omef 3512 2008 documente financiar contabile mof 870bis

8/14/2019 Omef 3512 2008 Documente Financiar Contabile Mof 870bis

1/176

P A R T E A ILEGI, DECRETE, HOTRRI I ALTE ACTEul 176 (XX) Nr. 870 bis Mari, 23 decembrie 2008

S U M A R

Pagina

Anexele nr. 2 i 3 la Ordinul ministrului economiei i finanelornr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile .... 11174

Produs electronic destinat exclusiv informrii gratuite a persoanelor fizice asupra actelor ce se public n Monitorul Oficial al Romniei


2/176

A C T E A L E O R G A N E L O R D E S P E C I A L I T A T EA L E A D M I N I S T R A I E I P U B L I C E C E N T R A L E

MINISTERUL ECONOMIEI I FINANELOR

O R D I Nprivind documentele financiar-contabile*)

n temeiul prevederilor art. 11 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 386/2007 privind organizarea i funcionarea MinisteruluiEconomiei i Finanelor, cu modificrile i completrile ulterioare, ale art. 4 alin. (1) i art. 25 alin. (2) din Legea contabilitiinr. 82/1991, republicat,

ministrul economiei i finaneloremite urmtorul ordin:

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 870 bis/23.XII.20082

Art. 1. Se aprob Normele metodologice de ntocmire iutilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinse n anexanr. 1.

Art. 2. (1) Se aprob Normele specifice de ntocmire iutilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinse n anexanr. 2.

(2) Modelele documentelor financiar-contabile cuprinse nanexa nr. 3 pot fi adaptate din punctul de vedere al formatului,n funcie de necesiti, cu obligaia respectrii coninutuluiminimal prevzut n anexa nr. 2.

Art. 3. Se aprob documentele financiar-contabilecuprinse n anexa nr. 4, care se pstreaz timp de 5 ani, cuncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul

cruia au fost ntocmite, n arhiva persoanelor prevzute la art. 1din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat.

Art. 4. Anexele nr. 14 fac parte integrant din prezentulordin.

Art. 5. (1) Prevederile prezentului ordin se aplic ncepndcu data de 1 ianuarie 2009.

(2) Pe data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrogOrdinul ministrului finanelor publice nr. 1.850/2004 privindregistrele i formularele financiar-contabile, publicat n MonitorulOficial al Romniei, Partea I, nr. 23 i 23 bis din 7 ianuarie 2005,cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrareprevederilor prezentului ordin.

Art. 6. Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial alRomniei, Partea I.

p. Ministrul economiei i finanelor,Ctlin Doica,secretar de stat

Bucureti, 27 noiembrie 2008.Nr. 3.512.

*) Ordinul nr. 3.512/2008 i anexele nr. 1 i 4 au fost publicate n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 870 din 23 decembrie 2008 i sunt reprodusei n acest numr bis.

ANEXA Nr. 1

N O R M E M E T O D O L O G I C Ede ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile

A. Norme generale1. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii

nr. 82/1991, republicat, consemneaz operaiunile economico-nanciare, n momentul efecturii lor, n documente justificative,pe baza crora se fac nregistrri n contabilitate (jurnale, fie ialte documente contabile, dup caz).

2. Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoareleelemente principale:

denumirea documentului; denumirea/numele i prenumele i, dup caz,

ediul/adresa persoanei juridice/fizice care ntocmetedocumentul;

numrul documentului i data ntocmirii acestuia; menionarea prilor care particip la efectuarea

operaiunii economico-financiare (cnd este cazul);

coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cndeste necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; datele cantitative i valorice aferente operaiunii

economico-financiare efectuate, dup caz;

numele i prenumele, precum i semnturile persoanelorcare rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare,

ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i alepersoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dupcaz;

alte elemente menite s asigure consemnarea completa operaiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitatepot dobndi calitatea de document justificativ numai n condiiilen care furnizeaz toate informaiile prevzute de normele legalen vigoare.

3. n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societatecomercial trebuie s se menioneze i elementele prevzutede legislaia din domeniu, respectiv forma juridic, codul unic denregistrare i capitalul social, dup caz.

4. Documentele justificative provenite dintranzacii/operaiuni de cumprare a unor bunuri de la persoanefizice, pe baz de borderouri de achiziii, pot fi nregistrate n



3/176

contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii ngestiune a bunurilor respective.

5. n cazul n care documentele se refer la cheltuieli pentruprestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bazde norme de venit, pentru a fi nregistrate n contabilitate,acestea trebuie s aib la baz contracte sau convenii civile,ncheiate n acest scop, i documentul prin care se face dovadaplii, respectiv dispoziia de plat/ncasare.

6. n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991,epublicat, contabilitatea se ine n limba romn i n moneda

naional. Contabilitatea operaiunilor efectuate n valut se ineatt n moneda naional, ct i n valut, potrivit reglementrilorelaborate n acest sens.

Documentele justificative i financiar-contabile pot fintocmite i ntr-o alt limb i alt moned dac acest fapt esteprevzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal,eferitor la factur).

7. Documentele contabile jurnale, fie etc. , careervesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n

contabilitate a operaiunilor consemnate n documenteleustificative, ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelornformatice de prelucrare automat a datelor, trebuie scuprind elemente cu privire la:

felul, numrul i data documentului justificativ; sumele corespunztoare operaiunilor efectuate; conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare; semnturile pentru ntocmire i verificare, dup caz.8. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu

pix cu past sau prin utilizarea sistemelor informatice deprelucrare automat a datelor, dup caz.

9. Regimul juridic al documentelor n form electronic, ceconin date privind operaiunile economice de schimb sauvnzare de bunuri ori servicii ntre persoane care emit i primescacturi, bonuri fiscale sau chitane n form electronic, estetabilit de Legea nr. 260/2007 privind nregistrarea operaiunilor

comerciale prin mijloace electronice.Facturile i chitanele n form electronic, emise fr

ndeplinirea condiiilor prevzute de legea mai sus menionat,nu au calitatea de document justificativ, n nelesul prevederilorLegii nr. 82/1991, republicat.

10. n documentele justificative i n cele contabile nu suntadmise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee,precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise nacestea sau file lips.

Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau acifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lore scrie textul sau cifra corect.

Corectarea se face n toate exemplarele documentului i seconfirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectatdocumentul justificativ, menionndu-se i data efecturii

corecturii.11. n cazul documentelor justificative la care nu se admit

corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primete, seelibereaz sau se justific numerarul, ori al altor documentepentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii,documentul ntocmit greit se anuleaz i rmne n carnetulespectiv.

La corectarea documentului justificativ n care seconsemneaz operaii de predare-primire a valorilor materialei a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin semntur,

att a predtorului, ct i a primitorului.12. n cazul completrii documentelor prin utilizarea

istemelor informatice de prelucrare automat a datelor,

corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora,menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcutmodificarea. Documentele prezentate n listele de erori, anulriau completri (pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n

baza de date a unitii) trebuie s fie semnate de persoanelemputernicite de conducerea unitii.

13. n cazul n care prelucrarea documentelor justificative seface de ctre un ter (persoan fizic sau juridic), n relaiiledintre teri i unitile beneficiare este necesar ca pentruefectuarea corespunztoare a nregistrrilor n contabilitate sse respecte urmtoarele reguli:

documentele justificative s fie ntocmite corect i la timpde ctre unitile beneficiare, acestea rspunznd de realitateadatelor nscrise n documentele respective;

documentele contabile, ntocmite de teri pe bazadocumentelor justificative, trebuie predate unitilor beneficiarela termenele stabilite prin contractele sau conveniile civilencheiate, terii rspunznd de corectitudinea prelucrrii datelor;

n condiiile n care prestatorul de servicii de prelucrare adocumentelor nu este persoan fizic sau juridic autorizatpotrivit Ordonanei Guvernului nr. 65/1994 privind organizareaactivitii de expertiz contabil i a contabililor autorizai,republicat, unitile beneficiare trebuie s efectueze verificareadocumentelor contabile obinute de la teri, n sensul cuprinderiituturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, alrespectrii corespondenei conturilor i exactitii sumelornregistrate.

14. n vederea nregistrrii n jurnale, fie i n celelaltedocumente contabile a operaiunilor economico-financiareconsemnate n documentele justificative, potrivit formelor denregistrare n contabilitate utilizate de uniti, se poate facecontarea documentelor justificative, indicndu-se simbolurileconturilor sintetice i analitice, debitoare i creditoare, nconformitate cu planul de conturi general aplicabil.

nregistrrile n contabilitatea sintetic i analitic se fac pebaz de documente justificative, fie document cu document, fiepe baza unui centralizator n care sunt nscrise mai multedocumente justificative al cror coninut se refer la operaiunide aceeai natur i perioad.

n cazul operaiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc

documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac pebaz de note de contabilitate care au la baz note justificativesau note de calcul, dup caz.

n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaznumrul i data notei de contabilitate prin care s-a efectuatstornarea operaiunii, iar n nota de contabilitate de stornare semenioneaz documentul, data i numrul de ordine aleoperaiunii care face obiectul stornrii.

Corectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se facenumai pe baza notelor de contabilitate ntocmite n acest scop.

nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prinrespectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmiresau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi

sintetice i analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentrufiecare form de nregistrare n contabilitate. nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau

utilizndu-se sistemele informatice de prelucrare automat adatelor.

15. Factura se ntocmete i se utilizeaz n conformitate cuprevederile Codului fiscal.

Pentru livrrile de bunuri sau prestrile de servicii pentru carepersoanele impozabile sunt scutite fr drept de deducere ataxei pe valoarea adugat i nu sunt obligate s ntocmeascfacturi, n conformitate cu prevederile Codului fiscal i alenormelor metodologice de aplicare a acestuia, operaiunileeconomice se nregistreaz n baza contractelor ncheiate ntre

pri i a documentelor financiar-contabile sau bancare care sateste acele operaiuni, cum sunt: aviz de nsoire a mrfii,chitan, dispoziie de plat/ncasare, extras de cont bancar,nota de contabilitate etc., dup caz.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 870 bis/23.XII.2008 3



4/176

16. Registrele de contabilitate i formularele financiar-contabile pot fi adaptate n funcie de specificul i necesitilepersoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,epublicat, cu condiia respectrii coninutului de informaii i a

normelor de ntocmire i utilizare a acestora. Acestea pot fipretiprite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice deprelucrare automat a datelor.

Numrul de exemplare al formularelor financiar-contabilepoate fi diferit de cel prevzut n prezentele normemetodologice, n condiiile n care procedurile proprii privindorganizarea i conducerea contabilitii impun acest lucru.

n situaia n care activitatea de ntocmire a documentelorustificative i financiar-contabile este ncredinat n baza unuicontract de prestri de servicii unor persoane fizice sau juridice,normele proprii interne de ntocmire i utilizare a formularelorespective se adapteaz n mod corespunztor, fiind obligatoriu se prevad n contract clauze referitoare la ntocmirea i

utilizarea formularelor n aceste condiii.Se pot stabili norme proprii de ntocmire i utilizare a

ormularelor financiar-contabile, cu condiia ca acestea s nucontravin reglementrilor legale n vigoare.

Nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizareadocumentelor justificative i financiar-contabile, conform

prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancioneazpotrivit dispoziiilor legale.

17. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,epublicat, vor asigura un regim intern de numerotare aormularelor financiar-contabile, astfel:

persoanele care rspund de organizarea i conducereacontabilitii vor desemna, prin decizie intern scris, opersoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privindalocarea i gestionarea numerelor aferente;

fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie,dup caz, numr sau serie ce trebuie s fie secvenial(),tabilit() de societate. n alocarea numerelor se va ine cont detructura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru,

ucursale etc.; persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,epublicat, vor emite proceduri proprii de stabilire i/sau alocare

de numere ori serii, dup caz, prin care se va meniona, pentruecare exerciiu financiar, care este numrul sau seria de la caree emite primul document.

B. Registrele de contabilitate18. Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat,

egistrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnalcod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-l-2) i Cartea marecod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizeaz n strict concordancu destinaia acestora i se prezint n mod ordonat i astfel

completate nct s permit n orice moment identificarea icontrolul operaiunilor contabile efectuate.Registrele de contabilitate se pot prezenta sub form de

egistru, foi volante sau listri informatice, dup caz.Numerotarea paginilor registrelor se va face n ordine

cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completriior.

19. Registrul-jurnal(cod 14-1-1) este un document contabilobligatoriu n care se nregistreaz cronologic toate operaiunileeconomico-financiare.

Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc deactivitate (atelier, secie etc.), pot fi recapitulate ntr-un documentcentralizator, denumitjurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii

n Registrul-jurnal.Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operaiunile decas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-achitriiacturilor etc.

Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprindelemente cu privire la: felul, numrul i data documentuluijustificativ, explicaii privind operaiunile respective i conturilesintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumelecorespunztoare operaiunilor efectuate.

Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra nRegistrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate dinaceste jurnale.

Editarea Registrului-jurnal se efectueaz la cerereaorganelor de control sau n funcie de necesitile proprii.

20. Persoanele fizice care desfoar activiti independentei conduc contabilitatea n partid simpl, n conformitate cuprevederile legale, ntocmesc Registrul jurnal de ncasri i pli(cod 14-1-1/b), precum i alte documente de eviden prevzutede legislaia n domeniu.

21. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un documentcontabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele deactiv i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, inventariate deunitate, potrivit legii.

Registrul-inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, celpuin o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii, cu ocaziafuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaiiprevzute de lege, pe baz de inventar faptic.

n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ,elementele inventariate dup natura lor, suficient de detaliatepentru a putea justifica coninutul fiecrui post al bilanului.

Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarieriifaptice a fiecrui cont de activ i de pasiv. Elementele de activi de pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele deinventariere sau alte documente care justific coninutulacestora la sfritul exerciiului financiar.

n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, nRegistrul-inventar se nregistreaz soldurile existente la datainventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i se scadrulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data ncheieriiexerciiului financiar.

22. Pe baza Registrului-inventar i a balanei de verificarede la 31 decembrie se ntocmete bilanul care face parte dinsituaiile financiare anuale, ale crui posturi, n conformitate cuprevederile Legii nr. 82/1991, republicat, i ale reglementrilorcontabile aplicabile, trebuie s corespund cu datele nscrise ncontabilitate, puse de acord cu situaia real a elementelor deactiv i de pasiv stabilit pe baza inventarului.

23. Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabilobligatoriu n care se nregistreaz lunar i sistematic, prinregruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelorde activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta este un documentcontabil de sintez i sistematizare i conine simbolul contuluidebitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitori creditor, precum i soldul contului. Registrul Cartea mare

poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat deunitate. Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentruoperaiuni diverse.

Editarea Crii mari se efectueaz la cererea organelor decontrol sau n funcie de necesitile proprii.

24. Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Carteamare se pstreaz n unitate timp de 10 ani de la data ncheieriiexerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n cazde pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite ntermen de maximum 30 de zile de la constatare.

Persoanele fizice care utilizeaz tehnica de calcul trebuies asigure listarea acestora n orice moment pe parcursul celor

10 ani de pstrare.Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,republicat, care utilizeaz, potrivit legii, registre i formularespecifice privind activitatea financiar i contabil, reglementate




5/176

prin actele normative n vigoare, procedeaz la nscriereadatelor n aceste registre i formulare potrivit normelor specifice,prezentate n actele normative respective, precum i prezentelornorme metodologice privind documentele justificative inanciar-contabile.

C. Formele de nregistrare n contabilitate25. Formele de nregistrare n contabilitate reprezint

istemul de registre, formulare i documente contabile corelatentre ele, care servesc la nregistrarea cronologic i sistematicn contabilitate a operaiunilor economico-financiare efectuate

pe parcursul exerciiului financiar.26. Principalele forme de nregistrare n contabilitate a

operaiunilor economico-financiare n cazul unitilor careconduc contabilitatea n partid dubl sunt: pe jurnale,maestru-ah i forma combinat maestru-ah cu jurnale.

27. n cadrul formei de nregistrare n contabilitate peurnale, principalele registre i formulare care se utilizeaz sunt:

Registrul-jurnal (cod 14-1-1); Registrul-inventar (cod 14-1-2); Cartea mare (cod 14-1-3); jurnale auxiliare; Balana de verificare.Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru

nregistrarea cronologic a tuturor operaiunilor economico-nanciare consemnate n documentele justificative. Pentru

operaiunile care nu au la baz documente justificative sentocmete Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).

Notele de contabilitate se ntocmesc pe baz de noteustificative sau note de calcul i se nregistreaz n mod

cronologic n Registrul-jurnal.Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operaiuni,

cum sunt:1. Jurnal privind operaiunile de cas i banc (cod 14-6-5);2. Jurnal privind decontrile cu furnizorii (cod 14-6-6);3. Situaia ncasrii-achitrii facturilor (cod 14-6-7);4. Jurnal privind consumurile i alte ieiri de stocuri

cod 14-6-8);5. Jurnal privind salariile i contribuia pentru asigurriociale, protecia social a omerilor i asigurrile de sntatecod 14-6-10);

6. Jurnal privind operaiuni diverse (cod 14-6-17).Lunar sau la alt perioad prevzut de lege, n fiecare jurnal

auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoarenregistrate n cursul lunii (perioadei), totaluri care se nscriu n

Registrul-jurnal.Contabilitatea analitic se poate ine fie direct pe aceste

urnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formularepizate comune (fia de cont analitic pentru valori materiale, fia

de cont pentru operaiuni diverse etc.) sau specifice, folosite n

acest scop.Pentru unele conturi, pe lng jurnalul privind operaiunile decredit se ntocmete i situaia privind operaiunile de debit.

nregistrrile n jurnale se fac n mod cronologic n tot cursulunii (perioadei) sau numai la sfritul lunii (perioadei), fie directpe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelorcentralizatoare ntocmite pentru operaiunile aferente luniiperioadei) respective, care sunt consemnate cronologic n

acestea.Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare

contabil care cuprinde toate conturile sintetice i reflectexistena i micarea tuturor elementelor de activ i de pasiv laun moment dat.

Cartea mare servete la stabilirea rulajelor lunare i aoldurilor conturilor i st la baza ntocmirii balanei de verificare.Pentru stabilirea rulajelor se preia n Cartea mare rulajul

creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se

stabilete prin totalizarea sumelor preluate din coloanele deconturi corespondente ale jurnalelor.

Soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete nfuncie de rulajele debitoare i creditoare ale contului respectiv,inndu-se seama de soldul de la nceputul anului, care senscrie pe rndul destinat n acest scop.

Balana de verificare este documentul contabil utilizat pentruverificarea nregistrrii corecte n contabilitate a operaiunilorefectuate i controlul concordanei dintre contabilitatea sintetici cea analitic, precum i principalul instrument pe baza cruia

se ntocmesc raportrile contabile stabilite potrivit legii.Balana de verificare a conturilor sintetice, precum i

balanele de verificare ale conturilor analitice se ntocmesc celpuin anual, la ncheierea exerciiului financiar sau la termenelede ntocmire a raportrilor contabile, la alte perioade prevzutede actele normative n vigoare i ori de cte ori se considernecesar.

28. n cadrul formei de nregistrare maestru-ah,principalele registre i formulare care se utilizeaz sunt:

Registrul-jurnal (cod 14-1-1); Registrul-inventar (cod 14-1-2); Cartea mare (ah cod 14-1-3/a); Balana de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, la fel ca ncazul formei de nregistrare pe jurnale.

n vederea nregistrrii n Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrrii contabile (sortare pe feluride operaiuni, verificare, evaluare, contare). Dac pentru acelaifel de operaiuni exist mai multe documente justificative,acestea se totalizeaz cu ajutorul documentelor cumulative ntocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului carereflect asemenea operaiuni.

Pentru operaiunile care nu au la baz documentejustificative se ntocmete Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).

Cartea mare (ah cod 14-1-3/a) este documentul desistematizare a nregistrrilor contabile n conturile sintetice.

nregistrrile n Cartea mare (ah) se fac pe bazadocumentelor justificative, a documentelor cumulative i anotelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de cteori este nevoie. nregistrarea n acest document, deschis pentrufiecare cont sintetic, este precedat de nregistrarea nRegistrul-jurnal.

La sfritul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic dinCartea mare (ah) se stabilesc totaluri ale rulajului contuluidebitor sau creditor i ale conturilor corespondente. Totalulsumelor conturilor corespondente trebuie s fie egale cu rulajuldebitor sau creditor al contului respectiv.

Contabilitatea analitic se ine cu ajutorul formularelor

comune (fia de cont pentru operaiuni diverse, fia de contanalitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelorspecifice folosite n acest scop.

Balana de verificare se ntocmete pe baza totalurilorpreluate din Cartea mare (ah), respectiv din fiele deschisedistinct pentru fiecare cont sintetic.

Pentru verificarea nregistrrilor n contabilitatea analitic sepot ntocmi balane de verificare analitice. La instituiile publice,balanele de verificare sintetice se ntocmesc lunar, iar balanelede verificare analitice, cel mai trziu la sfritul trimestruluipentru care se ntocmesc situaiile financiare.

29. n cazul utilizrii formei de nregistrare combinatmaestru-ah cu jurnale, pe lng fomularele menionate la

forma de nregistrare maestru-ah se utilizeaz jurnaleleauxiliare specifice formei de nregistrare pe jurnale.n Cartea mare (ah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile

lunare stabilite n jurnal se nscriu att n coloana destinat




6/176

ulajului debitor sau creditor, ct i n coloanele conturilorcorespondente.

La instituiile publice i persoanele juridice fr scoppatrimonial se poate folosi forma de nregistrare n contabilitatemaestru-ah simplificat. n acest caz, contabilitatea sintetice ine pe fie de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i4-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic n Cartea mareah), iar contabilitatea analitic se ine pe fiele menionate laorma de nregistrare maestru-ah.

D. Metodele de conducere a contabilitii analitice abunurilor

30. Contabilitatea analitic a bunurilor se poate ine pe bazauneia dintre urmtoarele metode: operativ-contabil, cantitativ-valoric, global-valoric.

Metoda operativ-contabil se poate aplica pentrucontabilitatea analitic a materiilor prime, materialelorconsumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar,emifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale,

mrfurilor i ambalajelor.Metoda cantitativ-valoric se poate folosi pentru

contabilitatea analitic a materiilor prime, materialelorconsumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar,emifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale,

mrfurilor, animalelor i ambalajelor.Metoda global-valoric se poate utiliza pentru contabilitatea

analitic a mrfurilor i ambalajelor din unitile de desfacere cuamnuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelorolosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor denventar, echipamentelor de protecie n folosin, precum i aaltor categorii de bunuri.

31. Metoda operativ-contabil const n inerea, n cadrulecrei gestiuni, a evidenei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu

ajutorul fielor de magazie. n contabilitate, aceast metodconst n inerea evidenei valorice pe conturi de materiale,desfurate valoric pe gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupeau subgrupe de materiale, dup caz.

Controlul exactitii nregistrrilor din evidena gestiunilor idin contabilitate se asigur prin evaluarea stocurilor cantitative,ranscrise din fiele de magazie n registrul stocurilor.

n metoda operativ-contabil se pot folosi urmtoareleormulare comune pe economie:

Fi de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a, dup caz); Fi de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22); Registrul stocurilor (cod 14-3-11 i 14-3-11/a).Fiele de magazie servesc pentru evidena cantitativ, pe

eluri de stocuri, la locul de depozitare, iar n contabilitate, pentrucontrolul operaiunilor nregistrate de gestionar sau persoanadesemnat, pentru preluarea n registrul stocurilor a cantitiloraflate n stoc, precum i pentru calculul valorii bunurilor existente

n stoc la sfritul lunii (perioadei), n scopul confruntrii cudatele din contabilitatea sintetic.La gestiune, fiele de magazie se in n ordinea n care sunt

nscrise materialele n registrul stocurilor. n aceste fiecantitile se nregistreaz zilnic de gestionar sau persoanadesemnat, pe baza documentelor de intrare (factur, aviz densoire a mrfii, not de recepie i constatare de diferene etc.)i a documentelor de ieire (bon de consum, fi limit de

consum, aviz de nsoire a mrfii, factur, bon de transfer etc.),poziie cu poziie. De asemenea, n fiele de magazie se nscriuplusurile de la inventar pe coloana Intrri i minusurile de lanventar pe coloana Ieiri.

Erorile constatate n evidena gestiunilor se corecteaz n

prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate nele de magazie, iar abaterile de la regulile de ntocmire iutilizare a documentelor se aduc la cunotina conductoruluicompartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate

s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilorcare se impun.

Semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilorn fiele de magazie constituie dovada verificrii nregistrrilorefectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire amaterialelor.

n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor segrupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, dinprelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, peconturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe

sau subgrupe de materiale, dup caz.Intrrile sau ieirile de bunuri de natura stocurilor se

nregistreaz n contabilitatea sintetic i analitic, fie direct pebaza acestor documente, fie cu ajutorul unor situaii ntocmitezilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizareadatelor din documentele privind micarea stocurilor.

Verificarea nregistrrilor efectuate n conturile de stocuri ifiele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor(cod 14-3-11 i 14-3-11/a). n acest scop, n Registrul stocurilor,la sfritul fiecrei luni (perioade), se nscriu pe feluri de stocuri,grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventualsubgrupe, stocurile cantitative din fiele de magazie, secalculeaz valoarea cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor

de nregistrare i se totalizeaz valoarea acestora pe pagini aleRegistrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe destocuri, conturi i magazii (depozite).

n cazul n care se constat c exist frecvente diferene ntresoldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor i cele dincontabilitate, provenind din nregistrarea operaiunilor, evaluareacantitilor de stocuri din documentele de intrare i de ieire,prelucrarea acestora etc., diferenele respective pot fi localizateprintr-o nou centralizare a intrrilor i ieirilor valorice demateriale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obinutese confrunt cu datele din Registrul stocurilor.

32. Pentru produse finite i produse reziduale, metodaoperativ-contabil se aplic n acelai mod ca i pentru stocuride materii prime i materiale consumabile. n acest caz,evidena cantitativ pe feluri de produse se ine la magazie(depozit) cu ajutorul fielor de magazie, iar evidena valoric seine n contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse,desfurat n analitic pe gestiuni, n care nregistrrile se fac pebaza datelor obinute prin centralizarea zilnic a documentelorde micare a produselor respective.

Verificarea nregistrrilor la sfritul lunii (perioadei) se face,de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor n care sestabilesc soldurile pe feluri de produse i pe total cont, printranscrierea cantitilor n stoc din fiele de magazie i evaluareaacestora pe baza preurilor de nregistrare.

33. Metoda cantitativ-valoric pentru materii prime, materialeconsumabile, materiale de natura obiectelor de inventar n

depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale,mrfuri, animale i ambalaje const n inerea evideneicantitative pe feluri de stocuri n cadrul fiecrei gestiuni, iar ncontabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice carereflect stocurile de valori materiale se desfoar n analitic pegestiuni. Verificarea exactitii nregistrrilor din evidena de lalocurile de depozitare i din contabilitate se efectueaz prinpunctajul periodic dintre cantitile operate n fiele de magaziei cele din fiele de cont analitic din contabilitate.

n metoda cantitativ-valoric se pot folosi urmtoareleformulare:

Fi de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a, dup caz); Fi de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i

14-6-22/a); Balana analitic a stocurilor (cod 14-6-30/c).Evidena cantitativ a materialelor se ine la gestiune cu

ajutorul fielor de magazie, care se in n ordinea fielor de cont




7/176

analitic din contabilitate. n fiele de magazie, nregistrrile seac zilnic, de ctre gestionar sau de ctre persoana desemnat,pe baza documentelor de intrare i de ieire a materialelor. Dupnregistrare, documentele respective se predau la contabilitate

pe baz de borderou. n contabilitate, documentele senregistreaz n fiele de cont analitic pentru valori materiale ie stabilesc stocurile i soldurile, dup ce n prealabil s-a

verificat modul de emitere i completare a documentelor privindmicarea materialelor. De asemenea, pe baza aceloraidocumente, se ntocmesc situaiile centralizatoare privindntrrile i ieirile de materiale, pentru nregistrare ncontabilitatea sintetic.

Controlul nregistrrilor din conturile sintetice i cele analiticeale stocurilor se asigur cu ajutorul balanei de verificareanalitice, ntocmit separat pentru fiecare cont de stoc.

n vederea ntocmirii balanei de verificare este necesar s seefectueze controlul asupra concordanei stocurilor scriptice dinele de magazie cu cele din fiele de cont analitic pentru valori

materiale.n cazul instituiilor publice cu mai multe gestiuni distincte,

precum i n cazul instituiilor care au subuniti cu una sau maimulte gestiuni, dar care nu au compartimente proprii decontabilitate, contabilitatea analitic a stocurilor se poate

asigura, n cadrul compartimentului financiar-contabil alnstituiei al crei conductor are calitatea de ordonator decredite, cu ajutorul Fiei de eviden a materialelor i amaterialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri deolosin (cod 14-3-9).

34. Metoda cantitativ-valoric pentru evidena analitic aproduselor finite i produselor reziduale se aplic n acelai modca i pentru celelalte stocuri, cu urmtoarele particulariti:

att intrrile, ct i ieirile valorice pot fi nregistrate nele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin nmulirea

cantitilor totale de produse finite i produse reziduale cupreurile unitare respective, fr a mai fi necesar evaluareacantitilor de produse n documente;

pentru controlul nregistrrilor din contabilitatea sintetic icea analitic a produselor finite, n locul balanei de verificaree poate folosi Registrul stocurilor.

35. Metoda global-valoric se aplic pentru evidenamrfurilor i ambalajelor aflate n unitile de desfacere cuamnuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-seormularul comun Fia de cont pentru operaiuni diverse (cod4-6-22) i raportul de gestiune, dup caz.

Potrivit acestei metode, contabilitatea analitic a mrfurilori ambalajelor se ine global-valoric, att la gestiune, ct i n

contabilitate, iar verificarea concordanei nregistrrilor dinevidena gestiunii i din contabilitate se efectueaz numaivaloric, la perioade stabilite de unitate.

Raportul de gestiune se completeaz pe baza documentelor

de intrare i de ieire a mrfurilor i ambalajelor i de depunerea numerarului din vnzare, iar n fiele valorice (inute pegestiuni n cadrul conturilor de mrfuri i ambalaje dincontabilitate) nregistrrile se fac pe baza acelorai documente.

Soldurile valorice ale mrfurilor i ambalajelor aflate ngestiune se verific pe baza raportului de gestiune predat lacontabilitate sau cu ocazia inventarierii, dup caz.

36. Metoda global-valoric se folosete, de asemenea,pentru evidena rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelordestinate ambalrii, precum i la alte categorii de bunuri. nacest caz, evidena cantitativ se poate ine pe feluri deechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de

gestionare, cu ajutorul fielor de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a),

care se completeaz de gestionar sau de ctre persoanadesemnat.Evidena valoric a micrilor se ine n contabilitate, pe

gestiuni, n cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul

fielor de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a).nregistrrile n fiele de magazie se fac pe baza documentelorde intrare i de ieire a materialelor consumabile respective i sepreiau de ctre contabilitatea stocurilor, n prealabil fcndu-severificarea nregistrrilor din fiele de magazie. Princentralizarea datelor din documentele respective se asigurnregistrarea acestora att n fiele valorice pe gestiuni, ct i nconturile sintetice de stocuri.

37. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar nfolosin se ine numai evidena cantitativ cu ajutorul

formularului Fia de eviden a materialelor de natura obiectelorde inventar n folosin (cod 14-3-9).

n contabilitate, evidena valoric se ine cu ajutorul Fiei decont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a), pesecii (locuri de munc, uniti etc.), n care nregistrrile se facvaloric n funcie de intrri i ieiri (scoateri din uz).

n situaia returnrii obiectului de inventar uzat, operaiunea nregistrat n Fia de eviden a materialelor de naturaobiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9) nu presupune nregistrarea unei intrri n evidena magaziei (depozitului).Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din funciune amijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiectede inventar) se confrunt cu datele privind restituirile de obiecte

de inventar uzate, consemnate n Fia de eviden a materialelorde natura obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9).Controlul exactitii nregistrrilor se efectueaz la perioadele

stabilite de unitate i cu ocazia inventarierilor, evalundu-sestocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12,14-3-12/a i 14-3-12/b) i confruntndu-se soldul astfel obinutcu soldul conturilor respective din contabilitate.

38. Contabilitatea analitic a SDV-urilor speciale iAMC-urilor se ine la gestiunea de SDV-uri i AMC-uri, cantitativ,pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cuajutorul Fiei de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a), iar ncontabilitate, global-valoric, la nivel de produs.

39. Contabilitatea stocurilor se ine cantitativ i valoric saunumai valoric prin folosirea inventarului permanent ori ainventarului intermitent.

40. Entitile care utilizeaz metoda inventarului intermitentefectueaz inventarierea faptic a stocurilor n cursul perioadei,anual, trimestrial sau lunar, dup caz, dar nu mai trziu de fineleperioadei de raportare pentru care are de determinat obligaiifiscale.

Metoda inventarului intermitent const n faptul c intrrilede stocuri nu se nregistreaz prin conturile de stocuri, respectivconturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectivconturile din clasa 6.

Stabilirea ieirilor de stocuri n cursul perioadei are la bazinventarierea faptic a stocurilor la sfritul perioadei. Ieirile destocuri se determin ca diferen ntre valoarea stocurilor

iniiale, la care se adaug valoarea intrrilor, i valoareastocurilor la sfritul perioadei stabilite pe baza inventarului,respectndu-se relaia E = Si + I - Sf,

unde: E ieiri; I intrri;Si stoc iniial; Sf stoc final.

La nceputul exerciiului, respectiv al perioadei, dup caz, seanuleaz stocul existent ca o ieire de stoc prin nregistrareaacestuia n clase de cheltuieli privind materiile prime, materialeleetc.

articol contabil 6xx = 3xx.La sfritul perioadei stocurile determinate n baza

inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate n procesul de producie sau vndute, dup caz, se

nregistreaz ca o intrare de stocarticol contabil 3xx = 6xx.Inventarierea stocurilor la sfritul perioadei se face n

conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul




8/176

Economiei i Finanelor privind organizarea i efectuareanventarierii elementelor de activ i pasiv.

n condiiile n care comisiile de inventariere nu constatexistena de stocuri faptice, vor meniona acest fapt n procesul-verbal al comisiei de inventariere.

La locul de depozitare sau de utilizare n procesul deproducie a stocurilor se ine o eviden tehnic operativ atocurilor pe baz de fi de magazie sau alte documentetabilite de unitate, n conformitate cu procedurile proprii

elaborate de conducerea acesteia.Ieirile de stocuri aferente unei perioade, nregistrate ncontabilitatea financiar, vor fi corelate cu cheltuielile evideniaten contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., dup

caz, n funcie de consumurile tehnologice normate.Inventarul intermitent nu se utilizeaz n comerul cu

amnuntul n situaia n care se aplic metoda global-valoric.Perioada la care se efectueaz inventarierea faptic a

tocurilor se alege astfel nct s poat fi stabilite corectobligaiile legale (contabile, fiscale etc).

E. Reconstituirea documentelor financiar-contabilepierdute, sustrase sau distruse

41. Pentru a putea fi nregistrate n contabilitate, operaiunileeconomico-financiare trebuie s fie justificate cu documenteoriginale, ntocmite sau reconstituite potrivit prezentelor normemetodologice.

Pentru acele situaii n care prin alte reglementri specialee prevede c formularul original trebuie s fie pstrat la alt

unitate, atunci la nregistrarea n contabilitate este folosit copiadocumentului respectiv.

42. Orice persoan care constat pierderea, sustragerea saudistrugerea unor documente justificative sau contabile areobligaia s aduc la cunotin, n scris, n termen de 24 de orede la constatare, conductorului unitii (administratoruluiunitii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are

obligaia gestionrii unitii respective). n termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicrii,

conductorul unitii trebuie s ncheie un proces-verbal, care scuprind:

datele de identificare a documentului disprut; numele i prenumele persoanei responsabile cu pstrarea

documentului; data i mprejurrile n care s-a constatat lipsa

documentului respectiv.Procesul-verbal se semneaz de ctre: conductorul unitii; conductorul compartimentului financiar-contabil al unitii

au persoana mputernicit s ndeplineasc aceast funcie; persoana responsabil cu pstrarea documentului; i eful ierarhic al persoanei responsabile cu pstrarea

documentului, dup caz.Cnd dispariia documentelor se datoreaz nsui

conductorului unitii, msurile prevzute de prezentele normemetodologice se iau de ctre ceilali membri ai consiliului deadministraie, dup caz.

n condiiile n care documentul pierdut a fost ntocmit dectre unitate ntr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia seace urmnd aceleai proceduri prin care a fost ntocmit

documentul original, menionndu-se n antetul documentului c

este reconstituit, i st la baza nregistrrilor n contabilitate.43. Ori de cte ori pierderea, sustragerea sau distrugereadocumentelor constituie infraciune, se ncunotineaz imediatorganele de urmrire penal.

44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosarde reconstituire, ntocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie s conin toate lucrrileefectuate n legtur cu constatarea i reconstituireadocumentului disprut, i anume:

sesizarea scris a persoanei care a constatat dispariiadocumentului;

procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii saudistrugerii;

dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovadasancionrii disciplinare a persoanei vinovate, dup caz;

dispoziia scris a conductorului unitii pentrureconstituirea documentului;

o copie a documentului reconstituit.45. n cazul n care documentul disprut a fost emis de alt

unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitent, prinrealizarea unei copii de pe documentul existent la unitateaemitent. n acest caz, unitatea emitent va trimite unitiisolicitante, n termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii,documentul reconstituit.

46. Documentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu i

vizibil meniunea DUPLICAT, cu specificarea numrului i dateidispoziiei pe baza creia s-a fcut reconstituirea.Documentele reconstituite conform prezentelor norme

metodologice constituie baza legal pentru efectuareanregistrrilor n contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale(bonuri, bilete de cltorie nenominale etc.) pierdute, sustrasesau distruse nainte de a fi nregistrate n contabilitate. n acestcaz, vinovaii de pierderea, sustragerea sau distrugereadocumentelor suport paguba adus unitii, salariailor saualtor uniti, sumele respective recuperndu-se potrivitprevederilor legale.

47. n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplaruluioriginal al facturii, emitentul trebuie s emit un duplicat alfacturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi: o factur nou, care s cuprind aceleai date ca i

factura iniial, i pe care s se menioneze c este duplicat ic nlocuiete factura iniial; sau

o fotocopie a facturii iniiale, pe care s se aplice tampilasocietii i s se menioneze c este duplicat i c nlocuietefactura iniial.

48. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea saudistrugerea documentelor se stabilesc rspunderi materiale,

care cuprind i eventualele cheltuieli ocazionate dereconstituirea documentelor respective.Gsirea ulterioar a documentelor originale, care au fost

reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanciuniloraplicate, n condiiile legii.

n cazul gsirii ulterioare a originalului, documentulreconstituit se anuleaz pe baza unui proces-verbal, i sepstreaz mpreun cu procesul-verbal n dosarul dereconstituire.

49. Conductorii unitilor vor lua msuri pentru asigurareanregistrrii i evidenei curente a tuturor lucrrilor ntocmite,primite sau expediate, stabilirea i evidena responsabililor depstrarea acestora, evidena tuturor reconstituirilor dedocumente, precum i pentru pstrarea dosarelor dereconstituire, pe toat durata de pstrare a documentuluireconstituit.




9/176

F. Arhivarea i pstrarea registrelor i a documentelorinanciar-contabile

50. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,epublicat, au obligaia pstrrii n arhiva lor a registrelor de

contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum i adocumentelor justificative care stau la baza nregistrrii ncontabilitate.

Pstrarea registrelor i a documentelor justificative icontabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare,dup caz.

Registrele i documentele justificative i contabile se potarhiva, n baza unor contracte de prestri de servicii, cu titluoneros, de ctre alte persoane juridice romne care dispun decondiii corespunztoare. i n acest caz, rspunderea privindarhivarea documentelor financiar-contabile revineadministratorului, ordonatorului de credite sau altei persoanecare are obligaia gestionrii unitii beneficiare.

Unitatea care a ncredinat documentele spre arhivare,espectiv unitatea beneficiar, va ntiina organul fiscal teritorial

de care aparine despre aceast situaie.Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate,

persoanele juridice sunt obligate, la cerere, s prezinte ladomiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei i Finanelorpot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative icontabile i n alte locaii dect la domiciliul fiscal sau la sediileecundare, dac consider c acestea nu sunt pstrate

corespunztor.51. Termenul de pstrare a statelor de salarii este de 50 de

ani, iar termenul de pstrare a registrelor i a documentelorustificative i contabile este de 10 ani cu ncepere de la datancheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite,cu excepia celor prevzute la pct. 52, 53 i 54.

52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilormobile, care stau la baza determinrii taxei pe valoareaadugat deductibile pentru persoanele impozabile cu regimmixt i persoanele parial impozabile n conformitate cu

prevederile Codului fiscal, se vor pstra conform termenuluiprevzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privindCodul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare.

53. Documentele prevzute n anexa nr. 4 se pot pstra peo perioad de numai 5 ani dac necesitile proprii ale unitii numpun pstrarea acestora pe o perioad de timp mai mare.

54. Documentele financiar-contabile care atest provenienaunor bunuri cu durat de via mai mare de 10 ani se pstreaz,de regul, pe o perioad de timp mai mare, respectiv peperioada de utilizare a bunurilor.

55. n caz de ncetare a activitii persoanelor prevzute laart. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, documentele contabilee arhiveaz n conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990

privind societile comerciale, republicat, cu modificrile icompletrile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, nconformitate cu prevederile legale n materie, dup caz.

56. Arhivarea documentelor justificative i contabile se facen conformitate cu prevederile legale i cu urmtoarele reguli

generale: documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite

i parafate; gruparea documentelor n dosare se face cronologic i

istematic, n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se referacestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii, documenteleaferente acestei perioade se arhiveaz separat;

dosarele coninnd documente justificative i contabile sepstreaz n spaii amenajate n acest scop, asigurate mpotriva

degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace deprevenire a incendiilor; evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul

Registrului de eviden, potrivit legii, n care sunt consemnate

dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i micareaacestora n decursul timpului.

57. Eliminarea din arhiv a documentelor al cror termenlegal de pstrare a expirat se face de ctre o comisie, subconducerea administratorului sau a ordonatorului de credite,dup caz. n aceast situaie se ntocmete un proces-verbal ise consemneaz scderea documentelor eliminate din Registrulde eviden al arhivei.

G. Criteriile minimale privind programele informatice

utilizate n activitatea financiar i contabil58. Sistemul informatic de prelucrare automat a datelor lanivelul fiecrei uniti trebuie s asigure prelucrarea datelornregistrate n contabilitate n conformitate cu reglementrilecontabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora pe suporturitehnice.

La elaborarea i adaptarea programelor informatice vor fiavute n vedere urmtoarele:

a) cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilorn vigoare i a posibilitii de actualizare a acestor proceduri, nfuncie de modificrile intervenite n legislaie;

b) cunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrareautomat a datelor de ctre personalul implicat i respectarea

acestora;c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurareaproteciei lor mpotriva accesului neautorizat, realizareaconfidenialitii datelor din sistemul informatic;

d) stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor deintrare, intermediare sau de ieire;

e) soluionarea eventualelor erori care pot s apar nfuncionarea sistemului informatic;

f) verificarea complet sau prin sondaj a modului defuncionare a procedurilor de prelucrare prevzute de sistemulinformatic;

g) verificarea total sau prin sondaj a operaiuniloreconomico-financiare nregistrate n contabilitate, astfel nct

acestea s fie efectuate n concordan strict cu prevederileactelor normative care le reglementeaz;

h) verificarea prin teste de control a programului informaticutilizat.

59. Sistemele informatice de prelucrare automat a datelor ndomeniul financiar-contabil trebuie s rspund la urmtoarelecriterii considerate minimale:

a) s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrilorinformatice cu prevederile actelor normative care lereglementeaz;

b) s precizeze tipul de suport care asigur prelucrareadatelor n condiii de siguran;

c) fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s seregseasc n coninutul unui document, la care s poat aveaacces att beneficiarii, ct i organele de control;

d) s asigure listele operaiunilor efectuate n contabilitate pebaz de documente justificative, care s fie numerotate n ordinecronologic, interzicndu-se inserri, intercalri, precum i oriceeliminri sau adugri ulterioare;

e) s asigure reluarea automat n calcul a soldurilorconturilor obinute anterior;

f) s asigure conservarea datelor pe o perioad de timp cares respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicat;

g) s precizeze procedurile i suportul magnetic extern dearhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaiilor

financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegraren sistem a datelor arhivate;h) s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date

pentru o perioad nchis;




10/176

i) s asigure urmtoarele elemente constitutive alenregistrrilor contabile:

data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii; jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile

contabile; numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de

emitent);j) s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor i a

programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul lanformaii, copii de siguran pentru programe i informaii;

k) s asigure listri clare, inteligibile i complete, care sconin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau peecare pagin, dup caz:

tipul documentului sau al situaiei; denumirea unitii; perioada la care se refer informaia; datarea listrilor; paginarea cronologic; precizarea programului informatic i a versiunii utilizate;l) s asigure listarea ansamblului de situaii financiare i

documente de sintez necesare conducerii operative a unitii;m) s asigure respectarea coninutului de informaii prevzut

pentru formulare;n) s permit, n orice moment, reconstituirea coninutului

conturilor, listelor i informaiilor supuse verificrii; toate soldurileconturilor trebuie s fie rezultatul unei liste de nregistrri i alunui sold anterior al acelui cont; fiecare nregistrare trebuie saib la baz elemente de identificare a datelor supuseprelucrrii;

o) s nu permit: deschiderea a dou conturi cu acelai simbol; modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost

nregistrate date n acel cont; suprimarea unui cont n cursul exerciiului financiar curent

au aferent exerciiului financiar precedent, dac acesta coninenregistrri sau sold;

editarea a dou sau a mai multor documente de acelaip, cu acelai numr i coninut diferit de informaii;

p) s permit suprimarea unui cont care nu are nregistrri peparcursul a cel puin 2 ani (exerciii financiare), n mod automatau manual;

r) s prevad n documentaia produsului informatic modulde organizare i tipul sistemului de prelucrare:

monopost sau multipost; monosocietate sau multisocietate; reea de calculatoare; portabilitatea fiierelor de date;s) s precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: preluri pe loturi cu control ulterior; preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor dou tipuri;t) s permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri

pentru operaiunile contabile;u) s posede documentaia tehnic de utilizare a

programelor informatice necesar exploatrii optime a acestora;v) s respecte reglementrile n vigoare cu privire la

ecuritatea datelor i fiabilitatea sistemului informatic deprelucrare automat a datelor.

60. Elaboratorii de programe informatice au obligaia de aprevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice,clauze privind ntreinerea i adaptarea produselor livrate,precum i clauze privind eliminarea posibilitilor de modificarea procedurilor de prelucrare automat a datelor de ctreutilizatori.

Unitile de informatic sau persoanele care efectueazlucrri cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata datelor poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a

informaiilor din documente, iar beneficiarii rspund pentruexactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentruprelucrare.

61. Utilizatorul trebuie: s se asigure de perenitatea documentaiei, a diferitelor

versiuni ale produsului-program; s organizeze arhivarea datelor, programelor sau

produselor de prelucrare astfel nct informaiile s poat fireprocesate;

s dein la sediul su, pe perioad neprescris, manualulde utilizare complet i actualizat al fiecrui produs-programutilizat.

62. Pe perioada neprescris se va organiza o gestiune aversiunilor, modificrilor, corecturilor i schimbrilor de sisteminformatic, produse-program i sistem de calcul.

Dac unitatea, n cursul acestei perioade, a schimbatsistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie sse efectueze o reconciliere ntre datele arhivate i versiunile noiale produselor-program i ale echipamentelor de calcul.

Arhivele pe suport magnetic trebuie mprosptate periodicpentru a asigura accesibilitatea datelor.

63. Responsabilitile ce revin personalului unitii cu privirela utilizarea sistemului informatic de prelucrare automat adatelor se stabilesc prin regulamente interne.

H. Condiiile n care se pot ntocmi, edita i arhivaelectronic documentele financiar-contabile

64. Din punct de vedere al bazei de date trebuie s existeposibilitatea reconstituirii n orice moment a coninutuluidocumentelor financiar-contabile.

65. Documentele financiar-contabile, care se arhiveaz pesuport WORM (Write Once Read Many), trebuie s fie semnatede persoana care le ntocmete, n conformitate cu prevederileLegii nr. 455/2001 privind semntura electronic.

66. Trebuie s existe un plan de securitate al sistemuluiinformatic, cuprinznd msurile tehnice i organizatorice cares asigure urmtoarele cerine minimale:

a) confidenialitatea i integritatea comunicaiilor;b) confidenialitatea i nonrepudierea tranzaciilor;c) confidenialitatea i integritatea datelor;d) restricionarea, detectarea i monitorizarea accesului n

sistem;e) restaurarea informaiilor gestionate de sistem n cazul unor

calamiti naturale, evenimente imprevizibile, prin: arhivarea datelor utiliznd tehnologia WORM, care s

permit inscripionarea o singur dat i accesarea ori de cteori este nevoie a informaiilor stocate;

nregistrarea datelor din documentele financiar-contabilen timp real, n alt sistem de calcul, cu aceleai caracteristici,care s fie amplasat ntr-o alt locaie.

67. Trebuie s se asigure listarea tuturor documentelorfinanciar-contabile solicitate de organele de control.




11/176

23-Dec-200813:44:00

ANEXA NR. 2

NORMELE SPECIFICE

DE NTOCMIRE I UTILIZARE

A DOCUMENTELOR FINANCIAR-

CONTABILE


Produs electronic destinat exclusiv inform rii gratuite a persoanelor fizice asupra actelor ce se public n Monitorul Oficial al Rom niei


12/176

23-Dec-200813:44:00

NOMENCLATORULdocumentelor financiar-contabile

Nr.

crt.

Denumire formular Cod

baz variant0 1 2 3

I. REGISTRELE DE CONTABILITATE

1. Registrul-jurnal 14-1-1

2. Registrul-jurnal de ncasri i pli 14-1-1/b3. Registrul-inventar 14-1-2

4. Registrul Cartea mare 14-1-3

5. - Registrul Cartea mare (ah) 14-1-3/aII. MIJLOACE FIXE

6. Registrul numerelor de inventar 14-2-1

7. Fia mijlocului fix 14-2-28. Bon de micare a mijloacelor fixe 14-2-3 A9. - Proces-verbal de scoatere din funciune a

mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri

materiale

14-2-3/aA

10. Proces-verbal de recepie 14-2-5

11. - Proces-verbal de recepie provizorie 14-2-5/a12. - Proces-verbal de punere n funciune 14-2-5/b

III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR

13. Not de recepie i constatare de diferene 14-3-1A14. Bon de primire n consignaie 14-3-215. Bon de predare, transfer, restituire 14-3-3A

16. Bon de consum 14-3-4A

17. - Bon de consum (colectiv) 14-3-4/aA

18. - Fi limit de consum 14-3-4/bA

19. - List zilnic de alimente 14-3-4/dA20. Dispoziie de livrare 14-3-5A21. Aviz de nsoire a mrfii 14-3-6A22. Fi de magazie 14-3-823. - Fi de magazie (cu dou uniti de msur) 14-3-8/a24. Fi de eviden a materialelor de natura obiectelor

de inventar n folosin 14-3-925. Registrul stocurilor 14-3-11

26. - Registrul stocurilor 14-3-11/a

27. List de inventariere 14-3-1228. - List de inventariere 14-3-12/b29. - List de inventariere (pentru gestiuni global-

valorice)14-3-12/a

12 MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 870 bis/23.XII.2008



13/176

23-Dec-200813:44:00

IV. MIJLOACE BNETI I DECONTRI

30. Chitan 14-4-131. - Chitan pentru operaiuni n valut 14-4-1/a32. Proces-verbal de pli 14-4-3A

33. Dispoziie de plat/ncasare ctre casierie 14-4-434. Registru de cas 14-4-7A35. - Registru de cas 14-4-7/bA36. - Registru de cas (n valut) 14-4-7/aA37. - Registru de cas (n valut) 14-4-7/cA38. Borderou de achiziie 14-4-1339. - Borderou de achiziie (de la productori

individuali)

14-4-13/b

40. Decont pentru operaiuni n participaie 14-4-14V. SALARII I ALTE DREPTURI DE

PERSONAL

41. - Stat de salarii 14-5-1/a

42. - Stat de salarii (fr elementele componente alesalariului total)

14-5-1/b

43. - Stat de salarii (fr elementele componente alesalariului total)

14-5-1/c

44. - Stat de salarii 14-5-1/k

45. - List de avans chenzinal 14-5-1/d46. Ordin de deplasare (delegaie) 14-5-447. - Ordin de deplasare (delegaie) n strintate

(transporturi internaionale)

14-5-4/a

48. Decont de cheltuieli (pentru deplasri externe) 14-5-549. Decont de cheltuieli valutare (transporturi

internaionale)14-5-5/a

VI. CONTABILITATE GENERAL

50. Not de debitare-creditare 14-6-1A51. Not de contabilitate 14-6-2A52. Extras de cont 14-6-3

53. Jurnal privind operaiunile de casi banc 14-6-5

54. Jurnal privind decontrile cu furnizorii 14-6-655. Situaia ncasrii-achitrii facturilor 14-6-756. Jurnal privind consumurile i alte ieiri de stocuri 14-6-857. Jurnal privind salariile, contribuia pentru

asigurri sociale, protecia social a omerilor iasigurri sociale de sntate

14-6-10

58. Borderou de primire a obiectelor n consignaie 14-6-14

59. Borderou de ieire a obiectelor din consignaie 14-6-15

60. Jurnal privind operaiuni diverse (pentru conturisintetice) 14-6-17

61. Fi de cont analitic pentru cheltuieli efective deproducie

14-6-21




14/176

23-Dec-200813:44:00

62. - Fi de cont analitic pentru cheltuieli 14-6-21/a

63. Fi de cont pentru operaiuni diverse 14-6-22

64. - Fi de cont pentru operaiuni diverse (n valuti n lei)

14-6-22/a

65. Document cumulativ 14-6-24

66. - Document cumulativ 14-6-24/b

67. Balan de verificare (cu patru egaliti) 14-6-30

68. - Balan de verificare (cu patru egaliti) 14-6-30/A

69. - Balan de verificare (cu cinci egaliti) 14-6-30/a

70. - Balan de verificare (cu cinci egaliti) 14-6-30/b1

71. - Balan de verificare (cu cinci egaliti) 14-6-30/b2

72. - Balan de verificare (cu ase egaliti) 14-6-30/b73. - Balan analitic a stocurilor 14-6-30/c

VII. ALTE SUBACTIVITI

74. Situaia activelor gajate sau ipotecate 14-8-1

75. - Situaia bunurilor sechestrate 14-8-1/a

76. Decizie de imputare 14-8-2

77. - Angajament de plat 14-8-2/a




15/176

23-Dec-200813:46:23

GRUPA I

REGISTRELE

DE CONTABILITATE




16/176

23-Dec-200813:46:23

REGISTRUL JURNAL (Cod 14-1-1)

1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic isistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii.

2. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legeacontabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar.

Numerotarea filelor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumelese vor numerota n ordinea completrii lor.

Se ntocmete lunar, prin nregistrarea cronologic a documentelor n care sereflect micarea elementelor de activ i de pasiv ale unitii.

n cazul n care unitatea folosete jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecruia sepoate trece n registrul-jurnal.

Registrul-jurnal se editeaz la cererea organelor de control sau n funcie denecesitile unitii.

n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduccontabilitatea pn la balana de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de ctresubuniti, cu condiia nregistrrii acestuia la nivelul subunitii.

n coloana 1 se nscrie numrul curent al operaiunilor nregistrate ncepndde la 1 ianuarie, sau de la nceputul activitii, pn la 31 decembrie, sau ncetareaactivitii.

n coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cnd se efectueaz nregistrarean registru.

n coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitana, jurnalul privindoperaiunile de cas i banc, jurnalul decontrilor cu furnizorii etc.), precum i

numrul i data acestuia.n coloana 4 se trece felul operaiunii, dndu-se explicaiile n legtur cuoperaiunea respectiv. Aceast coloan se completeaz numai atunci cand estecazul.

n coloanele 5 i 6 se trece simbolul conturilor debitoare i, respectiv,creditoare.

n coloanele 7 i 8 se trec sumele totale, debitoare i creditoare dindocumentul respectiv (bon, factur, jurnal auxiliar, not de contabilitate etc.).

Lunar se totalizeaz sumele debitoare i sumele creditoare.

3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil.

4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.n condiiile conducerii contabilitii cu ajutorul sistemelor informatice de

prelucrare automat a datelor, fiecare operaiune economico-financiar se vanregistra prin articole contabile, n mod cronologic, dup data de ntocmire sau deintrare a documentelor n unitate.




17/176

23-Dec-200813:46:23

REGISTRUL-JURNAL DE NCASRI I PLI(cod 14-1-1/b)

1. Servete ca:- document de nregistrare a ncasrilor i plilor;

- document de stabilire a situaiei financiare a contribuabilului care conduce evidenacontabil n partid simpl;- prob n litigii.

2. Se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre contribuabili, fcndu-senregistrarea operaiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecareoperaiune, fr a se lsa rnduri libere, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat inregistrat la organul fiscal teritorial.

Pentru fiecare asociaie fr personalitate juridic se va ntocmi cte un registru-jurnal dencasri i pli.

n Registrul-jurnal de ncasri i pli se nregistreaz nu numai operaiunile n numerar,

ci i cele efectuate prin contul curent de la banc.Contribuabilii pltitori de tax pe valoarea adugat vor nregistra sumele ncasate sau

pltite, exclusiv taxa pe valoarea adugat.Operaiunile nregistrate n Registrul-jurnal de ncasri i pli se totalizeaz anual.Numerotarea filelor se va face n ordine cresctoare, iar dup completarea integral se

deschide un nou registru nregistrat i parafat, care va fi numerotat n ordine cresctoare.Acest registru se parafeaz de ctre organul fiscal teritorial la nceperea i la ncetarea

activitii.n condiiile conducerii evidenei contabile n partid simpl cu ajutorul tehnicii de calcul,

fiecare operaiune economico-financiar se va nregistra n ordine cronologic, n funcie dedata de ntocmire sau de intrare a documentelor. n aceast situaie Registrul-jurnal dencasri i pli se editeaz lunar, iar paginile vor fi numerotate pe msura editrii lor.

Registrul-jurnal de ncasri i pli parafat i nregistrat la organul fiscal teritorial va ficompletat lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de ncasri i pliobinut cu ajutorul tehnicii de calcul.

Practicienii n insolven, persoane fizice sau juridice, care i desfoar activitatea n conformitate cu prevederile Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 86/2006 privindorganizarea activitii practicienilor n insolven, cu modificrile i completrile ulterioare,completeaz registrul jurnal de ncasri i pli dup ce a fost numerotat, nuruit, parafati nregistrat n evidena unitii.


4. Se arhiveaz mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmiriilui.




18/176

23-Dec-200813:46:23

REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2)

1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelorinventarierii elementelor de activ i de pasiv.

2. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legeacontabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fostnumerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii.

Se completeaz la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cuocazia ncetrii activitii, frtersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i respectiv n procesele-verbale de inventariere aelementelor de activ i de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe deconturi, dup caz.

Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a elementelor deactiv i de pasiv grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan. n cazul ncare inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea deinventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre datainventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoicuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate dininventariere se va efectua astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectatsituaia real a elementelor de activ i de pasiv.

Creanele i obligaiile fa de teri sunt supuse inventarierii pe baza confirmriiextraselor soldurilor conturilor analitice debitoare i creditoare, sau a punctajelor

reciproce, n funcie de necesiti.n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea

elementelor de activ i de pasiv inventariate faptic la acea dat.

n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduccontabilitatea pn la nivel de balan de verificare, registrul-inventar se poateconduce de ctre subuniti, n condiiile nregistrrii acestuia n evidena subunitii.

n coloana 1 se nscrie numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate nordine cronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau

ncetarea activitii.n coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare contde activ i de pasiv, conturile de valori materiale putnd fi defalcate pe gestiuni.

n coloana 3 se nscrie valoarea contabil a elementelor inventariate.n coloana 4 se nscrie valoarea de inventar a elementelor de activ i de pasiv,

stabilit de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere i aproceselor-verbale de inventariere).




19/176

23-Dec-200813:46:23

n coloana 5 se trec diferenele din evaluare, calculate ca diferen ntrevaloarea contabili valoarea de inventar.

n coloana 6 se menioneaz cauzele diferenelor (deprecieri, dezmembrri,dezasortri, calamiti, teri neidentificai etc.).

3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil a rezultatelorinventarierii.

4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cudocumentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.




20/176

23-Dec-200813:46:23

REGISTRUL CARTEA MARE (Cod 14-1-3)

1. Servete:- la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplicforma de nregistrare pe jurnale;- la verificarea nregistrrilor contabile efectuate;- la ntocmirea balanei de verificare.

2. Se ntocmete ntr-un exemplar, n cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, pentru debitul i respectiv pentru creditul fiecrui cont sintetic, pemsura nregistrrii operaiunilor.

Se completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulativecentralizatoare i jurnalelor, dup caz, astfel:

- rulajul creditor se reporteaz din jurnalul contului respectiv, ntr-o singur sum,fr desfurarea pe conturi corespondente;- sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale se reporteaz dinacele jurnale, obinndu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;- soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajeledebitoare i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de lanceputul anului (care se nscrie pe rndul destinat n acest scop).

3. Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiunidiverse.


5. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.




21/176

23-Dec-200813:46:23

REGISTRUL CARTEA MARE (AH Cod 14-1-3/a)

1. Servete:- la inerea contabilitii sintetice a operaiunilor economico-financiare n unitile

care utilizeaz forma de nregistrare contabil maestru-ah;- la ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice.

2. Se ntocmete ntr-un exemplar, n cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, separat pentru debitul i separat pentru creditul fiecrui cont sintetic,pe msura nregistrrii operaiunilor.

Se completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulativecentralizatoare i a notelor de contabilitate.

La nceputul anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei Suma senregistreaz soldul iniial, pe baza balanei conturilor sintetice ncheiat la finele

anului precedent. Soldul nscris n fi se bareazi apoi se efectueaz nregistrareaoperaiunilor lunii ianuarie.

La sfritul lunii, se adiioneaz pe vertical sumele pe conturi corespondente ise bareaz. Totalul sumelor din coloanele Conturi corespondente, adunate peorizontal, trebuie s fie egal cu totalul sumelor din coloana Suma adunate pevertical.

Cartea mare (ah) poate fi folosit pentru o perioad mai mare (trimestru,semestru, an), dac numrul operaiunilor economico-financiare este prea mare. nacest caz, este necesar s se stabileasc totalul sumelor separat pentru fiecare lun.

n cazul balanei cu patru egaliti, n Cartea mare (ah), pe lng rulajelelunare, este necesar s se stabileasc i rulajele cumulate de la nceputul anului(inclusiv soldurile iniiale).

3. Registrul Cartea mare (ah) poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiunidiverse.






22/176

23-Dec-200813:48:52

GRUPA a II-a

MIJLOACE FIXE




23/176

23-Dec-200813:48:52

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1)

1. Servete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixeexistente n unitate, n vederea identificrii lor.

2. Se ntocmete de ctre compartimentul financiar-contabil prin nregistrareacronologic a mijloacelor fixe intrate n unitate.

Se poate folosi fie cte un registru pentru fiecare grup de mijloace fixe, fie unregistru pentru mai multe grupe, n funcie de numrul mijloacelor fixe existente i alcelor care urmeaz a intra n unitate.

n scopul asigurrii controlului asupra existenei mijloacelor fixe, se atribuiefiecrui mijloc fix, care constituie obiect de eviden, un numr de inventar n

momentul intrrii n unitate prin achiziionare, construire, confecionare, transfer etc.(cu excepia celor luate cu chirie), care se consemneaz n registrul numerelor deinventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circul prin schimb(tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprim pe acestea.

Numerotarea mijloacelor fixe n cadrul registrului se face, de regul, n ordineasuccesiv a numerelor i/sau pe grupe de mijloace fixe.

Numrul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaz s fie trecut n toatedocumentele care privesc mijlocul fix respectiv.

Numrul de inventar atribuit se imprim direct pe obiect (cu vopsea sau prinpoansonare) sau se graveaz pe o plcu ce se fixeaz pe mijlocul fix respectiv sau

prin alte mijloace care s asigure identificarea mijlocului fix respectiv.Pe fiecare obiect este obligatoriu s se imprime i iniialele unitii creia i

aparin mijloacele fixe respective.Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente)

i pentru mijloacele fixe a cror eviden se ine pe tronsoane (conducte dedistribuie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indic numrulde inventar atribuit. n aceste cazuri, este necesar ca, pe lng numrul de inventarrespectiv, s se foloseasci numere suplimentare.

Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor uniti sau scoasedin funciune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate n unitate. Aceste numere

rmn libere pn la renumerotarea mijloacelor fixe, cnd se ntocmete un nouregistru al numerelor de inventar.

Mijloacele fixe nchiriate se evideniaz n contabilitatea unitii care le-a luatcu chirie, n conturi n afara bilanului, cu numerele de inventar atribuite de unitateacare le-a dat cu chirie.

Principalele date ale formularului se completeaz astfel: n coloana 1 se nscrie numrul de inventar; n coloana 2 se nscrie codul mijlocului fix; n coloana 3 se nscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea

mijlocului fix;




24/176

23-Dec-200813:48:52

- n coloana 4 se nscrie locul unde se afl mijlocul fix. n cazul micrilorfrecvente, aceast coloan se completeaz cu creionul negru, pentru a se puteaterge denumirea locului de folosin anterior i a se nscrie noul loc unde se aflmijlocul fix;

- coloana 5 se folosete n msura n care sunt necesare i alte meniunidect cele fcute n celelalte coloane, ca, de exemplu, meniuni privind transferul sauscoaterea din funciune a mijlocului fix, data instituirii gajului i beneficiarul acestuia,dup caz.



5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului esteurmtorul:

- denumirea formularului;- denumirea unitii;- numrul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix i

caracteristici tehnice; locul unde se afl.




25/176

23-Dec-200813:48:52

FIA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2)

1. Servete ca document pentru evidena analitic a mijloacelor fixe.

2. Se ntocmete ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil,pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelai fel i deaceeai valoare, care au aceleai cote de amortizare i sunt puse n funciune naceeai lun.

Se pstreaz pe grupe de mijloace fixe, n ordinea codurilor din clasificareaimobilizrilor corporale conform legislaiei n vigoare, iar n cadrul acestora, fielemijloacelor fixe se grupeaz pe locuri de folosin.

Fiele mijloacelor fixe scoase din funciune sau transferate se evideniazseparat.

Se completeaz pe baza documentelor justificative privind micareamijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare acompletrii, mbuntirii, modernizrii sau reevalurii lor (bon de micare amijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funciune etc.).

Cnd formularul este folosit ca fi colectiv, mijloacele fixe se nscriu pe unsingur rnd, specificndu-se n prima coloan numerele de inventar atribuite. n acestcaz, valoarea unitar de inventar se poate nscrie n coloana a treia a formularului.

n coloana Buci, intrrile se nscriu n negru, iar ieirile n rou.

nregistrrile n coloanele Debit, Credit i Sold se fac la valoarea deinventar a mijloacelor fixe.

n rubrica destinat datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, n afar dedatele privind marca, numrul de fabricaie, seria, se nscriu i prile componenteale mijlocului fix.

Data amortizrii complete i cota de amortizare se nscriu n spaiile rezervate.



5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:- denumirea formularului;- numrul de inventar;- felul, seria, numrul i data documentului de provenien;- valoarea de inventar;- amortizarea lunar;- denumirea mijlocului fix i caracteristicile tehnice;- accesorii;- grupa;- codul de clasificare;- data drii n folosin (anul, luna);




26/176

23-Dec-200813:48:52

- data amortizrii complete (anul, luna);- durata normal de funcionare; cota de amortizare (%), dup caz;

Verso, dup caz:- numrul de inventar; documentul (felul, numrul, data); operaiunile careprivesc micarea, creterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit;sold; date privind gajul instituit asupra mijlocului fix, dup caz.




27/176

23-Dec-200813:48:52

BON DE MICARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A)

1. Servete ca:- document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de

folosin ale unitii (secie, serviciu, brigad, atelier, uniti subordonate etc.);- document de

omef 3512 2008 documente financiar contabile mof 870bis

Documents