02,

Execuia lucrrii

Sef punct de lucru ./Inginer ODC

F II/0- PSI-01-F4

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 7 /10 Luna /An 07/2009

5

Chestionar de evaluare satisfactie client Eventuale reclamaii , nregistrare in Registrul de Reclamaii.

Chestionare Client RMI/ODC

Chestionar de evaluare satisfactie client completat Proces verbal ncheiat cu reclamantul Sunt analizate cauzele , se iau masuri corective si preventive

6

Rezolvare reclamaii in Perioada de garanie

Sef punct lucru / Inginer

6.2 Comunicarea n domeniul mediului/ohsas/rs. 6.2.1 Comunicarea intern. Comunicarea interna se realizeaza ntre toate nivelurile functionale ale societatii si este un proces interactiv prin care se primesc si se transmit informatii referitoare la: Nr crt 1 Date de Desfurare intrare proces Politica n Elaborare i domeniul comunicare calitii , personalului mediului,ohs as,rs. PSM01 PSM-02 Monitorul oficial la Romniei Catalogul standardelor Obiective specifice de mediu PSI-04 PSI-08 PSI-09 PSI-10 PSI-11 PSI-12 PSM-03 Identificare , documentare, comunicare i contientizare personal Funcia Respons. Director/ RMI Date de ieire - Declaraia de politic n domeniul calitii i mediului,ohsas,rs. Meniuni . Politica se comunic ori de cte ori se modific

2. RMI, efi compartime nte - Liste aspecte de mediu semnificative - Acte legislative / reglementare - Programe de management de mediu - Rezultate din monitorizare(buletin e de analiz, situaii consumuri specifice, indicatori de performan) - Rapoarte de audituri - Planuri de instruire Frecvena cu care se comunic, ntre diferitele niveluri ale societii, informaiile de mediu se stabilete prin proceduri, decizii, dispoziii manageriale.

F II/0- PSI-01-F4

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 8 /10 Luna /An 07/2009

PSM-04 POHSAS PRS

Necesar Analiz, resurse pt. aprobare Director funcionarea - Programe de i management mbuntire aprobate a continu a SMM Comunicarea intern se realizeaz n scris (rapoarte, buletine, note interne, decizii, etc.), telefonic, pota electronic, oral (ntlniri directe, edine operative, reuniuni, etc.), prin aviziere, etc. 6.2.2 Comunicare extern. Const n primirea, documentarea si transmiterea raspunsurilor la comunicari venite de la parti interesate externe, precum i din propria iniiativ, referitoare la aspectele de mediu si sistemul de management integrat al societii. Nr crt 1. Date de intrare Solicitri pertinente de la pri interesate (autoriti locale, comunitatea local, clieni, Instituii financiare, organism de certificare, etc.) Desfurare proces Primire, analiz solicitare, documentare i transmitere rspuns adecvat Funcia Respons. - Director - RMI/ - Inginer / ODC -Compartimente Date de ieire - Rapoarte - Adrese - Buletine de analiz - Programe de conformare. Meniuni . Responsabiliti privind comunicarea, contientizarea personalului sunt stabilite prin fiele de post

3.

- Procese verbale de instruire - Rapoarte de neconformitate - Aciuni corective i preventive - Rezultatele analizei efectuate de management - Procese verbale simulare situaii de urgen - Sugestii, propuneri de mbuntire

F II/0- PSI-01-F4

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 9 /10 Luna /An 07/2009

2.

- Politica n domeniul calitii i mediului/ohs as/rs. - aspecte de mediu semnificative - autorizaii / acorduri cu autoritile - situaii de urgen i accidente de mediu

Analiz, documentare i comunicare informaii

- Director - RMI - Inginer

- Rapoarte periodice - Adrese - Buletine de analiz

Responsabiliti privind comunicarea, contientizarea personalului sunt stabilite prin fiele de post Comunicarea se realizeaz din propria iniiativ ctre pri interesate

Procesul de primire si raspuns la preocuparile partilor interesate, inclusiv reclamaii, se deruleaza pe baza de adrese, rapoarte periodice referitoare la conformitatea cu legislaia/reglementrile de mediu, rapoarte de audit extern de mediu (dupa caz), alte documente publice ale societatii, servind pentru ncurajarea ntelegerii publice si acceptarea eforturilor pe care societatea le depune n vederea mbunatatirii performantei sale de mediu. 7 mbuntire continu. Verificarea eficaciti i mbuntirea continu a procesului de comunicare se realizeaz de ctre reprezentantul managementului calitii /mediului/ohsas/rs, prin: - Raportarea rezultatelor procesului la indicatorul de performant. - Stabilirea si aplicarea de aciuni corective in cazul nendeplinirii indicatorului de performant; - Stabilirea i aplicarea de aciuni preventive n cazul oportunitilor de mbuntire; - Actualizarea politicii si indicatorului de performanta inclusiv urmare analizelor efectuate de management. 8. nregistrri. Date de ieire. 8.1. Fisa de post , cod PSI-05-F1. 8.2. Registrul de tratare a reclamaiilor , cod PSI-05 -F2. 8.2 Chestionar de evaluare a satisfaciei clientului , cod PSI-05-F3. 8.3 Regulamentul intern (format liber ) . 8.4 Rapoarte, situaii de calitate/mediu/ohsas/rs.

F II/0- PSI-01-F4

SC GUMAREANU S.R.L



Pag 10 /10 Luna /An 07/2009

F II/0- PSI-01-F4

psi -05 comunic 2010

Documents