PROIECT de AN

Tema:

“Subsistem informatic privind mișcarea mărfurilor într-un

depozit”

Chişinău

an universitar 2013/2014

Cuprins

Introducere.......................................................................................................................................2

1. Formularea problemei şi a cerinţelor pentru proiect..................................................................3

1.1 Esenţa economico-organizatorică..........................................................................................3

1.2 Cerinţele şi obiectivele proiectului informatic.......................................................................5

2. Analiza preliminară.....................................................................................................................6

2.1 Definirea ieşirilor...................................................................................................................6

2.2 Definirea intrărilor.................................................................................................................8

Concluzia.......................................................................................................................................10

Introducere

2

Obținerea de către agenții economici a unei eficiențe economice sporite, este

condiționată de existența unei conduceri bazate pe o bună cunoaștere a legilor economice, pe

cunoașterea exactă a cererii și ofertei pe piața internă și externă. Acest lucru impune promovarea

in muncă de conducere a unor metode, tehnici si mijloace moderne de informare, analiză si

decizie.

În cadrul unei societăți comerciale, un rol important il are activitatea de aprovizionare,

care asigură resursele materiale necesare (respectiv materii prime, materiale, combustibili,

energie, utilaje) desfășurării activitații.

Obiectivul activității de aprovizionare il reprezintă asigurarea completa și complexă a

unitații economice cu materiile prime si materialele necesare, la termenele solicitate si cu costuri

cât mai mici.

În vederea realizării acestui obiectiv se realizează o serie de activități specifice, cum ar

fi:

determinarea volumului de materii prime și materiale necesare desfășurării

activitații societații;

elaborarea strategiilor de achiziționare a resurselor in raport cu piața internă;

negocierea si concretizarea relațiilor cu furnizorii selectați;

stabilirea spațiilor de depozitare, alegerea sistemelor eficiente de depozitare.

1. Formularea problemei şi a cerinţelor pentru proiect.

1.1 Esenţa economico-organizatorică

Noţiunea de depozit este cunoscută ca având două sensuri : ECONOMIC şi TEHNIC.

3

Din punct de vedere tehnic, prin depozit se înţelege orice construcţie(clădire,încăpere)

special amenajată pentru păstrarea materialelor şi dotată cu aparatajul, mecanismele şi utilajele

necesare efectuării operaţiilor de depozitare.

Din punct de vedere economic depozitul este un compartiment operativ prin care se

desfășoară relaţiile nemijlocite cu furnizorii şi beneficiarii se iau decizii privind alimentarea

optimă în timp a beneficiarilor, se execută toate operaţiunile de evidenţă,gestiune.

Spre exemplul, într-un depozit pentru păstrarea detergenților,sunt un grup de operații

diferite realizate în lanț,cum ar fi:

1. operaţii de manipulare cuprinzând totalitatea operaţiunilor de preluare, descărcare,

încărcare etc.

2. operaţii de grupare care permit trecerea de la loturile de dimensiuni vagonabile la

loturi de depozitare.

3. operaţii de depozitare propriu-zise(păstrare) prin care se asigură păstrarea,

conservarea, întreţinerea şi controlul cantităţilor de mărfuri.

4. operaţii de pregătire pentru livrarea către beneficiari.

5. operaţii de distribuire prin care se realizează transmiterea materialelor către

beneficiari.

Rolul depozitului :

a) coordonarea ofertei cu cererea. Acest rol al depozitului este legat de asigurarea

cantităţilor de produse necesare pentru satisfacerea cererii.

b) obţinerea de economii de costuri. Depozitarea are impact asupra costurilor din

alte arii ale activităţii firmei.Poate determina obţinerea unor economii de costuri în urmatoarele

domenii:

cumpărare;

producție;

transport.

c) continuarea sau amânarea producţiei. Procesul de producţie poate continua în

spaţiile de depozitare. În cazul anumitor mărfuri de detergenți, de exemplu săpunuri, detergent

lichid de rufe,păstrarea în depozit, în condiţii speciale, are scopul de a asigura învechirea

produselor.

În cadrul sistemelor logistice, depozitul poate îndeplini următoarele funcţii principale:

4

a) păstrarea mărfurilor. Funcţia tradiţională a depozitului este menţinerea

stocurilor de mărfuri şi protejarea lor. Sub aspectul duratei de păstrare a produselor în stoc, în

practică există mai multe variante:

depozitare pe termen lung;

depozitare sezonieră;

depozitare temporară.

b) consolidarea livrărilor. Produsele primite din mai multe surse sunt reunite în

vederea livrarii către client, prin intermediul unui singur transport (fig. 1.2 ).

Fig.1.2 Schema livrărilor a produselor

c) oferirea de servicii de valoare adăugată. Cele mai obişnuite servicii care

constau în adăugarea de valoare sunt cele legate de ambalarea mărfurilor.

În principiu, aceste operaţiuni se încadrează în următoarele categorii:

încărcare şi descărcare. Au loc cu ocazia primirii mărfurilor la depozit şi livrării

din spaţiul de depozitare.

mişcări spre şi dinspre aria de depozitare. De la platforma de descărcare,

mărfurile sunt deplasate spre zona de păstrare, apoi spre platforma de expediere sau spre zona de

executare a comenzilor.

executarea comenzilor. Pe măsura primirii de comenzi, mărfurile sunt preluate

din zona de păstrare sau din zone speciale de depozitare temporară. Executarea comenzilor mici

presupune un consum mare de muncă şi este mai costisitoare decât celelalte operaţiuni.

1.2 Cerinţele şi obiectivele proiectului informatic

Obiectivul principal al subsistemului informatic proiectat constă în gestionarea

automată a stocurilor de marfă, în condiții optime de calitate,în vederea asigurării conducerii cu

informații reale și în timp util, necesare fundamentării deciziilor.

5

SURSA A

SURSA B

SURSA C

Depozitul Client

În același timp se vor crea premize pentru abordarea în viitor și a altor aspecte precum:

calculul cheltuielilor cu mărfurile depozitate, determinarea necesarului de aprovizionat.

Subsistemul informatic implementat asigură evidența cantitativă și valorică a mărfurilor

ieșite din unitate, precum și obținerea unor situații finale privind mișcarea acestora, stocurile de

marfă existente.

Programul trebuie realizat conform fluxului de prelucrare a documentelor de evidență

primară asigurînd o serie de cerințe, cum ar fi:

ușurința în utilizare datorită interfeței prietenoase, având mesaje de atenționare în

caz de eroare;

adaptabilitatea programului la modificarea purtătorilor de informații, la cerințele

fluxului și procedurilor de prelucrare;

utilizarea documentelor primare în etapa de întroducere a datelor,de validare;

reducerea timpului consumat cu editarea propriu-zisă a situațiilor finale.

2. Analiza preliminară.

Activitatea de gestiune a stocurilor de marfă începe odată cu recepționarea mărfurilor

primite de la furnizori și intrate în depozitele unității și se finalizează în momentul livrării lor

către clienți.

6

Intrări Prelucrări Ieşiri

Intrarea marfurilor în gestiune se face pe baza facturii și a notei de intrare-recepție, iar

ieșirea mărfurilor din gestiune se face pe baza facturii, avizului de expediție și a dispoziției de

livrare.

Sub aspect general, un sistem informatic este format din 3 componente majore:

2.1 Definirea ieşirilor

În cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfă, se întocmesc o serie de

documente ce formează ieșirile sistemului informațional, prezentate în cele ce urmează.

Nota de transfer-ieșire servește ca:

dispoziție de transfer a mărfurilor de la o gestiune la alta a aceleași unități;

document justificativ pentru scoaterea din gestiunea predatorului și încărcarea în

gestiunea primitorului;

document de insoțire pe timpul transportului mărfurilor ;

document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.

Se întocmește în două exemplare, pe măsură ce se efectuează transferuri. Odată cu

predarea mărfurilor respective, gestionarul unității predatoare înmînează persoanei delegate cu

primirea celor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire în gestiune și de înregistrare în

contabilitate se restituie unității predatoare.

Circulă la următoarele servicii:

la compartimentul financiar-contabil;

la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de

catre gestionar (ambele exemplare);

la magazia primitoare (exemplarul 2).

Avizul de expeditie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, format A4, tiparite pe

ambele fete.

Serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii;

document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;

document de insorire pa timpul transportului;

document de baza pentru insotirea facturii;

document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului;

7

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea

furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand marfurile sau

alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in

3 exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii.

Circula in cadrul urmatoarelor servicii:

la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta

magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru

intocmirea facturii;

la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.

Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar- contabil.

Dispozitia de livrare se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparite pe ambele fete.

Serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii;

document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;

document de insorire pa timpul transportului;

document de baza pentru insotirea facturii;

document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea

furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand marfurile sau

alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in

trei exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii.

Circula astfel:

la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta

magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru

intocmirea facturii;

la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.

8

2.2 Definirea intrărilor

In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, sunt intocmite o serie de

documente ce formeaza intrarile sistemului informational, si anume:

Nota de intrare-receptie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete,

in format A4 si se completeaza in trei exemplare de catre gestionar.

Serveste ca:

document pentru receptia valorilor materiale, utilajelor si instalatiilor pentru

investitii care necesita montaj, precum si a materialelor refolosibile rezultate din dezasamblare;

document justificativ pentru incarcare in gestiune;

act de proba in litigii cu furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;

document justificativ de inregistrare in evidenta depozitelor si in contabilitate.

Se ataseaza la dispozitia de livrare la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la cea de

transport (exemplarul 3) pentru comunicarea lipsurilor stabilite, in cazul constatarii de diferente

la receptie.

Circula:

la magazie, dupa semnarea da catre gestionar si comisia de receptie, pentru

incarcarea in gestiune;

la compartimentul a carui sarcina principala este urmarirea si controlul intrarilor

din livrari in vederea autentificarii platilor catre furnizori;

la serviciul financiar-contabil pentru efectuarea de plati, pentru eliminarea

impreuna cu furnizorii a diferentelor constatate

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Lista de inventar se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in

format A4.

Serveste ca:

document pentru inventarierea marfurilor aflate in gestiunea societatii;

document de baza pentru stabilirea minusurilor si plusurilor de valoare materiala;

document de consemnare a rezultatelor inventarierii mijloacelor fixe la care se

constata lipsuri sau plusuri in inventar;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a

minusurilor si plusurilor constatate.

9

Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual sau in situatiile

prevazute de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale si mijloace fixe ale

unitatii.

In cazul valorilor materiale, la toate unitatile trebuie sa se respecte urmatoarele cerinte:

respectarea cerintelor cu privire la inregistrarea in fisele de magazie si in

contabilitate a tuturor documentelor de intrare si iesire a valorilor materiale;

verificarea concordantei dintre inregistrarile efectuate in evidenta de la locul de

depozitare si in contabilitate;

inscrierea in listele de inventariere a eventualelor plusuri sau minusuri constatate.

Circula la urmatoarele niveluri: la gestionar, pentru semnarea fiecarei file;

La compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferentelor valorice; la comisia

de inventariere, pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor;la conducerea unitatii, impreuna cu

procesul verbal privind rezultatele inventarierii.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Nota de transfer-intrare serveste ca:

dispozitie de transfer a valorilor materiale, de la o gestiune la alta a aceleasi

unitati;

document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si incarcarea in

gestiunea primitorului;

document de insotire pe timpul transportului a valorilor materiale transferate;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri. Odata cu

predarea valorilor materiale respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei

delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire in gestiune si de

inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare.

Circula la urmatoarele servicii:

la compartimentul financiar-contabil;

la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de

catre gestionar (ambele exemplare);

la magazia primitoare (exemplarul 2).

10

Concluzia

Scopul acestui proiect este de a înlocui sistemul existent de evidență a circulației

mărfurilor într-un depozit, printr-un sistem nou, tehnologic automatizat ce oferă un mod operativ

și corect de documentare a operațiilor depozitului.

Prin analiza si evaluarea sistemului existent se urmareste evidentierea performantelor si

limitelor sistemului informational in raport cu cerintele sistemului de conducere si evaluarea

gradului de pregatire al unitatii economice studiate pentru introducerea unui sistem informatic.

Formularea de aprecieri asupra sistemului informational are la baza ansamblul criteriilor de

calitate impuse acestuia prin prisma informatiilor economice prelucrate si difuzate de diferiti

utilizatori.

Procedeele de analiza a sistemului informational sunt diversificate si se utilizeaza in

raport cu conditiile concrete de desfasurare a analizei sistemului . Din multitudinea procedeelor

de analiza utilizate pentru analiza sistemului existent au fost alese observarea directa,

inventarierea documentelor si interviul.

Observarea directa a activitatilor desfasurate in sistemul informational este realizata

prin deplasarea membrilor colectivului in compartimentele functionale, pentru a evidentia sfera

activitatilor desfasurate in fiecare compartiment.

Procedeul prezinta avantajul ca este usor de realizat, dar nu se utilizeaza ca procedeu de

baza in analiza sistemului, pentru ca nu presupune o relatie directa intre echipa de analiza si

personalul implicat.

Observarea directa se foloseste pentru o analiza cat mai obiectiva a modului de realizare

a operatiilor de prelucrare a datelor, timpul necesar realizarii fiecarei informatii, in vederea

formarii unei viziuni globale asupra caracteristicilor fiecarei activitati.

Inventarierea documentelor utilizate in sistemul informational a constat in

identificarea tuturor documentelor din sistemul informational cu ajutorul unor fise in care au fost

consemnate toate datele privind fiecare document analizat (denumirea documentului, cine il

intocmeste, in cate exemplare, mijloace de calcul folosite).

Interviul este un procedeu care consta in studiul sistemului informational prin dialogul

direct intre membrii colectivului de analiza si personalul din compartimentele implicate.

Utilizarea interviului ca procedeu de baza in analiza sistemului informational presupune

parcurgerea unor faze care au ca scop pregatirea, desfasurarea si finalizarea interviului.

11

Pregatirea interviului consta intr-o documentare prealabila cu privire la sistemul

informational analizat, prin care s-au definit obiectivele interviului, s-au stabilit interlocutorii din

compartimentele functionale implicate care detin functii de executie si de decizie.

De asemenea, interviul a fost pregatit cu anticipatie, prilej cu care s-a stabilit

problematica, locul si momentul desfasurarii interviului.

Datorita faptului ca o mare parte a operatiilor se executa in regim manual, prin sistemele

clasice de lucru, rezultatele prelucrarilor sunt afectate prin prisma exactitatii. De asemenea,

culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea si difuzarea informatiilor se face greoi, prin

proceduri manuale, cu intarziere si aceasta influenteaza negativ operativitatea informatiilor

evaluata pe baza timpului de raspuns al sistemului informational. Timpul mare de raspuns face

ca posibilitatile de analiza si previziune sa fie reduse.

Datele distribuite in puncte diferite ale unitatii ingreuneaza actualizarea operativa si

corecta.

12