Universitatea George Bacovia Bacu Master - specializarea Management Financiar Contabil

Analiza critica a sistemelor informationale in cadrul unei entitati

OSTAFICIUC LETIIA ALINA

Bacu 2012

PREZENTAREA ENTITII

Spitalul clinic de boli infecioase Sf. Cuvioasa Parascheva, cu sediul n oraul Iai, este situat n partea de nord a oraului pe strada Traian la nr. 393, n cartierul numit "Bariera Traian", nume legat de existena de pe vremuri a unui punct de carantina. Spitalul este o person juridic romn, cu capital integral de stat, care i desfoar activitatea n conformitate cu legea romn i prevederile actului constitutiv. De-a lungul anilor unitatea sanitar a trecut prin mai multe etape de reorganizare. n prezent spitalul funcioneaz n sistem pavilionar cu un numr de 310 paturi oferind asigurailor servicii medicale variate. Primele informaii legate de existena spitalului au fost culese de ctre Dr. Silviu Cruu din declaraiile personalului care a lucrat n prima jumtate a secolului trecut, nefiind atestate documentar. 1813: pe terenul actualului spital funciona o unitate medical construit din barci, n care erau izolate cazurile de holer, boal ce bntuia n Iai la acea vreme 1864: s-a construit pavilionul central cu un singur nivel, la care n 1875 s-a adugat o arip pentru izolarea cazurilor de dalac, difterie, tetanos, meningite. Primele atestri documentare dateaz din 1879, n colecia de documente Conveniile spitalului aparinnd Dr. Serfioti, aflate la Arhivele Statului Iai: 1879: se nfiineaz 5 paturi pentru boli contagioase ntr-un pavilion n structura Spitalului Elisabeta Doamna- Caritatea Ieean, care cuprindea n total 60 paturi (25- boli sifilitice, 10- boli curente, 8- femei lehuze, 4- alienai, 8infirmi, 5- boli contagioase) 6 septembrie 1879: Secia de boli contagioase funcioneaz n pavilionul VII al Spitalului Elisabeta Doamna 1908: serviciul de boli contagioase se mut n locaia actual , ca o anex a Spitalului Elisabeta Doamna Documentele Arhivelor Statului din inventarul spitalului numit Izolarea, datate 1893-1948 menioneaz: 1924: existena Spitalului Izolarea pentru boli molipsitoare, situat pe strada Traian, n care au fost ngrijii 1256 bolnavi 1935: construirea etajului la pavilionul central pentru izolarea bolnavilor de scarlatin 1941: structura spitalului care cuprindea 150 paturi pentru contagioi i 50 paturi pentru boli dermato-venerice Arhiva spitalului conine documentele ultimilor 50 ani: 1.07.1949: Spitalul Izolarea trece n subordinea comitetului provizoriu al Sfatului Popular al Municipiului Iai sub denumirea de Spitalul de Stat nr. 2

1.12.1955: Ia fiin Spitalul unificat nr.3, prin unificarea Spitalului de Stat nr. 2 cu Spitalul Dermato-venerice, ca urmare a deciziei Sfatului Popular Regional Iai 20.08.1956: Se nfiineaz o secie de psihiatrie n cadrul Spitalului unificat nr. 3 8.05.1972: Decizia nr. 290 a Consiliului Popular Judeean Iai nfiineaz Spitalul de Boli Infecioase Municipal nr.3, prin transferarea seciilor dermatovenerice i psihiatrie la Spitalul Municipal Nr.1 14.10.1996: Denumirea spitalului se schimb n Spitalul de Boli Infecioase Sf. Cuvioasa Parascheva Iai, dup sfinirea anexei Internri a pavilionului central A i alegerea Sf. Cuvioasa Parascheva ca ocrotitoare a lcaului medical 1.04.2003: Secia dermato-venerice revine n administraia Spitalului Sf. Cuvioasa Parascheva, ca urmare a restructurrii unitilor medicale cu paturi din subordinea Ministerului Sntii. n prezent, spitalul dispune de 310 de paturi i asigur diagnosticul i tratamentul de specialitate pentru boli febrile, boli infecioase bacteriene, virale, micotice i parazitare cu toate localizrile (inclusiv hepatite, meningoencefalite, pneumonii, boli diareice, HIV/SIDA), boli cu transmitere sexual, boli dermatologice.

RESURSE HARDWARE

Spitalul clinic de boli infecioase Sf. Cuvioasa Parascheva Iai dispune de 21 de calculatoare, dintre care 17 sunt legate n reea, toate calculatoarele fiind conectate la internet. Topologia reelei este de tip star (stea). ntr-o astfel de reea, fiecare nod este conectat direct la un hub. Informaiile sunt transmise de la calculatorul surs ctre cel destinaie prin intermediul hub-ului. Acesta este principalul dispozitiv care gestioneaz i controleaz funciile reelei. Avantajele acestei tipologii de reea sunt: uurina n instalare, reeaua nu este afectat dac sunt adugate sau retrase calculatoare i uurina n detectarea problemelor. Dezavantajele sunt c necesit cablu mai mult, sunt mai costisitoare, dac un hub se defecteaz, toate calculatoarele din acel nod devin nefuncionabile. n cadrul spitalului se gsete un singur calculator n biroul managerului general, compartimentul juridic, biroul financiar-contabil, biroul directorului administrativ, casierie, secretariat i la triaj. n biroul directorului adjunct medical (unde se afl serverul) i n compartimentul statistic i informatic economic se afl dou calculatoare, iar n compartimentul statistic se afl trei calculatoare. Cele patru calculatoare care nu sunt legate n reea sunt dispuse n laboratorul de analize (dou calculatoare), la dispensarizare (un calculator) i la magazie (un calculator). Schema reelei este prezentat n fig. 1.

COMP. FINANCIAR-CONTABIL

COMPARTIMENT JURIDIC

STATISTICA

DIRECTOR FINANCIARCONTABIL

LABORATOR ANALIZE

SERVER DIRECTOR MEDICAL ADJUNCT

DIRECTOR ADMINISTRATIV

DISPENSARIZARE

MAGAZIE COMP. STATISTICAINFORMATICA

TRIAJ MANAGER GENERAL SECRETARIAT CASIERIE

Fig. 1 Schia reelei de calculatoare la spitalului Sf. Cuvioasa Parascheva Iai

RESURSE SOFTWAREn cadrul sistemului informatic al Spitalului clinic de boli infecioase Sf. Cuvioasa Parascheva Iai nu se ntlnete o singur aplicaie ERP ce implementeaz toat activitatea economico-administrativ din unitate, ci se gsesc mai multe aplicaii independente. Aceste aplicaii sunt: ExBuget V. 4.0 este un sistem informatic pentru raportarea periodic a indicatorilor de performan n paralel cu compararea evoluiei indicatorilor de performan realizai fa de cei propui i pentru raportarea cheltuielilor cu servicii spitaliceti In funcie de centrele de cost definite conform structurii organizatorice aprobate de Ministerul Sanatatii, repartizarea cheltuielilor pn la nivelul seciilor i/sau compartimentelor, iar n cadrul acestora repartizarea pe baza clasificaiei economice (execuie bugetar). Bara de meniu conine urmtoarele ferestre:Operaii curente, Editare, Cheltuieli, Nomenclatoare i Utilitare. DRG (Diagnostic Related Groups) este un sistem de clasificare i finanare a activitii spitaliceti. Prin sistemul DRG, pacienii pot fi clasificai simultan att dup patologie ct i dup costul ngrijirilor, ceea ce asigur posibilitatea de a asocia tipurile de pacieni cu cheltuielile spitaliceti efectuate. Dintre scopurile avute n vedere prin clasificarea DRG se enumer evaluarea rezultatelor activitii spitalului, evaluarea i modelarea furnizorilor de servicii spitaliceti. Dintre scopurile atinse prin finanarea DRG, cele mai importante se refer la creterea eficienei locative pentru palierul serviciilor spitaliceti, creterea eficienei tehnice la nivelul furnizorului de servicii spitaliceti i modelarea serviciilor spitaliceti pentru a rspunde ct mai bine nevoilor populaiei. Bara de meniu conine urmtoarele ferestre: Fia pacieni, Cutare, Transfer date, Vizualizare, Rapoarte, Utilitare, Setri, Ajutor, Ieire. Premier este un sistem informatic prin care se ine evidena operaiilor economico-financiare din cadrul spitalului. Sistemul ine evidena mijloacelor fixe, bunurilor de natura stocurilor, trezoreriei, furnizorilor, clienilor, contabilitii generale, salariilor i drepturilor personalului. Sistemul cuprinde urmtoarele meniuri: Plan de conturi, Nomenclator Poziii Bugetare (Articole, Alineate), Nomenclator Furnizori, Debitori, Clieni, Creditori, Documente (Primare i Note contabile).

RESURSE UMANE

Analiznd structura organizatoric a Spitalului Sf. Cuvioasa Parascheva Iai putem spune c are o structur organizatoric de tip funcional. Schematic, organigrama este prezentat n fig. 2. Organele de conducere a spitalului sunt Consiliul de Administraie, Comitetul Director i directorul general, care formeaz mpreun nivelul 1 de conducere. Personalul a crescut n numr, de la 7 n 1924 (1 medic primar i 1 secundar, 2 infirmiere, un farmacist, un laborant i un preot) la 278 n 1971, din care 25 de medici, 3 chimiti i 141 asistente-surori. La realizarea obiectului de activitate al spitalului, n prezent, contribuie un numr de 267 salariai, din care 34 de medici i 105 cadre medii. Cosiliul de Administraie are un caracter consultativ, avnd ca atribuie dezbaterea principalelor probleme de strategie, de organizare i funcionare a spitalului. Acesta este format din: doi reprezentani ai Ministerului Sntii Publice; doi reprezentani numii de consiliul judeean, dintre care un specialist n finane publice locale; managerul spitalului public; doi reprezentani ai universitii sau facultii de medicin; doi reprezentani ai mediului de afaceri, nominalizai de patronatele reprezentative la nivel naional pentru spitalele din reeaua Ministerului Sntii Publice. Atribuiile principale ale consiliului de administraie sunt urmtoarele: aprob bugetul de venituri i cheltuieli al spitalului; organizeaz concurs pentru ocuparea funciilor de director general, director general adjunct medical i celorlalte funcii de director. Preedintele consiliului de administraie numete n funcie persoanele care au promovat concursul; analizeaz i recomand msuri pentru dezvoltarea activitii spitalului, n concordan cu nevoile de servicii medicale ale populaiei; analizeaz i propune lista investiiilor care urmeaz s se realizeze ntrun exerciiu financiar; analizeaz modul de ndeplinire a obligaiilor asumate prin contracte i activitatea directorului general i a comitetului director, dispunnd msuri de mbuntire a activitii; negociaz i ncheie, prin preedinte i directorul general, contractele de furnizare de servicii medicale cu casele de asigurri de sntate. Comitetul director este constituit din: director general;

director general adjunct medical; director economic; director de ngrijiri, de profesie asistent medical. Comitetul director este numit de consiliul de administraie pe baza concursurilor susinute. Comitetul director conduce ntreaga activitate a spitalului ntre edinele consiliului de administraie. Comitetul director din spital are urmtoarele atribuii principale: elaboreaz proiectul bugetului de venituri i cheltuieli al spitalului; analizeaz i recomand msuri pentru dezvoltarea activitii spitalului n concordan cu nevoile de servicii medicale ale populaiei; analizeaz i propune lista investiiilor care urmeaz s se realizeze; rspunde de modul de ndeplinire a obligaiilor asumate prin contracte i dispune msuri de mbuntire a activitii spitalului; conduce operativ ntreaga activitate a spitalului. Directorul general este numit de ctre Consiliul de Administraie pe un mandat de 4 ani, cu posibilitatea de a fi rennoit. Directorul general este coordonator de credite i reprezint spitalul n relaiile cu terii. Directorul general conduce activitatea comitetului director, fiind preedintele acestuia. Nivelul 2 de conducere al spitalului este reprezentat de directorul administrativ, directorul financiar-contabil, consilierul juridic, directorul adjunct medical, eful biroului RUNOS, eful compartimentului statistic i informatic medical, eful cabinetului previziuni i combatere infecii nosocomiale. n cadrul spitalului sunt cinci compartimente principale: compartimentul tehnic-administrativ, compartimentul financiar-contabil, compartimentul RUNOS, compartimentul statistic i informatic medical i compartimentul juridic. Compartimentul statistic i informatic medical este subordonat directorului general. n acest compartiment i desfoar activitatea un referent de specialitate statistic informatic, doi statisticieni i cinci operatori, care asigur dezvoltarea sistemului informatic, precum i activiti statistice. Personalul Compartimentul statistic i informatic medical este format din: un referent de specialitate statistic informatic, doi statisticieni i cinci operatori. Pentru ntreinerea resurselor hardware spitalul are ncheiat un contract cu o firm specializat, firma Amos.

FIG. 2 ORGANIGRAMA SPITALULUI CLINIC DE BOLI INFECIOASE SF. CUVIOASA PARASCHEVAIAI NR.PATURI : 310CONSILIUL DE ADMINISTRAIE BIROU RUNOSsCOMP. STATISTIC I INFORMATIC MED. CONSILIER JURIDIC CABINET PREV. I COMB. INFECII NOSOCOMIALE

DIRECTOR

DIRECTOR ADJ.MEDICAL

SEC.CL.BOLI INFECIOASE I COMP.COPII INFEC.RESPIRATORII 75 paturi

COMP.COPII BOALA DIAREIC 75 paturi

SEC.CL.BOLI INFECIOASE II

COMP.HIV/SIDA ADULI-COPII

SEC.CL.BOLI INFEC}IOASE III 75 paturi

COMP.COPII HEPATITE ACUTE

CONP.COPII INFECII SNC

SIDA 10 paturiCOMP.TERAPIE INTENSIV

SEC.CL.BOLI INFECIOASE IV 75 paturi

COMP. HIV/SIDA SPITALIZARE DE ZI - 10 PATURI

LAB DE NALT PERFORMAN, BIOLOGIE MOLECULAR

Lab. analize medicale biochimie

DIRECTOR FINANCIAR CONTABIL

BIROU CONTABILITATE FINANCIAR

LABORATOR CLINIC DE ANALIZE MEDICALE

LAB. MICROBIOLOGIE, HEMATOLOGIE

LAB. PROSECTUR I ANAT.PATOLOGIC

LAB. RADIODIAGNOSTIC

CABINET ANTIRABIC

CAB.DISP.HEPATIT VIRAL

CABINET BOLI INFECIOASE (TRIAJ)

FARMACIE

COMP.TEHNIC ADMINISTRATIV

DIRECTOR ADMINISTRATIV

COMP.APROVIZIONARE,TRANSPORT, ACHIZI}I PUBLICE

ANALIZA SWOTAnaliza SWOT este o tehnic puternic de a nelege propriile Puncte tari i Puncte slabe i pentru a identifica Oportunitile i Ameninrile att ale spitalului, seciei sau serviciului, dar i ale oricrui proiect sau chiar idee. Aceast analiz permite utilizarea n avantajul ntregului spital talentele, abilitile i oportunitile, sprijinind astfel dezvoltarea instituiei. Prin nelegerea punctelor slabe ale spitalului se va putea rezolva mai uor i elimina riscurile care altfel pot surprinde pe viitor. n plus, privind propria noastr situaie ct i pe competitori prin intermediul acestei analize SWOT se va putea crea o strategie care va permite distingerea pe piaa serviciilor medicale spitaliceti din zona noastr.

Puncte tari: Spitalul asigur asisten medical cu sistem de gard 24 ore / 24 ore, 7 zile pe sptmn; Personalul medical are o buna pregtire profesional; Tot personalul medical are cursuri de utilizare a calculatorului; Existenta internetului; Contientizarea de ctre personal a importantei folosirii bazei de date ; Trateaz bolile meningite, encefalite, leptospiroz, sepsis etc.; Monitorizarea infeciei HIV-SIDA; Dispune i de un compartiment de urgene pentru cazurile acute, deosebit de grave; Autorizat n urmrirea i instituirea profilaxiei antirabice; Spitalul este dotat cu un laborator de radiologie, biochimie, serologie i microbiologie care permite justificarea germenilor implicai n infecii la nivel de serotip (de exemplu, meningococ).

Slbiciuni: Implementarea unui nou program nou informatic va necesita lucrul suplimentar (se va lucra paralel cu cel existent); Impact ostil al personalului la nou; Refuzul medicilor n a lucra pe calculator n condiiile n care n prezent foile de observaie sunt codificate de ctre asistente; Numrul sczut de paturi; Numrul sczut de medici si personal; Mobilierul deteriorat; Lipsa aparaturii moderne;

Lipsa fondurilor pentru acoperirea tratamentului, pacienii fiind nevoii uneori s plteasc o parte sau chiar suma integral; Carenta materialelor sanitare (seringi, seturi de perfuzie, seturi de transfuzie, mnui de examinare, mnui chirurgicale i alte materiale);

Oportuniti: Apariia protocoalelor terapeutice pe boli infecioase; Reorganizarea seciilor care produc pierderi; Raportri exacte modul explicit de realizare al circuitelor financiare ; Asigurarea fluenta a necesarului de materiale si medicamente in spital in condiiile n care exista o evidenta zilnic, pe pacient a consumului; Asigurarea intr-un timp foarte scurt a datelor pentru pacienii reinternai la intervale mari de timp; Schimbarea mobilierului; Dotarea spitalului cu aparatura noua i performana; Creterea personalului calificat de specialitate; Crearea unui centru de cercetare asupra bolilor infecioase; Dobndirea statutului de clinica universitara; Activitate didactica.

Riscuri: Lipsa fondurilor si subveniilor; Concurenta din partea unitilor medicale private; Violenta din partea publicului; mbolnvirea personalului din cauza lipsei echipamentelor de protecie; Creterea cheltuielilor cu materiale consumabile: hrtie, toner; Diferene vizibile in gestionarea fondurilor de ctre secii.