3. Normele metodologice de organizare a contabilitatii institutiilor

publice

3.1 Sfera de aplicare, regulile si principiile de baza folosite la organizarea

contabilitatii institutiilor publice

Prin introducerea noului plan de conturi la institutiile publice se urmareste

alinierea acestuia la planul general de conturi aprobat prin OMFP nr.306/2002 privind

Reglementarile contabile simplificate, armonizate cu standardele internationale de

contabilitate.

Contabilitatea ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea,

gestionarea si controlul activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, precum si al rezultatelor

obtinute din activitate, trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica,

prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara,

performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne, cat si in

relatiile cu investitorii prezenti si potentiali, creditorii financiari si comerciali, clienti,

institutii publice si alti utilizatori ai informatiei contabile.

Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu

privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, patrimoniul aflat in administrare,

precum si pentru intocmirea contului general anual de executie al a bugetului de stat, a

contului annual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat si fondurile speciale,

precum si a conturilor anuale de executie ale bugetelor locale.

Potrivit prevederilor legii contabilitatii, contabilitatea publica cuprinde:

a) contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, care sa reflecte incasarea

veniturilor si plata cheltuielilor aferente exercitiului bugetar;

b) contabilitatea trezoreriei statului;

c) contabilitatea generala bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatiilor care

sa reflecte evolutiei situatiei financiare si patrimoniale, precum si a excedentului sau

deficitului patrimonial;

d) contabilitatea destinata analizarii costurilor programelor aprobate.

1

3.2 Rapoartele de contabilitate

Formele de organizare a contabilitatii bugetare

Registrele de contabilitate obligatorii in cadrul formei de inregistrare “maestru-

sah” sunt:

1. Registrul jurnal

2. Registrul-inventar

3. Cartea mare (sah)

La acestea se adauga, ca formular obligatoriu si “Balanta de verificare” care se

intocmeste pe baza titlurilor preluate din Cartea mare (sah) sau din fisele deschise

distinct pentru fiecare cont sintetic. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice

se intocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice, cel mai tarziu la sfarsitul

trimestrului pentru care se intocmesc situatiile financiare.

1. Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza

cronologic, operatiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dupa

data de intocmire sau intrare a acestora in unitate.

Registrul-jurnal se intocmeste de fiecare institutie si de fiecare subunitate a

acesteia, cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, dupa caz prin inregistrarea

cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea

elementelor de activ si pasiv.

Registrul-jurnal este prezentat sub form unui registru-jurnal general si a unor

registre-jurnal auxiliare.

In cazul in care se folosesc jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecaruia se trece in

registrele-jurnal deschise pe grupe de operatiuni de acelasi fel cum ar fi: aprovizionari,

vanzari, trezorerie, operatiuni diverse. Operatiunile de aceeasi natura privind acelasi loc

de activitate pot fi inventariate intr-un singur document care se inregistreaza apoi in

registrul-jurnal. In cazul in care se folosesc regsitre-jurnal auxiliare, totalul lunar al

fiecaruia se trece in raportul-jurnal general la sfarsitul lunii.

In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul tehnicii de calcul fiecare

operatiune se va inregistra in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a

documentelor.

2

2. Registrul-inventar este un document obligatoriu in care se inregistreaza toate

elementele patrimoniale de activ si pasiv, grupate si inventariate in functie de natura lor,

conform posturilor din bilantul contabil.

Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de

inventariere sau documentele care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.

Potrivit legii contabilitatii persoanele juridice au obligatia sa efectueze inventarierea

generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii, cel putin o

data pe an.

Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice si serveste ca

document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii si ca proba in

diverse litigii.

In registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii.

3. Registrul “Cartea mare” este un document contabil obligatoriu in care se

inscriu lunar, direct sau prin regrupare conturi corespondente, inregistrarile efectuate in

registru-inventar, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv solul initial, rulajele

debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale.

La sfarsitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare se

stabilesc totalurile rulajelor conturilor debitoare sau creditoare si ale conturilor

corespondente. Totalurile sumelor conturilor corespondente trebuie sa fie egale cu

rulajul debitor sau creditor al contului respectiv, dupa caz.

Registrul “Cartea mare” sta la baza intocmirii balantei de verificare si se

intocmeste de fiecare institutie, precum si de fiecare subunitate a acesteia, cu

contabilitate proprie.

Registrul “Cartea mare” serveste la tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor

economice si financiare in unitatile care utilizeaza forma de inregistrare contabila

“maestru sah”.

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiilor patrimoniale se

intocmeste lunar balanta de verificare.

Balanta de verificare cuprinde urmatoarele elemente:

- simbolul si denumirea conturilor, in ordinea din planul de conturi;

- totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente;

- rulajele curente debitoare si creditoare;

- totalul sumelor debitoare si creditoare cumulate de la inceputul anului;

- soldurile finale debitoare si creditoare.

3

Balanta de verificare se intocmeste atat pentru conturile sintetice cat si pentru

cele analitice.

Prin intermediul balantei de verificare analitice se verifica concordanta dintre

conturile sintetice si conturile lor analitice, fiind principalul instrument pe baza caruia se

intocmesc situatiile financiare, deci bilantul contabil si contul de executie la institutii

publice.

3.3 Metode de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor

Metode de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor sunt :

a) operativ – contabila ;

b) cantitativ – valorica ;

c) global – valorica .

a) Metoda operativ contabila se aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime,

materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar

semifabricatelor, produselor finite, marfurilor si ambalajelor.

Aceasta metoda consta in tinerea, in cadrul fiecarei gestiuni, a evidentei

cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie, iar in contabilitate in

tinerea evidentei valorice pe conturi sintetice si analitice de materiale si pe gestiuni

si in cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale.

Controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor cu cea din

contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative ce au fost transcrise din

fisele de magazie in Registrul stocurilor.

In metoda operativ – contabila se folosesc urmatoarele formulare:

- fisa de magazie;

- fisa de cont pentru operatiuni diverse;

- registrul stocurilor.

Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, la

locul de depozitare, iar in contabilitate, pentru controlul operatiunilor inregistrate

4

de gestionar in vederea preluarii in Registrul stocurilor a cantitatilor aflate in stoc

si calculul valorii bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii, pentru confruntarea

acestora cu valorile din contabilitatea sintetica.

La gestiune fisele de magazie se tin in ordinea in care sunt inscrise

materialele in registrul stocurilor. In aceste fise, cantitatile se inregistreaza zilnic

de gestionar, pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de insotire a marfii,

nota de receptie si constatare de diferente etc.), pozitie cu pozitie.

In contabilitate documentele privind verificare stocurilor se grupeaza pe surse

de aprovizionare si in cadrul acestora pe conturi de materiale si gestiuni, iar in

cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.

Intrarile si iesirile de bunuri de natura stocurilor se inregistreaza in

contabilitatea sintetica si analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu

ajutorul unor situatii intocmite zilnic sau lunar prin contabilizarea datelor din

documentele privind miscarea stocurilor.

Verificarea inregistrarilor efectuate in conturile de stocuri si fisele de magazie

se face prin inscrierea in Registrul stocurilor, la sfarsitu lunii, a stocurilor

cantitative din fisele de magazie, calcularea valorii acestora pe baza preturilor de

inregistrare si totalizarea valorii acestora pe pagini ale registrului, pe subgrupe de

materiale, grupe de materiale, conturi sintetice si analitice, precum si pe magazii

(gestiuni).

b) Metoda cantitativ – valorica consta in tinerea evidentei cantitative pe feluri stocuri de

materiale in cadrul fiecarei gestiuni, iar in contabilitate, acelei cantitativ- valorice.

Conturile sintetice care reflecta in contabilitate stocurile de valori materiale se

desfasoara in analitic pe gestiuni iar in cadrul acestora pe feluri de bunuri care

reprezinta conturile analitice.

Evidenta cantitativa a materialelor se tine in gestiune cu ajutorul fiselor de magazie.

In fisele de magazie, inregistrarile se fac zilnic, pe baza documentelor de intrare si

iesire. Dupa inregistrare, documentele se predau la contabilitate pe baza de borderou.

In contabilitate, documentele se inregistreaza in fisele de cont analitic, pentru valori

materiale si se stabilesc stocurile, soldurile si situatia centralizatoare privind intrarile si

iesirile pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica.

Controlul inregistrariloe din conturile sintetice cu cele din contul analitice ale

stocurilor se asigura cu ajutorul balantei de verificare analitice, intocmita pentru fiecare

cont sintetic, dupa ce s-a facut in prealabil verificarea concordantei stocurilor scriptice

5

din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale de la

contabilitate.

c) Metoda global - valorica se aplica pentru evidenta marfurilor si ambalajelor

aflate in unitatile de desfacere, folosindu-se fisa de cont pentru operatiuni diverse si

raportul de gestiune dupa caz.

Contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor se tine global – valoric, atat in

gestiune cat si in contabilitate, iar controlul concordantei inregistrarilor in cele doua

evidente se efectueaza numai valoric, lunar.

Raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si iesire a

marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vanzare, iar in fisele valorice

tinute de la contabilitate pe gestiuni.

Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate in gestiune se verifica pe baza

raportului de gestiune predat la contabilitate, sau cu ocazia inventarierii.

Metoda global – valorica se foloseste si pentru evidenta rechizitelor de birou,

imprimatelor materialelor pentru ambalare etc.

In acest caz, evidenta cantitativa se poate tine pe feluri de rechizite, imprimate,

materiale etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul Fisei de magazie.

Evidenta valorica amiscarilor de materiale se tine in contabilitate, pe gestiuni, in

cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul fisei de cont pentru operatiuni

diverse.

Controlul exactitatii inregistrarilor se efectueaza lunar si cu ocazia inventarierilor,

evaluandu-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere si confruntandu-se

soldul astfel obtinut cu soldul conturilor respective din contabilitate.

3.4. Principiile contabile generale ale contabilitatii bugetare

Evaluarea posturilor cuprinse in stituatiile financiare se efectueaza in conformitate cu

urmatoarele principii:

a) – Principiul continuitatii activitatii –Acesta presupune ca persoana juridica in mod

normal functionarea

b) – Principiul permanentei metodelor – Acesta presupune continuitatea aplicarii

acelorasi reguli si norme privind evaluarea, inregistrarea in contabilitate si

6

prezentarea elementelor de activ si de pasiv si a rezultatelor, asigurand

comparabilitatea in timp a informatiilor contabile.

c) – Principiul prudentei – Valorificarea oricarui element trebuie sa fie determinata

pe baza principiului prudentei. Potrivit acestui principiu nu este admisa

supraevaluarea elementelor de cativ si a veniturilor, respectiv subevaluarea

elemntelor de pasiv si a cheltuielilor, tinand cont de deprecierile, riscurile si

pierderile posibile generate de desfasurarea activitatii exercitiului curent sau

anterior.

d) – Principiul independentei exercitiului – Se vor lua in considerare toate veniturile

si cheltuielile corespunzatoare exercitiului bugetar pentru care se face

raportarea, fara a se tine seama de data incasarii sumelor sau a efectuarii platii.

e) – Principiul evaluarii separate a elementelor de activ si de pasiv – In vederea

stabilirii valorii totale corespunzatoare unei pozitii din bilant, se va determina

separat valuarea aferenta fiecarui element individual de activ si de pasiv.

f) – Principiul intangibilitatii – Bilantul de deschidere al unui exercitiu trebuie sa

corespunde cu bilantul de inchidere al exercitiului precedent.

g) – Principiul necompensarii – Valorile elementelor ce reprezinta active nu pot fi

compensate cu valorile elementelor ce reprezinta pasive, respectiv veniturile cu

cheltuielile, cu exceptia compensarilor intre active si pasive, permise de

reglementarile legale.

7