Mituri despre mutarea în cloudCe trebuie să știe neapărat firmele mici și mijlocii despre trecerea la Microsoft Office 365

Majoritatea companiilor știu deja că au nevoie de agilitatea în afaceri pe care o oferă mutarea în cloud și își doresc și economiile asociate. Dar pe internet circulă atât de multe informații contradictorii, încât nu mulți sunt cei care înțeleg cu adevărat ce înseamnă sau ce presupune o astfel de mutare.

Și companiile care se gândesc să folosească Microsoft Office 365 ca pe un prim pas în trecerea la soluții găzduite pentru aplicații au de-a face cu neconcordanțe similare, fiindu-le greu să facă distincția între adevăr și ficțiune. De exemplu, unele firme greșesc, crezând că Office 365 este doar o versiune de Office accesată de un browser.

Este doar una dintre numeroasele idei greșite despre Office 365 pe care dorim să le corectăm, fapt pentru care am creat acest ghid menit să te ajute, combătând miturile.

Când iei în calcul Office 365, ca motor pentru organizația ta, trebuie să fii la curent cu faptele. Afacerea ta depinde de ele. Ești gata să afli cele mai frecvente nouă mituri privind Office 365 și serviciile în cloud pentru afaceri, despre care poate că și tu credeai că sunt adevărate, deși nu sunt? Citește mai departe.

MITUL NR. 1 MITUL NR. 2

MITUL NR. 3 MITUL NR. 4 MITUL NR. 5 MITUL NR. 6 MITUL NR. 7 MITUL NR. 8 MITUL NR. 9

Mituri despre mutarea în cloud

Office 365 înseamnă doar instrumente Office în cloud și nu le pot folosi decât online.

Dacă datele noastre se mută în cloud, firma noastră nu va mai deține controlul asupra tehnologiei care ne aparține.

Este mai sigur să păstrăm datele local, decât în cloud.

Trebuie să mut totul în cloud; nu merge decât totul, sau nimic.

Firma mea nu poate face față unei migrări în cloud.

Spionii corporativi, infractorii cibernetici și autoritățile statale vor avea acces la datele mele, dacă sunt în cloud.

Skype și Skype for Business sunt unul și același lucru.

Serviciile de e-mail nu sunt cu nimic mai simple în cloud.

Actualizarea permanentă a Office 365 îmi va strica aplicațiile esențiale de business.

MITUL NR. 1 Office 365 înseamnă doar instrumente Office în cloud și nu le pot folosi decât online.

ADEVĂRUL Office 365 este o suită de servicii de productivitate bazate în cloud, care poate include:

• Office 365 ProPlus sau Office 365 Business – clientul desktop Office pe care îl cunoști și îl utilizezi deja, care include Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook și OneNote, cu beneficiul suplimentar că este licențiat, implementat și actualizat ca un serviciu. Aceste aplicații sunt instalate pe dispozitivul tău, așa că sunt disponibile și când ești offline. În plus, ai opțiunea să stochezi datele în cloud.

• Exchange Online pentru e-mail și calendare.

• SharePoint Online și OneDrive for Business pentru colaborare, site-uri web, fluxuri de lucru precum și sincronizare și partajare de fișiere pentru întreprinderi.

• Skype for Business pentru apeluri de voce, mesagerie instantanee, ședințe și prezență.

• Yammer pentru colaborare socială.

MITUL NR. 2 Dacă datele noastre se mută în cloud, firma noastră nu va mai deține controlul asupra tehnologiei care ne aparține.

ADEVĂRUL Când te muți în cloud, toată bătaia de cap și tot timpul pe care le investeai în întreținerea infrastructurii hardware și în actualizarea software-urilor se reduc semnificativ. Acum, tu și echipa vă puteți concentra pe afacerea voastră, în loc să faceți iar și iar munca unui serviciu de reparații. Ai mai mult timp, pe care îl poți dedica îmbunătățirilor operaționale și lansărilor de inițiative agile pentru afacerea ta.

În loc să cheltuiești porțiuni tot mai mari din buget pe servere pentru stocarea e-mailurilor și a sarcinilor de lucru, poți gândi strategic și poți sprijini managerii de business într-o manieră mult mai agilă, răspunzând rapid nevoilor acestora.

MITUL NR. 3 Este mai sigur să păstrăm datele local, decât în cloud.

ADEVĂRUL Este din ce în ce mai clar că sistemele locale nu sunt, automat, mai sigure decât infrastructurile din cloud, spune Mark Anderson, fondatorul consorțiului global INVNT/IP, un grup de experți în administrație publică și securitate, care se ocupă de rezolvarea problemei tot mai spinoase reprezentate de infracționalitatea cibernetică. Multe companii sunt ținta atacurilor hackerilor în repetate rânduri, fără ca măcar să știe acest lucru, spune Anderson, vizionar în domeniul tehnologiei și fondator al Strategic News Service.

Securitatea a devenit o slujbă cu normă întreagă, care are nevoie de o echipă dedicată de experți, iar puținii experți de pe piață cer salarii pe măsură. Microsoft îi angajează pe cei mai buni și mai pricepuți în împiedicarea breșelor de securitate și se bucură de un nivel de securitate la care majoritatea companiilor nu pot decât să viseze.

Pentru a păstra securitatea Office 365 la cel mai înalt nivel al standardelor din domeniu, echipa noastră de securitate

dedicată utilizează procese ca Security Development Lifecycle, restricționarea traficului și atenuarea efectelor breșelor, pentru care majoritatea companiilor nu dețin suficiente resurse. Mai mult, Microsoft Office 365 asigură un timp de funcționare de 99,9 %, garantat financiar.

În plus, printre angajații noștri se numără experți în conformitatea cu reglementările autorităților, care sunt lideri în domeniul lor de competență. Cunoaștem și urmărim permanent cele mai recente reglementări și regulamente, printre care se numără HIPAA și Legea Sarbanes-Oxley, Legea federală din S.U.A. privind managementul securității informatice (FISMA), ISO 27001, Clauzele tip ale Uniunii Europene (UE), principiile „Sferei de siguranță” S.U.A.–UE, Legea S.U.A. privind confidențialitatea și dreptul la educație pentru familii (FERPA) și Legea canadiană privind protejarea informațiilor personale și documentele în format electronic (PIPEDA).

Pentru a afla mai multe despre securitate și conformitate în Office 365, vizitați Centrul de autorizare Office 365.

MITUL NR. 4 Trebuie să mut totul în cloud; nu merge decât totul, sau nimic.

ADEVĂRUL Deși primii susținători ai cloud-ului erau gata să declare că acesta e un fel de rai informatic, nimeni nu a spus că este o idee bună să îți transferi cu forța întreaga afacere în cloud, de pe o zi pe alta. Majoritatea implementărilor încep cu o abordare hibridă, prin mutarea unei singure aplicații, cum ar fi e-mailul, ca prim pas pentru dezvoltarea viitoare.

Cloud-ul hibrid creează o platformă solidă, care cuprinde infrastructuri din centrele de date și din cloud, simplifică operațiunile IT și furnizează aplicații și date pentru utilizatori, aproape indiferent de dispozitivul folosit și de loc. Oferă controlul de

care ai nevoie pentru a livra puterea de calcul și capacitățile esențiale pentru afaceri și pentru a crește sau a reduce capacitățile, în funcție de nevoi, fără a investi inutil în tehnologii locale.

Multe companii își mută sarcinile de lucru în cloud, pentru un plus de productivitate; calea aleasă de fiecare este diferită și timpul necesar pentru realizarea migrărilor variază. Te putem ajuta să migrezi mai întâi anumite sarcini de lucru, cum ar fi sincronizarea și partajarea fișierelor (OneDrive for Business) sau e-mailul (Exchange), iar apoi te putem asista la conceperea unui plan pe termen lung, pentru proiecte mai dificile sau mai îndelungate.

MITUL NR. 5 Firma mea nu poate face față unei migrări în cloud.

ADEVĂRUL Atunci când începi să te gândești la cum vei muta petaocteți întregi de date în cloud, este ușor de înțeles de ce unii oameni consideră că „mișcarea cloud” e o provocare prea mare. Nu îți vom spune că e simplu ca bună ziua. Dar inițiativele agile și migrările de date calculate se pot rezolva rapid.

Te vom ajuta la fiecare pas, cu informații și recomandări pentru configurarea firewall-urilor, cerințele de proxy invers, opțiunile pentru identități, posibilitățile de migrare și o abordare defazată pentru configurații hibride. Am creat mai multe căi dintre care poți alege și, în cele mai multe cazuri, vei putea utiliza instrumentele și procesele pe care le deții deja.

În plus, îți punem la dispoziție și o gamă întreagă de instrumente online, care te pot ajuta. Cel mai bine ar fi să începi cu ghidul nostru video de introducere în Office 365.

De asemenea, am pregătit informații despre cum să configurezi Office 365, unde poți afla mai multe despre fiecare aplicație în parte, dar și recomandări despre cum să sporești interesul echipelor tale pentru Office 365, în Centrul nostru de adoptare și Microsoft FastTrack.

MITUL NR. 6 Spionii corporativi, infractorii cibernetici și autoritățile statale vor avea acces la datele mele, dacă sunt în cloud.

DATELE TALE

ADEVĂRUL Aceasta este una din temerile principale ale multor firme, când vine vorba despre cloud. Dar este nefondată. Echipa ta IT este cea care gestionează accesul, configurează permisiunile și restricțiile și furnizează drepturi de acces și opțiuni pentru smartphone. Compania ta rămâne unicul beneficiar: tu păstrezi drepturile, titlurile de proprietate și interesele materiale asociate datelor stocate în Office 365.

În ceea ce privește securizarea datelor tale, funcționăm pe baza unui set de principii cheie:

• Nu îți explorăm datele în scopuri publicitare și nici în alte scopuri, cu excepția aceluia de a-ți furniza serviciile pe care le-ai plătit.

• Dacă alegi la un moment dat să renunți la serviciu, îți iei datele cu tine.

• Măsurile de control al confidențialității îți permit să stabilești cine din cadrul organizației are drepturi de acces și ce anume poate accesa.

• Auditările și supervizarea extensive împiedică administratorii să acceseze neautorizat datele tale.

Măsurile de control stricte și elementele de design nu permit datelor tale să se amestece cu datele altor organizații.

Personalul centrelor noastre de date nu are acces la datele tale. În plus, asigurăm un timp de funcționare de 99,9 % prin intermediul unui acord privind nivelul serviciului, garantat financiar. Dacă un client observă că timpul de funcționare lunar a scăzut sub 99,9 %, indemnizăm clientul respectiv prin credit pentru servicii.

Microsoft este primul furnizor major de servicii în cloud care adoptă cel dintâi standard internațional pentru confidențialitatea în cloud din lume. Standardul stabilește o abordare uniformă la nivel internațional pentru protecția confidențialității datelor personale stocate în cloud. Acesta întărește următoarele reguli: • Tu deții controlul asupra datelor tale. • Tu știi ce se întâmplă cu datele tale. • Noi furnizăm măsuri de securitate puternice,

care îți protejează datele. • Datele tale nu se utilizează în scopuri

publicitare. • Microsoft susține practica prin care

autoritățile statale ți se adresează direct pentru solicitări de date, cu excepția cazului în care acest lucru este interzis prin lege, și va contesta în instanță tentativele de a interzice notificarea ta cu privire la astfel de solicitări.

MITUL NR. 7 Skype și Skype for Business sunt unul și același lucru.

ADEVĂRUL Varianta de Skype pe care o folosești acasă se potrivește excelent pentru un număr mic de utilizatori și este gratuită, cu excepția cazului în care dorești să cumperi credit pentru apeluri către telefoane fixe sau mobile.

Skype for Business te lasă să adaugi până la 250 de persoane în ședințe online, îți oferă securitate adaptată pentru nevoile unei întreprinderi, îți permite să gestionezi conturile angajaților și se integrează cu aplicațiile Office pe care le deții.

Skype for Business se integrează cu Office 365, ceea ce îți oferă un plus de productivitate, oferind persoanelor libertatea de a se conecta așa cum doresc. Angajații pot efectua și primi apeluri, pot face prezentări și pot participa la ședințe, folosind o singură aplicație, indiferent unde s-ar afla, singura premisă fiind prezența unei conexiuni la internet. De exemplu, angajații pot: • Să vadă imediat când un interlocutor

este ocupat sau disponibil; • Să inițieze o sesiune de mesagerie

instantanee, făcând dublu clic pe numele unei persoane de contact;

• Să partajeze un desktop în timpul unei ședințe;

• Să invite parteneri externi la o ședință, printr-o experiență de conferință web dotată cu toate caracteristicile existente;

• Să integreze conținut video printr-o cameră web, în timpul unui apel sau al unei conferințe.

Cu Skype for Business, nu ai nevoie de un administrator separat, care să se ocupe de funcționarea serverelor, și nici de investiții în infrastructuri suplimentare. Noi ne ocupăm de tot. Fiind o componentă a Office 365, Skype for Business oferă utilizatorilor caracteristici noi, actualizări și corecții, imediat ce se lansează. Skype for Business și versiunea Skype pentru consumatori pot fi federalizate, pentru a permite comunicarea între platforme. Serviciul Skype for Business se bucură de asistență non-stop. Desigur, echipa ta IT va trebui să se ocupe de setări, drepturi de acces și securitate, dar restul rezolvăm noi.

MITUL NR. 8 Serviciile de e-mail nu sunt cu nimic mai simple în cloud.

ADEVĂRUL Atunci când muți serviciile de e-mail ale companiei în cloud, poți să te relaxezi, fiindcă știi că experții care au creat acest software se ocupă de operațiunile dificile de întreținere, în vreme ce echipa ta se poate ocupa de controlul capacităților deținute de companie și de modul în care angajații folosesc caracteristicile serviciului. Poți petrece mai mult timp pentru operațiunile principale, care sporesc valoarea firmei, în loc să te ocupi de operațiuni de întreținere hardware interminabile.

Actualizările și remedierile pentru software-uri se livrează automat, imediat după lansarea lor, iar Exchange Online este întotdeauna primul pe lista de actualizări. Deși gestiunea și actualizările sunt complet automate, continui să deții controlul atunci când ai nevoie, folosind Exchange Admin Center.

Cu Office 365, ai mai multe opțiuni la îndemână, așa că am creat un grafic de comparare a planurilor, în care poți să cercetezi care dintre opțiunile disponibile, inclusiv opțiunile Exchange Online, este cea mai potrivită pentru compania ta.

MITUL NR. 9 Actualizarea permanentă a Office 365 îmi va strica aplicațiile esențiale de business.

ADEVĂRUL Știm cât de mult contează ca angajații să aibă acces la aplicațiile esențiale pentru afacerea ta și la programele de completare din Office. Ne angajăm să asigurăm compatibilitatea cu instrumentele pe care le utilizezi în fiecare zi împreună cu Office 365. Iată cum procedăm:

• Oferim același standard internațional acceptat pentru aplicațiile desktop, ca și instrumentele familiare pe care le cunoști și le apreciezi deja, cum ar fi Word, PowerPoint și Excel.

• Muncim din greu pentru a garanta că, deși actualizăm regulat Office în cloud, actualizările noastre nu influențează negativ zonele care ar putea afecta alte aplicații software. De exemplu, în ultimele 24 de luni, lansările lunare pentru Office 365 nu au adus cu sine modificări la modelele de obiecte sau API-uri. Dacă soluțiile tale esențiale pentru afaceri funcționează astăzi cu Office 2010 sau Office 2013, probabil că vor funcționa și cu Office 365.

• Colaborăm îndeaproape cu furnizorii majori de software-uri, oferindu-le instrumente potrivite și acces timpuriu la serviciile noastre, pentru a garanta că soluțiile care funcționează cu Office vor continua să funcționeze și cu Office 365.

• Te ajutăm să eviți problemele de compatibilitate prin îndrumări și practici recomandate de gestiune a actualizărilor și dezvoltare.

• Permitem instalarea în paralel a Office 365 ProPlus și a versiunilor mai vechi de Office, ceea ce îți acordă timpul necesar pentru a remedia orice problemă.

Concluzie Când ești preocupat cu gestionarea mai multor sisteme, aplicații și date izolate, lucrezi cu sisteme inflexibile și lente și ești ținta criticilor aspre ale angajaților, care își doresc acces la rețeaua firmei și la instrumente noi, e dificil să mai găsești timpul necesar ca să rămâi la curent cu produsele noi și să evaluezi puhoiul de informații care îți trec pe la urechi. Acum, însă, ai obținut o mai bună înțelegere a soluțiilor de productivitate și colaborare oferite de Office 365.

Te încurajăm să împărtășești aceste cunoștințe și cu alți colegi, care au nevoie să facă distincția între adevăr și ficțiune, când vine vorba despre Office 365. E util să vedeți la fel lucrurile și vei economisi timp, dacă nu va mai fi nevoie să combați mereu aceste mituri.

Vrei să afli mai multe despre Office 365?

Programează o consultare cu un expert în Office 365

Explorează beneficiile pe care Office 365 le oferă

afacerii tale

Alege planul O365 potrivit pentru afacerea ta