Programul de comunicare intern de la schia iniial, stabilirea obiectivelor, obinerea acordului managementului, folosirea celor mai potrivite instrumente, dilema public intern sau extern, gsirea partenerilor potrivii i gestionarea ateptrilor.Primul pas: planul de business al companieiComunicarea intern ncepe cu planul de business al companiei. Acordul i susinerea managementului sunt elemente fundamentale n programul de comunicare intern. Este esenial s stabilim de la nceput n ce etap este implicat managementul i care ar putea fi impactul asupra acestuia.

Cum comunic organizaia n acest moment?A doua prioritate este evaluarea situaiei actuale a comunicrii n organizaie. Cunoatei mijloacele i instrumentele de comunicare folosite n organizaie i felul n care angajaii le percep? Sunt angajaii informai pe msura ateptrilor i nevoilor? Cunosc angajaii ultimele decizii i modificri? Exist un forum unde angajaii au posibilitatea s i exprime opiniile i s fie ascultai? Rspunsurile la aceste ntrebri sunt eseniale pentru un program de comunicare intern, iar auditul este o modalitate eficient de a le verifica.

Obiective clare i cuantificabileStabilii obiective clare pentru a v putea convinge managementul s v acorde bugetul de care avei nevoie. Gndii-v ntotdeauna la ce dorii s obinei i cum putei msura succesul. Modalitile de evaluare pot fi multiple de la cele directe, cum ar fi ntlnirea lunar a colectivului care realizeaz newsletterul, la activiti mai complexe precum instruirea managerilor prin traininguri despre cum s comunice eficient ceea ce ateapt de la subordonai. Este de preferat ca modalitile de evaluare n comunicarea intern s fie apropiate de cele folosite n mod curent n organizaie.

Validai-v mesajele!Coeren ntre comunicarea intern i cea extern! Dei mesajele sunt diferite, este important ca ele s nu se contrazic, ci s se susin reciproc. Mesajele interne vor fi mai mult discutate dect cele externe. Angajaii verific dac ceea ce s-a comunicat este real i vor cere dovezi pentru ceea ce li se spune. Spre exemplu, dac unul din mesajele interne ale companiei ar fi "Suntem un angajator lider pe piaa local", trebuie s ne asigurm c este i real. Factori precum salariile angajailor, condiiile de munc, ocuparea posturilor vacante cu personal calificat, politicile de recrutare a personalului, colaborarea cu comunitatea local, durata de munc i oportunitile de training pot dovedi c mesajul este real.

Atingei-v integral publicul intern!Foarte multe organizaii au angajai care lucreaz fie pe teren, fie n deplasri foarte dese. Un program de comunicare intern eficient trebuie s implice toi angajaii companiei, chiar dac acetia i desfoar activitatea la sediu sau n afara organizaiei, precum personalul care lucreaz n vnzri, tehnicieni i ingineri care lucreaz pe teren, persoane care lucreaz la domiciliu, angajaii din sucursale, centre de distribuie i service, personalul n concediu medical sau de maternitate. Dac avei de transmis un mesaj ntr-o anumit zi sau la o anumit or, avei n vedere cum putei comunica cu cei care nu se vor afla la locul de munc n respectivul interval de timp.

Public intern sau public extern?Publicul intern este cel puin la fel de important ca i cel extern: angajaii unei companii sunt cei mai buni ambasadori ai acesteia. Acest lucru trebuie s se reflecte att n comunicarea intern ct i n cea extern. Una dintre cele mai grave erori n comunicare este ca angajaii s afle din pres de schimbrile din organizaia lor.

n cazul n care diferenierea dintre publicul extern i cel intern devine neclar, trebuie s v adaptai politica de comunicare organizaional. Exist posibilitatea ca organizaia s lucreze cu distribuitori i ageni specializai, administratori externi ai site-ului sau personal extern, aparinnd unei alte companii dar care reprezint organizaia dumneavoastr i poart uniforma acesteia. Pe de alt parte, companiile care activeaz n consultan sau n domeniul serviciilor externalizate, vor avea angajai care vor reprezenta att organizaiile lor ct i clienii acestora.

Comunicarea multi-direcionalIndiferent de ct de eficiente sunt instrumentele i canalele de comunicare i indiferent ct de clare sunt mesajele, comunicarea devine dificil n momentul n care compania nu are o structur bine organizat care s coordoneze activitatea de comunicare. Auditul de comunicare premergtor strategiei de comunicare va evidenia eficiena respectivei structuri din organizaie. ntruct comunicarea este un proces complex, este important s dezvoltm structuri care permit i ncurajeaz un feed-back continuu.

n general, oamenii consider comunicarea interpersonal cu managerii lor mult mai important i mai eficient dect cea scris pe hrtie sau electronic. Impactul este mult mai mare cnd managementul discut direct cu angajaii dect prin intermediul unui mesaj general sau intermediari. n realizarea unui program de comunicare intern trebuie avute n vedere aceste aspecte de eficientizare a mesajelor i de relaionare direct cu angajaii.

Gsii parteneri n comunicarea internComunicarea intern este o munc de echip. Fiind un proces complex, aceasta necesit implicarea mai multor departamente cum ar fi HR, management, IT pentru comunicarea electronic att pe site-ul organizaiei ct i pe intranet, financiar, pentru anumite activiti fiind nevoie de o schimbare de buget aprobat, departamentele care asigur interfaa cu exteriorul cum ar fi recepia, vnzrile sau client service.

Comunicatorii externiEste important s avei o bun relaie cu organizaiile care v asigur comunicarea extern sau cu consultanii externi din marketing. Activitile i mesajele de comunicare intern trebuie s fie legate de cele externe astfel nct s evitai confuzia i conflictele.

Dac nu avei consultani de comunicare externi este indicat s angajai o firm sau un consultant independent care s v ajute s implementai programul i s v asigure o expertiz obiectiv pentru a v mbunti activitatea.

Folosii instrumente adecvateAnalizai mai nti situaia i apoi decidei de ce anume are nevoie organizaia dvs.. Multe organizaii folosesc intranetul i e-mail-urile datorit rapiditii i uurinei cu care pot fi utilizate. Cu toate acestea, n cazul n care exist angajai n organizaie care nu au acces la internet, trebuie s gsii soluii alternative de a comunica cu acetia. ntlniri cu echipa de departament, edine, ntlniri ntre departamente, reviste i publicaii interne, ecrane cu plasm, TV intern, acolo unde este cazul, avizierele i scrisorile sunt doar cteva instrumente de comunicare intern. Avei n vedere ntotdeauna ceea ce se potrivete organizaiei i ce resurse putei aloca, i nu ceea ce este la mod.

Rezultate imediatePlanul iniial trebuie s includ i cteva rezultate pe care s le putei prezenta repede n termeni de buget cheltuit. De asemenea, vei avea n vedere i rezultatele pe termen lung efecte n schimbarea climatului i culturii organizaionale. n plus, rezultatele pe termen scurt ale succesului programului vor crete ncrederea n necesitatea comunicrii interne i le vei putea folosi cnd vei cere un buget mai mare.

Ferii-v de iniiative superficiale!Programele de comunicare intern sunt adesea iniiative exagerate i nerealiste ale managementului lansate cu cuvinte mari pentru ca apoi s dispar cu totul dup cteva luni. Nu v ambiionai n stabilirea obiectivelor, nu lansai programe nerealizabile sau neadecvate contextului organizaional. Un program pe care l putei realiza n mai multe etape i pe care l vei dezvolta ulterior v va aduce mai multe beneficii i va fi mult mai credibil dect unul lansat fastuos. n momentul n care vei avea un rezultat pozitiv cu un program de mai mic amploare, oamenii vor avea mai mult ncredere i v vor sprijini fr a avea acea atitudine ironic "alt iniiativ a managementului".Repetai clar mesajeleEvitai s v prezentai diferit mesajele sau n cadre narative distincte. Un mesaj transmis o singur dat nu este suficient. n plus, avei n vedere faptul c n organizaie vin noi angajai care nu au cum s tie ce ai comunicat nainte. Asigurai-v c noii membrii primesc mesajele importante.CreativitateComunicarea intern are nevoie de creativitate la fel de mult ca i comunicarea extern. Publicul intern trebuie s fie captat i stimulat la fel ca i cel extern. Nu confundai ns creativitatea cu luxul. Un buget mare nu nlocuiete creativitatea, din contr poate fi vzut ca o risip. Pe de alt parte ns, lipsa fondurilor poate induce ideea c angajaii nu reprezint o prioritate pentru companie.

Folosii un limbaj adecvatExist posibilitatea ca mesajele de comunicare intern s fie vzute ca aparinnd managementului. Aceast problem apare din cauza limbajului folosit n comunicarea intern. Termeni specifici managementului i unii termeni de jargon pot fi utilizai la nivelul comunicrii intermanageriale, ns acetia sunt adecvai exclusiv pentru angajaii din management. ntotdeauna folosii ntrebarea: "Ce nseamn acest lucru pentru mine?" i dai rspunsul ntr-un limbaj simplu i clar.

Gestionai ateptrileMulte programe de comunicare intern au la baz obiective spectaculoase i ateptri foarte mari. Trebuie s gestionai cu mare atenie auditul de comunicare sau chestionarele interne. n momentul n care avei astfel de cercetri interne, stabilii un calendar clar astfel nct angajaii s tie pentru ce au fost date chestionarele, cum vor fi ele analizate, cnd se afl rezultatele cercetrii, cine vede aceste rezultate, sunt sau nu chestionarele nominale i ce se ntmpl mai departe n urma cercetrii. n general, oamenii se ateapt ca dup ce rspund la un chestionar s vad rezultate imediate. Trebuie s explicai clar ce va urma astfel nct s nu se creeze ateptri care nu vor putea fi mplinite.