Modelarea nlocuirii unui sistem informatic complet (hardware i software) n cadrul unei companii prin utilizarea Microsoft ProjectI. Introducere

Managementul proiectelor poate fi perceput ca i o tiin, ca i o art sau ca o tehnic .prin care se realizeaz un anumit scop.n prezent ,se consider c 50% dintre activitile companiilor mari sunt conduse dup principiile impuse de managementul proiectelor.Cu ajutorul managerului de proiect se pot realiza proiecte n orice domeniu de activitate( sntate,economie,informatic,drept etc).1.1. Ce este managementul de proiect?

Managementul de proiect este procesul planificrii, organizrii i conducerii sarcinilor i resurselor pentru a realiza un obiectiv definit, de obicei cu constrngeri legate de timp, resurse sau costuri. Un plan pentru un proiect poate fi simplu, de exemplu, o list de sarcini cu datele iniiale i finale scrise pe o foaie de hrtie sau poate fi complex, de exemplu, mii de sarcini i resursele aferente, alturi de un buget de milioane de dolari.Majoritatea proiectelor au activiti comune, cum ar fi mprirea proiectului n sarcini uor de realizat, programarea sarcinilor, comunicarea lor n cadrul echipei i urmrirea acestora pe perioada desfurrii lucrului. Toate proiectele cuprind trei etape majore:

Construirea planului; Urmrirea i conducerea proiectului; nchiderea proiectului.

Cu ct aceste etape sunt realizate mai bine, cu att este mai mare posibilitatea obinerii unui proiect de succes.1.2.1 Cele trei componente principale ale proiectului

Ce bine ar fi dac ai putea s prevedei viitorul proiectului dvs.. ntr-un fel putei, dac reuii s nelegei cei trei factori care stau la baza fiecrui proiect:

Timp: timpul necesar realizrii proiectului care este reflectat n planul acestuia; Bani: bugetul proiectului realizat pe baza costurilor resurselor: personal, echipament i materiale, necesare ndeplinirii sarcinilor; Scop: obiectivele i sarcinile proiectului i timpul de lucru necesar pentru a le efectua.

Acest trio timp, bani, scop reprezint triunghiul proiectului. Ajustarea unuia dintre aceste elemente le afecteaz pe celelalte dou. Chiar dac toate cele trei elemente sunt importante, de obicei, unul dintre ele va avea o influen mai puternic n cadrul proiectului.Relaia dintre aceste elemente difer de la un proiect la altul i determin tipurile de probleme cu care v vei confrunta i soluiile pe care le putei folosi. tiind care v sunt punctele slabe i cele forte vei putea mai uor s v planificai i s conducei proiectul.1.2. Microsoft Project

Microsoft Project reprezint o aplicaie foarte puternic a managentului proiectelor ,care permite gestionarea proiectelor mcii i medii(pn la 10000 de activiti).Programul poate fi folosit la proiectarea ,planificarea i urmrirea proiectelor,punndu-se la dispoziie o gam larg de posibiliti de reprezentare grafic a informaiilor.n afar de planificarea duratelor i termenelor de realizare a activitilor programul d i posibiltatea planificrii costurilor i resurselor Deasemenea se poate realiza i un proiect de control a activitilor prin care se poate compara planificarea iniial cu ceea actualizat i se pot elibera rapoarte de stare comparative ntre situia real existent i ceea corespunztoare planificrii iniiale. n ansamblu pachetelor Microsoft Office , programul Microsft Project are un loc aparte , fcnd parte din categoria programelor de calcul pentru management.1.3. Accesul la datele de care avei nevoie

Astzi v ocupai de datele limit, mine de costuri. Baza de date a proiectului conine numeroase informaii, ns, la un moment dat, avei nevoie doar de cteva dintre ele. Pentru a obine informaia necesar, folosii urmtoarele opiuni:

Views aceast opiune ofer un set de informaii despre proiect ce sunt uor de interpretat. De exemplu, Gantt Chart grupeaz informaiile eseniale referitoare la sarcini n coloane i bare de grafice. Tables cu ajutorul acestei opiuni se definesc coloanele. Filters aceast opiune este specializat pe anumite sarcini sau resurse.

Fiecare imagine prezint un anumit tip de informaie. Aa cum atunci cnd schimbai canalele T.V. nu nseamn c le tergei, la fel se ntmpl cnd folosii views, tables sau filters. Informaia nu este tears, ci ascuns i se afl n baza de date unde este actualizat.

1.4. Cum planific sarcinile microsoft project ?

Pentru a programa nceputul i sfritul unei sarcini Microsoft Project, trebuie s luai n considerare mai muli factori cum ar fi constrngerile legate de sarcini, concediile, vacanele. Ceea ce este mai important, este ca Microsoft Project programeaz fiecare sarcin utiliznd formula: durata = munca / efort resurs, unde:

Durata reprezint timpul necesar ndeplinirii unei sarcini. Munca reprezint efortul cerut pe o anumit perioad de timp pentru a ndeplini o sarcin. Efort resurs reprezint efortul total al resurselor repartizate unei sarcini.

De exemplu, dac:

Trei pictori lucreaz 2 zile la o sarcin 8h/zi, munca depus de fiecare resurs uman este de 16h (2 zile * 8 ore); Efortul total al resurselor este de 24h/zi (3 pictori * 8 ore); Timpul total de lucru este de 48h (2 zile * 8 ore * 3 pictori); Durata este de 2 zile: 48h / (3 pictori * 8h).

Cunoaterea acestei formule este important pentru a nelege modul n care o modificare fcut unei sarcini poate afecta programul proiectului.1.5. Asamblarea

Dup ce ai creat lista de sarcini i ai introdus informaiile necesare, planul este terminat. Putei vedea un model al proiectului, inclusiv datele sale finale i datele de nceput i de sfrit pentru fiecare sarcin. Ce urmeaz n continuare?

Analizai soluiile critice pentru problemele care ar putea s apar. O soluie reprezint o serie de sarcini ce trebuie ndeplinite la timp pentru ca proiectul s fie terminat la momentul stabilit. Astfel dac una din sarcinile care ine de soluia respectiv nu este ndeplinit la timp poate duce la ntrzierea proiectului.

Evaluai i optimizai planul pn cnd suntei mulumii. nainte de a ncepe proiectul i n mod periodic pe parcursul desfurrii acestuia, va trebui s evaluai i s ajustai planul proiectului. Luai n considerare scopul, resursele i programul.

Dac actualizai datele n legtur cu ndeplinirea sarcinilor, Microsoft Project v va oferi un plan actualizat. Putei s v actualizai planul chiar voi sau echipa dvs., dup care trebuie s-l analizai pentru a vedea efectul schimbrilor fcute. A depit proiectul bugetul? Este un membru al echipei programat s lucreze peste program? Va fi proiectul terminat la timp?

Dup ce ai creat lista de sarcini i ai introdus informaiile necesare, planul dvs. este terminat. Putei vedea un model al proiectului, inclusiv datele sale finale i datele de nceput i de sfrit pentru fiecare sarcin. Ce urmeaz n continuare?

Analizai soluiile critice pentru problemele care ar putea s apar. O soluie reprezint o serie de sarcini ce trebuie ndeplinite la timp pentru ca proiectul s fie terminat la momentul stabilit. Astfel dac una din sarcinile care ine de soluia respectiv nu este ndeplinit la timp poate duce la ntrzierea proiectului.

Evaluai i optimizai planul pn cnd suntei mulumii. nainte de a ncepe proiectul i n mod periodic pe parcursul desfurrii acestuia, va trebui s evaluai i s ajustai planul proiectului. Luai n considerare scopul, resursele i programul.

Dac actualizai datele n legtur cu ndeplinirea sarcinilor, Microsoft Project v va oferi un plan actualizat. Putei s v actualizai planul chiar voi sau echipa dvs., dup care trebuie s-l analizai pentru a vedea efectul schimbrilor fcute. A depit proiectul bugetul? Este un membru al echipei programat s lucreze peste program? Va fi proiectul terminat la timp?

II. Scurt descriere a proiectului

Proiectul de fa exemplific o situaie potenial real n care obiectivul const n schimbarea unui sistem informaional att hardware ct i software, n cadrul unei companii oarecare. Pentru realizarea acestui proiect este necesar parcurgerea urmtorilor pai:1.Stabilirea listei de activiti2.Stabilirea duratei de execuie pentru fiecare activitate n parte3.Determinarea relaiilor dintre activiti.Implicit relaia este de tip Finish-Start, dar aceasta se poate modifca n funcie de cerine.

Plecnd de la premisa c aceast companie client a contactat furnizorul aflat la o oarecare distan manifestndu-i interesul pentru obiectivul amintit i c firma furnizoare de astfel de servicii IT este att apt ct i disponibil i receptiv la solicitarea venit ntregul proces prezint urmatoarele caracteristici modelate sub form grafic n Microsoft Project 2003: Durata proiectului

43 zile lucrtoare , respectiv perioada:02 Octombrie 2014- 02 Decembrie 2014

Calendarul activitilor va ine cont de faptul ca programul de lucru este de 8 ore, respectiv de la 8 la 16, de Luni pn Vineri, i de zilele libere prin lege, respectiv: 1 Decembrie- Ziua Naional a Romniei; 24, 25, 26 Decembrie Naterea Domnului Crciunul; 31 Decembrie 01,02 Ianuarie Zile libere de Anul Nou.Lista de activitiLista de activiti a proiectului este ilustrat n tabelul de mai jos:Nr.crtMacroactivitiActivitti elementareDurata(zile)

1Prospectare 8

2Constituirea comisiei de prospectare: IT Manager, Inginer electronist, Programator1

3Analiza sistemului informatic al companiei1

4Verificarea conexiunilor reelei utilizate1

5Verificarea sistemelor de operare n uz2

6Evaluarea posibilelor metode de implementare a noului sistem2

7Ofertare1

8Contractare servicii

9Achiziionare resurse materiale6

10Verificarea ofertelor pieei pentru a alege varianta optim3

11Achiziia sistemelor partea harware3

12Crearea accesului la distan i procesarea informaiilor bazei de date 7

13Obinerea acordului pentru accesare i prelucrarea bazei de date a companiei client2

14Copierea informaiilor arhivate din baza de date pe un server comun pentru back-up3

15Crearea unui protocol de back-up i restaurare a datelor arhivate 2

16Crearea si testarea aplicatiei sursa cu subdomeniile sale 13

17Testarea compatibilitii produsului cu cerinele clientului - sedine demonstrative5

18Instruirea personalului pentru utilizarea aplicaiei noi5

19Completarea i updatarea softului n urma testrilor3

20Amplasarea noii reele de sisteme hardware i software8

21nlocuirea serverului local 2

22nlocuirea calculatoarelor individuale3

23Instalarea sistemelor de operare i a aplicaiei pe fiecare terminal2

24Conectarea la reeaua local, verificarea respectrii protocoalelor de transmisie a datelor, securitii, confidenialitii etc.

1

25Aciuni periodice de mentenan i update 1

26Sedinte lunare pentru imbuntirea calitii 1

Alocarea resurselor :

Pentru alocarea resurselor pentru fiecare activitate n parte n graficul Gantt se selectez pe rnd cte o activitate i corespunztor acesteia n caseta Assign Resources se selecteaz resursa necesar i numrul de uniti apoi se d click pe butonul Assign.

Dup ce a fost realizat i alocarea resurselor pentru fiecare activitate se trece la definirea costurilor pentru fiecare activitate.Astfel prin introducerea costurilor, pe msura ce proiectul se deruleaz, permite gestionarea activitilor i resurselor, astfel nct proiectul se va desfura n termenele i costurile planificate.

Dup ce au fost introduce toate costurile, programul calculeaz costul total corespunztor fiecrei activiti.

Costul total planificat al proiectului poate fi vzut n fereastra Properties din meniul File ca n figura alturat.

Panorama Calendar a proiectului: afieaz activitile i duratele lor n perioada n care se desfoar activitatea.

Si n final Panorama Gantt Chart sau Tracking Gantt afieaz activitile proiectului sub forma grafic de bare cu informaiile dorite de utilizator.10