1 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

OmiKont

MANUAL DE UTILIZARE

PENTRU DECLARAȚIA 394 v.1/26.11.2016

Formularul 394, prin care se declară operațiunile efectuate în România de plătitorii de taxă pe valoarea

adăugată (TVA), trebuie completat integral de la 1 octombrie 2016, astfel că acesta trebuie să cuprindă acum livrările

de bunuri, prestările de servicii şi achiziţiile de bunuri şi servicii realizate pe teritoriul României către/de la orice

persoană, fie ea fizică sau juridică. De altfel, declaraţia aferentă perioadei curente, completată conform noilor reguli,

trebuie transmisă Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală (ANAF) până cel târziu la finalul lunii următoare, spre

deosebire de temenul de depunere a decarației 300 (TVA), care este pe data de 25 ale lunii următoare.

Formularul 394 se depune în format electronic sub forma unui fișier PDF care are atașat un fișier XML.

Transmiterea la ANAF se poate face online, caz în care plătitorul trebuie să deţină un certificat calificat pentru

semnătură electronică. Procedeul de generare al formularului ce trebuie depus este următorul: din programul OmiKont

se generează un fișier XML, pe baza căruia se va genera un fișier PDF, folosind aplicația pusa de catre ANAF la dispoziția

contribuabililor în acest sens (regăsită sub numele de “Soft J” sau „DUKIntegrator” - mai multe informații puteți regăsi

aici). Fișierul PDF obținut poate fi semnat folosind același “Soft J”. Acest fișier PDF-semnat este cel care se va depune

pe portalul ANAF.

1. GENERAREA DECLARAȚIEI 394.

PAGINA DE START

Pentru GENERAREA DECLARAȚIEI, în OmiKont, accesați opțiunea Declaratie informativa 394 din meniul

\\Contabilitate\Situatii – rapoarte \ Depuneri finante.

După cum bine știți, această versiune a Declarației 394 include o multitudine de informații, grupate pe secțuni.

Asta se traduce în OmiKont într-o mare cantitate de informații ce trebuiesc prelucrate, verificate si, eventual, operate

suplimentar în fereastra de generare a declarației.

Astfel informațiile amintite mai sus sunt grupate în mai multe secțiuni (pagini), similare cu secțiunile din

Declarația 394 (vezi formatul PDF din portalul ANAF): - A. DATE DE IDENTIFICARE ALE PERSOANEI ÎNREGISTRATE ÎN SCOPURI DE TVA

- B. DATE DE IDENTIFICARE REPREZENTANT FISCAL/ LEGAL/ ÎMPUTERNICIT

- C. REZUMAT DECLARATIE

- D. REZUMAT DECLARATIE

- E. REZUMAT DECLARATIE

- F. REZUMAT DECLARATIE

- G. REZUMAT DECLARATIE

- H. REZUMAT DECLARATIE

- I. ALTE INFORMATII - 1 - facturi simplificate/achizitii bonuri fiscale

- I. ALTE INFORMATII - 2 - facturi emise pe serii

- I. ALTE INFORMATII - 3 - detalii rambursare TVA

- I. ALTE INFORMATII - 4+5 - detalii TVA deductibil/colectat

- I. ALTE INFORMATII - 6 - regim special

- I. ALTE INFORMATII - 7 - activitati inscrise in lista

- DETALII SECTIUNEA G. LIVRARI BONURI FISCALE/ALTE INFORMATII

- EXCEPTII

2 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Imaginea 1. Pagina principala de generare a Declarației 394

În pagina A. DATE DE IDENTIFICARE ALE PERSOANEI ÎNREGISTRATE ÎN SCOPURI DE TVA se vor regăsi

datele de identificare ale persoanei impozabile (firma) care depune declarația. Singurul element editabil din aceasta

pagină este Codul CAEN al activitatii preponderente efectiv desfasurate în perioada de raportare.

În pagina B. DATE DE IDENTIFICARE REPREZENTANT FISCAL/ LEGAL/ ÎMPUTERNICIT trebuiesc

completate toate datele referitoare la reprezentantul fiscal/legal/împuternicit al firmei care depune declarația, precum

și datele de identificare ale persoanei fizice sau juridice care a întocmit această declarație. Aici se va înscrie codul de

identificare fiscală sau codul numeric personal al reprezentantului legal, denumirea sau numele și prenumele acestuia,

domiciliul fiscal si datele de contact (telefon, fax, email). În cazul în care persoana impozabilă care depune declarația

394 nu deține informații privind CIF/CNP al reprezentantului legal, declarația se validează numai prin completarea

informațiilor privind denumire și domiciliul fiscal. Referitor la datele de contact, doar telefonul este element obligatoriu.

La datele persoanei care a întocmit declarația, de asemenea se va inscrie, denumirea sau numele și prenumele, CIF-ul

sau CNP-ul, după caz. În cazul în care declarația este întocmită de o persoană juridică, se vor completa denumirea, CUI-

ul și calitatea acesteia, altfel se vor completa numele și prenumele, CNP/NIF, funcția în cadrul persoanei impozabile sau

o altă calitate în afara persoanei impozabile. Tot în această pagină trebuie să precizați acordul dumneavoastră pentru

ca datele înscrise în declarație, referitoare la tranzacțiile derulate cu fiecare persoană impozabilă (client/furnizor)

înregistrată în scop de TVA să poată fi consultate de către aceasta prin intermediul aplicației informatice puse la

dispoziție de ANAF. Binențeles, aveți opțiunea de a nu fi de acord cu acestă opțiune. Acordul (DA/NU) va fi dat în prima

declarație depusă de persoana impozabilă și va fi valabil pentru toate declarațiile informative 394 pentru care există

obligativitatea depunerii în anul fiscal menționat, fără a avea posibilitatea schimbării opțiunii. În cazul în care persoana

impozabilă nu și-a exprimat acordul, aceasta are posibilitatea schimbării opțiunii în cursul anului. Astfel, persoana

impozabilă va bifa în mod corespunzător căsuța corespunzătoare schimbării opțiunii. În situația în care persoana

impozabilă nu și-a exprimat acordul prin nicio declarație informativă depusă pe parcursul anului, aceasta nu va putea

3 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

consulta datele înscrise de parteneri în declarațiile informative 394, referitoare la tranzacțiile bilaterale, indiferent de

opțiunea acestora.

Detalierea următoarelor pagini o vom face ulterior, după ce vom parcurge toti pașii pentru centralizarea datelor

necesare generării Declarației 394.

2. GENERAREA DECLARAȚIEI 394

CUM SE VOR PRELUA ȘI CENTRALIZA DATELE PENTRU DECLARAȚIA 394?

Lansăm procedura de generare a declarației apasând butonul Calcul. Aceasta procedură se va derula pas cu

pas, mai întâi se vor centraliza datele referitoare la livrări, apoi cele referitoare la achiziții. În fiecare din acești pași vor

fi afișate pe ecran informații referitoare la datele centralizate. Utilizatorul are opțiunea de interveni manual asupra

acestor date, prin excluderea voluntară a anumitor documente și/sau clienți/furnizori din Declarația 394. Pentru a

opera aceste excluderi, puteți apăsa unul din butoanele Lista din dreptul fiecărei linii de date. Din lista disponibilă,

elementele BIFATE în prima coloană vor fi EXCLUSE din Declarația 394, fie că vorbim aici de un document punctual sau

de un client/furnizor anume (situație în care vor fi excluse toate documente emise/primise către/de la respectivul

client/furnizor).

Ca o NOUTATE ABSOLUTĂ, a fost implementat un sistem AUTOMAT de verificare a înregistrării în scopuri de

TVA, pentru fiecare client sau furnizor în parte. FOARTE IMPORTANT: această verificare a status-ului referitor la TVA

se va realiza LA DATA FACTURII (!!!) nu la data curentă. Procedura de verificare este foarte simplă, o puteți apela

apăsând butonul Verificare TVA, separat

pentru lista de livrări si cea de achiziții.

Programul va interoga ONLINE, pentru

fiecare client sau furnizor în parte inclus

în declarație, pe baza codului fiscal,

înregistrarea acestuia în scopuri de TVA

în România. Pentru fiecare partener va fi

făcută o interogare cu data emiterii

facturii, asta înseamna că, pentru fiecare

client/furnizor vor fi făcute atâtea

interogări câte date distincte de facturi

există în lista de documente

emise/primite în perioada de raportare.

Rezultatele interogărilor vor fi salvate în

baza de date, marcând documentele

emise sau primite cu rezultatul primit

(plătitor sau neplătitor de TVA la data

facturii). Mai multe informații referitoare

la funcționalitatea de interogare online a

înregistrării în scopuri de TVA puteți

obtine răsfoind ghidul disponibil online

aici: Ghid pentru verificarea inregistrarii

in scopuri de TVA.

Imaginea 2. Verificare online înregistrare în scopuri de TVA

4 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

După parcurgerea tuturor pașilor pentru centralizarea livrărilor si a achizițiilor, programul va afișa un scurt

centralizator al sumelor calculate. Tot în această pagină veți fi informat asupra eventualelor erori identificate. Nu

ignorați aceste erori pentru că pot genera ulterior erori la validarea fișierului XML.

În acest pas, pentru a finaliza procedura de preluare și centralizare date și a continua cu generarea Declarației

394 trebuie să apăsați butonul Terminare. În acest moment toate datele disponibile au fost centralizate din bazele de

date și împărțite pe secțiuni, așa cu o cere formatul de declarație. Abia acum vom avea acces la informațiile prezente

în celelalte pagini ale declarației, după cum vom detalia mai jos.

În pagina C. REZUMAT DECLARATIE se va regăsi sumarul operațiunilor efectuate cu persoanele înregistrate

în scopuri de TVA in România (platitori de TVA), centralizare pe cote de TVA, pe tipuri de tranzactii si pe coduri de

produse (pentru tip tranzactie „taxare inversa”). Aceste informații nu sunt noi, ele se regaseau și în versiunile anterioare

ale declarației 394, însă în alte formate.

Noutatea apare începând cu pagina următoare, D. REZUMAT DECLARATIE , unde se vor regăsi, separat,

facturile emise/primite atât către/de la persoane fizice române/străine, cât și persoane juridice române/străine

neînregistrate în scopuri de TVA (care nu se înregistrează la cartușele E și F) , de asemenea centralizate pe cote de TVA.

În plus, pentru ACHIZIȚIILE de la persoane neplătitoare de TVA, datele trebuiesc centralizare suplimentar după „tip

document” și după „cod produs” (acest „cod produs” la care se face referire

reprezentând natura bunurilor/serviciilor). Natura bunurilor/serviciilor se

declară numai în cazul achizițiilor efectuate de la persoane fizice. Astfel, în cazul

în care sunt efectuate achiziții de la persoane neînregistrate în scopuri de TVA,

altele decât persoanele fizice, NU se detaliază natura bunurilor/serviciilor

achiziționate.

Aceste elemente noi se setează de către utilizator, în momentul operării

documentelor. Astfel, pentru “tip document” aveti la dispoziție lista din pagina

de setare pentru d394, la secțiunea „Achiziții de bunuri sau servicii de la

persoane neînregistrate în scopuri de TVA”.

Imaginea 3. Finalizare centralizare date (afișare erori identificate)

Imaginea 4. Interfata de setări suplimentare pentru D394

5 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Natura bunurilor/serviciilor se declară tot în momentul operării, accesând butonul de setare al TVA-ului, de pe

fiecare linie de document în parte. Lista prezentă aici este similară cu cea prezentă în situația de taxare inversă

PRECIZARE: Pentru perioada 1

octombrie 2016 – 31 decembrie

2016, la lista de facturi EMISE către

PERSOANE FIZICE române/străine,

vor fi cuprinse în lista de detaliu

NUMAI facturile emise cu valoare

individuală mai mare de 10.000 lei.

Pentru livrările de bunuri/prestările

de servicii efectuate către persoane

fizice pentru care au fost emise

facturi cu valoare individuală mai

mică sau egală cu 10.000 lei, se va

completa numărul total al facturilor

emise, valoarea totală a bazei impozabile și TVA aferentă

acestora, defalcate pe cote de TVA. Pentru livrările de

bunuri/prestările de servicii efectuate de persoanele impozabile

care aplică regimul special pentru agențiile de turism, pentru

bunurile second-hand, opere de artă, obiecte de colecție și

antichități, către persoane fizice, pentru care au fost emise

facturi cu valoare individuală mai mică sau egală cu 10.000 lei, se

va completa numărul total al facturilor emise și valoarea acestora cu TVA inclusă. Aceste elemente se vor regasi in

pagina EXCEPTII din fereastra de generare a Declaratiei 394. Începând cu data de 01.01.2017, vor fi cuprinse în lista

de detaliu toate facturile emise către persoanele fizice, indiferent de valoarea acestora.

Imaginea 5. Alegerea tipului de document pentru achizitii de la persoane neînregistrate în scopuri de TVA

Imaginea 7. Setarea pentru natura bunurilor/serviciilor achiziționate de la persoane fizice

Imaginea 6. Butonul de setare a TVA-ului pe linia de document

6 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Imaginea 8. Pagina centralizatoarepentru livrări către persoane fizice su valoarea individuala mai muca de 10.000 de lei

În pagina E. REZUMAT DECLARATIE se va regăsi sumarul operațiunilor efectuate cu persoanele impozabile

nestabilite în România, care sunt stabilite în alte state membre, neînregistrate și care nu sunt obligate să se înregistreze

în scopuri de TVA în România, centralizate pe cote de TVA și pe tipuri de tranzacții.

PRECIZARE: Se vor declara NUMAI operațiunile taxabile pentru care locul livrării/prestării este în România conform

art.275, respectiv art. 278 din Codul fiscal și, în cazul achizițiilor de bunuri/servicii beneficiarul este obligat la plata TVA

conform art.307 alin.(2), (3), (5) și (6) din Codul fiscal, care nu se înscriu în declarația recapitulativă privind

livrările/achizițiile/prestările intracomunitare (formular 390).

În pagina F. REZUMAT DECLARATIE se va regăsi sumarul operațiunilor efectuate cu persoanele impozabile

neînregistrate și care nu sunt obligate să se înregistreze în scopuri de TVA în România, nestabilite pe teritoriul Uniunii

Europene, centralizate pe cote de TVA și pe tipuri de tranzacții.

PRECIZARE: Se vor declara NUMAI operațiunile taxabile pentru care locul livrării/prestării este în România conform

art.275, respectiv art. 278 din Codul fiscal și, în cazul achizițiilor de bunuri/servicii, beneficiarul este obligat la plata TVA

conform art.307 alin.(2), (3), (5) și (6) din Codul fiscal. Nu vor fi declarate operațiunile de export și import de bunuri

(inclusiv în cazul persoanei impozabile pentru care s-a acordat certificat de amânare de la plata in vamă a TVA) precum

și operațiunile care se înscriu în declarația recapitulativă privind livrările/achizițiile intracomunitare, formular 390.

FOARTE IMPORTANT: programul NU VA INCLUDE automat nici una din tranzacțiile cu partenerii din afara țării,

indiferent de cum au fost operate acestea (document “Factura”, “Fact.ext.” sau “D.V.I.”). Includerea în declarație se

face DOAR manual, la opțiunea utilizatorului, acesta având posibilitatea de a înscrie operațiunea în D394 accesând

butonul de setare pentru D394 și selectând unul din tipurile de mai jos.

7 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

În pagina G. REZUMAT DECLARATIE se vor regăsi informațiile centralizate referitor la încasările (livrările)

efectuate prin intermediul AMEF (bonuri fiscale) cât și cele efectuate din activități exceptate de la obligația utilizării

caselor de marcat. Aceste informații prezente în această pagină reprezinta sumarul operațiunilor declarate în pagina

DETALII SECTIUNEA G. LIVRARI BONURI FISCALE/ALTE INFORMATII. Se vor declara: „numărul de AMEF” (numărul de case de marcat), „numărul de bonuri fiscale emise”, „baza” și

„valoarea TVA”, acestea din urmă defalcate pe cote de TVA.

IMPORTANT: în aceasta secțiune se vor înscrie TOATE bonurile fiscale, inclusiv cele care care îndeplinesc condițiile unei

facturi simplificate, indiferent dacă au/nu au înscris codul de TVA al beneficiarului.

Programul va putea prelua automat din bazele de date informațiile referitoare la aceste tipuri de tranzactii, acolo

unde acestea sunt disponibile, astfel:

- dacă operațiile au fost înregistrate pe tipul de document „Bon fiscal”,” Rap.zilnic” sau „Raport z”, acestea se

vor înregistra în secțiunea „I1-încasări prin intermediul AMEF...”

- dacă operațiile au fost înregistrate pe tipul de document „Chitanta”, „Chit. Fisc”, „Disp.inc.”, „Monetar” sau

„Bon v.fixa”, acestea vor fi înscrise în secțiunea „I2-încasări din activități exceptate...”

Operatorul poate interveni asupra acestor mapări, în momentul operării datelor, accesând butonul de setare pentru

D394. Tot în momentul operării, puteți înregistra și numărul de bonuri fiscale emise.

Imaginea 10. Setarea pentru bonuri fiscale incluse în declarație

IMPORTANT: Nu vor fi incluse în acest cartuș bonurile fiscale pentru care au fost emise facturi conform art.319 din

Codul fiscal în perioada de raportare. În situația în care bonul fiscal și factura se emit în perioade fiscale diferite, acestea

se vor declara fiecare la momentul emiterii. Numărul de bonuri se declară cumulat, indiferent de cotele de TVA.

Defalcat pe cote de TVA se declară totalul încasărilor, respectiv baza impozabilă și TVA. În situația în care pe același bon

fiscal sunt operațiuni cu cote diferite de TVA, bonul va fi declarat o singură dată la rubrica "nr. bonuri fiscale". Referitor

la încasările din perioada de raportare efectuate din activități exceptate de la obligația utilizării aparatelor de marcat

electronice fiscale înscrise in cartușul G - I2, se aplică aceeași regulă ca și la I1, în sensul că, dacă sunt emise facturi, nu

se vor mai raporta încasările aferente acestora.

ATENȚIE: se declară numai operațiunile taxabile din punct de vedere al TVA.

La generarea Declaratiei 394, operatorul poate edita suplimentar o parte din acest date. Astfel puteți modifica

„numărul de AMEF” și „numărul de bonuri fiscale”. ATENTIE: odată editate și salvate, aceste date vor fi păstrate și vor

suprascrie orice alte informații referitoare la aceste elemente ce se vor prelua din documentele primare.

Imaginea 9. Setarea manuală pentru includerea in declarație a tranzacțiilor cu partnerii externi

8 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Imaginea 11. Sectiunea "G" - bonuri fiscale și operațiuni exceptate de la utilizarea AMEF

Pagina H. REZUMAT DECLARATIE reprezintă doar un centralizator al informațiilor prezentate în detaliu în

fișierul XML, fișier ce se va genera la final. Această secțiune este foarte asemănătoare cu fișierul PDF ce se obține după

validarea XML-ului și cu forma tipărită a declaratiei 394.

Dacă anterior făceam referire la livrările cu bon fiscal, respectiv operațiuni exceptate de la utilizarea AMEF, în

pagina I. ALTE INFORMATII - 1 - facturi simplificate/achizitii bonuri fiscale ne vom referi la ACHIZIȚII cu bon

fiscal și la LIVRĂRI/ACHIZIȚII pentru care au fost emise/primite facturi simplificate. În declarație se va înscrie valoarea

totală a bazei impozabile aferentă livrărilor/achizițiilor, precum și valoarea totală a TVA aferentă acestora, defalcată pe

cote de TVA. Se vor trece separat livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care s-au emis facturi simplificate care

AU ÎNSCRIS codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului față de cele care NU AU INSCRIS acest cod. Pentru

achiziții, separarea constă în modul de aplicare al TVA-ului pentru furnizor (cu TVA normal sau cu TVA la încasare).

IMPORTANT: se vor înscrie în declarație NUMAI acele achiziții cu bon fiscal sau factura simplificată care au înscris codul

de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului !!!

Programul va putea prelua automat din bazele de date informațiile referitoare la aceste tipuri de tranzacții, acolo

unde acestea sunt disponibile, astfel:

- dacă achizițiile au fost înregistrate pe tipul de document „Bon fiscal” sau ” Bon benz.” acestea se vor înregistra

în secțiunea „Achiziții de bunuri și servicii defalcate pe fiecare cotă de TVA pentru care s-au primit bonuri

fiscale...”

- dacă achizițiile sau livrarile au fost înregistrate pe tipul de document „Fact.simpl” acestea vor fi înscrise în

secțiunea corespunzatoare achizițiilor sau livrarilor pentru care s-au emis facturi simplificate.

9 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Operatorul poate interveni asupra acestor mapări, în momentul operării datelor, accesând butonul de setare pentru

D394. Tot prin această opțiune puteți marca anumite documente drept „Factura simplificata care NU are inscris codul

de inregistrate in scopuri de TVA al beneficiarului”, document care NU va fi înscris în declarația 394.

Imaginea 12. Setarea pentru achiziții cu bon fiscal sau factură simplificată

În pagina I. ALTE INFORMATII - 2 - facturi emise pe serii se regăsesc informațiile preluate AUTOMAT de

program reprezentând numerele de facturi EMISE în perioada de raportare. Această listă se va regasi în dreapta-sus din

această fereastră. În partea stangă se regăsesc informațiile referitoare la plaja de facturi alocate în perioada de

raportare, iar mai jos, lista de facturi ANULATE, facturile emise prin AUTOFACTURARE sau STORNATE.

Imaginea 13. Pagina referitoare la plaja de facturi alocate, lista de facturi emise, anulate, stornate etc.

Referitor la PLAJA DE FACTURI EMISE, această informație nu se regăsește nicăieri în bazele de date și, de aceea,

va trebui să fie operată manual în aceacestă fereastră. IMPORTANT: Odată introdusă aici, această informație va fi

preluată automat pentru toate declarațiile 394 generate pe anul curent (nu uitați să apasați butonul Salvare pentru a

fi păstrată această informație).

Conform instrucțiunilor de completare pentru D394, contribuabilii vor completa plaja de facturi alocate prin

decizie internă scrisă conform prevederilor legale în vigoare privind documentele financiar-contabile; se exclud facturile

alocate pentru operațiunile intracomunitare cu bunuri și servicii, import/export de bunuri și operațiuni neimpozabile

în România. Plajele de facturi/facturile înscrise în declaraţie se vor completa cu seria şi numărul de ordine, iar în situaţia

în care acestea nu conţin decât număr de ordine, veti completa numai numerele respective. Puteti utiliza și serii

10 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

alfanumerice. Vă recomandăm să alocați o plajă diferită de numere pentru facturile emise către entități din UE sau non-

UE și care nu sunt considerate efectuate pe teritoriul național.

EXCEPTIE: Pentru anul 2016, având în vedere că Formularul 394 este obligatoriu în forma integrală începând cu

octombrie 2016, veți declara la pct. 2.1 numai plaja de facturi rămasă neutilizată din plaja de facturi alocată la începutul

anului prin decizie internă.

Facturile ANULATE se vor opera tot în această pagina, adaugându-se individual în lista. Exista posibilitatea de a

prelua informațiile referitoare la facturile anulate direct din baza de date, dacă acestea au fost înregistrate în meniul

\\Clienti\Livrari clienti\Adaugare livrari clienti cu condiția ca aceste facturi să fi fost alocate pe un client numit „FACTURI ANULATE”.

Dacă în listă apar și astfel de documente, ele vor fi afișate pe fundal gri-închis, semn ca nu pot fi editate sau șterse în

această fereastra de către utilizator.

Facturile STORNATE se vor prelua automat din baza de date. Factura stornată reprezintă factura emisă de

persoana impozabilă, a cărei valoare totală este negativă.

Facturile emise prin AUTOFACTURARE se preiau tot automat din bazele de date, cu condiția ca documntele să

fi fost operate pe tip de document „Autofact.” sau marcate individual de către utilizator in acest sens.

Imaginea 14. Setare documente emise prin autofacturare sau emise de beneficiar/terți în numele persoanei impozabile

Facturile emise de BENEFICIARI sau TERTI în numele persoanei impozabile se vor prelua tot din baza de date,

dacă utilizatorul a marcat individual aceste documente în acest sens. În aceasta situație utilizatorul trebuie să precizeze

numele și codul de identificare fiscală al beneficiarului/terțului respectiv.

Similar se vor prelua și facturile EMISE de persoana impozabila, in calitate de beneficiar, în numele furnizorilor.

Imaginea 15. Setare facturi emise de persoana impozabilă în numele furnizorilor

Dacă într-o perioadă fiscală înregistrați TVA de recuperat pe care îl solicitați la rambursare, în pagina I. ALTE

INFORMATII - 3 - detalii rambursare TVA va trebui să completați o rubrică referitoare la natura operațiunilor din

care provine acesta (veți bifa căsuţa/căsuţele corespunzătoare fiecărei operaţiuni în parte):

- achiziții de bunuri și servicii legate direct de bunuri imobile;

- importuri de bunuri;

- livrări/achiziții de imobilizari necorporale;

- livrări de bunuri imobile;

- livrări de bunuri, cu excepția celor imobile;

- livrări intracomunitare de bunuri;

- exporturi de bunuri;

- prestări de servicii scutite de TVA;

11 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

- prestări intracomunitare de servicii etc.

Imaginea 16. Pagina de selecție pentru natura operațiunilor în cazul în care solicitați rambursarea de TVA

În pagina I. ALTE INFORMATII - 4+5 - detalii TVA deductibil/colectat vor fi preluate AUTOMAT

informațiile prezente în jurnalele de TVA de vânzări și de cumpărări (după caz) referitor la TVA dedus și/sau colectat.

Astfel:

- persoanele impozabile care aplică sistemul normal de TVA vor prezenta TVA deductibilă aferentă facturilor

achitate în perioada de raportare, indiferent de data în care acestea au fost primite de la persoane impozabile

care aplică sistemul TVA la încasare

- personele impozabile care aplică sistemul de TVA la încasare vor prezenta:

o TVA colectată aferentă facturilor încasate în perioada de raportare, indiferent de data la care acestea

au fost emise

o TVA deductibilă aferentă facturilor achitate în perioada de raportare, indiferent de data în care acestea

au fost primite de la persoane impozabile care aplică sistemul normal de TVA

o TVA deductibilă aferentă facturilor achitate în perioada de raportare, indiferent de data în care acestea

au fost primite de la persoane impozabile care aplică sistemul de TVA la încasare.

Toate aceste informații se vor prelua din jurnalele de cumpărari și vânzări și vor fi defalcate pe fiecare cotă de TVA în

parte.

12 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Imaginea 17. Pagina TVA colectat/TVA dedus

Urmeaza pagina I. ALTE INFORMATII - 6 - regim special, referitoare la TVA colectat aferentă marjei de

profit din perioada de raportare, indiferent de data la care au fost efectuate operațiunile de către persoanele

impozabile care aplică regimul special. Astfel:

1.Entitățile care aplică regimul special pentru agenţiile de turism, vor completa:

- incasările agentiei;

- costurile agentiei de turism;

- marja de profit;

- TVA aferentă.

Baza de impozitare a serviciului unic este constituit din marja de profit, exclusiv TVA, care se determină ca diferenţă

între suma totală care va fi plătită de călător, fără TVA, şi costurile agenţiei de turism, inclusiv TVA, aferente livrărilor

de bunuri şi prestărilor de servicii în beneficiul direct al călătorului, în cazul în care aceste livrări şi prestări sunt realizate

de alte persoane impozabile.

2. Entitățile care aplică regimul special pentru bunurile second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi

antichităţi vor completa:

- prețul de vânzare;

- prețul de cumparare;

- marja de profit;

- TVA aferentă.

În acest caz, marja profitului se determină ca diferenţă dintre preţul de vânzare aplicat de persoana impozabilă

revânzătoare şi preţul de cumpărare şi TVA aferentă.

13 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Imaginea 18. Pagina TVA colectata pentru operațiunie derulate în regim special

Daca aţi desfăşurat, în perioada de raportare, activităţi dintre cele prezentate mai jos, indiferent de activitatea

preponderentă efectiv desfăşurată în perioada de raportare, în pagina I. ALTE INFORMATII - 7 - activitati inscrise

in lista se va regasi valoarea livrărilor/prestărilor, precum şi TVA aferentă, defalcate pe

fiecare cota de TVA si pe fiecare dintre activitățile individual specificate. Aceste informatii

se vor prelua automat din bazele de date cu condiția ca operatorul să fi marcat

operațiunile în acest sens. Pentru asta, din fereastra de setare a TVA-ului, pe fiecare linie

de document în parte, operatorul trebuie să selecteze faptul că operațiunea curentă se

înscrie în una din activitățile precizate și să aleagă natura operției conform CAEN precum

și tipul (livrare de bunuri sau prestare de servicii).

Din păcate aceste elemente NU POT fi editate de către utilizator în momentul generării

declarației 394, ceea ce înseamnă ca va trebui să faceți setarile necesare înscrierii

operațiunilor, daca este cazul, direct din documentele primare, operate în program.

Imaginea 19. Butonul de setare a TVA-ului pe linia de document

14 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Imaginea 20. Pagina cu sumele centralizate pentru activitățile înscrise în listă

Lista acestor operatiuni, conform CAEN, este disponibilă pe portalul ANAF și poate suferi modificări:

- 1071 - Cofetărie şi produse de patiserie

- 4520 - Spălătorie auto

- 4730 - Comerţ cu amănuntul al carburanţilor pentru autovehicule în magazine specializate

- 4776 - Comerţ cu amănuntul al florilor, plantelor şi seminţelor

- 4776 - Comerţ cu amănuntul al animalelor de companie şi a hranei pentru acestea, în magazine specializate

- 4932 - Transporturi cu taxiuri

- 5510 - Hoteluri

- 5510 - Pensiuni turistice

- 5610 - Restaurante

- 5630 - Baruri şi activităţi de servire a băuturilor

- 812 - Activităţi de curăţenie

- 9313 - Activităţi ale centrelor de fitness

- 9602 - Activităţi de coafura şi de înfrumuseţare

- 9603 - Servicii de pompe funebre

3. GENERAREA DECLARAȚIEI 394.

PROCEDURA DE VALIDARE SI SEMNARE A DECLARATIEI 394

15 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

Dupa parcurgerea si completarea tutror paginilor declarației va trebui să generați un fisier XML, fișier ce poate

fi validat și semnat DOAR folosind aplicația pusă la dispoziția contribuabililor în acest sens de către ANAF (regăsită sub

numele de “Soft J” sau „DUKIntegrator”; mai multe informații puteți regăsi aici). Pentru generarea fișierului XML apăsați

butonul Genereaza fisier XML, iar pentru generarea fișierului PDF și semnarea acestuia apasați butonul Genereaza

fisier PDF. Ambele operații necesită să aveți instalată platforma Java runtime environment în calculatorul

dumneavoastr, fară de care softul J (sau „DUKIntegrator”) nu poate funcționa (puteți accesa www.java.com pentru mai

multe informații).

Atât la generarea fișierului XML cât și a celui PDF, inițial vi se va cere să alegeți locația unde acesta va fi generat.

RETINEȚI această locație, pentru ca acolo veți regăsi fișierul PDF-semnat ce trebuie depus. La generarea fișierului XML,

programul va încerca să valideze acest fițier apeland Softul J (DUKIntegrator). Dacă nu primiți nici un răspuns la

validarea acestui fișier, cauza poate fi dată de faptul ca nu aveți platforma Java runtime environment instalată în

Windows, fie anumite setari de securitate din Windows (sau antivirus) nu vă permit apelarea acestui „Soft J” din

interiorul programului OmiKont. În această situație varianta rămasă este să generați doar fișierul XML din OmiKont, iar

validarea acestuia, generarea PDF și semnarea celui din urmă sa o faceți lansând „Softul J” manual, independent de

progamul OmiKont. Pentru asta trebuie să descarcați

acest „Soft J” de pe portalul ANAF (mai multe informații

puteți regăsi aici), să îl instalați undeva în calculatorul

dumneavoastra și sî il lansați manual făcând dublu-click pe

fișierul „DUKIntegrator.jar”. Pentru descarcarea acestui

„Soft J” puteți apela link-ul de mai jos (versiunea este

preluată de pe site-ul ANAF si actualizată la data de

23/11/2016).

www.omikron.ro/download/DUKIntegrator/dist.zip.

În oricare din aceste variantele de generare fișier, prima etapa este validarea fisierului XML inițial. Dacă primiți

ca răspuns faptul că aveți erori la validare, citiți aceste erori, faceți corecțiile necesare și reluați procesul de generare

al declarației. Doar atunci când validarea s-a efectuat cu succes puteți continua cu etapa urmatoare și anume generarea

fișierului PDF iar, ulterior, semnarea acestuia. Ambele aceste ultime etape se vor efectua EXCLUSIV folosind „Softul J”

(„DUKIntegrator”) pus la dispoziție de către ANAF. Orice mesaje de eroare pe care le primiți în cadrul acestor proceduri

nu sunt de competența noastră și nu putem interveni în nici un sens în rezolvarea lor. Noi am încercat integrarea acestui

„Soft J” în programul OmiKont, însa doar la nivel de interacțiune de date. Programul OmiKont DOAR va lansa acest

DUKIntegrator cu anumiți parametri și va încerca să capteze răspunsurile primite de la acesta. Funcționarea (sau

nefuncționarea) acestui DUKIntegrator nu este un lucru pe care să îl putem controla. Trebuie să întelegeți că misiunea

OmiKont-ului se încheie odată cu generarea fișierului XML, iar validarea acestui fișier, generarea fișierului PDF și

semnarea celui din urmă răman în sarcina programului numit „DUKIntegrator” (sau „Soft J”). Vă punem la dispoziție

online un fișier de tip „ajutor”, referitor la instalarea și functionarea acestui soft (fișierul este extras din kit-ul de

instalare pentru DUKIntegrator, luat de pe portalul ANAF) www.omikron.ro/download/manual_duk_integrator.chm.

Imaginea 21. Apelarea manuală a softului DUKIntegrator

16 | P a g e

v.01 din 26/11/2016 ©Omikron Software International SRL

4. NOTA DE FINAL.

PROCEDURA DE GESTIUNE A FORMULARULUI 394

Conform informațiilor gasite pe portalul ANAF, prelucrarea Declaraţiilor 394 se realizează de către organul fiscal

până la data de 15 a lunii următoare termenului de depunere. După primirea declaraţiei, organul fiscal verifică

îndeplinirea obligaţiei de depunere a declaraţiei, prin corelarea informaţiilor referitoare la persoanele impozabile care

sunt înregistrate în scopuri de TVA şi au declarat în Decontul de TVA 300 numai operaţiuni efectuate pe teritoriul

naţional cu informaţiile referitoare la persoanele impozabile care au depus declaraţii 394. Pentru entitatile care nu au

depus Declaraţiile informative 394 se emit de către organul fiscal notificări până cel târziu la data de 15 a lunii

următoare termenului legal de depunere a decontului de TVA. În cazul în care pe pagina de vizualizare a stării Declaraţiei

394 se afişează un mesaj cu erorile pe care le conţine documentul depus, trebuie ca, în termen de 3 zile lucrătoare, să

corectati toate erorile comunicate şi să reluati procesul de depunere a Declaraţiei 394.

Trebuie sa tineti cont si de urmatoarele prevederi. Conform art.103 din Legea 207/2015 privind Codul de

procedura fiscala, data depunerii unei declaraţii fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanţă este data

înregistrării acesteia pe portal, cu condiţia validării conţinutului declaraţiei. În cazul în care declaraţia nu este validată,

data depunerii declaraţiei este data validării, asa cum rezultă din mesajul electronic.

Prin excepţie, daca declaraţia fiscală a fost depusă până la termenul legal, iar din mesajul electronic rezultă că

aceasta nu a fost validată ca urmare a detectării unor erori în completarea declaraţiei, data depunerii declaraţiei este

data din mesajul transmis iniţial în cazul în care depuneti o declaraţie validă până în ultima zi a lunii în care se împlineşte

termenul legal de depunere.

În cazul în care, după depunerea declarației, persoana impozabilă constată existența unor omisiuni/erori în

datele declarate, aceasta trebuie să depună o nouă declarație corect completată cu operațiunile care necesită

modificarea și/sau operațiunile care nu au fost declarate, declarație care înlocuiește declarația informativă depusă

inițial. IMPORTANT: Nu vor face obiectul redepunerii declarației, facturile primite de persoana impozabilă în altă

perioadă de raportare față de data emiterii acestora de către furnizori. PRECIZARE: În situația în care societatea a primit

documente după depunerea declarației, acestea se vor declara în următoarea perioadă de raportare, adică la

momentul primirii. În concluzie, data primirii unui document ce se declară în declarația 394 este data înregistrării

documentului în evidența financiar - contabilă, respectiv în jurnalul de cumpărări și în decontul de TVA.

Imaginea 22. Generarea fișierului PDF si semnarea acestuia folosing DUKIntegrator