Procesarea documentelor şi a prezentărilor

Cuprins

• Capitolul 1 - Notepad

• Capitolul 2 - WordPad

• Capitolul 3 - Microsoft Word

o 3.1. Scurtă prezentare

o 3.2. Bazele editării

o 3.3. Tehnici de formatare

o 3.4. Noţiuni avansate

• Capitolul 4 - Microsoft PowerPoint

1

Capitolul 1 - Notepad

1.1. Prezentarea programului Notepad

Motivaţia existenţei programului Notepad este faptul că anumite tipuri de fişier trebuie să nu conţină nimic altceva în afară de text. Este vorba de fişierele cu cod-sursă pentru limbajele de programare, documentele HTML şi fişierele .ini, care conţin informaşiile de configurare folosite de anumite aplicaţii (şi de unele componente ale sistemului de operare). Notepad este ideal pentru lucrul cu fişiere de acest tip, deoarece, spre deosebire de WordPad sau de alt program pentru procesarea de text, nu generează decât un şir de caractere tip text.

Versiunea programului Notepad inclusă în Windows 2000 sau XP oferă câteva îmbunătăţiri faţă de precedesorii săi. Cea mai importantă este capacitatea mărită. Dacă aţi folosit versiunile anterioare, probabil aţi observat că programul nu permitea editarea fişierelor mari de text. Dacă încercaţi să deschideţi un fişier care depăşea capacitatea vechiului Notepad, apărea o casetă de dialog care vă oferea posibilitatea să-l deschideţi în WordPad în loc de Notepad sau să nu-l mai deschideţi deloc. Versiunea Notepad din Windows 2000/XP are în pricipiu o capacitate nelimitată.

O altă caracteristică nou introdusă în Notepad este recunoaşterea de scurtături de genul Ctrl+O (Open - Deschidere), Ctrl+S (Save - Salvare), Ctrl+N (New - Nou), Ctrl+P (Print - Tipărire), Ctrl+F (Find - Găsire) şi Ctrl+H (Replace - Înlocuire). Meniurile noii versiuni au fost şi ele rearanjate ca să corespundă mai bine standardelor Windows. De exemplu, comanda Font se găseşte acum în meniul Format, la fel ca în majoritatea procesoarelor de text.

2

1.2 Setul de caracteristici ale programului Notepad.

1.2.1. Folosirea programului Notepad ca jurnal de timp

Ca toate versiunile programului Notepad de la începuturile sistemului de operare Windows, versiunea actuală are o facilitate ascunsă (adică, una care nu apare în nici un meniu) care permite folosirea programului ca jurnal de timp. Pentru a folosi acestă facilitate, tastaţi .LOG într-un rând separat la începutul unui nou fişier. Salvaţi fişierul şi închideţi-l.

De fiecare dată când veţi deschide acest fişier, Windows va anexa data şi ora curentă la sfârşitul fişierului. Deci, pentru a înregistra o activitate productivă:

1. Deschideţi fişierul. Ora şi data curentă apar în partea de jos a fişierului. Puteţi să adăugaţi un scurt text în dreapta lor, sub forma unei însemnări, cum ar fi Începerea lucrării.

2. Salvaţi fişierul şi închideţi-l, sau lăsaţi-l deschis sau minimizat. 3. După ce terminaţi activitatea a cărei durată vreţi să o înregistraţi, redeschideţi fişierul. Dacă aţi lăsat

deschis fişierul, alegeţi Open din meniul File pentru a-l redeschide totuşi (răspundeţi cu Yes când vi se cere să-l salvaţi) pentru ca noua oră şi dată să fie anexate în fişier.

4. Introduceţi o însemnare în dreapta noii date, dacă doriţi, de pildă Pauză de masă, salvaţi-l şi închideţi-l.

O altă posibilitate este să adăugaţi manual data şi ora curentă într-un fişier, deschizând meniul Edit şi alegând Time/Date. (F5 este scurtătura pentru acestă comandă). Data şi ora vor apărea în locul unde se găseşte cursorul în momentul respectiv.

1.2.2. Stabilirea opţiunilor pentru configurarea paginii şi tipărire

Caseta de dialog Page Setup din Notepad oferă opţiuni pentru selectarea hârtiei, precum orientarea paginii, pentru margini şi pentru antet/subsol. Parametrii selectaţi aici vor fi aplicaţi numai pentru sesiunea curentă. De exemplu, dacă treceţi de la orientarea portret (Portrait) la orientarea peisaj (Landscape), parametrul Landscape va fi aplicat pentru toate fişierele cu care veţi lucra în sesiunea curentă. când veţi deschide însă din nou Notepad cu orice fişier, va fi reintrodus parametrul pentru opţiunea Orientation pe care l-aţi selectat în caseta de dialog cu preferinţe pentru tipărire ale imprimantei.

3

În configuraţia implicită, Notepad va tipări denumirea fişierului ca antet (Header) al paginii (text plasat la începutul fiecărei pagini). Ca notă de subsol (Footer) a paginii (text tipărit la sfârşitul fiecărei pagini) va fi tipărit cuvântul Page urmat de numărul paginii. Puteţi să introduceţi în antet şi în nota de subsol orice text literal pe care îl doriţi (textul literal va fi tipărit ca atare pe fiecare pagină). Notepad recunoaşte şi următoarele coduri, care fie formatează textul, fie acţionează ca variabile care vor fi înlocuite de text în momentul tipăririi:

Dacă tastaţi... Notepad va tipări... &f Denumirea fişierului curent &d Data curentă &t Ora curentă &p Numărul paginii && Caracterul Ampersand în formă

literală &l Antetul sau nota de subsol aliniată la

stânga &c Antetul sau nota de subsol centrată

&r Antetul sau nota de subsol aliniată la dreapta

1.2.3. Căutarea, înlocuirea şi navigarea

Meniul Edit conţine comenzile Find şi Replace. După ce căutaţi ceva, puteţi să reluaţi căutarea aceluiaşi element, folosind comanda Find Next din meniul Edit, sau, mai simplu apăsând tasta F3. Noua comandă Goto din meniul Edit permite acum saltul direct la rândul cu un anumit număr. Această comandă vă poate fi utilă dacă fişierul conţine informaţii dispuse pe rânduri, ca în cazul înregistrărilor dintr-un fişier bază de date sau în cazul rândurilor numerotate dintr-un limbaj de programare de genul Basic. Este mai puţin utilă pentru fişierele care conţin text în paragrafe. Pentru a ajunge la sfârşitul unui fişier, apăsaţi Ctrl+End. Pentru a ajunge la început, folosiţi Ctrl+Home. Pentru a selecta tot conţinutul unui fişier, apăsaţi Ctrl+A sau alegeţi Select All din meniul Edit.

1.2.4. Alegerea opţiunilor pentru afişare

Meniul Format conţine două comenzi care privesc afişarea, dar nu şi conţinutul unui fişier: Word Wrap şi Font. Comanda Word Wrap, un comutator care în mod prestabilit este activat, determină despărţirea textului la marginea din dreapta a ferestrei, la fel cum se întâmplă într-un program de procesare a textului. Dacă folosiţi Notepad ca editor pentru cod sursă de programe, puteţi să dezactivaţi această funcţie pentru a împiedica despărţirea rândurilor. Comanda Font determină afişarea unei casete de dialog comune pentru fonturi. Trebuie menţionat că fontul ales afectează întregul document. Nu puteţi să îl aplicaţi unor secţiuni individuale, iar fontul nu este înregistrat în fişier, deoarece aceasta ar impieta asupra rolului de generare a fişierelor cu text neformatat, adică a fişierelor fără coduri de formatare. Notepad va memora însă fontul pe care îl selectaţi şi-l va folosi în continuare ca font prestabilit pentru afişare până când îl schimbaţi din nou.

Sfat: Document. Un document este un fişier pe care l-aţi creat în orice program Windows. Documentele pot fi (de exemplu) fişiere tip foaie de calcul tabelar, text simplu, prelucrare de texte, grafice sau baze de date.

4

Capitolul 2 – WordPad 2.1. Ce este programul WordPad ?

WordPAd este alt program pentru redactarea de text din Windows. Cu WordPad putem să creăm documente de genul scrisorilor, notiţelor, rapoartelor, listelor etc. Deşi WordPad este un program pentru redactarea de text, este o aplicaţie simplă de redactare. De exemplu, în WordPad nu putem verifica ortografia sau sintaxa şi nu există decât un număr limitat de bare cu instrumente şi pictograme care ne pot ajuta să mărim viteza de lucru. Însă, cu WordPad putem să creăm, să edităm şi să formatăm multe tipuri de documente simple. În principiu, este perfect pentru a fi folosit în cazul în care nu avem alt program de redactare cum ar fi Word.

Pentru a deschide WordPad:

1. Pe suprafaţa de lucru, executaţi clic pe butonul Start, selectaţi Programs, apoi Accessories.

2. Executaţi clic pe opţiunea WordPad din partea de jos a meniului Accessories. Programul va apărea în fereastră cu un nou document, fară titlu, ca în figura de mai jos. O bară verticală pulsantă, numită punct de inserare, va apărea în colţul din stânga-sus al zonei documentului. Ca majoritatea programelor de redactare de text, WordPad are funcţie automată de dispunere a textului la sfârşit de rând. Nu trebuie să apăsaţi tasta Enter la sfărşitul fiecăriu rând. Apăsaţi tasta Enter numai pentru a marca sfârşitul unui paragraf sau pentru a insera un rând liber în pagină.

Ecranul WordPad conţine următoarele elemente:

• Denumirea aplicaţiei (WordPad) şi denumirea documentului (denumirea generică de Document, până când alocaţi dumneavoastră o denumire când salvaţi documentul) pe bara de titlu.

• Bara de meniuri conţine meniurile programului.

5

• Două bare cu instrumente care conţin comenzi rapide pentru salvarea şi formatarea documentelor.

• O riglă care vă permite să setaţi tab-uri şi marginile foii. • Punctul pentru inserarea de text, care marchează locul în care va fi afişat textul

introdus de dumneavoastră. • O bară de stare care oferă indicaţii şi informaţii utile despre program.

2.2. Mutarea punctului de inserare a textului

Pentru a muta punctul de inserare a textului cu mouse-ul, executaţi clic în locul din text unde vreţi să îl mutaţi. Pentru a muta punctul de inserare a textului folosind tastatura, folosiţi opţiunile din tabelul de mai jos.

Apăsaţi Pentru a vă deplasa↓ Un rând în jos ↑ Un rând în sus → Un caracter la dreapta ← Un caracter la stânga Page Up În ecranul anterior Page Down În ecranul următor Ctrl + → Următorul cuvânt Ctrl + ← Cuvântul anterior Ctrl + Page Up În partea de sus a ecranului Ctrl + Page Down În partea de jos a ecranului Home La începutul rândului End La sfârşitul rândului Ctrl + Home La începutul documentului Ctrl + End La sfârşitul documentului

2.3. Inserarea şi ştergerea textului

Pentru a insera text într-un text deja existent, plasaţi punctul de inserare a textului în poziţia dorită (folosind mouse-ul sau tastatura) şi începeţi să scrieţi. Caracterele existente vor fi deplasate spre dreapta pe măsură ce scrieţi, pentru a face loc noului text. Când caracterele se deplasează spre dreapta în timp ce scrieţi, vă aflaţi în modul Insert (inserare), care este modul prestabilit din WordPad. Dacă apăsaţi tasta Insert, următorul text pe care îl veţi introduce va înlocui textul existent.

Pentru a şterge un singur caracter din stânga punctului de inserare, apăsaţi tasta Backspace. Pentru a şterge caracterul din dreapta punctului de inserare, apăsaţi tasta Delete. Pentru a şterge un fragment mai mare de text, selectaţi textul respectiv şi apăsaţi tasta Delete.

2.4. Selectarea, decuparea, copierea şi lipirea textului

Pentru a putea lucra pe un text, trebuie mai întâi să îl selectaţi. Pentru a selecta un text cu mouse-ul, executaţi clic la începutul textului şi trageţi indicatorul în formă de bară pe deasupra textului, care va fi evidenţiat. Pentru a selecta textul folosind tastatura, plasaţi punctul de inserare la începutul textului, apăsaţi şi ţineţi apăsată tasta Shift şi folosiţi metodele indicate în tabelul anterior pentru a vă deplasa la sfârşitul textului pe care vreţi să îl selectaţi. Când eliberaţi tasta Shift, textul pe care l-aţi marcat va apărea evidenţiat.

6

WordPad foloseşte şi el memoria temporară Clipboard pentru a salva textul decupat sau copiat până când efectuaţi o altă operaţie de decupare sau copiere. Pentru a decupa şi a copia text, selectaţi mai întâi textul, apoi folosiţi meniul Edit sau butoanele Cut şi Copy de pe bara cu instrumente. Pentru a lipi, mutaţi punctul de inserare în locul unde vreţi să lipiţi textul, apoi selectaţi Edit, Paste sau executaţi clic pe butonul Paste de pe bara cu instrumente.

2.5. Formatarea unui document

Puteţi să modificaţi aspectul unui document pe ecran şi în formă tipărită modificându-i atributele de formatare. Formatarea reprezintă aspectul textului, inclusiv stilul şi mărimea fontului, alinierea textului, precum şi formatul paginii.

Puteţi să formataţi textul înainte sau după ce îl scrieţi. Pentru a formata textul înainte de a-l scrie, alegeţi atributele de formatare, apoi introduceţi textul.

Atributele de formatare vor fi folosite în continuare, până când le modificaţi din nou. Pentru a formata un text după ce îl scrieţi, selectaţi textul pe care vreţi să îl modificaţi, apoi aplicaţi

atributele de formatare dorite.

2.6. Formatarea textului

Putem să modificăm următoarele atribute de formatare a textului pentru a-i îmbunătăţi aspectul sau pentru a-l evidenţia faţă de restul textului.

Font Puteţi folosi fonturile Arial, Tahoma, Times New Roman etc. Font Style Folosiţi atributele Bold, Italic, Underline, Superscript sau Subscript

pentru a modifica stilul textului.

Font Size Folosiţi un font de 10, 12 sau 72 dpi sau orice valoare intermediară (sau chiar mai mare) pentru a modifica mărimea textului pentru titluri ş.a.m.d.

Pentru a modifica fontul, stilul fontului sau mărimea fontului, efectuaţi paşii următori:

1. Selectaţi textul care trebuie formatat. 2. Selectaţi Format, Font de pe bara de meniuri a programului WordPad. 3. Selectaţi fontul, stilul fontului şi mărimea lui folosind opţiunile dorite. În secţiunea Sample

Area puteţi vedea un exemplu al textului în funcţie de opţiunile pe care le-aţi selectat. 4. Executaţi clic pe OK pentru a aplica modificările.

2.7. Alinierea textului

În mod normal, textul este aliniat în stânga. Însă, putem să aliniem textul şi la dreapta sau să îl centrăm între margini.

Aliniere - Textul aliniat la stânga este dispus ordonat la marginea din stânga a paginii şi franjurat la marginea din dreapta. Textul aliniat la stânga este forma prestabilită în majoritatea programelor de redactare de text. Textul aliniat la dreapta este invers faţă de cel aliniat la stânga. Textul centrat în pagină este franjurat atât în dreapta, cât şi în stânga paginii, dar fiecare rând este centrat între cele două margini laterale. Textul centrat în pagină generează dispunerea ordonată atât în dreapta, cât şi în stânga fată de marginile paginii, această soluţie fiind folosită în multe programe.

7

Pentru a alinia textul:

1. Selectaţi textul. 2. Folosiţi butoanele de pe bara cu instrumente de formatare pentru a alege genul de aliniere.

2.8. Modificarea marginilor paginii

Putem să modificăm marginile paginii folosind caseta de dialog Page Setup. Tot în această casetă de dialog putem să modificăm şi mărimea şi orientarea paginii.

Parametrii paginii - Pentru a putea modifica mărimea paginii, sursa sau orientarea paginii, citiţi documentaţia imprimantei pentru a vedea dacă poate tipări şi în configuraţii speciale. De exemplu, multe imprimante pot tipări pe coli de hârtie mici sau pe plicuri A4, iar majoritatea imprimantelor impun folosirea unor anumite margini (de regulă, cel puţin 0,25").

Pentru a modifica marginile paginii:

1. Selectaţi File, Page Setup. Pe ecran va apărea caseta de dialog Page Setup. 2. Executaţi clic pe OK pentru a aplica marginile în document.

Sfat: Modificarea mărimii paginii Executaţi clic pe săgeata de derulare a casetei Size din secţiunea Paper pentru a selecta altă mărime de pagină, de exemplu, un plic #10 sau o pagină de 8½ inci pe 14 inci. Puteţi să selectaţi şi tava de alimentare cu coli de hârtie sau cu plicuri, dacă aveţi aşa ceva, folosind lista derulantă Source.

2.9. Salvarea documentului şi închiderea programului WordPad

Pentru a evita pierderea modificărilor făcute în fişierul documentului din WordPad, trebuie să salvăm fişierul frecvent. Prima dată când salvăm un document, îi alocăm o denumire şi o adresă pe disk. Din acel moment, salvăm documentul fără să-i mai alocăm o denumire. Dacă încercăm să inchidem WordPad sau să închidem fişierul fără să îl salvăm, ori fără să salvăm cele mai recente modificări, WordPad ne va cere să salvăm mai întâi documentul.

Pentru a salva un document din WordPad:

1. Selectaţi File, Save As. Pe ecran va apărea caseta de dialog Save As. 2. În lista derulantă Save In, selectaţi o unitate de disc în care să salvaţi fişierul. 3. În caseta cu listă, executaţi dublu clic pe dosarul (directorul) în care vreţi să salvaţi fişierul. 4. În caseta de text File Name, introduceţi o denumire pentru fişier. Puteţi să folosiţi

facilitatea oferită de Windows de a scrie denumiri lungi pentru fişiere, folosind litere, numere şi blancuri care depăşesc limitările anterioare din DOS, de opt litere.

5. Selectaţi Save. Windows va salva fişierul, va închide caseta de dialog şi va reveni la documentul de pe ecran. Denumirea de pa bara de titlu se va modifica din Untitled în denumirea introdusă.

6. Pentru a închide WordPad, executaţi clic pe butonul Close ( X ) sau selectaţi File, Exit.

Save As sau Save ? Selectaţi Save As pentru a aloca fişierului o denumire şi o adresă când salvaţi documentul pentru prima dată sau de fiecare dată când vreţi să salvaţi un fişier sub o nouă denumire la altă adresă. Folosiţi Save As când trebuie să salvaţi o versiune diferită a unui document. Selectaţi Save pentru a salva modificările făcute într-un document căruia i-aţi alocat deja o denumire.

8

Capitolul 3 - MS Word

Cuprins

• 3.1. Scurtă prezentare • 3.2. Bazele editării • 3.3. Tehnici de formatare • 3.4. Noţiuni avansate

§3.1. Scurtă prezentare

În mod normal, cea mai simplă cale de pornire a programului Word XP în Windows este prin clic pe Start, Programs, Microsoft Word. Programul se deschide cu un document nou, care nu conţine nimic şi este gata pentru editare.

Meniurile programului Word, în detaliu, arată astfel:

9

3.1.1. Barele cu instrumente

În Word puţine sunt operaţiile care nu se pot realiza cu un singur clic pe un buton. De fapt, uneori partea cea mai complicată este să găsiţi butonul respectiv. Dacă nu ştiţi cu certitudine ce semnificaţie au pictogramele de pe unele butoane Word, poziţionaţi mouse-ul deasupra pictogramei respective şi se va afişa eticheta SreenTip, care conţine numele butonului.

Sfat. Uneori veţi prefera ca în loc de buton să folosiţi o comandă rapidă de la tastatură. Pentru a afla care este combinaţia de taste asociată fiecărui buton, solicitaţi programului ca, pe lângă eticheta cu numele butoanelor, să afişeze şi comenzile rapide corespunzătoare: selectaţi View, Toolbars, Customize, apoi alegeţi secţiunea Options şi bifaţi caseta de validare Show Shortcut Keys în ScreenTips.

Word conţine mai mult de 10 bare cu instrumente, în care sunt grupate butoane pentru realizarea unor operaţii înrudite. De exemplu, bara Drawing conţine instrumente pentru desenarea, colorarea şi manipularea liniilor, formelor şi textelor. Majoritatea barelor cu instrumente pot fi afişate atunci când aveţi nevoie de ele prin selectarea opţiunii View, Toolbars care conduce la afişarea unei liste în cascadă în care puteţi bifa barele pe care doriţi să le afişaţi şi să le folosiţi.

Iată câteva bare cu instrumente grupate în tabelul următor:

Nume Conţine instrumente pentru... Standard Gestionarea şi editarea documentelor Formating Formatarea la nivel de caracter (font) şi de paragraf AutoText Inserarea şi gestionarea textelor "prefabricate" Control Toolbox Inserarea şi gestionarea controalelor ActiveX Database Controlul tabelelor din baza de date Word şi a interogărilor externe Drawing Gestionarea elementelor grafice şi a imaginilor, a casetelor de text şi a textelor

grafice (WordArt) Forms Formulare electronice Picture Inserarea şi manipularea imaginilor Reviewing Evidenţa modificărilor efectuate în procesul de revizuire a documentului Tables and Borders Operaţii cu tabele: creare, formatare, manipulare şi sortare Visual Basic Rularea şi lucrul cu macrocomenzi Visual Basic Web Accesul la resurse Web; crearea de documente în vederea publicării pe Web WordArt Crearea unor imagini grafice bazate pe text

Alte bare cu instrumente, cum ar fi Header and Footer, apar în mod automat atunci când sunt în curs de desfăşurare operaţiile cărora le sunt destinate, neputând fi afişate în alt context.

Barele cu instrumente Standard şi Formating

Butoanele care declanşează cele mai utilizate operaţii Word sunt concentrate pe 2 bare cu instrumente care sunt afişate permanent, în afară de cazul în care le ascundeţi în mod deliberat: barele Standard şi Formating. Bara Standard conţine instrumentele de bază pentru gestionarea fişierelor şi pentru editare, alături de butoane pentru realizarea rapidă a unor operaţii frecvente, cum ar fi inserarea tabelelor, scrierea pe coloane sau inserarea de elemente grafice.

Bara Formating conţine butoane pentru formatarea textului, alinierea paragrafelor, crearea listelor marcate sau numerotate, identare, construirea chenarelor şi schimbarea fondului sau a culorii scrisului.

10

Rigla

În Word, rigla este afişată îm mod prestabilit, oferindu-se astfel o metodă simplă şi la îndemână pentru controlul marginilor, identării şi tabulatoarelor.

3.1.2. Obţinerea celei mai bune perspective asupra documentului

Orice lucru poate fi privit din mai multe puncte de vedere, iar documentele Word nu fac excepţie de la această regulă. În orice moment, programul vă dă posibilitatea să alegeţi perspectiva cea mai potrivită pentru scopul urmărit - viteza de editare, previzualizarea, organizarea documentului etc. Astfel, pentru editarea documentului şi pentru navigarea în cadrul acestuia aveţi la dispoziţie 4 moduri de afişare: Normal, Web Layout, Print Layout şi Outline (în Word XP). Cea mai rapidă metodă de alegere a modului de afişare este să executaţi clic pe butonul corespuntător modului respectiv; aceste butoane se găsesc la capătul din stânga al barei orizontale de derulare, la baza ecranului.

Modul de afişare Normal

Modul de afişare Normal este în Word modul prestabilit şi reprezintă un compromis între acurateţea de reprezentare şi viteză. În acest mod de afişare, documentul apare aproximativ în aceeaşi formă în care se va obţine prin tipărire, cu unele excepţii care nu sunt lipsite de importanţă. De exemplu, în acest mod de afişare nu veţi putea vedea imaginile importante, iar dacă veţi încerca să utilizaţi instrumentele de desenare din Word se va face automat comutarea în modul Print Layout (Page Layout). De asemenea, chiar dacă textul documentului vostru este dispus pe mai multe coloane, în acest mod textul respectiv va fi afişat pe o singură coloană.

11

Modul de afişare Print Layout (Page Layout)

În modul de afişare Print Layout documentul apare exact aşa cum va rezulta în urma tipăririi, cu anteturile, notele de subsol, imaginile, coloanele şi celelalte elemente la locurile lor. Acest mod de afişare este însă mai lent, deoarece programul Word, sistemul Windows şi calculatorul trebuie să muncească mai mult pentru a afişa toate aceste elemente.

Modul de afişare Web Layout (Online Layout)

Acest mod de afişare este un element nou, introdus pentru prima oară în Word 97 (Page Layout), al cărui scop este ca, în loc să reproducă fidel modul în care textul va apărea la imprimantă, să îl facă mai uşor de citit pe ecran. De exemplu, în acest mod textul este aranjat pe linii astfel încât să nu depăşească marginile ecranului, iar dacă aţi folosit caractere mai mici de 12 puncte tipografice acestea sunt mărite astfel încât să apară pe ecran la fel ca nişte caractere de 12 puncte. De esemenea, modul acesta de afişare activează harta documentului (Document Map).

Document Map. Dacă documentul vostru conţine elemente care pot fi folosite de Word ca nişte marcaje sau "pietre de hotar", vă veţi putea vedea simultan atât textul din componenţa documentului, cât şi harta acestuia. Dacă executaţi clic pe un element al hărţii, vă veţi deplasa în poziţia respectivă în text - exect aşa cun se întâmplă când executaţi clic pe o hiperlegătură într-o pagină Web.

Modul de afişare Outline

Modul Outline afişează structura documentului, astfel încât să puteţi vizualiza (şi modifica) rapid modul în care acesta este organizat. Ca să observaţi diferenţa între acest mod şi celelalte, este necesar să folosiţi în cadrul documentului stilurile predefinite pentru titluri sau niveluri de structurare, făcând astfel distincţie între diferite niveluri ale textului. Folosirea acestor caracteristici vă oferă un control foarte bun asupra documentului, pe care nu îl puteţi obţine într-o altă manieră.

3.1.3. Mărirea zonei de interes

În mod prestabilit, Word afişează textul în mărime naturală în modul Normal: 100%. Uneori, veţi dori să schimbaţi această scară, de exemplu, spre a vedea mai bine un detaliu al unui desen veţi folosi o scară de 200%, iar pentru a vedea toată pagina în modul Page Layout veţi alege o scară de 50% sau chiar mai puţin. În Word, aceste schimbări de scară se realizează prin intermediul casetei cu listă derulantă Zoom, aflată în bara cu instrumente Standard.

12

Dacă executaţi clic pe săgeata din dreapta casetei Zoom, veţi putea alege unul dintre factorii de scară predefiniţi: 10%, 25%, 50%, 75%, 100%, 150%, 200%, 500%, sau opţiunea Page Width, care asigură un factor de scară astfel încât pe orizontală textul să nu depăşească marginile ecranului. Uneori, se pot ivi situaţii în care să doriţi utilizarea unui factor de scară care nu este inclus în listă. De exemplu, mulţi utilizatori consideră că documentele lor sunt mai uşor de editat dacă textul este mărit cu 110% sau 120%. Pentru a specifica un factor de scară foarte exact, executaţi clic în interiorul casetei Zoom şi introduceţi acolo valoarea dorită. Va fi acceptată orice valoare întreagă între 10% şi 500%.

3.1.4. Bara de stare

În multe cazuri veţi dori să ştiţi exact unde vă aflaţi - atât în cadrul documentului, cât şi în cadrul paginii curente; aceste informaţii sunt utile mai ales în modul de afişare Normal, în care poziţia în pagină nu este întotdeauna evidentă. Aceste informaţii - alături de altele - pot fi obţinute prin intermediul barei de stare (Status Bar), care se găseşte la baza ecranului Word, chiar deasupra barei de task-uri a sistemului Windows.

O imagine care reprezintă bara de stare copiată din Web este următoarea:

Poziţia curentă

Informaţia de poziţie afişată în bara de stare vă spune în ce pagină şi în ce secţiune vă aflaţi în cadrul documentului şi vă precizează numărul total de pagini din cadrul acestuia. Dacă documentul are mai multe secţiuni şi dacă aţi instruit programul să numeroteze separat fiecare secţiune în parte, pornind mereu de la 1, atunci în bara de stare se va afişa atât numărul de pagină valabil în cadrul secţiunii respective, cât şi numărul de pagină corespunzător în cadrul documentului în ansamblu. În plus, informaţia de poziţie vă spune şi care este poziţia exactă în pagină. Poziţia pe verticală este exprimată în inci şi ca număr de linii, iar poziţia pe orizontală este dată în coloane. fiecărui caracter din cadrul liniei respective de text corespunzându-i o coloană.

13

Modul curent

În majoritatea timpului veţi lucra probabil în modul Word standard de editare, dar unele operaţii necesită lucrul în alte moduri. De exemplu, atunci când îi solicitaţi programului să ţină evidenţa modificărilor pe care le faceţi în cadrul documentului vă veţi afla modul Track Changes. Toate modurile active sunt afişate în bare de stare; modurile inactive sunt afişate estompat. La capătul din stânga al barei de stare se află pictograma animată Spelling and Grammar Status. Atunci când această pictogramă reprezintă un creion care scrie într-un caiet, programul Word se ocupă cu preluarea şi afişarea pe ecran a caracterelor tastate de dumneavoastră. Dacă luaţi o scurtă pauză, pictograma se va schimba, prezentând un caiet marcat cu un X ruşu; asta înseamnă că în momentul respectiv programul verifică ortografic şi gramatical textul pe care l-aţi introdus.

3.1.5. Utilizarea meniurilor imediate (contextuale)

Programul Word vă pune la dispoziţie o serie de meniuri imediate, care grupează opţiunile de care este cel mai probabil că veţi avea nevoie pentru editarea documentului. Conţinutul acestor meniuri depinde în mod direct de operaţia în cursul căreia vă aflaţi. De exemplu, dacă aţi selectat un text, meniul imediat va include opţiuni de tăiere, copiere şi lipire, sau opţiuni de formatare a textului. Pe de altă parte, dacă lucraţi într-un tabel atunci meniul va conţine opţiuni pentru inserarea de linii, ştergerea unor celule sau formatare a chenarului pentru tabelul respectiv.

14

§3.2. Bazele editării 3.2.1. Prezentare generală

Pentru a introduce text într-un document nou sau existent, trebuie doar să-l tastaţi în fereastra de editare. Dacă textul nu apare pe ecran, asiguraţi-vă că Word este aplicaţia activă, executând clic oriunde în fereastra acestui program. În poziţia din document în care va apărea textul introdus este afişată intermitent o linie verticală care poartă numele de punct de inserare. Pe măsură ce introduceţi textul, cuvintele vor fi plasate în stânga punctului de inserare, acesta deplasându-se către dreapta. Pentru a muta punctul de inserare în alta poziţie, executaţi clic în orice alt punct al ferestrei de editare.

3.2.2. Selectarea textului

În Word, textul poate fi manipulat în foarte multe moduri, dar înainte de orice va trebui să îl selectaţi. Pentru aceasta, aveţi la îndemână mai multe metode.

• Selectarea textului cu mouse-ul. Cea mai simplă metodă de selectare a textului face apel la mouse: executaţi clic în punctul din care doriţi să începeţi selectarea textului, apoi trageţi mouse-ul până la sfârşitul acestuia şi eliberaţi butonul. Operaţia de tragere a mouse-ului se poate face în orice direcţie; dacă vă deplasaţi pe orizontală, veţi selecta textul de pe aceeaşi linie. Dacă trageţi mouse-ul în sus sau în jos, veţi putea selecta mai multe linii de text. Acest mod de selectare este foarte simplu şi se recomandă în special atunci când textul care trebuie selectat nu are nişte graniţe naturale - de exemplu, atunci când selectaţi un text care face parte din paragrafe diferite sau mai multe cuvinte consecutive. Dacă aveţi însă de selectat un element de text cum ar fi un cuvânt, o linie, o frază, un paragraf sau întregul document, există şi alternative mai rapide.

• Selectarea rapidă a textului cu mouse-ul. Pentru a selecta un cuvânt, executaţi dublu clic pe el; pentru a selecta paragraful curent, executaţi triplu clic pe el. Dacă doriţi să selectaţi linia curentă, executaţi clic la marginea din stânga a ecranului, în afara marginilor (când veţi ajunge în poziţia corectă, indicatorul mouse-ului va avea vârful îndreptat către text). Apoi, veţi putea extinde selecţia asupra mai multor linii de text prin tragerea mouse-ului în sus sau în jos.

• Selectarea textului cu ajutorul tastaturii. De multe ori, cea mai simplă metodă de a selecta cu precizie un bloc de text este folosirea unor combinaţii de taste. Dacă doriţi să ştiţi aceste combinaţii de taste, discutaţi cu instructorul pentru a vă furniza un tabel.

3.2.3. Tăierea, copierea şi lipirea

Elementul cheie al procesării de text - şi principala îmbunătăţire faţă de vechile maşini de scris - îl constituie uşurinţa cu care puteţi realiza aceste operaţii: tăiere (cut), copiere (copy) şi lipire (paste). În Word puteţi muta textul oricum doriţi, până când veţi fi pe deplin mulţumit atât de conţinut, cât şi de modul în care acesta este organizat. Pentru a tăia, copia sau lipi un text (sau un alt element al documentului, de exemplu, o imagine), trebuie ca mai întâi să îl selectaţi. După selectare, puteţi utiliza una din comenzile cu mouse-ul, din meniu sau de la tastatură, care sunt prezentate în tabelul următor:

Operaţia Opţiunea din meniu Combinaţia de taste Buton din bara Standard

Tăiere Edit, Cut Ctrl+X Copiere Edit, Copy Crtl+C Lipire Edit, Paste Crtl+V

15

3.2.4. Când trebuie folosită procedura de tragere şi plasare

În realitate, atunci când dorim să mutăm ceva nu procedăm prin tăiere şi lipire, ci luăm pur şi simplu obiectul şi îl aşezăm în noua poziţie. Acelaşi lucru se poate face în Word prin intermediul procedurii de tragere şi plasare (drag-and-drop). Selectaţi textul pe care doriţi să îl mutaţi, apoi executaţi clic stânga în zona evidenţiată şi trageţi textul respectiv în punctul în care doriţi să apară.

Sfat: În Word, atunci când executaţi un clic dreapta şi trageţi textul într-o nouă poziţie se va afişa un meniu imediat care vă solicită să precizaţi dacă doriţi să mutaţi, să copiaţi sau să creaţi o hiperlegătură pentru textul respectiv. Pentru copierea textului, această metodă este mai rapidă şi chiar mai intuitivă decât utilizarea butonului Copy din bara cu instrumente Standard.

Operaţiile de tăiere, copiere şi lipire se pot realiza atât în cadrul aceluiaşi document Word, cât şi între documente diferite deschise în cadrul programului - prin intermediul meniului Window. De asemenea, puteţi tăia, copia sau lipi şi în alte programe Windows, de exemplu, aţi putea copia o foaie de date dintr-un raport Excel într-un raport de activitate creat în Word.

3.2.5. Utilizarea facilităţilor Word de anulare a operaţiilor şi revenire asupra anulării

Utilizând toate aceste facilităţi - tăiere, lipire, tragere şi plasare - puteţi face şi destul de multe greşeli. De aceea, este utililă comanda Undo. Această comandă anulează efectul unei acţiuni şi readuce documentul la starea anterioară efectuării acţiunii respective. Facilitatea de Undo din Word stochează nu una, ci 100 de acţiuni, aşa că aveţi destul timp să vă daţi seama că aţi făcut o greşeală. Undo poate fi invocat în mai multe moduri. Dintre acestea, combinaţia de taste Ctrl+Z şi selectarea opţiunii Edit, Undo anulează efectul ultimei acţiuni; la fel funcţionează şi butonul din bara Standard. Dacă doriţi totuşi să anulaţi efectul mai multor acţiuni, va trebui să folosiţi butonul din bara Standard:

1. Executaţi clic pe săgeata de derulare de lângă butonul Undo din bara de instrumente. Se va afişa o listă cu cele mai recente acţiuni efectuate.

2. Selectaţi începând din vârful listei în jos acţiunile pe care doriţi să le anulaţi. (Nu se pot alege acţiuni pe sărite; trebuie să anulăm acţiunile secvenţial, în ordinea inversă a execuţiei.)

Atenţie: Una dintre cele mai importante acţiuni pe care Undo nu le poate anula este salvarea fişierului. Atunci când salvaţi un document pestea vechea versiune, vechiul document este pierdut pentru totdeauna.

3.2.6. Salvarea documentelor

După ce s-au trecut în revistă câteva operaţii elementare pentru editarea documentelor, să vedem cum trebuie să procedăm pentru a le salva. Îm majoritatea cazurilor, vom dori să salvăm un document deja existent în locaţia iniţială, iar Word ne pune la dispoziţie 3 metode rapide de realizare a acestui tip de salvare. În acest scop, puteţi executa clic pe butonul Save din bara Standard, să folosiţi combinaţia de taste Ctrl+S sau să selectaţi din meniu opţiunea File, Save. Sunt însă şi situaţii în care veţi dori să faceţi unele modificări în modul de salvare a fişierului. În particular, uneori veţi dori să salvaţi un fişier într-o altă locaţie, pe calculator sau în reţea. Alteori veţi salva fişierul într-un alt format, pentru a putea fi folosit de către alţi utilizatori, care rulează alte programe decât Word. Pentru a afişa această casetă de dialog, selectaţi din meniu opţiunea File, Save As.

16

Caseta de dialog Save As

De asemenea, caseta de dialog Save As este afişată şi atunci când efectuaţi prima salvare a fişierului, deoarece trebuie să specificaţi cu acest prilej locaţia şi tipul fişierului. În mod prestabilit, programul Word se aşteaptă să salvaţi fişierele în dosarul My Documents şi inserează în caseta de text File Name primul cuvânt sau prima propoziţie din document, presupunând că acesta este titlul documentului. Dacă aceste presupuneri sunt corecte, tot ce aveţi de făcut este să executaţi clic pe butonul Save, dacă nu, numim noi documentul.

3.2.7. Regăsirea documentelor

Pentru a regăsi şi deschide orice document salvat anterior, aveţi la îndemână mai multe metode: executaţi clic pe butonul Open din bara Standard de instrumente, combinaţia de taste Ctrl+O sau selectarea din meniu a comenzii File, Open. Utilizarea oricăreia dintre aceste metode va avea ca efect deschiderea casetei de dialog Open.

17

Caseta de dialog Open

După ce aţi deschis această casetă de dialog, puteţi să parcurgeţi lista de discuri şi dosare; selectaţi fişierul pe care doriţi să-l deschideţi, apoi clic pe butonul Open. În mod implicit, Word va afişa în caseta de dialog Open numai fişierele cu extensia .DOC, care se presupune că sunt fişiere Word. Dacă nu găsiţi un fişier acolo unde vă aşteptaţi să fie, e posibil ca el să aibă altă extensie. Pentru a afla dacă aşa stau lucrurile, executaţi clic în caseta cu lista derulantă Files of type: şi selectaţi opţiunea All Files(*.*). Programul va afişa acum nu doar fişierele cu extensia .DOC, ci toate fişierele din dosarul respectiv. Dacă ştiţi de la început care este extensia fişierului pe care doriţi să-l deschideţi, puteţi alege să afişaţi doar fişierele de tipul respectiv. Dacă fişierul are o extensie necunoscută de Word, cum este .WPS pentru fişierele Microsoft Works, puteţi selecta extensia respectivă din caseta cu listă derulantă File of type. În caz contrar, introduceţi extensia respectivă în caseta File name, utilizând caracterul generic *. De exemplu, pentru a afişa toate fişierele cu extensia RPT, tastaţi *.RPT.

3.2.8. Căutarea documentelor

Până acum am presupus de fiecare dată că ştim numele, cât şi poziţia fişierului pe care dorim să-l deschidem. În practică, lucrurile nu stau totdeauna aşa. De câte ori nu v-aţi pus întrebări de genul: "Unde am pus fişierul acela ?" sau "Ce nume i-am dat ?". Special pentru aceste situaţii, Word vă pune la dispoziţie un instrument foarte puternic de căutare a fişierelor, care este complet integrat în caseta de dialog Open.

Efectuarea unei căutări simple.

Aşa cum am văzut deja, vă puteţi folosi de caseta File of type din cadrul de dialog Open pentru a instrui programul să caute toate fişierele de un anumit tip care se află în dosarul curent. De exemplu, dacă doriţi să căutaţi toate fişierele dintr-un dosar care conţin un anumit text, trebuie să introduceţi textul respectiv în caseta de text Search text: şi să execuatţi clic pe butonul Search. Pentru a căuta o expresie (un anumit grup de cuvinte), încadraţi expresia respectivă între ghilimele.

18

Fereastra de mai sus prezintă şi alte facilităţi. Descoperiţi-le singuri !

19

§3.3. - Tehnici de formatare 3.3.1. Utilizarea şa

ent care include informaţii, elemente de formatare şi alte elemente utilizate în tipuri particulare de documente. Dacă nu specificaţi altceva, toate documentele noi,

bloanelor Word

Un şablon (template) este un model de docum

create cu Word, folosesc şablonul Blank Document. Programul Word vă oferă alte câteva şabloane pe care le puteţi folosi aşa cum sunt, sau le puteţi modifica. De asemenea, puteţi să creaţi propriile voastre şabloane.

În timpul procesului de instalare a aplicaţiei MS Word, şabloanele vor fi copiate în subdosarul Templates care se găseşte în dosarul Microsoft Office, Program Files de pa hard disk-ul vostru.

. 2. Verificaţi dacă sunt afişate ambele riglete (dacă nu sunt afişate, selectaţi opţiunea Ruler din

terele netipăribile (dacă nu sunt afişate, executaţi

Pentru a previzualiza aceste dosare, urmaţi paşii:

1. Lansaţi în execuţie programul Word

meniul View) şi dacă sunt afişate caracclic pe butonul Show/Hide).

3. Alegeţi opţiunea New din meniul File pentru a deschide caseta de dialog din figura următoare

20

(în Word XP), casetă care conţine mai multe secţiuni. Programul Word împarte şabloanele pe categorii, în secţiuni diferite.

4. Executaţi clic pe eticheta Publications şi apoi un clic pe Brochure pentru a o evidenţia. Caseta Preview din partea dreaptă a casetei de dialog afişează o imagine a documentului creat cu şablonul selectat.

5. Executaţi clic pe rând pe mai multe şabloane din secţiunea Publications şi apoi comutaţi şi în alte secţiuni. După cum puteţi constata atât după nume cât şi după imaginile afişate în caseta Preview, şabloanele reprezintă foarte multe tipuri de documente de afaceri.

6. Când sunteţi gata, selectaţi din secţiunea Memos şablonul Professional Memo şi apoi apăsaţi butonul OK. Word va trece în modul de afişare Print Layout View şi va afişa pe ecran formularul scrisorii de afaceri, aşa cum se vede în figură:

21

După cum se vede în figură, toate elementele comune ale unei scrisori de afaceri au fost înlocuite cu marcaje de rezervare încadrate între paranteze pătrate.

Crearea şabloanelor personalizate

Puteţi să salvaţi orice document ca pe un şablon, ca să-l folosiţi ulterior. Din meniul File, Save As şi în dreapta casetei Save As Type executaţi clic pe săgeata în jos şi selectaţi din listă opţiunea Document Template. Word afişează conţinutul subdosarului Template. Executaţi dublu clic pe dosarul în care vreţi să stocaţi noul şablon. Atribuiţi-i un nume în caseta de editare File name: şi executaţi clic pe butonul Save. Dacă vreţi să folosiţi noul şablon, executaţi clic pe opţiunea New din meniul File şi selectaţi şablonul în acelaşi mod în care aţi fi selectat orice alt şablon Word. Documentele tip şablon sunt fişiere cu extensia .dot.

Copierea modurilor de formatare Dacă vreţi să utilizaţi pentru un bloc de text un mod de formatare pe care l-aţi mai aplicat şi în alt document, puteţi să copiaţi formatarea printr-o procedură simplă, care necesită doar 3 paşi: selectaţi textul a cărui formatare vreţi să o copiaţi, executaţi clic pe butonul Format Painter de pe bara cu instrumente Standard şi apoi selectaţi textul pe care vreţi să-l formataţi. Programul Word va duplica formatarea pentru noua zonă selectată.

22

3.3.2. Evidenţierea titlurilor

Mutaţi cursorul de inserare la începutul documentului (Ctrl+Home), selectaţi titlul, executaţi clic pe butonul Center de pe bara cu instrumente de formatare, pentru a centra titlul, schimbaţi fontul titlului cu fontul Tahoma şi fixaţi dimensiunea caracterelor la 16 puncte. Apoi apăsaţi butonul Bold pentru ca titlul să apară cu litere îngroşate (aldine).

3.3.3. Adăugarea chenarelor şi a umbrelor

Pentru a atrage atenţia asupra anumitor paragrafe, puteţi desena linii înainte şi după paragraf, sau la stânga şi la dreapta acestuia, ori puteţi înconjura paragraful cu diferite stiluri de chenare. În continuare vom plasa

23

un chenar în jurul titlului Lucrare de diplomă dintr-un document conform figurii de mai jos:

Urmăriţi următorii paşi:

1. Având titlul selectat, alegeţi din meniul Format opţiunea Borders and Shading pentru a afişa caseta de dialog următoare sau din bara cu instrumente de formatare alegeţi butonul cu setarea chenarelor (Word XP) ca în figura de mai sus.

2. În această casetă se pot alege stilul de linie folosită pentru chenar, culoarea şi grosimea liniei, tipuri de chenare: gen cutie (box), cu umbră dreapta, în relief etc. Adăugarea sau ştergerea unei linii de chenar se aplică în zona Preview prin clic pe marginea secţiunii sau folosim cele 4 butoane din jurul ferestrei de previzualizare.

3. Executaţi clic pe pictograma Box din grupul de pictograme Setting. Word afişează în partea dreaptă a casetei de dialog o imagine a

acestui tip de formatare.

4. Executaţi clic pe eticheta Shading. În secţiunea Fill executaţi clic pe Gray-25% pentru a unple caseta care înconjoară titlul cu un fond gri deschis. Apoi executaţi clic pe OK.

5. Executaţi clic oriunde în fereastra documentului pentru a anula evidenţierea titlului.

3.3.4. Împărţirea documentului pe mai multe coloane

Buletinele de informaţii şi pliantele de prezentare a unei companii necesită adeseori scrierea pe mai multe coloane, la fel ca ziarele sau unele reviste. Această aranjare dă o mai mare flexibilitate la aşezarea elementelor în pagină şi de multe ori o viziune asupra documentului mai interesantă decât în cazul aranjării pe o singură coloană. Cu Word formatarea pe mai multe coloane a întregului document este o operaţie simplă.

24

Selectaţi tot textul sau o parte din el şi executaţi clic pe butonul Columns de pe bara cu instrumente Standard, apoi alegeţi numărul dorit de coloane.

3.3.5. Crearea anteturilor şi a notelor de subsol

În mod obişnuit, se adaugă un antet sau un subsol la documente mai lungi de o pagină. Aceasta nu este o regulă, pentru că, dacă documentul are o singură pagină, şi acesteia i se pot adăuga un antet şi/sau un subsol.

Anteturile apar în extremitatea superioară a paginii, iar subsolurile la cea inferioară. Cu Word avem la dispoziţie mai multe opţiuni pentru anteturi şi subsoluri. De exemplu, putem crea anteturi şi subsoluri identice pentru fiecare pagină, sau un antet şi un subsol diferit pentru prima pagină, ori anteturi şi subsoluri diferite pentru paginile din stânga (paginile pare) faţă de paginile din dreapta (paginile impare) sau anteturi şi subsoluri specifice pentru fiecare secţiune a documentului.

Secţiunile documetului

Atunci când aplicăm diferite formatări numai în anumite zone ale documentului (ca de exemplu schimbarea numărului de coloane sau schimbarea dimensiunilor pentru marginile paginii), Word delimitează începutul şi sfârşitul acestor zone cu marcaje de întrerupere de secţiune. De asemenea, putem să inserăm marcaje manuale de întrerupere de secţiune, astfel: alegem din meniul Insert opţiunea Break, selectăm una dintre opţiunile din zona Section break types a casetei de dialog Break şi apoi executăm clic pe OK.

25

Noua secţiune poate să înceapă pe pagina următoare, poate continua imediat după secţiunea anterioară, poate să înceapă pe pagina pară sau pe pagină impară.

Să presupunem că vrem să apară acelaşi antet pe toate paginile documentului, mai puţin pe prima pagină. Aceasta înseamnă că vom avea în cadrul documentului câteva pagini.

Adăugarea antetului

1. Din meniul View alegeţi opţiunea Header and Footer. Word afişează estompat textul documentului, delimitează printr-un chenar punctat spaţiul în care va apărea antetul, şi afişează bara mobilă cu instrumente Header and Footer ca în figura următoare:

2. Executaţi clic pe butonul Page Setup de pe bara Header and Footer pentru a afişa secţiunea Layout din caseta de dialog Page Setup:

26

3. În zona Header and footers selectaţi opţiunea Different first page şi executaţi clic pe OK. Word modifică denumirea antetului şi puteţi citi First Page Header - Section 1.

4. Vom părăsi acum antetul pentru prima pagină, care este goală, aşa că executăm clic pe butonul Show Next de pe bara cu instrumente Header and Footer pentru a ne deplasa la pagina următoare. Cu această pagină începe secţiunea 2.

5. Executaţi clic pe butonul Same as Previous pentru a dezactiva această opţiune, şi ca să arătaţi programului Word că vreţi ca acest antet să fie diferit faţă de primul.

6. Introduceţi textul antetului. Dacă doriţi ca numărul de pagină să apară din acest loc, aranjaţi estetic cuvântul Pagina: eventual în partea stângă a antetului şi apoi executaţi clic pe butonul Insert Page Number.

7. Selectaţi tot antetul, executaţi clic pe butoanele de formatare din barele cu instrumente Standard şi Formating şi daţi-i un aspect plăcut.

8. Pentru a reveni în cadrul documentului, apăsaţi pe butonul Close de pe bara cu instrumente Header and Footer.

Adăugarea notelor de subsol

În notele de subsol sunt menţionate de obicei sursele documentului sau sunt furnizate informaţii suplimentare în legătură cu subiectul în cauză, atunci când includerea lor în cadrul textului principal ar distrage prea mult atenţia cititorului. Pentru a adăuga note de subsol, executaţi un clic după cuvântul la care doriţi să fie plasat marcajul pentru notă. Apoi alegeţi din meniul Insert opţiunea Reference (în Word XP) pentru a deschide caseta de dialog Footnote and Endnote:

27

În mod prestabilit, Word numerotează automat notele de subsol şi le plasează în partea inferioară a paginii. (Executaţi clic pe opţiunea Endnote dacă vreţi ca nota la care vă referiţi să apară la sfârşitul documentului, şi nu la subsolul paginii.) Pentru a schimba locul în care sunt plasate notele de subsol şi notele de sfârşit, formatul numerelor sau opţiunile privind numerotarea notelor, executaţi clic pe butonul Options în caseta de dialog Footnote and Endnote şi faceţi modificările dorite.

28

§3.4. - Noţiuni avansate Tabelele sunt instrumente foarte puternice. În documentele Word, ele pot fi folosite pentru prezentarea informaţiilor într-o formă matriceală, dar le puteţi folosi şi pentru aranjarea informaţiilor în cadrul unor pagini de Web.

3.4.1 Draw Table

Noul instrument Draw Table (trasare tabel) vă permite să trasaţi "cu mâna liberă". În timp ce trasaţi tabelul, Word se asigură că liniile pe care le trageţi sunt drepte şi egale între ele. Acest instrument este foarte eficient atunci când doriţi să creaţi tabele cu coloane sau linii inagale.

Procedura de trasare a unui tabel cu Draw Table este următoarea:

1. Executaţi clic pe butonul Tables and Borders din bara Standard. Dacă este necesar, Word va comuta în modul de afişare Page Layout, după care va afişa bara cu instrumente Tables and Borders. Până la crearea unui tablel, majoritatea instrumentelor din această bară sunt inactive (afişate cu gri închis).

2. Plasaţi indicatorul mouse-ului în locul din document în care doriţi să trasaţi tabelul. Indicatorul va lua forma unui creion.

3. Trageţi indicatorul mouse-ului în jos şi spre dreapta, până când chenarul care apare are aproximativ dimensiunile tabelului pe care doriţi să-l creaţi.

4. De îndată ce veţi elibera butonul mouse-ului, punctul de inserare va aoprea în interiorul tabelului, care deocamdată arată ca un dreptunghi. La început, tabelul se compune dintr-o singură celulă (cell) - intersecţia dintre o linie şi o coloană. Pentru a crea mai multe celule, care să formeze linii şi coloane, puteţi desena în interiorul celulei iniţiale linii suplimentare.

29

3.4.2. CREAREA DE LINII ŞI COLOANE EGALE

Dacă preferaţi, la crearea tabelului puteţi specifica direct numărul de linii şi coloane. Plasaţi punctul de inserare în locul din document în care doriţi să apară tabelul şi selectaţi din meniul Table Insert, Table. Se va afişa caseta de dialog Insert Table.

30

După ce aţi precizat numărul dorit de linii şi coloane, alegeţi OK. Word va insera în documentul vostru un tabel care respectă specificaţiile pe care le-aţi făcut.

Ca o alternativă, puteţi să execuatţi clic pe butonul Insert Table din bara Standard; se va afişa o grilă în care trebuie să selectaţi atâtea linii şi coloane câte doriţi să aibă tabelul. În Word XP, apăsarea acestui buton declanşează caseta de dialog prezentată mai sus.

3.4.3. EDITAREA TABELELOR

Arareori, se întâmplă ca cineva să creeze din prima încercare exact tabelul de care are nevoie. Editarea tabelului presupune 2 activităţi distincte: schimbarea structurii tabelului şi modificarea informaţiilor conţinute în tabel. Pentru a modifica structura tabelului puteţi să contopiţi şi să divizaţi celule, să adăugaţi şi să ştergeţi celule, linii sau coloane şi să modificaţi dimensiunea liniilor şi a coloanelor. În schimb, pentru a modifica informaţiile cuprinse în tabel va trebui să ştiţi să navigaţi în cadrul acestuia şi să selectaţi text. În plus, există câteva tehnici speciale pentru folosirea într-un tabel a operaţiilor de tăiere şi lipire.

3.4.3.1. Selectarea celulelor, liniilor şi coloanelor

Pentru a putea face modificări în structura unui tabel, va trebui să ştiţi cum să selectaţi elemente ale acestuia. Cea mai simplă metodă de selectare a unor elemente de tabel (coloane, linii sau celule) foloseşte mouse-ul. Pentru a selecta o coloană, plasaţi indicatorul mouse-ului deasupra coloanei respective şi executaţi clic atunci când acesta ia forma unei săgeţi negre cu vârful în jos. Pentru a selecta o linie, plasaţi indicatorul mouse-ului dincolo de capătul din stânga al liniei respective şi executaţi clic atunci când acesta ia forma unei săgeţi albe îndreptate spre dreapta sus. Dacă doriţi să selectaţi o celulă (intersecţia unei linii cu o coloană), plasaţi indicatorul mouse-ului peste latura din stânga a chenarului acesteia şi executaţi clic atunci când indicatorul ia forma unei săgeţi albe cu vârful spre dreapta sus (aceeaşi săgeată pe care o folosiţi pentru selectarea liniilor). Pentru a selecta mai multe celule, dar nu întreaga linie, aliniaţi mouse-ul ca pentru selectarea primei celule, fără să executaţi clic, şi trageţi-l de-a lungul celulei, către celula următoare.

31

3.4.3.2. Contopirea şi divizarea celulelor

Când trasăm un tabel cu Draw Table, acesta constă în prima fază dintr-o singură celulă, mare cât tabelul. Pentru a crea mai multe celule, dispuse pe linii şi coloane, trebuie să divizaţi celula iniţială. De asemenea, uneori veţi fi în situaţia de a diviza o celulă dintr-un tabel pe care l-aţi trasat manual; procedura este aceeaşi.

Executaţi clic pe butonul Split Cells din bara Tables and Borders. Word va afişa caseta de dialog următoare:

Furnizaţi numărul aproximativ de linii şi coloane pentru tabel - oricum veţi putea să adăugaţi sau să ştergeţi linii şi coloane mai târziu. După ce selectaţi OK, programul va împărţi în mod egal tabelul în linii şi coloane conform celor specificate, iar celulele tabelului vor fi selectate.

Pentru a crea un tabel cu linii şi coloane inegale, puteţi contopi celulele ştergând liniile de chenar ale unor linii sau coloane. Trageţi indicatorul în formă de gumă de şters peste linia de chenar pe care doriţi să o ştergeţi. Word va selecta linia respectivă de chenar, iar când veţi elibera butonul mouse-ului ea va fi ştearsă din tabel.

Dacă preferaţi să lucraţi cu comenzile din meniu, veţi găsi în meniul Table două comenzi: Merge Cells şi Split Cells. Ca să puteţi folosi comanda Merge Cells, trebuie să selectaţi mai întâi celulele pe care doriţi să le contopiţi. Dacă doriţi, puteţi să selectaţi şi celulele pe care le divizaţi - dar nu este obligatoriu. Dacă selectaţi comanda Split Cells se va deschide caseta de dialog cu acelaşi nume, în care trebuie să specificaţi numărul de linii şi de coloane care doriţi să se creeze prin divizarea celulei.

3.4.3.3. Inserarea şi ştergerea celulelor, liniilor şi coloanelor

Un tabel este greu să fie structurat corect de la bun început. Adesea apar situaţii în care aveţi nevoie de încă o linie, sau trebuie să ştergeţi o coloană. Pentru a insera în tabel o linie, plasaţi punctul de inserare în linia în care doriţi să fie plasată linia nouă, apoi executaţi clic pe butonul Insert Row sau selectaţi din meniu Table, Insert, Rows Above (Rows Below), în funcţie de scopul propus: inserare de linie înaintea liniei selectate sau după.

32

Pentru a şterge celule din tabel, selectaţi celulele respective (dacă este vorba despre o singură celulă, plasaţi punctul de inserare în ea; pentru un grup de celule, selectaţi întregul grup) şi apelaţi comanda Table, Delete, Cells.

Se va afişa o casetă de dialog prin care vi se cere să precizaţi cum doriţi să fie ajustat tabelul după ştergerea celulelor respective:

33

Aveţi grijă: dacă ştergeţi o singură celulă sau mai puţine celule decât au celelalte linii sau coloane ale tabelului, puteţi obţine un tabel cu margini neregulate.

Pentru a şterge o linie sau o coloană, selectaţi-o şi apelaţi comada Table, Delete Rows sau Table, Delete Columns.

3.4.3.4. Controlul dimensiunilor liniilor şi coloanelor

Uneori veţi dori să măriţi sau să micşoraţi lăţimea unei coloane, să schimbaţi înălţimea unei linii sau să distribuiţi în mod egal spaţiul între nişte coloane care au lăţimi diferite.

Cea mai simplă metodă de modificare a dimensiunii unei linii sau coloane este să trageţi linia ei de chenar în noua poziţie sau să trageţi marcajul de linie sau coloană în lungul riglei. Marcajul de coloană (Table Column) arată ca un mic pătrăţel gri, care conţine o grilă, iar marcajul de linie (Table Row) este un dreptunghi îngust de culoare gri ănchis. Dacă trageţi chenarul din dreapta sau marcajul de coloană spre dreapta, lăţimea coloanei se va mări, iar dacă trageţi chenarul sau marcajul spre stânga, coloana îşi va reduce dimensiunile. La fel, trăgând chenarul de sus sau marcajul unei linii în sus veţi mări înălţimea liniei, iar dacă le veţi trage în jos o veţi micşora. Atunci când trageţi un chenar de linie sau de coloană, indicatorul mouse-ului ia forma unei bare cu două săgeţi. Pentru a vizualiza pe riglă dimensiunea exectă a liniei sau coloanei, menţineţi apăsată tasta Alt în timpul operaţiei de tragere.

3.4.3.5. Introducerea de text şi navigarea în cadrul tabelului

Imediat după ce aţi creat un tabel, Word plasează punctul de inserare în colţul din stânga sus al acestuia. Pentru a introduce informaţii în tabel, trebuie să le tastăm. Pe măsură ce introduceţi text într-o celulă, dacă este cazul programul îl aranjează automat pe mai multe linii, ajustând corespunzător şi înălţimea celulei respective. Dacă apăsaţi tasta Enter, veţi trece la linie nouă în cadrul aceleiaşi celule.

Pentru a muta punctul de inserare ăntr-o altă celulă, puteţi să executaţi clic în celula respectivă. Dacă doriţi să treceţi în celula următoare, apăsaţi tasta Tab. Combinaţia de taste Shift+Tab vă ajută să vă deplasaţi la celula precedentă. Dacă celula în care vă mutaţi conţine text, acesta va fi selectat în mod automat.

Sfat: Dacă apăsaţi tasta Tab în timp ce punctul de inserare se află în ultima celulă a tabelului (cea din colţul din dreapta jos), veţi adăuga o linie nouă la sfârşitul tabelului.

Apăsarea tastelor săgeţi Left şi Right permite deplasarea caracter cu caracter în cadrul celulei. Dacă punctul de inserare ajunge la ultimul caracter din celulă, apăsarea uneia dintre tastele săgeţi îl va muta în celula următoare. Apăsarea tastelor Up şi Down permite deplasarea de la un rând la altul în cadrul celulei. Dacă punctul de inserare ajunge la primul sau la ultimul rând din celulă, apăsarea uneia dintre tastele săgeţi îl va muta în linia anterioară sau următoare. Combinaţia Alt+Home mută punctul de inserare la începutul liniei curente, iar combinaţia Alt+End la sfârşitul acesteia. Combinaţia Alt+PageUp mută punctul de inserare la începutul coloanei curente, iar combinaţia Alt+PageDown la sfârşitul acesteia.

34

3.4.3.6. Transformarea textelor în tabele

Să presupunem că aţi introdus un material şi după aceea vă decideţi că ar fi mai bine să îl prezentaţi sub formă de tabel. În acest caz, nu este necesar să introduceţi din nou informaţiile respective; le puteţi transforma în tabel. Tot ceea ce trebuie să faceţi este să vă asiguraţi că textul pe care doriţi să-l transformaţi în tabel conţine o serie de marcaje, cum ar fi marcajele de paragraf sau tabulatoarele, pe care Word să le poată folosi ca să-şi dea seama unde începe o coloană nouă.

Procedura de transformare a unui tabel în text este următoarea:

1. Selectaţi tabelul pe care doriţi să îl transformaţi în text. 2. Apelaţi comanda Tables, Convert, Table to Text. Se

va afişa caseta de dialog Convert Table to Text ca în figura alăturată.

3. În caseta Separate text with, selectaţi una dintre următoarele opţiuni: Paragraph marks, Tabs, Commas şi Other. Dacă selectaţi Other, introduceţi şi caracterul pe care doriţi ca programul să îl folosescă atunci când transformă coloanele tabelului în text.

4. Selectaţi OK. Word va transforma tabelul selectat în text, folosind separatorul pe care l-aţi precizat.

3.4.4. EFECTUAREA DE CALCULE ÎN CADRUL TABELELOR

În majoritatea cazurilor, pentru efectuarea unor calcule utilizatorii apelează la Excel. Cu toate acestea, uneori vom crea în Word tabele care conţin numere şi vom dori să efectuăm cu aceste numere unele calcule.

3.4.4.1. Metodă simplă şi rapidă de însumare a unei liste de numere

Cel mai adesea va trebui probabil să însumaţi o coloană de numere. Ori de câte ori plasaţi punctul de inserare într-o celulă care apare la baza unei coloane de numere, Word presupune că doriţi să faceţi suma pe coloana respectivă. Selectaţi Table, Formula; se va afişa caseta de dialog Formula. Executaţi clic pe butonul OK, şi Word va afişa în celula curentă suma coloanei respective.

O metodă rapidă pentru însumarea numerelor dintr-o coloană se efectuează cu ajutorul butonului AutoSum de pe bara cu instrumente Standard.

35

3.4.4.2. Crearea în tabelele Word a altor formule

Deşi cea mai folosită operaţie este însumarea, puteţi crea şi alte formule - care sunt afişate în caseta de dialog Formula. Pentru a crea o formulă, folosiţi caseta cu listă Paste function pentru a alege o formulă. Pentru a specifica modul în care sunt afişate numerele, folosiţi caseta cu listă Number format; de exemplu, puteţi formata un număr astfel încât să includă simbolul dolarului sau să fie afişat ca procent.

36