Procedura Analiza comenzii/contractului

1. SCOP Procedura descrie modul de primire, analiz i aprobare a comenzilor /contractelor i ofertelor de produse/servicii furnizate de ENVICONS CIT, pentru asigurarea c cerinele clientului (implicite sau explicite) sunt clar definite, complete i nelese de ambele pri i c pot fi ndeplinite. Se urmrete meninerea i ctigarea de noi clieni prin furnizarea la timp a produselor solicitate, la calitatea cerut, la preuri competitive, dar care s asigure profitabilitatea entitii. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplic pentru analiza comenzilor / contractelor i analiza ofertelor pentru licitaie, indiferent de obiectul ofertei. 3. TERMINOLOGIE, ABREVIERI Terminologia utilizat este conform SR EN 9001:2000, din care se menioneaz: 3.1.3 produs: rezultat al activitilor sau proceselor. Un produs poate fi material, de exemplu, ansambluri sau materiale procesate sau imaterial, de exemplu, cunotine sau concepte, sau o combinaie a acestora. 3.1.2 proces: ansamblu de resurse i activiti independente care transform datele de intrare n date de ieire; resursele pot include personal, finane, faciliti, echipamente, tehnici i metode. 3.1.3 entitate: ceea ce poate fi descris i luat n considerare n mod individual. De exemplu, o activitate sau un proces, un produs; o organizaie, un sistem sau un proces; sau orice combinaie a acestora. 3.1.4 analiza contractului: activiti sistematice efectuate de furnizori nainte de semnarea contractului pentru a se asigura c sunt definite n mod corespunztor, fr ambiguiti, condiiile referitoare la calitate i c acestea sunt documentate i pot fi ndeplinite de furnizor. 3.1.5 calitate: ansamblu de caracteristici ale unei entiti, care i confer acesteia aptitudinea de a satisface necesiti exprimate i implicite (necesitile sunt de regul transpuse n caracteristici).

3.1.6 condiii referitoare la calitate: exprimare a necesitilor sau transpunerea acestora ntr-un ansamblu de condiii exprimate calitativ sau cantitativ, referitoare la caracteristicile unei entiti, n scopul de a permite realizarea i examinarea acestora. 3.1.7: planul calitii: document care precizeaz practicile, resursele i succesiunea activitilor specifice referitoare la calitate, relevante pentru un anumit produs, proiect sau contract. 3.2 CAP = Comisie de Analiz Permanent = echip de lucru format din conductorii compartimentelor Economic, Tehnic i Informare Tehnologica care analizeaz i asigur corecta i completa definire a condiiilor contractuale (din punct de vedere tehnic, al capabilitii i al eficienei). 4. DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9001 : 2000 5. MSURI PREALABILE: 5.1 REGISTRU DE EVIDEN AL COMENZILOR, formular cod: PS3/01-F1-R0. Servete la nregistrarea comenzilor / contractelor adresate ENVICONS CIT i a modului de soluionare a acestora. Registrul va avea paginile numerotate, pe ultima pagin menionndu-se sub semntur numrul de file. 5.2 FI DE ANALIZ A COMENZII este utilizat pentru nregistrarea tuturor observaiilor privind obiectul comenzii contractului n vederea clarificrii lor cu clientul sau pe plan intern. Se menioneaz tot ce este necesar pentru completa definire a produsului (caracteristici tehnice i de calitate, preuri, termene) elemente care trebuie nelese i acceptate de client i incluse n contract, capabilitatea de execuie, termenele i condiiile de livrare, etc. Se poate menine i sub form de registru. 6. REGULI DE PROCEDUR 6.1 Comanda / Contractul clientului se primete la sediul ENVIOCNS CIT prin delegat, pot sau fax. Comanda este naintat pentru avizare i repartizare Directorului ENVICONS CIT, dup care este nregistrat n registrul de eviden curent al CIT. 6.2 Se analizeaz comanda/contractul, cererea de ofert (a clientului) i se stabilete persoana responsabil realizarea contractului, legtura cu clientul n vederea comunicrii, clarificrii i soluionrii cu acesta a oricror diferene ntre condiiile solicitate i cele ce pot fi oferite (rezultate n urma analizrii comenzii/contractului/ofertei). 6.3 Comanda / contractul clientului sau oferta este nregistrat n REGISTRUL DE EVIDEN A COMENZILOR, formular cod: PS3/01-F1-R0.

6.4 Comanda / contractul clientului sau oferta este analizat de membrii CAP pentru asigurarea c sunt definite, documentate i soluionate orice diferene ntre condiiile cerute de client i cele oferite de furnizor i c exist capabilitatea de a satisface clientul n condiii de eficien maxim pentru centru. Analiza comenzilor/contractelor, ofertelor const n investigarea, discutarea i consemnarea n FIA DE ANALIZ A COMENZII, formular cod: PS3/01-F2-R0. Nota 1: CAP se ntrunete periodic (de dou ori pe sptmn) ori n maximum 48 de ore de la primirea unei comenzi, dac n acest timp nu au loc ntlnirile periodice curente. efii departamentelor de execuie sunt convocai de ctre Directorul General sau Direcotrul CTT AVANMAT, dup caz. Nota 2: Membrii CAP pot utiliza pentru analiz, ca ghid, o list de verificare astfel nct s nu se omit nici un aspect de definire a produsului sau a termenilor de contract. Nota 3: Membrii comisiei vor avea la dispoziie o baz de date care va cuprinde minimum: - Lista de produse/servicii speciale oferite n mod curent - un grafic, reprezentnd ncrcarea cu lucrri a ENVICONS CIT 6.4.1 Analiza aspectelor comerciale: - dac produsul/servicul solicitat este cuprins n Lista de produse/servicii executate anterior i cnd a avut loc ultima livrare - se identific materialele necesare i se verific stocurile existente pentru evaluarea necesarului de aprovizionat (cantiti, furnizori poteniali, preuri i termene de achiziie prezumtive) - orice informaii privind relaiile anterioare cu clientul, volumul tranzaciilor anterioare, starea de bonitate, etc. - se stabilesc modalitile de legtur cu clientul 6.4.2 Analiza aspectelor de execuie (privind capabilitatea realizrii produsului/serviciillor): - dac sunt nelese, clar definite i documentate datele de intrare i ieire ale procesului de execuie - dac este disponibil i complet documentaia de realizare - dac tehnologia transferat este omologat, ori trebuie ntocmite caiete de sarcini i planuri de calitate - dac exist probleme legate de drepturile de proprietate intelectual - dac sunt disponibile resursele tehnice i umane necesare pentru execuie - termenul de execuie - pentru procesele speciale, dac sunt disponibile proceduri de lucru, planuri de calitate. 6.4.3 Analiza aspectelor privind calitatea: - dac exist criterii de acceptare i procedur de recepie - disponibilitatea resurselor tehnice i umane pentru verificarea pe parcurs i finaledocumente de calitate ce nsoesc produsul 6.4.4 Analiza aspectelor financiare i juridice: - dac exist i sunt actuale analizele de pre, evaluarea costurilor realizrii contractului - posibiliti de asigurare a resurselor financiare pentru executarea comenzii (cheltuieli pentru aprovizionarea de materii prime, utiliti, colaborri, etc.)

- condiii i modaliti de plat, avansuri i ealonarea plilor - proceduri de rezolvare a unor probleme aprute ulterior, garanii, ci pentru eventuale modificri ale contractului. 6.5 Se menioneaz n FIA DE ANALIZ A COMENZII orice condiie care trebuie cunoscut de client pentru acceptare. Se asigur: - identificarea clar a produsului/serviciilor pentru cei doi parteneri - cerinele de calitate i de asigurare a calitii - precizarea ntinderii n timp a contractului, ealonarea pe etape a activitilor - stabilirea condiiilor de pre i modalitile de plat - definirea responsabilitilor i obligaiilor pentru realizarea parial sau nerealizarea produsului la termenul i calitatea contractat, etc. Se stabilesc cile de rezolvare a problemelor interne ridicate n legtur cu comanda analizat. Se avizeaz oportunitatea ncheierii contractului prin semntura fiecrui membru al comisiei. 6.6 Se transmit clientului n scris (adres oficial) toate meniunile cuprinse n FIA DE ANALIZ A COMENZII, i se asigur c au fost nelese i acceptate. n caz de divergene se comunic poziia clientului membrilor CAP pentru rezolvare. 6.7 Se asigur c au fost acceptate de ctre client toate diferenele ntre condiiile solicitate i condiiile oferite. Se elaboreaz n trei exemplare Proiectul de contract coninnd toate completrile menionate n FIA DE ANALIZ A COMENZII aferent i se nainteaz pentru aprobare directorului Economic. 6.8 Verific Proiectul de contract i semneaz pentru validarea prevederilor coninute. Responsabiliti: director Economic. 6.9 Analizeaz Proiectul de contract i semneaz pentru aprobarea ncheierii afacerii. Responsabiliti: Director CIT. 6.10 Se transmite clientului n dou exemplare Proiectul de contract, urmrind returnarea unui exemplar aprobat de client. Responsabiliti: Responsabil contract. 6.11 Rspunsul clientului se nregistreaz n REGISTRUL DE EVIDEN A COMENZILOR, formular cod: PS3/01-F1-R0 prin meniunile specifice i n cazul ncheierii contractului se declaneaz programarea i lansarea n execuie. 6.12 n cazul n care oricare dintre pri solicit modificarea contractului, coninutul modificrilor va fi analizat de aceleai funcii care au analizat i contractul iniial. Se analizeaz stadiul derulrii contractului i modul n care modificrile solicitate pot fi introduse n proces. Se evalueaz implicaiile generale de modificri i msura n care este posibil transferarea corect a modificrilor tuturor funciilor implicate. Se decide acceptarea sau nu a modificrii contractului. Responsabiliti: CAP

6.13 Sunt transmise modificrile comenzii/contractului compartimentelor implicate prin realizarea unui act adiional la contract. Se asigur transmiterea modificrilor acceptate tuturor compartimentelor implicate n realizarea i urmrirea contractului. 6.14 Lansarea n execuie 6.14.1 Se ntocmete graficul de ealonare a contractului, conform termenelor contractuale coroborat cu posibilitile de asigurare a bazei tehnico-materiale. Responsabiliti: Director ENVICONS CIT. 6.14.2 Analizeaz comenzile de lansare i aprob lansarea. Responsabiliti: Director ENVICONS CIT. 6.14.3 Se ntocmete graficul desfurtor al lucrrii. Se ntocmesc: - bonurile de consum pentru materialele necesare. - fiele de lucru - planul calitii cuprinznd ealonarea activitilor i metodologiei de control, al procesului de execuie al serviciilor Responsabiliti: responsabil contract 7. MSURI PENTRU ASIGURAREA CALITII Prezenta procedur se revizuiete o dat la doi ani sau ori de cte ori este necesar, prin grija elaboratorului procedurii. Implementarea acestei proceduri este condus i verificat i aplicat de ENVICONS CIT. Deintorii i utilizatorii procedurii care observ neconcordane funcionale ale procesului descris n procedur, le vor comunica n scris elaboratorului de procedur. 8. NREGISTRRI PENTRU CALITATE REGISTRU DE EVIDEN AL COMENZILOR, formular cod: PS3/01-F1-R0 FIA DE ANALIZ A COMENZII, formular cod: PS3/01-F2-R0